Introduction. Un choix initial raisonnable Un suivi local étayé de pièces justificatives Une application stricte des conditions contractuelles

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2 Introduction Le contrôle du respect des délais de livraison Un choix initial raisonnable Un suivi local étayé de pièces justificatives Une application stricte des conditions contractuelles Les vérifications qualitatives Sur la base d'une procédure annoncée dans le CCAP Avec des étapes contradictoires pour garantir l'équilibre des forces Sous des délais contraints nécessitant une organisation pré établie de qualité Et donnant lieu à une communication adéquate des résultats 2

3 Les délais de livraison Un préalable : les pièces contractuelles du marché doivent être établies sur la base d'une connaissance approfondie des capacités logistiques des fournisseurs dans le secteur géographique donné éloignement des sites de production modes logistiques existants entre sites de production et sites de consommation (bateaux, trains, PL) accessibilité des itinéraires en cas d'événements météo organisation de travail des modes logistiques identifiés (7j/7, jours ouvrés, jours ouvrables...) Une possibilité : prévoir un délai «standard» raisonnable au vu des points ci dessus (5 à 7 jours ouvrables en base de travail) et un délai «d'urgence», cohérent avec les moyens logistique existants mais mettant en œuvre un traitement particulier, et engendrant un surcoût. A limiter si possible à une faible part des commandes (sites ne disposant pas de capacités de stockage cohérentes avec leur consommation) 3

4 Le contrôle du respect des délais de livraison Sur la base d'un document commun à l'ensemble des sites concernés par le marché, transmis à l'issue de chaque fin de livraison d'une commande donnée au gestionnaire de marché Une «traduction» des dates de livraison en un tableau de suivi mettant en évidence la part éventuelle de commande non livrée dans le délai contractuel au bon de commande Une application des pénalités de retard prévue au CCAP par établissement d'un certificat administratif transmis au comptable et au fournisseur (avec tableau de suivi annexé) 4

5 Exemple de tableau de suivi d'une commande au niveau local LIVRAISON DE SEL mars 2014 N Commande : Quantité commandée : N Bon de livraison : Date Transporteur Quantité livrée Lieu livraison 07/03/ ,9 07/03/ ,6 Total 63,500 PS : le site local conserve les bulletins de pesée, bulletins de livraison...justifiant les éléments du tableau 5

6 Exemple de tableau de suivi d'une commande au niveau du service gestionnaire du marché 6

7 Exemple d'application de pénalité de retard Clause du CCAP : «Par dérogation à l article du CCAG et pour l application de la formule P = (V*R) / M, la valeur de M est fixée à : 5 pour le prix «livraison sous 3 jours ouvrés» ; 20 pour le prix «livraison en viabilité hivernale sous 7 jours ouvrés» ; 100 pour le prix «livraison hors viabilité hivernale sous 20 jours ouvrés» ; Et la valeur de R est exprimée en jours. Si seule une partie de la commande est livrée en retard, seule la partie concernée se voit appliquée les pénalités de retard.» 7

8 Les grands principes Comptablement : les pénalités sont déduites du montant à payer : elles s'appliquent au niveau des crédits de paiement et non au niveau des autorisations d'engagement (basées elles sur le montant du bon de commande initial) Juridiquement : l'application de pénalités n'est pas «au choix» du pouvoir adjudicateur : condition contractuelle dont l'application est théoriquement systématique (l'éventuelle non application remettant en cause l'égalité de traitement avec les candidats initiaux dont les prix tenaient compte de cette clause). La non application devrait se traduire par un protocole transactionnel établissant les circonstances particulières justifiant la non application (notion «d'efforts» effectués par les deux parties) 8

9 Les contrôles qualitatifs Basés sur les conditions contractuelles listées dans le marché : soit une «simple conformité» à la norme NFP soit des exigences supérieures : établies par le pouvoir adjudicateur ou proposées par le candidat et validées par l'attribution du marché (par contractualisation d'un mémoire technique, d'une fiche produit...) Réalisés dans un délai contraint : celui prévu au CCAG FCS article 25,1 (15 jours) ou celui précisé dans le CCAP, dérogeant au CCAG FCS 9

10 La nécessité d'une procédure Mise en place d'une procédure simple, bien connue localement et contradictoire à minima au niveau du prélèvement (et pourquoi pas au niveau de l'analyse pour limiter les remise en cause de résultats) 10

11 Exemple de procédure 11

12 S'entourer de partenaires Un transporteur respectant des délais faibles (pour les services État : recours au marché interministériel avec le prestataire TNT) Un laboratoire reconnu travaillant, par convention ou contrat, sous un délai contraint : maxi 15 jours (recours possible aux services du CEREMA) 12

13 Exemple de tableau de calcul de pénalités qualitatives 13

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15 Une notification de pénalités (2/2) Notifié au fournisseur dans le délai imparti Accompagné du certificat administratif traduisant les résultats qualitatifs en pénalités contractuelles : 15

16 Les buts Le respect du contrat : un prix = un service conforme!!! Une approche gagnant gagnant : le fournisseur bénéficie des résultats des analyses du pouvoir adjudicateur et peut identifier ses défaillances et apporter des solutions adaptées pour l'avenir de ce marché, mais aussi pour ses autres marchés le pouvoir adjudicateur peut justifier de sa volonté à aboutir à une relation de qualité, tant vis à vis de ses personnels (agents routiers très attachés au sujet) que de ses clients (élus et usagers) Un contrat bien suivi garantit de meilleures relations à long terme (démarche qualité, respect mutuel des parties), même si la première mise en œuvre de pénalités peut susciter un peu de tension (adopter une communication de qualité avec l'entreprise : doubler les notifications écrites d'un appel téléphonique, proposer debriefing...) 16

17 Merci de votre attention Ministère de l'écologie, du Développement durable et de l'energie durable.gouv.fr