Limited English Proficiency Plan

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1 Improving the accessibility of services to persons with Limited English Proficiency, giving meaningful access to the MPO s transportation plans, programs and services Limited English Proficiency Plan 2014 Winston Salem Urban Area MPO

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3 Commitment Statement The Winston-Salem Urban Area Metropolitan Planning Organization (WSUAMPO) is committed to improving the accessibility of services to persons with Limited English Proficiency (LEP) and to developing and implementing a system that gives LEP persons meaningful access to the MPO s programs and services. The WSUAMPO has adopted a Title VI Policy Statement and procedures. As a result, the WSUAMPO has delegated authority for LEP Compliance to the Title VI Coordinator within the City of Winston-Salem Transportation Department. Purpose The WSUAMPO, as a recipient of funding from the United States Department of Transportation (U.S. DOT), must assure that limited English proficient (LEP) people have meaningful language assistance by reasonable means when using WSUAMPO services or services provided by WSUAMPO federal funding recipients. Funding assistance from the U.S. DOT agencies, such as the Federal Transit Administration (FTA) require a plan for providing this meaningful access in accordance with Title VI of the Civil Rights Act of 1964 and implementing regulations. The WSUAMPO LEP Plan presents the sources of authority for LEP Plan requirements and instructions for determining if the threshold to show the need for language assistance is present. The plan will provide guidelines for MPO members and contractors to meet these needs in MPO related programs and activities, and define the role of the WSUAMPO Title VI program in that process. Specifically, this plan will outline how to collect LEP information and how to analyze that information. Background Congress enacted Title VI of the Civil Rights Act of 1964 to ensure federal money is not used to support discrimination on the basis of race, color or national origin in government activities. Section 601 states: No person in the United States shall, on ground of race, color, or national origin, be excluded from participation in, be denied the benefits of, or be subjected to discrimination under any program or activity receiving Federal financial assistance. Neither Title VI, nor its implementing regulations discuss linguistic access per se; however, the courts have consistently found a close connection between national origin and language. In 2000, the President signed Executive Order (E.O.) mandating all federal agencies and recipients of federal financial assistance take reasonable steps to ensure meaningful access to their programs to limited English proficient (LEP) individuals. These individuals may be entitled to language assistance with respect to a particular type of service, benefit, or encounter. The WSUAMPO receives federal funding in support of programs, services, and activities. The City also receives special federal grants or appropriations from time to time to undertake capital projects. 1

4 Limited English Proficiency (LEP) Person Persons who do not speak English as their primary language, who have a limited ability to read, write, speak, or understand English. These individuals may be entitled to language assistance under Title VI of the Civil Rights Act of 1964, with respect to a particular type of service, benefit, or encounter. Title VI - Section 601 of the Civil Rights Act of 1964 No person in the United States shall, on the ground of race, color, or national origin, be excluded from participation in, be denied the benefits of, or be subjected to discrimination under any program or activity receiving Federal financial assistance. Executive Order 13166, Improving Access to Services for Persons with Limited English Proficiency Federal agencies and recipients of federal financial assistance must take reasonable steps to ensure meaningful access to their programs to limited English proficient individuals who are five (5) percent of the total population or 1000 individuals, whichever is less. Executive Order 12898, Federal Actions to Address Environmental Justice in Minority Populations and Low-Income Populations Federal agencies (and recipients of federal financial assistance) may, whenever practicable and appropriate, translate crucial public documents, notices, and hearings relating to human health or the environment for limited English speaking populations; and shall work to ensure that public documents, notices, and hearings are concise, understandable, and readily accessible to the public. Voluntary Compliance The goal for Title VI and Title VI regulatory enforcement is to achieve voluntary compliance. DOT enforces Title VI as it applies to recipients' responsibilities to LEP persons through the procedures provided for in DOT's Title VI regulations (49 CFR Part 21). The WSUAMPO Title VI Coordinator is responsible for ensuring that the rights and due process for LEP individuals are upheld. All WSUAMPO staff and member agencies are responsible for ensuring that meaningful services to LEP persons are provided in their respective programs or projects. Additionally, the Title VI Coordinator will monitor these programs and projects to ensure LEP requirements are met and report annually to the NCDOT Office of Civil Rights on the accomplishments and goals relating to LEP activities. 2

