Priprema projekata U SKLADU SA PROCEDURAMA EVROPSKE KOMISIJE. Program

Transcription

1 Priprema projekata U SKLADU SA PROCEDURAMA EVROPSKE KOMISIJE Program

2 Stalna konferencija gradova i opština Program EXCHANGE VODI ZA PRIPREMU PROJEKATA prema procedurama Evropske komisije i Evropske agencije za rekonstrukciju DRUGO DOPUNJENO IZDANJE Beograd, septembar 2007.

3 VODI ZA PRIPREMU PROJEKATA prema procedurama Evropske komisije / Evropske agencije za rekonstrukciju Autori Dubravaka Velat Irina Slavkovi Za izdava a ordje Stani i, Generalni sekretar Izdava Stalna konferencija gradova i opština Projekat finansiran od strane Evropske unije, sprovodi Evropska agencija za rekonstrukciju Ova publikacija ne predstavlja zvani an stav Evropske komisije. Izdava je isklju ivo odgovoran za informacije koje se nalaze u publikaciji Grafi ki dizajn i priprema za štampu Supernova Štampa Kotur i ostali Tiraž 700 ISBN

4 Sadržaj I Uvod 5 II Kako po eti? 7 III Smernice za podnosioce predloga projekata Uvodni deo opis programa Pravila za podnošenje projekata Kriterijumi odabira Kako se prijaviti i procedure koje treba slediti Tabela za tehni ko-finansijsku evaluaciju projekata 19 IV Formular za podnošenje projekata (Aneks A) Koncept projekta Formular za podnošenje projekata Opis projekta Podnosilac predloga projekta Partneri koji u estvuju na projektu 35 V Budžet projekta (Aneks B) 37 VI Matrica logi kog okvira 43 VII Re nik pojmova 51 3

5 4

6 I UVOD Projektni na in rada, od razvoja ideje i na ina pronalaženja sredstava, do sprovo enja aktivnosti, se sve više odoma uje i kod nas. Iako se projekti naj eš e vezuju za saradnju sa me unarodnim i donatorskim organizacijama, onaj na in rada je podjednako zastupljen i u privatnom sektoru. Tako e, ako želite da konkurišete za dobijanje sredstava od razli itih nacionalnih fondova (NIP, konkursi koje sprovode Ministarstva) ili banaka potreban vam je dobar projekat. Svako ko je jednom prošao ceo ciklus upravljanja projektom može dosta re i o razli itima fazama i poteško ama vezanim za svaku od njih. Ovaj Vodi ima za cilj da vam približi kompletnu proceduru pripreme projekata sa manjim osvrtom na mogu nosti pronalaženja sredstava - u skladu sa tenderskim pravilima koje primenjuje Evropska komisija. Programe koje finansira Evropska komisija u našoj zemlji trenutno realizuje Evropska agencija za rekonstrukciju, a od godine ovu ulogu e preuzeti Delegacija Evropske komisije u Republici Srbiji, a isti formular za pripremu projekata bi e koriš en i za konkurisanje za sredstva u okviru IPA programa. Na kraju, sve više donatorskih organizacija koristi isti ili donekle prilago eni formular Evropske komisije. Vodi je nastao na osnovu iskustava tima programa EXCHANGE na pripremi i evaluaciji projekata kroz dva poziva. Program EXCHANGE, koji finansira Evropska unija, realizuje Evropska agencija za rekonstrukciju, a sprovodi Stalna konferencija gradova i opština u saradji sa VNG International, je jedan od prvih EU programa na Balkanu koji ima za cilj da unapredi rad lokalnih samouprava u Srbiji kroz razmenu znanja i iskustava sa kolegama iz Evropske unije. U okviru programa realizovano je 49 opštinskih projekata u razli itim oblastima kao što su strateško planiranje, lokalni ekonomski razvoj, poboljšanje sistema pružanja usluga i upravljanje, socijalne usluge, životna sredina i u eš e gra ana. Izme u dva konkursa organozovana je i obuka na koju su pozvani predstavnici svih lokalnih samouprava. Na osnovu materijala koje su u koordinaciji sa timom programa EXCHANGE pripremile lanice Tima TRI Gra anskih inicijativa i koji su koriš eni prilikom obuke predstavnika lokalnih samouprava za pisanje projekata u sklopu programa EXCHANGE, u periodu od 15. do 27. septembra godine nastalo je prvo izdanje Vodi a za pripremu projekata. Drugo, dopunjeno izdanje sadrži i iskustva iz drugog poziva, kao i izmene u skladu sa poslednjom verzijom Formulara za podnošenje projekata (PRAG, jun godine). U Vodi u je detaljno opisana cela procedura pripreme projekata: od upoznavanja sa Smernicama i osnovnim pravilima konkursa (ko može da konkuriše i pod kojim uslovima), preko dokumentacije za pripremu predloga projekta (aneksi A-D), do fizi kog dostavljanja projekta. Prilikom predstavljanja dokumenata poštovana je njihova formalna struktura, a posebno su naglašeni delovi na koje je potrebno obratiti više pažnje. Na kraju svake sekcije nalaze se i prakti ni saveti proistekli iz iskustava dva kruga konkursa organizovanih u okviru programa EXCHANGE ili ranijeg iskustva Tima TRI. Vodi je donekle prilago en zahtevima konkursa koji su objavljeni u okviru programa EXCHANGE Stalne konferencije gradova i opština i koristi primere iz ovog programa. Me utim, ovaj Vodi možete tako e koristiti i za svaki drugi program za koji vaša organizacija želi da konkuriše, a koji koristi standardne obrasce Evropske komisije obzirom da su opšti delovi isti za svaki konkurs (propisani standardni formulari Evropske komisije). Delovi koji se odnose specifi no na program EXCHANGE su i vizuelno odvojeni (ozna eni plavom bojom). Pored pripreme Vodi a za pripremu projekata u skladu sa procedurama Evropske komisije, tokom realizacije programa prikupljen je veliki broj predloga projekata koji se bave me uopštinskom saradnjom u razli itim oblastima (razvoj usluga, socijalna pitanja, opštinsko planiranje). Svi ovi projekti (oko 60 projekata iz cele Evrope), kao i primeri projekata koji su odobreni u okviru programa EXCHANGE (ceo formular), mogu se na i na veb sajtu programa, u sekciji Priprema projekata ( 5

7 Nadamo se da e vam ovaj Vodi pomo i da uspešno pripremite projekte za konkurse u okviru sve ve eg broja programa u našoj zemlji koje finansira Evropska komisija. Želimo vam uspešan rad! Irina Slavkov Menadžer programa Jan Edwin Waanders Savetnik na programu 6

8 II KAKO PO ETI? Svaka institucija ili organizacija koja sprovodi konkurs za podnošenje projekata finanisran od strane Evropske komisije, koje kod nas realizuje Evropska agencija za rekonstrukciju, ima obavezu da javno objavi informaciju o raspisivanju konkursa i osnovnim uslovima, naj e še u jednim ili više dnevnih novina, veb sajtu. Svi detalji konkursa se nalaze u Smernicama (tekst oglasa daje samo okvir) i ostaloj dokumentaciji koja se po pravilu može na i na internet prezentaciji realizatora programa (konkretno, u slu aju programa EXCHANGE, oglas je objavljen u Politici i Ve ernjim novostima, a celokupnu konkursnu dokumentaciju bilo je mogu e preuzeti sa veb sajta Stalne konferencije gradova i opština, kao i sa veb sajta programa EXCHANGE). Za one sa malo više iskustva u traženju mogu nosti za finansiranje projekata, informacije o aktuelnim grant programima, kao i najava novih, mogu se na i na sajtu Evropske komisije ( S jedne strane, uvek je prisutno uzbu enje kada se ukaže mogu nost za finansiranje novih projekata, ali još više su prisutne i nedoumice oko toga, kako se uhvatiti u koštac sa ovako velikim i ozbiljnim zadatkom. Naime, odlu iti se na pisanje projekta po pravilima Evropske komisije jeste poduhvat koji podrazumeva odlu nost menadžmenta organizacije da se time bavi, posve enost ispunjenju zadatka, uskla en timski rad, i do dva meseca bavljenja pripremama da bi projekat bio uspešno napisan i predat u skladu sa zahtevima iz konkursa. Pomenuti maksimum vremena se može u initi kao preuveli avanje, ali ova napomena se odnosi na vaš prvi susret sa ovom vrstom konkursa. Jednom kad pro ete kroz ovo iskustvo, izvešti ete se da sami istražujete mogu nosti za finansiranje, nedoumica e biti sve manje, a vreme koje e vam biti potrebno da pripremite vaš predlog projekta e se zna ajno smanjiti (ipak, ne treba ra unati na manje od 15 dana, koliko je i najveštijima potrebno da pripreme dobro koncipiran predlog projekta). Detaljne informacije o kriterijumima konkursa nalaze se u Smernicama koje su deo tzv. aplikacionog paketa (nalazi se na veb sajtu organizacije koja raspisuje konkurs). Ovaj paket sadrži dokumenta, odnosno formulare koji su potrebni za pripremu i podnošenje predloga projekta. Konkretno, u slu aju programa EXCHANGE, aplikacioni paket je sadržao slede a dokumenta: Smernice za pripremu projekata Aneks A Formular za podnošenje projekata (uklju uje Izjavu o partnerstvu i Deklaraciju podnosioca projekta) Aneks B Budžet (iz tri dela) Aneks C Opis posla za EU partnere Aneks D Matrica logi kog okvira Aneks E Predloženi iznos dnevnica za program EXCHANGE Aneks F Standardni ugovor Smernice, Formular za podnošenje projekta (Aneks A), Budžet (Aneks B), Matrica logi kog okvira (Aneks D) i Standardni ugovor (Aneks F) su sastavni aplikacionog paketa za svaki program. Zbog specifi nosti programa EXCHANGE, u standardna konkursna dokumenta su uklju eni i (a) Opis posla za EU partnere (Aneks C), (b) predloženi iznos dnevnica (Aneks E), a budžeta (Aneks B) je dopunjen i tre om tabela sa izvedenim budžetom za EU partnera. Prvi korak svake organizacije koja želi da pripremi projekat za konkurs treba da bude okupljanje tima, upoznavanje sa Smernicama i dogovor oko toga da li vaša organizacija treba (tj. da li ho e i može, u skladu sa zahtevima konkursa) da pripremi predlog projekta. Ukoliko ste utvrdili da možete i ho ete da konkurišete, sledi vam upoznavanje sa svim ostalim dokumentima i formularima. 7

9 Kada ste doneli odluku de ete konkurisati, i kada su se svi lanovi upoznali sa kriterijumima konkursa i potrebnom dokumentacijom, poželjno je: Organizovati zajedni ki sastanak svih lanova tima (ili više ukoliko je potrebno) kako bi zajedno razvili osnovnu ideju, listu aktivnosti i dogovorili rezultate koje želite da ostvarite Podeliti zaduženja lanovima tima (istraživanje, razvoj opisa aktivnosti, budžet, itd) Ukoliko je vaša organizacija ili neko od lanova tima ve u estvovao na sli nim konkursima, obavezno proverite kakva su bila iskustva, posebno šta su bile (ukoliko su identifikovane), tipi ne greške pomenutog konkursa Ukoliko ve organizovan sli an konkurs (npr. Medijski fond 1 i Medijski fond 2) proverite koji su projekti finansirani kriterijumi svakog konkursa su modifikovani, ali informacija o tipu projekta koji su prethodno finansirani može poslužiti za osnovno usmerenje Na kraju, ukoliko niste dovoljno iskusni, a imate mogu nosti, angažujte nekoga ko e pogledati finalnu verziju projekta (i, po potrebi, je modifikovati) kako bi pove ali svoje šanse za uspeh. 8

10 III SMERNICE ZA PODNOSIOCE PREDLOGA PROJEKTA Pre nego što se upustite u pisanje vašeg predloga projekta, neophodno je da pažljivo prou ite Smernice za podnosioce predloga projekta. Smernice su zna ajne pre svega zato što se u njima nalazi opis programa za koji konkurišete - uz navo enje ciljeva i prioriteta, finansijske informacije, a isto tako i pravila koja treba da poštujete da bi ste uspešno sastavili i dostavili predlog projekta. U ve ini slu ajeva do sada u Srbiji, kao važe i dokument se tretira tekst Smernica na engleskom jeziku ( Guidelines for grant applicants ), pa je naše prvo uputstvo za vas vezano upravo za upotrebu jezika. Proverite da li je verzija smernica na srpskom jeziku zvani na ili se samo radi o nezvani nom prevodu koji treba da vam pomogne u razumevanju teksta. Ova informacija je za vas od velike važnosti, jer se u više slu ajeva do sada dešavalo da je prilikom prevo enja dolazilo do izvesnih razlika u odnosu na originalni tekst na engleskom jeziku, što je potencijalne podnosioce predloga projekta dovodilo u zabunu. Smernice se, u pravilu, sastoje iz tri dela: Uvodni deo opis programa Pravila konkretnog poziva (konkursa) za podnošenje projekata, i Lista priloga 3.1. UVODNI DEO OPIS PROGRAMA U uvodnom delu Smernica se naj eš e opisuje stanje u zemlji u odnosu na oblast kojom se konkretan poziv (konkurs) bavi: opis postoje ih problema, šta je do tog trenutka Vlada uradila, doprinos drugih aktera (npr. EU, me unarodna zajednica, druge institucije i donatori, nevladine organizacije, profitne organizacije, mediji...) i šta ostaje nepokriveno. Na osnovu toga se objašnjavaju razlozi sprovo enja konkretnog programa koji treba da reši one probleme koji su definisani kao važni za konkretnu oblast. Kontekst koji se opisuje u uvodnom delu je važan kao prva informacija o tome u kom pravcu treba da razmišljate da biste osmislili projekat koji e se uklopiti u zahteve Smernica konkretnog poziva (konkursa). 1. PROGRAM EXCHANGE UVO ENJE MODELA EU U PRAKSU LOKALNE SAMOUPRAVE U SRBIJI - situacija u zemlji - potreba unapre enja rada lokalnih samouprava u cilju bržih reformi Nakon uvodnog dela, sledi tekst koji se odnosi na ciljeve konkretnog programa kao i na prioritetne oblasti. Ciljevi konkretnog programa se odnose na to šta se želi posti i tokom trajanja samog programa. Tako na primer, jedan od opštih ili osnovnih ciljeva može da bude: doprinos ekonomskoj i socijalnoj koheziji svih grupa stanovništva u Srbiji kroz promociju regionalnog ekonomskog razvoja. Konkretno, za program EXCHANGE osnovni cilj glasi: Osnovni cilj programa Exchange je da doprinese naporima Srbije za bržu integraciju u evropske tokove ja anjem kapaciteta lokalne samouprave u skladu sa standardima Evropske unije. U skladu sa ovako formulisanim osnovnim ciljem, program pruža mogu nost opštinskim zvani nicima i zaposlenima u opštinama Srbije da se upoznaju sa postoje om praksom i inovacijama na nivou lokalne samouprave u zemljama Evropske unije. 9

11 U okviru osnovnog cilja, naj eš e se navode prioriteti (ili prioritetne oblasti), koje u užem smislu definišu šta je to šta se želi posti i tokom trajanja programa. Unapre enje znanja i prakse u radu predstavnika lokalnih vlasti u Srbiji, kroz razli ite vidove edukacije, uklju uju i treninge, studijske posete i prakti an rad sa kolegama iz EU opština na rešavanju konkretnih problema. Podrška unapre enju rada lokalne samouprave u oblasti upravljanja, a posebno u radu službi koje direktno komuniciraju sa gra anima. U daljem tekstu Smernica, posebno u delu koji opisuje aktivnosti za koje je mogu e konkurisati, možete nai i na detaljnije objašnjenje odre enih tema ili mera koje bi trebalo da budu zastupljene u vašem predlogu projekta. S tim u vezi, predlažemo da tokom itanja Smernica pravite listu klju nih re i koje možete koristiti u pisanju vašeg projekta, a koje su primerene za konkretan program. Ove klju ne re i treba da vam pomognu da usmerite svoje ideje u odre enom pravcu, ali i da formulišete vaše ideje na na in koji je prihvatljiv za formular EU. Srpski jezik Ja anje kapaciteta... EU standardi Poboljšati Pove ati Podsticati Izgradnja (ljudskih resursa) Razmena (iskustava) Prenos (znanja) Podrška Usluge Studijske posete Lokalna samouprava Opštinska administracija Klju ne re i (izbor) Engleski jezik Strenghtening capacity... EU standards To improve To increase, to enhance To foster Building human resources Exchange (of experiences) Transfer of knowledge Support Services Study tours Local self-government Municipal administration Potom slede konkretne informacije o finansijskim aspektima konkurisanja. Naime, na samom po etku se ve u ta ki 1.3. daju finansijske pojedinosti konkretnog konkursa u okviru kojeg se naj eš e navodi ukupna suma raspoloživih sredstava konkursa, minimalni i maksimalni iznos za koji je mogu e konkurisati i koji je mogu e odobriti, a tako e se daju i instrukcije vezane za neophodno u eš e podnosioca predloga projekta. U eš e podnosioca projekta može da varira u zavisnosti od konkretnog programa: trenutni minimum je 10%, dok je maksimum oko 20%. Procenat kofinansiranja podnosilaca projekata se pove ava sa poboljšanjem opšte finansijske situacije u zemlji, u skladu sa mogu nostima konkretnih ciljnih organizacija, kao i u odnosu na mogu nosti kofinansiranja drugih donatora. Tako je sa standardnih 10% u poslednjim organizovanim konkursima (programi Medijski fond 2 i EU Integracije), ovaj procenat pove an na 20%. 1.3 Finansijske pojedinosti ovog konkursa Ukupna sredstva obuhva ena ovim konkursom iznose evra i bi e podeljena kroz dva konkursa za podnošenje projekata. Evropska agencija za rekonstrukciju zadržava pravo da ne raspodeli celu sumu. Visina sredstava koja se dodeljuju Najviši i najniži iznos sredstava koja mogu biti odobrena za pojedina ne projekte po osnovu ovog 10

