Komunikimi Bindës Le të dëgjohet zëri i biznesit

Transcription

1 Organizata Efektive e Punëdhënësve A series of hand-on guides to building and managing effective employers organizations Komunikimi Bindës Le të dëgjohet zëri i biznesit Si të hartohen dhe zbatohen strategjitë, teknikat dhe mjetet e komunikimit në mënyrë më efikase ACT/EMP 58

2

3 Organizata Efektive e Punëdhënësve Një seri e udhëzuesve praktik për ndërtimin dhe menaxhimin e organizatave efektive të punëdhënësve Komunikimi bindës Le të dëgjohet zëri i biznesit Si të hartohen dhe zbatohen strategjitë, teknikat dhe mjetet e komunikimit në mënyrë më efikase

4 E drejta e autorësisë Qendra Ndërkombëtare e Trajnimit e Organizatës Ndërkombëtare të Punës 2015 Publikuar për herë të parë më 2010 Publikimet e Zyrës Ndërkombëtare të Punës gëzojnë të drejtën e autorësisë sipas Protokollit 2 të Konventës Universale mbi të drejtën e autorësisë. Megjithatë, mund të riprodhohen fragmente të shkurtra nga to pa ndonjë autorizim, me kusht që të tregohet burimi. Për te drejtat e riprodhimit dhe përkthimit, duhet te aplikohet pranë Byrosë për Publikime (Të drejtat dhe Lejet), Zyra Ndërkombëtare e Punës, CH-1211 Gjenevë 22, Zvicër, ose nëpërmjet it: rights@ilo.org. Zyra Ndërkombëtare e Punës mirëpret aplikime të tilla. Bibliotekat, institucionet dhe përdoruesit tjerë të regjistruar në organizatën për të drejtat e riprodhimit mund të bëjnë kopje në përputhje me licencën që u është lëshuar atyre për këtë qëllim. Vizitoni për organizatën e të drejtave të riprodhimit në vendin tuaj. ILO Organizata Efektive e Punëdhënësve Një seri e udhëzuesve praktik mbi ngritjen dhe menaxhimin e organizatave efektive të punëdhënësve : Komunikimi Bindës Le te dëgjohet zëri i biznesit Si te hartohen dhe zbatohen strategjite, teknikat dhe mjetet e komunikimit në mënyre më efikase / International Labour Organization; ILO DWT and Country Office for Central and Eastern Europe. - Budapest: ILO, 2015 ISBN: International Labour Organization; ILO DWT and Country Office for Central and Eastern Europe. management development / employers organization / developed countries / developing countries / corporate planning / workplace communication / Internet / mass media / employment interview / communication skills / management strategy / checklist Katalogimi i të dhënave të publikuara të ILO-së Përcaktimet e përdorura në publikimet e ILO, të cilat janë në përputhje me praktikat e Kombeve të Bashkuara dhe prezantimi i materialit aty, nuk nënkupton shprehjen e çfarëdo opinioni nga ana e Zyrës Ndërkombëtare të Punës në lidhje me statusin ligjor të ndonjë vendi, zone, territori apo të autoriteteve të tyre, apo në lidhje me përcaktimin e kufijve të tyre. Përgjegjësia për opinionet e shprehura në artikujt e nënshkruar, studimet dhe kontributet tjera qëndron vetëm në autorët e tyre, dhe publikimet nuk përbejnë një përkrahje nga Zyra Ndërkombëtare e Punës për opinionet e shprehura në to. Referimi i emrave të firmave, produkteve dhe proceseve komerciale, nuk nënkupton përkrahjen e tyre nga Zyra Ndërkombëtare e Punës, si dhe çfarëdo dështimi për të përmendur firmën e caktuar, produktin ose procesin komercial, nuk paraqet shenjë të mosmiratimit. Publikimet e ILO mund të merren përmes librashitësve të mëdhenj dhe platofrmave të shpërndarjes digjitale, ose të porositen drejtpërdrejtë nga ilo@turpin-distribution.com. Për më tepër informacion, vizitoni vebfaqen tonë: ose kontaktoni ilopubs@ilo.org. Shtypur në Prishtinë

5 PËRMBAJTJA SEKSIONI I PARË Si ta përdorni këtë udhëzues 5 SEKSIONI I DYTË Komunikimi sipas organizatave të punëdhënësve 6 SEKSIONI I TRETË Menaxhimi i reputacionit: misioni, vizioni dhe vlerat 8 SEKSIONI I KATËRT Plani i komunikimit strategjik dhe mesazhet kyçe 17 SEKSIONI I PESTË Komunikimi brenda organizatës dhe komunikimi me anëtarët 36 SEKSIONI I GJASHTË Komunikimi përmes internetit 42 SEKSIONI I SHTATË Komunikimi me mediat 49 SEKSIONI I TETË Teknikat e intervistimit 56 SEKSIONI I NËNTË Teknikat e prezantimit 63 SEKSIONI I DHJETË Menaxhimi i krizës 67 SEKSIONI I NJËMBËDHJETË Bibliografia 73 iii

6

7 Si ta përdorni këtë udhëzues I. Seksioni i parë Si ta përdorni këtë udhëzues SEKSIONI 1 Komunikimi bindës i takon serisë së udhëzuesve praktik të Organizatës Efektive të Punëdhënësve të botuara nga Byroja për Aktivitete të Punëdhënësve të e ILO-së dhe Programi për Aktivitete të Punëdhënësve të Qendrës Ndërkombëtare të Trajnimit të ILO-së (Organizata Ndërkombëtare e Punës). Udhëzuesi aktual kryesisht ka për qëllim të ndihmon menaxherët, zyrtarët apo drejtorët e organizatave të punëdhënësve në vendet më pak të zhvilluara, ose ato me ekonomi në tranzicion, për të zhvilluar një qasje efektive, profesionale për komunikim brenda organizatës dhe jashtë saj. Për më tepër, këta udhëzues mund të jenë burim i këshillave të vlefshme edhe për udhëheqësit e organizatave rajonale dhe sektoriale përgjegjëse për përfaqësimin e interesave të punëdhënësve edhe për ata të organizatave kombëtare të punëdhënësve në vendet e industrializuara, veçanërisht në qoftë se ata dëshirojnë të vlerësojnë qasjet dhe praktikat e tyre aktuale. Komunikimi bindës është dizajnuar si një burim referimi për praktikat më të mira në komunikim. Natyrisht, çdonjëri duhet t i përshtat praktikat individuale me kulturën dhe situatën në teren të secilit vend ose komunitet ku ata operojnë. Megjithatë, komunikimi i ka bazat e përbashkëta në organizimet njerëzore dhe themelet mbeten në çfarëdo rajoni të botës ku ato zhvillohen. Aty qëndron pasuria dhe bukuria e komunikimit: është universale! Praktikat më të mira Kjo është teoria', por teoria rrjedh nga një praktike e gjatë. Ajo ju ofron një bazë të fortë për zotërimin e çdo teme. Ndonjëherë, kjo është ilustruar me diagrame dhe tabela për t ju ndihmuar në praktikë. Ushtrimet Ushtrimet mund të përdoren në grup apo individualisht, kështu që mund të mësoni shpejtë para se të filloni. Listat kontrolluese të praktikave më të mira Në fund të çdo seksioni, këto lista ju mundësojnë të shihni se ku qëndroni në krahasim me praktikat e mira. Përdorni ato për të përmirësuar praktikën tuaj personale. 5

