VACANCY NOTIFICATION/ NOTIFICATION DE LA VACANCE DU POSTE

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1 VACANCY NOTIFICATION/ NOTIFICATION DE LA VACANCE DU POSTE Intelligence Requirements Coordinator (190257) Primary Location: Belgium-Brussels NATO Body: NATO International Staff (NATO IS) Schedule: Full-time Application Deadline: 12-Apr-2019 Salary (Pay Basis): 3,869.44Euro (EUR) Monthly Grade B.4 Clearance Level CTS Description Are you an agile and adaptable individual with experience of working in an Allied intelligence service or NATO intelligence organisation? Do you have the ability to coordinate the processing and handling of Intelligence Requirements (IRs), Requests for Information (RFIs) and intelligence products? Do you have experience of coordinating tasks or interacting with the Executive Officers and their staffs across the HQ NATO? Do you have analysis experience in order to provide statistics and assessments, including analysis of customer and stakeholder feedback? Are you ready to face the challenge of supporting an organisation that is at the forefront of keeping NATO informed on fast changing security challenges and threats? If so, the Intelligence Production Unit of the Joint Intelligence and Security Division would be interested to hear from you. 1. SUMMARY 1

2 The Joint Intelligence and Security (JIS) Division, under the leadership of the Assistant Secretary General (ASG) for Intelligence and Security, comprises two principal pillars: Intelligence headed by the Deputy ASG for Intelligence; and the NATO Office of Security (NOS) headed by the Deputy ASG for Security (DASG-S) / Director NOS. The joint civilian and military Intelligence Production Unit (IPU) delivers strategic intelligence-based analysis to support North Atlantic Council (NAC) and Military Committee (MC) decision making on strategic issues of concern. The IPU produces a range of planned and tasked intelligence products on regional issues in Eurasia, Africa and the Middle East, and on transnational issues such as hybrid warfare, terrorism, instability, weapons of mass destruction and energy security. The post of Intelligence Requirements (IR) Coordinator oversees the day-to-day work of the Intelligence Requirements Management (IRM) team within the IPU s Central Support Office (CSO). The incumbent is responsible for coordinating the processing and handling of all IRs, Requests for Information (RFIs) and intelligence products, in support of the IRM process within IPU. Directly reporting to Section Head CSO (IMS OF-4), this post coordinates the work of the Senior Intelligence Clerk and the Request for Information (RFI) & Contributions Coordinator. It will also be responsible for coordinating the Information Management function within IPU. The IR Coordinator will be required to collate, task and track intelligence tasking. This will include maintaining the IPU IR Tracker (SharePoint database tool). They will also coordinate the formatting and editing as well as staff the release and dissemination of all IPU intelligence products. The IR Coordinator will oversee the RFI process, in conjunction with SHAPE J2 and the ACO. They will also coordinate Information Management within IPU, including meta-data preparation, archival, search and retrieval of intelligence products and maintenance of the IPU Dashboard. Finally, the IR Coordinator will be required to provide statistics and assessments of IRs, RFIs, national contributions and IPU outputs, including analysis of customer and stakeholder feedback 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: have a good general education at least to higher secondary level or to secondary level complemented by secretarial school; have at least 4 years' experience of administrative duties; possess experience in organising meetings, or in programme administration; have familiarity with various software packages, in particular the Microsoft Office suite or similar; possess the following minimum levels of NATO s official languages: (English/French): V ( Advanced ) in one; and I ( Beginner ) in the other; be prepared to work outside normal office hours at short notice. DESIRABLE The following would be considered an advantage: 2

3 experience working in an intelligence service or organisation; experience of both the NATO IMS (TTE) and IS (OSG) tasking systems; good contacts across the HQ NATO divisional EXCO community; understanding and experience of the NATO Battlefield Intelligence Communications System (BICES) and INTEL-FS application; knowledge of SharePoint; knowledge of and experience in accountancy; European Computer Driving Licence (ECDL) or similar certification. 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Planning and Execution Deputise for the Requirements Manager (Section Head CSO) with coordination of the dayto-day IRM process, including tasking, tracking and delivery of intelligence tasks. Monitor and track planned production against the NATO Intelligence Production Work Plan (NIPWP). Manage the flow of intelligence tasking from both the IMS (via the TTE) and IS (via the OSG) to analytical branches, coordinating with other divisions where necessary. Maintain the IPU IR Tracker (SharePoint database tool). Coordinate and support the formatting, editing, release and dissemination of intelligence products. Oversee the RFI and contributions processes within IPU. Ensure documents and data are processed in accordance with IPU procedures in a timely and efficient manner. Be prepared to replace and/or deputise for the Requirements Manager, as required. Information Management Coordinate Information Management within IPU, including meta-data preparation, archival, search and retrieval of intelligence databases. Collect, categorise, and track relevant information required for intelligence tasks. Maintain well-structured paper and electronic filing systems. Securely handle and process electronic files (media control, data extraction, network transfers, etc.) in accordance with NATO security policies and guidelines. Oversee the paper and data flows into and out of the IRM office, including retrieving and organising correspondence/documents (including classified information) and distribute accordingly. Maintain an effective follow-up and/or reminder system for pending actions. Format a range of intelligence products, including images, maps and tables requiring careful presentation using the standard software packages used by NATO (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint). Answer enquiries and incoming calls. Knowledge Management Maintain and, where appropriate, develop the IPU IR Tracker (SharePoint database tool). Oversee the maintenance and development of the IPU Dashboard. Be prepared to support the development of an IPU Portal. Stakeholder Management Liaise with the JISD EXCO, JIS-INT XO and other divisional XOs to ensure efficiency in daily management of workload and processes. Be the point of contact for IRM within HQ NATO. 3

4 Coordinate and liaise with NATO intelligence enterprise stakeholders, national intelligence services and the NATO HQ SITCEN, as required. Periodically provide statistics and assessments of IRs, RFIs, national contributions and IPU outputs, in order to support Head IPU s engagement with customers and stakeholders. Expertise Development Proactively develop skills in areas such as planning and organising, new technology, languages and effective communication. Liaise with both IS and IMS staff to leverage knowledge. Develop close working relations with the SHAPE IRM team and ACO counterparts to share best practice. Be prepared to support Capability Development initiatives, including new technology and practices. Organizational Efficiencies Provide constructive suggestions to improve office procedures. Find ways to be faster, better and more effective in managing information and using office tools. Coordinate the development of best practice and Standard Operating Procedures (SOPs) within the IPU IRM team. Perform any other related duty as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent reports to the Section Head CSO. Coordinate the day-to-day work of the IPU IRM team, ensuring close collaboration and support between staff. Maintain a good working relationship across the analytical branches within the IPU. Develop close working relations with SHAPE J2 ensuring close cooperation with the SHAPE IRM team. Liaise with NATO intelligence enterprise stakeholders, national intelligence services and the NATO HQ SITCEN, as required. Direct reports: N/a Indirect reports: N/a. 5. COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Clarity and Accuracy: Checks own work; Customer Service Orientation: Takes personal responsibility for correcting problems; Empathy: Listens actively; Flexibility: Acts with flexibility; Initiative: Is decisive in a time-sensitive situation; Organisational Awareness: Understands the Organisation's structure; Teamwork: Expresses positive attitudes and expectations of team or team members. 6. CONTRACT: 4

5 Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years duration; possibility of an indefinite duration contract thereafter. Contract clause applicable: In accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations, the successful candidate will receive a definite duration contract of three years, which may be followed by an indefinite duration contract. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period of up to 3 years subject to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Régulations. 7. RECRUITMENT PROCESS: Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. Applications must be submitted using e-recruitment system, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: Please note that at the time of the interviews, candidates will be asked to provide evidence of their education and professional experience as relevant for this vacancy. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. More information about the recruitment process and conditions of employment, can be found at our website ( 8. ADDITIONAL INFORMATION: NATO as employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. Building Integrity is a key element of NATO s core tasks. As an employer, NATO values commitment to the principles of integrity, transparency and accountability in accordance with international norms and practices established for the defence and related security sector. Selected candidates are expected to be role models of integrity, and to promote good governance through ongoing efforts in their work. Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. 5

6 Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. The nature of this position may require the staff member at times to be called upon to travel for work and/or to work outside normal office hours. The organization offers several work-life policies including Teleworking and Flexible Working arrangements (Flexitime) subject to business requirements. Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment. 6

7 Coordonnateur/Coordonnatrice Besoins en renseignement (190257) Emplacement principal : Belgique-Bruxelles Organisation : OTAN SI Horaire : Temps plein Date de retrait : 12-avr Salaire (Base de paie) : 3 869,44Euro (EUR) Mensuelle Grade B.4 Niveau de l'habilitation de sécurité CTS Description Vous vous démarquez par votre flexibilité, votre faculté d'adaptation et votre expérience professionnelle dans un service de renseignement allié ou un organisme de renseignement OTAN? Vous êtes capable de coordonner le traitement et la gestion des besoins en renseignement, des demandes d'informations et des produits de renseignement? Vous avez une expérience des tâches de coordination et de bons contacts avec les coordonnateurs exécutifs/coordonnatrices exécutives des divisions du siège de l'otan? Vous avez une expérience en matière d'analyse pour la fourniture de statistiques et d'évaluations, y compris en matière d'analyse du retour d'information des clients et des parties prenantes? Vous êtes prêt(e) à relever le défi consistant à soutenir un organisme qui est en première ligne lorsqu'il s'agit de tenir l'otan informée de l'évolution rapide des défis et des menaces en matière de sécurité? Alors l'unité Production du renseignement de la Division civilo-militaire Renseignement et sécurité serait ravie de recevoir votre candidature. 1. RÉSUMÉ La Division civilo-militaire Renseignement et sécurité (JIS), placée sous l'autorité du/de la secrétaire général(e) adjoint(e) (ASG) pour le renseignement et la sécurité, se compose de deux grands piliers : le pilier «renseignement», dirigé par le/la secrétaire général(e) adjoint(e) délégué(e) pour le renseignement (DASG/I), et le Bureau de sécurité de l'otan (NOS), dirigé par le/la secrétaire général(e) adjoint(e) délégué(e) pour la sécurité (DASG/S) (directeur/directrice du NOS). 7

8 L'Unité Production du renseignement (IPU), composée de civils et de militaires, fournit des analyses du renseignement de niveau stratégique à l'appui des décisions du Conseil de l'atlantique Nord et du Comité militaire sur les grands enjeux stratégiques. L'IPU élabore divers produits de renseignement, planifiés ou établis sur demande, sur des problématiques régionales en Eurasie, en Afrique et au Moyen-Orient, et sur des questions transnationales telles que la guerre hybride, le terrorisme, l'instabilité, les armes de destruction massive et la sécurité énergétique. Le coordonnateur/la coordonnatrice Besoins en renseignement supervise le travail quotidien de l'équipe Gestion des besoins en renseignement (IRM) au sein du Bureau central de soutien (CSO) de l'ipu. Le/La titulaire du poste est chargé(e) de coordonner le traitement et la gestion de l'ensemble des besoins en renseignement, des demandes d'informations et des produits de renseignement, à l'appui du processus IRM de l'ipu. Relevant directement du/de la chef du CSO (EMI OF-4), il/elle coordonne les travaux du/de la commis(e) sénior pour le renseignement et du coordonnateur/de la coordonnatrice Demandes d'informations (RFI) & Contributions. Il/Elle est également chargé(e) de coordonner la fonction gestion de l'information au sein de l'ipu. Le coordonnateur/la coordonnatrice des besoins en renseignement est chargé(e) de rassembler, d'attribuer et de superviser les tâches liées au renseignement, ce qui inclut la tenue à jour du système de suivi des besoins en renseignement de l'ipu (outil de la base de données SharePoint). Il/Elle coordonne également la rédaction et la mise en forme de tous les produits de renseignement de l'ipu, et s'occupe de leur publication et de leur diffusion. Il/Elle supervise le processus RFI, conjointement avec la J2 du SHAPE et l'aco. Il/Elle coordonne également la gestion de l'information au sein de l'ipu, notamment la préparation des métadonnées, l'archivage, la recherche et la récupération des produits de renseignement et la maintenance du tableau de bord de l'ipu. Enfin, il/elle est chargé(e) de fournir des statistiques et des évaluations sur les besoins en renseignement, les demandes d'information, les contributions nationales et les produits de l'ipu, et notamment de procéder à une analyse du retour d'information des clients et des parties prenantes. 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit: avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur ou bien du niveau secondaire inférieur mais avec une formation complémentaire en secrétariat ; avoir au moins quatre ans d'expérience des fonctions administratives ; avoir une expérience de l'organisation de réunions ou de la gestion de programmes ; avoir une bonne connaissance de différents logiciels, en particulier de la suite Microsoft Office ou d'applications similaires ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français) et le niveau I («débutant») dans l'autre ; être disposé(e) à travailler en dehors des heures normales de service. ACQUIS SOUHAITABLES 8

9 Seraient considérés comme autant d'atouts : une expérience dans un service ou un organisme de renseignement ; une expérience des systèmes d'attribution des tâches de l'emi (TTE) et du SI (OSG) ; de bons contacts avec les coordonnateurs exécutifs/coordonnatrices exécutives des divisions du siège de l'otan ; une compréhension et une expérience du système de recueil et d'exploitation des informations du champ de bataille (BICES) et de l'application INTEL-FS ; la connaissance de Sharepoint ; des connaissances et de l'expérience en comptabilité ; le Passeport de compétences informatique européen (PCIE) ou une certification équivalente. 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Planification et execution Assure la suppléance du/de la gestionnaire des besoins (chef du CSO) en coordonnant le processus IRM quotidien, notamment en assurant l'attribution, le suivi et l'exécution des tâches de renseignement. Supervise et suit la production planifiée par rapport au plan de travail pour la production du renseignement à l'otan (NIPWP). Gère le flux des tâches de renseignement attribuées à la fois par l'emi (via le TTE) et par le SI (via l'osg) aux services d'analyse, en coordination avec les autres divisions si nécessaire. Tient à jour le système de suivi des besoins en renseignement de l'ipu (outil de la base de données SharePoint). Coordonne et soutient la préparation, la mise en forme, la publication et la diffusion des produits de renseignement. Supervise le processus RFI et celui des contributions au sein de l'ipu. Fait en sorte que les documents et les données soient traités conformément aux procédures de l'ipu, avec rapidité et efficacité. Est prêt(e) à remplacer et/ou à assurer la suppléance du/de la gestionnaire des besoins, le cas échéant. Gestion de l'information Coordonne la gestion de l'information au sein de l'ipu, notamment la préparation des métadonnées, l'archivage, la recherche et la récupération des bases de données de renseignement. Rassemble les informations utiles pour différentes tâches de renseignement, les range par catégorie et en assure le suivi. Tient à jour des systèmes de classement électronique et sur papier bien organisés. Manipule et traite en toute sécurité les fichiers électroniques (contrôle des supports, extraction de données, transferts par réseau, etc.) conformément aux politiques et aux directives de sécurité de l'otan. Contrôle le flux des données et des documents entrant et sortant du bureau IRM, trie et classe la correspondance et les dossiers (y compris ceux qui contiennent des informations classifiées) et les diffuse en conséquence. Tient à jour un système efficace de suivi et/ou de rappel pour les mesures restant à exécuter. Met en forme toutes sortes de produits de renseignement, y compris des images, des cartes et des tableaux nécessitant une présentation soignée, au moyen des logiciels communément utilisés à l'otan (Word, Excel, PowerPoint et SharePoint). Répond aux demandes d'information et aux appels téléphoniques. 9

10 Gestion des connaissances Tient à jour et, le cas échéant, développe le système de suivi des besoins en renseignement de l'ipu (outil de la base de données SharePoint). Supervise la tenue à jour et le développement du tableau de bord de l'ipu. Est prêt(e) à soutenir le développement d'un portail IPU. Gestion des parties prenantes Se tient en liaison avec le coordonnateur exécutif/la coordonnatrice exécutive de la JISD, l'administrateur exécutif/l'administratrice exécutive de la JIS-INT et d'autres administrateurs exécutifs/administratrices exécutives de division pour une gestion quotidienne efficace de la charge de travail et des activités. Sert de point de contact pour l'irm au siège de l'otan. Travaille en coordination et en liaison avec les parties prenantes de l'architecture du renseignement à l'otan, avec les services de renseignement nationaux et avec le SITCEN du siège de l'otan, en fonction des besoins. Fournit régulièrement des statistiques et des évaluations sur les besoins en renseignement, les demandes d'information, les contributions nationales et les produits de l'ipu, de manière à renforcer les contacts du/de la chef de l'ipu avec les clients et les parties prenantes. Développement de l'expertise Développe de façon proactive ses compétences dans des domaines tels que la planification et l'organisation, les nouvelles technologies, les langues et la communication. Se tient en liaison avec les services du SI et de l'emi pour améliorer ses connaissances. Établit des relations de travail étroites avec l'équipe IRM du SHAPE et ses homologues de l'aco afin de partager les meilleures pratiques. Est prêt(e) à soutenir des initiatives de renforcement des capacités, y compris des nouvelles technologies et des nouvelles pratiques. Efficacité organisationnelle Formule des propositions constructives pour améliorer les procédures de travail. Cherche constamment à améliorer la gestion des informations et l'utilisation des outils bureautiques sur le plan de la rapidité et de l'efficacité. Coordonne le développement des meilleures pratiques et des instructions permanentes (SOP) au sein de l'équipe IRM de l'ipu. S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste relève du/de la chef du CSO. Il/Elle coordonne les tâches quotidiennes de l'équipe IRM de l'ipu, garantissant une collaboration et un soutien étroits entre les membres du personnel. Il/Elle entretient de bonnes relations de travail dans les services d'analyse de l'ipu. Il/Elle instaure des relations de travail étroites avec la J2 du SHAPE, garantissant une coopération étroite avec l'équipe IRM du SHAPE. Il/Elle travaille en liaison avec les parties prenantes de l'architecture du renseignement à l'otan, avec les services de renseignement nationaux et avec le SITCEN du siège de l'otan, en fonction des besoins. 10

11 Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet. Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet. 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Clarté et précision : vérifie son travail. Souci du service au client : s'engage personnellement à résoudre les problèmes. Empathie : écoute activement. Flexibilité : agit avec flexibilité. Initiative : fait preuve de décision dans les situations où il faut agir sans attendre. Compréhension organisationnelle : comprend la structure de l'organisation. Travail en équipe : exprime des attitudes et des attentes positives concernant l'équipe ou les membres de l'équipe 6. CONTRAT: Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans ; qui pourra être suivi d'un contrat de durée indéterminée. Clause contractuelle applicable : Conformément au Règlement du personnel civil de l'otan, la personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d'un contrat de durée indéterminée. Si la personne retenue est détachée de l'administration d un État membre de l OTAN, elle se verra offrir un contrat d une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans. Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l OTAN. 7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l OTAN pourront être acceptées. Les candidatures doivent être soumises via l'un des liens suivants : Pour les membres du personnel civil de l OTAN seulement : veuillez postuler via le portail interne de recrutement (pour plus d informations, veuillez contacter votre Responsable Ressources humaines civil) ; Pour tous les autres candidats : 11

12 Veuillez noter : Au moment des entretiens, les candidat(e)s seront invité(e)s à présenter des justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin conseil de l'otan. Pour plus d informations concernant le processus de recrutement et les conditions d emploi, veuillez vous référer au site suivant INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES L'OTAN, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. L'Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. Le développement de l'intégrité est un élément clé des tâches fondamentales de l'alliance. En tant qu'employeur, l'otan attache une grande importance au respect des principes d'intégrité, de transparence et de redevabilité, conformément aux normes et aux pratiques internationales établies pour le secteur de la défense et de la sécurité s'y rapportant. Les candidat(e)s sélectionné(e)s doivent être des modèles d'intégrité et s'employer en permanence à promouvoir la bonne gouvernance dans le cadre de leur travail. En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises. De par la nature du poste, le/la titulaire peut parfois être amené(e) à voyager pour le travail et/ou à travailler en dehors des heures normales de service. L'Organisation, en application de plusieurs politiques sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, propose notamment des possibilités de télétravail et d'horaire flexible sous réserve des exigences liées à la fonction. Le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac. 12