ffiu'sl ffitrffi' /.krnr SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 KAMPUS KESIHATAN, UNIVERSITI SAINS MALAYSIA TAJUK PROSEDUR: AUDIT DALAMAN No. Dokumen: KK/ SOIPK - 03 Versi:01 Tindakan Tandatangan Disediakan Pn. Enikartini Daud Disemak Prof. Madya Dr. Fauziah Mohamad ldris,' '\ /\ Diluluskan Prof. Dato' Dr. Ahmad SukariAbd. Halim Tarikh Kuatkuasa: 01 Januari 2018
AUDIT DAIAMAN (KK/tso/PK-03) MS ISO 9001:2015 KAMPUS KESIHATAN USM REKOD PINDAAN Versi il. t Pindaan 1 REKOD PINDAAN NO. VERSI TARIKH KUATKUASA HURAIAN PINDAAN T 04/06/20L8 Pindaan L: pada m.s 2/5 di Prosedur 6.4 Maklumkan kepada semua Ketua Juruaudit Dalaman PtJ dan... Tambahan Nota : Borang dalam bentuk hardcopy / softcopy Pindaan 2 : Penambahan pada m.s 2/5 prosedur 6.5.2 Ruang tindakan.../ketua PTJ Pindaan 3: Pindaan pada m.s 2/5 prosedur 6.6.1 Ejaan menggunakan huruf besar...dalaman Pindaan 4: Lampiran L: Logo USM APEX lsu 2: 04 Jun 2018 TANDATANGAN PENGESAHAN lf* )rof Madva Dr Fauziah ftlohamd P'enyelaras Unit Kualiti KamPus Xegihatan Universi[ Sains MalaYsia 16150 Kubarig Kerial. Kelanti Pindaan 5: Lampiran 2: Logo USM APEX lsu 2: 04 Jun 2018 Pindaan 6: Lampiran 3: Logo USM APEX lsu 2: 04 Jun 2018 Ruangan Keputusan Hasil Siasatan dan Pengenalpastikan Punca dan Semakan Keberkesanan Tindakan dihapuskan. Pindaan 7: Lampiran 4: Logo USM APEX lsu 2 04 Jun 2018
AUDIT DAI.AMAN {KK/tSO/PK-o3) MS ISO 9001:2015 KAMPUS KESIHATAN USM TUJUAN, SKOP, DOKUMEN RUJUKAN, DEFINISI DAN SINGKATAN.SINGKATAN tls Versi 1 Pindaan L 1. TUJUAN Untuk menjelaskan kaedah perancangan, pengendalian dan pelaporan Audit Dalaman bagi menilai kepatuhan keperluan-keperluan MS ISO 9001": 2015 dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti di Kampus Kesihatan USM. 2. SKOP prosedur ini diguna pakai oleh Juruaudit Dalaman terlatih yang dilantik oleh Pengarah Kampus / Ketua PTJ untuk menjalankan audit dalaman di semua PTJ Kampus Kesihatan USM' 3. DOKUMEN RUJUKAN 3.i" Malaysion Stondard Quotity Monogement Sysfems - Requirements (Second Revision). Ms $a 9001.:2A75. Department of stondards Molaysio. 3.2 Standard Ms ISo 1901^L:2affi - Guidelines for Quolity ond/or Environmental M a na ge me nt SYste ms Au d iti ng 3.3 IJSM Heotth Compus Quality Manuol(KK/6A/QM)' 3.4 Prosedur-ProsedurKualitiKampusKesihatan 4, DEFINISI 4.I Audit: proses mendapatkan maklumat dari pelbagai punca yang berbeza dan membuat rujukan silang tentangnya, untuk mengesahkan bahawa aktiviti perkhidmata n telah dilaksanakan seperti yang didokumen ka n' 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 Auditee: Pihak yang diaudit. Audit Dalaman: Audit terhadap Sistem Pengurusan Kualiti yang dijalankan oleh staf yang dilantik oleh pihak pengurusan. Mesyuarat Pembukaan: Mesyuarat di antara pasukan juruaudit dengan pihak yang diaudit pada permulaan audit dalaman. Mesyuarat Penutup: Mesyuarat di antara pasukan juruaudit dengan pihak yang diaudit pada akhir program audit dalaman bagi melaporkan temuan-temuan audit. Pembetulan: Tindakan yang diambil untuk menghapuskan ketidakpatuhan yang ditemui. Tindakan Pembetulan: Tindakan yang diambil bagi mengatasi sebarang punca ketidakpatuhan yang ditemui bagi mengelakkan ketidakpatuhan yang sama berulang di dalam Sistem Pengurusan Kualiti, Audit Susulan: Audit yang dijalankan oleh juruaudit dalaman bagi memastikan pembetulan dan tindakan pembetulan terhadap ketidakpatuhan yang ditemui semasa audit dalaman telah dilaksanakan dengan berkesan' 5. SINGKATAN.SINGKATAN 5.1 PK 5.2 KPTJ 5.3 PKKK 5.4 KK 5.5 TKK 5.6 KPTJ 5,7 TKPTJ 5.8 5.9 PTJ 5.10 NCR Pengarah KamPus Ketua Pusat Tanggung Jawab Penyelaras Kualiti Kampus Kesihatan Ketua Juruaudit Dalaman KamPus Timbalan Ketua Juruaudit Dalaman Kampus Ketua Juruaudit Dalaman PTJ Timbalan Ketua Juruaudit Dalaman PTJ Juruaudit Dalaman Pusat Tanggung Jawab Non Canforming RePort
