PLANI ZHVILLIMOR STRATEGJIK Instituti i Kosovës për Administratë Publike (IKAP) Republika e Kosovës PLAN STRATEŠKOG RAZVOJA

Kosovski institut za javnu administraciju (KIJA) Republika Kosovo PLAN STRATEŠKOG RAZVOJA 2010-2014 Kosovo Institute for Public Administration (KIPA) Republic Of Kosovo STRATEGIC DEVELOPMENT PLAN 2010-2014 Instituti i Kosovës për Administratë Publike (IKAP) Republika e Kosovës PLANI ZHVILLIMOR STRATEGJIK 2010-2014

2

Instituti i Kosovës për Administratë Publike Republika e Kosovës PLANI ZHVILLIMOR STRATEGJIK për periudhën 2010-2014 3

4

FJALA HYRËSE E KRYESHEFIT EKZEKUTIV Të nderuar kolegë, Aftësimi i vazhdueshëm i nëpunësve të Shërbimit Civil dhe të administratës publike në përgjithësi është një ndër kushtet kryesore për suksesin e reformës së administratës publike në Kosovë. Në këtë kuadër, Instituti i Administratës Publike i Kosovës (IAPK) luan një rol shumë të rëndësishëm: Ai është përgjegjës për aftësimin e nëpunësve të qeverisjes qendrore dhe lokale, për hulumtimin e zhvillimit të kapaciteteve, si dhe për koordinimin e aktiviteteve që realizohen nga institucionet e ndryshme të vendit dhe të huaja. IKAP, që nga themelimi i tij më 2003, ka punuar në këto drejtime themelore, duke shënuar arritje të rëndësishme. Gjithashtu, në rrugën tonë kemi hasur edhe në probleme dhe pengesa. Ne synojmë të bazohemi në arritjet dhe të nxjerrim mësimet e duhura nga e kaluara, për ta shndërruar IKAP-in në institucion kryesor të aftësimit me kuadro të administratës publike në Kosovë. Ky është synimi kryesor i Planit Zhvillimor Strategjik (PZHS) që po ju paraqesim. PZHS-ja është kurorëzim i një pune intensive, që përfshiu takime pune, intervista, mbledhje dhe analizë të dhënash, si dhe seminare për zhvillimin e Planit Zhvillimor Strategjik. Gjatë këtij procesi u zhvilluan diskutime të gjata, të gjithanshme dhe të frytshme. Plani u bazua në një analizë të mjedisit brenda dhe jashtë IKAP-it, analizë kjo e cila mundësoi artikulimin e objektivave strategjikë për tre-katër vjetët e ardhshëm. PZHS-ja, për periudhën 2010-2014, përcakton misionin, objektivat strategjikë dhe masat e nevojshme për realizimin me sukses të mandatit të Institutit. Misioni është rishikuar për t iu përgjigjur proceseve aktuale në Shërbimin Civil dhe administratës publike. IKAP do të punojë, siç u cek më lart, për zhvillimin e kapaciteteve të nëpunësve civilë dhe të administratës publike në përgjithësi në fushat menaxheriale dhe funksionale nëpërmjet hulumtimeve mbi zhvillimin e kapaciteteve dhe nëpërmjet koordinimit, zhvillimit dhe realizimit të programeve të trajnimit. Drejtimet themelore, ku do të përqendrohemi për përmbushjen me sukses të këtij misioni, janë: (1) Zhvillimi i kapacitetit të nëpunësve civilë për t iu përgjigjur me sukses kërkesave të Reformës së Administratës Publike dhe integrimit të vendit në Bashkimin Evropian; (2) Fuqizimi i rolit të IKAP-it si institucioni kryesor i aftësimit të nëpunësve civilë në Kosovë; (3) Përmirësimi i vazhdueshëm i cilësisë së programeve të trajnimit dhe hulumtimit për zhvillimin e kapaciteteve; dhe (4) Shndërrimi i IKAP-it në një shembull të praktikave të mira në vend në menaxhimin organizativ. Unë falënderoj të gjithë pjesëmarrësit, që kanë kontribuar në procesin e planifikimit strategjik e që mundësuan zhvillimin e këtij plani. Në mënyrë të veçantë falënderoj përfaqësuesit e projektit FRIDOM, që mbështetën realizimin e tij. Prishtinë, prill 2010 Hysni Veseli 5

