Halaman: 1/15 PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Halaman: 2/15 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Arahan Kerja ini menerangkan tatacara temu duga pengambilan calon pelajar baharu program prasiswazah untuk Bacelor Sains Senibina, Bacelor Rekabentuk Landskap, Bacelor Rekabentuk (Rekabentuk Perindustrian) dan Bacelor Muzik. Merangkumi aktiviti terima permohonan calon, terima data permohonan dari BPKP, persiapan, pelaksanaan, perakuan dan kemaskini status temu duga. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia Quality Management Systems Requirements MS ISO - 9001:2008 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 Perlembagaan - Universiti Putra Malaysia, Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) - Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan) - Pengunjuran Pelajar Tahun 2006 hingga 2015 Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Lepasan - Matrikulasi/Asasi dan Lepasan SPM AKD/MP/AMB/01 Manual Pengguna SMP-Modul KMSKN Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan - STPM/Setaraf Prosedur Pengambilan Pelajar Baharu Program - Pengajian Prasiswazah - Arahan Kerja Permohonan Lepasan Diploma/Setaraf http://www.mohe.gov.my Laman Web Kementerian Pengajian Tinggi http://www.esmp.upm.edu. Laman Web Sistem Semakan Calon Temuduga Program my/temuduga Bacelor Bagi Pengambilan Pelajar Baharu
Halaman: 3/15 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AKD Asasi BPKP Fakulti idec IA J KBA Ketua J KPPP Matrikulasi PM Prasiswazah J J M SMP-KMSKN STPM STPM/Setaraf TNC (A&A) UPM : Bahagian Akademik : Asasi dari Universiti Malaya (UM) dan Universiti Teknologi Mara (UiTM) : Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Jabatan Pengajian Tinggi, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia : Semua fakulti termasuk Pusat Asasi Sains Pertanian : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi : Institusi Pengajian Tinggi Awam : Jabatan Pengajian Tinggi, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia : Ketua Bahagian Akademik : Dekan Fakulti dan Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah : Matrikulasi KPM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat : Program Asasi Sains Pertanian, Diploma dan Bacelor : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik : Penolong Pendaftar J : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) : Pusat Tanggungjawab : Pegawai Teknologi Maklumat : Sistem Maklumat Pelajar Modul Kemasukan : Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia : Matrikulasi dan Asasi : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Universiti Putra Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua J dan KPPP bertanggungjawab memastikan Arahan Kerja Kerja Temu Duga Program Pengajian Prasiswazah ini dilaksanakan. Arahan Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi Arahan Kerja ini.
Halaman: 4/15 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Terima Borang Permohonan Calon 7.2 7.3 Proses Borang Permohonan Calon 7.4 Terima dan Semak Data Permohonan 7.8 7.9 Kemaskini Web e- temuduga Uji Lari Web e-temuduga 7.11 7.12 Sedia Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti Tidak 7.5 Lengkap? Buat Pembetulan 7.6 Ya Muat Naik Data 7.7 7.10 Tidak Ya Berfungsi? 7.13 7.14 Terima Borang Cadangan Semak Kelayakan Calon 7.15 7.16 Ya Layak? Persediaan Temuduga Tidak 7.17 Aktif Web e temu duga Pantau Web e temu duga 7.18 7.19 Laksana Temuduga 7.20 Hantar Senarai Nama Calon 7.21 Terima dan Semak Senarai Nama Calon 7.22 Berjaya? Tidak Ya 7.23 Kemaskini dan Semak Data Temu duga 7.24 Tiada Pembetulan? Tidak Buat Pembetulan 7.25 7.26 Ya Mesyuarat Pemilihan Bersama Dalam Talian 7.27 Cetak dan Semak Senarai Nama Calon 7.28 Tiada Pembetulan? Tidak Buat Pembetulan 7.29 7.30 Ya Sah dan Simpan Senarai Nama Calon 7.31 Tamat
Halaman: 5/15 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Terima Borang Permohonan Calon Terima Salinan Borang Permohonan Kemasukan ke UPM daripada pemohon lepasan Diploma/Setaraf. (Rujuk : Arahan Kerja Permohonan Lepasan Diploma/Setaraf (UPM/PU/PS/AK007)). Tanggungjawab 7.3 Proses Borang Permohonan Calon Proses permohonan calon lepasan Diploma/Setaraf. (Rujuk : Arahan Kerja Permohonan Lepasan Diploma/Setaraf (UPM/PU/PS/AK007)). 7.4 Terima dan Semak Data Pemohon 7.4.1 Terima data pemohon calon lepasan STPM/Setaraf yang ada temu duga (program bukan pendidikan) daripada BPKP., M 7.4.2 Pastikan salinan lembut (soft copy) yang dibekalkan oleh BPKP lengkap. 7.5 Lengkap? 7.5.1 Jika lengkap, ikut langkah 7.7. 7.5.2 Jika tidak lengkap, ikut langkah 7.6, M 7.6 Buat Pembetulan Buat pembetulan dan ikut langkah 7.4., M 7.7 Muat Naik Data 7.7.1 Serah data pemohon ke idec untuk dimuat naik ke dalam, M
Halaman: 6/15 pangkalan data SMP dalam tempoh satu (1) hari selepas tarikh penyerahan. (Rujuk : Borang Pengesahan Penerimaan Data (PU/PS/BR03/AMB). 7.7.2 Cetak senarai nama mengikut program dalam urutan PNGK dan buat semakan. 7.7.3 Jika maklumat yang diperlukan tidak mencukupi, maklumkan pada Pegawai Sistem Maklumat untuk buat pindaan., PM,, 7.7.4 Ikut langkah 7.11 7.8 Kemaskini Web e-temuduga Minta idec buat semakan dan kemaskini maklumat aplikasi laman web e-temuduga selewat-lewatnya satu (1) minggu sebelum semakan temu duga diaktifkan kepada umum., M 7.9 Uji Lari Web e-temuduga Laksanakan uji lari aplikasi laman web e-temuduga, http://www.esmp.upm.edu.my/temuduga selewat-lewatnya lima (5) hari sebelum web semakan temu duga diaktifkan kepada umum seperti mencetak surat panggilan temu duga oleh calon., M, PM, 7.10 Berfungsi? 7.10.1 Jika ya, ikut langkah 7.16 7.10.2 Jika tidak, ikut langkah 7.8 7.11 Sedia Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti 7.11.1 Tindakan Bahagian Akademik : a) Maklumkan kepada Fakulti mengenai tarikh temu duga telah ditetapkan selewat-lewatnya 2 bulan sebelum Mesyuarat Jawatankuasa Pengambilan Pelajar.
b) Dapatkan alamat/nama tempat temu duga (termasuk jumlah bilik) dari fakulti berkenaan. c) Kemaskini maklumat tarikh, masa dan tempat temu duga dalam SMP KMSKN Modul temu duga. Halaman: 7/15, d) Tempah bilik mesyuarat di Bahagian Akademik. e) Hantar surat jemputan kepada Dekan Fakulti berkenaan ke Mesyuarat Pemilihan Fakulti selewatlewatnya satu minggu sebelum Mesyuarat. f) Cetak senarai nama mengikut program dalam urutan PNGK melalui SMP KMSN. g) Sediakan Fail yang mengandungi senarai nama mengikut program. Buku syarat kemasukan Program Prasiswazah. KPPP, 7.11.2 Tindakan Fakulti : a) Lantik panel saringan dan pemilihan calon temu duga yang berkaitan dalam bidang yang ditawarkan. b) Lantik panel temu duga yang secukupnya. c) Melantik urusetia temu duga peringkat fakulti. d) Menyediakan bilik temu duga secukupnya. e) Menyediakan peralatan bagi urusan temu duga. f) Menyediakan tunjuk arah tempat pendaftaran,tempat menunggu calon, bilik peperiksaan, bilik temu duga dan tempat menunggu ibubapa. Ketua J Ketua J Ketua J TDA, PP J PP J PP J