5 Four Factor Analysis The WSUAMPO is required to take reasonable steps to ensure meaningful access to programs and activities by LEP persons. While designed to be a flexible a standard, the starting point is an individualized assessment that balances the following four factors: (1) The number or proportion of LEP persons eligible to be served or likely to be encountered by a program, project, planning study, activity, or service of the WSUAMPO; (2) the frequency with which LEP individuals come in contact with the program, project, planning study, activity, or service; (3) the nature and importance of the program, project, planning study, activity, or service provided by the WSUAMPO to people's lives; and (4) the resources available to the WSUAMPO. As indicated above, the intent of this policy guidance is to suggest a balance that ensures meaningful access by LEP persons to critical services while not imposing undue burdens. A four factor analysis will be conducted on a smaller scale for projects and public outreach (Public review of plans and documents). This plan details the steps the WSUAMPO will take to improve and monitor its federally conducted programs and activities by eligible individuals who are limited English proficient (LEP). The following four factors will be applied to the various language groups that compose the MPO to help decide what reasonable steps should be taken to ensure meaningful access for LEP persons: 1. Number of LEP people Who are the LEP persons serviced or likely to be encountered by WSUAMPO staff, or directly affected by WSUAMPO projects? Each program and/or project, in coordination with the Title VI Coordinator, will be assessed based on the language assistance needs of the population to be served using the following guidance: Any previous contact with LEP populations by the WSUAMPO or project should be examined. This information can then be analyzed to set a baseline of need. Use census tract (or the lowest level Census geography with LEP data) and other current demographic information to research the percentage of people speaking a language other than English in the affected project area noting that population information can change faster than census data can be reported. The Title VI Coordinator can assist in this process by comparing what the census says to past experience. Safe Harbor Threshold: Requires written translations of vital documents for each LEP group meeting the 5% of total population or 1,000 individuals, (whichever is less) threshold. Contact members of community associations (such as school systems, neighborhood and religious organizations) early in the project initiation to assist in determining whether there are any existing language barriers. These associations are likely working with LEP populations and provide the best source for information about current LEP needs. The total Hispanic or Latino population in the Winston-Salem MPO is 42,790 which is 10.7% of the total MPO population. 5.4% of the Hispanic population indicated that they speak English less than very well. The Hispanic or Latino population within the WSUAMPO is the only population that meets the Safe Harbor Threshold, requiring written translations of vital documents. 3

6 2. Frequency of contact What is the frequency with which LEP individuals come in contact with the program and/or project? A particular program or project may be located near a large LEP population but have little contact with that population. If a lack of contact exists, it is critical to determine if this lack of contact is due to language barriers. Consideration of the languages spoken by the LEP people will also be noted. The more frequent the contact the more likely enhanced language services are necessary. Frequency may also increase, or be sporadic, depending on the project. For example, several meetings may be planned for a corridor study in an area with an LEP community. In general, contact with that LEP group may be low for the MPO as a whole, but for that one project, it could be considered frequent, highlighting the importance of also applying the four factors at the project-specific level. Public review periods for planning documents such as the Metropolitan Transportation Plan and public meetings to discuss a specific project are the most common opportunities for interaction with LEP individuals. 3. Nature and Importance of Service Provided by the Program What is the nature and importance of the program, project or service provided by the WSUAMPO? The mission of the WSUAMPO is to advocate and deliver transportation services that support the economic, environmental and social vitality of the community. The result is an expansive range of services and projects from long range transportation planning to construction of major roadways to implementation of bicycle and pedestrian facilities to the coordination of transit services. Each area of our transportation system will have a different importance and affect on LEP people and the importance of the activity, or the greater likelihood of consequences to LEP people, has to be reviewed and balanced against the other three factors. If a public outreach effort, program, initiative or a project is taking place in an area with a high LEP population, then that public outreach effort, program, initiative or a project would (obviously) be more important to LEP people than something taking place in another study area with no LEP individuals. The more important the program, project or service the greater the possible consequences of the contact to the LEP individuals, the more likely language services are needed. The most important planning document the MPO produces is the Metropolitan Transportation Plan (MTP). The MPO is responsible for developing a MTP that addresses no less than a 20-year planning horizon from the date of the plan update adoption. The intent and purpose of the MTP is to encourage and promote the safe and efficient management, operation, and development of a cost feasible intermodal transportation system that will serve the mobility needs of people and freight within and through urbanized areas, while minimizing transportation-related fuel consumption and air pollution. The MTP must include long-range and short-range strategies consistent with state and local goals and objectives. 4

7 4. Resources Available to the Agency What resources are needed to provide effective language assistance, including location, availability and arrangements necessary for timely use? Costs must be factored into this balancing test as part of the consideration of resources available. Reasonable steps may cease to be reasonable when the costs imposed substantially exceed the benefits in light of the factors outlined in the U.S. DOJ LEP Guidance. In this case, the needs will be prioritized so that language services are targeted where most needed because of the nature and importance of the activity involved. LEP persons have the right to language assistance at no cost to them in their spoken language. The availability of non-financial resources such as community service organizations, libraries, religious institutions, and hospital outreach programs will play a huge role in disseminating information. WSUAMPO Demography The WSUAMPO has developed a demographic profile of the population served or likely to be served. The following information is based on American Community Survey (ACS) data. The American Community Survey (ACS) is an ongoing statistical survey conducted by the U.S. Census Bureau that provides data every year -- giving communities the current information they need to plan investments and services. Information from the survey generates data that help determine how federal and state funds are distributed each year. In 2012, the WSUAMPO had a population of 401,708 individuals. The race and ethnic breakout is as follows: White 277, % African American 93, % American Indian/Alaskan Native % Asian 6, % Native Hawaiian/Other Pacific Islander % Two or more races 6, % Hispanic/Latino 42, % 9.2% of the population of the Winston-Salem MPO is foreign born with 47.0% of those entering the MPO after Using the ACS Data we see the Region of Birth of Foreign Born Population is as follows: Europe 8.8% Asia 17.4% Africa 3.2% Oceania 0.4% Latin America 68.7% North America 1.5% 12.6 % of the population 5 years of age or older in the Winston-Salem MPO speaks a language other than English at home and of that 50.0% speak English less than very well. 5

