MANUAL DE UTILIZARE CIEL SIMPLU

Transcription

1 MANUAL DE UTILIZARE CIEL SIMPLU 2012

2 Contents I. PROCEDURA DE INSTALARE A PROGRAMULUI... 1 Configuratia minima necesara... 1 Instalarea... 1 Autentificarea in program... 1 II. INTRODUCERE RAPIDA IN UTILIZAREA PROGRAMULUI Inceperea lucrului in program Crearea unei noi societati Parametrizarea societatii Crearea unei fise de articol Inregistrarea unei facturi de cumparare Inregistrarea unei plati aferente unei facturi Inregistrarea unei Note de transfer Listari Elemente comune Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date Modalitati de filtrare a informatiilor Butoane functionale in nomenclatoare Butoane functionale din lista de documente Butoane functionale din documente Taste functionale Informatii antet document Informatii linii document Informatii subsol document Vizualizarea stocului disponibil in depozitul selectat Note de intrare-receptie Stocuri minime Statusul unui document Note contabile Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document Preluarea in documente de intrare sau iesire Preluarea in documente de trezorerie... 45

3 Sincronizarea cu site-ul Ministerului de finante ( Rezidenta III. ADMINISTRARE PROGRAM Configurari Parametrizare Date societate Parametri generali Transferul notelor contabile catre Ciel Conta v Setari stocuri TVA cote si optiuni Setari conturi implicite Trezorerie Serii documente Semnaturi rapoarte Schimbare societate Server Utilizatori Profiluri Preferinte utilizator Utilitare Salvare societate Restaurare date Import Import date Import din gestiunea veche Export Export date Export note contabile Ferestre IV. FUNCTIILE PROGRAMULUI NOMENCLATOARE Parteneri... 82

4 Informatii generale Informatiile din fisa de partener Articole Informatii generale Informatiile din fisa de articol Depozite Informatii generale Informatii din fisa unui depozit Agenti Informatii generale Informatii din fisa unui agent Devize Informatii generale Informatii din nomenclatorul devize Plan de conturi Informatii generale Informatii din planul de conturi Casa Informatii generale Banca Informatii generale Categorii articole Categorii parteneri Sabloane articol Unitati de masura Tichete Locatii Tari Judete Localitati DOCUMENTE Documente de intrare

5 Factura de cumparare Nota de intrare receptie si constatare diferente (NIR) Aviz de la furnizor Documente de iesire Factura de vanzare Aviz de expeditie Proforma Comanda de vanzare Bonuri fiscale Casa de marcat Documente interne Bon de consum Transfer intre depozite Nota de predare-primire Inventar Proces-verbal constatare diferente Proces verbal modificare pret Stocuri initale Documente de trezorerie Efecte de incasat-platit Incasare zilnica Borderou incasari/plati Chitanta PRELUCRARI Descarcare de gestiune RAPOARTE Filtrare date Optiuni de printare Stoc articole Metoda FIFO Metoda CMP (Cost Mediu Ponderat) Metoda LIFO

6 4.4.2 Balanta de stocuri Fisa de magazie Fisa de articol Facturi nesoldate Efecte de incasat-platit Avize nefacturate Depasiri scadente (arierate) Totaluri documente Raport de gestiune zilnic Fisa de partener Incasari/Plati V. INTREBARI FRECVENTE Cum inregistrez un CLIENT sau un FURNIZOR? Cum se cauta articolele pentru a fi inregistrate intr-un document Cum se preiau datele din Ciel Gestiune Comerciala in Ciel Simplu? Cum se introduce un NIR? Cum se face un transfer intre un depozit (en-gross) si un magazin (en-detail)? Se poate incasa/plati o suma fara a selecta o factura? De ce trebuie sa folosesc Optiunile de TVA? Pot sa mai modific / corectez un document dupa ce l-am salvat in baza de date?

7 I. PROCEDURA DE INSTALARE A PROGRAMULUI Configuratia minima necesara Configuratia minima pe care poate functiona programul Ciel Simplu este urmatoarea: Sistem Operare - Windows XP cu SP2; Procesor - 2 GHz; Memorie RAM - 1 Gb Spatiu necesar la instalarea aplicatiei 1 Gb. Programul lucreaza cu baze de date SQL 2005 (minim) sau versiuni mai noi. La instalarea programului Ciel Simplu se vor instala si programele adiacente necesare pentru functionare. Ciel Simplu este compatibil cu sistemele de operare pe 32 de biti cat si cu cele pe 64 de biti. Instalarea Kitul de instalare contine urmatoarele programe: Ciel Simplu SQL 2005 Express Microsoft.NET Framework 4.0 Extended Observatii!! Daca aveti preinstalete aplicatiile.net Framework si SQL 2005 in procesul de instalare va trece peste instalarea acestor programe si se va copia pe calculatorul Dvs doar programul Ciel Simplu pe care va lansa automat la final. In aceasta situatie va trebui sa introduceti parametrii de conectare la serverul SQL preinstalat. Daca in decursul procesului de instalare se va instala si serverul SQL, programul se va conecta la server fara a mai cere autentificare. Instalarea serverului SQL se va face in decursul instalarii doar cu acordul Dvs. In cazul in care instalati o statie de lucru nu este necesar sa instalati si SQL. Pe calculatorul considerat server de date nu este necesar sa aveti instalat programul Ciel Simplu. Pentru instalarea programului trebuie sa dati dublu click pe fisierul de pe CD sau descarcat de pe internet FARA SA IL DEZARHIVATI. La rularea fisierului se vor dezarhiva automat datele si va incepe procesul de instalare. La final programul va porni automat. Autentificarea in program Logarea in program se face cu utilizator SUPER si parola VALID Ciel Simplu Pagina 1

8 II. INTRODUCERE RAPIDA IN UTILIZAREA PROGRAMULUI Inceperea lucrului in program Elemente comune 2.1 Inceperea lucrului in program In cadrul acestui capitol vom vedea pe baza unor exemple practice, cum se lucreaza cu programul Ciel Simplu. Observatie!! Pentru o mai mare usurinta in utilizare, programul accepta comenzi rapide de la tastatura folosind anumite taste sau combinatii de taste. De regula aceste taste sau combinatii sunt afisate pe butoanele din program daca pozitionati mouse-ul pe ele. Exemplu!! Asta inseamna ca, in meniul Factura vanzare se poate adauga un document nou folosind combinatia de taste CTRL + A Pentru mai multe informatii privind tastele functionale sau combinatiile de taste cititi Taste functionale Crearea unei noi societati Parametrizare societate Crearea unei fise de partener Inregistrarea unei facturi de cumparare Inregistrarea unei plati aferente unei facturi Inregistrarea unei note de transfer Listari Ciel Simplu Pagina 2

9 2.1.1 Crearea unei noi societati Dorim sa cream in program o noua societate, cu denumirea Exemplu SRL. Pasii care trebuiesc urmati sunt: Trebuie sa deschideti lista de societati. Pentru asta aveti doua posibilitati: Din meniul Configurari accesati optiunea Schimbare societate. Din fereastra de autentificare, dupa introducerea utilizatorului si a parolei de acces se va deschide fereastra Lista societati Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti adauga numele noii societati si codul unic de identificare a bazei de date: Observatii!! Numele societatii nu este obligatoriu sa fie unic. Codul societatii este unic si poate avea o lungime maxima de 10 caractere alfanumerice. Odata salvata societatea in baza de date codul societatii nu se mai poate modifica. Dupa apasarea butonului Salveaza societatea nou creata se va regasi lin lista de societati existente. Pentru a accesa societatea dorita apasati butonul Acceseaza sau dati dublu-click pe societatea dorita. Ciel Simplu Pagina 3

10 2.1.2 Parametrizarea societatii Dupa crearea unei societati noi la prima accesare a acesteia se va deschide fereastra de parametrizare. Pentru mai multe informatii privind parametrizarea societatii cititi Configurare societate Acesta este un instrument care va permite, pas cu pas, sa va configurati parametrii de functionare ai programului Crearea unei fise de articol Pentru a adauga un articol nou in baza de date accesati meniul Nomenclatoare / Articole. Ciel Simplu Pagina 4

11 Pasii de adaugare sunt urmatorii: Apasati butonul Adauga; Editati informatiile direct in grid. Daca doriti sa introduceti datele intr-o forma centralizata apasati butonul Editeaza sau apasati tasta F3. Se va deschide urmatoarea fereastra: Pentru mai multe informatii cititi Modalitate de introducere nomenclatoare Observatie!! La fel se procedeaza pentru orice fisa din nomenclatoare Inregistrarea unei facturi de cumparare Pentru a inregistra o factura de cumparare accesati meniul Documente / Intrari / Factura de cumparare. Se va deschide o fereastra in care se vor centraliza toate facturile de cumparare care urmeaza sa le inregistrati. Ciel Simplu Pagina 5

12 Pasii care trebuie urmati pentru a inregistra in sistem o factura de cumparare: Apasati butonul Adauga. Se va deschide fereastra in care puteti introduce datele din factura de cumparare Introduceti seria, numarul si data facturii primite; Selectati un partener. Daca nu aveti deja partenerul introdus, editati numele direct in celula de partener. Programul va propune crearea fisei de partener. Pentru a adauga linii in document apasati butonul +. In liniile documentului unele informatii sunt editabile altele nu le puteti modifica. Puteti face selectia unui articol in functie de cod, denumire sau codul de bare. Daca nu aveti articolul introdus in baza de date editati denumirea, codul sau codul de bare direct in celulele aferente. Daca programul nu le gaseste in baza de date va propune crearea lor. Observatii!! Daca in document introduceti articole de tip stocabil sau produse finite programul nu va permite salvarea documentului pana nu se face Receptia marfii. Daca articolele sunt de tip servicii apasati butonul Salvare pentru a inregistra documentul in baza de date. Ciel Simplu Pagina 6

13 Pentru a face receptia marfii apasati butonul Receptie. Se va deschide o fereastra in care vor apare automat toate produsele stocabile din factura de cumparare. Pentru a receptiona marfa trebuie sa adaugati un NIR nou. Pentru asta apasati butonul + din Observatii!! sectiunea Adaugare NIR nou. Valoarea <AUTO> de la numarul documentului semnifica faptul ca numarul NIR-ului va fi alocat automat la salvarea documentului; Daca doriti sa alocati manual numarul NIR-ului accesati meniul Configurari / Parametrizare / Serii documente si debifati optiunea Numerotare automata din dreptul documentului Nota intrare-receptie; Detaliile NIR-ului curent (articolele) le introduceti in sectiunea alaturata Detalii NIR. Observatii!! La apasarea butonului se vor prelua toate cantitatile nereceptionate; Daca doriti sa exportati liniile in format excel apasati butonul ; Ciel Simplu Pagina 7

14 Pentru introducerea persoanelor din comisia de receptie apasati butonul + din sectiunea Comisia de receptie; Pentru a salva datele si a parasi fereastra apasati butonul Salveaza; Observatii!! Nu puteti receptiona cantitati diferite fata de cele din Factura de cumparare; Aveti posibilitatea ca la o factura de cumparare sa faceti receptia marfii pe mai multe NIR-uri in depozite separate; Daca pe factura de cumparare aveti si servicii puteti, optional, sa includeti serviciile in costul marfii; Daca partenerul are rezidenta NON UE aveti posibilitatea sa includeti in costul marfii si taxele platite in vama; Daca pentru transportul si manipularea marfii aveti o factura separata de la o terta firma aveti posibilitatea sa includeti valoarea in costul marfii folosind butonul Repartizare costuri; Inregistrarea unei plati aferente unei facturi Pentru a inregistra plata unei facturi de cumparare cu numerar prin casa accesati meniul Documente / Trezorerie / Borderou Incasari-Plati. Pasii care trebuie urmati pentru a inregistra in sistem o plata: Apasati butonul Adauga. Se va deschide fereastra in care puteti introduce datele platii. Ciel Simplu Pagina 8

15 Selectati tipul tranzactiei dorite: Registru casa (plata prin casa) sau Extras de cont (plata prin banca); Selectati contul de casa/banca din care doriti sa efectuati plata. Daca nu exista o casa sau o banca definite in sisitem, puteti adauga una direct din aceasta fereastra editand denumirea entitatii. Atentie!! Moneda in care se inregistreaza incasarea sau plata este data de contul bancar selectat. Nu puteti selecta un document spre a fi platit decat daca acesta a fost inregistrat in moneda selectata. Selectati data efectuarii tranzactiei; Introduceti numarul documentului (chitantei emise de furnizor) care dovedeste efectuarea platii; Selectati partenerul pe care doriti sa il platiti; Selectati tipul de document platit (Factura de cumparare); Selectati numarul documentului care doriti sa il platiti Pe coloana Plata se va completa automat suma care trebuie platita (valoarea cu TVA inclus). Aveti posibilitatea de a introduce o suma mai mica decat cea initiala, insemnand o plata partiala a facturii de cumparare. Observatii!! Aveti posibilitatea de a inregistra o tranzactie fara a avea un partener selectat. De exemplu un avans de trezorerie; Aveti posibilitatea de a inregistra o incasare sau o plata de la un partener fara a selecta un document incasat sau platit; Inregistrarea unei Note de transfer Pentru a inregistra un transfer intre depozite accesati meniul Documente / Interne / Transfer intre depozite. Pasii care trebuiesc urmati pentru a inregistra in sistem un transfer intre depozite sunt urmatorii: Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti introduce datele notei de transfer; Ciel Simplu Pagina 9

16 Completati depozitul sursa si depozitul destinatie. Daca nu sunt deja introduse in sistem puteti introduce denumirea depozitului in campul aferent si programul va propune crearea unui depozit nou; Ciel Simplu Pagina 10

17 Observatie!! Puteti vizualiza stocul in depozitul selectat apasand butonul din dreptul campului Depozit Exemplu!! Puteti vizualiza stocurile atat pentru Depozitul sursa cat si pentru Depozitul destinatie Pentru a adauga linii in document apasati butonul +. In liniile documentului unele informatii sunt editabile altele nu le puteti modifica. Componenta comisiei care receptioneaza marfa se poate introduce in tabul Comisia din partea de jos a ferestrei. Ciel Simplu Pagina 11

18 Observatii!! Acest document se intocmeste doar pentru transferul articolelor dintr-un depozit de tip en-gross in alt depozit de tip en-gross. Prin acest document puteti transfera cantitati in cadrul aceluiasi depozit modificand sablonul de articol. Exemplu!! Puteti folosi aceasta optiune pentru a transforma materia prima in marfa Pentru transferul din/in alte tipuri de depozite va sugeram sa filositi avizele de expeditie de la documentele de intrare si iesire utilizand partenerul cu codul INTERN; Valoarea de transfer (la pretul de cost) se poate vizualiza dupa salvarea documentului. ATENTIE!! La inregistrarea documentului nu puteti edita pret de transfer. Transferul se va realiza la pretul de descarcare a gestiunii. Pentru a vizualiza preturile de descarcare listati sau redeschideti documentul. Exemplu!! Ciel Simplu Pagina 12

19 2.1.7 Listari Pentru a vizualiza si a printa rapoarte din acest program accesati meniul Rapoarte si selectati raportul dorit. Orice raport contine o fereastra de filtrare a datelor inainte de vizualizarea lor: In aceasta fereastra puteti filtra informatiile in functie de articole, depozite, sabloane si categorii. Pasii pentru a filtra informatiile intr-un raport sunt urmatorii: Selectati criteriul in partea stanga a ferestrei si la tip filtrare bifati optiunea Partial. Se va activa butonul ; Apasati butonul Filtreaza. Se va deschide o fereastra in care puteti selecta liniile care va intereseaza; Ciel Simplu Pagina 13

20 Dupa filtrarea acestor informatii puteti opta pentru un alt criteriu de selectie fara a pierde criteriul anterior; Observatii!! Daca aveti o lista cu un numar mare de articole si doriti sa filtrati informatiile in functie de anumite coduri de articole puteti face o cautare repetitiva in baza de date si la fiecare rezultat sa bifati articolele care va intereseaza fara a pierde filtrele anterioare. Exemplu!! Pasul 1: Cautam in baza de date articolele care contin grupul de litere DAMA Pasul 2: Selectam articolele care ne intereseaza Pasul 3: Stergem filtrul initial si introducem unul nou: cautare articole care contin cuvantul BARBATI Ciel Simplu Pagina 14

21 Pasul 4: Stergem filtrul. Observam ca au ramas selectate cele doua articole din filtrele anterioare. Ciel Simplu Pagina 15

22 2.2 Elemente comune Modalitati de introducere a nomenclatoarelor in baza de date Modalitati de filtrare a informatilor Butoane functionale in nomenclatoare Butoane functionale in lista de documente Butoane functionale din documente Taste functionale Informatii antet document Informatii linii document Informatii subsol document Vizualizarea stocului disponibil Note de intrare-receptie Stocuri minime Statusul unui document Note contabile Preluarea informatiilor din alte documente Sincronizarea datelor cu site-ul Ministerului de Finante Rezidenta Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date Pentru adaugarea unui element nou accesati meniul Nomenclatoare si selectati una din optiunile din lista. Se va deschide o fereastra in care trebuie sa apasati butonul. Observatie!! Se va crea o noua linie cu o serie de informatii precompletate. Oricare din aceste informatii le puteti modifica. Ciel Simplu Pagina 16

23 Adaugarea unuia nou in baza de date se poate face prin doua metode: Metoda 1: Introducerea datelor direct in fereastra curenta. Aveti posibilitatea de completare a informatiilor ca intr-un tabel de tip excel. Bineinteles, exista reguli de completare si de salvare a informatiilor, dar folosind sagetile de la tastatura sau mouse-ul puteti naviga orizontal sau vertical in acest tabel. Daca sunt informatii obligatoriu de completat intr-o celula sau sunt informatii care nu se pot valida, programul va returna mesaj de avertizare la parasirea randului sau la parasirea ferestrei, in care se vor indica campurile ce trebuiesc completate: Aceste informatii vor ramane vizibile in tabel in forma urmatoare: ATENTIE!! Daca un rand ramane necompletat cu informatiile obligatorii si inchideti fereastra, acel rand nu se va salva in baza de date. De asemenea daca faceti modificari pe un articol si introduceti o informatie pe care sistemul nu o poate valida (de exemplu modificati codul unui articol deja introdus, dar mai aveti unul cu acelasi cod in baza de date) programul va afisa un mesaj de avertizare si la inchiderea ferestrei se va reveni la informatiile anterioare. Ciel Simplu Pagina 17

24 Metoda 2: Introducerea datelor intr-o fereastra centralizata. In partea de sus a tabelului cu parteneri gasiti butonul informatiile centralizate pentru randul curent.. Acest buton va deschide o fereastra cu In aceasta fereastra puteti continua sa introduceti informatiile sau sa faceti modificari daca este cazul. Butonul Salveaza se va activa daca faceti modificari intr-un camp Modalitati de filtrare a informatiilor Primul rand din tabelele nomenclatoarelor este dedicat filtrarii informatiilor. Astfel, pe masura ce introduceti caractere pe o coloana veti observa ca vor ramane in tabel doar acele randuri ce contin grupul de litere introdus. Filtrarea este multipla. Asta inseamna ca puteti introduce informatii simultan pe doua sau mai multe coloane. Pentru a elimina filtrul dintr-o coloana selectati coloana si apasati CTRL+DEL O alta modalitate de filtrare a informatiilor este tragerea unei coloane in spatiul special aflat deasupra tabelului: Ciel Simplu Pagina 18

25 In acest caz, daca tragem deasupra tabelului coloana Banca, rezultatul va fi urmatorul: Aveti posibilitatea sa modificati ordinea de afisare a coloanelor in tabele. Acest lucru il puteti face cu mouse-ul dand click pe o coloana. Tinand apasat butonul mouse-ului, trageti coloana pana in dreptul locului unde doriti ca aceasta sa fie pozitionata la fel ca in exemplul de mai jos Butoane functionale in nomenclatoare - Permite adaugarea unei noi inregistrari in baza de date; - Salveaza informatiile in baza de date. Se activeaza cand sunt facute modificari la informatiile introduse. Modificarile se vor salva si la parasirea randului. - Sterge randul selectat. O inregistrare poate fi stearsa doar daca nu este folosita in documente. - Deschide forma centralizatoare a informatiilor de pe randul curent. Ciel Simplu Pagina 19

26 - Actualizeaza informatiile din fereastra. Este util mai ales in cazul lucrului intr-o retea de calculatoare pentru a actualiza informatiile introduse de ceilalti utilizatori. - are ca efect deschiderea unei tabele cu istoricul cursului valutar pentru moneda selectata. Data - Curs - Detalii - data la care se doreste memorarea cursului valutar cursul de schimb al monedei raportat la moneda locala pentru data selectata camp text, 50 caractere alfanumerice. Informatia este optionala. - acest buton are ca efect conectarea la site-ul si actualizarea on-line a cursului valutar pentru data si moneda selectata. - permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de utilizator. - Buton pentru inchiderea ferestrei Ciel Simplu Pagina 20

27 2.2.4 Butoane functionale din lista de documente / Permite adaugarea unui document nou. Are ca efect deschiderea ferestrei in care se introduc datele partenerului si liniile din document. Adaugarea unui document nou se poate face si prin combinatia de taste CTRL + A. Permite stergerea unui document din baza de date. Documentul selectat poate fi sters doar daca nu apartine unei perioade inchise. Stergerea unui document selectat se poate face si prin apasarea tastei DEL (DELETE). Permite vizualizarea unui document deja inregistrat in baza de date. La apelarea acestei optiuni se va deschide fereastra in care s-a facut inregistrarea fara a avea posibilitatea sa faceti modificari in acel document. Vizualizarea unui document se poate face si prin combinatia de taste CTRL+D. Butonul devine activ atunci cand este selectat un document cu status Temporar. Are rol de a deschide documentul in vederea completarii/modificarii datelor. Are rol de a actualiza lista cu documentele. Acest buton este util mai ales in cazul in care se lucreaza in retea si mai multi utilizatori introduc in acelasi timp acelasi tip de document. Reincarcarea se poate face pentru toate inregistrarile sau pentru inregistrarea selectata. Actualizarea datelor se poate face si prin combinatia de taste CTRL+R Permite trecerea unui document din status valid in status temporar. Devalidarea unui document se face in functie de drepturile de acces. Aceasta optiune este utila in cazul in care doriti sa modificati un document validat in sistem. Devalidarea are ca efect scoaterea documentului din toate procesele de prelucrare a programului (descarcare de gestiune, rapoarte, etc). Pentru ca acest document sa fie luat in calcul ulterior modificarilor va trebui salvat cu status Valid, moment in care programul va reverifica toate rutinele de validare a documentului. Observatii!! Daca un document validat va fi devalidat si modificat in special modificari care tin de stoc este posibil ca la revalidarea lui sa nu mai indeplineasca conditiile de validare (Ex: se ajunge la stoc negativ) Daca un document validat (Ex: Factura de cumparare, Aviz de la furnizor) legat de unul sau mai multe NIR-uri este devalidat atunci automat se vor devalida NIR-urile aferente. Devalidarea unui document se poate face direct cu status Anluat Ciel Simplu Pagina 21

