REPUBLIKA E SHQIPËRISË MINISTRIA E DREJTËSISË MINISTRI. URDHËR Nr. 495, datë

Transcription

1 REPUBLIKA E SHQIPËRISË MINISTRIA E DREJTËSISË MINISTRI URDHËR Nr. 495, datë PËR MIRATIMIN E LISTËS SË STANDARDEVE PËR ZBATIMIN E INSPEKTIMIT TË PËRMBARIMIT Në mbështetje të pikës 4 të nenit 102 të Kushtetutës dhe të pikës 2 të nenit 7 të ligjit nr.8678 datë Për organizimin dhe funksionimin e Ministrisë së Drejtësisë, i ndryshuar, KONSTATOJ Referuar studimit Mbi përmirësimin dhe forcimin e shërbimit përmbarimor gjyqësor privat në Republikën e Shqipërisë, Korrik 2, nga Ministria e Drejtësisë në bashkëpunim me Misionin EURALIUS dhe në përmbushje të rekomandimeve të dhëna në të, është hartuar lista e standardeve për zbatimin e inspektimit të përmbarimit. Lista e standardeve ka për qëllim lehtësimin dhe përdorimin e metodave të shpejta dhe efektive të monitorimit të përmbaruesve gjyqësorë privatë nga Ministria e Drejtësisë. Kjo listë i është nënshtruar procesit të konsultimit me Dhomën Kombëtare të Përmbaruesve Privatë dhe me Ministrinë e Financave. Konsultimi i shërben në të ardhmen nxitjes për qasjen proaktive të inspektimeve, si dhe shmangies së mbivendosjes së kompetencave të Ministrisë së Drejtësisë dhe inspektimit financiar publik që zhvillohet nga Ministria e Financave. Është e pritshme që zbatimi i listës së standardeve në kryerjen e inspektimeve të përmbarimit t i shërbejë forcimit të sistemit të ekzekutimit të vendimeve, në kuadër të angazhimeve të ndërmarra nga Qeveria Shqiptare në zbatim të Strategjisë Ndërsektoriale të Drejtësisë, si dhe të 1

2 REPUBLIKA E SHQIPËRISË MINISTRIA E DREJTËSISË MINISTRI URDHËR Nr. 495, datë PËR MIRATIMIN E LISTËS SË STANDARDEVE PËR ZBATIMIN E INSPEKTIMIT TË PËRMBARIMIT Në mbështetje të pikës 4 të nenit 102 të Kushtetutës dhe të pikës 2 të nenit 7 të ligjit nr.8678 datë Për organizimin dhe funksionimin e Ministrisë së Drejtësisë, i ndryshuar, KONSTATOJ Referuar studimit Mbi përmirësimin dhe forcimin e shërbimit përmbarimor gjyqësor privat në Republikën e Shqipërisë, Korrik 2, nga Ministria e Drejtësisë në bashkëpunim me Misionin EURALIUS dhe në përmbushje të rekomandimeve të dhëna në të, është hartuar lista e standardeve për zbatimin e inspektimit të përmbarimit. Lista e standardeve ka për qëllim lehtësimin dhe përdorimin e metodave të shpejta dhe efektive të monitorimit të përmbaruesve gjyqësorë privatë nga Ministria e Drejtësisë. Kjo listë i është nënshtruar procesit të konsultimit me Dhomën Kombëtare të Përmbaruesve Privatë dhe me Ministrinë e Financave. Konsultimi i shërben në të ardhmen nxitjes për qasjen proaktive të inspektimeve, si dhe shmangies së mbivendosjes së kompetencave të Ministrisë së Drejtësisë dhe inspektimit financiar publik që zhvillohet nga Ministria e Financave. Është e pritshme që zbatimi i listës së standardeve në kryerjen e inspektimeve të përmbarimit t i shërbejë forcimit të sistemit të ekzekutimit të vendimeve, në kuadër të angazhimeve të ndërmarra nga Qeveria Shqiptare në zbatim të Strategjisë Ndërsektoriale të Drejtësisë, si dhe të 1

3 Rekomandimit 7 të Opinionit të Komisionit Europian për aplikimin e Shqipërisë për anëtarësimin në BE. PËR KËTO ARSYE Në mbështetje të pikës 4 të nenit 102 të Kushtetutës dhe të pikës 2 të nenit 7 të ligjit nr.8678, datë Për organizimin dhe funksionimin e Ministrisë së Drejtësisë, i ndryshuar, si dhe ligjit nr datë Për shërbimin përmbarimor gjyqësor privat, i ndryshuar URDHËROJ 1. Miratimin e listës së standardeve për zbatimin e inspektimit të përmbarimit, sipas Shtojcës 1 bashkëlidhur këtij urdhri. 2. Ngarkohet Drejtoria e Inspektimit të Institucioneve të Varësisë dhe Profesioneve të Lira pranë Drejtorisë së Përgjithshme të çështjeve të Drejtësisë për zbatimin e këtij urdhri. Ky urdhër hyn në fuqi menjëherë. MINISTRI EDUARD HALIMI 2

4 REPUBLIKA E SHQIPËRISË MINISTRIA E DREJTËSISË Drejtoria e Përgjithshme e Çështjeve të Drejtësisë LISTA E STANDARDEVE PËR ZBATIMIN E INSPEKTIMIT TË PËRMBARIMIT Ministria e Drejtësisë Drejtoria e Përgjithshme e Çështjeve të Drejtësisë Bulevardi Zog I - rë, Tiranë Tel/Faks: TIRANË, DHJETOR 2

5 Tabela e përmbajtjes për formularin standard të inspektimit 1. HYRJE Të drejtat dhe detyrimet e përmbaruesve të inspektuar Aftësitë dhe detyrat e inspektorëve Zgjedhja e inspektorëve IDENTIFIKIMI Zyra Inspektorët Ekspert kontabël i licencuar (i pavarur) INSPEKTIMI Faza e parë e inspektimit: Kërkesa paraprake Faza e dytë e inspektimit: vizita në terren Inspektimi i mëparshëm në terren Inspektimi aktual në terren Vendndodhja - Sipërfaqja Komente të inspektorit: Punonjësit Komentet e inspektorit: MBAJTJA E LLOGARIVE Komentet e inspektorit: Inspektimi i bilancit 12 muaj: e njëjta ditë çdo muaj (i rastësishëm) Komentet e inspektorit: Inspektim i bilancit dita përpara vënies në dijeni të Komentet e inspektorit: Inspektimi i bilancit 12 muaj: ditë e ndryshme çdo muaj (i rastësishëm) Komentet e inspektorit: Dokumentacioni financiar Dokumentacioni Komentet e inspektorit: Rezultate Komentet e inspektorit: Pagesa e taksave Komentet e inspektorit: Detyrime të sigurimeve shoqërore Komentet e inspektorit:... 29

6 4.7. Detyrime financiare në lidhje me organin profesional Komentet e inspektorit: Sesione të trajnimit të vazhdueshëm Komentet e inspektorit: Sigurimi Komentet e inspektorit: DOSJET Shifra Komentet e inspektorit: Aspekte të përgjithshme të dosjeve Komentet e inspektorit: Përmbajtja - procedura Komentet e inspektorit: Çështje financiare Komentet e inspektorit: Rregulla për tarifat Komentet e inspektorit: KOMENTE DHE NËNSHKRIME... 39

