UPITI (Queries) U MICROSOFT ACCESSU XP Odabirom opcije [Queries] na izborniku [Objects] koji se nalazi s lijeve strane glavnog prozora baze na većem dijelu ekrana pojavljuju se dva osnovna načina izrade upita: Create query in Design view (za stvaranje upita u konstrukcijskom prgledu) i Create Query by using wizard (za stvaranje upita pomoću čarobnjaka). Upiti su dijelovi baze podataka koji imaju četiri osnovne funkcije: 1. sortiranje podataka, 2. selekcija podataka, 3. kombiniranje podataka i 4. generiranje novih podataka na temelju postojećih. Stvaranje novog upita u konstrukcijskom pregledu Odabirom opcije [Create query in Design view] otvara se prozor Microsoft Access:[Query1:Select Query]. Naslov prozora govori da se radi o upitu koji se stvara u Accessu te mu je dodijeljeno ime Query1 (Access mu automatski dodjeljuje ime), a Select Query je vrsta upita. Navedeni prozor sastoji se od dva dijela: donjeg dijela koji je neaktivan i gornjeg aktivnog dijela. Aktivni dio je podprozor Show Table. U Show Table se odabire izvor upita. Izvor upita mogu bili tablice koje su napravljene u bazi ili upiti koji su do sad napravljeni u bazi.
Izvori u podprozoru Show Table grupirani su u tri grupe: Tables (popis svih tablica koje postoje u bazi), Queries (popis svih upita koji postoje u bazi) i Both (popis svih tablica i upita koji postoje u bazi). Izvor se može odabrati iz bilo koje grupe (ovisno o kakvoj se vrsti radi: tablici ili upitu) odabirom naziva izvora i pritiskom na tipku Add ili dvoklikom na naziv izvora. Kao izvor može se odabati jedna tablica/upit ili više njih. Upiti koji kao izvor imaju jedan izvor su jednostavni upiti dok oni koji imaju dva i više izvora su složeni upiti. Kada su odabrani svi željeni izvori novog upita podprozor Show Table se zatvara pritiskom na tipku X u desnom gornjem uglu ili odabirom tipke Close. Zatvaranjem podprozora Show Table aktivira se donji dio prozora Query1:Select query. U ovom prozoru se odabani izvor pojavljuje u gornjem dijelu ekrana u obliku pravokutnika koji sadrži popis polja od kojih se izvor sastoji (veličina pravokutnika može se mijenjati). Najlakši način za bisanje izvora podataka je da se selektira zvijezdica koja se nalazi na vrhu popisa polja te obabir tipke Del na tipkovinici ili s izbornika [Query] odabrati opciju [Remove Query]. Da bi se naknadno dodao novi izvor za upit potrebno je ponovno uključiti Show Table -> s izbornika [Query] odabrati opciju [Show Table] ili na Toolbaru prozora odabrati ikonu.
Nakon izbora izvora slijedeći korak u kreiranju upita je odabir polja iz izvora koji se žele koristiti u upitu, radi se zapravo o smještanju polja iz izvora u donji dio ekrana (tablicu). Preuzimanje polja izvora u upit: 1. dvoklikom na naziv polja u izvoru polje se smješta u prvi slobodni stupac u tablici (ukoliko postoje već popunjeni stupci u tablici na ovaj način se novo polje smješta desno od zadnjeg zauzetog polja), 2. odabere se željeno polje u izvoru, drži lijevom tipkom miša i prenosi u željeni stupac tablice i 3. pozicioniranjem u prvi red tablice (red Field) u željenom stupcu s desne strane odabrane čelije pojavljuje se tipka sa strelicom prema dolje. Pritiskom na tu tipku otvara se padajući izbornik koji sadrži popis svih polja izvora. Polje se odabire klikom na njegov naziv (naziv polja sastoji se od [nazivaizvora.nazivpolja] npr. Studenti.MaticniBr) Preuzimanjem odreñenog broja polja izvora u tablicu automatski se popunjavaju redak Field i redak Table u tablici. U retku Field nalazi se naziv preuzetog polja, a u retku Table naziv izvora iz koje je polje preuzeto. Takoñer se u polju Show u «check box» upisuje kvačica koja oznanačava da se odreñeno polje vidi u svim pregledima upita. Postoje dva pregleda upita: Design view (konstrukcijski pregled) i Datasheet view (tablični pregled). Navedeni pregledi se mogu aktivirati s izbornika [View] ili odabirom ikone u gornjem lijevom uglu ekrana. Ikona se mijenja ovisno o pregledu u kojem se gleda upit, ako je uključen pregled Design View pojavit će se ikona Datasheet view-a i obratno.
Funkcija: sortiranje podataka Funkcija sortiranja podataka može se primjenjivati na jednostavnim i složenim upitima. Funkcija sortiranja u upitu uključuje se za svaki pojedinačni stupac upita u retku Sort. Pozicioniranjem u redak Sort u bilo koji stupac s desne strane čelije dobije se tipka s strelicom prema dolje kojom se otvara izbornik s ponuñenim vrstama sortiranja: 1. Ascending uzlazni poredak, 2. Descending silazni poredak i 3. Not sorted - nema sortiranja. Sortiranje se može primijeniti na svim vrstama podataka. Kod sortiranja Access najprije uvažava sortiranje prvog stupca, nakon toga radi kombinaciju s sortiranjem slijedećeg stupca itd. Rezultat postavljenih kriterija sortiranja u Datasheet view-u prikazan je na screenshot-u s lijeve strane. Funkcija: selekcija podataka Selekcija podataka je postupak kojim se traže podaci baze koji zadovoljavaju odreñene uvjete.
Redak koji se koristi za selektiranje podataka u upitima je redak Criteria. Pravila postavljanja uvjeta u tom retku ovise o vrsti polja (stupca) u kojem se postavljaju uvjeti. Postavljanje uvjeta u numeričkom polju (Number, Text/za brojeve, AutoNumber): - ako se zna cijeli broj koji se traži u odreñenom stupcu on se upisuje u redak Criteria pod navodnicima - ako se nezna cijeli broj (zna se njegov početak, kraj) onaj dio koji se nezna označava se * /npr. zna se da broj započinje na 2, uvjet se upisuje kao "2*"/, jedna * označava sve brojeve koji su nepoznati (jedan, dva ili više) - može se postaviti numerički interval, /npr. traže se svi brojevi izmeñu 150 i 500, uvjet će se postaviti kao: ">150 And <500" ili traže se brojevi veći od 200 ili manji od 100, uvjet se postavlja: ">200 Or <100" (operator And znači "i", a operator Or znači "ili") Postavljanje uvjeta u tekstualnom polju (Text, Memo) - ako se zna cijeli tekst koji se traži u odreñenom stupcu on se upisuje u redak Criteria pod navodnicima - ako se ne zna cijeli tekst sa zvijezdicom se označuje sve ono što se nezna Postavljanje uvjeta u polju datuma (Date/Time) - ako se zna cijeli datum on se u retku Criteria treba napisati u slijedećem obliku #dd.mm.yyyy#, npr traži se datum 12.10.2005.; uvjet u retku Criteria izgledao bi : #12.10.2005# (bez točke na kraju godine) - može se definirati i vremenski interval koji se traži, npr. traži se datum izmeñu 01.06.2005. i 01.12.2005., uvjet u retku Criteria izgledao bi: >#01.06.2005# And <#01.12.2005# Za potrebe selekcije podataka može se u kombinaciji s retkom Criteria koristiti i redak Or. Kada su postavljeni uvjeti u oba retka najprije se poštuju uvjeti definirani u retku Criteria, a onda u retku Or.
Parametarski upit U retku Criteria može se postaviti i drugačiji uvjeti, korištenjem [] zagrada. Ovime se zapravo definira vrijednost koja se traži svaki put kad korisnik pokreće upit, dakle ne mora se svaki put tražiti isti uvjet nego se pokretanjem upita definira tražena vrijednost. Uvjet postavljen u stupcu MaticniBr rezultirati će time da pri pokretanju upita se otvara prozor Enter Value Parameter koji traži unos matičnog broja. Funkcija: kombinacija podataka Osim jednostavnih upita koji imaju samo jedan izvor postoje i složeni upiti koji imaju dva ili više izvora. Na složenim upitima mogu se koristiti prethodno opisane funkcije Selekcija i Sortiranje podataka, ali se može korisiti i funkcija kombinacija podataka. Kombinacija podataka znači da se kombiniraju podaci iz više izvora da bi se dobio odgovor na upit. Slijedeći screenshot je primjer složenog upita koji ima dva izvora. Traži se popis matičnog broja, prezimena i imena studenata, smjera studiranja prema šifri kolegija i roku koji je prijavljen.
Da bi se dobio dobar odgovor na postavljeni upit izvori upita OBAVEZNO moraju biti povezani. Povezivanje se radi tako da se povežu ključevi svih izvora. Ključ je jedno ili više polja izvora kojim se jedinstveno može identificirati svaki zapis (redak) izvora. Npr. u izvoru Studenti ključ može biti MaticniBr ili JMBG jer svaki student ima samo jedan matični broj i samo jedan JMBG. Kluč u izvoru PrijavaIspita sastoji se od tri polja SifraKol, Maticni i Rok (složeni ključ). Povezuju se polja ključa koja su ista u oba izvora (ne moraju se isto zvati!), ta polja su istog tipa podatka, veličine i imaju postavljena ista ograničenja. U ovom slučaju veza izmeñu izvora je polje Maticni u izvoru PrijavaIspita i MaticniBr u izvoru Studenti. Označi se polje Maticni u PrijavaIspita drži lijevom tipkom miša i prenosi na polje MaticniBr u izvoru Studenti.
