Ghid de a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana Cuprins 1 Scop... 3 2 Domeniu de aplicare... 3 3 Documente asociate... 3 4 Definiţii şi abrevieri... 4 4.1 Definiţii... 4 4.2 Abrevieri... 4 5 Ghid de... 4 5.1 Roluri si responsabilitati... 4 5.2 Proiecte FP7: Propunere... 7 5.3 Proiecte FP7:... 7 5.4 Proiect FP7:... 8 5.5 Proiecte FP7: Raportarea financiara periodica sau finala... 9 6 Înregistrări (denumire/ cod sau locaţie)... 12 CONFIDENŢIAL Pagina 2 din 12
Ghid de a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana 1 Scop Scopul prezentei proceduri este de a descrie metodologia de propunere, contractare, implementare si raportare a proiectelor finantate de catre Comisia Europeana (EC) in cadrul Programului Cadru 7 (FP7). 2 Domeniu de aplicare Această procedură se aplică în Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca începând cu noiembrie 2013. In urma experientiei acumulate, la 3 luni de aplicare ghidul va fi revizuit. 3 Documente asociate Prezentei proceduri i se asociază documentele din lista şi din tabelul de mai jos. 3.1 Legea nr. 1/2011 Legea Educaţiei Naţionale 3.2 HOTĂRÂREA Nr. 1244 din 12 decembrie 2012 privind modificarea şi completarea unor acte normative referitoare la Planul naţional de cercetare-dezvoltare şi inovare 3.3. HOTARARE nr.133 din 16 februarie 2011 privind modificarea si completarea unor acte normative referitoare la Planul national de cercetare-dezvoltare si inovare 3.4. HOTARARE nr. 475 din 23 mai 2007 privind aprobarea Planului national de cercetaredezvoltare si inovare 2,pentru perioada 2007-2013 3.5. HOTARARE nr. 1265 din 13 august 2004 pentru aprobarea Normelor metodologice privind contractarea,finantarea,monitorizarea si evaluarea programelor,proiectelor de cercetare-dezvoltare si inovare 3.6. ORDONANTA nr.57 din 16 august 2002 privind cercetarea stiintifica si dezvoltare tehnologica 3.7 Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions, v. 18.03.2013 Lista procedurilor din UTCN care vizeaza activitati aferente administrarii proiectelor de cercetare cu finantare internationala, desfasurate in colaborare cu alte departamente/servicii din UTCN, cum sunt Personal, Financiar/Contabilitate, Achizitii, Aprovizionare etc., este publicata pe site-ul UTCN in sectiunea Regulamente si Proceduri : http://www.utcluj.ro/universitatea/despre/regulamente/ CONFIDENŢIAL Pagina 3 din 12
Ghid de a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana 4 Definiţii şi abrevieri 4.1 Definiţii Se aplică definiţiile din SR EN ISO 9001:2008 şi M_C, completate cu următoarele definiţii: Acţiune corectivă (SR ISO 9000): Acţiune vizând eliminarea cauzelor unei neconformităţi sau a unei alte situaţii nedorite detectate. 4.2 Abrevieri Neconformitate (definiţie internă): Eroare sau abatere în derularea unui serviciu al DMCDI în raport cu o caracteristică de calitate care descrie serviciul respectiv. Se aplică abrevierile din Manualul calităţii (M_C), completate cu: Universitate: Universitatea Tehnică din Cluj Napoca. Senat: Senatul Universităţii Tehnice din Cluj Napoca. Manager UAPC: Managerul Executiv al Unităţii De Administrare a Proiectelor de Cercetare Manager UPIC: Managerul Executiv al Unităţii De Sprijinirea a Implementarii Proiectelor de Cercetare Internationale Birou: Unitatea Executivă pentru Administrarea Proiectelor de Cercetare Salariat/Angajat: Persoană care are raporturi de muncă cu Universitatea, reflectate într-un contract de muncă CE/EC : Comisia Europeana FP7/PC7 : Framework Programme 7/Programul Cadru 7 DMCDI Departamentul pentru Managementul Cercetarii, Dezvoltarii si Inovarii Personal Serviciul Personal din UTCN Financiar/Contabilitate Serviciile Financiar si Contabilitate din UTCN Juridic Departamentul Juridic 5 Ghid de 5.1 Roluri si responsabilitati In implementarea in UTCN a proiectelor finantate din Programul Cadru 7 sunt implicate urmatoarele roluri: Responsabil financiar (optional) Manager UAPC Administrator patrimoniu UAPC Administrator salarizare UAPC Serviciul Personal Serviciul Financiar Serviciul Contabilitate Departamentul Juridic Conducerea UTCN CONFIDENŢIAL Pagina 4 din 12
Ghid de a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana Responsabilitatile acestor roluri sunt centralizate in tabelul de mai jos. Aceasta lista este neexclusiva, ea putand contine si alte responsabilitati ne-enumerate in acest material. Rol Responsabilitate Etapa Conducerea UTCN Aprobarea si semnarea propunerilor e. Propunere Conducerea UTCN Conducerea UTCN Aprobarea si semnarea documentatiei de contractare aferenta propunerilor e acceptate spre finantare. Semnarea rapoartelor financiare (Form C si Form C Adjustments), pentru a fi expediate institutiei coordonatoare a proiectului. Serviciul Contabilitate Inregistrarea documentelor justificative aferente activitatilor din proiect (financiar-contabile); pastrarea documentelor justificative originale Serviciul Calcul delegatii, intocmire documente de plata, Financiar/Contabilitate deconturi de cheltuieli, emitere facturi etc Serviciul Contabilitate Evidenta contabila a veniturilor, cheltuielilor si a operatiunilor de incasari si plati Depunerea propunerii la DMCDI in scopul verificarii si aprobarii acesteia. Depunerea documentatiei de contractare la DMCDI in scopul verificarii si aprobarii acesteia. Initierea procedurii de angajare a membrilor echipei proiectului. Stabilirea/negocierea/renegocierea tarifelor orare contractuale Management stiintific si financiar al proiectului Definirea si urmarirea planurilor de achizitie Urmarirea executiei bugetare a proiectului Solicitarea co-finantarii din partea UTCN Solicitarea platii regiei catre UTCN Validarea repartitiei cheltuielilor pe pachete de lucru. Pastrarea inregistrarilor activitatii din proiect (stiintifice) Raportare Propunere,, Raportare CONFIDENŢIAL Pagina 5 din 12
Ghid de a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana Realizarea si monitorizarea pontajelor orare si valorice si pe pachete de lucru Intocmirea de rapoarte financiare periodice catre autoritatea contractanta (Comisia Europeana) Identificarea cheltuielilor eligibile si, respectiv, neeligibile, in vederea intocmirii rapoartelor financiare. DMCDI Verificarea propunerii (grila de salarizare, cota cheltuieli indirecte etc), efort financiar al UTCN. DMCDI Verificarea documentatiei de contractare (grila de salarizare, cota cheltuieli indirecte etc), efort financiar al UTCN. DMCDI Pentru personalul angajat cu functie de baza in UTCN si cu cumul de cercetare in proiect, redactarea contractelor de munca este realizata de catre DMCDI. DMCDI Conducerea evidentei analitice, extracontabila a inregistrarilor aferente proiectelor si alocarea acestora pe capitole de buget. Raportare Raportare Propunere DMCDI Pastrarea documentelor privind cheltuielile cu salariile aferente activitatilor din proiect (pontaje orare, valorice), copii ale documentelor justificative privind cheltuieli materiale si deplasari. DMCDI Validarea pontajelor orare si valorice DMCDI DMCDI Serviciul Personal Serviciul Personal Inregistrarea salariilor in programul de calcul al salariilor din UTCN Reconcilierea inregistrarilor contabile cu cele aferente cheltuielilor incluse in rapoartele financiare ale proiectului. Elaborarea contractelor de munca si a actelor aditionale aferente (in minim 3 exemplare: 1 pentru Serviciul Personal, 1 pentru Angajat, 1 pentru ). Pastrarea contractelor de munca si a actelor aditionale corespunzatoare. Serviciul Personal Pentru personalul angajat cu functie de baza pe proiect, redactarea contractelor de munca este realizata de departamentul Personal (cf. procedurii de angajare). Directorul/responsabilul poate delega urmatoarele sarcini de management unui Responsabil Financiar, care face parte din echipa : Definirea si urmarirea planurilor de achizitie Urmarirea executiei bugetare a proiectului Solicitarea co-finantarii din partea UTCN Solicitarea platii regiei catre UTCN Identificarea cheltuielilor eligibile si, respectiv, ne-eligibile, in vederea intocmirii rapoartelor financiare. CONFIDENŢIAL Pagina 6 din 12
Ghid de a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana Intocmirea de rapoarte financiare periodice catre autoritatea contractanta (Comisia Europeana) 5.2 Proiecte FP7: Propunere In faza de propunere a unui proiect FP7, se vor parcurge urmatoarele etape: Verificare propunere: Propunerea va fi depusa la DMCDI pentru verificare. Vor fi verificate aspecte financiare cum sunt: grila de salarizare utilizata in intocmirea bugetului proiectului, co-finantare, mod de calcul al costurilor indirecte, achizitii anticipate etc. Propunerea va fi insotita de un document care sa evidentieze efortul financiar estimat pentru derularea in UTCN a proiectului, in caz de acceptare. Daca in urma acestei verificari sunt identificate probleme de natura financiara in cadrul propunerii, acestea vor trebui rezolvate si propunerea va fi re-verificata. o Responsabil: proiect, manager UAPC Inregistrare propunere: Dupa verificarea cu succes a propunerii, aceasta va fi inregistrata la serviciul Registratura al UTCN. Numarul de inregistrare primit va fi folosit in orice corespondenta care este legata de propunere. o Responsabil: administrator patrimoniu UAPC, proiect Aprobare si semnare propunere: Propunerile care au fost verificate cu succes si au primit numar de inregistare, vor fi inaintate de catre DMCDI Conducerii UTCN pentru aprobare si semnare. Un exemplar aprobat si semnat va fi pastrat in evidentele DMCDI. o Responsabil: manager UAPC, Conducerea UTCN, proiect Alte tipuri de propuneri e: Propunerile e care urmeaza alt ghid financiar si de management decat documentul [3.7], trebuie aduse la cunostinta DMCDI din timp, pentru ca acesta sa elaboreze procedura aferenta. o Responsabil: proiect, manager UAPC, manager UPIC 5.3 Proiecte FP7: In faza de contractare a unui proiect FP7, se vor parcurge urmatoarele etape: Verificare proiect aprobat: Documentatia de contractare a proiectului (Grant Agreement, Description of Work etc.) rezultata in urma negocierilor cu EC, va fi depusa la DMCDI pentru verificare. Vor fi verificate aspecte financiare cum sunt: grila de salarizare utilizata in intocmirea bugetului proiectului, cofinantare, mod de calcul al costurilor indirecte, achizitii anticipate etc. Documentatia de contractare va fi insotita de un document care sa evidentieze efortul financiar estimat pentru derularea in UTCN a proiectului, rezultat in urma negocierilor cu EC. Daca in urma acestei verificari sunt identificate probleme de natura financiara in cadrul proiectului, acestea vor trebui rezolvate inainte de aprobarea proiectului/semnarea contractelor de catre UTCN. Este recomandat ca Directorul/responsabilul sa semnaleze DMCDI, inca in perioada de negociere cu EC, eventualele modificari ale propunerii. o Responsabil: proiect, manager UAPC CONFIDENŢIAL Pagina 7 din 12
Ghid de a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana Inregistrare contract: Dupa verificarea cu succes a documentatiei de contractare, aceasta va fi inregistrata la serviciul Registratura al UTCN. Numarul de inregistrare primit va fi folosit in orice corespondenta care este legata de acest contract de finantare. o Responsabil: Administrator patrimoniu UAPC, proiect Aprobare si semnare contract: Documentele de contractare care au fost verificate cu succes si au primit numar de inregistare, vor fi inaintate de catre DMCDI Conducerii UTCN pentru aprobare si semnare. Un exemplar aprobat si semnat va fi pastrat in evidentele DMCDI. Semnatarii contractului de finantare din partea UTCN sunt: Conducerea UTCN si Directorul Economic al UTCN. o Responsabil: Administrator patrimoniu UAPC, Conducerea UTCN, Director Economic al UTCN Contracte de munca: Fiecare membru din echipa unui proiect de cercetare trebuie sa incheie un contract de munca cu UTCN pe proiectul respectiv. Procedura oficiala ce trebuie urmata este cea de angajare a personalului de cercetare in UTCN. o Responsabil: proiect, Administrator patrimoniu UAPC, Serviciul Personal, Dep. Juridic Tarife orare in contract: Tarifele orare prevazute in contractul de munca pe proiect sunt folosite pentru calculul salarial lunar pentru angajatul respectiv. Regula utilizata este: Salar Brut = Nr_ore_pontate_luna_X_angajat_Y * Tarif_orar_angajat_Y o Responsabil: proiect, Administrator patrimoniu UAPC Tarife orare in contract: Tarifele orare prevazute in contractul de munca al fiecarui angajat dintr-un proiect trebuie sa fie similare cu cele prevazute in toate contractele de munca pe care angajatii respectivi le au in alte proiecte de cercetare (nationale sau finantate de catre Comisia Europeana). Acestea trebuie sa respecte legislatia nationala in vigoare (HG 475/2007). o Responsabil: proiect, Serviciul Personal, Administrator patrimoniu UAPC Modificarea tarifelor orare din contract: Modificarea tarifelor angajatilor implica incheierea de contracte de munca aditionale intre angajat si UTCN. Aceasta se realizeaza conform procedurii de angajare a personalului de cercetare in UTCN. Atentie! Acest proces este de durata. Tarifele modificate vor fi valabile abia dupa intrarea in vigoare a actelor aditionale. o Responsabil: proiect, Serviciul Personal, Administrator patrimoniu UAPC 5.4 Proiect FP7: In faza de implementare a unui proiect FP7, se vor avea in vedere urmatoarele aspecte: Inregistrarea activitatii: Activitatea de management stiintific si financiar a proiectului trebuie inregistrata (de preferinta in format electronic): lista sarcinilor de lucru, evidenta activitatii efectuate de catre fiecare angajat din proiect (cu informatii despre data efectuarii, sarcina aferenta, efortul orar depus, CONFIDENŢIAL Pagina 8 din 12
Ghid de a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana rezultatul obtinut, pachetul de lucru (workpackage) in cadrul caruia s-a desfasurat activitatea respectiva etc). o Responsabil: proiect Inregistrarea deplasarilor: Deplasarile efectuate in cadrul proiectului trebuie intregistrate in pachetul de lucru aferent activitatii in cadrul careia a fost realizata. O deplasare poate fi repartizata mai multor pachete de lucru, daca este cazul. In aceasta situatie, la raportarea cheltuielilor de deplasare respective se va mentiona distributia efectiva a acestor costuri la pachetele de lucru din proiect. o Responsabil: proiect, responsabil financiar al proiectului (optional) Inregistrarea activitatii: Inregistrarile activitatilor din proiect trebuie sa fie datate si pastrate in forma in care au fost efectuate, astfel incat sa permita o auditare ulterioara. o Responsabil: proiect, Administrator patrimoniu UAPC, Serviciul Personal Pontaje orare si valorice: Pontajul orar si valoric se depune lunar la DMCDI, semnat de catre. o Responsabili: proiect, Administrator salarizare UAPC Pontaje orare si valorice: Pontajul orar trebuie realizat pe baza rapoartelor de activitate ale fiecarui angajat din proiect. Pontajul orar este declarat de catre angajatul in proiect si validat de catre. o Responsabili: proiect Inregistrarea cheltuielilor in contabilitate: Toate cheltuielile efectuate din bugetul proiectului trebuie inregistrate in sistemul contabil al UTCN conform legislatiei nationale. Cheltuielile trebuie inregistrate (inclusiv pontajele) chiar daca depasesc bugetul proiectului aprobat de catre Comisia Europeana. o Responsabili: Serviciul Contabilitate, responsabil financiar al proiectului (optional) Monitorizarea pontajelor orare: Pontajele orare trebuiesc incadrate in pachetele de lucru aferente activitatilor corespunzatoare efectuate. Directorul/responsabilul va monitoriza lunar evolutia efortului raportat (consumat din bugetul fiecarul pachet de lucru), pentru a identifica din timp eventualele depasiri ale bugetului sau aparitia dificultatilor de accesare a intregului buget pus la dispozitie de catre finantator o Responsabili: proiect. 5.5 Proiecte FP7: Raportarea financiara periodica sau finala In intocmirea raportului financiar (Form C) aferent perioadei de raportare, se vor parcurge urmatoarele etape: Intocmirea listei de cheltuieli eligibile din proiect: Se vor raporta doar acele cheltuieli inregistrate in contabilitate in perioada de raportare (de ex. din conturile de clasa 6). Cheltuielile ne-eligibile nu se raporteaza in Form C. o Responsabili: proiect, responsabil financiar al proiectului (optional), Serviciul Contabilitate Atentie: Lista cheltuielilor ne-eligibile se regaseste in Ghidul Financiar [3.7]. Aceasta contine, printre altele: TVA, comisioane. Dobanzile pot fi utilizate in realizarea de cheltuieli eligibile pentru proiect. CONFIDENŢIAL Pagina 9 din 12
Ghid de a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana o Responsabili: Serviciul Contabilitate, Responsabil financiar al proiectului (optional) Cheltuielile care nu au fost inregistrate in contabilitate in perioada proiectului, nu sunt eligible! Exemple: Salarii platite dupa terminarea proiectului, delegatii care au loc dupa evaluarea finala etc. o Responsabili: proiect, responsabil financiar al proiectului (optional), Serviciul Contabilitate Curs EURO: Cheltuielile sunt inregistrate in contabilitate si in LEI. Valorile respective vor fi convertite in EURO la cursul ECB, iar sumele rezultate vor fi raportate in Form C. Cursului de referinta poate fi: o Cursul ECB din prima zi lucratoare a primei luni dupa perioada de raportare; o Cursul ECB de la data efectuarii cheltuielii (sau inregistrarii ei in contabilitate) o Responsabili: Responsabil financiar al proiectului (optional), Serviciul Contabilitate Reconciliere contabilitate Form C: Inainte de finalizarea raportului, se va efectua reconcilierea inregistrarilor contabile cu cele raportate in Form C (pentru fiecare cheltuiala raportata in Form C, se vor identifica inregistrarile contabile aferente). o Responsabili: proiect, responsabil financiar, Serviciul Contabilitate Cheltuielile salariale vor fi raportate respectand: tariful orar prevazut in contractul de munca al fiecarui angajat din proiect, orele raportate in pontajele orare in perioada de raportare, pachetul de lucru in care a fost desfasurata activitatea angajatului respectiv. o Responsabili: proiect, responsabil financiar al proiectului (optional) Cheltuielile salariale: Tariful orar al unui angajat in proiect trebuie sa fie similar cu tariful cu care angajatul respectiv lucreaza si in alte proiecte (atat nationale cat si cu finantare de la EC). Este considerata cheltuiala eligibila doar suma corespunzatoare tarifului mediu in proiecte de cercetare a angajatului respectiv. o Responsabili: proiect, Administrator patrimoniu UAPC, Administrator salarizare UAPC Modificari Form C: Pentru modificarea rapoartelor financiare trimise la EC, exista posiblilitatea de trimitere de ajustari (Form C Adjustments), cf. procedurii descrise in [3.7] o Responsabili: proiect, responsabil financiar al proiectului (optional), Serviciul Contabilitate Co-Finantare: Sursele de co-finantare trebuiesc declarate in fiecare raport financiar (Form C), in categoria Receipts. Astfel de exemple sunt proiecte de co-finantare contractate cu UEFISCDI. Aceste fonduri se adauga la bugetul proiectului si sprijina implementarea proiectului cu finantare de la EC si nu necesita efectuarea de activitati suplimentare (achizitii, pontaje, delegatii etc). Toate cheltuielile eligibile sunt finantate din bugetul proiectului. Trebuie respectata regula: BaniEU + BaniUEFISCDI <= Total Cost Eligibil Proiect CONFIDENŢIAL Pagina 10 din 12
Ghid de a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana o Responsabili: proiect, responsabil financiar al proiectului (optional) Achizitii: Pentru raportaea cheltuielilor aferente achizitiilor, se va porni de la modul in care cheltuielile respective au fost inregistrate in contabilitate (ex. materiale, mijloace fixe etc.). Cheltuielile de amortizare cu mijloacele fixe sunt eligibile doar pentru perioada ramasa de la achizitie pana la finalizarea proiectului. o Responsabili: Responsabil financiar, Serviciul Contabilitate Achizitii: Sunt eligibile doar acele cheltuieli care sunt prevazute in planul de proiect (Description of Work). Daca nu aveti prevazute achizitiile respective, puteti cere modificarea DoW, prin intermediul institutiei coordonatoare a proiectului. Aceasta modificare se realizeaza de regula printr-un document oficial aprobat de EC, numit Amendment of the Description of Work. o Responsabili: proiect, responsabil financiar al proiectului (optional) Pontajele orare si valorice se depun lunar la DMCDI, pe perioada desfasurarii proiectului. Nu pot fi depuse pontaje dupa finalizarea proiectului. o Responsabili: proiect, Administrator salarizare UAPC Pontajele valorice trebuie inregistrate in contabilitate in perioada de desfasurare a proiectului. o Responsabili: Administrator salarizare UAPC, Serviciul Contabilitate Toate cheltuielile eligibile efectuate trebuiesc raportate, daca au legatura cu proiectul pentru care se face raportul financiar. Este posibil ca suma tuturor cheltuielilor eligibile sa depaseasca bugetul aprobat de EC. In acest caz, diferenta va fi suportata de catre beneficiar din alte surse (cheltuieli indirecte, co-finantari etc.). In cazul in care, in urma unui audit, cuantumul cheltuielilor eligibile aprobate este modificat de catre EC, diferenta de mai sus are efect de tampon. o Responsabili: proiect, responsabil financiar al proiectului (optional) Rapoarte de activitate (stiintifice): Rapoartele de activitate sunt intocmite, de regula, de catre echipa si sunt incluse in rapoartele periodice de activitate depuse la EC, cu ocazia raportarilor la final de etapa. Aceste rapoarte trebuiesc pastrate si de catre echipa din UTCN si puse la dispozitia DMCDI in situatia unui audit pe proiectul respectiv. o Responsabili: proiect Lista documentelor rezultate in urma raportarii periodice/finale: Form C Raport financiar centralizat/consolidat pentru fiecare etapa (semnat de catre conducerea UTCN) Form C Adjustments Corectii ale rapoartelor financiare consolidate (semnat de catre conducerea UTCN) Pontaje valorice si orare pentru fiecare angajat din proiect, pentru fiecare luna din perioada de raportare Jurnalul de incasari si cheltuieli al proiectului, pe perioada de rapoartare Raportul periodic de activitate al proiectului Raspunsul oficial al EC cu privire la evaluarea raportului periodic/final al proiectului CONFIDENŢIAL Pagina 11 din 12
Ghid de a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana 6 Înregistrări (denumire/ cod sau locaţie) NOTĂ: Prezenta procedură de sistem se va distribui întregului personal al DMCDI, directorilor de proiecte de cercetare cu finantare de la EC, departamentului de Contabilitate, departamentului Financiar, departamentului Personal/Resurse Umane. CONFIDENŢIAL Pagina 12 din 12