28 Permite stornarea documentului selectat. Efectul acestei optiuni este deschiderea unui document duplicat cu documentul original in care cantitatile apar cu semn schimbat si trebuiesc completate campurile Data, Serie si Numar document. Utilizatorul nu poate modifica alte informatii pe acest document. Atentie!! Nu se poate storna un document de storno Nu se poate storna de doua ori acelasi document Permite crearea unui document nou cu aceleasi date cu documentul selectat. Efectul este deschiderea unui document nou in care se regasesc toate datele din documentul original. Utilizatorul are posibilitatea sa modifice orice informatie de pe documentul duplicat. Permite utilizatorului sa vada in partea de jos a ecranului detaliile (componenta liniilor documentului) selectat. Aceasta optiune deschide pe monitor forma documentului care va fi tiparita pe hartie. Permite utilizatorului sa efectueze incasarea cash a facturii selectate direct din factura de vanzare sau proforma. Deschide documentul Proces verbal constatare diferente Ciel Simplu Pagina 22

29 Permite adaugarea unui nou document Preluare stoc initial Permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de utilizator. Permite utilizatorilor sa vizualizeze sau sa ascunda valorile in valuta inregistrate in program. Aceasta optiune are ca efect inchiderea ferestrei cu lista documentelor. Inchiderea ferestrei se poate face si prin combinatia de taste CTRL+F4 sau prin apasarea butonului X Butoane functionale din documente - Deschide fereastra in care se poate face receptia marfii pe unul sau mai multe NIR-uri. Pentru mai multe detalii cititi Nota de intrare receptie si constatare diferente. - Acest buton permite preluarea de linii din alte documente introduse anterior in baza de date. Pentru mai multe informatii cititi Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document - deschide o fereastra in care se poate vizualiza nota contabila a documentului introdus. Pentru mai multe informatii cititi Note contabile - acest buton permite utilizatorului sa includa in costul marfii alte costuri suplimentare cum ar fi transportul marfii, taxele platite in vama, asigurari, etc. La apasarea butonului se va deschide urmatoarea forma: Ciel Simplu Pagina 23

30 Cost - camp de tip lista, utitizatorul poate selecta ca si cost de repartizat valoarea transportului, valoarea altor taxe (Ex: taxe vamale, asigurare cargo, etc) sau costul serviciilor din factura curenta. Rezultatul costului selectat in aceasta fereastra se va adauga in receptia marfii pe coloanele Transport, Alte taxe sau Servicii din factura. Tip repartizare - Repartizarea costurilor se face ponderal pe fiecare linie in functie de valoarea din fiecare linie sau in functie de cantitatea din fiecare linie. Ciel Simplu Pagina 24

31 Se aplica la - acest camp devine activ doar daca la Cost se selecteaza optiunea Alte taxe. Acest camp semnifica faptul ca valoarea taxelor pot creste costul marfii tinand cont si de valoarea de transport sau nu. Exemplu!! Valoarea taxelor platite in vama se calculeaza in functie de pretul din vama al acelui produs plus valoarea transportului. Furnizor - Numar document - se pot selecta doar acei parteneri pentru care s-a inregistrat o factura de cumparare pentru care s-a bifat optiunea Transport. Campul este activ doar daca este selectata la cost optiunea Transport. In functie de furnizorul selectat se poate alege un document de tip factura de cumparare care contine bifa Transport. Campul este activ doar daca este selectata la cost optiunea Transport. Valoarea - acest camp este completat automat cu valoarea facturii selectate daca la cost s- a selectat optiunea Transport. Daca s-a selectat Alte taxe atunci campul devine editabil si se completeaza cu valoarea taxelor. Moneda si Curs - moneda in care sunt introduse datele. In functie de cursul valutar acestea vor fi convertite in lei. La repartizarea costurilor se va tine cont de valoarea in RON. - Adauga in document cate o linie pentru fiecare articol existent in depozitul selectat. - deschide documentul Proces verbal constatare diferente - mareste sau micsoreaza valoarea tuturor articolelor selectate in document. - permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de utilizator. Acest buton poate avea trei stari: Salveaza Valid in aceasta situatie va apare pe ecran o bara cu actiuni posibile dupa salvarea documentului in baza de date. Ciel Simplu Pagina 25

32 Pentru mai multe informatii despre butoanele functionale cititi Butoane functionale documente Salveaza Temporar in aceasta situatie programul va face o serie de modificari minime pe document, acesta va fi salvat in sisitem dar nu va fi luat in calcul in relatia cu alte documente, descarcari de gestiune sau rapoarte. Salveaza Anulat in aceasta situatie documentul va fi salvat in sistem fara a face validari exceptand numarul documentului. Pentru mai multe informatii cititi Statusul unui document Taste functionale F1 deschide helpul contextual F3 editare F8 trecere de la un grid la altul in document F10 salvare ESC inchide fereastra curenta DEL sterge linia CTRL+A adaugare document/linie noua CTRL+S salveaza CTRL+R actualizeaza date CTRL+D editare, vizualizare CTRL+F4 inchide fereastra Ciel Simplu Pagina 26

33 2.2.7 Informatii antet document Status document - la deschiderea unui document nou statusul este implicit Valid. Utilizatorul poate alege ca status pentru document si starea Temporar sau Anulat. Pentru informatii despre starea unui document cititi Statusul unui document Agent - camp de tip lista, se populeaza cu informatiile completate in Nomenclatoare / Agenti. Puteti adauga un agent nou direct din document daca introduceti numele persoanei si aceasta nu figureaza in baza de date. Tip document baza - Nr document baza - Taxarea inversa - tipul documentului din care a fost preluat documentul curent numarul documentului din care a fost preluat documentul curent. camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune atunci pe document se va calcula valoarea TVA dar nu va fi luata in calcul la totalul documentului. Exemplu!! Ciel Simplu Pagina 27

34 Factura transport - camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune atunci pe document se vor putea introduce doar articole de tip serviciu. Documentele cu optiunea Factura transport bifata vor putea fi selectate in NIR-uri la Repartizarea costurilor. Exemplu!! Documentele cu optiunea Factura de transport pot fi folosite in documentele NIR in vederea repartizarii costului de transport in costul marfii. Moneda - este un camp de tip lista, la deschiderea unui document nou se va pune implicit moneda RON. Lista este populata cu valorile completate in Nomenclatoare / Devize Ciel Simplu Pagina 28

35 Curs - reprezinta cursul de schimb valutar dintre moneda selectata si Lei pentru data documentului. Daca calculatorul este conectat la internet se poate face o actualizare on-line a cursului valutar prin conectarea la site-ul daca se apasa butonul. Serie si numar - Data - Data scadenta - Partener - reprezinta seria si numarul documentului. Daca documentul figureaza in lista din meniul Configurari / Parametrizare / Serii documente si are bifata optiunea Numerotare automata atunci seria si numarul vor fi alocate automat fara posibilitatea de interventie din partea utilizatorului. reprezinta data de emitere a documentului. reprezinta data pana la care trebuie efectuata incasarea/plata acestui document. camp de tip lista populat cu datele completate la Nomenclatoare / Parteneri. Daca se doreste introducerea unui partener nou in baza de date este suficient sa introduceti numele partenerului si, daca acesta nu exista in baza de date, programul va propune crearea unei fise de partener noi. Daca se doreste modificarea datelor unui partener din document apasati butonul dreapta campului. aflat in CIF - Adresa - Banca - IBAN - este preluat automat din fisa de partener. este preluata automat din fisa de partener. este preluata automat din fisa de partener. este preluat automat din fisa de partener Informatii linii document Nr crt - Cod articol - numarul curent al liniei camp de tip lista populat cu datele completate in Nomenclatoare / Articole. Daca se doreste introducerea unui articol nou in baza de date dintr-un Ciel Simplu Pagina 29

36 document este suficient sa introduceti un cod nou si, daca acel cod nu exista in baza de date, programul va propune crearea unei fise noi de articol. Denumire articol - Sablon articol - Cont - Cantitatea - UM - Pret unitar - Pret unitar cu TVA - Discount - Valoare - Optiune TVA - camp de tip lista populat cu datele completate in Nomenclatoare / Articole. Daca se doreste introducerea unui articol nou in baza de date dintr-un document este suficient sa introduceti o denumire noua si, daca acea denumire nu exista in baza de date, programul va propune crearea unei fise noi de articol. camp de tip lista populat cu informatiile din Nomenclatoare / Sabloane articole. Acest camp devine activ doar daca articolul selectat este de tip stocabil sau produs finit. camp de tip lista populat cu informatiile din Nomenclatoare / Plan conturi. Gama de conturi care se poate selecta este filtrata in functie de tipul de document. ( Ex: pentru factura de cumparare se pot selecta doar conturi din clasa 6). Acest camp se activeaza doar daca articolul selectat este de tip serviciu. in acest camp se introduce cantitatea tranzactionata pentru fiecare articol in parte. Campul este obligatoriu de completat. In functie de cantitatea introdusa se va calcula valoarea tranzactionata. In acest camp se pot introduce 7 caractere numerice pentru partea intreaga si 3 caractere numerice pentru zecimale. reprezinta unitatea de masura a articolului selectat. Acest camp este completat de program cu informatiile gasite in fisa de articol. reprezinta pretul unitar de tranzactionare a articolului selectat. Pretul poate fi si zero. In functie de acest camp se va calcula valoarea tranzactionata. Daca moneda documentului este alta decat cea locala, pretul va fi afisat in moneda selectata. reprezinta pretul de vanzare cu TVA inclus. Daca moneda documentului este alta decat cea locala, pretul va fi afisat in moneda selectata. reprezinta reducerea procentuala acordata, calculata in functie de pretul unitar. reprezinta valoarea tranzactiei fara taxe pentru articolul selectat pe linia curenta. Valoarea este calculata automat prin inmultirea cantitatii cu pretul unitar minus discount. Daca moneda documentului este alta decat cea locala, discountul va fi afisat in moneda selectata. camp de tip lista completat implicit cu valoarea din fisa de articol. Optiunea se poate modifica de utilizator. Lista se populeaza cu valorile din Configurari / Parametrizare TVA Cota si Optiuni. Ciel Simplu Pagina 30

37 Cota TVA - Valoare TVA - Total - Valoare RON - Valoare TVA RON - Total RON - Cod bare - Observatii - camp de tip lista completat implicit cu valoarea din fisa de articol. Cota se poate modifica de utilizator daca cota de TVA este diferita de zero. reprezinta valoarea TVA aferenta articolului curent. Valoarea este calculata de program in functie de Valoare si Cota de TVA. Daca moneda documentului este alta decat cea locala, valoarea TVA va fi afisat in moneda selectata. reprezinta totalul liniei. Se calculeaza de catre program ca suma a coloanelor Valoare si Valoare TVA. Daca moneda documentului este alta decat cea locala, totalul va fi afisat in moneda selectata. echivalentul in moneda locala a campului Valoare daca moneda selectata pe document este alta decat moneda locala. echivalentul in moneda locala a campului Valoare TVA daca moneda selectata pe document este alta decat moneda locala. echivalentul in moneda locala a campului Total daca moneda selectata pe document este alta decat moneda locala. se completeaza cu informatia din fisa articolului curent. Selectarea articolului in lista se poate face si in functie de codul de bare. camp text, se editeaza optional de catre utilizator Informatii subsol document Tab Articol Informatiile din aceasta fereastra sunt afisate pentru articolul din linia selectata. Ciel Simplu Pagina 31

38 Stoc disponibil Ultimul pret de achizitie - Ultimul pret de vanzare - Cantitate comandata - Stocul disponibil - Stocul minim - pentru depozitul selectat in antet sunt afisate stocurile cantitative pentru fiecare sablon de articol. Daca se doreste o vizualizare a stocurilor in alte depozite apasati butonul Stocuri in depozite valoarea este exprimata in lei si este afisata in functie de data ultimei achizitii pentru articolul selectat. valoarea este exprimata in lei si este afisata in functie de data ultimei facturi de vanzare. reprezinta cantitatea stocului pentru acest articol inregistrata pe comenzi de vanzare nesoldate. reprezinta cantitatea totala aflata pe stoc pe intreaga societate indiferent de depozit sau sablon. cantitatea minima stabilita pentru articolul curent. Valoarea este setata in fisa articolului. Butoane functionale tab articol - are ca efect deschiderea unei ferestre care arata stocul articolului selectat in fiecare depozit definit in program. Tab Partener Informatiile din aceasta fereastra sunt afisate pentru partenerul selectat in antetul documentului. Ciel Simplu Pagina 32

39 Data ultimei achizitii - Valoarea ultimei achizitii - Sold - Credit maxim - Total incasari - reprezinta data ultimei facturi de vanzare inregistrata pentru acest partener. reprezinta totalul ultimei facturi de vanzare inregistrata pentru acest partener. reprezinta valoarea totala a facturilor neincasate reprezinta valoarea maxim admisa a soldului reprezinta cumulul incasarilor inregistrate in program de la acest partener Tab Delegat Informatiile din aceasta fereastra sunt completate din fisa partenerului date delegat. Tab Observatii In aceasta fereastra se introduc observatii libere despre documentul curent. Totaluri document Ciel Simplu Pagina 33

40 Net - Discount - Cota TVA (valoare TVA) - Total - Bifa Document eronat - reprezinta valoarea fara TVA a documentului. Daca documentul s-a introdus in alta moneda decat RON atunci vor fi afisate valorile atat pentru moneda documentului cat si echivalentul in RON (moneda locala); reprezinta discountul acordat la total factura. Acest discount se aplica la valoarea neta care include discounturi acordate in liniile documentului. Valorile afisate pentru discount sunt procentuale si valorice. Daca se introduce un discount procentual se va calcula discountul valoric si invers, daca se introduce discount valoric se va calcula un discount procentual. afisarea se face grupat pentru fiecare cota de TVA folosita in liniile documentului. Daca documentul este introdus in alta moneda decat RON atunci valorile vor fi afisate in moneda documentului si echivalentul in RON. se calculeaza ca Net Discount + TVA. Daca documentul este introdus in alta moneda decat RON atunci valorile vor fi afisate in moneda documentului si echivalentul in RON. permite modificarea valorilor de total care in mod normal sunt calculate automat. Puteti folosi aceasta bifa atunci cand totalurile calculate in factura primita nu corespund realitatii. Ciel Simplu Pagina 34

41 Vizualizarea stocului disponibil in depozitul selectat In documentele de iesire si in cele interne puteti vizualiza stocul disponibil pentru toate articolele din depozitul selectat apasand butonul de vizualizare stoc din dreptul campului Depozit La apasarea acestui buton se va deschide o fereastra in care puteti vizualiza stocul cantitativ pentru toate articolele existente in depozitul selectat. Ciel Simplu Pagina 35

42 Observatii!! Puteti rearanja ordinea coloanelor in fereastra stoc articole; Exemplu!! Puteti exporta informatiile in Excel apasand butonul Note de intrare-receptie In acest sistem nu puteti introduce sau edita o nota de intrare-receptie decat in baza unui document Factura de cumparare sau Aviz de la furnizor. In aceasta fereastra puteti vizualiza NIR-urile inregistrate in sistem. Ciel Simplu Pagina 36

43 Observatie!! Pentru a modifica valorile dintr-un NIR intrati pe factura sau avizul din care s-a generat; Este posibil ca totalul unui NIR sa difere de totalul facturii din care provine; Exemplu!! In cazul unei facturi care contine atat articole de tip stocabil cat si articole de tip servicii, nota de intrare-receptie se face doar pentru articolele de tip stocabil Stocuri minime In fisa fiecarui articol in parte aveti posibilitatea sa setati un nivel al stocului minim. In functie de acest parametru programul poate genera o lista cu toate articolele din baza de date care au stocul real la un nivel egal sau mai mic decat al stocului teoretic. Observatii!! Nivelul stocului minim setat in fisa de articol va fi acelasi pentru fiecare sablon utilizat. Exemplu!! Daca in fisa articolului cu denumirea Articol 1 setati nivelul stocului minim 100 bucati, si aveti stoc in baza si ca marfa si ca materii prime, in lista cu stocuri minime se va compara stocul real separat Ciel Simplu Pagina 37

44 pentru marfa si separat pentru materii prime si vor fi afisate valorile mai mici sau egale cu stocul minim setat. Daca in meniul Parametrizare / Setari stocuri aveti bifata optiunea Avertizare stocuri minime, atunci la salvarea unui document care descarca gestiunea va apare un mesaj de avertizare care va contine o tabela cu articolele tranzactionate ajunse la stocul minim in urma validarii. Exemplu!! Daca in meniul Parametrizare / Setari stocuri aveti bifata optiunea Afisarea stocului minim la intrarea in program, ori de cate ori accesati programul se va afisa o tabela care va contine toate codurile de articol ce au nivelul stocului real mai mic sau egal cu cel al stocului mimim setat pentru fiecare cod de articol in parte. Daca doriti sa listati stocurile minime apasati butonul Export Ciel Simplu Pagina 38

45 Statusul unui document Valid Temporar Anulat documentul va fi salvat in baza de date si va fi luat in calcul la toate procesarile facute de program (Ex: descarcare de gestiune, raportari, etc). Un document in stare valid nu mai poate fi modificat. documentul va fi salvat in baza de date dar nu vor fi verificate regulile de validare si de asemenea documentul nu va fi luat in calcul la procesarea datelor. Documentul in stare temporara poate fi modificat in orice moment de utilizator. Nu se permite inchiderea daca perioada contine documente cu status temporar. Devalidarea unui document temporar implica transformarea statusului din Valid in Temporar. documentul este salvat in baza de date dar asupra lui nu se mai poate face nici o actiune de modificare ulterioara salvarii cu acest status Note contabile Aceasta aplicatie genereaza, acolo unde este cazul, notele contabile pentru documentele validate. Notele contabile se pot vizualiza inainte de salvarea documentelor, exceptie facand notele aferente descarcarilor de gestiune. Fereastra in care se afiseaza nota contabila va avea urmatoarea forma: Observatii!! Exceptand conturile de parteneri nu puteti modifica nici o informatie dint fereastra Nota contabila; Puteti modifica contul de partener; Exemplu!! Daca doriti sa inregistrati factura de cumparare pe un cont de partener Furnizor de imobilizari, selectati contul 404 in loc de contul 401. Ciel Simplu Pagina 39

46 Observati ca pe toate liniile s-a inlocuit contul 401 cu 404. Restul conturilor, sumele, optiunile de TVA, cotele de TVA se pot modifica din document. Informatiile din notele contabile vor fi afisate grupat in functie de Sablonul de articol, Cota de TVA si contul analitic utilizat. In urmatoarele exemplificari de note contabile se considera pret de achizitie de 100 lei, cota TVA 24% si pret vanzare fara TVA 120 lei. 1. Factura cumparare marfa 2. Factura cumparare servicii 3. Factura cumparare inregistrata pe baza avizului de la furnizor Ciel Simplu Pagina 40

47 4. Factura de cumparare din UE (cu taxare inversa) 5. Factura de cumparare din afara Uniunii Europene (NON UE) 6. Factura cumparare marfuri pentru depozit en-detail 7. Aviz de la furnizor 8. Factura de vanzare din depozit de tip en-gross 9. Factura de vanzare inregistrata in baza unui aviz de expeditie Ciel Simplu Pagina 41

48 10. Aviz de expeditie 11. Factura de vanzare din depozit de tip en-detail 12. Transfer intre gestiuni 13. Nota de predare-primire 14. Proces verbal de modificare pret 15. Bon de consum Ciel Simplu Pagina 42

49 16. Alocare in costul marfii a costului de transport si manipulare marfa dintr-o factura separata 17. Achizitii de servicii din tara NONUE 18. Achizitii bunuri si servicii din tara NONUE Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document Documente de intrare / iesire Documente de trezorerie Preluarea in documente de intrare sau iesire date. - Acest buton permite preluarea de linii din alte documente introduse anterior in baza de Ciel Simplu Pagina 43

50 Se pot prelua unul sau mai multe documente simultan. Observatie!! Pe versiunea gratuita a programului Ciel Simplu se pot prelua doar integral documentele. Pentru a prelua unul sau mai multe documente bifati casuta din dreptul documentului dorit si apoi apasati butonul Transfer. Observatie!! Nu se pot prelua decat documente cu status Valid. Un document transferat in alt document nu se va mai putea devalida. Butonul se activeaza doar dupa selectarea unui partener Ciel Simplu Pagina 44

51 Preluarea in documente de trezorerie Aveti posibilitatea in aceasta fereastra sa selectati in vederea incasarii sau a platii toate documentele unui partener. Observatii!! Daca un partener este si client si furnizor, prin intermediu butonului Preluare document puteti sa selectati atat facturi de vanzare cat si facturi de cumparare. In aceeasi inregistrare puteti selecta, pe rand, atat facturi de cumparare cat si facturi de vanzare sau proforme. Puteti incasa sau plati partial un document modificand suma din coloana Incasat/platit din sectiunea detalii document. Exemplu!! Cum se pot selecta in acelasi borderou proforme si facturi de cumparare pentru acelasi partener. Pasul 1. Selectarea unei facturi proforma. In sectiunea Documente disponibile selectati optiunea Proforma Ciel Simplu Pagina 45

52 Pasul 2. Pentru a selecta in acelasi borderou a facturilor de cumparare, selectati in campul Tip document Factura de cumparare Dupa selectarea documentelor dorite apasati butonul Salveaza din partea de jos a ferestrei. Observatie!! Nu este obligatorie ordinea de selectare a documentelor Exemplu!! Cum se poate face plata partiala a unei facturi de cumparare Ciel Simplu Pagina 46

53 Pentru a efectua o plata partiala a unei facturi editati suma dorita in coloana Incasat/Platit din sectiunea Documente disponibile. Programul va calcula restul de plata pentru document. La urmatoarea plata a documentului se va afisa soldul diminuat cu incasarea anterioara Sincronizarea cu site-ul Ministerului de finante ( Daca stiti codul fiscal al unui partener este suficient sa il completati in coloana CIF si daca aveti conexiune valida la internet apasati pe iconita care apare in celula. Se va deschide urmatoarea fereastra Ciel Simplu Pagina 47