8 Spanish 9.6% Speak English less than very well 5.4% Indo-European languages 1.6% Speak English less than very well 0.4% Asian & Pacific Island languages 1.1% Speak English less than very well 0.4% Other languages 0.3% Speak English less than very well 0.0% The total Hispanic population in the Winston-Salem MPO is 42,790 which is 10.7% of the total MPO population. The combined LEP population is less than 7% of the total population. WSUAMPO Demographic Requirement The WSMPO method defines minority as the population that is not identified by the census as White Non-Hispanic. Under this definition, minority persons constitute 36.9% of the region s population. The racial or ethnic groups included are: White Non-Hispanic African-American or Black Hispanic or Latino (of any race) Asian (including Native Hawaiian, & other) American Indian (& Alaska Native) Some other race Two or More Races. Of the WSMPO region s 401,708 residents, 148,307 meet this definition of minority. When this analysis was applied to the 109 census tracts in the region (some census tracts are partial and data are assigned proportionally), the finding was that there are 148,307 people living in 109 tracts who can be considered minorities. The table on the following page is a detailed breakdown of the racial groups within the WSUAMPO. The maps of WSUAMPO census tracts and LEP demographics are located at the end of the LEP Plan document. 6

9 WSUAMPO Detailed Race Table Race Number % of Total Total Population 401, % One race 395, % White 277, % Black or African American 93, % American Indian and Alaska Native % American Indian tribes, specified % Cherokee % Chippewa % Creek % Iroquois % Lumbee % Sioux % Other American Indian Tribe % Alaska Native tribes, specified % Tlingit-Haida % American Indian tribes or Alaska Native tribes, unspecified % Asian 6, % Asian Indian 1, % Cambodian % Chinese except Taiwanese 1, % Filipino % Hmong % Indonesian % Japanese % Korean % Laotian % Malaysian % Pakistani % Taiwanese % Thai % Vietnamese % Other Asian % Other Asian, not specified % Native Hawaiian and Other Pacific Islander % Polynesian % Native Hawaiian % Micronesian % Guamanian or Chamorro % Other Micronesian % Some other race 16, % Two or more races 6, % Hispanic or Latino Population 42, % Mexican 28, % Puerto Rican 2, % Cuban % Dominican (Dominican Republic) % Central American 6, % Costa Rican % Guatemalan 2, % Honduran % Nicaraguan % Panamanian % Salvadoran 3, % South American 3, % Argentinean % Bolivian % Chilean % Colombian % Ecuadorian % Paraguayan % Peruvian % Uruguayan % Venezuelan % Other Hispanic or Latino % Spaniard % Spanish % All other Hispanic or Latino % 7

10 WSUAMPO Implementation Plan for Language Assistance for LEP Persons After completing the four-factor analysis and deciding what language assistance services are appropriate, the WSUAMPO has developed an implementation plan to address the identified needs of the LEP populations. The key to providing meaningful access to benefits, services, and information for LEP persons is ensuring that the language assistance provided results in accurate and effective communication between staff and LEP person about programs and projects. To accomplish effective communication, the following five elements must be addressed: 1. Identifying LEP Individuals Who Need Language Assistance The WSUAMPO staff will assess the number or proportion of LEP individuals eligible to be served or encountered and the frequency of encounters pursuant to the first two factors in the fourfactor analysis. The WSUAMPO will use language identification cards (or ``I speak cards''), which invite LEP persons to identify their language needs to staff. Such cards, for instance, would say, ``I speak Spanish'' in both Spanish and English, or ``I speak Hindi'' in both English and Hindi. Posting notices in commonly encountered languages notifying LEP persons of language assistance will encourage them to self-identify. The staff will keep records of interactions with members of the public, the language of the LEP person will be included as part of the record. In addition to helping employees identify the language of LEP persons they encounter, this process will help in future applications of the first two factors of the four-factor analysis. 2. Language Assistance Measures The WSUAMPO will provide language assistance in Oral Information (Language Assistance), Written Information (Translation of Vital Written Materials), and Electronic Information (MPO Web Pages). The following specific methods will be used: WSUAMPO Newsletters, direct communications to neighborhoods and communities with likely LEP populations and important electronic information will be translated. Language translation services for the likely LEP clients will be available at specifically noted public meetings in areas convenient to LEP populations or serviced by public transportation. Notice of language assistance (written translation, oral interpretation services, etc.) will be advertised for public meetings. A language translation hotline will be provided for LEP callers during public comment periods for programs or projects of importance in the LEP community. Written communications from LEP persons will be responded to in the native language of the LEP client. LEP individuals who have contact with WSUAMPO staff during public meetings will be given translated documents and a competent interpreter will be present. The WSUAMPO will review the qualifications and provide a list of expert, professional contractors or trainers available to provide translation and interpretation services. 8

11 3. Staff Training WSUAMPO staff and agency members will be trained to understand their obligations to provide meaningful access to information and services for LEP persons to ensure that staff knows about LEP policies and procedures and are able to implement LEP Plan language assistance measures. The WSUAMPO will include training as part of Title VI training and refresh procedures and policies prior to conducting public outreach for any project or program in likely LEP areas. For staff with more frequent contact with LEP persons, in-depth training will be provided. All staff, even if they do not interact regularly with LEP persons, will be fully aware of and understand the plan so they can reinforce its importance and ensure its implementation. 4. Providing Notice to LEP Persons In all contacts with LEP persons, the WSUAMPO will provide translation services free of charge. To reach LEP persons at the first point of contact, signs will be posted at entry points or in areas with high volumes of LEP persons. Notification of programs, projects and public involvement opportunities will be provided in languages LEP persons will understand and note the availability of language assistance as follows: Stating in outreach documents that language services are available. Working with community-based organizations and other stakeholders. Using an automated telephone voice mail attendant or menu system. Including notices in local newspapers in languages other than English. Providing notices on non-english-language radio and television stations Providing presentations and/or notices at schools and religious organizations 5. Monitoring/Evaluating WSUAMPO performance and Updating the LEP Plan The WSUAMPO will, on an ongoing basis with feedback from the community, determine whether new documents, programs, services, and activities need to be made accessible for LEP individuals, and will provide notice of any changes in services to the LEP public and to employees. WSUAMPO staff will reevaluate changes in demographics, types of services, or other needs of the LEP plan during the Metropolitan Transportation Plan (MTP) updates. During the review, the following will be undertaken: Conduct surveys, work with stakeholders, and review existing document and website translations to determine whether existing assistance is meeting the needs of LEP persons. Evaluate the frequency of encounters with LEP language groups and the nature and importance of activities to LEP persons. o The more frequent the contact with a particular language group, the more likely that enhanced language services in that language are needed. o The more important the activity, information, service, or program, or the greater the possible consequences of the contact to the LEP individuals, the more likely language services are needed. Consult member agency contacts to identify or update local trends and locations of LEP groups. 9

12 Determine the availability of resources, including technological advances and sources of additional resources, and the costs imposed. Review staff knowledge and understanding of the LEP plan and how to implement it and explore new measures in staff training and outreach. Assess whether identified sources for assistance are still available and viable. 10

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19 Organización Planificadora del Area Metropolitana Urbana de Winston Salem. Plan para Personas con Manejo Limitado del Inglés (LEP Plan) El compromiso La Organización Planificadora del Área Metropolitana Urbana de Winston Salem (WSUAMPO, por sus siglas en inglés), está comprometida a mejorar el acceso a los servicios a personas con un manejo limitado del inglés (LEP, por sus siglas en inglés) y a desarrollar e implementar un sistema que les dé un acceso significativo a los programas y servicios de WSUAMPO. Esta organización ha adoptado las políticas y procedimientos contenidas en el Capítulo VI de la Ley de los Derechos Civiles de Como resultado, WSUAMPO le ha delegado autoridad a un coordinador que trabaja para el Departamento de Transporte de la Ciudad de Winston Salem para estar en conformidad con los mandatos del mencionado capítulo VI. El propósito WSUAMPO, como destinatario de fondos entregados por el Departamento de Transporte de los Estados Unidos (US DOT, por sus siglas en inglés), debe asegurarse que las personsas clasificadas como LEP tengan una asistencia de lenguaje significativa, usando rasonablemente los recursos, cuando utilicen los servicios proveídos por WSUAMPO, especialmente si estos son posibilitados por fondos federales. Los recursos proveídos por secretarías y agencias federales como US DOT, La Administración de Carreteras Federales y la Administración de Tránsito Federal requieren un plan para proveer un acceso significativo a las personas con bajo manejo del inglés de acuerdo con el Título VI de la Ley de los Derechos Civiles de 1964 y sus regulaciones vigentes. EL plan para personas LEP de WSUAMPO presenta las fuentes de autoridad de los requerimientos de este plan y las instrucciones para determinar si las condiciones que muestran la necesidad de asistencia en el lenguaje están presentes. El plan proveerá lineamientos para los integrantes de WSUAMPO y las organizaciones que reciban fondos federales del Departamento de Transporte de Carolina del Norte para resolver estas necesidades y definir el rol del programa de WSUAMPO derivado del Capítulo VI en este proceso. Específicamente, este plan delineará cómo recolectar la información de las poblaciones LEP y cómo analizarla. Antecedentes El Congreso de los Estados Unidos aprobó el Capítulo VI de la Ley de los Derechos Civiles de 1964 para asegurar que los recursos federales no sean utilizados para discriminar en base a la raza o el origen nacional de las personas en actividades gubernamentales. La sección 601 establece: Ninguna persona en los Estados Unidos deberá, por su raza, color u originen nacional, ser excluída de participar, recibir beneficios o ser sujeta a discriminación en ningún programa o actividad que reciba asistencia financiera del gobierno federal. Ni el capítulo VI de la mencionada ley ni sus regulaciones vigentes hablan de proveer específicamente asistencia de lenguaje; sin embargo, las cortes han encontrado consistentemente una conexión cercana entre el origen nacional y el lenguaje. 17

20 Organización Planificadora del Area Metropolitana Urbana de Winston Salem. Plan para Personas con Manejo Limitado del Inglés (LEP Plan) En el año 2000, el Presidente firmó la Orden Ejecutiva (EO, por sus siglas en inglés) que ordenó que todas las secretarías federales y las agencias gubernamentales de cualquier nivel que reciban fondos federales tomen pasos razonables para asegurar acceso significativo a sus programas y servicios a individuos con un manejo limitado del inglés. Estas personas podrían tener derecho a recibir ayuda en el lenguaje respecto de un tipo particular de servicio, beneficio o encuentro. WSUAMPO recibe fondos federales para apoyar programas, servicios y actividades. La ciudad también recibe becas federales y dinero, de vez en cuando, para proyectos de infraestructura. Persona con Manejo Limitado del Inglés Son individuos que no hablan inglés como primera lengua, que tienen una habilidad limitada para leer, escribir, hablar o entender inglés. Estos individuos pueden tener derecho a asistencia de lenguaje amparados en el Capítulo VI de la Ley de los Derechos Civiles de 1964 respecto de un tipo específico de servicio, beneficio o encuentro. Capítulo VI, Sección 601 de la Ley de los Derechos Civiles de 1964 Ninguna persona en los Estados Unidos deberá, por su raza, color u origen nacional, ser excluída de participar, recibir beneficios o ser sujeta a discriminación en ningún programa o actividad que reciba asistencia financiera del gobierno federal. Orden Ejecutiva de la Ley de los Derechos Civiles de Las agencias federales y los destinatorios de la asistencia federal deben tomar medidas razonables para asegurar el acceso significativo a sus programas a individuos con un manejo limitado del inglés siempre que constituyan un cinco por ciento de la población ó mil personas, la cantidad que sea menor. Cumplimiento voluntario La meta del Capítulo VI y la aplicación de sus regulaciones es lograr un cumplimiento voluntario. El Departamento de Transporte hace cumplir el capítulo VI porque se aplica a las responsabilidades de los destinatarios a través de procedimientos provistos en el Capítulo VI de regulaciones del Departamento de Transporte (49 CFR parte 21). El Coordinador del Capítulo VI de WSUAMPO es responsable de garantizar que los derechos y los procedimientos adecuados de los individuos clasificados como LEP se observen. Todo el personal de WSUAMPO y sus agencias afiliadas son responsables de asegurar que los servicios significativos para las personas LEP sean provistos en sus respecticvos programas o proyectos. Adicionalmente, el coordinador del Capítulo VI monitoreará estos programas y proyectos para asegurar que los requirimientos para las poblaciones LEP se están cumpliendo y reportará anualmente a la oficina de Derechos Civiles del Departamento de Transporte de Carolina del Norte acerca de los logros y metas relacionadas con las actividades para las poblaciones LEP. 18

21 Organización Planificadora del Area Metropolitana Urbana de Winston Salem. Plan para Personas con Manejo Limitado del Inglés (LEP Plan) Análisis de Cuatro Factores Se require que WSUAMPO tome medidas razonables para asegurar el acceso significativo a programas y actividades de las personas clasificadas como LEP. Aunque está diseñado para ser un estándar flexible y basado en los hechos, el punto de arranque es una evaluación individualizada que toma en cuanta los cuatro factores siguientes: 1) El número o proporción de personas LEP elegibles o que pueden ser encontradas por un programa actividad o servicio de WSUAMPO; 2) la frecuencia con que los individuos LEP entran en contacto con el programa; 3) la naturaleza e importancia del programa, actividad o servicio proveído por el WSUAMPO en la vida de las personas y 4) Los recursos disponibles al WSUAMPO y sus costos. Como se indicó en el párrafo anterior, la intención de esta guía es sugerir un balance que asegure un acceso significativo a personas LEP a servicios críticos siempre que esto no imponga pesadas cargas. Este plan detalla los pasos que WSUAMPO tomará para mejorar y monitorear sus programas y actividades federales por individuos elegibles que tengan un manejo limitado del inglés. Los cuatro siguientes factores serán aplicados a los varios grupos linguísticos incluidos en este plan para ayudar a decider cuáles pasos razonables deben ser tomados para asegurar este acceso significativo a personas LEP: 1. Porción de Personas LEP Quiénes son las personas LEP que recibirán servicios o que probablemente se encontrarán con el personal de WSUAMPO o serán directamente afectadas por los proyectos de WSUAMPO? Cada programa y/o proyecto, junto con el Coordinador del Capítulo VI, será evaluado basado en las necesidades de asistencia del lenguaje de la población que será atendida usando los siguientes lineamientos: Cualquier contacto previo con las poblaciones LEP por WSUAMPO o uno de sus proyectos debe ser examinado. Esta información puede ser analizada para establecer las necesidades básicas. Usar información del censo y otras fuentes actuales de información demográfica para investigar el número de personas que hablan otra lengua diferente del inglés en el área afectada por el proyecto hacienda notar que la información acerca de estas poblaciones puede cambiar antes de que se emita el próximo reporte censal. El Coordinador del Capítulo VI puede asistir en este proceso comparando lo que dice el censo con las experiencias anteriores. Contactar con integrantes de asociaciones comunitarias (como sistemas escolares, y organizaciones religiosas o vecinales) en una etapa temprana del proyecto para ayudar a determinar si existen barreras del lenguaje. Estas asociaciones, muy probablemente, ya están trabajando con estas pobaciones LEP y pueden ser la mejor fuente de información acerca de las necesidades actuales de estos individuos. 19

