Maí Reykjavíkurborg. Rýning rekstrar Áhættustýring og innra eftirlit. Reykjavíkurborg Innri endurskoðun

Transcription

1 Maí 2008 Reykjavíkurborg Rýning rekstrar Áhættustýring og innra eftirlit Reykjavíkurborg Innri endurskoðun

2 Til borgarfulltrúa Innri endurskoðun Reykjavíkurborgar hefur tekið saman eftirfarandi skýrslu til þess að varpa ljósi á áhættustýringu hjá A-hluta Reykjavíkurborgar og helstu rekstrarniðurstöður. Fjallað er um innra eftirlitsumhverfi borgarinnar í heild og jafnframt greint frá því hvernig sviðsstjórar hafa unnið að því að markmið nái fram að ganga samkvæmt starfsáætlunum. Skýrsla þessi er viðbót við skýrslur Fjármálaskrifstofu Reykjavíkurborgar og PriceWaterhouseCoopers hf. og liður í því að skýra rekstrarniðurstöður í ársreikningi Reykjavíkurborgar. Reykjavík, 26. maí 2008 Hallur Símonarson, innri endurskoðandi Reykjavíkurborgar

3 Formáli innri endurskoðanda Reykjavíkurborg vill vera ímynd nútímalegs þjónustufyrirtækis sem ber hag íbúanna fyrir brjósti. Hver einasti starfsmaður Reykjavíkurborgar hefur með einum eða öðrum hætti það hlutverk að bæta lífsgæði og ásýnd hennar. Til að þjónustan geti orðið eins góð og skilvirk og kostur er þarfnast stjórnkerfið stöðugrar endurskoðunar. Komi í ljós leiðir til að gera þjónustuna enn betri er það í raun skylda borgaryfirvalda að gera nauðsynlegar breytingar til að svo megi verða. Mikilvægt er fyrir stjórnendur að vera móttækilegir fyrir breytingum og jafnvel að sjá breytingar fyrir svo að þeir geti lagað sig að þeim fyrir fram. Með því er hægt að koma í veg fyrir skyndilegar, óvæntar breytingar sem geta haft truflandi áhrif á daglegan rekstur. Frá því að ákvörðun um breytingar er tekin og þar til þær eiga sér raunverulega stað ríkir tímabil óvissu um eigin framtíð hjá starfsfólki. Sé slíkt tímabil úr hófi langt er hætta á því að starfsfólk leiti á önnur mið þar sem meira öryggi ríkir. Til að forðast atgervisflótta er því mikilvægt að þegar ákvörðun hefur verið tekin um að ráðast í breytingar sé farið í þær hratt, örugglega og fumlaust.

4

5 Efnisyfirlit Inngangur 1 Helstu niðurstöður 2 Breytingar á stjórnkerfi 3 Innra eftirlit 4 Áhættustýring 7 Leikreglur með fjárhagsáætlun 9 Breytingar á fjárhagsáætlun 11 Skrifstofur og svið 13 Skipulags- og byggingarsvið 13 Framkvæmdasvið 15 Umhverfissvið 17 Menningar- og ferðamálasvið 19 Menntasvið 21 Leikskólasvið 23 Íþrótta- og tómstundasvið (ÍTR) 25 Velferðarsvið 27 Ráðhús og önnur útgjöld 30

6 Inngangur Meðal hlutverka Innri endurskoðunar er að gera heildarfrávikagreiningu á rekstri sviða og leggja mat á virkni áhættustýringar, eftirlitsaðferða og stjórnarhátta með áherslu á úrbætur á vinnuferlum og breytingar sem til framfara horfa. Ákvæði þessa er að finna í leikreglum með fjárhagsáætlun sem samþykktar voru í borgarráði 29. nóvember Innri endurskoðun Reykjavíkurborgar fer með stjórnsýslu- og fjármálaeftirlit hjá Reykjavíkurborg í umboði borgarráðs. Í því felst að með störfum sínum leitast Innri endurskoðun við að leggja mat á og bæta virkni áhættustýringar, eftirlitsaðferða og stjórnarhátta hjá stofnunum og félögum í meirihlutaeigu Reykjavíkurborgar. Við ritun þessarar skýrslu var gert yfirlit yfir tekjur, gjöld og endurskoðaða fjárhagsáætlun sviða og frávik greind. Breytingar á fjárhagsáætlunum voru skoðaðar sérstaklega. Þá var stjórnendum sent bréf með stöðluðum spurningum þar sem leitast var við að leiða fram áhættustýringu á hverju sviði/skrifstofu fyrir sig. Til að fá heildarsýn yfir innri eftirlitsaðgerðir var sendur út spurningalisti sem tekur á eftirfarandi fjórum grunnþáttum innra eftirlits: Áhættumati, eftirlitsumhverfi og eftirlitsaðgerðum, upplýsingum og samskiptum og stjórnendaeftirliti. Þá er fjallað almennt um breytingar á stjórnkerfi borgarinnar, leikreglur með fjárhagsáætlun og áhættustýringu og innra eftirlit hjá sjóðum í A-hluta Reykjavíkurborgar. Í yfirlitum er birt upphafleg fjárhagsáætlun eins og borgarstjórn samþykkti hana 19. desember 2006 en í nokkrum tilvikum hafa kostnaðarstaðir í fjárhagsbókhaldi verið færðir á milli sviði með upphaflegri áætlun sem hefur áhrif á framsetningu í sundurliðunarbók. Mikilvægt er að halda upphaflegri áætlun til haga til að auðvelda samanburð við endanlega áætlun. Fjármálaskrifstofa Reykjavíkurborgar hefur unnið skýrslu vegna framlagningar ársreiknings Í henni er rakin rekstrarniðurstaða og helstu kennitölur samstæðureiknings Reykjavíkurborgar. Sérstaklega er fjallað um frávik í niðurstöðum A- hluta í samanburði við fjárhagsáætlun. Í skýrslunni sem hér fer á eftir eru sett fram yfirlit yfir rekstrarniðurstöður sviða sundurliðuð á helstu undirflokka og niðurstöðurnar bornar saman við endanlega fjárhagsáætlun. Að öðru leyti er vísað til frávikagreiningar Fjármálaskrifstofu. Innri endurskoðun Reykjavíkurborgar sinnir innri endurskoðun hjá sjóðum innan A-hluta en Grant Thornton endurskoðun ehf. hefur endurskoðað ársreikning frá árinu 2003 þegar ytri endurskoðun var boðin út. Með bréfi dagsettu 15. nóvember 2007 óskaði Grant Thornton eftir aðilabreytingu vegna ráðningarsamnings um ytri endurskoðun. Farið var fram á að við verkefninu tæki PriceWaterhouseCoopers hf. Ósk Grant Thornton var samþykkt á fundi innkauparáðs 22. nóvember Við skoðun rekstraryfirlita verður sérstaklega að hafa í huga að haustið 2007 var lífeyrisskuldbinding að fjárhæð 645 mkr. færð af miðlægum lið í fjárhagsáætlanir sviða. Gjaldfærsla fór ekki í gegn og því eru fjárhagsáætlanir sviða of háar sem því nemur. Rekstrarniðurstaða er borin saman við endanlega fjárhagsáætlun en gerð er grein fyrir áhrifum lífeyrisskuldbindinga á hverju sviði fyrir sig. 1