12 programa je: Najniža vrednost: evra Najviša vrednost: evra Napomena: ni jedan odobren iznos ne može da premaši 90% od ukupnih troškova projekta (pogledajte poglavlje 2.1.4). Preostalih 10% mora da bude finansirano od strane podnosioca projekta ili nekog drugog izvora koji se ne oslanja na budžet Evropske unije. U ovom konkretnom slu aju zna i da opština ili partner treba da obezbede 10% sredstava u vidu svog doprinosa. Pomenuta sredstva mogu biti iz budžeta opštine ili nekog drugog donatora - pri tome se mora voditi ra una da sredstva drugog donatora nisu poreklom iz budžeta Evropske komisije. Skre emo pažnju da je kod utvr ivanja sume za koju ete konkurisati (osim, naravno što ete voditi ra una da bude u rasponu koji je dozvoljen), veoma važno da planirate aktivnosti koje u finansijskom smislu ne e ugroziti rad organizacije. To zna i da iznos vašeg projekta treba da zavisi od kapaciteta i prethodnog iskustva organizacije (npr. opština koja do sada nije imala iskustva sa ovakvim projektima i ima relativno mali budžet, ne bi trebalo da traži maksimalno dozvoljena sredstva). Vodite ra una da se iznos za koji podnosite projekat pojavljuje na više mesta u vašem predlogu projekta: u formularu (na prvoj stranici), u budžetu, kao i u matrici logi kog okvira. Ovo je važno kada, tokom rada, menjate nešto u predlogu projekta, da ne zaboravite da unesete izmene na svim potrebnim mestima gde se ova informacija traži PRAVILA ZA PODNOŠENJE PROJEKATA Iako su pravila vrlo sli na iz konkursa u konkurs, ovde se zahteva vaša maksimalna pažnja, jer pored gotovo identi nih formulacija koje ete prepoznati od ranije (ukoliko ste ve prethodno pisali projekat koji se finansira iz budžeta EU), pojavi e se potpuno novi zahtevi i kriterijumi koji su specifi no formulisani za konkretan konkurs za koji aplicirate. Dakle, nikada nemojte podrazumevati da su vam pravila poznata od ranije, jer se lako može dogoditi da vam nešto promakne. U osnovi, pravila se odnose na slede e oblasti: Kriterijumi odabira Kako se prijaviti i procedure koje treba slediti Evaluacija i selekcija prijava Obaveštenje o odluci Uslovi realizacije projekta po dobijanju granta Mi emo se u ovom Priru niku baviti prvenstveno ta kama 2.1. i 2.2, a ta ku 2.3. emo dota i podse anjem na pitanja iz evaluacionog upitnika. Da biste odmah prepoznali da li ima smisla da konkurišete za konkretan program, sugerišemo da proverite kriterijume odabira, koji vam daju odgovor na pitanje da li je vaša organizacija podobna (eligible) da konkuriše, za koju vrstu aktivnosti je mogu e konkurisati i koja vrsta troškova je dozvoljena i mogu a da bi projekat eventualno bio odobren. Ukoliko su odgovori na ova pitanja pozitivni, onda se spremite za pisanje projekta. Ukoliko su odgovori negativni, zna i da ovaj konkurs nije za vas KRITERIJUMI ODABIRA Koriste se da bi se na osnovu njih procenjivali svi podneti predlozi projekata. Kriterijumi se odre uju u odnosu na: Organizaciju koja u estvuje na konkursu Tipove aktivnosti za koje je mogu e dobiti donaciju Vrste troškova koji se uzimaju u obzir pri odre ivanju visine sredstava za dodelu donacije. 11

13 KO MOŽE DA KONKURIŠE Ovo pitanje vam pomaže da definišete da li vaša organizacija spada u kategoriju onih mogu da konkurišu za konkretan konkurs. Vrlo esto se kombinuje više kriterijuma, naj eš e dva: (a) Tip organizacije koja može da konkuriše: nevladine organizacije, javne ustanove, lokalne samouprave, medijske organizacije, itd. (b) Nacionalnost: organizacije sa sedištem u odre enoj regiji, ili sa sedištem u Srbiji, ili organizacije registrovane u Srbiji i na teritoriji cele EU Uvek se traži da su podnosioci predloga projekta ujedno i direktno odgovorni za pripremu i izvo enje projekta. Program EXCHANGE je po ovom kriterijumu ekskluzivan, jer omogu ava u eš e tj. podnošenje predloga projekata samo lokalnim samoupravama u Srbiji: Nosioci projekta moraju zadovoljiti slede e: - Da su jedinice lokalne samouprave (opštine, gradovi i grad Beograd) sa sedištem u Republici Srbiji - da su direktno odgovorni za pripremu i izvo enje projekta PARTNERSTVO I ODABIR PARTNERA Postoje razli ita iskustva u pogledu partnerstva u dosadašnjim pozivima. Ponekad je dozvoljeno da organizacija konkuriše samostalno, ponekad se partnerstvo podsti e i ohrabruje (naj eš e i ocenjuje sa maksimalnih 5 poena u evaluacionoj tabeli), a ponekad se postavlja kao uslov. Ovo poslednje zna i da organizacija mora da podnese projekat u partnerstvu sa nekom drugom organizacijom. Partneri u estvuju u kreiranju i realizaciji projekta, i troškovi koje oni naprave bi e prihva eni ako ispunjavaju iste uslove koji se primenjuju i za nosioca projekta. Partneri naj eš e moraju da ispune iste kriterijume odabira kao i nosilac projekta. U nekim slu ajevima su kriterijumi prošireni, npr. nosioci projekata mogu biti samo nevladine organizacije, dok se kao partneri mogu pojaviti organizacije koje ispunjavaju iste kriterijume, ali i mediji. Ovo prakti no zna i da organizacija koja podnosi projekat zajedno sa nekom partnerskom organizacijom, treba da ovu organizaciju uklju i u proces pripreme pisanja projekta, budžetiranja, a potom i realizacije projekta. Posebno je zahtevno kada treba pripremiti i kompletnu prate u dokumentaciju, kojoj partnerska organizacija doprinosi obezbe ivanjem svog dela dokumentacije (više o tome u delu kada budemo govorili o prate oj dokumentaciji). Ovaj deo se u praksi do sada pokazao kao dugotrajan proces, te se stoga preporu uje posebna pažnja u odabiru partnera i pravovremeno uklju ivanje partnera u sve faze projektnog ciklusa. Program EXCHANGE postavio je slede a pravila u vezi sa partnerstvom i odabirom partnera: Kandidati mogu da u estvuju na konkursu individualno ili udruženo sa drugom organizacijom. Slede e organizacije mogu u estvovati kao partneri na projektu : 1. Opštine iz zemalja lanica Evropske unije 2. Druge opštine iz Srbije 3. Nevladine (neprofitne) organizacije registrovane u Republici Srbiji 4. Neprofitne asocijacije i organizacije (ko)finansirane iz javnog budžeta i registrovane u Republici Srbiji. Nevladine (neprofitne) organizacije iz Srbije su udruženja gra ana registrovana u skladu sa doma im zakonodavstvom, sa sedištem na teritoriji Republike Srbije. Preporuka je da, kada pravila konkursa 12

14 dozvoljavaju partnerstvo sa nevladinim (neprofitnim) organizacijama, iskoristite tu mogu nost i uspostavite saradnju sa nekom NVO, lokalnom ili nacionalnom. Ova preporuka se daje iz dva razloga: prvi razlog je taj, što je uspostavljanje saradnje i partnerstva izme u lokalnih samouprava i NVO jedan od zna ajnih koraka u pravcu društveno-ekonomskih reformi na putu ka EU, a drugi je taj da ve ina NVO kod nas ima iskustvo i praksu u pisanju projekata prema pravilima EU, pa od strane NVO sektora možete dobiti zna ajnu podršku, kako prilikom pripreme, tako i prilikom realizacije vašeg projekta. Neprofitne organizacije i udruženja finansirana iz budžeta i registrovana u Republici Srbiji, mogu biti razni instituti, biblioteke, zavodi i druge ustanove koje se finansiraju iz budžeta. Kada itate tekst koji vam govori o tome ko može da bude partner na vašem projektu, ova vam informacija istovremeno govori i ko ne možre da bude partner (što je važno da znate, jer pogrešan izbor partnera može da bude jedan od razloga da vaš projekat bude odbijen iz formalnih razloga). U okviru programa Exchange partneri nisu mogle da budu NVO iz EU, niti profitne organizacije iz Srbije / EU. Partnerstvo podrazumeva da se partnerov potpis mora na i na svim traženim dokumentima, i to u originalu. Partner ima pravo na troškove, i oni se iskazuju u budžetu. Partner, tako e, treba da obezbedi prate u dokumentaciju. Program EXCHANGE je specifi an utoliko što zahteva obavezno partnerstvo u realizaciji projekta, jer je saradnja, razmena znanja i iskustava sa kolegama iz EU osnovni cilj i jedan od prioriteta programa. Naime, tokom podnošenja projekta lokalne samouprave su mogle da konkurišu ili u partnerstvu (ako ve ima odre enog partnera lokalnu samoupravu iz jedne od zemalja EU), ili same (ukoliko nema partnera iz zemalja EU). Tim programa EXCHANGE je pronašao partnere svim opštinama nakon odobravanja projekta. Ostali u esnici u projektu : pravila za pisanje projekta definišu više kategorija u esnika. Pored organizacije koja konkuriše i partnera, pravila obuhvataju i saradnike i podugovorne strane. Saradnici ne mogu dobiti finansijska sredstva (od donacije) i ne moraju da ispunjavaju kriterijume podobnosti. To mogu biti druge institucije, NVO i preduze a koja u estvuju u projektu, ali im se troškovi ne priznaju kao opravdani. Na primer, u programu koji se bavi podsticanjem zapošljavanja, kao saradnik se može pojaviti Nacionalna služba za zapošljavanje, koja podnosiocu projekta treba da obezbedi podatke o nezaposlenima na teritoriji neke opštine. Podugovorne strane (npr. izvo a i radova, dobavlja i opreme) ne spadaju ni u partnere ni u saradnike i potpadaju pod pravila navedena u Aneksu IV, standardnog Ugovora o dodeli sredstava (procedure nabavki). Na primer, ako kupujete kompjutersku opremu, ili vršite manje gra evinske radove u sklopu projekta, onda ete vršiti pla anja za obavljene usluge ili dostavljenu robu na osnovu ugovora i dostavljenog ra una. Ovi troškovi se, naravno, iskazuju u budžetu (pod pretpostavkom da je nabavka opreme i izvo enje radova aktivnost dozvoljena projektom, tj. dozvoljeni trošak više o tome u odeljku koji se bavi dozvoljenim i nedozvoljenim troškovima). Postoje odre ene situacije kada potencijalni kandidati i partneri ne mogu u estvovati na konkursu ili dobiti sredstva. One su uvek taksativno navedene u ta ki koja sledi odmah iza kriterijuma za nosioce projekata, a koja se odnosi na nedozvoljene situacije ili situacije konflikta interesa. Iako se neke od ovih situacija ne odnose na pojedine organizacije (ili ak nisu mogu e u okviru postoje eg pravnog sistema), u pitanju je standardna formulacija koja se koristi za sve konkurse koje organizuje Evropska komisija. Nosilac projekta potvr uje da nije obuhva en ni jednom od ovih situacija potpisivanjem Deklaracije podnosioca projekta (deo IV Formulara za podnošenje projekata Aneks A) TIPOVI AKTIVNOSTI ZA KOJE JE MOGU E KONKURISATI U ovom odeljku se daju informacije o periodu realizacije projekta, oblastima ili temama, lokaciji projekta, tipovima aktivnosti i broju projekata s kojima se može konkurisati i koji mogu biti odobreni. 13

15 Ove informacije se razlikuju od poziva do poziva, pa vam sugerišemo da pažljivo pro itate svaku stavku, da biste polako po eli da fokusirate vaš projekat. Period realizacije projekta može da bude od par meseci do 3 godine. Projekti ne mogu biti kra i od 4 meseca, niti duži od 10 meseci. Obratite pažnju da na odgovaraju im mestima u formularu za pisanje projekta stoji period u skladu sa zahtevom iz Smernica (na primer, u planu aktivnosti, ili u budžetu). Naime, esto se dešava da podnosilac predloga projekta pogreši i produži projekat do godine dana (odnosno 12 meseci), ak i kada je ograni enje na 10 meseci (ili kra e). Ovo može biti razlog za odbijanje vašeg projekata na nivou administrativne provere. Oblasti ili teme: oblasti ili teme moraju biti u skladu sa ciljevima i prioritetima programa koji su navedeni u uvodnom poglavlju Smernica. Teme mogu da budu taksativno navedene, a nekad se daju samo kao ilustracija sa napomenom da se inovativni pristupi i ideje podsti u, ukoliko su u skladu sa osnovnim ciljem, specifi nim ciljevima i prioritetima. Oblasti ili teme Lokalna samouprava i lokalne finansije Me unarodna saradnja Komunalne usluge i održavanje stambenog prostora Životno okruženje Urbanisti ki plan i povezana pitanja Efikasnost potrošnje energije Pitanja zaštite životne sredine Socijalna politika Lokalni ekonomski razvoj Informisanje i komunikacije Osnovno obrazovanje i zdravstvo Opštinske službe Prava manjina Mehanizmi za arbitražu (lokalni ombudsman i sl.) Etika i transparentnost Lokacija projekta: ukazuje na mesto odvijanja projekta, odnosno projektnih aktivnosti. Lokacija može da varira od navo enja konkretnih opština u Srbiji (kada je projekat fokusiran na odre ene opštine), do regiona odnosno podru ja cele Srbije, a ponekad i u inostranstvu. Realizacija projekta mora da bude u Srbiji i zemljama Evropske unije samo za studijske posete. Ova informacija je, osim kao naznaka gde sme da se odvija vaš projekat, ujedno važna jer se mora navesti na prvoj stranici formulara za pisanje projekta. Tipovi aktivnosti: u ovom delu se esto daju i primeri mera, aktivnosti projekata koji e se finansijski podržati. Na primer, u jednom od poziva 1, kao primer vrste projekata u programima koji se bave podsticanjem društveno-ekonomskog razvoja, navode se slede e aktivnosti: 1 Program regionalnog društveno-ekonomskog razvoja (4SER01/11/045-05SER01/16/001) 14

16 Usluge zapošljavanja: Sistemi stvaranja radnih mesta (na primer programi koji omogu avaju privremeno zapošljavanje da bi nezaposleni stekli iskustvo u oblastima gde postoji jasan potencijal) Programi koji uvode maturante i apsolvente u svet posla Klubovi za traženje posla Obuka u oblasti tehnika intervjuisanja i priprema planova za povratak na posao Informativne i savetodavne usluge za nezaposlene i ugrožene Program Exchange predvi a tri osnovna modaliteta aktivnosti za koje se opštine mogu prijaviti: A. Zahtev za tehni ku pomo gradovi i opštine Srbije e odrediti prioritetne oblasti svog interesovanja i zahtevati specifi nu pomo od strane opštinskih eksperata iz jedne od zemalja Evropske unije. Tehni ka pomo može da uklju i misije obuke od strane jednog ili ve eg broja opštinskih eksperata iz zemalja Evropske unije, serije savetodavnih susreta ili jednokratne posete. B. Upoznavanje sa praksom na terenu / obilasci opština u Evropskoj uniji opštine mogu u svoje projekte uklju iti i posete jednoj ili ve em broju opština u jednoj od zemalja Evropske unije. Ovakve studijske posete mogu trajati nedelju dana ili više nedelja. Predlozi za studijske posete mogu biti podneti samo uz zahtev za tehni ku pomo. C. Investiciona komponenta pored tehni ke, opštine mogu zaklju iti da prilikom realizacije projektnih aktivnosti postoji i potreba za investicijama manjeg obima, npr. nabavka hardvera ili softvera za poresko odeljenje i sli no. Investicije manjeg obima e biti podržane samo ukoliko su u jasnoj vezi sa zahtevom za tehni ku pomo. Kombinovanje navedenih modaliteta je dozvoljeno. Modaliteti B i(ili) C mogu se podnositi samo u kombinaciji sa modalitetom A. Mogu e kombinacije su slede e: A A+B A+B+C A+C Broj projekata sa kojima se može konkurisati i koji mogu biti odobreni - postoje razli ita pravila vezana za broj projekata sa kojima se može konkurisati: Dozvoljava se konkurisanje samo sa jednim projektom Dozvoljava se dostava više projekata, ali se odobrava samo jedan Dozvoljeno je konkurisanje sa više projekata i više može biti odobreno, ali se ovo uslovljava time da iste osobe ne mogu voditi ove projekte (razli iti projektni timovi) Dozvoljava se da organizacija može biti partner u ve em broju projekata, pod uslovom da ima kapacitet da u estvuje u svim projektima TIPOVI TROŠKOVA ZA KOJE JE MOGU E KONKURISATI Opis troškova koji su opravdani i dozvoljeni je prili no detaljno opisan u Smernicama. Zato emo se ovde više zadržati na tuma enju pojedinih pojmova, odnosno prakti nim savetima u vezi sa informacijama iz ovog odeljka. Još detaljnija obrada troškova je data u delu koji se bavi Budžetom projekta. Pre svega, samo opravdani troškovi mogu biti uzeti u obzir za dodelu sredstava, a to su istovremeno i stvarni troškovi. Opravdani direktni troškovi moraju biti: NEOPHODNI za realizaciju projekta, navedeni u ugovoru koji se dostavlja kao aneks ovim smernicama, i u skladu sa principima zdrave ekonomske logike. Dakle, pre svega, realni i racionalni; Nemojte tražiti više da biste dobili onoliko koliko vam u stvari treba (broj poena u sekciji 5 tabele za evaluaciju e biti znatno manji, a samim time umanjujete i šanse da projekat bude odobren) 15