Svojstva veze U Accessu postoje tri vrste veza: - 1-1 (veza jedan naprama 1) zapisu iz tablice s lijeve strane veze odgovora samo jedan zapis iz tablice koja se nalazi s desne strane veze; - više (veza jedan naprama više) zapisu iz tablice s lijeve strane veze odgovara više zapisa iz tablice koja se nalazi s desne strane veze (veza je prikazana sa strelicom u tablicu s desne strane veze); - više 1 (veza više naprama 1) više zapisa iz tablice s lijeve strane veze odgovara samo jedan zapis iz tablice s desne strane veze (veza je prikazana sa strelicom s lijeve strane veze). Da bi se provjerila ili promijenila vrsta veze treba kliknuti na vezu te se desnom tipkom miša otvara prozor Join Properties ili s izbornika [View] odabrati [Join Properties]. Veza 1-1 je ispravna veza koja se treba koristiti u Accessu, a veza 1-više i više-1 služe za provjeru ispravnosti popunjavanja izvora upita. Spajanje polja u upitu Sadržaj dvaju ili više polja može se u upitu spojiti u jedno polje. Postupak spajanja polja sastoji se zapravo od zbrajanja sadržaja odabranog broja polja -> npr. želi se spojiti sadržaj polja Ime iz tablice Studenti i sadržaj polja Prezime iz tablice Studenti u polje koje će se zvati Student. Postupak je slijedeći: u retku Field se napiše Student:[Studenti.Ime]+" "+[Studenti. Prezime]. U ugratim zagradama se navodi naziv izvora i naziv polja, a pod navodnicima se izmeñu dva polja koja se spajaju umeće razmak.
Funkcija: generiranje novih podataka na temelju postojećih Za razliku od prije opisanih funkcija ova funkcija omogućava korisniku da na temelju postojećih podataka u izvorima izračuna nove podatke. Da bi se mogla koristiti ova funkcija treba na izborniku [View] uključiti opciju [Totals]. Uključivanjem ove opcije u donjem dijelu ekrana gdje se nalazi predefinirana tablica s redovima Field, Table, Sort, Show, Criteria i Or, izmeñu redaka Table i Sort pojavljuje se redak Total koji može poprimiti slijedeće vrijednosti: Funkcije Izračun Tip podataka na kojima se primjenjije Sum Zbrajanje Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber Avg Aritmetičke sredina Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber Min Najmanja vrijednost Text, Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber Max Najveća vrijednost Text, Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber Count Prebrojavanje Text, Memo, Number, Date/Time, Currency, AutoNumber, Yes/No, and OLE Object StDev Standardna devijacija Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber Var Varijanca Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber First Prva vrijednost u stupcu Svi Last Posljednja vrijednosti u stupcu Svi Group by Grupiranje, izdvaja različite vrijednosti koje se nalaze u odreñenom stupcu (nema veze koliko puta se pojavljuju) Svi Expression Kombinacija funkcija Sum, Count, Avg i Var Kao i za Sum, Count, Avg i Var Where Izdvajanje odreñenog stupca od uvjeta u retku Criteria Svi Promjena naziva stupca (kad se koristi total u nazivu stupaca ispisuje se funkcija koja se koristi, da bi se to izbjeglo radi se promjena naziva stupca): u retku Field pozicionirati se na početak, upisati naziv stupca: i sve što je bilo napisano ostaviti.
Primjeri upita s upotrebom Totala Izvor: tablica Studenti 1. Od ukupnog broja studenta evidentiranih u bazi koliko studenta je upisalo redovni studij, a koliko izvanredni. Total: Studij (Group by), Studij (Count) 2. Od ukupnog broja studenata evidentiranih u bazi koliko je studenta smjera OP, a koliko IS. Total: Smjer (Group by), Smjer (Count) 3. Koliko studenata je upisalo koji semestar. Total: Semestar (Group by), Semestar (Count) Izvor: tablica Seminarski i diplomski radovi 1. Koliko je seminara i diplomskih radova imao pojedini nositelj po godinama Total: Godina (Group by), Nositelj (Group by), Identifikator (Group by), Identifikator (Count) 2. Po pojedinom kolegiju koja je najmanja ocjena kojom je ocijenjen seminar, a kojom diplomski rad. Total: Sifra_kol (Group by), Identifikator (Group by), Ocjena (Min) 3. Prosječna ocjena koju je pojedini nositelj dao iz seminarskog i diplomskog rada Total: Nositelj (Group by), Identifikator (Group by), Ocjena (Avg) Crosstab upiti Crosstab upiti su vrsta upita koja koristi funkciju Totals (rezultat ove vrste upita je matrica koja se čita tako da se traži gdje je upisana vrijednost koja povezuje zaglavlje retka i zaglavlje stupca). Da bi se napravio Crosstab upit prilikom stvaranja upita u izborniku [Query] treba odabrati opciju [Crosstab query]. Time se u donjem dijelu prozora u predefiniranoj tablici izmeñu retka Table i Sort pojavljuju dva nova retka: Totals i Crosstab. Totals je objašnjem u prethodnom tekstu. U retku Crosstab definiraju: - Zaglavlje retka (podaci koji će se ispivati na početku retka) - Zaglavlje stupca (podaci koji se ispisuju na vrhu stupca) - Vrijednost (rezultat funkcije total) Polja koja služe kao zaglavlje retka i zaglavlje stupca u retku Totals trebaju biti postavljena na Group by, a vrijednost u totalu može biti bilo koja funkcija totala.