7 Helstu niðurstöður Svið og stofnanir Reykjavíkurborgar vinna starfsáætlanir sem verkefnaáætlun næsta árs og byggja þær á heildarstefnukorti Reykjavíkurborgar. Markmiðssetning er unnin á grundvelli aðferðafræði stefnumiðaðs árangursmats (Balanced Scorecard). Við gerð starfsáætlana er haft virkt samráð við alla stjórnendur, lykilstarfsmenn og sérfræðinga. Starfsáætlanir eru samþykktar í borgarráði og afgreiddar í borgarstjórn. Brýnt er að Reykjavíkurborg yfirfari vinnu við áhættustjórnun og móti um hana stefnu því að án hennar verður áhættustýring ómarkviss. Mikilvægt er að stefna borgarinnar um áhættutöku styðji við meginmarkmið og stefnumið borgarinnar í heild. Ekki hefur náðst sá árangur sem vænst var með því að gera bókhalds- og launadeildir að miðlægum stoðdeildum þvert á rekstur Reykjavíkurborgar og enn ber að hafa í huga, eins og áður hefur verið bent á, að ábyrgð aðila á afstemmingum verður að vera skýr. Skýra þarf stöðu Fjármálaskrifstofu gagnvart B-hluta félögum með hliðsjón af þeim miklu hagsmunum sem Reykjavíkurborg hefur af rekstri þeirra. Stjórnendur telja upplýsingaflæði frá stoðdeildum almennt nokkuð gott. Bæta þurfi upplýsingaflæði hvað varðar breytingar á fjárhagsáætlun og upplýsingagjöf í tengslum við gerð hennar og uppgjör. Með nýjum og öflugum innri vef Reykjavíkurborgar hefur mikið áunnist í söfnun reglna á einn stað. Unnið er að því að koma á rafrænu ábendingarkerfi í gegnum vefinn. Við vinnslu þessarar skýrslu kom fram misræmi í upplýsingum á innri og ytri vef borgarinnar. Fara þarf yfir verklagsreglur um van- eða ofgreidd laun og búa svo um að stjórnendur séu ávallt upplýstir um stöðu á launaleiðréttingarlykli síns kostnaðarstaðar. 2

8 Breytingar á stjórnkerfi Við rýningu á rekstri A-hluta Reykjavíkurborgar árið 2007 verður ekki hjá því komist að fjalla stuttlega um breytingar sem gerðar voru á stjórnkerfi borgarinnar á árinu. Að loknum kosningum vorið 2006 hófst nýr meirihluti handa við undirbúning stjórnkerfisbreytinga í Ráðhúsi og á sviðum borgarinnar. Fyrir þann tíma hafði skipurit Reykjavíkurborgar síðast tekið breytingum á árinu Í kjölfar stjórnsýsluúttektar samþykkti borgarráð 29. mars 2007 skipulagsbreytingar á Skipulags- og byggingarsviði sem fólu í sér að yfirmaður sviðsins ber nú starfstitilinn skipulagsstjóri í stað sviðsstjóra og fer jafnframt með hlutverk skipulagsfulltrúa. Skrifstofa skipulags- og byggingarsviðs var lögð niður og við tóku stoðdeildirnar Stjórnsýsla og lögfræði, Fjármál og rekstur, Mannauðs-, gæða- og upplýsingamál og Þjónustuver. Þjónustumiðstöðvar fluttust frá Þjónustu- og rekstrarsviði til Velferðarsviðs 2. maí Á árinu 2007 var unnið að endurskipulagningu eignaumsýslu hjá borginni sem varðar helst starfsemi á Framkvæmdasviði, Umhverfissviði og Skipulags- og byggingasviði. Breytingar á þessum þremur sviðum tóku gildi í upphafi árs Áður höfðu Fasteignastofa og Eignasjóður gatna verið sameinuð undir nafni Eignasjóðs í ársbyrjun Menntasviði var frá og með 1. janúar 2007 skipt upp á ný í Menntasvið og Leikskólasvið en sviðið var stofnað með samruna Fræðslumiðstöðvar Reykjavíkur og Leikskóla Reykjavíkur 1. janúar Um mitt ár 2007 lagði borgarstjóri fram tillögur að breytingum sem unnar höfðu verið í samráði við stjórnendur borgarinnar og rekstrarnefnd borgarstjóra. Tillaga að breytingum á stjórnkerfi borgarinnar var lögð fram í þeim tilgangi að auka skilvirkni og efla þjónustu Ráðhúss og samnýta betur starfskrafta innan stjórnsýslu borgarinnar einkum á sviði fjármála, mannauðsmála og upplýsingatæknimála, eins og segir í tillögu borgarstjóra sem tekin var til afgreiðslu í borgarstjórn 19. júní 2007 og samþykkt. Stjórnkerfisbreytingarnar tóku gildi 1. júlí Breytingarnar lutu að stjórnkerfi Ráðhússins þar sem áður höfðu starfað þrjú svið, þ.e. Fjármálasvið, Stjórnsýslu- og starfsmannasvið og Þjónustu- og rekstrarsvið, auk Skrifstofu borgarstjórnar, Skrifstofu borgarstjóra og Innri endurskoðunar. Embætti borgarritara var stofnað að nýju og undir það heyrðu skrifstofur fjármála, upplýsingatækniþjónusta, þjónustuskrifstofa, innkaupaskrifstofa, mannauðsskrifstofa og skrifstofa borgarhagfræðings. Jafnframt var stofnað að nýju embætti borgarlögmanns. Þá var faglegt sjálfstæði Innri endurskoðunar styrkt gagnvart allri stjórnsýslu Reykjavíkurborgar með því að deildin heyri undir borgarráð en innri endurskoðandi aðeins embættislega undir borgarstjóra. Borgarráð samþykkti 13. nóvember 2007 tillögu nýs borgarstjóra, sem tók við stjórnartaumunum í borginni 16. október 2007, um nýtt skipurit Ráðhússins með þeirri breytingu frá fyrra skipuriti að staða borgarritara var lögð niður. Með þeirri breytingu heyrðu stjórnendur, sem áður heyrðu undir borgarritara, beint undir borgarstjóra. Við gerð þessarar skýrslu hefur verið leitast við að skoða upphaflega fjárhagsáætlun út frá þeim skipuritum sem voru í gildi í lok árs 2007 og bera saman við fjárhagsáætlun sem samþykkt var í borgarstjórn 19. desember Rekstur Ráðhússins er tekinn saman undir liðnum Ráðhús og önnur útgjöld. 3

9 Innra eftirlit Eitt af meginhlutverkum Innri endurskoðunar er að kanna virkni innra eftirlits hjá stofnunum borgarinnar, þ.e. hvort starfsemi sé skilvirk og hvort stjórnendur nái tilskildum árangri. Þróun aðferðafræði innra eftirlits má meðal annars rekja til niðurstöðu starfshóps helstu hagsmunaaðila viðskiptalífs í Bandaríkjunum. Niðurstaða þeirra og skilgreining á innra eftirliti kemur fram í skýrslu sem nefnist Internal Control: An Integrated Framework ( the COSO Report ) og unnin var á vegum COSO-nefndarinnar. Vinna innan Innri endurskoðunar byggir m.a. á skilgreiningum COSO-nefndarinnar á innra eftirliti. Innra eftirlit er hver sú aðgerð stjórnar, stjórnenda og starfsmanna, sem ætlað er að veita hæfilega vissu um að eftirfarandi markmið náist: Áreiðanleiki fjárhagslegra upplýsinga; Árangur og hagkvæmni starfseminnar; Starfsemi sé í samræmi við lög og reglur. Skilgreiningin vísar til þess að innra eftirlit er ferli sem er innbyggt í dagleg störf í fyrirtækinu og er hluti af verkferlum þess. Því verður að hafa í huga að það er ekki í meginatriðum bundið við handbækur og eyðublöð, heldur byggist það að verulegu leyti á aðgerðum starfsmanna á öllum stigum skipulagsheildar og er eðlilegur hluti af daglegum störfum þeirra. Af þeim sökum bera stjórnendur ábyrgð á gæðum og skilvirkni innra eftirlits. Yfirmaður hvers sviðs hjá borginni verður að tryggja að viðeigandi innra eftirliti sé framfylgt og að það sé endurskoðað og uppfært með reglubundnum hætti. Meginþættir innra eftirlits eru stjórnunareftirlit, eftirlitsaðgerðir, áhættumat, upplýsingakerfi (upplýsingar og samskipti) og eftirlitsumhverfi (samtímaeftirlit). Þegar tekin er ákvörðun um umfang aðgerða við styrkingu innra eftirlits þarf að taka mið af kostnaði og ávinningi. Innra eftirlit nær í víðustu merkingu yfir öll ferli sem stuðla að því að markmið náist. Ábyrgð á innra eftirliti er hjá yfirmanni stofnunar eða fyrirtækis en allir starfsmenn verða að sinna sínum skyldum til þess að innra eftirlit skili árangri. Skipurit á hverjum stað þarf að sýna ábyrgðar- og valdskiptingu og hvernig boðleiðum er háttað. Starfsmönnum þarf að vera ljóst í hverju ábyrgð þeirra og skyldur felast. Framsal valds og ábyrgðar þarf að vera hæfilegt og starfsmenn þurfa að vita hvernig verkefni þeirra tengjast verkefnum annarra starfsmanna og eru starfslýsingar þar mikilvægur þáttur. Rétt er að deila valdi og ábyrgð þannig að það dragi úr hættu á mistökum eða misferli. Þannig þarf t.d. að aðgreina meðferð fjármuna og heimildir til að stofna til útgjalda. Hjá Reykjavíkurborg hefur mikið áunnist í gerð starfslýsinga og endurskoðun þeirra í tengslum við starfsþróunarsamtöl. Við gerð þessarar skýrslu kom fram að í nokkrum tilvikum þarfnast þær endurskoðunar. Vel hefur verið brugðist við athugasemdum Innri endurskoðunar varðandi innra eftirlitsumhverfi borgarinnar þó að vinna að úrbótum sé mislangt á veg komin. Flutningur sviða og deilda undir eitt þak í nýjum skrifstofum borgarinnar í Borgartúni mun skapa tækifæri til samræmingar verklags og skýrari ábyrgðarskiptingar milli eininga. Ekki hefur náðst sá árangur sem vænst var með því að gera bókhalds- og launadeildir að miðlægum stoðdeildum þvert á rekstur Reykjavíkurborgar og enn ber að hafa í huga, eins og áður hefur verið bent á, að ábyrgð aðila á afstemmingum verður að vera skýr. Til betri vegar horfir hvað varðar ábyrgðarskiptingu milli launaafgreiðslu og borgarbókhalds þar sem tækifæri munu skapast með því að deildirnar starfi undir sama þaki í nýjum skrifstofum í Borgartúni. 4

