2013/14 Microsoft Project 2013 Osnovne upute Ove upute su namijenjene samo studentima Visoke škole za informacijske tehnologije Predmet: Vođenje projekata i dokumentacije mr.sc. Milorad Nikitovid, dipl.ing. Autori: mr.sc. Milorad Nikitovid, dipl. ing. Edmond Krusha, spec. ing. techn. inf. Visoka škola za informacijske tehnologije 2013/14
Sadržaj 1. Uvod... 7 1.1. MS Project povijest verzija... 8 1.2. Kompatibilnost sa starim verzijama... 8 2. Microsoft Project osnove... 9 2.1. Što je to projekt?... 9 2.2. Što je to Projektni tim?... 10 2.3. Kreiranje projekta u MS Projectu.... 10 3. Početak rada s MS Projectom... 11 3.1. Alatna traka za brzi pristup... 14 3.2. Traka... 14 3.3. Grupe... 14 3.4. Naredbe... 14 3.5. Oznaka prikaza... 14 3.6. Prečice prikaza i klizač uvedanja... 15 3.7. Statusna linija... 15 4. Prednosti MS Projecta 2013... 16 5. Izrada projektnog plana na osnovu šablona... 18 5.1. Kako se prebaciti u neki drugi prikaz... 18 5.2. Pregled izvještaja... 20 5.3. Vizualni izvještaji... 21 5.4. Izrada novog projektnog plana i određivanje datuma početka... 24 5.5. Određivanje neradnih dana... 25 5.6. Unos svojstava projekta... 26 6. Izrada liste zadataka... 29 6.1. Unos aktivnosti... 30 6.2. Organizacija zadataka u faze... 33 6.3. Povezivanje susjednih zadataka... 33 6.4. Povezivanje ne susjednih zadataka... 35 6.5. Unos bilješke... 36 6.6. Unos hiperveze... 38 6.7. Provjera trajanja projekta i drugi statistički podaci... 39 6.8. Cjelokupno trajanje projekta u prikazu Gantt Chart... 40
7. Postavljanje resursa... 43 7.1. Raspoloživost resursa... 43 7.2. Određivanje radnih resursa... 44 7.3. Određivanje materijalnih resursa... 45 7.4. Određivanje cijene resursa... 46 7.5. Podešavanje radnog vremena za pojedine resurse... 47 8. Dodjeljivanje resursa zadacima... 49 9. Tiskanje i formatiranje plana... 50 10. Pradenje projekta... 55 10.1. Snimanje baznog plana... 55 10.1.1. Tablica Variance... 56 10.2. Pradenje projekta prema rasporedu... 57 10.3. Unošenje realnih vrijednosti u zadade... 58 11. Zaključak... 60 Literatura... 61
Slike Slika 1: Planiranje projekta... 9 Slika 2: Glavni izbornik... 11 Slika 3: Lijepljenje ikone... 12 Slika 4: Početni izgled sučelja MS Projecta 2013... 12 Slika 5: Odabir opcije Blank Project... 13 Slika 6: Elementi prozora MS Projecta... 13 Slika 7: Prijava u Office 2013... 17 Slika 8: Odabir praznog dokumenta... 18 Slika 9: Prvi način prikaza... 19 Slika 10: Drugi način prikaza... 19 Slika 11: Primjer pristupa izvještajima... 20 Slika 12: Primjer izvještaja - Cash Flow... 21 Slika 13: Kreiranje izvještaja - Visual Reports... 22 Slika 14: Visual Reports - otvaranje Excel predloška... 22 Slika 15: Primjer izvještaja Excel Resource Remaining Work Report... 23 Slika 16: Primjer izvještaja Visio - Cash Flow Report... 23 Slika 17: Kartica File - Predložena pretraživanja... 24 Slika 18: Datum početka projekta... 25 Slika 19: Određivanje neradnih dana... 26 Slika 20: Unos svojstava projekta... 27 Slika 21: Svojstva projekta... 28 Slika 22: Radna površina MS Projecta... 29 Slika 23: Način pristupa dijaloškom okviru - Timescale... 30 Slika 24: Unos aktivnosti... 31 Slika 25: Dijaloški okvir za detaljne postavke... 31 Slika 26: Postavljanje vremenskih vrijednosti... 32 Slika 27: Primjer postavljanja miljokaza... 32 Slika 28: Organizacija zadataka u faze... 33 Slika 29: Povezivanje zadatka I dio... 34 Slika 30: Povezivanje zadatka II dio... 35 Slika 31: Povezivanje ne susjednih zadataka... 36 Slika 32: Unos bilješke s dvostrukim klikom... 37 Slika 33: Unos bilješke s desnom tipkom miša... 37 Slika 34: Unos podataka hiperveze... 38 Slika 35: Primjer provjere unesenih podataka za hipervezu... 39 Slika 36: Pristup dijaloškom okviru Project Information... 40 Slika 37: Statističke informacije... 40 Slika 38: Pristup opciji Zoom... 41 Slika 39: Pristup opciji Entire Project... 42 Slika 40: Određivanje radnih resursa... 44 Slika 41: Određivanje materijalnih resursa... 45 Slika 42: Prikaz unosa radnih i materijalnih resursa... 46
Slika 43: Primjer unosa cijene koštanja jednog od resursa... 47 Slika 44: Podešavanja radnog vremena za pojedine resurse... 48 Slika 45: Dodjeljivanje resursa zadacima... 49 Slika 46: Prije uređenja Gantt Charta... 50 Slika 47: Nakon uređenja Gantt Charta... 50 Slika 48: Izgled projekta prije tiskanja... 51 Slika 49: Primjer dodatnog odabira... 52 Slika 50: Izvještaj - Cash Flow... 52 Slika 51: Predpregled izvješda Cash Flow prije tiskanja... 53 Slika 52: Prikaz resursa... 53 Slika 53: Izvješde - Work Overview (Prikaz ukupnog rada)... 54 Slika 54: Snimanje baznog plana... 55 Slika 55: Tablica Variance... 56 Slika 56: Ažuriranje projekta... 57 Slika 57: Izgled projekta sa završenim zadadama... 58 Slika 58: Izvršenje zadade 100 %... 58 Slika 59: Izvršenje zadade 67 % (nakon unosa stvarno realiziranog vremena za ovu zadadu)... 59 Slika 60: Prikaz razlike između Actual Worka i Remaining Worka... 59 Tablice Tablica 1: Odnos između aktivnosti... 34
Objašnjenje nekih pojmova: Actual Advanced Assign Resources Baseline Change Working Time Constraint Custom Fields Deadline Duration Fully allocated Gantt chart view Lag time Lead time Link Link tasks Milestone Phase Planning Predecessor Project summary task Report Resource Split Task Text to display Time Scale Timeline Tracking Variance View Work resources Workspace Work breakdown structure Middle tier formatting Stvarni podatci Napredan Dodjela resursa Izvorni plan Promjena radnog vremena Ograničenje PrilagoĎena polja Krajnji rok Vremenski raspon U potpunosti dodijeljen Prikaz Gantt Chart-a Vremenski odmak postavlja se izmeďu dvije aktivnosti i pozitivnog je karaktera Vremensko preklapanje postavlja se izmeďu aktivnosti i negativnog je karaktera Veza izmeďu aktivnosti Poveznica zadataka Aktivnost koja nema trajanje - dogaďaj Faza Planiranje Prethodnik Sažeti prikaz zadaće projekta Izvještaj Resursi pridružuju se aktivnostima, a mogu biti ljudski, materijalni i slično Podijeliti Aktivnost koja ima svoj početak, trajanje, ime, npr.: strojna obrada Tekst za prikaz Vremenski okvir Vremenska linija Praćenje Odstupanje Prikaz Radni resursi Radni prostor Strukturna raščlamba poslova Srednja razina oblikovanja
1. Uvod MS Project proizvod je tvrtke Microsoft i dio je proširenog MS Office paketa, namijenjen voďenju projekata. Važno je napomenuti da se ovaj softver može instalirati samo na Operativne sustave Windows 7 ili Windows 8. Korisničko sučelje je intuitivno i većim dijelom poznato korisnicima aplikacija MS Word i Excel. Naredbe su organizirane u menijima, a one češće korištene lako su dostupne preko trake s alatima. Naravno, korisničko sučelje svaki korisnik može prilagoditi sebi i svom načinu rada. MS Project, kao i neki drugi proizvod, u manjoj ili većoj mjeri omogućuje jednostavno i učinkovito planiranje zadataka, dodjeljivanje resursa potrebnih za izvršavanje zadataka, traženje optimalnih rješenja u odnosu na više resursa, praćenje provedbe proizvodnih zadataka ili projekta, rješavanje problema, dijeljenje informacija i kreiranje potrebnih izvještaja. Zašto koristiti MS Project? Zato jer su njegove osnovne značajke i prednosti sljedeće: IzraĎuje mrežu, gantograme, kalendar i putokaze, povezuje zadatke, resurse i troškove, utvrďuje kritični put, priprema razne izvještaje, pomaže u svim aspektima upravljanja projektom, koristi se za bolje razvijanje plana, proračunate su projekcije pouzdanije, jednostavno omogućava igranje različitim simulacijama, lako testiranje što ako scenarija kako bi se pronašlo optimalno rješenje plana, olakšava priopćavanje plana drugima, olakšava praćenje napredovanja i troškove projekta, promjenom vanjskih utjecaja omogućuje lako prilagoďavanje plana i uočavanje posljedica. Stranica 7
Pri tome ne treba zaboraviti da je svaki programski paket, pa tako i MS Project, koristan i kompletan samo onoliko, koliko su točni uneseni ulazni podaci! 1.1. MS Project povijest verzija 95, 98, 2000, 2002, 2003, 2007, 2010 i 2013. Korisnici u najvećem broju koriste verzije 2003 i 2007. 1.2. Kompatibilnost sa starim verzijama Projekti napravljeni u starim verzijama MS Projecta (od 2000 do 2010) se mogu bez posebnih konverzija otvarati i mijenjati u verziji 2013. Projekti napravljeni u verziji 2013 nisu čitljivi u starim verzijama, ukoliko prethodno nisu pomoću naredbe Save AS, sačuvani u odgovarajućem formatu U odnosu na prošle verzije 2007 i 2010, verzija 2013 donosi razne novosti od kojih je svakako najveća novost upotreba novog sučelja. Osim novog sučelja, postoje razni korisni dodaci, koji u osnovi ne mijenjaju drastično mogućnosti MS Project-a, ali svakako doprinose ubrzavanju općenitog rada. Stranica 8
2. Microsoft Project osnove 2.1. Što je to projekt? Projekt je ciljano usmjerena, jednokratna, relativno nova i kompleksna namjera meďusobno povezanih aktivnosti, čije je trajanje vremenski ograničeno. Realizacija aktivnosti, kao i samog projekta u cjelini, povezana je sa korištenjem resursa (materijalnih, ljudskih, financijskih), te zahtjeva timski rad i posebno organiziranje i voďenje. Projekt je posao koji ima svoj početak i kraj (faktor vrijeme), unaprijed definirani rezultat (količina posla) sa zadanim nivoom kvalitete (izvršenje) i proračun (troškovi). Nekoliko primjera projekta: Selidba firme na novu lokaciju Razvoj nove softverske aplikacije Adaptacija prostora u kući Uspostavljanje mreže računala u nekoj firmi Start Planiranje Ne Rad i kontrola Da Svojstva i performanse Ok? Ne Planiranje nije jednokratni dogaďaj, jer nema projekta koji traje točno prema planu. Planove treba redovito revidirati. Da Projekt je gotov? Da Kraj Slika 1: Planiranje projekta Stranica 9
2.2. Što je to Projektni tim? Projektni tim je skupina individualnih osoba, odabranih iz različitih funkcijskih područja poduzeća ili vanjskih suradnika, eksperata na području potrebnom za rješavanje projektnog zadatka. Čelne osobe projekta: Izvršni direktor čelna osoba odjela ili organizacije za koju se projekt izvodi. Voditelj projekta (project manager) organizira rad na projektu, odabire kompetentne osobe, nadzire rad. Projektanti eksperti na jednom od područja obuhvaćenog projektom. Projektni sponzor, uz voditelja projekta i projektni tim, ima presudnu ulogu u ispunjenju projektnih ciljeva. U praksi je sponzor obično netko iz vrhovnog vodstva, a u slučaju da se radi o jako velikom projektu, to često bude i sam generalni direktor. 2.3. Kreiranje projekta u MS Projectu. U MS Projectu važno je definiranje datuma početka projekta, definiranje radnog vremena projekta, definiranje aktivnosti projekta, definiranje resursa (materijala, radnih kapaciteta strojeva i ljudi), dodjeljivanje resursa aktivnostima i definiranje ovisnosti aktivnosti. Stranica 10
3. Početak rada s MS Projectom Pokretanje Microsoft Projecta počinje pomoću gumba Start. Nakon toga se otvara Glavni izbornik. Na glavnom izborniku odaberemo All Programs, nakon toga odaberemo opciju Microsoft Office, zatim opciju Microsoft Project 2013, klikom miša pokrećemo program. Slika 2: Glavni izbornik Ako na glavnom izborniku nije vidljiv Microsoft Project, kliknite na Svi programi (All programs), zatim odaberite Microsoft office. Nakon odabira Microsoft office, kliknite desnom tipkom i dobit ćete novi prozor. Nakon toga možete odabrati dvije mogućnosti. Zalijepiti ikonu Microsoft Project na traku (PIN to taskbar) ili na Start meni (PIN to Start menu). Stranica 11
Slika 3: Lijepljenje ikone Ako je MS Project pokrenut ispravno, dobit ćete sljedeći izgled ekrana: Slika 4: Početni izgled sučelja MS Projecta 2013 Stranica 12
Klikom na opciju Blank Project (lijevi klik miša ili desni klik i odabir opcije Create). Prilikom pokretanja MS Projecta 2013, na početnom zaslonu je moguće i odabrati neki od desetak ponuďenih predložaka za izradu projekta. Slika 5: Odabir opcije Blank Project Nakon odabira dobit ćemo sljedeći izgled ekrana: Slika 6: Elementi prozora MS Projecta Stranica 13
3.1. Alatna traka za brzi pristup Alatna traka za brzi pristup sadrži skup naredbi koje najčešće koristimo, te se može prilagoditi potrebama korisnika. U alatnu traku za brzi pristup možete dodati gumbe po vlastitoj želji, te je pomaknuti iznad i ispod vrpce. Desnim klikom miša na vrpcu, otvarate opciju pomicanja alatne trake iznad ili ispod vrpce. 3.2. Traka Traka je tako organizirana, da nam pomogne kod pisanja i ureďivanja dokumenta, te brzom pronalaženju i odabiru naredbi. Naredbe su organizirane u kartice i grupe. Pojedine kartice možemo vidjeti odmah na ekranu, dok su neke kartice sakrivene te do njih možemo doći po potrebi. Traku takoďer možemo promijeniti prema vlastitoj potrebi ili minimizirati, kako bi oslobodili više mjesta na ekranu. 3.3. Grupe Grupe ima svaka traka, one su skup srodnih naredbi. 3.4. Naredbe Naredbe su konkretna svojstva koja se koriste za kontrolu Projecta. Neke se naredbe izvršavaju trenutno, a neke otvaraju nove prozore, odnosno okvire za dijalog. Stavljanjem kursora na naredbu, dobit ćete opis naredbe. 3.5. Oznaka prikaza S obzirom da Project sadrži mnogo prikaza, ona nas jednostavno podsjeća na izbrani aktivni prikaz i nalazi se na rubu lijeve strane. Stranica 14
3.6. Prečice prikaza i klizač uvećanja Dobra strana ove mogućnosti je brzo prebacivanje iz jedne u drugi, češće korišteni prikaz. Na prikaz djelujete s klizačem uvećanja. 3.7. Statusna linija Statusna linija nalazi se na dnu dokumenta i daje informaciju o stanju dokumenta koji radimo. Statusna linija ima više mogućnosti koje možemo uključiti i isključiti desnim klikom miša na statusnu traku. Stranica 15
4. Prednosti MS Projecta 2013 Project Professional 2013 pomaže vam da jednostavno planirate projekte i suraďujete s drugima, iz gotovo bilo kojeg mjesta. MS Project dizajniran je za rad s drugim Microsoftovim aplikacijama i cloud uslugama. Možete se prijaviti na Office 2013 direktno sa sučelja aplikacije. Prijavom možete spremiti svoje datoteke u Office Online. Datotekama možete pristupiti gotovo bilo gdje i podijeliti sa svima. TakoĎer možete doći do svoje teme i postavke s bilo kojeg mjesta. Vaše datoteke putuju s vama, čak i na različitim ureďajima. Postoje dva načina prijave. Kao korisnik osobne kopije i kao korisnik poslovne kopije ili ste učenik, odnosno student. Kao korisnik osobne kopije, da bi se prijavili trebate imati ili stvoriti Microsoft account (microsoft račun) 1. TakoĎer ako posjedujete kopiju kao poslovni korisnik ili kao učenik, odnosno student, možete biti korisnik Office 2013. Ovakav račun se naziva Organizational account. Za detaljnije informacije možete koristiti ovaj korisni link koji prikazuje prijavu na Office 2013: http://office.microsoft.com/en-us/support/sign-in-to-office-2013- HA102897152.aspx Ako želite svoju besplatnu kopiju softvera Project professional 2013, kliknite na sljedeći link: http://technet.microsoft.com/hr-hr/evalcenter. Sve što trebate napraviti je da se prijavite na TechNet Evaluation Center s formiranim računom. 1 "Microsoftov račun" novi je naziv za ono što se nekad zvalo "Windows Live ID." Vaš Microsoftov račun kombinacija je adrese e-pošte i lozinke koju koristite za prijavu na servise kao što su Hotmail, Messenger, SkyDrive, Windows Phone, Xbox LIVE ili Outlook.com. Ako se pomoću adrese e-pošte i lozinke prijavljujete na te ili druge servise, već imate Microsoftov račun, ali se u bilo kojem trenutku možete prijaviti za novi. Stranica 16
Slika 7: Prijava u Office 2013 Stranica 17
5. Izrada projektnog plana na osnovu šablona Iz početnog sučelja odaberite Blank Project, kliknite lijevom tipkom i nakon toga dobit ćete sljedeći izgled ekrana: Slika 8: Odabir praznog dokumenta 5.1. Kako se prebaciti u neki drugi prikaz Postoje dva načina: 1. View Other Views More Views 'Željeni prikaz' Apply 2. Task Gantt Chart More Views 'Željeni prikaz' Apply Stranica 18
Slika 9: Prvi način prikaza Slika 10: Drugi način prikaza Stranica 19
5.2. Pregled izvještaja MS Project sadrži dvije vrste izvještaja: liste koje su namijenjene za tiskanje i vizualne izvještaje koje možete poslati u programe Excel i Visio. Iz kartice Report u grupi View Reports (Pregled izvješća) možemo birati naredbe New Report (Novo izvješće), Dashboards (Nadzorne ploče), Resources (Sredstva - resursi), Cost (Troškovi cijena), In Progres (U tijeku), Getting Started (Početak rada), Custom (PrilagoĎena izvješća), Recent (Prikaz nedavnih izvješća) i Visual Reports Export (Vizualna izvješća za Izvoz). Primjer izvješća - nakon odabira naredbe Costs u grupi View Reporst pojavit će se dijaloški okvir s ponuďenim mogućnostima odabira i mogućnost odabira više izvješća (More Reporst) prikazujući sedam ponuďenih kategorija izvještaja koji su dostupni u MS Projectu. Odabrat ćemo naredbu Costs i odabrati opciju Cash Flow (Tijek novca). Slika 11: Primjer pristupa izvještajima Stranica 20
Slika 12: Primjer izvještaja - Cash Flow Za razliku od prethodnih verzija MS Projecta, verzija 2013 dozvoljava prebacivanje bilo kojeg izvještaja u druge aplikacije, kao što su Microsoft Word, PowerPoint ili Excel. 5.3. Vizualni izvještaji Iz kartice Report odabrat ćemo naredbu Visual Reports. Nakon odabira pojavit će se dijaloški okvir, prikazujući listu unaprijed definiranih vizualnih izvještaja. MS Project generira podatke i šalje izvještaje programima Excel ili Visio, stvarajući grafikone, razne tablice ili dijagrame u jednoj ili drugoj aplikaciji. Važno je napomenuti da ova obrada može malo potrajati. Stranica 21
Slika 13: Kreiranje izvještaja - Visual Reports Slika 14: Visual Reports - otvaranje Excel predloška Stranica 22
Slika 15: Primjer izvještaja Excel Resource Remaining Work Report Slika 16: Primjer izvještaja Visio - Cash Flow Report Stranica 23
5.4. Izrada novog projektnog plana i određivanje datuma početka Iz kartice File biramo opciju New, i nakon toga odaberemo Blank Project i pritisnemo lijevi gumb na mišu ili pritisnemo desni gumb i odaberemo opciju Create. Po potrebi u ovoj opciji stoji vam na raspolaganju veliki broj predloženih pretraživanja, kao što su: Business (Posao), Construction (Izgradnja), Marketing i Products (Proizvodi). Slika 17: Kartica File - Predložena pretraživanja U ovoj je fazi preporučljivo upisati datum početka odvijanja projekta ili krajnji rok za završetak projekta: Project Projekct information Start date ili Finish date Ok Stranica 24
Slika 18: Datum početka projekta U svakom trenutku možemo sačuvati projekt, na već uobičajeni način: File Save ili preko alatne trake za brzi pristup klikom na gumb Save. Datoteke u koje MS Project sprema podatke imaju ekstenziju.mpp. 5.5. Određivanje neradnih dana Iz kartice Project u grupi Properities odabiremo naredbu Change Working Time. U polju For Calendar treba biti označen bazni kalendar Standard (Project Calendar). Na kartici Exceptions u polju Name unosi se ime za neradno vrijeme. U poljima Start i Finish upisuju se početni i završni datumi neradnih dana. I na kraju pritisnemo gumb Ok, kako bi sačuvali učinjene promjene. Stranica 25
Slika 19: Određivanje neradnih dana Napomena: važno je ne mijenjati postavke za koje nismo sigurni kako utječu na funkciju MS Projecta ili na projekt na kojem radimo. 5.6. Unos svojstava projekta Svojstva koja se unose u ovoj opciji služe kao informacija i statistički podatak, koliko je puta dokument promijenjen, modificiran, tko je zadnji spremio, koliko je ukupno vrijeme ureďivanja, tko je Autor, Menager, tko je vlasnik Projekta, naziv kompanije ili firme, itd. Stranica 26
Slika 20: Unos svojstava projekta Iz kartice File odaberemo opciju Info i nakon toga odaberemo gumb Project Information, pojavljuje se dijaloški okvir Advanced Properities. Klikom na gumb Advanced Properities dobit ćemo dijaloški okvir Properties i unutar okvira odaberemo karticu Summary. Nakon toga unosimo potrebne podatke koji će nam kasnije služiti kao informacija ili ćemo iščitati potrebne statističke podatke. Stranica 27
Slika 21: Svojstva projekta Polje Save preview picture označujemo po potrebi ako želimo da se sljedeći put ova datoteka pojavi u okviru za dijalog Open. Stranica 28
6. Izrada liste zadataka Inicijalno se MS Project pokreće s uključenim prikazom gatograma. Na ovaj se pogled uvijek možemo vratiti preko kartice Task i odabirom gumba Gantt Chart. Radna površina podijeljena je na dva dijela. S lijeve strane nalazi se tablica namijenjena unosu podataka, aktivnosti i resursa, a s desne strane prostor s vremenskom linijom u kojem je iscrtavan gantogram. Slika 22: Radna površina MS Projecta Stranica 29
Slika 23: Način pristupa dijaloškom okviru - Timescale Dvostrukim klikom na desni prostor s vremenskom linijom možemo odabrati iz dijaloškog okvira Timescale jedinice vremena po potrebi. 6.1. Unos aktivnosti Direktni unos u tablicu je najjednostavniji unos aktivnosti. Kliknemo na praznu ćeliju u stupcu Task Name i jednostavno upišemo naziv aktivnosti. Željeno trajanje aktivnosti upisujemo u stupac Duration. Pretpostavljena vrijednost je 1 day, trajanje možemo definirati sami po potrebi. Početak pojedinih aktivnosti računalo izračunava na temelju početnog ili konačnog datuma i trajanja prethodnih aktivnosti. Stranica 30
Primjer unosa aktivnosti: Slika 24: Unos aktivnosti Dvostrukim klikom na pojedinu aktivnost otvaramo dijaloški okvir za detaljnije postavke. Slika 25: Dijaloški okvir za detaljne postavke Stranica 31
Primjer postavljanja vremenskih vrijednosti: Slika 26: Postavljanje vremenskih vrijednosti Milestone (miljokaz) postavljamo tako da unesemo novu aktivnost s trajanjem od nula dana. Na gantogramu je miljokaz predstavljen u obliku dijamanta. Slika 27: Primjer postavljanja miljokaza Stranica 32
6.2. Organizacija zadataka u faze Nakon unošenja imena zadataka (Task Name) odaberite zadatke koje želite staviti u podzadatke (primjer: od 6 do 13), i nakon toga na kartici Task u grupi Schedule odaberite naredbu Indent. Slika 28: Organizacija zadataka u faze 6.3. Povezivanje susjednih zadataka Kada se aktivnosti odvijaju u odreďenom slijedu, izmeďu dvije aktivnosti odreďujemo odnos. Razgovor s korisnikom naziva se prethodnik jer prethodi zadacima koji od njega ovise. Organizacijska i poslovodna struktura poslovnog sustava je sljedbenik jer slijedi zadatak od koga ovisi. Stranica 33
Tablica 1. prikazuje sljedeće mogućnosti: Tablica 1: Odnos između aktivnosti Odnos između aktivnosti Značenje Prikaz Kraj Početak Finish to Start Krajnji datum prethodne aktivnosti odreďuje početak naredne (FS) Početak Početak Start to Start (SS) Početni datum prethodne aktivnosti odreďuje početak naredne Kraj Kraj Finish to Finish Krajnji datum prethodne aktivnosti odreďuje kraj naredne (FF) Početak Kraj Start to Finish (SF) Datum početka zadatka prethodnika odreďuje datum završetka zadatka sljedbenika Slika 29: Povezivanje zadatka I dio Stranica 34
Slika 30: Povezivanje zadatka II dio 6.4. Povezivanje ne susjednih zadataka Povezivanje ne susjednih zadataka obavlja se na sljedeći način: odaberemo zadatak, koji će biti zadatak prethodnik (Plan razgovora s korisnikom), u meďuvremenu držimo gumb i odabiremo zadatak koji želimo povezati. Sljedeći zadatak koji smo odabrali je zadatak sljedbenik (Lista korisničkih zahtjeva s predloženim rješenjima). Iz kartica Task odaberemo grupu Schedule i unutar grupe odaberemo naredbu Link Tasks. Odabrani zadatci su spojeni. Stranica 35
Slika 31: Povezivanje ne susjednih zadataka 6.5. Unos bilješke Unos bilješke o nekom zadatku služi kao dodatna informacija o zadatku. U bilješci možemo detaljizirati podatke, unositi razne napomene, itd. Dijaloškom okviru Summary Task Information pristupamo na sljedeće načine: Dva puta kliknemo na odabrani zadatak (primjer: Model procesa) i nakon toga u polje Notes upišemo željenu informaciju. Stranica 36
Microsoft Project 2013 2013/14 Slika 32: Unos bilješke s dvostrukim klikom Desnom tipkom kliknemo na zadatak (primjer: Model procesa) i iz ponuďenog prozora odaberemo opciju Notes, i nakon toga u polje Notes upišemo željenu informaciju. Slika 33: Unos bilješke s desnom tipkom miša Stranica 37
6.6. Unos hiperveze Hiperveze nam omogućuju uspostavu veza izmeďu pojedinih zadataka i informacija koje se nalaze izvan plana projekta. Tu spadaju datoteke, posebne lokacije na osobnom računalu, stranice Interneta. Hipervezi pristupamo na sljedeći način: Odaberemo odreďeni zadatak na koji želimo postaviti Hyperlink. Kliknemo desnom tipkom miša na zadatak i nakon toga dobit ćemo dijaloški prozor i na tom prozoru ćemo odabrati opciju Hyperlink. Nakon toga otvara se dijaloški okvir Insert Hyperlink. U polje Text to display, upisujemo tekst (primjer: Hrvatski zavod za mirovinsko osiguranje Ustrojstvo Zavoda) koji želimo da se pojavi kada kursorom preďemo preko hiperveze. U polje Address upisujemo lokaciju hiperveze koju želimo, i nakon toga pritisnemo gumb Ok. Slika 34: Unos podataka hiperveze Stranica 38
Slika 35: Primjer provjere unesenih podataka za hipervezu 6.7. Provjera trajanja projekta i drugi statistički podaci Iz kartice Project odaberite grupu Properties i nakon toga naredbu Project Information. Dobit ćemo dijaloški okvir Project Information. Iz dijaloškog okvira Project Information pritisnut ćemo gumb Statistics. Nakon toga dobit ćemo dijaloški okvir Project Statistics. Na ovom dijaloškom okviru primjećujemo datum početka projekta, datum završetka projekta i ukupno trajanje projekta. Ostale informacije možemo zanemariti. Stranica 39
Slika 36: Pristup dijaloškom okviru Project Information Slika 37: Statističke informacije 6.8. Cjelokupno trajanje projekta u prikazu Gantt Chart Ova je opcija dostupna iz kartice View i grupe Zoom, klikom na naredbu otvara se padajući izbornik, iz izbornika odaberemo opciju Zoom. Nakon odabira dobit ćemo dijaloški okvir Zoom koji nudi različite opcije odabira. Stranica 40
Slika 38: Pristup opciji Zoom Ako odaberemo možemo vidjeti čitav projekt u prikazu Gantt Chart-a. Do opcije Entire Project pristupamo preko kartice View i grupe Zoom, gdje se nalazi i naredba. Stranica 41
Slika 39: Pristup opciji Entire Project Stranica 42
7. Postavljanje resursa Resurs je osoba, imovina, materijal, informacija ili kapital koji može biti korišten za postizanje cilja. MS Project razlikuje dva tipa resursa: Radni resursi: ljudi i oprema koji obavljaju odreďeni rad kako bi se ispunio zadatak. o Osobe imenom i prezimenom o Osobe odreďene zanimanjem ili funkcijom (npr. nadzor ili kontrola rada) o Osobe grupirane prema zajedničkim vještinama (npr. projektanti) o Oprema (npr. prostorije, stolovi, PC) Materijalni resursi potrošni materijal: resursi koji nikada ne obavljaju rad ali su potrebni za dovršenje zadatka. o Na primjer: papir, toneri Kada povežemo resurse i aktivnosti, biti ćemo u mogućnosti odgovoriti na pitanja kao što su: 1. Tko će i kada raditi na odreďenoj aktivnosti? 2. Raspolažemo li potrebnom količinom resursa koja odgovara veličini projekta? 3. Očekujemo li da resurs obavlja odreďenu aktivnost, kada nije na raspolaganju za rad na projektu? 4. Ima li resurs više aktivnosti nego što kapacitet tog resursa dopušta? 7.1. Raspoloživost resursa Raspoloživost resursa ili maximum units pokazuje mogućnost odreďenog resursa sudjelovanja u odreďenim aktivnostima. Postavlja se vrijednost od 100%, to znači da je resurs cijelo radno vrijeme na raspolaganju. Ovisno o vrsti resursa, kao i o ciljanoj grupi za prezentaciju projekta (investitor), procjenjujemo koji je način imenovanja resursa najbolji. Kada pri unosu, recimo ljudskih resursa, ne znamo trenutno točno ime osobe, u tom slučaju upisujemo privremeno ime ili funkciju na projektu i na taj način rezerviramo mjesto u projektu. Nakon povezivanja aktivnosti i projekta, MS Project odreďuje rokove izvedbe odreďene aktivnosti prema formuli: Aktivnost x Resurs = Rad Stranica 43
Na primjer: 40 h (trajanje aktivnosti) x 100% (raspoloživosti resursa) = 40 h (radnih sati) ili 16 h aktivnosti x 2 resursa 100% raspoloživosti = 32 h radna sata Na primjer, ako se otvori grupni resurs projektanti, i postavimo Max Units na 500% definirali smo radnu grupu od 5 radnika koji su na raspolaganju tijekom cijelog radnog vremena (5x100% = 500%). 7.2. Određivanje radnih resursa Radni se resursi odreďuju na sljedeći način: Odaberemo karticu View i iz grupe Resource Views kliknemo na naredbu Resource Sheet. View Resource Views Resource Sheet Slika 40: Određivanje radnih resursa Stranica 44
7.3. Određivanje materijalnih resursa Radni se resursi odreďuju na sljedeći način: Odaberemo karticu View i iz grupe Resource Views kliknemo na naredbu Resource Sheet. View Resource Views Resource Sheet Slika 41: Određivanje materijalnih resursa Nakon unosa potrebnih materijalnih resursa, možemo za svaki uneseni resurs planirati koliko će nam biti na raspolaganju. Odaberemo Resorce Name, kliknemo desnom tipkom na odabrani resurs. Nakon klika pojavit će se novi prozor i u tom prozoru pronaďemo opciju Information. Klikom na opciju Information pojavljuje se dijaloški okvir Resource Information. U polju Type dijaloškog okvira odaberemo opciju Work i pritisnemo Ok. Primjer: ako u polje Max Units za osobno računalo unesemo 700%, to znači da nam treba 7 računala svaki dan. Stranica 45
Slika 42: Prikaz unosa radnih i materijalnih resursa 7.4. Određivanje cijene resursa Projekti kao i svaki drugi posao imaju svoju cijenu koštanja, odnosno financijski aspekt. Svaki projekt ovisi i o financijskim sredstvima. Unosom cijena koštanja svakog elementa projekta, u konačnici odreďujemo i ukupnu cijenu koštanja projekta. Stranica 46
Slika 43: Primjer unosa cijene koštanja jednog od resursa Cijenu koštanja resursa odreďujemo na sljedeće načine: Prvi Način: Unutar kartice View odaberemo Resuorce Sheet i u polje Std Rate unesemo cijenu koštanja resursa. Drugi način: Unutar kartice View odaberemo Resuorce Sheet i kliknemo dva puta u polje Std Rate, iz dijaloškog okvira Resource Information, odaberemo karticu Costs i u polje Standard rate unesemo cijenu koštanja resursa. 7.5. Podešavanje radnog vremena za pojedine resurse S obzirom da u tijeku trajanja projekta može doći do odsutnosti odreďenih radnih resursa, prikazat ćemo način podešavanja radnog vremena za pojedini resurs. Iz kartice Project kliknemo na naredbu Change Working Time. Nakon klika dobit ćemo dijaloški okvir Change Working Time. Unutar okvira u polju For calendar odaberemo resurs. Nakon toga u kartici Exceptions u polju Name unijet ćemo Stranica 47
obrazloženje, i u poljima Start i Finish datume od kada do kada nam neće biti resurs na raspolaganju. Slika 44: Podešavanja radnog vremena za pojedine resurse Stranica 48
8. Dodjeljivanje resursa zadacima Dodjeljivanje radnih resursa zadacima pokrećemo iz kartice Resource i grupe Asignments. U grupi Asignments odaberemo naredbu Assign Resources, nakon odabira dobit ćemo dijaloški okvir Assign Resources. U tom dijaloškom okviru odabrat ćemo za svaki zadatak naziv resursa. Prilikom svakog odabira trebamo kliknuti na gumb. Slika 45: Dodjeljivanje resursa zadacima Nakon što smo uspješno povezali resurse i aktivnosti, na gantogramu se uz aktivnost pojavljuje i popis resursa koje odreďena aktivnost koristi. Stranica 49
9. Tiskanje i formatiranje plana Osim default-nih prikaza MS Project sadrži veliki broj alata koji nam pomažu da vizualiziramo različite dijelove projekta po našim željama. Možete oblikovati (Shape), mijenjati uzorke (Pattern), mijenjati boju (Color), vrstu (Type), itd. Slika 46: Prije uređenja Gantt Charta Slika 47: Nakon uređenja Gantt Charta Preko kartice File možemo pregledati projekt prije tiskanja. Ako želimo tiskati, koristimo opciju Print i nakon toga, u grupi Settings, možemo odabrati nekoliko opcija za tiskanje. Print Entire Project (ispis cijelog projekta), Print Specific Dates (ispis odreďenih datuma), Print Specific Pages (ispis odreďenih stranica), itd. Stranica 50
Slika 48: Izgled projekta prije tiskanja Daljnje mogućnosti su ispisi različitih izvješća: Iz kartice Report nalaze se grupe View Reporst i Visual Reports Export. Možemo odabrati sljedeće opcije: New Report (Novi izvještaj), Dashboards (Sučelja), Resources (Sredstva), Costs (Troškovi), In Progress (U tijeku), Getting Started (Početak rada), Custom (PrilagoĎeno) i Recent (Nedavni). TakoĎer unutar svake opcije postoje dodatni odabiri. Stranica 51
Slika 49: Primjer dodatnog odabira Na sljedećim primjerima prikazane su neke od opcija koje ćemo koristiti pri izradi projekta. Primjer naredbe Costs (Troškovi) i odabir opcije Cash Flow (Protok novca) Slika 50: Izvještaj - Cash Flow Stranica 52
Slika 51: Predpregled izvješda Cash Flow prije tiskanja Slika 52: Prikaz resursa Stranica 53
Slika 53: Izvješde - Work Overview (Prikaz ukupnog rada) Stranica 54
10. Praćenje projekta Praćenje stvarnih podataka je suština dobrog upravljanja projektom, za razliku od samog planiranja projekta. Projekt menadžer mora znati koliko uspješno radi projektni tim i kada treba poduzeti korektivne mjere 2. 10.1. Snimanje baznog plana Nakon snimanja baznog plana projekta, MS Project snima postojeće vrijednosti i kasnije ih usporeďuje. Kako bi snimili bazni plan trebate učiniti sljedeće: Iz kartice Project u grupi Schedule odaberite naredbu Set Baseline, i nakon toga na ponuďenom izborniku kliknite na Set Baseline. Otvorit će vam se dijaloški okvir Set Baseline. Slika 54: Snimanje baznog plana Nakon odabira opcije Entire project kliknite Ok. 2 Step by Step, Project 2010, Carl Chatfield, PMP, and Timothy Jonson, MCP. Stranica 55
