HR/2019/26/49-ASB/WEB DB/ef 26 February 2019 SECRETARY H-2. To be determined (see important notes)

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Bruce Walsh
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1 HUMAN RESOURCES DIVISION DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES HR/2019/26/49-ASB/WEB DB/ef 26 February 2019 SECRETARY H-2 POST DETAILS Ref. No.: 49/2019 Organization: NSPA Headquarters, Human Resources Executive Office Grade: B-3 Basic monthly salary: EUR , tax free Duty location: Capellen, Luxembourg Post requirements form: H-2 PRF Application closing date: 22 April 2019 Interview date: To be determined (see important notes) WHO CAN APPLY? NATO Civilian Staff and external candidates who are nationals of a NATO member country are invited to apply. Qualified redundant NATO civilian candidates of the same grade will be considered in priority. Reference: NSPO Regulation No L-8302 Capellen (G.D. of Luxembourg) Internet: recruitment@nspa.nato.int Fax: (+352) NATO UNCLASSIFIED

2 HOW TO APPLY? (Please read carefully) In order to apply, all candidates (internal and external) must fill in and submit the NSPA application form and the post requirements form (PRF), available on our website, under NSPA Vacancies. NSPA internal candidates must submit additionally their latest completed EPMS report and their internal application form. Documents should be submitted by to: Applications which do not meet the above-mentioned prerequisites will be automatically rejected. IMPORTANT NOTES Interviews are expected to be held +/- six weeks after the application closing date. All dates and updates concerning the selection process will be published at NSPA website. We strongly recommend that applicants check out our portal on regular basis to be aware of all the information. Moreover, due to the broad interest in NSPA and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Only successful candidates selected for the interviews will be further contacted by the NSPA recruitment team. The Agency would appreciate it if addressee countries could provide their support by submitting candidates whose security clearance can be effected (or confirmed) rapidly and who could report for duty as soon as possible after selection. NSPA as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NSPA welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. Chief of Business Partners Talent Acquisition, Development and Medical Branch

3 HUMAN RESOURCES DIVISION DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES HR/2019/26/49-ASB/WEB DB/ef 26 février 2019 DÉTAILS DU POSTE SECRÉTAIRE H-2 Réf. n : 49/2019 Organisation : QUARTIER GÉNÉRAL DE LA NSPA, Bureau exécutif des ressources humaines Grade : B-3 Salaire mensuel de base : EUR 3 825,86, non imposable Lieu d'affectation : Capellen, Luxembourg Questionnaire relatif aux exigences du poste : H-2 PRF Date limite de dépôt des candidatures : 22 avril 2019 Date des entretiens : Sera fixée ultérieurement (voir les informations importantes) QUI PEUT POSTULER? Le personnel civil de l'otan et les candidat(e)s externes possédant la nationalité d un pays membre de l OTAN sont invités à postuler. Les candidat(e)s civil(e)s OTAN qualifié(e)s de même grade en préavis par suppression d'emploi seront considéré(e)s en priorité. Référence : Règlement n 4400 de la NSPO L-8302 Capellen (G.-D. de Luxembourg) Adresse électronique : recruitment@nspa.nato.int Télécopieur : (+352) NATO SANS CLASSIFICATION

4 COMMENT POSTULER? (Veuillez lire attentivement) Pour postuler, tou(te)s les candidat(e)s (internes ou externes) devront remplir et envoyer le formulaire de candidature réglementaire de la NSPA ainsi que le questionnaire relatif aux exigences du poste (PRF), disponibles sur notre site internet, à la rubrique Postes vacants à la NSPA. Les candidat(e)s internes de la NSPA devront en outre soumettre le formulaire de candidature interne ainsi que leur rapport EPMS clôturé le plus récent. Ces documents sont à adresser par courrier électronique à : recruitment@nspa.nato.int. Les candidatures ne répondant pas aux conditions ci-dessus seront automatiquement rejetées. INFORMATIONS IMPORTANTES Il est prévu de tenir des entretiens +/- six semaines après la date limite de dépôt des candidatures. Toutes les dates (et mises à jour) afférentes au processus de sélection seront publiées sur le site web de la NSPA. Nous recommandons vivement aux candidat(e)s de vérifier régulièrement notre site pour disposer de l'ensemble des informations. De plus, veuillez noter qu'en raison du vif intérêt suscité par la NSPA et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. Seul(e)s les candidat(e)s invité(e)s à participer aux tests de sélection recevront de plus amples informations. L'Agence souhaiterait que les pays destinataires l'aident en lui présentant des candidat(e)s dont l'habilitation de sécurité peut être obtenue (ou confirmée) rapidement et qui seraient en mesure de prendre leurs fonctions dès que possible après leur sélection. La NSPA, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. La NSPA examinera les candidatures des ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. Chef de Branche, partenaires des métiers pour l'acquisition et le développement de talents et service médical

5 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 01 March 2019 VALIDATED BY : J. Soldat ORGANISATION : NSPA HEADQUARTERS, Human Resources Executive Office POSITION No. : H-2 TITLE : Secretary GRADE : B-3 JOB CODE : A65 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to the Human Resources Executive (HRE) for executing a range of administrative tasks, and for supporting the Chief of Staff as required. More precisely, he/she is responsible for executing the following tasks: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Typing and creating various documents in both official NATO languages, i.e. correspondence and/or technical documents, using MS Office applications and other software as required. Executing clerical work of a responsible nature such as: maintaining a filing system, distributing incoming correspondence, proofreading and ensuring the correctness and format of outgoing correspondence, and assigning filing numbers. Handling all classified and unclassified incoming and outgoing mail in accordance with agreed procedures. Assembling, reproducing and distributing documents. Receiving visitors and answering telephone calls. Maintaining a suspense system for mail, with follow-ups. Occasionally executing simple, unofficial translation tasks and liaison interpretation. Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Replacing the Human Resources Division (HR) Secretary as required. Assisting in and organising the preparation of NSPA and NATO recognition awards. Providing administrative support for executive meetings, conferences and official visits, including security and social arrangements. Organising HRE's TDY, including travel and setting up of travel and meeting schedules. Typing, assisting in proofreading and ensuring correctness and formatting of HR NSPA Regulations and Operating Instructions (OIs). H-2 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019

6 Assisting in organising and administering selection processes for A-5 posts and above. QUALIFICATIONS General Qualifications Complete secondary school or equivalent education, with further training as a bilingual secretary. Personal suitability and the relevant experience normally acquired as a Secretary Typist after two to three years in the Agency or in a similar organisation. Ability to type 45 w.p.m. in one of the two official NATO languages. Ability to work independently, be self-motivated and to organise work under stress and tight deadlines. Ability to communicate clearly orally and in writing. Developed sense of human relations and ability to deal with personnel with tact and understanding are required. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. Specific Qualifications Good communication skills and a sense of diplomacy when dealing with persons inside and outside the Agency at all levels and of different nationalities. Absolute discretion and good judgment are required. LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. DESIRABLE QUALIFICATIONS N/A PERSONAL CHARACTERISTICS All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION N/A H-2 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019

7 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 1 er mars 2019 VALIDÉ PAR : J. Soldat ORGANISATION : QUARTIER GÉNÉRAL DE LA NSPA, Bureau exécutif des ressources humaines POSTE N : H-2 TITRE : Secrétaire GRADE : B-3 CODE POSTE : A65 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Rendant compte au (à la) responsable exécutif(-ve) des ressources humaines, le (la) titulaire exécute une série de tâches administratives et fournit un soutien au chef d'état-major en fonction des besoins. Il (Elle) exécute plus précisément les tâches suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales dactylographier et créer divers documents dans les deux langues officielles de l'otan (correspondance et/ou documents techniques) à l'aide d'applications MS Office et d'autres logiciels selon les besoins ; effectuer des travaux de bureau comportant des responsabilités comme la tenue d'un classement, la distribution du courrier "arrivée", la relecture et la vérification de l'exactitude et de la présentation du courrier "départ", ainsi que l'attribution de numéros de classement ; traiter tout le courrier classifié et non classifié, à l'arrivée et au départ, conformément aux procédures convenues ; assurer l'assemblage, la reproduction et la diffusion de documents ; accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques ; tenir un échéancier pour le courrier et les rappels ; exécuter occasionnellement des tâches simples de traduction non officielle et d'interprétation de liaison ; exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières remplacer le (la) secrétaire de la division des ressources humaines (RH) en fonction des besoins ; contribuer à la préparation de la remise des distinctions de la NSPA et de l'otan, et l'organiser ; fournir le soutien administratif nécessaire aux réunions exécutives, conférences et visites officielles (y compris en ce qui concerne la sécurité et les rencontres informelles en marge des réunions) ; organiser les déplacements de service du (de la) responsable exécutif(-ve) des ressources humaines, ce qui comprend les voyages et l'élaboration des calendriers de déplacements et de réunions ; dactylographier les règlements et instructions d'exploitation de la NSPA en matière de ressources humaines, contribuer à leur relecture et à la vérification de leur exactitude et de leur présentation ; H-2 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _13#1xx.docx

8 aider à organiser et à administrer les processus de sélection relatifs aux postes de grade A-5 et de grade supérieur. QUALIFICATIONS Qualifications générales Études secondaires complètes ou formation équivalente avec en outre une formation de secrétaire bilingue. Personnalité adaptée aux exigences de l'emploi et expérience des fonctions de secrétaire-dactylographe normalement acquise après deux à trois années de service au sein de l'agence ou d'un organisme similaire. Aptitude à dactylographier 45 mots/minute dans l'une des deux langues officielles de l'otan. Aptitude à travailler de façon indépendante, à se motiver soi-même et à organiser son travail sous pression et sous la contrainte de délais serrés. Aptitude à communiquer oralement et par écrit avec clarté. Un sens aigu des relations humaines et une aptitude à gérer les relations personnelles avec tact et compréhension sont nécessaires. Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Qualifications particulières Bonne aptitude à la communication et sens de la diplomatie dans les contacts avec des personnes de tous niveaux, internes ou externes à l'agence et de nationalités différentes. Une discrétion absolue et un bon jugement sont nécessaires. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES S.O. QUALITÉS PERSONNELLES Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES S.O. H-2 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019

POST REQUIREMENTS FORM This form, duly completed, should be sent by e-mail to: recruitment@nspa.nato.int 1. Name DEAR APPLICANT, 2. Position Number 3. Position Title 4. Grade H-2 SECRETARY B-3 5.

Interview Date 22 April 2019 Date to be determined * * Interviews are expected to be planned six weeks after the deadline of the publication.

9 POST REQUIREMENTS FORM This form, duly completed, should be sent by to: 1. Name DEAR APPLICANT, 2. Position Number 3. Position Title 4. Grade H-2 SECRETARY B-3 5. Publication Reference 49/ Application Closing Date 7. Interview Date 22 April 2019 Date to be determined * * Interviews are expected to be planned six weeks after the deadline of the publication. All dates and updates concerning the selection process will be published at NSPA website. We strongly recommend that applicants check out our portal on regular basis to be aware of all the information. This form has been specifically designed to aid the NSPA Human Resources Division in assessing whether or not you meet the general and specific qualifications requirements of the aforementioned post as advertised. If you are applying for more than one vacant post listed in separate advertisements, it will be necessary for you to complete a separate form for each vacancy. The form consists of several parts. You are required to make entries in all blocks. In completing each block, you must provide factual information stating how you meet the respective qualifications quoted. IMPORTANT: If you do not fulfill MOST of the qualifications, we strongly advise you not to proceed with your application. For more information about this post, you are kindly advised to refer to the official advertisement available at our website ( Employment, NSPA Vacancies ). This form is to be completed electronically and forwarded to the NSPA Human Resources Division (recruitment@nspa.nato.int).

10 PLEASE READ THE FOLLOWING INSTRUCTIONS CAREFULLY Expressions such as: please see attachment, annex, enclosed document, CV, or short answers as yes, no etc., are not accepted. Applications which do not fulfill the above mentioned prerequisites will not be processed. IMPORTANT NOTE: Have you ever worked and/or are you currently working for a company that has been/ is contractually engaged with NSPA? If yes, please specify the name and period. PART 1 - GENERAL QUALIFICATIONS 1) Complete secondary school or equivalent education, with further training as a bilingual secretary: 2) Personal suitability and the relevant experience normally acquired as a Secretary Typist after two to three years in the Agency or in a similar organization: 3) Ability to type 45 w.p.m. in one of the two official NATO languages: 4) Ability to work independently, be self-motivated and to organize work under stress and tight deadlines: 5) Ability to communicate clearly orally and in writing: 6) Developed sense of human relations and ability to deal with personnel with tact and understanding are required: 7) Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages: PART 2 - SPECIFIC QUALIFICATIONS 1) Good communication skills and a sense of diplomacy when dealing with persons inside and outside the Agency at all levels and of different nationalities: 2) Absolute discretion and good judgment are required: PART 3 - LANGUAGE QUALIFICATIONS 1) NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable: I understand that the information provided by me above will be used in determining my qualifications for possible employment/career with NSPA. I realize that any false statement or omission even if unintended on my part, may lead to the cancellation of my application or may render a future appointment liable to termination. NAME SIGNATURE DATE

QUESTIONNAIRE RELATIF AUX EXIGENCES DU POSTE Le présent formulaire dûment rempli doit être envoyé par courrier électronique à: recruitment@nspa.nato.int 1. Nom 2. Numéro de poste 3. Titre du poste 4.

11 QUESTIONNAIRE RELATIF AUX EXIGENCES DU POSTE Le présent formulaire dûment rempli doit être envoyé par courrier électronique à: 1. Nom 2. Numéro de poste 3. Titre du poste 4. Grade CHER/CHÈRE CANDIDAT(E), H-2 SECRÉTAIRE B-3 5. Référence de la publication 49/ Date limite de dépôt des candidatures 7. Date des entretiens 22 avril 2019 Sera fixée ultérieurement* * Il est prévu de tenir des entretiens six semaines après la date limite de dépôt des candidatures. Toutes les dates (et mises à jour) afférentes au processus de sélection seront publiées sur le site web de la NSPA. Nous recommandons vivement aux candidat(e)s de vérifier régulièrement notre site pour disposer de l'ensemble des informations. Ce formulaire a été spécialement conçu afin d aider la Division des ressources humaines de la NSPA à déterminer si vous possédez ou non les qualifications générales et particulières du poste publié, indiqué ci-dessus. Si vous postulez pour plus d un poste vacant figurant sur des annonces de vacance distinctes, il vous sera nécessaire de compléter un formulaire par vacance de poste. Le formulaire comprend plusieurs parties. Il vous est demandé de compléter chaque bloc. En complétant chaque bloc, vous devrez apporter des données précises, décrivant comment/en quoi vous remplissez les qualifications générales énumérées. IMPORTANT : Si vous ne remplissez pas la MAJORITÉ des qualifications, nous vous conseillons vivement de ne pas vous porter candidat(e). Pour plus d informations sur ce poste, il vous est conseillé de consulter la publication officielle disponible sur notre site internet ( Emploi, Postes vacants à la NSPA ). Le présent formulaire doit être complété par voie électronique et transmis à la Division des ressources humaines de la NSPA (recruitment@nspa.nato.int).

12 VEUILLEZ LIRE AVEC ATTENTION LES INSTRUCTIONS SUIVANTES Les mentions, telle que : «voir ci-joint», «annexe», «document joint», «CV», ou de brèves réponses telles que «oui» ou «non»,etc., ne sont pas acceptées. Les candidatures qui ne répondent pas aux prérequis mentionnés ci-dessus ne seront pas prises en considération. REMARQUE IMPORTANTE : Avez-vous déjà travaillé ou travaillez-vous actuellement pour une société qui a été ou est liée contractuellement à la NSPA? Si c est le cas, veuillez préciser le nom de la société et la période concernée. PARTIE 1 QUALIFICATIONS GÉNÉRALES 1) Études secondaires complètes ou formation équivalente avec en outre une formation de secrétaire bilingue : 2) Personnalité adaptée aux exigences de l'emploi et expérience des fonctions de secrétaire-dactylographe normalement acquise après deux à trois années de service au sein de l'agence ou d'un organisme similaire : 3) Aptitude à dactylographier 45 mots/minute dans l'une des deux langues officielles de l'otan : 4) Aptitude à travailler de façon indépendante, à se motiver soi-même et à organiser son travail sous pression et sous la contrainte de délais serrés : 5) Aptitude à communiquer oralement et par écrit avec clarté : 6) Un sens aigu des relations humaines et une aptitude à gérer les relations personnelles avec tact et compréhension sont nécessaires : 7) Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels : PARTIE 2 QUALIFICATIONS PARTICULIÈRES 1) Bonne aptitude à la communication et sens de la diplomatie dans les contacts avec des personnes de tous niveaux, internes ou externes à l'agence et de nationalités différentes : 2) Une discrétion absolue et un bon jugement sont nécessaires : PARTIE 3 CONNAISSANCES LINGUISTIQUES 1) Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable : "Je suis conscient(e) que les informations que j'ai fournies ci-dessus seront utilisées afin d'évaluer mes qualifications pour un éventuel emploi / une éventuelle carrière à la NSPA. Je n'ignore pas que toute fausse déclaration ou omission de ma part, même involontaire, peut entraîner l'irrecevabilité de ma candidature ou la résiliation éventuelle d un engagement futur." NOM SIGNATURE DATE

LOGISTICIAN (DISCREPANCY REPORT AND FMS SUPPORT)

HUMAN RESOURCES DIVISION DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES HR/2019/26/75-ASB/WEB DB/ef 18 April 2019 LOGISTICIAN (DISCREPANCY REPORT AND FMS SUPPORT) LW-10 POST DETAILS Ref. No.: 75/2019 Organization: AIRBORNE