Medjunarodni projektni menadzmnet. prof.dr MILOŠ D. MILOVANČEVIĆ

Transcription

1 Medjunarodni projektni menadzmnet prof.dr MILOŠ D. MILOVANČEVIĆ 1

2 Upravljanje projektom NE PREDSTAVLJA samo upravljanje implementacijom projekta PREDSTAVLJA disciplinu definisanja i sprovođenja uspešnih projekata 2

3 Projekat Projekat se definiše kao skup aktivnosti koje se realizuju da bi se postigli ciljevi dostupnim resursima u okviru predviđenog budžeta i planiranog vremena 3

4 Upravljanje projektom Projekat mora da bude zasnovan na širim programskim ciljevima i da poseduje: Jasno definisane ciljeve koji odslikavaju identifikovane potrebe Identifikovanu ciljnu grupu/grupe Utvrđene upravljačke odgovornosti Utvrđen početak i kraj projekta Utvrđene resurse i budžet 4

5 Šta je Projekat? sredstvo komunikacije sa donatorom vezano za predstavljanje i finansiranje projekta ugovor koji obavezuje organizaciju da u potpunosti sledi predložene aktivnosti, na koji se druga strana (donator) u svakom trenutku može pozvati plan za narativno i grafičko prikazivanje aktivnosti koje mogu da dovedu do ispunjenja ciljeva

6 Životni ciklus projekta Svi projekti prolaze kroz slične faze. Ideja/koncept...planiranje...sprovođenje... okončanje. Te faze = životni ciklus projekta. 6

7 Upravljanje projektnim ciklusom (PCM) Upravljanje projektnim ciklusom je pojam kojim se opisuju aktivnosti upravljanja i procedure donošenja odluka korišćene tokom trajanja ciklusa projekta, uključujući u to definisanje: ključnih zadataka uloga i odgovornosti glavnih dokumenata mogućih odluka 7

8 Svrha PCM PCM omogućava da bude postignuto to da projekti: Doprinose ostvarivanju sveobuhvatnih ciljeva politika Evropske komisije i razvojnih partnera Budu u skladu sa dogovorenom strategijom Budu izvodljivi Da koristi koje projekat treba da donese u velikoj meri budu održive 8

9 PCM......zahteva aktivno učestvovanje ključnih zaintersovanih strana i teži tome da obezbedi podršku procesu na lokalnom nivou...koristi Pristup logičkog okvira (i dr.instrumente) kako bi podržao proces izrade brojnih ključnih procena/ analiza...uvodi ključne kriterijume ocenjivanja kvaliteta u svaku fazu projektnog ciklusa...zahteva da u svakoj fazi budu izrađena kvalitetna ključna dokumenta koja doprinose tome da proces donošenja odluka bude zasnovan na potpunim informacijama 9

10 Projektni ciklus 10

11 Osnovni principi 1. Kriterijumi i procedure za donošenje odluka definisane su posebno za svaku od faza 2. Faze ciklusa su progresivne svaka faza mora biti završena kako bi naredna mogla biti uspešno pokrenuta 3. Programiranje i identifikovanje novih projekata i programa zasniva se na rezultatima praćenja i ocenjivanja kao dela strukturisanog procesa prikupljanja povratnih informacija i institucionalnog učenja 11

12 Ključne odgovornosti i proces donošenja odluka U praksi nisu svi pojedinci aktivno uključeni u sve faze projekte Postoje razlike u načinu donošenja odluka o finansiranju (npr. u kom trenutku se donose) Sprovođenje ključnih zadataka u vezi sa odlukom o finansiranju je odgovornost donatora i podrazumeva: Ocenjivanje kvaliteta projektnog predloga Unošenje izmena u nacrt predloga Odobravanje ili odbijanje predloga za finansiranje Pregovaranje i sklapanje ugovora o finansiranju 12

13 Šta je upravljanje projektnim ciklusom? UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM JE METODOLOGIJA ZA PRIPREMU, IMPLEMENTACIJU I EVALUACIJU PROJEKATA I PROGRAMA BAZIRANA NA PRINCIPIMA I FILOZOFIJI LOGIČKOG OKVIRA Project Cycle Management Guidelines, Volume I, March

14 Korišćenje LFA u raznim fazama PCM 1. Veliki projekti u kojima je korišćenje LFA obavezno 2. Esperimentalni projekti u kojima je korišćenje LFA potrebno bez obzira na veličinu 3. Programi koji se sastoje od nekoliko projekata u kojima LFA treba da se koristi kako za sam program, tako i za projekte 4. Mali projekti u kojima nema dovoljno resursa za planiranje, izradu i korišćenje LFA 5. Projekti koji nisu pravi projekti projekti-događaji u kojima nema smisla koristiti LFA 14

15 Projektni ciklus 1. faza 1. Analiza situacije na državnom i nivou resora 2. Pregled socio-ekonomskih pokazatelja, nacionalnih prioriteta i prioriteta donatora 3. Koji su razvojni prioriteti zemlje? 4. Na čemu je fokus donatorske pomoći? 5. Identifikovanje glavnih ciljevi i resornih politika za saradnju 6. Odluke o usvajanju strateških opredeljenja i oblasti saradnje 15

16 Projektni ciklus 2. faza 1. Da li projektni koncept odgovara prioritetnim potrebama na lokalnom nivou? 2. Da li je u saglasnosti sa prioritetima donatora? 3. Relevantnost 4. Izvodljivost 5. Nacrt projektnog predloga 6. Odluke zavise od toga da li se na kraju ove faze donosi odluka o finansiranju 16

17 Projektni ciklus 3. faza 1. Studija (pred)izvodljivosti potvrđena relevantnost i izvodljivost 2. Detaljan predlog projekta 3. Detaljan predlog plana i finansiranja 4. Da li je projekat izvodljiv i da li će doneti predviđene održive koristi? 17

18 Informacije dobijene na kraju faze formulacije Situaciona analiza/ Ključne procene -kontekst politika i programa -analiza zainteresovanih strana i ocena institucionalnih kapaciteta -analiza problema -stečena iskustva i pregled tekućih/planiranih aktivnosti -izbor strategija Opis projekta -opšti cilj i svrha -ciljna grupa, lokacija i trajanje -rezultati i indikativne aktivnosti -resursi i troškovi Pitanje rukovođenja -strukture za koordinaciju i rukovođenje -finansijski menadžment/ finansijski aranžmani -praćenje, ocenjivanje i revizija Izvodljivost i održivost -ekonomska i finansijska -ekološka -tehnička -socijalna i upravna -upravljanje rizikom 18

19 Projektni ciklus 4. faza 1. Realizacija predvidjenih aktivnosti ostvarivanje rezultata, postizanje svrhe i delotvornog doprinosa opštem cilju 2. Detaljno planiranje 3. Praćenje i izveštavanje o postignutom napretku 4. Da li su postignuti rezultati i da li su sredstva upotrebljena delotvorno i efikasno? 5. Koje korektivne mere treba preduzeti? 19

20 Projektni ciklus 5. faza 1. Nezavisna procena uticaja, relevantnosti i održivosti 2. Da li su postignute planirane koristi? 3. Da li su one održive? 4. Koja iskustva smo stekli? 5. Revizorski izveštaj 6. Izveštaj o evaluaciji 7. Predlozi i preporuke 8. Uticaj na programiranje 20

21 Razlike između ocene (evaluacije), praćenja (monitoring) i revizije EVALUACIJA (OCENA) MONITORING (PRAĆENJE) REVIZIJA Procena efikasnosti, efektivnosti, uticaja, relevantnosti i održivosti politika i akcija pomoći Analiza napretka projekta po pitanju postizanja planiranih rezultata, koja se sprovodi tokom trajanja projekta. Cilj je da se unapredi upravljanje donošenjem odluka. Procena: (i) Legalnosti i pravilnosti prihoda i rashoda (ii) Da su sredstva korišćena efikasno i ekonomično (iii) Da su sredstva korišćena na efektivan način za ono za šta su i namenjena Fokus na finansije i finansijski menadžment. 21

22 Projektni ciklus 22

23 Pristup logičke matrice (pristup putem logičkog okvira) - LFA

24 Pristup logičke matrice LFA = Logical Framework Approach instrument za analizu i upravljanje Danas se koristi u različitim formama kod većine multilateralnih i bilateralnih agencija, međunarodnih nevladinih organizacija i mnogih vlada partnera EU zahteva da Logička matrica bude izrađena kao sastavni deo procedure formulisanja IPA projekta (ANEKS C) LFA koristi se u različitim fazama projektnog ciklusa 24

25 PRISTUP LOGIČKOG OKVIRA ORUĐE, ALAT: koristiti kod svakog koraka za vreme trajanja ciklusa projekta (planiranje, realizacija i evaluacija) POMOĆNA SREDSTVA: Pomoćna sredstva za logičku analizu i dijalog INSTRUMENT ZA PLANIRANJE: uokviruje različite korake u jedan proces promene UČEŠĆE: obezbeđuje učešće u projektu

26 Od postojećeg ka budućem Faza analize: Zainteresovanix strana Problema Ciljeva Strategija Faza planiranja: Logika projekta Logika intervencije Pokazatelji Pretpostavke/rizici Skica radnog plana Skica potreba za resursima

27 Od postojećeg ka budućem LOŠA SADAŠNJA SITUACIJA POTREBE? PROBLEMI! ANALIZA POBOLJŠANA SITUACIJA PLAN (MATRICA)

28 Razvojni projekat u kontekstu LFA Svrha razvojnih projekata je da uzrokuju onu promenu koja bi dovela do poboljšane situacije u okviru projektnog okruženja i društva uopšte Zasnivaju se na unosu sredstava i sprovođenju aktivnosti a rezultat čini nekoliko izlaznih elemenata koje doprinose ostvarenju željenih ciljeva Željeno stanje treba bude opisano tako da se u kasnijoj fazi može proveriti u kojoj meri je bio uspešan (na osnovu indikatora) Uspeh zavisi i od spoljašnjih pretpostavki i rizika, koje treba identifikovati, pratiti i analizirati 28

29 Prednosti LFA Osigurava da budu postavljena osnovna pitanja i analizirane slabosti Njime se sprovodi sistematična i logička analiza međusobno povezanih elemenata Njime se stvara bolja osnova za sistematsko praćenje i analizu efekata projekta Njime se omogućava bolja komunikacija između donosilaca odluka, rukovodilaca i dr.učesnika u projektu 29

30 Prednosti LFA (2) Upotrebom standardizovanih procedura za sakupljanje i procenu informacija obezbeđuje se ostvarivanje rukovodilačke i administrativne koristi Upotrebom LFA i sistematskim praćenjem osiguran je kontinuitet rada i pristupa u slučaju kada se osoblje na projektu menja Olakšava se komunikacija između vlada i donatorskih agencija 30

31 Ograničenja LFA Administracija projekta može da ispolji određenu nefleksibilnost kada se na samom početku prenaglase definisani ciljevi i spoljni faktori. LFA je opšti instrument za analizu i samo jedan od nekoliko instrumenata koji se mogu koristiti prilikom pripreme, primene, procene projekta. Primena LFA može biti u potpunosti iskorišćena isključivo ukoliko postoji sistematsko obučavanje svih uključenih učesnika i primena propratnih metodoloških aktivnosti 31

32 LFA najčešći problemi Radi se odvojeno od pipreme predloga projekta (aplikacije) POGREŠNO LFA pre pripreme narativnog dela ISPRAVNO LFA koristiti za dovršavanje potrebnih projektnih dokumenata ISPRAVNO 32

33 LFA......ne daje magična rešenja može da bude delotvoran instrument za analizu i upravljanje...mora biti dopunjen drugim instrumentima (ekonomska i finansijska analiza, analiza uticaja na životnu sredinu...) Delotvoran timski rad i participativni pristup su izuzetno važni. 33

34 Da se izbegnu problemi Korisnici treba da: Kolege i partneri podjednako razumeju ključne principe analize i terminologiju Stave naglasak na to da je LFA važan koliko i matrica Osiguraju da se LFA koristi kao instrument za promovisanje učešća zainteresovanih strana, dijaloga i dogovora Koriste matricu kao sažetak projekta radi prezentacije Usavršavaju i dorađuju matricu u skladu sa novim informacijama 34

35 Analize Analiza zainteresovanih strana - identifikovanje i karakterisanje potencijalnih glavnih zainteresovanih grupa; ocena njihovih kapaciteta; Analiza problema identifikovanje ključnih problema, ograničenja i prilika; određivanje odnosa između uzroka i posledica; Analiza ciljeva - razvijanje rešenje za identifikovane probleme; identifikovanje sredstava za ispunjenje ciljeva; Analiza strategija identifikovanje različitih strategija za postizanje ciljeva; odabir najprikladnije strategije 35

36 Matrica logike - LogFrame PROIZVOD PROCESA PLANIRANJA - Prikazuje suštinu projekta u jednoj jednostavnoj tabeli Obezbeđuje razumevanje i bolju komunikaciju između svih uključenih u projekat Kod mnogih finansijera/donatora MLP je standard za podnošenje predloga projekta

37 Logika intervencije Indikatori uspeha Izvori i sredstva provere Pretpostavke i rizici Opšti cilj Specifičan cilj Rezultati SREDSTVA TROŠKOVI PREDUSLOVI Aktivnosti

38 Opšti cilj Logika promene Koji je to opšti cilj čijem će ostvarenju doprineti ovaj projekat? Indikatori uspeha Koji su pokazatelji uspeha vezani za opšte ciljeve? Izvori i sredstva provere Koji su to izvori informacija za ove pokazatelje uspeha? Pretpostavke i rizici Specifičan cilj Koji je to poseban cilj koji će biti ostvaren ovim projektom? Koji su to kvant. i kval. pokazatelji uspeha koji određuju do koje mere je ostvaren cilj projekta? Koji su to izvori informacija koji treba da budu prikupljeni ili već postoje? Metodi? Koji su faktori i uslovi neophodni za ostvarenje cilja projekta, a nisu pod direktnom kontrolom? Rezultati Koji će konkretni rezultati doprineti ostvarenju cilja projekta? Koji pokazatelji određuju da li su i u kojoj meri ostvareni planirani rezultati? Koji su izvori informacija za ove pokazatelje uspeha? Koji spoljni faktori i uslovi moraju biti ispunjeni da bi rezultati bili ostvareni kako je planirano? Aktivnosti Koje aktivnosti je potrebno izvršiti i kojim redosledom u cilju ostvarenja rezultata? Sredstva: Koja su sredstva neophodna za realizaciju planiranih aktivnosti? Troškovi: Koliki su troškovi realizacije planiranih aktivnosti? Koji uslovi treba da budu ispunjeni pre početka da bi projekat počeo sa realizacijom?

39 10 KORAKA u LFA 1. ANALIZA OKRUŽENJA (ANALYSIS of CONTEXT) 2. ANALIZA ZAINTERESOVANIH STRANA (STAKEHOLDER ANALYSIS) 3. ANALIZA PROBLEMA (PROBLEM ANALYSIS / SITUATION ANALYSIS) 4. ANALIZA CILJA (OBJECTIVE ANALYSIS) 5. ANALIZA STRATEGIJE (STRATEGY ANALISYS) 6. PLAN AKTIVNOSTI (ACTIVITIES) 7. INDIKATORI (INDICATORS) 8. ANALIZA RIZIKA (RISK ANALYSIS) i UPRAVLJANJE RIZICIMA 9. PRETPOSTAVKE (ASSUMPTIONS) 10. RESURSI (RESOURCES / INPUTS) BUDŽET

40 ANALIZA OKRUŽENJA

41 Analiza okruženja Promene/projekti deo su šireg konteksta; važno je prikupiti relevantne opšte informacije. U kakvo će okruženje/milje projekat biti smešten? Analiza okruženja kroz studije (sektora, zemlje i regionalne studije, itd.) a ponekad i primenom SWOT ili PESTLE analize.

42 Analiza okruženja ZAKON O VANREDNIM SITUACIJAMA I CIVILNOJ ZAŠTITI (gde smo?) Strategija i Akcioni plan zaštite u vanrednim situacijama Usklađenost zakona i tehničkih propisa sa zakonodavstvom u zemljama Evropske unije

43 Analiza okruženja ОДЕЉЕЊЕ ЗА ОПШТЕ ПРАВНЕ ПОСЛОВЕ МИНИСТАРСТВО УНУТРАШЊИХ ПОСЛОВА БИРО НАЧЕЛНИКА СЕКТОРА МИНИСТАР СЕКТОР ЗА ВАНРЕДНЕ СИТУАЦИЈЕ САВЕТ ЗА НАЦИОНАЛНУ БЕЗБЕДНОСТ - МИНИСТАРСТВО ЗА НАУКУ И ТЕХНОЛОШКИ РАЗВОЈ - МИНИСТАРСТВО ЗА ЖИВОТНУ СРЕДИНУ И ПРОСТОРНО ПЛАНИРАЊЕ - МИНИСТАРСТВО ОДБРАНЕ - МИНИСТАРСТВО ЗА ИНФРАСТРУКТУРУ - МИНИСТАРСТВО ФИНАНСИЈА - МИНИСТРСТВО ПОЉОПРИВРЕДЕ, ШУМАРСТВА И ВОДОПРИВРЕДЕ - МИНИСТАРСТВО РУДАРСТВА И ЕНЕРГЕТИКЕ - МИНИСТАРСТВО ЗДРАВЉА - ХИДРО-МЕТЕОРОЛОШКИ ЗАВОД - РЕПУБЛИЧКИ СЕИЗМОЛОШКИ ЗАВОД - КОМУНАЛНЕ СЛУЖБЕ - ДОБРОВОЉНИ ВАТРОГАСНИ САВЕЗ - ЦРВЕНИ КРСТ - ПРВА ПОМОЋ - СПАСИЛАЧКЕ СЛУЖБЕ - АЛПИНИСТИ - РОНИОЦИ - ГОРСКА СЛУЖБА СПАСАВАЊА УПРАВА ЗА ПРЕВЕНТИВНУ ЗАШТИТУ УПРАВА ЗА ВАТРОГАСНО- СПАСИЛАЧКЕ ЈЕДИНИЦЕ УПРАВА ЗА УПРАВЉАЊЕ РИЗИКОМ УПРАВА ЗА ЦИВИЛНУ ЗАШТИТУ НАЦИОНАЛНИ ТРЕНИНГ ЦЕНТАР ЗА ВАНРЕДНЕ СИТУАЦИЈЕ ОРГАНИЗАЦИОНЕ ЈЕДИНИЦЕ НА НИВОУ ЛОКАЛНЕ САМОУПРАВЕ УПРАВЕ, ОДЕЉЕЊА ЗА ВАНРЕДНЕ СИТУАЦИЈЕ (ПРЕВЕНТИВНА ЗАШТИТА, ВАТРОГАСНО- СПАСИЛАЧКЕ ЈЕДИНИЦЕ, УПРАВЉАЊЕ РИЗИКОМ И ЦИВИЛНА ЗАШТИТА) - Postoje li mehanizmi za koordinaciju i kontrolu funkcionisanja svih subjekata koji deluju u vanrednim situacijama (Zakon o ministarstvima)??? - Nacionalna strategija integrisanog upravljanja granicom

44 Analiza okruženja UN International Strategy for Disaster Reduction EUROPEAN SECURITY STRATEGY EU Programme on Civil protection cooperation European Research in Natural Hazards and Disaster Risk Management (EU MEDIN) Global Fire Monitoring Center (GFMC)

45 SWOT analiza SWOT analiza je strukturirani pristup evaluaciji strateške pozicije jedne organizacije putem identifikacije njenih snaga, slabosti, šansi i opasnosti. Skraćenica: Snage (Strenghts) Slabosti (Weaknesses) Mogućnosti (Оpportunities) Pretnje (Тhreaths)

46 SWOT analiza Izvor Snage Slabosti Interni (moguće ih je kontrolisati) Šanse Opasnosti Eksterni (nije ih moguće kontrolisati)

47 SWOT analiza (interni faktori) SNAGE (Strenghts) su interni atributi, kompetencije i potencijali kojima organizacija može da ostvari konkurentsku prednost. SLABOSTI (Weaknesses) su interna ograničenja unutar organizacije koja onemogućavaju ostvarenje ciljeva.

48 SWOT analiza (eksterni faktori) MOGUĆNOSTI (Opportunities) su eksterni pozitivni faktori koji pružaju organizaciji mogućnost za dalji razvoj (stimulativni faktori iz okruženja) PRETNJE (Threaths) su eksterna ograničenja izvan kontrole organizacije koja mogu onemogućiti ostvarenje ciljeva.

49 SWOT analiza Da bi SWOT analiza bila korisna treba slijediti sledeća pravila: Budite realistični u proceni snaga i slabosti vaše organizacije (subjektivnost SWOT analize) Ne treba identifikovati samo apsolutne već i relativne snage i slabosti ( to su snage i slabosti jedne kompanije u odnosu na njenu konkurenciju) Samo oni resursi ili sposobnosti koje će korisnici ceniti treba da budu uključeni u analizu snaga i slabosti Neka vam SWOT analiza bude kratka i jednostavna

50 SWOT ANALIZA: Primeri internih faktora Interne snage: kompetentnost u ključnim oblastima raspoloživi finansijski resursi dobar ugled kod korisnika potvrđena liderska pozicija na tržištu (politički faktor) dobro formulisane strategije kvalitet usluge ljudski resursi (mladost, stručnost) razvijenost PR funkcije uspešan menadžment iskustva iz perioda SFRJ Interne slabosti: nejasna strategija zastarela tehnika i tehnologija ograničena znanja u obezbeđivanju eksternih izvora finansiranja nedovoljno korišćenje kapaciteta problemi i konflikti loš imidž

51 SWOT ANALIZA: Primeri eksternih faktora Eksterne šanse: EU intergracije R. Srbije raspoloživi finansijski resursi u oviru IPA Međunarodna saradnja... Eksterne pretnje: Spremnost građana da se uključe u pružanje pomoći je minimalna Zakonska regulativa je zastarela i neusklađena sa važećim Ustavom Nadležnost između pojedinih republičkih ministarstava i nadležnost lokalne samouprave nije u potpunosti definisana Loša pozicioniranost unutar MUPa (policija je uvek prioritet) Pitanju finansiranja u vanrednim situacijama nije posvećena dovoljna pažnja Konkurencija privatnog sektora...

52 SWOT ANALIZA: Strategije na osnovu SWOT analize Eksterni faktori Interni faktori n Snage Lista snaga n Slabosti Lista slabosti n Šanse Lista šansi MAKSI-MAKSI STRATEGIJA Мaksimiziranje snaga i šansi MINI-MAKSI STRATEGIJA Minimiziranje slabosti maksimiziranje šansi Pretnje MAKSI-MINI STRATEGIJA MINI-MINI STRATEGIJA n Lista pretnji Maksimiziranje snaga i minimiziranje pretnji Minimiziranje slabosti i pretnji

53 ANALIZA ZAINTERESOVANIH STRANA

54 Zainteresovane strane - STEJKHOLDERI Pojedinci, grupe, organizacije koji mogu da: utiču na projekat osete uticaj projekta podrže projekat makar posredno postanu protivnici projekta budu uključeni u rad na projektu 54

55 Terminologija Zainteresovane strane pojedinci ili institucije koji bi mogli (direktno ili indirektno, pozitivno ili negativno) uticati na projekat ili bi projekat mogao na njih uticati Korisnici oni koji na bilo koji način imaju koristi od sprovođenja projekta Ciljne grupe grupa/entitet na koji će projekat imati direktan pozitivan uticaj na nivou ostvarenja svrhe (može i osoblje partnerskih organizacija) Krajnji korisnici oni koji će imati dugoročnu korist na nivou društva ili resora Partneri na projektu oni koji sprovode projekat 55

56 Ključna pitanja Čije probleme ili mogućnosti analiziramo? Ko će imati koristi ili štete od predložene projektne intervencije i na koji način? 56

57 Koraci 1. Identifikacija opšteg razvojnog problema kojim se projekat bavi 2. Identifikacija svih osoba/grupa/institucija koje imaju značajan interes u projektu 3. Istražiti uloge, različite interese, relativnu moć i kapacitete za učestvovanje (snage i slabosti) zainteresovanih strana 4. Identifikacija veza: stepen saradnje ili konflikta zainteresovanih strana; obrasci saradnje ili obrasci zavisnosti od druge zainteresovane strane 57

58 Koraci (2) 5. Tumačenje nalaza analize i odlučivanje o tome čijim će interesima i perspektivama biti dat prioritet prilikom analize problema 6. Integrisanje relevantnih informacija u nacrt projekta, kako bi se osiguralo da će: Resursi biti dobro usmereni projekat u skladu sa potrebama ciljnih grupa Dogovori o koordinaciji i upravljanju biti odgovarajući kako bi promovisali participaciju zainteresovanih strana i njhovo vlasništvo nad procesom Konflikt interesa zainteresovanih strana biti prepoznati i da će se projekat njima baviti 58

59 Instrumenti za sprovođenje analize zainteresovanih strana Matrica analize zainteresovanih strana SWOT analiza Venov dijagram Kružni dijagram 59

60 Matrica analize zainteresovanih strana Osnovne karakteristike zainteresovanih strana Interesi i način na koji problem / potencijalni projekat utiče na zainteresovane strane Kapacitet i motivacija zainteresovanih strana da unesu promenu Moguće aktivnosti zainteresovanih strana za postizanje svojih interesa 60

61 PRIMER Problem: Gužva i redovi na šalterima

62 Matrica analize stejkholdera Zainteresovani Interesi, uticaj problema na njih Mogući uticaji Moguće aktivnosti Korisnici Da ne čeka, da brzo i efikasno obavi posao, ljunaznost Veliki-mali? I podrška, i osporavanje Predvideti direktnu komunikaciju, radi pozicioniranja zahteva Zaposleni Da korisnici ne pitaju svašta, da ne prave gužvu, da ih šefovi ne grde Izvršni, i podrška i osporavanje Predvideti motivaciju, za rad i aktivno učešće Šefovi Red i mir u službi, da se ne žale ni korisnici ni službenici,napredovanje Veliki, podrška Predvideti-obezbediti politički uticaj koji uspešno okončan projekat može doneti Više instance Politički poeni Veliki, podrška Predvideti angažman

63 Primer 2 Karakteristike Problemi (kakav uticaj imaju) Potencijal (kapacitet i motivacija za promene) Interesi (i moguće aktivnosti) Porodice ribolovaca: X porodica sa niskim primanjima, oporodični bizni, organizovan kao neformalna zadruga -zagađenje utiče na kvalitet i količinu ilova -ugroženo je zdravlje porodice (naročito žena i dece) -veliki interes za uvođenje mera kontrole zagađenja -ograničen politički uticaj usled slabe organizovanosti -povećanje sredstava za život -podrška kapacitetima za lobiranje -sprovođenje mera kontrole industrijskog otpada 63

64 Venov dijagram Stepen uticaja Lokalna uprava - Agencija za zaštitu živ.sred. Industrija X Odelj. za ribarstvo Ribolovačka zadruga Trgovine ribom Porodice ribolovaca Kupci (prodice u gradovima) 64

65 Kružni dijagram Tehnička obučenost Finansijsko upravljanje Transparentnost i odgovornost za dobro upravljanje X X 0 1 X 2 X 3 Upravljanje osobljem, obuka i motivacija Mehanizmi za učenje i evaluaciju X X X X Usredsređenost na klijenta Veze sa drugim relevantnim organizacijama Sistemi za planiranje i politiku Legenda: 0 = Nepoželjno: drastično povećanje potreba 1 = Loša situacija: značajan prostor za poboljšanja 2 = Zadovoljavajuće: delimičan prostor za poboljšanja 3 = Visoko efektivno 65

66 Analiza problema i rešenja (ciljeva)

67 Analiza problema ANALIZA PROBLEMA = ANALIZA POSTOJEĆE SITUACIJE Analiza problema identifikuje negativne aspekte postojeće situacije i ustanovljava odnose između uzroka i posledica kod identifikovanih problema. 67

68 Analiza problema- tri osnovna koraka 1. Definicija okvira i predmeta analize; 2. Identifikacija glavnih problema sa kojima se suočavaju ciljne grupe i korisnici (Koji su problemi? Ko se suočava sa njima?); i 3. Vizualizacija problema u formi dijagrama, problemskog stabla ili hijerarhije problema, koji Vam pomaže da analizirate i razjasnite odnose između uzroka i posledica. 68

69 Drvo/ stablo problema ili problemsko stablo Analitička tehnika koja nam omogućuje bolje razumevanje problema, prepoznavanje njegovih uzroka i sagledavanje posledica. Navodi nas da razmatramo uzroke i posledice i bolje donosimo odluke za rad na preventivi ili na uklanjanju posledica. 69

70 Pravljenje problemskog stabla Problemi na kartice Hijerarhija uzrok posledica Glavni problem na vrhu i niz manjih problema koji proisticu iz tog osnovnog Postaviti početni problem i dodavati ostale kartice sa problemima ispod njega 70

71 Pravljenje problemskog stabla (2) Ukoliko je problem uzrok početnog problema, tu karticu stavite ispod; Ukoliko je problem posledica početnog problema, tu karticu stavite iznad; Ukoliko nije ni uzrok ni posledica, stavite karticu u istoj ravni 71

72 Finalizovano problemsko stablo predstavlja opštu sliku trenutne negativne situacije oko koje su se složile sve zainteresovane strane 72

73 Kreativni sastanak - brainstorming Pravila: Sve što svakom padne na pamet se beleži Nema glupih ideja Bez komentara molim! Kreativnost bez kritičnosti Diskusija o svakom upisanom predlogu 73

74 Preporučljivo je da: Problemi budu formulisani kao negativne situacije Problemi budu stvarni, postojeći, a ne budući ili zamišljeni Budemo svesni da mesto problema u hijerarhiji ne ukazuje i na njegov značaj Ne vidimo postojanje problema kao odsustvo rešenja, već samo kao postojanje negativne situacije 74

75 Još neke napomene Kvalitet rezultata zavisi od ljudi uključenih u analizu i veštine facilitatora. Kritično je uključiti predstavnike zainteresovanih strana Razvoj problemskog stabla, analiza rezultata i predlaganje daljih koraka najbolje se radi na radionicama za 25 ljudi Da bi se uočile različite perspektive i variranje prioriteta dobro je raditi radionice sa različitim grupama zainteresovanih Proces je važan koliko i rezultat učenje i ispoljavanje različitih viđenja Problemsko stablo treba da je gruba i pojednostavljena vizija stvarnosti. Ako se iskomplikuje manje će koristiti za dalje korake 75

76 Stablo problema STABLO PROBLEMA POSLEDICE KLJUCNI PROBLEM UZROCI 76

77 PRIMER: STABLO PROBLEMA Gužva i redovi na šalterima ZAPOSLENI KORISNICI PROCEDURE Podaci Nedovoljan broj Slabo obučeni Nemotivisani Nervozni Neinformisani Nejasne Neprikladne Za procedure Ne poznaju proceduru Nemaju odgovor za svaku situaciju Kompliko- vane Za rad sa opremom Ne poznaju prava i obaveze Različite mogućnosti za svaku situaciju

78 I opet...smernice DA LI SE NAŠ PROBLEM UKLAPA U AKCIJE PODRŽANE PROGRAMOM!!!! 78

79 Analiza ciljeva Negativne situacije na problemskom stablu su pretvorene u rešenja koja su izražena kao pozitivna dostignuca. 79

80 PROBLEM CILJ NEGATIVNO POZITIVNO 80

81 ANALIZA CILJEVA Realan cilj svakog projekta su promene Kretanjem uz i niz stablo ciljeva, odabiramo: Opšti cilj projekta Svrhu posebne ciljeve projekta Rezultate - konkretne učinke Aktivnosti - konkretne radnje 81

82 Stablo ciljeva - koraci KORAK 1: Ponovo formulišite sve negativne situacije iz analize problema u pozitivne situacije koje su: Poželjne; Realne i dostižne. KORAK 2: Proverite odnos izmedu sredstava i ciljeva da biste osigurali validnost i potpunost hijerarhije KORAK 3: Ukoliko je potrebno: Revidirajte izjave; Dodajte nove ciljeve ukoliko mislite da su relevantni i potrebni da bi se dostigli ciljevi na sledecem, višem nivou; Izbrišite ciljeve koji ne deluju prigodno ili potrebno 82

83 Hijerarhija ciljeva Glavni osnovni - krajnji cilj Specifični cilj(evi) svrha Rezultati operativni ciljevi - ishodi Aktivnosti 83

84 Ciljevi treba da budu... Specific Measurable Achievable Relevant Time-bound Dostižni Odmerljivi Bitni Adekvatani Rok 84