22 Organización Planificadora del Area Metropolitana Urbana de Winston Salem. Plan para Personas con Manejo Limitado del Inglés (LEP Plan) 2. Frecuencia de contactos Cuál es la frecuencia con la que individuos LEP entran contacto con el programa o con el proyecto? Un programa particular o proyecto puede estar localizado cerca de una gran población de personas LEP y aún así tener muy poco contacto con ellas. Si existe esta condición, es críticamente importante determinar si esta carencia de contacto se debe a barreras en el lenguaje. Consideraciones acerca del tipo de lengua hablada por estas poblaciones LEP también deben ser tomadas en cuenta. Mientras los contactos sean más frecuentes, existen mayores posibilidades de que sean necesarios servicios amplificados de lenguaje. 3. Naturaleza e importancia del servicio proveído. Cuál es la naturaleza y la importancia del programa, proyecto o servicio proveído por WSUAMPO? La misión de este organismo es abogar por y entregar servicios de transporte que apoyen la vitalidad económica, medioambiental y social de una comunidad. El resultado es un rango amplio de servicios y proyectos que van desde la planificación del transporte en el largo plazo a la construcción de carreteras, pasando por la implementación de instalaciones para bicicletas y peatones y la coordinación de servicios de tránsito. Cada área de nuestro servicio de transportación tendrá una importancia y efecto diferente en las poblaciones LEP y la relevancia de la actividad, y la posibilidad mayor de consecuencias para la gente LEP, tiene que ser revisada y analizada en contra de los otros tres factores. 4. Costo Cuáles recursos se necesitan para proveer asistencia de lenguaje efectiva incluyendo el lugar, la disponibilidad y los arreglos necesarios para su uso oportuno? Los costos deben ser tomados en cuenta en este análisis como parte de las consideraciones sobre recursos disponibles. Las medidas razonables a lo mejor dejan de serlo cuando los costos impuestos rebasan de manera sustancial los beneficios una vez que se toman en cuenta los factores delineados en las guías para poblaciones LEP del Departamento de Transporte de los Estados Unidos. En este caso, las necesidades serán priorizadas de manera que los servicios de lenguaje se concentren donde haya mayor necesidad por la naturaleza y la importancia de la actividad involucrada. Las personas LEP tienen el derecho de recibir ayuda de lenguaje sin costo para ellos en su lengua. 20

23 Organización Planificadora del Area Metropolitana Urbana de Winston Salem. Plan para Personas con Manejo Limitado del Inglés (LEP Plan) Demografía WSUAMPO ha desarrollado un perfil demográfico de la población que será servida o que probablemente recibirá los servicios. La siguiente información está basada en datos de La Encuesta de Comunidades Americanas (ACS, por sus siglas en inglés). Este es un estudio estadístico conducido por la Oficina del Censo de Estados Unidos y que provee información año tras año dando a las comunidades información actualizada necesaria para planificar inversiones y servicios. La información de esta encuesta anual genera cifras que ayuda a determinar cómo distribuir cada año los recursos federales y estatales. En 2012, el área abarcada por WSUAMPO tenía una población de 401,708 individuos. Los detalles de las razas y etnias se describen a continuación: Blanco 277, % Afroamericano 93, % Indio Americano o nativo de Alaska % Asiático 6, % Nativo de Hawaii o Isleño del Pacífico % Dos o más razas 6, % Hispano/Latino 42, % Un 9.2% de la población de Winston Salem nació en el extranjero y un 47% de ellos entraron al área después del año Un 66.4% de estos individuos nacidos en el extranjero no son ciudadanos. Usando información de ACS del periodo podemos ver que la región del extranjero donde estas personas nacieron es como sigue: Europa 8.8% Asia 17.4% África 3.2% Oceanía 0.4% América Latina 68.7% América del Norte 1.5% Un 12.6% de la población de cinco años de edad o más de Winston Salem habla otra lengua diferente del inglés en casa y, de este grupo, un 50% habla inglés muy bien. Español 9.6% Habla español abajo de muy bien 5.4% Lenguas Indoeuropeas 1.6% Habla inglés abajo de muy bien 0.4% Lenguas asiáticas y de islas del Pacífico 1.1% Hablan inglés abajo de muy bien 0.4% Otras lenguas 0.3% Hablan inglés abajo de muy bien 0.0% 21

