OTVARANJE BAZE PODATAKA U MICROSOFT ACCESSU XP Microsoft Access je programski alat za rad s bazama podataka. Baza podataka u Accessu se sastoji od skupa tablica (Tables), upita (Queries), maski (Forms), izvještaja (Reports), web stranica (Pages), makro naredbi (Macros) i programskih modula u Visual Basicu (Module). Kao i kod ostalih alata iz Microsoft Office paketa, Task Pane za otvaranje novog dokumenta nudi otvaranje već ranije napravljenih baza podataka [Open a file], otvaranje nove baze [New], otvaranje kopije neke postojeće baze [New from existing file] ili odabir gotovih predložaka baza [New from template] koji su uključeni u sam Access [General Templates] ili skidanjem predložaka sa Microsoftovih stranica [Templates on Microsoft.com]. Odabirom opcije otvaranja novog dokumenta u Accessu korisnik bira izmeñu otvaranja četiriju vrsta dokumenta: 1. nove baze podataka (Blank Database) otvara se prazna baza podataka u kojoj korisnik stvara svaki njezin dio (objekt). 2. nove web stranice baze podataka (Blank Data Access Page) web stranice koje su publicirane iz MS Accessa, ove stranice su povezane s bazom pa se promjene na stranicama direktno evidentiraju u odreñenoj bazi podataka. 3. novog projekta s postojećim podacima (Project Existing Data) projekt je datoteka Accessa koja se povezuje na bazu koja je pohranjena na SQL serveru (napunjena je s podacima), ova vrsta datoteka se koristi za stvaranje klijent/server aplikacija. 4. novog projekta s novim podacima (Project New Data) stvara se baza podataka na strani SQL Servera te se ona puni odreñenim podacima. Otvaranje nove baze podataka u Accesu S izbornika [File] odabire se opcija [New] te se odabire [Blank Database].
U prozoru File New Database odabire se direktorij u koji će se spremiti baza, a u File name dodijeli joj se ime. Pritiskom na tipku Create stvara se nova baza. Prozor baze podijeljen je na dva dijela: 1. s lijeve strane nalazi se izbornik Object koji sadrži popis svih objekata koji se mogu u jednoj bazi napraviti. S jednog objekta na drugi seli se klikom miša na naziv objekta.
2. veći dio ekrana služi za prikaz svih mogućih načina izrade odabranog objekta te takoñer sadrži popis svih elemenata baze koji su tipa odabranog objekta (tablice, upiti, maske, izvještaji, stranice, makro naredbe i moduli). Stvaranje nove tablice u MS Accessu U izborniku s lijeve strane prozora baze gdje se nalazi popis svih mogućih elemenata baze odabire se opcija Tables. Tada se u većem dijelu prozora pojavljuju tri moguća naćina izrade tablice: 1. Create table in Design view stvaranje tablice u konstrukcijskom pregledu; 2. Create table by using wizard stvaranje tablice uz pomoć čarobnjaka; 3. Create table by entering data stvaranje tablice upisivanjem podataka. Stvaranje tablice upisivanjem podataka Odabirom ove opcije otvara se tablica koja se sastoji od 20 redova i 10 stupaca. Rad s ovom tablicom identičan je radu s tablicama u Excelu. Nazivi stupaca mijenjaju se dvostrukim klikom na zaglavlje pojedinog stupca. Access automatski na temelju podataka koji su upisani u pojedini stupac odreñuje tip podataka tog stupca, ali ne odreñuje njegova ograničenja i karakteristike (tipova podataka, njihova ograničenja i karakteristike bit će opisani kasnije). Stvaranje tablice uz pomoć čarobnjaka Odabirom ove opcije stvaranja tablice korisnik prati instrukcije čarobnjaka koji ga vodi kroz cijeli postupak stvaranja tablice. U početnom koraku korisnik odabire koju vrstu podataka će unositi u svoju tablicu (poslovne ili osobne). Na temelju tog odabira Access mu nudi gotove tipove tablica u izborniku Sample Tables. Odabirom odreñene vrste tablice u izborniku
Sample Fields pojave se polja od kojih se sastoji odabrana tablica. Korisnik nakon toga odabire polja koja želi da se pojave u njegovoj novoj tablici koju radi na temelju predložene strukture odabrane tablice. Da bi se sva polja iz Sample Fields prebacila u novu tablicu (Fields in my new table) treba odabrati tipku s dvije strelice u desno, ako pak se preuzimaju samo odreñena polja najprije se polje odabere u izborniku Sample Fields te se pritisne na tipku s jednom strelicom u desno ili dvoklikom na odabrano polje. Da bi se jedno ili sva preuzeta polja izbrisala iz nove tablice koriste se tipke s strelicama u lijevo. Kada je korisnik odabrao polja od kojih želi da mu se sastoji tablica na slijedeći korak prelazi pritiskom na tipku Next. Otvara se prozor gdje se dodjeljuje ime tablici te odabire mogućnost da Access umjesto korisnika postavi primarni ključ. Pritiskom na tiku Next prelazi se na slijedeći korak u kojem korisnik povezuje novu tablicu s postojećim tablicama u bazi (ukoliko one postoje). Korisnik može, ali i ne mora ovdje definirati veze izmeñu postojećih tablica. Te veze mogu se definirati i naknadno.
