Financial Controller

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1 VACANCY NOTIFICATION/ NOTIFICATION DE LA VACANCE DU POSTE Financial Controller LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium DIVISION: Office of Financial Control GRADE: A7 COMPENSATION: euros monthly SECURITY CLEARANCE: CTS VACANCY N : Closing date for applications: 29 April 2019, 23h59 CEST Please note that the competition for this post is provisionally scheduled in the week of 1 July 2019 in Brussels, Belgium SUMMARY The Office of Financial Control (OFC) is primarily responsible for the management of financial and budgetary control systems for several NATO entities, primarily the NATO International Staff (IS) Civil Budget and a range of extra-budgetary funds (such as Trust Funds). As the custodian of member Nations funds, the OFC provides reliable and value adding financial and procurement services in support of front-line Divisions, enabling them to achieve their objectives. It works to comply with International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) and other best practices, including the management of enterprise risk. It issues the calls for contributions for all NATO common funded budgets. The OFC staff, in accordance with NATO Financial Regulations, is independent of the other NATO IS staff elements. The OFC is responsible for procurement, financial operations and reporting for: the NATO IS Civil and reimbursable budgets (including Satellite Offices); all NATO-wide Pensions Funds (currently: Defined Benefit Pension Scheme, Defined Contribution Pension Scheme and Retirees Medical Claims Fund); the New NATO Headquarters Project and other NATO agencies/bodies located at NATO HQ for which OFC is responsible for providing procurement, budgetary, financial and accounting services, which currently are the NATO Naval Forces sensors and weapons Accuracy Check Site (FORACS) and the Munitions Safety Information Analysis Centre (MSIAC). OFC is also responsible for providing procurement, cash management, finance and accounting support to a number of Extra Budgetary Funds (including Trust Funds) and bilateral arrangements. OFC issues eight annual financial statements. -1-

2 Standards applicable to NATO in the finance and procurement domains are the NATO Financial Regulations (NFRs), the NATO-IS Financial Rules and Procedures (FRPs), the NATO Accounting Framework, the IPSAS, the NATO Civilian Personnel Regulations (CPR), the NATO-IS Procurement Manual, and the NATO Code of Conduct. The OFC is organised around five main functions: (1) Finance, Accounting and Control, (2) Treasury, (3) Procurement, (4) Missions and (5) ERP Competency Centre. The Financial Controller exercises in the name of the NATO Secretary General, a number of responsibilities set by the NFRs, especially accounting and reporting activities of the NATO International Staff, adherence to sound financial management, management of appropriated and non-appropriated funds, organisation and administration of the financial internal control system, prior approval of commitments, adherence to procurement and contracting principles. The Financial Controller is responsible to the NATO Secretary General and accountable to the Budget Committee. The Financial Controller may have recourse to the finance committee for resolution of any persistent doubt or disagreement regarding the compliance of any proposed measure or decision with the provisions of the NATO Financial Regulations. 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: possess a Master s degree in economics, accounting, business administration, finance, management or related discipline from an institute of recognised standing or equivalent qualification in public finance; have at least 15 years relevant professional experience of which at least 10 must be in the fields of financial control and management in international organisations, governmental agencies or large corporations; have recent experience in senior-level leadership positions and significant professional experience in managerial positions; possess experience of the implementation and management of ERP systems; knowledge of accounting standards such as IPSAS, or IFRS etc. have demonstrable problem solving, facilitation, and conflict resolution skills; have excellent communication skills, both orally and in writing, and be able to draft clearly and concisely in at least one of NATO s official languages; have experience working in a multilateral environment or an environment with a variety of stakeholders from multi-cultural backgrounds; demonstrate tact and diplomacy; have an ability to adapt quickly to working in a fast-paced international environment; possess the following minimum levels of NATO s official languages (English/French): V ( Advanced ) in one; and III ( Intermediate ) in the other. DESIRABLE The following would be considered an advantage: be a civil servant of one of the NATO member countries; experience in the use of Oracle E-Business Suite (EBS) ; knowledge of internal control frameworks such as COSO; -2-

3 an advanced level in both official languages of the Organization; IPSAS Certification; familiarity with NATO, to include exposure to either NATO operations or the NATO headquarters environment; certification in accounting. experience with the use of MS SharePoint or similar collaboration sites. 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Vision and Direction Develop and formulate strategic goals and objectives for the OFC and ensure follow-up and implementation. Promulgate and support a strategic vision for the OFC, prioritising, organising and supervising the work of the OFC accordingly, including re-allocation of resources. Develop plans and objectives for the OFC in line with NATO policy direction with a view to optimising processes in support of business requirements while still complying with the NATO Financial Regulations and promoting the highest ethical standards and behaviours. Promote integrity and transparency as key management values. Financial Management Ensure compliance with NFRs, FRPs, the NATO Accounting Framework, and all other financial directives. Ensure effective, economical budgetary and financial administration of funds contributed by the participating Nations (common funded budgets, Trust Funds, etc.). Supervise and record requests for authorisation to commit funds and proposals for the payments of amounts owed by the Organisation. Be responsible for the centralised financial management of the NATO Coordinated Pension Scheme, the Defined Contribution Pension Scheme and the Retirees Medical Claims Fund. Prepare and present certain pension budgets before the relevant financial committees. Ensure that where required funds are invested properly and safely. Oversee the development and co-sign the eight financial statements of those entities under FC purview, to be co-signed with the relevant Head of NATO Body. Policy Development Support the development and update of NATO Financial Regulations and IS Financial Rules and Procedures. Provide the finance committee with lessons learned to increase relevance and effectiveness of regulations and recommend amendments as required. Put in place and implement policies and procedures to ensure sound financial management across the organisation. Develop the policy related to, and the oversight of, the internal control system in place in the Office of Financial Control in relation to risks in the areas of compliance, financial reporting, operations and preservation of assets. Develop and issue, in conjunction with other relevant internal stakeholders, implementing directives concerning matters of financial control (e.g. mission travel, hospitality, procurement, end of year closure, management of extra-budgetary funds). Planning and Execution Ensure that sound financial management practices are in place. Instil strong financial discipline within the OFC and across the Organisation. Ensure that proper risk management is functioning in relation to the OFC mission addressing risks in the areas of compliance, reporting, operations and preservations of assets, and that optimised internal controls are -3-

4 operated, monitored and tested. Put in place and supervise the policy and procedures required to support the principles of transparency and accountability such as the generation process of the Statement of Internal Control and the Management Representation Letter which are co-signed by the Financial Controller and the NATO Secretary General and respectively attached to the annual financial statements and submitted to the external auditors (IBAN). Chair the Contract Award Committee. Project Management As Senior Executive of the ERP Project, ensure that the implementation evolves in accordance with the plan and that the outcomes are achieved. Coordinate closely with the other key players of the ERP project in particular the Director of ICTM. Ensure that business requirements are taken into account. Plan for future developments and upkeep of the ERP. Expertise Development Ensure that the OFC staff stay abreast of changes and evolutions in the areas of finance, risk management, procurement and ERP and that such knowledge is converted into practice. Develop a training plan so that staff acquire, maintain and develop appropriate knowledge in their domain of expertise, including certification by external bodies (e.g. Chartered Institute of Procurement and Supply). Anticipate future requirements. Ensure that proper budgetary resources and provided to the OFC to support appropriate training for staff. Support training and education activities provided by OFC staff to other parts of the Organisation or to external parties. Organisational Efficiencies Enhance co-operation between elements across NATO and within the OFC to improve decision-making. Improve co-ordination within the OFC to ensure more effective support to financial control and decisions. Identify, plan and implement initiatives aimed at improving efficiency and proficiency across all areas of the OFC. Pursue the development of the ERP and other IT tools in support of modern, efficient and reliable ways of working. Make sure that external audit (IBAN) and internal audit recommendations are taken into account and implemented as required. People Management Direct and oversee the activities of the OFC and effectively lead and manage a diverse staff. Lead by example to ensure adherence to the highest ethical standards. Demonstrate the ability to find complex balances between sometimes conflicting requirements in terms of process optimisation and compliance with regulations. Create a motivating and effective workplace. Promote confidence and allow staff to propose change and act in an autonomous way. Provide in-depth mentoring, coaching and training opportunities and be available to offer guidance at critical moments. Ensure that all staff under her/his responsibility are clear on organizational objectives and promote long term improvements whilst keeping the pace of daily activities. Provide regular and fair feedback on performance, informally as appropriate and via the HQ Performance Review and Development (PRD) system. Stakeholder Management Develop and promote an efficient and effective OFC to build trust among the participating Nations contributing to the funding of budgets or other activities such as Trust Funds. Ensure that coordination and networking with other IS Divisions contributes to a better -4-

