ТД МАКОШПЕД АД СКОПЈЕ ГОДИШЕН РЕВИЗОРСКИ ИЗВЕШТАЈ на службата за внатрешна ревизија на ТД Макошпед АД Скопје Датум: 31/12/2015
Доставено до: Одбор на Директори ГОДИШЕН РЕВИЗОРСКИ ИЗВЕШТАЈ ТД МАКОШПЕД АД СКОПЈЕ Согласно Годишниот план за ревизија за 2015 година донесен и усвоен од страна на Одборот на директори на 01.12.2014 година, Службата за внатрешна ревизија за своето досегашно работење изработи годишен извештај кој го доставува на разгледување до Одборот на директори на Друштвото. Предмет на ревизијата беа целните задачи предвидени во годишниот план на службата за внатрешна ревизија за 2015 година усвоен од страна на Одборот на директори во месец декември 2014 година. Цел на ревизијата - да се провери и утврди дали работењето во Друштвото во извештајниот период се одвивал согласно процедурите за работа и законските прописи. Метод на ревизијата - контрола со непосреден увид во документацијата и усна комуникација со учесниците во процесот на работа и извештаи од информатичкиот систем. Користен е метод по случаен избор. Целни задачи утврдени со планот за ревизија Ревизија на придржувањето и почитувањето на законското работење (постапките за влез и излез на стоката, транспорт и фактурирање на
услугата) во Оддел за шпедиција и увоз-извоз, Подружница Склад Маџари, Подружница Склад Шуто Оризари и Склад Битола Ревизија на почитувањето на МСС стандардите и примената на законот за Финансиска дисциплина Ревизија на законското и архивско работење во правниот оддел како и персоналната евиденција Подружница Склад Маџари Почитување на ИСО Стандардите и законско работење Според Годишниот план за ревизија за 2015 година во делот на оперативните планови целна задача е да се проверат постапките во Подружница Склад Маџари и почитување на ИСО Стандардите од вработените при реализација на истите. За таа цел по случаен избор се проверуваше прием на барање за вскладиштување, подготовка на понуди со примена на ценовникот, доставување на понудата до коминтентите, потврда за прифаќање на понудата од коминтентите, и анализа на реализација на истото. Со ревизијата беше утврдено дека постапките по однос на ИСО Стандардите во складот Маџари се на задоволително ниво. Се препорачува и понатаму да се продолжи со ваквиот начин на работа и согласно потребите на работниот процес постојано да се работи на нивно надградување и усовршување. При проверката на работните задачи беа вклучени процесите на дејство кои вработените ги извршуваат тековно во работното време. Во тој аспект беше проверена целосна методологија со работа со коминтентите што Друштвoто им дава сервисни услуги за користење/изнајмување на складиштата во Подружницата - вскладиштување и искладиштување односно влез и излез на стоката, работа со царинските служби, работењето во магацинскиот простор од страна на вработените, работните простории во кои што дејстуваат, задачи и обврски поставени од страна на Друштвото за подобрување на квалитетот на работењето, хигиената во самите простории, и слично. Организација на предметите и фактурите избрани по случаен избор е уредна, целосна и соодветно заштитена додека самите процедури и активности на прием на вскладиштување и искладиштување во магацините, прифаќање на пратката, организација на истовар и контрола на квантитет се направени во согласност со ИСО Стандардите и не се забележани неправилности и одстапувања во истите. Фактурирањето на услугите се направени во согласност со законските регулативи и во
функција на услуга кон коминтентите. Направена беше и проверка на сите постоечки договори со коминтентите и беше утврдено дека сите се обновени за наредната година. Вработените во согласност со дадените работни обврски ги извршуваат своите задачи тековно, ефикасно и навремено. На влезот од складот се води преглед и контрола на секое влегување и излегување на сите лица и возила во складот. Во складиштата се проверени моменталните услови на стоката и беше утврдена состојба на високо ниво. Сите стоки се уредно спакувани со налепници на истите на кои се забележани потребни податоци за видот, типот на стоката, додека недостатоците и неисправностите се пријавуваат на лице место во кореспонденција со коминтентите. Опремата за снимање е во задоволителна состојба и врши директно автоматско снимање во добра резолуција на критичните точки во Подружницата. Активностите на вработените се усогласени со политиките, стандардите, процедурите и релевантните законски регулативи. Подружница Склад Шуто Оризари Ревизија на работните процеси и просториитe на Подружница Склад Шуто Оризари Според Годишниот план за ревизија за 2015 година во делот на оперативните планови цел на задача е да се проверат постапките во Подружница Склад Шуто