10.1.1. Tablica Variance Kako bi dobili izgled tablice Variance koja je jedna od definiranih tabela, trebamo učiniti sljedeće: kliknuti na karticu View, pronaći Data grupu i odabrati naredbu Tables. Klikanjem na naredbu Tables otvorit će se prozor sa ponuďenim opcijama, vi ćete odabrati Variance. Nakon toga se pojavljuje tražena tablica. Slika 55: Tablica Variance Promjene izmeďu Start-a i Baseline Start-a kao i Finish-a i Baseline Finish-a će biti vidljive ako se planirane vrijednosti za početak i završetak rada razlikuju od vrijednosti u baznom planu. Stranica 56
10.2. Praćenje projekta prema rasporedu Praćenje projekta prema rasporedu pokrećemo preko kartice Project i odabirom naredbe Update Project koja se nalazi u grupi Status. Klikom na Update Project dobit ćemo dijaloški okvir koji treba izgledati kao na Slici 56. Nakon ažuriranja dijaloškog okvira Update Project pritisnut ćemo gumb Ok. Slika 56: Ažuriranje projekta U prikazu Gantt Chart crta napretka pokazuje koliko je posla završeno na svakoj zadaći. Kako su zadaci od 1 do 5 i od 7 do 10 završeni, pojavljuju se znakovi potvrde u koloni Indicators zadaća, Slika 57.. Crte napretka su vidljive cijelom duljinom na Gantt Chartu Stranica 57
Slika 57: Izgled projekta sa završenim zadadama 10.3. Unošenje realnih vrijednosti u zadaće Kao i na svakom poslu tako i u projektiranju može doći do promjene datuma završetka pojedine zadaće ili do produženja rada na pojedinim zadaćama. Svakim unosom, odnosno ažuriranjem datuma početka ili završetka zadaće MS Project podešava datume i procjenjuje postotak završetka pojedine zadaće. Svaka promjena u datumima se bilježi i u crtama gantograma. Primjeri su prikazani na sljedećim slikama. Slika 58: Izvršenje zadade 100 % Stranica 58
Slika 59: Izvršenje zadade 67 % (nakon unosa stvarno realiziranog vremena za ovu zadadu) Iz sljedeće Slike 60, vidljivo je da stupac Actual Work prikazuje aktivnosti koje su završene i imaju izvršenje 100%, dok stupac Remaining Work prikazuje kod tih istih aktivnosti vrijednost 0, a postotak izvršenja je 100 %. Crta na gantogramu takoďer prikazuje izvršenje, ona je u ovom slučaju prikazana u cijeloj duljini. Aktivnosti koje nisu startale u stupcu Actual Work imaju vrijednost 0, meďutim stupac Remaining Work prikazuje vrijednosti koje će biti izvršene i njihovo trajanje. Na primjeru je vidljivo (aktivnost 11) da je postotak izvršenja 67 %, i crta na gantogramu nije prikazana u cijeloj duljini. Razlog k tomu je što smo za 2.5.Dijagram toka podataka predvidjeli 16h rada, a izvršenje je 8h. Ovoj opciji se pristupa na sljedeći način: View Tables Work. Slika 60: Prikaz razlike između Actual Worka i Remaining Worka Stranica 59
11. Zaključak Od početka poznate povijesti čovječanstva, opstanak i napredak društvenih zajednica ovisio je o mogućnosti razmjene informacija izmeďu udaljenih skupina ljudi. Jedino su se njihovom brzom i pravodobnom dostavom mogle koordinirati aktivnosti na korist cjelokupne zajednice. Sadržaji informacije i sredstva za prijenos i obradu podataka razvijali su se u skladu s općim društvenim razvojem. Nakon nastanka Interneta, sve kreće nevjerojatnom brzinom. Nove tehnologije donose brzinom munje novosti u hardveru i softveru. Jedan od tih produkata je i MS Project. U odnosu na prošlu verziju 2007 i 2010 verzija 2013 donosi razne novosti od kojih su svakako, osim novog sučelja, i novi korisni dodaci koji doprinose ubrzavanju rada. Novo sučelje svakako zahtjeva odreďenu dozu privikavanja. Ubrzane su često korištene operacije, omogućena je jednostavna i brza usporedba dvaju projekata i još mnogo naprednih mogućnosti. Stari korisnici će trebati vremena za snalaženje, što vjerojatno neće biti slučaj s novim korisnicima. Novi korisnici bez iskustva i korisnici koji rade na prethodnim verzijama do 2010 bi svakako trebali započeti rad na najnovijoj verziji. Microsoft stalno radi na izgradnji novih aplikacija, MS Project 2013 je u produkciji. Ako želimo biti u koraku s najnovijim inačicama, stalno moramo usvajati nova znanja. Stranica 60
Literatura 1. Step by Step, Project 2010, Carl Chatfield, PMP, and Timothy Jonson, MCP. 2. Step by Step, Project 2007, Carl Chatfield, PMP, and Timothy Jonson, MCP. 3. Teresa S. Stover :Microsoft Project 2010, Inside Out. 4. Bonnie Biafore: Microsoft Project 2010 The missing manual. 5. Milorad Nikitovid: Vođenje projekata i dokumentacije, predavanja; VSIT-e; Zagreb 2009. 6. Vesna Alid Kostešid : MS Project, Skripta; TVZ; Zagreb, 2010. 7. Siniša Lukarid: Microsoft Project, Osnovne upute; Građevinski fakultet; Rijeka, 2006. 8. B. Uremovid, Č. Dunovid : Planiranje i pradenje projekata pomodu programskog alata MS Project 2007; TVZ; Zagreb, 2010. Internet: 1. http://windows.microsoft.com/hr-hr/windows-live/sign-in-what-is-microsoft-account, (09.06.2013.) 2. http://technet.microsoft.com/en-us/evalcenter/hh973401.aspx, (20.07.2013.) 3. http://office.microsoft.com/en-us/project/, (20.07.2013.) Stranica 61