PRENOVA PROCESA REALIZACIJE KUPČEVIH NAROČIL V PODJETJU STEKLARNA ROGAŠKA d.d.

Transcription

1 UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE Smer organizacija in management delovnih procesov PRENOVA PROCESA REALIZACIJE KUPČEVIH NAROČIL V PODJETJU STEKLARNA ROGAŠKA d.d. Mentor: izred. prof. dr. Miro Jeraj Kandidat: Peter Kunej Kranj, maj 2007

2 ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju za pridobljeno znanje in pomoč pri izdelavi diplomske naloge. Zahvaljujem se tudi lektorju prof. Luciji Jakop, ki je lektorirala mojo diplomsko nalogo. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 2 od 75

3 POVZETEK V diplomski nalogi je predstavljen preoblikovan proces realizacije naročil kupcev podjetja Steklarna Rogaška d.d. z implementacijo novega poslovno informacijskega sistema SAP - R/3. V našem podjetju, ki spada med velika, se srečujemo z velikim številom različnih izdelkov, obdelav in zahtev kupcev. Iz tega razloga prihaja do velikih težav s pridobivanjem pravih in pravočasnih informacij ter posledično zastojev v proizvodnji, ki povzročajo zamude pri odpremi izdelkov. Zato smo se v podjetju odločili za posodobitev informacijskega sistema, ki bo omogočal hitro in nemoteno zbiranje vseh informacij na enem mestu. S tem pričakujemo hitrejšo odzivnost, nemoteno delo v proizvodnji in pravočasno zaključevanje delovnih nalogov. Prišli bomo do spoznanja, da programska oprema predstavlja dobro rešitev za izboljšanje posredovanja informacij in za skrajšanje delovnega časa za posamezne segmente procesa realizacije naročil kupcev, vendar ne popolnoma brez pomanjkljivosti zaradi kompleksnosti. KLJUČNE BESEDE - poslovni proces - steklen izdelek - prenova procesa realizacije naročil kupcev - organizacijski sistem - informacijski sistem Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 3 od 75

4 ABSTRACT This thesis presents a reformed process of realization of customers' orders of the company Steklarna Rogaška d.d. by implementing a new business information system SAP-R/3. Our company, which is big, encounters a large number of different products, their handling and customers' claims. Due to this there are big problems with acquiring correct and on-time information. Consequently there are delays in production line, which cause delays in shipping the products. Because of this our company decided to update the information system, which will enable a fast and undisturbed gathering of all information in one place. We expect to achieve a faster response, undisturbed production and finishing the work on time. We have realized that this software is a good solution to improve the mediation of information and to shorten the working period for each part of the realization of customer's orders. However, we are aware that because of its complexity this system is not without faultiness. KEYWORDS - working process - glass product - reformation of the process of realization of customers' orders - organizational system - information system Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 4 od 75

5 KAZALO 1. UVOD PREDSTAVITEV PROBLEMA PREDSTAVITEV OKOLJA TEORETIČNE OSNOVE CILJI DELOVNEGA PROCESA ORGANIZACIJA DELOVNIH PROCESOV PROIZVODNI SISTEM RAZVOJ DELOVNIH PROCESOV FLEKSIBILNA PROIZVODNJA DELOVANJE DELOVNEGA PROCESA IN NJEGOVO SPREMLJANJE KONTROLA DELOVANJA DELOVNIH PROCESOV ORGANIZACIJA PRENOVE DELOVNIH PROCESOV OBSTOJEČE STANJE UVOD OPIS OBSTOJEČEGA STANJA PROCESOV POSNETEK SEDANJEGA STANJA DELNI PROCES PRIDOBIVANJE KUPCA DELNI PROCES PRIPRAVA POGODBE DELNI PROCES IZPOLNJEVANJE NAROČILA DELNI PROCES DOBAVA IZDELKA IZDAJA RAČUNA DELNI PROCES ZAGOTAVLJANJE PLAČILA KRITIČNA ANALIZA PREOBLIKOVANJE PROCESA REALIZACIJE NAROČIL KUPCEV V PODJETJU STEKLARNA ROGAŠKA D.D UVOD TEHNIKE PLANIRANJA NADZORA DOKUMENTIRANJE PRENOVE POSLOVNIH PROCESOV UVEDBA PRENOVLJENEGA PROCESA V ORGANIZACIJO UPRAVLJANJE ORGANIZACIJE V SMERI NEPRESTANEGA RAZVOJA IZBOR PROGRAMSKE OPREME PREDLOG SPREMEMBE PROCESA REALIZACIJE NAROČIL KUPCEV PREDLOG SPREMEMBE DELNEGA PROCESA PRIDOBIVANJE KUPCA PREDLOG SPREMEMBE DELNEGA PROCESA IZDELAVE POGODBE PREDLOG SPREMEMBE DELNEGA PROCESA IZPOLNJEVANJE NAROČILA PREDLOG SPREMEMBE DELNEGA PROCESA DOBAVA IZDELKA PREDLOG SPREMEMBE DELNEGA PROCESA IZDAJA RAČUNA PREDLOG SPREMEMBE DELNEGA PROCESA ZAGOTAVLJANJE PLAČILA ZAKLJUČKI OCENA UČINKOV POGOJI ZA UVEDBO MOŽNOSTI NADALJNJEGA RAZVOJA...67 LITERATURA IN VIRI...69 Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 5 od 75

6 1. UVOD Podjetje je v svoji osnovi gospodarska tvorba, ki je samostojna v pravnem, ekonomskem, operativnem, eksternem in internem pogledu, glede razvoja, odločanja o delu in organiziranju, razdeljevanju dohodka, v pogledu ciljev pa tudi v pogledu zagotavljanja svojega obstoja. Vodenje vsakega podjetja je usmerjeno k doseganju ciljev, zaradi katerega je bilo ustanovljeno. Uravnava ga koncept racionalnosti, ki terja, da se z določenimi vlaganji doseže kar najboljši rezultat. Podjetje kot poslovni sistem lahko razčlenimo na tri podsisteme: 1. upravljalni podsistem (sprejema odločitve) 2. informacijski podsistem (pripravlja informacije za odločitve) 3. izvajalni podsistem (uresničuje temeljne poslovne funkcije) Za ohranjanje realne vrednosti podjetja in doseganje čim boljše uspešnosti poslovanja je nujno potrebno usklajeno delovanje vseh treh podsistemov. Zato morajo tudi odločitve, ki jih sprejema človek, temeljiti na skrbno pripravljenih informacijah. V sedanjem, izredno dinamičnem okolju, se mora vsak poslovni sistem prilagajati spremembam na trgu. Podjetje mora biti dinamično in odprto navzven in navznoter, tako da zagotavlja nenehen razvoj svojega delovanja. Kvantiteta in kvaliteta posameznih proizvodov sta lahko zelo spremenljivi in odvisni od vrste in velikosti različnih motenj v proizvodnem sistemu, katerega cilj je preoblikovanje vhodnih komponent v izhodne, ki so izdelki, odpadki, porabljena energija in dobljene informacije. Od učinkovitosti proizvodnega sistema, ki združuje tehnološko tehnični sistem, pripravo dela, skladišča, kontrole, vzdrževanje, nabavo, prodajo, sistem upravljanja in značaj človeškega dela, je odvisno tako želeno znižanje proizvodnih stroškov in s tem povečana dodana vrednost na enoto proizvoda. V prihodnosti bo uspešno poslovanje podjetja temeljilo na zmožnosti hitrega prilagajanja trgu in večnega vprašanja, kako proizvajati hitreje, kvalitetneje in ceneje od konkurence. Uspela bodo tista podjetja, ki bodo sposobna prestopiti prag masovne proizvodnje in se približati individualnim zahtevam strank, iskanju tržnih niš, skratka boljšemu in hitrejšemu trženju svojih produktov in storitev in si bodo tako zagotovila svoje mesto v poslovnem svetu. Na prenovo poslovnih ali delnih procesov lahko gledamo kot na temeljito preverjanje teh procesov, postopkov in aktivnosti, ki v procesih sodelujejo ali kot na korenito spremembo, ki jo sprožimo z namenom doseganja pozitivnih rezultatov na področjih, kot so zniževanje stroškov, povečanje kakovosti izdelkov ali storitev, skrajšanje dobavnih rokov. V podjetju ROGAŠKA CRYSTAL d.d. smo se odločili, da bi dali svoje procese pregledati in bi tako lahko našli zadovoljive rešitve delovnih Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 6 od 75

7 postopkov znotraj podjetja, ti pa bodo nato služili kot ogledalo kakovosti za zunanje partnerje PREDSTAVITEV PROBLEMA Ugotavljamo, da noben proizvodni proces ni tako dovršen, da bi ne bilo mogoče z določenimi spremembami doseči še boljših rezultatov dela in s tem znižati proizvodnih stroškov. Temelj za doseganje boljših rezultatov je uvajanje ustreznega proizvodnega procesa, uvajanje novih tehnologij in izpopolnjevanje organizacije z izpopolnjevanjem oblik in struktur. Prav takšne ugotovitve so iztočnica za to diplomsko nalogo. V njej se bomo lotili procesa prenove kupčevega naročila, katerih osnovi sta toplotna obdelava ter hladna obdelava steklenega izdelka. V podjetju se zavedamo, da je proces realizacije naročil kupcev neustrezen, saj je v toku tega procesa veliko dejavnosti, ki se ponavljajo in se kljub poplavi IT tehnologije še zmeraj opravljajo ročno, zraven vsega pa se podatki, ki so pomembni za poslovanje, še zmeraj nahajajo na različnih medijih. Zato bi prenova procesa realizacije naročil kupcev morala najti ustrezno rešitev in bi po strokovni plati omogočala: - preprosto podlago za variante izdelkov, materialov, obdelav, - prilagodljiv izračun količin, - enostavno dodajanje obračuna obdelav, - kartice nagrobnih spomenikov in drugih izdelkov. S funkcionalnega vidika bi rešitev morala omogočati - preprosto vodenje podatkov o strankah, - vodenje in izdelavo različnih cenikov, - vodenje in izdelavo naročil in delavniških risb, - izdelavo dobavnic in računov, - vodenje skladišča za dobavljeno blago in za blago iz proizvodnje na zalogi, - obsežne metode vrednotenja, - pregled razvoja naročanja in nabave, - planiranje proizvodnje, - povezavo z računovodstvom in povezavo s proizvodnjo. S tehničnega vidika bi programska rešitev morala omogočati: - delovanje v okolju Windows, - upravljanje z bazami podatkov SQL (po sistemu stranka/strežnik), - povezavo s programom Microsoft Office, - delovanje v internetnem okolju (elektronska pošta, delovanje aplikacij preko - interneta). Cilj diplomske naloge je organizirati takšen proizvodni proces, ki bo skladen s tehnološkimi normativi, da bo prinesel boljše rezultate dela in zadovoljstvo udeležencev. Ob tem pa bodo upoštevani vsi standardi in vplivi na udeležence v procesu in okolje. Poseben poudarek bo dan na sledljivosti izdelka, še zlasti na postopkih, ki zagotavljajo kakovost izdelka. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 7 od 75

8 1. 2. PREDSTAVITEV OKOLJA Čas, v katerem živimo prinaša vsakodnevne pritiske na zniževanje stroškov dela, hkrati pa odpira nove trge cenene delovne sile, predvsem vzhodne in azijske. Zaradi tega prihaja v našem okolju do propada podjetij, ki se ukvarjajo z delovno intenzivnimi panogami, predvsem zaradi relativno drage delovne sile in nizke učinkovitosti. Tako se je tudi naše podjetje, Steklarna Rogaška znašla na robu preživetja. Sanacijski ukrepi, ki jih predvideva uprava in upniki med drugim predvidevajo povečevanje vrednosti proizvodnje do meje lastnega kritja z minimalnim dobičkom, ki bi zagotavlal lastno preživetje. Cilj temelji prevsem na dvigu kvalitete in povečanju cen na trgu. Glede na to, da imamo znanje, izkušnje, kupci nas ocenjujejo kot dobre, celo najboljše, sem se odločil za reorganizacijo procesa kupčevega naročila, ki bi olajšala proces realizacije kupčevega naročila ter zmanjšala možnost napak in stroškov. Podjetje Steklarna Rogaška je bilo ustanovljeno leta 1927 kot delniška družba z 250 zaposlenimi delavci in je kot tako obratovalo do leta 1944, ko je bila proizvodnja zaradi požara ustavljena. Leta 1945 je bilo podjetje obnovljeno, kasneje tudi posodobljeno, zgrajene so bile nove proizvodne hale. Prva prelomnica v razvoju podjetja je bilo leto Tega leta je bila zgrajena brusilnica v Kozjem in posodobljena obrata priprave zmesi in poliranja, kar je izboljšalo delovne pogoje in zmanjšalo škodljive vplive na okolje. Naslednja prelomnica je bilo leto 1984, ko je bila zgrajena prva električno greta kadna peč za taljenje stekla z avtomatiziranimi proizvodnimi linijami. Istega leta se je zgradila brusilnica s skladiščem končnih izdelkov. V naslednjem desetletju se je podjetje hitro razvijalo. Število zaposlenih je preseglo število Podjetje se je bolj usmerilo na dvig kakovosti izdelkov in na utrjevanje lastne blagovne znamke. Tako se je odprla vrsta prodajnih mest v Sloveniji in na Hrvaškem. Razvoj se je intenzivno nadaljeval z rednimi tehnološkimi izboljšavami talilnih agregatov. V letih 2000 in 2001 je prišlo do posodobitve obratov priprave zmesi in kemičnega poliranja, leto 2002 pa je zaznamovano z novo halo za avtomatsko proizvodnjo stekla (elektro peč za taljenje stekla, avtomatske proizvodnje linije, težka obdelava steklenih izdelkov). Podjetje se je v preteklosti odločilo za izrazito prilagajanje proizvodnega programa zahtevam kupcev, kar še ga danes ločuje od konkurence, ki ponuja fiksen prodajni program. Na tak način je podjetje s svojo konkurenčno prednostjo, tekočim spremlanjem trendov oblikovanja steklenih izdelkov, hitrim razvojem in izvozom pretežnega dela svoje proizvodnje na zahtevna zahodna tržišča in ZDA postalo eno vodilnih proizvajalcev kristalnega stekla na svetu. V letu 2002 je prišlo na svetovnih trgih do splošne gospodarske recesije, še posebej na ameriškem, kar je našo panogo še posebno močno prizadelo. Tako so se po tem Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 8 od 75

9 obdobju začele pojavljati težave s pridobivanjem naročil, predvsem na ameriškem trgu. Prodaja se je morala preusmeriti na druga tržišča, predvsem na evropsko, ki je veliko bolj razdrobljeno, začela so prihajati kosovno izredno majhna in zahtevna naročila, za kar pa naša proizvodnja ni v celoti prilagojena. Posledično je podjetje zašlo v rdeče številke, v katerih je še danes, vse do odpuščanja... Toda kljub temu se je v letu 2005 začela obnova talilnih agregatov, ki se je končala letos, tako da proizvodni proces nemoteno teče naprej ter da lahko našim kupcem zagotovimo kvaliteten izdelek. Osnovna dejavnost podjetja je proizvodnja votlega stekla. Proizvodni program obsega artikle za omizje in stanovanje ter darilni program iz svinčenega kristala v brušeni in gladki izvedbi ter artikle iz kristalinskega stekla. Izdelki so dodelani tudi z različnimi efekti kot so poslikava, zlata dekoracija, peskanje itd. Slika 1) Logotip podjetja Steklarna Rogaška d.d. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 9 od 75

10 delavski direktor nadzorni svet UPRAVA - direktor tajništvo služba AOP sužba kontrolinga služba kontrole kvalitete služba varstva pri delu in okolja področje proizvodnje področje poslovne koordinacije področje tehnologije in razvoja področje prodaje delavski direktor nadzorni področje računov. in financ ročna proizvodnja avtomatska proizvodnja brusilnica kristal servisne dejavnosti vodstvo proizvodnje operativna priprava dela služba nabave služba priprave z mesi in taljenja vodstvo koordinacije služba kalkulacij tehnična priprava dela vodstvo tehnologije in razvoja oddelek kemije oddelek elektronike oddelek strojništva oddelek energetike vodstvo prodaje domači trg izvoz - tuji trg oblikovanje - design skladišče gotovih izdelkov vodstvo kadrovskih poslov kadrovska in socialna politika vodstvo računov. in financ računovodstvo finance Slika 2) Funkcijska struktura podjetja Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 10 od 75

