2012 Annual Reports. Presented at 2012 Annual General Meeting Northlands, Edmonton AB Friday, November 2

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1 2012 Annual Reports Presented at 2012 Annual General Meeting Northlands, Edmonton AB Friday, November 2 CLAA Mission statement: The CLAA is responsible for the maintenance and governance of an accurate and verifiable registry for llamas and alpacas. It will also, in conjunction with Alpaca Canada and Llama Canada, help develop the industry to its full potential by providing members of the Association with the breed improvement tools and education necessary for quantifiable individual and National herd improvement. CLAA Vision statement: Through the maintenance of an accurate, informative registry and the use of breed improvement tools to become a registry association at the forefront of the International camelid industry. CLAA 2012 Annual Reports - Page 1

2 AGENDA of the 2012 Annual General Meeting of the Canadian Llama and Alpaca Association Friday, November 2 Northlands International Business Centre Edmonton, Alberta Call Meeting to Order Minutes of the 2011 Annual General Meeting Reports New Business Adjournment * the president may vary the order in which the business of the meeting is conducted CLAA 2012 Annual Reports - Page 2

3 Minutes of Canadian Llama and Alpaca Association Annual General Meeting Saturday, October Meeting Room at the Orangeville Ag Society Community Hall, Orangeville ON Present: Cathy Merkley, Rodney Weber, new Director on the Board and Lori May as recording secretary. Sending their regrets for not being able to attend: Arden Jenkins, Doug Blanchflower, Basil Marshall-Inman and retiring Directors Walter Coombs and Edwin Wyatt. There were over 50 people present representing 37 memberships and several new breeders. Once again the meeting was streamed live on-line for members that could not attend the meeting in Orangeville. A new feature was added this year to allow members to sign-in and vote on motions. Six members signed in, and several more were viewing, but could not be identified. Vice-President Cathy Merkley called the meeting to order at 8:30 am EDT and read a brief message from President Walter Coombs who, due to health reasons, was unable to attend the meeting. Cathy told members of Walter s many contributions to the Board meetings and the Association as a whole, the least of which was his commitment in serving for 7 years on the Board. She also welcomed members viewing on-line and thanked the Eastern CNASF (Canadian National Alpaca Select Sale and Futurity) members for providing the venue for the CLAA s AGM. Motions Suelaine Poot moved, seconded by Diane Feinberg to accept the agenda as presented. CARRIED President s report Walter summarized the Board s 2010 projects, thanking his fellow Directors and Executive Administrator Lori May, for their various contributions. Walter was able to report on the completion of several projects throughout 2010, but went on to mention the need to complete bylaw revisions that had been discussed throughout the year to make the bylaws more workable. Finance Report The 2010 Financial Statements were prepared by James Yee & Co. The financial statements reported net earnings of $49,152. The Association has current assets of $300,973; capital assets of $2,397 for a total of $303,370 in net assets. Primary current assets are $147,705 in cash; $136,435 in marketable securities; and $13,299 in inventory. After allowing time to review the statements Cathy called for questions from the floor, receiving none she called for a motion to accept the 2010 Financial Statements. Motions Diane Fienberg moved, seconded by Trixi Lloyd to accept the 2010 Financial Statements as presented. CARRIED Rob Woods moved, seconded by Diane Fienberg to appoint James Yee & Co. to prepare the 2011 Financial Statements. CARRIED Linda Finbow moved, seconded by Craig Bacon to accept the minutes of the 2010 AGM as presented. CARRIED With so few Directors in attendance, Cathy asked members to read over the various reports so she could just provide a summary of the information before calling for questions. Sock Project As reported the project has been taken over by Alpaca Canada, with the ultimate goal of providing a totally Canadian sock for members to sell retail. Election Committee Report It was reported that upon the end of Walter s term, having once again received no candidates for a Llama director, the Board is faced with having to appoint someone to fill a vacant llama seat. CLAA 2012 Annual Reports - Page 3

4 Minutes of Canadian Llama and Alpaca Association Annual General Meeting International Conference on Camelid Genetics and Reproductive Biotechnologies Cathy expressed her gratitude for being able to represent the CLAA at this conference. She explained that while some of the information was very technical, the summaries and findings were very informative. The conference also highlighted how much research is being done in the Camelid industry that will eventually be of significant value to Canadian breeders. The conference also provided opportunities to speak informally with other Registries and hopefully re-establish closer relationships. The next International Conference is scheduled for August 2012 in Vancouver, BC and Cathy highly recommended breeders take the opportunity to attend. Alpaca Pedigree Recognition Committee Report Chair of the Committee, Glen Finbow provided an overview of the committee s progress, from assembling volunteers to represent each region of Canada; regular and sometimes lengthy teleconference meetings; communications to the members, both providing information and asking for feedback; and perhaps most importantly discussions that allowed the exchange of opinions before coming, to a final accord on the recommendations that were given to the Board to take to the member s for their vote. PE % ON % QC % NB % Report on the New Registry System Development of the program is on schedule and progressing well. Deadlines have been established to limit the work mailed to CLRC to the transactions that can be completed by December 23rd. Several members expressed their appreciation of the great service provided by CLRC registrar, Lorna Woolsey and her extra efforts in getting work done. Cathy Merkley called for new business or questions from the floor. Diane Fienberg asked about the date for start of the new system. An exact date for start of the new program could not be provided at this time. It was explained there will be downtime while CLRC finalizes its year end reports and prepares the registry data for transfer. CLRC will be in a better position to estimate completion of this process as the workflow deadlines come into effect. Glen announced the results of the vote: 2011 Vote on Alpaca Registry Recognition This was a special resolution to amend bylaws and required a 2/3 majority of the members that voted. Voting packages were mailed to 326 alpaca members. There was a response from 33.4% with: Return envelopes received by deadline of Oct Spoiled ballots 82 - Votes in favour 20 - Opposed Once the transfer of data is complete, final testing will be completed on the new system before it goes on-line for members to use. DNA testing dates will be established throughout the transfer process so there are DNA results ready and waiting as soon as the new system becomes fully operational. The CLAA hopes to work closely with show organizers to discuss and resolve any problems that may develop. Cathy Merkley expressed the Board s appreciation to volunteers, members (present and on-line), and Lori May. She thanked Victor Brown for broadcasting of the meeting and the CNASF members for providing not only the venue, but much of the behind the scenes preparations for the meeting. Member Participation by Province Eligible to vote Voted SK % MB % NS % AB % BC % Trudy McCall moved to adjourn the meeting 9:20 am EDT. CLAA 2012 Annual Reports - Page 4

5 President s Report I would like to extend greetings to the membership and regrets for being unable to attend the meeting in person. Thank you to Rodney Weber for agreeing to chair the meeting in the absence of myself and that of our Vice-President, Basil Marshall. First of all, I would like to thank our executive administrator for her hard work and dedication to our association. The number one comment that I heard this past year from members was that they appreciate having Lori May on the other end of the phone or solving problems and answering questions. Our association benefits greatly from Lori s hard work and commitment to our members as well as from her knowledge of the history and the workings of the Association and her willingness to adapt to change. We look forward to a long and happy working relationship with Lori. I would like to extend my appreciation to the members that have served on the board this past year. These include Basil Marshall-Inman, Vice President and llama member from British Columbia, Rodney Weber, Secretary-Treasurer and alpaca member from Saskatchewan, Susan Wipfli, elected director from Ontario, Doug Blanchflower, Llama Canada appointed director from British Columbia and Craig Bacon, Alpaca Canada appointed director, also from British Columbia. It has been a very positive experience to work with such a dedicated group of volunteers who are all committed to the forward progression of our Association regardless of species or region. This year the CLAA moved the registration of alpacas and llamas from the CLRC to the offices of CLAA. This was done as a cost saving measure to the Association and to streamline the operation and increase the value of membership by offering more services to members. Members will be able to access their complete herd inventory; change the status of animal if it has died or was sold without papers; enter their own birth/weaning information/ fibre reports and apply on-line for DNA testing and registration. It is expected that the program will continue to grow and evolve as members continue to make suggestions for improvements. In 2011 the Board prepared a by law amendment which was voted on and approved by the membership. Approval of the amendment was received from David Trus of Agriculture and Agri-Food Canada. In order to make this amendment useful to members, we will form a committee to investigate which registries are similar enough in their operations to be accepted as equal and have alpacas eligible to enter our registry as purebreds. Two members have volunteered to work on this registry recognition committee, however more are welcome. The Board of the CLAA sent a letter to the Alpaca Registry Inc (ARI) in an effort to re-open communications and to look at ways that we can collaborate in furthering the alpaca industry in North America. A very positive reply was received expressing good wishes and an interest to work together. A major international event was held in Vancouver, BC this past August. The CLAA was a sponsor and had a few members attending. The International Council on Assisted Reproduction was held in Vancouver, followed by the International Camelid Satellite meeting. There were 44 presentations from 35 research scientists working around the world with the 6 species of camelids in reproduction and assisted reproductive technologies. The two days of presentations were followed by a tour of Continued... CLAA 2012 Annual Reports - Page 5

6 ... President s Report continued a Vancouver area alpaca farm. I gave a brief presentation to delegates on the CLAA and the llama and alpaca industry in Canada and a brief alpaca fibre presentation. A local llama breeder displayed a dam and cria and brought a llama that was trained to harness and gave carting demonstrations. The local spinners and weavers guild had a demonstration on a variety of fibre arts techniques. Thanks to Catherine Simpson and Jim Dales for hosting a world class event at their farm. The CLAA booth was present at the show in Armstrong, BC this September and will be at Agribition in Regina the third week in November. Alpaca Ontario is attending an International event in Toronto in February 2013 and has invited both the CLAA and Alpaca Canada to share space with displays and promotional materials. Thanks to all of the members that set up and man the booth at these events and promote the llama and alpaca industry to the public. In closing, I would like to thank the membership for their input and support and know that we, as your Board, can rely on your continued support, input and suggestions that make our Association better. To Craig and Rodney, who are leaving the Board, I thank you for your time and expertise this past year. To the new Board member coming from the election and the new representative from Alpaca Canada, I welcome you and look forward to working with you. Respectfully submitted, Cathy Merkley President In Remembrance of Past President Walter Coombs It is with great sadness that we report on the passing of Walter Coombs. Walter and Myrna were long-time llama breeders and active in the industry in many capacities. He was a member of the Board of Directors of CLAA for 3 consecutive terms, the last two years of his final term as President. Walter was still actively contributing to CLAA by working on by-law revisions and had been looking forward to contributing to the development of protocols for the new registry recognition by-law change. Walter was clever, sincere and fair minded. He was practical, hard working and had a lively sense of humour. He was well loved and deeply respected by all who knew him and the Canadian Llama and Alpaca Association benefited greatly from his involvement. He will be sadly missed and the CLAA Board extended their condolences to Myrna and family on their loss. In lieu of flowers, donations were made in Walter s name to the Second Chance Animal Rescue Shelter. CLAA 2012 Annual Reports - Page 6

7 CANADIAN LLAMA & ALPACA ASSOCIATION Financial Statements Year Ended December 31, 2011 (Unaudited) Index to Financial Statements REVIEW ENGAGEMENT REPORT FINANCIAL STATEMENTS Statement of Financial Position...page Statement of Operations...page Statement of Changes in Net Assets...page Statement of Cash Flows...page Notes to Financial Statements... pages To the Members of Canadian Llama & Alpaca Association REVIEW ENGAGEMENT REPORT I have reviewed the statement of financial position of Canadian Llama & Alpaca Association as at December 31, 2011 and the statements of operations, changes in net assets and cash flows for the year then ended. My review was made in accordance with Canadian generally accepted standards for review engagements and accordingly consisted primarily of enquiry, analytical procedures and discussion related to information supplied to me by the association. A review does not constitute an audit and consequently I do not express an audit opinion on these financial statements. Based on my review, nothing has come to my attention that causes me to believe that these financial statements are not, in all material respects, in accordance with Canadian generally accepted accounting principles. Calgary, Alberta May Certified General Accountant James Yee CLAA 2012 Annual Reports - Page 7

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14 CLAA 2012 Annual Reports - Page 14 Continued...

15 Finance Report Financial Report for the Year Ended Dec. 31, 2011 Statement of Operations Revenues When examining the breakdown of Revenue, I would remind members: a) Merchandise sales include the sale of colour charts, microchips, implanters, readers and FTA microcards, b) Division office payment includes the monies Llama Canada pays to the CLAA for use of space at the Calgary office and administrative support, c) Other revenue includes web site listings on the Breeder s Directory map, the Husky rebate program and postage collected for sock shipments, and d) Cost of sales relates to the sock project with Purchases including the purchase of yarn, costs of manufacturing socks, shipping, etc. Revenue in 2011 of $242,549 was $47,033 / 16% lower than Revenue in 2010 primarily due to a $43,224 decline in sock sales. Revenue after Cost of sales of $198,830 was $27,343 / 12% lower than 2010 as purchases declined and closing inventory increased. Handoff of the sock project to Alpaca Canada proceeded slower than anticipated and continues in Expenses When examining the breakdown of Expenses, please note: a) Consulting fees pertains to the Genetic Evaluation Program, and b) Office includes $25,000 for development of registration software. Total Expenses in 2011 of $195,294 were $10,839 / 6% higher than 2010 primarily due to the one time cost of $25,000 for development of registration software. Net Earnings In spite of reduced Revenue and increased Expenses in 2011, the Association continued to operate profitably having Net Earnings of $11,052. Continued... CLAA 2012 Annual Reports - Page 15

16 ... Finance Report continued CANADIAN LLAMA & ALPACA ASSOCIATION Statement of Operations For Periods Ended Sept. 30, 2012 & Sept (Caution: Statement is unadjusted & may be incomplete) REVENUE Stock registration 72,826 98,956 Membership 20,583 21,785 Merchandise sales 9,440 11,969 Division office payment 501 1,311 Genetic evaluation program Socks sales 20,719 30,640 Other revenue 6,622 8, , ,061 EXPENSES Advertising & sponsorship 2,417 0 CLRC invoices 4,441 27,041 Consulting fees 10,000 Division transfer payment 3,510 3,270 DNA testing 11,480 19,049 Insurance 1,640 1,385 Interest & bank charges 1,945 4,534 Legal fees 458 Merchandise supplies 6,923 9,276 Office 6,024 6,686 Printing Professional fees 3,000 3,000 Cost of sales - purchases 12,084 28,258 Rental - office 8,100 8,100 Equipment rental & maintenance 1, Salaries & wages 36,169 36,067 Telephone 1,001 1,358 Travel 0 2,817 Website & internet 1,319 1,089 Misc , ,187 NET EARNINGS 28,573 9,874 Continued... CLAA 2012 Annual Reports - Page 16

17 ... Finance Report continued Financial Report for 9 months ended Sept. 30, 2012 Statement of Operations Revenue Revenue in the current year to the end of September is about $42,000 / 24% lower than the corresponding period last year. Virtually all revenue categories are lower but most notably, stock registration ($26,130 / 26%) and sock sales ($9,921 / 32%). A surge in revenues in the remaining months of 2012 is not expected so Revenue in 2012 will likely be much lower than Expenses Expenses in the current year to Sept. 30 are about $61,000 / 37% lower than the corresponding period last year. The largest declines are occurring in CLRC invoices ($22,600 / 84%), Consulting fees ($10,000), DNA testing ($7,569 / 40%) and Cost of sales purchases related to sock production ($16,174 /57%). Other declines like Merchandise supplies and Division transfer payments are not as large but are worrisome as they indicate lower levels of business activity. Net Earnings Net Earnings for the current period of $28,673 are $18,799 higher than the corresponding period last year. While this increase is encouraging, full year earnings are not expected to be much higher. Savings related to implementation of registry software are being more than offset by declining stock registration and membership revenues. Statement of Financial Position Sept. 30, 2012 While I do not have the necessary information to prepare a Statement of Financial Position for the period ending Sept. 30, 2012, I would like to point out one aspect of this statement Notes payable. CLAA s Board of Directors has entered into an agreement with the Saskatchewan Alpaca Breeders Network Inc. to lend them $30,000 to assist in completion of a fibre research project with the University of Saskatchewan. Under the terms of this agreement, $10,000 has been advanced; a further $10,000 will be advanced upon SABN s Board receiving the final research report and another $10,000 upon SABN s Board approving the final report. The monies advanced would appear as a Note receivable on any Statement of Financial Position of the Association until it is repaid. SABN will be submitting the final research report to the Canadian Agricultural Adaptation Program for reimbursement from a grant approved for their research project. These funds will be utilized for repayment of the loan from the Association. Respectfully submitted, Rodney Weber Secretary/Treasurer CLAA 2012 Annual Reports - Page 17

18 Report from the World Alpaca Conference Submitted by Peter Woodyer I am pleased to report that the alpaca industry in Canada is well thought of and was held as an example to be copied by several countries. The Canadian presence was well received and I made worthwhile contacts with reps from several other countries. The Norwegian and the Benelux groups in particular were both very interested in our registration takeover from the CLRC and may well come looking for information further to the limited amount which I could supply. They are both looking to develop registries of their own. The hospitality of the British Alpaca Society was second to none and the location chosen at Keble College, Oxford was magnificent. Seminars were given by world class alpaca experts - Julio Sumar, Jim Watts and Eric Hoffman amongst others The Best of British Fashion show was put on by university students of fabric design from all over the British Isles, each of whom was paired with up to three alpaca farms from whose animals the garments had to made. Examples of felting, weaving, knitting and other technologies were represented and garments varied from the utilitarian to the wildly exotic, from monochrome to rainbow hued, natural and dyed. The Conference ended on Thursday 12 April, giving all registrants a chance to attend one of the several big sales being held the following day and the major BAS show for the year on the weekend. I went to the show in Clevedon, just outside Bristol, held at a recently built equestrian arena, that had all the amenities for which one could wish - restaurant, bar etc. The 345 alpacas entered were of a very high quality and the three judges all worked hard. Having been able to relatively easily import animals into Britain from the USA and Australasia in particular, many Snowmass and Australian lines have contributed to the superb fleeces that abounded. Report on the New Registry System The transfer of data from CLRC to the new program went smoother than anticipated in early January and by mid-january the data entry screens, printing of certificates, admin functions and DNA protocols were being tested. The primary testing was to ensure the CLRC data fields had been transferred to the corresponding fields in the new program - a process that was not quite as easily done as you might think. The DNA protocols were a big part of the new program. Unlike the old program, all DNA results (parentage verification and individual genotypes) are entered into the animals records. The new program was designed to send and receive digital information to GenServe so testing also had to be done by the lab. By the end of January the DNA testing was underway and registry work began in earnest. The majority of the membership renewals were done prior to January 1st and with many members choosing to get their DNA work done in November 2011 the workload was manageable and things flowed well. There were few problems with the program, but any that did come up were handled quickly because we were will still in launch mode. We stayed in touch with show organizers throughout late February and March to provide confirmation of alpacas with pending registrations while we were waiting for DNA results. The vast majority of these applications were completed prior to the entry deadlines and with the new PDF feature we were able to get copies of certificates to breeders immediately upon registration. Continued... CLAA 2012 Annual Reports - Page 18

19 ... Report on the New Registry System continued While work was being done to ensure the program performed properly, members missed the use of the on-line herd book and search function. Once assured the program was working correctly, the program was moved from the developer s server to its permanent location with Microsoft Cloud, and the herd book went on-line. The first few responses to the search page were mostly on how it looked and confusion on how it worked. At first glance it did not seem to provide nearly the amount of information as the CLRC search page. There is no longer a full page of different fields to search individually; there is just one entry box to search all available fields. Members quickly identified problems, most of which have been remedied, some are still in the works and hopefully there will be even more to come as members continue to send in their suggestions. Training on the program has been on-going throughout the year and now, with a solid understanding of how the program works, combined with the experience of the most frequent errors we are ready to provide assistance when the Registry On-line is launched and members have access to the new program. Details about the Registry On-line will be sent to members, but in summary members will be able to enter their own data for registrations, transfers, birth/weaning, and fibre. They will have access to their herd inventory, account information, letters received from the office, and performance data reports. They will be able to print PDF copies of their certificates and update their own contact information. Perhaps the biggest difference I see between this new program and the old program is the flexibility in handling an animal as it moves from entry into the program, DNA testing, and registration to performance reports. The Registry On-line will allow members to enter animals into the registry database at their convenience. Upon entry into the program animals are assigned a UNR number. This will allow members to apply for DNA testing and registration, as well enter weaning/birthing information and fibre data. While these animals are pending registrations they will appear in the member s herd inventory, but because they are not yet in the national herd book their information will not be available if someone tries an on-line search. Llama members will be able to complete their registrations upon making the application, however because alpacas must be parent verified their registrations cannot be completed until the parentage results are entered - either as a result of DNA testing at GenServe or from foreign (ARI) DNA reports. One thing that is likely to cause at least some frustration; (at least it does for me) is the requirement for accuracy on some of the information - there is no fudging or accommodations to be made. If the information is incorrect there is an error message and the transaction can not be completed until it is corrected. This can be as simple as using the herd ID JANE S, when the registered ID is JANE. Personally I have enjoyed working with the new program and for every frustration; there were equally gratifying moments in learning something new and exciting. The administrative reports and paperwork have become less of a monthly burden and it has been wonderful having even more interaction with breeders. I can only hope members enjoy their new program as much as I do. Respectfully submitted, Lori May Executive Administrator CLAA 2012 Annual Reports - Page 19