17 STVARNI TROŠKOVI korisnika projekta ili njihovih partnera u toku realizacije projekta - imajte u vidu da se priznaju samo troškovi nastali NAKON potpisivanja ugovora, nikako pre! Dakle, ako ste imali bilo kakav trošak u vezi sa projektom pre nego što ste potpisali ugovor, ma kako se on vama inio opravdan, on ne e biti priznat! DETALJNI I LAKO PROVERLJIVI - moraju biti zabeleženi u pismenoj formi na ra unu krajnjeg korisnika ili njegovih partnera ili na njihovim poreskim dokumentima, Podrazumeva se uredna evidencija i dokumentacija sa originalnim ra unima i prate im dokumentima, u skladu sa važe im zakonodavstvom Republike Srbije o ra unovodstvenom poslovanju i u skladu sa me unarodnim ra unovodstvenim standardima, prema zahtevima EU. Sledi opis opravdanih odnosno dozvoljenih troškova u sklopu programa EXCHANGE: Troškovi plata za zaposlene ukoliko se kao lice angažovano na projektu vodi osoba koja je zaposlena u lokalnoj samoupravi, ili javnoj upravi, plata te osobe (sa pripadaju im doprinosima), ne može biti pokrivena iz donacije EAR-a! Istovremeno, ukoliko se angažuje posebno lice, izvan lokalne samouprave (npr. NVO kao partnerska organizacija) onda se plata ove osobe priznaje kao opravdan trošak pod uslovom, naravno da ne prelaze standardni iznos plata za tu organizaciju. Troškovi putovanja i dnevnica za zaposlene koji u estvuju u realizaciji projekta, uz uslov da ne prelaze uobi ajene troškove uobi ajeno se priznaje kao trošak putovanja iznos u vrednosti autobuske, vozne karte, dok se za dnevnice za zaposlene preporu uje dnevnica koja ne prelazi 50 evra. Troškovi kupovine opreme i pla anja usluga, sa dokazom da cene odgovaraju tržišnim vrednostima preporu uje se prethodna provera iznosa za nabavku opreme ili usluga. Troškovi materijalnih sredstava kancelarijski pribor neophodan za realizaciju projekta (olovke, sveske, papir, heftalica, spajalice,...) Troškovi podugovaranja npr. možda ete angažovati agenciju da ispita mišljenje gra ana o tome kako su zadovoljni uslugama koje pruža opština. Troškovi koji su neophodni za realizaciju projekta - širenje informacija, evaluacija realizacije projekta, revizija, prevod, štampanje, osiguranje itd. - uklju uju i i troškove finansijskih usluga (naro ito troškove transfera novca i finansijskih garancija). Obzirom da se radi o velikom broju troškova koji mogu predstavljati nepoznanicu za jedan deo italaca, posebno emo obraditi svaku od navedenih stavki: (a) Širenje informacija se može posti i putem postavljanja web stranice, ili štampanja brošura, mese nog biltena, izrade spotova i sli no (b) Evaluacija se može sprovesti od strane nezavisnih osoba koje e biti angažovane da sprovedu evaluaciju i za to e dobiti odgovaraju u naknadu (honorar, put, izrada upitnika, anketa, obrada upitnika, pisanje izveštaja, štampa publikacija samo su jedan od na ina na koji se mogu iskazati troškovi evaluacije) (c) Revizija potrebno je raspitati se prethodno o iznosu koji e tražiti nezavisna revizorska ku a. Iznos naj eš e zavisi od vrednosti vašeg projekta (uobi ajene sume su od 3 do 5% od vrednosti projekta). Spisak nezavisnih revizorskih ku a možete dobiti od Republi kog udruženja ra unovo a i revizora (d) Prevod svakako treba ura unati iznos koji je potreban za prevodioca, jer se projekat bazira na u eš u stru njaka iz Evrope na projektu, i/ili odlasku predstavnika opštine u neki od gradova/opština zemalja Evropske unije. Trošak prevo enja može se ra unati po danu, satu, stranici, mese no, u zavisnosti od toga u kojoj meri ete koristiti usluge prevodioca (e) Štampanje može se odnositi na razli ite vrste publikacija koje ste planirali tokom realizacije projekta posteri, brošure, knjige, mese nici, novine, evaluacija, uputstva gra anima o radu opštine, promocija projekta u javnosti i sl. Mogu nosti ima bezbroj, važno je da odaberete onu koja najviše odgovara suštini vašeg projekta (f) Finansijske usluge ne zaboravite da svaki transfer novca preko vašeg ra una podrazumeva i odre eni trošak. Raspitajte se kod vaših finansijskih s aradnika ili u vašoj banci, koliko iznosi taj procenat u odnosu na sumu sa kojom želite da aplicirate. 16

18 Kod formulisanja budžeta pogledajte i poslednju sekciju Smernica koja ukratko daje pregled procedura realizacije projekta. U ovoj sekciji na i ete korisne informacije o: (1) procedurama nabavki - uklju uju i i pravilo o poreklu robe i usluga, kao i informaciju o konkretnim tipovima nabavki u zavinsosti od vrednosti roba i usluga koje morate da koristite (2) obaveznim aktivnostima koje morate da uklju ite sve eš e je to obavezna revizija, a ponekad i eksterna evaluacija projekata. Neopravdani troškovi: neopravdani troškovi su vrlo detaljno opisani u Smernicama i naj eš e isti za svaki konkurs koji objavljuje Evropska komisija, tako da nije potrebno da ih ovde posebno navodimo. Me utim, posebno naglašavamo da su programi koji se finansiraju iz sredstava Evropske unije, oslobo eni obaveze pla anja PDV, tako da vam je PDV neopravdani trošak. Rezerva (do 5% ukupnog iznosa direktnih opravdanih troškova): budžetom možete planirati finansijsku rezervu maksimalnom u iznosu od 5% od ukupnog iznosa direktnih opravdanih troškova) koju možete upotrebiti da pove ate obim planiranih ili realizujete nove aktivnosti. Imajte u vidu da je za upotrebu rezerve neophodno da dobijete pismenu dozvolu! Opravdani indirektni troškovi (opšti, administrativni troškovi): ukupna suma koja ne prelazi 7% od ukupnih opravdanih troškova (direktni troškovi + rezerva) realizacije projekta može da se predstavi kao indirektni troškovi za pokrivanje administrativnih dodatnih troškova krajnjeg korisnika odobrenih sredstava za potrebu realizacije projekta. Vodite ra una da ovaj iznos ne pre e 7%, jer je to jedan od razloga da projekat bude odbijen zbog administrativne greške. Nefinansijsko u eš e kandidata u troškovima in kind : troškovi su sva nefinansijska sredstva koja nosilac projekta ili partner, ulažu u realizaciju projekta, od trenutka potpisivanja ugovora (na primer, postoje a oprema, koriš enje prostora i sl.). Kod nas je uobi ajen izraz u naturi. Ukoliko projekat bude odobren, krajnji korisnik mora u estvovati u in kind troškovima kao što je naveo u formularu za prijavljivanje. To zna i da, ako je navedeno da postoji neka oprema ona mora i da se koristi za potrebe projekta; ili, ako je navedeno da organizacija raspolaže kancelarijom koju e koristiti za potrebe projekta, onda tu kancelariju treba i da obezbedi za sprovo enje projekta. Istovremeno, skre emo pažnju da se in kind troškovi ne smatraju kofinansiranjem od strane krajnjeg korisnika odobrenih sredstava. To prakti no zna i da ukoliko ste naveli da je vrednost vaše opreme, kancelarijskog prostora ili nekog drugog objekta koji su u vašem vlasništvu i kojim doprinosite projektu vaše in kind u eš e, povezane troškove ne možete kasnije prikazati kao vaš finansijski doprinos od 10%. Me utim, kupovina opremu od sredstava opštine za vreme trajanja projekta i za potrebe projekta ili rentiranje prostora u kome se realizuje neka aktivnost (obuka), onda se to smatra vašim finansijskim doprinosom (potrebno je u predlog budžeta uklju iti u finansijski doprinos podnosioca projekta) KAKO SE PRIJAVITI I PROCEDURE KOJE TREBA SLEDITI Prijave moraju biti predate u obliku formulara za prijavljivanje, koji se nalazi u dodatku Smernica. Formular se, pored Smernica i drugih dokumenata, uvek nalazi i na odgovaraju em internet sajtu, zajedno sa kompletnom konkursnom dokumentacijom FORMULAR ZA PRIJAVLJIVANJE Formular se standardno sastoji iz slede ih delova: Informacije o predlogu projekta, uklju uju i budžet Informacije o podnosiocu projekta Informacije o partneru(ima) na projektu. Formular za prijavljivanje i svi aneksi se naj eš e popunjavaju na engleskom jeziku. Ovo treba pažljivo prou iti, jer je u nekim konkursima bilo dozvoljeno da pojedini aneksi budu i na srpskom 17

19 jeziku, što je naravno olakšavaju a okolnost u procesu pripreme predloga projekta. Podrazumeva se da se prijave pisane rukom ne e prihvatiti. Uz prijavu mora biti priložena i prate a dokumentacija, koja se može bitno razlikovati od konkursa do konkursa. Najjednostavnije je kada se traži samo statut ili dokument o osnivanju. Sledi spisak mogu ih zahteva sa prate om dokumentacijom sa kojima smo se do sada susreli u našoj praksi konkurisanja: Statut organizacije koja se prijavljuje (bilo samo za organizaciju koja se prijavljuje, bilo i za sve partnere) Najnoviji godišnji izveštaj podnosioca prijave (izveštaj o radu). Ovaj dokument treba da pruži kratak opis glavnih aktivnosti koje je vaša organizacija realizovala u prethodnoj godini Najnoviji završni finansijski izveštaj podnosioca prijave (izveštaj o profitu i gubicima, i završni finansijski izveštaj za prethodnu fiskalnu godinu, onako kako se dostavlja zvani nim državnim organima zaduženim za ovu oblast) Izjava pod zakletvom da niti podnosilac projekta, niti partneri, ne potpadaju ni pod jednu od kategorija navedenih u Smernicama, a koje se ti u nedozvoljenih situacija i mogu eg konflikta interesa Izjava pod zakletvom da niti podnosilac projekta, niti partneri ne dobijaju sredstva iz državnog budžeta za aktivnosti koje se planiraju dostavljenim projektima Biografije koordinatora projekta i drugih klju nih eksperata (CV u predvi enom formatu) Ukoliko vašim predlogom projekta planirate da sprovedete neke aktivnosti obuke, od vas se može tražiti da dostavite curriculum tj. plan i program obuke za kurseve koje želite da sprovedete Revizorski izveštaj za neki prethodni projekat koji je finansiran iz budžeta Evropske komisije (podnosioca projekta ili partnerske organizacije). esto je razli it pristup ovim dokumentima: neki od navedenih prate ih dokumenata moraju biti dostavljeni isklju ivo kao originali, neki kao originali ili kao kopije overene od strane ovlaš enog nezavisnog organa (sud ili opština), a neki mogu samo kao kopije. Uz prijavu mora biti priložena slede a prate a dokumentacija : 1. Statuti ili dokumenti o osnivanju organizacije koja konkuriše, a u slu aju partnerstva - i osniva ki dokumenti svakog partnera posebno. Ukoliko vaša partnerska opština iz EU nema zvani an Statut, molimo podnesite primerak drugog dokumenta koji potvr uje njen pravni status kao opštine na primer: primerak izvoda iz nacionalnog glasnika ili nacionalnog registra (ili regionalnog lista koji se izdaje na regionalnom nivou) ili izjavu u pisanoj formi od strane organizacije koja je odgovorna za taj list/registar, a u kojem piše da je ta opština registrovana. 2. Poslednji godišnji finansijski izveštaj Navedeni prate i dokumenti moraju biti dostavljeni kao originali, ili kao kopije overene od strane ovlaš enog nezavisnog organa GDE I KAKO POSLATI PRIJAVU Prijave se moraju dostaviti u zape a enoj koverti, preporu enom poštom, kurirom ili li no na adresu koja je navedena u Smernicama (potpisana potvrda o primljenoj pošiljci sa datumom prijema bi e izdata donosiocu). Obratite pažnju da se ponekad mogu razlikovati adrese u zavisnosti od toga da li prijavu dostavljate poštom, li no ili kurirom. Projekti koji se dostavljaju u vezi sa konkursom EU, nikada ne smeju da budu dostavljeni om ili faksom, niti na neku drugu adresu, jer su to razlozi zbog kojih e vaš projekat biti odbijen. Vodite ra una o tome šta od dokumenata se dostavlja u originalu, šta kao kopija, u koliko primeraka, koji materijali se još dostavljaju i u elektronskom obliku (CD ili disketa). Ova uputstva su vrlo detaljno navedena u ovom odeljku i važno je da ispoštujete sve zahteve, jer je iskustvo pokazalo da je veliki broj projekata bio odbijen usled nedostatka nekih od traženih dokumenata u traženom obliku. 18

20 Prijave (formular za prijavljivanje, budžet, opis poslova za EU partnera, logi ki okvir rada i prate i dokumenti) moraju biti popunjeni i poslati u jednom originalu i 3 kopije. Formular za prijavljivanje, budžet, opis poslova za EU partnera i logi ki okvir rada moraju biti dostavljeni i u elektronskoj formi. Ova jednostavna instrukcija iz gornjeg okvira je u praksi zna ila da je vaš projekat težak više kilograma, tj. da je koli ina materijala koju ste pripremili kao deo vaše projektne dokumentacije u toj meri obimna, da je bilo teško (u nekim slu ajevima i nemogu e) na i kovertu u koju bi se smestila celokupna dokumentacija. Nemojte da vas to zabrinjava. Umesto koverte, može da posluži i odgovaraju a kutija sa poklopcem. Tako e, u pošti možete na i plastificirane koverte A3 formata u koje može stati ceo projektni dokument sa kopijama (ukoliko je potrebno, mogu e je spojiti dve ovakve koverte). Na koverti mora da stoji pun naziv i adresa podnosioca prijave i tekst: Not to be opened before the opening session i Ne otvarati pre po etka sednice za otvaranje konkursne dokumentacije, kao i broj budžetske linije sa smernica. I na kraju, poslednji prakti an savet u vezi sa procedurom prijavljivanja, koji se prakti no odnosi na vreme pre nego što ste spakovali vaš projekat u kovertu (kutiju): podnosioci prijava treba da provere da li je njihova prijava kompletna na osnovu kontrolne liste koja se nalazi u formularu za prijavljivanje (videti na strani 45-46) KRAJNJI ROK ZA PRIJEM PRIJAVA Voditi ra una o krajnjem roku za prijave. Ne dozvolite sebi da predlog projekta predajete poslednjeg dana u 15 h ako je rok 16 h, jer je obi no tada velika gužva. Bilo bi dobro prijavu doneti li no, jer se dostava poštom posle predvi enog roka ne e uvažiti ak i ako ste vaš projekat poslali poštom pre isteka roka i ako imate dokaz o tome! DODATNE INFORMACIJE Pitanja se, u pravilu, mogu postaviti om ili faksom u roku od najviše 21 dan pre isteka konkursa. Proverite koji je to datum u odnosu na vaš konkurs, da ne biste zakasnili sa pitanjima! Tako e, redovno proveravajte veb sajt sa pitanjima i odgovorima, jer možete na i odgovore na neka vaša pitanja ili nedoumice. Potvrda o prijemu prijave: odmah po predaji vašeg predloga projekta, dobi ete potvrdu o prijemu. Svi u esnici konkursa dobijaju potvrdu o prijemu predloga projekta, uklju uju i i obaveštenje da li je prijava primljena pre ili posle krajnjeg roka, i referentni broj koji im je dodeljen po završetku prvog sastanka Evaluacione komisije na kome se otvaraju svi projekti (informacija se dostavlja i poštom, na adresu podnosioca projekta) TABELA ZA TEHNI KO-FINANISJKU EVALUACIJU PROJEKATA U drugom delu Smernica uvek se nalazi i tabela za tehni ko-finansijsku evaluaciju, koja je po pravilu donekle modifikovana za svaki konkretan program. Evaluacija svih projekata u okviru konkretnog konkursa radi se na osnovu ove tabele, pa je poželjno da se tim koji radi na pripremi projekta dobro upozna sa sadržajem tabele i pokuša da detaljno odgovori na sva navedena pitanja u svom predlogu projekta. Ukoliko imate vremena dobro je da po završetku sami, ili uz pomo iskusnijeg kolege, proverite u kojoj meri vaš predlog projekta odgovara na pitanja postavljena u tabeli za tehni ko-finansijsku evaluaciju. 19

21 Tako e, u ovoj sekciji se nalaze informacije o minimumu bodova koje projekat mora da dobije u sekciji 1 (iskustvo i kapaciteti organizacije) i sekciji 2 (relevantnost projekta), kako bi ušao u listu projekata koji e možda biti finansirani (kona an ishod zavisi od celokupne evaluacije). Imaju i u vidu da smo obradili deo Vodi a koji se bavi formalnim delovima projekta i administrativnim procedurama, želimo da vas podsetimo na uobi ajene administrativne greške koje su se naj eš e javljale kao razlog odbijanja projekta u prvom krugu konkursa za opštinske projekte programa EXCHANGE. Naj eš e administrativne greške u prvom krugu konkursa za opštinske projekte programa Exchange: Izjava o partnerstvu nije potpisana od strane nosioca predloga projekta Potpis na dekleraciji podnosioca nije originalan, nego je u pitanju pe at (faksimil) Nije popunjen aneks B (budžet) Nedostaje Statut nosioca projekta. Umesto Statuta, u nekoliko slu ajeva dostavljena je kopija Zakona koja opštinu XY pominje kao opštinu u Srbiji Nedostaje opis posla za EU partnera Aneks C Izjava o partnerstvu je dostavljena u drugom formatu od onog koji je predvi en procedurom Projekat i aneksi nisu na engleskom jeziku Nedostaje poslednji finansijski izveštaj Dostavljen faks izjave o partnerstvu od strane EU partnera Sredstva koja se traže od EAR-a su ve a od 90% Partner nije podoban npr. NVO iz EU Pre nego što upakujete vaš projekat u koverat, proverite da li ste zadovoljili sve tražene administrativne zahteve! Podse amo da, u proseku, oko 40% projekata koji pristignu na konkurse koje finansira Evropska komisija, biva odbijeno zbog grešaka administrativne prirode! 20

22 IV FORMULAR ZA PODNOŠENJE PREDLOGA PROJEKTA (ANEKS A) GRANT APPLICATION FORM Kako pravilno popuniti poglavlja u Formularu A? Pisanje predloga projekta popunjavanjem standardnih formulara Evropske komisije jeste korak koji podrazumeva da ste prethodno: Pažljivo prou ili Smernice Da su vam jasni zahtevi konkretnog programa u okviru koga je raspisan konkurs (opšti i posebni ciljevi, prioriteti i mogu e, odnosno dozvoljene aktivnosti) Da vam je jasno u kom finansijskom okviru se možete kretati i da imate potpuni uvid u formalne zahteve i ograni enja konkursa. Pored ovih formalnih preduslova, ovo je trenutak kada ve imate ideju vašeg projekta, odnosno imate jasnu predstavu kojim problemima želite da se bavite, koje su vaše ciljne grupe, šta želite da postignete i koji su vam resursi, u na elu, za to potrebni. Ova koli ina prethodnih informacija koja je neophodna da biste popunili standardni formular, tako e podrazumeva da u njegovoj izradi u estvuje kako programski deo tima (oni koji e neposredno u estvovati u njegovoj realizaciji), tako i administrativni deo tima osobe koje e biti zadužene za finansijsku administraciju. Pre nego što pristupite samom popunjavanju formulara, evo nekoliko prakti nih saveta koji e vam pomo i da lakše iza ete na kraj sa celim procesom: Formular se popunjava na jeziku koji je definisan u Smernicama (u najve em broju slu ajeva to je engleski jezik). Ukoliko ete vaš projekat pisati na srpskom jeziku, a potom i prevoditi, planirajte nekoliko dana za prevod, i uskladite tempo rada sa rokovima za predaju projekta Obavezno treba poštovati formu i ništa ne menjati u odnosu na ve unet tekst u datom formularu (dakle, nemojte brisati, menjati redosled pitanja i sl.) Poštovati font (arial 10). Jedino dozvoljeno odstupanje je bold ili italik, ako se na e za potrebno, mada izbegavati preterano variranje fontova Projekat se piše tako što se u formularu odgovara na postavljena pitanja ništa se ne podrazumeva Imaju i u vidu da se kao jezik pisanja projekta naj eš e koristi engleski, a da se istovremeno koriste izrazi koji mogu imati specifi no zna enje u kontekstu pisanja projekta, opredelili smo se, gde god procenimo da je to potrebno, da vam damo tuma enje izraza (iz originalnog teksta Smernica na engleskom jeziku), a šire tuma enje je dato na kraju ovog Priru nika u Re niku termina (izraza). Ovaj deo uputstva je pisan tako da se za svako pitanje najpre objašnjava vrsta i koli ina informacija koju treba navesti, a potom se daju prakti ni saveti (italik fontom) koji se baziraju na višegodišnjem iskustvu prire iva a u pripremanju projekata prema zahtevima Evropske komisije. Na kraju svakog poglavlja se nalazi mali okvir sa pitanjem koje je preuzeto iz evaluacionog upitnika. Ova pitanja koriste lanovi komisije prilikom odlu ivanja o vašem projektu (pod pretpostavkom da je projekat prošao administrativnu stepenicu, tj. da je zadovoljio sve prethodne formalne kriterijume). Ova pitanja vam služe kao podsetnik da još jednom proverite tekst koji ste pripremili kao odgovor na pitanje iz formulara, i da samokriti no razmotrite da li taj tekst daje odgovor na postavljeno pitanje. Ako i sami niste sigurni, odnosno ako procenite da nema dovoljno informacija, prepravite tekst. Dakle, na samom po etku ete se susreti sa engleskim pojmom Action. U ovom kontekstu treba shvatiti termin kao projekat. Isto tako, activity se prevode kao aktivnosti, i ova dva termina ne treba mešati. 21

23 Formular za pisanje projekta se sastoji od više standardnih poglavlja, koji se modifikuju prema potrebama konkretnog konkursa. U programu Exchange, formular se sastoji iz slede ih poglavlja: I. Projekat I. OPIS PROJEKTA 1.1 Naziv projekta 1.2 Lokacija(e) 1.3 Iznos koji se potražuje od Evropske agencije za rekonstrukciju 1.4 Kratak sadržaj projekta 1.5 Ciljevi projekta 1.6 Opravdanost projekta 1.7 Detaljan opis aktivnosti 1.8 Metodologija 1.9 Trajanje i plan aktivnosti 2. O EKIVANI REZULTATI PROJEKTA 2.1. O ekivani uticaj projekta na ciljne grupe 2.2. Publikacije i ostali rezultati 2.3. Višestruki efekti 2.4. Kratkoro ni i dugoro ni uticaj 3. BUDŽET PROJEKTA 4. O EKIVANI IZVORI FINANSIRANJA II. PODNOSILAC PREDLOGA PROJEKTA 1. OSNOVNE INFORMACIJE 2. BANKOVNI DETALJI 3. OPIS PODNOSIOCA PREDLOGA PROJEKTA (MAKSIMUM 1 STRANA) 3.1. Standardni formular 3.2. Kratak opis postoje e strategije u prioritetnim oblastima u Vašoj organizaciji 3.3. Pravni zastupnik Vaše organizacije 4. KAPACITET ZA UPRAVLJANJE I REALIZACIJU PROJEKTA 4.1. Iskustvo u sli nim aktivnostima 4.2. Izvori 5. DRUGI PREDLOZI ZA FINANSIRANJE PROJEKATA PODNETI EVROPSKIM INSTITUCIJAMA, EVROPSKOM FONDU ZA RAZVOJ (EDF) ILI ZEMLJAMA LANICAMA EU 5.1. DONACIJE, UGOVORI I ZAJMOVI DOBIJENI TOKOM POSLEDNJE TRI GODINE OD EVROPSKIH INSTITUCIJA, EVROPSKOG FONDA ZA RAZVOJ (EDF) ILI ZEMALJA LANICA EU 5.2. Podneti predlozi za finansiranje projekata evropskim institucijama, Evropskom fondu za razvoj (EDF) ili zemljama lanicama EU III. PARTNERI KOJI U ESTVUJU NA PROJEKTU 1. OPIS PARTNERA 2. IZJAVA O PARTNERSTVU IV. DEKLARACIJA PODNOSIOCA PROJEKTA Provera Napomena: lista sekcija u daljem tekstu koji se odnosi na Formular za pripremu projekata je modifikovana prema poslednjoj verziji PRAGA (jun 2007). Posebno skre emo pažnju da redosled pitanja koji se nalaze u formularu nije isti kao i logika koju ete koristiti prilikom razvijanja vašeg projekta. Naime, projekat po inje sa navo enjem klju nih informacija za onoga koji odlu uje o projektu, dok vi do tih informacija naj eš e dolazite kada je vaš projekat ve priveden kraju (na primer, sažetak ete mo i napisati tek kada ste završili ceo projekat). Isto tako, donosioca odluke pre zanima šta vi želite da promenite u svom okruženju (vaši ciljevi) i kasnije želi da se upozna sa razlozima i problemima, dok vi do rešenja možete da do ete tek kada ste u potpunosti analizirali situaciju u vašem okruženju, ispitali probleme, pribavili neophodne informacije, ustanovili klju ne ciljne grupe. Smatramo da je važno da ovo imate na umu, jer vam se ina e može u initi da 22

24 projekat pišete unatrag, što naravno nije slu aj. Vi vaš projekat stavljate u okvir koji je potreban da bi donosioci odluka imali sve relevantne informacije u formatu koji je njima zna ajan, a vi ve inu tih informacija ionako imate spremne i pre nego što ste po eli da popunjavate formular. Isti taj okvir vam prakti no nudi i matrica logi kog okvira 2, ali u veoma skra enom obliku. Nekima od vas e biti lakše da najpre formuliše ciljeve, rezultate i pretpostavke prema zahtevu iz matrice, i potom da elaborirate vaš projekat u detalje po zahtevima iz formulara. Neki od vas e krenuti od formulara, i kopira e delove u matricu. Oba pristupa su sasvim legitimna, vi se odlu ite za onaj koji vama više odgovara. Naše iskustvo je da se projekat piše uz stalno pore enje i korekciju informacija, kako u formularu, tako i u matrici logi kog okvira odnosno u budžetu. Pa, da krenemo! 4.1. KONCEPT PROJEKTA Od podnosioca projekta se o ekuje da na maksimum 4 strane sažme ceo projekat, osnovne ideje i koncepte, planirane aktivnosti i rezultate, kao i prethodna iskustva svoje organizacije. Koncept projekta je najlakse uraditi na kraju, kada razvijete ceo projekat i detalje planiranih aktivnosti, rezultata. Tek u tom trenutku možete odabrati koje su to najvažnije informacije koje želite da predstavite evaluatorima u ovom delu i na najbolji na in predstavite svoju projektnu ideju. Naravno, mogu je i druga iji pristup (preporu ljiv samo za one iskusnije): da prvo pripremite koncept, i na osnovu toga razvijate projekat (u tom slu aju ne zaboravite da unesete izmene u koncept u skladu sa finalnom verzijom projekta). Nezavisno od sistema pripreme koncepta, potrebno je da imate u vidu slede e: (1) Projekat koji ste podneli e biti prvo evaluiran na osnovu koncepta. Tek pošto evaluatori odobre koncept, vaš projekat e biti evaluiran u celini. (2) Koncept treba da bude napisan na maksimum 4 strane u suprotnom, koncept e biti automatski isklju en iz dalje evaluacije. Koncept projekta sadrži slede e delove 3 : Relevantnost analiza problema (opšti kontekst i specifi ni problemi), opis ciljnih grupa i krajnjih korisnika, povezanost predloga projekta sa potrebama ciljnih grupa Opis aktivnosti i njihovog uticaja opis opšteg cilja, aktivnosti i rezultata; uloge partnera na realizaciji projekta, uloga drugih aktera Održivost aktivnosti analiza rizika, preduslovi, informacije o održivosti aktivnosti i/ili rezultata na razli itim nivoima Uz koncept projekta popunjavate i listu za proveru (informacije o podnosiocu projketa, partnerima, trajanju i lokaciji aktivnosti) i Deklaraciju podnosioca projekta uz koncept FORMULAR ZA PODNOŠENJE PROJEKTA NAZIV PROJEKTA (1.1. TITLE) OPIS PROJEKTA Naziv projekta treba da bude kratak i jasan (od 5 do 10 re i). Naziv treba da odražava smisao projekta, da ukazuje na to o emu se u projektu radi, i da bude lak za pam enje. Najbolje je da se naziv kreira nakon što smo isplanirali ceo projekat, kada imate jasnu sliku šta je suština vašeg projekta. 2 O matrici logi kog okvira bi e više re i kasnije, u poglavlju VI 3 U skladu sa PRAG-om, jun

25 LOKACIJA (1.2. LOCATION(S)) Treba navesti sve lokacije na kojima e se projekat odvijati, odnosno projektne aktivnosti. Ovo e zavisiti, naravno, i od zahteva samog konkursa. Tako, na primer, ako se vaš projekat odvija u više opština, naveš ete sve te opštine, ako se odvija u više regiona, naveš ete regione. U programu Exchange su lokacije bile unapred zadate, tako što se aktivnosti mogu odvijati samo u Srbiji ili u Srbiji i u jednoj od zemalja Evropske unije. Na primer: Srbija / Opština XY Nema ka / Opština Dresden (ukoliko je poznat EU partner) ili samo EU IZNOS KOJI SE POTRAŽUJE OD EVROPSKE AGENCIJE ZA REKONSTRUKCIJU (1.3. AMOUNT REQUESTED FROM THE EAR) Sledi tabela u koju unosite finansijske pokazatelje vašeg projekta. U prvoj koloni se upisuju ukupni troškovi projekta, u drugoj koloni koliko tražite od EAR-a, a u tre oj koloni procentualni iznos sredstava koji tražite od EAR-a (u odnosu na ukupne troškove projekta). Ukupni troškovi projekta Iznos koji se potražuje od Evropske agencije za rekonstrukciju % ukupnih troškova projekta (maksimum 90% ukupnih troškova projekta) ,00 EUR ,00 EUR 83,4 % Imaju i u vidu da su vam ove informacije poznate tek na kraju kada je vaš projekat napisan i kada su vam poznati svi troškovi, te i vaš mogu i doprinos, to je naša preporuka da ovu tabelu popunjavate na kraju (iako se nalazi na samom po etku formulara). Vodite ra una i o slede em: Prvi iznos u tabeli ozna ava vaše ukupne troškove (ili ukupnu vrednost projekta) i da taj iznos ne može da bude u suprotnosti sa instrukcijom datom u ta ki 1.3. Smernica (Finansijske pojedinosti ovog konkursa) koja govori o minimalnoj i maksimalnoj vrednosti za koju možete da konkurišete Drugi iznos predstavlja iznos koji tražite od EAR. Taj iznos predstavlja razliku izme u ukupnih troškova projekta i sopstvenog u eš a Procenat koji tražite od EAR prikazujete u tre oj koloni, koji konkretno za Exchange program ne sme da pre e 90% od ukupnih troškova projekta (u nedavno objavljenim konkursima ovaj procenat je smanjen na maksimum 80% od ukupnih troškova projekta) Posebno vodite ra una da ovi iznosi moraju biti identi ni sa iznosima koje ste naveli u tabeli budžeta (na ovo skre emo pažnju zato što se esto doga a da se izvrše neke izmene u budžetu, i da se previdi da se te izmene moraju uneti i u formular projekta) KRATAK SADRŽAJ PROJEKTA (1.4. SUMMARY) Tabelu popunite tek nakon što je napisan projekat, jer tek tada možete ukratko da predstavite sve tražene segmente: (a) Dužina trajanja projekta (b) Cilj(evi) projekta (opšti i posebni) (c) Partneri (d) Ciljne grupe (e) Krajnji korisnici (f) Rezultati (g) Osnovne aktivnosti Ne zaboravite da sve informacije treba da predstavite na maksimalno jednoj strani. 24

26 CILJEVI PROJEKTA (1.5. OBJECTIVES) U ovoj sekciji na maksimalno jednoj strani treba formulisati opšti i posebne ciljeve. Opšti cilj projekta (overall objective) objašnjava zašto je projekat važan celom društvu. Opštim ciljem se definiše koju stratešku, reformsku ili poželjnu društvenu promenu podržava projekat, u smislu dugoro ne dobrobiti za krajnje korisnike. Tako e, pomaže da se shvati kako se projekat uklapa u ostvarenje vrednosti, principa, politika i programa Evropske unije. Opšti cilj se ne doseže realizacijom jednog projekta, ve je on rezultat uspešnog sprovo enja ve eg broja individualnih projekata. Prilikom formulacije vaših ciljeva (i ostalih nivoa promena koje želite da ostvarite realizacijom vašeg projekta), poželjno je da koristite uobi ajene termine koji vam pomažu da jasno izrazite ono što želite da ostvarite. Ovo je posebno korisno, imaju i u vidu da se vaši ciljevi i rezultati moraju na i i u Matrici logi kog okvira. Tako e, podsetite se klju nih re i (izraza), koji su vam ponu eni na samom po etku Uputstva za pisanje Smernica, koji su vas ve pomalo uveli u standardnu terminologiju. Dakle, prilikom formulacije opšteg cilja, najbolje je da kao klju nu re koja govori o promeni koju želite da ostvarite, koristite izraz doprineti (contribute). Primeri opštih ciljeva sa seminara koji su za predstavnike opština organizovani u okviru programa Exchange: Doprinos približavanju i primeni standarda EU za ekonomski razvoj opštine Doprinos primeni standarda i iskustava EU u zaštiti životne sredine na teritoriji opštine Z Doprinos primeni standarda EU u funkcionisanju organa lokalne samouprave opštine X Doprinos izgradnji transparentne, efikasne i odgovorne opštinske uprave prema standardima EU Doprinos modernizaciji rada službi Uprave u skladu sa standardima EU Specifi ni (posebni) ciljevi projekta (neki koriste još i termin svrha projekta, a na engleskom se koriste termini specific objective/s) objašnjavaju ukupnu pozitivnu promenu u odnosu na glavnu ciljnu grupu. Specifi ni cilj projekta predstavlja konkretan cilj projekta koji se može ostvariti u okviru vremena predvi enog za trajanje projekta i sa raspoloživim ljudskim i materijalnim kapacitetima. Obi no se formuliše i kao o ekivana promena ponašanja ciljnih grupa i institucija. Dakle, promena do koje želite da do ete i koju formulišete kroz specifi an cilj (ili ciljeve), je ono što vi kao podnosilac ne možete da garantujete, ali težite da ostvarite. Primeri posebnih ciljeva sa seminara koji su za predstavnike opština organizovani u okviru programa Exchange: Poboljšanje usluga opštinskih službi gra anima osnivanjem Centra za informisanje i kroz obuku službenika Pove anje u eš a gra ana u procesima donošenja odluka uspostavljanjem saradnje sa NVO Poboljšanje kvaliteta rada službenika lokalne samouprave kroz edukaciju Razvijanje modernih saznanja, kapaciteta i iskustva u oblasti komunalnih usluga i održavanja stambenog prostora putem edukacije, razmene znanja zaposlenih u opštini X sa ekspertima iz opština EU Poboljšanje usluga opštinskih službi gra anima kroz uvo enje informati ke opreme i softvera i kroz obuku službenika Pove anje znanja o separaciji i reciklaži otpada tima za izgradnju regionalne deponije razmenom znanja i iskustava sa stru njacima iz zemlje EU 25

27 Efikasniji i kvalitetniji rad službi u okviru opštinske uprave kroz uvo enje GISa i edukaciju sa stru njacima iz EU Pove anje nivoa znanja službenika edukacijom opštinske uprave o aero zaga enju uz pomo partnera iz EU Specifi an (poseban) cilj koji navodite u vašem predlogu projekta, ukazuje na problem kojim se želite baviti, odnosno koji o ekujete da rešite. Na primer, ako je problem loš rad opštinskih službi i informisanost gra ana, onda je vaš poseban cilj: poboljšanje usluga opštinskih službi prema gra anima osnivanjem Centra za informisanje i kroz obuku službenika. A kao što ste ve primetili, prilikom formulacije specifi nog cilja projekta, najbolje je koristiti klju ne re i koje ukazuju na dugoro nu korist za ciljnu grupu, na primer pove an/poboljšan/smanjen. Vrlo esto se, pored promene i ciljne grupe, navodi i kako e se do i do promene ( uvo enjem Centra za informisanje, kroz obuku službenika lokalne samouprave uz pomo stru njaka iz EU ). Ina e, probleme koje želite da rešite opisujete u poglavlju 1.6. (c), kada objašnjavate potrebe ciljnih grupa, i tu se mora videti jasna veza izme u opisanog problema i rešenja koje, kroz formulaciju specifi nog cilja, nudite. Iako je teško generalizovati, vaš projekat ne bi trebalo da ima više od 2-3 opšta cilja (idealno je ukoliko možete sve da uopštite na jedan) i ne više od 5-6 specifi nih ciljeva (ovde govorimo o tzv. soft projektima ije trajanje je naj eš e limitirano na meseci i koji ne uklju uju infrastrukturne radove). Još jedna napomena važna u ovoj fazi pisanja vašeg projekta: naime, navo enjem razli itih nivoa ciljeva, vi prakti no po injete da slažete i vašu matricu logi kog okvira, tako što e formulisani opšti i specifi ni ciljevi (kasnije i rezultati i aktivnosti) biti navedeni u matrici logi kog okvira (Aneks D), na identi an na in kao i u tekstu formulara tu ne sme da bude razlike OPRAVDANOST PROJEKTA (1.6. RELEVANCE OF THE ACTION) Ovaj odeljak ima posebnu težinu, jer na ovom mestu ube ujete donosioca odluke da je vaš projekat u skladu sa ciljevima konkursa, a istovremeno da se zasniva na uo enim problemima i potrebama specifi nih ciljnih grupa, te da ponu ene aktivnosti vode ka rešavanju uo enih problema. Potrebno je dati odgovore na svako od navedenih pitanja iz formulara, na maksimalno 3 strane, tako da ne štedite na informacijama! A. Kako se Vaš projekat uklapa u osnovne ciljeve i prioritete konkretnog programa? Pro itajte ponovo odeljak 1.2. u Smernicama i u skladu sa ciljevima konkretnog programa obrazložite vaš projekat, koriste i iste klju ne re i. Proverite u kojoj meri se projekat uklapa u postavljene prioritete i jednu ili više tematskih oblasti konkursa! Svedeni primer programa EXCHANGE: Opština N planira da razvije strateški plan razvoja opštine kao preduslov za dalji koordiniran i strateški orjentisan razvoj opštine... Pokazalo se da je rad lokalnih samouprava koje imaju strateške planove efikasniji, bolje odgovara na potrebe gra ana... Opština N planira da prilikom razvoja strateškog plana koristi metodologiju i dobra iskustva EU zemalja, uklju uju i i prilago avanje postoje e pravne normative (odluke koje se donose na opštinskom nivou) EU standardima... Na taj na in opština N e uvesti EU standarde u oblasti planiranja u svoj rad. Više informacija, kao i primere odobrenih projekta možete prona i na sajtu programa Exchange, ( U evaluacionom upitniku(sekcija 2, pitanje 2.1.) se za ovaj odeljak ocena 5 (veoma dobro) može dobiti samo: (a) ako se projekat uklapa u barem jednu tematsku oblast 26

28 (b) ako projekat sadrži dodatne vrednosti, poput promocije rodne ravnopravnosti B. Problemi i mogu e prepreke za realizaciju projekta Ovaj segment opravdanosti projekta je od klju ne važnosti za vaš projekat neophodno je da opišete detaljno situaciju (u vezi sa opštim ciljevima i prioritetima programa), po ev od šireg društvenog konteksta pa do specifi nog stanja u vašoj opštini. Za potrebe programa EXCHANGE (mada se ovo može primeniti i kao opšte pravilo), sugeriše se da date pregled stanja u vašoj opštini (tzv. lokalni kontekst) u jednom pasusu. Zatim, opišite specifi ni problem u vezi sa kojim vi planirate vaš projekat (do 2-3 pasusa): (1) Primer 1: ako želite da osnujete Info Centar, u opisu specifi nih problema koncentrisa ete se na situaciju u oblasti informisanja gra ana, na koji na in trenutno pružate usluge. (2) Primer 2: ako je cilj projekta donošenje strategije u odre enoj oblasti, opisa ete na koji na in je oblast trenutno ure ena (postavljate osnovu da u narednom koraku navedete kako ete oblast unaprediti donošenjem strategije). Posebno naglašavamo da potrebe treba da su u direktnoj vezi sa postavljenim ciljevima, ciljnim grupama i aktivnostima projekta. Ovaj deo mora sadržavati relevantne i ta ne informacije, odnosno detaljno objašnjenje situacije koju vi vašim projektom nudite da rešite. Pitanja iz evaluacionog upitnika (sekcija 2, pitanje 2.2.): 1. U kojoj meri projekat zadovoljava potrebe i uzima u obzir ograni enja koja postoje u ciljnoj zemlji ili regionu? (uklju uju i i originalnost projekta izbegavanje kopiranja ili poklapanja sa drugim projektima EU.). C. Ciljne grupe i procenjen broj direktnih i indirektnih korisnika Ciljne grupe: grupe ili pojedinci na koje e projekat imati uticaja na nivou specifi nih ciljeva. To mogu biti nezaposleni, marginalizovane grupe stanovništva (žene, stari, osobe sa invaliditetom, mladi, etni ke manjine): (1) Direktni korisnici: grupe koje direktno u estvuju u realizaciji konkretnih aktivnosti i na koje se odnose neposredni rezultati projekta. U okrivu programa EXCHANGE to su bili zaposleni OU koji su u estvovali u obukama, studijskim posetama, radnim grupama, i sl. (2) Indirektni korisnici: lanovi vaše organizacije koji nisu direktno uklju eni u aktivnosti, ali e imati koristi od realizacije projekta (npr. unapre enje sistema rada i znanja kroz saradnju sa osobama oje su prošle obuku, podizanje profesionalnog nivoa u organizaciji itd.), lanovi šire zajednice. Na primeru programa EXCHANGE: ostale kolege iz lokalne samouprave, zainteresovane grupa i gra ani opštine koji ne u estvuju direktno u projektu. Primeri opisa ciljnih grupa: (1) Direktni korisnici: preko 100 ljudi koji e biti direktno uklju eni u obuke i proces strateškog planiranja: zvani nici i zaposleni u opštini, lanovi Direkcije za urbanizam i izgradnju, preduzetnici i privrednici i predstavnici gra anskog društva (NVO, kulturnih i sportskih institucija, omladine i medija). (2) Indirektni korisnici: svi gra ani opštine N njih (prema popisu iz 2002.) Uvek navedite broj direktnih i indirektnih korisnika! D. Razlozi za odabir ciljnih grupa i aktivnosti Obrazložiti zašto su baš te ciljne grupe pokrivene baš tim aktivnostima projekta. Ove ciljne grupe su odabrane jer e se opštinski strateški plan sastojati od 4 glavne teme: razvoj lokalne vlasti, unapre enje infrastrukture, razvoj gra anskog društva i ekonomskog razvoja. Navedene ciljne grupe su glavne zainteresovane grupe i radi e na kreiranju strateškog plana kroz nekoliko radnih grupa, koordiniranih od strane Opštinske komisije za ekonomski razvoj. 27

29 Pitanja iz evaluacionog upitnika za podsekcije c i d (sekcija 2, pitanje 2.3): Koliko su jasno definisani i strateški odabrani oni koji su vezani za projekat (posrednici, krajnji korisnici, ciljne grupe)? E. Povezanost projekta sa ciljnim grupama (relevance) Ovde treba obrazložiti zašto je projekat relevantan za ciljne grupe tj. kako e one imati koristi od projekta. Ovaj segment treba povezati sa specifi nim problemima koje želite da rešite realizacijom projekta i objasniti zašto je potrebno uklju iti pojedine grupe korisnika kako bi ovi problemi bili uspešno rešeni. Svedeni primer iz programa EXCHANGE: Problem: nepostojanje strateškog plana kao osnova planiranja i razvoja opštine... Direktni korisnici: predstavnici lokalne samuprave, privatnog i nevladinog sektora koji (a)treba da budu obu eni za pripremu plana i (b)kao nosioci razvoja opštine treba da budu uklju eni u pripremu plana... Projektom e biti unapre eni kapaciteti za dalje planiranje i razvijen strateški plan... Pitanja iz evaluacionog upitnika (sekcija 2, pitanje 2.3): Da li su potrebe ciljne grupe i krajnjih korisnika jasno definisane i da li im projekat prilazi na pravi na in? Napomena: u modelu Smernica grupa pitanja pod 2.3. je objedinjena i svako od podpitanja (sive celine nosi po 5 bodova), U okviru konkretnih poziva, pojedini programi mogu razdvojiti ova pitanja u dva zasebna (23. i 2.4, svako nosi po 5 bodova) ili na drugi na in reorganizovati pitanja DETALJAN OPIS AKTIVNOSTI I REZULTATA (1.7. DETAILED DESCRIPTION OF ACTIVITIES AND ITS EFFECTIVENESS) Prema poslednjoj verziji PRAG-a (jun 2007) može da sadrži maksimalno 14 strana i sastoji se iz 3 dela: (1) Opis opšte svrhe koja se želi posti i realizacijom projekta (maksimum 1 strana) (2) Opis rezultata (maksimum 4 strane) (3) Opis aktivnosti (maksimum 9 strana) (1) Opis rezultata i drugih produkata (outputs) U okvitu ove sekcije opisujete: Rezultate Uticaj na ciljne grupe Publikacije i ostale proizvode Mogu nost ponavljanja (1.1) Rezultati Predstavljaju konkretne koristi, proizvodi, usluge koji nastaju kao posledice uspešno izvedenih aktivnosti. Rezultati se garantuju projektom, odnosno rukovodstvo projekta se smatra odgovornim za ostvarenje rezultata. Razlika izme u rezultata i specifi nog cilja projekta je u tome da li jeste ili nije u mo i rukovodstva projekta da ih garantuje, pod uslovom da su obezbe eni potrebni resursi. Primer: Projekat može da garantuje da e se pripremiti Strateški plan opštine za ekonomski razvoj. Projekat ne može da garantuje da e se proizvodnja u malim i srednjim preduze ima pove ati u toku 2006 sa x% na y%. Da biste uspešno razlikovali rezultate od aktivnosti, najjednostavnije je re i da rezultati odgovaraju na pitanje šta želimo da postignemo, dok aktivnosti odgovaraju na pitanje kako emo to posti i. Na primeru programa EXCHANGE, ako je naš o ekivani rezultat da 20 zaposlenih u lokalnoj samoupravi bude obu eno da bolje pruža usluge gra anima, onda su verovatno aktivnosti koje su do toga dovele bile organizovati obuku za 20 zaposlenih, koja podrazumeva i najavu programa, izbor u esnika, 28

30 konkretnu obuku, pripremu materijala za rad, zatim studijska poseta kolegama iz lokalne samouprave zemlje EU (koja opet može da se razbije na još detaljnije podaktivnosti). Kako formulisati o ekivane rezultate? Najbolje je da koristite re enice u prošlom vremenu, koje govore kao da je nešto obavljeno i postignuto, na primer: Strateški plan za ekonomski razvoj opštine je pripremljen, usvojen i zapo eta je njegova realizacija Osnovan je LED centar Pove an nivo znanja kod 15 radnika opštine Pove an menadžerski kapacitet zaposlenih Gra ani bolje informisani o radu lokalne samouprave Jedan rezultat nije dovoljan treba ih imati više, i svi treba da vode ka ostvarenju specifi nog cilja. Rezultati moraju biti ostvarivi kratkoro no, u toku realizacije projekta (odnosno do završetka projekta), jer je za njihovo ostvarenje odgovorno rukovodstvo projekta. O ekivani uticaj projekta na ciljne grupe: (a) Trenutne situacije ciljnih grupa -npr. obukom e biti unapre en sistem rada, nove veštine e biti koriš ene u..., šira javnost e biti informisana o... (b) Tehni kih i upravlja kih kapaciteta ciljnih grupa - Napominjemo da se izraz tehni ki kapaciteti ne odnosi na infrastrukturu, nego na znanje, veštine, odnosno ekspertizu. (1.2.) Publikacije i drugi produkti (outputs) Na najviše jednoj strani navedite publikacije i druge produkte projekta, odre uju i ih i koli inski ukoliko je to mogu e. Outputs su konkretni (merljivi) produkti i usluge projekta, na primer broj izdatih knjiga organizovanih poseta, održanih trening dana, obu enih ljudi, održanih konferencija za medije, štampanih materijala (brošura, postera, publikacija), postavljanje WEB stranice, itd. Preko pripremljenih publikacija šira populacija e biti upoznata sa rezultatima vašeg pojekta (indirektni korisnici u vašoj sredini, ali i stru na javnost, srodne organizacije, isl.). (1.3.) Mogu nosti ponavljanja Na najviše jednoj strani opisati mogu nosti multiplikovanja, ponavljanja i produžavanja projekta ili proširenja njegovog dejstva na druga polja rada i saradnje. Primeri: nove opštine, nove ciljne grupe, novi donatori koji e omogu iti nastavak aktivnosti, mobilizacija lokalnih resursa itd. Pitanja iz evaluacionog upitnika (sekcija 4, pitanja 4.1. i 4.2.): Da li e aktivnosti predvi ene projektom imati konkretan uticaj na ciljne grupe? Da li e projekat imati višestruki uticaj? (Uklju uju i mogu nost multiplikovanja i produžavanja rezultata aktivnosti kao i daljeg prenošenja pozitivnih iskustava) (2.1.) Opis aktivnosti Navesti hronološki sve aktivnosti koje e se realizovati u okviru projekta, i svaku opisati sa jednim ili dva pasusa u kojim e se navesti podaktivnosti, koje e ciljne grupe biti obuhva ene, kako e se realizovati, šta e biti uloga svakog od partnera. Aktivnosti se obi no formulišu pomo u glagola koji ozna ava neku akciju, na primer: pripremiti, dizajnirati, konstruisati, istražiti, odštampati, posetiti, obu iti... ili pomo u imenice koja ozna ava akciju, na primer: obuka predstavnika lokalne samouprave, izrada i štampa publikacije, poseta lokalnoj samoupravi u zemlji EU... Aktivnosti treba da budu što detaljnije i iscrpnije opisane, maksimalno na 9 strana ali ne manje od 5 strana teksta. 29

31 Obavezno ozna iti svaku aktivnost nekom oznakom, rednim brojem, nazivom, jer to olakšava itanje i razumevanje teksta projekta, na primer: Aktivnost 1. Tehni ka i administrativna priprema za realizaciju projekta. Tako e, tako se lakše uspostavlja veza sa odgovaraju im rezultatima, jer svaka od aktivnosti treba da vodi ka ostvarenju nekog od rezultata. Pored opisa svake aktivnosti navedite i organizaciju koja je odgovorna za sprovo enje konkretne aktivnosti npr. nosilac projekta, partner 1, lokalni ekspert. Vodite ra una da e se iste aktivnosti ponoviti u: Planu aktivnosti (odeljak 1.9), Matrici logi kog okvira i u Budžetu. Pitanja iz evaluacionog upitnika (sekcija 3, pitanja 3.1. i 3.3.): Da li su aktivnosti koje su planirane u projektu odgovaraju e, prakti ne i dosledne ciljevima i o ekivanim rezultatima? Da li je u eš e svakog od partnera na realizaciji aktivnosti odgovaraju e? METODOLOGIJA (1.8. METHODOLOGY) Na najviše 4 stranice detaljno opisati metodologiju vašeg projekta, odgovaraju i na pitanja pod ovom ta kom. (a) Metode realizacije Opisuju se koriš ene metode, tehnike i na in rada, nabrajaju se sve vrste aktivnosti, koriš ena znanja i veštine, ko e raditi, kako, šta i gde. Ovaj odeljak je sli an kao i 1.7, ali se ovde rezimiraju metode. Primeri za metode: Istraživanje, analiza, definisanje problema Transfer dobre prakse, znanja i iskustva Studijsko putovanje Obuka (trening) Medijska kampanja Modernizacija sistema informisanja Anketa Saradnja sa NVO Napomena: u predlogu projekta potrebno dati kra i opis svake od nevedenih metoda u konkretnoj fazi realizacije projekta. (b) Razlozi za predloženu metodologiju Ovo je povezano sa opisom konteksta, ciljne grupe i ciljeva. Naglasiti doprinos ostvarenju programa, iskustvo sli nih sredina, prilago enost ciljnoj grupi i resursima organizacije (znanje, veštine, oprema, prostor,..). Raspoloživa finansijska sredstva i vreme tako e uti u na izbor metodologije. (c) Da li je projekat povezan sa prethodno realizovanim projektima (ukoliko postoji takva veza) i na koji na in Opisati srodne projekte i aktivnosti ije e se iskustvo koristiti pri realizaciji ovog projekta. Sli nosti i veze tražiti kod svih elemenata projekta: ciljne grupe, korisnika, lokacije projekta, donatora projekta, tematske oblasti, standarda rada, partnera itd. Cilj ovog odeljka je izgradnja kredibiliteta - ovde su zna ajne reference svih u esnika u projektu (partnera, saradnika, stranih eksperata). Ukoliko je predložen projekat deo ve programske celine ili strategije, ukratko opišite na koji na in e projekat doprineti realizaciji celokupnog programa. Tako e navedite ostale izvore finansiranja, posebno ukoliko je deo programa ve finansiran iz budžeta Evropske komisije. 30

32 (d) Procedure za evaluaciju Evaluacija je (pr)ocena uspešnosti projekta, odnosno ocena o tome da li smo i kako ostvarili planirane ciljeve projekta. Može se odnositi na efikasnost (da li smo na najbolji na in koristili resurse u odnosu na o ekivane rezultate); uspešnost (da li su ostvareni rezultati doveli do o ekivanih ciljeva da li smo ostvarili ono što smo želeli?); uticaj (da li je kao posledica projekta došlo do dugoro nih promena na nivou pojedinaca, zajednice, institucija, društva u celini?); relevantnost (u kojoj meri su projektni ciljevi u skladu sa prioritetima i programima najvažnijih zainteresovanih grupa?); održivost (u kojoj meri e se promene do kojih je projekat doveo dugoro no nastaviti?) Evaluaciju mogu da sprovode nezavisni stru njaci (eksterna evaluacija) angažovani da ocene uspeh vašeg projekta (u tom slu aju bi se ova aktivnost pojavila i kao budžetska stavka, odnosno kao nov ani iznos u vašem budžetu), i kao interna evaluacija (koju sprovodite vi sami, odnosno tim angažovan na realizaciji projekta). Da biste uopšte mogli sprovoditi evaluaciju, potrebno je da ve tokom pisanja projekta definišete vaš plan evaluacije, odnosno da unapred odredite kako ete pratiti i ocenjivati uspeh vašeg projekta. Plan evaluacije projekta odgovara na 7 pitanja: 1. Ko? e raditi evaluaciju (interni, eksterni evaluatori), odnosno konkretno osobe angažovane na projektu (uži projektni tim, ili širi projektni tim, ili upravni odbor organizacije koja realizuje projekat) 2. Kada? (periodi no, mese no, na kraju projekta). Eksterna evaluacija se naj eš e radi 1-2 puta tokom realizacije projekta (na polovini i na kraju realizacije), dok internu evaluaciju možete organizovati na nedeljnom, dvonedeljnom ili mese nom nivou. 3. Šta se ocenjuje/evaluira? (efikasnost, uspešnost, uticaj, relevantnost,...) 4. Šta e se pratiti i ocenjivati - koji su indikatori projektnih ciljeva i koja su sredstva provere indikatora direktna veza sa kolonom 2 i 3 matrice logi kog okvira), 5. Kako? (koje e se metode koristiti), 6. Za koga? (ko e koristiti rezultate evaluacije) 7. Zašto? Kako e se koristiti rezultati evaluacije? Prilikom pisanja projekta i izrade plana evaluacije, morate imati jasnu sliku o tome koje sve informacije treba da prikupljate tokom realizacije projekta, da biste mogli redovno pratiti njegov napredak, odnosno da biste provodili monitoring (pra enje) projekta. Za monitoring je zadužen donator ili tim za podršku odre enog programa. Cilj monitoringa je da se redovno prati realizacija projektnih aktivnosti i predlože eventualne korektivne aktivnosti kada se ustanovi ve e ili uticajnije odstupanje od plana rada. (e) Nivo uklju enosti i aktivnosti drugih organizacija (partnera i drugih) u projekat Na osnovu plana aktivnosti i prethodnih odgovora opisuje se stepen uklju enosti partnerskih organizacija iz zemlje i inostranstva. Poželjno je da partneri budu uklju eni u sve faze projekta, po ev od planiranja i pripreme projekta. Opisati na in me usobne komunikacije, u estalost, na in donošenja odluka, odgovornost i ovlaš enja partnera za pojedine aktivnosti, na in koriš enja resursa i pristup resursima itd... (f) Razlozi za predloženu ulogu svakog partnera Osvrnuti se na snage i kapacitete partnera, njihove resurse, iskustva, znanja, veštine... Postoji li nešto što povezuje partnere (geografija, istorija, kultura, tradicija, sli no iskustvo, potrebe...) Po emu su partneri jedinstveni i specifi ni? Pitanja iz evaluacionog upitnika (sekcija 3, pitanje 3.3.) : (1) Da li su u eš e partnera i njegovo angažovanje u realizaciji projekta dobro odmereni? NAPOMENA: Ukoliko nemate formalnih partnera, dobi ete najmanju ocenu, 1 31

33 (g) Tim koji se predlaže za realizaciju projekta (po funkcijama: nema potrebe navoditi imena) Tim bi trebao da ima izme u 3 i 5 lana. To je stalna ekipa koja je angažovana na projektu i koja je odgovorna za ostvarenje projektnih rezultata. Funkcije u timu mogu biti (navodimo samo kao primer, ne i kao obavezni sastav): koordinator projekta, asistent na projektu, saradnik za administraciju (administrative officer) i saradnika za finansije (finance officer). Opisati ukratko ulogu svakog lana tima. (h) Sredstva za realizaciju projekta (oprema i drugi kapaciteti) Navedite ukratko koja vam je oprema potrebna, i nazna ite koji su to kapaciteti sa kojima vaša organizacija ve raspolaže (npr. deo ili cela oprema, sale za obuku i sl.) (i) Stav šire zajednice prema predloženim aktivnostima i planiranu saradnju sa drugim sli nim inicijativama Navedite ukoliko je pripremi predloga projekta prethodilo neko istraživanje, anketa ili se vaš projektni dokument oslanja na ve usvojenu strategiju razvoja kapaciteta zajednice / organizacije. Tako e, proverite da li u vašoj okolini postoje sli ne inicijative ili organizacije koje rade u istoj oblasti, a koje bi trebalo informisati o planovima i/ili uklju iti u proces realizacije projekta. Pitanje iz evaluacionog upitnika koje se odnosi na celu sekciju 1.8. Metodologija (sekcija 3, pitanje 3.2): (1) Koliko je koherentan plan aktivnosti posebno da li su uzeti u obzir spoljni faktori i evaluacija? TRAJANJE I PLAN AKTIVNOSTI (1.9 DURATION AND INDICATIVE PLAN OF ACTIVITES) Navesti vreme trajanja projekta (u mesecima) u slu aju programa EXCHANGE, to je maksimalno 10 meseci (vodite ra una da ovde ne pogrešite u planiranom broju meseci za realizaciju projekta, dešava se da ovde do e do omaške!). Plan aktivnosti se priprema i prikazuje pomo u datog formata u formularu (gantograma). To je grafi ka metoda (tabela) za predstavljanje informacija. Plan aktivnosti ne sme da sadrži datume, ve se samo prikazuju aktivnosti po mesecima. Plan aktivnosti ne treba da sadrži detaljan opis aktivnosti, ve samo njihov broj i naziv koji treba da se poklapa sa nazivima iz odeljka 1.7. Svi meseci u kojima nisu predvi ene aktivnosti moraju biti uklju eni u plan aktivnosti i ukupno trajanje projekta. Kod svake aktivnosti razlikuje se priprema (preparation) i realizacija (execution) aktivnosti. Primer plana aktivnosti Meseci Aktivnosti Realizator Priprema aktivnosti 1 - Formiranje tima Lokalni partner Realizacija aktivnosti 1- Formiranje tima Priprema aktivnosti 2 Projektni tim Opština Realizacija aktivnosti 2 Komisija e porediti vaše aktivnosti sa planom iskazanim u tabeli i postavi e sebi slede e pitanje (sekcija 3, pitanje 3.4): Da li je plan realizacije projekta dobro razra en i izvodljiv? 32

34 ODRŽIVOST PROJEKTA (SUSTAINABILITY) Na najviše 3 strane navedite razliku izme u slede e 3 dimenzije kratkoro nog i dugoro nog uticaja projekta: (a) Finansijski aspekt - kako e aktivnosti biti finansirane po završetku granta. Da li e aktivnosti projekta u i u budžet organizacije? Kako e biti nastavljene obuka, informisanje javnosti ili druge aktivnosti? Da li vaša organizacija planira da konkuriše za nove donacije? (b) Institucionalni nivo - da li e strukture koje e omogu iti nastavak aktivnosti biti prisutne do kraja projekta? Da li e vlasništvo nad rezultatima projekta biti lokalno? Izlistati sve institucije sa kojima se sara uje u toku realizacije projekta i koje e nastaviti da rade na projektu i po završetku finansiranja. (c) Strateški nivo - kakav e uticaj aktivnosti imati na strukturnom nivou, naprimer da li e voditi ka poboljšanju zakonodavstva, kodeksa ponašanja, metoda rada i sl.? Na primeru programa EXCHANGE, da li e uz osnivanje Centra za informisanje gra ana biti usvojen i set novih pravila za rad u skladu sa EU standardima u toj oblasti? Da li e novoosnovani Centar za informisanje gra ana uticati i na rad drugih službi u opštini? U ovoj sekciji tako e treba navesti i slede e informacije: (a) Analizu potencijalnih rizika i plan koriš enja budžetskih rezervi (contigencies) (b) Opis preduslova i pretpostavki za realizaciju projekta Na kraju detaljno izloženog plana realizacije, postavite sebi pitanje, koje e ujedno da postavlja i komisija: Pitanje iz evaluacionog upitnika, sekcija 4,pitanje 4.3: Da li su predložene aktivnosti održive finansijski, institucionalno i na strateškom nivou? LOGI KI OKVIR PROJEKTA (1.11. LOGICAL FRAMEWORK) Metodologija pripreme matrice logi kog okvira opisana je u posebnom poglavlju Vodi a, ovde samo pominjemo pošto je u tekstu Predloga za formulisanje u sekciji navedeno da je potrebno popuniti Aneks C. Pitanja iz evaluacionog upitnika, sekcija 3, pitanje 3.5: Da li projekat sadrži objektivno merljive indikatore rezultata aktivnosti? BUDŽET PROJEKTA (BUDGET FOR THE ACTION) Smernice upu uju na Aneks B koji sadrži prikaz svih (ukupnih) troškova vašeg projekta. Budžet projekta se uobi ajeno sastoji iz dva dela, tabela za ukupne troškove projekta, te o ekivani izvori finansiranja. U programu EXCHANGE postoji specifi nost utoliko što se budžet sastoji iz tri dela: Tabela 1 (koja se odnosi na ukupne troškove projekta, Tabela 2 koja se bavi o ekivanim izvorima finansiranja i Tabela 3 koja se odnosi na troškove partnera iz EU). Detaljno se budžetom i na inom prikazivanja troškova bavimo u odeljku koje je posve eno isklju ivo budžetu, tako da se ovde ne emo više na tome zadržavati. O ekivani izvori finansiranja: Potrebno je popuniti tabelu 2 Aneksa B, odnosno treba dati informacije u skladu sa zahtevom iz tabele o tome od koga i u kom iznosu o ekujete sredstva za realizaciju vašeg projekta. I o tome emo detaljnije kasnije, u odeljku o budžetu. Pitanja iz evaluacionog upitnika vezana za budžet projekta, sekcija 5, pitanja 5.1. i 5.2: (1) Da li je odnos izme u predloženih troškova i aktivnosti odgovaraju i? (2) Da li su predloženi troškovi neophodni za realizaciju aktivnosti? 33

35 ISKUSTVO U REALIZACIJI SLI NIH AKTIVNOSTI (EXPERIANCE OF SIMILAR ACTIONS) Potrebno je da u formi tabele navedete iskustva vaše organizacije u realizaciji projekata za period od prethodne 3 godine, uklju uju i opis projekta, vrednost projekta, osobe odgovorne za realizaciju, partenre. Više poena se dodeljuje onima koji su imali takvih iskustava! Svaki od tih projekata prikažite na posebnoj stranici. Naro ito navesti one projekte koji su imali ve e budžete. Pitanje iz evaluacionog upitnika, sekcija 1, pitanja 1.1. i (delom)1.3: (1) Da li podnosilac projekta i partneri imaju dovoljno iskustva u upravljanju projektima? (2) Da li podnosilac i partner imaju dovoljno kapaciteta za upravljanje projektima (ljudski i tehni ki resursi) PODNOSILAC PREDLOGA PROJEKTA Iako popunjavanje ovog segmenta izgleda kao formalnost, upravo ovde je bilo grešaka. Stoga popunjavanju treba pristupiti veoma pažljivo. Preporu ljivo je da se popunjava timski, prema kompetencijama Osnovne informacije (Identity) Pun pravni naziv: Skra enica (ukoliko postoji) Broj registracije (ili ekvivalent) Datum registracije Službena adresa Država adresa organizacije Telefon Faks Internet sajt Profil Navodite slede e informacije o pravnom statusu vaše organizacije: A. Kategorija / tip organizacije podeljena je u dve kategorije, javni i privatne organizacije. U grupi javnih nalaze se lokalne samouprave, me unarodne organizacije, pravosu e, fondacije, asocijacije, sindikati; dok su u privatnim: komercijalne organizacije, mediji, univerziteti, itd. B. Sektori - navedene su razli ite oblasti delovanja: administracija, ja anje civilnog društva, bankarstvo, poljoprivreda. U ovoj podsekciji obeležite sve oblasti u kojima je vaša organizacija bila aktivna. C. Ciljne grupe (organizacije) ponu ene su razli ite grupacije. U skladu sa vašim iskustvom potrebno je navesti sa kojim ciljnim grupama ste ve radili (postoji i mogu nost sve, ali treba pokušati odrediti specifi ne grupe ukoliko je to mogu e) Kapacitet za upravljanje i realizaciju projekta Svrha ovog segmenta je da se dokaže da je podnosilac projekta sposoban da realizuje projekat za koji konkurišete. Ovo je ujedno odeljak koji komisija prvi ocenjuje, tako da informacije koje dajete u ovom odeljku treba da budu što detaljnije: Što ubedljivije - to bolje! Što više informacija! Ništa se ne podrazumeva, sve mora da se iskaže! 34

36 Naime, oni koji itaju vaš projekat NE MORAJU znati baš ništa o vašoj organizaciji. Stavite se u situaciju osobe koja ita vaš projekat i zamislite šta biste VI hteli da znate! A. i B. Iskustvo u sli nim projektima (Experience by Sector and Experience by Geografical Area): u tabelu 1 unosite informacije o oblastima (sektorima) za koje ste naveli da je vaša organizacija aktivna, dok u tabelu 2 unosite podatke o geografskoj pokrivenosti (broj godina, broj projekata, vrednost projekata). Pitanja iz evaluacionog upitnika, sekcija 1, pitanje 1.2: Da li podnosioci prijave i partneri imaju dovoljno tehni kog znanja? (imaju i u vidu tipove aktivnosti koje su predvi ene projektom). Ovo pitanje se dovodi u vezu i sa poglavljem III. Partneri koji u estvuju na projektu, 1. Opis partnera C. Resursi (Resources) - potrebno je da popunite tabele o: (1) Godišnjem prihodu u poslednje tri godine i izvorima finansiranja: (2) Broj zaposlenih Pitanja iz evaluacionog upitnika, sekcija 1,pitanje 1.4: Da li podnosioci prijave imaju dovoljno stabilne i dovoljne izvore finansiranja? D. Informacije o lanovima upravnog odbora vaše organozacije (tabela) PARTNERI KOJI U ESTVUJU NA PROJEKTU Za svakog od partnera popuniti posebnu tabelu! 1. Opis partnera (Description of the partners) Uneti, najkra e mogu e, tražene informacije 2. Izjava o partnerstvu (Partnership statement) Ovih izjava treba da bude onoliko koliko ima partnera, plus jedna za podnosioca predloga projekta, dakle N+1 Mora se kopirati cela stranica, pošto predstavlja izjavu koju je potrebno potpisati Potpis mora biti originalan, plavom hemijskom olovkom ili naliv-perom (ne faksimil!) Pe at je takodje potreban gde god je u potpisu predsednik opštine/gradona elnik Napomena: Ukoliko organizacija ve ima potpisan sporazum/protokol o saradnji sa nekom opštinom ili drugom organizacijom, to nije i ne može da zameni ovu izjavu o partnerstvu (treba da sadrži sve elemente propisane Deklaracije). Sli nu tabelu popunjavata i za saradnike ne zaboravite troškovi saradnika ne mogu biti finansirani iz projekta! Posle ove tabele popunjavate i listu za proveru dopunske dokumentacije, što je dobar na in da još jednom proverite da li vaša prijava sadrži sve potrebne delove Deklaracija podnosioca projekta (Declaration by the Applicant) Popunjava samo podnosilac Njome se garantuje za ta nost informacija, da podnosilac ili partneri pripadaju onim entitetima kojima je dozvoljeno da konkurišu i da poseduje izvore finansiranja i stru ne kompetencije koje su navedene u Smernicama Potpis mora biti originalan, plavom hemijskom olovkom (ili naliv perom) Pe at je obavezan 35

37 Potrebno je dostaviti originale propratne dokumentacije ili overene fotokopije, u skladu sa zahtevom iz Smernica. Iako je u vašem formularu ovo mesto gde vas podse aju na proveru (checklist) svih informacija i dokumenata koje ste pripremili kao deo vašeg paketa za podnošenje predloga projekta, mi vas podse amo da ovu vrstu provere možete uspešno da sprovedete tek kada ste u potpunosti završili vaš projekat. To zna i da su svi formulari, budžeti, i prate a dokumenta popunjeni, potpisani, overeni, kopirani tj. da ste udovoljili svim zahtevima iz Smernica. 36

38 V BUDŽET PROJEKTA - U EXCEL FORMATU (ANEKS B) Nakon što ste isplanirali projekat i uneli tražene informacije u formular, vreme je da pristupimo izradi budžeta projekta. U praksi, naravno, to nisu dve zasebne i odvojene aktivnosti, esto ete raditi tako što ete istovremeno popunjavati oba dokumenta i korigovati svoj projekat, bilo u narativnom delu, bilo u budžetu. Posebno je važno da unapred definišete tzv. standardne troškove, dakle ono što po zahtevu formulara morate da predvidite (revizija, bankarska provizija, vidljivost projekta, širenje informacija). Tako e, vi možete imati sjajnu ideju koja bi, po vašem mišljenju, mogla idealno da reši neki problem, me utim, može se ispostaviti da to nije dozvoljen trošak, ili da je nesrazmerno velik u odnosu na druge aspekte projekta. Budžet projekta definiše troškove koji su vam potrebni za realizaciju projekta. Struktura budžeta mora da prati i da bude adekvatna vašim projektnim aktivnostima ne može se desiti da imate trošak koji niste iskazali kao aktivnosti, i obrnuto da planirate aktivnost a da ste zaboravili da uklju ite kao trošak u budžetu. Dobar budžet treba da bude: REALISTI AN kako u smislu realnih iznosa koji se planiraju po svakoj budžetskoj liniji (stvarne cene i standardne tarife), tako i u smislu kapaciteta organizacije. Naime, nije realno da organizacija koja je u prethodnoj godini imala skroman godišnji budžet i koja nema iskustva u sprovo enju sli nih programa, planira da kroz ovaj projekat realizuje obiman i složen program sa maksimalnim iznosom koji se dozvoljava ovim konkursom. OBUHVATAN treba da pokrije SVE troškove projekta. Vrlo esto se doga a da se prilikom planiranja budžeta zaborave neke stavke (npr. troškovi ra unovo e, doprinosi na plate ili honorare, troškovi revizije ili evaluacije i sli no) STRUKTURIRAN budžet treba da je tako formulisan da u potpunosti prati zahteve zadatog formulara za izradu budžeta IZBALANSIRAN ovo se posebno odnosi na odnos izme u dopuštenih troškova, u odnosu na zahteve konkursa PRECIZAN treba izbegavati zaokruživanje iznosa po budžetskim linijama. Takodje, ne sme se dogoditi da budžet vašeg projekta sadrži pogrešne cifre ili zbirove po redovima i kolonama. Dobar budžet prikazuje potrebne resurse, ali pre svega treba da prati Smernice i mora da bude prilago en Aneksu B. Kod izrade budžeta treba koristiti zadat format (Aneks B) i pratiti uputstva iz Smernica Vrste troškova: Opravdani/prihvatljivi direktni troškovi Neopravdani troškovi Opravdani indirektni (administrativni troškovi) Nefinansijsko u eš e kandidata u troškovima ( in kind/u naturi ) Prilikom sastavljanja budžeta, ne zaboravite napomene u samoj tabeli budžeta, tj. Aneksu B!! Aneks B se standardno sastoji iz dva dela (dve tabele) u Excel formatu, jednog koji predstavlja Budžet vašeg projekta, i drugog koji predstavlja o ekivane izvore prihoda. U Programu EXCHANGE, predvi en je i tre i deo, koji se odnosi na troškove partnera iz EU. Svakom delu emo posvetiti posebnu pažnju. Tabela 1: Budžet projekta/ Budget je zbirna, detaljna lista troškova i ona obuhvata sve troškove (tabele 2 i 3 treba da budu u skladu sa tabelom 1). U Napomeni 1 je naglašeno da Tabela 1 treba da uklju i sve troškove aktivnosti, ne samo deo za

39 koji se prijavljujete za donaciju. Sve stavke moraju biti date pojedina no i za svaku je potrebno navesti broj jedinica i vrednost po jedinici. Napomena 2 ukazuje na to da budžet obavezno mora biti iskazan u evrima Tabela 2: O ekivani izvori finansiranja / Sources of Funding Uklju uje prikaz u eš a podnosioca projekta i drugih organizacija (opština, partner ili neki drugi izvor koji se ne oslanja na budžet EU) u okviru minimalnih 10%. Tabela 3: Budžet za EU partnera /Budget for EU Partner Ovde su prikazane samo stavke koje su direktno vezane za angažman EU partnera na projektu, i prakti no se preuzimaju iz Budžeta za realizaciju projekta (tabela 1) Detaljan prikaz budžetskih stavki smo, iz prakti nih razloga, bazirali isklju ivo na primeru programa Exchange. Ukoliko budete koristili ovaj Priru nik za neke druge projekte, vodite ra una o tome da li su zahtevi iz Smernica isti ili se razlikuju u odnosu na primere i sugestije u ovom Priru niku! Prilikom pripreme budžeta ne zaboravite da su sredstva Evropske komisije oslobo ena PDVa! U skladu sa kriterijumom opravdanosti troškova procenite koje budžetske linije predlažete da finansira donator, a koje vaša organizacija! Imajte u vidu obavezu vaše organizacije da predfinansira do 20% finalne uplate donatora tokom trajanja projekta vaša organizacija mora da raspolaže sredstvima u vrednosti sopstvenog u eš a + do 20% vrednosti donacije (pomenutih 20% bi e refundirano tel po odobrenju finalnog izveštaja). Budžetske kategorije : 1. LJUDSKI RESURSI /HUMAN RESOURCES: podrazumevaju prikaz svih troškova vezanih za plate i dnevnice ljudi posebno angažovanih na realizaciji projekta - obi no se navode njihove uloge u projektu: koordinator, pomo nik, finansijski asistent... - sva li na primanja se navode u bruto iznosu (neto iznos plus socijalno/zdravstveno osiguranje i ostali troškovi). Plate i troškovi ne smeju da pre u uobi ajene plate u organizaciji koja je krajnji korisnik odobrenih sredstava ili u organizaciji partnera Od donatora se ne mogu tražiti sredstva za plate ljudi zaposlenih u državnoj upravi ali one mogu biti uklju ene kao kofinansiranje podnosioca projekta U ovoj sekciji treba da navedete i osoblje / eksperte / trenere koje planirate da angažujete tokom realizacije pojekta (ukoliko ne planirate da raspišete tender za usluge za realizaciju obuka) Dnevnice - dnevnice pokrivaju smeštaj, obroke i lokalni prevoz U inostranstvu (abroad) za osoblje projekta ukoliko je planirano da tokom realizacije projekta putujete u inostranstvo, proverite koji su maksimalni dozvoljeni iznosi dnevnica Evropske komisije U zemlji (local) za osoblje projekta unosite standardne dnevnice od 1200RSD(~16 ). Ukoliko planirate i preno ite, na ovaj iznos treba dodati prose nu cenu hotelskog smeštaja U esnici seminara/konferencija ukoliko je vašim projektom planirana organizacija seminara za više u esnika, u ovoj liniji prikazujete troškove smeštaja i dnevnica u esnika Me uzbir ljudski resursi saberite sve stavke koje se odnose na ljudske resurse 2. PUTOVANJA /TRAVEL 2.1. Me unarodna putovanja/international travel - npr. povratna avionska karta Beograd-Frankfurt- Beograd, 4 eksperta lana tima x 1 poseta = 4 x 330, total Lokalni prevoz /Local transportation: naj eš e se budžetira ili na mese nom nivou ili na nivou pre enih kilometara. Me uzbir putovanja - saberite sve stavke koje se odnose na putovanja. 3. OPREMA I OSTALI PRIBOR / EQUIPMENT AND SUPPLIES Obavezno proveriti da li je potrebna tenderska procedura za nabavku opreme i to ura unati troškove podugovaranja Standardne stavke u budžetskoj kategoriji 3, oprema, obuhvataju: 3.1. Kupovina ili iznajmljivanje vozila/ Purchase or rent of vehicles 3.2. Nameštaj, kompjuterska oprema /Furniture, computer, equipment u 38

40 Stavka 3.2. se, na primer, može razložiti na slede i na in dodavanjem podstavki, tako da za svaki deo opreme, nameštaja postoji posebna budžetska linija: PC Štampa Kancelarijski sto 3.3. Rezervni delovi za opremu/spare parts 3.4. Ostalo /Other (uvek precizirajte) Me uzbir oprema i ostali pribor saberite sve stavke. 4. LOKALNA KANCELARIJA / TROŠKOVI VEZANI ZA PROJEKAT / LOCAL OFFICE/ ACTION COSTS (Napomena*) 4.1. Troškovi vozila/vehicle costs 4.2. Najam kancelarije/office rent 4.3. Potrošni -Kancelarijski materijal/consumables Office supplies 4.4. Ostale usluge (tel/fax,grejanje, struja, održavanje / Other services Napomena *: Troškovi najma kancelarije pokrivaju samo iznajmljivanje prostorija za vreme i za potrebe realizacije projekta Me uzbir lokalna kancelarija/troškovi vezani za projekat saberite sve stavke. 5. OSTALI TROŠKOVI, USLUGE/ OTHER COSTS, SERVICES (Napomena**) Traži se detaljno navo enje troškova, u smislu da ako imate trošak prevo enja, treba da navedete broj dana, iznos po danu, ukupnu sumu. Troškove pod 5.1, 5.2, 5.7 se navode ovde samo ako ste angažovali podugovara e. Troškovi finansijskih usluga- transfer novca i finansijskih garancija (za otvaranje posebnog podra una za ovaj projekat kao i 1-2% koji uzimaju banke za transakciju), Revizija - iznos predvi en za ovu stavku zavisi od budžeta i obi no je oko 3-5% od vrednosti projekta Troškovi obezbe enja vidljivosti projekta su obavezni troškovi, u smislu da se od vas o ekuje da promovišete projekat u medijima (na primer konferencija za štampu, nastupi na TV i radiju), u javnosti, da štampate prigodne publikacije i brošure u kojima ete predstaviti projekat i sli no Publikacije (Napomena *** ) 5.2. Studije, istraživanja (Napomena ***) 5.3. Troškovi revizije 5.4. Troškovi evaluacije 5.5. Prevodi, prevodioci 5.6. Finansijske usluge (troškovi bankovnih garancija itd.) 5.7. Troškovi konferencija, seminara(napomena *** 0 ) 5.8. Troškovi obezbe enja vidljivosti projekta Napomena **: Precizirajte svaki trošak. Zbirno izražena suma ne e biti prihva ena Napomena ***. Navedite samo ukoliko su u pitanju podugovara i Me uzbir ostali troškovi, usluge saberite sve stavke. 6. OSTALO Ovde navodite one troškove koje niste uspeli da uvrstite ni u jednu od predvi enih budžetskih linija. Me uzbir ostalo saberite sve stavke. 7. ME UZBIR DIREKTNIH TROŠKOVA PROJEKTA ( 1-6 ) Ovaj zbir je potreban, jer se administrativni troškovi (od 7%), ra unaju upravo na osnovu ovog me uzbira. 8. ADMINISTRATIVNI TROŠKOVI (max. 7% od budžetske linije 7, tj. od direktnih troškova projekta) - videti opravdane indirektne troškove u Smernicama (2.1.4.) Ukupna suma koja ne prelazi 7 % od direktnih opravdanih troškova realizacije projekta može da se predstavi kao indirektni trošak za pokrivanje administrativnih dodatnih troškova krajnjeg korisnika odobrenih sredstava u toku realizacije projekta. Indirektni troškovi su prihvatljivi ako se dokaže da ne obuhvataju troškove koji su po budžetu namenjeni nekom drugom delu projekta - ovde se mogu staviti svi oni troškovi koji se nigde na 39

41 drugom mestu ne mogu kvantifikovati(nisu obuhva eni nekim drugim delom budžeta) i nije ih potrebno specifikovati/precizirati (razložiti na podstavke). Indirektni troškovi su neprihvatljivi ako krajnji korisnik od Evropske komisije dobije drugu donaciju za pokrivanje svojih administrativnih troškova. 9. UKUPNI TROŠKOVI PROJEKTA (7+8) Primer popunjenog i odobrenog budžeta u okviru programa EXCHANGE Strateški plan za ekonomski razvoj opštine Y Aneks B. Budžet projekta 1 Troškovi Totalni budžet (max. 10 meseci) # Jedinica jedinica Cena po jedinici(u EUR) Troškovi (u EUR)2 1. Ljudski resursi Plate (bruto iznos, lokalno osoblje)3 1.1.Tehni ko osoblje Menadžer projekta (lokalni partner) Mese no Koordinatori projekta(lokalni partner) (dve osobe) Mese no Lideri Task Forsa (opštinsko osoblje) (4 osobe) Mese no Administrativno/ pomo no osoblje Administrativno / finansijsko osoblje (lokalni partner) Mese no Plate(bruto iznosi, 2 eksperta iz EU u Srbiji, 2 puta x 5 dana) Dnevno Dnevnice za misije/putovanja Inostranstvo (2 eksperta iz EU u Srbiji x 2 puta x 6 dana) Dnevnica Inostranstvo ( 8 lana Opštinskog odbora za ekonomski razvoj u EU (MEDC) x 6 dana) Dnevnica Me uzbir Ljudski resursi Putovanja 2.1. Me unarodna putovanja Eksperti iz Sentjura (EU - Beograd - EU) Avionska karta lanovi Opštinskog odbora za ek.razvoj(y - EY - Y) Po osobi Lokalni prevoz (za lokalne partnere, lanove Odbora i druge.). Mese no Me uzbir Putovanja Oprema i ostali pribor 3.1. Notebook (za sve lokalne partnere) Po komadu Sve u jednom -štampa,fax i kopir aparat (za lokalne partnere) Po komadu Kompjuteri (za LEDC) Po komadu Štampa i(za LEDC) Po komadu Me uzbir Oprema i ostali pribor

42 4. Lokalna kancelarija/troškovi vezani za projekt 4.1 Održavanje vozila Mese no Najam kancelarije Mese no Kancelarijski materijal Mese no Ostale usluge (tel/fax, struja, grejanje, održavanje) Mese no Me uzbir lokalna kancelarija/troškovi vezani za projekt Usluge / troškovi vezani za akciju 5.1 Publikacije Lifleti / posteri Po broju MEDC saopštenja za štampu Po broju LEDC brošure Po broju Brošura o Strateškom planu Po broju Grafika / layout Po broju WEB prezentacija opštine Po jedinici Troškovi treninga Hendauti Po doga aju Osveženje Po doga aju LEDC rekonstrukcija prostorija ( opštinska akcija) Po doga aju Me uzbir usluge/troškovi vezani za akciju Ostalo 6.1. Finansijske usluge(bankovne garancije i sl.) Mese no Troškovi revizije Po jedinici Me uzbir ostalo Me uzbir, direktni troškovi projekta (1-6) Administrativni troškovi (maksimum 7% od 7, total direktnih prihvatljivih troškova projekta) Mese no Ukupni prihvatljivi troškovi projekta (7+ 8) O ekivani izvori finansiranja - Aneks B Sources of funding (Primer Tabele 2) Iznos Procenat ukupne sume EUR % Finansijsko u eš e aplikanta Lideri Task Force-a ( etiri osobe) LEDC rekonstrukcija prostora Sredstva koja se traže ovom aplikacijom Doprinos /i drugih evropskih institucija ili zemalja lanica 41

43 EU Doprinosi drugih organizacija: Naziv Uslovi Ukupni doprinosi Direktan prihod od aktivnost UKUPNO Pitanja iz evaluacionog upitnika, sekcija 5, pitanja 5.1 i 5.2: Da li je odnos izme u procenjenih troškova i o ekivanih rezultata zadovoljavaju i? Da li je predloženi trošak neophodan za implementaciju projekta? 42

44 VI MATRICA LOGI KOG OKVIRA 4 (ANEKS D) Pristup putem matrice logi kog okvira je specifi na metodologija planiranja koja se može koristiti kako kao sredstvo za izradu strategije, tako i za pripremu najraznovrsnijih projekata. Proizvod ovog procesa je Matrica logi kog okvira koju zahtevaju mnoge me unarodne finansijske institucije (na primer Svetska banka), a obavezan je deo aplikacionog paketa za projekte koji se finansiraju iz sredstava Evropske unije. Drugim re ima, svaki projekat koji se piše za EU mora biti prezentovan i kroz matricu logi kog okvira (MLO). MLO ne predstavlja samo 16 kvadrata koje treba popuniti, jer iza svakog kvadrata stoji dobro osmišljen deo projekta o kojem ste se ve izjasnili u samom formularu. Matrica je alatka koja vam pomaže u razvijanju i pisanju vašeg projekta, a može biti i sredstvo provere kao u ovom slu aju kada vaš projekat gradite u skladu sa zahtevima formulara EU. Ovo može da bude dosta zahtevan i komplikovan posao za nekoga ko to radi prvi put, zato sugerišemo da svo vreme dok pišete projekat, imate u vidu zahteve matrice logi kog okvira i obrnuto. Kada unesete pojedina ne elemente iz formulara u matricu, proverite da li vam se svi elementi matrice logi ki uklapaju, te da li je potrebno da vršite neke intervencije u samom tekstu projekta. Ne zaboravite da, sve što promenite u jednom od delova projekta, mora da bude korigovano i na svim drugim mestima gde se traži navo enje iste informacije. Osnovni elementi matrice logi kog okvira Logika intervencije Pokazatelji Izvori i sredstva Pretpostavke uspeha provere (i rizici) Opšti cilj Cilj projekta Rezultati (koristiti imenice) Aktivnosti Koji je to opšti cilj ijem e ostvarenju doprineti ovaj projekat? Koji su pokazatelji uspeha vezani za opšte ciljeve? Koji je to poseban cilj Koji su to kvant. i koji e biti ostvaren kvali. pokazatelji ovim projektom? uspeha koji odre uju do koje mere je ostvaren cilj projekta? Koji e konkretni Koji pokazatelji rezultati doprineti odre uju da li su i u ostvarenju cilja kojoj meri ostvareni projekta? planirani rezultati? Koje aktivnosti je Sredstva: potrebno izvršiti i Koja su sredstva kojim redosledom u neophodna za cilju ostvarenja realizaciju rezultata? planiranih (aktivnosti grupišite u aktivnosti. Npr. skladu sa rezultatima) ljudski resursi, oprema, studije, prostor... Koji su to izvori informacija za ove pokazatelje uspeha? Koji su to izvori Koji su faktori i uslovi informacija koji treba neophodni za da budu prikupljeni ili ve postoje? Metodi? ostvarenje cilja projekta, a nisu pod direktnom kontrolom? Koji su izvori Koji spoljni faktori i informacija za ove uslovi moraju biti pokazatelje uspeha?? ispunjeni da bi rezultati bili ostvareni kako je planirano? Troškovi: Koji uslovi treba da Koji su izvori budu ispunjeni pre informisanja o po etka da bi progresu realizacije projekat po eo sa aktivnosti? realizacijom? Koji su troškovi Koji uslovi izvan aktivnosti? direktne kontrole Kako su klasifikovani korisnika treba da (detaljan prikaz u budu ispunjeni da bi budžetu Aneks B). planirane aktivnosti bile realizovane? 4 Više o tome videti na sajtu Gra anskih inicijativa, Pristup putem logi kog okvira (LFA), Priru nik za planiranje usmereno na ciljeve 43

45 Matricu ine etiri vertikalne kolone i etiri horizontalna reda informacija. U prvoj vertikalnoj koloni matrice, prikazujete vašu strategiju, tj. ciljeve na razli itim nivoima (opšti cilj, specifi ni cilj, rezultate i aktivnosti), kao i njihovu me usobnu vezu i unutrašnju logiku. U etvrtoj koloni se odre uju važne pretpostavke i preduslovi, odnosno rizici koji su izvan vaše kontrole, a mogu uticati na vaš projekat. U drugoj koloni se prikazuju pokazatelji (indikatori) kojima se meri napredak projekta, a na nivou aktivnosti sredstva koja su potrebna za realizaciju projekta. U tre oj koloni se prikazuju izvori i sredstva provere, a na nivou aktivnosti troškovi projekta. Nivoi ciljeva Opšti cilj Dugoro ne koristi za korisnike i druge grupe Specifi ni cilj Jasni, kratkoro no ostvarljivi ciljevi (cilj) projekta O ekivani rezultati Aktivnosti Specifi ni produkti i usluge obezbe eni projektom Kako treba uraditi i kojim redosledom da bi se ostvarili rezultati, koriste i ljudske, tehni ke i finansijske resurse Od ega zavisi uspeh projekta? Projekat ne postoji u društveno-ekonomskom vakumu. Svrha svakog razvojnog projekta je da proizvede promene koje su poželjne u okruženju projekta. Uspeh projekta zavisi od niza faktora koje rukovodstvo projekta može kontrolisati, kao i od odre enog broja spoljnih faktora koje se nalaze van kontrole rukovodstva projekta ŠTA SU PRETPOSTAVKE U MATRICI LOGI KOG OKVIRA? Pretpostavke opisuju situacije, doga aje, uslove ili odluke koje su neophodne za uspeh projekta, ali su u prili noj meri ili u potpunosti van kontrole rukovodstva projekta. Kako identifikovati pretpostavke? Po nite odozdo (pretpostavke u odnosu na aktivnosti) i radite idu i naviše. Naime, pre po etka projektnih aktivnosti moraju biti ispunjeni odre eni preduslovi. Zatim se definišu potrebne i neophodne pretpostavke (uslovi, doga aji) radi ostvarivanja ciljeva na slede em nivou. Pretpostavke treba formulisati kao poželjne, pozitivne uslove za koje se pretpostavlja da e se desiti. Provera vertikalne logike (ako...onda) 44

