DIPLOMSKO DELO INTRANET SODOBNO ORODJE INTERNE KOMUNIKACIJE

UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA DIPLOMSKO DELO INTRANET SODOBNO ORODJE INTERNE KOMUNIKACIJE Kandidatka: Simona Kastelic Študentka izrednega študija Številka indeksa: 81498358 Program: visokošolski strokovni Študijska smer: Marketing Mentor: dr. Damijan Mumel Novo mesto, april 2006

2 PREDGOVOR Predgovor začenjam s trditvijo Logožarja (1998, 52), ki pravi:»ni dovolj vedeti le to, da je čas sprememb prišel, temveč predvsem to, da se čas hitrih sprememb očitno ne bo več ustavil neusmiljeno teče, prihodnost pa pripada samo prilagodljivim...«, ki še kako velja. Resnično sta pripravljenost na spremembe in prilagodljivost organizacij in posameznikov tisti, ki dajejo uspešne rezultate. Čas sprememb se kaže predvsem v času hitrega napredka tehnologije. Z novimi odkritji nas seznanjajo dnevno. Na nas sloni dejstvo, da jim moramo slediti, saj bomo le na ta način lahko uspešni. Internet in intranet sta medija, ki omogočata organizacijam, da svoje delo opravljajo drugače, inovativneje, hitreje in učinkoviteje. Toda upravljane intraneta prav zaradi spoznanja, da ponuja»vsem vse«postaja vse bolj zahtevno. Ambicije organizacij pri uporabi intraneta in portalne tehnologije so izjemno različne. Ne eni strani ne manjka organizacij, ki v intranetu vidijo predvsem prednosti, izboljšave, spremenjen način dela in komunikacije, ki povzroča revolucijo tudi v izdelkih in storitvah. Na drugi strani pa so organizacije, ki v vzpostavitvi intraneta vidijo zgolj stroške, ki dodatno izčrpavajo že tako omejene organizacijske resurse. Tudi v Krki, d. d., Novo mesto, v kateri sem zaposlena že skoraj deset let, smo se odločili, da dodatno izboljšamo interno komunikacijo z intranetom, ki bo ponujal veliko več kot samo objavo novic in obvestil. Zaživel naj bi tudi kot delovni portal. Namen mojega diplomskega dela je predstaviti sodobno orodje interne komunikacije intranet, ki predvsem v večjih podjetjih omogoča hitro posredovanje informacij zaposlenim na enostaven in sodoben način. Diplomsko delo je sestavljeno iz dveh delov, in sicer teoretičnega in praktičnega. Prvi del zajema opredelitev intraneta in njegovo uporabnost ter trende v razvoju intraneta v Sloveniji. Predstavljena je nagrada Intra, ki se podeljuje za najboljše intranetne rešitve v podjetjih, nadalje pa je diplomsko delo osredotočeno na podjetje Krka, d. d., Novo mesto. Opredeljeno je interno in organizacijsko komuniciranje v Krki ter orodja in tehnike, ki se uporabljajo za interno komunikacijo med zaposlenimi. Intranetni portal Krkanet je predstavljen podrobneje predvsem iz vsebinskega oziroma informacijskega vidika. V praktičnem delu, analizi anketnega vprašalnika, sem želela ugotoviti uporabnost, sprejetost in zadovoljstvo zaposlenih z uporabo intranetnega portala Krkanet. Hkrati pa me je zanimalo, ali so zaposleni zadovoljni s kakovostjo in količino informacij, ki so jim na voljo na Krkanetu. V zadnjem sklepnem poglavju povzemam glavne ugotovitve glede pomena in razvitosti intraneta v slovenskih podjetjih ter analize anketnega vprašalnika. Diplomsko dela ponuja zaokrožen pogled predvsem na uporabo in pomen intraneta v Sloveniji s poudarkom na podjetju Krka, d. d., Novo mesto.

3 KAZALO VSEBINE 1 UVOD 5 1.1 Opredelitev področja in opis problema 5 1.2 Namen in cilji 5 1.2.1 Namen 5 1.2.2 Cilji 5 1.3 Predpostavke in omejitve 6 1.4 Predvidene metode dela 6 2 INTRANET 7 2.1 Kaj je intranet in v čem se razlikuje od interneta 7 2.2 Uporaba intraneta 7 2.3 Trendi in smeri razvoja intraneta v Sloveniji 10 2.4 Poglavitne značilnosti in orodja vsakega intraneta 11 2.5»Intra«- nagrada za najboljši intranet 12 3 INTERNO KOMUNICIRANJE V KRKI, D. D., NOVO MESTO 13 3.1 Organizacijsko komuniciranje v podjetju 13 3.2 Interno komuniciranje v podjetju 15 3.3 Predstavitev podjetja Krka, d. d., Novo mesto 16 3.4 Orodja internega komuniciranja v Krki 17 3.4.1 Utrip 18 3.4.2 Bilten 19 3.4.3 Informacijske table 20 3.4.4 Pisma 20 3.5 Tehnike internega komuniciranja v Krki 20 3.5.1 Osebno komuniciranje 21 3.5.2 Elektronsko komuniciranje 21 4 INTRANET V KRKI, D. D., NOVO MESTO 23 4.1 Povod za spremembo že obstoječih intranetnih strani 23 4.2 Vizija intraneta v Krki 24 4.3 Dostop do intraneta 25 4.4 Struktura intranetnih strani 25 4.5 Zagotovitev, pregled in podajanje informacij 28 4.6 Izobraževanje zaposlenih za podajanje informacij na intranatne strani 29 4.7 Povezanost podjetij in predstavništev z matičnim podjetjem 30

4 5 ANALIZA IN INTERPRETACIJA REZULTATOV ANKETE O UPORABNOSTI INTRANETA MED ZAPOSLENIMI V KRKI, D. D., NOVO MESTO 31 5.1 Metodologija dela 31 5.2 Podatki o anketirancih 31 5.3 Prikaz in interpretacija rezultatov ankete 33 6 SKLEP 39 7 POVZETEK / ABSTRACT 40 SEZNAM LITERATURE 41 SEZNAM VIROV 42 SEZNAM SLIK IN TABELE 42 PRILOGA

5 1 UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis problema V svetu, v katerem živimo, velja, da so informacije tiste, ki imajo moč, pravzaprav posamezniki, ki jih posedujejo. Kljub temu pa je na ravni mnogih organizacij opaziti trend k bolj demokratični oziroma participativni porazdelitvi moči med menedžerji in zaposlenimi. Zaposleni so tisti, ki so ključna javnost vsake organizacije, od katere sta v veliki meri odvisna njeno delovanje in uspeh. Njihova pripravljenost uresničevati organizacijske cilje se skriva v njihovem dobrem počutju na delovnem mestu in zavesti, da so oni in njihove ustvarjalne sposobnosti pomembne za organizacijo. Vzbuditi v njih te občutke pa je mogoče z dobrim internim komuniciranjem v organizaciji. V današnjem času se nam zdi, da se svet vrti s hitrostjo, ki ji težko sledimo ali pa nas včasih celo bega. Dnevno smo priča novim odkritjem, predvsem na področju tehnologije, hkrati pa nas to usmerja k novim načinom razmišljanja. Spremembam, ki nas obkrožajo moramo slediti tako z izobraževanjem in razumevanjem kot z nabavo in uporabo nove tehnike. Hkrati pa nam nova tehnologija večkrat olajša delo in omogoča hiter dostop do posameznih želenih informacij. Intranet je v življenje podjetij vnesel veliko sprememb ter olajšal dostop do različnih informacij in njihovo posredovanje na enostaven in sodoben način zaposlenim v posameznih podjetjih. Za uporabo intraneta je pomembno, da vemo kaj sploh intranet je in kako deluje. 1.2 Namen in cilji 1.2.1. Namen V teoretičnem delu: spoznati intranet kot sodobno orodje interne komunikacije, predstaviti natečaj za najboljši intranetni portal podjetja, ki se zadnji dve leti podeljuje tudi v Sloveniji. V aplikativnem delu: prikazati intranetno stran podjetja Krka, d. d., Novo mesto. 1.2.2 Cilji V teoretičnem delu: ugotoviti, kaj intranet je in kako deluje, ugotoviti različnost med dvema podobnima, a hkrati različnima medijema, predvsem z vidika dostopnosti in uveljavljenosti.

6 V aplikativnem delu: narediti analizo uporabnosti, sprejetosti in zadovoljstva zaposlenih Krke glede uporabe intranetnih strani, glede količine in kakovosti informacij, ki jih lahko pridobimo na intranetnih straneh Krke, predstaviti še ostala orodja interne komunikacije, ki jih v Krki uporabljamo za komuniciranje z zaposlenimi. 1.3 Predpostavke in omejitve Predpostavke moje diplomske naloge so, da je intranet sodoben medij interne komunikacije v podjetjih, ki se glede na hiter razvoj tehnologije vse bolj uporablja in postaja vse pomembnejši za komunikacijo v podjetjih, hkrati pa tudi zelo uporaben. Uporaba intraneta narašča tako v malih kot srednje velikih slovenskih podjetjih. Obstaja pa tudi omejitev uporabe intraneta v podjetjih, in sicer predvsem za zaposlene, ki nimajo dostopa oz. ne uporabljajo računalnika. To so tisti delavci, ki delajo v proizvodnji (za trakom) in računalnika neposredno za svoje delo ne potrebujejo. Prav zaradi navedenega morajo podjetja poleg intraneta uporabljati še ostala orodja interne komunikacije. Le tako lahko informacije prispejo do vsakega zaposlenega. V diplomskem delu sem se predvsem osredotočila na predstavitev intraneta, kot orodja interne komunikacije v Krki, d. d., Novo mesto in opravila anketo med zaposlenimi o prenovi intranetnih strani ter predstavila njene rezultate. Vseh informacij, ki se nahajajo na intranetnih straneh podjetja Krka, d. d., Novo mesto zaradi poslovnih skrivnosti žal ni moč predstaviti. 1.4 Uporabljene metode dela Metoda raziskovanja v teoretičnem delu diplomske naloge je predvsem raziskava sekundarnih podatkov s pomočjo domače in svetovne literature s področja intraneta. Informacije sem pridobila tudi s pomočjo interneta. V aplikativnem delu sem: predstavila intranetno stran podjetja Krka, d. d., Novo mesto (dostop do intraneta, strukturo, podajanje informacij na intranet), med zaposlenimi Krke, v različnih sektorjih, sem s pomočjo vprašalnika izvedla anketo o pogostosti, uporabnosti in dostopnosti informacij na intranetu Krke, na koncu pa sem prikazala analizo rezultatov opravljene ankete.

7 2 INTRANET 2.1 Kaj je intranet in v čem se razlikuje od interneta Intranet je na globalnem trgu prisoten že kar nekaj časa. Predno pa bomo lahko besedo intranet zaznali v vsakdanjem besednjaku ljudi bo preteklo še kar nekaj časa. Tako se še vedno kdo vpraša, če mogoče ne gre za tiskarsko napako ali napačno izgovorjavo. Glede na to, da je bil intranet leta 1995 še slabo prepoznaven in uporaben, verjetno na zastavljeno vprašanje, kaj je to intranet, takrat ne bi dobili odgovora. Potem, ko so vsi spoznali, kaj je to internet, so mojstri iznašli še intranet. Intranet je podoben internetu, vendar gre pri intranetu za zaprto omrežje, v katerem so med seboj povezani računalniki v organizaciji. Intranet je omrežje v kontroliranem okolju in med znanimi uporabniki. Tu gre za uporabo istih protokolov in programskih orodij kot pri internetu, vendar na ravni podjetja. Svetovni splet pa vključuje tisoče spletnih strežnikov in se razprostira po celotnem internetu ter informacije ponuja celotnemu internetnemu občinstvu. Informacije, ki se nahajajo na intranetu, so shranjene na strežniku podjetja in kot take niso dostopne uporabnikom interneta, pač pa le določeni skupini uporabnikov, ki za dostop do informacij ne potrebujejo klicne ali najete linije kot pri internetu (Levina, Baraudi, Levina 1997, 45). Intranet si lahko predstavljamo kot zaprt televizijski sistem, medtem ko lahko internet enačimo s kabelsko televizijo, ki jo lahko spremlja vsak. Tudi ekstranet je interno ali zasebno spletno mesto, vendar je dostop dovoljen tudi izbranim strankam, se pravi zaposlenim, hkrati pa tudi partnerjem in določenim posameznikom. Internet je medij za strokovno, prosto, informativno komuniciranje med vsemi ljudmi, ne glede na zaposlenost ali ne, intranet pa je medij, ki se uporablja predvsem za poslovno komuniciranje. Intranet omogoča vstop posameznikom, medtem ko internet omogoča vstop vsakemu, ki ima za to potrebno programsko opremo (Microsoft Press 1997, 4). Intranet je distribucijski sistem v okviru organizacije, ki zaposlenim omogoča dostop do informacij, komunikacijo z ostalimi zaposlenimi, da zaposleni svoje znanje lahko delijo med sabo ter omogoča učenje od ostalih. Tako intranet spreminja ljudem pravila, aktivnosti in nenazadnje tudi službe (Stone Gonzalez 1997, 97). 2.2 Uporaba intraneta Marsikdo bo mislil, da je intranet popolnoma nezanimiv. Vse kar lahko počnete v intranetu, počnejo ljudje v internetu že dolga leta. Vendar ni tako. Izkazalo se je, da je intranet zelo koristna stvar. V velikem številu, če ne celo v večini podjetij, so cele gore pomembnih podatkov o poslovanju spravljene v ogromne stare zbirke podatkov, ki so nato shranjeni v velikih starih računalnikih. Ti podatki bi bili koristni številnim v podjetju, če bi jim le bili dosegljivi. Podobno je z drugo vrsto pomembnih podatkov, ki se shranjujejo na

8 osebnih računalnikih posameznih uporabnikov oziroma uslužbencev. Intranet predstavlja sodoben način, kako vse te informacije na eleganten način ponuditi sodelavcem. Stvari, ki jih lahko neko podjetje naredi s pomočjo intraneta, so različne. Nekatere od možnosti uporabe intraneta so naslednje (Levina, Baraudi, Levina 197, 46, 47): skoraj vse okrožnice, ki krožijo po podjetju, lahko prenašamo kot elektronska sporočila ali spletne strani; pri tem prihranimo pri papirju, obenem pa jih je laže arhivirati in pozneje najti; vse tiste zaprašene interne publikacije, ki se valjajo po policah ali pa se kopičijo na vogalu vaše mize, lahko nadomestite s spletnimi stranmi. Pri tem je iskanje po njih veliko preprostejše, obenem pa lahko njihovi avtorji sproti vnašajo potrebne spremembe, ki so že v naslednjem trenutku dostopne vsem v podjetju; kataloge izdelkov, cenike, sezname sestavnih delov in podobne stvari lahko dokaj preprosto vključimo v spletne strani; če je za projekt zadolženih več ljudi, z njegovo predstavitvijo na spletnih straneh dosežemo, da lahko vsi udeleženci spremljajo stanje projekta v celoti, obenem pa lahko vsak udeleženec sproti predstavlja napredek na področju ali nalogi, za katero je osebno zadolžen. Seveda uporaba intraneta omogoča še številne druge prednosti, kot so povečanje komunikacije med zaposlenimi, zmanjšanje obsega papirnatih dokumentov, hitro iskanje po dokumentih, poveča informiranost zaposlenih, zmanjša stroške pri nakupu določenih aplikacij. Skratka, s pomočjo intraneta prihranite čas in denar, kar pa pomeni povečanje produktivnosti v podjetju. Pogosta zmota, ki vodi v neizkoriščenost tega orodja, je razmišljanje o intranetu kot o prostoru za obveščanje, kjer informacije tečejo le enosmerno od enega informacijskega centra k številnim pasivnim prejemnikom informacij. Dvosmerno komuniciranje in sodelovanje vseh udeležencev pri izmenjavi informacij in idej je bistvo intraneta (Mervar 2003, 59). Intranet omogoča izredno hiter in učinkovit pretok informacij v oddelku in med oddelki v podjetju ter krepi skupno dejavnost in tekmovalnost. Uvajanje take notranje komunikacije v podjetju naj poteka postopno, saj se nekateri zaposleni, predvsem starejši, težko sprijaznijo s tem, da so določene informacije dostopne prav vsem (Potočnik 2001, 18). Povezovanje računalniških informacijskih sistemov podjetij v notranje informacijske splete, kakor tudi povezovanje le-teh v svetovni računalniški splet, pomeni za podjetje novo dimenzijo v obvladovanju notranjih poslovnih procesov, navzven pa neprimerneje učinkovitejše obvladovanje tržišča in komunikacij (Božič 1997, 231). Raziskava Akademije Panta Rei je pokazala, da intranet uporabljajo tako srednja kot velika podjetja. Z slike 1 lahko odčitamo, da ima intranet vzpostavljenih približno 94 % slovenskih podjetji, ki imajo zaposlenih več kot sto ljudi.

