LOGISTICIAN (DISCREPANCY REPORT AND FMS SUPPORT)

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1 HUMAN RESOURCES DIVISION DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES HR/2019/26/75-ASB/WEB DB/ef 18 April 2019 LOGISTICIAN (DISCREPANCY REPORT AND FMS SUPPORT) LW-10 POST DETAILS Ref. No.: 75/2019 Organization: AIRBORNE SURVEILLANCE SYSTEMS PROGRAMME OFFICE, Material Management Centre, Supply, Services and FMS Support Section Grade: B-3 Basic monthly salary: EUR , tax free Duty location: Capellen, Luxembourg Post requirements form: LW-10 PRF Application closing date: 15 May 2019 Interview date: To be determined (see important notes) WHO CAN APPLY? NATO Civilian Staff and external candidates who are nationals of a NATO member country are invited to apply. Qualified redundant NATO civilian candidates of the same grade will be considered in priority. Reference: NSPO Regulation No L-8302 Capellen (G.D. of Luxembourg) Internet: recruitment@nspa.nato.int Fax: (+352) NATO UNCLASSIFIED

2 HOW TO APPLY? (Please read carefully) In order to apply, all candidates (internal and external) must fill in and submit the NSPA application form and the post requirements form (PRF), available on our website, under NSPA Vacancies. NSPA internal candidates must submit additionally their latest completed EPMS report and their internal application form. Documents should be submitted by to: Applications which do not meet the above-mentioned prerequisites will be automatically rejected. IMPORTANT NOTES Interviews are expected to be held +/- six weeks after the application closing date. All dates and updates concerning the selection process will be published at NSPA website. We strongly recommend that applicants check out our portal on regular basis to be aware of all the information. Moreover, due to the broad interest in NSPA and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Only successful candidates selected for the interviews will be further contacted by the NSPA recruitment team. The Agency would appreciate it if addressee countries could provide their support by submitting candidates whose security clearance can be effected (or confirmed) rapidly and who could report for duty as soon as possible after selection. NSPA as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NSPA welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. Chief of Business Partners Talent Acquisition, Development and Medical Branch

3 HUMAN RESOURCES DIVISION DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES HR/2019/26/75-ASB/WEB DB/ef 18 avril 2019 DÉTAILS DU POSTE LOGISTICIEN(NE) (RAPPORTS DE LITIGE ET SOUTIEN FMS) LW-10 Réf. n : 75/2019 Organisation : BUREAU DE PROGRAMME "SYSTÈMES AÉROPORTÉS DE SURVEILLANCE", Centre de gestion de matériels, Section "approvisionnement, services et soutien FMS" Grade : B-3 Salaire mensuel de base : EUR 3 825,86, non imposable Lieu d'affectation : Capellen, Luxembourg Questionnaire relatif aux exigences du poste : LW-10 PRF Date limite de dépôt des candidatures : 15 mai 2019 Date des entretiens : Sera fixée ultérieurement (voir les informations importantes) QUI PEUT POSTULER? Le personnel civil de l'otan et les candidat(e)s externes possédant la nationalité d un pays membre de l OTAN sont invités à postuler. Les candidat(e)s civil(e)s OTAN qualifié(e)s de même grade en préavis par suppression d'emploi seront considéré(e)s en priorité. Référence : Règlement n 4400 de la NSPO L-8302 Capellen (G.-D. de Luxembourg) Adresse électronique : recruitment@nspa.nato.int Télécopieur : (+352) NATO SANS CLASSIFICATION

4 COMMENT POSTULER? (Veuillez lire attentivement) Pour postuler, tou(te)s les candidat(e)s (internes ou externes) devront remplir et envoyer le formulaire de candidature réglementaire de la NSPA ainsi que le questionnaire relatif aux exigences du poste (PRF), disponibles sur notre site internet, à la rubrique Postes vacants à la NSPA. Les candidat(e)s internes de la NSPA devront en outre soumettre le formulaire de candidature interne ainsi que leur rapport EPMS clôturé le plus récent. Ces documents sont à adresser par courrier électronique à : recruitment@nspa.nato.int. Les candidatures ne répondant pas aux conditions ci-dessus seront automatiquement rejetées. INFORMATIONS IMPORTANTES Il est prévu de tenir des entretiens +/- six semaines après la date limite de dépôt des candidatures. Toutes les dates (et mises à jour) afférentes au processus de sélection seront publiées sur le site web de la NSPA. Nous recommandons vivement aux candidat(e)s de vérifier régulièrement notre site pour disposer de l'ensemble des informations. De plus, veuillez noter qu'en raison du vif intérêt suscité par la NSPA et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. Seul(e)s les candidat(e)s invité(e)s à participer aux tests de sélection recevront de plus amples informations. L'Agence souhaiterait que les pays destinataires l'aident en lui présentant des candidat(e)s dont l'habilitation de sécurité peut être obtenue (ou confirmée) rapidement et qui seraient en mesure de prendre leurs fonctions dès que possible après leur sélection. La NSPA, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. La NSPA examinera les candidatures des ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. Chef de Branche, partenaires des métiers pour l'acquisition et le développement de talents et service médical

5 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 02 May 2017 VALIDATED BY : J. Soldat ORGANIZATION : AIRBORNE SURVEILLANCE SYSTEMS PROGRAMME OFFICE, Material Management Centre, Supply, Services and FMS Support Section POSITION No. : LW-10 TITLE : Senior Clerk GRADE : B-3 JOB CODE : A311 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to the Chief of Section for managing Discrepancy Reports (DRs), processing supply and US Foreign Military Sales (FMS) requisitions and providing administration services. More precisely, he/she is responsible for executing the following tasks: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Acting as focal point for managing all DRs submitted by Airborne Warning and Control System (AWACS) and Alliance Ground Surveillance (AGS) Main Operating Bases (MOBs), contractors and/or the Agency. Receiving all requests for disposition from the NATO Airborne Early Warning and Control Programme Management Agency (NAPMA), NATO AGS Force (NAGSF) and Depot Level Maintenance (DLM) sources. Processing and monitoring customer supply and service requirements to ensure they are processed and delivered in a timely manner. Processing customer requirements in the Programme Integrated Logistics System (PILS) and the Agency's enterprise software (SAP). Assisting in executing the Mission Impaired Capability Awaiting Parts (MICAP) programme. Communicating with the Headquarter of the NATO Airborne Early Warning and Control (NAEW&C) Force, AWACS and AGS MOBs, NAPMA, NAGSF and DLM sources as required. Preparing correspondence, presentations, reports, database queries and statistics as required using modern office automation equipment and software. Supporting the deployability of NATO resources. Executing Travel on Duty (TDY) as required Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Analysing all DR cases as well as replies received and recommending/selecting the appropriate course of action. LW-10 NATO UNCLASSIFIED FILE 2017

6 Initiating and processing all supply DRs related to receipts or invoice entries for commercial procurement, and monitoring their progress and completion to ensure that they are processed in a timely manner. Executing FMS billing reconciliation, screening for potential invoice irregularities including all data research/investigation related to Goods Receipt/Invoices Receipt (GR/IR), and initiating and processing Supply Discrepancy Reports (SDRs) and invoice adjustments as indicated by the FMS regulations. Maintaining records of DR administration as required including operation of the DR management database. Preparing reports, analyses and statistics on DRs as required. Initiating, processing and submitting FMS Product Quality DRs including entry of the necessary data and documentation via the United States Air Force Security Assistance Center (AFSAC) SDR Office. Initiating and controlling Supply DRs related to stand-alone transportation actions to include the Material Transfer Request (MTR) and acceptance of transfer in PILS. Initiating, tracking and controlling tracer action requests with the Transportation and Warehousing Division (LS) and the customers. Organizing and participating in DR reconciliation meetings with customers and DLM sources. Initiating applications for write-offs/write-ons and disposals as required. Processing MICAP requirements, when required outside regular working hours, on an "on-call" basis and rotation schedule. QUALIFICATIONS General Qualifications Complete secondary school or equivalent education. Experience in supply operations normally acquired as a Clerk after two to three years in the Agency or in a similar organization. Ability and willingness to operate NSPA standard office automation equipment and software. Ability to work independently, as well as part of a multidisciplinary team, and to be self-motivated. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. Specific Qualifications Knowledge of US FMS procedures and administration. Good knowledge of NSPA supply and services techniques and procedures. Good working knowledge of SAP and working knowledge of PILS. LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. DESIRABLE QUALIFICATIONS A knowledge of Microsoft Office (MS) Access would be an asset. LW-10 NATO UNCLASSIFIED FILE 2017