10 Með nýjum og öflugum innri vef Reykjavíkurborgar hefur mikið áunnist í söfnun reglna á einn stað. Unnið er að því að koma á rafrænu ábendingarkerfi í gegnum vefinn. Við vinnslu þessarar skýrslu kom fram misræmi í upplýsingum á innri og ytri vef borgarinnar. Mikilvægt er að bæta úr þessu. Í nóvember 2006 var framkvæmt stöðumat á rekstrarvernd þar sem farið var yfir upplýsingaöryggi, þjónustustjórn og verkumsjón. Komið var með tillögur til úrbóta og hefur Upplýsingatæknimiðstöð Reykjavíkurborgar unnið markvisst að þeim, m.a. með því að borgarráð hefur nú samþykkt upplýsingaöryggisstefnu og gæðastefnu. Starfsreglur Innri endurskoðunar voru með samþykkt borgarráðs síðasta haust útvíkkaðar á þann hátt að frá og með árinu 2008 nær verksvið Innri endurskoðunar jafnframt til fyrirtækja í meirihlutaeigu borgarinnar. Innleiðing þessa er hafin og ætti að vera lokið um mitt ár Innri endurskoðun hefur haldið því fram að skýra þurfi stöðu Fjármálaskrifstofu gagnvart B-hluta félögum með hliðsjón af þeim miklu hagsmunum sem Reykjavíkurborg hefur af rekstri þeirra. Fjármálastjóri Reykjavíkurborgar tekur undir það og enn fremur að Reykjavíkurborg þurfi að skýra fjárfestinga- og lánastefnu og almenn stefnumið um markmið eiganda gagnvart B-hluta fyrirtækjum varðandi stjórnunarhætti, fjármálastjórn og sérstaklega varðandi lántökur þeirra. Innri endurskoðun gerði könnun á innra eftirliti með því að senda fyrirspurn á sviðsstjóra og stjórnendur skrifstofa. Eftirfarandi spurningar eiga við stjórnkerfi Reykjavíkur í heild og er fjallað um þær hér: Hversu gott er upplýsingaflæði til sviðsins/skrifstofu ef litið er til stoðdeilda? Almennt er upplýsingaflæðið frá stoðdeildum talið nokkuð gott. Stjórnendur tala þó um að aukna skilvirkni og formfestu vanti. Bæta þurfi upplýsingaflæðið hvað varðar breytingar á fjárhagsáætlun og upplýsingagjöf í tengslum við gerð hennar og uppgjör. Viðbætur og uppfærslur skila sér seint frá Fjármálaskrifstofu. Sviðsstjórar telja að gera þurfi upplýsingavef Innkaupa- og rekstrarskrifstofu aðgengilegri fyrir notendum, skýra þurfi verkferla við launaafgreiðslu Mannauðsskrifstofu og ákvarðanir vegna starfsmats eru sagðar taka of langan tíma að berast. Svarendur eru sammála um að upplýsingaflæðið megi bæta. Einnig er nefnt að tilviljanakennt geti verið hvernig upplýsingaflæði og samvinnu sé háttað og geti stjórnast af persónulegu sambandi yfirstjórnenda í stað reglubundins ferlis. Veistu dæmi um misferli innan þíns sviðs (hvers eðlis þá)? Þau fáu svið og skrifstofur sem tilgreindu misferli í starfsemi sinni nefndu misferli í meðferð fjármuna, gagnvart notendum þjónustu sinnar eða innan sviðsins eða skrifstofunnar. Dæmi eru um misnotkun á innkaupakortum þar sem til útgjalda var stofnað sem ekki voru talin samræmast rekstri. Í þeim tilvikum hefur verið unnið úr málum í samráði við Fjármálaskrifstofu og Mannauðsskrifstofu. Á það er lögð áhersla að sviðsstjórar upplýsi Innri endurskoðun án tafar um öll hugsanleg misferlismál. Hvernig er verklagsreglum um van- eða ofgreidd laun framfylgt? Stjórnendur yfirfara reglulega rafræna launalista og láta starfsmann og launaafgreiðslu vita sé um ofgreiðslu launa að ræða og starfsmaður endurgreiði með launafrádrætti. Athugasemdir eru þó gerðar við miðlæga launaafgreiðslu þar sem upplýsingagjöf til sviða um endurgreiðslur og hvernig dreifa eigi greiðslum er talið ábótavant. Fram kom að verkferlið, þar sem bókhaldslykillinn 2139 er stemmdur af, er ekki talið virka sem skyldi; í Agresso séu ekki nægar upplýsingar um þær kröfur né hreyfingar á þeim. Fara þarf yfir verklagsreglur um van- eða ofgreidd laun og búa svo um að stjórnendur séu ávallt upplýstir um stöðu á launaleiðréttingarlykli síns 5

11 kostnaðarstaðar. Réttara er að óinnheimtar kröfur vegna ofgreiddra launa færist þar sem laun voru gjaldfærð í upphafi en ekki á miðlægum liðum. Hvernig er eftirfylgni samninga um farsíma starfsmanna háttað? Stjórnendur fylgjast með farsímanotkun starfsmanna sinna á ársgrundvelli á liðnu rekstrarári en einnig er nokkuð um að farsímanotkun sé skoðuð reglulega, t.d. við þriggja eða sex mánaða uppgjör. Ef meðaltalsnotkunin fer yfir hámarksheimild og starfsmaður getur ekki veitt gildar ástæður fyrir hækkun á hann að greiða mismuninn. Stjórnendur telja til undantekninga að starfsmenn fari yfir heimildir. Leggja þarf aukna áherslu á að verklagsreglum með samningum um farsíma sé fylgt eftir og að stjórnendur sannreyni launafrádrátt þar sem það á við. 6