Zadnji korak kreiranja nove tablice pomoću čarobnjaka je definiranje radnje koju korisnik želi raditi s tablicom nakon što je čarobnjak kreira može mijenjati dizaj tablice, upisivati podatke direktno u tablicu ili upisivati podatke u tablicu korištenjem već gotove maske (male aplikacije) koju nudi čarobnjak.
Stvaranje tablice u konstrukcijskom pregledu Prije nego se opiše kako se ovdje radi tablica potrebno je opisati vrste pregleda tablica u Accessu. Tablica u Accessu može se pogledati na dva osnovna načina: 1. Design View konstrukcijski pregled služi za definiranje postavki i karakteristika svakog pojedinog polja (stupca) tablice i 2. Datasheet View tabični pregled služi za upisivanje, pregled, mijenjanje i brisanje podataka u tablici. Pregled tablice odabire se iz izbornika [View] odabirom opcije [Design View] ili [Datasheet View]. Stvaranje tablice u konstrukcijskom pregledu karakterizira definiranje svakog polja (stupca) posebno, njegovog imena, tipa podataka koji će se upisivati u taj stupac, način na koji će se podaci upisivati, na koji će biti ispisani u tablici, definiranje pretpostavljenje vrijednosti polja i postavljanje pravila svakog polja. Konstukcijski pregled tablice sastoji se od dva osnovna dijela: gornji dio koji sadrži tri stupca Field Name, Data Type i Description i donjeg dijela koji služi za definiranje postavki svakog pojedinačnog polja (General, Lookup; donji dio aktivira se kada se u Data Type odabere neki tip podataka). Field Name definira se naziv polja, u istoj tablici ne smije se ponavljati isti naziv polja. Data Type definira se vrsta podataka koje nudi Access; odabirom bilo koje čelije u stupcu Data Type s desne strane čelije pojavljuje se strelica prema dolje pritiskom na koju se otvara padajući izbornik koji sadrži popis svih vrsta podataka u Accessu. Description služi korisniku kao podsjetnik (što se upisuje u polje s odreñenim nazivom, ovo polje se ne mora koristiti). Vrste podataka u Accessu (Data Type) su:
Text tekstualno polje koje dozvoljava upisivanje alfanumeričkih znakova, specijalnih znakova (č,ć, ž, ñ...), svih vrsta zagrada te interpunkcijskih znakova. Ograničenje ovog polja je da se može u njega upisati maksimalno 255 znakova. Memo ima iste karakteristike kao i tip podataka Text, ali njegovo ograničenje broja znakova koji se mogu upisati je 65 536 znakova. Ovo polje uglavnom se rijetko koristi, a može služiti za upisivanje napomena i komentara. Number dozvoljava upisivanje isključivo brojeva. Brojevi se u Accessu mogu smjestiti u dvije vrste podataka Text i Number. Odreñen broj je tip podataka Number ukoliko će se nad njime raditi matematičke ili statističke operacije, u protivnom broj je tip podataka Text. Kod tipa podataka Number moguć je odabir i njegovih podtipova: Integer, Long Integer, Decimal.. Date/Time upisivanje datuma i/ili vremena. Currency odabir valute, uz broj ispisuje se i znak valute. AutoNumber polje u koje se automatski upisuje broj prema slijedu (primjer upisivanje rednog broja u tablici). Yes/No tip podataka koji može poprimiti samo dvije vrijednosti: Da ili Ne (True ili False, 1 ili 0). OLE Object dodavanje glazbe, odreñenog zvuka ili slike u tablicu. Hyperlink upisivanje URL koji služi ko veza prema toj adresi. Lookup Wizard - služi za povezivanje s poljem neke druge tablice. Kao što je bilo rečeno odabirom jednog od ponuñenih tipova podataka otvara se donji dio ekrana General (za definiranje postavki odreñenog tipa podataka) i Lookup (za definiranje na koji način će se odreñeni tip podataka prikazivati na maski). Na slijedećem screeshotu je prikazan primjer definiranja polja s nazivom Broj_indeksa. U ovo polje će se upisivati peteroznamenkasti broj nad kojim se neće izvršavati nikakve matematičke ili statističke operacije. Zbog tog razloga dodijeljen mu je tip podataka Text u stupcu Data Type. U stupcu Description nije ništa objašnjivano jer sam naziv polja govori što će se u navedeni stupac upisivati (ovdje se eventulano mogao dodati komentar da se radi o peteroznamenkastom broju, ali to je vidljivo iz postavljenih karakteristika ovog polja koje će biti opisane u narednom tekstu). Izbornik General sastoji se od slijedećih postavki: Field Size definira se maksimalni broj znakova koji će se upisati u odreñeni stupac; ova postavka može se definirati samo za tipove podataka Text, Number i AutoNumber.
Maksimalni broj znakova koje se može upisati u polje Text je 255, a Access po defaultu nudi veličinu polja 50 znakova. Number i AutoNumber imaju podtipove, to su Byte (0-255), Integer (cijeli brojevi, -32768 do 32767), Long Integer (cijeli brojevi, 2,147,483,648 do 2,147,483,647), Single (realni broj s do 7 decimalnih znamenki), Double (realni broj s do 15 decimalnih znamenki), Replication ID (ovaj tip podataka koristi se ako korisnik namjerava napraviti kopije baze tako da se kopije mogu meñusobno nadograñivati [sinhronizirati], ako se u bazu dodaje više od 100 zapisa izmeñu sinhronizacije kopija kao primarni ključ se stavlja Replication ID, ako pak je riječ o manje od 100 zapisa kao primarni ključ se postavlja AutoNumber), Decimal (decimalni broj s do 28 decimalnih znamenki). Za primjer Broj_indeksa polje Fild Size postavljeno je na 5 (broj indeksa sastoji se od 5 znakova). Format postavka kojom se Accessu odreñuje na koji način da ispisuje podatke u tablici (najviše se koristi za postavljanje ispisivanja datuma, brojčanih vrijednosti). Način na koji se definira ispisivanje za: Text i Memo polje: @ & Ispis znaka (slovo, broj ili razmak), obavezan upis Ispis znaka (slovo, broj ili razmak), nije obavezan upis < Pretvaranje svih upisanih slova u mala > Pretvaranje svih upisanih slova u velika Number i Currency polje: Postoje već gotovi ponuñeni načini ispisivanja brojeva, ali se mogu koristiti i simboli za oznaku ispisivanja. Definirani načini ispisivanja brojeva su: General Number Currency Euro Fixed Standard Percent Postotak, % Scientific Ispis brojeva kako su ispisani Koristi se odvajanje za tisuću, sve ostale postavke (ispisivanje negativnih brojeva, decimalna mjesta...) nasljeñuju se iz Windows Control Panel (Regional Settings) Ispisivanje znaka bez obzira na postavke u Control Panelu Ispisivanje najmanje jednog broja Ispis broja kod kojeg se odvajaju tisuće Simboli kojima se odreñuje ispisivanje brojeva:. (točka) Odvajanje decimalnih mjesta, (zarez) Odvajanje tisuće Korištenje znanstvenog ispisivanja broja (E, potencije) 0 Ispisivanje brojeva od 0 do 9 za svaki simbol 0 # Ispis brojeva ili razmaka $ Ispis znaka "$". % Izračun postotka (množenje s 100 i dodaje se znak %)
E or e Znanstvena notacija, negativni eksponent E+ or e+ Znanstvena notacija, pozitivni eksponet Date/Time polje: Takoñer postoje gotovi predlošci za ispisivanje: General Date Long Date Medium Date Short Date Long Time Ispisivanje datuma i vremena Primjer: 25.10.2005, 05:34 Isto kao i postavka Long Date u Regional Settings Properties u Windows Control Panel. Primjer: 25. listopad 2005 Example: 25-List-2005 Medium Time Primjer: 5:34 Short Time Primjer: 17:34. Isto kao i postavka Short Date u Regional Settings Properties u Windows Control Panel. Primjer: 25.10.2005. Isto kao i postavka Time u Regional Settings Properties u Windows Control Panel. Primjer: 5:34:23 Simboli koji se mogu koristiti za postavljanje datuma: d Broj slova za ispis dana w Dani u tjednu (1 to 7). m y h n s AM/PM Mjesec Godina Sat Minuta Sekunda Engleski način označavanja vremena Input Mask način na koji će se podaci upisivati u čeliju. Za sve tipove podatka kod kojih se postavlja postavka Input Mask koriste se slijedeći simboli: 0 Obavezno upisivanje broja, za svaki simbol nule mora se upisati broj od 0 do 9, oznake + i nisu dozvoljene. 9 Broj od 0 do 9 ili znak razmaka, unos nije obavezan, oznake + i
nisu dozvoljene. # Broj od 0 do 9 ili znak razmaka, unos nije obavezan, oznake + i dozvoljene. L Slovo A do Ž, obavezan unos.? Slova od A do Ž, unos nije obavezan. A a & C Slovo ili broj, unos obavezan. Slovo ili broj, unos nije obavezan. Bilo koji znak (uključujući razmak), unos obavezan. Bilo koji znak (uključujući razmak), unos obavezan.., : ; - / Znakovi za odvajanje decimalnih mjesta, tisuća, datuma i vremena < Sva unesena slova pretvaraju se u mala > Sva unesena slova pretvaraju se velika! Pokazivač miša se u čeliju pozicionira lijevo \ Ispisuje se znak koji slijedi iza \ Caption naziv za označavanje polja u naslovnom redu, ukoliko se ovo polje ne popuni naziv polja je naziv koji je odreñen u Field Name. Default Value podrazumijevana vrijednost, vrijednost koja se ovdje postavlja automatski se ispisuje u tom stupcu (prije nego što je korisnik unio bilo kakav podatak u tablicu ili navedeni stupac). Za Text polje default value se treba pisati pod navodnicima. Validation Rule ovdje se postavlja pravilo prema kojima se smiju unositi podaci, ako pravilo nije zadovoljeno Access javlja grešku i ne dopušta prelazak u novu čeliju. Validation Text ovdje se upisuje tekst koji će se ispisivati ako pravilo definirano u Validation Rule nije zadovoljeno. Required može poprimiti dvije vrijednosti: Yes i No, Yes se postavlja ako se traži obavezno popunjavanje svih čelija definiranog stupca, u suprotnom postavlja se vrijednost No. Allow Zero Length može poprimiti dvije vrijednosti: Yes i No, Yes se postavlja ako se u ovo polje mogu upisati za sva mjesta znak razmaka. Indexed da li ovo polje služi kao indeks pomoću kojeg se pretražuje ova tablica. Unicode Compression kako će se komprimirati tekst (Text, Memo, Hyperlink), ako je postavljena opcija Yes za spremanje testa je potrebno 2 byte, u protivnom potrebno je 4 byta. IME Mode i IME Sentence Mode služi pa postavljenje karakteristika unosa znakova abecede Dalekog istoka.
Upisivanje podataka u tablicu (u tabličnom pregledu Datasheeet view): - da bi se podatak mogao upisati u odreñenu čeliju pokazivač miša se mora pozicionirati na početak linije koja predstavlja rezervirana mjesta, - prelazak s čelije na čeliju u istom redu tipka Tab; strelica desno, - vraćanje na prethodnu čeliju u istom redu Shift + Tab; strelica lijevo, - kad se popuni cijeli red u novi red se prelazi s Enter ili Tab; na taj način podaci koju su upisani u taj red su automatski spremljeni pa ne treba raditi dodatno spremanje, - pozicioniranje u zadnju čeliju zadnjeg reda Ctrl + End, - pozicioniranje u prvu čeliju prvog reda Ctrl + Home. Podaci koji su spremljeni u tablicu (u tabličnom pregledu Datasheet view) mogu se: 1. Sortirati poredak slogova prema nekom slijedu, s izbornika [Records] odabere se opcija [Sort] koja može biti [Sort Ascending] uzlazno sortiranje i [Sort Descending] silazno sortiranje. 2. Filtrirati iz niza zapisa u tablici se izdvajaju samo oni koji zadovoljavaju postavljeni uvjet, postoje više vrsta filtriranja: Filter by Selection rezultat su zapisi koji sadrže odabranu vrijednost (odabere se čelije s nekom vrijednosti i kao rezultat ovog filtra dobiju se svi zapisi koji u odreñenom stupcu sadrže odabranu vrijednost) [Records-Filter-Filter by Selection] Filter Excluding Selection rezultat je suprotan rezultatu primjene Filter by Selection (dobiju se zapisi koji ne sadrže odabranu vrijednost) [Records-Filter-Filter Excluding Selection] Filter by Form Access ovim filterom dozvoljava korisniku da sam definira uvjet koji mora biti zadovoljen, izborom s izbornika [Records] odabere se [Filter] pa [Filter by Form] otvorit će se ekran Filter by Form koji nudi korisniku da sam definira uvjete u odabranom polju. Advanced Filter/Sort otvara ekran za izradu upita koji će biti obrañeni na sljedećim vježbama [Records-Filter-Advanced Filter/Sort]. Remove Filter/Sort uklanjanje filtera ili sortiranja [Records-Remove Filter/Sort].