5 understanding of mutual objectives towards the common NATO goal. Maintain close relationship with the Private Office. Coordinate closely with the Chairman of the Budget Committee. Ensure that specific cases involving contributors are handled with tact, diplomacy and effectiveness. Provide senior assistance, advice and recommendations on financial matters to the Private Office, the Resource Policy and Planning Board (RPPB), the Deputies Committee (DPRC), and the Budget Committee (BC). Share knowledge and experience, and cooperate, with the other NATO Financial Controllers. Representation of the Organization Chair the RMCF Supervisory Board. Participate in the NATO Coordinated Pension Scheme (DCPS) Management Board. Represent the NATO IS at Senior Customer Board of the NATO General Procurement Shared Services. Sign all commercial contracts in the name of the Organisation. Perform any other related duty as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent is responsible to the Secretary General, and to the Board of Directors of certain NATO bodies. S/he works in close relationship with the Private Office. S/he coordinates with the other Heads of Independent Offices and with the ASGs. S/he exercises operational authority for the certain operations on behalf of the IMS at NATO Headquarters. S/he also provides financial advice to various committees, particularly the Budget Committee and the RPPB and DPRC. Direct reports: 7 Indirect reports: COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Achievement: Sets and works to meet challenging goals; Change Leadership: Champions change; Conceptual Thinking: Creates new concepts; Developing Others: Provides in-depth mentoring, coaching and training; Impact and Influence: Uses complex influence strategies; Initiative: Plans and acts for the long-term; Leadership: Communicates a compelling vision; Organisational Awareness: Understands underlying issues; Self-Control: Stays composed and positive even under extreme pressure. 6. KEY CHALLENGES Key challenges facing the successful candidate for this post during the next 2-3 years will include: 1. Prepare and issue timely financial statements and achieve unqualified opinions by the external auditor on the statements and on compliance. -5-

6 2. Put in place a tested internal control system that mitigates the risks to which the OFC activities are exposed. 3. Complete the organisational design of the OFC, its proper staffing and training plan. In addition to the application form, candidates are expected to submit a Word or pdf document summarising their views on the key (and possible other) challenges and how they would address them if selected for the position. This essay will be evaluated as part of the longlisting assessment (see full instructions on how to apply below 8.Recruitment Process ). 7. CONTRACT The successful applicant will be appointed for a period of three years which may be renewed one time only for a further three-year period. 8. RECRUITMENT PROCESS: Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. Applications must be submitted using e-recruitment system, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: As part of this application, candidates are kindly requested to send by - to recruitment@hq.nato.int - one MS Word document summarising their views on the key challenges (see point 6) and how they would address them if selected for the position. Essays should be limited to maximum one A4 page (800 words per page) per challenge. Candidates are requested to send their essay by latest 29 April 2019, 23h59 CEST. The title of the must include the vacancy reference (190248) and the words Key challenges. *** Selection of candidates for NATO posts is based upon the merit principle. Shortlisted candidates will have to be available for the selection process which is expected to take place in the week of 1 July 2019, in Brussels, Belgium. *** Please also note that at the time of the interviews, candidates will be asked to provide evidence of their education and professional experience as relevant for this vacancy. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. -6-

7 More information about the recruitment process and conditions of employment, can be found at our website ( 9. ADDITIONAL INFORMATION: NATO as employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. Building Integrity is a key element of NATO s core tasks. As an employer, NATO values commitment to the principles of integrity, transparency and accountability in accordance with international norms and practices established for the defence and related security sector. Selected candidates are expected to be role models of integrity, and to promote good governance through ongoing efforts in their work. Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. The nature of this position may require the staff member at times to be called upon to travel for work and/or to work outside normal office hours. The organization offers several work-life policies including Teleworking and Flexible Working arrangements (Flexitime) subject to business requirements. Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment. -7-

8 Contrôleur/Contrôleuse des finances LIEU D AFFECTATION : Siège de l'otan (Bruxelles Belgique) DIVISION : Bureau du contrôle financier GRADE : A.7 RÉMUNÉRATION : ,16 euros par mois HABILITATION DE SÉCURITÉ : CTS POSTE VACANT N o : Date limite de dépôt des candidatures : 29 avril 2019 à 23h59 CEST À noter : il est actuellement prévu que le concours pour ce poste se tienne la semaine du 1 er juillet 2019 à Bruxelles RÉSUMÉ Le Bureau du contrôle financier (OFC) est principalement responsable de la gestion des systèmes de contrôle financier et budgétaire applicables à plusieurs entités OTAN, et en premier lieu au budget civil du Secrétariat international (SI) et à divers fonds extrabudgétaires (tels que des fonds d'affectation spéciale). En tant que dépositaire des fonds versés par les pays membres, il offre des services fiables et à valeur ajoutée dans le domaine financier et dans celui des achats, à l'appui des divisions de première ligne et de la réalisation de leurs objectifs. Son travail est axé sur le respect des normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) et d'autres bonnes pratiques, notamment la gestion du risque d entreprise. Il lance les appels de contributions relatifs à chacun des budgets OTAN financés en commun. Comme le prévoit le Règlement financier de l OTAN (NFR), les services de l OFC sont indépendants des autres éléments du SI. L'OFC est responsable des achats, des opérations financières et de l'information financière pour les éléments suivants : le budget civil et les budgets remboursables du SI (y compris les bureaux satellites) ; les régimes de pensions OTAN (régime de pensions à prestations définies et régime de pensions à cotisations définies (DCPS), auxquels s'ajoute le fonds de couverture médicale des agents à la retraite (FCMR)) ; le projet de nouveau siège de l'otan ; d'autres agences/organismes OTAN basés au siège de l'organisation à savoir les sites de contrôle de la précision des détecteurs et des armes des forces navales de l'otan (FORACS) et le Centre d'information et d'analyse sur la sécurité des munitions (MSIAC) auxquels l OFC doit fournir des services d achat ainsi que des services budgétaires, financiers et comptables. L OFC est également chargé d'apporter un soutien pour les achats, la gestion de la trésorerie, les finances et la comptabilité se rapportant à un certain nombre de fonds extrabudgétaires (notamment des fonds d'affectation spéciale) et d arrangements bilatéraux. Il établit les états financiers annuels de huit entités OTAN. Les normes applicables à l'otan dans le domaine financier et dans le domaine des achats sont le NFR, les règles et procédures financières du SI (FRP), le cadre comptable OTAN, -8-

9 les IPSAS, le Règlement du personnel civil (RPC) de l'otan, le manuel d'acquisition du SI et le code de conduite OTAN. L'OFC s'articule autour de cinq fonctions principales : (1) finances, comptabilité et contrôle, (2) trésorerie, (3) achats, (4) missions et (5) Centre de compétences ERP (planification des ressources d entreprise). Le contrôleur/la contrôleuse des finances exerce au nom du/de la secrétaire général(e) de l OTAN un certain nombre d'attributions que lui confère le NFR, en particulier les attributions suivantes : exécuter les activités du SI qui concernent la comptabilité et le compte rendu, veiller au respect des pratiques de saine gestion financière, assurer la gestion des autorisations budgétaires et des fonds extrabudgétaires, organiser et administrer le système de contrôle financier interne, donner son accord préalable pour les engagements, veiller au respect des principes d'acquisition et de passation de marchés. Il/Elle relève du/de la secrétaire général(e) de l OTAN et rend compte au Comité des budgets. Il/Elle peut s adresser au comité financier concerné pour dissiper tout doute ou désaccord persistant quant à la conformité de mesures ou décisions proposées avec les dispositions du NFR. 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : être titulaire d un master en économie, en comptabilité, en administration des affaires, en finances, en gestion ou dans une discipline connexe délivré par un établissement de valeur reconnue, ou avoir une qualification équivalente en finances publiques ; avoir au moins 15 ans d expérience professionnelle pertinente, dont au moins 10 dans le domaine du contrôle financier et de la gestion dans des organisations internationales, des organismes publics ou de grandes entreprises ; avoir une expérience récente dans des fonctions de direction de haut niveau ainsi qu une expérience professionnelle significative dans des fonctions de gestion ; avoir une expérience de la mise en œuvre et de la gestion de systèmes ERP ; connaître les cadres comptables tels que les IPSAS ou les normes internationales d'information financière (IFRS) ; pouvoir justifier d'aptitudes dans les domaines de la résolution des problèmes, de la facilitation et de la résolution des conflits ; avoir d'excellentes compétences de communication tant à l'oral qu'à l'écrit, et être capable de rédiger de façon claire et concise dans au moins une des deux langues officielles de l'otan ; avoir une expérience professionnelle dans un environnement multilatéral ou un environnement où interviennent de multiples parties prenantes d'origines culturelles diverses ; faire preuve de tact et de diplomatie ; être capable de s'adapter rapidement à un environnement international soumis à un rythme soutenu ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français), et le niveau III («intermédiaire») dans l'autre. -9-

10 ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérés comme autant d atouts : un poste dans l'administration d un pays membre de l OTAN ; une expérience de l'utilisation de la suite Oracle E-Business (EBS) ; la connaissance de cadres de contrôle interne tels que celui du Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (COSO) ; le niveau de compétence «avancé» dans les deux langues officielles de l'otan ; une certification dans le domaine des IPSAS ; une bonne connaissance de l'otan, y compris une certaine expérience des opérations ou du siège de l'organisation ; une certification dans le domaine de la comptabilité ; une expérience de l'utilisation de MS SharePoint ou d'espaces de travail en collaboration similaires. 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Vision et direction Élabore et formule des objectifs stratégiques pour l OFC, et veille à ce qu ils soient poursuivis et fassent l objet d un suivi. Promulgue et promeut une vision stratégique pour l OFC ; priorise, organise et supervise les travaux de l OFC en conséquence, notamment en réaffectant des ressources si nécessaire. Établit pour l OFC, dans le respect des orientations définies par l OTAN, des plans et des objectifs visant, d une part, à optimiser les processus qui doivent permettre de répondre aux besoins métiers, tout en les gardant conformes au NFR et, d'autre part, à encourager les comportements correspondant aux normes de déontologie les plus strictes. Promeut l intégrité et la transparence en tant que valeurs de gestion centrales. Gestion financière Veille au respect du NFR, des FRP, du cadre comptable OTAN et de toutes les autres directives financières. Veille à ce que les contributions versées par les pays participant (aux budgets financés en commun, aux fonds d'affectation spéciale, etc.) soient bien gérées sur les plans économique, budgétaire et financier. Supervise et enregistre les demandes d'autorisation d engagement de crédits ainsi que les propositions relatives au règlement de sommes dues par l Organisation. Est responsable de la gestion financière centralisée du régime de pensions coordonné, du DCPS et du FCMR. Établit certains budgets de pensions et les présente aux comités financiers concernés. Veille à ce que les montants demandés aux pays soient utilisés de manière adéquate et sûre. Supervise l établissement des états financiers des huit entités relevant de l OFC, et les cosigne avec les chefs de ces entités. Élaboration des politiques Participe à l élaboration et à la mise à jour du NFR et des FRP du SI. Informe le comité financier compétent des enseignements tirés de l application de la réglementation et, si nécessaire, recommande d y apporter des modifications pour la rendre plus pertinente et plus efficace. Met en place et fait appliquer des politiques et des procédures visant à garantir la qualité de la gestion financière dans toute l Organisation. Définit les orientations applicables au système de contrôle interne de l OFC et organise la supervision de ce système, en fonction des risques dans les domaines de la conformité, du compte rendu -10-

11 financier, de l'activité et de la préservation des actifs. Élabore et publie, en collaboration avec les autres intervenants internes, des directives d application concernant des questions en lien avec le contrôle financier (par exemple : missions, frais de réception, achats, clôture des comptes en fin d exercice, gestion des fonds extrabudgétaires). Planification et exécution Veille à l instauration de saines pratiques de gestion financière. Établit une discipline financière stricte au sein de l OFC et de l Organisation dans son ensemble. Veille à ce que la gestion des risques soit adéquate au regard de la mission de gestion des risques qui incombe à l OFC dans les domaines de la conformité, du compte rendu, de l'activité et de la préservation des actifs, et à ce que des contrôles internes optimisés soient testés, soient effectués et fassent l objet d un suivi. Met en place les politiques et procédures nécessaires au respect des principes de transparence et d obligation de rendre compte, et en supervise l'application ; est visé ici, entre autres, le processus de génération de la déclaration sur le contrôle interne et de la lettre de déclaration de la direction, qui doivent être cosignées par le/la contrôleur/contrôleuse des finances et le/la secrétaire général(e) et respectivement jointe aux états financiers annuels et présentée aux auditeurs externes (Collège international des commissaires aux comptes de l OTAN (IBAN)). Préside le comité d'adjudication des marchés. Gestion de projet En tant que responsable principal du projet ERP, veille à ce que l exécution du projet suive le calendrier prévu et débouche sur les résultats escomptés. Travaille en étroite collaboration avec les autres principaux intervenants dans le projet, en particulier le/la chef de la Direction Gestion de l'information, des communications et des technologies (ICTM). Veille à ce que les besoins métiers soient pris en considération. Planifie les développements et opérations de maintenance de l ERP. Développement de l'expertise Veille à ce que les membres de l OFC se tienne au courant des changements et des évolutions qui s opèrent en finance, en gestion des risques, dans le domaine des achats et dans les systèmes ERP, et à ce que leurs connaissances trouvent des traductions pratiques. Établit un plan de formation permettant aux membres de l OFC d acquérir les connaissances dont ils ont besoin, d entretenir et de développer ces connaissances, et aussi d obtenir des certifications auprès d organismes externes (par exemple auprès du Chartered Institute of Procurement and Supply). Prévoit les besoins futurs. Veille à ce que l OFC dispose des ressources budgétaires qui lui permettent d offrir une formation adéquate à son personnel. Soutient les activités de formation et de sensibilisation organisées par les membres de l OFC pour d'autres services de l OTAN ou pour des externes. Efficacité organisationnelle Renforce la coopération entre éléments de l'otan et au sein de l OFC, afin d'améliorer la prise de décision. S'attache à améliorer la coordination au sein de l OFC, afin que celui-ci puisse contribuer plus efficacement au contrôle financier ainsi qu aux décisions portant sur des questions financières. Identifie les insuffisances en matière d efficacité et de compétence dans tous les domaines couverts par l OFC, trouve des solutions et les applique. Poursuit le développement de l ERP et d'autres outils informatiques à l appui de méthodes de travail modernes, efficaces et fiables. Veille à ce que les recommandations -11-

12 des auditeurs externes (IBAN) et internes soient prises en considération et suivies comme il convient. Gestion des personnes Dirige et supervise les activités de l OFC ; dirige et gère avec efficacité le travail d'agents aux profils divers. Fait en sorte, par son exemple, que les normes de déontologie les plus strictes soient respectées. Prouve sa capacité à trouver des équilibres complexes entre les exigences parfois contradictoires d optimisation des processus et de respect de la réglementation. Crée un environnement de travail motivant et productif. Crée un climat de confiance, et permet aux agents de proposer des changements et de travailler de façon autonome. Assure un encadrement et un accompagnement très professionnels des membres de l OFC, leur offre des possibilités de formation et est prêt(e) à les conseiller aux moments critiques. Veille à ce que tou(te)s ses subordonné(e)s soient au clair sur les objectifs organisationnels. Les encourage à se perfectionner pour le long terme tout en veillant à ce que le rythme des tâches quotidiennes soit tenu. Leur donne de manière régulière et impartiale son appréciation sur leurs performances, dans un cadre informel quand cela s y prête et au travers du système de mesure et de développement des performances (PRD) en vigueur au siège de l'otan. Gestion des parties prenantes Fait en sorte que l OFC soit efficace et performant, et promeut l efficacité et la performance, afin d établir la confiance entre les pays contribuant aux budgets ou à d'autres instruments, comme les fonds d'affectation spéciale. Veille à ce que la coordination et le réseautage avec les autres divisions et bureaux indépendants du SI contribuent à mieux faire comprendre les objectifs communs que les uns et les autres poursuivent au service de la mission de l OTAN. Entretient une relation étroite avec le Cabinet du/de la secrétaire général(e). Travaille en étroite concertation avec le/la président(e) du Comité des budgets. Veille à ce que les dossiers spécifiques dans lesquels interviennent des contributeurs extérieurs à l OFC soient traités avec tact, diplomatie et efficacité. Fournit une aide, des avis et des recommandations de haut niveau sur des questions financières au Cabinet, au Bureau de la planification et de la politique générale des ressources (RPPB), au Comité des adjoints (DPRC) et au Comité des budgets. Partage ses connaissances et son expérience avec les contrôleurs/contrôleuses des finances des autres organismes OTAN, et travaille en collaboration avec eux/elles. Représentation de l Organisation Préside le Comité de surveillance du FCMR. Est membre du Comité de gestion du DCPS. Représente le SI au Bureau des clients principaux des services «achats» mutualisés à l échelle de l OTAN. Signe tous les contrats commerciaux au nom de l Organisation. S acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste relève de/de la secrétaire général(e) et rend compte au comité de direction de certains organismes OTAN. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le Cabinet. Il/Elle travaille en concertation avec les chefs des autres bureaux indépendants et avec les secrétaires généraux/générales adjoint(e)s. Il/Elle exerce l autorité opérationnelle pour certaines opérations au nom de l État-major militaire international au siège de l OTAN. -12-

13 Il/Elle rend à divers comités, en particulier au Comité des budgets, au RPPB et au DPRC, des avis portant sur des questions financières. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : 7 Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Recherche de l'excellence : se fixe et s efforce d atteindre des objectifs ambitieux. Promotion du changement : prend fait et cause pour le changement. Réflexion conceptuelle : crée de nouveaux concepts. Valorisation du personnel : assure un mentorat, un accompagnement professionnel et une formation approfondis. Persuasion et influence : a recours à des stratégies d'influence complexes. Initiative : planifie et agit sur le long terme. Aptitude à diriger : communique une vision convaincante. Compréhension organisationnelle : cerne les enjeux profonds. Maîtrise de soi : reste calme et positif/positive, même en cas de pression extrême. 6. PRINCIPAUX DÉFIS Les principaux défis que le/la candidat(e) retenu(e) pour ce poste sera amené(e) à relever dans les deux à trois prochaines années seront les suivants : 1. Établir et publier à temps les états financiers des huit entités qui relèvent de l OFC, et faire en sorte que les auditeurs externes puissent émettre des opinions sans réserve sur ces états financiers et sur la conformité. 2. Mettre en place un système éprouvé de contrôle interne, qui atténue les risques auxquels l OFC est exposé dans le cadre de ses activités. 3. Mener à bien la réorganisation de l OFC, le processus de recrutement visant à le doter du personnel voulu ainsi que le plan de formation de ses membres. Il est demandé aux candidat(e)s de joindre à leur formulaire de candidature un document Word ou pdf résumant leur point de vue sur ces défis (ainsi que sur d'éventuels autres défis). Dans le même document, les candidat(e)s résumeront aussi l approche qu ils/elles adopteraient pour relever ces défis si le poste leur était attribué. Ce texte sera évalué dans le cadre de la phase de présélection (voir le point 8. Procédure de recrutement) pour les instructions complètes sur la manière de postuler). 7. CONTRAT Le/La candidat(e) retenu(e) sera nommé pour une période de trois ans et pourra être reconduit dans ses fonctions une seule fois, pour une nouvelle période de trois ans. -13-

14 8. PROCÉDURE DE RECRUTEMENT On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l OTAN pourront être acceptées. Les candidatures doivent être soumises comme suit : pour les seuls agents civils de l'otan : via le portail de recrutement interne (pour plus de précisions, veuillez prendre contact avec votre responsable des ressources humaines civiles) ; pour toutes les autres candidatures : via le lien Il est demandé aux candidat(e)s de joindre à leur formulaire de candidature un document Word résumant leur point de vue sur les grands défis énoncés au point 6 ainsi que l approche qu ils/elles adopteraient pour les relever si le poste leur était attribué, et d envoyer ce document par courriel à l'adresse recruitment@hq.nato.int. Les candidat(e)s se limiteront à une page A4 (800 mots par page) maximum pour chaque défi. L échéance pour l envoi des textes est fixée au 29 avril 2019 à 23h59 CEST. L objet du courrier électronique devra mentionner le numéro du poste vacant (190248) et «Grands défis». *** La sélection aux postes OTAN repose sur le mérite. Les candidat(e)s présélectionné(e)s devront se rendre disponibles pour la procédure de sélection, qui se tiendra en principe la semaine du 1 er juillet 2019 à Bruxelles. *** On notera qu'au moment des entretiens pour ce poste, les candidat(e)s seront invité(e)s à fournir tout document attestant de leur formation et de leur expérience professionnelle. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'otan. On trouvera de plus amples informations concernant le processus de recrutement et les conditions d emploi sur le site web de l OTAN ( 9. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES L'OTAN, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. L'Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. -14-

15 Le développement de l'intégrité est un élément clé des tâches fondamentales de l'alliance. En tant qu'employeur, l'otan attache une grande importance au respect des principes d'intégrité, de transparence et de redevabilité, conformément aux normes et aux pratiques internationales établies pour le secteur de la défense et de la sécurité s'y rapportant. Les candidat(e)s sélectionné(e)s doivent être des modèles d'intégrité et s'employer en permanence à promouvoir la bonne gouvernance dans le cadre de leur travail. En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises. De par la nature du poste, le/la titulaire peut parfois être amené(e) à voyager pour le travail et/ou à travailler en dehors des heures normales de service. L'Organisation, en application de plusieurs politiques sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, propose notamment des possibilités de télétravail et d'horaire flexible, sous réserve des exigences liées à la fonction. Le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac. -15-