11 2. TEORETIČNE OSNOVE CILJI DELOVNEGA PROCESA Cilj vsakega podjetja, tudi našega, je čim hitreje in s čim manjšimi stroški (ekonomičnost) razviti nov izdelek ter ga uspešno uveljaviti na tržišču. V današnji globalni družbi, kjer so zahteve kupcev vedno večje in bolj kompleksne, so potrebe po racionalizaciji v proizvodnji temu primerno visoke. Poleg tega se poslovne povezave med podjetji hitro spreminjajo, prav tako pa spremembe v okolju vedno hitreje vplivajo na poslovne procese ter s tem povzročajo pritisk na proizvodni proces, ki je vedno krajši. Lahko bi rekli, da je proizvodni tok v svojem bistvu delovni proces, operacije pa so njegovi sestavni deli. Pri tem moramo seveda upoštevati vse različne operacije, poleg obdelavne še transportne, skladiščne in kontrolne. Brez operacij delovnega procesa sploh ni, saj je proces v bistvu samo povezava operacij in določanje njihovega zaporedja. Funkcioniranje delovnega procesa, je vsa tista aktivnost v procesu, ki omogoča doseganje ciljev, predvsem s spreminjanjem vložka v izložek, torej z ustvarjanjem proizvodov za zadovoljevanje potreb in želja. Tako na strukturo, kot tudi na funkcioniranje pa delujejo številni različni vplivi, deloma iz notranje strukture samega sistema, predvsem pa še iz njegovega okolja. Delovni proces je dinamično povezovanje proizvodnih in neproizvodnih operacij v zaporedje, ki naj omogoči racionalno pretvarjanje vložka v materialne proizvode za zadovoljevanje človekovih potreb in želja in zahteva za zagotovitev vseh potrebnih materialnih, energetskih in informacijskih pogojev za nemoten potek. Strukturo delovnega sistema po funkcijah delimo na: - izdelovanje (ustvarjanje nečesa novega), - transport (premik predmeta brez spremembe njegovih osnovnih značilnosti), - preskrbovanje (značilno, da se spremeni lastninski odnos) in - nudenje storitev. Glede na osnovni pristop in način delovanja delovnega procesa razlikujemo: - tehnične elemente, - tehnologijo funkcioniranja, - gospodarnost (ekonomiko) in - organizacijo delovnega procesa. Človek v delovnem procesu s svojim delom in s pomočjo delovnih sredstev učinkuje na delovni predmet in ga spreminja. Povečuje mu uporabno vrednost in proizvodu povečuje družbeno vrednost na tržišču. Da je vse to možno, pa je med posameznimi deli sistema potrebno vzpostaviti materialne, energetske in informacijske povezave, po katerih se gibljejo elementi procesa. V tehničnem smislu kot vložek v sistem in tudi njegov izložek nastopajo material, energija in informacija. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 11 od 75

12 2. 2. ORGANIZACIJA DELOVNIH PROCESOV Organizacija pomeni povezovanje številnih posamičnih enot v celoto, v delujoč sistem, razmerja pa moramo urediti tako, da omogočajo celotnemu sistemu in vsakemu njegovemu delu uresničiti njegove cilje. Potrebno je ustvariti tak sistem, ki bo: - učinkovit, - ekonomičen, - pravičen, - trajen in - družbeno upravičen. Zahteve so številne, velikokrat tudi nasprotujoče. Optimalizacija predstavlja le najboljšo možno rešitev v danih razmerah. Za vsako organizacijo je nekoliko drugačna in je ni mogoče popolnoma kopirati ali prevzeti. Osnovni cilj vsakega procesa je njegova učinkovitost, katero izraža zadovoljevanje povpraševanja po njegovih storitvah ob čim boljši produktivnosti vseh resursov. Temu cilju kot vsem ostalim ciljem moramo prilagoditi organizacijo delovnega procesa. Pri tem imamo opravka z dvema skupinama vplivnih dejavnikov, in sicer zunanjimi in notranjimi PROIZVODNI SISTEM Proizvodnja je največji in tudi najpomembnejši podsistem vsakega industrijskega podjetja. Kljub temu, da je proizvod v bistvu rezultat delovanja vseh funkcij v podjetju, je vendarle proizvodnja tista, ki ga neposredno proizvaja. Zato mora tudi celotna organizacija podjetja v glavnem upoštevati zahteve proizvodnega procesa in mora seveda tudi vse organizacijske procese prilagajati pogojem in zmožnostim proizvodnje. Čeprav je nujna tudi nasprotna relacija, saj mora organizacija proizvodnje upoštevati možnosti drugih funkcij, je vendarle bistven proizvodni položaj. Zaradi kompleksnosti proizvodnje je tudi organizacija bolj zahtevna, vse pomanjkljivosti se odrazijo v končnem proizvodu oziroma v stroških za njegovo pridobitev. Zato so tudi ti procesi bolj izpopolnjeni, običajno vnaprej pripravljeni, planirani in kontrolirani, pozornost se posveča njihovi smotrni in racionalni oskrbi, največ je v njih tudi racionalizacij. Iz vseh teh razlogov dobro poznavanje teh procesov omogoča prenašanje spoznanj tudi na druga področja, ki so običajno dosti manj zapletena in zato lažje obvladljiva. "Osnovni namen delovnih procesov v storitveni dejavnosti ni ustvarjanje nekih snovnih proizvodov, ampak neposredno zadovoljevanje potreb in želja potrošnikov z neko storitvijo. Vsekakor so tudi ti procesi produktivni, z vloženim delom ustvarjajo novo vrednost. Bistveno drugačen pa je odnos teh organizacij do tržišč, saj največkrat zahtevajo neposreden stik med izvajalcem in porabnikom. Njihova osnovna naloga večinoma ni spreminjanje oblike ali vsebine materiala, ampak položaja ali lastninskega stanja. Podobno kot v materialni proizvodnji, tudi tu potekajo procesi v osnovi s pomočjo treh tokov: toka materiala, energije in Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 12 od 75

13 informacij, ki imajo v različnih procesih različno vlogo. Večinoma pa v proces vstopajo vsi trije tokovi, se v njem preoblikujejo in iz njega iztopajo. Prav zato bi tudi ti procesi zahtevali podobno organizacijo, kot jo imajo procesi v materialni proizvodnji" (Vršec 1989, stran 38). Procesi v materialni proizvodnji predstavljajo osnovo za obravnavanje organizacije vseh drugih procesov. Več jih je, bolj so zapleteni in zato tudi v strokovni literaturi bolj obdelani. "Proizvodni sistem v širšem smislu zajema samo proizvodnjo in tudi vse obproizvodne dejavnosti. Brez spremljajočih dejavnosti proizvodnja ne more normalno funkcionirati. Le te pripravljajo delo za proizvodnjo in skrbijo za stalno preskrbljenost procesov z vsemi potrebnimi materialnimi in nematerialnimi prvinami ter za neprekinjeno funkcijsko sposobnost samih procesov. Pomen spremljajočih proizvodnih sistemov narašča. Z večjo mehanizacijo in avtomatizacijo procesov se zmanjšuje potreba po neposrednem proizvodnem delu, zato pa je poudarjena skrb za nemoteno delovanje teh procesov, za njihovo pripravljanje, oskrbo in vzdrževanje. Vse spremljajoče dejavnosti so tiste, ki omogočajo delo sami proizvodnji, dobro izkoriščanje njenih zmogljivosti in zadovoljive učinke. Čim bolj zahtevni postajajo procesi, tem večja mora biti tudi strokovnost dela spremljajočih dejavnosti in seveda tudi strokovna usposobljenost samih delavcev v teh družbah" (Kaltnekar 1989, stran 73). Spremljajoče dejavnosti so: - razvoj in oblikovanje proizvodov, - študij dela, - priprava proizvodnje, - zagotavljanje kapacitet, - vzdrževanje kapacitet, - materialna preskrba, - kontrola proizvodov, - kontrola procesa in - odprema RAZVOJ DELOVNIH PROCESOV V zadnjem obdobju smo priča izredno hitremu razvoju v celotnem družbenem življenju. Spreminjajo se tehnične možnosti, pojavljajo se novi in novi proizvodi, spreminja se trg delovne sile, izkoriščamo nove oblike energije, nove snovi Te možnosti in z njimi povezano povečevanje življenjskega standarda pa spreminjajo tudi zahteve ljudi, tako kupcev teh proizvodov kakor tudi sodelavcev v samih procesih. Vse to pa pomeni bistveno spreminjanje različnih delovnih procesov. Zahteve tržišča postajajo vedno ostrejše, konkurenca sili vsako organizacijo v neusmiljeno tekmovanje. Kdor ne gre s časom, s časom gre, ga torej čas povozi. Spreminjajoče se zahteve tržišča se kažejo predvsem v kratkih inovacijskih časih za razvoj novosti. Posledica tega je kratka življenjska doba proizvodov, trg se vedno manj zadovoljuje s tipiziranimi proizvodi, povečuje se kvaliteta, kratki dobavni časi in točnost in zaostruje se okoljska zakonodaja. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 13 od 75

14 Vse to spreminja zahteve do delovnih procesov, ki se morajo prilagajati trendom trga. Zahteve trga mora proizvodnja povzeti in na njihovi osnovi tudi spreminjati procese. Te zahteve so: - tehnična prilagodljivost sistemov novim proizvodom, - raznolikost tipov proizvodov, ki povzročajo majhne serije, - kratki roki in zahteve po točnosti dobave, - zahteva po tehnično dovršenih proizvodih visoke kvalitete in - ohranitev gospodarnosti in konkurenčne sposobnosti procesa. Da dosežemo te zahteve procesa, je potrebno spremljati, razvijati in se tudi hitro uvajati v procese. V bistvu od procesa zahtevamo, da bo učinkovit in da bo dosegel rezultate na trgu. To učinkovitost je mogoče doseči le s stalnim prilagajanjem spremenljivim spremembam. To sta dve zahtevi, ki sta si pogosto nasprotujoči. Najustreznejše razmerje med učinkovitostjo in fleksibilnostjo je težko doseči FLEKSIBILNA PROIZVODNJA Cilj prizadevanj pri organiziranju proizvodnih procesov je doseganje njihove čim večje fleksibilnosti. Proizvodnja mora v vseh svojih področjih dobiti neke vrste značilnosti storitvenih dejavnosti. Prilagodljivost razmeram na trgu postaja pomembnejša od same produktivnosti, saj danes trg vedno bolj direktno narekuje proizvodnjo. Ta pa ni več velikoserijska, temveč vedno bolj razdrobljena. Fleksibilnost pomeni hitro reakcijo na spremembe v obsegu proizvodnje in uvajanje novih proizvodov. To je mogoče doseči z angažiranjem delovnih sredstev in delovne sile, ki jih je mogoče hitro prilagoditi spremembam DELOVANJE DELOVNEGA PROCESA IN NJEGOVO SPREMLJANJE Cilj vsakega delovnega sistema je v njegovem delovanju oziroma aktivnostih s katerimi spreminjamo različne predmete in jih oblikujemo v proizvode, namenjene zadovoljevanju človeških potreb in želja. In cilj je prav to: ustvarjanje različnih materialnih in nematerialnih proizvodov. Zahtevo po zadovoljevanju potreb in želja pogojujejo določene potrebe določenih ljudi. Potrošnik hoče proizvod takšnih lastnosti, ki ustrezajo prav njemu in točno določenem času. Če hočemo doseči to, da ustrežemo trgu to, kar od nas želi in zahteva, moramo zagotoviti nemoten potek delovnega procesa, ki predstavlja in vsebuje: - pripravo delovnega procesa, - tehnološko pripravo proizvodnje, - operativno pripravo proizvodnje, - delovni čas in - kontrolo delovanja delovnih procesov. V delovnem procesu se aktivno srečuje izredno veliko različnih elementov, ki še povečujejo zahtevnost njihovega delovanja, ker morajo biti elementi na določenem mestu in ob določenem času. Usklajevanje delovanja elementov v procesu zahteva Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 14 od 75

15 zelo veliko število različnih akcij in nalog. Racionalno vodenje delovanja je možno le ob vnaprejšnji pripravi vseh posameznih elementov in vseh potrebnih nalog. Smotrna priprava procesa, pa tudi njegovo kasnejše izvajanje, zahteva natančne odgovore na nekatera osnovna vprašanja, ki definirajo delovanje procesa. Teh vprašanj je pet; kaj, kje, kako, kdo in kdaj. Med potekom procesa je dostikrat zelo težko opraviti nekatere naloge, predvsem zaradi pritiska časa, pa tudi prostorskih in drugih težav. Dobra priprava omogoča nemoten potek procesa in s tem doseganje ciljev, ki smo mu jih postavili, tako da postanejo tudi cilji priprave. Ti so v odvisnosti od vrste procesa lahko nekoliko različni, skoraj pa bo vedno potrebno zagotoviti: - kvaliteten potek procesa in kvaliteto proizvodov, - časovno uskladitev procesa zaradi odprem proizvodov in - racionalnost procesa in s tem konkurenčnost proizvodov v ceni. Operativna priprava je veliko bolj neposredno vezana na sam proizvodni proces kot tehnološka. Operativna priprava konkretno določa naloge, ki jih je potrebno opraviti v določenem procesu v konkretno določenem času, zato je tudi časovno locirana tik pred samo izvedbo. Osnovna naloga operativne priprave proizvodnje je planiranje procesov. Velikokrat se jo zato celo imenuje planiranje in kontrola proizvodnje. Vsako planiranje pa predstavlja predvidevanje bodočih dogodkov in pri tem tudi njihovo usmerjanje. To pomeni konkretiziranje bodočih nalog in vseh pogojev, pod katerimi bo te naloge mogoče izvršiti. Za to pa ne zadošča le ugotavljanje teh pogojev, ampak tudi predvidevanje številnih ukrepov, ki bodo pripomogli k ustvarjanju ustreznih pogojev. Planiranje pa pomeni tudi vnaprejšnje razporejanje osnovnih elementov vsakega procesa. Pri tem je pogosto potrebno usklajevanje med različnimi zahtevami in iskanjem najustreznejših rešitev. "Za uspešno izvedbo vseh nalog mora operativna priprava vzpostaviti in vzdrževati številne komunikacijske povezave z drugimi funkcijami v delovni organizaciji. V teh povezavah pa je najpomembnejše medsebojno usklajevanje časovnih terminov ter potrebnih in razpoložljivih sredstev za njihovo doseganje" (Kaltnekar 1989, stran 85). Planiranje pomeni predvidevanje bodočih dogodkov in ob tem tudi njihovo usmerjanje z namenom čim smotrneje in racionalneje doseči postavljene cilje. Predvidevanje omogoča, da vnaprej ugotovimo in pripravimo vse elemente, ki so za pojav posameznih dogodkov pomembni. Do želenih in zahtevanih rezultatov lahko pridemo na različne načine in ob različnem potrošku posameznih elementov. S planiranjem poskušamo izbrati najustreznejšo in najracionalnejšo pot. Planiranje proizvodnje pomeni predvidevanje njenih rezultatov, potrebnih vlaganj v njen proces in razmerij med vlaganji in rezultati. Na proces planiranja proizvodnje vplivajo mnogi zunanji in notranji dejavniki, ki vnaprej vplivajo na različna razmerja. Zunanji vplivi so predvsem predpisi in omejitve in pa vplivi tržišča z njegovo ponudbo in povpraševanjem. Zunanji dejavniki vplivajo na proizvodnjo v glavnem posredno preko prodajnih in tudi nabavnih planov. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 15 od 75

16 Ti zunanji in notranji dejavniki vplivajo na proces planiranja zelo različno, zato je ta proces precej kompliciran in pogosto je potrebno računati tudi z nepredvidenimi dogodki, ki jih ni mogoče vnaprej opredeliti, vendar vplivajo na planirani potek. S čim bolj natančnim upoštevanjem vseh vplivnih faktorjev si je treba prizadevati, da bodo v čim večji meri nastopili predvideno dogodki v zaželenem času in čim bolj omejiti pojav nepredvidenih dogodkov. Pojave nepredvidenih dogodkov moramo vsaj omejiti, če jih že ni mogoče povsem preprečiti. "Da bi uspešno opravili zahtevano delo, moramo nujno razpolagati z zato potrebnimi zmogljivostmi delovnih sredstev in delovne sile. Procesu je potrebno zagotoviti in časovno določiti vse potrebne kapacitete. Ob tem pa je tudi potrebno ugotoviti, kolikšne so razpoložljive kapacitete in oboje potem med seboj uskladiti. Zato potrebujemo informacije o predvideni količini proizvodov in pa obdelane tehnološke postopke z določenimi vsemi operacijami in normativi izdelavnih časov, da lahko izračunamo potrebne kapacitete. Potrebne kapacitete za naročilo dobimo potem enostavno, vendar je potrebno pri računanju potrebnih kapacitet za obdobje upoštevati dejstvo, da bomo v njem izdelovali različne proizvode v različnih količinah. Pri tem je nujno potrebno upoštevati, da se pri velikem številu različnih izdelkov izračunana kapaciteta zmanjša zaradi menjav delovnih sredstev, kakor tudi zaradi same rutine, še posebej, kjer delo zahteva izkušnje in prilagodljivost posameznim izdelkom" (Kaltnekar 1989, stran 92). Najzahtevnejše je izračunati skupni razpoložljivi čas. Izgub, ki nastajajo v procesu, namreč ne smemo enostavno seštevati, saj se mnoge izmed njih pojavljajo istočasno. Računanje dobi svoj smisel šele v primerjavi med potrebnimi in razpoložljivimi kapacitetami. To potem pokaže presežek ali primanjkljaj kapacitet za predviden obseg dela. Prizadevati si je potrebno za čim večjo usklajenost med obema vrstama kapacitet, saj bo v tem primeru mogoče zadovoljiti povpraševanje in tudi dobro izkoristiti vse zmogljivosti. "Proizvodni ciklus ali proizvodni interval je ves čas, ki poteče od začetka izdelave določenega proizvoda pa do njegove predaje v skladišče ali v višjo fazo predelave. Ko želimo ugotoviti, kolikšen je dejanski potrebni čas za izdelavo nekega proizvoda, nikakor ne smemo enostavno računati z vsoto vseh normiranih časov. Proizvodni interval je lahko krajši ali daljši od te vsote, odvisno od načina pomikanja proizvodov, količin in mnogih drugih dejavnikov" (Kaltnekar 1989, stran 118). Največja napaka, ki nam jo kupci očitajo v našem poslovanju, je neizpolnjevanje dogovorjenih rokov. Točnost dobavnih rokov je možno zagotoviti le v primeru, če že vnaprej vemo, v kolikšnem času smo sposobni izdelati nek proizvod in potem ne obljubljamo terminov, ki jih nismo sposobni izpolniti. Čim krajši proizvodni časi pa pomenijo tudi večjo konkurenčno sposobnost podjetja na tržišču KONTROLA DELOVANJA DELOVNIH PROCESOV Kontrola je nujna zaradi možnih mnogih negotovosti v procesu. Vsak proces skušamo usmerjati k doseganju postavljenih ciljev. Predvidevanje pa je vedno samo večja ali manjša verjetnost, da se bodo ti dogodki res razvili, tako kot si želimo. V vsakem procesu se srečuje in vpliva veliko število različnih dejavnikov, ki so vsak zase in vsi skupaj izpostavljeni mnogim različnim vplivom. Plan je zato vedno bolj ali Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 16 od 75

17 manj natančna usmeritev, ki z neko določeno stopnjo verjetnosti zagotavlja predviden potek procesa. Osnovni cilj kontrole je zagotovitev normalnega delovanja vseh elementov v procesu in izpolnjevanje s planom postavljenih ciljev. Pri tem se mora najprej nadzirati ali delo dejansko poteka po predvidenem načrtu v pravi obliki ter ali se pravočasno izvajajo postavljene naloge. Smisel dela ni v točnem izvajanju predpisanega, ampak v čim bolj smotrnem doseganju ciljev. Te pa je največkrat možno doseči po različnih poteh in včasih se šele med delom pokaže najustreznejša med njimi. Nemalokrat se med časom od planiranja do izvajanja mnoga dejstva spremenijo in je potrebno proces prilagajati tudi tem spremembam. Aktivna kontrola mora posegati v predpisano in to tudi spreminjati, s tem pa spreminjati tudi proces sam. Da kontrola uspešno deluje mora imeti ustrezno informacijsko podporo. Šele na osnovi informacij o predvidenem in dejanskem poteku procesa in njihovi primerjavi je možno ugotoviti smotrnost procesa. Preko različnih informacij zbiramo podatke o delovanju samega procesa, njegovem vložku in rezultatih ter morebitnih odklonih od rezultatov. Kontrolni sistem mora preverjati vse dogajanje v delovnem procesu in vse njegove elemente. Pri vzpostavljanju kontrolnega sistema moramo odgovoriti na nekaj pomembnih vprašanj, ki opredeljujejo samo izvajanje kontrole. Potrebno je določiti: - pogostost kontrole, - časovni tok njenega izvajanja in - njeno vsebino ORGANIZACIJA PRENOVE DELOVNIH PROCESOV Prenova poslovnih procesov zajema vse oddelke in veliko število sodelujočih v procesih prenove. Popolna predanost skupin za prenovo in njihova zmožnost trenutnim prilagoditvam omogoča, da je delo uspešno in učinkovito opravljeno. Organizacija delovanja projekta se spreminja skozi sam projekt, in sicer z nastajanjem projektnih skupin, ki nadzirajo celotni projekt za izboljšanje poslovnega procesa. Te skupine imenujemo skupine za vodenje projekta. Hkrati je potrebno ob vsakem novem poslovnem procesu ustvariti novo skupino za prenovo procesov, ki bo odgovorna prej navedeni skupini vodij. "Skupina za vodenje projekta (SVP) je ustanovljena za zagotovitev koordinacije in upravljanja aktivnosti upravnih poslovnih procesov znotraj organizacije. Skupina za prenovo procesov (SPP) je projektna skupina z nalogo izboljšanja določenega procesa. Takšne skupine so ponavadi sestavljene iz ljudi iz različnih oddelkov. Osebje SPP poroča skupini SVP in od nje dobiva nadaljna navodila" (Harrington 97, stran 56). Kontaktne skupine niso skupine v okviru SPP, ampak služijo kot skupine za presojo, ki dobijo v pogled prihodnje rešitve, razvite na nivoju SPP, hkrati pa tudi dokumentacijo, analize in napredek na projektu. Lahko so uporabljene tudi za izdajo tehničnih nasvetov določeni odgovorni osebi. Poslovni proces obravnavamo kot skupek aktivnosti, ki se morajo izvršiti, da je dosežen poslovni cilj. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 17 od 75

18 PROJEKTNI PLAN Aktivnost planiranja je neposredno povezana z zmožnostjo poznejšega upravljanja projekta. Z dobro izdelanim planom je povečana možnost spremljanja projekta in ocene trenutne uspešnosti. Po potrebi je možno cilje in projekt tudi spremeniti. Projektni plan mora pripraviti skupina SVP za vse aktivnosti, povezane z delom skupine za prenovo procesov. Posamezne skupine za prenovo procesov naj izdelajo individualne plane za vsak proces. Ti plani naj vsebujejo: - plan predlogov znotraj projekta, - definiranje podrobnosti o projektu, - skiciranje predlogov z ustrezno tehniko planiranja, - dokumentiranje procesov, - kreiranje plana za potrebne organizacijske spremembe, - analiziranje procesov, - spreminjanje trenutnih procesov in oblikovanje novih, - integracijo novih in spremenjenih procesov v organizacijo. V principu se vsaka aktivnost prične ko SVP definira oz. odobri projekt za oceno in obdelavo posameznega procesa. Odobritev projekta naj vsebuje seznam potrebnih aktivnosti, ki jih je potrebno izvesti, časovne omejitve in predvidene stroške, ki jih bo razvoj prinesel. Med procesom implementacije je lahko projekt razbit na manjše podprojekte, ki so paralelno povezani pri svoji izvedbi. To lahko dosežemo, če so posamezni podprojekti v nekem smislu samostojno obvladljivi. Na koncu je vsaka faza projekta zaključena s poročilom, danim v prenovo procesov. Na podlagi teh poročil se SVP odloči o napredku projekta in morebitnih popravkih v delu projektnih skupin. Naslednja faza se ne sme pričeti, dokler ni končana in potrjena zadnja faza predhodnega dela projekta. PREDLOG PROJEKTA PRENOVE V predlogu oz. planu projekta so podani razlogi za spremembe in cilji, ki jih hočemo s spremembami doseči. Predlogi zajemajo zunanji pogled na strukturo, ki jo predstavimo tudi SVP. V predlogu projekta naj bo omenjen tudi vodja projekta in zasnova skupin za prenovo procesov. Predlog projekta mora biti napisan, preden so sprejete odločitve o strukturi in fazah projekta. To pomeni, da predlog najpogosteje napiše bodoči vodja projekta ali kateri drugi ožji član projektne skupine, ki bi rad sodeloval kot pomemben člen v projektu. Na podlagi predloga projekta se skupina SVP odloči, ali se formira SPP. V tem času je zelo priporočljivo vključiti v delo tudi strokovnjaka, ki bo sodeloval pri procesu s svojimi izkušnjami in videnjem celote, s predlogi o načinu dela in uporabljenih metodologijah. MODELIRANJE PROJEKTA PRENOVE Pri modeliranju projekta opravimo sledečo definicijo strukture samega projekta, uporabljenih metod, tehnik in gonilnikov, ki bodo uporabljeni. Definicija strukture projekta je dodeljena skupinam za prenovo procesov in kontaktnim skupinam. Na tej stopnji je potrebna tudi podrobna diskusija o sodelovanju posameznika in njegovi Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 18 od 75

19 vlogi pri delu na projektu. Definirani so vsi procesi, ki bodo opisani, analizirani in obdelani. Na koncu se za vsak upravni poslovni proces definirajo odgovorne osebe iz oddelkov, iz katerih izhaja predlagani proces. Postopek je izveden enostavno v matrični obliki, kjer se potrebni kadri določijo v razpredelnici podanih kadrov in procesov, namenjenih obdelavi. Ena izmed stvari izvedenih v fazi modeliranja projekta, je klasifikacija relacij med procesi prenove in njim pripadajočimi procesi v organizaciji. V tem primeru je potrebno izdelati globalni plan procesov in odobritev SPP. DEFINIRANJE PODROBNOSTI PROJEKTA Osnova za definiranje podrobnosti projekta je podani predlog. Le-ta se dodela in oblikuje v osem konkretnih točk: 1. določitev standardov za dokumentiranje procesov 2. določitev vrstnega reda pristopnih tehnik in določitev prioritet za dokumentacijo in analize procesov 3. določitev, kdo naj izvaja določene aktivnosti 4. upravljanje izobraževanja 5. obveščanje sodelujočih oseb in oddelkov 6. predstavitev projekta v organizaciji 7. definiranje podrobnega plana za projekt 8. izdelava upravno organizacijskega plana sprememb (UPS) PODROBNI ČASOVNI PLAN Časovni plan je sestavljen tako, da v stolpcih navedemo procese, ki jih je potrebno izvesti, v vrsticah pa opišemo različne aktivnosti in faze projekta. Za vsako aktivnost je potrebno opisati predvideni čas in procentualno ovrednotiti posamezne faze, kot so modeliranje, analizo, planiranje. Ker je izredno težko oceniti čas, porabljen za posamezne aktivnosti, sploh za faze, kjer še ni znana tehnika, s katero bomo oblikovali določen proces, je prvi časovni plan potreben večkratnih popravkov - revizij, ki jih izvajamo po in med izvajanjem posameznih faz projekta, ko spoznamo vse podrobnosti. Kljub temu morajo biti prvotni časovni termini ohranjeni v čim večjem delu. Ob planiranju potrebnega časa je potrebno hkrati poskrbeti tudi za planiranje razpoložljivih kapacitet strokovnjakov, ki bodo delali na posameznih aktivnostih ali fazah. DELOVNI PLAN PRENOVE Delovni plan podaja odvisnosti med osebjem, ki bo opravljalo določene funkcije na projektu in med aktivnostmi skozi neko časovno obdobje. Vsakemu udeležencu aktivnosti se priredi čas in trajanje njegove aktivnosti znotraj projekta. Ker je tudi delovni plan postavljen na začetku projekta, je potrebno plan med fazami projekta revizirati in prilagoditi glede na možne izpade osebja ali druge nepredvidene možnosti. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 19 od 75

20 FINANČNI PLAN PRENOVE Podlaga za finančni plan sta časovni plan in plan dela, kjer iz potrebnih ur in osebja, ki bo to delo opravljalo, izračunamo potrebne ure dela in posledično stroške, ki jih bodo posamezne aktivnosti prinesle. V finančni plan je potrebno zajeti tudi stroške strojne opreme in druge stroške, ki se bodo morebiti pojavili ter zagotovili uspešen zaključek projekta. UPRAVNO ORGANIZACIJSKI PLAN SPREMEMB UPS Upravno organizacijski plan sprememb mora biti obvezno pripravljen v treh delih, ki pokrivajo obdobja: - ko je bil proces preoblikovan (priprava), - ko je bila najbolje ocenjena prihodnja rešitev (dalje NOPR), - po tem, ko smo uvedli najboljšo prihodnjo rešitev (stabilizacija). Upravno organizacijski plan sprememb je metodologija, razvita z namenom, da zmanjša značilen odziv organizacije pred spremembami in prehod v 'status quo', kar pomeni integracijo in prilagoditev v organizacijo z minimalnimi stroški in v minimalnem časovnem obdobju (Harrington 97, stran 61). Upravno organizacijski plan naj vsebuje tudi strategije in taktike za upravljanje tveganja. Ob tem je potrebno posamezne plane prilagoditi glede na plan NOPR, ki zajema tudi upravljanje tveganja. Najpogostejši dejavniki tveganja pri izvedbi so: - stroški statusa quo, - čistost vizije, - podpora odgovornih ljudi, - spretnost zastopnika sprememb, - spretnost zagovornika sprememb, - reakcija ciljne skupine, - organizacijska umestitev, - zunanje/notranje dogajanje v organizaciji, - arhitektura izvedbe, - izboljšanje učinka, - ocenitev pripravljenosti na spremembe, - ocenitev organizacijske strukture. VSEBINA UPRAVNO ORGANIZACIJSKEGA PLANA SPREMEMB Plan mora odgovoriti na vprašanja, pridobljena v ocenitvi in mora minimalno vsebovati vsaj: - diagrame vlog, - poročilo o preprekah in gonilnikih, - plan objave sprememb, - plan komunikacijskih sprememb, - analizo komunikacij. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 20 od 75

21 NADZOR NAPREDKA IN STROŠKOV Napredek in stroški morajo biti nadzorovani z vrsto opravil. Najprej morajo člani skupine za prenovo evidentirati delo, ki ga opravljajo na projektu, in procese, v katerih sodelujejo. Na podlagi tega je možno izračunati čas, potreben za posamezne aktivnosti. Vsak teden morajo biti vse aktivnosti pregledane in definiran mora biti njihov status v odstotkih. Na podlagi vrednotenja opravljene aktivnosti v odstotkih je določena učinkovitost posamezne operacije. Najpogosteje vodja projekta odloča, kdaj je katera aktivnost presegla mejo, ko lahko na primer izguba časa vpliva na kakovost celotnega projekta. ANALIZA POSLOVNIH PROCESOV Ključen dejavnik pri analizi poslovnih procesov je način, na katerega smo poslovne procese dokumentirali. Zato sta fazi dokumentiranja in analize soodvisni. Pri dokumentiranju moramo uporabljati tehnike, ki nam bodo v pomoč pri analizi prenove zahtevanih procesov. V splošnem zajema faza analize naslednje tri korake: - izvedbo analize (vloge, ki jih bodo posamezni člani projektnih skupin, kontaktnih skupin in drugih sodelujočih članov igrali v fazi analize, so odvisne od usmeritve analize. SPP mora določiti, kdaj je potrebno v razpravo o prenovi procesa vključiti tudi upravnike trenutnega procesa, ki proces sedaj najbolj poznajo in ki jih bo sprememba tudi doletela. Pomembno je najti ključni trenutek, saj lahko morebitno prezgodnje individualno mišljenje ogrozi zadovoljiv končni rezultat), - razpravo o rezultatih s sodelujočimi člani projektne skupine, - poročilo skupini SVP (ko se konča razprava o nekem procesu, ki je v trenutni obdelavi, skupina SPP poda poročilo o stanju skupini SVP. Pri tem lahko predlaga nov upravni proces ali poda predloge za spremembo starega poslovnega procesa). VZROKI NAPAK V POSLOVNIH PROCESIH Medtem ko je proces aktiven, se lahko v njegovo delovanje prikradejo napake ali nepravilnosti, ki vplivajo na njegovo manjšo učinkovitost in povečajo stopnjo nezaupanja v njega. Vzroki za te napake so najpogosteje naslednji: - potrebe v organizaciji se s časom spreminjajo. Preveč statična struktura in nezmožnost prilagajanja trenutnemu položaju na trgu privede do nazadovanja procesa in izničenja želenega rezultata, - nagnjenost k prekomernim razširitvam in individualnim potrebam informacijskih sistemov, ki služijo kot podpora upravnim poslovnim procesom. Pojavijo se lahko znaki neučinkovitosti, - člani organizacije lahko neodvisno od strategije prenove med ali po sami prenovi nadaljujejo z neodvisnim kreiranjem svojih zbirk aktivnost procesov ali nekih podsistemov, ki so individualni glede na celoten sistem in povzročajo nenehno širitev celotnega sistema in dolgoročno upočasnitev pretoka podatkov skozi organizacijo in neučinkovitost procesov, obdelanih v fazi prenove. Za ugotavljanje napak je pomembno, da organizacija sproti spremlja indikatorje poslovanja, kot so nepredvideno kreiranje rezerv (časovnih, materialnih, itd.), ki Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 21 od 75

22 lahko v določenih pogledih pomenijo zamude pri rokih dobave ali pa tudi tendenco izgube strank. Napake so vidne tudi v primeru, ko organizacija uporablja informacijski sitem, kjer uporabniki dobljene rezultate analize iz sistema hitro zavržejo oz. jih ne upoštevajo kot relevantne. Pri tem ponavadi kljub informacijskemu sistemu vodje porabijo ogromno časa za pridobitev potrebnih informacij in izdelavo statistike. Podobno lahko rečemo tudi za informacijske sisteme, kjer se informacija, kljub temu da postane neuporabna za uporabnike, še nadalje hrani v podatkovni bazi, pri čemer povečuje čas dostopa do potrebnih podatkov in podaljšuje izvajanje tekočega procesa. Kot razlog, da je v procesu nekaj narobe, je možno navesti tudi nepredvideno sodelovanje med oddelki znotraj organizacije, ki po poslovni logiki nimajo informacij, ki bi si jih morali deliti. Vsaka taka nepredvidena aktivnost povzroča dodatne stroške organizaciji. Poslovni procesi predstavljajo tudi obdelavo podatkov, zato ni dovolj, da so organizirani učinkovito, tudi informacija, ki je rezultat nekega procesa, mora biti učinkovita. To pomeni, da informacija, dobljena na podlagi nekega procesa, zagotavlja bistven člen, ki služi pri delovanju celotne organizacije. Proizvajanje informacij, ki jih nihče ne potrebuje, ne pripomore k učinkovitejši delovni strukturi. Pomembna vprašanja, na katera moramo najti odgovore v fazi analize, so: - ali pride informacija do vseh ključnih oddelkov in posameznikov, ki jo potrebujemo, - je informacija popolna in njena vsebina učinkovita, - je informacija takšna, da potrebuje frekventno ponavljanje in ali je zagotovljeno, da dobijo udeleženci procesa informacijo ob želenih časih, - so upoštevani vsi potrebni aspekti glede lokacij, sredstev, rokov in ostalih ciljev, ki naj bi jih upošteval sistem za upravljanje informacij, - so podatki dovolj zanesljivi, - sta obdelava podatkov in njihova dostava časovno primerni. Pomembno je, da je upravljanje informacijskega sistema zelo specifična naloga glede na vsako organizacijo, saj je skoraj nemogoče dvema organizacijama določiti enako pot prehajanja informacij skozi sistem. Pomembna faktorja, ki vplivata na način, da najbolj učinkovito organiziramo informacijski sistem, sta način upravljanja v sami organizaciji in struktura organizacije ter okolje, v katerem organizacija deluje. Okolje je odvisno od tega, ali je organizacija neprofitna s socialno namero in ali je to organizacija, ki se dnevno bori na trgu ponudbe in povpraševanja. Pomembno je, ali organizacija proizvaja produkte ali trži svoje storitve. Na uporabljen informacijski sistem ne vplivajo samo zgoraj našteti faktorji ampak imajo velik vpliv tudi dejavniki časa, splošne ekonomske situacije in razvoja na določenem področju in novih možnosti na področju informacijskih tehnologij. Ko govorimo o informacijskem sistemu in njegovi učinkovitosti, je pomembno kako učinkoviti so naši podatki shranjeni bodisi v obliki podatkovnih baz ali dokumentov na posameznih računalniških sistemih bodisi v pisnih zbirkah podatkov. Učinkovitost se lahko določi na podlagi dveh merjenj, in sicer merjenja učinkovitosti individualnih datotek ali zbirk in učinkovitosti celotne zbirke podatkov, ki je namenjena nekemu poslovnemu procesu. Učinkovitost posameznih dokumentov preverjamo v treh fazah: Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 22 od 75

23 V prvi fazi preverimo izgled zaslonskega dela, kjer informacijski sistem udejanja analizirani dokument, naslednja stopnja je ocena izgleda natisnjenih podatkov iz informacijskega sistema. Druga faza zajema ovrednotenje organiziranosti dokumenta s poudarkom na podatkih o imenu, zaporedni številki in datumu vnosa, kje se analiziran dokument nahaja in kategorijo, v katero dokument spada glede na določene kriterije. Prav tako se v drugi fazi pozornost nameni tudi stroškom, ki jih predstavlja posamezen dokument. Stroški se v tem primeru merijo v minutah, ki so porabljene za iskanje, izpis ali osveževanje posameznega dokumenta. Tretja faza določa kapaciteto posameznih datotek oz. dokumentov in ugotavljanje smiselnosti glede na to, ali je bolje, da velike količine podatkov spravimo na mikrofilme, ali je bolje hraniti podatke v obliki posameznih datotek na disku ali celo izpisane v zbirki dokumentov. Učinkovitost oz. produktivnost poslovnega procesa je podatek, ki pove, kako učinkovito so uporabljena sredstva (ljudje, denar, prostor, računalniki). Eden izmed načinov za ovrednotenje poslovnega procesa je kreiranje novega procesa, ki glede na številsko vrednotene ocene prej naštetih faktorjev ugotavlja učinkovitost procesa. Analiza se mora pri tem naslanjati na naslednje izpeljane aktivnosti: - definiranje faktorjev poslovnega procesa, ki naj bodo ovrednoteni in analizirani, - definiranje enote mere za vsak analiziran ident, - določitev, katere aktivnosti v poslovnem procesu so v navezavi vrednotenim identom, - definiranje stroškov poslovnega procesa, torej aktivnosti, ki združujejo analiziran proces, - definiranje omejitev analize, kar v našem primeru pomeni številske vrednosti, ki jih nameravamo pri analizi doseči. Analiza učinkovitosti je potrebna v vsakem primeru. Rezultati analize največkrat ne bodo samo pozitivni, ampak nam lahko prikažejo tudi napake, ki se pojavljajo znotraj nekega upravnega procesa, merjene v enotah mere, ki smo jih za to določili. SPREMINJANJE OBSTOJEČEGA STANJA PROCESA Pri prenovi obstoječega poslovnega procesa je zelo pomembno, da obstaja merski sistem, s pomočjo katerega lahko podrobno ovrednotimo razliko med delovanjem prejšnjega in delovanjem novega procesa. Prav tako je pomembno imeti jasno vizijo, kakšne rezultate hočemo s spremembo poslovnega procesa doseči in to še preden spremenjeni proces udejanjimo v realnosti. Zavedati se moramo, da lahko s spremembami posameznega procesa pričnemo rušiti dosedanjo strukturo sistema, zato lahko gledamo na prenovo z dveh vidikov. V prvem se lotimo prenove v nekem oddelku, torej nekega manjšega procesa, ki ne vpliva bistveno na okolje in zato tudi ne obstaja nobena potreba po spreminjanju splošne dokumentacije, hierarhičnega diagrama in podobno. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 23 od 75

24 Pri drugem procesu prenove, kjer preidemo v globino in naša prenova zavzame velik del dokumentacije in aktivnosti več oddelkov, lahko resno razmišljamo o posodobitvi vse dokumentacije, ki je bila ustvarjena za dosedanje delovanje organizacije. Ideja, kako daleč mislimo iti s spreminjanjem procesač določa, koliko dosedanje dokumentacije lahko uporabimo. Prenova obstoječega procesa naj bo zato vodena po naslednjih korakih: - definiramo principe sprememb, - definiramo izvlečke oz. jedra sprememb, - definirajmo najbolje ovrednoteno rešitev v prihodnosti, - razvoj podrobnosti v navezavi z izbrano metodo dokumentacije. Podrobneje morajo biti definirani dosežki, ki naj bi jih dosegli s prenovljenim procesom. Definirati moramo stopnjo, do katere je dosežen napredek v danem trenutku, kot opis pomanjkljivosti, ki prinašajo razliko med želenim stanjem in trenutno situacijo. Ob opisovanju jedra sprememb mora dokumentacija zajemati vsaj naslednje: - aktivnosti in opravila, ki gradijo proces; - zaporedje, v katerem se aktivnosti izvajajo; - kraj izvajanja aktivnosti; - informacije, ki morajo biti prenesene ali obdelane s procesom; - informacije, ki so uporabljene za proces; - podatkovne matrike procesa. Relacije med želeno obliko procesa in spremembami, ki bi morale biti izvedene, niso vedno popolnoma jasne. Včasih je zato potrebna dodatna študija glede narave sprememb, ki bi morale biti izvedene za dosego željenega cilja. To je še posebej pomembno takrat, kadar se pokaže kot možno večje število alternativ. Za dosego čim boljšega pregleda nad trenutnim stanjem je potrebno največkrat uporabiti katero izmed tehnik modeliranja, kjer s pomočjo vizualne predstavitve procesov in njihovih aktivnosti dobimo lažjo predstavo o prednostih in slabostih posamezne alternative. Ko so predlogi za izboljšave končani, se skupina za prenovo procesov poda na zahtevno nalogo, da skupaj z odgovornimi ljudmi v podjetju pregleda podane predloge prenove. Vodilo sestankov je najprej v tem, da ljudje, ki delajo v podjetju kot poznavalci razmer, ocenijo podane predloge in morebiti še predlagajo posamezne spremembe, če so potrebne. Glede na pomembnost so skupine, s katerimi se sestajajo člani skupine za prenovo, razporejene v naslednjem vrstnem redu: - skupina za odnose s strankami, saj je usmerjenost podjetja k strankam bistvena za doseganje poslovnih ciljev, - skupina vodij oddelkov, - skupina za odnose z dobavitelji, - zaposleni v podjetju. Podatki, pridobljeni na teh sestankih, so zelo dragoceni in pomembno je, da se predstavijo vse spremembe, ki jih nameravamo izvesti. Dejstvo je, da je zelo težko priti do ugotovitve, katera izmed alternativ je v danem trenutku najboljša. Seveda je to pogojeno s tem, kaj želimo pri posameznem procesu izboljšati. Kadar poskušamo spremeniti proces v smislu zmanjšanja časa njegovega izvajanja, je to relativno enostavno, saj se osredotočimo na avtomatizacijo ali informacijsko tehnologijo. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 24 od 75

25 Največkrat pa so spremembe v procesih težko merljive z eno samo tehniko, še posebej takrat, kadar se kot cilji prenove zadajo zahteve, kot je zmanjšanje stroškov za 30% ali podobno. V tem primeru je potrebno zajeti cel spekter matrik, ki vplivajo na dejavnik stroškov. Ko se faza analize konča, to pomeni tudi potrjen plan sprememb in popravljene oz. dodelane modele sistemov, grafe in ostalo dokumentacijo, ki se je pripravljala med projektom. V tej fazi smo pripravljeni, da prenovljeni proces vključimo v organizacijo. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 25 od 75

26 3. OBSTOJEČE STANJE UVOD Za boljše poznavanje problema realizacije kupčevih naročil je potrebno poznati odgovornosti ključnih funkcij. Naši prodajalci imajo vlogo svetovalcev, kar pomeni, da njihova naloga ni samo prodajati, ampak našim strankam svetovati pri tehničnih vprašanjih (vprašanjih možnosti izvedbe), jim pomagati pri iskanju tehničnooblikovalskih rešitev in drugo. Oddelek za prodajo izdelkov ima še vodjo, ki je neposredno podrejen vodstvu podjetja in operativni pripravi dela. Odgovornosti operativne priprave dela so: - priprava letnega plana po funkcijah prodaj ter spremljanje realizacije le-tega, - koordiniranje med oddelki, - pregled nad zasedenostjo proizvodnje po posameznih oddelkih, - pridobivanje informacij o izdelavi oziroma realizaciji projektov, - pravočasna izdelava ponudb za posamezni projekt, - priprava vseh dokumentov, potrebnih za izvedbo pridobljenih del. Odgovornosti prodajalcev - komerciale so: - sodelovanje z operativo pri izvedbi in obračunu del (pogodba z vso spremljajočo dokumentacijo), - stiki in obiski stalnih strank, - pridobivanje novih potencialnih strank, - pregled oziroma skrb za pravočasno izpolnjevanje finančnih obveznosti, - priprava prodajnih pogojev za posamezno stranko, - pravočasna izdelava ponudb, - doseganja letnega plana svojega oddelka prodaje, - pravočasna obdelava naročil, - definiranje nejasnosti pri naročilih, - stiki s strankami glede dobav naročenih steklenih izdelkov, - pregled vseh kupoprodajnih pogodb, - nadzor nad ažuriranjem oziroma spremembami cen za stranke. Odgovornosti prodajalca projektov so: - pravočasno fakturiranje in pošiljanje dobropisov, bremepisov, - pravočasna plačila izdobavljenih naročil. Odgovornosti vodje oddelka so: - pravočasna obdelava naročil, - definiranje nejasnosti pri naročilih, - izdelava delovnih nalogov za proizvodnjo in koordinacija z vodjo proizvodnje. Odgovornosti vodje proizvodnje so: - koordiniranje proizvodnje, - kvalitetni in količinski pregled odpremljenega blaga. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 26 od 75

27 3. 2. OPIS OBSTOJEČEGA STANJA PROCESOV Vsako podjetje je sestavljeno iz procesov, vsak posamezni proces pa je sestavljen iz opravil, ki jih opravljajo ljudje in stroji na različnih funkcijah in delovnih mestih, skupaj pa tvorijo celoto podjetje. Opis in posnetke poslovnih procesov ter podprocesov smo se lotili z metodo poteka diagrama. Pri izbiri poslovnih procesov, ki jih je potrebno prenoviti, moramo odgovoriti na temeljna vprašanja: - kateri so ključni procesi, ki podpirajo izdelek ali storitev v določenih tržnih segmentih, - katere so posebne prednosti podjetja, kako lahko te prednosti izboljšajo ključne procese v podjetju in s tem tudi konkurenčnost podjetja? Odgovori na zgornja vprašanja še ne opredeljujejo točno, kateri procesi so za nas bistvenega pomena in katere bi bilo potrebno prenoviti, seveda pa razjasnijo pogled nad celoto. Za vsako podjetje je pridobivanje kupcev in naročil bistvenega pomena enako velja za podjetje v pričujoči nalogi saj uspešno pridobivanje kupcev in naročil v največji meri zagotavlja celotno poslovanje podjetja. Pri opisu procesov realizacije naročil kupcev smo predstavili podjetje skozi tok bolj ali manj glavnih procesov, ki predstavljajo poslovanje podjetja. Opisali smo naslednje procese: pridobivanje in izpolnjevanje naročila, dobavo izdelka, izdajo računa in zagotavljanje plačila. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 27 od 75

28 Glavni proces realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. Slika 3) Glavni proces realizacije kupčevih naročil Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 28 od 75

29 3. 3. POSNETEK SEDANJEGA STANJA DELNI PROCES PRIDOBIVANJE KUPCA Pridobivanje naročila kupca je prvi podproces glavnega procesa. V tem delu se potencialni kupec zanima, kakšne so kapacitete podjetja in kakšne izdelke oziroma storitve podjetje lahko realizira. Stranke lahko svoje povpraševanje o izdelkih in storitvah podjetja prenesejo na več načinov, in sicer telefonsko, po telefaksu, po e- pošti, z osebnim obiskom ali po klasični pošti. Za podrobne informacije je seveda dobrodošlo, da stranka obišče podjetje, kjer se ji lahko bolje svetuje in kjer lahko tudi vidi izdelke, ki jih podjetje izdeluje. Želene informacije o izdelavi izdelka, ceni, gabaritih in dobavnih rokih dobi stranka na podlagi priloženega načrta. Ker ni pametnega sistema za izdelavo predračunov, stranke predolgo čakajo na želeno informacijo. Veliko časa se izgubi že z listanjem po cenikih. Ker podjetje izdeluje in prodaja več izdelkov, zraven tega pa nudi še storitveno dejavnost (težko predvideti izdelavne čase), se je v cenikih včasih težko znajti. Ceniki so izdelani v programu excel, tako da jih je možno procentualno spreminjati. Vsak od prodajalcev ima cenik izdelan tudi na tiskanem mediju. Enako imajo narejeno naši redni odjemalci. Ceniki so nepregledni, saj za vsak izdelek obstaja svoj cenik. Včasih se tudi zgodi, da sta za en izdelek napisana dva cenika z različnimi cenami. To se dogaja zaradi tega, ker se rednim odjemalcem dajejo posebne ugodnosti in to je velikokrat zavajajoče. Ko stranka izrazi svoje želje, se naredi ponudba, vendar samo takrat, kadar so želeni izdelki v okviru proizvodnega programa podjetja. V kolikor temu ni tako, se naročilo prestavi na poznejši termin, ki bo omogočal izdelavo določenega artikla ali pa bo v okviru proizvodnega programa. Izdelava ponudbe vsebuje procese, ki se izvajajo v celoti na papir ročno ali pa delno s pomočjo računalniške podpore. Ponudbe, ki so narejene s pomočjo računalnika, se shranjujejo v obliki datotek s pripono.xls in se ne nahajajo na centralnem računalniku (serverju), zato so nepregledne. Prav tako se na listih narejene ponudbe vržejo v koš, kar pa ni najbolj pametno, ker se velikokrat zgodi, da se stranka vrne. V podjetju tudi ni pametnega sistema za vodenje evidenc o strankah, kar je za uspešno poslovanje nujno potrebno. Po pregledu vsebine popisa, izdelanih skic z določenimi merami in desenom prodajalec izdela ponudbo, ki vsebuje: - celovit naslov firme oziroma osebe, ki ponudbo prejme, - številko ponudbe, - datum ponudbe, - projekt, - vrsto stekla in način obdelave površine, - sestavo izdelka; (kamen, kovina, itd.), - ceno v EUR, - neto skupni znesek, - znesek popusta, Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 29 od 75

30 - stopnjo davka in skupni znesek z DDV, - pariteto, s katero določimo kraj dostave oziroma montaže, - rok plačila in način plačila, - žig in podpis. Navedemo kraj in datum sestave ponudbe ter podpis sestavljavca ponudbe in žig firme. Ponudbo se ponovno pregleda in pošlje k stranki (običajno po pošti ali po telefaksu). En izvod ponudbe se arhivira v mapi prodaje. Vse (ceniki, vodenje evidenc o strankah, materialih, izdelkih, proces kalkulacije) v tem procesu bi se moralo temeljito spremeniti. S tem bi se avtomatsko spremenil proces izdelave same ponudbe in z njo povezani vsi poznejši procesi DELNI PROCES PRIPRAVA POGODBE Ko stranka preveri ponudbo in se odloči za nakup naših izdelkov, potrdi naročilo z naročilnico ali s plačilom predujma. V tem primeru ni potrebno pripravljati pogodbe. Za prodajo izdelkov posameznim strankam se ne sklepajo pogodbe, saj te stranke potrdijo naročilo s plačanim predujmom. Takrat prodajalec napiše blagajniški prejemek. V podjetju poznamo tri vrste pogodb, in sicer: 1. Pogodba za redne odjemalce, ki je letna in je narejena v wordu vsako leto se spremenijo samo prodajni pogoji (popusti in plačila), veljavnost pogodbe in datum podpisa pogodbe. Te pogodbe se pošljejo vsakemu odjemalcu po pošti. 2. Pogodba za projekte, ki jo pripravi prodajalec. Prodajalec na osnovi dogovorjenih pogojev (cena, popust, plačilni pogoji, roki izvedbe) pripravi osnutek izvajalske pogodbe in ga da v pregled vodji prodaje. Ta pogodbo pregleda, napiše svoje pripombe in vrne prodajalcu, ki naredi čistopis. Tako pripravljeno izvajalsko pogodbo napišemo v štirih izvodih in damo v podpis vodji prodaje. Podpisane izvode nato pošljemo ali osebno izročimo naročniku. Ko pogodbo podpiše tudi naročnik, pristopimo k proizvodnji izdelkov, za katera moramo odpreti delovni nalog. 3. Pogodba, ki jo pripravi naročnik. Ko naročnikova pogodba prispe v naše podjetje, dobi vse izvode vodja marketinga. Eno kopijo prejme tudi prodajalec, ki je dela pridobil. Tako vodja prodaje kot prodajalec pogodbo pregledata, pripombe zapišeta na kopijo pogodbe ali na list papirja ter se o njih pogovorita, nato vse pripombe o pogodbi izpišeta in jih pošljeta v pisni obliki naročniku, da jih le-ta vnese v pogodbo ali pa pripravi aneks k tej pogodbi, kjer so navedene te spremembe. Ko so te zadeve usklajene (nov izvod pogodbe ali aneks k pogodbi), damo pogodbo v podpis vodji prodaje ali direktorju ob večjih naročilih in izvode, ki pripadajo naročniku, pošljemo po pošti, naše izvode pa dobi vodja prodaje, ki jih shrani v mapo za pogodbe. Pri pogodbah procesa ne bi spreminjali, saj so vzorci pogodb dobro nastavljeni kot wordove predloge. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 30 od 75

31 Povpraševanje kupca Povpraševanje Povpraševanje prejeto Referent V Povpaševanje ne ustreza Povpraševanje ustreza Spremeniti povpraševanje Narediti dogovor Vodja podjetja Kupec Ponudba Izdelati ponudbo Referent v Izdelati predkalkulacijo Neuspešen dogovor Uspešen dogovor predkalkulacija Izdelati predkalkulacijo Referent Cenik Dokončati poudbo Ponudba Ponudba je izdelana Referent Ponudba kupcu ne ustreza Ponudba kupcu ustreza Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 31 od 75

32 Referent Kupec Preveriti kupca Tajništvo V Nov kupec Stalni kupec Naziv, naslov Poiskati potrebne informacije Taj. Seznam kupcev Poiskati podatke Podatki so zbrani Naročilnica Naročilo kupca Kupec Prejeto naročilo Predlog pogodbe Priprava pogodbe Referent Tajništvo Pogodba pripravljena Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 32 od 75

33 Predlog, pogajana Pregled predloga pogodbe Vodja prodaje Kupec V Predlog ustreza Predlog pog. ne ustreza Predlog pogodbe tajništvo Pogodba Popraviti pogodbo Referent Lastnik Pogodba je pripravljena Pogodba je popravljena Pogodba Podpis pogodbe Vodja prodaje Kupec Pogodba je podpisana Potrditi naročilo Potrditev naročila Vodja prodaje Naročilo potrjeno Slika 4) Delni proces pridobivanja kupca Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 33 od 75

34 DELNI PROCES IZPOLNJEVANJE NAROČILA Izpolnjevanje naročila je eden pomembnejših delnih procesov v podjetju. V podjetju nudimo določeno vrsto izdelkov, ki so vedno na zalogi. Naročanje materiala poteka po ustaljenih tirnicah, saj peči za taljenje stekla delajo nepretrgoma (izjema sta lahko kadni peči, za določen čas), tako, da za naročanje potrebnih surovin skrbi vodja zmesarne, ki poda naročilo v oddelek nabave. Le-ta pa material po telefonu naroči od svojih dobaviteljev, s katerimi delamo na zaupanje. Posebno vlogo pri izpolnjevanju kupčevega naročila v našem procesu imajo modeli, ki služijo za oblikovanje vroče steklene mase. Srečujemo se z lesenimi, aluminijastimi in grafitnimi modeli. Pri izbiri modela je potrebno upoštevati naročeno količino, obliko izdelka ter zahtevano kvaliteto naročenega izdelka. Pri izdelavi oziroma nabavi modelov velikokrat sodelujejo naročniki, ki jih lahko tudi dobavijo sami. Izdelava proizvodnih nalogov Za naročila izdelkov, ki vsebujejo vse elemente, ki so potrebni za vnos podatkov (vrsta stekla, količina, cena, dimenzije, dopolnitve zlato, srebro, marmor, napisgravura idr.), prodajalec izdela ročno naročilo za proizvodnjo. Naročila, ki ne vsebujejo vseh potrebnih elementov za vnos, prodajalec dopolni z manjkajočimi elementi in čim prej popolno naročilo čimprej odda po telefaksu v operativno pripravo dela. Določi dobavni rok modelov, napiše naročilo za dodatke izdelku in ga odda v nabavo. En izvod naročila proizvodnji ostane v mapi prodaje, kopija pa prispe na telefaks ali po elektronski pošti v operativno pripravo dela le-ta ga pošlje v proizvodnjo. Kupec izdelkov bi moral imeti funkcijo kontrole kvalitete ter bi moral biti hkrati v kontaktu s proizvodnjo, če bi obstajale kakšne nejasnosti. Delovni nalog za proizvodnjo napiše in izriše komerciala in ga pošlje v operativno pripravo dela. Ta vsebuje: - ime in priimek stranke, - vrsto stekl, - datum izdaje delovnega naloga in datum izdelave izdelka, - izdelek oziroma sestavne dele izdelka (zlato, srebro), - obdelave na posameznih delih izdelka (desen, vrtanje lukenj), - morebitni napis, ki pride na izdelek, - skico izdelka, - datum odpreme. Za proizvodne naloge je potrebno izdelati podrobne skice z vsemi pripadajočimi podatki ali šablone. Vsi dokumenti v tem procesu se pišejo na roko, zaradi tega se porabi preveč časa. V tem procesu se veliko stvari ponavlja, zato bi ga bilo potrebno temeljito spremeniti. Delovne naloge izpolnjujejo izvajalci posameznih faz del. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 34 od 75

35 Naročilo potrjeno Zaloge Pregled zalog Vodja prodaje Skladišče V Zaloge so Delne zaloge Zalog ni Naročilo Naročilo materiala Nabava Pregled dobaviteljev Dobavitelj Poiskati usterzne dobavitelje Nabava V Dobavitelj ni znan Dobavitelj je znan Kvaliteta, cena Pridobiti ustrezne informacije Vodja pod. Naročiti Naročiti material Nabava Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 35 od 75

36 Material naročen Delavnica Dobavljen material Dobavitelj Nabava Material v skladišču Začetek proizvodnje Delavci Proizvodnja se je začela Preskrba z materialom Oskrba z materialom Vodja proizvodnje Prevzem materiala Proizvodni zapisi Proizvodnja poteka Delavci Proizvodnja je končana Slika 5) Delni proces izpolnjevanje naročila Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 36 od 75

37 DELNI PROCES DOBAVA IZDELKA Kadar gre za rednega odjemalca, se pri dostavi izdelkov ročno napiše dobavnica v dveh izvodih (ena se priloži k računu za računovodstvo, drugo prejme stranka). Dobavnica vsebuje: - ime in priimek stranke oziroma ime podjetja, - naslov stranke oziroma podjetja, - zaporedno številko, - datum dobavnice, - opis izdelka oziroma sestavnih delov, - količino izdelkov oziroma sestavnih delov (kos, set), - podpis stranke ter podpis prodajalca. Prodajalec podatke ročno prepiše iz delovnega naloga za proizvodnjo ali iz ponudbe. Pri konsignacijski prodaji izdelkov se napiše ročna dobavnica, s katere se, ko prispe odpis od odjemalca, odpisani izdelki črtajo in se nato na osnovi odpisa naredi faktura. Dobavnico da stranki v podpis ali šofer, ki dostavi blago, ali prodajalec, v kolikor stranka (pravni subjekt) prevzame blago sama. Fizične osebe po navadi ne dobijo dobavnice, saj prevzeto blago plačajo takoj in se jim namesto dobavnice napiše blagajniški prejemek. Za dokument (dobavnica in prevzemni zapisnik), ki nastopa v procesu dostave izdelka bi bilo potrebno uvesti računalniški izpis, saj bi to močno olajšalo delo. Prav tako bi bilo potrebno spremeniti uporabo blagajniških prejemkov in jo nadomestiti z uporabo predujemnih računov. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 37 od 75

38 Proizvodnja končana Delavnica Dobava izdelka Vodja proizvodnje V Osebni prevzem Lastna dostava Način dostave je dogovorjen Napisati dobavnico Dobavnica Izpis dobavnice Skladišče Dobavnica je napisana Dobavnica Podpis dobavnice Vodja prodaje Naročnik Dobavnica podpisana Prevzem izdajnice Izdelek je prevzet Slika 6) Delni proces dobava izdelka Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 38 od 75

39 IZDAJA RAČUNA Račune izdaja komerciala. Vsi računi se pišejo v dveh izvodih v formularje, narejene v programu excel in so namenjeni kupcu. K prvemu izvodu računa, ki gre v mapo za računovodstvo, se priložijo skice in načrti iz povpraševanja, naročilnice, delovni nalogi za proizvodnjo, dobavnice in prevzemni zapisniki. Drugi izvod se po pošti pošlje stranki. V formular za račun, ki je narejen v excelu, se ročno vnesejo naslednji podatki iz ponudbe: - ime in priimek stranke oziroma ime podjetja, - naslov stranke oziroma firme, - po potrebi identifikacijska številka za DDV, - zaporedna številka, - datum fakture, - valuto, - datum opravljene storitve oziroma datum dobave s številko dobavnice in - datumom dobavnice, - številka in datum naročilnice oziroma pogodbe, - v kateri valuti je faktura napisana, - opis materiala oziroma del iz zapisnika oziroma dobavnice, - cena po enoti, - znesek po posamezni točki, - znesek rabata, - neto znesek brez davka, - ter znesek z DDV za plačilo, - ime in priimek prodajalca kateri je fakturiral. Računi za konsignacijo se izdajajo na osnovi odpisa, ki ga pošlje stranka, zato je potrebno prepisovati podatke iz odpisa v formular za račun. Pri projektih, katerih izvedba je dolgotrajnejša, se razen končnega računa pojavljajo še predujemni računi in situacije. Tukaj je zmeraj potrebno prepisati popise del iz ponudbe z opombami in cenami v formular za račune. Količine se prepisujejo iz prevzemnega zapisnika. Zraven vseh podatkov, ki so enaki kot pri izdelkih, je tukaj potrebno ročno vnašati številke, datume in zneske situacij oziroma predujemnih računov. Prihaja lahko do napak, zato bi bilo potrebno proces avtomatizirati in ga nadomestiti s programom, ki samodejno obdeluje podatke. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 39 od 75

40 Izdelek prevzet Izdan račun Izdati račun Računovodstvo t Podatki v pogodbi so pregledani Izdan račun Napisati račun Računovodstvo Račun napisan Evidenca Evidentirati račun Računovodstvo Račun je evidentiran DDV knjiga Obračun DDV Računovodstvo DDV obračunan Izdan račun Poslati račun Računovodstvo Račun poslan Slika 7) Delni proces izdaja računa Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 40 od 75

41 DELNI PROCES ZAGOTAVLJANJE PLAČILA Privatne stranke v večini primerov plačajo izdelke ob prevzemu in to še preden dobijo račun. Kot dokazilo za plačilo imajo blagajniški prejemek. Večji problemi se pojavljajo pri rednih odjemalcih izdelkov, za katere opravljamo dela. Nekateri se držijo plačilnih rokov, nekateri ne. V veliki meri se plačila zagotavljajo s pomočjo verižnih kompenzacij. Ko prispejo računi v računovodstvo, se knjižijo, prav tako prispela plačila, ki se knjižijo na podlagi blagajniških prejemkov in na podlagi bančnih izpisov plačil. Programi omogočajo izpise zapadlih terjatev in na podlagi teh se telefonsko rešujejo plačila. Programi omogočajo izračune obresti in pošiljanje opominov. Pri zagotavljanju plačil tako ne bi bilo potrebno narediti sprememb, saj proces poteka gladko, mogoče bi bilo potrebno narediti povezavo s programom za izdajo računov, če bi se seveda podjetje odločilo za nakup takšnih programov. Račun je poslan Evidenca IR Vodenje evidence IR Računovodstvo Vodja prodaje Evidenca IR Evidenca plačil Evidenca IR je vodena V Tajništvo Vodja prodaje Račun plačan Račun še ni plačan Evidenca plačila Evidentirati naročilo Računovodstvo Seznam terjatev Terjatve do kupcev Plačilo evidentirano Skleniti dogovor Slika 8) Delni proces zagotavlajanje plačila Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 41 od 75

42 3. 4. KRITIČNA ANALIZA Kritična analiza je narejena na podlagi večletnega opazovanja vseh procesov, ki potekajo v poslovanju podjetja, in sicer od trenutka, ko se stranka prične zanimati za izdelek do plačila. Zajet ni računovodski del, ker le ta je v podjetju že urejen, in sicer s programi izdelovalca programske opreme AMEBA. Če pogledamo celoten proces, bi lahko rekli, da bi bil cilj obnove pospešiti obdelavo podatkov med procesom realizacije naročil kupcev. Vse se začne s prihodom stranke oziroma njenim telefonskim klicem stranke po telefonu. Če ima stranka več polic ali kompleksnejši izdelek, mora kar nekaj časa čakati, ker se vsi izračuni cen opravljajo na ročni kalkulator. Včasih mora stranka počakati dan ali dva na predračun, saj ni obstoječe računalniško vodene baze podatkov o že izdelanih produktih, ker se jih večina ponavlja. Izdelava predračuna se vrši v Microsoftovem Excelu, vendar je narejen samo obrazec, v katerega se vsi podatki vnašajo ročno, avtomatizirani so samo izračun, množenje količin in cen, seštevek cen, obračun davka ter popustov in na koncu skupni znesek predračuna. Ko stranka prejme predračun, je potrebno napisati proizvodni nalog, ki se še zmeraj piše ročno in se nato po telefaksu pošljejo v delavnico. Vsi poslani nalogi se zložijo v mapo proizvodnje. Tukaj se pojavi naslednji problem. Vodja proizvodnje mora namreč vse proizvodne naloge ročno zlagati po dobavnih rokih in jih oddati na ustrezna delovna mesta, da delavci opravijo želeno operacijo. Seveda vodja proizvodnje tako nima enkratnega pregleda nad vsemi nalogi, ki so v proizvodnji. Velikokrat se zgodi, da vodjo oddelka sprašujejo iz prodajnega oddelka, kaj se dogaja z izdelkom (ali je gotov ali je v izdelavi), ki mora zaradi tega hoditi od delovnega mesta do delovnega mesta in iskati želeni nalog. Veliko strank pozneje kliče, da bi spremenile lastnosti izdelka. Vodja proizvodnje mora spet poiskati delovni nalog, ga zavreči ali spremeniti. Ker so originali nalogov v prodajnem oddelku in prodajalec kliče v proizvodnjo in ustno spremeni nalog, lahko pri poznejšem obračunu pride do napak, saj so originali nalogov v prodajnem oddelku. Naloge spreminja tudi vodja proizvodnje, največ pri velikih naročilih zahtevnejših izdelkov. Zato se pozneje pri pregledu nalogov podatki z originali ne ujemajo in zaradi tega ob obračunu poteka veliko obremenjujočih telefonskih razgovorov v stilu "čakaj, da se spomnim" in se tako po nepotrebnem zapravlja čas in denar za zaposlene in telefon. Končani nalogi oziroma kopije nalogov se, ko so izdelki gotovi, vrnejo v prodajni oddelek in se nato vložijo v drugo mapo. Ko stranka dvigne material, se iz map vzameta original in kopija, kopija se nato odvrže in včasih se ne preveri, ali so na njej kakšne spremembe. Ko stranka pride po material in plača, se ji ročno napiše blagajniški prejemek. Pozneje se napiše račun, postopek pa je enak kot pri dobavnici s to razliko, da se lahko pri ponudbi podatki prekopirajo v račun. Če je izračun vrednosti narejen ročno na listu papirja, je ponovno potrebno ročno vnašati podatke v excelov obrazec. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 42 od 75

43 Posledica takega načina dela s sabo povlečejo veliko nepotrebnega dela, ki se po analizi izkaže za odvečno delo in ki ga trg ne priznava ter težave v proizvodnji zaradi netočnih informacij in podatkov (večkratno prepisovanje, vpisovanje), kar prinaša zamude v procesu proizvodnje in zmožnosti dobav izdelkov v določenem roku. Kot vemo je danes fleksibilnost, odzivnost in točnost ključnega pomena na svetovnem trgu, ki podjetju zagotavlja uspešno poslovanje. Opravljena analiza sedanjega stanja v podjetju prikaže, koliko je opravljenega dela samo z urejanjem dokumentacije, da o posrednih stroških, ki jih je težko izračunati, ne govorimo. V podjetju Steklarna Rogaška d.d. se na mesečnem nivoju srečujemo z cca. 900 različnimi naročili - izdelki, karerih povprečna količina je 400 kom. Od tega je kristalinskih izdelkov 210 in 690 kristalnih. Skozi celoten proces prodaje, operativne priprave, vročega dela, dodelave (kristalin in kristal), hladnega dela (kristal), normativne službe, računovodstva in skladišča se srečujemo s vrsto različnih dokumentov, vnosov, ki jih je potrebno izpolniti na tak ali drugačen način, da lahko zapustijo določen oddelek oziroma nudijo informacije za nadaljno obdelavo. Število zaposlenih na vseh omenjenih delovnih mestih, ki so povezani z procesom priprave in spremljave kupčevega naročila, je 45 delavcev. Vzrok za tako slabo stanje je ponavljajoče se vnašanje in prepisovanje podatkov o določenem izdelku ter pridobivanje in zbiranje podatkov o opravljenem delu na posameznih delovnih mestih (praviloma na vročem delu), kar v nadaljevanju predstavlja ponovne razpise delovnih nalogov, vse od operativne priprave naprej, da se zagotovi naročena količina. V podjetju danes dnevno obdelamo na celotni ravni 43. vrst različnih izdelkov (kar bi bilo idealno, ampak dejansko stanje je 72. nalogov zaradi ponovitev), večih kupcev ali kosov, ki jih je potrebno dnevno izdelati in, ki predstavljo različne kriterije izdelave in kvalitete stekla. Tako je potrebno na vseh področjih obdelati posamezno naročilo ročno na nekaterih področjih s pomočjo excela, kar povzroča ogromno dela, različnih podatkov, vnosov in s tem posledično veliko število napak in nepravočasno izdelavo izdelkov, embalaže ter zbiranje informacij o dogajanju v proizvodnji. Tak način dela predstavlja ogromne stroške v proizvodnji in lahko temelji na povprečnem številu izdelanih izdelkov, ki se izdelujejo za posamezeni delovni nalog. Tako ti stroški znašajo od 17,5 do 5,5% na delovni nalog odvisno od količine, ki je zahtevana na delovnem nalogu. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 43 od 75

44 4. PREOBLIKOVANJE PROCESA REALIZACIJE NAROČIL KUPCEV V PODJETJU STEKLARNA ROGAŠKA D.D UVOD Prenovljeni model procesov naj bi temeljil na popolni informacijski podpori, pripravi dokumentacije, kar pomeni, da bi morali vsi v podjetju pričeti drugače razmišljati in delati. Seveda delo ne bi bilo težje ampak bistveno lažje in bolj tekoče. Enoten informacijski sistem predstavlja temelj prenovljenega modela procesa realizacije naročil kupcev. Največjo spremembo predstavlja popolna elektronska obdelava podatkov, saj se noben dokument ne piše več ročno. Poskrbeli bi, da bi lahko s pomočjo primernega računalniškega programa oziroma primernega uporabniškega vmesnika vse dokumente vnesli v računalnik ter jih sami urejali in shranjevali. Ne bi več smeli dovoliti prepisovanja in podvajanja podatkov ter možnih napak, ki lahko pri tem nastopijo. Odpraviti moramo podvajanje, pisanje in tiskanje nepotrebnih dokumentov. Vse dokumente poslovanja je potrebno primerjati z obstoječo zakonodajo, obstoječe preurediti v skladu z njo, uvesti potrebne nove dokumente ter odstraniti tiste, ki so med procesom nepotrebni. Namen spremembe je izboljšanje procesa realizacije naročil kupcev v takšni meri, da bo obdržal svojo stabilnost in hkrati povečal kvaliteto organiziranosti poslovanja podjetja TEHNIKE PLANIRANJA NADZORA Izvedba projekta je sestavljena iz množice aktivnosti, ki morajo delovati usklajeno z uspešno izvedbo projekta. Za dosego cilja je potrebno navesti naslednje štiri faktorje: - predviden čas projekta (v delovnih urah), - faktor časa (napredek projekta), - stroški projekta, - UPS DOKUMENTIRANJE PRENOVE POSLOVNIH PROCESOV DOKUMENTIRANJE POSLOVNEGA PROCESA Proces opisovanja poslovnega procesa je sestavljen iz naslednjih korakov: - zbiranje trenutne dokumentacije, - odkrivanje trenutnega načina dela z dokumenti, - dokumentiranje glede na posamezno tehniko obdelave, - zbiranje potrditev od odgovornih oseb za izdelane opise, - zbiranje dokumentacije v zbirke glede na proces ali oddelek, - izbira procesov za analizo v naslednjem koraku, - izbira tehnik analize in ciljev, ki jih hočemo doseči, - izdelava plana analize, - poročanje skupini SPP. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 44 od 75

45 Na začetku raziskave je potrebno zbrati vso dokumentacijo, ki se nanaša na poslovni proces. Pri tem ne smemo pozabiti na dokumente, ki izhajajo iz računovodskega sektorja, nekaterih navodil in opisov procesov, ki so že do sedaj tvorili dokumentacijo podjetja. Kljub temu, da so nekateri dokumenti že zastareli, so za naš opis lahko še vedno pomembni. Ko imamo na voljo vse potrebne dokumente, lahko pričnemo z intervjuji ključnih oseb, ki nam podajo sliko od začetka do konca procesa. Pomembno je izdelati zaporedje, ki ga dokumenti prinašajo pri potovanju iz enega oddelka v drugega. Paziti moramo, da je nivo podrobnosti in globina intervjuja, s katero opisujemo dokumentirane posamezne procese, enaka za opis vseh procesov. Ko osebje odobri izdelano dokumentacijo, združimo dokumentacijo glede na posamezne procese ali oddelke znotraj podjetja v skupine. V predlogu za prenovo procesov so že podani procesi, ki naj bi bili prenovljeni. V tej fazi se izvede podrobnejša analiza v smislu, kateri proces bi bilo pomembno obdelati najprej in katerega pozneje. Faktorji, ki vplivajo na te odločitve, so na primer pogostost, ko se nek proces pojavlja, in oddelki, ki so vključeni v nek proces. Če je potrebno obdelati določen proces najprej, da lahko izluščimo bistvo za nadaljnje procese, dobi ta proces prednost pred ostalimi. Ko so izbrani procesi in način njihovega dokumentiranja in analize, je potrebno definirati plan analize in s tem seznaniti skupino SPP. CILJI IN PODROBNOSTI PROCESA DOKUMENTACIJE Preden pričnemo z dokumentiranjem poslovnega procesa, se moramo vprašati, kako in kje bomo dokumentirane informacije uporabili. Vsak cilj namreč zahteva določen pristop k dokumentiranju in določeno globino pri podrobnostih. Doseganje naslednjih ciljev pri dokumentiranju je zagotovo osnovnega pomena: - opisati jedro upravnega poslovnega procesa, - zagotoviti osnove za analizo in vrednotenje procesa, - zagotoviti prenos znanja iz prakse v pisno dokumentacijo. Med procesom dokumentiranja upravnih poslovnih procesov je potrebno določiti tudi faktorje dokumentiranja. Dejavnik dokumentiranja je faktor, ki vpliva na to, kako nek proces funkcionira. (Primer: denar, delavci...). Dejavnik dokumentiranja v veliki meri vpliva na izbiro tehnike, ki jo uporabimo za opis poslovnega procesa. Možna je tudi izbira kombinirane tehnike dokumentiranja. Spodaj navedeni dejavniki predstavljajo samo primere, ki jih lahko predvidimo: - narava aktivnosti določi, katera izmed aktivnosti je pomembnejša in posledično nivo podrobnosti, ki ga bomo upoštevali, - element časa upoštevati moramo pogoje zaključka prenove ali čase posameznih aktivnosti, - dokumenti podatek, bistven za razvoj projekta, se lahko skriva v različnih oblikah in vse te moramo predvideti in upoštevati. Te se lahko tudi slike ali videokasete, glasovni trakovi ali knjige in ne samo delovni dokumenti znotraj organizacije. Potrebno je prepoznati tudi posamezne informacije, ki se ne Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 45 od 75

46 skrivajo v obliki dokumentov, ampak so podane kot elementi pogodbe, na primer čas plačila, čas dobave, odstotek popusta in podobno, - oddelki in posamezniki povzročijo povezave, ki jih je potrebno poznati in upoštevati za razumevanje posameznega procesa, - pogostost prikaže, kako pogosto pride do izvajanja neke aktivnosti, - tehnika prikaže, kako in s katerimi sredstvi so dokončana posamezna dejanja v procesu. V okviru faktorjev, pomembnih za analizo poslovnega procesa, bi lahko navedli stroške, tveganje, produkte ali količine. Ob upoštevanju dejavnikov, ki smo jih navedli zgoraj, je potrebno določiti podrobnost procesa dokumentiranja in na podlagi tega pozneje tudi tehniko, ki jo bomo uporabili pri procesu analize. TEHNIKE DOKUMENTIRANJA Vsak izmed prej naštetih faktorjev mora biti dokumentiran odvisno od stopnje njegove pomembnosti v danem trenutku. Velikokrat je dovolj, če je naloga opravljena zadovoljivo že z splošnim opisom in brez podrobnega opisovanja ter spuščanja v podrobnosti. Prav na tej točki nastane veliko napak iz razloga, ko so opisovalci posameznih procesov v skrbeh, da bo opisano predstavljalo premalo in zato predimenzionirano besedilo predstavlja pozneje tako frustracijo pri razumevanju kot tudi izgubo časa pri opisovanju. V podrobnem pregledu dokumentov organizacije pa je le ta predstavljen v petih nivojih. Ti nivoji prehajajo iz funkcijskega nivoja do nivojev procesov, aktivnosti in opravil. Kot primer bi navedli funkcijo obdelave prejetih računov. Procesi, ki temu sledijo, so razvrščanje na vrste računov, vnos v informacijski sistem itd. Aktivnosti bi bile tiskanje dokumentov, opravila pa na primer vstavljanje dokumenta v tiskalnik. Kot praktične tehnike, s katerimi dejansko izrišemo oz. opišemo posamezne funkcije znotraj organizacije, bi lahko navedli: - hierarhični diagram, - organizacijsko strukturni diagram, - globalni diagram procesov, - podrobni diagram procesov, - diagram kroženja dokumentov, - diagram primerov uporabe, - diagrami prehajanja stanj UVEDBA PRENOVLJENEGA PROCESA V ORGANIZACIJO Ob vsem naporu, ki smo ga vložili v faze analize, kreiranje novih ali prenovo starih procesov, je faza implementacije tisti del, kjer bi morali prenovljeni procesi pričeti z dajanjem novih, koristnejših proizvodov ali storitev. Pomembno je poudariti, da faza implementacije ni popolnoma ločena kot zadnja stopnja na prehodu v nov proces, ampak mora dejansko teči paralelno z ostalimi fazami v smislu priprave osebja na spremembe, ki se bodo morale v organizaciji zgoditi ob uvedbi prenovljenega procesa. Za to je v največji meri odgovorna skupina UPS. Prav tako je faza implementacije tista, ki prinaša veliko odgovornost za vodjo celotnega procesa. Tudi naloga vodje procesa je, da pomisli na stvari, kot so: Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 46 od 75

47 - ali imamo na voljo dovolj osebja, za izvedbo prenovljenega ali novega procesa, - ali imamo na voljo dovolj drugih sredstev, računalnikov, tiskalnikov, - ali je na voljo dovolj navodil ob novem procesu in ali so ljudje poučeni, - ali imamo zagotovljeno kontrolo nadzora ob prehodu med starim in novim procesom, - ali so naši poslovni partnerji obveščeni, kadar se proces dotika tudi njih kot stranke ali dobavitelja. Po fazi predstavitve prenovljenega procesa je pomembno, da so člani skupine za prenovo in ostale odgovorne osebe v podjetju na voljo in da same nadzorujejo in ocenjujejo napredek pri izvajanju in ugotavljajo, ali je napredek v skladu s predvidenim. V veliko primerih je potrebno pred zagonom realnega novega stanja najprej vstopiti v fazo testnega delovanja. Pri tej fazi poskušamo kar najbolj realno ovrednotiti dogajanje pri procesu, čeprav je to največkrat težko že zaradi tega, ker bo ob testnem delovanju potekalo v podjetju ali organizaciji tudi normalno delo, zato bomo potrebovali dodatno delovno silo. Celotna faza implementacije nove rešitve v organizacijo je sestavljena iz osmih faz: - kreiranje skupine za implementacijo nove rešitve, - kreiranje plana implementacije, - izvedba plana prvih 90 dni, - izvedba dolgoročne rešitve, - izvajanje matrik nad sistemom, - opravljanje periodičnih pregledov, - primerjava rezultatov in ciljev, - nagrajevanje UPRAVLJANJE ORGANIZACIJE V SMERI NEPRESTANEGA RAZVOJA Zdaj ko smo izvedli faze dokumentiranja, analize in modeliranja poslovnega procesa v organizaciji, je potrebno ta proces nenehno nadzorovati in upravljati. V ta namen je potrebno najprej podrobno poznati delovanje procesa. Zaradi neprestanega razvoja je za dosego tega bistvena dobra dokumentacija, podkrepljena z datumi in natančnimi opisi sprememb. Skupaj obstajajo štiri bistvene stvari, ki omogočajo uspešno upravljanje poslovnega procesa: - sistem dokumentiranja, - vzdrževanje dokumentacije, - procedure za pregled nad spremembami, - jasne naloge odgovornosti za odgovorne osebe. Ureditev dokumentacije pomeni vso dokumentacijo, ki je nastala med projektom in zajema naslednje sklope: - dokumentacija glede komunikacije vpletenih v projekt, - navodila, izdana znotraj projekta, - odgovornosti posameznikov in ljudi, ki preverjajo kakovost, - dokumentirana zgodovina. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 47 od 75

48 Vsaka faza projektne dokumentacije zajema: - pregled aktivnosti projektne faze, kot so plan aktivnosti, podroben časovni plan in ostalo, - delovni in finančni plan vključujoč aktivnosti posameznih faz, - poročilo o napredku glede stroškov in časa, - poročila UPS o potrjenih spremembah, - dokumentacijo o poslovnem procesu, (projektna dokumentacija, dokumentacija analize...). Dokumentacija posameznega projekta mora biti vodena v obliki posameznih zbirk, kar je možno v primeru, ko dokumenti vsebujejo vsaj podatke o imenu projekta, fazo, v kateri je posamezen dokument nastal, številke teme, na katero je nastal dokument in verzijo dokumenta IZBOR PROGRAMSKE OPREME V predlogu rešitve smo se odločili za informacijski sistem podjetja SAP - R/3, ki je tako po tehnični kot po finančni plati najprimernejši za naše podjetje. Družba Itelligence je vodilni mednarodni ponudnik celovitih storitev informacijske tehnologije v SAP-ovem okolju. Kot ponudnik vseh storitev se je Itelligence osredotočil na aktivnosti, povezane z SAP-ovim poslovanjem. Družba Itelligence ima po vsem svetu čez 1000 zaposlenih, od tega več kot polovico v Nemčiji. Ima 33 podružic v 15 državah, od tega 10 v Nemčiji. Leta 2005 je podjetje zabeležilo celoten promet v višini 139,1 milijonov EUR. Jedro portfelja podjetja Itelligence je poleg svetovanja, razvoja in sistemske integracije še prodaja licenc in oddelek Outsourcing & Services (outsourcing in storitve), vključno s ponudbo gostovanja (hosting). K temu so dodane še dopolnilne rešitve in storitve. Program R/3 je modularno sestavljen, kar je prednost predvsem s komercialnega stališča, saj se lahko stranka odloča za kupovanje oz. dokupovanje komponent, ki jih na začetku dela s sistemom ne potrebuje. Če govorimo o proizvodnem podjetju, kjer se pot dokumentov prične pri naročilu, ki ga stranka izda v obliki dokumenta, poslanega po telefaxu, se vse ostale operacije odvijajo znotraj sistema R/3, torej je vnos podatkov enkraten od vnosa naročila, ki se lahko pošlje stranki v potrditev, do parametrov, ki se lahko preko omrežja pošljejo v proizvodnjo. Program je za uporabnika nezahteven, postopki so enostavni, vnos poslovnega dogodka se opravi samo enkrat, saj program samodejno opravi vse ostale vknjižbe. Poleg tega nam nudi profesionalen videz in pravilno vsebino dokumentov in nam hkrati omogoča tudi njihovo spreminjanje. SAP - R/3 je vsestransko uporaben program in omogoča: - udobno negovanje podatkov o strankah in dobaviteljih z vsemi naslovi in kontakti, - upravljanje podatkov skupin in vrst materialov, - upravljanje podatkov o izdelkih in enostavno izdelavo cenikov, - upravljanje podatkov za delovne postopke, storitve in razne druge dodatke, Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 48 od 75

49 - variabilne postopke kalkulacij, - izdelavo ponudb in pregled ponudb, - izdelavo proizvodnih nalogov, - izdelavo dobavnic, - fakturiranje, - skladiščenje oziroma materialno poslovanje, - knjigovodstvo, - računovodstvo. Modul planiranja proizvodnje v SAP-u zajema pripravo matičnih podatkov (matični podatki materiala, kosovnice, delovna mesta, pomožna delovna sredstva in tehnološki postopki), planiranje materialnih potreb, planiranje kapacitet ter operativno pripravo dela. Poslovni procesi opisani, v načrtu modula planiranja proizvodnje, se nanašajo na vse surovine, polizdelke in končne izdelke PREDLOG SPREMEMBE PROCESA REALIZACIJE NAROČIL KUPCEV Prednosti prenovljenega modela procesa predstavljamo v nadaljevanju na nivoju glavnih procesov s prikazano dokumentacijo in prikazanim predlogom rešitve uporabe IT. Procesi v proizvodnji Proizvodnja po naročilu; na nivoju končnih izdelkov se bo uporabilo metodologijo proizvodnje po naročilu. To pomeni, da se bo celoten proces izdelave končnega izdelka začel, ko bo iz prodaje prispelo prodajno naročilo. MRP tek nam bo na podlagi tega prodajnega naročila kreiral planski nalog, ki se ga pretvorilo v proizvodni nalog. Proizvodnja na zalogo; na nivoju polizdelkov se bo uporabila metodologija proizvodnje na zalogo. Planiranje materialnih potreb; vsako noč se izvede posel MRP, ki se sproži za časovno obdobje sto dni. MRP tek generira planske naloge (za polizdelke in končne izdelke) in zahteve za nabavo (za surovine) na podlagi odvisnih potreb. Planski nalogi se generirajo za posamezno plansko postavko, planer pa ima možnost združevanja planskih nalogov, spremembe ali izbrisa planskega naloga. MRP se sproži in konča pred pričetkom delovnega dneva. Ovrednotenje MRP teka: - planski nalog - za vse končne izdelke (FERT) - planski nalog - za vse polizdelke (HALB) - zahteve za nabavo - za vse surovine (ROH) MRP tek nam še ne upošteva zasedenosti kapacitet. Kontrola kapacitet; kot že račeno, nam MRP še ne upošteva zasedenosti kapacitet, se nam pa napolni tabela potreb po kapacitetah. To pomeni, da lahko v trenutku pogledamo, kdaj in kje nam prihaja do preobremenitev. Naloga planerja je, da z Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 49 od 75

50 razporejanjem na planski tabli uravnava kapacitete. Sam sistem nam omogoča uporabo dveh planskih tabel, in sicer grafične in tabelarične. Pogoj za uporabo planske table za linije je uporaba proizvodnih verzij in izpoljeno polje linija proizvodnje. Fino planiranje; pomeni razporejnje planskih nalogov na planski tabli. Točno se definirajo začetni in končni časi proizvodnje za vsak planski nalog. Planski nalog se fiksira s točnim časom izdelave: datum in ura. Hkrati se s terminiranjem določi tudi proizvodna verzija, za katero je planski nalog relevanten. Proizvodna verzija nam določa sestavnico in tehnološki postopek, ki bosta izbrana. S tem, ko bomo določili tehnološki postopek, bomo seveda točno določili delovno mesto, na katerem se bo delo izvajalo. Pretvorba planskega naloga v proizvodni nalog; terminirane planske naloge, ki so osnova za planiranje, se pretvori v proizvodne naloge za vse končne izdelke in polizdelke. Proizvodnja vedno dela na podlagi prodajnih naročil. Če se v določenem obdobju pojavi prosta kapaciteta, poda prodajni oddelek katere izdelke naj bi se predvidoma potrebovalo. Primer planskega naloga je prikazan na sliki uporabniškega vmesnika spodaj. Slika 9) Primer uporabniškega vmesnika za izdelavo planskega naloga - R/3 Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 50 od 75

51 Standardni poslovni proces: - kreiranje prodajnega naloga, - nočni MRP nam kreira planski nalog za končne izdelke in manjkajoče polizdelke ter zahteve za nabavo za manjkajoče surovine ter embalažo, - zahteve za nabavo bo nabavna služba obdelala in naročila potrebne materiale, - planiranje na planski tabli, - v prodaji lahko na podlagi planiranja planskih nalogov postavijo rok izdobave kupcu, s pomočjo funkcije razpoložljivosti materiala, - kreiranje in obdelava proizvodnih nalogov, - izdaja materiala na zalogo kupca in - izdobava končnega izdelka. Prejem blaga iz naloga na skladišče; polizdelke se bo prevzemalo na skladišče avtomatsko pri potrjevanju proizvodnje. Končne izdelke bo prevzemal skladiščnik v skladišču končnih izdelkov na podlagi spremnega lista. Tehnično zaključevanje nalogov; do petega delovnega dne v mesecu je potrebno naloge tehnično zaključiti. Nalogi, ki imajo status delno dobavljen ali delno potrjen in niso tehnično zaključeni, se štejejo kot nedokončana proizvodnja. Spremljanje zastojev; za spremljanje zastojev se odpre nov tip delovnega naloga, ki ne bo vezan na material. Na tem delovnem nalogu se bo definiralo, na katerem stroju je nastala napaka in na katero stroškovno mesto se bo vršila poravnava. Pri potrjevanju zastojev se bo vpisalo čas zastoja in pa vzrok, zaradi katerega je do zastoja prišlo. Obdelava vzorcev: - za vzorce se odpre šifra. Uporabi se nov tip materiala za vzorce, - prodaja kreira TTL1 - tehnično tehnološki list, na katerem se zapišejo osnovni podatki vzorca, ki ga kupec želi, - odobritev s strani vodje konstrukcije orodij, - priprava kosovnice in tehnološkega postopka, - na podlogi kosovnice in teh. postopka se lahko zažene predkalkulacijo, - prodaja in proizvodnja skupaj pregledata stroške, - če se kupec strinja s ponudbo naroči vzorec, - za vzorec se kreira proizvodni nalog (svoj tip naloga), - izdelava vzorca in - odprodaja vzorca PREDLOG SPREMEMBE DELNEGA PROCESA PRIDOBIVANJE KUPCA V procesu pridobivanja kupca je ponudba prvi dokument, ki ga potrebujemo. V obstoječem stanju so se vse ponudbe izdelovale ali kot ročna kalkulacija na papir ali pa so se podatki vedno znova vnašali v excel obrazec. V predlogu rešitve bi navedli izdelavo ponudb v programu SAP R/3. Primer izdelave ponudbe je prikazan na sliki uporabniškega vmesnika spodaj. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 51 od 75

52 Slika 10) Primer uporabniškega vmesnika za izdelavo ponudbe - R/3 Kot smo omenili pri analizi sedanjega stanja, bi bilo smotrno uvesti vodenje evidence o strankah in dobaviteljih, kar je izredno dobrodošlo pri rednih odjemalcih zaradi popustov, ter pri odpravi reklamacij ali iskanju dokumentov za nazaj, da se lahko ugotovi, kakšen je bil strankin izdelek. To področje v obstoječem stanju do zdaj ni bilo rešeno, saj je potrebno vse podatke o strankah in pogoje prodaje vedno znova prepisovati med celotnim procesom realizacije kupčevih naročil. Ta del programa bi služil za negovanje podatkov o strankah, dobaviteljih in interesentih. Podatki bi se vnašali preko uporabniškega vmesnika in bi se vpisali v bazo podatkov o strankah in dobaviteljih. S pomočjo enostavne ali kompleksnejše funkcije za iskanje bi bilo možno priklicati obstoječe stranke. Zato bi stranke imele svojo kratico in svojo šifro. Za lažje iskanje strank in za statistike bi bilo potrebno stranke razdeliti po skupinah: veleprodaja, maloprodaja, prodaja vzorci, ter panogo (lastna ali tuja blagovna znamka, razno in storitve). Preko uporabniškega vmesnika bi se v bazo podatkov vnesli naslednji podatki o strankah: - šifra stranke, - ime stranke oziroma podjetja, - ulica, - kratica države s poštno številko in imenom kraja, - poštni predal, - številka telefona in telefaksa, - elektronska pošta, Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 52 od 75

53 - naslov spletne strani stranke, - plačilni pogoji, - dobavni pogoji, - način odpreme, - cenik ki se naj uporablja med izdelavo ponudbe ali naročila, - standardni rabat na postavke, - standardni skupni rabat, - vnos limita, - identifikacijska številka za DDV, - morebitne kontaktne osebe pri stranki, - višina DDV. Pri strankah bi s pomočjo posebnih uporabniških vmesnikov bilo mogoče določiti posebne cenike in dodatni naslov, če, bi se računi eventualno pošiljali na drug naslov. Uporabniški "vmesnik" serijska pisma bi nam omogočal kopiranje naslovov strank v excel ob kakšnih akcijah. Vse podatke bi se dalo priklicati ob izdelavi različnih dokumentov (ponudba, naročilo). Z uvedbo evidence o strankah bi se izognili nepotrebnemu iskanju po dokumentih in papirnatih arhivih. Vse podatke o kupcih bi vnašali prodajalci v posameznih oddelkih prodaje. Naslednja stvar, ki je pomembna pri izdelavi ponudbe, so podatki o materialih, izdelkih, obdelavah in storitvah, saj ti podatki v bistvu predstavljajo tisto, s čim se podjetje ukvarja in brez njih ni poslovanja podjetja. Ti podatki bi se morali vnesti takoj ob uvedbi programa v proces realizacije naročil kupcev. Podatke bi vnašali prodajalci posameznih kupcev, vendar bi bila zaradi šifriranja nujno potrebna medsebojna koordinacija. Prvotno bi bilo potrebno v bazo podatkov vnesti materiale. Vodenje evidence o materialih bi bilo razdeljeno na dva dela, in sicer na kosovnice in komponente. Vse podatke se bi dalo priklicati s pomočjo šifre ali s pomočjo funkcije iskanja pri izdelavi različnih kalkulacij ali izdelavi ponudb ter pozneje naročil. Naslednji korak, pomemben za izdelavo ponudb, so podatki za obdelavo glede na zahtevane kriterije, ki so odvisni od kupca. Vnosi podatkov za obdelave se najprej vnesejo za eno skupino materiala, ker se lahko za druge skupine prekopirajo. Prodajalci za posameznega kupca bi v bazo podatkov vnesli naslednje podatke: - številko in kratico delovnega postopka, - skupino materiala h kateremu obdelava spada, - kratek tekstovni opis obdelave, - pripravo vzorca kalkulacije za obdelavo, - stroške in čas, - prodajno ceno, - določiti grafični simbol za obdelavo za delovni nalog in to pri tistih obdelavah, ki se pojavljajo standardno, - minimalno količino obdelave. Vse podatke se bi dalo priklicati pri izdelavi različnih kalkulacij ter pri izdelavi ponudb in naročil. Obstajati bi morala tudi možnost vzdrževanja novih in starih cen ter odstotkovno spreminjanje cen. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 53 od 75

54 Ob združitvi predhodnih dveh podatkov nastane izdelek, vendar je za izdelke potrebno v bazo podatkov vnesti vse izdelke, ki jih izdeluje podjetje. Vnesti bi bilo potrebno naslednje podatke: - osnovno obliko izdelka (številka je potrebna zaradi ključa v bazi podatkov), - skupino izdelkov (police, napisne plošče), - material, - poimenovanje izdelka, - obračunsko EM (kos), - EM za izdelavo (kos), - mersko enoto;(cm, mm), - dimenzijo, - težo, - prodajno (cenik), kalkulirano, nabavno ceno, - parametre oziroma postopek za kalkulacijo, - številke kontov za razknjižbo. Vsi ti podatki predstavljajo zaokroženo celoto, ki močno olajša delo v procesu realizacije naročil kupcev. Vse podatke je možno priklicati pri izdelavi različnih kalkulacij in pri izdelavi ponudb in naročil. Tako urejen postopek izdelave ponudbe bi bil poenostavljen, saj bi se večji del ponudbe izdelal s pomočjo klikov na računalniško miško. Ponudbe bi še dalje izdelovali prodajalci posameznih kupcev. Program tako omogoča hitro spreminjanje ponudb in izdelavo variantnih ponudb, tako da stranke na hiter način dobijo primerjavo cen za različne vrste materialov. Dobro bi še bilo omeniti možnost seznama ponudb, ki služi za hitro iskanje ponudb z določenimi kriteriji. In sicer je seznam mogoče formirati glede na datum, na izdelovalca ponudbe, na to, ali je bila ponudba sprejeta ali ne, itd. Pregled ponudb bi služil raznim statistikam, kot na primer, koliko je bilo ponudb sprejetih in koliko jih ni bilo sprejetih, ali pa enostavno za klicanje k strankam, ali je za njih ponudba ustrezna ali ne PREDLOG SPREMEMBE DELNEGA PROCESA IZDELAVE POGODBE Pogodba je ob naročilu velikokrat naslednji dokument, ki nastopa v procesu realizacije naročil kupcev. V tem delu procesa ne bi bilo potrebno spreminjali ničesar. Pogodba je v bistvu standardni obrazec, v katerega se vnesejo podatki o stranki, zneski in načini plačila ter roki izvedbe, ker so ti podatki za vsako posamezno stranko drugačni. V mnogih primerih pa stranke tako ali tako pošljejo pogodbe same, kot smo že omenili v analizi sedanjega stanja. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 54 od 75

55 Povpraševanje kupca Ponudba Predstaviti ponudbo Referent V Pondba ne ustreza Ponudba ustreza Spremeniti ponudbo Narediti dogovor Vodja prodaje Kupec SAP Preveriti kupca Referent Računovod. v V Neuspešen dogovor Uspešen dogovor Podatki so zbrani Naročilnica Naročilo kupca Kupec Prejeto naročilo SAP, MS word Priprava pogodbe Referent Tajništvo Pogodba pripravljena Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 55 od 75

56 Predlog, pogajana V Vodja prodaje Kupec Pregled predloga pogodbe Predlog pog. ne ustreza SAP, MS word Popraviti pogodbo Referent Vodja prodaje Pogodba je popravljena Pogodba ustreza Pogodba Podpis pogodbe Vodja prodaje Kupec Pogodba je podpisana SAP potrditi naročilo Potrditev naročila Vodja prodaje Naročilo potrjeno Slika 11) Predlog spremembe delnega procesa izdelave pogodbe Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 56 od 75

