UNIVERSITATEA TEHNICA GH. ASACHI - IASI DIRECTIA FINANCIAR CONTABILA SERVICIUL CONTABILITATE BIROUL M.M.F.O.I. PROCEDURA DE LUCRU

Transcription

1 GH. ASACHI - IASI DIRECTIA FINANCIAR CONTABILA SERVICIUL CONTABILITATE BIROUL M.M.F.O.I. PROCEDURA DE LUCRU

2 CONTABILA Cod: UTI.PL-01 Pagina 1 din 6 DATA Exemplar nr. SEMNATURA ELABORAT Sef birou M.M.F.O.I.- Viorica Dumitras VERIFICAT Director financiar-contabil Silvia Cerne APROBAT Rector Nicolae Badea 1. SCOP 1.1. Prezenta procedura stabileste evidenta contabila a materialelor si obiectelor de inventar. 2. DOMENIU DE APLICARE 2.1. Procedura se aplica in cadrul Serviciului Contabilitate - Biroul M.M.F.O.I. responsabil Padurariu Diana - Liliana 3. DOCUMENTE DE REFERINTA 3.1. Legea contabilitatii nr. 82/1991; 3.2. Ordinul nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor institutiilor publice, precum si organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale, publicata in Monitorul Oficial nr. 37/23 ianuarie 2003; 3.3. Legea 500 din 11 iulie 2002 privind finantele publice publicata in M.O. nr. 597/13 august 2002; 3.4. Ordin M.F. nr. 425/1998 privind Normele metodologice pentru intocmirea si utilizarea formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si modelele acestora; 3.5. Ordin nr. 903/21 iulie 2000 privind modificarea modelelor si normelor obligatorii de intocmire si utilizare a unor formulare si introducerea de noi formulare in activitatea financiara si contabila, publicat in M.O. nr. 37/10 august 2000; 3.6. Ordonantarea nr. 112 din 30 august 2000 pentru reglementarea procesului de scoatere din functiune, casare si valorificare a activelor corporale care alcatuiesc domeniul public, publicata in M.O. nr. 425 din 01 septembrie 2000; 3.7. H.G. nr. 909/1997 privind casarea mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar precum si declasarea si casarea materialelor din evidenta institutiilor de invatamant superior; 3.8. Ordonanta nr. 17/20 august 1993 privind stabilirea si sanctionare contraventiilor la reglementarilor finaciar gestionare si fiscale, publicata in M.O. nr. 205/25 august 1993; 3.9. Legea 22/1969 si H.C.M. nr.2230/1969 privind angajarea si constiuirea de garantii si raspunderea in legatura bunurilor.

3 CONTABILA Cod: UTI.PL-01 Pagina 2 din H.G. nr.841/1995 Privind procedurile de transmitere fara plata si de valorificare a bunurilor apartinind institutiile public H.G. nr. 831/1997 privind aprobarea modelelor formularelor commune privind activitatea financiara si contabila si a normelor metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora Ordin 1954/ al Ministerului Finantelor Publice pentru aprobarea clasificatiei indicatorilor privind finantele publice; Ordinul M.P.P din 22 noiembrie 2004 pentru aprobarea normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si pasiv, publicata in M.O. nr din 13 decembrie 2004; Legea 84/1995-Legea invatamantului,modificata prin legea 115/1999; Legea 360/2003, completare cu legea 263/2005 privind regimul substantelor si preparatelor chimice periculoase; Hotarârea nr.347/ , privind restrictionarea introducerii pe piata si a anumitor substante si preparate chimice periculoase publicat în M.O., partea intâi nr. 236 din 07/04/ ABREVIERI 4.1. UTI Universitatea Tehnica Iasi 4.2. PL procedura de lucru 5. DESCRIEREA ACTIVITATII Se inregistreaza materiale si obiecte de inventar din urmatoarele surse: - Venituri proprii - Finantare de baza - Sponsorizare - Sponsorizare venituri proprii - Donatii si sponsorizari materiale - Subventii camine-cantine - Venituri proprii camine-cantine - Programe externe - Buletin stiintific - Activitate nedidactica

