ANALIZA UTJECAJA PRIJEDLOGA NORME ISO 9001:2015 NA HRM SUSTAV ANALYSIS OF THE IMPACT DRAFT OF ISO 9001:2015 ON THE HRM SYSTEM

Transcription

1 FACULTY OF BUSINESS AND MANAGEMENT SCIENCES NOVO MESTO AND SCHOOL OF BUSINESS AND MANAGEMENT NOVO MESTO INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE GLOBALISATION CHALLENGES AND THE SOCIAL ECONOMIC ENVIRONMENT OF THE EU ANALIZA UTJECAJA PRIJEDLOGA NORME ISO 9001:2015 NA HRM SUSTAV ANALYSIS OF THE IMPACT DRAFT OF ISO 9001:2015 ON THE HRM SYSTEM JOSIP BRITVIĆ, univ.spec.oec. Visoka škola za menadžment u turizmu i informatici u Virovitici, Virovitica, Hrvatska M.Gupca 78, Virovitica, Hrvatska Tel.: , josip.britvic@vsmti.hr ZRINKA BLAŽEVIĆ, univ.spec.oec., mag.oec. Visoka škola za menadžment u turizmu i informatici u Virovitici, Virovitica, Hrvatska M.Gupca 78, Virovitica, Hrvatska Tel.: , zrinka.blazevic@vsmti.hr mr.sc. DRAGAN JANJUŠIĆ Visoka škola strukovnih studija za menadžment i poslovne komunikacije Mitropolita Stratimirovića 110, Sremski Karlovci, Republika Srbija Telefon: , janjusic@mpk.edu.rs Sažetak: Norma ISO 9001:2008 definira zahtjeve vezane uz resurse koji su potrebni i nužni nekoj organizaciji. Ljudski resursi unutar organizacije te njihova znanja i kompetencije su svakako jedan od najvažnijih resursa svake organizacije. Za uspješno dostizanje organizacijskih ciljeva nužno je zapošljavati i zadržavati najbolje kadrove, ali i upravljati njihovim kompetencijama. U organizacijama koje imaju implementiran sustav upravljanja kvalitetom prema normi ISO 9001:2008 upravljanje ljudskim resursima opisuje se u jednoj ili nizu pisanih radnih procedura, ovisno o kompleksnosti i veličini organizacije. Činjenica je da se upravljanje karijerom obavezno mora nedvosmisleno utvrditi i dokumentirati samo u onim organizacijama koje su implementirale sustav upravljanja kvalitetom u skladu sa zahtevima međunarodne norme ISO Međunarodna organizacija za standardizaciju ISO izdala je krajem 2013.g. draft nove verzije norme ISO 9001:2015 koja će službeno stupiti na snagu 2015.g. Cilj ovog rada je dati prikaz kako nova verzija norme ISO 9001:2015 utječe na upravljanje karijerom u odnosu na trenutno važeću verziju. Ključne riječi: konkurentnost, upravljanje karijerom, upravljanje kvalitetom, ISO 9001:2015. Abstract: Standard ISO 9001:2008 defines requirements about resources that are necessary and required to a organization. Human resources inside the organization as well as their knowledge and competency are one of the most important resources. For the successful reach of the organizational goals, it is necessary to employ and keep the best features but also manage their competencies. In organizations that have implemented quality management system according to standard ISO 9001:2008 controling human resources is described in one or a sequence of written working procedures depending on complexity and size of the organization. In general knowledge, carrer management has to establish unequivocally and 1

2 document only in those organizations which have implemented quality management system according to demands of international standard ISO International organizations for standardization ISO by the end of have issued a draft of a new version of standard ISO 9001:2015 which will be officially in use in The purpose of this work is to show how the new version of standard ISO 9001:2015 affects on carrer management compared to the current version. Keywords: Competitiveness, Carrer management, Quality management, ISO 9001: UVOD Norma ISO 9001:2008 definira zahtjeve vezane uz resurse koji su potrebni i nužni nekoj organizaciji. Ljudski resursi unutar organizacije te njihova znanja i kompetencije su svakako jedan od najvažnijih resursa. Ljudi, kao novi najznačajniji resurs na trenutnom tržištu, postaju poluga za ostvarivanje profita a samim time su nosioci diferencijacije poslovnih subjekata (Fitzenz, 2000:1). Sva imovina organizacija, osim ljudi, inertna je i zahtijeva ljudsku primjenu kako bi se stvorila dodatna vrijednost. Iz prethodnog moguće je zaključiti kako je osnovni zadatak svake moderne organizacije zapošljavati i zadržavati najbolje kadrove a što se osigurava kroz sustav upravljanja ljudskim resursima koji su dio sustava upravljanja kvalitetom u organizaciji sa implementiranom normom ISO 9001:2008. Ljudski potencijali (human resources) kao pojam, u sklopu organizacija označava pojedince i njihove sposobnosti, ali paralelno sa tim pojam označava i organizacijsku aktivnost koja se bavi zapošljavanjem, otpuštanjem, treningom i ostalim poslovima vezanim uz osoblje. Globalizacija sa sobom nosi velike i brze promene koje uvelike utječu na promenu prirode posla te ističu važnost upravljanja karijerom kako bi se ljudski resursi konstantno unapređivali, a samim time i ostali konkurentni na tržištu. Sustavi upravljanja kvalitetom počivaju na kontroliranju i unapređivanju procesa te na efikasnoj upotrebi primjerenih resursa. U kontekstu resursa sustavi upravljanja kvalitetom pozornost organizacija usmjeravaju na upravljanje ljudskim resursima a sve s ciljem povećanja efikasnosti i konkurentnosti organizacije na globalnom tržištu. Iz prethodno navedenog vidljiva je poveznica između upravljanja ljudskim resursima u upravljanja kvalitetom u organizacijama međutim postavlja se pitanje može li sustav upravljanja kvaliteotm poslužiti kao alat za upravljanje i razvoj ljudskih resursa u organizacijama (Blažević i dr., 2013:2). Sustav upravljanja kvalitetom sukladan normi ISO 9001 definira zahtjeve vezane uz upravljanje ljudskim resursima. Cilj istraživanja je pokazati da norma ISO 9001:2008 definira zahtjeve na strukturu procesa upravljanja ljudskim potencijalima te daje dodatnu važnost sustavu upravljanja karijerom unutar tog procesa, kako za razvoj motivacije zaposlenih tako za optimizaciju ulaganja u razvoju karijere te poslovnu uspješnost organizacije. Također cilj je pokazati da prijedlog nove verzije norme ISO 9001:2015 ima povećane zahtjeve na sustav upravljanja ljudskim resursima. Temeljna je hipoteza ovog rada da sustav upravljanja kvalitetom prema normi ISO 9001:2015 ima veći utjecaj na proces upravljanja ljudskim potencijalima od norme ISO 9001:2008, a što omogućuju kvalitetnije planiranje karijera, bolju organizaciju upravljanja karijerom, izradu kvalitetnijeg plana razvoja karijere temeljnog na činjenicama i bolju i jednostavniju kontrolu procesa sustava upravljanja ljudskim resursima. 2

3 2. METODOLOGIJA U radu je korištena kvalitativna istraživačka metodologija dok su podaci prikupljani kombinirano iz primarnih i sekundarnih izvora. Izabrana metoda smatrana je prikladnom iz razloga jer se u radu obrađuju i uspoređuju podaci koji su dostupni u literaturi obrađivanog područja. U poglavlju četiri obrađivani su rezultati komparativne analize sadržaja dok su u trećem poglavlju isti prezentirani. Odabrana metoda komparativne analize sadržaja odabrana je iz razloga jer su autorima bili dostupni različiti ograničeni i neograničeni izvori informacija poput međunarodnih ISO normi te ostalih relevantnih izvora podataka. 