Оризари. При извршената ревизија согласно стандардите не се најдени никакви одстапувања и се препорачува и во иднина да се продолжи со ваквата доследна имплементација на предвидените ИСО стандарди од страна на сите вработени во Подружницата. Во текот на месец Август и Септември 2015 година во Подружница Склад Шуто Оризари од страна на службата за внатрешна ревизија на Друштвото беше направен облик на секојдневен ангажман на проверка на работните процеси на вработените во Подружницата и надзор на просториите односно магацините во кој Друштвото ги извршува сопствените услуги. Службата за ревизија постави цел да го испита системот на функција што го вршат сите вработени како составен дел на своите работни обврски, да ја открие ефикасноста на овие контроли, слабите точки на нивните функционирања и да предложи мерки за нивно елиминирање со што субјектот би ги исполни своите цели, применувајќи систематски, дисциплиниран пристап за процена и подобрување на ефективноста во процесите на управување со ризикот, контролата и управувањето. При проверката на работните задачи беа вклучени процесите на дејство кои вработените ги извршуваат тековно во работното време. Во тој аспект беше проверена целосна методологија со работа со клиентите на кои што Друштвoто ги нуди своите услуги за користење/изнајмување на складиштата во Подружницата - вскладиштување и
искладиштување односно влез и излез на стоката, работа со царинските служби, работењето во магацинскиот простор од страна на вработените, работните простории во кои што дејстуваат, задачи и обврски поставени од страна на Друштвото за подобрување на квалитетот на работењето, хигиената во самите простории, и слично. Вработените во согласност со дадените работни обврски ги извршуваат своите задачи тековно, ефикасно и навремено. Активностите се одвиваат во добар ред и има добра соработка со клиентите и нивните барања во текот на процесот на работењето. При увидот беше констатитано дека работниците ја користат редовно заштитната опрема за ниски температури (јакни, капи, комбилизони). Во складиштата се проверени моменталните услови на стоката и беше утврдена состојба на задоволително ниво. Сите стоки се уредно спакувани со налепници на кои се забележани потребни податоци за видот, типот на стоката, додека недостатоците и неисправностите се пријавуваат на лице место во кореспонденција со коминтентите. Хигиената и уредноста во магацинскиот простор и во кругот на Подружницата е на задоволително ниво. Вршењето на ревизијата беше направено во видео надзорот на работните простории и магацини. Опремата за снимање е во одлична состојба и врши директно автоматско снимање со добра резолуција на критичните точки во Подружницата. При тоа се води сметка на штедливоста на електрична енергија при што апаратите автоматски се гасат доколку не забележуваат движење во спектарот на снимање. Работата на вработените при поставените задачи на услужување на коминтентите се на високо ниво и не се забележани одстапувања во процедурите на работните активности. Организација на предметите и фактурите избрани по случаен избор е уредна, целосна и соодветно заштитена додека процедурата и активноста на прием на вскладиштување и искладиштување во магацин, прифаќање на пратка, организација на истовар и контрола на квантитет се направени во согласност со ИСО Стандардите и не се забележани крупни неправилности и одстапувања во истите. Фактурирањето на услугите се направени во согласност со законските регулативи и во функција на услуга кон коминтентите. Сугестија на службата за ревизија е внимателно да се прават проверки во процедурата на вскладиштување и искладиштување на царинска стока во складиштата од страна на вработените и истите да дејстуваат кон реализација на услугата во согласност и усогласеност со законот за царинење, но и самите коминтенти да бидат благо опоменати од страна на одговорните вработени лица на Подружницата на нивните обврски во договорените процеси при овие ситуации, при тоа водејќи сметка на односот складиштар/давач на депонент и коминтент. Исто така треба да се води сметка со посебно внимание кон наплатувањето на побарувањата, дали се раздолежени навремено и дали има пречекорувања со царинската гаранција. Комуникацијата со коминтентите и ефективна навременост во нивните обврски
околу раздолжувањето во такви моменти е витална за нормално работење на Подружницата. Вработените треба да се придржуваат кон законските рокови за исполнување на овие обврски и задачи. Со оваа ревизија се направи контрола на почитувањето и исполнувањето на утврдените задолженија кои произлегуваат од законските одредби, кои ги засегаат вработените во Подружницата и Друштвото. Активностите на вработените се усогласени со политиките, стандардите, процедурите и релевантните законски регулативи. При ревизијата се проверени овие постапки и не е пронајдено во предметите по случаен избор одстапување во истото, додека постапките при транспорт, скадиштување и искладиштување на стоката и фактурирање се направени во функција на услуга кон коминтентите и во согласност со законските регулативи. Склад и Царински Терминал Битола Проверка на работа на терминалот Постапка на влез и излез на стоката од складот Според Годишниот план за ревизија за 2015 година во делот на оперативните планови целна задача е да се проверат постапките во Подружница Склад и Царински Терминал Битола и почитување на ИСО Стандардите од вработените при реализација на истите. За таа цел по случаен избор се проверуваше прием на барање за вскладиштување и искладиштување, подготовка на понуди со примена на ценовникот, доставување на понудата до коминтентите, потврда за прифаќање на понудата од коминтентите, и анализа на реализација на истото. Со ревизијата беше утврдено дека постапките по однос на ИСО Стандардите при влез и
излез на стоката од складот и во складот се на задоволително ниво. При увидот беше констатитано дека има потреба од нови дополнителни камери кои што ќе евидентираат ризични слепи точки од складот констатирани взаемно со раководителот на складот, како и мора да се обезбедат сервисни услуги за регулирањето на електричното полнење на електричната вага во случаи кога има невреме (гром) и со тоа би се заштититила во иднина. При извршената ревизија согласно стандардите не се најдени одстапувања и се препорачува во иднина да се продолжи со ваквата доследна имплементација на предвидните ИСО стандарди од страна на сите вработени во Подружницата. Се препорачува и понатаму да се продолжи со ваквиот начин на работа и согласно потребите на работниот процес постојано да се работи на нивно надградување и усовршување. Активностите на вработените се усогласени со политиките, стандардите, процедурите и релевантните законски регулативи. Оддел за шпедиција и увоз-извоз Фактурирање на услугите Транспорт Во одделението за шпедиција и увоз извоз, од прирачникот за ИСО Стандардите за увозно
и извозно царинење, при ревизијата беше направена контрола и утврдено е дека во однос на царинските постапки, организацијата на транспорт и фактурирање на услугите целиот процес се одвива според царинските прописи без никакво одстапување од нив, односно целокупната документација за царинење се изготвува во согласност со законските прописи. Фактурите се уредни со сите потребни информации во врска со стоките, информациите за коминтентот, видот на услугата и финансиските податоци околу наплатата. Од презентираните прегледи на фактурите кои Службата за внатрешна ревизија на Макошпед Ад Скопје ги провери по случаен избор, беше констатирано дека постапките при транспорт и фактурирањето на услугите се направени систематски, со дисциплиниран пристап кон постоењето на ризици и ефикасно во самата имплементацијата на процедурата кон коминтентот. Со оваа ревизија се утврди дека вработените од овој оддел располагаат со точни и веродостојни информации кои се соодветно заштитени, комуникацијата со коминтентите им е на високо ниво, а од направената контрола беше констатирано дека вршат доследна примена на ИСО стандардите и не се пронајдени неусогласености. Препорака е да се продолжи со информирање и укажување на клиентите за можноста за намалување на трошоците и забрзување на царинската постапка со што би се подобрила позицијата за привлекување на нови коминтенти. Постапка за обезбедување на друмски, железнички, контејнерски и збирен транспорт П -7.5-7 Активност 1 Прием на барање за обезбедување на транспорт 2 3 Преглед на барањето дали ги потребните податоци за услугата на транспорт Комуникација, усогласување на барањата за реализација на услугата за транспорт со налогодавачот Утврдена активност од страна на службата за внатрешна ревизија (проверени документи во предметот) По електронски пат. Ги содржи. По електронски пат или телефон. 4 Одредување на добавувач на транспорт Електронски, одредување на cargoagent.net 5 Подготовка на барање за понуда и комуникација со добавувачи за побрзо добивање на понуди 6 Доставување на барање за понуда и комуникација со добавувачи за побрзо добивање на понуди 7 Прием од понуди од добавувачи на транспортерите По Телефонски пат Препорака,да се потврди по електронски пат Телефонски пат Препорака да се потврди по електронски пат По електронски пат или телефон. 8 Преглед на понудите / дали се усогласени По електронски пат или телефон. 9 Избор на најповолна понуда Достапност и конфирмација
10 Подготовка на понуда за услуга за транспорт на Коминтент По електронски пат - 11 Одобрување на понуда Коминтентот треба да одлучи за одобрување на понудата 12 Доставување на понуда до коминтент По електронски пат 13 Прием на потврда за прифаќање на понудата од коминтент По електронски пат 14 Преглед Потврдата за прифаќање е усогласена со понудата 15 Изработка на налог за превоз Изработен 16 Налогот за превоз е усогласен со барањето за транспорт 17 Доставување на налогот за превоз до добавувачот на транспортот Неусогласена со понудата / коминтентот прифатил Да Доставено 18 Следење на реализацијата на транспортот Добавувачот го следи со ГПС, додека ТД Макошпед го прави тоа телефонски 19 Комуникација, со добавувач за транспорт и коминтент 20 Транспортот е реализиран? Да, реализиран. 21 Подготовка на ф-ра Реализирана Реализацијата на измените се прават телефонски 22 Фактурата е усогласена? Фактурата е усогласена на релација добавувач-транспортер, одобрена. 23 Подготовка на сетови на документи за прилог на фактурата и достаување на фактурата и прилог сет на документи до коминтент и одд.за сметководство 24 Следење на наплатата за реализираната услуга 25 Комуникација со коминтент за реализација на наплатата 26 Анализа на реализацијата на процесот на транспорт Реализирано Реализирано по телефонски или електронски пат Со месечен извештај / реализира Оддел финансии Почитување на МСС стандардите Примената на Законот за финансиска дисциплина
Одделот финансии целосно ги применува МСС стандардите што е видно и од ревизорските извештаи од надворешниот ревизор. Заради настанатите законски промени донесен е нов Правилник за ММС стандардите кој беше изготвен и одобрен од Одборот на Директори на Друштвото. Пресметка на плата и надоместоци од плата Податоците за пресметка на плата се вчитуваат од податоците внесени во апликацијата за кадровска евиденција. Од тука се добиваат информации за основната бруто плата, надоместокот за минат труд во бруто износ, трансакциската сметка во соодветна банка и податоци за кредити и други задршки за секој вработен поединечно. При пресметката на плата се проверуваат извештаите од раководителите за редовноста на вработените, прегледи за работа ноќе, работа во ден државен празник, прекувремена работа. Од правниот и општ оддел се должни да достават решение за почеток/крај на работниот однос, решение за некој надомест на вработените, решение за награда/казна и сл. Податоците од сите прегледи и решенија се класифицираат и се внесуваат соодветно за секој вработен. Пресметката на платата се врши автоматски, податоците за стапката на придонеси и данок се внесува на почетокот на секоја календарска година согласно законските одредби. Секоја пресметка се праќа на проверка во УЈП преку МПИН апликацијата и доколку има грешка мора да се поправи за да се добие Декларација за прием со автоматски генериран фолио број кој е неопходен за исплатата да помине во банка. Грешка може да се појави ако УЈП нема информација за некој пријавен/одјавен вработен или ако не е внесена соодветна заработувачка за некој вработен (часовите да не соодветствуваат на износот за пресметка). За еден вработен не може да дојде до двојна исплата, затоа што проверката се врши според ЕМБГ кој е единствен.
Ревизија на примената на Законот за финансиска дисциплина Согласно годишниот план за ревизија, предвидено е проверка во одделот за финансии на ТД Макошпед Ад Скопје во однос на почитување и придржување кон рокот на наплатата на побарувања (законски одредби кои се однесуваат конкретно на работата на Друштвото) утврдени во член 5 и 6 согласно Законот за финансиска дисциплина на РМ. При спроведените ревизии се контролирани фактури и утврдено е дека истите се книжат навремено со дадената валута и така се плаќаат. Утврдено е дека не се дозволува пречекорување на валутата. Според член 5 од законот за финансиска дисциплина предвидено е наплатата на фактурите односно исполнувањето на паричните обврски да не биде подолг од 60 дена, а во посебни случаи со договор со коминтентите и дo 120 дена. По случаен избор се земени фактури и е утврдено следното. Ревизијата покажа дека фактурите врз кои беше направена проверка со цел да се утврди дали во однос на наплатувањата на услугите и нашите обврски се доцни со предвидениот рок од договорите и е во координација со законската рамка на финансиска дисциплина. Констатација од спроведената ревизија е дека Друштвото навремено ги сервисира своите обврски. Финансискиот оддел професионално и редовно врши постојана контрола во однос на наплатувањето на побарувањата од коминтентите со кои соработуваме преку постојани контроли во однос на нивното придржување кон законските рокови за плаќање согласно Законот за финансиска дисциплина.