7 PERSONAL CHARACTERISTICS All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION N/A LW-10 NATO UNCLASSIFIED FILE 2017

8 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 2 mai 2017 VALIDÉ PAR : J. Soldat ORGANISATION : BUREAU DE PROGRAMME "SYSTÈMES AÉROPORTÉS DE SURVEILLANCE", Centre de gestion de matériels, Section "approvisionnement, services et soutien FMS" POSTE N o : LW-10 TITRE : Employé(e) principal(e) GRADE : B-3 CODE POSTE : A311 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Responsable envers le chef de section, le (la) titulaire est chargé(e) de la gestion des rapports de litige (DR), du traitement des commandes en matière d'approvisionnement et de ventes militaires américaines à l'étranger (FMS) et de la fourniture de services administratifs. Il (Elle) exerce plus précisément les tâches suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales servir de point de contact pour la gestion de tous les rapports de litige (DR) soumis par les bases d'opérations principales (MOB) du système aéroporté de détection et de contrôle (AWACS) et de la Capacité alliée de surveillance terrestre (AGS), les titulaires de marché et/ou l'agence ; recevoir toutes les demandes d'élimination émanant de l'agence de gestion du programme du système aéroporté de détection lointaine et de contrôle de l'otan (NAPMA), de la Force AGS de l'otan (NAGSF) et des réparateurs assurant la maintenance à l'échelon "dépôt" (DLM) ; traiter et suivre les demandes des clients en matière d'approvisionnement et de services afin de veiller à ce qu'elles soient prises en charge et satisfaites dans les délais ; traiter les demandes des clients dans le système logistique intégré du programme (PILS) et dans le progiciel de gestion intégrée (SAP) de l'agence. aider à exécuter le programme MICAP (portant sur des matériels dont l'absence entraîne l'incapacité de remplir une mission) ; assurer la communication avec le quartier général de la Force aéroportée de détection lointaine et de contrôle de l'otan (NAEW&C), les bases d'opérations principales (MOB) AWACS et AGS, la NAPMA, la NAGSF et les réparateurs DLM en fonction des besoins ; établir, selon les besoins, de la correspondance, des exposés, des rapports, des requêtes d'interrogation de base de données et des statistiques en utilisant des matériels et logiciels de bureautique modernes ; fournir un soutien pour permettre la déployabilité des ressources de l'otan ; effectuer des déplacements de service en fonction des besoins ; exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières analyser tous les rapports de litige ainsi que les réponses reçues et recommander / choisir les dispositions qu'il convient de prendre ; LW-10 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _17#2xx.docx