3. REZULTATI Komparativnom analizom potvrđena je temeljna hipoteza odnosno da nacrt norme ISO 9001:2015 ima veći utjecaj na proces upravljanja ljudskim potencijalima od trenutno važeće norme ISO 9001:2008 što je detaljnije obrazloženo u radu. Također, ostvarena su oba postavljena cilja, tj. utvrđeno je da norma ISO 9001:2008 definira zahtjeve na strukturu procesa upravljanja ljudskim potencijalima te daje dodatnu važnost sustavu upravljanja karijerom unutar tog procesa. Također u radu je prikazano da prijedlog nove verzije norme ISO 9001 ima povećane zahtjeve na sustav upravljanja ljudskim resursima. 4. KOMPARATIVNA ANALIZA SADRŽAJA U daljnjem tekstu rada prikazana je komparativna analiza sadržaja, gdje je u prvom dijelu dan teorijski osvrt na razvoj ljudskih potencijala i razvoj sustava upravljanja kvalitetom. U drugom dijelu komparativne analize sadržaja prikazana je komparacija trenutno važeće erzije norme ISO 9001:2008 i prijedloga nove verzije nomre ISO 9001: Teorijski osvrt na razvoj ljudskih potencijala Ljudski faktor u gospodarskom razvitku sve više dobiva na važnosti, što je bio osnovni motiv znanstvenicima i istraživačima u pojašnjavanju problematike i približavanja iste menadžerima ljudskih potencijala u svrhu postizanja što boljih rezultata. Značaj ljudskih potencijala ističe se u prvoj polovini 20. stoljeća, kada se uvidjela važnost motivacija, neformalnih odnosa, stila vodstva i sličnoga, te službena literatura od tog perioda počinje sa značajnijim analizama ove tematike. Mnogobrojni su autori već u ranijim fazama isticali važnost konstantnog ulaganja u zaposlenike, pa tako u 18. stoljeću Adam Smith u svojim djelima isticao važnost obrazovanja pojedinaca za društvo u cjelini, a u 19. stoljeću, Karl Marx u analizi faktora proizvodnosti na prvo mjesto stavlja stručnost i umješnost radnika. No tek u 20 stoljeću istraživanja bivaju usmjerena na dokazivanje povezanosti između obrazovanja i gospodarske uspješnosti čime se ističe važnosti uloge ljudskog kapitala i investicija u njega pri ostvarenju ciljeva gospodarskog razvoja (Bahtijarević-Šiber, 1998:121). Iz prethodnog opisa može se zaključiti da je obrazovanje i razvoj zaposlenika povezano s gotovo svim aspektima upravljanja ljudskim resursima. Zadatak im je pomoći da se unutar kompanije stvori struktura komunikacijskih sistema koji će pomoći pri korištenju potencijala i znanja zaposlenika s ciljem ostvarivanja poslovnog napretka. Zauzvrat, kompanija treba omogućiti obrazovanje i razvoj kako bi bili u mogućnosti razviti svoje potencijale i ustrojiti potrebne obrazovne i razvojne procese unutar kompanije (Blažević i dr., 2013:3). 3

4 4.2. Razvoj sustava upravljanja kvalitetom i pojmovno određenje Pojam kvalitete iznimno je teško definirati iz razloga jer svaki pojedinac ima svoju percepciju kvalitete. Iz tog razloga postoji čitav niz različitih definicija kvalitete. Lazibat je 2009 kvalitetu definirao kao mjeru ili pokazatelja obujma odnosno iznosa uporabne vrijednosti nekog proizvoda ili usluge za zadovoljenje točno određene potrebe na određenom mjestu i u određenom trenutku, tj.onda kad se taj proizvod i ta usluga u društvenom procesu razmjene potvrđuju kao roba. Funda je 2008 kvalitetu definirao kao stupanj do kojeg skupina postojećih svojstava ispunjava zahtjeve, odnosno ukupnost svojstava proizvoda ili usluga na kojima se temelji njihova sposobnost da zadovolje očekivane zahtjeve. Kontrola kvalitete inteznivno se počela primjenjivati i razvijati g., kad je organizacija Ford uvela praksu proizvodnje automobilske industrije načela organizacije F. W. Taylora. Funkcija kontrole bila je u tome što je postupak odvajanja loših proizvoda od dobrih postao samostalan, odnosno, odvojio se od funkcije proizvodnje. Prvu statističku kontrolu kvalitete za praćenje proizvodnje izradio je amerikanac W. A. Sherwart g. Prihvaćanjem filozofije stručnjaka, kao što su Sherwart, Deming i Juran, raste kvaliteta japanskih proizvoda, a zapadni konkurenti počinju zaostajati. Japanski stručnjak Kaoru Ishikawa zaključuje da kontrola kvalitete pretpostavlja kvalitetu svih zaposlenih i zahtijeva da svi zaposlenici moraju biti osposobljeni da budu vlastiti kontrolori. Norma ISO 9001:2008 danas je najprihvaćenija norma na tržištu odnosno najčešće primjenjivaniji model sustava upravljanja kvalitetom. Normu je 1987.g izdala ISO organizacija te je do danas imala 3 revizije (1994., i 2008.g.) te je izdana draft nove verzije revizije koja će službeno stupiti na snagu 2015.g. Slika br. 1 prikazuje razvoj ISO 9001 normi kroz povjest sa uključenim terminom izdavanja nove verzije norme ISO Slika 1: Prikaz razvoja norme ISO 9001 kroz povjest Izvor: Izradili autori 4

5 4.3. Elementi trenutno važeće norme ISO 9001:2008 kao alat menadžmenta ljudskih resursa Norma ISO 9001:2008 sastoji se od niza zahtjeva, tzv. točaka u kojima je definirano koje su obveze organizacija u smislu zadovoljenja zahtjeva navedene norme. Točke norme ISO 9001:2008 su sljedeće: 1) Područje primjene; 2) Veza s drugim normama; 3) Nazivi, definicije i kratice; 4) Sustav upravljanja kvalitetom; 5) Odgovornost uprave; 6) Upravljanje resursima; 7) Realizacija proizvoda; 8) Mjerenje, analiza i poboljšanje (ISO, ISO 9001:2008). Kada se norma ISO 9001 analizira u kontekstu upravljanja ljudskim resursima potrebno je izdvojiti određene točke norme u kojima se norma može referirati na upravljanje ljudskim potencijalima. U točci norme Zahtjevi na dokumentaciju navedene su podtočke: politika i ciljevi, poslovnik kvalitete, procedure, ostali dokumenti i zapisi. Politika sustava upravljanja kvalitetom prema normi ISO 9001 izričito traži, između ostalog, da se organizacija obvezuje kako će konstantno raditi na unapređivanju i edukaciji ljudskih resursa. Kao primjer politike kvalitete za primjer je obrađena politika upravljanja konzultantske kuće Top Consult Grupa d.o.o. Top Consult Grupa na svojoj politici kvalitete navodi da svoj uspjeh temelji na postizanju maksimalnog zadovoljstva svojih korisnika pružanjem visoko kvalitetnih usluga kroz angažiranje, kontrolu i nagrađivanje profesionalnih i visoko motiviranih konzultanata te strateških partnera. Iz prethodno navedenog vidljiva je jasna poveznica norme ISO 9001 sa upravljanjem ljudskim resursima. U podtočci Procedure norma navodi osnovnih 6 procedura koje organizacija mora ustrojiti. Procedure poput upravljanje dokumentima, upravljanje zapisima ili provedba internih audita su zapravo jasne upute kako se izvršava određeni posao što u konačnici olakšava organizacijiama poslovanje u slučajevima kao što su bolovanja, godišnji odmori odnosno kada postoje značajne fluktuacije kadrova. Točka norme 6.2. Ljudski resursi daje konkretne zahtjeve pred organizaciju a vezane uz ljudske resurse. Norma zahtjeva da organizacija definirata plan edukacija, arhivira i analizira zapise o stručnom osposobljavanju. Kroz analizu navedenih točaka norme te kroz primjer politike upravljanja očigledno je kako je jedan od temelja norme ISO 9001:2008 funkcija ljudskih resursa. Iz tog razloga je i revizijom norme 2008.g., između ostalih promjena, dan veći naglasak na upravljanje ljudskim resursima Novi elementi drafta norme ISO 9001:2015 kao alat menadžmenta ljudskih resursa Osnovni moto norme ISO 9001 je povećanje zadovoljstva kupaca (korisnika) kroz operativnu dosljednost i kontinuirana poboljšanja (ISO, ISO 9001). Razloga za novu reviziju norme ISO 9001 je nekoliko. Prvi je taj da je od prethodne revizije koja je bila g. došlo do značajnih globalnih promjena. Jedna od značajnijih promjena je da organizacije sve češće isporučuju usluge a ne fizičke proizvode. Također vrlo je važno da sama norma ostane i dalje jamstvo da organizacije koje su implementirale normu nude proizvode i/ili usluge koje zadovoljavaju potrebe kupaca. Također, norma treba kreirati temelj za upravljanje kvalitetom za sljedećih 25 godina. Pojavljivanje konstantnih zahtjeva za povezivanje sve većeg broja standarda unutar iste organizacija u jedan integrirani sustav također su jedan od razloga za 5

6 uslakađivanje sa ostalim ISO standardima (BSI 1, 2013.). Slika 3 prikazuje plan razvoja i izdavanja nove verzije norme ISO 9001:2015. Slika 3: Plan razvoja i izdavanja ISO 9001:2015 Izvor: Izradili autori prema BSI, 2013 U tablici 1 dan je opći prikaz prijedloga izmjena norme ISO 9001 prema točkama norme. Tema rada jesu ljudski resursi te je iz tog razloga izdvojena točka sedma norme upravljanje resursima i upravljanje znanjem. Tablica 1: Pregled promjena u nacrtu norme ISO 9001:2015 TN Opis točke Opis promjene 1 Opseg Značajne promjene 2 Uvodne odrednice - 3 Termini i definicije - 4 Organizacijski kontekst Novi zahtjev 5 Vođenje i upraljanje organizacijom Povećani zahtjevi 6 Kontrola rizika Upravljanje promjenama Značajne promjene Povećani zahtjevi 7 Upravljanje resursima Povećani zahtjevi Upravljanje znanjem 8 Dizajn i razvoj Outsourcing Postprodajne usluge Novi zahtjev Pojednostavljeni zahtjevi Povećani zahtjevi Povećani zahtjevi 9 Pokazatelji uspješnosti Novi zahtjev 10 Kontinuirano poboljšavanje Razvijen detaljniji pristup Izvor: Izradili autori Najznačajnije promjene vezane uz upravljanje ljudskim resursima dogodile su se u točci sedam povećani su zahtjevi na upravljanje resursima. Postojećim zatjevima na upravljanje resursima dodan je zahtjev da će organizacija definirati i pribaviti resurse potrebne za uspostavu, održavanje i konstantno upravljanje sustavom upravanja kvalitetom. Potpuno novi zahtjev u točci sedam je upravljanje znanjem. Nova verzija norme ISO 9001 definira upravljanje znanjem tako da traži od organizacije konstanto upravljanje 1 BSI - The British Standards Institution ( 6

7 kompetencijama, svjesnošću, komunikacijom te za za sve navedeno traži dokumentirane zapise što do sada nije bio slučaj. Detaljniji opis novih zahtjeva vezan uz ljudske resurse definiran je u tablici 2. Tablica 2: Prikaz novih zahtjeva norme ISO 9001:2015 na sustav upravljanja ljudskim resursima 7.2. Kompetencije Organizacija mora utvrditi kompetencije zaposlenika koje utječu na kvalitetu izvedbe radnih zadataka. Organizacija mora osigurati zaposlenicima obrazovanje i trening kako bi dostigli definirane kompetencije. Gdje je primjenjivo organizacija treba poduzeti mjere za stjecanje potrebnih kompetencija te procjeniti učinkovitost tih mjera. Organizacija mora arhivirati i čuvati podatke i zapise o sposobnosti Svjesnost Osobe koje rade pod kontrolom organzacije moraju biti svjesne: - Politike kvalitete, - Relevantnih ciljeva kvalitete, - Svojeg doprinosa poboljšavanju efikasnosti sustava upravljanja kvalitetom, - Nesukladnosti i odstupanja od zahtjeva sustava upravljanja kvalitetom Komunikacija 7.5. Dokumentacija i zapisi 9. ZAKLJUČAK Organizacija mora definirati svoje potrebe vezane uz unutarnju i vanjsku komunikaciju na naćin da će definirati što će komunicirati, kada i s kime. Općeniti zahtjevi - Sustav upravljanja kvalitetom mora uključivati: - dokumentirane podatke koji su defnirani i zahtjevani od ove norme, - dokumentirati podatke koji su važni za učinkovitost sustava upravljanja kvalitetom. Opseg dokumentacije ovisi o veličini i kompleksnosti organizacije. Kreiranje i ažuriranje dokumentacije - Organizacija mora definirati: - standardizirani naćin označavanja dokumentacije, - format dokumentacije, - medij, - procedure za pregled i odobrenje prikladnosti i primjerenosti dokumentacije. Organizacija je dužna kontrolirati dokumentaciju i zapise kako bi se osiguralo da je dokumentacija: - dostupna i prigodna za korištenje, gdje i kada je to potrebno, - zaštićena od gubitka, neprimjerenog korištenja i sl. Izvor: Izradili autori prema prijedlogu ISO 9001:2015 Analizom literature, trenutno važeće norme ISO 9001:2008 i nacrta nove verzije norme ISO 9001:2015 može se uočiti značajna povezanost sa funkcijom ljudskih resursa. Komparativnom analizom trenutno važeće norme i nacrta nove verzije norme neosporno je utvrđeno da su zahtjevi koji su definirani u nacrtu nove verzije ISO 9001 norme opsežniji, detaljniji i zahtjevniji od trenutno važeće verzije ISO 9001 norme. Također, u novoj verziji prijedloga ISO 9001 norme struktura procesa upravljanja ljudskim potencijalima pokazuje logični slijed odvijanja procesnih koraka, od ulaznih zahtjeva korisnika za kompetentnim 7

8 radnicima, do upravljanja karijerom i završnih radnji u procesu, te su zahtjevi na te procese značajno povećani. Analiza pokazuje da je upravljanje kvalitetom značajni procesni korak bez kojeg zapravo nema upravljanja ljudskim potencijalima. Isto tako, organizacija sa implementiranom normom ISO 9001 ima mogućnost iskoristiti zahtjeve norme, kao i iskustvo konzultanata prilikom implementacije sustava, s ciljem ustrojstva sustavnog upravljanja ljduskim potencijalima. Rezultati istraživanja potvrdili su temeljnu hipotezu odnosno da nacrt norme ISO 9001:2015 ima veći utjecaj na proces upravljanja ljudskim potencijalima od trenutno važeće norme ISO 9001:2008. Ovim radom autoru su ostvarili oba postavljena cilja, tj. utvrdili su da norma ISO 9001:2008 definira zahtjeve na strukturu procesa upravljanja ljudskim potencijalima te da daje dodatnu važnost sustavu upravljanja karijerom unutar tog procesa. Također autori su utvrdili da prijedlog nove verzije norme ISO 9001 ima povećane zahtjeve na sustav upravljanja ljudskim resursima. LITERATURA: Bahtijarević-Šiber, F., (1999). Menadžment ljudskih potencijala. Zagreb: Golden marketing. Bahtijarević-Šiber, F., (1998). Informacijska tehnologija i upravljanje ljudskim potencijalima, Slobodno poduzetništvo. Zagreb, 7/98., str Baruch, J., (2004). Managing Careers: Theory and Practice, Harlow: Financial Times, Prentice Hall. Cook, M. & Cripps, B. (2009). Psihološko procjenjivanje na radnome mjestu. Zagreb: Školska knjiga Cox, E., Bachkirova, T. & Clutterbuck, D., (2010). The Complete Handbook of Coaching. London: Sage. Drljača, M., (2012). Upravljanje karijerom u funkciji kvalitete sustava upravljanja, Zbornik radova VII. znanstveno-stručne konferencije s međunarodnim sudjelovanjem Menadžment i sigurnost, Upravljanje ljudskim resursima i sigurnost, Hrvatsko društvo inženjera sigurnosti. Čakovec: Sveti Martin na Muri, 2012, str Funda, D., (2008). Potpuno upravljanje kvalitetom u obrazovanju. Zagreb: Kigen. Fitzenz, J., (2000). The ROI of Human Capital Measuring the Economic Value of Employee Performance, AMACOM, New York: NY Lazibat, T., (2009). Upravljanje kvalitetom. Zagreb: Znanstvena knjiga Skoko, H., (2000). Upravljanje kvalitetom. Zagreb: Sinergija. Zhang, Z. (2000). Developing a model of quality management methods and evaluating their effects on business performance. Total Quality Management, 11(1), Web izvori: BSI ( ) ISO ( ) Top Consult Grupa d.o.o., dostupno na: ( ) 8