AUDIT DALAMAN (KK/tso/PK-03) MS ISO 9001:2015 KAMPUS KESIHATAN USM PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB 215 Versi 1 Pindaan 1 5. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB Carta Alir Aktiviti Tindakan 6.1, Rancang Program Audit 5.1.1 Auditdalaman dijalankan sekurang-kurangnya setiap 12 bulan sekali. KK / TKK lktadprt / KPTJ 6,2. Sediakan Jadual Perancangan Audit Tahunan KK / TKK 6.3. Luluskan Jadual Perancangan Audit PK 6.4. Maklumkan kepada semua Ketua Juruaudit Dalaman PTJ dan sediakan Keperluan Audit seperti berikuu 6.4.1 Borang Senarai Semak Audit Dalaman 6,4.2 BorangLaporan Ketidakpatuhan 6.4.3 Borang LaPoran Pemerhatian 6.4.3 Borang Laporan Audit Dalaman KK/TKK / KPTJ / TKPT.I Nota: Borang dalam bentuk hordcopy/softcopy 6.5. Bentuk dan lantik Pasukan Juruaudit Dalaman 6.5.1 Pilih dan kenalpasti juruaudit yang berkelayakan, mempunyai kepakaran dan kemahiran yang diperlukan. 6.5.2 Lantik Juruaudit Dalaman untuk menjalankan Program Juruaudit seperti yang dirancang. Nota: KIAD peringkat PTJ akan menyediakan pasukan juruaudit dalaman untuk dimajukan kepada KADK. 6.6. Sedia Jadual Audit 6.6.1 Sediakan jadual Audit Dalaman. 6.6.2 Luluskan jadual Audit Dalaman. 6.7. Makluman Jadual Audit 6.7,1 Maklumkan jadual audit kepada PK, PKKK, Juruaudit Dalaman yang dilantik dan auditee mengenai perkara-perkara berikut: 6.7.7.I Objektif dpn skop audit. 6.7.1.2 larikh, tempat dan masa audit. 6.7.1.3 Nama juruaudit. 5.7.1.4 PTJlunit-unit yang terlibat. 5.7.1.5 Tempoh masa bagi setiap aktiviti audit, 6.7.1.6 Mesyuarat bersama pihak pengurusan yang diaudit. 6.7.1.7 Kaedah / Pendekatan Audit 6.7.1.8 Bentuk kerjasama dan kemudahan yang diperlukan' Nota: Juruaudit hanya dibenarkan mengaudit proses-proses vanetiada kaitan dengan kerja hakiki. KIADK / TKK / KPTJ I TKIADPTJ PK/Ketua PTJ KPTJ/ TK'APTJ K'ADK / TKK/ KPTJ I TKPTJ
MS ISO 9001:2015 KAMPUS KESIHATAN UsM AUDIT DAIAMAN (KK/tso/PK-03) PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB Versi Pindaan us L L 6.8. Jalankan Audit 6.8.1 Adakan mesyuarat pembukaan dengan pihak pengurusan yang diaudit dengan langkah seperti berikut; 6,8.1,1 Ambil kehadiran ahlimesyuarat. 6.8,1.2 Perkenalkanjuruaudlt. 6.8.1.3 Sahkan objektif dan skop audit. 6.8.1.4 Jelaskan kaedah auditan (semakan rekod, temu bual dan Pemerhatian)' 6.8,1.5 Jelaskan cara melaporkan ketidakpatuhan (NCR)' 6.8.1.6 Bincang jadual audit (sekiranya perlu pindaan). 6.8.1.7 Sahkan kemudahan yang diperlukan disediakan 6.8.1.8 Jemput pihak pengurusan atasan hadir semasa mesyuarat tertutup 6.8.2 Jalankan audit mengikut jadual dan pastikan semua proses di PTJ dilaksanakan dan mematuhi keperluan MS ISO 9001:2015 dan/atau prosedurprosedur Yang diguna Pakai' 6.8.3 Dapatkan dan kumpul bukti kepatuhan bagi setiap keperluan dan rekodkan penemuan audit' 6.8.4 Nilaikan hasil penemuan audit dan laporkan penemuan kepada auditee 6.9 Sedia LaPoran Penemuan Audit 6.9.1 Tulis laporan penemuan audit dengan jelas dan khusus mempunyai bukti lengkap bahawa ketidakpatuhan telah berlaku mengikut format borang yang disediakan. 6.10 Kumpul dan selaraskan semua penemuan untuk dibentangkan semasa mesyuarat penutup. KPTJ / KK
AUDIT DALAMAN (KK/tso/PK-03) MS ISO 9001:2015 KAMPUS KESIHATAN USM PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB 4ls Versi 1 Pindaan L 5.1.1 Lapor Hasil Penemuan Audit 6.11.1 Adakan mesyuarat penutup untuk memaklumkan dan melaporkan tentang penemuan audit kepada auditee, 6.11.2 Serahkan borang laporan ketidakpatuhan dan/ atau pemerhatian untuk disahkan oleh auditee atau wakil. 6.11.3 Tetapkan tarikh tindakan susulan bagi membolehkan tindakan pembetulan dapat disiapkan oleh auditee. 6.L2 6.12.7 6.12.2 6.72.2.7 6.72.2.2 Laksana Audit Susulan Lakukan tindakan susulan dan semak pembetulan dan tindakan pembetulan yang telah diambil oleh auditee mengikut tarikh yang telah dipersetujui' Nilai keberkesanannya' Sekiranya berkesan, tutup laporan Ketidakpatuhan' Sekiranya tidak, kemukakan laporan ketidakpatuhan yang baru atau lanjutkan tempoh tindakan Pembetulan. Sedia laporan audit dalaman dan bentang dalam Mesyuarat KSP 6.13 Sedia Laporan Audit Dalaman 6.13.1 Kumpulkan semua laporan ketidakpatuhan dan senarai semak audit dalaman daripada semua juruaudit Yang berkaitan 6.13.2 Sediakan ringkasan laporan audit dalaman untuk bentangkan di dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan' 6.13.3 Kemukakan satu salinan laporan hasil audit tersebut kepada PK dan PKKK. KPTJ K'ADPTJ / KK TKPTJ / TKK K
AUDIT DALAMAN {KK/rso/PK-03) MS ISO 9001:2015 KAMPUS KESIHATAN USM REKOD DAN LAMPIRAN 515 Versi 1 Pindaan t 7. REKOD 7.t Rekod Senarai Semak Audit Dalaman: KK/ISO/PK-03/R1 7.2 Laporan Ketidakpatuhan (NCR): KKllSOlPK-03/R2 7,g Laporan Pemerhatian:KK/ SO/PK-03/R3 7.4 Laporan Audit Dalaman: KKIISOIPK-03/R4 7.5 Laporan Audit SIRIM:KK/ISO/PK-03/R5,i 8. LAMPIRAN 8.1 Lampiran 1 - Borang Senarai Semak Audit Dalaman 8.2 Lampiran 2 - Borang Laporan Ketidakpatuhan (NCR) S.3 Lampiran 3 - Borang Laporan Pemerhatian 8.4 Lampiran 4 - Borang Laporan Audit Dalaman
Lampiran 1 BSSAD lsu 2:4Jun 2018 ffiil[,lu,w' Kampus Kesihatan SENARAI SEMAK AUDIT DATAMAN Nombor Audit: Nama Juruaudit: Tarikh Audit: PTJIUnit/: No. Prosedur/ Arahan Kerja: surat: Klausa ISO Butiran Ulasan A/o/NcR
lampiran 2 BLK lsu2:4jun2018 ffii*nim Kampus Kesihatan LAPORAN KETTDAKPATUHAN (NCR) Audit Dalaman BlL. Audti: Tarikh Audit: No. NCR: surat: PTJ /JAB / UN T Klausa: KENYATAAN KETIDAKPATUHAN Tandatangan ; Tandatangan:.-- Juruaudit : Auditee: KEPUTUSAN HASIL SIASATAN DAN PENGENALPASTIAN PUNCA (di isi oleh auditee) PEMBETUTAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN TARIKH PELAKSANMN Tandatangan : Tandatangan:_..- Juruaudit : Auditee: SEMAKAN KEBERKESANAN TINDAKAN (Berkesan dan selesai, Tidik berkesan, perlu tindakan lain) Tandatangan :' Tarikh semakan : StAtUS NCR: TUTUP/TIDAKTUTUP
Lampiran 3 BLP lsu 2: 4Jun 2018 ffi;tt'fiim#h TAPORAN PEMERHATIAN Audit Dalaman Bil. Audit: TarikhAudit: No. OBS: : / KENYATAAN PEMERHATIAN Tandatanga.n : Tandatangan : Juruaudit : -
Lampiran 4 BLAD lsu2:4jun2018 ffilt'nw Kampus (esihatan TAPORAN AUDIT DALAMAN No. Laporan: Tarikh: PTJ DIAUDIT TARIKH AUDIT PASUKAN AUDIT SKOP AUDIT RINGKASAN IAPORAN: 1. 2. 3. LAPOMN KETIDAKPATUHAN: No. NCR Klasifikasi: Major/Minor Klausa Ringkasan Ketidakpatuhan (NCR) Tindakan {Bhg/Unit) Status Tindakan/ Tarikh siap EADAN GAN/PEM E RHATIAN : Disediakan oleh:. Diterima oleh: Nama: Nama: Jawatan:- Cop Jawatan: