VYSOKÁ ŠKOLA HOTELOVÁ V PRAZE 8, SPOL. S R. O. Bettina Asztalos. Organizácia, príprava a realizácia spoločenských gastronomických akcií

Transcription

1 VYSOKÁ ŠKOLA HOTELOVÁ V PRAZE 8, SPOL. S R. O. Bettina Asztalos Organizácia, príprava a realizácia spoločenských gastronomických akcií Bakalárska práca 2018

2 Hotelové školstvo v Českej republike Bakalárska práca Bettina Asztalos Vysoká škola hotelová v Prahe 8, spol. s r. o Katedra hotelierstva Oblasť vzdelávania č.5: Ekonomické odbory Študijný program: Hotelierstvo Vedúci bakalárskej práce: Ing. Blanka Zimáková Dátum odovzdania bakalárskej práce: bettiasz6@gmail.com Praha

3 Hospitality Education System in the Czech Republic Bachelor s Dissertation Bettina Asztalos The Institute of Hospitality Management in Prague 8, Ltd. Department of Hospitality Management Field of Education No. 5: Economic Sectors Major: Hospitality Management Thesis Advisor: Ing. Blanka Zimáková Date of Submission: bettiasz6@gmail.com Prague

4 Čestné prehlásenie Prehlasujem, že som bakalársku prácu na tému Organizovanie, plánovanie a realizácia spoločenských gastronomických akcií spracovala samostatne a všetku použitú literatúru a ďalšie podkladové materiály, ktoré som použila, uvádzam v zozname použitých zdrojov a že zviazaná a elektronická podoba práce je zhodná. V súlade s 47b zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách v platnom znení súhlasím so zverejnením svojej bakalárskej práce, a to v neskrátenej forme, v elektronickej podobe vo verejne prístupnej databáze Vysokej školy hotelovej v Prahe 8, spol. s r.o. V Prahe dňa Bettina Asztalos 4

5 Touto cestou vyslovujem poďakovanie pani inžinierke Blanke Zimákovej za pomoc, odborné vedenie, cenné rady a pripomienky pri vypracovaní mojej bakalárskej práce. Ďalej by som chcela poďakovať cateringovej spoločnosti Zátiší Catering Group a.s. a spoločnosti IL Catering za poskytnutie potrebných informácií na vytvorenie praktickej časti tejto práce. 5

6 Abstrakt ASZTALOS, Bettina. Organizovanie, príprava a realizácia spoločenských gastronomických akcií [Bakalárska práca] Vysoká škola hotelová. Praha: strán V bakalárskej práci je analyzovaná činnosť dvoch spoločností: 1. Zátiší Catering Group a.s. Praha 2. IL Catering z produkcie La Collezione Praha V teoretickej časti sa zaoberám základnými pojmami týkajúcimi sa s organizovaním akcií a ich jednotlivých rozdelení podľa typu udalosti. Pomocou odbornej literatúry opíšem jednotlivé procesy pri organizovaní udalosti. V analytickej časti sú stanovené dve hypotézy. Na základe absolvovania osobných interview sú analyzované obidve spoločnosti. Zo získaných informácií porovnávam činnosť pri organizovaní udalosti. Postrehnuté pozitíva a negatíva uvádzam. Vyhodnotím stanovené hypotézy. V návrhovej časti sú odporúčané možné opatrenia k zlepšeniu organizovaní udalosti. Kľúčové slová: event, event manager, organizovanie, udalosť, catering, eventová agentúra, plánovanie akcie, klient, galavečera, spoločnosť 6

7 Abstract ASZTALOS, Bettina. Organisation, preparation and realisation of gastronomic events [Bachelor s Dissertation] The Institute of Hospitality Management, Prague: pages In this bachelor thesis is analysed activity of two catering companies: Zátiší Catering Group j.s.c. Prague IL Catering from production of La Collezione Prague In the theoretical part, I deal with basic concepts relating to the organisation of events. I assume their individual breakdowns according to the type of event. I describe individual processes of events by using specialized literature, In the analytical part there are setted two hypoteses. Based on personal interviews, both companies are analysed. From the gathered informations I compare event organising activities whereabout I describe advantages and disadvantages of both subjects. Concequently I evaluate hypotheses. In the last part I suggest some possible steps to improve organisation processes of events. Key words: event, event manager, organisation, catering, event agency, events planning, client, galadinner, company 7

8 Obsah Úvod Teoretická časť Vymedzenie pojmu event Pojem catering História a vznik udalostí Typy eventov: Proces plánovania udalosti Organizovanie akcie Podmienky pre podnikanie v cateringu Analytická časť Popis spoločnosti Zátiší Catering Group, a.s Popis spoločnosti IL Catering Komparácia spoločnosti Analýza a interpretácia získaných informácií Problematika a návrh riešenia Záver Zoznam použitej literatúry Prílohy

9 Úvod The Times They Are a-changin (Časy, tie sa menia). (Bob Dylan, 1964) Citát Boba Dylena nie je len obyčajná fráza. Či sa nám to páči alebo nie, je to veľká pravda. Ale ja by som chcela dodať, že plynutím času sa menia aj ľudia. V úzkej súvislosti s touto zmenou sa menia aj nároky, návyky, požiadavky ľudí. Moderná spoločnosť ponúka veľké vymoženosti, čo sa týka produkcie tovarov, kvality produktov a služieb. Je veľa spôsobov, ako spropagovať produkty a služby ponúkané na trhu. Jedným z mnoho spôsobov je organizácia akcií. Dobre organizovaný event - udalosť môže dopomôcť k úspešnej realizácii produktov a služieb na trhu. Téma, ktorú som si vybrala ako problematiku na vypracovanie bakalárskej práce je v súčasnej dobe veľmi atraktívna. Vo vyspelých ekonomikách sa kladie obzvlášť veľký dôraz na úroveň eventov, nakoľko udalosti patria medzi veľmi účinné spôsoby marketingu. Za uplynulú dobu som mala veľa možností spoznať pozadie pri organizovaní veľkolepej udalosti, ale vždy som sa stretla len s určitou časťou tohto celého kolosu. Aj toto je jeden z viacerých dôvodov, prečo som si túto tému vybrala. Chcem sa podrobne oboznámiť a preštudovať problematiku organizovania, prípravy a realizácie spoločenských akcií. Výber témy bakalárskej práce bol pre mňa rozhodujúci z dôvodu, že som sa chcela zaoberať problematikou, ktorá je pre mňa osobne blízka. Len v tomto prípade som schopná vypracovať bakalársku prácu s úplným odovzdaním a čo najlepším sústredením na danú tému. Moja budúca vízia je založiť firmu, ktorá by sa zaoberala okrem iného aj organizovaním udalostí. K tomu, aby som si túto víziu vedela premietnuť do reality, potrebujem dostatočné množstvo informácií, čo sa týka odborných vedomostí a praktických skúseností v tejto oblasti. Okrem mojich osobných dôvodov je pre mňa táto téma dôležitá aj preto, že v dnešnej dobe je organizovanie eventov veľmi aktuálna téma. Ponúka sa nám mnoho príležitostí a možností v spoločenskom a rodinnom živote, ktoré nie je najjednoduchšie dať do súladu. Práve týmto sa zaoberajú event manageri. Pomocou svojich skúseností a odborných vedomostí sú schopní zrealizovať konkrétne udalosti. Mnoho veľkých firiem má záujem o organizovanie a realizáciu konferencií, promočných akcií, k tomu však potrebujú samostatnú osobu, ktorá to všetko zrealizuje. Popritom uskutočnenie svadieb, plesov 9

10 potrebuje viac práce a energie, pretože jeho výnimočnosť a perfektnosť je dôležitá pre účastníkov akcie aj pre klienta. Cieľ bakalárskej práce Cieľom bakalárskej práce je skúmať priebeh organizovania, prípravy a realizáciu spoločenských akcií. Následne na základe získaných vedomostí a osobných skúseností posúdiť a navrhnúť možné opatrenia pri riešení celkovej problematiky. V práci som analyzovala organizačné práce dvoch cateringových spoločností. Pôvodne som mala v úmysle porovnať dve veľké spoločnosti, Zátiší Catering Group a White Circus Catering, nakoľko zo strany spoločnosti White Circus Catering nebol záujem o poskytnutí informácie aj napriek osobnému kontaktu som túto spoločnosť napokon neriešila. Dôsledkom tejto skutočnosti, pre komparáciu dvoch veľkých spoločnosti som si vybrala malú spoločnosť IL Catering z produkcie La Collezione. V práci som urobila osobný rozhovor s managermi obidvoch firiem. Na základe osobnej účasti spoločenskej akcie v spoločnosti Zátiší, som sledovala organizáciu a prípravné práce akcie. V bakalárskej práci som stanovila dve hypotézy: Hypotéza 1: Informáciu o každej akcií dostáva vedúci práce vo forme pracovného príkazu najneskôr týždeň vopred. Hypotéza 2: Prípravné práce pre zaistenie gala večere pre 300 ľudí netrvá dlhšie, než štyri hodiny. Štruktúra bakalárskej práce V prvej časti bakalárskej práce chcem opísať všeobecne organizovanie udalosti. Objasním pojem slova event a stručne opíšem históriu, ako sa vyvíjala organizácia udalostí. Odborne popíšem typy eventov a podrobne ich vypracujem. Pomocou odbornej literatúry Banketní a cateringové služby od inžinierky Burešovej opíšem prvé kroky plánovania a realizácie akcie. Následne uvediem legislatívne a živnostenské podmienky pre fungovanie cateringovej spoločnosti. V analytickej časti práce stanovím dve hypotézy podľa osobných vyjadrení. V časti sa zameriam na dve pražské cateringové spoločnosti: Zátiší Catering Group a.s. IL Catering z produkcie Aromi a La Finestra. 10

11 Prostredníctvom osobného rozhovoru s managermi z obidvoch firiem a so zúčastnením sa na konkrétnej udalosti opíšem organizačné fázy zrealizovania akcie. Na základe získaných dát v tretej časti porovnám obidve spoločnosti a následne analyzujem odlišnosti. Zistím, či sa stanovená hypotéza potvrdila, ktorá bola tvrdená na základe osobných skúseností. V poslednej časti práce navrhnem možné opatrenia pre zlepšenie organizácie práce a prípravy spoločenských akcií v jednotlivých firmách. 11

12 1. Teoretická časť 1.1 Vymedzenie pojmu event Predtým, ako podrobnejšie preskúmame, čo sú to udalosti a aké typy poznáme, je potrebné, aby sme ujasnili význam slova event udalosť. Často stretávame s anglickým pojmom event, ktorý sa do slovenčiny neprekladá. Ak by sme chceli definovať pojem, narazíme na jeho zložitosť a mnohovýznamnosť. Niektorí autori vnímajú event ako synonymum pre projekt a používajú základné poznatky z projektového managementu. Podrobnejšia definícia slova event je udalosť, akcia, prípad, zážitok alebo príhoda. Je to akcia, pomocou ktorej chce klient oboznámiť užšiu alebo širokú verejnosť s ponúkaným produktom, službou, prilákať nových zákazníkov a zlepšiť vzťah s obchodnými partnermi. Cieľom je pozitívny, nezabudnuteľný zážitok cieľovej skupiny spätý s usporiadateľom akcie alebo jeho výrobkom či službou. Nasledujúci autor (Freyer 1988) sa zamyslí aj nad ďalším pojmom slova event, ako dočasné, špeciálne naplánované, riadené a organizačne zabezpečenie akcie s dopadom na cestovný ruch. Definíciu eventu môžeme nájsť aj v tejto podobe: Event: udalosť v danom čase a na danom mieste; špeciálny súbor okolností; pozoruhodné podujatie. (Getz, 2007) Charakteristické znaky eventov Každá udalosť je výnimočná, ale v každej udalosti sú znaky, ktoré sú charakteristické: Udalosti sú jedinečné a originálne. Jedná sa o zhromaždenie ľudí. Je dočasná, má určitý stanovený začiatok a koniec. Je spojená s konkrétnym miestom, kde sa koná. Jedná sa o umelo vytvorenú, výnimočne organizovanú, dopredu naplánovanú udalosť. Vyžaduje osobnú prítomnosť návštevníkov Event je spojený so zážitkom Event má vopred stanovený rozpočet 12

13 Event má pevný harmonogram, ktorý obsahuje: - časť prípravnú - časť realizačnú - časť vyhodnocovaciu (Kotíková, Schwartzhoffová; 2008) Event management Ch. Bladen vo svojej publikácii tvrdí o event managemente: Pre dosiahnutie cieľov udalosti sú potrebné správne koordinačné a organizačné činnosti. (Bladen, 2012). Event management je mimoriadna marketingová komunikácia s verejnosťou, organizácia výletných, záujmových, relaxačných a odborných akcií pre potencionálnych zákazníkov. (Bladen, 2012) Event manager Event manager je vedúci tímu event spoločnosti, ktorý plánuje a uskutočňuje udalosť a je zodpovedný za tvorivé, technické a logistické prvky, vrátane kompletného dizajnu, budovanie značky, marketingovej a komunikačnej stratégie, rozpočtu a zákazníckeho servisu. Spolupracuje s event plannerom, a koordinuje služby s cateringovou spoločnosťou, audiovizuálnym tímom atď. (Event Management vs. Planning [online] ) Event planning Plánovanie udalosti zahŕňa úzku spoluprácu s klientom pri navrhovaní udalosti, popritom realizuje víziu zákazníka a spĺňa cieľ podujatia. (Event Management vs. Planning [online] ) Event planner Je osoba, ktorá je zodpovedná za výber témy udalosti, výpočet rozpočtu, výber miesta eventu, uzatváranie zmlúv, prenájom externých predajcov, plánovanie slávnostného menu, zabezpečenie cateringovej a dizajnovej spoločnosti, vyhotovenie pozvánok a zasadacieho poriadku. (Event Management vs. Planning [online] ) Eventové agentúry Eventové agentúry sa špecializujú na organizáciu udalosti vrátane poskytovania cateringu. Zaoberajú sa realizáciou a produkciou kultúrno-spoločenských akcií a eventov, 13

14 ponúkajú kompletné služby od návrhu kreácie až po finálnu realizáciu. Najväčšie eventové spoločnosti v Prahe sú: Event Arena, Agentura Xart s.r.o, Mertel RG s.r.o Pojem catering Catering je služba gastronomického charakteru. Patrí k moderným trendom pohostinstva, viac rozšírený od roku Slovo catering vznikol z angličtiny to cater a znamená nakupovať potraviny, zásobovať jedlom, obsluhovať, poskytovať zábavu. Je to forma spoločného stravovania. V češtine najlepšie vyjadruje slovo dodávať a je to dodávanie stravovania, pritom predstavuje zaisťovanie stravovacích služieb mimo vlastného stravovacieho zariadenia. (Burešová, 2010), (Burešová, Zimáková 2010) Catering plní viac funkcií: predaj pokrmov a nápojov profesionálny servis finalizácia a upratovanie Výraz znamená aj prípravu pokrmov pre letecké spoločnosti. Catering je zvyčajne súčasťou eventových agentúr, ktoré zabezpečia spolu so scénografiou aj technické a dekoračné vybavenie akcií. Rozoznávame štyri typy cateringovej činnosti: 1.) Dodávanie pokrmov pre hromadné stravovanie, ako sú závodné jedálne, nemocnice, menzy, školské jedálne, armáda a ďalšie. 2.) Zaisťovanie stravovacích služieb pri veľkých akciách výstavy, veľtrhy 3.) Party servis - zaistenie slávnostných hostín pre firmy a súkromné osoby, ako sú rauty, bankety, gala večere atď. Bežne dodávajú nielen cateringové spoločnosti, ale aj hotely, reštaurácie. 4.) Výroba a príprava pokrmov v centrálnych výrobniach dodávanie rôznym dopravným spoločnostiam, napríklad letecké, vlakové, lodné atď. (Cateringové služby [online]) (Cateringová činnosť [online]) 14

15 Cateringové spoločnosti Cateringové spoločnosti nielen predávajú pokrmy a nápoje, ale poskytujú unikátny zážitok. Najznámejšie cateringové spoločnosti v Prahe sú: Zátiší Catering Group; Vyšehrad 2000; Perfect Catering by Filip Sajler; Royal Party Servis; Proficatering. 1.3 História a vznik udalostí Pôvod organizácie môžeme sledovať už od praveku. Z historických záznamov a pamiatok vieme, že ľudia v praveku usporadúvali príležitostné rituály, ktoré sa odohrávali podľa určitých scenárov. Zvyčajne tieto obrady boli s náboženskou tematikou, a slúžili na prežitie ťažkého života, alebo pre rast rodiny. Dôkazom sú jaskynné maľby, značky. V stredoveku už boli udalosti výraznejšie. Ako napríklad v Rímskej ríši, presnejšie v Koloseu boli organizované gladiátorské hry. V skutočnosti tieto súboje ovplyvnili ekonomiku, pretože dôrazne napomáhali turizmu a hospodárskemu prostrediu ríše. Usporiadali sa aj veľkolepé hody, slávnosti. Venovali veľkú pozornosť tematike udalosti, pretože výrazne ovplyvnili politické názory v ríši. Boli vhodným nástrojom na ovplyvnenie verejnosti, aby utajili politické nerovnosti. Na slávnostiach museli pozorovať niektoré protokolárne pravidlá, ako napríklad vzhľad osobných pozvánok, umývanie, prezlečenie, vstup do miestnosti pravou nohou, scéna, darčeky. Okrem Rimanov, Gréci sa môžu taktiež pýšiť, pretože oni boli prvým organizátorom medzinárodných udalostí. Pred našim letopočtom medzi 776 a 393, každý štvrtý rok organizovali olympijské hry - Olympiády, ktoré sú aj dodnes obrovským eventom celého sveta. Už aj v tej dobe potrebovali presné a rozsiahle organizovanie. Trvali päť dní a medzi prestávkami hrali hudobné predstavenia. Vyhlásenie výsledkov oslávili veľkými hodami, kde pozvali významné osobnosti. Napriek tomu, starovekých Rimanov a Grékov predchádzali Egypťania, ktorí ako prví organizovali jubilejné slávnosti. Faraóni poďakovali bohom svoje 30. výročie panovníctva. Okrem toho usporadúvali vážne, dlhé rituály. Boli osoby, ktoré obetovali celý svoj život pre organizovanie rituálov. Mali zato, že so správnym postupom sa pozemný život premení na posmrtného ducha. V stredoveku sa pestré udalosti spojili hlavne s elitnou mocou, ako napríklad kráľovské svadby, pohreby, dvorské hody, rytierske boje. Tieto udalosti sa uskutočnili s prísnymi pravidlami, ktoré organizoval dvorník. On bol vedúcim a zodpovedným pri vykonávaní a usporiadaní udalosti. Spomínané podujatia boli dôležité nielen z politického hľadiska, ale aj z dôvodu, aby zvýšili prestíž štátu. Obvykle nosili významnú správu pre verejnosť. Hlavnou tematikou udalostí v renesancii a baroku 15

16 bola humanita a ľudomilnosť. Neoddeliteľnou súčasťou tejto doby sa stali senzačné kráľovské hody, poľovnícke slávnosti, rodinné udalosti, pohreby. Charakteristickými znakmi kráľovských osláv boli najmä mohutné a pestré ozdoby, dekorácie. Veľmi dôležitou súčasťou bola etiketa a protokol. Na oslavách bavili vzácnych návštevníkov so sprievodným programom ako boli divadelné hry a klasická hudba. V reformovanej dobe sa kráľovská dôstojnosť umlčala pri organizovaní udalostí. Napriek tomu to strednú triedu zaujalo omnoho viac. Politické udalosti sa odohrali nielen v ušľachtilých dvoroch, ale aj v súkromných domácnostiach. Táto doba slúžila aj na obnovenie spoločenského života. Celkom populárne sa stali vonkajšie udalosti, napríklad organizovali tradičné vatry, alebo turice. Samozrejme okrem toho sa zachovali aj tradičné plesy, večierky. V období po svetovej vojne sa udalosti organizovali omnoho menej. Vo väčšej miere sa uskutočnili politické a štátne podujatie. Občas sa objavili vedecké, umelecké výstavy a predstavenia. V začiatku sedemdesiatich rokov sa objavili prvé spoločnosti, ktoré sa zaoberali organizovaním udalostí. Ľudia hľadali spoločnosť najmä na divadelných predstaveniach, koncertoch a na slávnostných plesoch. Skutočný prevrat v organizačných spoločnostiach sa stal v deväťdesiatich rokoch dvadsiateho storočia. Počet a kvalita udalostí sa efektívne zvýšil. Kvalita sa stala hodnotou. Nepretržite sa zvyšovala konkurencia medzi firmami, ktorá je aj dodnes prítomná na trhu. (Járási, 2004) 1.4 Typy eventov: Existuje mnoho rôznych spôsobov, ako kategorizovať eventy. Podľa hospodárskeho účelu udalosti môžu byť verejné, súkromné alebo dobrovoľné. Podľa výberu miesta si môžeme zvoliť buď vnútorný alebo vonkajší priestor (outdoorové eventy), poprípade na viacerých miestach. Podľa hľadiska času rozdeľujeme na hodinové, jednodenné, niekoľkodňové alebo dopoludňajšie, popoludňajšie a večerné udalosti. Z hľadiska protokolu delíme na formálnu či neformálnu akciu. G. Bowdin vo svojej publikácií eventy rozdeľuje podľa ich veľkosti, tvaru a obsahu. Podľa veľkosti sú eventy lokálne (miestne, komunitné), významné, hallmark celosvetovoznáme (karneval v Rio de Janeiru) a mega eventy (FIFA World Cup, Olympijské hry). Sú faktory, ktoré ovplyvňujú veľkosť a rozsah udalostí. Tie sú počet zúčastnených, média, infraštruktúra, profil, náklady, príjmy. Uvedený graf č.1 ukazuje, ako ovplyvňujú faktory veľkosť udalostí. (Bowdin, 2006) 16

17 Graf č.1 Kategorizácia eventov podľa veľkosti Zdroj: Bowdin 2006, Vlastné spracovanie Podľa tvaru a obsahu udalosti rozdeľujeme na: Kultúrne hudobné, umelecké, folklórne festivaly Športové zábavy vo voľnom čase, športové podujatie, majstrovstvá Osobné slávnosti, svadby, výročie, pohreby Organizačné politické udalosti, konferencie, poľnohospodárske výstavy Tradičné a náboženské sviatky ( Bowdin; 2006) Delenie na základe ich dopadu: Globálny 17

18 Medzinárodný Regionálny Miestny Delenie podľa počtu účastníkov: Malé (menej než účastníkov) Stredné ( účastníkov) Veľké ( účastníkov) Mega ( a viac účastníkov) (Hán; Chalupa, 2017) Základné druhy eventov sú: Meeting Spoločenský večer Prestížna gala Konferencia Workshop Podľa formy stolovania eventy rozlišujeme: Banket, slávnostný obed, galavečer Recepcia, raut, gala-recepcia Cocktail party Záhradná slávnosť (garden party) Čaše vína (Burešová, 2010) Nasledujúce uvedené spoločenské akcie sú charakterizované z gastronomického pohľadu: 18

19 Banket, galavečer Banket je najslávnostnejšie večerné podujatie, ktoré sa od ostatných spôsobov líši svojim profesionálnym a protokolárnym servisom. Pri banketoch je prísny zasadací poriadok a miesta na sedenie dám a pánov sa striedajú. Zasadací poriadok hostí si určuje sám usporiadateľ akcie. Banket sa koná vo večerných hodinách, slávnostnejší v neskorších hodinách, približne okolo 21:00 a trvá maximálne tri hodiny. Keďže ide o veľmi formálnu udalosť, zodpovedá jej aj typ oblečenia, väčšinou prísny dresscode. Pri stolovaní sa dodržuje prísny spoločenský protokol. Obsluhu vykonávajú iba vysoko kvalifikovaní pracovníci. Výber pokrmov a nápojov je stanovený podľa vopred dohodnutého menu a pre všetkých účastníkov rovnaký. Skladba menu je vždy tvorená s ohľadom na druh a význam akcie, národnosť, zvyklosti hostí a pod. (Burešová, 2010) Recepcia, raut, gala-recepcia Raut je druh spoločenského stretávania spojený s občerstvením. Usporiada sa pri príležitostiach ako je vedecká konferencia, umelecká premiéra. Koná sa vo veľkej sále alebo v záhrade, kde sú umiestnené ponukové stoly. Je málo stolov a stoličiek, od hosťa sa očakáva že bude prechádzať a konverzovať. Recepcia je slávnostnejšia forma rautu, používa sa v diplomatických a politických kruhoch. Priebeh sa koná vopred stanoveným plánom a harmonogramom. Gala-recepcia väčšinou prebieha vo večerných hodinách a súčasťou je krátky kultúrny program. Trvá maximálne tri hodiny a zvyčajne je organizovaná v stoji. Výhodou oproti banketu, recepcie a rauty majú bohatý výber pokrmov a nápojov a nedodržiava sa príliš prísna etiketa. (Burešová, 2010) Cocktail party Cocktail party je neformálne spoločenské stretnutie, veľmi prijemná a obľúbená forma akcie. Môže sa konať pred recepciou, alebo po firemných besedách, konferenciách. Cocktail party sa začína popoludní alebo vo večerných hodinách a trvá približne dve hodiny. Dôvodom usporiadania cocktail party je často neformálne zoznámenie a nadviazanie kontaktov medzi firmami. Malé porcie a malé cocktaily, soft drinky ponúka a roznáša obsluha. Ponúkané dobroty konzumujú hostia priamo z podnosu, bez používania príborov. 19

20 Niekedy sú pripravené nápojové stoly a tzv. bistro stoly. Súčasťou môže byť aj open bar. (Burešová, 2010) Garden party Záhradná slávnosť sa dá charakterizovať ako párty s ponukovými stolmi (raut) v prírode. Je to akcia s príjemnou atmosférou zvyčajne organizovaná v popoludňajších a večerných hodinách v teplom období. Súčasťou ponuky je často úprava jedla na grile, praktikuje sa opekanie celého kusu mäsa. Vo vonkajších priestoroch sú rozložené lavice, záhradný nábytok, podľa potreby aj mobilný stan. Súčasťou môže byť aj tanečný parket, osvetlenie. Oblečenie si zvolí hostiteľ, ale väčšinou je neformálne. Okrem formy ponuky pokrmov, záhradná party nemusí byť iba ako neformálna udalosť. V prírode sa dá zorganizovať prekrásny banket, vrátane servisu na vysokej úrovni, čo prinesie účastníkom nezabudnuteľný zážitok, napr. svadba v prírode. (Burešová, 2010) Čaše vína Je krátke spoločenské stretnutie, môže byť usporiadané v ktorejkoľvek dennej dobe s tým, že netrvá viac než 30 minút. So svojím spoločenským charakterom sa od cocktailu nelíši. Predovšetkým sa ponúkajú vína v dohodnutom výbere, úzky sortiment soft drinku, na stoloch pripravené chuťovky alebo slané pečivo. (Burešová, 2010) 1.5 Proces plánovania udalosti Aj napriek tomu že neorganizujeme Oscarový film, je dobré si uvedomiť, že organizujeme event, ktorý môže byť pre niekoho celoživotná udalosť. (Allen, 2008) Či sa jedná o udalosť, kde sa zúčastní len 50 osôb, alebo až 2000 osôb, rozhodne si musíme pripraviť podrobný plán a scenár, ako aj pri filmoch, vrátane celého rozpočtu. Udalosť je úspešná vtedy, ak pri realizácií nedôjde k žiadnemu prekvapeniu. Než začneme plánovať event, je dobré spoznať, prečo ho plánujeme, čo je jeho cieľom. Odbornejšie, najprv potrebujeme definovať cieľ udalosti. Účel akcie nám pomáha pri vybraní vhodného typu podujatia, ktorý je dôležitý ako pre usporiadateľa tak aj pre objednávateľa akcie. Finančné prostriedky sú taktiež dôležitou súčasťou plánovania, pretože 20

21 je dobré vedieť, koľko peňazí môžeme minúť na akciu. Ďalej sa musíme zaoberať koncepciou udalosti, aby sme si ujasnili, čo je pre zákazníka najdôležitejšie. (Allen, 2008) Judy Allen vo svojom diele Events Planning (2008) vymedzovala päť zásad, ktoré sú najdôležitejšie pri plánovaní akcie: Prvky časti, ktoré tvoria udalosť Nevyhnutné časti ktoré musia byť Prostredie akcie miesto a štýl Energia tvorba nálady Emócie pocity Prvky, ktoré tvoria udalosť Prvým krokom, ako by sme finalizovali termín a miesto udalosti, je dobré vizualizovať priebeh akcie. Ako pomocný prostriedok nám pri organizovaní slúži prehľadný harmonogram, ktorá nám poskytne informácie o rozpočte, časovaní, logistike a naladení. Taktiež nám pomáha vyhnúť sa nečakaným prekvapeniam. Je dobré pripraviť aj takzvaný organizačný plán, v ktorom napíšeme všetky potrebné kroky k plánovaniu. (Allen, 2008) Nevyhnutné časti Nevyhnutné časti akcie sú prvky, ktoré sú neodvolateľné. Sú určené zvážením: Ťažké náklady letenky, ubytovanie, požiadavky na priestor, príslušné dane, poplatok za služby atď. Čo by bolo zmysluplné pre účastníkov Čo by urobilo udalosť nezabudnuteľnou (Allen, 2008) Prostredie akcie Miesto a štýl V dnešnej dobe sa vzácne udalosti uskutočňujú na rôznych exkluzívnych miestach. Hranicou môže byť iba predstavivosť event plannera. V súčasnosti sú tradičné miesta pre udalosti privátne areály, hotely, reštaurácie, múzeá, galérie, verejné priestory v prírode atď. Štýl udalosti je atmosféra celej akcie, ktorá spôsobí na účastníkov akcie. Dizajn udalosti môže 21

22 byť nasledujúce: tradičný, klasický, moderný, formálne elegantný, romantický atď. (Allen, 2008) Energia tvorba nálady Každá akcia má svoju energiu, ktorá je ovplyvnená atmosférou udalosti. Ak má udalosť chudobný dizajn, logistiku, návštevníkom môže spôsobiť negatívnu náladu. (Allen, 2008) Emócie pocity Udalosť, ktorá má veselú tematiku a dobrú atmosféru, pôsobí na účastníkov pozitívne, a zanechať nezabudnuteľné zážitky. Dôležitým je, aby návštevníci odišli s dobrou náladou a spomienkami. (Allen, 2008) 1.6 Organizovanie akcie Po odovzdaní objednávky sa stretne zodpovedná osoba akcie s klientom. Organizátor akcie sa dohodne s klientom na nasledujúcich náležitostiach: Forma stolovania Počet osôb a zasadací poriadok Forma pozvánky Skladba menu Usporiadanie miestnosti vrátane rozmiestnenia stolov Časový rozvrh akcie Spôsob servisu Dekorácia a vnútorný/vonkajší dizajn Pre kontrolu a zaistenie všetkých služieb sa používa tzv. check-list, ktorý obsahuje základné informácie, ktoré si klient vyžaduje. (Burešová, 2010) 22

23 Rezervácia akcie Potvrdené objednávky sa vedú v systéme objednávky, predbežné objednávky sa vedia zvlášť. Pri organizovaní veľkých akcií sa uzatvára zmluva medzi spoločnosťou a klientom. Zmluva obsahuje dátum podujatia, počet zúčastnených osôb, vybrané občerstvenie, prenájom miestnosti, techniku a ďalšie požiadavky zákazníka. Ak sa akcia uskutoční v hoteli alebo v reštaurácii, uzatvára sa zmluva o krátkodobom prenájme miestnosti. Pri plánovaní akcie je nutné počítať so zmenami a rýchlo reagovať na vzniknutú situáciu. (Burešová, 2010) Menu Rozsah menu je tvorený vždy s ohľadom na druh a význam akcie, skladbu hostí, národnosť, zvyklosti atď. Menu sa musí zostaviť a usporiadať tak, aby náklady spoločnosti boli čo najmenšie. Jednotlivé chody sa musia uvádzať v správnom poradí, nemali by sa v ňom opakovať rovnaké suroviny, pripravené tou istou technológiou úpravy a aby sa líšili čo najviac. Je vhodné použiť suroviny daného ročného obdobia a správne kombinovať s nápojom podľa požiadavky klienta. (Burešová, 2010) Organizovanie K vytvoreniu príjemného prostredia je potrebné mať bohatý inventár, aby udalosť bola originálna. Ak sa jedná o banket alebo gala večeru, najprv si pripravíme miestnosť a podľa menu usporiadame inventár na slávnostné stoly. Banket a gala večer prebieha podľa scenára, obsluhujú profesionálni pracovníci a každý má svoju funkciu, ktorá je vedená vedúcim obsluhy. Pri slávnostných akciách, ako sú recepcie, rauty, cocktail party, garden party, prebieha plánovanie menej prísnym protokolom ako vyššie uvedené. Prípravné práce závisia od veľkosti akcie a rozsahu ponuky. Po úprave miestnosti a dekorovaní sa rozmiestnia a pripravia ponukové stoly - teplé, studené, dezertné a nápojové stoly, zabezpečíme potrebný inventár, prichystáme aperitív a pomocou briefingu naladíme obsluhujúci personál. (Burešová, 2010) Kontrola pred otvorením akcie Pred začiatkom každej akcie je nutná kontrola vedúcim akcie a zákazníkom, aby sa zabránilo možnej nepríjemnej situácií. Pred príchodom hostí sa prekontroluje celá miestnosť, 23

24 dekorácia, ponukové stoly, technika, VIP sály, uvítacie nápoje a vonkajšie priestory. Behom celej akcie je ideálne mať dozor aj zo strany objednávateľa. (Burešová, 2010) Ganttov diagram (Gantt chart) Ganttov diagram slúži pre grafické znázornenie naplánovanej činnosti v časovom rozvrhnutí. Využíva sa pri riadení projektu alebo akcie. Horizontálne zobrazuje časové obdobie mesiace a dni, v ktorom sa plánuje. Vertikálne zobrazuje čiastkové aktivity kroky projektu, ktoré musia byť splnené. Pomáha pri zvyšovaní výkonnosti, umožňuje zodpovedným pracovníkom sledovať činnosti vopred. (Ganttov diagram, 2015 [online]) 1.7 Podmienky pre podnikanie v cateringu Ako aj pre gastronomické služby, tak aj pre cateringové služby určuje živnostenský zákon č. 455/1991 rovnaké podmienky. Základom je uvádzanie cateringovej služby, v ktorej sa jedná o remeselnú živnosť, konkrétne o pohostinskú činnosť. Žiadateľ musí splniť všeobecné podmienky prevádzkovania a odbornú spôsobilosť podľa 21 ŽZ. Živnostenský list je vydaný len v prípade, ak žiadateľ má doloženú prax v odbore gastronómie v dĺžke minimálne tri roky alebo požadovanú dĺžku štúdia v odbore gastronómia. Ak živnostník danú podmienku nesplní, musí žiadateľ zohnať zodpovedného zástupcu, ktorý túto podmienku spĺňa. Okrem základných podmienok živnostník musí mať čistý výpis z Registra trestov, spôsobilosť na právny úkon a bez záväzkov voči štátnym subjektom. (Synek; Kislingerová 2015) (Živnostenský zákon [online]) Okrem legislatívnych podmienok je potrebné pre prevádzkovanie cateringovej spoločnosti splniť veľa ďalších podmienok. Firma by mala disponovať dostatočným inventárom, závodom pre výrobu pokrmov, skladom, kvalitný personál, vlastniť technické nástroje a vybavenie. Realizácia akcií bez základných vybavení žiaľ nie je možná, okrem toho musí živnostník počítať s vysokou investíciou do spoločnosti. 24

25 2. Analytická časť V analytickej časti práce sa zaoberám, ako sa pripravujú spoločenské akcie v malej a veľkej cateringovej spoločnosti. Behom skúmania som oslovila dve pražské cateringové firmy, aby mi poskytli informácie, ako organizujú udalosti vo vlastnej firme. Jedna z nich bola spoločnosť IL Catering z produkcie Aromi a La Finestra a ako veľkú cateringovú spoločnosť som si vybrala Zátiší Catering Group a. s.. Dôvodom vybratých firiem je, že behom môjho štúdia v Prahe som mala možnosť pracovať v obidvoch firmách. Tím pádom osobne som spoznala organizačný systém udalosti v spoločnosti. Vo firme Zátiší som oslovila pani Lindu Reitingerovú, ktorá je vedúcou akcie organizované v Kongresovom centre Prahy. Ona mi poskytla možnosť o zúčastnení sa na konkrétnej akcie, ktorú som prijala. So sprievodom osobného rozhovoru s key-partnerom akcie, pozorovala som prípravu, prácu event managera a realizáciu danej akcie. Druhý rozhovor som previedla s event managerom Jakubom Jehlom zo spoločnosti IL Catering, za účelom zistiť priebeh organizovania, komunikácie s klientom, prípravu a realizácie akcie. Na základe osobných skúseností som stanovila dve hypotézy a pomocou hlbšieho skúmania vo firmách analyzujem pravdu tvrdenia. Úvodom práce som predstavila obidve spoločnosti, ktoré som skúmala. Primárne dáta som čerpala zo zverejnených internetových portál firiem. Uviedla som základné informácie o prevádzkach vnútornú organizačnú štruktúru. Sekundárne dáta mi poskytli manageri firiem, ako sú informácie o klientely, množstvo usporiadaných akcií. Opísali mi proces spracovania objednávok, ďalej plánovanie, prípravu a realizáciu akcie. Poskytli informácie o zabezpečení personálu a ako hodnotenia úspešnosť zrealizovaných udalostí. Na základe osobného pozorovania udalosti vo firme Zátiší opíšem celý proces priebehu akcie od začiatkom prípravy až k ukončení udalosti. Na základe analýzy, porovnám metodiku organizovania, prípravy a realizácie akcie v jednotlivých spoločnostiach. Zámerom návrhovej časti je nájsť lepšie riešenie pre poskytovaní akcií a na problémy vyskytujúce sa v danej firme. Stanovené hypotézy Hypotéza 1: Informáciu o každej akcií dostáva vedúci práce vo forme pracovného príkazu najneskôr týždeň vopred. Hypotéza 2: Prípravné práce pre zaistenie gala večere pre 300 ľudí netrvá dlhšie, než štyri hodiny. 25

26 2.1 Popis spoločnosti Zátiší Catering Group, a.s. Spoločnosť bola založená v roku Od tej doby sa rozrástla do štyroch pražských reštaurácií so špičkovou kvalitou a po Európe pôsobiacim cateringovým servisom. Zakladateľ spoločnosti pochádza z Indie, Sanjiv Suri a žije v Českej Republike skoro 30 rokov. Preto reštaurácia V Zátiší ponúka svojim hosťom inovatívnu európsku kuchyňu s doplňujúcou exotickou chuťou Indie. Na Smetanovom nábreží umiestnená Bellevue reštaurácia patrí medzi top špičkové reštaurácie v Prahe. České moderné špeciality ponúka reštaurácia Mlýnec, ktorá sa nachádza vedľa Karlovho mosta. Podľa hodnotenia Tripadvisoru tieto reštaurácie sa umiestňujú medzi prvými top 30 podnikmi v kategórií reštaurácie Praha. (Tripadvisor [online]) Logo spoločnosti: Staré logo Nové logo (Transparency International 2011) Zátiší Catering je jedna z najväčších cateringových divízií na českom trhu. Medzi významnými akciami, na ktorých firma zabezpečila občerstvenie a obslužnosť patria: 2018 Január Fashion Stars Night pre 500 osôb v kostole sv. Anny Pražská križovatka November Czech 100 Best Českých 100 najlepších pre 700 osôb Pražský hrad 2017 November ICCA Svetová konferencia kongresovej turistiky, usporiadaná v Kongresovom centru Praha pre 1100 účastníkov 2017 November The ANOC Awards, gala večera pre 1100 osôb vo fóre Karlín Futbalové stretnutie UEFA, EURO 2016 pre 3600 osôb v Toulouse a Lyonu 26

27 (Reference Zátiší [online]) Zátiší Catering ponúka mnoho exkluzívnych priestorov a lokalít, kde sa môžu usporiadať rôzne slávnostné akcie. Priestory sú obmedzené s určitým počtom ľudí. V nasledujúcej tabuľke je uvedená maximálna kapacita osôb a dané miestnosti v Prahe, ktoré Zátiší ponúka pre zákazníkov. (príloha 1, otázka č.5) (Lokality Zátiší [online]) Tabuľa č. 1, Lokality Kapacita Do 200 osôb Do 500 osôb Nad 500 osôb Lokalita Braunův dům Hauch Galery Grévin Praha Dup 39 Martinický palác Obecný dům Palác Žofín Prague Congress Centre Meet Factory Forum Karlín Písecká brána Múzeum hudby Villa Pellé Sacre Coeur Škoda muzeum Trojský zámek Národní dům na Smíchově Národní dům na Vinohradech Hala Pragovka Průmyslový palác Samozrejme okrem fixných lokalít firma zabezpečí občerstvenie a usporadúva akcie kdekoľvek v Českej Republike aj mimo štátu. Organizujú gala večere, rauty, cocktaily, coffeebreak, garden party, kongresy a konferencie, catering na športových udalostiach, privátne oslavy ako svadby, krstiny, narodeniny a ponúkajú rôzne ďalšie služby, s ktorými sú výnimoční na trhu. Okrem spoločenských akcií ku Zátiší patrí aj divízia Fresh and Tasty, ktorá zabezpečí aj dovoz jedál do školských a firemných jedální a catering na súkromných akciách, večierkoch. Organizačná štruktúra firmy Hlavným zakladateľom a CEO Chief Executive Officer (generálnym riaditeľom) je Sanjiv Suri, ktorý pochádza z Indie a žije v Česku od roku Nižšie uvedená schéma ukazuje organizačnú štruktúru vo firme. Schéma zodpovedá divíznej forme štruktúry. 27

28 Graf č. 2 Organizačná štruktúra spoločnosti Zátiší Catering Group a. s. Suri Sanjiv Prezident & CEO Dana Krautsteinglova Riaditeľka Renata Lukášová David Tomašovych Marek Schneider Jan Šmelhaus Fresh & Tasty riaditeľka Kongr.Centr.P - riaditeľ Vedúci palác Žofín Externé akcie - riaditeľ Linda Reitingerová Jan Mudroch Vedúca kongresov Vedúci externých akcií Anna Skořepová, Jakub Volek Key partner manageri Aneta Čechová, Martin Vobořil Key partner manageri Andrea Jakubove, Jiří Hutr Key partner manageri Veronika Zástěová, Zuzana Zapletalová, Pavel Kříž Event Manageri Lukáš Berbr, Robert Šoltés Event Manageri Richard Vála, Jan Nemeček, Pavel Hodura Event Manageri Zdroj: Vlastné spracovanie (Príloha 1, otázka č. 3) Základné informácie Spoločnosť patrí medzi najväčšie firmy na trhu cateringu v Českej republike. Organizujú akcie nielen v hlavnom meste, ale dokážu odcestovať aj do zahraničia, aby vytvorili čo najkvalitnejší servis na zahraničnom trhu. Hlavné stredisko Zátiší Catering je v Kongresovom centre Prahy na Vyšehrade, kde sú umiestnené kancelárie pre administrátorky, operatívy a v podzemí majú závodnú kuchyňu. Tu sídli aj pani Linda Reitingerová, s ktorou som sa dohodla na rozhovore a na zúčastnení sa na akcie. Osobný rozhovor som robila s key-partnerom Jakubom Volekom. Jakub Volek pracuje v Zátiší už viac než 10 rokov. V roku 2008 začal pracovať ako čašník a postupne rástol v kariére. V súčasnosti má na starosti komunikáciu s klientom. (Príloha 1, otázka č.1) Počas rozhovoru 28

29 mi poskytol informácie o organizačnej štruktúre firmy. Nemajú určenú maximálnu kapacitu ľudí, pre ktoré dokážu organizovať, viac to závisí na rozpočte klienta a na kapacite lokality. Najväčšia akcia, ktorú zorganizovali bola pre ľudí. (Príloha 1, otázka č.6).okrem toho, že firma vynikne na domácom trhu, dosahuje kvalitný servis aj v zahraničí. Minimálne tri krát do roka organizujú akcie v zahraničí, pretože sú generálnym partnerom Škoda Auto a.s.. Okrem toho, že vlastnia reštauráciu priamo v závode v Mladej Boleslavi, na autosalónoch v Európe zabezpečujú catering vo VIP stánkoch. (Príloha 1, otázka č.7) Zátiší Catering je globálna spoločnosť, akcie usporadúvajú každodenne. Množstvo organizovaných akcií záleží na sezónne. Firma je rozdelená na tri divízie: Žofín, Kongresové centrum Praha, Externé lokality. V historickej budove Žofín bývajú akcie najčastejšie v plesovej sezóne, čo je január a február. KCP je najviac vyťažené v jesennom období, čo je obdobie kongresov a konferencií. Na jar množstvo akcií klesá, ale v máji, júni a v júli bývajú externé akcie častejšie. Uvedený diagram č.1 ukazuje rozloženie akcií v najsilnejších a najslabších mesiacoch v priebehu roka. (Príloha 1, otázka č. 8) Diagram č. 1 Množstvo udalostí za rok 2017 Množstvo udalostí za rok % 1% September, Október, November, December Január, Február 10% 10% 55% Marec, Apríl Máj, Jún, Júl August Zdroj: Vlastné spracovanie, (Príloha 1, otázka č. 8) Počas dlhej existencie na trhu sa podarilo firme získať stálych zákazníkov. Dopyt po ich službách je vysoký. Jedným zo stálych klientov je Škoda Auto a. s.. Už dlhšiu dobu pre nich zabezpečujú cateringy na autosalónoch, ale aj na súkromných udalostiach. Generálnym partnerom sú aj pre Kongresové centrum Prahy, kde ponúkajú exkluzivitu pre zákazníkov. Okrem toho spolupracujú s veľkými eventovými agentúrami, s ktorými sa navzájom dopĺňajú. 29

30 Agentúra im ponúkne akciu, alebo naopak odporúčajú svojim zákazníkom služby Zátiší. Pre Zátiší je výhodnejšia spolupráca priamo s klientom, firmou. Druhá časť klientely sú zákazníci z reštaurácie, ktorí poznajú ich koncept a chcú ďalej ich služby využívať.(príloha 1, otázka č. 9;10;11) Nezáväzný dopytový formulár po ich službách je dostupný na webovej stránke, kde sú požadované základné informácie o klientovi, ako sú meno, ová adresa, telefónne číslo, očakávaný počet osôb, charakter akcie, dátum a špeciálne požiadavky. Na objednávku sa snažia reagovať do 24 hodín. Na webovej stránke sú uvedené telefónne čísla a ové adresy managerov, ktorí sú rozdelení podľa charakterov akcie a klient si môže priamo vybrať, ktorého špecialistu si praje pri naplánovaní svojej akcie.(príloha 1, otázka č. 11; 14; 15) Pri dopyte si klient môže požiadať o degustáciu pokrmov tzv. tasting. Väčšinou to prebieha na Žofíne, so sprievodom key-partner managera, vrchného čašníka a pomocného čašníka. Klient si môže vybrať z rôznych druhov inventáru a mobiliáru, ktoré ponúka spoločnosť. Môže si vybrať medzi variáciou stolov a stoličiek, druh obrusov, tanierov, príborov atď. Môže si ochutnať kanapky, pokrmy, ktoré sú stanovené podľa sezónneho menu. Za degustovanie si musí klient platiť určitú čiastku. Key-partner s klientom sa dohodnú a vyjasnia si dôležité informácie. Ďalšia komunikácia prebieha cez . (Príloha 1, otázka č. 12) Spracovanie objednávok Prvým krokom v objednávke je oslovenie cez internetovú stránku. Ak si klient požaduje usporiadanie kongresu, najprv osloví lokalitu. Dôležitým miestom pre kongresy a konferencie je Kongresové centrum Prahy KCP, čo je generálnym partnerom Zátiší a spolupracujú navzájom. Klient si najprv osloví lokalitu a KCP kvôli exkluzivite odporúča služby Zátiší. Administrátorky dostanú ponuku, ktorú spracujú, potom odovzdajú key-partner managerovi, ktorý sa dohodne na osobnej schôdzke s klientom. Spracovanie objednávok prebieha v systéme Business Win, ktoré má tri štyri fázy. Najprv sa zadá meno klienta, to môže byť finálny klient alebo eventová agentúra, potom miesto a dátum konania, typ akcie, počet ľudí, celkový rozpočet. Najprv sa akcia dostane do fázy prospect, prospešná akcia pre firmu, čiže akcia je prijatá, ale nie je potvrdená. Druhá fáza tentative, predbežná zložka, keď akcia je potvrdená, ale nie sú dohodnuté všetky detaily. Tretia fáza definitive, záväzná akcia, keď je potvrdená a pripravená na postúpenie pre ďalšie úlohy. Pokiaľ klient akciu zruší, dostane sa do štvrtej fázy systému, čo je cancel - zrušenie akcie. Doba organizovania a príprava akcie sú závislé na veľkosti a náročnosti udalosti. Pri väčších akcií potrvá minimálne jeden mesiac dopredu, keď sa uskutoční kongres pre viac než 500 ľudí, rieši sa to 30

31 až dva tri roky dopredu. V systéme Business Win sa zaznamenajú všetky predané aj zrušené akcie, z ktorých následne robia štatistiky. K týmto údajom som osobný prístup nedostala. (Príloha 1, otázka č. 14; 16; 17). Po spracovaní ponuky, jeden týždeň až 10 dní pred akciou sa komando pošle do kuchyne, kde sa špecifikujú jednotlivé detaily. Kuchyňa je neustále v kontakte s operatívou a key-partnerom, aby nejasné informácie a vyskytnuté problémy zmiernili. Následne sa key manager s event managerom ústne dohodnú a vyjasnia si všetky informácie. Keď je všetko v poriadku, prepošle sa to na operatívu, kde spracujú objednávku a prepošlú zvlášť do skladu inventáru, mobiliáru, objedná sa personál a následne sa vykalkuluje celkový rozpočet.(príloha 1, otázka č. 18) Ďalšia komunikácia s klientom väčšinou prebieha cez e- mail, aby špeciálne požiadavky boli uvedené písomne. Pred plánovaním sa key partner osobne stretne s klientom na lokalite, aby spoznali miestnosť a aby sa dohodli na umiestnení a rozložení inventáru, mobiliáru v priestore. (Príloha 1, otázka č. 19) Klient si môže požiadať o doplnkové služby, ktoré Zátiší ponúka. Interne vo firme ponúkajú live cooking show počas priebehu akcie, čo znamená dokončovanie pokrmov pred zrakom hosťa. Napríklad krájanie pražskej šunky, varenie cestovín, UV show, exkluzívne servírovanie dezertov atď. Na druhej strane spolupracujú s agentúrou Quix, ktorá zabezpečí techniku na udalosti, ponúkajú tzv. table mapping servírovanie. Ďalej spolupracujú s firmami, ktoré ponúkajú kreatívny koncept, scénografiu, program, zabezpečia hostesky, dekoráciu. Dekoráciu môžu zabezpečiť aj bez firiem, pretože Zátiší má vlastnú dizajnérku, ktorá vizualizuje akcie podľa požiadaviek. (Príloha 1, otázka č. 20; 26; 31) Pokiaľ sa rezervuje akcia vopred dva tri roky, podpíše sa zmluva medzi klientom a firmou Zátiší. Avšak keď sa usporiada akcia, ktorej doba organizovania je menej ako jeden mesiac, nepodpisuje sa zmluva kvôli časového nedostatku. Pre väčšinu zákazníkov stačí virtuálna komunikácia. (Príloha 1, otázka č. 21) Z finančnej strany je každá akcia zálohovaná podľa dohody s klientom. Pri väčších akciách sa zálohuje 80% z celkovej čiastky. Náklady sú dobre prepočítané a sú stanovené hranice, podľa ktorých môžu určiť cenovú hladinu akcie. Cenu vypočítajú pracovníci na operatíve. Po uskutočnení akcie je klient povinný vyplatiť zostávajúcu čiastku do jedného mesiaca. Finančné záležitosti sú dohodnuté v podpísanej zmluve. (Príloha 1, otázka č. 22) Zátiší spolupracuje s externými firmami alebo s veľkými event agentúrami, ktoré im pomôžu a uľahčujú prácu pri organizovaní. Spolupracujú s agentúrou Quix, ktorá zabezpečí technické 31

32 zariadenie na akciu. Okrem agentúry Quix spolupracujú s ostatnými event agentúrami, ktoré už vedia, v akých cenách sa pohybujú služby Zátiší. Pokiaľ si klient žiada dekoráciu, buď to riešia s dekoračnou firmou, floristami alebo svojou vlastnou dizajnérkou. Pri nedostatku vlastného personálu, zamestnajú študentov z hotelových škôl. (Príloha 1, otázka č. 25; 26) Zamestnávanie študentov je pre firmu výhodnejšie. Inventár a mobiliár zabezpečujú z vlastného skladu, ktorý sa nachádza v KCP. V prípade, keď majú veľký dopyt po akciách a nemajú dostatok vybavenia, tieto si požičiavajú z pražských firiem ako sú NFCP Rental Equipment s.r.o a Maximum Inventory s.r.o. (Príloha 1, otázka č. 27) Plánovanie, príprava a realizácia akcie Priebeh a plánovanie udalosti prebieha podľa časového harmonogramu, ktorý je vypracovaný vopred v operatívnej časti firmy. Každá organizácia prebieha zvlášť. Harmonogram obsahuje časové rozloženie, podľa ktorého sú uvedené časové dostupnosti na lokalite. Napríklad kedy sa môže vstúpiť do miestnosti, kedy dorazí mobiliár a inventár, kedy sa môžu používať jednotlivé nástroje, ako napríklad výťah, o koľkej prichádza personál atď. Prvým krokom pri príprave miestnosti je rozdelenie práce. Podľa charakteru akcie sa rozložia stoly, stoličky, bistro stoly, ktoré väčšinou majú na starosti chlapi, zatiaľ dievčatá navlečú stoly a následne prestierajú, dekoratéri a floristi vydekorujú. Keď sú bary hotové, pripravia sa welcome drinky a kanapky, ktoré servírujú pri otvorení udalosti. (Príloha 1, otázka č. 23;29) Večerné menu je zostavené podľa sezónnej ponuky kuchárov. Keď si klient žiada špeciálne ponuky, kuchári v Zátiší sú schopní pripraviť všetko podľa želania. Pokrmy sú pripravené podľa chuti svetovej kuchyne, ale taktiež ponúkajú tradičné české pokrmy. Štandardom firmy je, že kuchári varia priamo na akcii. V niektorých prípadoch sa praktizuje, že dohotovia pokrmy, ktoré sú vopred pripravené v závodnej kuchyne. Počet kuchárov závisí od výťažnosti udalosti, koncepcie menu a množstvo porcií. (Príloha 1, otázka č. 24, 30) Bezpečnosť akcie je riešená zvlášť, ktorú si zabezpečí buď eventová agentúra alebo klient sám. Zátiší to nemá na starosti. Rovnako to funguje aj pri zostavení scénografie. Zátiší len ponúka možnosť, kde si môže klient nájsť program alebo atrakcie na akcii. (Príloha 1, otázka č. 31; 32) Po skončení akcie sa vyprázdni miestnosť. Najprv sa pozbiera drobný a veľký inventár, následne mobiliár. Zbalí sa kuchyňa a svoje zariadenie odnesú do svojho skladu. Tam sa vyperie špinavé prádlo a postupne sa odkladá do skladu. Upratovanie miestnosti nemá 32

33 na starosti cateringová firma. V sklade sa robí odpis inventára a nápojov.(príloha 1, otázka č. 33) Pracovníci vo firme Vo firme pracuje približne 250 osôb, ktoré majú podpísanú zmluvu na hlavný pracovný pomer. Za pracovníkov na HPP firma platí odvody na sociálne a zdravotné poistenie. Ďalej je zamestnaných 1180 externých pracovníkov, ktorí spracujú na dohodou v pozícii čašníka. Polovica pracovníkov na HPP pracuje v BOH - Back of House. To znamená, že majú na starosti práce v pozadí, vrátane kuchynskej prípravy pokrmov. V KCP majú zariadené kuchyne na studené a teplé pokrmy, cukráreň, pekáreň, non-food sklady. Následne sú pracovníci na operatíve, ktorí majú na starosti administratívne a ekonomické práce. Zbytok pracovníkov pracuje v FOH Front of House, kde majú priamy kontakt so zákazníkmi. (Príloha 1, otázka č. 4; 28) Zabezpečenie čašníkov sa rieši cez personalistiku. Možnosť prihlásenia na akcie je dobrovoľná. Preto firma používa Facebook-ovú stránku, kde sa vypíše dátum, miesto a počet potrebných ľudí na akciu. Ľudia sa môžu dobrovoľne hlásiť, ako im to vyhovuje a personalistky to následne spracujú na konkrétnu akciu. Po spracovaní im personalisti pošlú SMS správu, ktorú musia potvrdiť. Pri prihlásení čašníkov firma používa nový systém pomocou načítania QR-kódov. Každý pracovník má svoj kód, ktorý sa ukáže vedúcemu akcie a tým je prihlásená prítomnosť osoby. Počet čašníkov závisí podľa náročnosti a typu akcie a podľa požiadaviek klienta. Počíta sa jeden čašník na osôb. (Príloha 1, otázka č. 28) Úspešnosť Spokojnosť zákazníkov je najdôležitejšou misiou firmy Zátiší. Za posledných 12 mesiacov v roku usporiadali viac ako 1300 eventov a koeficient spokojnosti je 9,7 bodov z 10 bodov. Tieto informácie sú uvedené na webovej stránke Zátiší Catering, kde si zákazníci môžu vyjadriť svoju spokojnosť so službami. Ďalším nástrojom je dotazník spokojnosti, ktorý dostanú zákazníci v ovej forme. Firma sa snaží, aby spätnú väzbu dostali od každého a aby najhoršie známky boli deviatky. (Príloha 1, otázka č. 31) Krátkodobá vízia spoločnosti je rast na veľkú firmu a objavenie exkluzívnych lokalít v Prahe. Ich misiou je byť jednou najznámejšou a najuznávanejšou európskou spoločnosťou, 33

34 ktorá sa zameria na poskytovanie služieb. Pre svoju misiu sa neustále posúvajú, zlepšujú svoj servis pomocou školení zamestnancov a vytváraním zdravého a bezpečného pracovného prostredia, ktoré je založené na vzájomnom rešpekte. Snažia sa používať ekologické riešenia tou formou, že používajú jednorazové nádoby, ktoré sú vyrobené z recyklovaných výrobkov s vysokým podielom cukrovej trstiny. Okrem významnej vnútornej funkcie má Zátiší charitatívnu činnosť, ktorou CEO firmy, Sanjiv Suri prispieva pre Indiu a spolupracuje s UNICEF-om. (Príloha 1, otázka č. 35; 36) Popis priebehu akcie v spoločnosti Zátiší Catering Group a.s. Dňa som sa osobne zúčastnila spoločenskej akcie organizovanej spoločnosťou Zátiší. Jednalo sa o gala večeru pre 308 ľudí, pre francúzsku kozmetickú firmu Givenchy, ktorá mala organizovanú konferenciu v Kongresovom centre Prahy. Na večeru sa posúvali do Rudolfína, kde ich čakala netradičná forma gala večere. Mali klasicky stolovaný predkrm a hlavný chod, ale dezerty boli servírované so zábavou. Čašníci roznášali v kornútoch marshmellow cukríky, sladký popcorn so sprievodom obrovských ružových balónov. Mali interaktívnu show, kde ponúkali cukrovú vatu a ice-pan - čerstvú rolovanú zmrzlinu. Po skončení gala večere sa hostia posúvali do vedľajšej miestnosti, kde sa pokračovala dvoj-trojhodinová afterparty. Klientom akcie bola francúzska eventová agentúra. Tri mesiace pred touto akciou prebiehal tasting, kde klienti ochutnali sezónne ponúkané menu a osobne sa stretli s key-managerom. Na akcií sa zúčastnilo 35 pracovníkov, plus manažerský tým, zostúpený tromi osobami, dvaja z operatívy a jeden key-partner. Koncept personálu pozostával z viacerých hlavných čašníkov, ktorí sú stáli zamestnanci firmy a pomáhajú s organizáciou za team. Ďalší boli externí zamestnanci, s ktorými má firma podpísanú zmluvu formou dohody. Na akciu mali pripravené 310 porcií pokrmov, z ktorých 40 porcií bolo pripravené podľa špeciálnej diéty. Tie boli vegetariánske, bezlaktózové a bezgluténové pokrmy. Pre kuchárov bola pripravená a zostavená kuchyňa v zázemí. Na tejto akcií ich bolo deväť a priamo pred servírovaním si pripravili pokrmy. Niektoré jedlá už boli vopred pripravené, aby šetrili čas a uľahčili svoju prácu. Príprava miestnosti sa konala podľa harmonogramu, kde sa uviedli časové dostupnosti. Harmonogram na akciu je uvedený v prílohe č. 3. Prvá úloha sa začala s dovozom vybavenia na 12:00-tu hodinu, keď bol umožnený vstup do miestnosti. Nevýhodou 34

35 Rudolfínu je, že výťah sa môže využívať obmedzene iba od 13:00 do 13:30 a od 15:30 do 17:30 hodín. Tým pádom sa stoly a stoličky nosili cez hlavné schody. Ako prvé sa usporiadali stoly, bistro stoly, bary a keridony. Následne zamestnankyne prevliekli a vyžehlili obrusy. Súčasne zamestnanci pripravili bary. Keď boli pripravené stoly, začal sa setup jednotlivých stolov (Setup - inštalácia, aplikácia, zariadenie sortimentu). Na rozloženie stolov používali plán, ktorý je obsiahnutá v prílohe č. 6. Každý jeden inventár má svoje číslo a názov. Množstvo a kus je uvedený podľa náročnosti akcie. V priloženej prílohe č. 4 a 5 sú rozpísané jednotlivé inventáre, ktoré sa musia používať na akciu. Pri setup sa najskôr prestierali večerné stoly. Postavilo sa čelo klubový tanier, príbory pripravené podľa zložitosti menu, couvert, poháre na nealko a červené, biele víno, následne sa vyložili obrusy. Do vedľajšej miestnosti sa rozložili a navliekli bistro stoly. Na bistro stoly sa položili malé dekoračné paletky so špáradlami a papierové obrúsky. (Príloha č. 7) Prvá vlna personálu prišla o 12:00 hodine, druhá vlna o 18:00. Novým systémom sa dochádzka zaznamenáva automaticky, načíta sa QR-kód osoby, tým má každý prehľad o svojich odpracovaných hodinách. Na 18:20 mal byť každý čašník prezlečený do štandardného odevu, čo znamená biela košeľa, čierne nohavice, čierne spoločenské topánky a zástera, ktorú zabezpečila firma. (Príloha č. 12) O 19:30 čašníci pripravili snacky pochutiny na bistro stoly - hubový popcorn, zelené olivy a pražené oriešky. Pripravili sa welcome drinky, šampanské, domáce limonády a voda. (Príloha č. 8; 9) Pred otvorením dverí manageri miestnosť skontrolovali, či je všetko v poriadku a podľa predstavy klienta. Uskutočnil sa briefing, ktorý koordinoval event manager spolu s key-partnerom, ktorí vysvetlili všetky informácie týkajúcich sa akcie a rozdelili sa jednotlivé práce medzi personálom. Vytvorili sa skupiny, ktoré boli vedené vrchným čašníkom. (Príloha č. 10; 11 ) O 20:00 sa otvorili dvere a do vedľajšej miestnosti, čašníci privítali hostí so servisom welcome drinku a studených kanapiek. O 20:30 sa servírovala polievka, o 21:00 hlavný chod. Pokrmy sa vynášali z kuchyne, kde kuchári pripravili priamo na tanier. Vedľa chodu nápojárky servírovali vína a minerálne vody. Po servírovaní hlavného chodu čašníci ponúkali dezerty so špeciálnym servisom. Po uskutočnení gala večere, o 23:00 sa hostia presúvali do vedľajšej miestnosti, kde sa konala after party so sprievodom živej hudby. Akcia sa skončila o 2:00 hodine. (Príloha č. 8; 9) 35

36 Kým sa konala afterparty, pracovníci poskladali použitý inventár a mobiliár v hlavnej miestnosti. Po uskutočnení party sa poskladali bary, bistro stoly, drobný inventár, vyprázdnila sa a upratala sa celá miestnosť. Celý proces sa skončil o 5:00 ráno. 2.2 Popis spoločnosti IL Catering Druhá firma, ktorú som si vybrala na porovnanie je Italský Catering z produkcie Aromi a La Finestra. Osobný rozhovor som robila s pánom Jakubom Jehlom, ktorý má na starosti plánovanie akcie v IL Cateringu. Jakub Jehla nedávno začal svoju kariéru v spoločnosti. (Príloha 1, otázka č. 1) IL Catering je súčasťou reštauračnej siete La Callozione, do ktorých patrí päť gurmánskych bistier pod menom La Bottega, prestížne ocenené reštaurácie Aromi a La Finestra, škola varení Laboratorio. Hlavným zakladateľom siete reštaurácií je italský šéfkuchárom Riccardo Lucque, ktorý v roku 2005 otvoril svoju prvú reštauráciu Aromi na Vinohradoch v Prahe. Následne otvoril reštauráciu La Finestra in Cucina a bistrá La Bottega. Sekcia IL Catering je ako doplnková služba v sieti a funguje na trhu od roku Časom sa postupne vyvíjala a rozrástla na firmu, ktorá dokáže zaistiť catering aj pre 300 ľudí. Spoločnosť sa zameriava na menšie spoločenské akcie s témou italskej gastronómie. Svoje pokrmy pripravujú z čerstvých surovín priamo od dodávateľov z Talianska. Realizujú rozmanité akcie ako coffee break, cocktail, raut alebo gala večera. Podľa klasifikácie spoločnosti podľa veľkosti: spoločnosť je malá, väčšinou organizujú privátne akcie pre menší počet ľudí.] (Príloha 1, otázka č. 2) Logo spoločnosti: (IL catering [online]) Medzi významné akcie, na ktorých IL Catering zabezpečil občerstvenie patria: 36

37 2015 Marec - Finálový večer súťaže Česká Miss 2015, Fórum Karlín 2015 Máj Tenisový turnaj v Pruhoniciach 2015 Máj Umelecká večera pre partneri Sberbank, Veletržný palác Organizačná štruktúra firmy Generálnym riaditeľom a majiteľom spoločnosti je Riccardo Lucque, ktorý spolupracuje s Ondrom Rákosníkom. Každá reštaurácia má svoje vedenie. IL Catering sídli v reštaurácií La Bottega Tusarova a hlavným managerom je David Beránek. Jeho práca sa sústreďuje na sales predaj spoločenských akcií. Pod jeho vedením pracujú na operatíve junior manažérka Miška Demovičová a manažér Jakub Jehla, s ktorým som robila osobný rozhovor. Okrem administratívnych pracovníkov pracujú v podniku talianski šéfkuchári, cukrári, sommelieri a čašníci. Základné informácie IL Catering väčšinou organizuje súkromné/privátne akcie nie vo vlastných priestoroch. Najväčšia akcia, ktorú usporiadali bola pre 400 ľudí. V blízkej budúcnosti plánujú usporiadať akcie aj pre väčší počet osôb. Na zaistenie cateringu v zahraničí ešte nemali prípad. (Príloha 1, otázka č. 5; 6; 7) Množstvo organizovaných akcií záleží na sezóne. Najväčší dopyt je v novembri, decembri a v júni. Uvedený diagram č. 2 znázorňuje percentuálne rozloženie akcií v priebehu roka. (Príloha 1, otázka č. 8) Diagram č. 2, Množstvo udalostí za rok

38 Množstvo udalostí za rok % 5% 10% 5% 40% Október, November, December Január, Február Marec, Apríl Máj, Jún Júl, August, September Zdroj: Vlastné spracovanie, (Príloha 2, otázka č. 8) Pre vyhľadávanie klientov nepoužívajú marketingové nástroje. Zákazníci si ich priamo vyberú na základe osobných skúseností z reštaurácie. Hlavným klientom je talianská ambasáda a Česká sporiteľňa. Okrem toho zabezpečujú catering pre malé a stredné podniky. Tým, že spoločnosť nemá veľkú kapacitu inventárov a personálu, nereagujú na veľkolepé akcie. Dopytový formulár u nich neexistuje, klienti ich vyhľadajú buď osobne alebo virtuálne telefonicky, cez . Pokiaľ klient nepozná koncept cateringu, podnik ponúka možnosť ochutnávok pokrmov. Firma nespolupracuje s event agentúrami. Pre usporiadanie konferencií manager IL Cateringu spolupracuje s CCL agentúrou. (Príloha 2, otázka č. 9; 10; 11; 12; 26) Spracovanie objednávok Ak príde objednávka, spracovanie má na starosti David Beránek. Prevažne ho klient kontaktuje telefonicky a ďalej sa to rieši cez ovú komunikáciu. Základné otázky, ktoré sú potrebné pre plánovanie sú: Dátum Počet ľudí Lokalita Typ akcie 38