PRIRUČNIK ZA KONTROLU KVALITETA I MONITORING QUALITY CONTROL & MONITORING MANUAL

Transcription

1 Erasmus+ CBHE project DIGITALNO EMITOVANJE I ŠIROKOPOJASNE TEHNOLOGIJE PRIRUČNIK ZA KONTROLU KVALITETA I MONITORING QUALITY CONTROL & MONITORING MANUAL Maj 2016

2 Skraćenica projekta: Pun naziv projekta: BR. Projekta.: DBBT Broj grant ugovora: Veb adres projekta: Šema finansiranja: Coordinator institution: Coordinator: EU partner institutions: Western Balkan partner institutions: Komisija za obezbeđenje kvaliteta: DIGITAL BROADCASTING AND BROADBAND TECHNOLOGIES (DIGITALNO EMITOVANJE I ŠIROKOPOJASNE TEHNOLOGIJE) EPP XK-EPPKA2-CBHE-JP ERASMUS + Capacity Building in the field of Higher Education (ERASMUS+ Izgradnja kapaciteta u visokom obrazovanju) University in Kosovska Mitrovica (UM) Assist. Prof. Dr. Siniša Ilić VSB Technical facultz Ostrava, Czech Republic (VSB) University of Ljubljana, Slovenia (UL) Universidad Politecnica de Madrid, Spain (UPM) Tartu Ulikool Estonia (TU) University in Pristina - Kosovska Mitrovica (UM) Higher Technical Professional School in Zvecan (HTPSZ) University of Banja Luka (UBL) University of Bihać (UB) School of Electrical and Computer Engineering of Applied Studies, Belgrade (VISER) University Singidunum, Belgrade (US) TV Mreza, Gnjilane (TVM) JP Emisiona tehnika i veze, Belgrade (ETV) Alternativna televizija, Banja Luka (AT) University in Pristina - Kosovska Mitrovica (UPKM) Higher Technical Professional School in Zvecan (HTPSZ) University of Banja Luka (UBL) University of Bihać (UB) School of Electrical and Computer Engineering of Applied Studies, Belgrade (VISER) University Singidunum, Belgrade (US) Trajanje projekta: Wok package: Lead organization of WP6: Version of the document: V.01 Date: 03/03/2016 Status: Nivo širenja: WP 6 - QUALITY CONTROL AND MONITORING (KONTROLA KVALITETA I MONITORING) Higher Technical Professional School in Zvecan (HTPSZ) Nacrt Interni (institucionalni) - OGRANIČEN Use of the document is according to the article II.8 of grant agreement Pre-existing rights and ownership of use of the results (including intellectual and industry property rights) [GA, Anex II, pg. 7-8] DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [2]

3 DOCUMENT HISTORY Quality Plan Mapping Quality Standards and Indicators 1 st Draft of Quality Control and Monitoring Manual Authors: Siniša Ilić Authors: Milan Mišić, Siniša Ilić Authors Milan Mišić, Siniša Ilić SADRZAJ DBBT predviđa sveobuhvatni plan kvaliteta radi obezbeđivanja visokog kvaliteta projekta i dobijenih rezultata. U ovom pogledu, Radni paket 6 (Work Package 6)- Kontrola kvaliteta i monitorning obuhvata široku lepezu aktivnosti vezanih za kvalitet, od kojih se većina odvija u kontinuitetu i paralelno sa ostalim aktivnostima projekta- tokom celog trajanja projekta. Razni indikatori će biti upotrebljeni za unutrašnju procenjuju napredovanje projekta i postizanje rezultata. Za svaki (materijalni ili nematerijalni) rezultat projekta, definisan je najmanje jedan indikator projekta. Pored indikatora predstavljenih u Logičkoj matrici (primene projekta), vremenski okvir plana rada i budžetski iznosi ća takođe biti upotrebljeni radi provere da li projekat napreduje kako je prvobitno predviđeno. DBBT Komisija za obezbeđenje kvaliteta sastoji se od 13 članova, po jedan predstavnik svakog od partnera, i sa odgovornim partnerom kakav je VTSSZ vodiće celokupan proces kontrole kvaliteta i monitoring; radna metodologija i standardi kvaliteta će biti usvojeni na prvom od dva planirana sastanka ovog projektnog tela. Određene unutrašnje aktivnosti obezbeđenja kvaliteta fokusiraju se na glavne stavke napretka koje se moraju postići u cilju postizanja uspeha (kao što je vrednovanje novog studentskog programa od strane studenata u 32. mesecu trajanja projekta i na svakih šest meseci nakon toga, ili unutrašnje vrednovaje novog plana i programa, predviđenog tokom razvojne faze, pre konačnog usvajanja). Predviđene spoljne aktivnosti vrednovanja vrše se jednom, a u cilju verifikacije kvaliteta rezultata dobijenih u konzorcijumu. Planirane su sledeće spoljne aktivnosti: - Nacionalna akreditacija izrađenog plana i programa, - Spoljno (međunarodno) vrednovanje novih studijskih programa, - Spoljni pregled edukativnog materijala (udžbenika), i - Spoljna kontrola projekta DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [3]

4 SKRAĆENICE ATV Alternativna televizija, Banja Luka, RS CQA Committee for Quality Assurance Komisija za obezbeđenje kvaliteta D Deliverable isporuke projekta DBBT Digital Broadcasting And Broadband Technologies EACEA Education, Audiovisual and Culture Executive Agency EC Editorial Committee EU European Union HEI Higher Education Institution HTPSZ Higher Technical Professional School in Zvečan, Kosovo* JPETV JP Emisiona tehnika i veze, Belgrade Serbia LP Leading Partner- Vodeći partner NEO National Erasmus Office PC Project Coordinator PP Project Partners- Projektni partneri PDCA Plan-Do-Check-Act cycle PMT Project Management Team- Tim za upravljanje projektom SINGI Univeristy Singidunum, Belgrade, Serbia TVMREZA TV Mreža, Gnjilane, Kosovo* UB Univezitet u Beogradu, Serbia UL University of Ljubljana, Slovenia UNIBI University of Bihać UNIBL Univerzitet of Banja Luka, Bosnia and Herzegovina UPKM University in Pristina - Kosovska Mitrovica, Kosovo* UPM Universidad Politecnica de Madrid, Spain UTARTU Tartu Ulikool Estonia VISER School of Electrical and Computer Engineering of Applied Studies, Belgrade VSB-TUO VSB Technical faculty Ostrava WP RP Work package- Radni paket DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [4]