24 Organización Planificadora del Area Metropolitana Urbana de Winston Salem. Plan para Personas con Manejo Limitado del Inglés (LEP Plan) La población hispana de Winston Salem es 42,790 lo cual representa un 10.7% de la población total. La suma de todas las poblaciones LEP es menor al 7% de la población total. Requimientos demográficos de WSUAMPO El método WSUAMPO define una minoría como la población que no está identificada en el censo como Blanco, sin ascendencia hispana. De acuerdo con esta definición, personas de una minoría racial constituyen el 36.9% de la población en la región. Los grupos étnicos o raciales incluidos son: Blanco sin ascendencia hispana. Afroamericano o Negro. Hispano o Latino (de cualquier raza). Asiático (incluye a los nativos de Hawaii y otros). Indio Americano (y nativos de Alaska) Alguna otra raza. Dos o más razas. De los 401,708 residentes del área abarcada por el plan de WSUAMPO, un total de 148,307 encajan en esta definición de minoría. Cuando el análisis fue aplicado a los 109 tractos del censo (algunos tractos son parciales y los datos se asignaron de manera proporcional), se encontró que 148,307 que viven en estas secciones del censo pueden ser consideradas como pertenecientes a las minorías raciales. La tabla en la siguiente página es una lista detallada de los grupos raciales que viven dentro del área de WSUAMPO. Los mapas de los tractos del censo de WSUAMPO y las demografías de LEP están localizadas al final del Plan LEP 22

25 Organización Planificadora del Area Metropolitana Urbana de Winston Salem. Plan para Personas con Manejo Limitado del Inglés (LEP Plan) Tabla detallada de razas de WSUAMPO Raza Número % del Total Población Total 401, % Una raza 395, % Blanco 277, % Negro o Afroamericano 93, % Indio Americano o Nativo de Alasks % Tribus Indias Americanas, especificadas % Cherokee % Chippewa % Creek % Iroquois % Lumbee % Sioux % Otras Tribus Indias Americanas % Tribus Nativas de Alaska, especificadas % Tlingit Haida % Tribus Indias Amerianas o Tribus Nativas de Alaska, no especifi % Asiático 6, % Hindú Asiático 1, % Camboyano % Chino excepto Taiwanés 1, % Filipino % Hmong % Indonesio % Japonés % Koreano % Laosiano % Malasio % Paquistaní % Taiwanés % Tailandés % Vietnamita % Otros asiáticos % Otros asiáticos, no especificados % Nativo de Hawaii u otros isleños del Pacífico % Polinesio % Hawaiano nativo % Micronesios % Guamayano o Chamorro % Otros Micronesios % Alguna otra raza 16, % Dos o más razas 6, % Población hispana o latina 42, % Mexicano 28, % Puertorriqueño 2, % Cubano % Dominicano % Centroamericano 6, % Costarricense % Guatemalteco 2, % Hondureño % Nicaragüense % Panameño % Salvadoreño 3, % Suramericano 3, % Argentino % Boliviano % Chileño % Colombiano % Ecuatoriano % Paraguayo % Peruano % Uruguayo % Venezolano % Otro Hispano o Latino % Español % Castellano % Todos los otros Hispanos o Latinos % 23

26 Organización Planificadora del Area Metropolitana Urbana de Winston Salem. Plan para Personas con Manejo Limitado del Inglés (LEP Plan) Plan de implementación de WSUAMPO para asistencia de lenguaje para personas LEP. Después de completar el análisis de cuatro factores y decidir cuáles servicios de asistencia de lenguaje son apropiados, WSUAMPO ha desarrollado un plan de implementación para tratar las necesidades identificadas de la población LEP. La clave para proveer acceso significativo a los beneficios y servicios para personas LEP es asegurar que la asistencia en el lenguaje provea resultados medidos en una comunicación certera y efectiva entre el personal y las personas LEP acerca de los programas y proyectos. Para lograr esta comunicación efectiva, hay que resolver los cinco elementos siguientes. 1. Identificar a individuos LEP que necesitan asistencia de lenguaje. El personal de WSUAMPO evaluará el número o proporción de los individuos LEP elegibles de recibir servicios o encontrados por casualidad y la frecuencia de los encuentros de acuerdo con los primeros dos factores en el análisis de cuatro elementos previamente explicado. WSUAMPO usará tarjetas de identificación del lenguaje (o tarjetas de lenguaje) las cuales invitan a las personas LEP a informar sus necesidades de lenguaje al personal. Esas tarjetas, por ejemplo, dirían Yo hablo Español tanto en inglés como en castellano; o yo hablo hindú tanto en inglés como en esta otra lengua. Poner estos avisos en los lenguajes comúnmente encontrados en esta zona notificando así a las poblaciones LEP de la existencia de estos servicios de asistencia en el lenguaje los animará a que ellos mismos se identifiquen ante la autoridad. El personal mantendrá registros de las interacciones con los miembros del público. Los lenguajes de las personas LEP serán incluídos en el registro. Además de ayudar a identificar a los empleados el lenguaje que hablan las personas con las que se encuentran, este proceso ayudará en futuras aplicaciones de los primeros dos factores del ya mencionado análisis. 2. Medidas de asistencia de lenguaje WSUAMPO proveerá asistencia de lenguaje en información oral (asistencia de lenguaje), información escrita (traducción de materiales escritos vitales), información electronica (páginas de internet), entrenamiento al personal y programas de alcance comunitario. Los siguientes métodos específicos serán usados: Boletines informativos de WSUAMPO; comunicación directa con los vecinos y comunidades que tengan poblaciones LEP e información electrónica importante será traducida. Servicios de traducción para los posibles clientes LEP estarán disponibles en reuniones públicas donde se anuncie específicamente el servicio en áreas de conveniente acceso a estas poblaciones LEP o que estén en rutas donde haya transporte público. Anuncios que indiquen asistencia de lenguaje serán puestos en lugares públicos Se ofrecerán servicios de traducción a las poblaciones LEP en las líneas cuando haya periodos abiertos al público para que la gente pueda comentar acerca de programas o proyectos de importancia en las comunidades LEP. Las respuestas por escrito para las personas LEP se harán en la lengua nativa del cliente. 24