46 Opšti cilj Specifi ni cilj Pretpostavke Rezultati Pretpostavke Aktivnosti Pretpostavke Preduslovi AKO su aktivnosti ostvarene i pretpostavke ispunjene, ONDA e rezultati biti postignuti. Logika intervencije se lepo može videti na primeru koji sledi. Opšti cilj Doprinos unapre enju rada opštine putem informisanja gra ana, poboljšanja komunikacije izme u lokalne samouprave i gra ana opštine X, kao i pružanjem efikasnijih usluga gra anima Specifi ni cilj(evi) Otvaranje Opštinskog uslužnog centra, u kome se usluge (izdavanja raznih uverenja, izvoda, dozvola, prijem podnesaka, overa potpisa i prepisa itd.) pružaju efikasnije i transparentnije Rezultati 1) Uslužni centar funkcioniše kao deo Opštinske uprave; 2) Pouzdane informacije o radu Opštinske uprave su dostupne gra anima; 3) Interesovanje medija za rad Opštinske uprave je uve ano; 4)Tehni ki kapaciteti Opštinske uprave bi e pove ani dobijanjem nove i savremenije opreme; 5)Upravlja ki (menadžerski) kapaciteti unapre eni obukom i seminarima službenika, kao i saradnjom i razmenom iskustava sa klju nim partnerom; Indikatori Indikatori Indikatori Sredstva provere Sredstva provere Sredstva provere Politi ka i ekonomska stabilnost Podrška državne administracije na republi kom nivou 1. Redovan priliv sredstava iz Ministarstva finansija u opštinski budžet 2. Neplanirani lokalni izbori su rizik 3. Nedostatak želje da se u i od kolega iz EU je rizik. 4. Interes da se ostvari uspešna komunikacija sa gra anima treba da bude stalno prisutan 1) Opština u potpunosti daje podršku projektu; 2) Sadržaj osmišljen i štampan na vreme na na in zanimljiv gra anima; Gra ani su zainteresovani da se upoznaju sa sadržajem brošura 3) Mediji su zainteresovani da prate rad opštinskog centra 4) Kvalitetna oprema i softver nabavljeni tako da mogu zadovoljiti potrebe za vrstom i obimom informacija 5) zaposleni koji su obavili studijsku posetu i obuku uspešno primenjuju 45

47 6) Poboljšan je odnos izme u Opštinske uprave i NVO Aktivnosti 1. Sprovo enje ankete i izrada upitnika 2. Studijska poseta zemlji EU od strane klju nih partnera 3. Obezbe ivanje prostorija i partnera koji e raditi u centru 4. Informativne kampanje u opštini 5. Radni sastanci i dogovori sa NVO 6. Nabavka opreme za centar 7. Nabavka softvera i umrežavanje ra unara u jedinstven mrežni sistem 8. Misija stru njaka iz EU i obuka službenika koji e raditi u Uslužnom centru 9. Sastanci sa svim zainteresovanim grupama Resursi Sredstva provere novoste ena znanja i veštine 6)Statut opštine intitucionalizuje saradnju sa NVO; NVO prepoznaju interes u saradnji sa lokalnom samoupravom Najvažniji preduslovi za uspešnu implementaciju projekta su: 1. Opština je zainteresovana za realizaciju projekta 2. Stabilna pol.situacija u opštini 3. Opština ima dovoljno sredstava da u estvuje u projektu 4. Lokalni partneri su zainteresovani da podrže opštinske aktivnosti 6.2. GDE SMO SADA SA KOMPLETIRANJEM MATRICE LOGI KOG OKVIRA? Najpre smo u koloni 1. definisali osnovne elemente našeg projekta (nivoi ciljeva). Podse amo da su izjave o opštem cilju, specifi nom cilju (ciljevima), rezultati i aktivnosti, potpuno identi ni sa odgovaraju im izjavama u formularu). Potom smo u etvrtoj koloni odredili spoljnje faktore pretpostavke i rizike. Sada emo u drugoj koloni uneti indikatore, a u tre oj koloni emo uneti izvore i sredstva provere. Napominjemo da se sve ove informacije ve nalaze u vašem predlogu projekta, odnosno u formularu. Indikatore i sredstva provere ete formulisati prilikom opisa vašeg plana evaluacije, a ujedno ete ih pominjati prilikom davanja odgovora na pitanja koja se odnose na vaše rezultate, odnosno uticaj na ciljne grupe. Šta su indikatori? Indikatori su Pokazatelji Markeri injenice Informacije Merila Stvari koje nam pokazuju da li smo ostvarili naše ciljeve. Najlakše ete ih formulisati ako u vezi sa postavljenim ciljevima i rezultatima, sebi postavite jednostavno pitanje: A kako znamo da smo uspešni? Šta nam govori da smo neki posao uspešno odradili? Zašto je važno utvrditi indikatore? Zato što se uspeh projekta meri objektivno merljivim indikatorima. Kao što je to ve prethodno objašnjeno kod odeljka koji se bavi planom za internu evaluaciji, indikatori predstavljaju osnovu za monitoring i evaluaciju. VRSTE INDIKATORA: Kvantitativni (na primer. broj osnovanih LED centara) Koliko? Kvalitativni (na primer, svi polaznici kurseva u 2004 su kurs ocenili kao veoma koristan) Vezani za ponašanje (na primer, pove ano interesovanje gra ana za rad LED centara) 46

48 FORMULISANJE INDIKATORA Dobar indikator treba da bude MUDRO formulisan: MERLJIV (i kad je kvantitativan i kvalitativan) UVREMENJEN (da znamo u kom vremenskom periodu treba ostvariti ciljeve) DOSTIŽAN OBZIROM NA RESURSE (neki indikatori mogu biti korisni, ali i neverovatno skupi, pa se valja opredeliti za one koju su dostižni) RELEVANTAN U ODNOSU NA CILJ (besmisleno je prikupljati informacije koje nam ništa ne govore o tome da li smo uspešni) ODRE EN I SPECIFI AN (indikator treba da bude konkretno formulisan, tako da se lako može izmeriti promena u odnosu na po etno stanje) PRIMER MUDROG INDIKATORA Do kraja godine je broj žena na rukovode im funkcijama u lokalnim organima uprave pove an za 30 % u odnosu na godinu i na taj na in se približio standardima EU. Primeri indikatora (pokazatelja uspeha) Nivoi ciljeva Opšti cilj Doprinos unapre enju rada opštine putem informisanja gra ana, poboljšanja komunikacije izme u lokalne samouprave i gra ana opštine X, kao i pružanjem efikasnijih usluga gra anima Specifi ni cilj (evi) Otvaranje Opštinskog uslužnog centra, u kome se usluge (izdavanja raznih uverenja, izvoda, dozvola, prijem podnesaka, overa potpisa i prepisa itd.) pružaju efikasnije i transparentnije Indikatori Gra ani ostvaruju svoja prava i interese na brži i efikasniji na in; Gra ani daju sugestije za rad Centra 1. Za 30% pove an broj izdatih razli itih vrsta izvoda, uverenja, dozvola, podnesaka Za 45% skra eno vreme ekanja: manje gužve pred šalterima 2. Rad ovog centra je efikasan i uslužan prema gra anima; Gra ani su zadovoljni radom opštinske službe Rezultati 1) Uslužni centar e imati dovoljno radnog prostora i X 1) Uslužni centar funkcioniše kao deo Opštinske broj obu enih službenika; Osoblje (8 službenika) i uprave prostorije (3) Centra su integralni deo budžeta opštine. 2) Pouzdane informacije o radu Opštinske uprave su 2) Napravljeno je i prosle eno gra anima 4000 dostupne gra anima brošura i 4000 letaka. 3) Interesovanje medija za rad Opštinske uprave je 3) Održane tri Konferencije za novinare i jednom uve ano; mese no kontakt sa lokalnom radio-televizijom 4)Tehni ki kapaciteti Opštinske uprave bi e 4) Kompjuteri, softver i mreža uspostavljeni i pove ani dobijanjem nove i savremenije opreme; funkcionišu; obezbe uju redovne i ažurne informacije 5)Upravlja ki (menadžerski) kapaciteti unapre eni za rad centra obukom i seminarima službenika, kao i saradnjom i 5) 8 službenika obu eno a 5 službenika posetilo razmenom iskustava sa klju nim partnerom; opštine u zemljama EU radi prakti nih informacija i 6) Poboljšan je odnos izme u Opštinske uprave i razmene iskustava; NVO 6) Sastanci se održavaju jednom mese no Sredstva/na ini provere Omogu avaju odgovore na pitanja: Kako i gde emo mo i meriti/proveriti indikatore? Otkuda dolaze podaci za indikatore za pra enje projekta?. Odre uju oblik u kojem e informacija biti dostupna (izvještaji, ra uni, zapisi, zvani na statistika...) Sredstva provere su dokumenti, izveštaji i ostali izvori koji obezbe uju informacije koje omogu avaju proveru indikatora. Istovremeno sa indikatorima treba odrediti i sredstva provere jer nam to pomaže da proverimo da li su indikatori zaista merljivi i korisni. 47

49 Primeri za sredstva provere Pokazatelji uspeha (indikatori) Izvori i sredstva provere Gra ani ostvaruju svoja prava i interese na brži i efikasniji na in; Gra ani daju sugestije za rad Centra Istraživanje javnog mnjenja Službeni list opštine Lokalna i regionalna štampa Elektronski mediji 1. Za 30% pove an broj izdatih razli itih vrsta 1. Odluka objavljena u Službenom listu opštine izvoda, uverenja, dozvola, podnesaka; Uporedni podaci iz anketa na po etku i na kraju Za 45% skra eno vreme ekanja: manje gužve pred projekta šalterima; lanci u novinama, nastupi na TV/radio 2. Rad ovog centra je efikasan i uslužan prema Redovni izveštaji organa uprave gra anima; Gra ani su zadovoljni radom opštinske 2. Kutija za kritike i sugestije sadrži komentare službe gra ana koji se pohvalno izjašnjavaju o radu opštinske službe; Interes drugih opština da se upoznaju sa radom centra lanci u opštinskim novinama/dnevnoj štampi 1)Uslužni centar e imati dovoljno radnog prostora i X broj obu enih službenika; Osoblje (8 službenika) i prostorije (3) Centra su integralni deo budžeta opštine. 2) Napravljeno je i prosle eno gra anima 4000 brošura i 4000 letaka. 3) Održane tri Konferencije za novinare i jednom mese no kontakt sa lokalnom radio-televizijom 4) Kompjuteri, softver i mreža uspostavljeni i funkcionišu; obezbe uju redovne i ažurne informacije za rad centra 5) 8 službenika obu eno a 5 službenika posetilo opštine u zemljama EU radi prakti nih informacija i razmene iskustava; 6) Sastanci se održavaju jednom mese no 1)Uslužni centar je jasno prepoznatljiv u Opštinskoj upravi; budžet opštine ima stavku za centar; godišnji izveštaj o radu; Postoje opisi poslova za službenike koji rade u Centru; napravljena je podela poslova i odgovornosti u pisanoj formi izme u Uslužnog centra i Opštinske uprave. mese ni izveštaji o aktivnostima koje su sprovedene na realizaciji projekta; 2) Štampane brošure, leci 3) Izdata saopštenja, nastupi na radio-tv (video i tonski zapis), lanci u novinama 4) Informacije se nalaze na web stranici opštine; Pove an pristup web stranici; Mese ni izveštaji o aktivnostima koje su sprovedene na realizaciji projekta, Medijska pokrivenost 5) Izveštaji sa seminara i evaluacioni listi i. Certifikati o završenoj obuci Izveštaji o obavljenoj poseti 6) Dostupan je spisak kontakata i izveštaji sa sastanaka sa NVO. Ostatak matrice treba dopuniti informacijama, tako što ete na kraju prve kolone prepisati aktivnosti, onako kako su formulisane u vašem tekstu projekta. U nivou aktivnosti, u drugoj koloni, unose se sredstva potrebna za rad. Tu se prakti no prepisuju nazivi pojedina nih budžetskih linija iz Aneksa B; u tre u kolonu se unose zbirne stavke iz me uzbirova, dok se u poslednjoj koloni navode preduslovi koji su potrebni da bi se projekat uopšte zapo eo. Sledite primer kompletne matrice logi kog okvira, a kao pomo u ilustraciji može vam poslužiti model u prilogu, i kod ve odobrenih projekata (videti sajt programa Exchange). 48

50 Logika intervencije nivoi ciljeva Opšti cilj Doprinos unapre enju Gra ani ostvaruju svoja rada opštine putem prava i interese na brži i informisanja gra ana, efikasniji na in; poboljšanja komunikacije Gra ani daju sugestije za izme u lokalne rad Centra samouprave i gra ana opštine X, kao i pružanjem efikasnijih usluga gra anima Specifi ni cilj(evi) Otvaranje Opštinskog uslužnog centra, u kome se usluge (izdavanja raznih uverenja, izvoda, dozvola, prijem podnesaka, overa potpisa i prepisa itd.) pružaju efikasnije i transparentnije Rezultati 1) Uslužni centar funkcioniše kao deo Opštinske uprave; 2) Pouzdane informacije o radu Opštinske uprave su dostupne gra anima; 3) Interesovanje medija za rad Opštinske uprave je uve ano; 4)Tehni ki kapaciteti Opštinske uprave bi e pove ani dobijanjem nove i savremenije opreme; 5) Upravlja ki (menadžerski) kapaciteti unapre eni obukom i seminarima službenika, kao i saradnjom i razmenom iskustava sa klju nim partnerom; 6) Poboljšan je odnos izme u Opštinske uprave i NVO Primer matrice logi kog okvira Pokazatelji uspeha Izvori i sredstva provere Pretpostavke (i rizici) 1. Za 30% pove an broj izdatih razli itih vrsta izvoda, uverenja, dozvola, podnesaka; Za 45% skra eno vreme ekanja: manje gužve pred šalterima; 2. Rad ovog centra je efikasan i uslužan prema gra anima; Gra ani su zadovoljni radom opštinske službe 1) Uslužni centar e imati dovoljno radnog prostora i X broj obu enih službenika; Osoblje (8 službenika) i prostorije (3) Centra su integralni deo budžeta opštine. 2) Napravljeno je i prosle eno gra anima 4000 brošura i 4000 letaka. 3) Održane tri Konferencije za novinare i jednom mese no kontakt sa lokalnom radio-televizijom 4) Kompjuteri, softver i mreža uspostavljeni i funkcionišu; obezbe uju redovne i ažurne informacije za rad centra 5) 8 službenika obu eno a 5 službenika posetilo opštine u zemljama EU radi prakti nih informacija i razmene iskustava; 6) Sastanci se održavaju jednom mese no Istraživanje javnog mnjenja Službeni list opštine Lokalna i regionalna štampa Elektronski mediji 1. Odluka objavljena u Službenom listu opštine Uporedni podaci iz anketa na po etku i na kraju projekta lanci u novinama, nastupi na TV/radio Redovni izveštaji organa uprave 2. Kutija za kritike i sugestije sadrži komentare gra ana koji se pohvalno izjašnjavaju o radu opštinske službe; Interes drugih opština da se upoznaju sa radom centra lanci u opštinskim novinama/dnevnoj štampi 1) Uslužni centar je jasno prepoznatljiv u Opštinskoj upravi; budžet opštine ima stavku za centar; godišnji izveštaj o radu; Postoje opisi poslova za službenike koji rade u Centru; napravljena je podela poslova i odgovornosti u pisanoj formi izme u Uslužnog centra i Opštinske uprave. mese ni izveštaji o aktivnostima koje su sprovedene na realizaciji projekta; 2) Štampane brošure, leci 3) Izdata saopštenja, nastupi na radio-tv (video i tonski zapis), lanci u novinama 4) Informacije se nalaze na web stranici opštine; Pove an pristup web stranici; Mese ni izveštaji o aktivnostima koje su sprovedene na realizaciji projekta, Medijska pokrivenost 5) 2. Izveštaji sa seminara i evaluacioni listi i. Politi ka i ekonomska stabilnost Podrška državne administracije na republi kom nivou 1. Redovan priliv sredstava iz Ministarstva finansija u opštinski budžet 2. Neplanirani lokalni izbori su rizik 3. Nedostatak želje da se u i od kolega iz EU je rizik. 4. Interes da se ostvari uspešna komunikacija sa gra anima treba da bude stalno prisutan 1) Opština u potpunosti daje podršku projektu; 2) Sadržaj osmišljen i štampan na vreme na na in zanimljiv gradjanima; Gra ani su zainteresovani da se upoznaju sa sadržajem brošura 3) Mediji su zainteresovani da prate rad opštinskog centra 4) Kvalitetna oprema i softver nabavljeni tako da mogu zadovoljiti potrebe za vrstom i obimom informacija 5) Zaposleni koji su obavili studijsku posetu i obuku uspešno primenjuju novoste ena znanja i veštine 6) Statut opštine intitucionalizuje saradnju sa NVO; NVO prepoznaju interes u saradnji sa lokalnom samoupravom 49

51 Aktivnosti 1. Sprovo enje ankete i izrada upitnika 2. Studijska poseta zemlji EU od strane klju nih partnera 3. Obezbe ivanje prostorija i partnera koji e raditi u centru 4. Informativne kampanje u opštini 5. Radni sastanci i dogovori sa NVO 6. Nabavka opreme za centar 7. Nabavka softvera i umrežavanje ra unara u jedinstven mrežni sistem 8. Misija stru njaka iz EU i obuka službenika koji e raditi u Uslužnom centru 9. Sastanci sa svim zainteresovanim grupama Sredstva: meseci koordinator projekta meseci sekretarica 3.2. nameštaj i kompj. oprema 4.3. kancelarijski materijal 4.4. druge usluge 5. (5.1.,5.2.,5.5.,5.7.,5.8.) ost. Troškovi 6. renoviranje prostorija Certifikati o završenoj obuci Izveštaji o obavljenoj poseti 6) Dostupan je spisak kontakata i izveštaji sa sastanaka sa NVO. Troškovi: 5000 evra 3000 evra evra 500 evra 2500 evra evra evra Najvažniji preduslovi za uspešnu implementaciju projekta su : 1. Opština je zainteresovana za realizaciju projekta 2. Stabilna pol.situacija u opštini 3. Opština ima dovoljno sredstava da u estvuje u projektu 4. Lokalni partneri su zainteresovani da podrže opštinske aktivnosti 50