7 1. HYRJE Ky dokument përmban një formular standard për inspektimin e përmbarimit gjyqësor privat 1. Objektivat janë: - të kontribuojë në luftën kundër korrupsionit, - të kontribuojë në luftën kundër përvetësimit, - të kontribuojë në luftën kundër mashtrimit, - të kontribuojë në luftën kundër pastrimit të parave, - të rrisë transparencën e ekzekutimit të vendimeve, - të shmangë dembelizmin, - të shmangë arbitraritetin Përdorimi i një formulari standard për inspektimin e përmbarimit paraqet disa avantazhe: - Inspektorët procedojnë në të njëjtën mënyrë pavarësish zyrës që inspektohet ose pavarësisht faktit që kanë përvojë të gjatë ose të shkurtër si inspektorë - Është më e lehtë të shmangen hallka të panevojshme ndërmjet inspektorëve dhe përmbaruesve për faktin që lehtësohet rotacioni i inspektorëve. - Lehtësim i mbledhjes së të dhënave - Krahasimi i të dhënave bëhet më i lehtë nga një vend në tjetrin ose nga një vit në tjetrin - Lehtësim i studimeve krahasuese dhe bazueshmëri më e mirë e rekomandimeve - Lehtësim i zbatimit të akteve ligjore ose nënligjore Ky dokument bazohet në standardet evropiane të inspektimit. Ky dokument duhet të plotësohet në mënyrë elektronike në laptopin e inspektorëve ose në një kompjuter që përmbaruesi do të lerë në dispozicion gjatë inspektimit (nëse zgjidhet alternativa e dytë, do të marrin me vete një variant elektronik të këtij dokumenti në USB për çdo inspektim). Në fund të inspektimit, dokument duhet të printohet dhe të firmoset nga përmbaruese dhe. Nëse përmbaruesi refuzon ta firmosë, do të shënojnë në të komentet e tyre Të drejtat dhe detyrimet e përmbaruesve të inspektuar Përmbaruesi dhe stafi i tij/saj duhet të mbështesë dhe të lehtësojë inspektimin e inspektorëve: Këtu mund të përmenden detyrat e përgjithshme. Edhe pse vetëm disa prej tyre do të detajohen më poshtë në tekstin e dokumentit, të gjitha duhet të respektohen në çdo kohë. Gjatë kërkesës paraprake (fazi i parë i inspektimit, shihni paragrafin 3.1). - Duke dërguar brenda 24 orëve dokumentet e kërkuara. Gjatë vizitës në terren (fazi i dytë i inspektimit, shihni paragrafin 3.2 deri në 5.5). - Duke mirëpritur - Duke ju ofruar tryezë pune, kompjuter dhe printer - Duke qëndruar në dispozicion të tyre gjatë gjithë inspektimit 1 Hartimi i këtij dokumenti u realizua me asistencën e Misionit Euralius III.

8 - Duke marrë pjesë në mënyrë aktive në inspektim, me anë të dhënies së informacionit të duhur dhe të saktë dhe të dokumenteve - Duke dhënë të gjitha shpjegimet e nevojshme dhe dokumentet e rëndësishme pa konsideruar si kundërshtim mungesën e një bashkëpunuesi/partneri të jashtëm - Duke përgatitur paraprakisht dhe në mënyrë të organizuar të gjitha dokumentet e kërkuara nga akte ligjore dhe nënligjore. Duhet të jetë e qartë që inspektimi merr parasysh vëzhgimet dhe opinionin e të dy aktorëve: dhe duhet të plotësojnë në mënyrë sistematike kolonat e komenteve, të paktën të përcaktojnë që nuk kanë komente specifike. Për të njëjtat arsye, në rast të kalimit të zyrës në një pronar të ri, pala që bën dorëzimin duhet të jetë e pranishme gjatë inspektimit të radhës. Pronari i ri duhet të thërrasë palën që bën dorëzimin me anë të një shkrese që kërkon konfirmim për marrjen e njoftimit në lidhje me ditën që vihen në dijeni për inspektimin Aftësitë dhe detyrat e inspektorëve Inspektimi bëhet në dy faze: - Inspektim i papritur (kërkesë paraprake, shihni para 3.1) duke dërguar dokumente të mbajtjes së llogarive brenda të njëjtës ditë që janë kërkuar nga, - Inspektimi në terren në ditën e caktuar (vizita në terren, shihni para 3.1 deri në 5.5) Inspektimi prek aspekte të ndryshme të veprimtarive të zyrës, përfshirë veprimtaritë profesionale të përmbaruesve (dosjet, kalimin e fondeve, deontologjinë, tarifat etj) dhe menaxhimin e zyrës (punonjës, detyrime tatimore dhe profesionale, etj). Në rast të kalimit të zyrës në një pronar të ri, pala që bën dorëzimin duhet të jetë e pranishme gjatë inspektimit të radhës. Inspektorët duhet të thërrasin palën që bën dorëzimin me anë të një shkrese që kërkon konfirmim për marrjen e njoftimit, ditën që pronari vihet në dijeni për inspektimin. Inspektorët dhe duhet të firmosin të gjitha dokumentet që inspektohen. Përmbaruesi duhet të jetë i pranishëm gjatë inspektimit. Inspektorët kanë të drejtën të mbajnë një kopje të çdo dokumenti që konsiderojnë të dobishëm për inspektimin: kopja duhet të citohet tek komentet. Inspektorët nuk kanë kompetencë hetimi si ajo e policisë apo administratës tatimore. Ata duhet të prezantojnë veten dhe të shprehen me mirësjellje, edhe pse roli i tyre nuk është thjesht plotësimi i formularit standard, që është kuadri minimal i inspektimit, por edhe për të marrë nisma gjatë inspektimit dhe për të orientuar kërkimin për çështje specifike dhe të rëndësishme. Nëse vihen re parregullsi ose shkelje njoftojnë Ministrinë e Drejtësisë, Dhomën Kombëtare të Përmbaruesve dhe sipas rastit Prokurorinë, autoritetet tatimore apo të sigurimeve shoqërore. Misioni i tyre nuk është të gjykojnë apo propozojnë një masë ndëshkimore. Ata duhet të përcjellin rezultatin e inspektimit pas një diskutimi me përmbaruesin; ata duhet të formulojnë rekomandime, të nënvizojnë përpjekjet dhe shkeljet e përsëritura. Inspektorët kanë përgjegjësinë të organizojnë inspektime të papritura (shihni par 3.1) duke kërkuar nga komunikimin paraprak të dokumenteve të mbajtjes së llogarive. Ata

9 janë përgjegjës për marrjen e dokumenteve të mbajtjes së llogarive, plotësimit të formularit standard, përcjelljes së shhkeljeve dhe parregullsive të identifikuara tek autoritetet Zgjedhja e inspektorëve Inspektorët duhet të zgjidhen në raport me përvojën e tyre teorike dhe praktike në ekzekutim. Ata duhet të kenë njohuri kompjuterike dhe kontabiliteti. Zgjedhja e inspektorëve duhet të bëhet në përputhje me qëllimet globale të dokumentit të standardizuar: - për të reduktuar zvarritjet dhe mungesën e transparencës - për të luftuar pastrimin e parave, korrupsionin, mashtrimin dhe përvetësimin Inspektorët duhet të jenë zbulues efektivë të shkeljeve ose parregullsive që do të thotë që ata duhet të kenë aftësi dhe personalitet për të marrë nisma gjatë inspektimit dhe për të orientuar kërkimet e tyre për çështje specifike dhe të rëndësishme. Për të shmangur rrezikun e hallkave të padëshirueshme ndërmjet inspektorëve dhe përmbaruesve, do të ishte e preferueshme që çdo vit në të njëjtën zyrë të dërgohej një inspektor i ndryshëm (ose të paktën të bëhej alternim sa më shumë që të jetë e mundur), duke pasur parasysh që një inspektim i standardizuar siguron homogjenitet dhe që ndjekja çdo vit nga i njëjti inspektor nuk është më e nevojshme.

10 2. IDENTIFIKIMI 2.1. Zyra Qëllimi - të identifikohet përmbaruesi i inspektuar. Detyrimi i - të japë informacion të plotë dhe të saktë. - të plotësohet tabela e mëposhtme. Emri + MBIEMRI: Adresa: Telefoni: Faksi: Adresa elektronike: Faqe interneti: Referenca e certifikatës: Regjistrimi në QKR dhe QKL ose organet tatimore Statusi aktiv /i pezulluar 2.2. Inspektorët Qëllimi - të identifikohen që inspektojnë zyrën. - nëse zyra inspektohet nga disa inspektorë, të krijohet një tabelë për cdo inspektor Emri + MBIEMRI: Adresa: Telefoni: Faksi: Adresa elektronike:

11 2.3. Ekspert kontabël i licencuar (i pavarur) Qëllimi - Disa zyra përdorin aftësinë profesionale të një eksperti kontabël. Kur eksperti kontabël është i regjistruar si profesionist dhe zakonisht punon i pavarur nga zyra e përmbarimit, ai/ajo është përgjegjës për mbajtjen e llogarive të zyrës. Në këtë rast është e nevojshme të identifikohet ky person, sepse një pjesë e përgjegjësisë i takon atij/asaj. - Kështu nëse është një, qëllimi i këtij paragrafi është të identifikohet eksperti kontabël i pavarur që është përgjegjës për mbajtjen e llogarive të zyrës. Detyrimi i - Të japë informacion të plotë dhe të saktë lidhur me dokumentacionin fiskal dhe financiar të zyrës - Kur zyra shfrytëzon aftësitë profesionale të kontabilistit, atëherë kontabilisti do të jetë i pranishëm gjatë vizitës në terren. Në rast se kontabilisti nuk mund të jetë i pranishëm, përmbaruesi privat duhet të jetë në gjendje ta zëvendësojë atë dhe t u përgjigjet të gjitha pyetjeve lidhur me punën e kontabilistit. Është përgjegjësi e privat të japë të gjitha shpjegimet e nevojshme dhe dokumentat përkatëse pa e konsideruar mungesën e kontabilistit si kundërshtim. - paragrafi 2.3 duhet të plotësohet vetëm nëse bilanci i zyrës bëhet nga një profesionist i regjistruar i cili nuk është pjesë e zyrës. - Në rast se jepen dokumente shpjeguese dhe përkatëse, dhe/ose në rast se një inspektim i plotës është i pamundur për shkak të mungesës së kontabilistit, atëherë inspektori duhet ta përmendë atë në listën e kontrollit (komentet në fund të dokumentit). Ky mund të ishte një gabim profesional për përmbaruesin privat. Emri + MBIEMRI: Adresa: Telefoni: Faksi: Adresa elektronike: Faqe interneti:

12 3. INSPEKTIMI Kjo është lista e dokumenteve që përmbaruesi duhet t i tregojë inspektorëve gjatë inspektimit. - Disa prej tyre duhet të dërgohen nga përmbaruesi tek gjatë fazësfaz së parë të inspektimit brenda 24 orëve të marrjes së kërkesës. - Dokumentet e tjera duhet të tregohen gjatë fazësfaz së dytë të inspektimit, gjatë vizitës në terren Lista duhet të dërgohet nga tek përmbaruesi me urdhrin e Ministrit që urdhëron inspektimin. Përmbaruesi privat duhet të paraqesë dokumentet e kërkuara. Në rast se ai/ajo nuk e ndërmerr një veprim të tillë, atëherë inspektori duhet ta përmendë atë (komentet, fundi i dokumentit). Ai mund të jetë një gabim profesional për përmbaruesin privat. DOKUMENTET E KËRKUARA Fazi i parë i inspektimit: Kërkesa paraprake Libri i llogarive Libri i Madh Bilanci Faza e dytë e Fazinspektimit: vizita në terren Kontratë qiraje ose tituj pronësie (zyrë) Kontratë punësimi e çdo punonjësi Deklarimi i të ardhurave (viti 2) Vërtetim i pagesës së tatimit mbi të ardhura (viti 1) Vërtetim i pagesës së TVSH-së (viti 1) Vërtetim i pagesës së sigurimeve shoqërore (viti 1) Vërtetim i daljes në pension (viti 1) Vërtetim i pagesës së sigurimeve shëndetësore (viti 1) Vërtetim nga organi profesional i pagesës së kuotës (viti 1) Vërtetim i pagesës së tarifës së trajnimit (viti 1) Certifikatë e arritjeve të trajnimit të vazhdueshëm Vërtetim për mbulimin e përgjegjësisë civile Policë sigurimi për ambientet Policë sigurimi për makinën T i dërgohet brenda 24 orëve inspektorëve T i dërgohet brenda 24 orëve inspektorëve T i dërgohet brenda 24 orëve inspektorëve Për t u përgatitur me qëllim që t i paraqitet inspektorëve ditën e vizitës në terren Idem Idem Idem Idem Idem Idem Idem Idem Idem Idem Idem Idem Idem

13 3.1. Faza e parë e inspektimit: Kërkesa paraprake Qëllimi - Faza e parë e inspektimit është kërkesë paraprake e të gjitha dokumenteve sensitive. - Përmbaruesi merr në ëebmail të tij zyrtar një kopje të urdhrit të Ministrit dhe një listë të dokumenteve të kërkuara. Ai duhet të sigurojë të gjitha dokumentet e listës brenda 24 orësh me e- mailin. Detyrimi i - Përmbaruesi duhet të sigurojë të gjitha dokumentet e kërkuara brenda 24 orësh që merr in. - Lista e dokumenteve të kërkuara duhet të dërgohet me postë elektronike në adresën zyrtare të me një kopje të urdhrit të Ministrit. - Eksperti i IT-së të Ministrisë duhet të sigurojë që do të informohen se janë hapur adresat elektronike me anë të të cilave janë kërkuar dokumentet. - Dokumentet e kërkuara dhe të marra nga përmbaruesi duhet të inspektohen përpara vizitës në terren. - Tabela e mëposhtme duhet të plotësohet përpara vizitës në terren. DOKUMENTET PARAPRAKE TË KËRKUARA Libri i llogarive Libri i Madh Bilanci Data kur dokumenti kërkohet nga inspektimi Data e vënies në dijeni të (nëse duhet) Data e përcjelljes së dokumentit nga përmbaruesi DD/MM/VVVV DD/MM/VVVV DD/MM/VVVV Në rast se përmbaruesi nuk ka dërguar dokumentet brenda të njëjtës ditë, tregoni arsyet për të cilat ai e justifikon këtë vonesë

14 3.2. Faza e dytë e inspektimit: vizita në terren Inspektimi i mëparshëm në terren Qëllimi - Objektivi i paragrafit është përmbledhja në të njëjtën tabelë e historisë së inspektimeve të mëparshme (të kryera vitet e kaluara ose edhe vitin aktual në rast të inspektimit bazuar në një ankesë). - Përpara vizitës të vitit aktual, duhet të plotësojnë tabelën e mëposhtme (nëse zyra funksionon prej më shumë së një viti) duke treguar datën e inspektimeve të mëparshme. Një numër Inspektimesh të mëparshme mund të jetë informacion i rëndësishëm. - Kur dalin në terren, duhet të marrin dhe të mbajnë gjithë dokumentet e inspektimeve të mëparshme për të inspektuar nëse janë realizuar apo jo si duhet rekomandimet e mëparshme. Viti 3 (data) Viti 2 (data) Viti 1 (data) Viti aktual Inspektime vjetore NUK VLEN Inspektime bazuar në ankesa Inspektimi aktual në terren Qëllimi - Nëse inspektimi në terren është shtyrë, duhet të tregohet arsyeja. Detyrimi i - Përmbaruesi ka për detyrë të jetë i pranishëm dhe në dispozicion gjatë inspektimit. - Në rast të shtyrjes për shkak të, të Inspektimohet nëse ka pasur raste të ngjashme vitet e mëparshme. - Në rast të shtyrjes për shkak të inspektorit, të inspektohet nëse ka pasur raste të ngjashme vitet e mëparshme (i njëjti përmbarues i njëjti inspektor). Në rast se këtë vit vizita në terren është shtyrës, tregoni arsyen: A ka pasur raste të ngjashme vitet e mëparshme? OFFICE

15 3.3. Vendndodhja - Sipërfaqja Qëllimi - Të sigurohet nëse zyra është e përshtatshme dhe ofron kushtet e duhura për punë dhe për pritjen e klientëve/palëve. Detyrimi i Adresa: - Përmbaruesi është pjesë e sistemit të drejtësisë. Zyra e është pjesë e imazhit të drejtësisë dhe duhet të jetë e përshtatshme. - Të Inspektohet nëse kushtet e punës dhe pritjes së klientëve përmbushin kërkesat përkatëse të akteve ligjore dhe nënligjore. - Të Inspektohet nëse kushtet e punës dhe pritjes së klientëve janë në proporcion me përfitimet që bën përmbaruesi. - Në tabelën e parë, inspektori tregon vendndodhjen e zyrës. - Në tabelën e dytë, inspektori tregon destinacionin e çdo hapësire pune, sipërfaqen dhe një koment të përgjithshëm për madhësinë, mobilet, pikturat etj. Kati: Detaje: Salla Destinacioni (salla përdoret për ) Sipërfaqja me përafërsi Salla e pritjes pritje m² Komente për madhësinë, ndriçimin, mobiliet, pikturat etj. Salla 1 m² Salla 2 m² Salla 3 m² m² m² Tualeti m² Arkiva m² m² m² Komente të inspektorit:

16 3.4. Punonjësit Qëllimi - Të identifikohet stafi. - Të kontrollohen kontratat e punës. - Të kontrollohet nëse legjislacioni për shërbimet sociale dhe pagat/rrogat zbatohet në përputhje me rregullat për shërbimet sociale dhe/ose mbi baza kontraktuale. Detyrimi i - Të paraqesë menjëherë dokumentet e kërkuara - T ju japë menjëherë inspektorëve të gjithë informacionin e duhur. - Inspektori duhet të plotësojë me kujdes tabelën. - Përmbaruesit përfaqësojnë drejtësinë: mosrespektimi i legjislacionit për shërbimet sociale dhe pagat/rrogat duhet të konsiderohet si gabim i rëndë. Emri MBIEMRI Numri ID Pozicioni Data e kontratës së punësimit Paga mujore (bruto) Në përputhje me legjislacionin P/J Komentet e inspektorit:

17 4. MBAJTJA E LLOGARIVE Qëllimi - Të kontrollohet nëse përmbaruesi i ka të gjitha dokumentet e kërkuara nga aktet ligjore dhe nënligjore për mbajtjen e llogarive. Detyrimi i - Të paraqesë menjëherë dokumentet e kërkuara nga. - T ju japë menjëherë inspektorëve të gjithë informacionin e duhur. - Kur dokumentet janë paraqitur nga përmbaruesi privat, atëhere inspektori jep aprovimin për to. - Inspektorët në tabelën e mëposhtme do të shënojnë që cdo dokument është mbajtur dhe përditësuar (kolona Mbajtur dhe përditësuar ). Inspektorët nuk kanë pse të hyjnë në detaje: ata nuk zëvendësojnë tatimore, por duhet të informojnë autoritetet tatimore në rast së dokumentet e llogarive nuk janë mbajtur dhe përditësuar (konkretisht, nëse në kolonën Mbajtur dhe përditësuar shënohet Jo. - Që nga inspektimi i fundit i inspektorëve (jo më larg së vitin e kaluar), nëse autoritetet tatimore kanë inspektuar dokumentet e mbajtjes së llogarive, sidoqoftë do të plotësojnë kolonën Mbajtur dhe përditësuar DHE do të tregojnë datën e inspektimit nga autoritetet tatimore në kolonën Vërtetim nga autoritetet tatimore. E RËNDËSISHME: deklarata e që autoritetet tatimore kanë Inspektuar mbajtjen e llogarive nuk është e mjaftueshme dhe duhet të konfirmohet nga një vërtetim apo aprovim nga autoritetet tatimore. Natyra Mbajtur dhe përditësuar (Po/Jo) Vërtetim nga autoritetet tatimore (nëse po, datën) Libri i llogarive Libri i Madh Bilanci Etj. Shihni këto përkufizime në faqet e mëposhtme: Libri i llogarive, Libri i Madh, Bilanci

18 Përkufizime LIBRI I LLOGARIVE: Libri i Llogarive është dokument i krijuar në variant elektronik nga vetë përmbaruesi dhe ai/ajo është i detyruar që të regjistrojë në rend kronologjik çdo ditë, çdo pagesë/transfertë nga/dhe për zyrën e tij. Kjo do të thotë që Libri i Llogarive paraqet të gjithë informacionin e pagesave/transfertave në rend kronologjik (ditë për ditë). Libri i Llogarive është dokument i standardizuar. Formati i standardizuar është përgatitur nga shërbimet e inspektimit të Ministrisë së Drejtësisë sipas standardeve të BE-së. Shembull: RAPORT NGA FAQJA E MËPARSHME DAT A PËR NDAJ PAGESË/TRANSF ERT DEB IT KRE DI Karburant Durres J. LENN RAFAELL O Pagesë Borxhi nga llogaria ON J. LENN ON J. LENN ON P. MC CART NEY P. MC CART NEY R. STAR P. MC CART NEY G. HARRI RAFAELL O RAFAELL O DONATE LLO DONATE LLO MICHELA NGELO LEONAR DO PONTOR MO DDDDDDDDDD1 Transfertë tek 200 llogaria e klientit CCCCCCCCCCC1 Telefoni (Mara) 30 Tarifat e 20 : llogaria EEEEEEEEEEEE Garage Tirana 65 Pagesë Borxhi nga llogaria DDDDDDDDDD2 Karburant Tirana 45 Transfertë tek llogaria e klientit CCCCCCCCCCC2 Rimbursim për shumën shtesë në llogarinë CCCCCCC3 Rimbursim për shumën e shtesë në llogarinë CCCCCCC2 Pagesë Borxhi nga llogaria

19 SSON DDDDDDDDDD3 CopyPlus Center 10 P. MC DONATE Tarifat e 30 CART NEY LLO : llogaria EEEEEEEEEEEE E G. PONTOR Tarifat e 10 HARRI SSON MO : llogaria EEEEEEEEEEEE E Llogaria bankare e EEEEEEEEEEEE E 100 TOTAL TEK RAPORTI NË FAQEN PASARDHËSE E RËNDËSISHME: çdo pagesë/transfertë nga dhe për zyrën duhet të regjistrohet, përfshirë pagesat e vogla: për shembull: jo vetëm paga e punonjësit, por dhe boja e printerit, karburanti, letra etj Fatura që provon çdo pagesë duhet të vendoset në dosjen e klientit.

20 LIBRI I MADH: Libri i Madh është dokument i krijuar në variantin elektronik nga vetë përmbaruesi, i cili është i detyruar të regjistrojë çdo ditë në rend alfabetik çdo pagesë/transferta si dhe cdo veprim tjetwr nga/dhe për zyrën e tij. Pra, Libri i Madh paraqet të gjithë informacionin e pagesave/transfertave si dhe cdo veprim tjetwr, sipas datës dhe për çdo datë në rend alfabetik. Libri i Madh është dokument i standardizuar. Formati i standardizuar është përgatitur nga shërbimet e inspektimit të Ministrisë së Drejtësisë sipas standardeve të BE-së. Shembull: KLIENTËT DAT A RAPORT NGA FAQJA E MËPARSHME PËR NDAJ PAGESË/TRANSFE RTË J. RAFAEL Pagesë Borxhi nga LENN LO llogaria ON DDDDDDDDDD1 J. LENN ON J. LENN ON P. MC CART NEY P. MC CART NEY P. MC CART NEY R. STAR P. MC CART NEY G. HARRI SSON G. HARRI SSON RAFAEL LO RAFAEL LO DONATE LLO DONATE LLO DONATE LLO MICHEL ANGELO LEONAR DO PONTOR MO PONTOR MO Transfertë tek llogaria e klientit CCCCCCCCCCC1 Tarifat e : llogaria EEEEEEEEEEEEE Pagesë Borxhi nga llogaria DDDDDDDDDD2 Transfertë tek llogaria e klientit CCCCCCCCCCC2 Tarifat e : llogaria EEEEEEEEEEEEE Rimbursim për shumën shtesë në llogarinë CCCCCCC3 Rimbursim për shumën shtesë në llogarinë CCCCCCC2 Pagesë Boxhi nga llogaria DDDDDDDDDD3 Tarifat : llogaria EEEEEEEEEEEEE e DEB IT KRE DI TEK RAPORTI NË FAQEN PASARDHËSE +274