PROFILI I IKAP IKAP është krijuar më 2003. Ai funksionon në bazë të Rregullores së UNMIK 25/2003. IKAP është përgjegjës për aftësimin e përgjithshëm të nëpunësve të Shërbimit Civil (SHC) të Kosovës. IKAP-i ka këtë mision: Këshillon Ministrinë e Administratës Publike dhe Qeverinë mbi politikën dhe strategjinë e aftësimit të nëpunësve të SHC; Zbaton strategjinë e aftësimit të nëpunësve të SHC. Në këtë kuadër, bën vlerësimin periodik të nevojave në nivelet qendrore dhe lokale, zhvillon dhe realizon programe të trajnimit për plotësimin e këtyre nevojave, si dhe hulumton për zhvillimin e kapaciteteve të administratës publike; Koordinon aktivitetet e aftësimit të nëpunësve të SHC, aktivitete këto që realizohen nga institucione të ndryshme të vendit dhe të huaja. Që nga themelimi i tij në vitin 2003, IKAP-i ka dhënë një kontribut të rëndësishëm për aftësimin e nëpunësve civilë. IKAP-i ka dizajnuar dhe realizuar programe trajnimi në shtatë fusha kryesore: menaxhim i përgjithshëm, administratë e përgjithshme, çështje ligjore, çështje komunale, burime njerëzore, buxhet dhe financa dhe teknologji informative. Vetëm në vitin 2009, janë organizuar 171 kurse trajnimi, në të cilat kanë marrë pjesë 2935 nëpunës civilë të niveleve të ndryshme me gjithsej 10080 pjesëmarrje. Për realizimin e këtyre programeve të trajnimit, IKAP-i ka angazhuar trajnerët më të mirë, pjesëtarë të SHC apo jashtë tij. Në mënyrë të vazhdueshme, IKAP-i ka synuar të kontribuojë në zhvillimin e aftësive të nëpunësve civilë sipas standardeve evropiane. Në këtë kontekst, IKAP-i është mbështetur nga projekte të ndryshme të financuara nga institucionet ndërkombëtare si EU, UNDP, UNIFEM, OSCE, etj. Në vitin 2005, IKAP-i është mbështetur nga Agjencia Evropiane për Rindërtim për zbatimin e projektit Mbështetje Institutit të Kosovës për Administratë Publike. Projekti synonte që IKAP-i të ofronte trajnime cilësore, sistematike, të drejtuara kah klientët, thelbësore, pa shkëputje nga puna, si dhe trajnime të planifikuara për shërbyesit civilë kosovarë të të gjitha niveleve të Qeverisë. Në kuadrin e këtij projekti u realizuan këta objektiva: u trajnua stafi kryesor i IKAP-it; u zhvillua programi i trajnimit thelbësor (pa shkëputje nga puna) për Shërbimin Civil; u zhvilluan planet mësimore të kurseve specifike dhe u siguruan materiale të kurseve sipas kurrikulës; dhe, u mbeshtet krijimi dhe mbajtja e rrjetit të trajnuar të trajnerëve të certifikuar lokal. 6

MISIONI, VIZIONI DHE OBJEKTIVAT STRATEGJIKË AFATMESËM Vizioni Ndihmojmë në krijimin e një administrate publike moderne dhe funksionale në shërbim të të gjithë qytetarëve të Kosovës. Misioni Instituti i Kosovës për Administratë Publike, si agjenci ekzekutive në kuadër të Ministrisë së Administratës Publike, është institucioni kryesor i aftësimit të nëpunësve civilë. IKAP-i punon për zhvillimin e kapaciteteve të nëpunësve civilë dhe të administratës publike në përgjithësi në fushat menaxheriale dhe funksionale. Kjo realizohet nëpërmjet hulumtimeve mbi zhvillimin e kapaciteteve dhe nëpërmjet koordinimit, zhvillimit dhe realizimit të programeve të trajnimit. IKAP, në punën e tij, mbështetet në kërkesat e menaxhimit cilësor, ligjshmërisë, përgjegjësisë, efikasitetit dhe paanësisë. Objektivat strategjikë afatmesëm Qeveria e Kosovës ka ndërmarrë një reformë të rëndësishme të Administratës Publike (AP), e cila synon rritjen e efektivitetit dhe efikasitetit të saj në shërbim të të gjithë qytetarëve të vendit. Kosova aspiron anëtarësimin në Bashkimin Evropian dhe institucionet e saj po punojnë me vendosmëri për plotësimin hap pas hapi të kërkesave të integrimit evropian. Aspiratat e saj për një shoqëri të zhvilluar, demokratike dhe anëtare të Bashkimit Evropian Kosova i mbështet edhe në ndërtimin e një SHC efektiv dhe efikas. Në këtë kuadër, IKAP-i luan një rol të rëndësishëm për aftësimin e nëpunësve civilë për realizimin sa më të mirë të detyrave të tyre funksionale. IKAP-i, për realizimin me sukses të mandatit të tij, ka përcaktuar këta objektiva strategjikë për periudhën e ardhshme 3-vjeçare. Zhvillimi i kapacitetit të nëpunësve civilë për t iu përgjigjur me sukses kërkesave të reformës së administratës publike dhe integrimit të vendit në Bashkimin Evropian; Fuqizimi i rolit të IKAP-it si institucioni kryesor i aftësimit të nëpunësve civilë në Kosovë; Përmirësimi i vazhdueshëm i cilësisë së programeve të trajnimit; Shndërrimi i IKAP-it në një shembull të praktikave të mira në vend në menaxhimin organizativ. 7