9 lancer et traiter tous les rapports de litige d'approvisionnement concernant des réceptions de matériels ou de factures au titre d'achats dans le commerce, et assurer le suivi de leur prise en compte et de leur règlement afin qu'ils soient traités en temps utile ; effectuer le rapprochement de la facturation concernant les ventes militaires américaines à l'étranger (FMS) ; réaliser un criblage visant à identifier d'éventuelles irrégularités de facturation, en procédant notamment à toutes les recherches et vérifications de données relatives aux entrées de marchandises (GR) / aux entrées de factures (IR) ; lancer et traiter des rapports de litige d'approvisionnement (Supply Discrepancy Report SDR) ainsi que des rectifications de factures conformément aux règlements FMS ; tenir à jour, selon les besoins, les dossiers administratifs concernant les rapports de litige, ce qui comporte l'exploitation de la base de données servant à la gestion de ces rapports ; élaborer des comptes rendus, réaliser des analyses et établir des statistiques portant sur les rapports de litige en fonction des besoins ; lancer, traiter et soumettre des rapports de litige concernant la qualité des produits fournis dans le cadre de marchés FMS, ce qui comporte la communication des données et de la documentation nécessaires par la voie du Bureau SDR du Centre de coopération en matière de sécurité de l'armée de l'air des États-Unis (AFSAC) ; lancer et contrôler les rapports de litige d'approvisionnement liés à des opérations de transport isolées, et notamment des demandes de transfert de matériel (MTR) et l'acceptation de transferts dans le système logistique intégré du programme (PILS) ; lancer, suivre et contrôler des demandes de recherches, en liaison avec la Division des transports et des entrepôts (LS) et avec les clients ; organiser des réunions de conciliation concernant les rapports de litige avec les clients et les réparateurs DLM et y participer ; lancer les demandes de radiation des écritures / de prise en compte ainsi que les demandes d'élimination, selon les besoins ; assurer le traitement des demandes "MICAP" (demandes portant sur des matériels dont l'absence entraîne l'incapacité de remplir une mission), si nécessaire en dehors des heures de travail normales, sur appel et par roulement. QUALIFICATIONS Qualifications générales Études secondaires complètes ou formation équivalente. Expérience des opérations d'approvisionnement normalement acquise après deux à trois années de service en qualité d'employé au sein de l'agence ou d'un organisme similaire. Capacité et volonté d'exploiter les matériels et logiciels de bureautique standard de la NSPA. Aptitude à travailler de façon indépendante, ainsi qu'au sein d'une équipe multidisciplinaire, et à se motiver. Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Qualifications particulières Connaissance des procédures et de l'administration concernant les ventes militaires américaines à l'étranger (FMS). Bonne connaissance des techniques et procédures de la NSPA en matière d'approvisionnement et de services. Bonne connaissance pratique du progiciel SAP et connaissance pratique du système PILS. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES La connaissance du logiciel Microsoft Office Access constituerait un atout. LW-10 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2017

10 QUALITÉS PERSONNELLES Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES S.O. LW-10 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2017

11 POST REQUIREMENTS FORM This form, duly completed, should be sent by to: 1. Name 2. Position Number LW Position Title LOGISTICIAN (DISCREPANCY REPORTS AND FMS SUPPORT) 4. Grade B-3 5. Publication Reference 75/ Applications Closing Date 15 May Interview Date Date to be determined * DEAR APPLICANT, * Interviews are expected to be planned six weeks after the deadline of the publication. All dates and updates concerning the selection process will be published at NSPA website. We strongly recommend that applicants check out our portal on regular basis to be aware of all the information. This form has been specifically designed to aid the NSPA Human Resources Division in assessing whether or not you meet the general and specific qualifications requirements of the aforementioned post as advertised. If you are applying for more than one vacant post listed in separate advertisements, it will be necessary for you to complete a separate form for each vacancy. The form consists of several parts. You are required to make entries in all blocks. In completing each block, you must provide factual information stating how you meet the respective qualifications quoted. IMPORTANT: If you do not fulfill MOST of the qualifications, we strongly advise you not to proceed with your application. For more information about this post, you are kindly advised to refer to the official advertisement available at our website ( Employment, NSPA Vacancies ). The form is to be completed electronically and forwarded to the NSPA Human Resources Division (recruitment@nspa.nato.int).

12 PLEASE READ THE FOLLOWING INSTRUCTIONS CAREFULLY Expressions such as: please see attachment, annex, enclosed document, CV, or short answers as yes, no etc., are not accepted. Applications which do not fulfill the above mentioned prerequisites will not be processed. IMPORTANT NOTE: Have you ever worked and/or are you currently working for a company that has been/ is engaged with NSPA? If yes, please specify the name and period. PART 1 - GENERAL QUALIFICATIONS 1) Complete secondary school or equivalent education: 2) Experience in supply operations normally acquired as a Clerk after two to three years in the Agency or in a similar organization: 3) Ability and willingness to operate NSPA standard office automation equipment and software: 4) Ability to work independently, as well as part of a multidisciplinary team, and to be self-motivated: 5) Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages: PART 2 - SPECIFIC QUALIFICATIONS 1) Knowledge of US FMS procedures and administration: 2) Good knowledge of NSPA supply and services techniques and procedures: 3) Good working knowledge of SAP and working knowledge of PILS: PART 3 - LANGUAGE QUALIFICATIONS 1) NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable: PART 4 - DESIRABLE QUALIFICATION 1) A knowledge of Microsoft Office (MS) Access would be an asset: I understand that the information provided by me above will be used in determining my qualifications for possible employment/career with NSPA. I realize that any false statement or omission even if unintended on my part, may lead to the cancellation of my application or may render a future appointment liable to termination. NAME SIGNATURE DATE

13 QUESTIONNAIRE RELATIF AUX EXIGENCES DU POSTE Le présent formulaire dûment rempli doit être envoyé par courrier électronique à: 1. Nom CHER(E) CANDIDAT(E), 2. Numéro de poste 3. Titre du poste 4. Grade LW-10 LOGISTICIEN(NE) (RAPPORTS DE LITIGE ET SOUTIEN FMS) B-3 5. Référence de la publication 75/ Date limite de dépôt des candidatures 7. Date des entretiens 15 mai 2019 Sera fixée ultérieurement* * Il est prévu de tenir des entretiens six semaines après la date limite de dépôt des candidatures. Toutes les dates (et mises à jour) afférentes au processus de sélection seront publiées sur le site web de la NSPA. Nous recommandons vivement aux candidat(e)s de vérifier régulièrement notre site pour disposer de l'ensemble des informations. Ce formulaire a été spécialement conçu afin d aider la Division des Ressources Humaines de la NSPA à déterminer si vous possédez ou non les qualifications générales et particulières du poste publié, indiqué ci-dessus. Si vous postulez pour plus d un poste vacant figurant sur des annonces de vacances distinctes, il vous sera nécessaire de compléter un formulaire par vacance de poste. Le formulaire comprend plusieurs parties. Il vous est demandé de compléter chaque bloc. En complétant chaque bloc, vous devrez apporter des données précises, décrivant comment/en quoi vous remplissez les qualifications générales énumérées. IMPORTANT : Si vous ne remplissez pas la MAJORITE des qualifications, nous vous conseillons vivement de ne pas vous porter candidat(e). Pour plus d informations sur ce poste, il vous est conseillé de consulter la publication officielle disponible sur notre site internet ( Emploi, Postes vacants à la NSPA ). Le formulaire doit être complété par voie électronique et transmis à la Division des Ressources Humaines de la NSPA (recruitment@nspa.nato.int).

14 VEUILLEZ LIRE AVEC ATTENTION LES INSTRUCTIONS SUIVANTES Les mentions, telle que : «voir ci-joint», «annexe», «document joint», «CV», ou de brèves réponses telles que «oui» ou «non»,etc., ne sont pas acceptées. Les candidatures qui ne répondent pas aux pré-requis mentionnés ci-dessus ne seront pas prises en considération. REMARQUE IMPORTANTE : Avez-vous déjà travaillé ou travaillez-vous actuellement pour une société qui a été ou est liée contractuellement à la NSPA? Si c est le cas, veuillez préciser le nom de la société et la période concernée. PARTIE 1 QUALIFICATIONS GÉNERALES 1) Études secondaires complètes ou formation équivalente : 2) Expérience des opérations d'approvisionnement normalement acquise après deux à trois années de service en qualité d'employé au sein de l'agence ou d'un organisme similaire : 3) Capacité et volonté d'exploiter les matériels et logiciels de bureautique standard de la NSPA : 4) Aptitude à travailler de façon indépendante, ainsi qu'au sein d'une équipe multidisciplinaire, et à se motiver : 5) Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels et de progiciels : PARTIE 2 QUALIFICATIONS PARTICULIÈRES 1) Connaissance des procédures et de l'administration concernant les ventes militaires américaines à l'étranger (FMS) : 2) Bonne connaissance des techniques et procédures de la NSPA en matière d'approvisionnement et de services : 3) Bonne connaissance pratique du progiciel SAP et connaissance pratique du système PILS : PARTIE 3 CONNAISSANCES LINGUISTIQUES 1) Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable : PARTIE 4 QUALIFICATION SOUHAITABLE 1) La connaissance du logiciel Microsoft Office Access constituerait un atout : "Je suis conscient(e) que les informations que j'ai fournies ci-dessus seront utilisées afin d'évaluer mes qualifications pour un éventuel emploi / une éventuelle carrière à la NSPA. Je n'ignore pas que toute fausse déclaration ou omission de ma part, même involontaire, peut entraîner l'irrecevabilité de ma candidature ou la résiliation éventuelle d un engagement futur." NOM SIGNATURE DATE