g) Menyediakan tanda arah masuk ke fakulti bagi diletakan dilaluan ke fakulti. (Mohon dengan Bahagian Keselamatan). Halaman: 8/15 7.12 Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti 7.12.1 Taklimat kepada ahli mesyuarat sebelum pemilihan dijalankan mengenai proses pemilihan. 7.12.2 Tentukan jumlah calon yang perlu ditemu duga berdasarkan nisbah unjuran setiap program. 7.12.3 Fakulti jalankan proses saringan dan memilih calon dengan menggunakan senarai nama yang telah disediakan. 7.12.4 Buat catatan TD dan tanda tangan pendek pada senarai pada calon yang disaring/dipilih untuk dipanggil temu duga berdasarkan syarat masuk. 7.12.5 Selepas saringan dan pemilihan, serahkan senarai yang mengandungi nama calon yang akan dipanggil temu duga kepada urusetia. KPPP, KBA, TDA/KJ Dekan/TDA, KJ Dekan/TDA, KJ TDA, KJ 7.13 Terima dan Semak Kelayakan Borang Cadangan 7.13.1 Terima Borang Cadangan Pemilihan Calon yang diperakukan oleh Fakulti ke program bacelor yang mewajibkan penilaian melalui uji bakat dan temu duga yang dicadangkan oleh Dekan atau Wakil Fakulti semasa mesyuarat. 7.13.2 Buat semakan semula kelayakan/syarat masuk calon yang dipilih. Jika ada calon yang tidak memenuhi syarat masuk maklumkan kepada fakulti dan buat pindaan. 7.13.3 Kumpulkan semua senarai nama selepas mesyuarat.,,
Halaman: 9/15 7.13.4 Hubungi calon yang tidak mengemukakan maklumat lengkap untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan. (Jika ada). (Rujuk : Log Perhubungan Pengambilan Pelajar Baharu (PU/PS/LG01/AMB)). 7.14 Semak Kelayakan Calon Semak kelayakan pada borang permohonan calon yang dicadangkan oleh Dekan atau Wakil Fakulti berdasarkan syarat kemasukan., 7.15 Layak? 7.15.1 Jika ya, ikut langkah 7.16 7.15.2 Jika tidak, ikut langkah 7.31 7.16 Persediaan Temu duga Tindakan Bahagian Akademik 7.16.1 Kemaskini calon yang diperakukan oleh Fakulti ke program bacelor dalam SMP KMSKN- Modul temu duga. 7.16.2 Cetak Borang Penilaian Temu duga Bagi Program Bacelor (Bukan Pendidikan) dan semak senarai calon dengan Borang Cadangan Pemilihan Calon Ke Program Bacelor (PU/PS/BR07/AMB). 7.16.3 Cetak senarai nama yang diperakui untuk panggilan uji bakat dan temu duga mengikut tarikh, masa dan tempat yang ditetapkan. 7.16.4 Cetak format borang yang mengandungi maklumat tarikh, tempat temu duga, maklumat peribadi dan akademik calon. 7.16.5 Susun mengikut program, tarikh, masa dan tempat temuduga,
7.16.6 Kemukakan senarai nama untuk panggilan uji bakat dan temu duga mengikut tarikh, masa dan tempat yang ditetapkan kepada Dekan/TDA. Halaman: 10/15 KPPP, 7.17 Aktif Web e-temuduga 7.17.1 Maklumkan kepada idec supaya muat naik data calon temu duga ke dalam web e-temu duga dua hari sebelum diaktifkan kepada umum. 7.17.2 Laksanakan uji lari aplikasi laman web e-temuduga, http://www.esmp.upm.edu.my/temuduga selewatlewatnya dua (2) hari sebelum semakan web temu duga diaktifkan kepada umum. 7.17.3 Semak secara rawak data calon temu duga dalam web e- temuduga dengan senarai nama calon temu duga mengikut program pengajian yang dicetak dari Modul KMSKN-skrin temu duga dan sahkan berpandukan Borang Semakan Maklumat Calon Jaya e-temuduga / e-tawaran (PU/PS/BR05/AMB). 7.17.4 Minta pihak idec buat pembetulan maklumat calon temu duga yang tidak lengkap dalam laman web e-temuduga. Borang Semakan Maklumat Calon Jaya e-temuduga / e- tawaran (PU/PS/BR05/AMB). 7.17.5 Minta pihak idec aktifkan web e-temuduga untuk diakses kepada umum. M,,, 7.18 Pantau Web e-temuduga Buat pemantauan web e-temuduga sama ada ia berfungsi atau tidak. (Rujuk : Borang Pemantauan Capaian Web e-temuduga / e- tawaran (PU/PS/BR06/AMB)) dan rujuk kepada idec untuk tindakan pembetulan., M, PM,
Halaman: 11/15 7.19 Laksana Temu duga 7.19.1 Pastikan semua bilik temu duga telah dibuka. 7.19.2 Pastikan semua panel yang dilantik telah diberi taklimat dan hadir semasa sesi temu duga dijalankan. 7.19.3 Daftar kehadiran calon temu duga 7.19.4 Maklumkan kepada calon apa tindakan perlu dilakukan selepas pendaftaran kehadiran. 7.19.5 Sediakan senarai calon yang diperakui dan tidak diperakui oleh panel temu duga. TDA/PP J TDA/PP J TDA/PP J Ketua J /Panel Ketua J 7.20 Hantar Senarai Nama Calon Hantar senarai calon yang diperakui dan tidak diperakui selepas temu duga yang telah disahkan oleh Ketua J ke Bahagian Akademik selewat-lewatnya dua (2) hari selepas temu duga tamat. Ketua J 7.21 Terima dan Semak Senarai Nama Calon Terima dan semak senarai nama calon yang dikembalikan oleh fakulti., 7.22 Berjaya? 7.22.1 Jika ya, ikut langkah 7.23 7.22.2 Jika tidak,ikut langkah 7.31 7.23 Kemaskini dan Semak Data Temu Duga 7.23.1 Kemaskini data calon yang diperakukan oleh Fakulti selepas temu duga ke program bacelor dalam SMP KMSKN- Modul temu duga.
7.23.2 Cetak, semak dan sahkan senarai calon yang diperakukan oleh Fakulti. Halaman: 12/15 7.24 Tiada Pembetulan? 7.24.1 Jika ya, ikut langkah 7.26 7.24.2 Jika tidak, ikut langkah 7.25, 7.25 Buat Pembetulan 7.25.1 Buat pembetulan status data calon yang telah diperaku dalam SMP KMSKN- Modul temu duga. 7.25.2 Ikut langkah 7.23 Dan 7.24 7.26 Mesyuarat Pemilihan Bersama Dalam Talian Buat pemilihan calon yang telah diperaku melalui Sistem Mesyuarat Pemilihan Bersama dalam talian BPKP. 7.27 Cetak dan Semak Senarai Nama Calon Cetak dan semak senarai nama calon yang telah dipilih dari Sistem Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP. 7.28 Tiada Pembetulan? 7.28.1 Jika ya, ikut langkah 7.30 7.28.2 Jika tidak, ikut langkah 7.29 7.29 Buat Pembetulan Buat pembetulan data permohonan calon yang telah dipilih dalam Sistem Mesyuarat Pemilihan Bersama Dalam Talian yang disediakan oleh BPKP. 7.30 Sah dan Simpan Senarai Nama Calon Sahkan dan Simpan senarai nama calon yang telah diperaku
Halaman: 13/15 7.31 Tamat dalam Mesyuarat Atas Talian bagi persediaan Mesyuarat Pemilihan Bersama K - IA
Halaman: 14/15 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-2/1/7 Temu Duga Data pemohon calon lepasan Diploma/Setaraf, STPM/Setaraf bagi program yang ada temu duga (Program Bukan Pendidikan). (surat daripada BPKP) Borang Pengesahan Penerimaan Data (PU/PS/BR03/AMB) Serah data pemohon kepada IDEC. Surat panggilan mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti. Borang Cadangan Pemilihan Calon Ke Program Bacelor (PU/PS/BR07/AMB). Senarai calon temu duga (program bukan pendidikan)- Surat kepada Dekan Fakulti. Senarai calon jaya temu duga (program bukan pendidikan) surat jawapan daripada fakulti) Borang Semakan Maklumat Calon Jaya e-temuduga/ e- tawaran (PU/PS/BR05/AMB). Borang Pemantauan Capaian Web e-temuduga / e-tawaran (PU/PS/BR06/AMB). Senarai nama calon jaya temu duga dari SMP KMSKN. Surat lain yang berkaitan. 2. UPM/(Kod J)/600-2/1/7 Temu Duga Senarai calon temu duga (program bukan pendidikan)- Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod AKD (P/O) J Pusat Dokumen dan Rekod A J Kuasa Melupus KPPP Ketua J
Halaman: 15/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Surat kepada Dekan Fakulti. Senarai calon jaya temu duga (program bukan pendidikan) surat jawapan daripada fakulti) Surat lain yang berkaitan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus