1 Lazanski, T. J.: Event Management, predavanja, University of Primorska, Portorož, 2004.

Transcription

1 Prof. dr. sc. Christian Stipanović STRATEGIJE I METODE PLANIRANJA DOGAĐAJA Tematska jedinica definira strategije u funkciji ostvarenja ciljeva te metode planiranja u funkciji uspjeha i izvrsnosti događaja. 1. Strategije događaja Strategija definira aktivnost, odnosno provođenje načina ostvarenja ciljeva. Operacijske strategije u planiranju događaja su: R&D strategija, marketinška strategija, strategija ponude, strategija upravljanja ljudskim potencijalima i financijska strategija. Strategija događaja polazi od prijedloga i dizajna događaja. Dizajn događaja uključuje: 1 Temu događaja nezaboravni događaj za sva osjetila; Razmještaj veličina i sklad prostora; Uređenje boje, cvijeće, rasvjeta; Dobavljače kvalitetna «just in time» nabava; Tehničke uvjete tehnička oprema i pomagala; Zabavu zabava mora biti u funkciji svrhe događaja; Catering hrana i piće. U definiranju događaja veliku ulogu imaju protokol i prijedlog događaja. Protokol događaja definira raspored događaja, odnos prema posebnim gostima, način razmještaja gostiju, raspored pozdravnih govora po važnosti uzvanika... Prijedlog događaja sadržava: Opis događaja - naziv događaja, vrsta događaja, lokacija, datum, trajanje, pregled i svrha, opći i specifični ciljevi; Organizaciju događaja - odgovornost za organizaciju događaja, glavne interesne skupine i agencije, fizički uvjeti (prostor, smjer puta za ulična događanja, karta događanja, razmještaj), publika, učinak (društveni, okolišni ekonomski učinak). Elementi stila u cilju privlačnosti događaja su: Kombinacija elementa koji diferenciraju događaje; Izvrsnost umjetničkog izražaja; Moda. 1 Lazanski, T. J.: Event Management, predavanja, University of Primorska, Portorož, 2004.

2 U strategiji ključan je program, odnosno aktivnosti prije, za vrijeme održavanja i nakon događaja. Koncept programa događaja uključuje: Vođenje programa; Prodaju programa; Stalnu evaluaciju i poboljšavanje; Postizanje kvalitete; Zadovoljstvo naručitelja. Portfolio program uključuje sljedeće aktivnosti: Definirati ciljeve događaja; Odlučiti tko će sudjelovati na događaju; Kalendar i vremenski raspored događaja; Definirati datum; Izbor mjesta događaja; Definirati visinu troškova. Vođenje sustave programa se sastoji od sljedećih faza: 2 Pripremiti promotivni oglas za događaj; Podijeliti letke i ostale promotivne materijale; Izabrati dostavu hrane; Izabrati animaciju; Izabrati dekoratera; Izabrati audio-vizualnu i ostalu tehničku opremu; Izabrati logistiku; Izabrati prijevozne partnere; Potvrditi pogodbu s partnerima; Uputstva za počasne goste i govornike; Zaključiti agendu i vremenski raspored. Postupci pred početak događaja su: 3 Pripraviti listu sudionika; Pripraviti listu dodatnih i prethodno plaćenih rezervacija; 2 Lazanski, T. J.: Event Management, predavanja, University of Primorska, Portorož, Ibidem

3 Pripraviti listu materijala i pomagala, koji su potrebni pri izvedbi događaja; Pripraviti liste s imenima; Pripraviti signalizaciju događaja. Postupci u času događaja su: Postaviti letke i urediti signalizaciju; Konačna kontrola nad organizacijom; Postaviti izložbene površine i razglas; Ponovno potvrditi agendu sa zaposlenicima; Pripremiti evaluacijske obrasce. Postupci nakon događaja su: Podijeliti uputstva osoblju; Vratiti opremu i pomagala; Pratiti medijsku pokrivenost; Poslati zahvalna pisma; Platiti račune; Pribaviti ispunjene evaluacijske obrasce. Planiranje i strategija se usko povezuju s poslovnim odlučivanjem akronim PIECE: Problem recognition prepoznavanje problema; Information search skupljanje informacija; Evaluation and selection of leisure alternatives evaluacija i odabir alternative zabave; Choosing whether to attend an event izbor događaja; Evaluation of the post-event experience istraživanje razine zadovoljstva posjetioca. U formiranju i definiranju plana događaja koriste se različita sredstva. 2. Sredstva za planiranje događaja Korištena sredstva za planiranje su: Karte i makete praktični način predstavljanja događanja, posebice građevinarima (korištenje računalnih slika); makete služe za trodimenzionalni prikaz;

4 Ganttov dijagram grafički prikaz termina izvršavanja pojedinih zadataka datumi su ispisani preko vrha stranica (prikazani na osi X), dok se pravokutnici (blokovi) koriste kako bi se pokazalo koliko traje izvršenje pojedinog zadatka. Prikazuje vremensku ovisnost između postupaka u kreiranju događaja. Cjelokupni program ciljeva shvaća kao seriju međuovisnih pomoćnih planova koji se pokazuju pomoću miljokaza. PERT (Program Evaluation and Review Technique) - razvila projektna služba mornarice SAD i primijenila za planiranje i kontrolu oružanog sustava Polaris godine. Predstavlja analitički sustav mreže vrijeme događaj kojim se identificiraju različiti događaji u programu ili projektu s ustanovljenim planskim vremenom za svaki događaj. Predstavlja prikaz rasporeda izvršenja naloga (mrežni dijagram) - raspored izvršenja naloga u obliku dijagrama toka. Primjeren je za korištenje kad se želi prikazati povezanost naloga, a nije toliko bitna dužina trajanja izvršenja naloga. Svaki nalog je u PERT dijagramu prikazan kao pravokutnik koji sadrži osnovne informacije o nalogu. Nalozi koji su međusobno zavisni (ograničeni početkom i krajem izvršenja naloga) su povezani sa strelicama. Koristi tri procijenjena vremena za svaku aktivnost: optimističko vrijeme, najvjerojatnije vrijeme i pesimističko vrijeme. PERT mreža se rastavlja na podmreže i prilagođava razini menadžmenta. PERT mreža vrhovnog menadžmenta može sadržavati procesa. Metoda CPM (Critical Path Method) - koristi se za izračunavanje kritičnih naloga i točki u projektu. Matematički je model po načinu izračuna kritičke točke. Prikazuje interakciju naloga i njihovo vremensko trajanje. Metoda kritičnog puta se temelji na izračunavanju kritičnog puta, etape događaja koja traži najviše vremena. Kompliciran je izračun kod većih projekata. Raspored program, odnosno popis slijeda događanja (preliminarni i potpuni raspored); Organizacijski dijagram definiraju se aktivnosti djelatnika na ispunjavanju zadataka; Kontrolne liste kontrolno sredstvo koje osigurava da osoba koja izvršava određeni zadatak ne zaboravi niti jedan detalj.

5 U funkciji povećavanja atraktivnosti, često se planira paket događaja u destinaciji. 3. Paket događaja Događaj se često implementira u paket događaja kako bi se potaknuo dolazak turista. Karakteristike paketa događaja su: Privlače turiste s optimalnom prilagođenošću i poznatom vrijednosti; Dostižu visoko definirane prihodovne ciljeve; Potenciraju dodatni prihod; Razvijaju partnerstva s gospodarstvom i sponzorima. Karakteristike ponude paket aranžmana su: povezani s putničkim agencijama, touroperatorima, destinacijskim marketingom; raspoloživost turističkih paketa; cjenovna politika; posebna ponuda za turiste, posebni autobusni izleti; identifikacija ciljnih grupa, primjereno pozicioniranje u prostoru; program je zasnovan na marketingu, ne na proizvodu; program je publiciran godinu unaprijed. Tipovi paketa događaja su: događaji kao ključne atrakcije: dodaje se smještaj, ostale zanimljivosti, prehrana, kupovanje, izleti; događaji kao dodana vrijednost ostalim atrakcijama; mogućnosti: jedna cijena, sve uključeno u cijenu, dodatak za događaje Plan događaja predstavlja preduvjet uspjeha događaja. Turističko tržište XXI. stoljeća ne poznaje improvizaciju, već se svim aspektima planiranja pokušava minimizirati rizik i izabrati varijantu plana koja nudi najveći mogućnost uspjeha. Literatura 1. Lazanski, T., J.: Event Management, predavanja, University of Primorska, Portorož, Richards, B.: Marketing turističkih atrakcija, festivala i posebnih događaja, Potecom, Zagreb, 1997.

6 3. Sonder, M.: Event Entertainment and Production, The Wiley Event Management Series, Hoboken, Stipanović, C.: Koncepcija i strategija razvoja u turizmu Sustav i poslovna politika, Fakultet za turistički i hotelski menadžment u Opatiji, Van der Wagen, L, Carlos, R. B.: Event Management Upravljanje događajima, Mate, Zagreb, 2008.