12 Áhættustýring Borgarráð samþykkti 6. apríl 2006 heildarstefnukort Reykjavíkurborgar fyrir árið Að loknum kosningum 2006 tók nýr meirihluti ákvörðun um að endurskoða stefnukortið þannig að áherslur hans endurspegluðust í stefnumiðuðu árangursmati. Svið borgarinnar hafa við gerð starfsáætlunar og stefnukorta tekið mið af því. Áfram hefur verið unnið að þróun stefnumiðaðs árangursmats og markmiðssetningar sem er forsenda markvissrar áhættustjórnunar. Innri endurskoðun hefur í skýrslum sínum fjallað um innra eftirlitsumhverfi Reykjavíkurborgar. Unnið hefur verið að þróun áhættumats. Í samræmi við starfsreglur Innri endurskoðunar hefur innri endurskoðandi gert borgarráði grein fyrir úttektum og helstu niðurstöðum um leið og þær hafa legið fyrir. Skýrslur, minnisblöð og greinargerðir Innri endurskoðunar hafa einnig verið sendar ytri endurskoðendum til rýningar vegna endurskoðunar ársreiknings borgarinnar. Innri endurskoðun hefur unnið að þróun og innleiðingu áhættumats m.a. með kynningum fyrir sviðsstjórum og auk þess með aðkomu að gerð áhættumats með ráðgjöf og verkefnisstjórnun. Áfram mun verða unnið að innleiðingu þess verklags að formlegt áhættumat verði til hjá sem flestum starfseiningum innan borgarinnar eins og fram kemur í endurskoðunaráætlun Innri endurskoðunar. Viðlagaáætlanir eru órjúfanlegur hluti áhættumats þess sem Innri endurskoðun hefur verið að þróa. Innri endurskoðun hefur leitast við að greina áhættur í rekstri borgarinnar m.a. með því að veita stofnunum ráðgjöf á sviði áhættustýringar og gerð áhættumats. Á árinu 2007 voru unnin þrjú verkefni á þessu sviði sem mun verða fylgt eftir á árinu 2008 og ljóst er að mikil vinna er framundan hvað formfestingu áhættustýringar varðar. Fjármálaskrifstofa hefur hannað og innleitt staðlaðar og samræmdar uppgjörsskýrslur vegna mánaðarlegra rekstraryfirlita og árshlutauppgjöra, bæði hvað varðar rekstur einstakra sviða og sjóða innan A-hluta. Við gerð þriggja ára áætlunar hefur Fjármálaskrifstofa innleitt breyttar vinnuaðferðir við áætlun á rekstrartengdum kostnaði vegna fjárfestinga með það að markmiði að gera þriggja ára áætlun að því stefnumótandi stjórntæki sem hún á að vera samkvæmt fjárhagsáætlunarreglum borgarinnar. Alþjóðasamtök innri endurskoðenda hafa skilgreint áhættustjórnun á eftirfarandi hátt: Áhættustjórnun er kerfisbundin aðferð sem beitt er þvert á starfsemi stofnunar til að greina, upplýsa og ákvarða hvernig skuli bregðast við tækifærum og ógnunum sem viðkomandi stofnun stendur frammi fyrir við að ná sínum markmiðum 1 Áhættustjórnun er á ábyrgð stjórnenda á hverju sviði fyrir sig og mikilvægt er að þeir endurmeti hana reglubundið og gagnrýni jafnóðum og breytingar á starfsumhverfi gefa tilefni til. Ábyrgð á heildaráhættustjórnun borgarinnar liggur hjá borgarstjóra og borgarráði. Alþjóðasamtök innri endurskoðenda hafa gefið út yfirlýsingu (position statement) 2 varðandi aðkomu innri endurskoðunar að áhættustýringu innan fyrirtækja. Innri endurskoðun Reykjavíkurborgar tekur mið af yfirlýsingunni varðandi þátttöku sína í verkefnum tengdum áhættumati og áhættustjórnun hjá Reykjavíkurborg. Samkvæmt yfirlýsingunni er hlutverk Innri endurskoðunar fyrst og fremst að vera leiðandi í þekkingaruppbyggingu á áhættumati, nýta það í úttektum og vera stjórnendum til ráðgjafar. Æskilegt er að skilgreina og móta stefnu sem felur í sér viðhorf til áhættu við innleiðingu áhættustjórnunar. Áhættustefna felur í sér að áhættuþol (risk appetite) er skilgreint, þ.e. hve mikla áhættu svið getur tekið og forsendur hennar. Áhætta getur verið af ýmsum 1 IIA Alþjóðasamtök Innri endurskoðenda. Tekið af síðu theiia.org og þýtt af Innri endurskoðun. 2 Position statement: The Role of Internal Audit in Enterprise-wide Risk Management, The Institute of Internal Auditors, september

13 toga og birtist t.d. í stjórnunar-, fjármála- og rekstraráhættu. Einnig þarf að horfa til umhverfis-, félagslegrar og siðferðislegrar áhættu í rekstri. Stjórnendur standa frammi fyrir því að greina helstu áhættuþætti og ákveða hvernig og að hve miklu leyti eigi að bregðast við þeim. Áhættu er gjarnan skipt í innri og ytri áhættu en í þessari umfjöllun er fyrst og fremst horft til innri áhættu, þ.e. þeirrar sem viðkomandi svið getur haft áhrif á. Ytri áhætta er sú sem svið geta lítil áhrif haft á, t.d. náttúruhamfarir, alþjóðlegar reglur o.fl. Nýlega gaf breska Ríkisendurskoðunin út skýrslu um mikilvægi áhættustjórnunar í því að bæta þjónustu hins opinbera 3. Í skýrslunni var birt niðurstaða úttektar meðal nokkurra stofnana á notkun aðferða áhættustjórnunar. Samanburður var gerður á milli stofnana annars vegar og hins vegar stórra einkafyrirtækja þar í landi. Í skýrslunni var stillt upp gagnlegu líkani um ávinning hins opinbera við nýtingu aðferða áhættustjórnunar sem vel mætti staðfæra og nota hjá Reykjavíkurborg. Brýnt er að Reykjavíkurborg yfirfari vinnu við áhættustjórnun og móti um hana stefnu því að án hennar verður áhættustýring ómarkviss. Við val á mótvægisaðgerðum verður að gæta þess að kostnaður fari ekki fram úr væntum ávinningi og að val aðgerða taki mið af flækjustigi. Mikilvægt er að stefna borgarinnar um áhættutöku styðji við meginmarkmið og stefnumið borgarinnar í heild. 3 Managing Risk to Improve Public Services, Report by the controller and Auditor General, UK, Ocktober Stuðst er við módel frá NAO í UK, bls. 8. 8

14 Leikreglur með fjárhagsáætlun Fjárhagsáætlun ársins 2007 var samþykkt 19. desember Um forsendur hennar og gerð var kveðið á um í leikreglum með fjárhagsáætlun sem sendar voru sviðum við upphaf fjárhagsáætlunargerðar haustið Reykjavíkurborg hefur byggt fjármál sín og áætlanagerð á svokallaðri rammafjárhagsáætlun. Í því felst að svið fær úthlutað fjárhagsramma sem það ber ábyrgð á að deila á undirstofnanir sínar og verkefni. Til að gera betur grein fyrir forsendum rammafjárhagsáætlunar er hér sett fram eftirfarandi skýring sem er að finna í skýrslu Borgarendurskoðunar með ársreikningi Reykjavíkurborgar Hún er einnig sett fram hér af því tilefni að umtalsverðar breytingar voru gerðar á leikreglum fjárhagsáætlunar hjá Reykjavíkurborg á árinu Vinnubrögð við gerð árlegrar fjárhagsáætlunar Reykjavíkurborgar tóku miklum breytingum á árinu Áætluðum skatttekjum borgarsjóðs var þá í fyrsta sinn skipt fyrir fram á milli reksturs og fjárfestinga og rekstrarfénu síðan deilt á milli málaflokka áður en hafist var handa við gerð fjárhagsáætlunar hvers málaflokks fyrir árið 1997 í einstökum atriðum. Hlutur hvers málaflokks samkvæmt fyrrgreindri skiptingu myndar þann fjárhagsramma, sem viðeigandi starfsemi er sniðinn. Af þessu fyrirkomulagi er síðan dregið nafnið rammafjárhagsáætlun. Á árinu 2002 kemur í fyrsta sinn inn ákvæði í leikreglur með fjárhagsáætlun sem heimilar færslu fjárveitinga milli ára. Forstöðumaður hvers sviðs skyldi útfæra þessa reglu innan síns sviðs en í leikreglunum er tekið á flutningi fjárheimilda milli ára fyrir sviðið í heild. Í minnisblaði Innri endurskoðunar frá vori 2007 um færslu fjárveitinga milli ára er gerð grein fyrir því að í fjárhagsáætlun 2006 hafði verið gert ráð fyrir ráðstöfun afgangs frá fyrra ári 124 mkr. og greiðslu halla 55 mkr. Borgaráð samþykkti hins vegar færslu fjárveitinga milli ára upp á 920 mkr. nettó. Þrátt fyrir að í leikreglum hafi verið kveðið á um að sviðsstjóri ætti að gera grein fyrir ráðstöfun afgangs og greiðslu halla er ljóst að það hefur aðeins verið gert að litlu leyti. Leikreglur voru óskýrar um hversu langan tíma svið hafði til að ráðstafa afgangi eða greiða niður halla en þeirri óskrifuðu vinnureglu hafði verið fylgt að til þess hafi svið þrjú ár. Það er mat Innri endurskoðunar að þessu hafi ekki verið fylgt nægilega vel eftir einkum í þeim tilfellum þegar um afgang var að ræða og dæmi eru um að svið hafi safnað upp afgangi árum saman án þess að fyrir hafi legið raunhæfar áætlanir um ráðstöfun. Fjárhagsáætlun Reykjavíkurborgar fyrir árið 2007 byggðist í grunninn á því fyrirkomulagi, sem komið var á laggirnar 1997, að sviðum var úthlutað fjárhagsramma sem þau skiptu milli undirstofnana sinna. Í leikreglum var kveðið á um þá grundvallarhugsun rammafjárhagsáætlunarinnar að ónýttar fjárheimildir færðust á milli ára. Sú meðhöndlun sem að framan er lýst kallaði á endurskoðun leikreglna og á fundi borgarráðs 29. nóvember 2007 voru samþykktar nýjar leikreglur vegna fjárhagsáætlunar fyrir árið 2008 og voru þær látnar taka við af eldri leikreglum um meðferð fjárheimilda ársins Samþykktin hafði áhrif á meðferð og flutning fjárheimilda milli ára. Umræða var á árinu um breytingar og var stjórnendum ljóst að þær væru yfirvofandi þó að ekki hafi fengist endanleg staðfesting fyrr en í nóvember, eins og fyrr segir. Við gerð fjárhagsáætlunar ársins 2008 var leitast við að byggja á forsendum núllgrunnsáætlunar en í því felst að kostnaðarreikna alla þætti í rekstri sviða og úthluta í samræmi við það. Aðferðafræðin við áætlunargerðina sjálfa er ekki svo ýkja breytt en öðru gegnir um meðhöndlun fjárheimilda við ársuppgjör. Í nýjum reglum er ekki kveðið á um flutning fjárheimilda en áhersla er lögð á sjálfstæði sviða og frávikagreiningar. 9

15 Gagnrýnivert er að leggja af eldri reglur á yfirstandandi fjárhagsári og taka upp nýjar reglur, afturvirkar til ársins 2006 hvað varðar meðferð afgangs og halla þess árs enda skapaðist óvissa meðal stjórnenda um fjárheimildir. Það er mat Innri endurskoðunar að núllgrunnsáætlun sé eðlileg viðbót við þær starfsaðferðir í fjármálum sem Reykjavíkurborg hefur búið sér til. Úthlutun fjárhagsramma þarfnast endurskoðunar og rýningar með reglulegu millibili. Núllgrunnsáætlun er liður í því að yfirfara allan rekstur sviða og endurmeta forsendur fyrir úthlutun fjárheimilda. Auk þess gefa nýjar leikreglur þriggja ára áætlun aukið vægi í áætlunargerðinni og aukna möguleika til þess að verða virkt stjórntæki til stefnumótunar og markmiðssetningar. Í dreifstýrðu kerfi er jafnframt afar mikilvægt að samræma verklag við fjárhagsáætlunargerð þannig að tryggt sé að að forsendur séu allstaðar þær sömu og verið sé að nýta nýjustu og bestu gögn með skilvirkum hætti. Með auknu frelsi þarf ennfremur að koma til aukið eftirlit með framvindu fjárhagsáætlunar og í því sambandi þarf að leggja sérstaka áherslu á kostnaðargreiningu einstakra þátta og samanburð við sambærilega starfsemi annarsstaðar. Frávikagreining verður að taka til fjárhagslegra mælikvarða sem og helstu lykilstærða er varða starfsemina svo sem nýtingar, einingarfjölda og einingarkostnaðar. Aðeins með slíkri greiningu á kostnaði og kostnaðarvökum er mögulegt að leggja betri grunn að úthlutun fjárhagsramma í framtíðinni og þannig tryggja að við úthlutun sé tekið mið af raunverulegum fremur en sögulegum kostnaði við rekstur viðkomandi málaflokks. 10

16 Breytingar á fjárhagsáætlun Við umræður um fjárhagsáætlun Reykjavíkurborgar vegna ársins 2007 kom borgarstjóri inn á að raunveruleg fjármálastjórn fælist ekki í því að breyta sífellt áætlun yfirstandandi árs. Erfitt er að komast hjá einhverjum breytingum en tekið er undir með borgarstjóra að þær þarf að lágmarka eins og mögulegt er. Fjárhagsáætlun ársins 2007 var samþykkt þann 19. desember 2006 en á árinu urðu umtalsverðar breytingar á henni m.a. vegna þess að launakostnaður var endurskoðaður í kjölfar kjarasamninga og lífeyrisskuldbindingar voru fluttar af miðlægum lið í Ráðhúsi yfir á svið borgarinnar. Fjármálaskrifstofa hefur tekið saman yfirlit yfir tilfærslur og breytingar á fjárhagsáætlun A-hluta á árinu Hér á eftir er farið yfir helstu breytingar á fjárhagsáætlun sviða og skrifstofa en að öðru leyti vísað til samantektar Fjármálaskrifstofu. Eftirfarandi tafla sýnir upphaflega fjárhagsáætlun eins og hún var samþykkt í borgarstjórn Reykjavíkur þann 19. desember Þá er sýnt hvernig tilfærslur og breytingar á upphaflegri fjárhagsáætlun skiptast á svið Reykjavíkurborgar. Tölur eru í þúsundum króna. A-hluti Áætlun 2007 Tilfærslur Breytingar Esk. áætlun 2007 Samtals breyting Skatttekjur ( ) ( ) ( ) ( ) Skipulagssvið Framkvæmdasvið Umhverfissvið Menningar- og ferðamálasvið Menntasvið Leikskólasvið Íþrótta- og tómstundasvið Velferðarsvið Ráðhús og önnur útgjöld ( ) ( ) Framlög til B-hluta fyrirtækja Rekstur sviða Skatttekjur rekstur sviða ( ) ( ) (fjárm.tekjur) fjárm.gjöld ( ) ( ) 0 Rekstrarniðurstaða Aðalsjóðs ( ) ( ) ( ) ( ) Eignasjóður niðurstaða ( ) ( ) 0 Skipulagssjóður niðurstaða ( ) ( ) 0 Rekstur A-hluta ( ) ( ) ( ) ( ) Aukafjárveitingar Kostnaðaráhrif hluta þeirra kjarasamninga sem undirritaðir voru í árslok 2006 voru ekki í upphaflegri fjárhagsáætlun og því voru 261 mkr. færð í aukafjárveitingu í samræmi við 5. grein þágildandi leikreglna. Strætó bs. óskaði á árinu 2007 eftir 550 mkr. viðbótarframlagi frá aðildarfélögum að byggðasamlaginu vegna erfiðrar fjárhagsstöðu. Samkvæmt íbúaskiptingu gerir það 334,6 11

17 mkr. frá Reykjavíkurborg. Borgarráð samþykkti viðbótarframlag um 97 mkr. á árinu 2007 og aukaframlag á árunum 2008 og 2009 upp á samtals um 237 mkr. Þá var framlagið til Strætó bs. hækkað um 167 mkr. vegna ákvörðunar um að gefa framhalds- og háskólanemum frítt í strætó. Borgarráð samþykkti ýmsar fjárveitingar upp á 115 mkr. og er þar helst að nefna 110 mkr. aukafjárveitingu vegna aðgerða í starfsmannamálum. Fjárhagsáætlanir sviða voru endurskoðaðar samtals um 97 mkr. til að endurspegla niðurstöðu á liðnum innri leiga áhalda og tækja. Þetta er í fyrsta sinn sem áætlað er sérstaklega fyrir þessum lið en áður hefur hann verið fyrir utan fjárheimildir. Sérstök rýning var gerð á rekstri allra sviða m.t.t. þarfa og þróunar í rekstri sem leiddi af sér aukafjárveitingu upp á 349 mkr. Helstu tilfærslur Tilfærslur milli sviða voru gerðar innan fjárhagsáætlunar Reykjavíkurborgar árið 2007 sem ekki höfðu áhrif á heildarniðurstöðu áætlunarinnar. Fyrst og fremst var um að ræða fjárheimildir sem fluttust af liðnum Önnur útgjöld yfir á fagsvið. Tilfærslur á árinu 2007 námu samtals mkr. Við lestur upphaflegrar fjárhagsáætlunar Aðalsjóðs sem birt er með ársreikningi og í sundurliðunarbók kemur í ljós mismunur á þremur sviðum þegar tölur eru bornar saman við samþykkta fjárhagsáætlun frá 19. desember Mismunur þessi skapast af því að kostnaðarstaðir með upphafsstöðu voru fluttir á milli sviða í stað tilfærslna eða breytinga innan ársins. Borgarstjórn samþykkir fjárhagsáætlun eins og hún birtist 19. desember og þá um leið er búið að festa ákveðna upphafsstöðu sem endanleg áætlun verður borin saman við í árslok. Við fjárhagsáætlanagerð fyrir árið 2007 lágu fyrir nokkrir kjarasamningar sem ekki hafði verið áætlað fyrir og var tekið frá fjármagn að fjárhæð 355 mkr. til að mæta þeim kostnaði undir liðnum Önnur útgjöld. Á undanförnum árum hafa fjárheimildir safnast undir sameiginlegum kostnaði í Ráðhúsi og var á árinu ákveðið að heimfæra þær á viðeigandi svið. Stærstu liðir eru innheimtuþóknun vegna staðgreiðslu, atvinnumál ungs fólks, kostnaður við Fasteignamatsskrá og sérstakar athuganir og úttektir. Samtals voru færðar fjárheimildir út á sviðin upp á 487 mkr. undir þessum formerkjum. Upphafleg fjárhagsáætlun gerði ráð fyrir því að kostnaður vegna lífeyrisskuldbindinga, slysabóta, trygginga og ýmissa styrkja yrði færður undir sameiginlegan kostnað. Í samræmi við 4. grein reglugerðar nr. 944/2000 um bókhald og ársreikninga sveitarfélaga var ákveðið að færa fjárheimild samtals 645 mkr. vegna lífeyrisskuldbindingar á viðkomandi svið. Í ljós kom að ekki reyndist unnt að gjaldfæra kostnað vegna lífeyrisskuldbindingar þar sem til hans var stofnað og því stendur endurskoðuð fjárhagsáætlun of há í samræmi við það. Betur verður gerð grein fyrir þessu í köflum um fagsvið hér á eftir. 12

18 Skrifstofur og svið Hér á eftir verður fjallað um hvert svið/skrifstofu fyrir sig og leitast við að greina í stuttu máli helstu viðfangsefni, hlutverk, rekstrarniðurstöðu, breytingar á fjárheimildum, áhættustýringu og innra eftirlit. Skipulags- og byggingarsvið Hlutverk Skipulags- og byggingarsviðs er að veita góða þjónustu, ráðgjöf og upplýsingar um skipulags- og byggingarmál til borgarbúa, borgarfulltrúa, ráðgjafa, hönnuða, byggingarverktaka og annarra þeirra sem á þurfa að halda. Sviðið er jafnframt stefnumótandi í skipulags- og byggingarmálum borgarinnar í samvinnu við skipulagsráð. Skipulagsráð starfar, í umboði borgarráðs, með þeim hætti sem nánar er kveðið á um í samþykkt fyrir ráðið, sbr. einnig 6. og 38. gr. skipulags- og byggingarlaga nr. 73/1997 og 44 gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998. Borgarstjórn staðfesti samþykkt fyrir nefndina 21. mars 2002, sbr. breytingar 7. nóvember Skipulagsráð mótar stefnu í skipulags- og byggingarmálum og tekur ákvarðanir og gerir tillögur til borgarráðs um skipulags- og byggingarmál á grundvelli fyrrgreindra heimilda ásamt því að hafa eftirlit með að stefnumörkun og samþykktum ráðsins sé fylgt. Borgarráð samþykkti 29. mars 2007 skipulagsbreytingar í kjölfar stjórnsýsluúttektar sem framkvæmd var. Eftir breytingu ber yfirmaður sviðsins starfstitilinn skipulagsstjóri í stað sviðsstjóra og fer hann jafnframt með hlutverk skipulagsfulltrúa. Staða aðstoðarskipulagsstjóra var búin til og er hann staðgengill skipulagsstjóra og yfirmaður deiliskipulagsdeildar skipulagsmála í umboði hans. Skrifstofa skipulags- og byggingarsviðs var lögð niður og við tóku stoðdeildirnar Stjórnsýsla og lögfræði, Fjármál og rekstur, Mannauðs-, gæða- og upplýsingamál og Þjónustuver. Megináherslur 2007 Áhersla á þjónustugæði; einblínt á að skila viðskiptavinum sviðsins, s.s. íbúum, hagsmunaaðilum, hönnuðum, byggingarstjórnum og iðnmeisturum þjónustu sem þeir telja framúrskarandi. Áhersla á þátttöku; áhersla á aðkomu íbúa borgarinnar og hagsmunaaðila að skipulagi til þess að þeir geti haft áhrif á hverskonar borgarumhverfi þeir vilja búa og starfa í. Áhersla á umhverfisgæði; tekur mið af því að lífsgæði íbúa, eins og stuttar vegalengdir í skóla og nálægð við þjónustu- og útivistarsvæði séu sem mest án þess að gengið sé á hagsmuni komandi kynslóða. Byggingar skulu standast öryggiskröfur. Niðurstaða ársins 2007: Samkvæmt upphaflegri fjárhagsáætlun var ráðgert að verja samtals 417 mkr. til reksturs sviðsins. Tilfærslur og breytingar voru 4 mkr. og endanleg fjárhagsáætlun 421 mkr. Rekstrarniðurstaða var 290 mkr., eða 31,1% undir endanlegri fjárhagsáætlun. Tilfærsla vegna lífeyrisskuldbindingar, 3 mkr., var færð frá sameiginlegum kostnaði Ráðhúss til hækkunar á endanlegri áætlun sviðsins undir liðnum Annað í töflunni hér að neðan. Ekki reyndist unnt að gjaldfæra lífeyrisskuldbindinguna og ef hún er undanskilin yrðu heildarfrávik sviðsins um 31% undir áætlun. 13

19 Tekjur Gjöld Rekstrarniðurstaða Esk. áætlun tímabils Frávik tímabils Frávik yfir Frávik undir Hlutfall fráviks Breyting 06/07 Ráð og yfirstjórn ( 1.966) ,5% -9% Skipulagsfulltrúi ( ) ,2% -8% Byggingarfulltrúi ( ) ,9% -977% Annað ,0% Samtals ( ) ,1% -25% Breytingar og tilfærslur skiptast á eftirfarandi undirflokka hjá sviðinu í þúsundum króna: Ráð og yfirstjórn Skipulagsfulltrúi Byggingarfulltrúi Annað Samtals Áhættustýring og innra eftirlit Á Skipulags- og byggingarsviði er stefnumörkun skilgreind sem samráðsferli alls starfsfólks sem er í stöðugri þróun. Stjórnendur bera lokaábyrgð á stefnumörkun í einstökum málaflokkum. Við gerð starfsáætlunar sem unnin er árlega og samþykkt í borgarstjórn er unnið að stefnumörkun. Sérstaklega er tekið mið af langtímaáherslum og stefnumörkun borgarstjórnar. Starfsáætlunarvinna og stefnumörkun fer fram í starfshópum inni á sviðinu og á rýnifundum með öðrum fagsviðum og skrifstofum sem Skipulags- og byggingarsvið þjónustar. Markmið eru unnin út frá heildarstefnumörkun og verkefni skilgreind út frá markmiðum. Í tengslum við ársfjórðungsuppgjör er farið yfir öll markmið sem sett voru og staðan metin. Til viðbótar þessu eru verkefni rýnd með reglulegu millibili. Helstu áhættuþættir sem komið geta í veg fyrir að markmið sviðsins náist eru starfsmannaekla, pólitískar ákvarðanir þ.e. t.d. fjöldi umsókna um byggingarleyfi og stærð mannvirkja ásamt þörf fyrir nýjum og breyttum skipulögum (aðal- og deiliskipulag). Fjárhagsstaða sviðsins er undir eftirliti fjármálastjóra sem sendir skýrslur um stöðu fjármála til ábyrgðaraðila. Ef um frávik er að ræða er krafist skýringa. Ef þörf krefur er gerð áætlun um viðbrögð. Ársfjórðungsuppgjör eru rýnd sérstaklega. 14

20 Framkvæmdasvið Á Framkvæmdasviði var unnið að undirbúningi stjórnkerfisbreytinga á árinu 2007 sem tóku gildi 1. febrúar Eftir þær breytingar sem gerðar voru á sviðinu heitir það nú Framkvæmda- og eignasvið. Sviðið fer með ábyrgð á verklegum framkvæmdum Reykjavíkurborgar og annast samskipti vegna þeirra. Sviðið ber ábyrgð á byggingu, rekstri og viðhaldi mannvirkja í eigu borgarinnar. Þá sér sviðið um leigusamninga, lóðasamninga, samskipti við Vegagerð ríkisins og fleiri aðila vegna framkvæmda í borginni. Framkvæmda- og eignaráð starfar í umboði borgarráðs skv. samþykkt borgarstjórnar frá 2. október Ráðið mótar stefnu á sviði framkvæmda borgarinnar. Ráðið tekur ákvarðanir og gerir tillögur til borgarráðs hvað varðar verksvið þess, hefur eftirlit með að samþykktum og stefnumörkun sé fylgt og fer með þau verkefni önnur sem borgarráð ákveður. Þá gerir ráðið tillögur til borgarráðs að reglum um úthlutun lóða og sölu byggingarréttar og að reglum um kaup og sölu Reykjavíkurborgar á fasteignum. Leiðarljós Framkvæmdasviðs er að gæta hagkvæmni í framkvæmdum og rekstri, leitast við að gæði mannvirkja verði sem mest miðað við tilkostnað og stuðlar að því að Reykjavík verði vistvæn og fögur borg, umgjörð góðs mannlífs og öflugrar atvinnustarfsemi. Starfsemi á aðalskrifstofu sviðsins skiptist í eftirfarandi skrifstofur og deildir: Yfirstjórngæði þróun og greining, Mannvirkjaskrifstofa, Skrifstofa gatna- og eignaumsýslu, Skrifstofa Framkvæmdasviðs, Landupplýsingadeild, Mannauðsdeild, Upplýsingar og almannatengsl og Fjármáladeild. Bílastæðasjóður Á árinu 2007 heyrði B-hluta félagið Bílastæðasjóður undir Framkvæmdasvið sem sjálfstæð stofnun en eftir stjórnkerfisbreytingar var sjóðurinn færður undir skipurit Umhverfis- og samgöngusviðs. Niðurstaða ársins 2007: Samkvæmt upphaflegri fjárhagsáætlun var gert ráð fyrir að verja samtals mkr. til reksturs sviðsins. Tilfærslur og breytingar voru 156 mkr. og endanleg fjárhagsáætlun mkr. Rekstrarniðurstaða var mkr., eða 4,8% undir endanlegri fjárhagsáætlun. Tilfærsla vegna lífeyrisskuldbindingar, 120 mkr., var færð frá sameiginlegum kostnaði Ráðhúss til hækkunar á endanlegri áætlun sviðsins undir liðnum Annað í töflunni hér að neðan. Ekki reyndist unnt að gjaldfæra lífeyrisskuldbindinguna og ef hún er undanskilin yrðu heildarfrávik sviðsins um 1% undir áætlun. Tekjur Gjöld Rekstrarniðurstaða Esk. áætlun tímabils Frávik tímabils Frávik yfir Frávik undir Hlutfall fráviks Breyting 06/07 Yfirstjórn og stoðdeildir ( 3.003) ,4% -4% Styrkir og framlög ,6% -39% Rekstur og viðhald gatna ( ) ( ) ,5% -3% Annað ,0% Samtals ( ) ,8% -4% 15

21 Breytingar og tilfærslur skiptast á eftirfarandi undirflokka hjá sviðinu í þúsundum króna: Yfirstjórn og stoðdeildir Framkvæmdasviðs Styrkir og framlög Rekstur og viðhald gatna Annað Samtals Áhættustýring og innra eftirlit Á Framkvæmdasviði, Eignasjóði og Skipulagssjóði hefur verið tekið upp stefnumiðað árangursmat eða Balanced ScoreCard sem virkt stjórntæki þar sem stefnumörkun og markmið eru skilgreind. Yfirmarkmið eru brotin niður í markmið einstakra skrifstofa og deilda. Markmiðin eru samhæfð þannig að þau endurspegli tilteknar höfuðáherslur og þeim raðað niður á víddir sem hafa orsakaáhrif hver á aðra. Öll markmið eru skilgreind með mælikvarða í skorkorti sem sýnir hvernig mæla skuli árangur, hver hann hefur verið og hvaða árangri skuli ná. Í framhaldi af niðurstöðum mælinga er farið í sértækar aðgerðir til að ná settum markmiðum og þannig verða niðurstöður mælinga mikilvægur hluti starfs- og fjárhagsáætlunar. Helstu áhættuþættir sem komið geta í veg fyrir að markmið náist eru að starfsmenn vinni ekki samkvæmt útgefnum verkferlum og að tímaskortur sé hjá starfsmönnum vegna annarra verkefna. Ytri áhættuþættir eru einnig til staðar s.s. skipulagsmál, markaðsaðstæður, gæði útboðsgagna t.d. rangar magntölur o.fl. Ákveðin áhætta er fólgin í hlutverka- og ábyrgðarskiptingu m.a. milli kjörinna fulltrúa og starfsmanna. Skýra þarf betur og kynna ábyrgðarskiptingu milli Framkvæmda- og eignasviðs og Umhverfisog samgöngusviðs og eins Skipulags- og byggingarsviðs. Ákveðið hefur verið á samráðsvettvangi sviðsstjóra þessara sviða að bæta úr þessu. Fylgst er með fjárhagsafkomu með því að vinna útkomuspá mánaðarlega og í samvinnu við stjórnendur er frávikagreining einnig framkvæmd mánaðarlega. Þá eru unnin ársfjórðungsuppgjör sem lögð eru fyrir borgarráð. Gerð er fjárstreymisáætlun fyrir einstök verk stofnframkvæmda. Reglulega er farið yfir útistandandi kröfur og einnig er lögð áhersla að greiða alla reikninga sem allra fyrst. 16

22 Umhverfissvið Þann 1. júní 2005 var Umhverfissvið Reykjavíkurborgar formlega stofnað og tók það við skyldum Umhverfis- og heilbrigðisstofu Reykjavíkur. Að auki var verkefnum fjölgað með því að færa stefnumótun í samgöngumálum til hins nýja sviðs. Starfsemi Umhverfissviðs fellur undir stjórn umhverfisráðs Reykjavíkur. Hinn 30. ágúst 2007 samþykkti borgarráð tillögu um stofnun Umhverfis- og samgöngusviðs. Nýtt skipulag tók gildi 1. febrúar Á skrifstofu Umhverfissviðs eru samkvæmt skipuriti starfandi eftirtaldar fimm deildir; Staðardagskrá 21, Heilbrigðiseftirlit og vöktun, Skrifstofa neyslu og úrgangs, Skrifstofa náttúru og útivistar og skrifstofa sviðsstjóra. Hlutverk Umhverfissviðs er: Stefnumótun í umhverfismálum, þ.m.t. umsjón með framkvæmd og endurskoðun Staðardagskrár 21. Stefnumótun í samgöngumálum, þ.m.t. stefnumótun í umferðaröryggismálum, almenningssamgöngum, bílastæðamálum og umferðarfræðslu. Heilbrigðis- og mengunareftirlit í lögsagnarumdæmi Reykjavíkur. Náttúruvernd og garðyrkja í borgarlandinu. Sorphirða frá heimilum í borginni. Dýraeftirlit, þ.e. meindýravarnir, hundaeftirlit, varsla borgarlands og búfjáreftirlit. Sviðið sér einnig um rekstur Náttúruskóla, Vinnuskóla og Grasagarðs. Þá er ótalin ábyrgð á rekstri Heiðmarkar og Reykjanesfólkvangs. Niðurstaða ársins 2007: Samkvæmt upphaflegri fjárhagsáætlun var ráðgert að verja samtals mkr. til reksturs sviðsins. Tilfærslur og breytingar voru 88 mkr. og endanleg fjárhagsáætlun mkr. Rekstrarniðurstaða var mkr., eða 6,4% undir endanlegri fjárhagsáætlun. Tilfærsla vegna lífeyrisskuldbindingar, 14 mkr., var færð frá sameiginlegum kostnaði Ráðhúss til hækkunar á endanlegri áætlun sviðsins undir liðnum Annað í töflunni hér að neðan. Ekki reyndist unnt að gjaldfæra lífeyrisskuldbindinguna og ef hún er undanskilin yrðu heildarfrávik sviðsins um 6% undir áætlun. Tekjur Gjöld Rekstrarniðurstaða Esk. áætlun tímabils Frávik tímabils Frávik yfir Frávik undir Hlutfall fráviks Breyting 06/07 Ráð og skrifstofa sviðsstjóra ( 25) ,7% 0% Heilbrigðiseftirlit og vöktun ( ) ( ) ,6% 1% Náttúra og útivist ( 9.567) ,6% -2% Stefnumótun og þróun ,0% -11% Neysla og úrgangur ( ) ,0% -16% Annað ( 501) ,4% 73% Samtals ( ) ,4% -6% 17