4 CONTABILA Cod: UTI.PL-01 Pagina 3 din 6 Documentele necesare inregistrarii in contabilitate a materialelor si obiectelor de inventar sunt: - Nota intrare - receptie N.I.R. - Bon consum B.C. Pentru a fi inregistrate, documentele se procura din dosarele Banca si Casa, acestea fiind anexe la plati. In cazul Donatiilor de materiale, N.I.R. si B.C.sunt aduse la biroul M.M.F.O.I. de beneficiari. Formularele de N.I.R. si B.C. se afla la biroul M.M.F.O.I. in original pentru a fi operate. Se verifica concordanta N.I.R.si B.C.din dosarele Banca si Casa, cu factura dupa care au fost emise, ordonantarea si ordinul de plata pentru a corespunde cu plata, articolul de calculatie si sursa de finatare. Se verifica ca N.I.R. si B.C. sa contina toate semnaturile. Pentru inregistrarea N.I.R.-urilor sunt necesare selectia si tastarea urmatoarelor: Cod document ( de regula N.I.R.), numar document, data document, cod furnizor corespondent denumirii acestuia, cont furnizor insotit de sursa prin care s-a facut plata, documentul justificativ emiterii N.I.R.-ului (factura, bon consum colectiv, bon fiscal, etc.), numarul documentului justificativ emiterii N.I.R.-ului si data acestuia, magazia centrala in care intra, codul material caruia ii corespunde denumirea de pe N.I.R.(se cauta in baza de date dupa denumire si se selecteaza cel corespunzator, in cazul in care denumirea nu exista, se actualizeaza), unitatea de masura, cantitatea din N.I.R. contul de material (format din cont-radacina + sursa din care se plateste + articol de calculatie - ex: ), pret unitar si valoarea. In cazul formularelor cu regim special (chitantiere, facturi, fise de evidenta a formularelor cu regim special), sunt inregistrate dupa serii si numere si se conteaza intrun analitic separat numit - Materiale cu regim special. Se verifica totalul valoric al N.I.R.-ului, articolul de calculatie sa corespunda conform platii si B.C.- in cazul in care un N.I.R. are mai multe articole de calculatie, sau se verifica sa fie acelasi atunci cand exista doar un singur articol de calculatie. Se confirma sub semnatura pe ambele formulare de N.I.R.(original si copie) aflate in contabilitate inregistrarea acestora in baza de date SICOB, precum si verificarea articolului de calculatie. Se specifica modul de plata (ordin de plata, numerar)

5 CONTABILA Cod: UTI.PL-01 Pagina 4 din 6 Se conteaza verificandu-se conturile. Pentru obiectele de inventar se mai completeaza in cadrul N.I.R.-ului si rubrica Cheltuieli care cuprinde: cont cheltuieli +sursa respectiva (ex: ), articol calculatie, zona cheltuieli, purtator cheltuieli. Pentru B.C. sunt necesare a fi tastate si selectate urmatoarele: Nume document, numar document, data document, zona cheltuieli care se afla pe bon (Facultati, Departamente, Servicii, etc.), purtator cheltuieli, (in cazul in care materialele sunt piese de schimb pentru mijloacele auto din institutie,se va tasta numarul autovehicului), codul materialului, unitate de masura cantitate. Se verifica valoarea introdusa sa corespunda cu cea de pe bon. B.C. care contin materiale pentru reparatii, editare si tiparire carti, marire capacitate tehnica de calcul, confectionare obiecte de mobilier, substante pentru dezinsectie, se inregistreaza in cont 601- Materiale in prelucrare prin modulul Transfer natura care cuprinde urmatoarele: nume document, numar document, data document, gestiunea expeditoare (magazia centrala in care se afla), gestiunea primitoare (una dintre cele 200 careia ii corespunde gestiunea si gestionarul de pe bon), se selecteaza codul articolului, contul de stoc in care intra si cantitatea. In cazul in care se primesc referate pentru tranformarea unitatii de masura a materialelor se efectueaza manual calculul corespunzator transformarii dupa care rezultatul obtinut se introduce in programul SICOB (ex: o coala pal = 5,91mp).Se verifica si se conteaza. Pentru obiectele de inventar se tasteaza: nume document, numar document, data document, gestiunea expeditoare (magazia centrala in care se afla), gestiunea primitoare,cod articol, cantitatea, cont obiecte de inventar in folosinta,marca gestionar. Se verifica si se conteaza. Se puncteaza lunar cu serviciul Marketing pentru a nu exista N.I.R.-uri emise si neevidentiate. Conturile 302 si 303 sunt dezvoltate in 112 analitice desfasurate pe surse si articole de calculatie. In medie pe luna se evidentiaza din punct de vedere contabil circa 710 operatiuni. Aceste documente fiind introduse la fiecare sfarsit de luna se verifica cu listarea Rgistrului de stocuri si balanta sintetica. Se verifica lunar balanta conturilor pe conturi de cheltuieli, articole de calculatie, surse si corespondenti verificand urmatoarele:

6 CONTABILA Cod: UTI.PL-01 Pagina 5 din 6 - Soldurile din balanta conturilor pentru grupa 3 Materiale cu balanta sintetica pe gestiuni a conturilor respective; - Soldurile din balanta conturilor pentru grupa 6 Cheltuieli (pentru articolele ce corespund materialelor) cu fisa conturilor din grupa 3 Materiale pe rulaje; - Concordanta dintre platile efectuate prin Banca si Casa,si cheltuielile efective; - Se verifica componenta soldurilor atat din grupa 6 Cheltuieli (pentru articolele ce corespund materialelor), cat si din grupa 3 Materiale ; - Se stabilesc diferentele (daca exista) si se remediaza eventualelor erori. Se indosariaza impreuna de documente justificative. La solicitarea Directiei General Administrativa se participa la predari-primiri de gestiuni, casari obiecte de inventar si mijloace fixe. MONOGRAFIE: N.I.R. Pt.ob.inv.: B.C. Transfer natura: Bon mica-valoare: Pt. Donatii: N.I.R. : B.C.: 302[sursa+art.calc.] - 401sursa] 303 [sursa+art.calc.]- 401sursa] 602[sursa+art.calc.]-302[sursa+art.calc.] 307 [sursa]-302 [sursa+art.calc.] 303 [sursa]-302 [sursa+art.calc.] 302 [sursa+art.calc.]-779 [sursa] 658 [sursa+art.calc.]- 302 [sursa+art.calc.] N.I.R.-obiect de inv: 302 [sursa+art.calc.]-779 [sursa] Bon mica-valoare: 303 [sursa]-302 [sursa+art.calc.]

7 CONTABILA Cod: UTI.PL-01 Pagina 6 din 6 5. RESPONSABILITATI 5.1. Sef Birou M.M.F.O.I La fiecare sfarsit de luna verifica corectitudinea inregistrarilor in contablilitate a materialelor si obiectelor de inventar, stabilind componenta soldurilor pe ficare cont de cheltuieli si articol de calculatie a surselor Responsabil derulare activitate Padurariu Diana - Liliana Evidentiaza si raspunde de corectitudinea inregistrarilor in contabilitate a materialelor si obiectelor de inventar. 6. INREGISTRARI 6.1. Recapiturare registru registru pentru stocuri 6.2. Fise de cont pentru operatiuni diverse 6.3. Balanta sintetica a stocurilor pe gestiuni 6.4. Lista documentelor pe stocuri pentru NIR,BC,BMV(bon mica valoare) ACTUALIZARI Nr. crt. Sinteza actualizarii Versiunea curenta Data 1. Elaborare initiala