5 Sadržaj 1 Uvod Očekivanja kvaliteta Kvalitet implementacije Kvalitet rezultata projekta Kvalitet rezultata iz dokumentacije Kvalitet DBBT događaja Kvalitet promotivnih materijala Kvalitet veb sajta i drugih elektronskih alata Kvalitet menadzmenta projekta Generalna uputstva projekta Izmene knjige uputstva Interni monitoring Strategija osiguranja kvaliteta projekta Odgovorni za kvalitet Vođe projekta Ostali partneri u projektu Vođa radnog paketa Komitet za osiguranje kvaliteta (CQA) Kordinator projekta (PC) Odgovor na kvalitet od ciljne grupe Menadzment rizikom u projektu Praktični pristup u određivanju rizika Proces monitoringa Rizik / Nesigurnost Spoljašnji monitoring Tehnički i finansijski izveštaji partnera DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [5]

6 1 Uvod Priručnik za kontrolu kvaliteta i monitoring projekta DBBZ formalizuje pristup koji će biti smernica strateškog upravljanja projektom; periodično meri napredak i rezultate projekta i obezbeđuje najbolje mogući kvalitet projektnih aktivnosti, ishoda i rezultata i upravljanja projektom. DBBT je izgrađen na ciklusu Planiraj- Uradi- Proveri- Delaj (Prilagodi) (PUPD): proces rešavanja problema za održavanje kontinuiranog napretka projekta. PUPD koncept je organizovan iz četiri dela, koji odgovaraju sledećim fazama: - Planiranje aktivnosti kroz RP, - Implementacija i rezultati, - Monitoring projekta/rp - Napredovanje projekta/rp DBBT kvalitet prati 3Qs 1 u pogledu tri ključna stuba koji podržavaju visokokvalitetno istraživanje: - Otkriti/ locirati i identifikovati ideje, Okvirne ideje i doprinose/ IDEJE VISOKOG KVALITETA - Izgraditi/ planirati i sprovesti istraživanje, analizu podataka/ METODE VISOKOG KVALITETA -Podeliti i promovisati/ pisati i proveravati, izdati i promovisati doprinose/ PISANJE I PROMOCIJA VISOKOG KVALITETA KONTROLA KVALITETA DBBT projekta je kontinuirani proces (ciklus kvaliteta) kao periodična procena relevantnosti projekta, performanse, efikasnosti i uticaja ( kako očekivanih tako i neočekivanih) u odnosu na postavljene ciljeve. Svrha je da pruži razumevanja napretka projekta tako da se mogu preduzeti odgovarajuće korektivne radnje RP-a. Kontrola kvaliteta je odraz i evaluacija zarad konstantnog napretka u svim aktivnostima projekta. MONITORING je kontinuirano praćenje implementacije projekta u pogledu rasporeda i resursa. Potreban je za adekvatno reagovanje na kontrolu rizika, odstupanja i neočekivanih problema tokom primene projekta. Monitoring u DBBT projektu obavljaće se tokom zakazanih sastanaka, ali takođe i putem pitanja upućenih elektronskom poštom i putem ostalih vidova komunikacije između svih ili pojedinačnih partnera. Monitoring predstavlja kontinuirani proces. Priručnik definiše očekivanja kvaliteta po pitanju isporuka projekta, uključujući procedure, aktivnosti i događaje koji su neophodni za dostizanje i održavanje visokog nivoa kvaliteta projekta i dobijenih rezultata: Odeljak 2 definiše očekivanja kvaliteta od strane DBBT konzorcijuma u pogledu projekta u celosti, njegovih isporuka, t.j., dokumenata, radionica, sastanaka i ostalih aktivnosti; menadžment projekta; generalne smernice koje moraju pratiti svi partneri. Odeljak 3 definiše strategiju unutrašnjeg monitoringa i ističe odgovornosti projektnih partnera kao i suštinske principe strategije upravljanja rizikom. Odeljak 4 opisuje strategiju spoljnog monitoringa. Odeljak 5 se fokusira na finansijske i tehničke poslove izveštavanja projektnih partnera. U aneksima ovog dokumenta nalaze se obrasci koje će koristiti projektni partneri. 1 How to publish high-quality research by Jeff Joireman and Paul A. M. Van Lange, 2015, Washington: American Psychological Association, pg. 7 DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [6]

7 2 Očekivanja kvaliteta U ovom odeljku su predstavljena očekivanja projektnog konzorcijuma DBBT u odnosu na DBBT isporuke i aktivnosti, kao i očekivanja koja se tiču upravljanja projektom. Glavni dokument kojeg treba pratiti u aktivnostima je: DBBT QUALITY PLAN (00_DBBT_quality plan_results, PROGRESS AND MEASUREMENT in detail.xls) 2.1 Kvalitet implementacije projekta Rad Komisije za obezbeđenje kvaliteta DBBT počinje na početku impementacije projekta i traje tokom čitavog trajanja projekta. Komisija za obezbeđenje kvaliteta će se sastati u dva navratajednom u početnoj fazi implementacije projekta i na kraju procesa unutrašnje procene novih studijskih programa, kako bi se potvrdio kvalitet razrađenih nastavnih planova i njihovo usklađivanje sa prethodno ustanovljenim međunarodnim standardima, a takođe i da potvrdi da su kompatibilnost i raznolikost programa postignuti, kao osnova za buduću implementaciju virtuelne mobilnosti. Datumi održavanja ova dva sastanka se, međutim, mogu prilagoditi ostalim radnim zadacima Komisije za obezbeđenje kvaliteta. Organizovanje sastanaka i broj osoba koji će prisustvovati istim mora biti u skladu sa budžetom projekta. Glavni zadaci Komisije za obezbeđenje kvaliteta DBBT-a su: - Organizovanje i održavanje sastanaka Komisije za obezbeđenje kvaliteta DBBT - Razvoj metodologije za unutrašnje vrednovanje razvijenih programa; -Monitoring procesa validacije razvijenih planova i programa na institucijskom nivou; -Vođenje priprema, usklađivanje sa nacionalnim standardima i podnošenje dokumentacije novih programa Nacionalnoj komisiji za akreditaciju; - Vođenje priprema za unutrašnje vrednovanje novih studijskih progama; -Vođenje procesa vrednovanja novih studijskih programa od strane studenata; -Podržavanje procesa spoljnog vrednovanja projekta - Razvoj metodologije za merenje uspešnosti širenja i eksploatacije; -Razvoj metodologije za procenu uticaja; -Mapiranje između materijalnih i nematerijalnih indikatora napretka i planiranih načina njihovog merenja, i -Diseminacija i eksploatacija rezultata dobijenih u okviru granica Komisije, po mogućstvu na međunarodnom nivou. 2.2 Kvalitet isporuka projekta Zajednička očekivanja kvaliteta za sve isporuke projekta je njihova relevantnost za postizanje opštih ciljeva i specifilnih ciljeva, za daljim fokusom na njihov razvoj na efikasan i efektan način. Blagovremena isporuka prati radni plan projekta, kao što je i navedenu u obrascu prijave i radnom paketu (modifikovanog i dogovorenog od strane Tima za upravljanje projektom na šestomesečnom nivou). DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [7]

8 2.2.1 Kvalitet isporuka u vidu dokumenata U brojkama, Komisija za obezbeđenje kvaliteta je nadležna za izradu: 1 priručnika-uputstva za obezbeđenje kvaliteta DBBT-a sa mapiranjem između materijalnih i nematerijalnih indikatora napretka i planiranih načina njihog merenja (uključujući indikatora za procenu diseminacije i eksploatacije, i procenu uticaja); priručnik treba da obuhvata raspored i rokove i precizno da reguliše rad Komisije za obezbeđenje kvalitea; 6 izveštaja o relevantosti i kvalitetu novorazvijenih planova i programa- izveštaji unutrašnjeg vrednovanja; 2 sintetička izveštaja o razvoju novih planova i programa- prelaznih i finalnih, zasnovanih na 2x6 WB institucionalnim izveštajima; 3 godišnja izveštaja obezbeđenja kvaliteta koji obuhvataju rezultate procene kvaliteta projektnih rezultata (planovi i programi, material, obuke, OER, itd.) kao i rezltate izmerene uspešnosti diseminacije, eksploatacije i postignutih uticaja, sa obuhvaćenim izveštajima aktivnosti Komisije za obezbeđenje kvaliteta DBBT-a; 1 model upitnika za vrednovanje novih studijskih programa od strane studenata; Minimum 2 ankete uticaja i njihove rezultate (prelazne i finalne, pripremljene pre prelaznih i finalnih izveštaja projekta) 2 sastanka Komisije za obezbeđenje kvaliteta DBBT-a i dva izveštaja sa ovih sastanaka, itd. Uobičajeni format obrasca za sve isporuke dokumenata (word dokument, powerpoint prezentacije) moraju poštovati svi partneri koristeći template, koji su priloženi uz ovaj Priručnik kao Aneksi A common format form for all document deliverables (word document, power point presentations) is to be followed by all partners using templates, which are added to this Manual as Annexes: Annex A Word document obrazac (01_DBBT_CQA_Manual_Annex_A_ word document template) Annex B Power point presentation obrazac (02_DBBT_CQA_Manual_Annex_B_ power point template) Annex C Lista prisutnosti- obrazac (03_DBBT_CQA_Manual_Annex_C_ attendance list template) Annex D Procena događaja- obrazac (04_DBBT_CQA_Manual_Annex_D_ evaluation form) Annex E Izveštaj događaja - obrazac(05_dbbt_cqa_manual_annex_e_ report form) Annex F Izveštaj o napretku poslova -obrazac(06_dbbt_cqa_manual_annex_f_ work progress report) Dostupni su i ostali templati: Za kontrolore projektnih isporuka u slučajevima kada je neophodna kontrola kvaliteta drugog nivoa: Annex G Kontrolna lista pregleda isporuka (07_DBBT_CQA_Manual_Annex_G_ review of deliverable) Obrazac upravljanja rizikom Annex H Lista praćenja rizika (08_DBBT_CQA_Manual_Annex_H_ risk monitoring sheet) Tabela monitoringa kompletnog skupa DBBT isporuka, njihovi krajni rokovi, nivoi diseminacije, itd. Annex I Spisak isporuka projekta (09_DBBT_CQA_Manual_Annex_I_ list of deliverables) Tabela promena koje nastaju između budžetskih kategorija Annex J promene za budžetske kategorije (10_DBBT_CQA_Manual_Annex_J_ budget changes form) Annex K Obrazac novosti (11_DBBT_CQA_Manual_Annex_I_ news form) DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [8]

9 Kada partneri prilože istraživanja i publikacije kao isporuke, oni su u obavezi da na iste stave logo Erasmus+ zajedno sa sledećom rečenicom» Sufinansirano Erasmus+ Programosm Evropske Unije» u pogledu uloge dokumentacije koja je definisana na stranici: Sledeća izjava o odricanju odgovornosti će biti dodata na unutrašnjim stranama publikacija i istraživanja napisanih od strane nezavisnih tela uz podršku Evropske Komisije:» Podrška Evropske Komisije izradi ovih publikacija ne predstavlja odobrenje sadržaja koji je odraz stavova samo autora, i Komisija se ne može smatrati odgovornom za bilo koju upotrebu informacija koju oni sadrže.«2.2.2 Kvalitet DBBT događaja/sastanaka Svi događaji u okviru projekta treba da budu organizovani profesionalno. Organizatori bi trebali na vreme da pruže sve informacije učesnicima uključujuči nacrt dnevnog reda, pozivno pismo i obaveštenje o logistici ( informacije u vezi aranžmana putovanja, mesta održavanja događaja, predloženih hotela, itd). Vreme neophodno za pripremne aktivnosti zavisi od vrste događaja. Organizatori sastanka će voditi računa o procesu registracije (uključujući i listu polaznika- Aneks C) i implementaciju sastanaka poštujući odgovarajuće vreme za sednice događaja i pauze, kao i dostupnost neophodnog materijala (npr., promotivni materijal i materijal obuke). Organizatori će takođe omogućiti vođenje zapisnika sa sastanaka na koncizan način uključujući i spisak tačaka aktivnosti). Na svim sastancima polaznicima će biti podeljeni obrasci za povratne informacije (Aneks D) i organizatori će pripremiti izveštaje sa događaja u pogledu obrazaca za povratne informacije (Aneks E). Powepoint prezentacija treba biti pripremljena upotrebom odgovarajućeg templata (Aneks B). Učesnici nisu obavezni da pre sastanka pošalju prezentacije, ali moraju obavestiti instituciju koja organizuje sastanak i vodećeg partnera o sadržaju, i moraju biti u skladu sa definisanim rasporednom ( vreme i sadržaj). Učesnici svoje prezentacije u pdf formatu moraju predati vodećem partneru. Posteri, roll-up i ostali promotivni materijal trebaju biti izloženi tokom događaja. Svaki događaj će biti dokumentovan na različite načine kao što su: dnevni red, spisak učesnika, izveštaj, galerija, prezentacije, zapisnik, novosti Kvalitet promotivnog materijala Komunikacija i aktivnosti diseminacije projekta će se pridržavati Diseminaciji i Eksploataciji rezultata (Radni Paket 7) projekta. Svi promotivni materijali će odražavati vizuelni identitet projekta i Erasmus+ Programa. Koordinator projekta (UPKM) je odgovoran za dizajn promotivnog materijala. Dizajn DBBT logoa i vizuelni identitet projekta predstavljen je od strane UPKM-a na predprojektnom sastanku (kick-off meeting) i potvrđen od strane svih partnera.radna verzija celokupnog materijala koji se treba publikovati biće poslat projektnim partnerima radi komentara i sugestija, pre štampanja, publikovanja i distribucije. Svi projeknti partneri će podeliti materijal na događajima koji su relevantni datoj ciljnoj grupi projekta Kvalitet veb-sajtova i ostalih elektronskih alata Projekat obuhvata postavljanje javnog DBBT veb-sajta ( i DBBT platformu kao internet alatku za menadžment projekta. Osnovaće se Facebook stranica u vidu grupe, kako bi projekat bio vidljiv u sferama društvenih medija. Partneri će sve alatke reprezentacije kontinuirano ažurirati i iste su namenjene da efikasno prenesu rezultate projekta. Za ovu svrhu, partneri će koristiti: Annex K Template novosti po redu (11_DBBT_CQA_Manual_Annex_K_ news template) radi obeveštavanja o organizovanim ili pohađanim događajima zajedno sa neophodnim materijalom za objavljivanje na veb-sajtu projekta ili Facebook stranici ( dnevni red, spisak polaznika, fotografije i izveštaj sa događaja) DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [9]

10 UPKM će biti odgovoran za postavljanje i održavanje DBBT veb-sajta zajedne sa svim informacijama i materijalom dobijenim od projektnih partnera. UPKM će izvoditi odgovarajuće aktivnosti na društvenim medijima. Svi partneri će promovisati DBBT projekat na svojim vebsajtovima i ostalim eleltronskim alatkama (kao što su: Facebook, Twitter i LinkedIn profilima/grupama, biltenima(newsletters) itd.) tako što će davati kratak opis projekta, logo i link do DBBT veb-sajta. DBBZ platformi mogu pristupiti svi partneri u zavisnosti od njohovih zadataka i uloga. Ona će biti jedina referentna tačka za projektnu dokumentaciju i komunikaciju među partnerima. UPKM će postaviti i održavati DBBT platformu. 2.3 Kvalitet upravljanja projektom Struktura upravljanja projektom ustanovljena je na predprojektnom sastanku (Kick-off meeting) da obezbedi efikasnos, odlučnost, fleksibilnost i kvalitet rada. Ona obuhvata Tim za Koordinaciju i Upravljanje projektom (PMT, 13 članova). Svaki partner je podjednako i nezavisno odgovoran za dodeljene aktivnosti, upotrebu novca i izveštavanje. Osoba za kontakt je odgovorna za lokalni menadžment. Tim za upravljanje projektom će pregledati aktivnosti i odlučivati o neophodnim merama u reorganizacijskim zadacima i resursima sa jakim naglaskom na uticaj projekta. Usled bilo kojih promena koje nastaju među budžetskim kategorijama, projektni partneri mojaraju da popune Aneks J- promene za budžetske kategorije i isti poslati Koordinatoru projekta. Kod promena koje su u skladu sa ECEA ulogama i DBBT GA i PA, Aneks J je informacija za Koordinatora projekta i Koordinator projekta mora da obavesti Tim za upravljanje projektom na narednom sastanku o navedenoj proceduri. U ostalim slučajevima, Koordinator projekta mora da zatraži zvanično objašnjenje i odobrenje od ECEA. 2.4 Generalna uputstva projekta DBBT će slediti različita uputstva projekta i poštovati zahteve programa. Osim ovog Priručnika za kontrolu kvaliteta i monitorin, referentna dokumenta obuhvataju: EACEA DBBT projekat Ugovor o dodeli bepovratnih sredstava (Grant Agreement,) DBBT projektni Ugovor o partnerstvu, DBBT plan kvaliteta, DBBT vizuelni identitet, DBBT evidencija dokumentacije. 2.5 Izmene i dopune Priručnika Procedure u ovom Priručniku mogu biti izmenjene i dopunjene od strane Tima za upravljanje projektom. Priručnik za kontrolu kvaliteta i menadžment uticaće na sve radnje nakon konačne potvrde svih partnera, na dan XXXXXXX 3 Unutrašnji monitoring Unutrašnji monitoring će sprovoditi svi partneri, uključujući samovrednovanje korišćenjem plana rada i radnih paketa, budžetskih tabela, Tima za upravljanje projektom i sastanaka Komisije za obezbeđenje kvaliteta, monitoring i uptinik (Aneks X). DBBT platform će se takođe koristiti za monitoring projektnih aktivnosti. 3.1 Strategija obezbeđenja kvaliteta projekta DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [10]