8 Organizata Efektive e Punëdhënësve KOMUNIKIMI BINDËS II. Seksioni i dytë Komunikimi sipas organizatave të punëdhënësve Komunikoj, prandaj edhe jam Tani që përmes një klikimi të thjeshtë të miut, kushdo mund të plason zërin, mendimin, mospajtimin apo kritikat e tyre në një qytet, rajon ose vend, apo edhe në gjithë botën, nuk është më e mundur ekzistenca... pa komunikim. Marrëdhëniet me publikun, një disiplinë që fokusohet në krijimin e një imazhi pozitiv të organizatave, u shfaq në mesin e shekullit të kaluar për shkak se kompanitë e kishin vërejtur se sa shumë kishin ndikuar mediat në mjedisin e tyre biznesor. Tanimë ishte e pamundur që të injorohet opinioni publik apo avokuesit dhe përdoruesit e rinj si Ralph Nader, një personalitet mediatik, i cili nuk hezitonte të përdor median për t i trazuar qytetarët. Qasja në media (shpeshherë e quajtur shtresa e katërt ) ishte bërë një mjet i qartë për përdorim nga ana e kompanive: një mënyrë për të ndikuar pozitivisht në mjedis për të ruajtur progresin e tyre ekonomik. Disiplina ka arritur në nivel të lartë, jo për shkak të modës, por nga nevoja e thjeshtë. Më mirë është të flisni për vetën tuaj me fjalët tuaja se sa të lejoni të tjerët të flasin për ju, me fjalët e tyre. Organizata e punëdhënësve flet në emër të anëtarëve të saj dhe kësisoj bizneseve karshi autoriteteve publike, sindikatave, mediave, akademisë, shoqërisë civile dhe organizatave joqeveritare. Ajo shpreh mendimet, negocion projektligje, kryen studime edhe ndërmerr iniciativa të përbashkëta me organizatat tjera. Prandaj, është e qartë që organizata e punëdhënësve është para se gjithash një biznes... një biznes komunikimi! Tanimë kemi një gjysmë shekulli përvojë për të vendosur rreth ligjeve themelore që e bëjnë komunikimin një kontribuues në interes të organizatës. Ato janë të thjeshta mirëpo mjaft sfiduese: komunikimi duhet të jetë i qëndrueshëm, i kuptueshëm dhe sistematik. Komuniko, mos improvizo Konsistent: i përshtatshëm për çështjen dhe fushën e interesit të njerëzve të cilëve i drejtohet. Për shembull, të folurit për çështje politike në televizion pa e ndërlidhur ndikimin e tyre në jetën e përditshme ka shumë pak kuptim për qytetarët. I kuptueshëm: duhet t i përshtatet një kornize, një logjike që shprehet në kohëzgjatje dhe afat kohor të saj. Për shembull, nëse vazhdimisht ndryshoni mendimet tuaja dhe tregoheni oportunist, ju e humbisni besueshmërinë tek njerëzit të cilët ju dëgjojnë dhe besojnë. Sistematik: bota e komunikimit është gjithmonë në lëvizje. Nuk ndalet asnjëherë. Ajo çfarë është e vërtetë sot, mund të ndryshon të nesërmen. Të kesh ndikim real në opinion publik ose në grupet e synuara, nuk mjafton vetëm dërgimi i një mesazhi. Për shembull, për t i bindur politikanët që të ndryshojnë një ligj, ju duhet të adresoni çështjen përmes kanaleve të ndryshme të komunikimit, përmes opinion-bërësve të ndryshëm për muaj të tërë. Bëhuni profesionistë të vërtetë të komunikimit Në seksionet e mëposhtme, ju do të mësoni hap pas hapi se si të bëheni një organizatë që përdor komunikimin efektiv në udhëheqjen e veprimeve tuaja drejt përmbushjes së plotë të kërkesave të anëtarëve tuaj. Në seksionet e mëposhtme, do t i trajtojmë aspektet e ndryshme të komunikimit nga organizatat e punëdhënësve. Seksioni 3: Menaxhimi i reputacionit Së pari, zbulo pse reputacioni i organizatës suaj është ndërthurur me suksesin nga përpjekjet tuaja, dhe mëso ta zhvillosh atë duke përdorur arsyen 6

9 Komunikimi sipas organizatave të punëdhënësve kryesore (raison d etre) të organizatës suaj, vizionin e së ardhmes dhe vlerat që udhëheqin veprimet tuaja. Seksioni 4: Plani i komunikimit strategjik dhe mesazhet kyçe Duke u nisur nga fakti që komunikimi duhet të jetë i qëndrueshëm, i kuptueshëm dhe sistematik, mësoni si të zhvilloni një strategji dhe një plan komunikimi, dhe si t i caktoni mesazhet kyçe. Seksioni 5: Komunikimi brenda organizatës dhe komunikimi me anëtarët Si të sigurohet komunikimi efektiv brenda organizatës suaj? Duke ditur që reputacioni ndërtohet nga brenda-jashtë, është jetike që të bëheni profesionistë të vërtetë. Po ashtu do të zbuloni praktikat më të mira aktuale në komunikim me anëtarët dhe anëtarët potencial. Seksioni 6: Komunikimi përmes internetit Kjo formë e re e komunikimit është duke e zëvendësuar komunikimin tradicional. Grupi i mjeteve tuaja për komunikim elektronik është paraqitur në këtë seksion. Seksioni 7: Komunikimi me mediat. Si të zhvillohet dhe ruhet një lidhje e qëndrueshme me mediat? Qasja e tyre në mënyrë profesionale. Në ilustrojmë metodat dhe praktikat e përdorimit më të mirë të secilit mjet, në harmoni me objektivat tuaja. Seksioni 8: Teknikat e intervistimit Nuk mund të improvizoni një intervistë, përveç nëse ju pëlqejnë rreziqet dhe fatkeqësitë. Fatkeqësisht, ato janë të shumta... shpeshherë për shkak të mungesës së përgatitjes. Në këtë seksion, ju mësoni për një teknikë shumë efektive të intervistimit e cila është krijuar nga vetë gazetarët për përdorim në të gjitha rrethanat. Seksioni 9: Teknikat e prezantimit Organizata juaj është një ndërmarrje e komunikimit. Por si mund t i bindni bashkëbiseduesit tuaj për vlerën e veprimit tuaj, me argumentet tuaja, të propozimeve tuaja? Këtu, po ashtu, ekziston një teknikë e sigurt, bazuar në atë se si punon truri jonë. Përsëri, për përdorim në të gjitha rrethanat. Seksioni 10: Menaxhimi i krizës Tejkalimi i krizës përmes komunikimit. Fatkeqësisht, jo gjithmonë jetojmë në një botë të qetë. Krizat mund të shfaqen pa paralajmërim. Mund të vihet në pikëpyetje reputacioni i organizatës suaj, anëtarëve tuaj apo ndonjë zyrtari. Pasi që para-përgatitja është gjysma e betejës, ju do të mësoni në këtë seksion si të përgatiteni për ndonjë eventualitet. SEKSIONI 2 7

10 Organizata Efektive e Punëdhënësve KOMUNIKIMI BINDËS III. Seksioni i tretë Menaxhimi i reputacionit: misioni, vizioni dhe vlerat Për çka shërben reputacioni? Shikoni përreth jush. A keni ndonjë mendim për organizatat tjera përreth jush? A është mendim pozitiv? Negativ? Si e shihni qeverinë, sindikatat? Si i shihni mediat? Sa besim keni në ndonjë udhëheqës specifik? Në fakt, pa menduar shumë, ne kemi mendime të gatshme për botën që na rrethon. Ndonjëherë këto pikëpamje përkojnë me realitetin. Shumë shpesh, ato reflektojnë vetëm një pjesë të realitetit ose të vërtetës. Mirëpo, në çdo rast, ato ndikojnë në mënyrë të qartë në supozimet tona dhe se si lidhemi me të tjerët. Në vitet e 80-ta ishte zbuluar se disa brende kishin kapital të dëshiruar, i cili iu ndihmonte atyre që t i shesin produktet dhe të sigurojnë besimin e klientëve. Me kalimin e kohës, ky fenomen është përhapur tek bizneset dhe organizatat. Disa firma kanë kapitalin e besueshëm të lartë, që u lejon atyre të funksionojnë më mirë se konkurrentët e tyre. Për shembull, është më lehtë t i tërheqësh njerëzit më të mirë në treg nëse reputacioni i organizatës suaj është pozitiv dhe i fuqishëm. Organizatat e tilla janë më rezistente se të tjerat ndaj të papriturave të tregut. Ato kanë qasje më të lehtë në kapital dhe tek politik-bërësit. Shkurt, reputacioni i mirë mund ta ngrit në mënyrë të ndjeshme përformancën e secilës organizatë, në të gjitha fushat e saj të veprimit! Kjo është e vërtetë dhe përkitazi për këtë është krijuar një disiplinë e re në fushën e komunikimit: menaxhimi i reputacionit. Kjo disiplinë është krijuar në vitin 1997 nga Charles Fombrun në bashkëpunim me kompaninë Harris Interactive. Ideja është analizuar në mënyrë shkencore. Ajo ka filluar me një pyetje. A kanë kompanitë të cilat vazhdimisht përformojnë më mirë se të tjerat dhe kanë reputacion në treg, karakteristika specifike të përbashkëta që i atribuohen suksesit të tyre? Duke analizuar rreth 40 kompani, Charles Fombrun ishte në gjendje të arrij në konkludim se reputacioni përbëhej nga 23 atribute (të identifikueshme) përgjatë shtatë dimensioneve. Secili atribut mund të matet, dhe autori ishte në gjendje të krijon një koeficient të reputacionit i cili mat reputacionin dhe lidhjet direkte të firmës me përformancën e saj në raport me të gjithë akterët e saj. 8

11 Menaxhimi i reputacionit: misioni, vizioni dhe vlerat Atributi Inovativ I pari në treg Vepron shpejtë në ndryshime Cilësi e lartë Inovativ Vlerë e shtuar Mbron produktet / shërbimet e saj Kapitalizohet me mundësitë e tregut Lidership i shkëlqyer Vizion i qartë i së ardhmes I menaxhuar mirë Punëdhënës i mirë Punëtor të talentuar Tejkalon performancat e konkurrentëve të tij Përfitueshmëri e demonstruar Investim me rrezik të ulët Perspektivë e rritjes I përkushtuar ndaj kauzave të mira Respekton ambientin I trajton mirë punëtorët I hapur, transparent Sillet në mënyrë të duhur I ndershëm në punën e tij Dimensioni Inovacioni Produktet dhe shërbimet Vizioni dhe lidershipi Ambienti i punës Performanca Përgjegjësia sociale Qeverisja SEKSIONI 3 Çfarë vlen për një kompani, vlen edhe për një organizatë të punëdhënësve. Reputacioni i organizatës suaj mund të ndihmon në hapjen e dyerve, në lobim, tërheqje të anëtarëve të rinj, mbajtjen e anëtarëve aktual, në llidhje me organizatat ndërkombëtare, etj. Kjo është po ashtu edhe një kapital që duhet të ushqehet në mënyrë të vazhdueshme, përmes parimeve dhe sjelljeve të përbashkëta nga i gjithë stafi. Jo të gjitha atributet e lartpërmendura aplikohen në organizatën tuaj. Përformanca e organizatës suaj do të reflektohet në aftësinë e saj për të ndikuar në shoqëri, në peshën e saj si akter me rastin e diskutimit dhe përpilimit të politikave të reja, sa proaktive është në analizimin e zhvillimeve ekonomike dhe sociale në vendin tuaj. Mirëpo, shumica dërmuese e atributeve aplikohen në organizatën tuaj. NJË USHTRIM I THJESHTË QË MUND TË BEHET ME DISA KOLEGË, QË MUND TË JU NDIHMOJ TË MENDONI PËR REPUTACIONIN E ORGANIZATËS SUAJ. 1. Rishikoni listën e atributeve dhe mundësisht rregulloni përformancën. 2. Vlerësoni secilin dimension individual. Çfarë note nga një deri në dhjetë do t i jepnit organizatës suaj në secilën prej atributeve të rëndësishme? Krahasoni rezultatet. Cilat janë arsyet për rezultate nën-mesatare (më pak se 5)? 3. Bëni ushtrimin e njëjtë me disa njerëz që i njihni mirë në mesin e anëtarëve tuaj, opinionistë dhe gazetarë për të cilët keni mendim të lartë. 4. Krahasoni pikëpamjet e tyre me tuajat. A mund të vëreni se cilat fusha kanë nevojë për përmirësime? 9

12 Organizata Efektive e Punëdhënësve KOMUNIKIMI BINDËS Reputacioni Elementet e dukshme Aktivitetet Vlerat Vizioni Arsyeja madhore Si të zhvillohet reputacioni Reputacioni zhvillohet me durim dhe vendosmëri duke filluar brenda për brenda organizatës. Në të vërtetë, një organizatë apo biznes mund të krahasohet me një qepë: shtresat e ndryshme mbulojnë njëra tjetrën. Pa shtresat e brendshme, shtresat e jashtme nuk do të ekzistonin. Të marrim një organizatë të punëdhënësve dhe ta shikojmë nga jashtë si një vëzhgues neutral. Gjëja e parë që shohim janë elementet e dukshme, të prekshme si: ueb-faqet, publikimet, artikujt e gazetave, intervistat televizive, seminaret, etj. A mjaftojnë këto që të nxirrni një mendim rreth saj, që të krijohet një reputacion? Jo. Mund të keni një pikëpamje sipërfaqësore dhe të njëanshme, por mungon thellësia për t i përkrahur idetë e saj ose jo. Shtresa e artikujve të dukshëm nuk mjafton në krijimin e reputacionit për organizatën. Pra, kërko në shtresën tjetër. Këtu i gjejmë të gjitha aktivitetet dhe betejat e organizatës mbi çështjet e rëndësishme që shqetësojnë të gjithë shoqërinë njerëzore. Në këtë shtresë, po ashtu, gjejmë të gjitha aktivitetet e organizatës të cilat shpesh herë dihen vetëm pjesërisht, ose edhe janë të panjohura, nga anëtarët e saj ose nga audienca e jashtme. Duke marrë parasysh elementet dhe aktivitetet e dukshme, mund të kemi një ide të plotë se cilat janë qëndrimet e organizatës. Por, a është e mjaftueshme të krijohet një lidhje më e qëndrueshme ndërmjet meje dhe organizatës? Jo! Akoma më mungojnë disa elemente para se të mund t i jap organizatës besimin tim, para se të mund të vërtetoj qëndrimin e saj dhe çfarë bën. Unë mund t i gjej ato elemente vetëm në zemër të organizatës, në arsyen madhore të ekzistencës së saj (raison d être) (misionit të saj ), në vizionin të cilin e zhvillon për t i përmbushur ndryshimet në shoqëri dhe vlerat që mishëron dhe i mbron. Reputacioni krijohet nga zemra e organizatës. Ajo i ka rrënjët në arsyetimin e saj, duke u shpalosur përmes një vizioni të artikuluar qartazi dhe frymëzues, dhe në pranimin e vlerave reale. Së bashku, këto formojnë personalitetin e organizatës. Ky personalitet do të ndikon në atë se si organizata e punëdhënësve synon të mbron interesat e anëtarëve të saj, si i kryen ajo aktivitetet e saj duke i kthyer në veprime konkrete në terren. Të gjitha këto elemente (e tërë qepa) do të krijojnë reputacionin e organizatës dhe e bëjnë këtë të qëndrueshme. Gjatë zhvillimit të reputacionit të organizatës suaj, hapi i parë është përcaktimi i personalitetit të saj. Kjo ka tri elemente bazë: Arsyeja madhore (raison d être) e organizatës (po ashtu e quajtur misioni i saj) Vizioni i organizatës, e cila në vete përbëhet nga dy elemente: Objektivat e fuqishme dhe ambicioze ( BHAG shih më poshtë); Vlerat që i promovon organizata. Ne do t i shqyrtojmë këto komponentë të ndryshme në faqet në vijim. 10

13 Menaxhimi i reputacionit: misioni, vizioni dhe vlerat 1. Raison d être: misioni i organizatës Raison d être është arsyeja e ekzistencës së organizatës. Përse është krijuar organizata juaj? Çfarë duhet të bën? Më fjalë të tjera, deklarata e misionit është një përshkrim i përmbledhur se çfarë ka vendosur organizata të arrin. Raison d être kryesisht i dedikohet stafit të organizatës suaj, pra për përdorim të brendshëm të organizatës, edhe nëse gjendet në shumë dokumente dhe media, siç është ueb-faqja e juaj. Misioni duhet të qëndroj për të paktën 15 vite. Ky është themeli i ekzistencës suaj, kështu që është krijuar për të qëndruar më gjatë! Përderisa është praktikë e mirë për të rishikuar periodikisht deklaratën e misionit kundrejt strategjive dhe programeve të punës, kjo kryesisht bëhet për të kontrolluar nëse programet e punës janë në përputhje me misionin e deklaruar të organizatës. A është përcaktuar qëllimi i organizatës suaj? A e keni bërë ushtrimin e definicionit? Udhëzuesi i dytë praktik për krijimin dhe menaxhimin e organizatave të punëdhënësve e botuar nga Byroja për Aktivitete të Punëdhënësve të ILO-së, që fokusohet në strategji, përfshin një seksion për hartimin e deklaratës së misionit (f. 9) SEKSIONI 3 USHTRIM: PËRCAKTONI MISIONIN Më së miri është të bëhet ushtrimi në grupe, me disa kolegë, dhe mundësisht me një ose më shumë anëtarë për të cilët keni mendim të lartë sa i përket sinqeritetit dhe kreativitetit të tyre. Rekomandojmë një përbërje prej gjashtë personave për ketë ushtrim. Një metodë e thjeshtë por efektive është parashtrimi i pyetjes Përse ekzistojmë?' pastaj pyetja pse tri herë tjetër radhazi. 1. Pse ekziston organizata jonë? Të gjithë pjesëmarrësit i vendosin përgjigjet e tyre në një dokument që keni përgatitur më parë. Kontrolloni përgjigjet dhe ktheni ato në fjalë kyçe në një tabelë. 2. Pse? Pastaj kërkoni shpjegim nga secili pjesëmarrës për përgjigjen e tyre. Mundësojuni atyre që të punojnë individualisht, pastaj kontrolloni prapë secilën përgjigjen dhe i ktheni ato në fjalë kyçe në një tabelë. 3. Pse? Përsëritni hapin e mëparshëm, prapë me pyetjen se pse kanë dhënë përgjigjen e mëparshme. 4. Pse? Përsëritni hapin e mëparshëm, prapë me pyetjen se pse kanë dhënë përgjigjen e mëparshme. Në këtë pikë, nëse arrini deri këtu, ju keni arritur thelbin e të qenit të arsyeshëm (raison d'être). A ekziston konsensusi në grup për fjalët më të rëndësishme kyçe? Përdorni të gjithë këtë material për të hartuar draftin e parë të misionit me më PAK FJALI KYÇE. Prezantoni ato që të vlerësohen nga anëtarët e grupit. Nëse ata janë të kënaqur me ato pak fjali tuaja, sigurohuni se misioni juaj të jetë i arsyeshëm me të gjithë. Përvoja tregon se është e panevojshme që të mbahet një votim i stafit ose anëtarëve tuaj për të validuar këtë punë. Nuk ia vlen barra qiranë! 11

14 Organizata Efektive e Punëdhënësve KOMUNIKIMI BINDËS CITATE KYÇE Autorët James C. Collins dhe Jerry I. Porras, të cilët kanë shqyrtuar suksesin e kompanive vizionare, flasin për Big Hairy Audacious Goals (objektiva të guximshme dhe të mëdha) (BHAG). Misioni juaj duhet të shkruhet në terme të qarta dhe thjeshta. Duhet të jetë i lehtë për t u mbajtur në mend. I gjithë stafi juaj duhet të jetë në gjendje të identifikohet me të, për shkak se kjo i inspiron ata në punën e tyre ditore. Në çdo kohë, stafi juaj duhet të jetë në gjendje t i referohet asaj dhe të vendos nëse ata po veprojnë në përputhje më të, sepse ai nënvizon të gjitha veprimet e organizatës. 2. Vizioni, në mënyrë që të dini orientimin tuaj Organizatat e suksesshme dhe vizionare e kanë përcaktuar vizionin e tyre për të ardhmen, si dëshirojnë të ballafaqohen me të, mënyrat të cilat ata dëshirojnë të përkushtohen, shtegun që synojnë të ndjekin, rezultatet të cilat ata dëshirojnë t i arrijnë. Vizioni sigurisht iu lejon të parashihni një të ardhme të pasigurt. Me fjalë të tjera, vizioni organizativ është deklaratë e objektivave të përgjithshme dhe parimeve udhëheqëse dhe si i tillë nuk i nënshtrohet rishikimit të shpeshtë. Organizatat vizionare e dinë se cilën rrugë duhet të ndjekin! Ato janë të suksesshme në dallim më të tjerat në bërjen e objektivave të tyre atraktive për anëtarët dhe stafin e tyre. Objektivat për t i arritur gjatë viteve të ardhshme janë të mëdha dhe të guximshme. Këto BHAG janë të gjitha sfida që mobilizojnë njerëzit. Sfidat janë të prekshme edhe energjike. Fokusimi në to është i mundur. BHAG-të dhe variacionet në ambiciet e organizatës duhet të jenë të qarta. Ato ofrojnë stimuj pozitiv për të shikuar përtej vetes në arritjen e objektivave të përbashkëta të organizatës. Ato janë të guximshme dhe mbeten të vlefshme, pavarësisht nga qarkullimi potencial nga menaxherët përgjegjës për arritjen e tyre hap pas hapi. Prandaj ato qëndrojnë mirë për brezat e stafit. BHAG-të veprojnë si katalizator për energjinë e shpenzuar nga organizatat dhe udhëzojnë tërë organizatën drejt të njëjtit qëllim përfundimtar. Vizioni reflekton motivimin e stafit për të investuar në organizatë. Ajo krijon frymën dhe kulturën e organizatës. Aty ne gjithashtu gjejmë angazhimin social, moral, etik dhe të sjelljes së organizatës dhe personelit të saj. Çfarëdo që të jetë personaliteti apo karizma e Kryesuesit apo CEO, vizioni shkon përtej vulës së tyre. Vizionet kështu i mbijetojnë brezave të udhëheqësve. Në biznes, ato tejkalojnë shumë cikle të produkteve dhe shërbimeve. Autenticiteti i vizionit duhet t i jap stafit edhe të gjithë anëtarëve orientimin, frymëzimin dhe energjinë me të cilat do t i kryejnë detyrat e organizatës. Ajo duhet të jetë motivuese. Vizioni nuk është as një ushtrim i futurologjisë as stuhi kreative mendimesh, çfarëdo që dikush mund të mendoj. Ky është përkthimi i qëndrimit të organizatës ndaj ndryshimeve në shoqëri dhe nevojave që rrjedhin prej tyre. 12

15 Menaxhimi i reputacionit: misioni, vizioni dhe vlerat USHTRIM: CAKTONI VIZIONIN E ORGANIZATËS SUAJ Për të caktuar vizionin e organizatës suaj, ju rekomandojmë të përdorni një grup të përzier të stafit dhe anëtarëve të përzgjedhur për të përfaqësuar energjinë e organizatës suaj. Hapi 1. Shtyllat mbi të cilat duhet ndërtuar vizionin tuaj. Gruponi trendët që më së shumti ndikojnë tek anëtarët në vendin tuaj gjatë 10 viteve të ardhshme. Këto do të jenë shtyllat mbi të cilat do të ndërtoni vizionin tuaj. Zhvillimet ekonomike Ndryshimet sociale Zhvillimet politike Të tjera. Krijoni një grup prej 3 ose 4 personave që të punoj për secilën pikë. Përmes hulumtimit, diskutimit dhe debatit, secili grup do të identifikon, sa më konkretisht që të jetë e mundur, fenomenet, zhvillimet dhe pikat kryesore që do të ushtrojnë më së shumti ndikim në të ardhmen e anëtarëve. Në të njëjtën kohë, secili grup propozon objektivat konkrete sa i përket secilit zhvillim të rëndësishëm. Kjo mund të zgjasë disa javë. Kjo shpeshherë ndihmon që të organizohen takime me opinion-formuesit, akademikët prominent, gazetarët dhe individët tjerë kyç ku profesioni apo funksioni i të cilëve u jep një pasqyre më të qartë të zhvillimeve. Grupet e punës do të angazhohen në hulumtime dhe sinteza të ardhshme që, nga ana tjetër do të bëjë komitetin tuaj ekzekutiv të vendos mbi qëndrimin e organizatës ndaj mjedisit të saj ndryshues të punës. SEKSIONI 3 Hapi 2. Përdorni propozimet për të vendosur rreth BHAG suaj. Këto objektiva mund të jenë qoftë cilësore apo sasiore. Shembuj Cilësor: Kompania farmaceutike: bëni të gjitha përpjekjet dhe siguroni që secili qytetar mund të ruaj, arrij dhe/ose të rimarr veten në nivelin më të lartë shëndetësor në përgjithësi. Universiteti Amerikan: Bëhuni Harvard i vendit tuaj. Kompania e distribucionit: Sigurohuni që të varfrit të mund ta përballojnë atë që e blejnë të pasurit. Shembuj Sasior: Kompani e TI-së: Dyfishimi i qarkullimit tonë çdo 5 vite. Kompani shërbyese: Arritja e 100,000 klientëve dhe një qarkullimit prej një miliard dollarëve për 10 vite. Hapi 3. Kur të definohet mirë BHAG-u juaj, shkruani atë në një formë motivuese dhe të fuqishme. Ai duhet t i inspiroj ata të cilët e lexojnë. Ky pastaj do të ndahet në plane vjetore veprimi që vit pas viti do të udhëheq zhvillimin e organizatës suaj, e cila është bërë vizionare. Shih po ashtu Udhëzuesin II (Strategjia) për krijimin dhe menaxhimin e organizatave të punëdhënësve të botuar nga Byroja për Aktivitete të Punëdhënësve të ILO-së (faqe 33). 13

16 Organizata Efektive e Punëdhënësve KOMUNIKIMI BINDËS 3. Vlerat për udhëzimin e veprimit Çelësi i tretë në krijimin e një personaliteti të fortë që do të dallonte organizatën tuaj dhe do të zhvillonte reputacionin e saj janë vlerat e shkëmbyera dhe të mishëruara nga të gjithë punonjësit. Me fjalë tjera, këto janë besimet ose parimet udhëzuese të ndara nga të gjithë, p.sh. rezultatet e cilësisë dhe shërbimet e vlerës për para. Është interesante se vlerat e cituara në shumicën e kompanive sot nga vetë punonjësit janë respekti, sinqeriteti dhe fryma ekipore (të përfshira në punë). Ju i përvetësoni vlerat për shkak se ato ju sfidojnë dhe iu lejojnë të bëni punën tuaj më së miri. Jo për hir të modës. USHTRIMI: ZBULONI VLERAT E ORGANIZATËS SUAJ Edhe në këtë rast, nuk ka të bej me stuhitë kreative të mendimeve apo me vlerat e kopjuara nga organizatat tjera. Nëse vlerat nuk ndihen realisht nga stafi, asnjëherë nuk do të krijoni një personalitet të fuqishëm që do të krijon reputacionin tuaj. Bëni këtë ushtrim me kolegët tuaj, në mënyrë ideale në një grup prej 5 personave. Nëse ka më shumë, atëherë bëni dy grupe që punojnë në të njëjtën kohë. Ekzistojnë 9 nga 10 shanse që dy grupet do të arrijnë në përfundime të njëjta! Gjithsej një sesioni prej +/- 4 orëve. Pyetje 1. Tregoni tri vlera që ju udhëheqin juve në jetën tuaj private dhe të cilat janë më të rëndësishmet për ju. Jepni për secilën pesë minuta kohë për të menduar. Kërkoni nga secili pjesëmarrës të shkruaj (me një marker me shkronja të mëdha) secilën vlerë në një format të gjerë (12.5 x 7.5 cm) postojeni atë. Mblidhni postimet. Kontrolloni secilën dhe pyetni secilin pjesëmarrës të shpjegoj zgjedhjen e tyre. Ngjitni ato në një tabelë. Vendosni vlerat e ngjashme së bashku. Fokusoni diskutimin tek ato. Pyetje 2. Tregoni tri vlera që janë më të rëndësishmet në punën tuaj. Bëni të njëjtin veprim si në pyetjen 1. Ngjitni postimet në një tabelë tjetër. A i gjeni vlerat e përbashkëta mes jetës privatë dhe punës? Nëse po, bashkoni ato në një përmbledhje në tabelë. Pyetje 3. Nga vlerat përmbledhëse, kërkoni nga pjesëmarrësit të zgjedhin tri vlera themelore të cilat po të mos ishin akoma të pranishme, do t i shtynin ata që të lënë organizatën. Secili pjesëmarrës mund të votoj duke vënë një shenjë (tik) pranë secilës nga tri vlerat që ata i përzgjedhin. Mbani në mend tri vlerat që marrin më së shumti vota. Këto janë ato të cilat do t i miratoni për tërë organizatën tuaj. Por ushtrimi nuk përfundon këtu! Në mënyrë që vlerat tuaja të nxisin sjelljen e dëshiruar, ju duhet t i lidhni ato me të drejtat dhe detyrimet. Kjo i bën vlerat konkrete, dhe ju do të shihni se në terren kjo është e vetmja mënyrë për të ndryshuar sjelljen. Kërkoni nga grupi t i caktoj 3 të drejta specifike dhe 3 detyra specifike për 3 vlerat që ata i zgjedhin. 14

17 Menaxhimi i reputacionit: misioni, vizioni dhe vlerat Për shembull: Një organizatë konstaton se marrja e iniciativës është vlerë themelore për të ardhmen. Marrja e iniciativës do të thotë më shumë rrezik. Nëse marr iniciativa pesë herë në ditë në vend se të marrë vetëm një iniciativë, mund të bëj më shumë gabime se në të kaluarën. Gjithashtu së bashku me të drejtat dhe detyrat, duhet të përcaktojmë se unë kam të drejtë të bëj gabime, por edhe detyrë për t i raportuar të gjitha ato, ashtu që të tjerët të mos i përsërisin. Përndryshe, askush nuk do të merr më iniciativa dhe vlera do të mbetet vetëm një koncept në letër. LISTA KONTROLLUESE E PRAKTIKAVE MË TË MIRA NË MENAXHIMIN E REPUTACIONIT SEKSIONI 3 Misioni Misioni i organizatës suaj është përcaktuar në mënyrë formale Misioni është i përmbledhur dhe i kuptueshëm për të gjithë Misioni është komunikuar brenda organizatës Misioni është komunikuar në ueb-faqen tuaj Misioni i nënshtrohet debatit brenda organizatës kurdo që hartoni një strategji komunikimi Misioni i komunikohet dhe shpjegohet gjithë stafit të ri Misioni i komunikohet dhe shpjegohet gjithë anëtarëve të rinj Ekziston një dokument që shpjegon çdo fjali të misionit në më shumë detaje Misioni është përdorur për të vlerësuar rezultatet e gjithë komunikimit tuaj në mënyrë vjetore Vizioni Vizioni i organizatës suaj për 3-5 vite, është përcaktuar në mënyrë formale Vizioni është krijuar mbi objektiva ambicioz cilësore ose sasiore (BHAG) Vizioni është i përmbledhur dhe i kuptueshëm për të gjithë Vizioni është komunikuar dhe shpjeguar brenda organizatës Vizioni është komunikuar në ueb-faqen tuaj Vizioni i nënshtrohet debatit brenda organizatës kurdo që hartoni një strategji komunikimi Vizioni i komunikohet dhe shpjegohet gjithë stafit të ri Vizioni i komunikohet dhe shpjegohet gjithë anëtarëve të rinj 15

18 Organizata Efektive e Punëdhënësve KOMUNIKIMI BINDËS Ekziston një dokument që shpjegon çdo fjali të vizionit në më shumë detaje Vizioni është përdorur për të vlerësuar rezultatet e gjithë komunikimit tuaj në mënyrë vjetore Vlerat Vlerat që udhëzojnë organizatën tuaj janë përcaktuar zyrtarisht Të drejtat dhe detyrat të lidhura me çdo vlerë janë përcaktuar Vlerat janë komunikuar brenda organizatës Vlerat janë komunikuar në ueb-faqen tuaj Vlerat iu janë komunikuar dhe shpjeguar gjithë stafit të ri Vlerat iu janë komunikuar gjithë anëtarëve të rinj Vlerat përfshihen në vlerësimet individuale (politikat e burimeve njerëzore) Vlerat përdoren për të hartuar një kod të sjelljes në udhëzimin e gjithë komunikimeve tuaja 16

19 Plani i komunikimit strategjik dhe mesazhet kyçe IV. Seksioni i katërt Plani i komunikimit strategjik dhe mesazhet kyçe Zhvillimi i strategjisë së komunikimit Vlerësimet sistematike Çelësi i çfarëdo strategjie efektive të komunikimit bazohet në tri fjalë: qëndrueshmëri, kuptueshmëri dhe sistem. Organizata juaj ka shumë objektiva. A duhet t i arrij të gjitha ato në të njëjtën kohë? Disa objektiva janë afatshkurtra, të tjerat afatgjata. Komunikimi menaxhues është në radhë të parë menaxhim i prioriteteve dhe kufizimeve. Prioritetet sa i përket veprimeve dhe rezultateve, kufizimeve kohore dhe buxhetit. Për të siguruar qëndrueshmëri në komunikim, së pari do të provojmë të kuptojmë audiencën, pra kujt po i flasim. Çfarë mendojnë ata për neve? A kemi pika të forta që duhet t i nxjerrim në pah apo dobësi që duhet t i kompensojmë? Ne duhet të njohim mirë organizatën tonë dhe të përdorim këtë njohuri gjatë përgatitjes së të gjitha aktiviteteve tona të komunikimit. Kuptueshmëria e komunikimit do të sigurohet duke iu referuar vazhdimisht misionit, vizionit dhe vlerave të organizatës. Këto udhëzojnë qasjen tuaj pa marrë parasysh temën. Kuptueshmëria do të përkthehet në mesazhe kyçe që do të përforcon çfarëdo komunikimi. Në fund, sistemi i nevojshëm për arritjen e rezultateve do të ofrohet nga plani i komunikimit. Të qenurit strategjik është të njohësh veten me qëllim të arritjes së progresit më të mirë. Para se të kaloni në strategjinë dhe planin e komunikimit, është mirë të dini se si shihet organizata juaj nga jashtë. Ekzistojnë disa mënyra të marrjes së opinioneve rreth asaj se çfarë jeni ju dhe çfarë bëni. Në vijim janë prezantuar praktikat më të mira, nga më të thjeshtat deri tek ato më komplekse dhe të kushtueshme në kohë dhe në të holla: vlerësimet sistematike të veprimeve, regjistri i opinioneve, analiza e shtypit, analiza SWOT, fokus grupi dhe anketat e opinioneve. Kur të ndërmerrni ndonjë veprim të jashtëm apo të brendshëm, bëni një vlerësim sistematik dhe objektiv të veprimit tuaj, duke i lejuar pjesëmarrësve te komentojnë pas takimeve përmes një pyetësori të thjeshtë dhe anonim. Këto pesë pyetje zakonisht mjaftojnë: A ishte mbuluar mirë tema e lajmëruar? A keni gjetur atë që keni kërkuar? Nëse jo, shpjegoni,ju lutem, pse? A dëshironi që çështjet tjera të mbulohen në të ardhmen? Nëse po, cilat? A e njihni organizatën e punëdhënësve? A i ka ngritur kapacitetet veprimi i pjesëmarrësve? Ditari i opinioneve Ditari krahasohet me regjistrin e anijes, ku kapiteni i regjistron tiparet e lundrimit për secilën ditë: fuqinë dhe drejtimin e erës, lartësinë e valëve, anijet e takuara, ngjarjet në anije (sëmundjet, aksidentet, etj.). Kështu të regjistruara, këto fakte janë të dobishme nëse paraqiten probleme, sepse ato e bëjnë të mundur zbulimin e kushteve të sakta që ndikojnë në anije në një kohë të caktuar. Për më tepër, duke i shfletuar ato, kapiteni mund të merr informata të dobishme për udhëtimin e ardhshëm. Regjistri është si kujtesë e ekuipazhit dhe ambient i anijes, të cilat vazhdimisht janë në ndryshim e sipër. Për organizatën tuaj, është gjithashtu e dobishme që rregullisht të shënohen pikat e rëndësishme të bëra nga shumë prej njerëzve që ju takoni: nga bota e politikës deri tek bota ekonomike dhe sociale, anëtarët, opinionistët, etj. Gjatë një viti, ju mblidhni një sasi të madhe të opinioneve, këshillave, kritikave, inkurajimeve dhe tjera. Siç thotë një fjalë e urtë: Fjalët humbasin, shkrimet mbesin. E gjitha që ju duhet, është një fletore e vogël personale në të cilën vazhdimisht shkruani çfarëdo që ju duket e dobishme dhe e rëndësishme SEKSIONI 4 17

20 Organizata Efektive e Punëdhënësve KOMUNIKIMI BINDËS për organizatën tuaj. Duke i vënë në dukje idetë më të rëndësishme, ju e krijoni këtë ditar të opinioneve që do t ju shërben për mendime të mëtutjeshme. Analiza e shtypit Redaktimet e shtypit janë një burim tjetër shumë i dobishëm i informacionit për imazhin e organizatës suaj. Ne ju referojmë në kapitullin mbi vlerësimin e komunikimit tuaj, faqe 33, e cila merret me këtë temë më në detaje. Analiza SWOT Çdo 2 ose 3 vite, kryeni një SWOT analizë për organizatën tuaj. Kjo do t ju ndihmon pastaj të përgatitni më mirë komunikimin, për shkak se do të sjellë prioritetet tuaja në aspektin e imazhit dhe reputacionit. Analiza SWOT pothuajse është diskutuar gjerë e gjatë në Udhëzuesin II (Strategjia) për krijimin dhe menaxhimin e organizatave të punëdhënësve, e botuar nga Byroja e ILO-së për Aktivitete të Punëdhënësve (faqe 14). Këtu do të ndalemi për një vështrim të shkurtër. Këshillat e thjeshta që duhet t i mbani në mend gjatë analizës SWOT janë: Bëhuni realist dhe objektiv kur të vlerësoni përparësitë dhe dobësitë tuaja. Bëhuni specifik (i saktë). Mos hyni në shumë detaje. Analiza juaj është efektive vetëm nëse është koncize, e thjeshtë dhe e shkurtër. USHTRIM: BËNI NJË SWOT ANALIZË PËR ORGANIZATËN TUAJ Bëni këtë analizë duke punuar në grupe. Jepni kohë të mjaftueshme secilit për tu përgjigjur në pyetjet e shtruara, e pastaj ndani mendimet. Përparësitë Cilat janë përparësitë e shërbimeve të mia? Cilat janë përparësitë e organizatës sime? Cilat janë përparësitë e stafit tim? Mangësitë Cilat janë mangësitë e shërbimeve të mia? Cilat janë mangësitë e organizatës sime? Cilat janë mangësitë e stafit tim? Mundësitë 1. Mundësitë që dalin nga ambienti politik Cilat zhvillime aktuale ose të ardhme të krijuara nga mjedisi politik janë një mundësi për organizatën time? Cilat ngjarje aktuale apo të ardhme kanë ndikim pozitiv në organizatën time? 2. Mundësitë që dalin nga anëtarët Cilat zhvillime apo ngjarje mund të ngritin interesin e anëtarëve në shërbimet e mia? Kërcënimet 1. Kërcënimet nga ambienti politik Cilat zhvillime aktuale apo të ardhme përbëjnë kërcënim për organizatën time? Cilat ngjarje aktuale apo të ardhme kanë ndikim negativ në organizatën time? 2. Kërcënimet e ndërlidhura me anëtarët Cilat tendenca apo ngjarje të reja mund ta zvogëlojnë ose eliminojnë interesin e anëtarëve në shërbimet e mia? 18

21 Plani i komunikimit strategjik dhe mesazhet kyçe 3. Mundësitë që dalin nga konteksti socioekonomik Cilat ndryshime sociale favorizojnë organizatën time? Cilat zhvillime ekonomike ofrojnë mundësi të reja në organizatën time? 3. Kërcënimet nga konteksti socio-ekonomik A ka ndonjë zhvillim negativ social për organizatën time? A ka zhvillime ekonomike që janë të dëmshme për organizatën time? = Lista e çështjeve që duhet të konsolidohet dhe theksohet në komunikim = Lista e çështjeve që duhet të përmirësohet. Si? Përmes komunikimit, lobimit Fokus grupet Kjo teknikë është shumë e dobishme për marrjen e opinionit të audiencave të synuara për veprimin tuaj të fundit, por edhe më shumë për veprimin e ardhshëm që dëshironi ta testoni. Bashkoni një ose më shumë fokus grupe me jo më shumë se tetë njerëz (për të siguruar më shumë ndërveprim). Një ide kryesore është një fjali e shkurtër për një propozim për të cilin dëshironi të dini mendimin e pjesëmarrësve. Fokus grupi kryesohet nga moderatori i cili i bën pyetjet dhe siguron që secili të dëgjohet. Moderatori do të hyn në detaje të disa përgjigjeve, do t i vë mendimet konfliktuoze në perspektivë dhe do të siguron mbarëvajtjen e diskutimit. Kjo do të siguron që tema në fund të debatit të mund të shterohet. SEKSIONI 4 Në varësi të çështjes me të cilën do të merreni, një grup mund të përbëhet nga individ që specializohen në këtë temë apo janë përfaqësues të audiencës së synuar që ju dëshironi, dhe për këtë arsye mund të përbëhet nga njerëz të ndryshëm. Kërkesa e vetme është se njerëzit në grup janë të interesuar në çështje. Ideja e kësaj qasje është që pjesëmarrësit të flasin lirshëm për idetë kryesore që ju keni përgatitur paraprakisht. Moderatori nuk shpreh mendimet e veta personale, pasi që kjo mund të ulë spontanitetin e diskutimeve. Emërimi i një moderatori është një ide e mirë i cili është neutral në lidhje me temën. Një diskutim zgjat jo më shumë se një orë e gjysmë. Një koleg do të jetë i pranishëm dhe do të shënon të gjitha idetë dhe mendimet e shprehura gjatë sesionit të grupit. Moderatori dhe kolegu do të hartojnë një përmbledhje me shkrim jo më vonë se një ditë pas diskutimeve. 19

22 Organizata Efektive e Punëdhënësve KOMUNIKIMI BINDËS SHEMBULL: FOKUS GRUPET Ju dëshironi të dini nëse organizata juaj shihet si një lobiste nga ana e anëtarëve tuaj. Ju vendosni të krijoni katër fokus grupe që të mbulojnë aktivitete të ndryshme që janë ndërmarrë nga organizata juaj. Tri idetë tuaja kryesore janë: 1. Qeveria është në përgatitje të një projekt-ligji që do ta ngrit pagën minimale për 5%. A dini ju për këtë projekt? Çfarë mendoni për këtë projekt? Me këtë çështje, të parë, ju hapni një debat për marrëdhëniet ndërmjet autoriteteve dhe anëtarëve tuaj. Merrni shënime për reagimet. Shihni nëse anëtarët tuaj janë të shqetësuar me politikat qeveritare, nëse kanë ndonjë ide se çfarë mund të bëni dhe çfarë mendimi kanë ata për autoritetet. 2. Gjatë tre viteve të kaluara, organizata jonë ka lobuar tek autoritetet për të ndryshuar projekt-ligjin katër herë. A dini për cilat çështje? A e dini se cili është rezultati? Kjo pyetje më e saktë rreth organizatës suaj do t ju bën të kuptoni se a janë në dijeni anëtarët tuaj për lobimin tuaj dhe nëse e dëshirojnë atë apo jo. 3. A mendoni se organizata e punëdhënësve ka pushtet të vërtetë politik dhe a duhet të vazhdoj, të intensifikoj apo zvogëloj lobimin e saj? Pse? Kjo pyetje e fundit do t ju jep mendimet e sakta për lobimin tuaj. Me gjithë atë që është thënë më parë, kjo do t ju jep një pasuri komentesh për analizat e mëvonshme. N.B. më mirë është të fillohet me idetë kryesore të përgjithshme, për të zgjeruar temën sa më shumë që është e mundur. Mos filloni me pyetje specifike për organizatën tuaj. Kjo shpeshherë i bllokon pjesëmarrësit. Për më tepër, kur grupi të jetë futur në temë, diskutimi bëhet më i lehtë. Sondazhi i opinionit Mund ta votoni një mostër përfaqësuese të audiencës suaj të synuar. Në këtë rast, ju nuk po kërkoni vetëm përgjigje cilësore: ju doni të përcaktoni sasinë e opinioneve. Këto sondazhe janë bërë me përdorimin e formave (nganjëherë me internet) ose me telefon. Vini re se ky proces duhet të respekton rregullat e mostrimit statistikor dhe se pyetjet duhet të plotësojnë kriteret specifike me qëllim që të mos i nxjerrin përgjigjet që të shtrembërojnë sondazhin tuaj. Shkurt, një hetim i tillë është çështje për specialistë dhe mjaft i shtrenjtë. Por mbetet një mjet i dobishëm në disa raste. Për shembull, një sondazh i botës politike në lidhje me organizatën tuaj dhe veprimin tuaj mund të vërtetohet si i dobishëm. Ekzistojnë tri lloje të sondazheve: 1. Sondazhet sasiore, me pyetje të mbyllura. Njerëzit përgjigjen vetëm duke u përcaktuar për njërën zgjedhje. 2 Sondazhet cilësore, me pyetje të hapura. Njerëzit mund të shprehin mendimet dhe reagimet. 3. Sondazhet e përziera, më së shumti sasior por edhe cilësor. Në përgjithësi, ngarkesat për sondazhet varen nga numri i pyetjeve dhe lloji (të mbyllura/hapura). Si përmbledhje, për të definuar strategjinë e organizatës suaj, ju duhet të: Analizoni perceptimin e akterëve Analizoni ambientin tuaj Definoni objektivat tuaja themelore të komunikimit Hartoni planin tuaj të komunikimit strategjik (shihni më poshtë). 20

23 Plani i komunikimit strategjik dhe mesazhet kyçe Plani i komunikimit strategjik Plani i komunikimit ju mundëson të strukturoni aktivitetet tuaja të ndryshme të komunikimit. Kjo e lejon zbatimin e sinkronizuar, të kuptueshëm të të gjitha formave të komunikimit, çoftë nga jashtë apo brenda organizatës. Plani i komunikimit nuk mund të improvizohet. Për ta kuptuar drejtë, së pari, përgjigjuni në këto pyetje. Ato do t ju ndihmojnë t i vendosni synimet e juaja: A. Pse dëshironi të komunikoni? Cilat janë synimet tuaja për këtë vit në aspektin e veprimit në terren, projektet e zhvillimit, mbështetjes, mbrojtjes? Cilat janë prioritetet tuaja në aspektin e reputacionit? B. Cilat mesazhe doni t i mbuloni në planin tuaj të komunikimit? C. Cilat janë audiencat tuaja të synuara? D. Cilat metoda do t i përdorni? Cilat mjete të komunikimit? CILAT JANË OBJEKTIVAT E KOMUNIKIMIT TË ORGANIZATËS SUAJ? Ju keni vendosur BHAG tuaja afatgjata, por objektivat e komunikimit tuaj për arritjen e tyre duhet të jenë të sakta. Këtu flasim për synimet SMART: specifike, të matshme, të arritshme, realiste, kufizuara në kohë. Specifike: Një objektiv duhet të jetë specifik, i qartë, dhe i kuptueshëm. "Ju duhet të përmirësoheni" është shumë i paqartë dhe i pasaktë të prodhon rezultate. Çfarë saktësisht pritet? Çfarë është "më mirë" ose "përmirësim"? Një objektiv i saktë ju ndihmon të dini se nga po shkoni, dhe drejton veprimin tuaj në përputhje me rrethanat. Kjo është, për më tepër, lehtësisht e matshme dhe e verifikueshme. Të matshme: Të mos jesh në gjendje të matësh progresin drejt synimeve tuaja është sikur ecni përpara verbërisht pa hartë apo busulle. Kjo nuk është motivuese. "Unë dua të mësoj anglisht" është një synim i paqartë, jo lehtësisht i matshëm. Në të kundërt, "Kur një homolog Anglez më thërret, unë dua të kuptoj kush është, çfarë duan, dhe të jem në gjendje ti përgjigjem" lejon matje më të lehtë kur qëllimi është arritur. Përcaktoni sasinë e rezultateve që kërkoni. Të arritshme: Qëllimet duhet të jenë të arsyeshme dhe qasshme ndaj atyre që dëshirojnë ti arrijnë ato. Nëse vendoset në masë më lartë, ekziston një shtysë që dallohet, në aspektin afatgjatë, synimet e paarritshme janë një dekurajim. Dëshira për ti lëvizur malet, pa i marrë parasysh vështirësitë, të papriturat dhe mjetet materiale (burimet, buxhetin dhe kohën në dispozicion) dënohet me dështim. Realiste: Qëndroni me këmbë në tokë. Të gjithë ne ëndërrojmë të fitojmë para pa punuar fare dhe pa rrezikuar, ose në mënyrë të pamundimshme, ose të jemi gjithmonë të rinj, por e dimë se kjo është utopi. Në vend se të vendosim një synim jo realist si dua që përnjëherë ta tejkaloj frikën e të folurit në publik, vazhdoni me në kongresin tjetër, do të bëj një prezantim në publik për ta forcuar vetëbesimin tim. Të kufizuara në kohë: Një objektiv ka një fillim dhe një fund si dhe një gjatësi kohore të caktuar. Pa kohë të caktuar, objektivat tuaja mund të humbasin në mesin e shumë gjërave që keni për t'i bërë, dhe bien në harresë. Vendosja e një afati kohor krijon një urgjencë që i jep një shtysë ndërmarrjes së veprimeve, duke rritur mundësinë e arritjes së objektivave. Përveç kësaj, një orar i përgatitur mirë duke i renditur të gjitha nën-synimet dhe pikat kryesore të ndërmjetme e bën të mundur progresin dhe ju mundëson të përgëzoni veten për progresin tashmë të arritur i cili është një burim i shkëlqyer i motivimit dhe një nxitje për të vazhduar deri në arritjen e qëllimit final. SEKSIONI 4 21

24 Organizata Efektive e Punëdhënësve KOMUNIKIMI BINDËS Cilat mesazhe dëshiron t i inkorporosh në planin tënd të komunikimit? Ju keni përcaktuar misionin tuaj (shih faqen 11). Ju keni identifikuar vlerat që janë të shtrenjta. Ju do të dëshironit që njerëzit spontanisht t i lidhin ato vlera me ju. Kjo do të thotë se çdo veprim që ndërmerrni duhet të demonstron këto vlera. Ato duhet të reflektohen në të gjitha përpjekjet tuaja në udhëheqjen e organizatës suaj në drejtimin e dëshiruar. Përdorni vizionin të sajoni mesazhet që e përforcojnë imazhin që doni ta keni. Këto mesazhe duhet t i bindin vendimmarrësit, politikë-bërësit, opinionin publik, kapitenët e industrisë dhe akterët tjerë për seriozitetin e organizatës suaj. AKTERËT Akterët' janë palët individuale apo kolektive të ndikuara nga vendimi apo projekti. Këto palë, të brendshme apo të jashtme në raport me ndërmarrjen, janë të shqetësuara me funksionimin e saj në aspektin e përgjegjësisë sociale. Akterët e brendshëm përfshijnë menaxherët dhe punëtorët (edhe jakëbardhët edhe jakë-kaltrit). Akterët e jashtëm përfshijnë: Autoritetet publike (organet lokale, qeveritë, etj); Agjentët ekonomik (odat ekonomike dhe industritë, kreditorët, aksionerët, investitorët, bankat, menaxherët e fondeve, kompanitë e sigurimeve); Grupet e presionit, shoqatat e konsumatorëve, grupet për mbrojtjen e mjedisit, grupet e trashëgimisë, shoqatat e banorëve, organizatat joqeveritare; Furnizuesit, anëtarët dhe klientët. Nocionin e akterit i detyrohemi një kërkese të re etike nga ana e shoqërisë civile, e cila insiston se organizatat duhet të marrin parasysh ndikimin social, financiar dhe mjedisor të aktiviteteve të tyre. Disa akterë janë kritik për mbijetesën e organizatës, e cila nuk mund të humb mbështetjen e tyre pa rrezikuar përformancën ose qëndrueshmërinë e saj. Prandaj është kruciale për ju të dini kush janë këta akterë. Ajo çka komunikohet duhet të mbështetet në fakte, nga veprimi i marrë nga organizata juaj. Reputacioni i organizatës suaj varet nga kjo. Sigurohuni që veprimet tuaja përputhen me fjalët tuaja: mbani premtimet. Zgjidhni mesazhe të thjeshta. Mos e ngarkoni pranuesin me një mori informatash. Jini të kënaqur me një apo dy mesazhe në të njëjtën kohë. SHEMBULL I MESAZHEVE KYÇE: Synimi Audienca e synuar Mesazhet kyqe Forcimi i imazhit tonë si organizatë e fuqishme sociale Informata jonë është e besueshme dhe e përditësuar Është burimi më i mirë i të dhënave për vlerësimin e politikave të ardhshme (...) Qeveria, Udhëheqësit e partive politike Media Ne përfaqësojmë fuqinë vitale, ekonomike dhe sociale të vendit Ne jemi partneri i preferuar për ngritjen standardit të jetesës në vend Qasja në burimet tona në informacionit është pa pagesë Ne do t u mundësojmë gazetarëve qasje të sigurtë në burimet tona. Kjo do të ngris cilësinë dhe relevancën dhe artikujve të tyre. 22