27 Organización Planificadora del Area Metropolitana Urbana de Winston Salem. Plan para Personas con Manejo Limitado del Inglés (LEP Plan) Individuos de la población LEP que hayan entrado en contacto con el personal de WSUAMPO se les proveerá con asistencia en interpretación. WSUAMPO revisará las cualificaciones y proveerá una lista de expertos, contratistas, profesionales y entrenadores disponibles para proveer servicios de traducción e interpretación verificados como competentes por el Departamento de Relaciones Humanas de la Ciudad de Winston Salem. 3. Entrenamiento al personal. El personal de WSUAMPO y los integrantes de la agencia serán entrenados para entender sus obligaciones de proveer un acceso significativo a la información y los servicios para personas LEP para asegurarse de que el personal conoce las políticas y procedimientos para la población LEP y es capaz de implementar las medidas de asistencia del lenguaje contenidas en el Plan para personas LEP. WSUAMPO incluirá entrenamiento como parte del Capítulo VI y refrescará políticas y procedimientos antes de conducir programas de alcance comunitario para cualquier proyecto o programa en áreas donde es probable que haya poblaciones LEP. Para el personal que tenga un contacto más frecuente con estas personas, se proveerá un entrenamiento más a profundidad. Para todo el personal, aún cuando no interactúen regularmente con personas LEP, se les hará saber de la existencia del plan y que lo entiendan para reforzar su importancia y asegurar su implementación. 4. Proveer avisos a las personas LEP En todos sus contactos con las personas LEP, WSUAMPO proveerá servicios de traducción sin costo alguno. Para llegar a las personas LEP al primer contacto, se desplegarán anuncios en sitios de entrada o en áreas donde haya un alto volumen de personas LEP que estén buscando acceso a información acerca del transporte. Las notificaciones de los programas, proyectos y oportunidades para el involucramiento del público se proveerán en lenguajes que las personas LEP entienden y se notará la disponibilidad de asistencia en el lenguaje de la siguiente forma: Estableciendo en documentos de alcance comunitario que los servicios de lenguaje están disponibles. Trabajando con organizaciones comunitarias y otras semejantes. Usando un mensaje grabado en el teléfono o un sistema de menús telefónicos. Incluir avisos en periódicos locales publicados en lenguajes diferentes del inglés. Dar anuncios en radios y estaciones de televisión que sean en otra lengua diferente del inglés. Proveer presentaciones y/o avisos a las escuelas y organizaciones religiosas. 5. Monitorear/Evaluar el desempeño de WSUAMPO y actualizar el Plan LEP WSUAMPO determinará, de manera frecuente y de acuerdo con las reacciones que reciba de la comunidad, cuáles nuevos documentos, programas servicios y actividades se necesitan hacer accesibles a individuos LEP y proveerá avisos sobre cualquier cambio en los servicios prestados al público LEP y sus empleados. El personal de WSUAMPO reevaluará cambios en la demografía, el 25

28 Organización Planificadora del Area Metropolitana Urbana de Winston Salem. Plan para Personas con Manejo Limitado del Inglés (LEP Plan) tipo de servicios y otras necesidades del plan LEP durante actualizaciones del Plan Metropolitano de Transportación (MTO, por sus siglas en inglés). Durante la revisión, se realizará lo siguiente: Conducir encuestas, hacer trabajo con los interesados y revisar los documentos existentes y las traducciones del sitio de internet para determinar si la asistencia disponible está resolviendo las necesidades de las personas LEP. Evaluar la frecuencia de los encuentros con grupos de lenguaje LEP y la naturaleza e importancia de las actividades de las personas LEP. Determinar la disponibilidad de recursos, incluyendo avances tecnológicos y fuentes adicionales de dinero y los costos. Revisar el conocimiento del personal y el entendimiento del plan LEP y cómo implementarlo así como explorar nuevas avenidas en el entrenamiento del personal y alcance comunitario. Evaluar si los recursos identificados para proveer la asistencia todavía están disponibles y son viables. 26