11 Obezbeđenje kvaliteta u DBBT obuhvata četiri nivoa kvaliteta kontrola (1) autore isporuke projekta, vođe zadataka i Radnog paketa, (2) kontrolore isporuka projekta, (3) nivo koordinacije i (4) nivo Upravljanja projektnom i konačno odobrenje. 1. Autori isporuke projekta, vođe zadataka i radnog paketa: Prvi nivo odgovara nivou aktivnosti. Prezentacija isporuka projekta i aktivnosti projekta su zajednička odgovornost datog Vođe zadatka i njegovog tima, partera uključenih u aktivnosti i odgovarajućeg vođu Radnog paketa. On će garantovati kvalitet i blagovremenost isporuka paketa kao što je i navedeno u Prijavnom formularu i Planu kvaliteta (modifikovanih od strane Koordinatora projekta a uz saglasnost Tima za upravljanje projektom na šestomesečnoj osnovi). Oni prezentuju» konačnu verziju isporuka projekta«komisiji za obezbeđenje kvaliteta (t.j., kontrolorima isporuka projekta). 2. Kontrolori isporuka projekta (Komisija za obezbeđenje kvaliteta): Drugi nivo kontole obavljaju najmanje dva dodeljenja kontrolora Komisije za obezbeđenje kvalitea ( u zavisnosi od vrste isporuke projekta) koji nisu autori isporuke projekta. Kontrolori imaju na raspolaganju 5 radnih dana da odgovore tako što će poslati svoje komentare koristeći template kontrolne liste obezbeđenja kvaliteta (Aneks G). Autori isporuka projekta će u roku od 5 radnih dana moći da potvrde komentare kontrolora ili pošalju svoje primedbe u pisanoj formi. U ovom slučaju, kontrolori će imati još 5 radnih dana da pošalju svoje konačne komentare. U slučaju dubokih neslaganje između kontrolora i Vođa zadatka, treći nivo kontrole isporuke projekta omogućiće Koordinatoru projekta da da konačnu reč- sa mogućnošću uključivanja ostatka konzorcijuma- ako to bude bilo potrebno. 3. Nivo koordinatora: Treći nivo kontrole sprovodi Koordinator projekta. Ako nacrt isporuke projekta ne prođe drugi nivo kontrole i ako postoje nesuglasice između autora isporuka projekta i kontrolora, Koordinator projekta će preduzeti neophodne korektivne radnje kako bi se došlo do prihvatljivih isporuka projekta. Nacrt isporuka projekta koji proše drugi nivo kontrole će takođe proći proveru Koordinatora projekta za konačne komenare i nakon prihvaćanja biće prosleđen Timu za upravljanje projektom za formalno odobrenje. 4. Nivo upravljanja projektom i konačno odobrenje: Četvrti nivo kontrole je nivo Tima za upravljanje projektnom. Tim za upravljanje projektom je najviši organ odlučivanja u partnerstvu koji donosi konačnu odluku o odobrenju glavnih isporuka projekta. On će moći da uključi isporuke projekta u projektni izveštaj čak i kada je formalno odobrenje još uvek u toku, ako je prošlo drugi i treći nivo kontrole bez dubljih neslaganja. Očekuje se da parteri takođe formiraju mehanizme unutrašnje kontrole kvaliteta, t.j., osoba za kontakt će uvek proveravati ishod njenog projektnog tima pre nego što pošalje dokumenta na pregled ili pre njihovog postavljanja na DBBT platformu Odgovornosti kvaliteta Različite uloge su identifikovane u pogledu razvoja projektnih aktivnosti a naročito u pogledu procedura obezbeđenja kvaliteta projekta Vođa zadatka (glavni autor isporuke projekta) Odgovoran je za koordinaciju razvoja isporuka projekta na osnovu templata isporuke projekta, DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [11]

12 Odgovoran je za dodeljivanje delova i koordinaciju poslova ostalih partera uključenih u aktivnosti, kao i za davanje smernica i kontrolu radova u pogledu datog vremena Projektnog paketa, Odgovoran je za usklađivanje doprinosa ostalih partnera uključenih u aktivnosti, kako bi prozveo isporuke projekta, Odgovoran je za podnošenje nacrta isporuka vođi Projektnog paketa ( prvi nivo kontrole), Komisiji za obezbeđenje kvaliteta i Uredničkom odboru (drugi nivo kontrole) i Koordinatoru projekta ( treći nivo kontrole), Odgovoran je za impementaciju predloga Komisije za obezbeđenje kvaliteta, po potrebi vršeći određene izmene i dopune kao i za slanje izmenjenog nacrta isporuke projekta, Izveštava Vođu projektnog paketa o problemima nastalim tokom implementacije aktivnosti, Sarađuje sa vođom projektnog paketa i ostalim partnerina radi obezbeđivanja napretka aktivnosti ( poštujući bilo koju promu odobrenu od strane Tima za upravljanje projektom u relevantnim zapisnicima) Ostali partneri u aktivnosi, koautori Odgovorni su za učešće u stvaranju isporuka projekta u skladu sa instrukcijama dobijenih od Vođe zadatka. Postaraju se da su njihovi pisani prilozi u skladu sa Templatom Word Document tako da Vođa zadatka može sve priloge da stavi u željeni format. Odgovorni su za informisanje Vođe zadatka o svim informacijama koje se tiču njihovog posla (t.j., reference, bibliografije, upotrebljene metodologije, kontakt detalji intervijuisanih ljudi, itd.) Odgovorni su za implementaciju amandmana na njihovim prilozima kao rezultat amandmana zatraženih od strane Komisije za obezbeđenje kvaliteta, nakon konsultovanja sa njihovim Vođom zadatka Vođa radnog paketa Odgovoran je za pružanje ažuriranih informacija o napretku Radnog paketa, vodeći računa da su sve aktivnosti u roku definisanim u Akcionom planu, Odgovoran je za koordinisanje Radnog paketa i obezbedi da sve aktivnosti idu u prilog ciljevima Radnog paketa, Sarađuje sa Vođama zadatka i Koordinatorom projekta na omogućavanju da svi partneri imaju dobru saradnju na ispunjavanju Radnog paketa, Na vreme obaveštava o rokovima i procedurama koji se moraju ispoštovati i daje učinak i predloge Vođama zadatka Radnog paketa tokom razvoja relevantih isporuka projekta, Vođama zadatka iznosi komentare i predloge o nacrtima isporuka projekta (prvi nivo kontrole), Sarađuje sa Vođama zadatka na obezbeđenju implementacije predloga od strane Komisije za obezbeđenje kvaliteta, Uredničkom odboru i Koordinatoru projekta ( drugi i treći nivo kontrole), Odobrava zadovoljavajuću implementaciju preporuka. DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [12]

13 Br. Radni paket Odgovorni partner/telo/predstavnik 1.1 Analiza EU programa master studije na polju DBBT 1.2 Analiza WB programa master studija na polju ICT Tim za upravljanje projektom Tim za upravljanje projektom Projektni partner/telo/predstavnik Svi partneri Svi partneri 1.3 Komparativna analiza studijskih progama na polju DBBT-a od strane EU i ICT-a iz WB-a Tim za upravljanje projektom Svi partneri 1.4 Studijske posete EU partneru Visokoškolske Tim za upravljanje projektom Svi partneri ustanove 1.5 Konsultacije sa poslovnim partnerima Tim za upravljanje projektom Svi partneri 2.1 Kupovina harverske opreme Tim za upravljanje projektom, Komisija za obezbeđenje kvaliteta 2.2 Kupovina softvera Tim za upravljanje projektom, Komisija za obezbeđenje kvaliteta 2.3 Kupovina litratura Tim za upravljanje projektom, Komisija za obezbeđenje kvaliteta WB institucije WB institucije WB institucije 2.4 Osposobljavanje osoblja za korišćenje WB institucijski koordinatori, WB partneri opreme Komisija za obezbeđenje kvaliteta 2.5 Postavljanje DBBT laboratorije Institucijski koordinatori WB institucije 2.6 Dizajn tehničkog materijala EdC Članovi EdC-a, spoljašnji kontrolori 2.7 Metodološke instrukcije predavanjima WB institucijski koordinatori WB partneri 2.8 Metodološke instrukcije za studentsku WB institucijski koordinatori WB partneri praksu 3.1 Definisanje principa i modela za akademske Tim za upravljanje projektom Svi partneri master studije iz oblasti DBBT-a 3.2 Definisanje kompetencija nastavnog kadra i Tim za upravljanje projektom Svi partneri ishodi učenja na smerovima za akademske master studije iz oblasti DBBT-a 3.3 Kreiranje novog plana i programa za UPKM, UNIBI, UNIBL, SINGI Svi partneri akademske master studije iz oblasti DBBT-a 3.4 Štampanje knjige plana i programa za UPKM, UNIBI, UNIBL, SINGI Svi partneri akademske mastr studije iz oblasti DBBT-a 4.1 Definisanje principa imodela za strukovne Tim za upravljanje projektom Svi partneri master studije iz oblasti DBBT-a 4.2 Definisanje nastavničkih kompetencija i ishoda učenja na smerovima strukovnih master studija iz oblasti DBBT-a Tim za upravljanje projektom Svi partneri 4.3 Kreiranje novog plana i programa za strukovne master studije iz oblasti DBBT-a UPKM, HTPSZ, VISER Svi partneri 4.4 Štampanje knjige plana i programa za UPKM, HTPSZ, VISER Svi partneri strukovne master studije iz oblasti DBBT-a 5.1 Sastanci Tima za upravljanje projektom Host WB partner Tim za upravljanje projektom 5.2 Upis studenata na akademske master studije UPKM, UNIBI, UNIBL, SINGI Tim za upravljanje projektom 5.3 Upis studenata na strukovne master studije HTPSZ, VISER HTPSZ, VISER DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [13]

14 5.4 Monitoring prve generacije studenata novih WB institucijski koordinatori WB partneri studijskih programa 5.5 Analiza uspeha studenata WB institucijski koordinatori WB partneri Analysis of student s feadback 5.6 Studentska praksa sa poslovnim partnerima Poslovni partneri TVMREZA, ATV, WB partneri JPETV 5.7 Predavanja stručnjka iz oblasti poslovanja Poslovni partneri TVMREZA, ATV, WB partneri JPETV 6.1 Redovni sastanci Odbora za kvalitet UPKM, HTPSZ Svi partneri 6.2 Razvoj plana za kontrolu kvaliteta UPKM, HTPSZ Svi partneri 6.3 Spoljašnja finansijska kontrola NEO & EACEA Svi partneri 6.4 Unutrašnja evaluacija projekta WB institucijski koordinatori Svi partneri 7.1 Promocija unutrašnjih sastanaka za WB institucijski koordinatori Svi partneri partnerskim institucijama 7.2 Promocija veb-sajta i društvene mreže WB institucijski koordinatori Svi partneri 7.3 Izrada promotivnog materijala WB institucijski koordinatori Svi partneri 7.4 Promocija u WB Institucijama visokog WB institucijski koordinatori Svi partneri obrazovanja 8.1 Akreditacija novih akademskih i strukovnih WB institucijski koordinatori WB partneri master studijskih programa 8.2 Izrada akademskog plana održivosti WB institucijski koordinatori WB partneri 8.3 Izrada finansijskog plana održivosti WB institucijski koordinatori WB partneri 8.4 Potpisivanje ugovora o dugoročnoj saradnji WB institucijski koordinatori izmedju Institucija visokog obrazovanja i relevantih nosioca ulaganja 8.5 Obezbeđivanje podrške relevantnim WB institucijski koordinatori organima vlasti 9.1 Redovni sastanci Upravnog odbora Tim za upravljanje projektom, Komisija za obezbeđenje kvaliteta 9.2 Redovni sastanci Odbora za upravljanje projektom 9.3 Izrada uputstava o menadžmentu projekta i izveštavanju Tim za upravljanje projektom, Komisija za obezbeđenje kvaliteta UPKM, Tim za upravljanje projektom, Komisija za obezbeđenje kvaliteta Tabela 1: Radni paket/zadaci i obaveze WB partneri WB partneri Svi partneri Svi partneri Svi partneri 9.4 Svakodnenve aktivnosti koordinacije UPKM Svi partneri 9.5 Izrada Projektnog Prelaznog izveštaja WB institucijski koordinatori Svi partneri 9.6 Izrada Projektnog Finalnog izveštaja WB institucijski koordinatori Svi partneri Komisija za obezbeđenje kvaliteta (CQA) Sledi uloge definisane u 2.1 i ovog dokumenta, Njome koordinira Koordinator Komisije za obezbeđenje kvaliteta, kao što je i dogovoreno na predprojektnom sastanku od strane Tima za upravljanje projektom, DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [14]

15 Odgovorna je za sprovođenje obezbeđenje kvaliteta isporuka projekta, Prima svaki nacrt isporuke od Vođe zadatka i daje povratne informacije pomoću Kontrolne liste za kontrolu isporuka projekta (Aneks G), Šalje Kontrolnu listu za pregled isporuka projekta Vođi zadatka i Koordinatoru projekta, Sarađuje sa Koordinatorom projekta u pogledu opštih pitanja koja se tiču nivoa kvaliteta isporuka projekta Koordinator projekta (PC) Sarađuje sa Komisijom za obezbeđenje kvaliteta, Izdavačkim odborom, Timom za upravljanje projektom i Vođama zadatka po pitanju stvari relevantnih za obezbeđenje kvaliteta isporuka projekta. Prihvata isporuke projekta ili daje finalne komentare Vođama zadatka/odgovornim osobama (treći nivo kontrole), Sarađuje sa Vođama kako bi omogućio da svi Radni paketi napreduju u skladu jedni sa drugima i da je svaki prilog i ishod Radnog paketa isporučen kako je i predviđeno opisom Radnog paketa, Informiše Vođe zadatka o bilo kojoj promeni u Ugovoru o partnerstvu i datog Plana rada ili o bilo kojoj implicitnoj promeni u implementaciji projekta koja može uticati na vreme ili sadržaje relevantnih isporuka projekta, Zvanično podosi sve odobrene isporuke projekta nakon što su iste odobrene na četvrtom nivou kontrole. DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [15]