21 KOMPJUTER/TONER /TELEFON RAPORT NGA FAQJA E MËPARSHME DAT PËR NDAJ PAGESË/TRANSF DEBI KREDI A ERTË T Telefon (Mara) CopyPlus Center TEK RAPORTI NË FAQEN PASARDHËSE +70 ZYRA DAT A RAPORT NGA FAQJA E MËPARSHME PËR NDAJ PAGESË/TRANSF DEBI KREDI ERTË T ( ) TEK RAPORTI NË FAQEN PASARDHËSE +500 AUTOMJETE / RAPORT NGA FAQJA E KARBURANT MËPARSHME DAT A PËR NDAJ PAGESË/TRANSF ERTË DEBIT ( ) KREDI ( ) Karburant Durres Garazh Tirana Karburant Tirana Llogaria bankare e EEEEEEEEEEEE E +100 TEK RAPORTI NË FAQEN PASARDHËSE +55 E RËNDËSISHME: çdo pagesë/transfertë nga dhe për zyrën duhet të regjistrohet, përfshirë pagesat e vogla: për shembull: jo vetëm paga e punonjësit, por dhe boja e printerit, karburanti, letra etj

22 BILANCI: Bilanci është dokument i krijuar në variant elektronik nga vetë përmbaruesi, i cili është i detyruar të regjistrojë çdo ditë situatën në lidhje me çdo çështje. Kjo do të thotë që në çdo kohë Bilanci tregon situatën aktuale në lidhje me pagesën për/dhe nga zyra për të gjithë klientët. Bilanci është dokument i standardizuar. Formati i standardizuar është përgatitur nga shërbimet e inspektimit të Ministrisë së Drejtësisë sipas standardeve të BE-së. Shembull: N KLIENTË DEBITORË BILANCI I ÇËSHTJE S 641 John Lennon 642 Paul Mc Cartney 643 Ringo MichelAngel Starr o 644 Paul Mc Cartney 645 George Harrisson BILANCI I PARASHI KIMIT BILANCI ZYRË- KLIENT Rafaello Donatello Leonardo Pontormo Komentet e inspektorit:

23 4.1. Inspektimi i bilancit 12 muaj: e njëjta ditë çdo muaj (i rastësishëm) Qëllimi - Të inspektohet nëse shuma në llogarinë bankare të e lidhur në mënyrë ekskluzive me klientët është të paktën ekuivalente me shumën e parave të mbajtura për klientët (çdo ditë të çdo muaji të paktën dymbëdhjetë muajt e fundit, të përzgjedhur në mënyrë të rastësishme nga inspektori). Detyrimi i - Të sigurohet në çdo kohë që shuma në llogarinë bankare të e lidhur në mënyrë ekskluzive me klientët është të paktën ekuivalente me shumën e parave të mbajtura për klientët. - Të lejohen që të inspektojnë llogaritjet për të siguruar transparencë të drejtësisë. - Nëse në llogarinë bankare të nuk ka para të mjaftueshme kushtuar në mënyrë ekskluzive klientëve, do të thotë që përmbaruesi ka përvetësuar para nga klientët. - Inspektorët do të inspektojnë 12 muajt e fundit të financave, duke përzgjedhur vetë dhe në mënyrë të rastësishme të njëjtën ditë të çdo muaji (për shembull datën 23 të çdo muaji). Më pas do të konsiderojnë gjendjen në llogari të kësaj dite të çdo muaji për gjatë 12 muajt e fundit (kjo ditë të raportohet në kolonën e parë). - Në kolonën e dytë, do të raportojnë shumën e treguar në Librin e Madh për të njëjtën ditë. - Në kolonën e tretë, do të raportojnë deklaratën bankare të llogarisë bankare për të njëjtën ditë. Më pas mund të inspektojnë që kolona 2 është në përputhje me kolonën tre: shuma e treguar nga përmbaruesi në Librin e Madh për këtë ditë duhet të jetë njësoj (ose shumë e përafërt 2 ) me shumën e treguar nga banka në deklaratën bankare (kolona 2=kolona 3). Nëse jo, duhet të ketë ndonjë gabim.. - Në kolonën e katërt, do të raportojnë për çdo ditë shumën e treguar në deklaratën bankare të llogarisë bankare që lidhet në mënyrë ekskluzive me klientët. - Në përfundim, Inspektorët (që kanë inspektuar tashmë kolonën 2 në lidhje me kolonën 3) do të krahasojnë kolonën 2 me kolonën 4. Në këtë mënyrë, ata do të krahasojnë shumën që tregohet në Librin e Madh nga vetë përmbaruesi (kolona 2) me shumën e parave që mbahet për klientët (kolona 4). Nëse ka më pak para në llogarinë bankare të që lidhet në mënyrë ekskluzive me klientët, do të thotë që përmbaruesi ka përvetësuar para nga klientët. Nëse Kolona 2 > Kolona 4: s ka problem Nëse Kolona 2 < Kolona 4: problem. - Në rast problemi, Ministria, administrata tatimore dhe Dhoma duhet të vihen në dijeni që përmbaruesi nuk është i ndershëm dhe që përdore në mënyrë të paligjshme paratë e klientëve. 2 Shumicën e rastevekanjëdiferencëtëvogëlqënukështë e rëndësishmepërshkaktëvonesësndërmjetveprimitekzekutuestë (dheiraportuarnëlibrin e Madh) iciliregjistrohetngabanka pas disaditës. Kjodiferencëmundtëshpjegohetngapërmbaruesi. Objektiviështëtëkontrollohetnësekadiferencatëmëdhaosediferencaqëpërmbaruesinukarrint ishpjegojë.

24 Muaji E njëjta ditë cdo muaj (përzgjedhje e rastësishme) Llogaria bankare Bilanci në mbajtjen e llogarive të zyrës Llogaria bankare deklaratë bankare Bilanci i klientëve në llogaritë e zyrës Janar Shkurt Mars Prill Maj Qershor Korrik Gusht Shtator Tetor Nëntor Dhjetor Si shembull, tabela më sipër fillon me janarin dhe përfundon me dhjetorin. Supozohet që për shembull të kryhet Inspektim në dhjetor. Nëse Inspektimi kryhet në një periudhë tjetër kohore gjatë vitit, do të rregullojnë kolonën e parë me qëllim që të kenë 12 muajt e fundit. Komentet e inspektorit:

25 4.2. Inspektim i bilancit dita përpara vënies në dijeni të Qëllimi - Të inspektohet nëse shuma në llogarinë bankare të e lidhur në mënyrë ekskluzive me klientët është të paktën ekuivalente me shumën e parave të mbajtura për klientët (dita përpara inspektimit paraprak) Detyrimi i - Të sigurohet në çdo kohë që shuma në llogarinë bankare të e lidhur në mënyrë ekskluzive me klientët është të paktën ekuivalente me shumën e parave të mbajtura për klientët. - Të lejohen që të inspektojnë llogaritjet për të siguruar transparencë të drejtësisë. - Parimi është i njëjtë si për paragrafin 4.1 por fokusohet vetëm në ditën përpara se përmbaruesi të vihet në dijeni për inspektimin. - Nëse në llogarinë bankare të nuk ka para të mjaftueshme kushtuar në mënyrë ekskluzive klientëve, do të thotë që përmbaruesi ka përvetësuar para nga klientët. - Inspektorët do të iinspektojnë llogaritë ditën përpara se përmbaruesi të vihet në dijeni për inspektimin (kjo ditë të raportohet në kolonën e parë). - Në kolonën e dytë, do të raportojnë shumën e treguar në Librin e Madh për të njëjtën ditë. - Në kolonën e tretë, do të raportojnë deklaratën bankare të llogarisë bankare për të njëjtën ditë. Më pas mund të inspektojnë që kolona 2 është në përputhje me kolonën tre: shuma e treguar nga përmbaruesi në Librin e Madh për këtë ditë duhet të jetë njësoj (ose shumë e përafërt 3 ) me shumën e treguar nga banka në deklaratën bankare (kolona 2=kolona 3). Nëse jo, duhet të ketë ndonjë gabim. - Në kolonën e katërt, do të raportojnë për çdo ditë shumën e treguar në deklaratën bankare të llogarisë bankare që lidhet në mënyrë ekskluzive me klientët. - Në përfundim, Inspektorët (që kanë inspektuar tashmë kolonën 2 në lidhje me kolonën 3) do të krahasojnë kolonën 2 me kolonën 4. Në këtë mënyrë, ata do të krahasojnë shumën që tregohet në Librin e Madh nga vetë përmbaruesi (kolona 2) me shumën e parave që mbahet për klientët (kolona 4). Nëse ka më pak para në llogarinë bankare të që lidhet në mënyrë ekskluzive me klientët, do të thotë që përmbaruesi ka përvetësuar para nga klientët. Nëse Kolona 2 > Kolona 4: s ka problem Nëse Kolona 2 < Kolona 4: problem. - Në rast problemi, Ministria, administrata tatimore dhe Dhoma duhet të vihen në dijeni që përmbaruesi nuk është i ndershëm dhe që përdore në mënyrë të paligjshme paratë e klientëve. 3 Shumicën e rastevekanjëdiferencëtëvogëlqënukështë e rëndësishmepërshkaktëvonesësndërmjetveprimitekzekutuestë (dheiraportuarnëlibrin e Madh) iciliregjistrohetngabanka pas disaditës. Kjodiferencëmundtëshpjegohetngapërmbaruesi. Objektiviështëtëkontrollohetnësekadiferencatëmëdhaosediferencaqëpërmbaruesinukarrint ishpjegojë.

26 Muaji Dita (një ditë përpara vënies në dijeni) Llogaria bankare Bilanci në mbajtjen e llogarive të zyrës Llogaria bankare deklaratë bankare Bilanci i klientëve në llogaritë e zyrës Komentet e inspektorit:

27 4.3. Inspektimi i bilancit 12 muaj: ditë e ndryshme çdo muaj (i rastësishëm) Qëllimi - Të inspektohet nëse shuma në llogarinë bankare të e lidhur në mënyrë ekskluzive me klientët është të paktën ekuivalente me shumën e parave të mbajtura për klientët (ditë e ndryshme çdo muaj gjatë dymbëdhjetë muajve të fundit, të përzgjedhur në mënyrë të rastësishme nga inspektori). Detyrimi i - Të sigurohet në çdo kohë që shuma në llogarinë bankare të e lidhur në mënyrë ekskluzive me klientët është të paktën ekuivalente me shumën e parave të mbajtura për klientët. - Të lejohen që të inspektojnë llogaritjet për të siguruar transparencë të drejtësisë. - Nëse në llogarinë bankare të nuk ka para të mjaftueshme kushtuar në mënyrë ekskluzive klientëve, do të thotë që përmbaruesi ka përvetësuar para nga klientët. - Inspektorët do të inspektojnë 12 muajt e fundit të financave, duke përzgjedhur vetë dhe në mënyrë të rastësishme një ditë të ndryshme për çdo muaj (për shembull datën 4 janar, 12 janar, 21 mars). Këto ditë duhet të jenë të ndryshme nga dita e inspektuar në paragrafët 4.1 dhe 4.2. Më pas do të konsiderojnë gjendjen në llogari të këtyre ditëve gjatë 12 muajve të fundit (kjo ditë të raportohet në kolonën e parë). - Në kolonën e dytë, do të raportojnë shumën e treguar në Librin e Madh për ditën përkatëse. - Në kolonën e tretë, do të raportojnë deklaratën bankare të llogarisë bankare për ditën përkatëse. Më pas mund të inspektojnë që kolona 2 është në përputhje me kolonën tre: shuma e treguar nga përmbaruesi në Librin e Madh për këtë ditë duhet të jetë njësoj (ose shumë e përafërt 4 ) me shumën e treguar nga banka në deklaratën bankare (kolona 2=kolona 3). Nëse jo, duhet të ketë ndonjë gabim. - Në kolonën e katërt, do të raportojnë për të njëjtën ditë shumën e treguar në deklaratën bankare të llogarisë bankare që lidhet në mënyrë ekskluzive me klientët. - Në përfundim, Inspektorët (që kanë inspektuar tashmë kolonën 2 në lidhje me kolonën 3) do të krahasojnë kolonën 2 me kolonën 4. Në këtë mënyrë, ata do të krahasojnë shumën që tregohet në Librin e Madh nga vetë përmbaruesi (kolona 2) me shumën e parave që mbahet për klientët (kolona 4). Nëse ka më pak para në llogarinë bankare të që lidhet në mënyrë ekskluzive me klientët, do të thotë që përmbaruesi ka përvetësuar para nga klientët. Nëse Kolona 2 > Kolona 4: s ka problem Nëse Kolona 2 < Kolona 4: problem. - Në rast problemi, Ministria, administrata tatimore dhe Dhoma duhet të vihen në dijeni që përmbaruesi nuk është i ndershëm dhe që përdor në mënyrë të paligjshme paratë e klientëve. 4 Shumicën e rastevekanjëdiferencëtëvogëlqënukështë e rëndësishmepërshkaktëvonesësndërmjetveprimitekzekutuestë (dheiraportuarnëlibrin e Madh) iciliregjistrohetngabanka pas disaditës. Kjodiferencëmundtëshpjegohetngapërmbaruesi. Objektiviështëtëkontrollohetnësekadiferencatëmëdhaosediferencaqëpërmbaruesinukarrint ishpjegojë.

28 Muaji Ditë e ndryshme çdo muaj (përzgjedhje e rastësishme) Llogaria bankare Bilanci në mbajtjen e llogarive të zyrës Llogaria bankare deklaratë bankare Bilanci i klientëve në llogaritë e zyrës Janar Shkurt Mars Prill Maj Qershor Korrik Gusht Shtator Tetor Nëntor Dhjetor Si shembull, tabela më sipër fillon me janarin dhe përfundon me dhjetorin. Supozohet që për shembull të kryhet inspektim në dhjetor. Nëse inspektimi kryhet në një periudhë tjetër kohore gjatë vitit, do të rregullojnë kolonën e parë me qëllim që të kenë 12 muajt e fundit Komentet e inspektorit:

29 4.4. Dokumentacioni financiar Dokumentacioni Qëllimi - Të inspektohet nëse përmbaruesi i ka deklaruar në kohë detyrimet tatimore. - Përmbaruesit janë pjesë e sistemit të drejtësisë. Puna e tyre nuk është njësoj si të tjerët dhe për këtë arsye duhet të inspektohet jo vetëm nga autoritetet tatimore, ashtu si puna e çdo qytetari, por dhe nga inspektimi i veçantë i sistemit të drejtësisë. - Vonesa ose mos deklarimi i tatimeve duhet të konsiderohet gabim dhe duhet të bëhet shkak për procedurë disiplinore. Detyrimi i - Të sigurojë ditën e inspektimit të gjithë informacionin e kërkuar. - Të japë ditën e inspektimit çdo shpjegim të kërkuar. - Inspektorët duhet të shkojnë në zyrë me një listë të siguruar nga administrata tatimore e cila ka lidhje me situatën e përmbaruesve. Inspektorët do të kërkojnë që deklarimi tatimor të jetë bërë në kohë. Nëse jo, ata duhet t i drejtohen autoriteteve tatimore, Ministrisë së Drejtësisë dhe Dhomës Kombëtare. - Nëse vlen, do të tregojnë që ekziston një vërtetim i pagesës i lëshuar nga autoritetet tatimore (të tregohet data e vërtetimit). Shënim: Dallimi ndërmjet paragrafëve dhe 4.5 është që paragrafi fokusohet në mbledhjen e taksave ndërsa paragrafi 4.5 fokusohet në pagimin e taksave. Dokumente & referenca Deklarim i tatimit mbi të ardhurat TVSH Etj. Data e deklarimit Vërtetim nga autoritetet tatimore Komentet e inspektorit:

30 Rezultate Qëllimi - Të inspektohet xhiroja dhe fitimi dhe nëse këto elemente janë në përputhje me stilin dhe nivelin e jetesëstë dhe të zyrës. - Përmbaruesit janë pjesë e sistemit të drejtësisë. Puna e tyre nuk është njësoj si të tjerët dhe për këtë arsye duhet të inspektohet jo vetëm nga autoritetet tatimore, ashtu si puna e çdo qytetari, por dhe nga inspektimi i veçantë i sistemit të drejtësisë. Detyrimi i - Të sigurojë ditën e inspektimit të gjithë informacionin e kërkuar. - Të japë ditën e inspektimit çdo shpjegim të kërkuar. - Si referencë do të përdorin 3 vitet e mëparshme nëse nuk dihen këto rezultate (për shkak se përmbaruesi e ka filluar më vonë punën) do e përmendin këtë. Kjo përqasje është shumë e nevojshme për të parë tendencën në periudhë afatgjatë. Viti 3 Viti 2 Viti 1 Viti Xhiro (bruto) Fitimi (neto) Komentet e inspektorit:

31 4.5. Pagesa e taksave Qëllimi - Të kontrollohet nëse përmbaruesi i ka paguar taksat në kohë. - Përmbaruesit janë pjesë e sistemit të drejtësisë. Puna e tyre nuk është njësoj si të tjerët dhe për këtë arsye duhet të inspektohet jo vetëm nga autoritetet tatimore, ashtu si puna e çdo qytetari, por dhe nga inspektimi i veçantë i sistemit të drejtësisë. - Vonesa ose mos pagimi i taksave duhet të konsiderohet gabim dhe duhet të bëhet shkak për procedurë disiplinore Detyrimi i - Të sigurojë ditën e inspektimit të gjithë informacionin e kërkuar. - Të japë ditën e Inspektimit çdo shpjegim të kërkuar. - Inspektorët duhet të shkojnë në zyrë me një listë të siguruar nga administrata tatimore e cila ka lidhje me situatën e përmbaruesve. Inspektorët do të inspektojnë që pagesa e taksave është bërë në kohë. Nëse jo, duhet t ia përcjellin këtë autoriteteve tatimore, Ministrisë së Drejtësisë dhe Dhomës Kombëtare. KUJDES: Inspektorët kanë përgjegjësi të inspektojnë që pagesa është kryer (për shembull, me një vërtetim pagese të lëshuar nga autoritetet tatimore. Kopja e një ceku nuk është provë sepse nuk është e qartë nëse cekur është dërguar apo jo). - Nëse ka, do të tregojnë që ekziston një vërtetim i pagesës i lëshuar nga autoritetet tatimore (të tregohet data e vërtetimit) Shënim: Dallimi ndërmjet paragrafëve 4.3 dhe 4.5 është që paragrafi 4.3 fokusohet në deklarimin e tatimeve ndërsa paragrafi 4.5 fokusohet në pagimin e taksave Dokumente dhereferenca Pagesa e tatimit mbi të ardhurat TVSH Etj. Data e pagesës Vërtetim nga autoritetet tatimore Komentet e inspektorit:

32 4.6. Detyrime të sigurimeve shoqërore Qëllimi - Të kontrollohet nëse kanë paguar në kohë detyrimet e sigurimeve shoqërore. - Përmbaruesit janë pjesë e sistemit të drejtësisë. Puna e tyre nuk është njësoj si të tjerët dhe për këtë arsye duhet të inspektiohet jo vetëm nga autoritetet tatimore, ashtu si puna e çdo qytetari, por dhe nga inspektimi i veçantë i sistemit të drejtësisë. - Vonesa ose mos pagimi i taksave duhet të konsiderohet gabim dhe duhet të bëhet shkak për procedurë disiplinore. Detyrimi i - Të sigurojë ditën e inspektimit të gjithë informacionin e kërkuar. - Të japë ditën e inspektimit çdo shpjegim të kërkuar. - Inspektorët duhet të shkojnë në zyrë me një listë të siguruar nga administrata e sigurimeve shoqërore e cila ka lidhje me situatën e përmbaruesve Inspektorët do të inspektojnë që detyrimet e sigurimeve shoqërore janë paguar në kohë. Nëse jo, duhet t ia përcjellin autoriteteve të sigurimeve shoqërore, Ministrisë së Drejtësisë dhe Dhomës Kombëtare. KUJDES: Inspektorët kanë përgjegjësi të inspektojnë që pagesa është kryer (për shembull, me një vërtetim pagese të lëshuar nga autoritetet e sigurimeve shoqërore. Kopja e një ceku nuk është provë sepse nuk është e qartë nëse cekur është dërguar apo jo) - Nëse ka, do të tregojnë që ekziston një vërtetim i pagesës i lëshuar nga autoritetet e sigurimeve shoqërore (të tregohet data e vërtetimit). Sigurime shoqërore Pension Sigurime shëndetësore Etj. Natyra e detyrimit Data e pagesës së fundit Vërtetim nga autoritetet e sigurimeve shoqërore Komentet e inspektorit:

33 4.7. Detyrime financiare në lidhje me organin profesional Qëllimi - Të inspektohet nëse përmbaruesi përmbush detyrimet profesionale ndaj organit profesional (Dhoma e Përmbaruesve Privat). Në këtë paragraf, inspektimi duhet të fokusohet në detyrimet financiare që do të thotë në pagesën e detyrimeve profesionale (kuotë, tarifë vjetore, etj) - Përmbaruesit janë pjesë e sistemit të drejtësisë. Detyrimet e tyre profesionale duhet të inspektohen nga organ profesional (Dhoma), por, sipas standardeve evropiane një inspektim i dyfishtë është i nevojshëm për të siguruar që një organ profesional i inspekton rregullisht dhe në mënyrë të drejtë. - Mospagesa duhet të konsiderohet gabim dhe duhet të bëhet shkak për procedurë disiplinore Detyrimi i - Të sigurojë ditën e iinspektimit të gjithë informacionin e kërkuar. - Të japë ditën e Inspektimit çdo shpjegim të kërkuar. - Inspektorët duhet të shkojnë në zyrë me një listë të përditësuar të detyrimeve profesionale të përmbaruesve (vetëm detyrime profesionale) - Inspektorët të ikontrollojnë që detyrimet profesionale janë paguar në kohë. Nëse jo, ata duhet t i drejtohen Ministrisë së Drejtësisë dhe Dhomës Kombëtare. KUJDES: Inspektorët kanë përgjegjësi të kontrollojnë që pagesa është kryer (për shembull, me një vërtetim pagese të lëshuar nga autoritetet e sigurimeve shoqërore. Kopja e një ceku nuk është provë sepse nuk është e qartë nëse cekur është dërguar apo jo) - Nëse ka, do të tregojnë që ekziston një vërtetim i pagesës i lëshuar nga Dhoma (të tregohet data e vërtetimit). Natyra e detyrimit Kuota anëtarësie Tarifa trajnimi Detyrime të tjera financiare (për t u plotësuar me Dhomën) Data e pagesës së fundit Vërtetim nga Dhoma Komentet e inspektorit:

34 4.8. Sesione të trajnimit të vazhdueshëm Qëllimi - Të kontrollohet nëse përmbaruesi ka ndjekur, sepse është i detyrueshëm, trajnimin e vazhdueshëm brenda dymbëdhjetë muajve të fundit. Sipas standardeve evropiane, duhet të jenë 20 orë/vit. - Përmbaruesit janë pjesë e sistemit të drejtësisë. Ata duhet të ndjekin trajnimin e vazhdueshëm për të rifreskuar njohuritë e tyre. Ky detyrime profesional duhet të kontrollohet nga organi profesional (Dhoma), por sipas standardeve evropiane, një inspektim i dyfishtë është i nevojshëm për të siguruar që një organ profesional i kontrollon rregullisht dhe në mënyrë të drejtë. - Mungesa në trajnim duhet të konsiderohet gabim dhe duhet të jetë shkak për procedure disiplinore Detyrimi i - Të sigurojë ditën e inspektimit të gjithë informacionin e kërkuar. - Të japë ditën e inspektimit çdo shpjegim të kërkuar. - Inspektorët duhet të shkojnë në zyrë me një listë të trajnimeve të vazhdueshme të organizuara nga Dhoma 12 muajt e fundit. - Inspektorët do të kontrollojnë që janë ndjekur trajnime (certifikatë e pjesëmarrjes e dhënë nga Dhoma duhet t i tregohet inspektorëve). Natyra dhe temat e seancave të trajnimit të ndjekura gjatë 12 muajve të fundit Trajnim për Trajnim për Data Numri i orëve Certifikatë e pjesëmarrjes e dhënë nga Dhoma (duhet të tregohet) Trajnim për Trajnim për Trajnim për Komentet e inspektorit:

35 4.9. Sigurimi Qëllimi - Të kontrollohet nëse përmbaruesi është i siguruar dhe primet janë paguar në kohë. - Përmbaruesit janë pjesë e sistemit të drejtësisë. Në rast gabimi, ata duhet të mbulohen nga sigurimet. Ky sigurim është garanci jo vetëm për vetë përmbaruesin, por edhe- dhe kjo është gjëja më e rëndësishme- për klientin që ka të drejtë për administrim të mirë të drejtësisë. Për këtë arsye, ky detyrim profesional duhet të kontrollohet nga organi profesional (Dhoma) por sipas standardeve evropiane, një inspektim i dyfishtë është i nevojshëm për të siguruar që një organ profesional i kontrollon rregullisht dhe në mënyrë të drejtë. - Mungesa e sigurimit, ose mospagimi i primit të sigurimit duhet të konsiderohet gabim dhe duhet të jetë shkak për procedure disiplinore Detyrimi i - Të sigurojë ditën e inspektimit të gjithë informacionin e kërkuar. - Të japë ditën e inspektimit çdo shpjegim të kërkuar. - Për mbulimin e përgjegjësisë civile: Inspektorët do të inspektojnë nëse numri i kontratës së sigurimit është raportuar saktë në kontratën e nënshkruar me kreditorët/klientët. - Policë sigurimi për ambientet: Inspektorët do të Inspektojnë nëse ambientet janë të siguruara (rreziku nga zjarri, dëmi nga uji, rikuperim i arkivës, rikuperim i të dhënave IT, etj. - Policë sigurimi e makinës: Inspektorët do të Inspektojnë nëse makinat e përdorura nga dhe punonjësit e tyre për detyrat e tyre janë të siguruara. Sigurimi Mbulim i përgjegjësisë civile: Policë sigurimi për ambiente: Policë sigurimi e makinës: Tjetër Emri i kompanisë së sigurimeve + adresa Numri i kontratës Data e pagesës së fundit për primin Vërtetim (dhënë nga shoqëria e sigurimeve duhet të tregohet) Komentet e inspektorit:

36 5. DOSJET 5.1. Shifra Qëllimi - Të inspektohet nëse të gjitha dosjet e zyrës janë të regjistruara në sistemin IT (ALBIS). Detyrimi i - Të sigurojë ditën e inspektimit të gjithë informacionin e kërkuar. - Të japë ditën e inspektimit çdo shpjegim të kërkuar. - T ju tregojë inspektorëve vendin ku ruhen të gjitha dosjet e zyrës dhe t i vendosë ato në dispozicion të inspektorëve. - Gjatë fazës së parë të inspektimit (kërkesa paraprake): Inspektorët do të inspektojnë me Specialistët e IT-së numrin e dosjeve të regjistruara në sistemin IT (ALBIS) nga përmbaruesi. - Gjatë fazës së dytë të inspektimit (vizita në terren): Inspektorët i kërkojnë t i tregojë ku i ruan dosjet e zyrës. - Pastaj, i kërkojnë të konfirmojë që ai ka treguar se ku i ruan të gjitha dosjet e zyrës. - Në fund, do të numërojnë numrin e dosjeve të ruajtura dhe do ta krahasojnë me numrin e dosjeve të regjistruara në ALBIS. Sa dosje janë regjistruar në sistemin IT (ALBIS): Në zyrë, sa dosje janë ruajtur - Dosje aktive - Dosje në arkivë: Komentet e inspektorit:

37 5.2. Aspekte të përgjithshme të dosjeve Qëllimi - Dosjet janë një nga kriteret e dobishme për të vlerësuar aftësitë e organizimit dhe kujdesit të përmbaruesve. Inspektorët do të japin mendim të përgjithshëm për këto kritere. Detyrimi i - Të sigurojë ditën e inspektimit të gjithë informacionin e kërkuar. - Të japë ditën e inspektimit çdo shpjegim të kërkuar. - T ju tregojë inspektorëve vendin ku ruhen të gjitha dosjet e zyrës dhe t i vendosë ato në dispozicion të inspektorëve. - Objektivi është të inspektohet nëse dosjet janë të mirë organizuara, ruajtura, plotësuara, etj Dosjet janë: Nga 1: (shumë keq) në 10 (shumë mirë) Të paorganizuara Të pasistemuara Të paklasifikuara të paplota jo të përditësuara Tjetër (ju lutem specifikoni). të mirë organizuara të mirë sistemuara të klasifikuara të plota të përditësuara Tjetër (ju lutem specifikoni). Komentet e inspektorit:

38 5.3. Përmbajtja - procedura Qëllimi - Objektivi është të inspektohet nëse përmbajtja e dosjeve është në përputhje me kërkesat e ligjit. Detyrimi i - Të sigurojë ditën e inspektimit të gjithë informacionin e kërkuar. - Të japë ditën e inspektimit çdo shpjegim të kërkuar. - T ju tregojë inspektorëve vendin ku ruhen të gjitha dosjet e zyrës dhe t i vendosë ato në dispozicion të inspektorëve. - Inspektorët do të raportojnë numrin e dosjeve të ruajtura që kanë treguar në paragrafin Inspektorët do të përzgjedhin në mënyrë të rastësishme të paktën 10% të numri të dosjeve të zyrës me një minimum prej 10 dosjesh GJITHSEJ (shihni par. 5.3) 10% E TOTALIT (=numri i dosjeve për t u Inspektuar, minimumi 10 dosje 5 )dhe maksimumi 40 dosje Në zyrë, sa dosje aktive janë ruajtur Në zyrë, sa dosje arkive janë ruajtur Për shembull: Nëse numërojnë 60 dosje aktive dhe 120 dosje arkive, 10% e totalit do të ishin 6 dosje aktive dhe 12 dosje arkive. Kështu do të Inspektojnë 10 dosje aktive dhe 12 dosje arkive. Në tabelën e mëposhtme do të raportojnë 10 dosje aktive dhe 12 dosje arkive (22 gjithsej). 5 Nësekamëpak se 10 dosjenëzyrë, do t ikontrollojnëtëgjitha.