57 PREDLOG SPREMEMBE DELNEGA PROCESA IZPOLNJEVANJE NAROČILA Ko stranka prodajalcu potrdi naročilo, je njegova naloga kreiranje prodajnega naloga, na osnovi katerega operativna priprava razpiše proizvodni nalog, nabava pa poskrbi za ves pripadajoči material. Ta del procesa je sedaj v podjetju potekal na osnovi razknjiževanja porabljenih materialov, kar je nemalokrat pripeljalo do minimalnih zalog ali pa so te celo pošle. Zato bi ga v predlogu rešitve nadomestili s programom SAP. Ta del programa je namenjen materialnemu poslovanju in je namenjen naročanju materiala namenjenega proizvodnji, raznim dobaviteljem in vodenju zalog surovine kot tudi izdelkov. S tem programom se lahko nakup materiala optimalno organizira, morebitnim dobaviteljem pa se lahko dokaže, da je podjetje pomemben, resen in velik naročnik. Dobavitelji se preko uporabniškega vmesnika vnašajo na enak način kot naše stranke in vsebujejo enake podatke. Program nudi prevzem podatkov iz ponudb ali naročil strank za pošiljanje povpraševanja dobaviteljem. Povpraševanje je razumljivo vsem. Tukaj lahko tudi izdelamo pregledno primerjavo njihovih cen, s čimer je omogočena izbira najugodnejšega dobavitelja. Po izboru nam je omogočena izdelava naročila za dobavitelja, ki mora biti preprosto in prejemniku razumljivo. Podatki za naročila se pridobijo iz povpraševanj ali iz obstoječih naročil strank. Izpis povpraševanja in naročila se lahko vrši na papir, se pošilja po telefaksu ali po elektronski pošti. Naročila je možno opazovati v tabeli tem je možno optimalno planiranje natovarjanja. Program omogoča opazovanje prejetih računov dobaviteljev, izdelavo dnevnika za prejete in prihajajoče račune in raznovrstno vrednotenje računov po dobavitelju, po zapadlosti, po plačilu. Račune preko kontov samodejno prenaša v računovodstvo. Tukaj bi bil omogočen tudi hiter vpogled v zaloge materiala, saj program omogoča samodejno knjiženje materiala po proizvodnih nalogih in vračilo materiala z označbo polizdelkov po osnovnih oblikah. Program nudi tudi blagovno poslovanje, kar pomeni, da se lahko izdelki vodijo na zalogo. Za naročanje materiala in vodenje zalog bi bili odgovorni prodajalci v posameznem oddelku prodaje v koordinaciji z vodjem prodaje. Za vračila v proizvodnji bi moral biti odgovoren vodja proizvodnje. Z uvedbo programa SAP bi pri vodenju zalog porabili bistveno manj časa za njihovo iskanje ter pozneje za naročanje materiala. Vpogled v zaloge bi bil stalen, ažuren in seveda ovrednoten tako, kot je potrebno. Najpomembnejša pri skladiščenju je seveda optimalna višina zalog, ki sicer omogočajo nemoteno poslovanje podjetja, če pa so prevelike, povzročajo stroške. Na posnetku sedanjega stanja smo ugotovili, da se proizvodni nalogi pišejo na roko in da se stvari velikokrat ponavljajo. Zato svetujemo, da se proizvodni nalogi pričnejo izdelovati in evidentirati s pomočjo programa SAP. Tukaj bi se lahko iz ponudbe, ki je bila narejena stranki, enostavno s klikom na miško prekopirali vsi za proizvodni nalog potrebni podatki. Lahko pa bi se po enakem postopku, kot je pri ponudbi, vnesli s pomočjo uporabniškega vmesnika. Potrebno bi bilo dodati tudi skice izdelkov s potrebnimi dimenzijami. Podatki, ki nastopajo pri proizvodnem nalogu, so: Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 57 od 75

58 - material, - datum izdaje delovnega naloga in datum začetka izdelave ter skrajni konec izdelave izdelka, - sestavni deli izdelka (zlatenje, peskanje), - obdelave na posameznih delih izdelka (obdelave robov, vrtanje lukenj), - zaporedje tehnoloških postopkov, - bruto in neto količina, - tip aplikacij oziroma dodatkov. R/3 Slika 12) Primer uporabniškega vmesnika za izdelavo proizvodnega naloga - Nalog bi bilo možno pošiljati po telefaksu ali po elektronski pošti. V mapo bi se odložil kot doslej, program pa omogoča tudi sledenje proizvodnih nalogov na seznamu. Ob naročilu bi lahko izpisalo še potrdilo naročila. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 58 od 75

59 Naročilo potrjeno SAP Zaloge Pregled zalog Vodja prodaje Skladišče Zaloge so Delne zaloge Zalog ni SAP, medmrežje Izbrati ustrezne dobavitelje Nabava Dobavitelj je izbran Pregled Naročilnica materala Naročanje materiala Nabava Vodja proiz. Dobavitelj je znan Naročiti Naročiti material Nabava Material naročen Skladišče Dobavljen material Dobavitelj Nabava Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 59 od 75

60 Material v skladišču SAP Začetek proizvodnje Delavci Proizvodnja se je začela SAP Preskrba materialom z Oskrba z materialom Vodja proizvodnje Prevzem materiala SAP proizvodni zapisi Proizvodnja poteka Delavci Proizvodnja je končana Slika 13) Predlog spremembe delnega procesa izpolnjevanje naročila PREDLOG SPREMEMBE DELNEGA PROCESA DOBAVA IZDELKA Dokument, ki je potreben za predajo izdelkov kupcu, je dobavnica, s katero se dokazuje ob podpisu obeh strank, naročnika in proizvajalca, da je bilo blago res dobavljeno, in vsebuje naslednje podatke: - ime in priimek stranke, oziroma ime podjetja, - naslov, - zaporedno številko, - datum dobavnice, - opis izdelka oziroma sestavnih delov, - količino izdelkov oziroma sestavnih delov, Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 60 od 75

61 - podpis stranke ter podpis prodajalca. Program ima ponujeno možnost izdelave delnih dobavnic, kadar gre za kakšno večje naročilo in se stranki dobavljajo izdelki po etapah (velja za večje naročnike). Tako lahko za eno naročilo naredimo več dobavnic. Na spodnji sliki je primer dobavnice. Slika 14) Primer uporabniškega vmesnika za izdelavo dobavnice - R/3 Proizvodnja končana Vodja proizvod. Proizvodni nalog, vzorec Kontrola izdelka Vodja kakovosti Referent V Kupec Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 61 od 75

62 Kupec ni zadovoljen Kupec je zadovoljen Proiz. nalog Proizvodnja Izvedba popravkov Napake odpravljene Vodja proiz. Delavci Izbira dostave Kupec V Osebni prevzem Lastna dostava Način dostave je dogovorjen Napisati dobavnico Dobavnica Izpis dobavnice Skladišče Dobavnica je napisana Dobavnica Podpis dobavnice Vodja prodaje naročnik Dobavnica podpisana Prevzem izdajnice Izdelek je prevzet Slika 15) Predlog spremembe delnega procesa dobave izdelka Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 62 od 75

63 PREDLOG SPREMEMBE DELNEGA PROCESA IZDAJA RAČUNA Iz procesnega diagrama posnetega sedanjega stanja je razvidno, da se računi pišejo v excelov obrazec. Potek pisanja računov je zamuden, saj je potrebno vse podatke prepisovati ali s pomočjo "clipboarda" prekopirati, pri čemer lahko pride do napak. Predlagali bi, da se vsi računi pišejo s pomočjo programa SAP. Vse potrebne podatke bi program prenesel direktno z naročila ali z dobavnice. Program omogoča tudi izdelavo delnih računov za eno dobavnico, kar bi bilo praktično pri konsignacijski prodaji, prav tako je možno pisati predujemne račune, s katerimi bi se izognili pisanju blagajniških prejemkov, in seveda nenazadnje izdelava računa za projekte, kjer program samodejno upošteva prejšnje izdane situacije. Omeniti še moramo možnost izpisa seznama računov po različnih kriterijih, tako da lahko sledimo, kateri računi so plačani in kateri niso. Račune bi še naprej izdelovali prodajalci. Na spodnji sliki je prikazan primer izdelave računa: Slika 16) Primer uporabniškega vmesnika za izdelavo računa - R/3 Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 63 od 75

64 Podatki v pogodbi so pregledani SAP Pogodba, dobavnica Napisati račun Referent Račun napisan Izdan račun Poslati račun Referent Račun poslan Slika 17) Predlog spremembe delnega procesa izdaja računa PREDLOG SPREMEMBE DELNEGA PROCESA ZAGOTAVLJANJE PLAČILA Kot smo že omenili prej, ponuja SAP možnost izpisa računov po različnih kriterijih. Programe za izpis obresti in opomine v podjetju že imamo. Predlagali bi, da se stari programi odstranijo ter da se vse prenese na program SAP, tako da bi prodajalci imeli pregled nad plačili v programu SAP. Drugih večjih sprememb tu ne bi bilo potrebno narediti. Opomine in obresti bi še naprej obdelovali v obstoječem računovodstvu. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 64 od 75

65 Račun je poslan SAP Evidenca IR Vodenje evidence IR Računovodstvo Vodja prodaje Evidenca IR je vodena SAP Preverjanje plačil Računovodstvo Evidenca IR V Račun plačan Račun še ni plačan Konec Seznam terjatev Terjatve do kupcev Referent Skleniti dogovor Slika 18) Predloga spremembe delnega procesa zagotavljanja plačila Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 65 od 75

66 5. ZAKLJUČKI OCENA UČINKOV Verjetno v današnjem svetu obstaja več podobnih programskih rešitev. Kot rešitev smo izbrali SAP-ev IS, ker predstavlja celovit programski paket za celotno podjetje. Program stane Potrebno je še omeniti, da podjetje ponuja vzdrževalno pogodbo, ki znaša 6,5 % vrednosti programa letno, kar povzroči dodatni strošek letno, v zameno pa nudi on-line servis, posodabljanje verzij in odprave morebitnih napak. Podjetje Itelligence zagotavlja, da se na podlagi svojih izkušenj in izkušenj drugih podjetij ki so pri njih že kupila opisane programe, prihrani do 60,0 % časa, kot je že bilo omenjeno. Kar lahko podkrepimo še s tem, da pri programu SAP - R/3 vnesemo podatke samo enkrat in to pri izdelavi predračuna ali naročila, nato lahko z klikom na računalniško miško izpišemo vso potrebno dokumentacijo vse od kosovnice pa vse do računa. Z vzpostavitvijo IS R/3 bi se proces realizacije kupčevega naročila bistveno skrajšal in sicer za 50%. Glede na to, da sam IS omogoča celotno avtomatizacijo vseh potrebnih količin surovin in materialov za določen izdelek, predstavlja to tekočo proizvodnjo skozi ves proces. Za samo proizvodnjo, delo v proizvodnji in zmanševanje stroškov proizvodnje, bi imel IS največji pomen v ažurnosti informacij tiste faze, ki je v teku, da se ne prekine, dokler ni izdelana zadostna količina dobrih izdelkov. Razpisana količina bi morala upoštevati tudi statistične podatke glede na prejšne rezultate določenega izdelka. S takim načinom dela bi se izognili ponovnim razpisom delovnih nalogov, kar povzroča menjave orodij in dela v celotni proizvodnji. Ocenjujemo, da se bo število ponovitev delovnih nalogov zmanjšalo za 66%, da bi se lahko ponovitvam v celoti izognili ni realnih možnosti zaradi različnih kemijskih in fizikalnih vplivov, ki nastajajo v vročem delu proizvodnje. S programom, ki bi podjetju kot celoti zagotavljalo ustrezne podatke in nemoten potek dela izvajanja kupčevega naročila, bi delalo opravljalo 23 zaposlenih od sedanjih 45 in bi lahko zaradi tega porabili več časa za zagotavljanje plačil, za iskanje novih kupcev, za reševanje tehničnih problemov ali prerazporeditve na druga delovna mesta. Tako bi lahko preprosto izračunali, kdaj se bi investicija povrnila: - strošek sedaj zaposlenih delavcev ,00 /leto - strošek zaposlenih po uvedbi informacijskega sistema ,00 /leto - razlika v stroških na zaposlene ,00 /leto - znižanje stroškov v proizvodnji ,00 /leto - stroški vzdrževanja programov ,00 /leto - SKUPAJ ,00 /leto Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 66 od 75

67 - cena programa, deljena z razliko med stroški sedaj zaposlenih ter stroški vzdrževanja sistema in zaposlenih po uvedbi IS ter prihranki v proizvodnji: ,00 / ,00 /leto=1,5 let Stroški programa bi se po oceni izplačali v obdobju leta in pol. Glede na predstavljene možnosti, ki jih ponuja program, bi se izplačal bistveno prej, saj je že to velika prednost, da so vsi podatki na enem mestu, vsi pa vemo, da so podatki bistvo poslovanja. Vendarle je to težko oceniti POGOJI ZA UVEDBO Proces prenove bi v podjetju zajel vse ljudi, vključene v odločilne procese v podjetju, kljub temu pa je za učinkovito delovanje potrebno določiti nosilce funkcij v posameznih enotah. Primerjalno, glede na povedano v poglavju št. 4.1 o organizaciji prenove delovnega procesa, bi bila v podjetju projektna skupina sestavljena iz tistih ljudi, ki predstavljajo vodstvena dela v posameznih oddelkih in vodstva. Na ta način bi bili funkciji vodstva in vodenja ter nadzora nad posameznimi procesi v podjetju združeni. Skupina za vodenje procesov bi bila torej sestavljena iz trinajstih vodij oddelkov, predstavnika vodstva, sedmih komercialistov, vodje proizvodnje in specialista IT. V okviru prenove bi bili organizirani dve projektni skupini, ki bi vsaka na svojem področju skrbeli za opisovanje procesov in iskali rešitve za izboljšanje trenutnih procesov v podjetju. Projektne skupine za prenovo bi imele nalogo pripraviti predloge za večje število procesov, ki se odvijajo v okviru določene enote v podjetju. Za razliko od povedanega v poglavju o kontaktnih skupinah, ki sodelujejo v procesih prenove v smislu dodatnega ocenjevanja in presoje, bi bilo v primeru prenove v podjetju moč zaslediti, da ni mogoče določiti neposrednih kontaktnih skupin, ampak se bi v fazi, kjer bi morala kontaktna skupina nastopiti, ocenjevalo opravilo bolj splošno. Torej brez vnaprej predvidenih oseb. Za razumevanje in določitev števila projektnih skupin je potrebno poznati organizacijsko strukturo podjetja. Kot posebnost pa je potrebno omeniti, da bi lahko bilo vzpostavljeno sodelovanje s skupino rednih strank, ki bi predstavljale kontaktno skupino in bi ocenjevale in dopolnjevale predlagane spremembe predvsem na nivojih, ki zadevajo komunikacijo med partnerji. Takšna skupina seveda ne bi bila vsakodnevno vključena v proces preoblikovanja, ampak bi dovolj redno sodelovala pri procesih ovrednotenja sprememb, da bi proces potekal nemoteno MOŽNOSTI NADALJNJEGA RAZVOJA Če se bo podjetje hotelo obdržati na tržišču in se še dalje razvijati, bo moralo razmišljati o uporabi IT v povezavi s strojnim parkom. Podjetje Itelligence ponuja poleg v nalogi predstavljenih rešitev, še možnost povezave programov s stroji. Tako je možno natančno določanje časa, ki je potreben za izdelavo določenega izdelka. Zraven tega ni potrebno ponovno vnašanje mer v računalnik stroja, ker se podatki prenesejo že iz operativne priprave dela. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 67 od 75

68 Obstaja še cela paleta programov in povezav s stroji, vendar bo potrebno veliko časa, da se bodo spremenile navade in miselnost ljudi. Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 68 od 75

69 LITERATURA IN VIRI Knjige: Beranger P. (1989) Nova pravila proizvodnje, V industrijsko dovršenost, gospodarski vestnik, Ljubljana Vršec E. (1989) Oblikovanje proizvodov in procesov, Moderna organizacija v sestavi VŠOD Kranj Kaltnekar Z. (1989 II. Izdaja) Organizacija delovnih procesov, Moderna organizacija Kranj Polajnar A. (1998) Organizacija proizvodnje, Fakulteta za strojništvo, Univerza v Mariboru J. Harrington 97, E. Esseling, H. Van Nimwegen, Business Improvement workbook, Documentation, Analysis, Design and Management of Business Proces Improvement, II. izd., McGraw - Hill, 1997 Kovačič A., Pečak B (2002) Prenova in informatizacija delovnega procesa, Visoka upravna šola Ljubljana Poročila, interni dokumenti: Jeraj M. (marec 2002) Predavanje iz predmeta Organizacija proizvodnih procesov, Kranj Spletne strani: Spletna stran: ( ) PRILOGE Priloga 1: Ponudba Priloga 2: Nalog Priloga 3: Dobavnica Priloga 4: Račun Priloga 5: Odpremni list KAZALO SLIK Slika 1: Logotip Steklarne Rogaška d.d...9 Slika 2: Funkcijska struktura podjetja...10 Slika 3: Glavni proces realizacije kupčevih naročil...28 Slika 4: Delni proces pridobivanja kupca...33 Slika 5 Delni proces izpolnjevanje naročila...36 Slika 6: Delni proces dobava izdelka...38 Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 69 od 75

70 Slika 7: Delni proces izdaja računa...40 Slika 8: Delni proces zagotavljanja plačila...41 Slika 9: Primer uporabniškega vmesnika za izdelavo planskega naloga...50 Slika 10: Primer uporabniškega vmesnika za izdelavo ponudbe...52 Slika 11: Predlog spremembe delnega procesa izdelave pogodbe...56 Slika 12: Primer uporabniškega vmesnika za izdelavo proizvodnega naloga...58 Slika 13: Predlog spremembe delnega procesa izpolnjevanje naročila...60 Slika 14: Primer uporabniškega vmesnika za izdelavo dobavnice...61 Slika 15: Predlog spremembe delnega procesa dobave izdelka...62 Slika 16: Primer uporabniškega vmesnika za izdelavo računa...63 Slika 17: Predlog spremembe delnega procesa izdaja računa...64 Slika 18: Predlog spremembe delnega procesa zagotavlajnje plačila...65 KRATICE IN AKRONIMI SPV: SPP: IPP: UPS: FERT: HALB: ROH: Skupina za vodenje projekta Skupina za prenovo procesov Izboljšanje poslovnih procesov Upravno organizacijski plan sprememb Planski nalog - za vse končne izdelke Planski nalog - za vse polizdelke Zahteve za nabavo - za vse surovine Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 70 od 75

71 PRILOGE: Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 71 od 75

72 Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 72 od 75

73 Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 73 od 75

74 Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 74 od 75

75 Peter Kunej: Prenova procesa realizacije kupčevih naročil v podjetju Steklarna Rogaška d.d. stran 75 od 75