16 KOORDINATOR ULOGA I ODGOVORNOSTI Prati da je radnja implemntirana u skladu sa Ugovorom/Sporazumom Posreduje u komunikaciji između korisnika programa i Agencije, Odmah obaveštava Agenciju o bilo kom događaju koji može uticati na realizaciju projekta ili je usporiti; Odgovoran je za dostavljanje svih dokumenata i informacija Agenciji koji mogu biti potrebni; Kada su potrebne informacije od drugih korisnika, koordinator će biti odgovoran za dobijanje i odobravanje ovih informacija pre dostavljanja Agenciji, Sklapa odgovarajuće ugovore za obezbeđivanje finansijskih garancija na osnovu Ugovora, Priprema zahteve za plaćanja u skladu sa ugovorom; Odgovoran je za odgovarajuće isplate prema svim korisnicima donacije bez neopravdanog odlaganja; Odgovoran je tokom provere projektne dokumentacije u slučajevima revizije i provera, iniciranih pre isplate ostatka, i u slučaju evaluacije projekta, Vrši transfer ka svim korisnicima, bez odlaganja, i dokumentuje sve što se tiče aktivnosti projekta i granta POSEBNA ULOGA I ODGOVORNOSTI PROJEKTA Razvija novi studijski program, novi edukativni material i uspostavlja Centar za održivo i otporno okruženje Učestvuje u Timu za upravljanje projekta (sa predstavnicima iz svake partnerske institucije) I predsedava sastancima Organizuje i koordinira projektne aktivnosti Brine o diseminaciji i eksploataciji rezultata projekta, Učestvuje u Projektnom odboru vodi Izdavački odbor Vodi finansije projekta i administraciju, itd. Slika 1: Uloga i odgovornosti koordinatora kao što je definisano na predprojekntom sastanku 3.3 Povredne informacij o kvalitetu od strane ciljnih grupa Ispitivaće se i zadovoljstvo studenata, nosioca ulaganja, korisnika projekta i korisnika. Uzeće se u obzir razne informacije od različitih izvora posredstvom poseta, razgovora, upitnika namenjenih ciljnim grupama kao i konsultacije sa korisnicima projekta. Kako bi se omogućila procena uticaja projektnih aktivnosti, načinjen je obrazac/template za povrdne informacije sa različitih sastanaka/događaja (Aneks D). Zatim, obrazac/template za izveštaj sa posebnog događaja (Aneks E) je takođe načinjen, a kojeg mora popuniti Projektni partner za sve DBBT događaje (radionice, obuke, informativne dane, itd) 3.4 Upravljanje rizikom projekta deo unutrašnjeg upravljanja kvalitetom, srpovodiće se redovna procena i kontrola rizika tokom sastanaka Tima za upravljanje projektom (brainstorming rizika) koji će ići u smeru korektivnih adaptacija Plana rada. Strategija upravljanja rizikom bavi se pitanjima koja bi mogla potencijalno ugroziti dostignuća i opšti cilj projekta i njegove ciljeve u pogledu potencijalnih finansijskih rizika DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [16]

17 (prekoračenja i manje korišćenje sredstava od predviđenog), vreme (odlaganje aktivnosti/isporuka projekta), rizici performansi ( upravljanje projektom) i održivost rezultata projekta. Identifikacija i procena novih rizika je zajednička odgovornost svih Projektnih partnera koji moraju o istim da obaveste Koordinatora projekta i Tim za upravljanje projektom, predlažući pritom moguće intervencije i rešenja, odmah po uočavanju takvih rizika. Posebno, partneri moraju da razmišljaju o preventivnim akcijama (izbegavanje nastanka rizika) i korektivnim akcijama (smanjenje ozbiljnosti i uticaja rizika), navodeći takođe neophodne resurse. Tim za upravljanje projektom i Koordinator projekta mogu reagovati na nekoliko načina, počev od prostog prihvaćanja situacije u slučaju neizbežnih rizika pa sve do izvršenja plana za ublažavanje rizika koji obuhvata alternativna rešenja. I spoljni kontrolori (predstavnici EACEA) će takođe biti uključeni u upravljanje rizikom. Tokom svojih monitoring poseta oni mogu proceniti da li postoji rizik da projekat neće ostvariti svoje ključne indikatore i da li postoji rizik da partneri projekta neće biti u stanju da potroše sav novac u skladu sa planiranim budžetom projekta. Odgovarajuća raspodela sredstava na projekat od strane pojedinačnih partnera je od velike važnosti. Postoji nekoliko mogućih rizika: kašnjenje u realizaciji projekta kao što je definiaso planom rada projekta; ubrzana realizacija plana rada sa niskim kvalitetom; manje korišćenje sredstava od predviđenog tokom implementacije projekta, što znači da je raspored projekta praćen u skladu sa tehničkim isporukama projekta ali ipak relevantni troškovi nisu na vreme fakturisani ili potvrđeni; itd. Svi parteri projekta moraju da vode računa da raspodele sve neophodne resurse za projekat, kako ljudske tako i finansijske Praktičan pristup identifikaciji rizika Practical approach to risk identification Prvi korak u upravljanju rizikom projekta jeste identifikovanje rizika koji su prisutni u projektu. Rizici se moraju identifikovati što je pre moguće kako bi se njima bavilo na odgovarajući način i razmišljalo o korektivnim i preventivnim akcijama. Kako bi se rizici u okviru projekta identifikovali i pratili, načinjen je obrazac za praćenje rizika koji takođe obuhvata i informacije o korektivnim i preventignim akcijama (Aneks H) Procedura praćenja rizika/ neizvesnosti Identifikovani DBBT rizici, definisani u projektnoj prijavi, koji se moraju pratiti su: Adekvatni i odgovori na vreme od strane svih partnera Konzorcijuma, Posvećenost partnera projektu, Visoka motivisanost i ineresovanje svih partnera Odlaganje aktivnosti prvog projekta zbog različitih faktora, Aktivno i efikasno učešće svih uključenih u aktivnosti radnog paketa, Dovoljno poznavanje engleskog jezika, Odgovarajuće kompetencije učesnika o studijskim oblastima projekta, Dobro funkcionisanje organa projekta i lokalnih timova projekta, Podrška od institucijskih struktura upravljanja, Posebni standardi i indikatori kvaliteta, Profesionalno i efikasno funkcionisanje Komisije za obezbeđenje kvalitete DBBT-a, Saradnja sa Nacionalnim organima visokog obrazovanja, Ispunjavanje zadataka na vreme, Dobijanje Nacionalne akreditacije tokom trajanja projekta Saradnja sa neakademskim sektorom, Blagovremena implementacija novih studijskih programa, Dovoljan broj upisanih studenata. Dobro funkcionisanje institucijskih timova projekta, Podrška od strane struktura institucijskog upravljanja, DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [17]