23 Breytingar og tilfærslur skiptast á eftirfarandi undirflokka hjá sviðinu í þúsundum króna: Náttúra og útivist 632 Garðyrkjudeild Sorphirða Umhverfis- og samgönguráð Stefnumótun og þróun 149 Annað Samtals Áhættustýring og innra eftirlit Stefnumörkun Umhverfissviðs fer alfarið fram með gerð starfsáætlunar hvers árs. Starfsáætlun er í grunninn unnin af hverri starfsstöð sviðsins fyrir sig og samræmd innan hverrar skrifstofu. Sviðsstjóri ritstýrir síðan innkomnum tillögum að starfsáætlun ársins og samræmir fyrir sviðið í heild. Sviðsstjóri leggur síðan tillögu að starfsáætlun fyrir meirihluta umhverfis- og samgönguráðs, sem hefur áhrif á gerð áætlunarinnar á því stigi. Að því loknu er tillaga að starfsáætlun lögð fyrir umhverfis- og samgönguráð, sem vísar áætluninni til borgarráðs að loknum umræðum. Áhersla er lögð á að ná tveimur umræðum í ráðinu um áætlanirnar. Samhliða og í samræmi við starfsáætlun hverju sinni er unnið að gerð fjárhagsáætlunar sviðsins, sem er lögð fram í umhverfis- og samgönguráði samhliða starfsáætlun. Víðtækt samráð og samvinna er við kjörna fulltrúa, stjórnendur og lykilstarfsmenn á Umhverfissviði við gerð starfs- og fjárhagsáætlunar. Í hverjum mánuði er farið yfir rekstur sviðsins og hann kynntur á deildum og starfsstöðvum þegar við á. Á vikulegum og eftir atvikum hálfsmánaðarlegum deildarfundum er farið yfir starfsáætlun og staðan metin. Í heilbrigðiseftirliti er vikulegt eftirlit með því að eftirlitsáætlunum sé fylgt. Á vikulegum rekstrarfundum stjórnenda sviðsins er farið yfir markmið þegar tilefni gefast til og eigi sjaldnar en ársfjórðungslega. Árlega er sameiginlegur fundur allra stjórnenda og millistjórnenda sviðsins, þar sem allir kynna markmið síns starfsstaðar. Á starfsdögum er farið yfir markmið og árangur. Flest verkefni önnur en hefðbundin þjónustuverkefni hljóta kynningu í umhverfis- og samgönguráði. Að mati sviðsstjóra hefur á undanförnum árum helst hamlað markmiðum að starfsmenn hafi veikst langtímaveikindum og ekki hefur tekist að manna störf þeirra, ásamt því að ekki hefur ávallt tekist að manna laus störf. Auk þess hefur komið fyrir að samvinnuverkefni við ríki eða stofnanir hafa tafist af ástæðum sem eru sviðinu óviðráðanlegar. Þá hefur komið fyrir að kjörnir fulltrúar ákveði verkefni, sem ekki eru í starfs- eða fjárhagsáætlun, sem breytt getur forgangsröðun. Fjárhagsuppgjör eru yfirfarin og stefni kostnaðarstaður í að halda ekki fjárhagsáætlun eru ástæður þess krufðar og verkefnum forgangsraðað á nýjan leik eða frestað. Frávik eru greind nákvæmlega. Innheimta viðskiptakrafna er á hendi Fjármálaskrifstofu Ráðhúss. Þegar kemur að lögfræðiinnheimtu eða afskrift krafna eru ákvarðanir og tillögur teknar af sviðinu. Upplýsingar um lögfræðiinnheimtu eru sendar reglulega af fjármáladeild Ráðhússins og er farið yfir þær jafnóðum. 18

24 Menningar- og ferðamálasvið Hlutverk Menningar- og ferðamálasviðs er að fara með framkvæmd menningar- og ferðamála hjá Reykjavíkurborg. Það hefur yfirumsjón með starfsemi menningarstofnana Reykjavíkurborgar sem eru Borgarbókasafn Reykjavíkur, Listasafn Reykjavíkur, Ljósmyndasafn Reykjavíkur, Menningarmiðstöðin Gerðuberg og Minjasafn Reykjavíkur. Stofnanir starfa samkvæmt samþykktum Reykjavíkurborgar og lögum og reglugerðum á hverju sviði. Ferðamálum er sinnt hjá Höfuðborgarstofu, skrifstofu ferða- og markaðsmála, sem ber ábyrgð á heildstæðri kynningu á Reykjavík samkvæmt ferðamálastefnu Reykjavíkurborgar og á rekstri Upplýsingamiðstöðvar ferðamanna í Reykjavík. Höfuðborgarstofa ber einnig ábyrgð á undirbúningi og framkvæmd viðburða og hátíða svo sem Vetrarhátíðar og Menningarnætur í Reykjavík. Helstu áherslur 2007 eru: Kraftmikil menning skapandi borg var yfirskrift Menningar- og ferðamálasviðs árið Með því er lögð áhersla á þann kraft sem býr í menningarlífi höfuðborgarinnar og starfsmönnum alls sviðsins. Hrein orka Pure Energy hefur verið vörumerki borgarinnar á sviði ferðamála og rímar vel við þann sköpunarkraft sem í íslenskri menningu felst. Miklar breytingar hafa orðið á stöðu menningar og lista um allan heim á síðustu árum. Til viðbótar við hefðbundnar skilgreiningar um gildi listanna hafa komið fram nýjar hugmyndir og viðhorf sem byggja á rannsóknum á stöðu þeirra og möguleikum meðal skapandi atvinnugreina. Menningarstefna Reykjavíkurborgar var fyrst samþykkt árið 2001 og breytt lítillega árið Sviðið hefur að markmiði að endurskoða og móta nýja menningarstefnu fyrir Reykjavíkurborg. Sviðið hefur gert samstarfs- og þjónustusamninga við ýmsa aðila í tengslum við menningar- og ferðamálastarfsemi. Niðurstaða ársins 2007: Samkvæmt upphaflegri fjárhagsáætlun var gert ráð fyrir að verja samtals mkr. til reksturs sviðsins. Tilfærslur og breytingar voru 221 mkr. og endanleg fjárhagsáætlun mkr. Rekstrarniðurstaða var mkr., eða 6,8% undir endanlegri fjárhagsáætlun. Tilfærsla vegna lífeyrisskuldbindingar, 43 mkr., var færð frá sameiginlegum kostnaði Ráðhúss til hækkunar á endanlegri áætlun sviðsins undir liðnum Annað í töflunni hér að neðan. Ekki reyndist unnt að gjaldfæra lífeyrisskuldbindinguna og ef hún er undanskilin yrðu heildarfrávik sviðsins um 5% undir áætlun. Tekjur Gjöld Rekstrarniðurstaða Esk. áætlun tímabils Frávik tímabils Frávik yfir Frávik undir Hlutfall fráviks Breyting 06/07 Yfirstjórn ,1% 18% Höfuðborgarstofa ,4% 19% Borgarbókasafn ( ) ,5% 9% Listasafn Reykjavíkur ( ) ,0% 13% Aðrar menningarstofnanir ( 261) ,8% -22% Styrkir og samstarfssamningar ( 668) ,4% -24% Annað ( 85) ,1% 123% Samtals ( ) ,8% -9% 19