SPECIFIČNOSTI UVOðENJA SAP BUSSINESS ONE MODELA U SLUŽBU NABAVKE SPECIFICITY OF IMPLEMENTATION SAP BUSSINESS ONE IN PURCHASE SERVICE Snežana Radović Xella Srbija a.d Vreoci Sadržaj U ovom radu biće objašnjeno jedno od najčešće korišćenih ERP poslovnih rešenja, SAP Bussines One. Kroz primer njegove implementacije u preduzeću XELLA SRBIJA A.D ukazaće se na specifičnosti uvoñenja ovog modela u službu nabavke. Abstract In this paper, will be explained one of the most commonly used ERP business solutions, SAP Bussines One. The example of its implementation in the company XELLA SRBIJA AD indicate the specificity of the implementation this model in purchase service. 1. UVOD Od posebnog značaja za produktivnost preduzeća su ERP (Enterprise Resource Planning) sistemi. Reč je o komercijalnim softverskim paketima koji integrišu kompletne tokove informacija kroz preduzeće (finansije, računovodstvo, ljudski resursi, logistika, nabavka, prodaja, odnosi sa kupcima itd.). Pošto su svi procesi u jednom preduzeću meñusobno povezani, postoji potreba da i softverski sistemi koji prate te procese budu integrisani. Upravo je u tome prava snaga ERP sistema koji predstavljaju skup različitih modula izmeñu kojih postoji potpuna integrisanost. Jedan od ERP sistema koji je najzastupljeniji i najduže prisutan na IT tržištu jeste SAP. Najpoznatija SAP-ova rešenja su [ 1]: mysap Business Suite, rešenje za najveće firme što podrazumeva kompanije od 10 000 radnika, multinacionalne kompanije,... Kao takvo ono zahteva godinu do dve godine impelmentacije i sumu od 1.000.000 dolara, da bi se tranzicija sa starog sistema prebacila na nov sistem organizacije (poslovanja) i sve funkcije u kompaniji dobro preslikale i uklopile u čitavo rešenje koje SAP nudi. MySAP All-in-One, rešenje koje podrazumeva koncept mysap Business Suite-a s tim što je sve skalirano na dosta manji obim koji podrazumeva 20 tipičnih rešenja, da bila brža implementacija samog rešenja i lakša migracija podataka sa starog sistema na novi. SAP Business One, rešenje karakteristično po tome što je vreme i cena implementacije svedena na minimum tj. na 10-30 dana za implementaciju i namenjen je za trgovinska preduzeća (ali i pored toga ima modul za proizvodnju). 2. MODULI SAP BUSSINESS ONE MODELA Januara 2007. godine, preduzeće Xella Srbija a.d počelo je sa uvoñenjem SAP Bussines One, programskog paketa, čiji su implementatori firma SAP b1, Austija. Od januara 2008. godine, ovaj programski paket je i zvanično u upotrebi. SAP Bussines One sadrži 13 osnovnih modela, prikazanih na slici 1: Slika 1. Osnovni moduli SAP Bussines One 1. ADMINISTRACIJA 2. FINANSIJE 3. PRODAJA 4. PRODAJA A/R 5. NABAVKA A/P 6. POSLOVNI PARTNERI (KUPCI / DOBAVLJAČI ) 7. BANKE 8. MAGACIN ( ZALIHE )
9. PROIZVODNJA 10. MRP 11. USLUGE 12. LJUDSKI RESURSI 13. IZVEŠTAJI Svaki od navedenih modula ima više opcija i svakoj se od ovih stavki vrlo jednostavno pristupa sa samo jednim klikom miša. 3. IMPLEMENTACIJA MODULA NABAVKA A/P SAP Business One omogućava kontrolu celokupnog procesa nabavke, počev od pregovora sa proizvoñačima i dobavljačima, potrebama nabavke do dostavljanja naručene robe i procesiranja dostavljenih računa. Na slici 2. prikazan je izgled ovog modula. Pre implementacije, nalog za nabavku pisan je ručno i prosleñivan službi nabavke. Služba nabavke je imala zadatak da realizuje dobijeni nalog za nabavku i da isprati tok realizacije nabavke, do prijema robe u magicin. Magacioner je, po prijemu robe, ručno pisao prijemnicu koju je nakon toga dostavljao knjigovodstu. Knjigovodstvo je imalo zadatak da dobijenu prijemnicu poveže sa fakturom dobavljača i unese u postojeći program. Na slici 3. prikazan je proces nabavke pre uvoñenja SAP modula. Može se zaključiti da ovim načinom rada službe nabavka, magacin i knjigovodstvo nisu bile povezane a podaci nisu bili dostupni odgovarajućim zaposlenima. Nalog za nabavku Prijemnica Ulazna faktura Nabavka Magacin Knjigovodstvo Slika 3. Proces nabavke pre uvoñenja SAP modula Dakle, za implementaciju SAP modula bilo je potrebno promeniti sam način rada i protok dokumentacije. 3.2 TOK AKTIVNOSTI U SEKTORU NABAVKE NAKON IMPLEMENTACIJE SAP BUSSINESS ONE MODULA Slika 2. Modul NABAVKA (PURCHASING - AP) Ovaj modul u sebi sadrži deset mogućnosti kojima se ostvaruje lakša kontrola, praćenje i izveštavanje. Prikazani modul omogućava unos: porudžbenice (Purchase order), prijemnice (Goods Receipt PO), povratnice (Goods Return), ulazne fakture dobavljača (AP Invoice), knjižnog odobrenja (AP Credit Note), zavisnih troškova (Landed Costs), štampanje dokumenata (Document Printing) kao i prikaz razmih vrsta izveštaja vezanih za nabavku. 3.1 TOK AKTIVNOSTI U SEKTORU NABAVKE PRE IMPLEMENTACIJE SAP BUSSINESS ONE MODULA Preduzeće XELLA SRBIJA A.D drastično je izmenilo protok informacija korišćenjem rešenja SAP. Ranije niko van jednog odeljenja nije kontrolisao ponašanje zaposlenih, pa su se oni ponašali manje odgovorno. Uvoñenjem SAP modula u nabavku, odeljenja su postala organski povezana. Odgovornost i sposobnosti zaposlenih su sada mnogo izraženiji. Meñutim, ljudi ne vole da se menjaju. Ukoliko se samo instalira softver bez kvalitativne promene pristupa poslovanju, nastaće više štete nego koristi. Mora se izbeći situacija da se instalira novi softver koji niko ne razume. Potrebna je volja da se promeni način na koji ljudi rade svoj posao. Obuka korisnika SAP sistema je nezaobilazan korak u njegovoj implementaciji. Radnici se ne obučavaju samo za upotrebu novog softverskog interfejsa, već se uče kako da izvršavaju nove procedure novih poslovnih procesa. Dakle, interni tim koji je zadužen za implementaciju SAP sistema je morao da pripremi detaljna objašnjenja novih poslovnih procesa koji postaju aktivni uvoñenjem SAP Business One modula u nabavku. Uvoñenjem SAP Bussiness One modula došlo je do povezivanja službe nabavke, magacina i knjigovodstva, kroz poslovne procese koji predstavljaju organsku celinu, a time se izbeglo dvostruko evidentiranje dokumentacije (slika broj 4).
Nalog za nabavku Porudžbenica Nabavka Prijemnica Magacin Knjigovodstvo Ulazna faktura Proknjižena ulazna faktura dobavljača Slika 4. Proces nabavke nakon uvoñenja SAP modula Služba nabavke po dobijanju naloga za nabavku prvo unosi porudžbenicu u sistem, a to se obavlja kroz opciju purchase order. Jednim klikom na ovu opciju, otvara se maska u koju se unosi šifra ili naziv dobavljača, zatim datum knjiženja i očekivani datum isporuke. Nakon toga popunjavaju se kolone: broj artikla tj. šifra, opis, količina i cena po komadu. Po završetku unosa, na opciju add, sačuvava se uneta porudžbenica. Ovako uneta porudžbenica, dostupna je svima koji imaju pristup softveru. Na slici 5. dat je primer jedne porudžbenice. Slika 6. Primer prijemnice Ukoliko je potrebno da se roba, iz bilo kog razloga vrati, dovoljno je pronaći prijemnicu te robe i korišćenjem opcije copy to prekopirati je u Goods return. Time je roba izbrisana sa stanja i na taj način je izvršen povraćaj robe. Izgled povratnice prikazan je slikom 7. Slika 7. Primer povratnice Kada pristigne konačna faktura od dobavljača, za robu koja je stigla i uneta u sistem, vrši se njeno knjiženje kroz opciju AP Invoice prikazano slikom 8. Procedura knjiženja je slična kao i kod unosa prijemnice. Prvo se, dakle, prozove dobaljač, a zatim se kroz opciju copy from, vrši kopiranje već unete prijemnice za tu robu. Ukoliko je došlo do nekih promena, to se sada može uneti, a zatim se opciom add vrši knjiženje fakture. Slika 5. Primer porudžbenice Kada naručena roba stigne u magacin, vrši se prijem robe i njen unos u sistem, kroz masku goods receipt PO. I kod unosa prijemnice, prvo se prozove šifra dobavljača, a zatim se pokrene opcija copy from, koja prikazuje prethodno unetu porudžbenicu. Dovoljno je samo da se pritisne enter i time se izvrši kopiranje porudžbenice u prijemnicu. Ukoliko ima promene u količini ili ceni, to se sada može uneti i nakon toga se na opciju add vrši sačuvavanje prijemnice. Primer prijemnice prikazan je na slici 6. Slika 8. Primer ulazne fakture Za storniranje proknjižene fakture, koristi se opciju AP credit note. Kada otvorimo masku sa fakturom koju želimo da storniramo u donjem desnom uglu, nalazi se opcija Copy to i na taj način automatski otvaramo masku za storniranje fakture, slika 9.
(različiti programi, zastareo hardver, problem izveštavanja, ). SAP kao integirsan i celovit sistem i primena rešenja najbolje iz prakse potpuno pokrivaju poslovanje preduzeća. Slika 9. Primer storniranja ulazne fakture Da bi uspešno izvršili storniranje, potrebno je uneti datum knjiženja i kliknuti na opciju add. Na taj način izvršeno je automatsko storniranje i količinski i finansijski (vredonosno). 4. PREDNOSTI KORIŠĆENJA SAP BUSSINESS ONE MODELA U PREDUZEĆU XELLA SRBIJA A.D XELLA SRBIJA A.D odabrala je rešenje SAP Business One kao potporu svojoj strategiji rasta, poboljšanja i standardizacije svojih postojećih poslovnih procesa. Ključni izazovi su joj: standardizacija poslovnih procesa, razmena podataka o proizvodnji, olakšanje finansijskog izveštavanja, integracija aplikacije unutar informatičke infrastrukture. Ciljevi samog projekta SAP Business One: Uspostavljanje standardizovanih poslovnih procesa, Poboljšanje protoka komunikacije, Unapreñenje sposobnosti preduzeća za strateško odlučivanje, Unapreñenje sposobnosti kontrole troškova, Implementacija dinamičnog softverskog rešenja koje obuhvata aktuelne i buduće potrebe poslovanja. Ključne koristi ovog sistema: -Poboljšanje protoka informacija u svakodnevnim operacijama, -Brzo i tačno izveštavanje, -Veća sposobnost kontrole proizvodnje i troškova poslovanja, -Čvršća radna disciplina i bolje poštovanje radnih procesa. Preduzeće XELLA SRBIJA A.D drastično je izmenilo protok informacija korišćenjem rešenja SAP. Pre implementacije, dokumenti za naloge, prodajni upiti, reklamacije, obaveštenja o kvalitetu, sertifikati i servisni nalozi, kreirali su se i slali elektronskom poštom. Sada se kreiraju u softveru i dostupni su odgovarajućim zaposlenima. Uz to, podaci bitni za proizvodnju dostupni su unutar rešenja. Nadležno osoblje može pratiti dostupnost i stanje materijala i poluproizvoda potrebnih za radne naloge. Jedinstvenim sistemom otklonjeni su i još mnogi problemi u poslovanju koji su bili pristuni pre uvoñenja SAP- a Implementaciju SAP rešenja u ovom slučaju (ali i bilo kom drugom) ne treba posmatrati samo kao softver, već se treba fokusirati na poslovne prednosti: povratak investicije, trošak vlasništva (eng. TCO - Total Cost of Ownership) i smanjenje troškova poslovanja. Sve ukupno, gore pomenuto, bi trebalo da pokazuje prilično jasnu sliku o prednostima i uštedama. Skrećeno je vreme potrebno za izveštavanje (praktično se svodi na izveštavanje u realnom vremenu). Takoñe, povećanjem efikasnosti poslovanja, smanjili su se i troškovi. 5. OČEKIVANJA OD UVOðENJA SAP MODULA NABAVKE U nekim organizacijama se informacioni sistem gradi planski, sistemskim uvoñenjem informacione tehnologije u upravljanje poslovanjem, a ponegde se pojedini delovi poslovanja, kritične funkcije, ili samo neki sektori stihijski opremaju informatičkom opremom. Bez obzira na pristup informatizaciji, sve je više poslovnih informacija i poslovnih funkcija zavisno o ispravnom i pouzdanom funkcionisanju računarske tehnologije i njene programske i organizacione nadgradnje, a sve više ljudi u svom radu mora da usvoji potrebna znanja za korišćenje informatičke tehnologije. Nova tehnološka rešenja zahtevaju i adekvatne promene i u organizaciji i u našim znanjima i veštinama. Ovo sa sobom donosi niz problema koji su više organizacione nego tehnološke prirode i koji se, nažalost, u velikom broju preduzeća uopšte ne shvataju ozbiljno [4]. Bitno je napomenuti da svaku firmu, koja se odluči za uvoñenje ovog modula u svoju službu, očekuje: 1. Analiza i izmene u strukturi podataka, 2. Redosled odvijanja tj. tok procesa nabavke, 3. Upoznavanje svih radnika službe sa sadržajem modula, 4. Obuka za rad sa aplikacijom. Na osnovu iskustava, neki od korisnih saveta su: zbog potrebe menjanja šifarnika robe i dobavljača, najbolje bi bilo paralelno voditi šifre (kolona sa starom i kolona sa novom šifrom), radi lakšeg snalaženja zaposlenih; precizno definisanje potrebnih informacija o svakom dobavljaču (šifra, naziv, adresa, telefonski brojevi, pib, žiro-račun, informacije o osobama preko kojih se stupa u kontakt sa poslovnim partnerom, uslove plaćanja, i dodatne informacije);
uključiti se u definisanje izmena u starim tokovima procesa, kako bi se dobila što bolja preglednost, koja omogućava da se identifikuje neefikasnost, kao i resursi potrebni za njihovu eliminaciju. 6. ZAKLJUČAK Jedna od zabluda, koja vodi poreklo od tradicionalnog voñenja projekata iz oblasti IT-a, je da firme očekuju realnu dobit odmah nakon završetka procesa implementacije. Ova očekivanja se ne mogu primeniti na implementaciju ERP sistema. Većina ERP sistema počne da realno vraća uložena sredstva tek nakon što protekne neko vreme u upotrebi i sama firma se skoncentriše na unapreñenje svojih poslovnih procesa primenom ERP sistema. Direktor kancelarije SAP-a u Srbiji, izjavio je: Naša zemlja je u periodu tranzicije i svako preduzeće koje želi da opstane mora se prilagoditi tržišnim uslovima poslovanja. Teško da ćemo po tom pitanju moći da izmislimo nešto revolucionarnio, a sa druge strane, uvek možemo da usvojimo dobra iskustva zemalja u regionu. [2] Primera zadovoljnih korisnika SAP-a u našem neposrednom okruženju ima dosta. SAP je danas ozbiljan pretedent za prvu poziciju meñu vodećim proizvoñačima ERP-a. Poznato je da samom implementaciom softvera, vrednost firme raste za 13 % na svetskoj berzi [3]. Bitno je napomenuti da jednom kupljena licenca za ovaj SAP-ov paket uvek ostaje vaša, odnosno jednom kupljena verzija bilo kog paketa SAP-a, uvek se osvežava novom verzijom (update-uje) besplatno na postojeću, koju preduzeće već poseduje. Korisnicima je izuzetno važna i potpuna lokalizacija rešenja, u skladu sa lokalnom zakonskom regulativom i uslovima tržišta, što SAP obezbeñuje. I na kraju, ali nikako najmanje važna, tu je i mreža poslovnih partnera koji implementiraju konkretno ERP rešenje. Njihov broj i kvalitet puno govore o kvalitetu samog rešenja. Ukratko, racionalno je kupiti rešenje koje može stvoriti maksimalnu vrednost, a koje koristi provereno znanje i najbolje tehnologije, uz minimum rizika tokom životnog ciklusa uvoñenja i korišćenja. Dakle, ukoliko se želi ozbiljno shvatiti današnja borba za opstanak preduzeća, SAP je rešenje koje se mora iskoristiti. LITERATURA [1] http://www.sap.com septembar 2008; [2] http://www. ekonomist.co.yu, jul 2008. [3] http://www. sap.co.yu, septembar 2008. [4] Bečejski-Vujaklija D.: Podizanje nivoa kvaliteta poslovnog sistema primenom ERP softverskih paketa, časopis Menadžment totalnim kvalitetom", 12/2005 [5] Haag, Cummings, Management Information Systems for the Information Age, McGrowHill, 2008 [6] Interna dokumentacija preduzeća, XELLA SRBIJA A.D Vreoci, 2008.