18 Dobro funkcionisanje Tima za upravljanje projektom, Vođenje kompletne projektne dokumentacije na odgovarajući način, Dovoljno znanje i veštine tehničkog i administrativnog osoblja. Vođe zadatka/odgovorne osobe identifikuju moguće rizike/neizvesnoti u svojim Radnim paketima i popunjavaju obrazac (Aneks H). Obrazac upravljanja rizikom (Aneks H) vođa Radnog paketa prosleđuje Koordinatoru projekta, Komisiji za obezbeđenje kvaliteta i Timu za upravljanje projektom. Koordinator projekta, Komisija za obezbeđenje kvaliteta i Tim za upravljanje projektom registruju, analiziraju i klasifikuju po prioritetu rizike/neizvesnosti, Koordinator projekta sa vođom Radnog paketa i Komisijom za obezbeđenje kvaliteta planira i primenjuje odgovore na rizik, Sastanci Tima za upravljanje projektom će se takođe upotrebiti za organizaciju sastanaka brainstorminga rizika na osnovu obrasca Aneks H. Nakon svakog sastanka Tima za upravljanje projektom ovaj obrazać će ažurirati Komisija za obezbeđenje kvalitete. 4 Spoljni monitoring DBBT projekat predviđa diseminaciju unutrašnjeg i spoljašnjeg nivoa. Kako su u početnoj fazi implementacije projekta aktivnosti disminiacije većim delom orijentisane na unutrašnje ciljne grupe, sa napretkom progresa i isporukom oblikovanih i vidljivih rezultata projekta, disiminacija se postepeno usmerava ka spoljoj ciljnoj audijenciji, do konačnog cilja, posredstvom većine aktivnosti disiminacije, širokog okruženja u trećoj godini trajanja projekta. Studenti su među glavnim krajnjim korisnicima aktivnosti i isporuka DBBT projekta, te tako diseminacija predviđa razne aktivnosti sa ciljem promovisanja novih studija u održivom i otpornom okruženju. Obuhvaćanjem spoljnih grupa, kao što su neakademski sektor prilikom različitih situacija tokom trajanja projekta ( na primer, radi anketiranja, prikupljana podatak neophodnih za razvoj studija slučaja ili radi organizovanja DBBT promotivnih kurseva namenjenih neakademskom sektoru), raste svesnost o radu projekta i šire se mogućnosti za saradnju. Predstavljanje izrađenog edukativnog materijala (udžbenici) na međunarodnim sajmovima knjiga, institucijskim promocijama, izložbama, Internetu, pripadaju najznačajnijim aktivnostima disiminacije. Osim štampanja i publikovanja promotivnog materijala, Konzorcijum deli zajedničko mišljenje da će promovisanje publikovanih udžbenika imati veći uticaj na šire okruženje i povećati interesovanje u rezultatima projekta na međunarodni nivo. U isto vreme, publikovan materijal ima visoku upotrebnu vrednost. Spoljni monitoring projekta obavljaće Nacionalna Erasmus+ kancelarija i EACEA. U Radnom paketu 6- Kontrola kvaliteta i monitoring obavlja spoljni monitoring, a u fazi Radni paket 6.3 Spoljna finansijska kontrola. U cilju verifikacije implementacije projekta, trošenja budžetskih sredstava i postizanja visokih rezultata kvaliteta, spoljašnja kontrola će se obavljati do 28. meseca trajanja projekta. Tokom celog trajanja projekta, sprovodiće se redovne aktivnosti upravljanja projektom, kao što su organizacija i održavanje sastanaka Tima za upravljanje projektom, vođenje finansija projekta i administracije i organizacija i koordinacija aktivnosti projekta. Sledeće aktivnosti projekta će biti podugovorene: publikovanje edukativnog materijale (što je istovremeno način visokokvalitetne disiminacije projekta i jedan od glavnih elemenata koji doprinosi održivosti projekta), i spoljanje aktivnosti evaluacije ( koje se odnose na celokupan projekat, izrađenog edukativnog materijala i razrađenog plana i programa). DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [18]

19 Aktivnosti spoljašnje procene/eavaluacije obavljaju se jednom, a da bi se verifikovao kvalitet dobijenih rezultata u okviru konzorcijuma. Planirane su sledeće aktivnosti spoljašnje procene: Nacionalna akreditacija razvijenog plana i programa Spoljna (međunarodna) evaluacija novih studijskih programa, Spoljna kontrola edukativnog materijala (udžbenika), i Spoljna kontrola projekta. Zvanično odobrenje novih poslediplomskih studijskih programa od strane relevantnih organa fakulteta i univerziteta, zvanična nacionalna akreditacija od strane Nacionalne Komisije za Akreditaciju i Obezbeđenje kvaliteta u zemljama Partnerima, kao i spoljna evaluacija novih studijskih programa imaju za cilj da osiguraju njihovu održivost. 5 Tehničko i finansijsko izveštavanje partnera Glavne smernice za izveštavanje navedene su u DBBT Evidenciji dokumenatacije, koja je prosleđena svim partnerima. Kao što je i definisano u Ugovoru o partnerstvu i DBBT Evidenciji dokumentacije, postojaće četiri finansijska izveštaja partnera i dva tehnička izveštaja. Koordinator projekta, i ako bude potrebno Tim za upravljanje projektom, izvršiće proveru prateće dokumentacije za finansijsko izveštavanje koja se šalje Koordinatoru projekta u štampanoj verziji, dva puta godišnje. Tokom njihove provere, uzeće u obzir sledeće kriterijume procene: Usaglašenost rashoda sa budžetom projekta, Prihvatljivost rashoda, Ispravnost i kompletnost celokupne prateće dokumentacije i overene kopije faktura, Ispravnost proračuna i primenjenih kursnih lista, Da su sve promene koje su nastale između budžetskih kategorija legitimne i opravdane, Finansijski dvogodišnji izveštaji moraju biti potpisani u originalu od strane imenovane osobe za kontakt iz partnerske institucije Rashodi moraju biti u skladu, uključujući i punu legitimnost, sa raspodeljenim budžetom. U slučaju da podaci u finansijksim i/ili tehničkim izveštajima nisu kompletni ili opravdani, Tim za upravljanje projektom će pomoći i dati preporuke kako se ovako nastala situacija može rešiti pre finalnog odobrenja datog izveštaja od strane Koordinatora projekta. Izveštaj odobren na ovaj način je osnova za isplate sledeće rate Poslovnom partneru. DBBT_Quality Control and Monitoring Manual [19]