Правен Оддел Ревизија на работењето согласно важечките законски регулативи, архивско работење и персонална евиденција. Оваа ревизија е спроведена со цел да се утврди процедура по која се работи, примената и ажурираност во процесот на работењето на Правниот Оддел согласно со законските прописи и нивно усогласување со работните процеси и политики во ТД Макошпед АД Скопје. По извршената ревизија се констатира дека Правниот Оддел врши евиденција на предмети во кои се јавува како тужител и тужен. При проверката беа избрани предмети по случаен избор и се разгледа нивната целокупна документација, информации за тужениот, основот, висината на побаруваната сума, констатирано е доследност во превземените дејствија. Сите предмети содржат докази со целосни и јасни информации со извод од конто од долг изработено од оддел за сметководство, докази со фактура, судска такса, кои уредно биле доставени од страната на Друштвото до нотар кој подоцна во постапката врз основа на веродостојноста на доказите издал решение за извршување. Предметите по завршувањето на постапката се архивираат во Lotus Notes со точен датум на поднесување на тужба, број на предмет и превземени дејствијата во постапката. Правниот оддел исто така води грижа за навремено ажурирање на промените во законите, се води евиденција за законските измени со претплата на сајтот на Академика во кои се ажурираат промените. Друштвото исто така има и годишна претплата во Службен Весник на РМ. Од направената контрола беше утврдено дека вработените работат максимално со доследност на законските прописи. Во делот во врска со архивското работење Друштвoто носи Годишен План за архивски знаци. Сите видови на документација кои пристигаат, но и тие кои се праќаат надвор од Друштвото се заведуваат во посебни архивски книги со запис, број и датум од тековната година. Истите подоцна се внесуваат во Lotus Notes каде се води електронска евиденција на целокупната архива. На документација која се праќа надвор од Друштвoто се прават копии за архивата. Персонална евиденција за вработените се врши со евиденција во персонални досиеја, каде што се внесени сите податоци за вработениот. Вработените исто така се внесуваат со сите податоци во книгата на Друштвoто, во Азбучникот за вработените како и во Кадровска евиденција по електронски пат, при што освен основните податоци се ажурираат и дополнителни информации за вработените од типот на посета на семинари, награди, финансиски договори, казни, сертификати итн.
Општа оценка на Внатрешнaта ревизија За време на контролните ревизии сите видови информации кои ни беа дадени од страна на вработените беа точни, веродостојни и навремени. Извршените ревизии беа направени преку контроли со увид во бараната работна документација која ни беше постојано на располагање, усна комуникација со вработените кои учествуваат во работниот процес. Од извршените ревизии се констатира дека работењето во Друштвото се врши согласно со процедурите за работа предвидени во прирачникот за ИСО Стандардите, како и согласно законската регулатива и интерните акти на ТД Макошпед АД Скопје. Ефикасноста со која се извршуваат работните процеси е на задоволително ниво, и не беа констатирани никакви наоди кои би имале материјално и негативно влијание на работењето на Друштвото. Констатиарно е дека во ревидираните процеси не се воочени недостатоци од среден и висок ризик истите се регулирани со процедури, а активностите на вработените се усогласени согласно важечките стандарди процедури и релевантните закони. Ваквото континуирано почитување на пропишаните процедури и прописи дава јасна слика за правилно структуирање и организираност на Друштвото, и е добар пример за организација која преку постојано следење и унапредување на процедурите како и нивно усогласување со законските прописи вложува во својот прогрес и постојан раст како компанија. Изготвил: - Раководител на Служба за внатрешна ревизија на ТД Макошпед АД-Скопје Бојан Ивановски