54 Pentru preluarea datelor firmei cautate de pe site-ul Ministerului de Finante trebuie sa completati caracterele din imagine. Observatie!! Ne cerem scuze pentru acest inconvenient, dar este o conditie impusa de Ministerul de Finante Rezidenta Reprezinta zona de provenienta a partenerului. Este o informatie necesara in generarea notelor contabile. Exemplu!! In cazul inregistrarii unei facturi de cumparare cu partener rezident in Romania nota contabila generata va fi urmatoarea: In cazul in care partenerul are rezidenta in Uniunea Europeana aceeasi factura va avea urmatoarea nota contabila: In cazul in care partenerul are rezidenta in afara Uniunii Europene aceeasi factura va avea urmatoarea nota contabila: De semenea campul Rezidenta poate fi folosit si pentru a imparti partenerii introdusi in baza de date in trei mari categorii: - Romania - Uniunea Europeana (UE) - Din afara Uniunii Europene (NonUE) Ciel Simplu Pagina 48

55 III. ADMINISTRARE PROGRAM Configurari Utilitare Ferestre 3.1 Configurari Parametrizare Schimbare societate Server Utilizatori Profiluri Preferinte utilizator Parametrizare Orice baza de date nou creata trebuie configurata sa prelucreze si sa afiseze datele in anumiti parametri. Date societate Parametri generali Setari stocuri TVA cote si optiuni Setari conturi implicite Trezorerie Serii documente Semnaturi rapoarte Ciel Simplu Pagina 49

56 Date societate In cadrul ferestrei date societate puteti introduce sau modifica datele societatii curente. Datele completate in aceasta fereastra vor fi afisate in antetele documentelor si a rapoartelor tiparite din acest program. Logo-ul importat in aceasta fereastra va fi tiparit in antetul documentelor. Butonul permite sincronizarea si completarea automata a datelor societatii in functie de datele gasite pe Pentru mai multe detalii cititi Sincronizarea datelor cu site-ul Butonul Salveaza inchide fereastra si salveaza datele in baza de date. Butonul Iesire inchide fereastra fara a salva datele introduse sau modificate. Ciel Simplu Pagina 50

57 Parametri generali Perioada culegere date reprezinta intervalul de timp in care un utilizator poate introduce si valida documente. Exemplu!! Daca perioada de culegere date este setata de la 01/08/2011 la 31/08/2011 atunci utilizatorul va putea introduce documente care au data de emitere numai in aceasta perioada. Daca utilizatorul va incerca sa emita un document cu data de iulie sau septembrie sistemul nu ii va permite validarea. Verificare corectitudine CIF/CNP este un camp bifabil. Daca se pune bifa atunci pentru orice partener introdus se va verifica daca sirul de caractere care formeaza codul fiscal sau codul unic de identificare este corect. Daca la cod nu se completeaza forma corecta atunci nu se va permite validarea datelor in sistem. Ciel Simplu Pagina 51

58 Verificare unicitate CIF / CNP este un camp bifabil. Daca se pune bifa atunci se va verifica daca codul nou introdus este unic in comparatie cu celelalte coduri fiscale introduse anterior. Daca mai exista un cod identic atunci nu se va permite validarea datelor in sistem. Actualizare CIF - Verificare IBAN - Obligativitate IBAN - permite sincronizarea datelor cu site-ul Ministerului de Finante verifica corectitudinea sirului de caractere aferent contului IBAN obliga utilizatorul sa completeze campurile IBAN Afiseaza data tiparirii pe rapoarte este un camp bifabil. Daca se pune bifa atunci pe orice raport tiparit din program se va afisa si data sistemului de operare la care a fost tiparit raportul. Nr zecimale la culegerea datelor reprezinta numarul de zecimale folosite la introducerea valorilor pe documente. In functie de numarul de zecimale configurate in acest camp se vor afisa si informatiile pe rapoartele si documentele printate. Numarul de zecimale pentru rotunjire calcule reprezinta numarul de zecimale care se vor stoca in baza de date. De asemenea reprezinta numarul de zecimale care vor fi luate in calcul la prelucrarea informatiilor (Ex: calcul valoare TVA) Utilizeaza aparat fiscal Aparat fiscal Cale aparat fiscal este un camp bifabil. Daca se pune bifa atunci se va putea configura casa de marcat ce va fi conectata la sistem si va functiona in regim de imprimanta fiscala. Vezi Lista cu casele de marcat ce se pot utiliza cu programul Ciel Simplu contine lista caselor de marcat care se pot conecta la acest program. Lista devine activa daca se bifeaza campul Utilizeaza aparat fiscal. in acest camp se configureaza calea pe calculatorul utilizatorului catre executabilul drive-ului casei de marcat selectate. Atentie!! Programul permite lucrul cu o casa de marcat conectata numai daca aceasta este setata in regim de imprimanta fiscala. Daca nu stiti cum sa va setati casa de marcat sa lucreze in regim de imprimanta fiscala va rugam sa contactati furnizorul de la care ati achizitionat casa de marcat. Pentru conexiunea cu acest program va recomandam sa folositi softurile originale. Pentru a configura elementele specifice casei de marcat selectate apasati butonul Configurare Ciel Simplu Pagina 52

59 Transferul notelor contabile catre Ciel Conta v.6 Versiunea actuala a programului de contine o structura a datelor diferita pentru a oferi o flexibilitate mai mare in raportare. Una din schimbarile majore fata de aplicatiile vechi este crearea unei tabele de parteneri separata de planul de conturi. In acest fel se pot face diverse tranzactii cu un partener (intrari si iesiri) fara a fi necesar sa creez in planul de conturi diverse conturi analitice. In programul de contabilitate anterior, partenerii se definesc direct in planul de conturi distinct pentru fiecare categorie. Astfel daca firma ALPHA este pentru societatea mea client, furnizor de marfuri si furnizor de mijloace fixe, trebuie sa definesc in planul de conturi, conturi analitice distincte: 4111ALPHA, 401ALPHA si 404ALPHA. Pentru transferul notelor contabile din Ciel Simplu catre Ciel Conta v.6 trebuie sa va hotarati cum se va genera contul analitic pentru parteneri In functie de codul partenerului in acest caz se va genera pentru o vanzare analiticul ; In functie de denumirea partenerului in acest caz se va genera pentru o vanzare analiticul 4111ALPHA; La transferul unui partener nou catre Ciel Conta se va crea automat in planul de conturi, un cont analitic nou. La urmatoarele transferuri, informatiile se vor centraliza pe vechiul cont analitic creat la primul transfer. Setari stocuri Ciel Simplu Pagina 53

60 Metoda de descarcare de gestiune este una din cele mai importante setari care trebuie facuta de utilizator. In functie de metoda aleasa se va calcula valoarea pretului de cost si a profitului. Metodele de descarcare disponibile sunt: FIFO - "primul intrat primul iesit", presupune că articolele iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie al primei intrari în stoc. Pe masura epuizarii lotului, stocurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie al lotului urmator în ordine cronologica. LIFO - "ultimul intrat primul iesit" iesirile din stoc sunt evaluate la costul de achizitie al articolelor intrate ultimele în stoc. CMP cost mediu ponderat, presupune evaluarea articolelor iesite din stoc la un pret calculat lunar sau dupa fiecare operatie de intrare sau inainte de fiecare operatie de intrare, ca raport intre valoarea totala a stocului initial plus valoarea intrarilor si cantitatea existenta in stocul initial plus cantitatea intrata. In exemplul de mai jos gasiti modalitatea de calcul pentru fiecare metoda disponibila. Exemplu!! Caz general Tip document Numar document Data Articol UM Cantitate Pret achizitie (fara TVA) Moneda Factura cumparare /01/2011 Cafea Kg RON Factura cumparare /02/2011 Cafea Kg RON Factura cumparare /03/2011 Cafea Kg RON La emiterea unei facturi de vanzare pentru cantitatea de 150 KG cu pretul de 9 LEI/Kg, calculul descarcarii de gestiune va fi urmatorul: Metoda de descarcare aleasa: - FIFO = First In First Out Calculul descarcarii de gestiune: (100 Kg x 5 LEI) + (50 Kg x 6 LEI) = 800 LEI Calcul valoare vanzare: 150 Kg x 9 LEI = 1,350 LEI Adaosul comercial (profitul): 1,350 LEI (Valoare de vanzare) LEI (Costul marfii) = 550 LEI - LIFO = Last in First Out Calculul descarcarii de gestiune: (100 Kg x 7 LEI) + (50 Kg x 6 LEI) = 1000 LEI Calcul valoare vanzare: 150 Kg x 9 LEI = 1,350 LEI Adaosul comercial (profitul): 1,350 LEI (Valoare de vanzare) LEI (Costul marfii) = 350 LEI - CMP = Cost Mediu Ponderat Calculul descarcarii de gestiune: Ciel Simplu Pagina 54

61 (100Kg x 5LEI+80Kg x 6LEI+120Kg x 7LEI) / (100Kg + 80Kg + 120Kg) x 150Kg = 909 LEI Calcul valoare vanzare: 150 Kg x 9 LEI = 1,350 LEI Adaosul comercial (profitul): 1,350 LEI (Valoare de vanzare) LEI (Costul marfii) = 441 LEI Observatie!! Schimbarea metodei de descarcare de gestiune se va aplica pentru toate documentele introduse dupa ultima inchidere de perioada Tip descarcare aceasta optiune se refera la momentul generarii notei contabile aferente descarcarii de gestiune valorice. Altfel spus, cand se poate vizualiza nota contabila aferenta cheltuielii cu marfa vanduta. Utilizatorul poate alege una din optiunile: - Descarcare dupa fiecare document (implicit) - Descarcare periodica Observatii!! In cazul optiunii Descarcare dupa fiecare document nota contabila aferenta descarcarii de gestiune se poate vizualiza la salvarea documentului In cazul optiunii Descarcare periodica notele contabile aferente descarcarii de gestiune se vor putea vizualiza dupa efectuarea inchiderii de perioada. Notele contabile aferente descarcarii de gestiune se vor genera pe jurnalul de operatiuni diverse Valorile calculate nu pot fi modificate de utilizator La schimbarea tipului de descarcare periodica in descarcare dupa fiecare document se va efectua o descarcare de gestiune pentru toate depozitele definite. Avertizare stoc minim camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune va apare un mesaj de avertizare ori de cate ori la tranzactionarea unui articol nivelul stocului atinge nivelul stocului minim setat in fisa articolului. Afisarea stocului minim la intrarea in program camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune, ori de cate ori se acceseaza programul, se deschide o tabela in care sunt afisate toate articolele care au ajuns sau au scazut sub stocurile minime setate in fisa fiecarui articol. Permite lucrul cu stoc negativ camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune atunci se permite emiterea unei facturi de vanzare pentru un depozit de tip en-gross chiar daca stocul nu este suficient urmand ca descarcarea de gestiune aferenta acelei facturi sa se regleze automat la urmatoarea intrare in stoc. Atentie!! In cazul lucrului cu stoc negativ reglarea stocului trebuie facuta in aceeasi zi cu iesirea din stoc. Ciel Simplu Pagina 55

62 TVA cote si optiuni Cota TVA sunt definite implicit cotele de TVA tranzactionabile pe teritoriul Romaniei. Cotele de TVA nu pot fi modificate de utilizatori. Optiuni TVA aceste informatii sunt necesar de completat pe fiecare rand din document in cazul achizitiilor si vanzarilor. Programul va completa implicit optiunea de TVA setata in fisa de articol sau daca nu este setata o optiune de TVA va propune optiunea TAXABILE cu cota de TVA de 24%. In functie de optiunea de TVA selectata in documente se va genera nota contabila si ulterior jurnalele de vanzari si cumparari. Lista de optiuni de TVA disponibila va fi filtrata in functie de tipul de document in lucru conform coloanei Tip document. Setari conturi implicite In aceasta fereastra gasiti conturi care vor fi completate automat intr-o nota contabila generata de program. Ciel Simplu Pagina 56

63 In procesul de generare a notelor contabile aferente documentelor inregistrate, programul va completa implicit anumite conturi. Daca doriti ca in nota contabila sa apara un alt cont sau un analitic modificarea trebuie sa o faceti aici. Exemplu!! Conturi completate automat asupra carora nu puteti sa interveniti direct in nota contabila sunt si in sablonul de articol Trezorerie In aceasta fereastra puteti configura efectele de incasare sau plata. Standard sunt preconfigurate CECuri si BO (Bilete la Ordin). Aceste documente vor fi luate in considerare in meniul Documente / Trezorerie / Efecte de incasat-platit Ciel Simplu Pagina 57

64 Folosind butonul puteti adauga in lista si alte documente. Exemplu!! Dorim sa adaugam documentul Cambia Pasul 1: In primul rand trebuie sa completam in coloana la Tip document denumirea noului document. Pasul 2: In tabela Conturi incasare/plata trebuie sa adaugam conturile corespondente in cazul tranzactionarii cambiei (incasari/plati). Ciel Simplu Pagina 58

65 Pentru salvarea informatiilor in baza de date apasati butonul Informatia nou adaugata se va regasi in meniul Documente / Trezorerie / Efecte de incasat-platit Serii documente In aceasta fereastra aveti posibilitatea sa setati, pentru fiecare document care se poate emite din acest program, seria si numarul de pornire precum alocarile automate de numere. Daca bifati optiunea Numerotare automata atunci la documentele emise se va asocia urmatorul numar disponibil fara ca utilizatorul sa poata interveni. Ciel Simplu Pagina 59

66 Semnaturi rapoarte In aceasta fereastra aveti posibilitatea de a inregistra pentru fiecare document in parte, persoanele care fac parte din comisia ce vor semna documentul de receptie. La intocmirea documentului de receptie a marfii utilizatorul poate alege una sau mai multe persoane din lista in ce ordine doreste. In exemplul de mai sus sunt desemnate persoanele care pot semna documentul Nota de intrare receptie. La intocmirea documentului utilizatorul poate selecta din aceasta lista ce persoana doreste. Ciel Simplu Pagina 60

67 3.1.2 Schimbare societate Daca aveti in evidenta mai multe societati aveti posibilitatea sa treceti de la o societate la alta fara a inchide programul. Accesand meniul Configurari / Schimbare societate se va deschide tabela cu lista societatilor definite. Aici puteti sa selectati societatea dorita sau puteti crea una noua apasand butonul Adauga Daca doriti stergerea unei societati folositi butonul Sterge Observatie!! Nu puteti sterge societatea curenta sau o societate la care un utilizator este conectat Server Prin intermediul acestei optiuni a programului aveti posibilitatea de a va conecta la un server de baza de date (SQL). Aceasta fereastra este disponibila doar in cazul versiunii de retea a programului. De asemenea in aceasta fereastra puteti sa verificati daca conexiunea la serverul de baze de date SQL este functionala. Ciel Simplu Pagina 61

68 Acest program se poate conecta la un server de baze de date SQL Server sau SQL Express (licenta gratuita oferita de Microsoft). Conectarea la server se poate face in doua moduri: fie prin Windows Integrated Security (prin contul si parola utilizate de Windows); fie prin utilizatorul si parola asociate serverului. Daca aveti indoieli privind conexiunea la serverul de baza de date puteti apasa butonul Testeaza conexiunea Utilizatori Utilizatorii sunt persoanele care au drept de accesare a bazelor de date prin intermediul acestui program. La instalarea programului va fi creat un utilizator cu numele super si parola valid. Profilul acestui utilizator va fi SUPER UTILIZATOR, profil creat implicit, care ii acorda drepturi peste tot in program. Ciel Simplu Pagina 62

69 Pentru a crea un utilizator nou apasati butonul +. Se va deschide o fereastra in care se pot seta datele noului utilizator. Utilizator - Profil implicit - Parola - reprezinta numele utilizatorului care se va loga la server. Numele poate sa contina 20 caractere alfanumerice pentru fiecare nou utilizator creat in baza de date se va asocia profilul implicit. Aveti posibilitatea sa asociati alt profil acestui utilizator sau sa creati unul nou apasand butonul + reprezinta parola care va trebui scrisa de acest utilizator pentru a accesa programul. Parola trebuie sa contina un grup de minim 6 caractere. Caracterele parolei vor fi ascunse. Pentru a confirma ca nu ati gresit cand ati scris parola trebuie sa o reintroduceti. La sectiunea Date acces global se dau drepturi prin bifa de la adauga sau a sterge o societate din program. Observatie!! Butonul Asociere rapida permite asocierea unui utilizator de profile diferite pentru fiecare societate in parte. Ciel Simplu Pagina 63

70 Selectarea acestei optiuni deschide urmatoarea fereastra: In lista se regasesc toate societatile definite in baza de date. Utilizatorul va avea drept de acces pe fiecare societate in parte in functie de profilele asociate Profiluri Fiecare utilizator care se conecteaza la bazele de date poate avea un acces limitat in functie de drepturile care ii sunt alocate. La instalarea programului se vor regasi in baza de date doua profiluri: Super utilizator - asignat utilizatorului super (utilizator implicit) Profil implicit - acest profil se va asocia de program oricarui utilizator nou introdus. Profilul implicit asociat noilor utilizatori poate fi schimbat cu un alt profil creat de dumneavoastra. Pentru a crea un nou profil de utilizator apasati butonul +. Se va deschide o fereastra care va contine accesul la toate ferestrele programului. Ciel Simplu Pagina 64

71 Logica de acordare a drepturilor este urmatoarea: acolo unde se pune bifa utilizatorul care va avea asociat acest profil va avea acces in program, acolo unde nu exista bifa optiunea va fi inacesibila utilizatorului. Observatii!! Un utilizator nu poate avea asociate mai multe profiluri simultan pe o societate; Numarul de profiluri definite in program este nelimitat; In orice moment aveti posibilitatea sa schimbati profilul unui utilizator; Utilizatorii pot avea profiluri diferite pe societati; Ciel Simplu Pagina 65

72 3.1.6 Preferinte utilizator In aceasta fereastra fiecare utilizator are posibilitatea de a-si configura modalitatea de afisare a informatiilor in cadrul programului. ATENTIE!! Orice modificari operate de utilizator in aceasta fereastra afecteaza modul de afisare a informatiilor. Aceste modificari vor fi salvate pe server pentru fiecare utilizator in parte si la logarea in program de pe orice statie de lucru programul va afisa ferestrele in functie de setarile proprii. Salveaza preferinte ferestre utilizatorul are posibilitatea in cadrul unei ferestre de a permuta intre ele coloanele din grid. Daca se bifeaza aceasta optiune programul va memora pentru acest utilizator noua configuratie a coloanelor. Tema - Font griduri - Utilizatorul are la dispozitie o gama variata de afisare a ferestrelor in diferite culori Daca apreciati ca fontul caracterelor informatiilor introduse in griduri sunt prea mici, folosind aceasta setare aveti posibilitatea sa modificati tipul si marimea fontului in functie de propriile preferinte Ciel Simplu Pagina 66

73 Font meniuri - Daca apreciati ca fontul meniurilor au caractere prea mici aici aveti posibilitatea sa modificati fontul si marimea caracterelor Observatie!! Aceste setari nu se aplica la listarea rapoartelor Documente - In aceasta sectiune puteti face unele setari pentru documentele care se pot inregistra in program: Afiseaza optiuni la salvare document: daca bifati aceasta optiune atunci la salvarea unui document va apare pe ecranul calculatorului Dvs o bara de instrumente cu ajutorul careia puteti alege urmatorul pas care il puteti efectua in program: Status document implicit: configurarea initiala pentru orice utilizator este ca statusul implicit a unui document nou creat in program sa fie valid. Prin aceasta setare aveti posibilitatea ca un document nou creat sa aiba status temporar. Atentie!! Documentele cu status temporar nu vor fi luate in considerare la rapoarte sau efectuarea calculelor. 3.2 Utilitare Salvare societate Restaurare date Import Export Ciel Simplu Pagina 67

74 3.2.1 Salvare societate La selectarea acestei optiuni se va deschide urmatoarea fereastra: In lista de societati se regasesc toate bazele de date create. Trebuie sa bifati societatile care doriti sa fie salvate. Aveti posibilitatea ca fiecare baza de date sa o salvati intr-un fisier separat la fel ca in exemplul urmator: Ciel Simplu Pagina 68

75 Butoanele va permit selectarea tuturor societatilor din lista sau deselectarea lor grupata. Butonul deschide o fereastra in care puteti selecta dosarul unde doriti sa salvati datele: Observatie!! Nu puteti realiza salvarea unei baze de date daca nu ati specificat calea unde se va salva aceasta pe calculatorul dumneavoastra; Fisierul bazei de date salvate nu va putea fi accesat decat cu programul Ciel din care ati efectuat salvarea; Fisierul de salvare a bazei de date nu poate fi restaurat in alte programe mai vechi de la Ciel Fisierul de salvare a bazei de date va putea fi restaurat pe orice calculator care are instalat programul Ciel Simplu indiferent de licenta acestuia; Butonul Salveaza porneste procesul de salvare a datelor. Se va deschide o fereastra in care puteti urmari progresul salvarii datelor: Datele au fost salvate cu succes daca programul va afisa urmatorul mesaj: Ciel Simplu Pagina 69

76 3.2.2 Restaurare date Aceasta functie a programului permite utilizatorului sa restaureze datele unei salvari anterioare sau restaurarea datelor create tot cu Ciel Simplu dar pe un alt calculator, cu o alta licenta. Observatii!! In lipsa contractului de abonament nu puteti restaura fisiere decat daca acestea au fost salvate (generate) in prealabil de acceasi versiune a programului Ciel Simplu. Daca doriti sa importati date intr-o baza de date nou creata cititi sectiunea Import nomenclatoare Nu puteti restaura mai multe societati simultan. Restaurarea datelor se face baza cu baza. Daca ati instalat aplicatia pe un calculator nou, pentru a restaura datele trebuie sa creati pe noul server cate o baza de date pentru fiecare societate de pe vechiul server, apoi sa faceti restaurarea fiecareia in parte; Procesul de restaurare poate dura cateva minute in functie de marimea bazei de date; Atentie!!! Restaurarea datelor implica inlocuirea datelor existente cu cele din fisierul de salvare a bazei de date. Daca incepeti sa rulati procedura de restaurare a unor date salvate veti pierde toate datele existente in societatea curenta. La apelarea acestei optiuni programul va deschide urmatoarea fereastra: Ciel Simplu Pagina 70

77 In Cale fisier trebuie sa selectati calea catre fisierul de salvare copiat in prealabil pe calculatorul dumneavoastra. Observatii!! Fisierul selectat trebuie sa aiba extensia.bak; Daca fisierul este arhivat cu un arhivator (de exemplu RAR) acesta nu poate fi restaurat. Daca fisierul importat este creat cu alta aplicatie decat Ciel Simplu va apare urmatorul mesaj: Dupa setarea caii apasati butonul Porneste Dupa terminarea procesului de restaurare trebuie sa gasiti in tabelele aplicatiei noile informatii importate, inclusiv la denumirea societatii. Observatii!! Daca baza de date restaurata este aferenta unei versiuni mai vechi a programului Ciel Simplu atunci imediat dupa actualizare va apare mesajul: Va recomandam ca in aceasta situatie sa apasati butonul Da. Ciel Simplu Pagina 71

78 3.2.3 Import Import date Import din gestiunea veche Import date Prin aceasta optiune a programului aveti posibilitatea sa importati nomenclatoarele de parteneri si articole. Atentie!! Pentru importul nomenclatoarelor programul accepta doar fisiere in urmatoarele formate: txt, xls si xlsx Observatii!! Importul datelor se face nomenclator cu nomenclator. Nu se pot importa simultan si articole si parteneri. La selectarea optiunii se va deschide urmatoarea fereastra: Ciel Simplu Pagina 72

79 In campul Tip import aveti posibilitatea de a selecta nomenclatorul dorit: Articole sau Parteneri In campul Fisier selectati calea catre fisierul care doriti sa il importati. Fisierul trebuie sa fie pe calculatorul dumneavoastra. In fisierul de tip excel sau text in care aveti nomenclatoarele de articole sau parteneri este foarte probabil sa aveti un cap de tabel care sa indice informatiile din fiecare coloana. La importul acestui fisier in program, in aceasta situatie, bifati optiunea Primul rand contine numele coloanelor (randul nu va fi importat). In sectiunea Structura fisier aveti o lista cu informatiile care pot fi importate in fisa unui articol sau a unui partener. Numarul din prima coloana reprezinta ordinea coloanelor in fisierul de import. Observatie!! Nu trebuie neaparat sa ordonati in fisierul de import coloanele in ordinea data de lista din sectiunea Structura fisier. Puteti sa puneti pe coloana Numar ordinea coloanelor existente in fisierul dumneavoastra. Exemplu!! Cum trebuie sa arate un fisier de import? - Exemplu de fisier excel Puneti 1 daca afirmatia este adevarata si 0 daca afirmatia este falsa: Articolul 1: este stocabil (1), nu este produs finit (0); Articolul 17: este stocabil (1), este produs finit (1); Articolul 19: nu este stocabil (0), nu este produs finit (0) articolul este un serviciu; - Exemplu de fisier text Ciel Simplu Pagina 73

80 Fisierul in format text contine un delimitator pentru separarea informatiilor. Cei mai uzuali delimitatori sunt virgula sau TAB. La importul fisierului in format text trebuie sa specificati care este delimitatorul utilizat. Selectarea delimitatorului se face in sectiunea Delimitatori. Fisierul nu trebuie sa contina linii goale intre randuri, totaluri sau subtotaluri. Procesul de import a datelor contine un pas intermediar in care puteti incarca, verifica si chiar modifica datele ce urmeaza a fi importate. Pentru a realiza acest lucru apasati butonul Ciel Simplu Pagina 74

81 In aceasta fereastra puteti modifica informatiile ce urmeaza a fi importate. Pentru a importa datele in baza de date apasati butonul Dupa efectuarea importului programul va afisa un raport. Daca sunt erori in cadrul importului acestea vor fi semnalizate punctual acolo unde este cazul: Erorile se pot rezolva in ecranul curent. Nu este nevoie sa reluati tot procesul de import. Pentru a intelege de ce programul nu a putut importa acele informatii este suficient sa puneti cursorul mouseului pe eroarea semnalata. Dupa remedierea erorilor apasati din nou butonul Importa. Ciel Simplu Pagina 75

82 Import din gestiunea veche Daca utilizati o versiune veche a programului Ciel Gestiune Comerciala aveti posibilitatea sa preluati o serie de informatii in noul program. La selectarea acestei optiuni programul va deschide urmatoarea fereastra: Pentru a realiza preluarea datelor din vechea aplicatie trebuie sa selectati serverul de date unde sunt stocate informatile. Apasati butonul pentru a cauta toate serverele de pe calculatorul dumneavoastra si din reteaua locala la care sunteti conectati. Observatie!! Procedura de cautare servere SQL intr-o retea locala poate dura de la cateva secunde la cateva minute in functie de marimea retelei. Dupa identificarea serverului SQL trebuie sa introduceti parametrii de conectare. Atentie!! Daca nu stiti parametrii de conectare la serverul SQL va rugam sa contactati administratorul dumneavoastra de sistem. Ciel Simplu Pagina 76

83 Dupa conectarea la server apasati butonul pentru a identifica societatile (bazele de date) utilizate de vechiul program de gestiune Ciel de pe serverul selectat. Observatie!! Procedura de identificare a bazelor de date poate dura de la cateva minute la cateva secunde in functie de numarul de societati de pe serverul selectat. Pentru a realiza preluarea datelor in noul program apasati butonul Observatie!! In functie de marimea bazei de date importate procesul de preluare informatii din vechiul program de gestiune poate dura de la cateva secunde la cateva minute sau ore! Aveti posibilitatea de a urmari evolutia procesului de preluare date. Daca sunt probleme in procesul de preluare date programul va afisa, la sfarsitul importului, un raport cu erorile aparute Export Export date Export note contabile Ciel Simplu Pagina 77

84 Export date Pe aproape orice forma gasiti iconita baza de date intr-un format excel.. Aceasta optiune va permite sa exportati informatiile din Observatie!! Formatul de export il poate alege utilizatorul apasand pe sageata din partea dreapta a iconitei. Datele se pot export in format xls sau xlsx Formatul standard de export este xls Dupa ce ati selectat calea unde sa fie exportat fisierul dati o denumire fisierului si apasati butonul Salveaza. Se va deschide fisierul excel cu urmatoarea forma: Atentie!! Pentru a putea vizualiza datele exportate trebuie sa aveti instalata aplicatia Excel din pachetul Microsoft Office sau aplicatia Calc din pachetul OpenOffice. Export note contabile Aceasta optiune va genereaza un fisier in format text in calea selectata pe calculatorul dumneavoastra. Fisierul contine notele contabile aferente documentelor prelucrate in programul Ciel Simplu. Formatul este compatibil cu programul Ciel Conta. La selectarea acestei optiuni programul va deschide urmatoarea fereastra: Ciel Simplu Pagina 78

85 In aceasta fereastra aveti posibilitatea de a selecta notele ce vor fi exportate in functie de perioada de timp si de tipul documentelor introduse. Exemplu!! Daca filtrarile ar fi urmatoarele: Fisierul exportat va avea urmatoarele caracteristici: numele XImport.txt; (sectiunea Fisier) va fi exportat pe calculatorul dumneavoastra pe partitia C; (sectiunea Fisier) va contine note contabile inregistrate in perioada 12/07/ /09/2011; (sectiunea Perioada) va contine doar notele contabile aferente facturilor de cumparare si de vanzare; (sectiunea Jurnale) Ciel Simplu Pagina 79

86 va contine doar acele note contabile care nu au fost exportate; (bifa Export cu inregistrari deja exportate) coloanele din fisierul exportat vor avea o lungime fixa; (bifa Export cu lungime fixa) Asta inseamna ca: o daca informatiile dintr-un camp vor avea un numar de caractere mai mare decat dimensiunea coloanei aferente acestea vor fi truncheate o daca numarul de caractere este mai mic decat dimensiunea coloanei se va completa coloana cu spatii pana la dimensiunea maxima a coloanei; Daca nu se bifeaza aceasta optiune atunci se vor exporta exact numarul de caractere continut de fiecare camp exportat. dupa apasarea butonului de export se va afisa pe ecran fisierul generat. (bifa Deschide fisierul la sfarsitul exportului) 3.3 Ferestre Prin intermediul acestui meniu aveti posibilitatea sa configurati modul de afisare a ferestrelor pe ecranul calculatorului dumneavoastra. Forma initiala de prezentare a ferestrelor este sub forma de taburi Aveti posibilitatea sa schimbati aceasta forma de prezentare. Daca alegeti modul de afisare in cascada atunci ferestrele vor avea urmatoarea prezentare: Daca alegeti modul afisare orizontala atunci ferestrele vor avea urmatoare prezentare: Ciel Simplu Pagina 80

87 Daca alegeti modul afisare verticala atunci ferestrele vor avea urmatoare prezentare: Tot din acest meniu aveti posibilitatea sa aduceti in prim plan o pagina deja deschisa sau sa optati pentru o inchidere centralizata a tuturor ferestrelor deschise. Ciel Simplu Pagina 81

88 IV. FUNCTIILE PROGRAMULUI Nomenclatoare Documente Rapoarte 4.1 NOMENCLATOARE Parteneri Articole Depozite Agenti Devize Plan de conturi Casa Banca Categorii articole Categorii parteneri Sabloane articol Unitati de masura Tichete Locatii Parteneri Informatii generale Partenerii sunt entitatile care vor interactiona cu societatea creata. Oricarei facturi, de vanzare sau de cumparare, introdusa in acest program va trebui sa i se completeze in antet un astfel de partener. Cu alte cuvinte, partenerii definiti reprezinta clientii si/sau furnizorii societatii dumneavoastra. Primul partener creat implicit odata cu baza de date va avea denumirea societatii proprii. Acest partener il veti folosi atunci cand trebuie sa emiteti aviz de insotire a marfii nefacturabil la transferul intre unitati si subunitati. Ciel Simplu Pagina 82

89 Observatii!! Puteti sincroniza datele unui partener cu cele de pe site-ul oficial al Ministerului de finante. Pentru mai multe detalii cititi Sincronizarea cu site-ul Ministerului de finante ( Prin sincronizarea datelor programul extrage de pe site-ul pe langa denumirea si adresa partenerului si informatii referitoare la atributul fiscal (daca partenerul este sau nu platitor de TVA) precum si despre starea partenerului (daca este activ sau in stare de faliment); Trebuie sa mai stiti ca in fisa de partener nu se va specifica in clar daca entitatea introdusa va fi client sau furnizor. Fiecarui partener nou creat i se asigneaza un sablon de partener. Diferentierea in notele contabile si in rapoarte se va face in functie de tipul de document in care este selectat partenerul. Exemplu!! Daca partenerul ALPHA este folosit intr-o factura de cumparare atunci in rapoarte va apare ca un furnizor. Daca acelasi partener,alpha, este folosit intr-o factura de vanzare atunci in rapoarte va apare ca si client. In acest fel, daca o alta societate ALPHA este si client si furnizor pentru societatea mea nu va trebui sa o introduc decat o singura data in baza de date. Notele contabile asociate documentelor vor avea asociate conturi de terti in functie de tipul documentului. Exemplu!! Pentru factura de vanzare catre ALPHA se va genera nota contabila: 4111 = 704* 4111 = 4427 Daca se va introduce o factura de cumparare de la acelasi partener ALPHA se va genera nota contabila 628* = = 401 *conturile sunt exemplificative Ciel Simplu Pagina 83

90 FAQ Ce este acela un sablon de partener? Sablonul de partener este o lista, o tabela sau un cumul de conturi din care programul va sti sa isi extraga contul de tert in functie de documentul inregistrat. Acest sablon este asociat oricarui partener definit in baza de date. Exceptie de la aceasta regula o face partenerul intern definit la crearea unei baze de date noi. Conturile asociate acestui sablon sunt urmatoarele: Pentru gama Simplu utilizatorul nu are acces direct la acest sablon. Pentu informatii referitoare la adaugarea unui partener nou accesati Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date Pentru informatii despre filtrarea datelor accesati nomenclatoare Modalitati de filtrare a informatiilor in Ciel Simplu Pagina 84

91 Informatiile din fisa de partener General Cod reprezinta codul unic de identificare in baza de date pentru partenerul introdus. In acest camp se pot introduce 25 caractere alfanumerice. Nu pot fi doi parteneri cu acelasi cod definiti in aceeasi baza de date. Campul este completat de program incepand cu valoarea Puteti schimba acest cod cu orice alt cod doriti dumneavoastra. Acest camp este obligatoriu de completat. Observatie!! La crearea unei baze de date noi se va crea implicit un partener in nomenclatorul de parteneri avand la cod INTERN si la denumire numele societatii create. Acest partener va fi folosit pe documentele Aviz de expeditie si Aviz de la furnizor pentru transferul intre punctele de lucru. Acest partener nu se poate sterge din baza de date. Ciel Simplu Pagina 85

92 Denumire Blocat - CIF - Activ - o sa apara pe documente si in rapoarte. In acest camp se pot introduce 100 caractere alfanumerice. Campul este obligatoriu de completat cu cel putin un caracter. Acest camp se poate completa/actualiza in functie de codul fiscal daca se opteaza pentru sincronizarea cu site-ul ministerului de finante. Denumirea partenerului nu este unica, putand exista doi parteneri cu aceeasi denumire. aceasta optiune este implicit nebifata. Daca se bifeaza, atunci acest partener nu va mai putea fi selectat in documente. reprezinta codul de identificare fiscala a partenerului. Programul in functie de setarile din meniul Configurare / Parametrizare / Parametri generali poate verifica corectitudinea si/sau unicitatea acestui cod. Daca utilizati programul pe un calculator conectat la internet atunci puteti opta pentru o sincronizare cu site-ul ministerului de finante. Pentru a realiza acest lucru este suficient sa scrieti un cod fiscal valid si sa apasati pe iconita din celula. Pentru detalii cititi Sincronizarea cu site-ul Ministerului de finante aceasta optiune daca este bifata inseamna ca partenerul are activitate comerciala. La selectarea unui partener inactiv programul va genera un mesaj de atentionare. In urma sincronizarii datelor cu site-ul Ministerului de Finante progamul va bifa sau nu optiunea in fisa de partener. Nr. Reg. Com. - reprezinta numarul de inregistrare la Registrul Comertului, al partenerului introdus. Campul este optional, se poate actualiza daca se opteaza pentru sincronizarea cu site-ul Ministerului de Finante. Informatii adresa Categorie - Rezidenta - Tara - reprezinta o modalitate de grupare a partenerilor. Acest camp este de tip lista. Daca aveti deja editate categoriile de parteneri in meniul Nomenclatoare / Categorii parteneri atunci puteti selecta una din aceste categorii. Daca doriti sa introduceti in baza de date o noua categorie, este suficient sa scrieti numele in acest camp si programul va salva informatia in tabela Categorii parteneri. Acest camp nu este obligatoriu de completat. reprezinta zona din care provine partenerul (Romania, Uniunea Europeana sau din afara Uniunii Europene) reprezinta tara de origine a partenerului. Campul este de tip lista, se populeaza de catre utilizator pe masura introducerii informatiilor in baza de date. Asta inseamna ca, daca tara de provenienta nu exista in baza, aceasta se va salva. La urmatorul partener introdus aceasta tara va apare in lista de tari ce pot fi selectate. Ciel Simplu Pagina 86

93 Judet - Localitate - Adresa - reprezinta judetul in care partenerul are sediul social declarat. Modalitatea de adaugare a informatiilor in baza de date este similara cu cea de la campul Tara repezinta localitatea in care partenerul are sediul social declarat. Modalitatea de adaugare a informatiilor in baza de date este similara cu cea de la campul Tara reprezinta adresa sediului social al partenerului. Aceasta informatie va apare si pe documentele inregistrate Informatii bancare Banca - IBAN - reprezinta banca partenerului. Camp text, nu este obligatoriu de completat. reprezinta numarul contului banca al partenerului. Nu este obligatoriu de completat, dar daca va fi completat se va verifica corectitudinea contului. In acest camp se pot introduce 24 caractere alfanumerice. Informatii financiare Discount - valoarea completata in acest camp reprezinta valoarea discountului acordata pentru orice produs vandut acestui partener indiferent de cantitate. Valoarea maxim selectata este 100. Valoarea se va completa pe documentul de vanzare dar va fi doar o propunere. Aceasta valoare poate fi modificata oricand fie pe document fie in fisa de partener. Daca modificati valoarea discountului pe document aceasta nu se va actualiza si in fisa de partener. Acest camp nu este obligatoriu de completat. Termen de plata reprezinta numarul de zile calendaristice in functie de care se va calcula data scadenta a unui document. Ca si la discount data scadenta calculata poate fi modificata de utilizatori. Acest camp nu este obligatoriu de completat. Persoane de contact Agent - Delegat - CNP - este persoana care reprezinta societatea in relatia cu partenerul. Campul este de tip lista. La introducerea unui agent nou se va crea o fisa pentru acesta. Acest camp nu este obligatoriu de completat. este persoana care reprezinta partenerul in relatia cu societatea. Acest camp nu este obligatoriu de completat. reprezinta codul numeric personal al delegatului. Acest camp nu este obligatoriu de completat. Ciel Simplu Pagina 87

94 Serie si nr. act reprezinta seria si numarul actului de identitate al delegatului. Eliberat de Transport - reprezinta entitatea care a eliberat actul de identitate al delegatului. reprezinta tipul mijlocului de transport al delegatului. Nr. transport - reprezinta numarul mijlocului de transport al delegatului. Observatii - camp text. In acest camp se pot introduce 1000 caractere alfanumerice. Pentru informatii despre butoanele functionale accesati Butoane functionale in nomenclatoare Articole Informatii generale Articolele sunt elementele tranzactionate de societate. Acestea vor apare in liniile documentelor inregistrate in program. Articolele definite in program pot fi de tip stocabil, in acest caz trebuie sa aveti definite si depozite unde sa le stocati sau pot fi de tip servicii. In cazul articolelor de tip servicii nu se va tine cont de stoc. Observatii!! Nu toate informatiile din fisa unui articol sunt obligatorii de completat Codul unui articol poate contine caractere alfanumerice sau caractere speciale ($, %, #, & etc) Fiecarui articol de tip stocabil i se va asocia obligatoriu un sablon de articol. Articolelor de tip serviciu nu li se pot asocia sabloane de articol dar trebuie sa se specifice conturi de venituri si cheltuieli cu serviciile. Observatie!! Pentru usurinta in utilizare la un articol de tip stocabil programul va asocia un sablon de articol de tip marfa si pentru un articol de tip serviciu va asocia conturile 704 pentru venituri din servicii si contul 628 pentru cheltuieli cu serviciile Pentru mai multe informatii privind sabloanele de articol accesati Sabloane articol Ciel Simplu Pagina 88

95 Pentru informatii referitoare la adaugarea unui articol nou accesati Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date Pentru informatii despre filtrarea informatiilor accesati nomenclatoare Modalitati de filtrare a informatiilor in Informatiile din fisa de articol General Cod - Denumire - reprezinta codul unic de identificare a articolului in baza de date, deci nu puteti introduce doua articole cu acelasi cod. In acest camp se pot introduce 50 caractere alfanumerice precum si caractere speciale (:,*, -, etc) si este obligatoriu de completat. Primul articol definit in baza de date va avea implicit codul Acesta poate fi modificat in orice moment pana la utilizarea articolului in documente sau asocierea cu alte nomenclatoare. va fi afisata in toate documentele si rapoartele din program. In acest camp puteti introduce 100 caractere alfanumerice inclusiv caractere speciale (@,!, #, $, etc) si este obligatoriu de completat. Ciel Simplu Pagina 89

96 Cod bare - Blocat - reprezinta codul de bare al articolului. In acest camp se introduce sirul de caractere, afisat sub codul de bare tiparit pe ambalajul articolului. Acest cod este unic, se pot introduce 50 caractere numerice, nu este obligatoriu de completat. acesta este un camp bifabil. Daca bifa este pusa, atunci acest articol nu va mai putea fi selectabil in documente. Logistica Categorie - Tip articol - reprezinta familia de produse din care face parte acest articol. Acest camp este de tip lista. Daca aveti deja editate categoriile de articole in meniul Nomenclatoare / Categorii articole atunci puteti selecta una din aceste categorii. Daca doriti sa introduceti in baza de date o noua categorie, este suficient sa scrieti numele in acest camp si programul va salva informatia in tabela Categorii articole. Acest camp nu este obligatoriu de completat. acest camp este obligatoriu de completat. La crearea unui articol nou programul va pune implicit tipul Stocabil. Dumneavoastra puteti sa alegeti din lista alt tip de articol pana la folosirea acestuia in documente sau in asocierea cu alte nomenclatoare. In acest program se pot defini trei tipuri de articole: Stocabile pentru articolele de acest tip programul va tine cont de stocul cantitativ la tranzactionarea lor (documente de intrare sau documente de iesire). Pentru aceste tipuri de articole este obligatoriu sa se specifice depozitul in care se vor stoca sau din care se vor consuma/vinde. Produse finite articolele de acest tip sunt similare articolelor de tip stocabil. In plus fata de articolele stocabile, pentru articolele de tip produs finit se poate defini o reteta. In documentul Nota de predare-primire pot fi selectate doar articole de tip produs finit. Servicii pentru acest tip programul nu va tine cont de stocul cantitativ. Articolele de tip servicii nu vor putea fi selectate in documente ca: NIR, Aviz de expeditie, Bon de consum... etc. UM - Stoc minim - reprezinta unitatea de masura a articolului. Acest camp este de tip lista si este completat implicit cu valoarea Buc (bucati). Daca doriti sa introduceti un articol cu o unitate de masura care nu a fost definita in baza de date in prealabil, este suficient sa scrieti in acest camp noua unitate si programul o va salva in baza de date. reprezinta nivelul minim al stocului stabilit din punct de vedere managerial. Acest camp nu este obligatoriu de completat, valoarea nu poate fi editata pentru articole de tip Servicii. Aceasta valoare este setabila pentru fiecare articol in parte. In meniul Configurari / Parametri societate / Setari stocuri puteti opta ca programul sa va Ciel Simplu Pagina 90

97 avertizeze atunci cand un articol a atins valoarea minima a stocului sau a scazut sub aceasta valoare precum si afisarea unei liste la intrarea in program cu articolele care au atins valoarea stocului minim. Observatii - camp text, puteti introduce 250 caractere. Statistici Ultimul pret de cumparare acest pret se va actualiza implicit in functie de data ultimei facturi de cumparare inregistrata in program. Gestiune Pret general de vanzare fara TVA acest pret va fi propus ca pret de vanzare pe documentele de iesire. Pretul poate fi modificat de utilizator in functie de drepturile de acces. Pret general de vanzare cu TVA acest pret va fi propus ca pret de vanzare cu TVA inclus pe documente in care se selecteaza depozite de tip en-detail. Optiuni TVA - Cota de TVA - selectarea acestei optiuni influenteaza direct rapoartele Jurnal de vanzare si Jurnal de cumparare. Optiunea este setabila pentru fiecare articol in parte. Aceasta valoare va fi propusa pe documente. reprezinta procentul de TVA ce va fi calculat la inregistrarea documentelor, acolo unde va fi cazul. Cota de TVA este setabila pe fiecare articol in parte. Valoarea cotei de TVA va fi propusa pe documente. Adaos comercial - este o valoare procentuala si reprezinta diferenta dintre pretul de vanzare si pretul de cumparare. Valoarea aceasta este calculata automat. Contabilitate Sablon articol - Pentru un articol de tip stocabil programul va completa implicit sablonul de marfuri. Pentru articole de tip Produse finite programul va completa sablonul de produse finite. Pentru servicii nu se poate completa un sablon de articol. Pentru mai multe informatii despre sablonul de articol cititi Sabloane articol Cont venit servicii - Acest camp se poate completa doar daca la Tip articol este selectata optiunea Serviciu. Programul completeaza implicit valoarea 704. Utilizatorul are posibilitatea sa aleaga un alt cont din clasa 7, din planul de conturi sau sa creeze un cont analitic. Ciel Simplu Pagina 91

98 - apasarea acestui buton are ca efect deschiderea urmatoarei forme: Cu ajutorul butonului Preturi de vanzare aflat pe forma centralizata de vizualizare a unei fise de articol, aveti posibilitatea sa setati preturile de vanzare pentru fiecare depozit in parte. Daca pentru unul dintre depozitele definite de utilizator in program nu se definesc preturi de vanzare in aceasta fereastra, atunci la intocmirea unei facturi de vanzare pretul de vanzare propus va fi pretul de vanzare general din fisa de articol. Observatii!! Coloana Pret vanzare fara TVA se poate completa doar daca depozitul selectat este de tip engross. Coloana Pret de vanzare cu TVA inclus se poate completa doar daca depozitul selectat in linie este de tip en-detail. Pentru informatii despre butoanele functionale accesati Butoane functionale in nomenclatoare Depozite Informatii generale Depozitele sunt entitati folosite in cazul tranzactionarii articolelor de tip stocabil si de tip produs finit. Ciel Simplu Pagina 92

99 Observatii!! Depozitele pot fi: de tip en-gross evidenta stocului se tine la pret de achizitie de tip en-detail evidenta se tine la pret de vanzare. Descarcarea stocului se face prin casa de marcat conectata la program (imprimanta fiscala) de tip global-valoric evidenta valorica a stocului. Intr-un depozit nu puteti evidentia articole de tip servicii Pentru informatii referitoare la adaugarea unui depozit nou in baza de date accesati Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date Informatii din fisa unui depozit General Ciel Simplu Pagina 93

100 Cod - Denumire - Tip depozit - reprezinta codul unic de identificare a depozitelor in baza de date, deci nu pot fi definite doua depozite cu acelasi cod. In acest camp puteti introduce 50 caractere alfanumerice. Codul unui depozit puteti sa il modificati in orice moment pana la folosirea acestuia in documente sau in asocierea cu alte nomenclatoare. Acest camp este obligatoriu de completat. Programul va pune implicit valoarea la crearea primului depozit. va fi afisata pe rapoarte si in grilele de introducere date. In acest camp se pot introduce 100 caractere alfanumerice. Acest camp este obligatoriu de completat. este un camp obligatoriu de completat si se poate opta pentru una din valorile: - Depozite de tip en-gross sau cu ridicata in aceste depozite, evidenta stocului se tine la pret de achizitie in functie de metoda de descarcare aleasa in parametrizarea societatii. Puteti opta pentru acest tip de depozit daca activitatea firmei Dvs are ca activitate vanzari catre terti parteneri persoane juridice. In aceste depozite iesirea din stoc se face de regula cu factura fiscala. - Depozite de tip en-detail sau cu amanuntul in aceste depozite evidenta stocului se tine la pret de vanzare cu TVA inclus. Puteti opta pentru acest tip de depozit daca activitatea fimei Dvs are ca activitate vanzarea prin magazine catre persoane fizice si folositi casa de marcat conectata la programul de gestiune. In aceste depozite iesirea din stoc se face de regula cu bon fiscal. - Depozite de tip global valoric in aceste depozite nu se tine cont decat de valoarea marfii la pret de vanzare cu TVA inclus. Puteti opta pentru un astfel de depozit daca activitatea firmei are ca activitate vanzarea prin magazine la care nu doriti sa tineti o evidenta cantitativ valorica a stocului. Descarcarea acestui depozit este strict valorica si se face pe baza introducerii Z-ului la sfarsitul zilei prin intermediul documentului Incasare zilnica Manager depozit - Adresa - camp text, informatie optionala Camp text, infomatie optionala Evidenta global valorica daca se bifeaza aceasta optiune inseamna ca pe depozitul curent, evidenta se va face doar pentru valoarea marfii la pret de vanzare fara a se tine cont de stocul cantitativ. Contabilitate Sablon articol vanzare - acest camp este obligatoriu de completat in cazul depozitelor de tip en-detail. Aceasta optiune ajuta la vanzarea prin intermediul casei de marcat. Cont articol - acest camp se activeaza in cazul bifarii optiunii Evidenta global valorica. Cont adaos comercial - acest camp se activeaza in cazul bifarii optiunii Evidenta global valorica. Cont TVA neexigibil - acest camp se activeaza in cazul bifarii optiunii Evidenta global valorica. Ciel Simplu Pagina 94

101 Cont cheltuiala - Cont venit - acest camp se activeaza in cazul bifarii optiunii Evidenta global valorica. acest camp se activeaza in cazul bifarii optiunii Evidenta global valorica. Pentru informatii despre butoanele functionale accesati Butoane functionale in nomenclatoare Agenti Informatii generale Agentii sunt entitatile care reprezinta societatea in relatia cu partenerii. Observatii!! Nu toate informatiile din fisa unui agent sunt obligatorii de completat Un agent poate fi selectat in documentele de iesire: Factura vanzare, Proforma, Comanda... etc Pentru informatii referitoare la adaugarea unui agent nou in baza de date, accesati Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date Pentru detalii despre filtrarea informatiilor, accesati nomenclatoare Modalitati de filtrare a informatiilor in Informatii din fisa unui agent Ciel Simplu Pagina 95

102 General Cod - Nume - Prenume - reprezinta codul unic de identificare al unui agent in baza de date. In acest camp puteti introduce 20 caractere alfanumerice. Puteti sa schimbati codul unui agent in orice moment pana la utilizarea acestuia intr-un document sau in asociere cu alte nomenclatoare camp text, puteti introduce 100 caractere alfanumerice. Acest camp este obligatoriu de completat camp text, puteti introduce 100 caractere alfanumerice. Acest camp este obligatoriu de completat Date personale CNP - camp numeric, se pot introduce 13 caractere. Informatia este optionala. Serie si Numar - reprezinta seria si numarul actului de identitate. Informatiile sunt optionale Eliberat de - reprezinta entitatea care a eliberat actul de identitate. Informatie optionala Date de contact Ciel Simplu Pagina 96

103 Telefon - - camp text, puteti introduce 15 caractere alfanumerice. Informatie optionala camp text, trebuie sa fie de forma xxxxxx@yyy.zz. Informatie optionala Transport - reprezinta mijlocul de transport a agentului. Camp text, se pot introduce 15 caractere alfanumerice. Informatia este optionala Nr. transport - reprezinta numarul de inmatriculare al mijlocului de transport. Camp text, se pot completa 15 caractere alfanumerice. Informatia este optionala. Pentru informatii despre butoanele functionale accesati Butoane functionale in nomenclatoare Devize Informatii generale Devizele reprezinta monezile in care se pot inregistra documentele. Implicit la crearea unei baze de date sunt definite trei devize: Leu, Euro si US Dolar. Pentru informatii referitoare la adaugarea unei devize noi accesati Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date Pentru informatii despre filtrarea informatiilor accesati nomenclatoare Modalitati de filtrare a informatiilor in Informatii din nomenclatorul devize Ciel Simplu Pagina 97

104 Cod - reprezinta codul unic de identificare al unei devize. In acest camp se pot introduce 5 caractere alfanumerice. Codul unei monede se poate modifica pana la utilizarea acesteia in documente sau in asociere cu alte nomenclatoare. Campul este obligatoriu de completat. Denumire - Descriere - reprezinta numele devizei. In acest camp se pot introduce 50 caractere alfanumerice. Este obligatoriu de completat. camp text, 50 caractere alfanumerice. Moneda locala acesta este un camp bifabil si unic, nu pot fi bifate mai multe monede in acelasi timp. La crearea unei baze de date noi, moneda Leu este bifata ca moneda locala si nu poate fi modificata de utilizator. Moneda locala va fi selectata implicit la deschiderea unui document. Pentru informatii despre butoanele functionale accesati Butoane functionale in nomenclatoare Plan de conturi Informatii generale Planul de conturi este util pentru selectarea conturilor contabile implicite cat si a listelor de conturi necesare generarii notelor contabile aferente documentelor si a descarcarilor de gestiune. La crearea unei baze de date noi planul de conturi va fi populat conform OMFP 3055 / 2009 Pentru informatii referitoare la adaugarea unui cont nou, in planul de conturi accesati Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date Pentru informatii despre filtrarea informatiilor, accesati nomenclatoare Modalitati de filtrare a informatiilor in Informatii din planul de conturi Ciel Simplu Pagina 98

105 Simbol cont - Nume cont Tip cont - Utilizabil - reprezinta contul contabil ce va fi utilizat in notele contabile. Este unic si obligatoriu de completat. In acest camp se pot introduce 30 caractere alfanumerice. Simbolul contului odata introdus nu se mai poate modifica. Daca respectivul cont nu a fost folosit in documente sau in asociere cu alte nomenclatoare se poate sterge. in acest camp se pot introduce 100 caractere alfanumerice. se poate alege una din optiunile: Activ, Pasiv, Bifunctional acesta este un camp bifabil. Daca un cont nu este selectat ca fiind utilizabil acesta nu va putea fi selectat in lista de conturi implicite sau in cadrul unei note contabile. Pentru informatii despre butoanele functionale accesati Butoane functionale in nomenclatoare Casa Informatii generale In cadrul ferestrei care apare la apelarea acestei optiuni aveti posibilitatea sa adaugati sau sa modificati informatii despre casele utilizate in societatea curenta. Ciel Simplu Pagina 99

106 Observatii!! Nu pot fi doua case cu aceeasi denumire, acelasi cont si aceeasi moneda Daca o casa este blocata, aceasta nu va mai putea fi selectata in documente Este recomandat sa folositi analitice la conturile de casa (in lei sau valuta) Pentru informatii referitoare la adaugarea unui cont nou in planul de conturi accesati Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date Pentru informatii despre filtrarea datelor accesati nomenclatoare Modalitati de filtrare a informatiilor in Pentru informatii despre butoanele functionale accesati Butoane functionale in nomenclatoare Banca Informatii generale In cadrul ferestrei care apare la apelarea acestei optiuni aveti posibilitatea sa adaugati sau sa modificati informatii despre bancile utilizate in societatea curenta. Observatii!! Nu pot fi doua banci cu aceeasi sucursala si IBAN definite in societatea curenta; Daca un cont la o banca este blocat nu mai poate fi selectat in documente; Se poate selecta doar un cont ca fiind implicit. Contul implicit se va afisa pe toate documentele (acolo unde este cazul) listate din program. (Ex: factura de vanzare, aviz de expeditie); Este recomandat sa folositi analitice pentru conturile de banca (in lei sau valuta); Ciel Simplu Pagina 100

107 Pentru informatii referitoare la adaugarea unui cont nou in planul de conturi accesati Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date Pentru informatii despre filtrarea datelor accesati Modalitati de filtrare a informatiilor in nomenclatoare Pentru informatii despre butoanele functionale accesati Butoane functionale in nomenclatoare Categorii articole Aveti posibilitatea de a imparti articolele in functie de o anumita caracteristica. (Ex: Electrice, Electrocasnice, etc). Pe versiunea standard a programului nu puteti folosi decat un nivel de categorie. Unui articol nu ii puteti atribui decat o singura categorie. Atribuirea unei categorii se poate face in nomenclatorul de articole, atat in lista de articole cat si in forma centralizata a unui articol. Definirea unei categorii noi se poate face in Nomenclatorul Categorii articol Nomenclatorul Articole se scrie direct in campul Categorie articol si programul va memora informatia in lista. Pentru informatii despre butoanele functionale accesati Butoane functionale in nomenclatoare Categorii parteneri Aveti posibilitatea de a imparti partenerii in functie de o anumita caracteristica. (Ex: Persoana fizice, Persoane juridice, etc). Pe versiunea standard a programului nu puteti folosi decat un nivel de categorie. Unui partener nu ii puteti atribui decat o singura categorie. Atribuirea unei categorii se poate face in nomenclatorul de parteneri, atat in lista de parteneri cat si in forma centralizata a unui partener. Definirea unei categorii noi se poate face in Nomenclatorul Categorii parteneri; Nomenclatorul Parteneri se scrie direct in campul Categorie partener si programul va memora informatia in lista. Ciel Simplu Pagina 101

108 Pentru informatii despre butoanele functionale accesati Butoane functionale in nomenclatoare Sabloane articol Sablonul de articol este o lista, o tabela sau un cumul de conturi din care programul va sti sa isi extraga de la caz la caz contul contabil de marfa, venit sau cheltuiala in functie de documentul inregistrat. La introducerea unui articol nou aveti posibilitatea sa alegeti unul din sabloanele predefinite sau sa va creati dumneavoastra noi sabloane de articole. Conturile asociate sabloanelor de articole predefinite sunt urmatoarele: Aveti libertatea de a accesa fiecare sablon de articol din cele predefinite si sa modificati conturile existente Unitati de masura Fiecarui articol definit in baza de date, indiferent de tip, i se poate asocia o unitate de masura care va fi afisata atat pe rapoarte cat si pe documentele printate. Unui articol nu i se poate asocia decat o singura unitate de masura. Unitatile de masura de pot defini in Nomenclatorul Unitati de masura; Nomenclatorul Articole se scrie direct in campul Unitate de masura si programul va memora informatia in lista. Ciel Simplu Pagina 102

109 Pentru informatii despre butoanele functionale accesati Butoane functionale in nomenclatoare Tichete In acest nomenclator se introduc tichetele de masa sau cadou pe care societatea le accepta ca instrument de plata. Acest nomenclator va fi folosit in cadrul interfetei cu casa de marcat la incasarile cu tichete. Suma incasata cu tichete va fi calculata automat in functie de valoarea nominala introdusa in aceasta tabela Locatii Meniul permite accestul la tebelele utilizate pentru stocarea informatiilor din adresele partenerilor: Tari Judete Localitati Tari Ciel Simplu Pagina 103

110 Nomenclatorul de tari poate fi completat direct din fisa de partener. Daca noul partener introdus este dintr-o tara noua, este suficient sa tiparti in campul Tara numele acesteia. Daca tara nu exista in nomenclatorul de tari se va propune adaugarea in lista. Observatie!! Aceasta fereastra este utila pentru a face corectii ulterioare adaugarii noii tari in lista in cazul in care numele acesteia a fost introdus gresit. Judete In aceasta fereastra sunt predefinite judetele din Romania si cele 6 sectoare ale municipiului Bucuresti. In situatia in care aveti un partener din alta tara si doriti sa completati la adresa si informatii cum ar fi regiunea sau districtul, puteti folosi campul Judet. Localitati Nomenclatorul de orase poate fi completat direct din fisa de partener. Daca noul partener introdus este dintr-un oras nou, este suficient sa tiparti in campul Localitate numele acesteia. Daca localitatea nu exista in nomenclatorul de localitati se va propune adaugarea in lista. Observatie!! Aceasta fereastra este utila pentru a face corectii ulterioare adaugarii noii localitati in lista in cazul in care numele acesteia a fost introdus gresit. 4.2 DOCUMENTE - Documente de intrare - Documente de iesire - Documente interne - Documente de trezorerie Documente de intrare - Factura de cumparare Ciel Simplu Pagina 104

111 - Aviz de la furnizor - Nota de intrare-receptie Factura de cumparare Factura de cumparare inregistreaza partenerul cu o creanta la societate si genereaza nota contabila. Observatii!! Factura de cumparare fara NIR nu afecteaza stocul. Pentru facturile de cumparare care contin si articole de tip stocabil trebuie inregistrat si NIR. La o factura de cumparare se pot genera unul sau mai multe NIR-uri pe depozite diferite. La selectarea acestei optiuni programul va deschide o fereastra continand toate facturile de cumparare inregistrate. Pentru informatii despre butoanele functionale accesati Butoane functionale pe documente Inregistrarea unei facturi de cumparare Pentru a inregistra o factura de cumparare apasati butonul Ciel Simplu Pagina 105

112 Pentru detalii despre butoanele din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din documente Observatie!! O factura de cumparare se poate inregistra pe baza documentului Aviz de la furnizor. In acest caz pe factura de cumparare nu se mai pot adauga decat articole de tip serviciu si nu se va mai inregistra NIR. Pentru informatii privind completarea datelor din antetul documentului cititi Informatii antet document Pentru informatii privind completarea datelor in liniile documentului cititi Informatii linii document Pentru informatii privind completarea datelor in subsolul documentului cititi Informatii subsol document Pentru informatii privind modul de sortare a datelor in liniile documentului cititi Modalitati de filtrare a informatiilor. Pentru informatii privind notele contabile cititi Note contabile Nota de intrare receptie si constatare diferente (NIR) Ciel Simplu Pagina 106

113 Acest document se intocmeste pentru incarcarea stocului in gestiuni. Pentru un document se pot intocmi unul, doua sau mai multe NIR-uri. Pe un NIR valoarea stocului poate fi crescuta prin repartizarea de costuri aditionale. Observatii!! Articolele de tip serviciu nu vor fi preluate pe NIR ca articole distincte; Costul serviciilor din factura de cumparare se poate repartiza in costul marfii prin apasarea butonului Repartizare costuri; La selectarea acestei optiuni programul deschide o fereastra care contine toate receptiile de stocuri inregistrate anterior. Inregistrarea receptiei unui document Pentru a genera un NIR apasati butonul furnizor. de pe documentele Factura de cumparare sau Aviz Atentie!! NIR-urile nu se pot edita direct. Aceste documente se pot edita doar din documentele Factura de cumparare si Aviz de la furnizor In receptia marfii se gasesc 6 sectiuni: Ciel Simplu Pagina 107

114 Antet Status document Numar factura Numar aviz Partener Mijloc de transport - pe acest document nu puteti modifica statusul. Acesta va fi intotdeauna acelasi cu documentul de care este legat NIR-ul. (Ex: daca statusul unei facturi este valid atunci statusul NIR-ului este valid. Daca utilizatorul modifica statusul facturii in temporar atunci se va modifica implicit si statusul NIR-ului in temporar.) se completeaza de program; se completeaza de program; se preia din documentul de baza; camp text, se completeaza de utilizator; Nr factura de transport se preia numarul facturii de transport selectata in fereastra Repartizare costuri Linii document de baza In aceasta sectiune se vor prelua din documentul de baza toate liniile documentului mai putin liniile care contin articole de tip serviciu. Atentie!! Daca documentul de baza (factura) este introdus in valuta in Receptia marfii se vor prelua echivalentul sumelor in RON Cod articol - Denumire articol - camp de tip lista populat cu datele completate in Nomenclatoare / Articole. Daca se doreste introducerea unui articol nou in baza de date dintr-un document este suficient sa introduceti un cod nou si, daca acel cod nu exista in baza de date, programul va propune crearea unei fise noi de articol. camp de tip lista populat cu datele completate in Nomenclatoare / Articole. Daca se doreste introducerea unui articol nou in baza de date dintr-un Ciel Simplu Pagina 108

115 document este suficient sa introduceti o denumire noua si, daca acea denumire nu exista in baza de date, programul va propune crearea unei fise noi de articol. Cantitatea - valoarea se preia din documentul de baza Cantitatea receptionata pe masura receptionarii marfii acest camp se va completa de catre program. Deferenta - UM - Pret RON - Transport RON - Alte taxe - reprezinta cantitatea ramasa de receptionat. Se calculeaza ca diferenta dintre Cantitate si Cantitate receptionata. unitatea de masura a articolului receptionat pretul unitar preluat din documentul de baza aceasta coloana se completeaza apasand butonul Repartizare costuri, alegand in campul Cost optiunea Transport aceasta coloana se completeaza apasand butonul Repartizare costuri, alegand in campul Cost optiunea Alte taxe sau editand direct in celula. Valoare fara TVA RON este calculata de program. Formula de calcul este Cantitate x (Pret + Transport + Alte taxe). TVA RON - Total RON - Valoarea TVA aferente valorii fara TVA RON este calculat de program ca suma intre Valoarea fara TVA RON + TVA RON Adaugarea document nou (NIR) La un document (Factura de cumparare sau Aviz de la furnizor) se pot intocmi unul, doua sau mai multe NIR-uri. Exemplu!! Daca marfa achizitionata intra in trei gestiuni atunci va trebui sa faceti pentru fiecare gestiune cate un NIR. Exista si posibilitatea ca intrarea sa se faca intr-o singura gestiune si ulterior sa se faca transfer de marfa catre fiecare gestiune in parte. Pentru a adauga un NIR nou apasati butonul + Detalii linii Ciel Simplu Pagina 109

116 Utilizatorul are posibilitatea de a prelua pentru un depozit partial cantitatea dintr-o linie sau doar anumite linii din document. Informatiile care se pot completa in liniile unui NIR depind de tipul de depozit selectat. Pentru depozitele de tip en-gross se pot completa urmatoarele informatii Pentru depozitele de tip en-detail pe langa informatiile completate pentru depozitul de tip en-gross mai trebuiesc completate si urmatoarele informatii: Comisia de receptie Persoanele selectate in aceasta lista se completeaza in meniul Configurari / Parametrizare / Semnaturi rapoarte Nota de intrare receptie Totaluri document Spre deosebire de totalul documentului de baza valoarea neta include transportul si alte taxe. Aviz de la furnizor Ciel Simplu Pagina 110

117 Acest document se intocmeste pentru marfa care soseste de la furnizor doar cu aviz de expeditie fara a avea si factura de cumparare atasata. In aceasta situatie receptia marfii se face in baza avizului urmand ca inregistrarea facturii sa se faca in baza avizului de expeditie dat de furnizor fara a mai face o receptie. Inregistrarea avizului de la furnizor se face similar cu Factura de cumparare. Observatie!! Pe un aviz de la furnizor nu se pot inregistra articole de tip servicii. Pentru a inregistra transferul de la alte puncte de lucru utilizati partenerul avand codul INTERN. Inregistrarea unui aviz de la furnizor Pentru a inregistra o factura de cumparare apasati butonul Pentru detalii despre butoanele din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din documente Pentru informatii privind completarea datelor din antetul documentului cititi Informatii antet document Pentru informatii privind completarea datelor in liniile documentului cititi Informatii linii document Pentru informatii privind completarea datelor in subsolul documentului cititi Informatii subsol document Pentru informatii privind modul de sortare a datelor in liniile documentului cititi Modalitati de filtrare a informatiilor. Ciel Simplu Pagina 111

118 Pentru informatii privind notele contabile cititi Note contabile Documente de iesire - Factura de vanzare - Aviz de expeditie - Proforma - Comanda de vanzare - Bon fiscal - Casa de marcat Factura de vanzare La selectarea acestei optiuni se deschide o fereastra care contine toate facturile de vanzare inregistrate anterior. Pentru detalii privind butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale documente. Inregistrarea unei facturi de vanzare Observatii!! Factura de vanzare se poate face direct sau in baza altui document: Aviz de expeditie, Comanda vanzare, Proforma Nu se pot selecta articole de tip stocabil intr-o factura daca nu este selectat un depozit in antetul documentului; Pe depozitele de tip en-detail nu este permisa facturarea pe stoc negativ chiar daca in parametrarea societatii este bifata optiunea de facturare pe stoc negativ. Ciel Simplu Pagina 112

119 Pentru detalii despre butoanele din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din documente Pentru informatii privind completarea datelor din antetul documentului cititi Informatii antet document Pentru informatii privind completarea datelor in liniile documentului cititi Informatii linii document Pentru informatii privind subsolul unui document cititi Informatii subsol document Pentru informatii privind modul de sortare a datelor in liniile documentului cititi Modalitati de filtrare a informatiilor. Pentru informatii privind notele contabile cititi Note contabile Pentru informatii privind preluarea documentelor cititi Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document Ciel Simplu Pagina 113

120 Incasarea unei facturi Daca incasarea facturii se face in numerar, la salvarea documentului, selectati din bara de actiuni posibile optiunea Incasare cu chitanta Se va deschide fereastra de incasare prin chitanta cu toate datele precompletate. Daca doriti sa incasati mai putin decat contravaloarea facturii modificati suma de pe coloana incasare cu valoarea dorita. Observatii!! Factura fiscala poate fi incasata prin operatiuni de casa (cash) sau prin operatiuni bancare (OP sau efecte de incasare) Daca doriti sa efectuati o incasare in cash, selectati documentul dorit in lista de facturi si apasati butonul Incasare cu chitanta Ciel Simplu Pagina 114

121 Daca doriti sa efectuati incasarea prin operatiuni bancare accesati meniul Documente / Trezorerie si utilizati optiunile Borderou Incasari/Plati Daca primiti de la clienti CEC-uri sau Bilete la Ordin efectuati inregistrarea lor prin meniul Trezorerie / Efecte de Incasat-Platit Aviz de expeditie Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand avizele de expeditie introduse anterior. Acest document se intocmeste pentru marfa livrata fara factura de vanzare. In aceasta situatie marfa se va scadea din stoc si se va genera nota contabila aferenta descarcarii de gestiune. Factura fiscala se va intocmi in baza avizului de expeditie. Modalitatea de inregistrare a avizului de expeditie este similara cu Factura de vanzare. Observatii!! Pe un aviz de expeditie nu se pot inregistra articole de tip servicii. Pentru a inregistra un aviz de expeditie nefacturabil transferuri intre puncte de lucru folositi partenerul avand codul INTERN Inregistrarea unui aviz de expeditie Observatii!! Avizul de expeditie se poate face direct sau in baza altui document: Comanda vanzare sau Proforma Nu se pot selecta articole de tip servicii; Ciel Simplu Pagina 115

122 Pentru detalii despre butoanele din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din documente Pentru informatii privind completarea datelor din antetul documentului cititi Informatii antet document Pentru informatii privind completarea datelor in liniile documentului cititi Informatii linii document Pentru informatii privind subsolul unui document cititi Informatii subsol document Pentru informatii privind modul de sortare a datelor in liniile documentului cititi Modalitati de filtrare a informatiilor. Pentru informatii privind notele contabile cititi Note contabile Pentru informatii privind preluarea documentelor cititi Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document Ciel Simplu Pagina 116

123 Proforma Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand facturile proforme introduse anterior. Factura proforma reprezinta documentul contabil justificativ pentru inregistrarea incasarilor pana la emiterea facturii fiscale si eliberarea marfurilor. Observatie!! Acest document nu genereaza nota contabila, nu afecteaza stocul si nu inregistreaza partenerul cu datorie. Modalitatea de inregistrare a proformei este similara cu Factura de vanzare. Inregistrarea unei facturi proforma Observatie!! Factura proforma se poate face direct sau in baza unei Comenzi Pentru detalii despre butoanele din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din documente Pentru informatii privind completarea datelor din antetul documentului cititi Informatii antet document Ciel Simplu Pagina 117

124 Pentru informatii privind completarea datelor in liniile documentului cititi Informatii linii document Pentru informatii privind subsolul unui document cititi Informatii subsol document Pentru informatii privind modul de sortare a datelor in liniile documentului cititi Modalitati de filtrare a informatiilor. Pentru informatii privind notele contabile cititi Note contabile Pentru informatii privind preluarea documentelor cititi Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document Comanda de vanzare Selectarea acestei optiuni are ca efect afisarea listei continand comenzile de vanzare introduse anterior. Acest document se inregistreaza la primirea unei comenzi ferme de cumparare din partea unui client. Comanda de vanzare nu genereaza nota contabila, nu afecteaza stocul si nu inregistreaza partenerul cu datorie. Modalitatea de inregistrare a comenzii de vanzare este similara cu Factura de vanzare. Ciel Simplu Pagina 118

125 Bonuri fiscale Selectarea acestei optiuni are ca efect afisarea listei continand bonurile fiscale introduse prin Casa de marcat. Bonurile fiscale se intocmesc la vanzarea catre persoane fizice folosind casa de marcat. Bonul fiscal validat scade stocul si genereaza nota contabila. In baza Bonului fiscal se poate genera o factura de vanzare. Atentie!! Nu puteti adauga sau modifica un bon fiscal din aceasta fereastra. Casa de marcat Programul Ciel Simplu poate transmite informatile catre o casa de marcat daca aceasta este setata sa lucreze in regim de Imprimanta Fiscala. Pentru a accesa in program interfata pentru lucrul cu casa de marcat intrati in meniul Documente / Iesiri / Casa de marcat sau apasati butonul. La accesarea acestor optiuni se va deschide urmatoarea fereastra: Ciel Simplu Pagina 119

126 In aceasta fereastra puteti alege unul din depozitele definite in meniul Nomenclatoare / Depozite. Selectati gestiunea care va intereseaza si apasati butonul Alege. Se va deschide urmaotarea fereastra: Modul de utilizare a interfetei cu casa de marcat Adaugarea articolelor In aceasta intergata se pot folosi: Monitor touch-screen Emulator de tastatura cititorul de coduri de bara atasat la unitatea calculatorului Mouse Tastatura In campul Cod de bare completati codul de bare a produsului pe care doriti sa il vindeti. Observatie!! Nu este obligatoriu ca toate articolele definite in baza de date sa aiba cod de bare Recomandarea Ciel Romania este sa utilizati un emulator de tastatura cititorul de coduri de bare atasat la unitate. In cazul utilizarii emulatorului de tastatura, setati dispozitivul sa execute ENTER dupa fiecare scanare. Ciel Simplu Pagina 120

127 Pentru a adauga un articol scanati codul de bare de pe eticheta produsului sau apasati pe lupa. Daca nu pe monitor (daca utilizati un touch- utilizati un emulator de tastatura atunci puteti apasa butonul screen) sau dand click cu mouse-ul. In aceasta situatie se va deschide urmaotarea lista de articole Selectia se face apasand sau dand click cu mouse-ul pe articolul dorit si apoi butomul Enter sau tasta enter de la tastatura. Observatie!! Este obligatoriu ca articolele care apar in aceasta lista sa aiba preturi de vanzare cu TVA declarat; In lista apar atat articole stocabile cat si servicii; Ciel Simplu Pagina 121

128 Pe masura ce se vor adauga articole, informatiile vor fi afisate in lista: Campul Cantitate este completat implicit cu valoarea 1. Daca doriti sa vindeti doua sau mai multe unitati dintr-un produs, inainte de a scana sau selecta un produs apasati butonul X CANTITATEA, modificati cantitatea dorita utilizand tastatura numerica afisata pe ecran si apoi apasati butonul ENTER. Incasarea Observatie!! Dupa ce ati adaugat articolele in lista nu puteti valida bonul fiscal daca valoarea ramasa de incasat este mai mare ca zero. Incasarea unui Bon fiscal se poate face prin trei moduri: - Incasare tichete Pentru a efectua o incasare cu tichete (de masa, cadou, etc.) apasati butonul. Pentru a selecta un tichet apasati pe lupa si selectati tipul de tichet dorit, apoi apasati butonul ENTER. Ciel Simplu Pagina 122

129 Obsevatie!! In prealabil trebuie sa definiti tichetele acceptate de societatea Dvs in meniu Nomenclatoare / Tichete. Atentie!! Daca valoarea incasata prin tichete este mai mare decat valoarea bonului fiscal programul nu va calcula rest de plata. - Incasare numerar Pentru a efectua o incasare in numerar apasati butonul introduceti de la tastatura numerica de pe monitor suma dorita.. In partea stanga sus a ferestrei Observatie!! Daca inanitea incasarii in numerar se face o incasare prin tichete atunci suma incasata in numerar se va adauga la suma incasata prin tichete. In cazul in care suma incasata prin tichete plus suma incasata numerar este mai mare decat valoarea bonului programul va calcula rest de plata. Pentru suma in numerar incasata. In cazul in care incasarea unui bon se face prin tichete si numerar atunci valorile afisate pe ecran vor fi urmatarele: Ciel Simplu Pagina 123

130 - Incasare prin card Pentru a efectua o incasare prin intermediul unui card bancar apasati butonul In partea stanga sus a ferestrei se va completa suma ramasa de incasat. Observatie!! Incasare card este ultima operatie de incasare care se efectueaza pe un bon. Intotdeauna in urma unei incasari prin card suma ramasa de incasat si restul de plata vor fi zero. Butoane functionale: ANULARE BON - anuleaza toate operatiile efectuate pe un bon. Se vor sterge toate incasarile efectuate si toate articolele introduse pe bon. ANULARE ARTICOL - sterge articolul selectat din lista ANULARE INCASARE - sterge toate incasarile efectuate pe un bon; Ciel Simplu Pagina 124

131 X CANTIATEA permite modificarea campului cantitate pentru numarul de articole vandute si pentru numarul de tichete incasate. VALIDARE - salveaza bonul in baza de date si permite inregisrtarea unui nou bon Documente interne Bon de consum Transfer intre depozite Nota de predare primire Inventar Proces verbal de constatare diferente Proces verbal de modificare pret Preluare stocuri initiale Bon de consum Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand bonurile de consum introduse anterior. Observatii!! Bonul de consum se intocmeste pentru articolele consumate in cadrul societatii. Aceste documente afecteaza stocul si genereaza nota contabila. Pentru detalii privind butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale documente. Pentru detalii privind introducerea unui Bon de consum cititi Inregistrarea bonului de consum. Ciel Simplu Pagina 125

132 Inregistrarea bonului de consum Pentru a inregistra un Bon de consum accesati meniul Documente / Interne / Bon de consum. Pasii care trebuiesc urmati pentru a inregistra in sistem un Bon de consum sunt urmatorii: Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti introduce datele bonului de consum; Completati depozitul din care doriti sa descarcati produsele stocabile. Nu puteti selecta depozite de tip global-valoric Observatie!! Puteti vizualiza stocul in depozitul selectat apasand butonul din dreptul campului Depozit Ciel Simplu Pagina 126

133 Exemplu!! Nu puteti adauga articole de tip serviciu Pentru a adauga linii in document apasati butonul +. In liniile documentului unele informatii sunt editabile altele nu le puteti modifica. ATENTIE!! La inregistrarea documentului nu puteti edita pret de iesire. Pretul de descarcare se va calcula in functie de metoda de descarcare a gestiunii si de tipul depozitului din care se descarca marfa. Pentru a vizualiza preturile de descarcare listati sau redeschideti documentul. Ciel Simplu Pagina 127

134 Exemplu!! Componenta comisiei care receptioneaza marfa se poate introduce in tabul Comisia din partea de jos a ferestrei. Pentru detalii despre butoanele din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din documente Pentru informatii privind completarea datelor din antetul documentului cititi Informatii antet document Pentru informatii privind completarea datelor in liniile documentului cititi Informatii linii document Pentru informatii privind subsolul unui document cititi Informatii subsol document Pentru informatii privind modul de sortare a datelor in liniile documentului cititi Modalitati de filtrare a informatiilor. Pentru informatii privind notele contabile cititi Note contabile Ciel Simplu Pagina 128

135 Exemple calcul pret descarcare pentru bonul de consum Daca metoda de descarcare de gestiune selectata este FIFO atunci preturile de descarcare vor fi afisate in functie de intrarile in stoc. Pentru mai multe informatii cititi Setari stocuri Daca metoda de descarcare de gestiune selectata este CMP atunci pretul de descarcare afisat va fi calculat ca medie ponderata a preturilor de achizitie pentru stocul existent al articolului selectat. Pentru mai multe informatii cititi Setari stocuri Ciel Simplu Pagina 129

136 Daca gestiunea selectata este de tip en-detail atunci descarcarea de gestiune se va face la pret de vanzare cu TVA inclus. Ciel Simplu Pagina 130

137 Transfer intre depozite Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand notele de transfer introduse anterior. Prin intermediul acestui document se realizeaza transferul unui articol dintr-un depozit de tip en-gross in alt depozit de tip en-gross. Tot prin intermediul acestui document se poate transfera o cantitate aferenta unui articol de pe un sablon articol in alt sablon articol. Acest document afecteaza atat depozitul sursa cat si depozitul destinatie descarcand si respectiv, incarcand stocul. Acest document genereaza nota contabila. Exemplu!! Prin documentul Transfer intre depozite puteti transforma/transfera pentru un cod de articol cantitatea din stoc de materii prime in stoc de marfa. Mod de lucru: Daca doriti sa transferati marfa in urmatoarele situatii: - Depozit en-gross depozit en-detail (depozit - magazin) - Depozit en-detail depozit en-detail (magazin magazin) - Depozit en-detail deozit en-gross (magazin depozit) Puteti folosi documentele Aviz de expeditie si Aviz de la furnizor pentru care folositi ca partener entitatea avand codul INTERN din nomenclatorul de parteneri. Pentru detalii privind butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale documente. Pentru detalii privind introducerea unei Note de transfer cititi Inregistrarea notei de transfer Inregistrarea notei de transfer Ciel Simplu Pagina 131

138 Pentru a inregistra un transfer intre depozite accesati meniul Documente / Interne / Transfer intre depozite. Pasii care trebuiesc urmati pentru a inregistra in sistem un transfer intre depozite sunt urmatorii: Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti introduce datele notei de transfer; Completati depozitul sursa si depozitul destinatie. Daca nu sunt deja introduse in sistem puteti introduce denumirea depozitului in campul aferent si programul va propune crearea unui depozit nou; Observatie!! Puteti vizualiza stocul in depozitul selectat apasand butonul din dreptul campului Depozit Ciel Simplu Pagina 132

139 Exemplu!! Puteti vizualiza stocurile atat pentru Depozitul sursa cat si pentru Depozitul destinatie Pentru a adauga linii in document apasati butonul +. In liniile documentului unele informatii sunt editabile altele nu le puteti modifica. Componenta comisiei care receptioneaza marfa se poate introduce in tabul Comisia din partea de jos a ferestrei. Observatii!! Acest document se intocmeste doar pentru transferul articolelor dintr-un depozit de tip en-gross in alt depozit de tip en-gross. Prin acest document puteti transfera cantitati in cadrul aceluiasi depozit modificand sablonul de articol. Exemplu!! Puteti folosi aceasta optiune pentru a transforma materia prima in marfa Ciel Simplu Pagina 133

140 Pentru transferul din/in alte tipuri de depozite va sugeram sa folositi avizele de expeditie de la documentele de intrare si iesire utilizand partenerul cu codul INTERN; Valoarea de transfer (la pretul de cost) se poate vizualiza dupa salvarea documentului. ATENTIE!! La inregistrarea documentului nu puteti edita pret de transfer. Transferul se va realiza la pretul de descarcare a gestiunii. Pentru a vizualiza preturile de descarcare listati sau redeschideti documentul. Exemplu!! Pentru detalii despre butoanele din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din documente Pentru informatii privind completarea datelor din antetul documentului cititi Informatii antet document Pentru informatii privind completarea datelor in liniile documentului cititi Informatii linii document Ciel Simplu Pagina 134

141 Pentru informatii privind subsolul unui document cititi Informatii subsol document Pentru informatii privind modul de sortare a datelor in liniile documentului cititi Modalitati de filtrare a informatiilor. Pentru informatii privind notele contabile cititi Note contabile Nota de predare-primire Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand notele de predare-primire introduse anterior. Observatii!! Acest document se intocmeste in situatia unui proces de fabricatie. In liniile unei note de predare-primire se pot selecta doar articole de tip produs finit. Preturile completate pentru articolele selectate in acest document vor fi introduse de utilizatori in urma unor calcule de cost prealabile. Pretul completat pe acest document va sta la baza descarcarii de gestiune la iesirea din stoc a produselor selectate. Validarea acestui document are efect asupra stocului si va genera nota contabila. Pentu detalii despre butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din lista de documente Pentru detalii privind introducerea unei Note de predare-primire cititi Inregistrare nota de predareprimire Ciel Simplu Pagina 135

142 Inregistrare nota de predare-primire Pentru a inregistra o nota de predare-primire apasati butonul Adauga Pentru detalii despre butoanele din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din documente Pentru informatii privind completarea datelor din antetul documentului cititi Informatii antet document Pentru informatii privind completarea datelor in liniile documentului cititi Informatii linii document Pentru informatii privind subsolul unui document cititi Informatii subsol document Pentru informatii privind modul de sortare a datelor in liniile documentului cititi Modalitati de filtrare a informatiilor. Pentru informatii privind notele contabile cititi Note contabile Inventar Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand inventarele introduse anterior. Acest document se intocmeste pentru inventarierea stocului existent. Nu are o influenta directa asupra gestiunii cantitativ-valorice decat daca in baza lui se intocmeste Proces verbal constatare diferente. Documentul Inventar nu genereaza nota contabila. Ciel Simplu Pagina 136

143 Observatie!! Daca un inventar are bifata coloana Stoc initial inseamna ca acel document a fost introdus pentru preluarea stocului initial aferent depozitul afisat. Daca in baza inventarului s-a intocmit Proces verbal de constatare diferente, numarul acestuia este afisat in lista pe coloana aferenta. Pentru detalii privind butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale documente. Pentru detalii privind introducerea unui inventar cititi Inregistrarea inventarului Inregistrarea inventarului Ciel Simplu Pagina 137

144 Pentru detalii despre butoanele din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din documente Pentru informatii privind completarea datelor din antetul documentului cititi Informatii antet document Pentru informatii privind completarea datelor in liniile documentului cititi Informatii linii document Pentru informatii privind subsolul unui document cititi Informatii subsol document Pentru informatii privind modul de sortare a datelor in liniile documentului cititi Modalitati de filtrare a informatiilor. Observatii!! Inventarul se inregistreaza separat pentru fiecare depozit. Dupa selectarea depozitului la apasarea butonului Generare lista articole se vor adauga in grid cate o linie pentru fiecare articol existent in depozitul selectat. Daca doriti adaugarea de noi linii folositi butonul +. Atentie!! Daca stocul faptic este mai mic decat stocul scriptic atunci pretul de achizitie va fi calculat in functie de metoda de descarcare de gestiune selectata in configurarea societatii. Daca stocul faptic este mai mare decat stocul scriptic atunci pretul de achizitie afisat va fi ultimul pret de achizitie pentru articolul selectat. Acest pret poate fi modificat de catre utilizator. Daca nu exista o achizitie anterioara pretul afisat va fi zero. Observatie!! Pentru ca diferentele in plus sau in minus sa fie inregistrate in program, atunci pe baza inventarului curent trebuie inregistrat documentul Proces verbal constatare diferente. Atentie!! Nu se poate face inventariere pentru articole de tip servicii. Ciel Simplu Pagina 138

145 Proces-verbal constatare diferente Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea unei liste cu procesele verbale constatare diferente inregistrate anterior. Pentru detalii privind butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale documente. Acest document se intocmeste pentru inregistrarea in baza de date a diferentelor in plus sau in minus rezultate in urma procesului de inventariere. Observatii!! Nu se poate inregistra un proces verbal de constatare diferente decat in baza unui document de Inventar. La generarea procesului verbal constatare diferente vor fi preluate dint-un document de inventar doar acele linii pentru care se gasesc diferente in plus sau in minus. Pentru a genera procesul verbal apasati butonul listei cu documentele de inventar inregistrate. aflat pe documentul Inventar sau in antetul Ciel Simplu Pagina 139

146 Pentru detalii despre butoanele din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din documente Pentru informatii privind completarea datelor din antetul documentului cititi Informatii antet document Pentru informatii privind completarea datelor in liniile documentului cititi Informatii linii document Pentru informatii privind subsolul unui document cititi Informatii subsol document Pentru informatii privind modul de sortare a datelor in liniile documentului cititi Modalitati de filtrare a informatiilor. Pentru informatii privind notele contabile cititi Note contabile Proces verbal modificare pret Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea unei liste cu procesele verbale de modificare preturi inregistrate anterior. Observatie!! Acest document se poate inregistra numai pentru depozite tip en-detail (magazine). Prin intermediul acestui document puteti creste sau diminua pretul de vanzare pentru produsele la raft (pret cu TVA inclus). Ciel Simplu Pagina 140

147 Inregistrarea unui proces verbal modificare pret Observatie!! Cu ajutorul butonului puteti mari pe toate liniile documentului sau micsora pe toate liniile documentului pretul nou de vanzare cu un anumit procent. La adaugarea liniilor in document se va deschide o fereastra in care se pot selecta articolele pentru care se doreste modificarea pretului de vanzare. Ciel Simplu Pagina 141

148 In fereastra de mai sus se pot selecta unul sau mai multe articole. Daca la un articol exista intrari in depozitul selectat pe mai multe sabloane atunci in document se vor adauga cate o linie pentru fiecare sablon de articol. La stergerea unei linii se vor sterge toate liniile care au acelasi cod de articol. Pentru detalii despre butoanele din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din documente Pentru informatii privind completarea datelor din antetul documentului cititi Informatii antet document Pentru informatii privind completarea datelor in liniile documentului cititi Informatii linii document Pentru informatii privind subsolul unui document cititi Informatii subsol document Pentru informatii privind modul de sortare a datelor in liniile documentului cititi Modalitati de filtrare a informatiilor. Ciel Simplu Pagina 142

149 Stocuri initale La apelarea acestei optiuni de deschide o fereastra ce contine toate documentele de stoc initial introduse anterior. Acest document se introduce pentru preluarea stocurilor initiale la inceperea lucrului in program. Observatie!! Nu puteti introduce decat un singur document de stoc initial pentru un depozit; Nu puteti introduce un document de stoc initial daca aveti inregistrate documente cu data anterioara; Dupa inregistrarea unui document de preluare stocuri initiale pentru o gestiune nu mai puteti introduce documente cu data anterioara; Pentru detalii privind butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din lista documente. Pentru detalii privind introducerea unui inventar cititi Inregistrarea inventarului Inregistrarea unui document de preluare stocuri initiale La apasarea butonului Adauga se va deschide o lista cu toate depozitele pentru care nu s-au introdus stocurile initiale. Ciel Simplu Pagina 143

150 Observatii!! Depozitele pentru care s-a inregistrat un document de preluare de stoc vor disparea din aceasta lista. Pentru a selecta un depozit dati dublu click pe linia dorita sau apasati butonul In meniul Nomenclatoare/Depozite aveti posibilitatea de a defini 3 tipuri de gestiuni: Tip En-gross evidenta cantitativ-valorica la pret de achizitie Tip En-detail evidenta cantitativ-valorica la pret de vanzare cu TVA inclus prin intermediu casei de marcat conectata la program Tip Global-valorica evidenta valorica cu descarcare de gestiune in functie de coeficientul K Observatie!! Pentru a incarca lista cu toate articolele de tip stoc si produs finit definite in nomenclatoare apasati butonul Generare lista articole Aveti posibilitatea de a sterge din liniile generate sau sa adaugati linii noi Ciel Simplu Pagina 144

151 Preluare stocuri initiale pentru gestiune de tip en-gross In aceasta situatie, indiferent de metoda de descarcare de gestiune, uitilizatorul va introduce o singura linie pentru fiecare cod si sablon de articol continand cantitatea si pretul mediu. Preluare stocuri initiale pentru depozite de tip en-detail In aceasta situatie trebuie declarat pretul de vanzare la raft. Programul va calcula valoarea adaosului comercial in functie de pretul de achizitie valoarea de achizitie in functie de valoarea adaosului comercial declarat. Preluare valoare stocuri initial In aceasta situatie se va face o preluare valorica a stocurile existente in magazin Pentru detalii despre butoanele din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din documente Pentru informatii privind completarea datelor din antetul documentului cititi Informatii antet document Pentru informatii privind completarea datelor in liniile documentului cititi Informatii linii document Pentru informatii privind subsolul unui document cititi Informatii subsol document Pentru informatii privind modul de sortare a datelor in liniile documentului cititi Modalitati de filtrare a informatiilor Documente de trezorerie - Efecte de incasat-platit - Incasare zilnica - Borderou incasari/plati - Chitanta Ciel Simplu Pagina 145

152 Efecte de incasat-platit Efectele de incasat sau efectele de platit sunt reprezentate de CEC-uri, Bilete la Ordin sau alte documente care le puteti defini in meniul Configurari / Parametrizare / Trezorerie. Aceste documente se inregistreaza de regula pentru stingerea soldului unui document. La selectarea acestei optiuni se deschide o fereastra continand toate efectele inregistrate anterior. Pentru detalii privind butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale documente Pentru a inregistra un efect apasati butonul Adauga Inregistrare efect Tip document trezorerie in acest camp aveti posibilitatea de a selecta ce efect urmeaza sa inregistrati. Informatiile din lista de optiuni se pot configura in meniul Configurari / Parametrizare / Trezorerie. Ciel Simplu Pagina 146

153 Tip tranzactie - in acest camp puteti selecta tipul tranzactiei care doriti sa o inregistrati: incasare sau plata. Exemplu: Daca doriti sa inregistrati incasarea unui CEC de la un client la tip tranzactie selectati Incasare Cont trezorerie Banca - Cont contabil - Partener - CIF - in acest camp puteti alege unul din conturile definite in parametrizarea societatii, in functie de efectul si tranzactia selectata. in program gasiti preconfigurate principalele banci din Romania. Daca doriti sa adaugati o banca noua editati in acest camp denumirea. puteti selecta unul din conturile asociate bancii selectate. Daca nu aveti cont definit pentru aceasta banca il puteti adauga din aceasta fereastra. se poate selecta un partener din lista de parteneri sau se poate adauga un partener nou in acest camp se va completa automat codul fiscal din fisa partenerului selectat. In sectiunea Linii document Document incasat/platit - Cont - Incasari/Plati - in functie de tipul tranzactiei in aceasta coloana se poate selecta o factura de vazare sau o factura de cumparare. Campul nu este obligatoriu de completat. In lista de documente se gasesc facturile introduce anterior. daca este selectat un document de incasat/platit atunci in acest camp se va completa automat contul de partener din documentul selectat. Daca nu este selectat un document atunci se va putea alege un cont din sablonul de partener. campul se completeaza cu valoarea documentului selectat. Daca nu se selecteaza un document in campul Document incasat/platit atunci utilizatorul va putea introduce orice valoare mai mare ca zero. Observatie!! Inregistrarea unui efect in baza unei facturi are ca efect stingerea/diminuarea soldului facturii respective cu valoarea efectului inregistrat. Ciel Simplu Pagina 147

154 Exemplu!! Se inregistreaza o factura de vanzare in valoare totala de 95,48 lei. Se inregistreaza un efect de plata (CEC) pentru o incasare partiala a facturii in valoare de 20 lei Se observa ca soldul facturii a fost diminuat cu valoarea efectului inregistrat: Incasare zilnica Acest document se introduce numai pentru depozitele de tip en-detail global-valorice si are rol de a inregistra Z-urile caselor de marcat si de a efectua descarcarea de gestiune valorica. La selectarea acestei optiuni programul va deschide o fereastra continand toate incasarile inregistrate anterior. Ciel Simplu Pagina 148

155 Pentru detalii privind butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale documente Observatie!! La inregistrarea NIR-ului intr-un depozit de tip en-detail global-valoric se va declara cota de TVA la vanzare precum si valoarea marfii la pret de vanzare. Incasarea zilnica se introduce pe cote de TVA. La introducerea unei incasari se va efectua si descarcarea de gestiune valorica in functie de coeficientul K. Nu puteti incasa pe o cota de TVA o suma mai mare decat cea decalarata in NIR-uri. Inregistrare incasare zilnica (Z) Pentru a introduce Z-ul casei de marcat trebuie selectata gestiunea (magazinul) pentru care se introduce incasarea precum si contul de trezorerie prin care se face incasarea. Incasarile pot fi de doua feluri: - Incasari din vanzari produse stocabile Ciel Simplu Pagina 149

156 - Incasari din vanzari servicii In cazul Incasarilor din vanzari produse stocabile programul va face o verificare a valorii stocului in functie de cota de TVA. La salvarea documentului se va efectua o descarcare de gestiune valorica in functie de coeficientul K respectand formula: Unde TSC = Total sold creditor TSD = Total sold debitor In cazul Incasarilor din vanzari servicii nu se va efectua o verificare a valorii stocului si nici o descarcare de gestiune. Borderou incasari/plati Acest document inregistreaza orice tranzactie prin casa sau banca, incasari sau plati. Cu acest document aveti posibilitatea de a incasa sau plati o factura, sa stingeti un efect de plata sau pur si simplu sa inregistrati o tranzactie bancara sau cash direct fara nici o legatura cu un alt document. La selectarea acestei optiuni programul va deschide o fereastra continand toate tranzactiile bancare sau cash inregistrate anterior. Pentru a inregistra un document nou apasati butonul Adauga Pentru detalii privind butoanele din antetul listei cititi Butoane functionale din lista documente Ciel Simplu Pagina 150

157 Inregistrarea Borderoului In primul rand la intrarea in fereastra trebuie sa alegeti tipul tranzactiei care doriti sa o inregistrati: introducerea unui extras de cont sau a unor inregistrari prin casa. Exemplu!! Daca selectati Extras cont atunci veti putea selecta banca si contul pentru care se introduce extrasul. Daca selectati Registru casa atunci veti putea selecta casa si contul de casa pentru care introduceti inregistrarile. Ciel Simplu Pagina 151

158 Observatie!! Daca nu aveti definite in nomenclatoare conturi de casa sau banca puteti face acest lucru direct din fereastra de introducere a borderoului. Informatii din sectiunea Linii document Numar document incasare/plata - in acest camp se introduce numarul documentului cu care se efectueaza incasarea sau plata. Acest camp este obligatoriu de completat. Exemplu: Daca platiti o factura de cumparare prin casa (in numerar) in acest camp introduceti numarul chitantei primite de la furnizor. Partener - daca tranzactia inregistrata are un partener (Ex: plata unui furnizor), in acest camp selectati din lista furnizorul dorit. Acest camp nu este obligatoriu de introdus. Observatie!! Daca nu selectati un partener atunci campurile Tip document si Nr document nu se pot completa. In acest fel puteti inregistra tranzactii gen: depunere numerar in banca, comisioane bancare, etc Ciel Simplu Pagina 152

159 Tip document - Numar document de incasat/platit - Cont - contine o lista cu documentele care se pot incasa sau plati. In functie de documentul selectat suma introdusa se va completa in coloane Incasare sau Plata in functie de partenerul si de tipul de document selectat in acest camp se va putea selecta o factura de vanzare sau cumparare introdusa anterior. in acest camp se poate selecta un cont din planul de conturi. Daca ati selectat un document ce urmeaza a fi incasat sau platit atunci in campul Cont va fi completat automat contul de partener din documentul selectat. Exemple!! Situatia 1 Campurile Tip document si Numar document sunt completate: In aceasta situatie campul Cont este completat si nu se poate modifica Situatia 2 Campurile Tip document si Numar document nu sunt completate: In aceasta situatie in campul Cont se poate selecta un cont din planul de conturi. Observatie!! Conform Situatiei 2 se poate inregistra un bon de combustibil. Ciel Simplu Pagina 153

160 Incasari / Plati - in aceste campuri se introduc sumele aferente incasarilor sau platilor efectuate. Daca sunt completate campurile Partener, Tip document, Numar document de incasat/platit, campurile Incasat sau platit se vor completa automat cu valoarea soldului documentului selectat. Valoarea poate fi modificata. Observatii!! In Borderoul de incasari si plati se pot selecta atat documente cu solduri pozitive cat si documente cu solduri negative (facturi de storno) Selectand in Borderoul de incasari/plati si documentele de storno reglati soldul partenerului. Optiune TVA, Cota TVA, Valoare TVA, Valoare fara TVA Aceste campuri devin active doar daca Tip document si Nr. document incasat/platit raman necompletate. Observatii!! Daca se completeaza campurile Optiune TVA si Cota TVA atunci se vor completa de catre program campurile Valoare TVA si Valoare fara TVA Nota contabila generata pentru incasarea sau plata inregistrata cu Optiuni si Cota de TVA va contine si o linie de TVA. Exemplu!! Inregistrarea unui bon de combustibil de la furnizorul ALPHA. Inregistrarea va fi urmatoarea: Nota contabila generata pe baza acestei inregistrari va fi urmatoarea: Pentru informatii privind butonul Preluare document cititi Preluarea in documente de trezorerie Ciel Simplu Pagina 154

161 Chitanta Acest document inregistreaza strict incasarile in numerar pe baza unor facturi fiscale sau a unor facturi proforma. De asemenea incasarea cu chitanta se poate face direct de la un partener fara un document de baza. La selectarea acestei optiuni programul va deschide o fereastra continand toate tranzactiile bancare sau cash inregistrate anterior. Pentru a inregistra un document nou apasati butonul Adauga Pentru detalii privind butoanele din antetul listei cititi Butoane functionale din lista documente Inregistrare chitanta Pentru a inregistra incasarea unei facturi fiscale sau a unei facturi proforma aveti trei posibilitati: a. In lista de documente (chitante) din meniul Documente / Trezorerie / Chitanta apasati butonul adauga b. In lista de documente (Facturi vanzare sau Proforme) selectati documentul dorit si apasati butonul c. La salvarea unei facturi din bara de actiuni posibile alegeti optiunea Incasare cu chitanta Ciel Simplu Pagina 155

162 Oricare din cele trei optiuni alegeti se va deschide urmatoarea fereastra: Daca se opteaza pentru variantele b si c atunci fereastra va fi prepopulata cu datele din factura fiscala sau factura proforma. Pentru detalii privind butonul Preluare document cititi Preluare in documente de trezorerie 4.3 PRELUCRARI Descarcare de gestiune Descarcare de gestiune Prin intermediul acestei optiuni aveti posibilitatea de a genera atinci cand e cazul descrcarile de gestiune pentru fiecare depozit in parte si de a inchide si securiza anumite perioade de timp. Ciel Simplu Pagina 156

163 Observatii!! Perioadele de timp nu sunt fixe. Puteti inchide perioade care contin de la minim o zi pana la un an calendaristic; Datele dintr-o perioada inchisa nu se mai pot modifica, chiar daca utilizatorul are asociat un profil care ii permite stergerea, devalidarea sau modificarea documentelor introduse; Perioadele inchise se pot redeschide, in functie de drepturile de utilizare; Nu puteti inchide o perioada daca aveti documente in lucru (temporare) sau stocuri negative. Mod de lucru: In fereastra Management stoc gasiti doua sectiuni: - Perioade aici inchideti, redeschideti sau vizualizati perioadele de timp care au fost inchise. Operatiile pe care le efectuati in aceasta sectiune sunt globale pentru toate depozitele definite in sistem. - Depozite operatiile pe care le puteti efectua in aceasta sectiune afecteaza doar depozitul selectat. In fiecare din cele doua sectiuni se poate face o inchidere sau o deschidere. Butonul Inchidere din sectiunea Perioade semnifica faptul ca se va genera o descarcare de gesitune si o inchidere pentru toate gestiunile odata. Ciel Simplu Pagina 157

164 Butonul Inchidere din sectiunea Depozite semnifica generarea descarcarii de gestiune si a inchiderii doar pentru depozitul selectat. Observatie!! Nu puteti redeschide o perioada de timp daca exista perioade ulterioare celei inchise. In aceasta situatie redeschideti invers cronologic perioadele de timp inchise pana la perioada curenta. Butonul Descarca tot din sectiunea Depozite permite generarea notelor contabile de descarcare de gestiune pentru toate documentele nedescarcate pana la sfarsitul perioadei selectate. Acest buton este util in cazul in care in parametrarea societatii se opteaza pentru o descrcare periodica a valorii gestiunii. In acesta situatie gestiunea cantitativ-valorica va fi adusa la zi fara a se inchide perioada. Butonul Sterge descarcare permite utilizatorului sa stearga notele contabile aferente descarcarilor de gestiune pentru intreaga perioada pentru depozitul selectat. Pentru a inchide o perioada de timp apasati butonul Adauga din sectiunea Perioade. In fereastra care apare puteti sa introduceti data pana la care se poate inchide perioada dorita. Inchiderea unei perioade presupune inghetarea datelor de la data ultimei inchideri pana la data aleasa. 4.4 RAPOARTE Stoc articole o Metoda FIFO o Metoda LIFO o Metoda CMP Balanta stocuri Fisa de magazie Fisa de articol Facturi nesoldate Efecte de incasat-platit Avize nefacturate Depasiri scadente Totaluri documente Raport de gestiune zilnic Fisa de partener Ciel Simplu Pagina 158

165 Filtrare date Pentru a vizualiza si a printa rapoarte din acest program accesati meniul Rapoarte si selectati raportul dorit. Orice raport contine o fereastra de filtrare a datelor inainte de vizualizarea lor: In aceasta fereastra puteti filtra informatiile in functie de articole, depozite, sabloane si categorii. Pasii pantru a filtra informatiile intr-un raport sunt urmatorii: Selectati criteriul in partea stanga a ferestrei si la tip filtrare bifati optiunea Partial. Se va activa butonul ; Apasati butonul Filtreaza. Se va deschide o fereastra in care puteti selecta liniile care va intereseaza; Ciel Simplu Pagina 159

166 Dupa filtrarea acestor informatii puteti opta pentru un alt criteriu de selectie fara a pierde criteriul anterior; Observatii!! Daca aveti o lista cu un numar mare de articole si doriti sa filtrati informatiile in functie de anumite coduri de articole puteti face o cautare repetitiva in baza de date si la fiecare rezultat sa bifati articolele care va intereseaza fara a pierde filtrele anterioare. Exemplu!! Pasul 1: Cautam in baza de date articolele care contin grupul de litere DAMA Pasul 2: Selectam articolele care ne intereseaza Pasul 3: Stergem filtrul initial si introducem unul nou: cautare articole care contin cuvantul BARBATI Ciel Simplu Pagina 160

167 Pasul 4: Stergem filtrul. Observam ca au ramas selectate cele doua articole din filtrele anterioare. Exportul datelor in format Excel Rapoartele Stoc articole si Balanta stocuri permit afisarea datelor intr-un grid de unde se pot face exporturi in format excel Butonul afiseaza raportul pentru tiparire Butonul exporta datele in format excel Ciel Simplu Pagina 161

168 Optiuni de printare Dupa filtrarea informatiilor aveti posibilitatea sa vizualizati informatiile pe ecran inainte de printarea lor pe hartie apasand butonul. Se va afisa formatul de tiparire a raportului. Observatie!! In aceasta forma nu puteti sa modificati datele. Informatiile din raport se pot modifica doar in inregistrari Butoane functionale Exemplu: permite cautarea informatiilor in raport. La apasarea butonului se va deschide o fereastra in care puteti introduce o cheie de cautare: Ciel Simplu Pagina 162

169 Rezultatul va fi marcat pe raport: Observatie!! In situatia de mai sus printarea informatiilor pe hartie nu va fi influentata de marcarile informatiilor din raport. permite selectarea unei imprimante locale sau a unei imprimante de reatea in vedera printarii raportului. La apasarea acestui buton se va deschide urmatoarea fereastra: Ciel Simplu Pagina 163

170 apasarea acestui buton trimite raportul direct catre imprimanta setata implicit. permite setari asupra modului de afisare si printare a raportului. La apasarea acestui buton se va deschide urmatoarea fereastra: permite modificarea scalei de afisare a raportului. La apasarea butonului se va deschide urmatoarea fereastra. Ciel Simplu Pagina 164

171 permita repozitionarea raportului pe verticala sau orizontala tinand apasat butonul stanga al mousului. Pentru a parasi acest mod de vizualizare mai apasat odata butonul. permite modificarea rezolutiei de afisare a raportului printr-un singur click. Rezolutiile afisate vor fi de 50% si de 100%. Pentru a parasi acest mod de vizualizare mai apasat odata butonul. permite modificarea rezolutiei de afisare a raportului la orice scara doriti dumneavoastra. Rezolutia minima de afisare este de 10% iar cea maxima este de 500%. permite navigarea de la o pagina la alta in cazul afisarii raportului pe mai multe pagini. permite afisarea simultana a mai multor pagini pe ecran permite modificarea culorii de fundal a raportului. permite inserarea in fundalul paginii a unui text sau a unei imagini peste sau dedesuptul datelor din raport. La apasarea butonului se va deschide urmatoarea fereastra: Ciel Simplu Pagina 165

172 Exemplu!! Dorim sa atragem atentia asupra confidentialitatii datelor din raport In ferastra introducem urmatoarele informatii: Rezultatul tiparirii raportului va fi urmatorul: Ciel Simplu Pagina 166

173 permite exportul raportului in diverse formate: Ciel Simplu Pagina 167

174 permite trimiterea catre aplicatia de utilizata a raportului in unul din formatele de mai sus. inchiderea raportului Stoc articole Metoda FIFO Acest raport va afisa stocul disponibil pentru articolele de tip stocabil sau produs finit. Parametrii de filtrare ai raportului sunt: Data de referinta data pana la care sunt afisate datele Ordonarea alfabetica in functie de denumirea articolelor daca nu se bifeaza aceasta optiune informatiile vor fi sortate in functie de codul de articol; Filtrarea informatiilor in functie de: Articole Depozite Sabloane de articol Categorii de articol Observatii!! Raportul se poate tipari pentru o anumita data de referinta. Data poate fi data sistemului (ziua curenta) sau o data anterioara; Articolele care au fost tranzactionate dar la data tiparirii raportului nu au stoc nu vor fi afisate in raport; Documentele cu data ulterioara datei de referinta selectate pe raport nu vor fi luate in considerare in prelucrarea datelor pentru raport. Raportul de stocuri obtinut prin metoda de descarcare FIFO va afisa urmatoarele informatii: Cantitatea disponibila din fiecare intrare in parte Ciel Simplu Pagina 168

175 Pretul unitar aferent fiecarei intrari in stoc (cazul depozitelor de tip en-gross) Pretul de vanzare unitar (in cazul depozitelor de tip en-detail) Valoarea stocului aferenta fiecarei intrari in parte Data intrarii in stoc pentru fiecare cantitate. Total cantitativ-valoric pentru fiecare articol in parte Total valoric pentru fiecare sablon de articol Total valoric pentru fiecare depozit Total valoare stoc pentru toate depozitele Exemplu de afisare Pentru detalii privind sortarea datelor cititi Filtrare date Pentru detalii privind optiunile de printare cititi Optiuni de printare Metoda CMP (Cost Mediu Ponderat) Acest articol va afisa stocul disponibil pentru articolele de tip stocabil sau produs finit. Parametrii de filtrare ai raportului sunt: Data de referinta data pana la care sunt afisate datele Ciel Simplu Pagina 169

