LOGISTICIAN PROVIDING SERVICES AND FMS SUPPORT TO THE AWACS AIR BASE

Transcription

1 HUMAN RESOURCES DIVISION DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES HR/2019/26/67-ASB/WEB DB/ia 8 April 2019 LOGISTICIAN PROVIDING SERVICES AND FMS SUPPORT TO THE AWACS AIR BASE POST N LW-78 POST DETAILS Ref. No.: 67/2019 Organization: AIRBORNE SURVEILLANCE SYSTEMS PROGRAMME OFFICE, Material Management Centre, Supply, Services and FMS Support Section Grade: B-5 Basic monthly salary: EUR 4,919.91, tax free Duty location: Capellen, Luxembourg Post requirements form: LW-78 PRF Application closing date: 5 May 2019 Interview date: To be determined (see important notes) WHO CAN APPLY? NATO Civilian Staff and external candidates who are nationals of a NATO member country are invited to apply. Qualified redundant NATO civilian candidates of the same grade will be considered in priority. Reference: NSPO Regulation No L-8302 Capellen (G.D. of Luxembourg) Internet: recruitment@nspa.nato.int Fax: (+352) NATO UNCLASSIFIED

2 HOW TO APPLY? (Please read carefully) In order to apply, all candidates (internal and external) must fill in and submit the NSPA application form and the post requirements form (PRF), available on our website, under NSPA Vacancies. NSPA internal candidates must submit additionally their latest completed EPMS report and their internal application form. Documents should be submitted by to: Applications which do not meet the above-mentioned prerequisites will be automatically rejected. IMPORTANT NOTES Interviews are expected to be held +/- six weeks after the application closing date. All dates and updates concerning the selection process will be published at NSPA website. We strongly recommend that applicants check out our portal on regular basis to be aware of all the information. Moreover, due to the broad interest in NSPA and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Only successful candidates selected for the interviews will be further contacted by the NSPA recruitment team. The Agency would appreciate it if addressee countries could provide their support by submitting candidates whose security clearance can be effected (or confirmed) rapidly and who could report for duty as soon as possible after selection. NSPA as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NSPA welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. Chief of Business Partners Talent Acquisition, Development and Medical Branch

3 HUMAN RESOURCES DIVISION DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES HR/2019/26/67-ASB/WEB DB/ia 8 avril 2019 LOGISTICIEN(NE) ASSURANT DES SERVICES EN MATIÈRE DE CONTRATS ET UN SOUTIEN AU TITRE DES VENTES MILITAIRES À L ÉTRANGER (FMS) POUR LA BASE AÉRIENNE DES AWACS POSTE N LW-78 DÉTAILS DU POSTE Réf. n : 67/2019 Organisation : BUREAU DE PROGRAMME "SYSTÈMES AÉROPORTÉS DE SURVEILLANCE", Centre de gestion de matériels, Section "approvisionnement, services et soutien FMS" Grade : B-5 Salaire mensuel de base : EUR 4,919,91, non imposable Lieu d'affectation : Capellen, Luxembourg Questionnaire relatif aux exigences du poste : LW-78 PRF Date limite de dépôt des candidatures : 5 mai 2019 Date des entretiens : Sera fixée ultérieurement (voir les informations importantes) QUI PEUT POSTULER? Le personnel civil de l'otan et les candidat(e)s externes possédant la nationalité d un pays membre de l OTAN sont invités à postuler. Les candidat(e)s civil(e)s OTAN qualifié(e)s de même grade en préavis par suppression d'emploi seront considéré(e)s en priorité. Référence : Règlement n 4400 de la NSPO L-8302 Capellen (G.-D. de Luxembourg) Adresse électronique : recruitment@nspa.nato.int Télécopieur : (+352) NATO SANS CLASSIFICATION

4 COMMENT POSTULER? (Veuillez lire attentivement) Pour postuler, tou(te)s les candidat(e)s (internes ou externes) devront remplir et envoyer le formulaire de candidature réglementaire de la NSPA ainsi que le questionnaire relatif aux exigences du poste (PRF), disponibles sur notre site internet, à la rubrique Postes vacants à la NSPA. Les candidat(e)s internes de la NSPA devront en outre soumettre le formulaire de candidature interne ainsi que leur rapport EPMS clôturé le plus récent. Ces documents sont à adresser par courrier électronique à : recruitment@nspa.nato.int. Les candidatures ne répondant pas aux conditions ci-dessus seront automatiquement rejetées. INFORMATIONS IMPORTANTES Il est prévu de tenir des entretiens +/- six semaines après la date limite de dépôt des candidatures. Toutes les dates (et mises à jour) afférentes au processus de sélection seront publiées sur le site web de la NSPA. Nous recommandons vivement aux candidat(e)s de vérifier régulièrement notre site pour disposer de l'ensemble des informations. De plus, veuillez noter qu'en raison du vif intérêt suscité par la NSPA et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. Seul(e)s les candidat(e)s invité(e)s à participer aux tests de sélection recevront de plus amples informations. L'Agence souhaiterait que les pays destinataires l'aident en lui présentant des candidat(e)s dont l'habilitation de sécurité peut être obtenue (ou confirmée) rapidement et qui seraient en mesure de prendre leurs fonctions dès que possible après leur sélection. La NSPA, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. La NSPA examinera les candidatures des ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. Chef de Branche, partenaires des métiers pour l'acquisition et le développement de talents et service médical

5 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 20 March 2019 VALIDATED BY : J. Soldat ORGANISATION : AIRBORNE SURVEILLANCE SYSTEMS PROGRAMME OFFICE, Material Management Centre, Supply, Services and FMS Support Section POSITION No. : LW-78 TITLE : Technician GRADE : B-5 JOB CODE : A31 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to the Chief of Section for contract performance monitoring, executing service and Enterprise Resource Planning (ERP) requirements and monitoring aircraft Depot-Level Maintenance (DLM) related requirements. More precisely, he/she is responsible for executing the following tasks: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Assisting in managing all acquisition, supply and repair-and-return projects assigned to the Section. Assisting in managing commercial service contracts including new or additional requirements and subsequent modifications. Liaising with NATO E-3A Component, NATO Airborne Early Warning & Control (NAEW&C) Force HQ (FH). Processing customer requests for service contracts and critical procurements. Coordinating, assisting the customers in defining their requirements and thereafter drafting and establishing comprehensive Scopes of Work (SOWs). Analyzing Requests for Proposals (RFPs) and Requests for Quotation (RFQs) and providing evaluation on technical aspects and Level of Effort (LOE), as required by customers and/or SOWs. Liaising with the NAEW&C Component Main Operating Base (MOB) and contractors as required. Interacting with Procurement staff as required. Controlling FH Mission Systems Engineering Centre (MSEC) and MOBs' requirements related to services and software including the Programme Integrated Logistics System (PILS) and the Agency's enterprise software (SAP). Monitoring DLM related requisition processing status and supply source selection and taking action as required. Monitoring MOBs' related requisition processing status and taking action as required. Monitoring NATO Airborne Early Warning and Control Programme Management Agency (NAPMA) requirements. Monitoring and processing all Mission Capability (MICAP) requirements assigned to the Section. LW-78 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019

6 Analyzing statistical data and coordinating the resolution of issues with the Chief of Section and the Senior Technician. Assisting in preparing and implementing Operating Procedures (OPs). Performing the necessary training to improve the use of the logistic system and the supply process within the Section. Participating in meetings and conferences as required. Preparing correspondence, presentations, reports, database queries and statistics as required using modern office automation equipment and software. Executing Travel on Duty (TDY) as required. Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Assisting in evaluating contractor performance including Quality Assurance (QA) and coordinating the application of corrective actions in liaison with Procurement staff within the Material Management Centre (MMC). Assisting in preparing annual operational budget data including administrative costs for DLM and commercial service contracts for presentation at bi-annual financial review meetings, including reviewing past and future requirements. Processing invoices and billing requirements for assigned contracts. Processing urgent aircraft MICAP (Mission Impaired Capability Awaiting Parts) as required during off-duty hours on an "on-call" basis and rotating schedule. Acting as the Section's Point of Contact (POC) for issues related to the Agency's SAP and PILS. Assisting in designing, establishing and/or modifying SAP processes as required, with the aim of facilitating and automating execution of projects assigned to the Section. Contributing to further development, adjustment and/or modification of existing version of PILS as required with the aim of facilitating and automating execution of projects assigned to the Section and directly related to MOBs support. QUALIFICATIONS General Qualifications Complete secondary school or equivalent education. Good knowledge of contract administration and NSPA supply techniques and procedures normally acquired as a Technician after five to seven years in the Agency or in a similar organisation. Ability to express herself/himself orally and in writing. Ability and willingness to work in a multi-functional organisation. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. Specific Qualifications Working Knowledge of US Foreign Military Sales (FMS) procedures and administration. Working level knowledge of the Agency's procurement processes. LW-78 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019

7 Good working level knowledge of both PILS and SAP. Good working level knowledge of NSPA supply techniques and procedures. LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. A working level knowledge of German would be an asset in this post. DESIRABLE QUALIFICATIONS N/A PERSONAL CHARACTERISTICS All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION N/A LW-78 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019

8 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 20 mars 2019 VALIDÉ PAR : J. Soldat ORGANISATION : BUREAU DE PROGRAMME "SYSTÈMES AÉROPORTÉS DE SURVEILLANCE", Centre de gestion de matériels, Section "approvisionnement, services et soutien FMS" POSTE N o : LW-78 TITRE : Technicien(ne) GRADE : B-5 CODE POSTE : A31 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Responsable envers le chef de section, le (la) titulaire assure le suivi des prestations contractuelles, répond aux besoins en matière de services et de progiciels de gestion intégrée (PGI) et assure le suivi des besoins liés à la maintenance à l'échelon dépôt (DLM) des aéronefs. Il(Elle) exécute, plus précisément, les tâches suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales aider à gérer l'ensemble des projets d'acquisition, d'approvisionnement ainsi que de réparation & renvoi affectés à la section ; aider à gérer des contrats de services commerciaux et, notamment, la prise en compte de besoins nouveaux ou supplémentaires et les modifications qui en découlent ; assurer la liaison avec l administrateur de fonds de la Composante E-3A, du QG de la Force NAEW&C (Force aéroportée de détection lointaine et de contrôle) de l'otan ; traiter les demandes des clients concernant les contrats de service et les achats critiques ; assurer la coordination et aider les clients à définir leurs besoins, puis rédiger et établir des cahiers des charges complets ; analyser les appels d'offres et les demandes de prix, et présenter une évaluation des aspects techniques et de la quantité de travail à fournir, comme demandé par les clients et/ou prévu par les cahiers des charges ; assurer la liaison avec la base d'opérations principale (MOB) et les titulaires de marché en fonction des besoins ; travailler en liaison avec le personnel chargé des achats selon les besoins ; vérifier les besoins du Centre d'ingénierie des systèmes de mission (Mission Systems Engineering Centre MSEC) du QG de la Force NAEW&C et des MOB en ce qui concerne les services et les logiciels, et notamment le système logistique intégré du programme (PILS) et le progiciel de gestion intégrée de l'agence (SAP) ; suivre l'avancement du traitement des demandes de maintenance à l'échelon dépôt ainsi que la sélection des fournisseurs et prendre les dispositions nécessaires ; suivre l'avancement du traitement des demandes des MOB et prendre les dispositions nécessaires ; assurer le suivi des besoins de l'agence de gestion du programme du système aéroporté de détection lointaine et de contrôle de l'otan (NAPMA) ; assurer le suivi et le traitement des demandes MICAP (portant sur des matériels dont l'absence entraîne l'incapacité de remplir une mission) qui relèvent de la section ; LW-78 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _16#1xx.docx

9 analyser les données statistiques et coordonner la résolution de problèmes avec le chef de section et le technicien principal ; aider à élaborer et à mettre en œuvre les procédures d'exploitation (OP) ; effectuer la formation nécessaire de manière à améliorer l'utilisation du système logistique et du processus d'approvisionnement au sein de la section ; participer à des réunions et à des conférences selon les besoins ; établir, selon les besoins, de la correspondance, des exposés, des rapports, des requêtes d'interrogation de base de données et des statistiques en utilisant des matériels et logiciels de bureautique modernes ; effectuer des déplacements de service selon les besoins ; exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières aider à évaluer le travail des titulaires de marché, y compris les aspects liés à l'assurance de la qualité, et coordonner l'application des mesures correctives en liaison avec le personnel chargé des achats au sein du centre de gestion de matériels (MMC) ; aider à l'élaboration des données relatives au budget opérationnel annuel, notamment en ce qui concerne les coûts administratifs liés aux contrats portant sur les activités DLM et les services commerciaux, en vue de leur présentation lors des réunions semestrielles de bilan financier, en y incluant un état des besoins passés et futurs ; traiter les factures fournisseurs relatives aux contrats qui lui sont confiés ainsi que les besoins correspondants concernant la facturation clients ; assurer, selon les besoins, le traitement des demandes MICAP en dehors des heures de travail normales, sur appel et par roulement ; jouer le rôle d'interlocuteur privilégié au sein de la section pour toutes les questions relatives aux systèmes SAP et PILS de l'agence ; aider à concevoir, mettre en place et/ou modifier des processus SAP en fonction des besoins, en vue de faciliter et d'automatiser l'exécution des projets confiés à la section ; aider, en fonction des besoins, aux futurs travaux de développement, d'adaptation et/ou de modification de la version en vigueur du système PILS, en vue de faciliter et d'automatiser l'exécution des projets confiés à la section et se rapportant directement au soutien des MOB. QUALIFICATIONS Qualifications générales Études secondaires complètes ou formation équivalente. Bonne connaissance de l'administration des contrats ainsi que des techniques et procédures d'approvisionnement de la NSPA, normalement acquise en qualité de technicien(ne) après cinq à sept années de service au sein de l'agence ou d'un organisme similaire. Aptitude à communiquer, aussi bien verbalement que par écrit. Capacité et volonté de travailler au sein d'une organisation multifonctionnelle. Connaissance des systèmes d'information, au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Qualifications particulières Connaissance pratique des procédures et de l'administration de ventes militaires américaines à l'étranger (FMS). Connaissance des processus d'achat de l'agence au niveau de travail. LW-78 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019

10 Bonne connaissance pratique des systèmes PILS et SAP. Bonne connaissance pratique des techniques et procédures d'approvisionnement de la NSPA. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. Une connaissance pratique de l'allemand serait un atout pour ce poste. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES S.O. QUALITÉS PERSONNELLES Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES S.O. LW-78 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019

11 POST REQUIREMENTS FORM This form, duly completed, should be sent by to: 1. Name DEAR APPLICANT, 2. Position Number 3. Position Title 4. Grade LW-78 LOGISTICIAN PROVIDING SERVICES AND FMS SUPPORT TO THE AWACS AIR BASE B-5 5. Publication Reference 67/ Application Closing Date 7. Interview Date 5 May 2019 Date to be determined * * Interviews are expected to be planned six weeks after the deadline of the publication. All dates and updates concerning the selection process will be published at NSPA website. We strongly recommend that applicants check out our portal on regular basis to be aware of all the information. This form has been specifically designed to aid the NSPA Human Resources Division in assessing whether or not you meet the general and specific qualifications requirements of the aforementioned post as advertised. If you are applying for more than one vacant post listed in separate advertisements, it will be necessary for you to complete a separate form for each vacancy. The form consists of several parts. You are required to make entries in all blocks. In completing each block, you must provide factual information stating how you meet the respective qualifications quoted. IMPORTANT: If you do not fulfill MOST of the qualifications, we strongly advise you not to proceed with your application. This form is to be completed electronically and forwarded to the NSPA Human Resources Division (recruitment@nspa.nato.int).

12 PLEASE READ THE FOLLOWING INSTRUCTIONS CAREFULLY Expressions such as: please see attachment, annex, enclosed document, CV, or short answers as yes, no etc., are not accepted. Applications which do not fulfill the above mentioned prerequisites will not be processed. IMPORTANT NOTE: Have you ever worked and/or are you currently working for a company that has been/ is contractually engaged with NSPA? If yes, please specify the name and period. PART 1 - GENERAL QUALIFICATIONS 1) Complete technical secondary school or equivalent education: 2) Good knowledge of contract administration and NSPA supply techniques and procedures normally acquired as a Technician after five to seven years in the Agency or in a similar organisation: 3) Ability to express herself/himself orally and in writing: 4) Ability and willingness to work in a multi-functional organisation: 5) Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages: PART 2 - SPECIFIC QUALIFICATIONS 1) Working Knowledge of US Foreign Military Sales (FMS) procedures and administration: 2) Working level knowledge of the Agency's procurement processes: 3) Good working level knowledge of both PILS and SAP: 4) Good working level knowledge of NSPA supply techniques and procedures:

13 PART 3 - LANGUAGE QUALIFICATIONS 1) NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable 2) A working level knowledge of German would be an asset in this post: I understand that the information provided by me above will be used in determining my qualifications for possible employment/career with NSPA. I realize that any false statement or omission even if unintended on my part, may lead to the cancellation of my application or may render a future appointment liable to termination. NAME SIGNATURE DATE

14 QUESTIONNAIRE RELATIF AUX EXIGENCES DU POSTE Le présent formulaire dûment rempli doit être envoyé par courrier électronique à: 1. Nom 2. Numéro de poste 3. Titre du poste 4. Grade CHER/CHÈRE CANDIDAT(E), LW-78 LOGISTICIEN(NE) ASSURANT DES SERVICES EN MATIÈRE DE CONTRATS ET UN SOUTIEN AU TITRE DES VENTES MILITAIRES À L ÉTRANGER (FMS) POUR LA BASE AÉRIENNE DES AWACS B-5 5. Référence de la publication 67/ Date limite de dépôt des candidatures 5 mai Date des entretiens Sera fixée ultérieurement* * Il est prévu de tenir des entretiens six semaines après la date limite de dépôt des candidatures. Toutes les dates (et mises à jour) afférentes au processus de sélection seront publiées sur le site web de la NSPA. Nous recommandons vivement aux candidat(e)s de vérifier régulièrement notre site pour disposer de l'ensemble des informations. Ce formulaire a été spécialement conçu afin d aider la Division des ressources humaines de la NSPA à déterminer si vous possédez ou non les qualifications générales et particulières du poste publié, indiqué ci-dessus. Si vous postulez pour plus d un poste vacant figurant sur des annonces de vacance distinctes, il vous sera nécessaire de compléter un formulaire par vacance de poste. Le formulaire comprend plusieurs parties. Il vous est demandé de compléter chaque bloc. En complétant chaque bloc, vous devrez apporter des données précises, décrivant comment/en quoi vous remplissez les qualifications générales énumérées. IMPORTANT : Si vous ne remplissez pas la MAJORITÉ des qualifications, nous vous conseillons vivement de ne pas vous porter candidat(e). Le présent formulaire doit être complété par voie électronique et transmis à la Division des ressources humaines de la NSPA (recruitment@nspa.nato.int).

15 VEUILLEZ LIRE AVEC ATTENTION LES INSTRUCTIONS SUIVANTES Les mentions, telle que : «voir ci-joint», «annexe», «document joint», «CV», ou de brèves réponses telles que «oui» ou «non»,etc., ne sont pas acceptées. Les candidatures qui ne répondent pas aux prérequis mentionnés ci-dessus ne seront pas prises en considération. REMARQUE IMPORTANTE : Avez-vous déjà travaillé ou travaillez-vous actuellement pour une société qui a été ou est liée contractuellement à la NSPA? Si c est le cas, veuillez préciser le nom de la société et la période concernée. PARTIE 1 QUALIFICATIONS GÉNÉRALES 1) Études secondaires techniques complètes ou formation équivalente : 2) Bonne connaissance de l'administration des contrats ainsi que des techniques et procédures d'approvisionnement de la NSPA, normalement acquise en qualité de technicien(ne) après cinq à sept années de service au sein de l'agence ou d'un organisme similaire : 3) Aptitude à communiquer, aussi bien verbalement que par écrit : 4) Capacité et volonté de travailler au sein d'une organisation multifonctionnelle : 5) Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels : PARTIE 2 QUALIFICATIONS PARTICULIÈRES 1) Connaissance pratique des procédures et de l'administration de ventes militaires américaines à l'étranger (FMS) : 2) Connaissance des processus d'achat de l'agence au niveau de travail : 3) Bonne connaissance pratique des systèmes PILS et SAP : 4) Bonne connaissance pratique des techniques et procédures d'approvisionnement de la NSPA :

16 PARTIE 3 CONNAISSANCES LINGUISTIQUES 1) Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable : 2) Une connaissance pratique de l'allemand serait un atout pour ce poste : "Je suis conscient(e) que les informations que j'ai fournies ci-dessus seront utilisées afin d'évaluer mes qualifications pour un éventuel emploi / une éventuelle carrière à la NSPA. Je n'ignore pas que toute fausse déclaration ou omission de ma part, même involontaire, peut entraîner l'irrecevabilité de ma candidature ou la résiliation éventuelle d un engagement futur." NOM SIGNATURE DATE