85 Ne zaboravite Konsultacije sa zainteresovanim grupama Razmatranje prioriteta Ocena dostižnosti nekih ciljeva Identifikacija dodatnih sredstava potrebnih za postizanje željenog stanja 85

86 Stablo ciljeva pruža sliku željene buduće situacije! 86

87 PRIMER: STABLO PROBLEMA Gužva i redovi na šalterima ZAPOSLENI KORISNICI PROCEDURE Podaci Nedovoljan broj Slabo obučeni Nemotivisani Nervozni Neinformisani Nejasne Neprikladne Za procedure Za rad sa opremom Ne poznaju proceduru Ne poznaju prava i obaveze Nemaju odgovor za svaku situaciju Različite mogućnosti za svaku situaciju Kompliko- vane

88 PRIMER: STABLO CILJEVA Nema gužve ni redova na šalteru Najbolji zaposleni Zadovoljni korisnici Uredne procedure Podaci Dovoljan broj Dobro obučeni Motivisani Smireni Informisani Jasne Prikladne Za procedure Poznaju procedure Imaju odgovor na svaku situaciju Jednostavne Za rad sa opremom Poznaju prava i obaveze Za jednu situaciju, jedna mogućnost

89 GRUPNI RAD: Analiza problema i ciljeva

90 Analiza strategija

91 Analiza strategije Poređenje različitih opcija za postizanje istih ciljeva Izbor ciljeva projekta šta treba/može a šta ne treba/ne može biti uključeno u projekat Odluka: Kojim ciljevima ćemo se baviti i Kojim ciljevima se nećemo baviti? opšti cilj posebni cilj(evi) Početna tačka STABLO CILJEVA 91

92 Svrha analize strategija Identifikovanje mogućih strategija razmatranje mogućih koristi ili teškoća koji nastaju kada se problemi rešavaju na različite mačine Procena njihove izvodljivosti Postizanje dogovora oko jedne ili više 92

93 Pitanja na koja treba odgovoriti Da li se treba baviti svim identifikovanim problemima, odnosno ciljevima, ili izabrati samo nekoliko? Koje su pozitivne prilike koje treba iskoristiti (npr.na osnovu SWOT analize)? Koji je to skup intervencija koje će najverovatnije dovesti do željenih rezultata i proizvesti da koristi budu održive? Na koji način se najbolje može podržati lokalno vlasništvo nad projektom, uključujući razvoj kapaciteta lokalnih institucija? 93

94 Pitanja na koja treba odgovoriti (2) Kakve su verovatne implikacije različitih mogućih intervencija u pogledu kapitalnih i tekućih troškova i šta se realno može priuštiti? Koja je mogućnost ili mogućnosti najekonomičnija? Koja će strategija imati najpozitivniji uticaj u odnosu na potrebe siromašnih i drugih ranjivih grupa? Kako mogu biti ublaženi ili izbegnuti negativni uticaji na životnu sredinu? 94

95 Koraci (1) 1. Identifikovanje različitih strategija na drvetu ciljeva 2. Eliminisanje ciljeva koji nisu poželjni ili se ne mogu izvršiti 3. Eliminisanje ciljeva kojima se bave drugi projekti na području 4. Diskusija o različitim strategijama 95

96 Mogući kriterijumi Očekivani doprinos ključnim ciljnim politikama (npr.smanjenje siromaštva, ekonomske integracije i sl.) Koristi za ciljne grupe Komplementarnost sa drugim projektima (koji su u toku ili planirani) Implikacije operativnih troškova; sposobnost da se podnesu troškovi 96

97 Mogući kriterijumi (2) Finansijska i ekonomska korist Doprinos izgradnji institucionalnih kapaciteta Tehnička izvodljivost Uticaj na životnu sredinu Održivost 97

98 Koraci (2) 5. Procena različitih strategija u kontekstu kriterijuma 6. Odabir jedne ili više strategija slaganje 98

99 PRIMER:STABLO CILJEVA Nema gužve ni redova na šalteru Najbolji zaposleni Zadovoljni korisnici Uredne procedure Podaci Dovoljan broj Dobro obučeni Motivisani Smireni Informisani Jasne Prikladne Za procedure Poznaju procedure Imaju odgovor na svaku situaciju Jednostavne Za rad sa opremom Poznaju prava i obaveze Za jednu situaciju, jedna mogućnost

100 PRIMER:STABLO CILJEVA Nema gužve, ni redova na šalterima Najbolji zaposleni Zadovoljni korisnici Uredne procedure Podaci Dovoljan broj Dobro obučeni Motivisani Smireni Informi- sani Jasne Prikladne Za procedure Poznaju procedure Imaju Odgovor Na svaku situaciju Jednostavne Za rad sa opremom Poznaju prava i obaveze Za jednu situaciju, jedna mogućnost