9 SLIKA 1: DELEŽ PODJETIJ, KI NIMAJO, IMAJO ALI VZPOSTAVLJAJO INTRANET V SLOVENIJI ( V %) 2% 4% nimajo ga vzpostavljajo imajo 94% Vir: Uspeh d.o.o. 2005, Poročilo o trendih in smereh razvoja intraneta v Sloveniji Raziskava Akademije Panta Rei je pokazala, da intranet zaposleni najpogosteje uporabljajo za splošno interno komuniciranje (40 %), dostop do elektronske pošte in interneta (31 %), pregled dokumentacije in dostop do baz podatkov (39 %), za objavo internih obvestil, okrožnic in pravilnikov (29 %), za uporabo drugih poslovnih aplikacij (30 %), drugo (24%). (Uspeh d.o.o., 2). Skupni seštevek odstotkov je večji kot sto, saj so anketiranci imeli možnost odgovarjati z več odgovori. Večji problem kot to, ali imajo v podjetju vzpostavljen intranet ali ne, je, kakšnega imajo. Dejansko ima intranet zelo veliko podjetij, vendar so koristi, ki jih od intraneta pridobi podjetje zelo majhna. Problem, ki se pojavlja, je enostavnost uporabe intraneta. Zaposleni informacij, ki jih iščejo, ne dobijo dovolj hitro, zgubljajo se v sami strukturi intraneta. Drugi problem, ki se pojavlja pri uporabnosti intraneta, je, da intranet v podjetju snujejo napačni ljudje. Zasnovo, vsebinski in konceptualni del intraneta, v večini podjetij snuje informacijski oddelek in podobni oddelki. Prav zato intranet nima možnosti, da bi izkoristil vse svoje potenciale v podjetju. Seveda pa bo intranet zares uporaben šele takrat, ko ga bo uporabljalo čim več ljudi oziroma zaposlenih v podjetju (Of Hearts 2001). Mednarodna študija o uporabnosti intraneta, ki jo je opravilo podjetje Nielsen Norman Group, je pokazala, da se intranetu pripisuje manjši pomen kot spletni strani podjetja, zaradi česar lahko precej trpi produktivnost podjetja. Uporabnost intraneta je najboljša takrat, ko so podatki oziroma informacije enostavno opisno označene, ne pa poimenovane z različnimi izmišljenimi in privlačnimi imeni. Vizualna oblika intraneta je najpogosteje enostavna in v mejah normale, brez pretiravanj, ki jih včasih zasledimo na spletnih straneh. Pozitivna ugotovitev raziskave je poudarek na široki uporabnosti funkcije iskanja, ki uporabniku omogoča iskanje posameznih vsebin na intranetu. V podjetjih, ki imajo slabo funkcijo iskanja, pa je prav to najpogostejši vzrok zmanjšane uporabnosti intranetov. Raziskava je pokazala, da je za uporabnika velikega pomena, da so povezave in navigacijski gumbi dobro vidni, da lahko kliknejo nanje, obiskane in neobiskane povezave morajo biti barvno ločene, da je jasno vidno, če vodijo do strani, ki so jih že obiskali ali ne. Veliko podjetij je uspešnih pri zagotavljanju posodobljenih novic o podjetju. Ta funkcija je v veliko pomoč pri premagovanju ključne težave uporabnosti intraneta. Vendar pa je večina intranetov bistveno manj uspešna pri urejanju starih novic, pri njihovem arhiviranju ter pri njihovi integraciji v glavna področja intraneta. Prav tako veliko zmešnjavo na

10 intranetih podjetij povzročajo PDF datoteke, ki niso pretvorjene v običajno dostopne HTML dokumente. (Uspeh d.o.o., povzeto po Viru: http://www.useit.com/alertbox/200021111.html.) 2.3 Trendi in smeri v razvoju intraneta v Sloveniji 1 Trend 1: Uporabniki postajajo središče sistema. Ko so pred petimi do desetimi leti podjetja pričela razvijati sisteme, so bila osredotočena na uvedbo lažjega dostopa do informacij. Ti sistemi so se kmalu razvili v orodja, ki so poenostavljala in pospeševala komunikacijo v podjetju in s kupci. Poleg tega pa so tudi pomagali podjetjem, da so na trg prodrla hitreje in si ustvarila nove poslovne priložnosti preko spleta. Pred kratkim pa so podjetja začela delati sisteme, ki kupcem in partnerjem olajšajo poslovanje s podjetjem. Poenostavljeno poslovanje jasno pomeni tudi večji dobiček, še pomembneje pa je, da se to dolgoročno lahko odraža tudi v zvestobi kupcev. Trend 2: Dostavljanje informacije tja, kjer je potrebna. Dandanes podjetja informacije dostavljajo na številne različne lokacije. Trend 3: Intranet postaja samoumeven. Vloga intraneta v poslovanju se še naprej krepi in postaja vse bolj odločilna. Trend 4: Integracija v vse poslovne procese. Eno ključnih sporočil podjetij, ki imajo odlične intranete, je, da je vrednost intraneta največja, ko je ta tesno povezan z vsemi poslovnimi procesi. Trend 5: Še več zanimivih aplikacij. Pred kratkim smo bili lahko priča številnim resnično zanimivim načinom razvoja intraneta in ekstraneta. V intranetu podjetja Remedy lahko najdemo rubriko "Ask Mom" ("Vprašaj mamo"), podjetje Sandia ima iskalnik, ki zaposlenim poišče in sporoči stanje večjih projektov, podjetje National Semiconductor pa ponuja orodja, ki večjim kupcem pomagajo postavljati svoje domače strani. Trend 6: Večja podpora sodelovanju med zaposlenimi. Večje število intranetov zaposlenim pomaga pri medsebojnem sodelovanju, ne le znotraj posameznih podjetij, temveč tudi z drugimi poslovnimi partnerji. Trend 7: Bolj prefinjeni razvojni modeli. Tako kot postaja splet vse pomembnejši za podjetja, lahko vidimo, da podjetja postajajo naprednejša tudi na področju razvijanja, vzdrževanja in širjenja svojih internih sistemov. Trend 8: Manj je več. Vse več podjetij spoznava, da velike razvojne ekipe na področju razvoja intranetov ne prinašajo želenih rezultatov. Zato ima veliko podjetij namenoma majhne razvojne ekipe, ki so bolj obvladljive in bolj fleksibilne. 1 povzeto iz Poročila o trendih in smereh razvoja intraneta v Sloveniji

11 Trend 9: Vključevanje menedžmenta znanja. Menedžment znanja je dosegel intranet, in sicer najprej v obliki "interesnih skupnosti". Podjetja, ki so začela z vključevanjem menedžmenta znanja v intranet sisteme, poročajo, da sedaj lažje konkurirajo na trgu. Takšen razvoj lahko zasledimo pri najrazličnejših podjetjih, kjer je razvoj aplikacij za menedžment znanja osredotočen na določene skupine zaposlenih (npr. s področja prodaje ali ITT-ja). Trend 10: Nove poslovne priložnosti. S pomočjo intraneta podjetja lažje zajemajo in razširjajo informacije, nekatera pa so v tem našla tudi nove priložnosti. Podjetje CKS, katerega cilj je bilo ugotoviti sposobnosti več kot 2000 zaposlenih, je znotraj podjetja odkrilo mnoga strokovna znanja in talente, za katere pred tem sploh ni vedelo. Posledično so lahko razširili svojo ponudbo storitev. 2.4 Poglavitne značilnosti in orodja vsakega intraneta Da bo intranet za zaposlene koristen medij interne komunikacije in da ga bodo z veseljem uporabljali, je potrebno pri izdelavi intranetnih strani upoštevati več različnih kriterijev. Najpoglavitnejše je, da je izgled intranetnih strani preprost, da so navigacije enostavne, da je iskalno polje vidno ter da so tekstovna besedila kratka in jedrnata. Med poglavitne značilnosti oziroma orodja intaneta lahko prištejemo (Radoš 2002, 74): standardizacijo dokumentov; dokumenti se morajo shranjevati v nekem standardiziranem formatu tako, da uporabniki nimajo težav z njihovim odpiranjem in prikazovanjem; omejen dostop; dostop do intraneta mora biti zaščiten z geslom. Odločitve o zaščiti specifičnih informacij morajo sprejeti tisti, ki so za te informacije odgovorni. Varnost mora biti kompromis med zaprtostjo in odprtostjo, med stroški in koristmi, med poslovnimi zahtevami in tveganjem; logična organizacijska vsebina; dokumenti morajo biti logično razvrščeni v primerne kategorije, navigacije med stranmi morajo biti enostavne in razumljive; koledar dogodkov; orodje, ki omogoča zaposlenim lažje načrtovanje sestankov, dogodkov in drugih pomembnih zadev; table sporočil; zaposleni lahko izražajo svoja mnenja ter izmenjavajo ideje med seboj; adresar; seznam kontaktnih informacij o zaposlenih, poslovnih partnerjih, strankah; iskalnik; iskanje po ključnih besedah je bistvenega pomena, saj zagotavlja učinkovito poizvedovanje med množico dokumentov ter hiter dostop do želenega dokumenta; orodja, ki omogočajo dodajanje vsebin; zaposleni lahko samostojno dodajajo vsebino, ki se v poenoteni obliki objavi na intranetu.

12 2.5»Intra«- nagrada za najboljši intranet V 90-ih letih so bili intraneti videti bolj poizkusni poligoni kot resna poslovna orodja, ki bi bila gonilo produktivnosti zaposlenih. Kaotičnost, slaba oblika ter nelogična struktura strani so v večini primerov botrovali temu, da so se zaposleni intraneta zelo malo posluževali, oziroma celo izogibali, saj so za iskanje posameznih podatkov porabili precej časa. Zaposleni tako niso izkusili prednosti, kot so boljša komunikacija ter možnost učinkovitega medsebojnega sodelovanja, ki ga intranet prinaša. Pomanjkanje motivacije je prav tako botrovalo k redki uporabi intraneta v podjetju. Da bi v Sloveniji vzpodbudili razvoj dobro zasnovanih intranetov v podjetju, so začeli v Akademiji Panta Rei podeljevati nagrado za najboljši intranet. V letošnjem letu je bila ta nagrada v Sloveniji podeljena šele drugič, kar priča o tem, da se intranetu do sedaj ni posvečalo tako velike pozornosti. Namen podeljevanja nagrade je, da se bodo podjetja bolj zavedala, da lahko z odličnim intranetom pospešijo poslovne procese, informiranost v podjetju in si zagotovijo višjo konkurenčnost na slovenskem in tujem trgu. Podjetja rešitve na področju intraneta in interne komunikacije prijavijo Akademiji Panta Rei in se s tem potegujejo za prestižno nagrado»intra«. Prispele rešitve pregleda strokovna komisija, ki rešitve presoja po naslednjih kriterijih (Rolih 2006a): jasnost ciljev za intranet, enostavnost uporabe, iskanje po dokumentih, pestrost vsebine, uporabnost pri poslovanju. V letu 2005 so bila v okviru prejetih rešitev za prestižno nagrado»intra«nominirana naslednja podjetja: Adriatic d. d., Lek, d. d., Skupina Viator & Vektor d. d. ter Hit d. d. Nagrado za najboljši intranet je prejelo podjetje Lek d. d. V letošnjem letu pa so nagrado v Hotelu in kongresnem centru Ljubljana ponovno podelili podjetju Lek d. d. Za nagrado so se potegovala še podjetja Iskratel d. o. o., Johnson controls NTU d. o. o. in Trimo d. d. Način izbora je potekal po dvokrožnem sistemu. V prvem krogu je programski svet upošteval merila, kot so jasnost postavljenih ciljev, pestrost vsebin in aplikacij ter obstoj merjenja učinkovitosti. Lanski zmagovalec je tako ostal na prestolu še eno leto in nagrado upravičil z izboljšavami, ki so jih uvedli pri vhodni strani, sami uporabnosti intraneta, hkrati pa so uporabnikom dodali možnost, da samostojno dodajajo vsebine (Rolih 2006b).

13 3 INTERNO KOMUNICIRANJE V KRKI, D. D., NOVO MESTO 3.1 Organizacijsko komuniciranje v podjetju Organizacijo sestavljajo ljudje, ki se komuniciranju in sporazumevanju med seboj enostavno ne morejo izogniti, če želijo uresničiti svoje in organizacijske cilje. Berlogar (1999, 71) organizacijsko komuniciranje opredeli kot proces, prek katerega se organizacije oblikujejo in obenem soustvarjajo in oblikujejo dogodke v njih in okrog njih. Komuniciranje je osnovno vezivo organizacije, ki drži skupaj vse njene elemente, še posebej pa je pomembno za njeno usklajeno notranje delovanje, za njene interne odnose, saj uspehi podjetja prihajajo od znotraj. V večini organizacij obstajata dve glavni smeri komunikacij: komunikacija navzgor in komunikacija navzdol (Herrison 1995, 103). Komunikacija navzgor Komunikacija navzgor prihaja od zaposlenih in je ključnega pomena za vodstvo. Da bi bila učinkovita, bi morala biti prosta in brez omejitev. Poleg tega, da zaposleni seznanjajo nadrejene s svojimi interesi, je to tudi način, da povedo, katera problematika je zanimiva, in da komentirajo zadeve, ki so povezane s podjetjem. Zaposleni v Krki imajo zelo specifične potrebe po informacijah. Najbolj jih zanima kadrovska in organizacijska politika podjetja, kamor sodijo plače, možnosti za napredovanje, tekoče poslovanje podjetja, načrti za prihodnost, informacije, ki so povezane s samim delom, ter delo v drugih službah in sektorjih. Pri komunikaciji navzgor v Krki zaposlenim dajemo možnost, da povedo, katera problematika jih zanima, hkrati pa jim omogočamo, da komentirajo katerokoli zadevo povezano s podjetjem in njenim delovanjem. Zavedamo se, da brez inputa zaposlenih sporočilo lahko povsem izgubi svoj namen (Vraničar 1995, 8). Komunikacija navzdol Druga vrsta komunikacije v podjetju je komunikacija navzdol, ki je ključna za zaposlene, saj prihaja od vodstva. To vrsto komuniciranja uporabljajo menedžerji za pošiljanje informacij zaposlenim, za kar porabijo skoraj polovico svojega časa (Možina 1994, 564). V Krki se zavedamo, da je za učinkovito sodelovanje in lojalnost zaposlenih potrebna dobra informiranost. Möller (1995, 20) zatrjuje, da pomanjkanje informacij ali njihova nepopolnost ustvarjata podlago za govorice, nesporazume, predvsem pa nelojalno vedenje. Zaposleni, ki čutijo, da jim je bila dana nepopolna informacija ali pa celo napačna, bodo dobili vtis, da jih ima vodstvo za nepomembne. To povzroča nezadovoljstvo, nezadovoljni zaposleni pa so tudi manj zavzeti za delo, ne čutijo pripadnosti podjetju in so hkrati "najljubši vir za kritične novinarje".

14 Komunikacija navzdol v Krki zagotavlja zaposlenim podajanje informacij o (Vraničar 1995, 8): rezultatih poslovanja, politiki podjetja, imenovanju vodilnih, novih izdelkih in uslugah, viziji in strategiji podjetja, prodaji, reorganizaciji, lastninških deležih itd. Tovrstne informacije zaposlenim posredujemo na zborih delavcev in drugih srečanjih zaposlenih (interni sestanki in kolegiji, jubilejna srečanja, športne prireditve) ter preko internega glasila in intraneta. Formalna in neformalna komunikacija Za vodstvo organizacije je pomembno dejstvo, da neformalno komuniciranje poteka po svoje in da se zato vsebine in resničnosti teh sporočil ne da nadzorovati. Ta vrsta komuniciranja pogosto poteka z govoricami, ki lahko opravljajo dvojno nalogo: razlagajo tisto, kar je bilo izpuščeno iz formalnega komuniciranja, in sproščajo čustveno napetost ljudi. Hkrati pa so neformalne komunikacijske poti eden od pomembnih informacijskih virov za menedžerje, ki na ta način izvedo, kakšen je pristen odnos zaposlenih do organizacije (Možina 1994, 566). Menedžment Krke se zaveda nalog, ki jih mora opraviti, da bodo formalne in neformalne komunikacije potekale uspešno, in sicer: zaposlenim povečevati občutek organizacijski pripadnosti, povečevati konkurenčnost organizacije, povečevati sposobnost uvajanja novih strategij, povečati sposobnost prilagajanja organizacije potrebam zunanjega okolja, graditi močno organizacijsko kulturo, skrbeti za zaposlene tudi izven delovnega časa (rekreacija, športni dan, silvestrovanje), uveljavljati timsko delo in skrbeti za dobre delovne pogoje, skrbeti za zdrave odnose med vodstvom in zaposlenimi ter med samimi zaposlenimi. Dvosmerna in enosmerna komunikacija Pri organizacijskih komunikacijah ima dominanten pomen dvosmerna komunikacija, se pravi dvosmernost informacij, ki poteka med vodstvom in zaposlenimi, ki je sestavljena in bolj zahtevna kot enosmerna komunikacija (Možina 1994, 17). Pri dvosmernem procesu sprejemnik daje povratna sporočila oddajniku tako, da ga dopolnjuje in popravlja v tistih delih, ki niso jasni oziroma se z njimi ne strinja. Taka

15 komunikacija sicer zahteva več časa, vendar v podjetju dosega enakopravnost med komunikatorji in prispeva k plodnejšemu odnosu med menedžerji in ostalimi zaposlenimi. V Krki se prizadevamo, da bi komunikacija med zaposlenimi in vodstvom podjetja potekala čim bolj uravnoteženo. Dvosmernost informacij je zaposlenim omogočena preko internega glasila, ki ima tako imenovane dopisnike iz vseh sektorjev podjetja in preko elektronske pošte. Na ta način zaposleni lahko povedo svojo zgodbo oziroma posredujejo vprašanja v zvezi s posameznimi področji dela, ki jih zanimajo. 3.2 Interno komuniciranje v podjetju Interno komuniciranje je del organizacijskega komuniciranja. Je program odnosov z javnostmi, ki obravnava in ureja odnose menedžmenta do ostalih zaposlenih in ima svoj cilj zgraditi in vzdrževati zdrave in pozitivne odnose med zaposlenimi, kar ima ugodne vplive na celotno organizacijo, na njeno delovanje in pojavljanje v javnosti. Programi internega komuniciranja so pomembni za vse druge programe odnosov z javnostmi, saj zaposleni informacije o organizaciji, v kateri delajo, zaupajo in posredujejo tudi zunanjim javnostim. Tako bi lahko rekli, da je informiranje zaposlenih o tekočih zadevah ena izmed glavnih funkcij internega komuniciranja. Organizacija mora s pomočjo orodij in tehnik internega komuniciranja poskrbeti, da so zaposleni dobro obveščeni, saj je potemtakem vsak zaposleni predstavnik za javnost. Organizacija bo svoje zunanje cilje dosegla veliko lažje, če bo imela uresničene notranje cilje. Tako je pri komunikaciji zelo pomembno dvosmerno simetrično komuniciranje in spodbujanje le-tega kot pomembno nalogo internega komuniciranja (Grunig, Hunt 1984, 254). V Krki med temeljne cilje internega komuniciranja prištevamo: redno komuniciranje z vsemi zaposlenimi, določitev kanalov za komunikacijo navzdol (tiskani medij Utrip), ki dosega vse zaposlene, izdajati publikacijo, ki interno in eksterno problematiko obravnava bolj poglobljeno, dajanje poudarka temam, ki so povezani s cilji podjetja, obveščanje zaposlenih o uspešnosti poslovanja, organiziranje rednih srečanj zaposlenih z menedžmentom in spodbujanje diskusij o problemih, interesih in željah zaposlenih, posredovanje informacij o podjetju zaposlenim prej ali vsaj istočasno kot medijem. Če v podjetju želimo, da bo interno komuniciranje uspešno in učinkovito, si je potrebno pridobiti podporo in razumevanje zaposlenih. To pa bo veliko lažje, če bodo vodilni upoštevali njihove potrebe in interese. Pomembno je tudi, na kakšen način menedžment komunicira z zaposlenimi in na kakšen način jim posreduje informacije. V Krki smo za učinkovitejšo interno komunikacijo izdelali priročnik, ki opredeljuje komunikacijsko politiko in je v skladu s strategijo in načrti podjetja. Opredeljene so prednostne ciljne skupine, njihova pričakovanja in problemi, ki bi se lahko pojavili v

16 njihovih odnosih, nato pa zapisana še najprimernejša oziroma priporočena orodja interne komunikacije. Navedeni so tudi ključni nosilci posameznih komunikacijskih vsebin. Za uspešno interno komunikacijo v Krki skrbi Služba za odnose z javnostmi, ki izvedbi zastavljenih ciljev internega komuniciranja posveča približno 30 odstotkov vsega časa. Dva pomembna rezultata internega komuniciranja sta zadovoljstvo zaposlenih pri delu in delovna zmogljivost. Komunikacija vzpodbuja pozitivne odnose in podporo zaposlenih, zato je pri organizaciji še posebej pomembno, da pospešuje simetrično komuniciranje med njenimi sestavnimi deli (Grunig, Hunt 1984, 248). Uspešno interno komuniciranje zagotavlja vitalno podporo celotnemu organizacijskemu komuniciranju, saj ohranja dobro obveščene tako zaposlene kot vodstvo, s tem pa krepi skupinski duh pripadnosti, ki organizaciji pomaga reševati krizne trenutke (Herisson 1995, 122). 3.3 Predstavitev podjetja Krka, d. d., Novo mesto Farmacevtsko podjetje Krka se je začelo razvijati leta 1954 z ustanovitvijo farmacevtskega laboratorija Krka z devetimi zaposlenimi, ki so imeli jasno vizijo in trdno voljo za nadaljnji hiter razvoj malega podjetja. Od takrat dalje smo skušali delovati v znamenju napredka, sodobnosti in kakovosti. Strateška usmeritev Krke je razvoj, proizvodnja in prodaja generičnih farmacevtskih izdelkov pod lastnimi blagovnimi znamkami. Z izdelki lastne blagovne znamke in v manjši meri z izdelki licenčnih partnerjev je Krka prisotna v več kot 70 državah sveta. V Krki proizvajamo zdravila za humano uporabo, ki so že vsa leta osrednja Krkina dejavnost in predstavlja 74 odstotkov celotne Krkine prodaje. Proizvajamo tudi izdelke za samozdravljenje, med katere sodijo vitaminskomineralni izdelki, izdelki za lajšanje prehladnih obolenj, različni zeliščni izdelki, zdravila narejena iz sintetičnih učinkovin, in so na voljo brez recepta. Izdelujemo in tržimo tudi veterinarske izdelke v različnih oblikah. Proizvodnja kozmetičnih izdelkov je usmerjena v proizvodnjo izdelkov za nego obraza in telesa. Svojo ponudbo dopolnjujemo z zdraviliškoturističnimi storitvami. Od leta 1996 posluje Krka kot delniška družba. Danes zaposluje 5224 ljudi, od tega jih je 1644 zaposlenih v podjetjih in predstavništvih Krke v tujini. Upravni, razvojni in proizvodni sedež podjetja je na Dolenjskem v Novem mestu, mednarodno trženje in prodaja pa v Ljubljani. Ker imamo tako velik in razpršen kolektiv, je za usklajevanje interesov in želja potrebno voditi uspešno komuniciranje med menedžerji in ostalimi zaposlenimi ali tako imenovano interno javnostjo. V Krki smo leto 2005 zaključili uspešno z rekordno ceno delnic v februarju, presegli zastavljene načrte in prodali za 116,6 milijarde SIT izdelkov in storitev, kar je za 19 odstotkov več kot v letu 2004. Na tržiščih izven Slovenije smo prodali za 98,4 milijarde SIT izdelkov, kar predstavlja 84,3-odstotni delež celotne prodaje. Največji porast prodaje v primerjavi z letom 2004 smo zabeležili v regijah Vzhodna Evropa in Srednja Evropa. 82- odstotni delež prodaje Krke predstavljajo zdravila na recept, z 12-odstotnim deležem jim

17 sledijo izdelki za samozdravljenje, s 4-odstotnim deležem veterinarski in z 2-odstotnim deležem kozmetični izdelki. Proizvodnja poteka v skladu z najstrožjimi mednarodnimi proizvodnimi in farmacevtskimi standardi, standardi na področju vodenja kakovosti in vodenja sistema ravnanja z okoljem, načeli sistema varnosti in živil ter načeli varnosti in zdravja pri delu (Identiteta podjetja 2006, 2). SLIKA 2: ORGANIGRAM KRKE Vir: Letno poročilo Krke, d. d., Novo mesto 3.4 Orodja internega komuniciranja v Krki Podjetja s svojimi zaposlenimi komunicirajo na različne načine. Moderni odnosi z zaposlenimi so se pričeli med prvo in drugo svetovno vojno, ko so začela podjetja izdajati interne publikacije, s katerimi so želeli v zaposlenih vzbuditi pripadnost organizaciji in ponos, da so del nje (Grunig, Hunt 1984, 240). Od takrat pa do danes se je razvilo še mnogo drugih komunikacijskih orodij, s katerimi podjetja komunicirajo s svojimi internimi javnostmi. Pri izbiri komunikacijskih orodij je najpomembnejše, da se odločajo za tista, ki se po premisleku izkažejo za najboljša in ki jih