20 Alpaca Registry Statistics Alpaca Registrations/Enregistrements des alpagas Dec.31/2009 Dec 31/2010 Dec 31/2011 Sept 30/2012 Alpaca Registrations Number Alpaca Transfers/Transferts d alpagas Dec.31/2009 Dec 31/2010 Dec 31/2011 Sept 30/2012 Alpaca Transfers Number Alpaca Membership/Ownership Statistics Alpaca Members - new members are included in these totals/membres alpagas les nouveaux membres sont inclus dans ces totaux AB BC/C-B MB NB/N-B NL/T-N NT/TN-O NS/N-É ON PE/IPE QC SK YT/YK USA/É-U Other/Autre Total Sep New Alpaca Members/Nouveaux membres alpagas AB BC/C-B MB NB/N-B NL/T-N NT/TN-O NS/N-É ON PE/IPE QC SK YT/YK USA/É-U Other/Autre Total Sep New Alpaca Owners - did not become members the first year of ownership/nouveaux propriétaires d alpagas ne sont pas devenus membres à la première année de possession First Yr of ownership AB BC/C-B MB NB/N-B NL/T-N NT/TN-O NS/N-É ON PE/IPE QC SK YT/YK USA/É-U Other/Autre Total Sep CLAA 2012 Annual Reports - Page 20

21 Llama Registry Statistics Llama Registrations /enregistrements des lamas Dec.31/2009 Dec 31/2010 Dec 31/2011 Sept 31/2012 Llama Registrations Number Llama Transfers /Transferts de lamas Dec.31/2008 Dec.31/2009 Dec.31/2010 Dec 31/2011 Sept 30/2012 Llama Transfers Number Llama Membership/Ownership Statistics Llama Members - new members are included in these totals/membres lamas les nouveaux membres sont inclus dans ces totaux AB BC/C-B MB NB/N-B NL/T-N NT/TN-O NS/N-É ON PE/IPE QC SK YT/YK USA/É-U Other/Autre Total Sep-12 7 * 8 * * 8 ** * 13** * 10** * 1 Honorary Lifetime Member ** 2 Honorary Lifetime Members New Llama Members/Nouveaux membres lamas AB BC/C-B MB NB/N-B NL/T-N NT/TN-O NS/N-É ON PE/IPE QC SK YT/YK USA/É-U Other/Autre Total Sep New Llama Owners - did not become members the first year of ownership/nouveaux propriétaires de lamas ne sont pas devenus membres à la première année de possession AB BC/C-B MB NB/N-B NL/T-N NT/TN-O NS/N-É ON PE/IPE QC SK YT/YK USA/É-U Other/Autre Total Sep CLAA 2012 Annual Reports - Page 21

22 Rapports annuels 2012 Présentés lors de l assemblée générale annuelle 2012 Edmonton, AB Énoncé de mission de l ACELA : L ACELA est responsable de la tenue et de la gouvernance d un registre précis et vérifiable pour les lamas et les alpagas. Elle doit de plus, avec le concours de Alpagas Canada et de Lamas Canada, aider au développement de l industrie afin de permettre à celle-ci d atteindre son plein potentiel en fournissant aux membres de l Association les outils leur permettant d améliorer la race et l éducation nécessaire pour améliorer les données quantifiables et le troupeau à l'échelle nationale. Énoncé de vision de l ACELA : Grâce à la tenue d un registre précis et instructif ainsi qu à l utilisation d outils d amélioration de la race, devenir une association d enregistrement au premier plan de l industrie internationale des camélidés. Rapports annuels de 2012 de l ACELA - page 1

23 PROGRAMME Compte rendu Assemblée générale annuelle 2012 Association canadienne des éleveurs de lamas et alpagas ACELA vendredi, 2 novembre Northlands International Business Centre Edmonton, Alberta Ouverture de la séance de l assemblée générale annuelle 2011 Rapports Affaires nouvelles Ajournement * Le président peut, à sa discrétion, changer l ordre dans lequel les affaires à l ordre du jour seront présentées Rapports annuels de 2012 de l ACELA - page 2

24 Association canadienne des éleveurs de lamas et alpagas Assemblée générale annuelle Le samedi, 29 octobre 2011 Salle de réunion de la Orangeville Agricultural Society Community Hall, Orangeville, ON Présents : Cathy Merkley, Rodney Weber, nouveau directeur au sein du conseil et Lori May agissant à titre de secrétaire de séance. Membres ayant informé de leur absence : Arden Jenkins, Doug Blanchflower, Basil Marshall-Inman et les directeurs à la retraite Walter Coombs et Edwin Wyatt. Plus de 50 personnes présentes représentant 37 affiliations et plusieurs nouveaux éleveurs. Une fois de plus l assemblée a été présentée en direct en ligne pour les membres qui étaient dans l impossibilité de participer à l assemblée à Orangeville. Une nouvelle caractéristique a été ajoutée cette année pour permettre aux membres de «s inscrire» et de voter sur des motions. Six membres se sont inscrits, et plusieurs autres ont visionné l événement, mais n ont pas pu être identifiés. Rapport financier Les états financiers 2010 ont été préparés par James Yee & Co. Les états financiers ont fait état de gains nets de $. L Association possède un actif à court terme de $; un actif immobilier de $ pour un total de $ d actif. Le principal actif à court terme représente un montant de $ en argent comptant; de $ en titre négociable; et de $ en inventaire. Après avoir laissé une période pour passer en revue les états financiers, Cathy a demandé si des oppositions étaient soulevées, n ayant reçu aucune opposition, elle a demandé une motion d acceptation des états financiers La vice-présidente Cathy Merkley a déclaré la séance ouverte à 8h30 HAE et a lu un bref message du président Walter Coombs, qui, pour des raisons de santé, n a pas pu participer à l assemblée. Cathy a fait part aux membres des nombreuses contributions de Walter aux réunions du conseil et à l Association en général; parmi ces contributions, notons ses 7 années passées à siéger au conseil. Elle a aussi souhaité la bienvenue aux membres qui participaient en ligne et a remercié les membres du groupe CNASF (Canadian National Alpaca Select Sale and Futurity) de l Est qui ont gracieusement fourni le lieu de réunion. Motions Suelaine Poot a présenté une motion, qui a été secondée par Diane Feinberg pour l acceptation de l ordre du jour, tel qu il a été présenté. ADOPTÉ Linda Finbow a présenté une motion, qui a été secondée par Craig Bacon pour l acceptation du procès-verbal de l AGA 2010, tel qu il a été présenté. ADOPTÉ Étant donné le nombre peu élevé de directeurs présents, Cathy a demandé aux membres de lire les divers rapports afin qu elle n ait qu à fournir un résumé de l information avant de demander le vote. Rapport du président Walter a fait un résumé des projets du conseil en 2010; il en a profité pour remercier les autres directeurs et l administratrice de haute direction Lori May, pour leurs contributions. Walter a été en mesure de confirmer le parachèvement de plusieurs projets tout au long de 2010, mais il a souligné la nécessité de compléter les révisions des règlements administratifs dont il a été question tout au long de l année afin que ces règlements deviennent plus faciles à traiter. Motions Diane Feinberg a fait la proposition, appuyée par Trixi Lloyd pour l acceptation des états financiers 2010 tels qu ils sont présentés. ADOPTÉ Motion présentée par Rob Woods, appuyée par Diane Fienberg pour nommer James Yee & Co. pour la préparation des états financiers ADOPTÉ Projet de production de chaussettes Tel qu il a été indiqué, le projet a été pris en mains par Alpaga Canada, dans le but ultime de fournir une chaussette entièrement «canadienne» que les membres peuvent vendre au détail. Rapport du comité des élections Il a été signalé qu à la fin du mandat de Walter, étant donné qu une fois de plus aucune candidature n a été reçue pour le poste de directeur, section lamas, le conseil se voit dans l obligation de nommer quelqu un pour combler un poste dans la division lamas resté vacant. Conférence internationale 2011 sur la génétique des camélidés et les biotechnologies de la reproduction Cathy a exprimé sa reconnaissance pour avoir pu représenter l ACELA lors de cette conférence. Elle a expliqué que, bien que certains renseignements étaient très techniques, les résumés et les conclusions étaient des plus informatifs. La conférence a également permis de faire la lumière sur l étendue de la recherche qui se fait dans l industrie des camélidés; recherche qui apportera éventuellement une valeur significative aux éleveurs canadiens. La conférence a également donné des occasions de discuter de façon informelle avec des responsables d autres registres et de rétablir, souhaitons-le, des liens plus étroits. La prochaine Conférence internationale est prévue pour août Rapports annuels de 2012 de l ACELA - page 3

25 Association canadienne des éleveurs de lamas et alpagas Assemblée générale annuelle à Vancouver, C.-B., et Cathy recommande fortement aux éleveurs d y participer. Rapport du comité responsable de la reconnaissance de la généalogie Le président du comité, Glen Finbow a fourni un aperçu des progrès réalisés par le comité, qu il s agisse de réunir des bénévoles pour représenter chaque région du Canada; de réunions par téléconférence parfois longues, et ce, sur une base régulière; de communications aux membres pour transmettre de l information et recueillir des commentaires; et peut-être ce qu il y a de plus important : les discussions qui ont permis des échanges d opinions avant d en arriver à un accord final sur les recommandations qui ont été données au conseil afin que cellesci soient votées par les membres. Glen a fait connaître les résultats du vote : Vote 2011 sur la reconnaissance du registre des alpagas Il s agit d une résolution extraordinaire visant à amender les règlements administratifs et qui a nécessité une majorité de 2/3 des membres votants. Les trousses de vote ont été postées à 326 membres alpagas. Le pourcentage de réponses était de 33,4 % : 109 Enveloppes-réponses reçues à la date butoir du 21 octobre 7 Bulletins de vote annulés 82 Votes positifs 20 Négatifs Participation des membres par province Admissible au vote Voté SK % MB % N-É % AB % C-B % Î-P-É % ON % QC % N-B % Rapport sur le nouveau système de registre Le développement du programme respecte les délais prévus et progresse bien. Des dates d échéance ont été fixées pour limiter aux transactions pouvant être complétées d ici le 23 décembre le travail posté à la SCEA. Plusieurs membres ont exprimé leur satisfaction en ce qui a trait au merveilleux service qui a été offert par le registraire de la SCEA, Lorna Woolsey, et pour les efforts qu elle a déployés pour s assurer que le travail était effectué. Cathy Merkley a demandé s il y avait des affaires nouvelles à discuter ou des questions. Diane Feinberg a demandé la date à partir de laquelle le nouveau système allait être en fonction. La date exacte de la mise en fonction du nouveau programme n a pas pu être donnée pour l instant. Il a été expliqué qu il y aura des «temps d indisponibilité» pendant que la SCEA finalisera ses rapports de fin d année et préparera les données du registre à transférer. La SCEA sera mieux placée pour évaluer le parachèvement de ce processus alors que les échéanciers pour le déroulement du travail entrent en vigueur. Une fois le transfert de données terminé, l essai final sera effectué sur le nouveau système avant qu il ne soit disponible en ligne pour les membres. Les dates d analyse de l ADN seront établies tout au long du processus de transfert pour qu il y ait des résultats d ADN prêts dès que le nouveau système sera pleinement fonctionnel. L ACELA espère pouvoir travailler en étroite collaboration avec les organisateurs de salon pour discuter et résoudre tous problèmes pouvant se produire. Cathy Merkley a exprimé son appréciation au conseil à l endroit des bénévoles, des membres (présents et en ligne), et de Lori May. Elle a remercié Victor Brown pour la diffusion de l assemblée et les membres du groupe CNASF pour avoir non seulement fourni la salle de réunion, mais aussi pour s être occupés de la plupart des préparatifs entourant l événement. Trudy McCall a déclaré la séance terminée à 9h20 HAE. Rapports annuels de 2012 de l ACELA - page 4

26 Rapport du président Je tiens à remercier tous les membres pour leur participation et je tiens à m excuser de ne pouvoir être présente en personne à cette assemblée. Merci à Rodney Weber d avoir accepté de présider l assemblée en mon absence et en celle du vice-président, Basil Marshall. J aimerais débuter par remercier notre administratrice de haute direction pour son travail acharné et son dévouement envers notre association. Le commentaire qui est revenu le plus souvent au cours de l année dernière de la part des membres était qu ils étaient heureux de pouvoir compter sur la présence de Lori pour résoudre des problèmes ou répondre à des questions au téléphone ou par courriel. Notre association tire grandement avantage du travail et de l engagement que démontre Lori envers les membres ainsi que de sa vaste connaissance de l historique de l Association sans oublier sa capacité à s adapter aux changements. Nous espérons que notre association avec Lori en sera une de longue durée. Je voudrais également faire part de ma gratitude envers les membres qui ont siégé au sein du conseil au cours de la dernière année. Mes remerciements vont à Basil Marshall-Inman, vice-président et membre lama de la Colombie-Britannique, Rodney Weber, secrétaire-trésorier et membre alpaga de la Saskatchewan, Susan Wipfli, directrice élue de l Ontario, Doug Blanchflower, directeur désigné de Lama Canada de la Colombie-Britannique et Craig Bacon, directeur désigné d Alpaga Canada, aussi de la Colombie- Britannique. L expérience de travail avec un groupe de bénévoles aussi dévoués a été merveilleuse d autant plus que chacun de ceux-ci se sont engagés à faire progresser notre Association, peu importe la région ou les espèces. Cette année, l ACELA a fait passer l enregistrement des alpagas et des lamas de la SCEA aux bureaux de l ACELA. Cette décision a été prise par mesure d économie des coûts pour l Association et pour rationaliser les opérations et accroître la valeur de l adhésion au sein de l organisation en offrant plus de services aux membres. Les membres seront en mesure d accéder à leur inventaire complet de troupeau; de changer le statut de l animal si celui est décédé ou a été vendu sans documentation; d entrer euxmêmes les renseignements touchant les naissances ou le sevrage, les rapports sur la fibre et de faire des demandes en ligne d analyse de l ADN et d enregistrement. On s attend à ce que le programme continue à se développer et à évoluer à mesure que les membres continuent de faire des suggestions. En 2011, le conseil d administration a préparé un règlement qui a été voté et approuvé par les membres. L approbation de l amendement a été reçue des mains de David Trus du ministère de l Agriculture et de l Agroalimentaire. Afin que cet amendement soit pertinent pour les membres, nous formerons un comité qui sera chargé d enquêter sur les registres qui sont suffisamment semblables en ce qui a trait à leur fonctionnement pour être acceptés en égaux, et permettre à des alpagas d accéder à notre registre à titre d animaux d une race pure. Deux membres ont accepté de travailler à titre bénévole au sein du comité de reconnaissance du registre, mais il va s en dire que la participation d autres membres serait appréciée. Le conseil d administration de l ACELA a envoyé une lettre à Alpaca Registry Inc (ARI) afin de rétablir le dialogue et de trouver des façons nous permettant de collaborer pour faire avancer l industrie des alpagas en Amérique du Nord. Une réponse très positive a été reçue puisque de bons mots ont été échangés et un intérêt pour un travail commun a été soulevé. Un événement important d envergure internationale s est tenu à Vancouver, C-B en août dernier. L ACELA était commanditaire de l événement et quelques membres y ont participé. Le Conseil international connu sous le nom de International Council on Assisted Reproduction a été présenté à Vancouver, suivi de la réunion intitulée International Camelid Satellite. On a pu compter 44 présentations offertes par 35 chercheurs qui œuvrant partout dans le monde avec les 6 espèces de camélidés dans les Continué... Rapports annuels de 2012 de l ACELA - page 5

27 Rapport du président Continué... technologies de la reproduction et de la reproduction assistée. Les deux jours de présentations ont été suivis par une visite d une ferme d alpagas de la région de Vancouver. J ai fait une brève présentation aux délégués sur l ACELA et l industrie des lamas et des alpagas au Canada, ainsi qu une brève présentation sur la fibre des alpagas. Un éleveur local de lamas a présenté une mère et son nouveau-né, et il a amené avec lui un lama qui a été formé pour être harnaché, et il a fait des démonstrations de roulage. Des filateurs et tisseurs locaux ont présenté une démonstration sur une variété de techniques d arts touchant la fibre. Merci à Catherine Simpson et à Jim Dales qui ont été les hôtes d un événement d envergure mondiale à leur ferme. L ACELA avait érigé un kiosque à l exposition qui s est tenue à in Armstrong, C-B en septembre dernier et aura également un kiosque celle d Agribition à Regina au cours de la troisième semaine de novembre. Alpaga Ontario sera présente lors d un événement international qui aura lieu à Toronto en février 2013, et l ACELA ainsi que Alpaga Canada ont été invités à partager un espace offrant des présentoirs et du matériel de promotion. Merci à tous les membres qui préparent et s occupent du kiosque lors de ces événements et font la promotion de l industrie des lamas et des alpagas auprès du public. Pour terminer, je tiens à remercier les membres pour leur apport et leur soutien, sachant que nous, membres de votre conseil d administration, pouvons compter sur votre appui pour arriver à former une Association encore meilleure. À Craig et à Rodney qui quittent le conseil d administration, je désire les remercier pour le temps qu ils ont consacré et pour leur expertise. J aimerais terminer en souhaitant la bienvenue au nouveau membre du conseil qui a été élu et au nouveau représentant d Alpaga Canada. Je me réjouis à la perspective de travailler avec vous. Le tout respectueusement soumis, Cathy Merkley président En souvenir de notre ancien président Walter Coombs C est avec une grande tristesse que nous vous annonçons le décès de Walter Coombs. Walter et Myrna étaient des éleveurs de lamas de longue date et étaient très actifs dans l industrie. Il a été un membre du conseil d administration de l ACÉLA durant 3 mandats consécutifs, dont les 2 dernières années en tant que président. Encore dernièrement, Walter contribuait toujours à l ACÉLA en travaillant sur les révisions de statuts et il avait très hâte de participer à l élaboration de nouveaux protocoles suite aux changements liés à la reconnaissance de registres étrangers. Walter était intelligent, honnête et juste. Il avait un sens pratique, était travaillant et faisait preuve d un joyeux sens de l humour. Il était très aimé et respecté par tous ceux qui le connaissaient et l Association des Éleveurs de Lamas et Alpagas a beaucoup profité de son implication. Il aura joué un rôle déterminant, et pour l ACELA, son départ crée une profonde tristesse. Les membres du conseil de l ACELA tiennent donc à exprimer leurs sincères condoléances à Myrna et à sa famille. Plutôt que d envoyer des fleurs, des dons ont été faits au nom de Walter au refuge pour animaux «Second Chance Animal Rescue Shelter». Rapports annuels de 2012 de l ACELA - page 6

28 ASSOCIATION CANADIENNE DES ÉLEVEURS DE LAMAS ET ALPAGAS États financiers Exercice terminé le 31 décembre 2011 (Non vérifié) Index des états financiers RAPPORT D ANALYSE ÉTATS FINANCIERS Énoncé de la position financière...pg 8 Énoncé des opérations... pg 9 Énoncé des changements de l actif net...pg 10 Énoncé du flux de trésorerie...pg 11 Notes sur les états financiers... pg REVUE DU RAPPORT DE MISSION Aux membres de l Association canadienne des éleveurs de lamas et alpagas J ai passé en revue l énoncé de la position financière de l Association des éleveurs de lamas et alpagas en date du 31 décembre 2011, et les énoncés des opérations, les changements de l actif net et le flux de trésorerie pour l année qui se termine. Ma revue a été faite conformément aux normes généralement acceptées au Canada pour les missions de revue, et par conséquent, elle consistait principalement en des procédures d enquête et analytiques et en une discussion relative à l information que m a fournie l association. Une revue ne constitue pas une vérification et, par conséquent, je n exprime pas une opinion de vérificateur à l égard de ces énoncés financiers. En me basant sur ma revue, rien n a été porté à mon attention pouvant me laisser croire que ces états financiers ne sont pas, du point de vue matériel, conformes aux principes comptables généralement acceptés au Canada. Calgary, Alberta Comptable général accrédité Rapports annuels de 2012 de l ACELA - page 7

29 Rapports annuels de 2012 de l ACELA - page 8

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36 Rapport sur les finances Rapport financier pour fin d exercice au 31 décembre 2011 Énoncé des opérations Revenus Lors de l étude de la ventilation des revenus, j aimerai rappeler aux membres : a) «Ventes de fournitures» comprend la vente des tableaux de couleurs, des micropuces, des seringues d implantation, des lecteurs et des microcartes FTA, b) «Paiement aux bureaux des divisions» comprend les montants versés par Lama Canada à l ACELA pour l utilisation de locaux dans le bureau de Calgary et pour le soutien administratifs, c) «Autre revenu» comprend les inscriptions du site Web sur la carte du répertoire des éleveurs, le programme d escompte Husky et les frais d affranchissement recueillis pour l expédition des chaussettes, et d) «Coût des ventes» fait référence au projet de chaussettes et «Achats» comprend l achat de fil, la fabrication de chaussettes, l expédition, etc. Le revenu en 2011 de $ a été de $ / 16 % inférieur au revenu de 2010 principalement en raison de la baisse de $ en ventes de chaussettes. Le revenu après «coût des ventes» de $ était de $ / 12 % inférieur au revenue de 2010 alors que les achats ont baissé et l inventaire de clôture a augmenté. Le transfert du projet de confection de chaussettes à Alpaga Canada s est fait plus lentement que prévu et il se poursuit en Dépenses En examinant la ventilation des dépenses, veuillez prendre note de ce qui suit : a) «Honoraires de consultants» réfère au Programme d évaluation génétique, et b) «Bureau» comprend $ pour le développement du logiciel d enregistrement. Le total des dépenses en 2011 de $ représente $ / 6 % de plus qu en 2010 principalement en raison du coût unique de $ pour le développement du logiciel d enregistrement. Gains nets Malgré un revenu à la baisse et une augmentation des dépenses en 2011, l Association continue de fonctionner de manière rentable ayant obtenu des gains nets de $. Continué... Rapports annuels de 2012 de l ACELA - page 15

37 Rapport sur les finances Continué... ASSOCIATION CANADIENNE DES ÉLEVEURS DELAMAS ET ALPAGAS Énoncé des opérations Pour la période prenant fin le 30 sept et 2011 (Attention : L énoncé est non rajusté et peut être incomplet) REVENU Registre des actions Affiliation des membres Vente de marchandises Paiement aux bureaux des divisions Programme d évaluation génétique Vente de chaussettes Autre revenu ,061 DÉPENSES Publicité et commandites Factures de la SCEA Honoraires de consultants Paiement de transfert aux divisions Test d ADN Assurances Intérêt et frais bancaires Frais juridiques 458 Fournitures Bureau Impression Honoraires professionnels Coût de ventes - achats Location - bureau Location et gestion d équipement Traitements et salaires Téléphone Déplacements Site Web et Internet Divers ,187 GAINS NETS Continué... Rapports annuels de 2012 de l ACELA - page 16

38 Rapport sur les finances Continué... Rapport financier pour les 9 mois se terminant le 30 septembre 2012 Énoncé des opérations Revenu Le revenu pour l année en cours jusqu à la fin de septembre est d environ $ / 24 % inférieur comparativement à la même période l an dernier. Presque toutes les catégories de revenu sont à la baisse mais les catégories où la baisse est la plus importante sont «registre des actions» ( $ / 26%) et «ventes de chaussettes» (9 921 $ / 32 %). Une hausse des revenus dans les mois qui restent en 2012 n est pas prévue, c est donc dire que le revenu en 2012 sera probablement beaucoup moins élevé qu en Dépenses Les dépenses pendant l année en cours jusqu au 30 septembre sont d environ $ / 37 % inférieures comparativement à la même période l an dernier. Les baisses les plus importantes se produisent en ce qui touché les «factures de la SCEA» ( $ / 84 %), «honoraires de consultants» ( $), «test d ADN» (7 569 $ / 40 %) et «coût des ventes achats» liés à la production de chaussettes ( $ /57 %). D autres baisses comme «fournitures» et «paiements de transfert de division» ne sont pas aussi importantes mais sont inquiétantes dans le sens où cela indique des plus faibles niveaux d activité commerciale. Gains nets Les gains nets pour la période en cours de $ sont de $ supérieurs comparativement à la même période l an dernier. Bien que cette augmentation soit encourageante, on ne prévoit pas que les gains pour l année complète soient plus élevés. Les économies liées à la mise en place du logiciel d enregistrement sont plus que compensées par la baisse des revenus provenant de l adhésion des membres et du registre des actions. Énoncé de la position financière en date du 30 septembre 2012 Bien que je n aie pas en mains les renseignements nécessaires pour préparer un Énoncé de la position financière pour la période prenant fin le 30 septembre 2012, j aimerais souligner un aspect de cet énoncé Notes à recevoir. Le conseil d administration de l ACELA a conclu une entente avec le Saskatchewan Alpaca Breeders Network Inc. en vertu de laquelle un prêt de $ leur était accordé pour les aider à réaliser un projet de recherche sur la fibre avec l Université de la Saskatchewan. Conformément aux termes de cette entente, une avance de fonds de $ a été faite; un autre montant de $ sera avancé au moment où le conseil du SABN recevra le rapport final de recherche et un autre montant de $ sera remis après l approbation par le conseil du SABN du rapport final. L argent avancé apparaîtrait sous la rubrique «effet à recevoir» sur l Énoncé de la position financière de l Association, jusqu à son remboursement. Le SABN soumettra le rapport final de recherche au Programme canadien d adaptation agricole pour remboursement d une bourse approuvée pour leur projet de recherche. Ces fonds seront utilisés pour le paiement du prêt obtenu de l Association. Le tout respectueusement soumis, Rodney Weber secrétaire-trésorier Rapports annuels de 2012 de l ACELA - page 17

39 Reportage touchant la Conférence mondiale sur les alpagas Peter Woodyer Je suis heureux de vous confirmer que l industrie des alpagas au Canada se porte bien et je tiens à vous faire savoir qu elle a été citée comme exemple à suivre par plusieurs pays. La présence canadienne a été bien reçue et j ai eu l occasion d établir des contacts intéressants avec des représentants de plusieurs pays. Les groupes de la Norvège et du Benelux ont été particulièrement intéressés par notre «prise de contrôle» des enregistrements des mains de la SCEA; et ils comptent obtenir encore plus de renseignements que ceux que j ai été en mesure de fournir. Ces deux groupes cherchent à développer leurs propres registres. L hospitalité de la British Alpaca Society a été sans pareil, et l emplacement choisi au Keble College, à Oxford, était tout simplement magnifique. Des séminaires ont été présentés par des experts de renommée mondiale en matière d alpagas, dont Julio Sumar, Jim Watts et Eric Hoffman, pour ne nommer que ceux-là. Ce qui se fait de mieux au niveau de la mode britannique a été présenté par des étudiants universitaires qui se sont servis de tissus provenant de partout dans les îles Britanniques. Chaque étudiant était associé à jusqu'à trois fermes d'alpagas. Les vêtements présentés ont été fabriqués à partir de la toison des animaux de ces fermes. Des exemples de feutrage, de tissage, de tricotage et d autres technologies ont été présentés et les vêtements se démarquaient par leurs grandes variétés : qu il s agisse d une mode à caractère utilitaire ou d un style entièrement exotique, autant le monochrome que les étincelantes couleurs de l arc-en-ciel, avec des touches naturelles ou teintes ont été présentés. La conférence a pris fin le jeudi 12 avril, ce qui a donné la chance à toutes les personnes inscrites de participer à une des nombreuses ventes qui se sont tenues le lendemain et à l importante démonstration BAS quia eu lieu au cours de la fin de semaine. J ai assisté à la démonstration à Clevedon, ville située juste à l extérieur de Bristol. L événement a été présenté dans un stade équestre récemment construit et qui renferme tous les services voulus : restaurants, bars, etc. Les 345 alpagas inscrits étaient d une qualité exceptionnelle et les trois juges ont offert un travail de qualité. Étant donné qu il fut relativement facile d importer des animaux en Grande-Bretagne en provenance des États-Unis et d Australasie, en particulier, les lignées Snowmass et Australiennes ont su contribuer aux superbes toisons qui abondent aujourd hui. Rapport sur le nouveau système de registre Le transfert de données de la SCEA vers le nouveau programme s est fait plus facilement que prévu au début du mois de janvier, et dès la mi-janvier les écrans d entrée de données, l impression des certificats, les fonctions administratives et les protocoles d ADN étaient testés. Le principal objectif du test était de s assurer que les champs des données de la SCEA avaient été transférés aux champs correspondants du nouveau programme. Il s agit d un processus qui ne s est pas avéré aussi facile qu il en avait l air. Les protocoles d ADN se sont révélés être une partie importante du nouveau programme. Contrairement à l ancien programme, tous les résultats d ADN (vérification de parenté et génotypes individuels) sont entrés dans les dossiers des animaux. Le nouveau programme a été conçu pour envoyer et recevoir des renseignements numériques de GenServe, ce qui signifie que les essais ont du être faits par ce laboratoire. À la fin janvier, l analyse de l ADN a débuté et les travaux reliés au registre ont été mis en œuvre. La majorité des renouvellements des membres ont été faits avant le 1er janvier, et étant donné que beaucoup de membres ont choisi de faire faire leurs analyses de l ADN en novembre 2011, la charge de travail a pu bien être gérée et la suite des travaux s est bien déroulée. Il y a eu quelques problèmes associés au programme, mais tous les problèmes soulevés ont été réglés rapidement puisque nous étions toujours en mode «lancement». Nous sommes restés en contact avec les organisateurs des salons tout au long de février et de mars afin de fournir la confirmation des alpagas en instance d enregistrements en attendant les résultats d ADN. La majorité de ces demandes Rapports annuels de 2012 de l ACELA - page 18 Continué...

40 ... Rapport sur le nouveau système de registre ont été complétées avant les échéanciers prévus pour les entrées, et grâce à la nouvelle fonction PDF, nous avons été en mesure d obtenir immédiatement des copies de certificats pour les éleveurs dès l enregistrement. Pendant que des travaux étaient effectués pour s assurer du bon fonctionnement du programme, les membres n ont pu profiter du registre du livre généalogique en ligne et de la fonction de recherche. Lorsque nous avons été persuadés que le programme fonctionnait correctement, celui-ci est passé du serveur du développeur à son emplacement permanent au sein de Microsoft Cloud, et le registre du livre généalogique a été mis en ligne. Les premiers commentaires recueillis concernant la page de recherche touchaient principalement la présentation de la page et une certaine confusion au sujet de son fonctionnement. À première vue, elle ne semblait pas offrir autant de renseignements que la page de recherche de la SCEA. Il n existe plus une page complète comportant différents champs pour effectuer des recherches individuelles; il n y a qu une case d accès pour chercher tous les champs disponibles. Les membres ont rapidement décelé des problèmes, et la plupart de ceux-ci ont été corrigés, d autres sont sur le point de l être. Espérons que d autres changements pourront être apportés à mesure que les membres enverront leurs suggestions. La formation sur le programme s est déroulée tout au long de l année et aujourd hui, grâce à une meilleure compréhension du fonctionnement du programme, en plus de l expérience acquise à force de retracer les erreurs les plus fréquentes et récurrentes, nous sommes prêts à offrir une assistance dès le lancement du registre en ligne et dès que les membres auront accès au nouveau programme. Des détails seront envoyés aux membres au sujet du registre en ligne, mais pour résumer, disons que les membres pourront entrer leurs propres données touchant les enregistrements, les transferts, les naissances/les sevrages et la fibre. Ils auront accès à l inventaire de leur troupeau, aux renseignements sur leur compte, aux lettres reçues du bureau, et ils pourront effectuer des communications de données. Les membres pourront imprimer des copies en format PDF de leurs certificats et mettre à jour leurs coordonnées. La plus grande différence que je note entre ce programme et l ancien programme est la souplesse qu offre le nouveau pour traiter le dossier d un animal, qu il s agisse au niveau de l entrée au programme, de l analyse de l ADN, de l enregistrement aux rapports de performance. Le registre en ligne permettra aux membres d entrer des animaux dans la base de données du registre selon leur convenance. Dès leur entrée au programme, les animaux reçoivent un numéro UNR. Ceci permet aux membres de faire une demande d analyse de l ADN et d enregistrement, ainsi que d entrer des renseignements sur le sevrage ou les naissances et des données sur la fibre. Pendant que ces animaux sont en attente d enregistrement, ils seront répertoriés à l inventaire du troupeau du membre, mais étant donné qu ils ne font pas encore partie du registre du livre généalogique, les renseignements à leurs sujets ne seront pas disponibles si quelqu un tente une recherche en ligne. Les membres lama seront en mesure de compléter leurs enregistrements au moment où ils font une demande, cependant, étant donné que les alpagas doivent subir une vérification de parenté, leurs enregistrements ne peuvent pas être complétés avant que les résultats d ascendance puissent être entrés, que ce soit à la suite d une analyse de l ADN faites par GenServe ou par les rapports d ADN étranger (ARI). Un élément qui risque de causer une certaine frustration (du moins pour moi) est l obligation de fournir avec précision certains renseignements aucune approximation ni aucun accommodement ne peuvent être faits. Si un renseignement est incorrect, un message d erreur est généré et la transaction ne peut pas être complétée jusqu à ce que l erreur soit corrigée. Cette erreur peut sembler aussi banale que d utiliser l identifiant de troupeau JANE S alors que le bon identifiant est JANE. Personnellement, je dois avouer que j aime travailler avec le nouveau programme, et j ai réalisé que pour chaque frustration, j ai eu droit à des moments également gratifiants lorsque j ai appris une nouveauté ou quelque chose d intéressant. Les rapports administratifs et le travail de bureau ne représentent plus un fardeau mensuel, et il est devenu encore plus plaisant d interagir avec les éleveurs. J espère que les membres sauront apprécier leur nouveau programme autant que je l apprécie. Le tout respectueusement soumis, Lori May administratrice principale Rapports annuels de 2012 de l ACELA - page 19

41 Statistiques sur le registre des alpagas Alpaca Registrations/Enregistrements des alpagas Dec.31/2009 Dec 31/2010 Dec 31/2011 Sept 30/2012 Alpaca Registrations Number Alpaca Transfers/Transferts d alpagas Dec.31/2009 Dec 31/2010 Dec 31/2011 Sept 30/2012 Alpaca Transfers Number Membres alpagas / Statistiques sur la propriété Alpaca Members - new members are included in these totals/membres alpagas les nouveaux membres sont inclus dans ces totaux AB BC/C-B MB NB/N-B NL/T-N NT/TN-O NS/N-É ON PE/IPE QC SK YT/YK USA/É-U Other/Autre Total Sep New Alpaca Members/Nouveaux membres alpagas AB BC/C-B MB NB/N-B NL/T-N NT/TN-O NS/N-É ON PE/IPE QC SK YT/YK USA/É-U Other/Autre Total Sep New Alpaca Owners - did not become members the first year of ownership/nouveaux propriétaires d alpagas ne sont pas devenus membres à la première année de possession First Yr of ownership AB BC/C-B MB NB/N-B NL/T-N NT/TN-O NS/N-É ON PE/IPE QC SK YT/YK USA/É-U Other/Autre Total Sep Rapports annuels de 2012 de l ACELA - page 20

42 Statistiques sur le registre des lamas Llama Registrations /enregistrements des lamas Dec.31/2009 Dec 31/2010 Dec 31/2011 Sept 31/2012 Llama Registrations Number Llama Transfers /Transferts de lamas Dec.31/2008 Dec.31/2009 Dec.31/2010 Dec 31/2011 Sept 30/2012 Llama Transfers Number Membres lamas / Statistiques sur la propriété Llama Members - new members are included in these totals/membres lamas les nouveaux membres sont inclus dans ces totaux AB BC/C-B MB NB/N-B NL/T-N NT/TN-O NS/N-É ON PE/IPE QC SK YT/YK USA/É-U Other/Autre Total Sep-12 7 * 8 * * 8 ** * 13** * 10** * 1 Honorary Lifetime Member ** 2 Honorary Lifetime Members New Llama Members/Nouveaux membres lamas AB BC/C-B MB NB/N-B NL/T-N NT/TN-O NS/N-É ON PE/IPE QC SK YT/YK USA/É-U Other/Autre Total Sep New Llama Owners - did not become members the first year of ownership/nouveaux propriétaires de lamas ne sont pas devenus membres à la première année de possession AB BC/C-B MB NB/N-B NL/T-N NT/TN-O NS/N-É ON PE/IPE QC SK YT/YK USA/É-U Other/Autre Total Sep Rapports annuels de 2012 de l ACELA - page 21