176 Ordonarea alfabetica in functie de denumirea articolelor daca nu se bifeaza aceasta optiune informatiile vor fi sortate in functie de codul de articol; Filtrarea informatiilor in functie de: Articole Depozite Sabloane de articol Categorii de articol Observatii!! Raportul se poate tipari pentru o anumita data de referinta. Data poate fi data sistemului (ziua curenta) sau o data anterioara; Articolele care au fost tranzactionate dar la data tiparirii raportului nu au stoc nu vor fi afisate in raport; Documentele cu data ulterioara datei de referinta selectate pe raport nu vor fi luate in considerare in prelucrarea datelor pentru raport. Raportul de stocuri obtinut prin metoda de descarcare CMP va afisa urmatoarele informatii: Centralizarea cantitatilor disponibile pe fiecare cod de articol insumand toate intrarile. Pretul mediu ponderat aferent stocului disponibil (cazul depozitelor de tip en-gross) Pretul de vanzare unitar (in cazul depozitelor de tip en-detail) Valoarea stocului aferent fiecarui cod de articol Total valoric pentru fiecare sablon de articol Total valoric pentru fiecare depozit Total valoare stoc pentru toate depozitele Exemplu de afisare Ciel Simplu Pagina 170

177 Pentru detalii privind sortarea datelor cititi Filtrare date Pentru detalii privind optiunile de printare cititi Optiuni de printare Metoda LIFO Acest raport va afisa stocul disponibil pentru articolele de tip stocabil sau produs finit. Parametrii de filtrare ai raportului sunt: Data de referinta data pana la care sunt afisate datele Ordonarea alfabetica in functie de denumirea articolelor daca nu se bifeaza aceasta optiune informatiile vor fi sortate in functie de codul de articol; Filtrarea informatiilor in functie de: Articole Depozite Sabloane de articol Categorii de articol Observatii!! Raportul se poate tipari pentru o anumita data de referinta. Data poate fi data sistemului (ziua curenta) sau o data anterioara; Articolele care au fost tranzactionate dar la data tiparirii raportului nu au stoc nu vor fi afisate in raport; Documentele cu data ulterioara datei de referinta selectate pe raport nu vor fi luate in considerare in prelucrarea datelor pentru raport. Raportul de stocuri obtinut prin metoda de descarcare LIFO va afisa urmatoarele informatii: Cantitatea disponibila din fiecare intrare in parte Pretul unitar aferent fiecarei intrari in stoc (cazul depozitelor de tip en-gross) Pretul de vanzare unitar (in cazul depozitelor de tip en-detail) Valoarea stocului aferenta fiecarei intrari in parte Data intrarii in stoc pentru fiecare cantitate. Total cantitativ-valoric pentru fiecare articol in parte Total valoric pentru fiecare sablon de articol Total valoric pentru fiecare depozit Total valoare stoc pentru toate depozitele Ciel Simplu Pagina 171

178 Exemplu de afisare Pentru detalii privind sortarea datelor cititi Filtrare date Pentru detalii privind optiunile de printare cititi Optiuni de printare Balanta de stocuri Afiseaza rulajul articolelor de tip stocabil si produs finit intr-o perioada de timp aleasa de utilizator. Parametrii de filtrare ai raportului sunt: Perioada de timp Ordonarea alfabetica in functie de denumirea articolelor daca nu se bifeaza aceasta optiune atunci sortarea informatiilor se va face in functie de codul de articol Filtrarea informatiilor in functie de: Articole Depozite Sabloane de articol Categorii de articol Observatii!! Acest raport poate fi tiparit pe orice perioada de timp, perioada minima fiind de o zi. Nu vor fi luate in calcul documente cu data de inregistrare ulterioara perioadei selectate; Ciel Simplu Pagina 172

179 Stocul initial se calculeaza in functie de cantitatile disponibile inceputului de perioada; In calculu intrarilor si a iesirilor vor fi luate in considerare strict documentele care incarca si descarca stocul cu data de inregistrare in perioada selectata. Daca stocul pentru un articol este negativ acesta va fi afisat pe o linie de culoare rosie. Raportul Balanta de stocuri va afisa urmatoarele informatii: Pentru fiecare cod de articol - Stocul initial o Cantitativ cantitatea disponibila in depozite la inceperea perioadei selectate o Valoric valoarea stocului la pret de achizitie la inceperea perioadei pentru depozitele de tip EnGross Valoarea stocului la pret de vanzare la inceperea perioadei pentru depozitele de tip EnDetail - Total intrari o Cantitativ totalul cantitatilor intrate in depozite in perioada selectata o Valoaric valoarea stocului la pret de achizitie intrat in perioada selectata pentru depozitele de tip EnGross Valoarea stocului la pret de vanzare intrat in perioada selectata pentru depozitele de tip EnDetail - Total iesiri o Cantitativ totalul cantitatilor iesite din depozite in perioada selectata o Valoric valoarea stocului la pret de achizitie iesit in perioada selectata pentru depozitele de tip EnGross Valoarea stocului la pret de vanzare iesit in perioada selectata pentru depozitele de tip EnDetail - Stoc final o Cantitativ cantitatea disponibila in depozite la sfarsitul perioadei de timp selectata o Valoric valoarea stocului. valoarea stocului la pret de achizitie disponibil la finalul perioadei selectate pentru depozitele de tip EnGross Valoarea stocului la pret de vanzare disponibil la finalul perioadei selectate pentru depozitele de tip EnDetail Pentru sabloane se va calcula un total valoric al rulajelor articolelor Pentru depozit se va cacula un total valoric al rulajelor sabloanelor Pentru total societate se va caclula un total valoric al rulajelor depozitelor. Ciel Simplu Pagina 173

180 Exemplu de afisare Pentru detalii privind sortarea datelor cititi Filtrare date Pentru detalii privind optiunile de printare cititi Optiuni de printare Fisa de magazie Afiseaza rulajul articolelor de tip stocabil si produs finit. Dupa fiecare miscare se calculeaza stocul cantitativ sau cantitativ valoric rezultat. Parametrii de filtrare ai raportului sunt: Perioada de timp; Afisarea raportului cantitativ valoric daca se debifeaza aceasta optiune raportul va fi afisat doar cantitativ (fara valorile stocului); Filtrarea informatiilor in functie de: Articole; Depozite; Sabloane de articol; Categorii de articol; Observatii!! Nu se vor lua in considerare in prelucrarea datelor documentele care au data de inregistrare in afara perioadei de timp selectate; Valorile vor fi calculate in functie de tipul depozitului; Se va afisa cate o pagina pentru fiecare cod de articol, sablon si depozit; Ciel Simplu Pagina 174

181 Raportul Fisa de magazie va afisa urmatoarele informatii: Pentru fiecare document in parte se va afisa cantitatea si valoare (dupa caz) in functie de natura documentului; Se va afisa stocul cantitativ si valoric (dupa caz) rezultat in urma fiecarei tranzactii; Exemplu de afisare Pentru detalii privind sortarea datelor cititi Filtrare date Pentru detalii privind optiunile de printare cititi Optiuni de printare Fisa de articol Acest raport analizeaza tranzactiile facute cu un articol (indiferent de tip) in perioada selectata. Parametrii de filtrare ai raportului sunt: Perioada de timp: de la data la data Filtrarea informatiilor in functie de: Articole Depozite Sabloane de articol Parteneri Agenti Tipuri de documente Ciel Simplu Pagina 175

182 Observatii!! Scopul acestui raport este afisarea tuturor documentelor care au fost implicate in tranzactionarea articolului. Pe acest document nu se fac totalizari pe coloanele cantitate si valoare Raportul Fisa de articol afiseaza urmatoarele informatii: Grupare datelor se va face in functie de: Depozit Sablon articol Denumire articol In raport vor fi afisate informatiile: - Data cand a fost emis documentul - Tipul documentului inregistrat - Numarul documentului - Partenerul - Cantitatea tanzactionata - Pretul unitar de tranzactionare - Valoarea tranzactionata Exemplu de afisare Pentru detalii privind sortarea datelor cititi Filtrare date Pentru detalii privind optiunile de printare cititi Optiuni de printare Ciel Simplu Pagina 176

183 4.4.5 Facturi nesoldate Acest raport afiseaza facturile de vanzare sau de cumparare cu sold la o data de referinta. Parametrii de filtrare ai raportului sunt: Data de referinta - data pana la care sunt afisate datele; Ordonarea alfabetica a informatiilor in functie de numele partenerilor daca se debifeaza aceasta optiune datele vor fi afisate in functie de codul de partener. Filtrarea informatiilor in functie de: Parteneri; Documente; Agenti. Observatii!! Facturile cu sold zero nu vor fi afisate Facturile cu data mai mare decat data de referinta nu vor fi afisate Nu se pot afisa in acelasi timp si soldul facturilor de vanzare si a celor de cumparare Raportul Facturi nesoldate va afisa urmatoarele informati: Data si data scadenta a fiecarui document Valoarea initiala a documentului Valoarea soldului Numarul de zile intarziere calculate ca diferenta intre data de referinta si data scadenta a documentului. Total valoare neincasata (sold) pentru fiecare partener Total sold facturi vanzare sau facturi cumparare pentru total societate Exemplu de afisare Ciel Simplu Pagina 177

184 Pentru detalii privind sortarea datelor cititi Filtrare date Pentru detalii privind optiunile de printare cititi Optiuni de printare Efecte de incasat-platit Acest raport va afisa toate efectele inregistrate in program care nu au fost incasate. Parametrii de filtrare ai raportului sunt: Data de referinta - data pana la care sunt afisate datele; Filtrarea informatiilor in functie de: Banci; Documente; Observatii!! Efectele cu sold zero nu vor fi afisate Efectele cu data mai mare decat data de referinta nu vor fi afisate Raportul Efecte de incasat va afisa urmatoarele informatii: Tipul efectului inregistrat: CEC, BO, etc Numarul efectului inregistrat; Data si data scadenta a fiecarui document; Partenerul emitent; Valoarea documentului; Moneda in care s-a emis documentul Cursul de schimb (daca moneda in care s-a emis documentul este RON atunci cursul afisat va fi 1,0000) Echivalentul in RON al documentului. Exemplu de afisare Pentru detalii privind sortarea datelor cititi Filtrare date Pentru detalii privind optiunile de printare cititi Optiuni de printare Ciel Simplu Pagina 178

185 4.4.7 Avize nefacturate Acest raport afiseaza toate avizele de la furnizori sau avizele de expeditie care nu au fost facturate pana la data de referinta selectata pe raport. Parametrii de filtrare ai raportului sunt: Data de referinta - data pana la care sunt afisate datele; Ordonarea alfabetica a informatiilor in functie de numele partenerilor daca se debifeaza aceasta optiune datele vor fi afisate in functie de codul de partener. Filtrarea informatiilor in functie de: Parteneri; Documente avize de la furnizori sau avize de expeditie; Agenti; Observatii!! Nu se pot lista in acelasi timp si avizele de la furnizori si avizele de expeditie; Avizele transferate in facturi sau stornate nu vor fi afisate in raport; Documentele cu data de inregistrare ulterioare datei de referinta nu vor fi luate in considerare la prelucrarea datelor. Raportul Avize nefacturate va afisa urmatoarele informatii: Data si data scadenta a fiecarui document; Denumirea partenerului; Valoarea fara TVA a documentului; Total valoare documente; Exemplu de afisare Pentru detalii privind sortarea datelor cititi Filtrare date Pentru detalii privind optiunile de printare cititi Optiuni de printare Ciel Simplu Pagina 179

186 4.4.8 Depasiri scadente (arierate) Acest raport analizeaza vechimea soldurilor la o data de referinta in functie de anumite intervale de timp setate de utilizator. Parametrii de filtrare ai raportului sunt: Data de referinta - data in functie de care se va calcula vechimea soldurilor; Ordonarea alfabetica a informatiilor in functie de denumirea partenerilor daca se debifeaza aceasta optiune datele vor fi sortate in functie de codul de partener. Intervalul de zile in functie de data de referinta si de data scadenta a documentelor cu sold, programul va imparti pe intervalele de timp selectate soldurile cumulate pentru fiecare partener in parte; Filtrarea informatiilor in functie de: Parteneri; Agenti; Documente facturi de vanzare sau facturi de cumparare; Observatii!! Intervalele de timp se pot selecta de catre utilizator; Intervalul minim este de o zi; Documentele cu date de inregistrare ulterioare datei de referinta selectata nu vor fi luate in considerare la prelucrarea datelor; Raportul Depasiri scadente va afisa urmatoarele informatii: In functie de data scadenta si a datei de referinta, soldul unui partener va fi impartit pe intervalele de timp selectate. Exemplu de afisare Pentru detalii privind sortarea datelor cititi Filtrare date Pentru detalii privind optiunile de printare cititi Optiuni de printare Ciel Simplu Pagina 180

187 4.4.9 Totaluri documente In acest raport se vor afisa totalurile documentelor inregistrate in program. Parametrii de filtrare ai raportului sunt: Perioada de timp: de la data la data Ordonarea alfabetica in functie de denumirea articolelor daca nu se bifeaza aceasta optiune atunci sortarea informatiilor se va face in functie de codul de articol Filtrarea informatiilor in functie de: Parteneri Agenti Tipuri de documente Raportul Totaluri documente va afisa urmatoarele informatii din perioada selectata si in functie de tipurile de documente inregistrate: - Data de inregistrare a documentului - Data scadenta a documentului - Numarul documentului inregistrat - Partenerul - Valoarea totala fara TVA tranzactionata - Valoarea totala a TVA-ului aferenta tranzactionarii - Valoarea totala a tranzactiei cu TVA inclus Exemplu de afisare Pentru detalii privind sortarea datelor cititi Filtrare date Pentru detalii privind optiunile de printare cititi Optiuni de printare Ciel Simplu Pagina 181

188 Raport de gestiune zilnic In acest raport vor aparea toate intrarile si iesirile valorice efectuate pe o gestiune de tip en-detail pornind de la o valoare initiala. Parametrii de filtrare ai raportului sunt: Perioada de timp: de la data la data Filtrarea informatiilor in functie de depozite Observatii!! In raport se vor afisa toate tranzactiile privind stocul din depozitul selectat; Nu se pot selecta decat depozite de tip en-detail; Raportul de gestiune afiseaza urmatoarele informatii: - Analiza informatiilor se face pentru fiecare zi din perioada selectata; - Datele vor fi grupate in functie de depozit si in functie de tipuri de documente: Intrari si Iesiri; - Valorile afisate sunt la pret de vanzare cu TVA inclus. Exemplu de afisare Pentru detalii privind sortarea datelor cititi Filtrare date Pentru detalii privind optiunile de printare cititi Optiuni de printare Ciel Simplu Pagina 182

189 Fisa de partener In acest raport vor aparea toate documentele care genereaza nota contabila si influenteaza soldul unui partener: Facturi de vanzare/cumparare, Avize, Efecte, Incasari si Plati. Parametrii de filtrare ai raportului sunt: Perioada de timp: de la data la data Filtrarea informatiilor in functie de: o Parteneri o Conturi (din fisa de partener) Observatii!! In acest document nu vor aparea documente ca Factura proforma sau Comanda de vanzare; Soldurile unui partener vor fi afisate pentru fiecare cont in parte. Raportul Fisa de partener afiseaza urmatoarele informatii: - Pentru fiecare cont din sablonul de partener pentru care s-au realizat tranzactii va afisa un sold initial al inceputului de perioada analizata; - Vor fi luate in calcul toate documentele care au fost tranzactionate pe contul de partener analizat si care genereaza nota contabila; - La final se va calcula un sold final al contului analizat pentru sfarsitul perioadei. Exemplu practic!! In cazul conturilor de furnizori (401, ) coloanele Valoare debit si Valoare credit reprezinta urmatoarele: - Valoare debit = Plati efectuate - Valoare credit = Cumparari, achizitii In cazul conturilor de clienti (4111) coloanele Valoare debit si Valoare credit reprezinta urmatoarele: - Valoare debit = Vanzari - Valoare credit = Incasari Exemplu de afisare Ciel Simplu Pagina 183

190 Pentru detalii privind sortarea datelor cititi Filtrare date Pentru detalii privind optiunile de printare cititi Optiuni de printare Incasari/Plati In acest raport vor aparea toate documentele de incasare sau plata inregistrate in program. Parametrii de filtrare ai raportului sunt: Perioada de timp: de la data la data Filtrarea informatiilor in functie de: o Parteneri o Tranzactii o Tipuri de documente Raportul Incasari / Plati afiseaza urmatoarele informatii: - Numarul documentului prin care s-a efectuat incasarea sau plata; - Data de inregistrare a documentului; - Tipul tranzactiei: prin casa sau banca - Valoarea incasata sau platita - Daca e cazul numarul documentului incasat sau platit; - Daca e cazul data de inregistrare a documentului incasat sau platit; - Partenerul pentru care s-a efectuat tranzactia. - Observatii!! Daca se efectueaza un virament intern in coloana partener se va scrie implicit INTERN; Nu este obligatoriu ca pe documentul de incasare sau plata sa figureze un partener; Exemplu de afisare Pentru detalii privind sortarea datelor cititi Filtrare date Pentru detalii privind optiunile de printare cititi Optiuni de printare Ciel Simplu Pagina 184

191 V. INTREBARI FRECVENTE 5.1 Cum inregistrez un CLIENT sau un FURNIZOR? In programul Ciel Simplu accesand meniul Nomenclatoare -> Parteneri puteti inregistra toate entitatile persoane fizice sau juridice la care urmeaza sa emiteti facturi de vanzare sau de la care primiti facturi de achizitii. La definirea unui partener in baza de date nu se va specifica daca este client sau furnizor. Partenerii de afaceri vor apare in rapoarte in functie de documentele in care au fost inregistrati. Astfel, un partener va fi inregistrat o singura data in baza de date si poate fi in acelasi timp si client, furnizor, furnizor de imobilizari, Client-facturi de intocmit, Furnizori-facturi nesosite etc. Balantele de clienti, balantele de furnizori, jurnalele de vanzari si cumparari, registru de casa si alte rapoarte care fac diferentierea intre clienti si furnizori vor fi obtinute in functie documentele inregistrate (facturi vanzare, facturi cumparare, incasari, plati). 5.2 Cum se cauta articolele pentru a fi inregistrate intr-un document In primul rand pentru a adauga o linie intr-un document apasati semnul + din antetul tabelului. Puteti sa selectati un articol din baza de date in functie de: Codul de articol; Denumirea articolului; Codul de bare asociat articolului; Pentru a identifica articolul din baza de date in una din cele trei coloane de mai sus incepeti sa scrieti caracterele care intra in componenta codificarii sau denumirii articolului. Veti observa ca pe masura ce testati caractere se deschide o lista in care vor fi filtrate datelele, astfel ramanand doar acele articole care au in componenta grupul de caractere tiparit. Observatii!! Daca ati introdus tot codul sau toata denumirea articolului si in lista nu a ramas nici un articol inseamna ca articolul cautat nu exista definit in baza de date; In situatia de mai sus daca apasati tasta ENTER sau TAB programul va propune crearea unei noi fise de articol; Daca ati selectat de exemplu un cod de articol si constatati ca denumirea nu este cea dorita puteti face o noua cautare in functie de denumire. La reselectarea unui nou articol codul vechi va fi inlocuit; Ciel Simplu Pagina 185

192 5.3 Cum se preiau datele din Ciel Gestiune Comerciala in Ciel Simplu? Daca ati utilizat programul Ciel Gestiune Comerciala cu baze de date SQL aveti posibilitatea de a face o preluare doar a nomenclatoarelor folosind meniul Utilitare -> Import -> Import din Ciel Gestiune Comerciala; Pentru a prelua datele trebuie sa scrieti in campul Server serverul SQL unde se gasesc bazele de date aferente programului vechi. Observatie!! Pentru o identificare mai usoara apasati pe lupa Programul va identifica toate serverele SQL de pe calculatorul Dvs si din reteaua locala. Ulterior puteti alege serverul dorit din lista afisata. Pentru conectarea la server aveti doua posibilitati: - Conectare prin Windows Integrated Security aceasta conexiune puteti sa o folositi in cazul in care nu stiti parola de conectare la serverul SQL de unde doriti preluarea bazelor de date vechi. Aceasta metoda de conectare nu functioneaza mereu, depinzand de cele mai multe ori de setarile facute de administratorul Dvs de sistem; - Conectarea prin Utilizator si Parola (recomandat) prin aceasta metoda va autentificati direct pe serverul SQL introducand utilizatorul si parola de conectare la bazele de date. Observatie!! Utilizatorul si Parola de conectare la bazele de date SQL nu corespund cu utilizatorul si parola de conectare in programele Ciel. De regula utilizatoul prin care va logati la o baza de date SQL este sa. Daca nu stiti parola acstui utilizator va rugam sa contactati administratorul Dvs de sistem sau sa incercat sa va conectati prin Windows Integrated Security Dupa ce v-ati conectat la serverul SQL apasati butonul din campul Societatea pentru a se actualiza lista de societati existente pe serverul SQL selectat. Dupa actualizare selectati din lista o societate. In cazul in care au aparut probleme in urma importului se va activa butonul Probleme import. Apasati acest buton pentru a consulta lista cu erorile identificate in procesul de import. Ciel Simplu Pagina 186

193 Exemplu!! lista de erori rezultata in urma importului de nomenclatoare. 5.4 Cum se introduce un NIR? NIR-ul se poate introduce doar din documentele Factura de cumparare sau Aviz de la furnizor apasand butonul receptie dupa ce in prealabil au fost introduse articole in factura/aviz. Pentru mai multe detalii cititi Inregistrarea unei facturi de cumparare; 5.5 Cum se face un transfer intre un depozit (en-gross) si un magazin (endetail)? Pentru a transfera marfa (articole stocabile) intre: - un depozit de tip en-gross si unul de tip en-detail sau intre - un depozit en-detail si altul tot en-detail trebuie sa intocmiti avize de insotire a marfii nefacturabile dupa cum urmeaza: Pentru iesirea marfii din depozit intocmiti, din meniul Documente -> Iesiri -> Aviz de expeditie, un aviz folosind partenerul cu codul INTERN. Pentru intrarea marfii in depozit intocmiti, din meniul Documente -> Intrari -> Aviz de la furnizor, un aviz folosind tot partenerul cu codul INTERN Observatii!! Partenerul avand codificarea INTERN se creeaza implicit atunci cand introduceti in program o noua societate; Datele partenerului INTERN sunt aceleasi date cu cele a societatii introduse. Programul va recunoaste aceste documente ca fiind interne si nu va cere emiterea facturilor. Ciel Simplu Pagina 187