18 zaposleni najbolje sprejemajo. V nasprotnem primeru namreč sporočila izgubijo vso kredibilnost ali pa so preprosto prezrta. Pri izbiri orodij komuniciranja v Krki v prvi vrsti razmišljajmo o samem prejemniku sporočila. Ali je to posameznik ali skupina, kateri medij jim najbolj ustreza, kakšno je njegovo družbeno ozadje in njegove vrednote. Nato pride na vrsto razmišljanje o samem sporočilu. Kaj želimo z njim doseči, koliko je pomembno, kakšen odziv lahko pričakujemo, kolikšen obseg ima. Pri izbiri orodja, medija, pa razmišljajmo tudi, koliko je posamezen medij učinkovit, kakšna je njegova hitrost posredovanja sporočila, kakšna je njegova kredibilnost med njegovimi prejemniki, kakšni so stroški pri njegovi uporabi. V Krki poleg osebnega in elektronskega komuniciranja za interno komunikacijo uporabljamo predvsem štiri orodja, s katerimi dosegamo vse zaposlene v podjetju. V nadaljevanju jih bom nekoliko podrobneje predstavila. 3.4.1 Utrip V Krki menimo, da mora biti cilj časopisa komuniciranje in utrjevanje kulture podjetja, poslanstva, vizije, strategije in ciljev podjetja, vzgajanje in motiviranje zaposlenih, utrjevanje pripadnosti podjetju in spodbujanje k večji poslovnosti in k identifikaciji zaposlenih s cilji organizacije. Časopis Utrip smo v Krki začeli izdajati leta 1972 kot mesečnik, njegovo ime in namen pa sta vse do danes ista. Utrip zaposlene in upokojence informira o poslovanju podjetja in o dogajanjih, ki so zanimiva in pomembna za širši krog ljudi. Vsebuje predvsem informacije o Krki, njenih zaposlenih, o njihovih izdelkih in dosežkih ter zanimivih dogajanjih na tržišču. V uredništvu časopisa se prizadevajo, da je njegova vsebina bogata in da vključuje raznolike teme. Pomembno je, da si pred njegovim oblikovanjem urednik zastavi naslednja vprašanja: česa bralci ne vedo, pa bi morali, imajo bralci kakšne težave, ki bi jih lahko»pokrili«s časopisom, kako bi lahko pripomogli k boljšemu komuniciranju med bralci, kaj objaviti, da bodo bralci zadovoljni, kako najbolje pojasniti cilje in namene menedžmenta. Glede na navedeno so vsebine Utripa naslednje: na prvem mestu so načrti in poslovanje podjetja, sledijo jim kadrovska politika, novosti o ponudbi farmacevtskih izdelkov, izdelkov za samozdravljenje, veterinarskih izdelkov in kozmetičnih izdelkov, informacije v zvezi z delom, učinek zunanjih dogodkov (otvoritve, simpoziji) na delo zaposlenih, konkurenčna pozicija podjetja. Od maja 2005 je Utripu priložena štiristranska priloga z naslovom Zdravje, ki predstavlja posamezne Krkine izdelke po področjih uporabe. Ker v podjetju želimo iti v korak s časom tudi pri obliki internega časopisa, je bil ta pred dobrim letom dni oblikovno prenovljen. Zaposleni smo novo obliko zelo dobro sprejeli in pohvalili. V Utrip je vključenih tudi nekoliko sproščujočih tem, kot so kulturni in knjižni kotiček ter šport in rekreacija. Zaposleni zelo radi prebiramo mesečni horoskop in svoje možgane urimo še pri izpolnjevanju nagradne križanke. Za uspešnost (večjo branost) in zanimivost internega časopisa ni pomembna samo vsebina, temveč tudi raznolikost slogov pisanja, ki bralce bolj pritegne. Uvodnik, intervju, reportaže

19 so žanri, ki v internih časopisih podpirajo izmenjavo mnenj z dialogom, prav tako pa so tovrstni teksti bolj živi in bralce pritegnejo. Zato prispevke za Utrip pripravlja večje število ljudi, zaposlenih, ki vsak s svojim slogom in s svojim pristopom razgiba Krkin mesečnik in ga približuje zaposlenim. SLIKA 3: PRIMER INTERNEGA ČASOPISA UTRIP 3.4.2 Bilten Bilten smo v Krki začeli izdajati leta 1975, ko se je s hitrimi in svežimi informacijami pridružil Utripu. Njegov namen je informirati zaposlene o tekočih dogajanjih v podjetju. Zato, da so informacije čim bolj ažurne, izhaja enkrat tedensko, če pa je potrebno tudi pogosteje, odvisno od tega, koliko informacij vodstvo in zaposleni posredujejo za objavo. Bilten je zaposlenim posredovan po elektronski pošti. Za tiste, ki nimajo dostopa do računalnika pa ga še vedno pripravimo v tiskani obliki in ga ekspeditna služba Krke takoj po natisu razdeli na delovna mesta. Tako Utrip kot Bilten nastajata v Službi za odnose z javnostmi. Informacije, ki jih vsebuje Bilten so zelo raznolike: prvenstveno se objavljajo poslovne informacije, katerim sledijo informacije o sestankih, izobraževanjih, kulturnih dogodkih, letovanjih, raznih srečanjih. Med drugim Bilten zaposlene obvešča tudi o sejah uprave družbe, sveta delavcev in sindikatov ter o vseh pomembnih sklepih teh organov. Krkin Bilten ima zelo veliko vlogo pri fleksibilnosti in obveščanju, česar se uprava Krke že zelo dolgo zaveda. SLIKA 4: PRIMER BILTENA

20 3.4.3 Informacijske table V Krki pretežni del zaposlenih dela v proizvodnji, kjer pa nimajo dostopa do osebnih računalnikov. Zato se v večji meri informacijske table uporabljajo prav v proizvodnem delu Krke. Na ta način lahko omogočamo hitro medsebojno komunikacijo o pomembnih zadevah, kadar je teh informacij bolj malo in ni primerno, hkrati pa tudi stroškovno nesmiselno, izdati Bilten. In katere so prednosti oglasnih desk pred drugimi komunikacijskimi orodji v Krki? Na prvo mesto gotovo spada časovna ažurnost in cena, ki je zelo nizka, sledijo pa jima fleksibilnost, lahko vzdrževanje in dve lastnosti da so lahko dostopne in dobro vidne. Informacijske table morajo biti čim bolj učinkovite, zato smo v Krki pazili, da smo jih postavili v svetle prostore, kjer hodi mimo veliko ljudi, da so postavljene v višini oči in da so informacije na njih kratke in čitljive (s poudarjenimi naslovi in velikimi črkami). 3.4.4 Pisma V Krki med zaposlenimi komuniciranje z osebnimi pismi vzbuja svojevrstvno toplino in bližino, ki se jo z ostalimi orodji internega komuniciranja ne da izraziti. Takšen oseben pristop k zaposlenim pa krepi občutek pripadnosti podjetju in zagotavlja podporo skupnim ciljem. V Krki se tega orodja poslužujemo, vendar v nekoliko manjšem obsegu. S pismi zaposlene obveščamo o posebnih dogodkih, uporabljamo jih tudi za čestitke ob posebnih jubilejih, nagrajevanju. Predsednik uprave in generalni direktor Jože Colarič se je komunikacije s pismi v svojem mandatu poslužil dvakrat. Prvič je pismo zaposlenim napisal, ko mu je bila zaupana funkcija vodilnega v podjetju, in sicer januarja 2005. V pismu je zapisal svojo vizijo in strategijo podjetja in ljudem izkazal zaupanje, hkrati pa poudaril, da se bo boril za uspešno poslovanje Krke tudi v prihodnje. Naslednje pismo je zaposlenim posredoval ob vstopu v leto 2006, ko se je sodelavcem zahvalil za dobro opravljeno delo. Pismo je bilo naslovljeno poimensko na vsakega zaposlenega tako na tiste, ki so zaposleni v Sloveniji kot v tujini. Zapisano je bilo v devetih jezikih: slovenskem, angleškem, češkem, poljskem, hrvaškem, ruskem, makedonksem, srbskem in bosankem. Septembra 2003 je Krka naslovila na vse zaposlene in upokojence pismo za pomoč pri zbiranju spominkov, ki so služili za pripravo monografije podjetja ob njeni petdeseti obletnici delovanja. Pisma, ki so naslovljena hkrati tudi na upokojene delavce Krke, so v podjetju bolj redkost. 3.5 Tehnike internega komuniciranja v Krki Ni še tako zelo dolgo tega, ko so podjetja s svojimi zaposlenimi komunicirala zgolj preko internih časopisov, biltenov in delavskih svetov. Ekspanzija in nenehen razvoj medijev sta

21 tista razloga, ki sta spremenila vlogo internega komuniciranja. Danes imajo v podjetju komunikatorji vrsto možnosti, od pisanja na različne načine in uporabe številnih različnih tehnik. Seveda se v posameznem podjetju odločajo za tiste, ki se izkažejo za prave, tiste torej, ki jih zaposleni sprejemajo. 3.5.1 Osebno komuniciranje»face-to-face«komunikacija spada v podjetjih med najpomembnejša komunikacijska orodja, saj jo uporabljajo formalno ali neformalno vsi zaposleni. S tem izrazom razumemo neposredno govorjeno besedo pri osebnih srečanjih, ki so najpomembnejša oblika delovanja in še posebej seznanjanja ter odločanja skupin (Gruban, Verčič, Zavrl 1997, 145). V Krki smo mnenja, da bi informacija ob številnih priložnostih uspešneje dosegla cilj, če bi jo zaposlenim namesto pisno posredovali ustno. Pri ustnih sporočilih je namreč verjetnost, da bo sporočilo pravilno razumljeno, mnogo večja kot pri ostalih orodjih komuniciranja. Obstaja pa tudi večja možnost za povratno informacijo. Govorčev položaj je bolj fleksibilen in ga lahko spreminja glede na odziv občinstva. Obstaja več oblik»face-to-face«komuniciranja. Mednje sodijo sestanki z zaposlenimi, srečanja posameznikov z vodji služb, formalni nagovori večjih skupin in podobno. Že samo srečanje ljudi, zaposlenih, ima določen pomen, ki se kaže v spoštovanju in upoštevanju tistih, ki se srečujejo, in po besedah mnogih so zaposleni izjemno odprti za tovrstne komunikacije (Gruban, Verčič, Zavrl 1997, 145). Tudi v Krki smo mnenja, da je»face-to-face«komunikacija najboljši rezultat dvosmerne simetrične komunikacije, ki pa ga je tudi najtežje doseči. To pa zato, ker je v velikem podjetju, kot je Krka, zaposlenih ogromno ljudi in možnosti za takšno komunikacijo se zelo zmanjšajo. Z raznimi izobraževanji vodij posameznih oddelkov in služb, bomo skušali narediti tudi korak naprej v tej smeri, da bodo le-ti posredovali informacije svojim podrejenim na način, ki si ga ti najbolj želijo. V Krki deluje tudi svet delavcev, ki zaposlene obvešča o delovanju uprave podjetja, hkrati pa vpliva tudi na menedžment podjetja. Delavski predstavniki se zavedajo, da so pomemben del notranjega komuniciranja, saj imajo veliko informacij o dogajanju v podjetju. Svet delavcev vsako leto organizira tudi zbore delavcev, na katerih vodstvo zaposlene po sektorjih seznani s poslovno strategijo, najpomembnejšimi cilji in drugimi poslovnimi temami. Predsednik uprave na svojo pobudo sprejema pred zbori delavcev vprašanja, na katera nato javno odgovarja. 3.5.2 Elektronsko komuniciranje Živimo v času, ko si življenja brez elektronskih medijev skoraj ne znamo več predstavljati. Tako postaja elektronsko komuniciranje kot orodje internega komuniciranja v podjetju nepogrešljivo. Večina danes zaposlenih v Krki je že zrasla ob radiu in televiziji, mlajši pa

22 tudi že ob računalnikih. Le elektronski mediji lahko omogočajo, da informacije ljudje dobijo po najhitrejši poti. V Krki ima večina zaposlenih dostop do računalnikov. Ti so vključeni v Krkino računalniško mrežo intranet. Preko tega orodja lahko zaposleni posegamo po raznih pravnih aktih, obrazcih, ki se uporabljajo v podjetju, internem izobraževalnem katalogu Hkrati pa je na intranetu objavljena tudi vsaka številka internega časopisa Utripa in Biltena. Intranet pripomore k uspešni komunikaciji vseh zaposlenih, in sicer v smislu enakosti vseh zaposlenih. Nihče ne ve ali je zaposleni le delavec ali vodja v podjetju. Vsa sporočila, ne glede na avtorja, imajo enake možnosti za komunikacijo. Edina stvar, ki jih razlikuje med sabo je vsebina. Iz elektronskega komuniciranja ni razvidno ali si suh ali debel, ali si star ali mlad, ali imaš tisoč bradavic na obrazu ali ne. Enakost vseh je prednost elektronskega komuniciranja (Stone Gonzalez 1997, 107). Krkin intranet pomaga pri poslovnem komuniciranju v podjetju na naslednje načine: olajšuje iskanje informaciji, saj jih lahko zaposleni zelo hitro najde, samo z uporabo računalniške miške, omogoča takojšnjo distribucijo tekočih informacij, saj jih uporabniki prejmejo kar na svoj računalnik, ni klasične distribucije, razmnoževanja na papir, ker se informacija naloži v računalnik samo na enem mestu, to pa precej zmanjšuje stroške, omogoča posredovanje informacij na različne načine, v različnih oblikah (grafi, preglednice, tekst ), omogoča, da si zaposleni delimo informacije na različne načine. Najpomembnejše je, da lahko skoraj vsak zaposleni prispeva informacijo za objavo na intranetu in jo deli z vsemi drugimi zaposlenimi. Elektronska pošta v Krki še vedno predstavlja hitro in učinkoviti komunikacijo, ki omogoča hitre odgovore na sporočila. Je zelo primeren način za pošiljanje sporočil, saj lahko na ta način zelo enostavno brez večjega truda dosežemo večino zaposlenih v podjetju. V elektronska sporočila lahko po potrebi vključujejo tudi razne grafe, preglednice Predvidevam pa, da se bo elektronska pošta začela zaradi novih možnosti, ki jih nudi novi intranetni portal Krkanet in so predstavljena v nadaljevanju diplomskega dela, uporabljati vse manj.

23 4 INTRANET V KRKI, D. D., NOVO MESTO 4.1 Povod za spremembo že obstoječih intranetnih strani V Krki imamo svojo intranetno stran postavljeno že od leta 1998. Postavil in oblikoval jo je krkaš Andrej Petrišič. Vse od postavitve pa do začetka letošnjega leta intranetna stran Krke ni bila prenovljena oziroma posodobljena. Vzpostavili in vzdrževali so jo v Službi za informacijske tehnologije in telekomunikacije. Prvotno oblikovana intranetna stran je vsebovala veliko koristnih informacij za zaposlene, vendar se je po nekajletni uporabi z neizmerno hitro rastjo tehnologije izkazalo, da je v takšni obliki "zastarela". Nič več ni izpolnjevala pričakovanih komunikacijskih prednosti, kakor je to bilo v začetku. Ugotovili smo, da obstoječe intranetne strani ne zadoščajo potrebam po posameznih objavah, iskanju in izmenjavi informacij med zaposlenimi. Prav tako intranet ni omogočal posredovanja in izmenjave informacij med matičnim podjetjem ter podjetji in predstavništvi v tujini. Tudi grafična podoba intranetnih strani ni bila v skladu s Krkinimi standardi in ostalimi predstavitvenimi oziroma komunikacijskimi orodji, ki jih v podjetju uporabljamo. Pokazala se je tudi potreba, da bi bile informacije na intranetnih straneh podjetja objavljene ne samo v slovenskem jeziku, ampak vsaj še v enem od svetovnih jezikov, česar pa prvotna zasnova intranetnih strani ni omogočala. Zaradi nepovezanosti interneta in intraneta je bilo posamezne informacije potrebno objavljati dvakrat. Ko je uprava sprejela odločitev o prenovi intranetnih strani, je Služba za odnose z javnostmi pripravila in izvedla javni razpis za posodobitev intranetnega portala podjetja. V okviru prijavljenih izvajalcev je bilo izbrano podjetje Microsoft. Izbrani izvajalec je najprej pripravil analizo obstoječih intranetnih strani, nato glede na potrebe posameznih oddelkov podjetja predlagal možno rešitev ter izvajal projekt po posameznih korakih. Za analizo potreb po posameznih oddelkih, ki je služila za pripravo zasnove novega intranetnega portala, je podjetje Microsoft najelo podizvajalca, podjetje S & T Hermes Plus d. d. Njihova naloga je bila narediti temeljito analizo, kaj v posameznih oddelkih delajo, kako komunicirajo, katere informacije želijo na intranetnem portalu objavljati. Le na ta način je podjetje Microsoft lahko zasnovalo nov intranetni portal, ki bo "prijazen" do vsakega uporabnika oziroma zaposlenega. Prenovljeni intranetni portal Krkanet smo si lahko vsi zaposleni v podjetju prvič ogledali 10. februarja letošnjega leta. S klikom na ustrezno povezavo smo dobesedno "padli" na popolnoma nov Krkanet, ki je očem prijazen, v skladu s celostno podobo podjetja, ima enostavno in logično obliko, enostavne navigacije in vedno nove informacije iz različnih organizacijskih enot.

24 4.2 Vizija intraneta v Krki Vizija intraneta Krke vsebuje kratkoročne, srednjeročne in dolgoročne cilje. Prenovljeni intranetni portal Krkanet omogoča izdelavo, samostojno objavo in enostavno iskanje informacij, ki jih zaposleni potrebujemo pri svojem delu. Informacije so na voljo v slovenskem in angleškem jeziku. Uporaba Krkaneta nam prihrani čas in zmanjšuje stroške, saj zaposlenim omogoča hitro iskanje zapisnikov, pregledovanje dokumentov ter ostalih vsebin. S tem bomo prihranili tudi prostor v strežniku. Morda se zdi malenkostno, toda številne datoteke, ki se kopičijo v vsakem računalniku, zasedejo dragocen prostor. Kratkoročni cilji: vzpostavitev prijaznega okolja za izmenjavo informacij med zaposlenimi znotraj podjetja in med podjetji in predstavništvi v tujini, enostaven dostop in enotno oblikovno podajanje informacij, enkratna objava informacij in hkrati zbiranje na eni lokaciji, dostop do splošnih podatkov je omogočen vsem, dostop do specifičnih podatkov pa je s posebnimi gesli omogočen le posameznikom, hiter in prilagojen iskalnik omogoča enostavno pridobitev informacij, ki so objavljene na intranetnih straneh. Srednjeročni cilji: kompatibilne povezave olajšujejo posredovanje informacij na več različnih lokacijah brez dvokratnega objavljanja iste informacije, dvig ravni spletnega komuniciranja v podjetju, podpora prodajni in servisni mreži doma in v tujini. Dolgoročni cilji: enotnost intraneta omogoča razvoj in postavitev informacij v druge aplikacije, večje število uporabnikov intraneta. Ključne prednosti postavljenega Krkaneta: Skupni portal Krkanet naj bi postal enotna vstopna točka, preko katere bi zaposleni varno prišli do dokumentov in informacij, ki jih pri svojem delu potrebujejo. Sodelovanje na Krkanetu uporabniki lahko ustvarijo projektno delovno mesto, ki jim omogoča enostavno sodelovanje in izmenjavo informacij. Organizacijski portal vsaka organizacijska enota ima na portalu svoje delovno mesto, na katero shranjuje in objavlja informacije. Produktna mesta služba Marketinga bo na spletnih mestih za najpomembnejše izdelke objavljala številne informacije, do katerih bo možen dostop le za sodelavce marketinško-prodajne mreže v tujini. Iskalnik na Krkanetu je omogočeno zmogljivo iskanje, po vseh vsebinah, ki so objavljene na portalu.

25 4.3 Dostop do intraneta Zaposlenim Krke je omogočen dostop do intraneta preko osebnih računalnikov, ki jih uporabljamo na svojem delovnem mestu. Vsak zaposleni ima za vstop v računalnik svoje uporabniško ime in geslo, ki mu omogočata dostop do dokumentov, ki jih ima shranjene v računalniku. Hkrati mu uporabniško ime in geslo zagotavljata zaščito pred vdorom v njegov računalnik. Uporabniško ime in geslo vsakega zaposlenega sta hkrati tudi vstopni gesli za intranetni portal Krkanet. Služba za informacijske tehnologije in telekomunikacije uporabniško ime dodeli vsakemu zaposlenemu, geslo pa si vsak zaposleni izbere sam in ga vsake tri mesece spreminja. Zaposleni si lahko s temi dvemi gesli ogledamo vse splošne informacije, ki so na intranetnem portalu podane z namenom informirati, obvestiti, poučiti zaposlene ali pa pridobiti posamezne podatke, ki jih potrebujemo pri svojem delu. Intranetni portal Krkanet je zasnovan tako, da imamo vsi zaposleni, kot že rečeno, dostop do splošnih informacij, hkrati pa so posamezne intranetne strani dostopne le skupini ali peščici posameznikov. To skupino posameznikov predstavljajo tisti zaposleni, za katere so informacije na teh intranetnih straneh, ključne za njihovo nemoteno opravljanje dela. Vstop na omejene, specifične intranetne strani Krkaneta je omogočen tistim osebam, ki so jih določili uredniki in grupirali v skupine za takšen dostop. Določen del zaposlenih pri svojem delu neposredno ne potrebuje oz. uporablja računalnikov. To so predvsem tisti zaposleni, ki delajo neposredno v proizvodnji (tabletarni, pakirnici...). Tem njihovi nadrejeni pomembne informacije, obvestila itd. natisnejo ter jih obesijo na oglasne deske. 4.4 Struktura intranetnih strani Krkanet je zasnovan na osnovi vhodne strani, ki predstavlja splošni Krkanet portal s skupnimi področji Izdelki, Pripomočki, Za zaposlene, Knjižnica, Kakovost, varnost in okolje, Organizacijske enote, O podjetju in portal Organizacijskih enot, ki predstavlja dela in naloge posameznih organizacijskih enot, njihove organigrame in Kdo je kdo. Ta področja so namenjena vsem krkašem, zato dostop do njih ni omejen. Strukturo portala Krkanet sestavljajo še zaprti portali organizacijskih enot. Dostop do vsebin teh portalov je v manjši meri dovoljen vsem krkašem, največji del pa samo članom organizacijske enote in sodelavcem z dovoljenjem urednika strani enote. Organizacijski portali so namenjeni organizacijskim enotam in predstavljajo delovno okolje zaposlenih. Služijo tudi kot zbirališče celotne dokumentacije, ki jo zaposleni potrebujejo pri izvajanju svojih nalog. Ta del Krkaneta je izjemno pomembno orodje za vsakdanje uspešno delo in bo v veliki meri nadomestil pošiljanje različnih dokumentov po elektronski pošti. Hkrati uporabnikom omogoča, da kadarkoli dostopajo do posameznih dokumentov. Na teh straneh lahko spremljamo tudi zapisnike in naloge, postavljeni so lahko skupni koledarji aktivnosti. Takšnega orodja do sedaj v Krki nismo imeli, zato smo prepričani, da se bo delo na ta način poenostavilo, olajšalo in izvajalo hitreje. Krkanet torej pomeni pomemben kakovosten premik pri vsakdanjem delu.

26 SLIKA 5: VHODNA STRAN INTRANETNEGA PORTALA KRKANET Na vhodni strani Krkaneta nas najprej čakajo povezave na že omenjena skupna področja. Ker je Krkina osnovna dejavnost izdelava in prodaja izdelkov je logično, da se najprej srečamo z izdelki. Strani Izdelki sestavljajo področja Progam farmacevtike, Program Samozdravljenje in kozmetika ter Program veterina s svojo ponudbo. Na teh intranetnih straneh najdemo sezname farmacevtskih izdelkov, ki jih v Krki izdelujemo. Hkrati pa je ta stran zasnovana tako, da uporabniku omogoča dostop do strokovne informacije o tem izdelku. Več javnih dostopov je seveda do izdelkov za samozdravljenje, kozmetičnih in veterinarskih izdelkov, ki se ne izdajajo na recept. Naslednje skupno področje, ki vsebuje pomembno skupino orodij za delo, smo poimenovali Pripomočki. Sem sodijo Interni pravni akti, SOP-i, Navodila in Obrazci, razna navodila ter dostop do različnih aplikacij. Pod skupnim imenom področja Za zaposlene smo združili široko paleto vsebin, ki so namenjene prav zaposlenim. Sem sodijo vsebine s področja zaposlovanja, Krkin pogovor, organizacijska klima, razvoj zaposlenih, izobraževanje, organizacija in sistemi nagrajevanja, socialno varstveno okolje, svetovanje posameznikom, timom, vodjem. Tu najdemo tudi ostale organizacije, ki delujejo znotraj Krke, in sicer Kulturno-umetniško