OBJEKTIVAT STRATEGJIKË AFATMESËM OBJEKTIVA STRATEGJIKË 1: ZHVILLIMI I KAPACITETIT TË NËPUNËSVE CIVILË PËR T IU PËRGJIGJUR ME SUKSES KËRKESAVE TË REFORMËS SË ADMINISTRATËS PUBLIKE DHE INTEGRIMIT TË VENDIT NË BASHKIMIN EVROPIAN Reforma e administratës publike është një ndër prioritetet e Qeverisë së Kosovës dhe të Ministrisë së Administratës Publike. Ajo synon krijimin e një administrate publike moderne, profesionale dhe efikase. Kjo reformë, ndër të tjera, nënkupton ndryshime të rëndësishme strukturore dhe ndryshime përkatëse në legjislacion. Në këtë kuadër, IKAP-i ka një rol të rëndësishëm në rritjen e kapacitetit të nëpunësve civilë, për t iu përgjigjur me sukses kërkesave të reformës dhe ligjeve e rregulloreve të reja në zbatim të saj. Trajnimet e obligueshme kanë qenë një ndër programet kryesore të IKAP-it. Ato kanë synuar krijimin e njohurive themelore të nëpunësve të legjislacionit, të pranuar në punë rishtazi, për funksionimin e Shërbimit Civil. Ndryshimet e shumta në stafin e institucioneve të ndryshme dhe hyrjet e reja të shumta në to e bëjnë të domosdoshëm përfshirjen e këtyre nëpunësve në trajnimet e obligueshme. Programi i trajnimeve të obligueshme përqendrohet në legjislacionin bazë, në njohuritë për Bashkimin Evropian dhe për institucionet e tjera ndërkombëtare, në administratën publike dhe në profesionalizimin e nëpunësve civilë dhe procedurat administrative. Integrimi në Bashkimin Evropian është prioriteti kryesor i vendit. Në këtë kuadër, Qeveria ka zhvilluar edhe Planin Për Integrim Evropian 2008-2010. Rritja e kapacitetit të nëpunësve të Shërbimit Civil në çështjet e integrimit evropian është një ndër drejtimet kryesore të punës së IKAP-it në periudhën e ardhshme. OBJEKTIVA STRATEGJIKË 2: FUQIZIMI I ROLIT TË IKAP-IT SI INSTITUCIONI KRYESOR I AFTËSIMIT TË NËPUNËSVE CIVILË NË KOSOVË IKAP-i është krijuar si institucioni kryesor për aftësimin e nëpunësve civilë. Në këtë kuadër, ai është përgjegjës për trajnimin e nëpunësve civilë, duke përfshirë këtu edhe qeverisjen lokale, koordinimin e aktiviteteve të aftësimit të nëpunësve civilë të ndërmarra nga aktorë të tjerë, si 8

dhe bën kërkime për zhvillimin e kapaciteteve të administratës publike në Kosovë në pajtim me standardet evropiane. Gjatë ekzistencës së tij, IKAP-i është përqendruar në aftësimin e përgjithshëm të nëpunësve civilë. Programi i trajnimit ka synuar një përfshirje sa më të madhe të nëpunësve civilë nga të gjitha nivelet. Për pasojë, modulet e trajnimit kanë qenë të përgjithshme. Në kushtet e kufizimeve buxhetore, IKAP-i është përpjekur të përdorë mjetet financiare në mënyrë sa më racionale: në njërën anë, është përpjekur të përmirësojë vazhdimisht raportin midis shpenzimeve administrative dhe programore, ndërsa, në anën tjetër, ka zhvilluar dhe realizuar programet e trajnimit më të nevojshme për Shërbimin Civil. Njëkohësisht, IKAP-i është përpjekur për të gjetur forma të tjera për realizimin e aktiviteteve të aftësimit në bashkëpunim me palët e interesuara. Në kushtet e reja dhe në zbatim të Planit të Veprimit për Reformën e Administratës Publike (PVRAP), IKAP-i synon të zhvillojë dhe të realizojë disa programe specifike për kategori të caktuara të Shërbimit Civil, për të rritur aftësitë e tyre menaxheriale dhe funksionale. Këto programe specifike do të përqendrohen në lidership dhe menaxhim, integrimin evropian, prokurimin publik, investimet publike, menaxhimin e ciklit të projektit, zhvillimin e politikave dhe legjislacionit dhe në marrëdhëniet me publikun. e-qeverisja është një ndër objektivat strategjikë në PVRAP. Organizimi i trajnimeve të vazhdueshme të personelit të administratës publike në fushën e teknologjisë së informacionit dhe komunikimit (TIK) është përcaktuar si një ndër veprimet kryesore për arritjen e këtij objektivi. IKAP-i ngarkohet me detyrat e rëndësishme të analizës së nevojave për trajnim të administratës publike në fushën e TIK-ut, zhvillimin/përshtatjen e programeve të trajnimit për TIK dhe organizimin e trajnimeve të vazhdueshme në këtë fushë. IKAP-i synon rritjen e kapacitetit të shërbyesve civilë në TIK dhe rritjen e kapacitetit të ekspertëve të TI për t iu përgjigjur kërkesave të e-qeverisjes. Një ndër përgjegjësitë kryesore të IKAP-it është koordinimi i aktiviteteve për aftësimin e nëpunësve të Shërbimit Civil. Në të kaluarën, IKAP-i ka bërë përpjekje për të koordinuar këto aktivitete. Sidoqoftë, këto përpjekje kanë qenë të kufizuara dhe shpesh institucionet kosovare dhe organizatat/projektet e huaja që janë të përfshira në aftësimin e nëpunësve civilë kanë vepruar individualisht. Nevojat e mëdha të nëpunësve të qeverisjes qendrore dhe lokale dhe angazhimi i institucioneve të shumta për plotësimin e këtyre nevojave bëjnë të domosdoshme koordinimin e këtyre përpjekjeve. Koordinimi është themelor për të rritur efikasitetin e përdorimit të burimeve njerëzore dhe financiare dhe mënjanimin e çdo mbivendosje dhe përsëritje. IKAP-i synon të zhvillojë një bashkëpunim dhe koordinim me institucionet e tjera për aftësimin e nëpunësve të Shërbimit Civil. Megjithëse kërkimi për zhvillimin e kapaciteteve të administratës publike është një ndër funksionet kryesore të IKAP-it, në të kaluarën ai është kufizuar në disa vlerësime të nevojave 9

për trajnim, të realizuara nga zhvilluesit e Programit. Zhvillimi i këtij komponenti është një kusht i rëndësishëm për dizajnimin e shërbimeve cilësore në plotësim të nevojave të Shërbimit Civil dhe në përgjigje të kërkesave të proceseve aktuale në administratën publike. Në këtë kontekst, sugjerohet që fillimisht të krijohet një grup pune i përhershëm me disa nga zhvilluesit e Programit nga drejtoritë e trajnimit për qeverisjen qendrore dhe lokale. Gradualisht, me zhvillimin edhe të kapaciteteve të IKAP-it në fushën e hulumtimit, të shihet mundësia e krijimit të një strukture të veçantë për hulumtime për zhvillimin e kapaciteteve në administratën publike. Si institucioni kryesor i aftësimit të Shërbimit Civil, IKAP-i ka pasur një pozitë monopol në këtë fushë. Aktiviteti i tij është mbështetur kryesisht në buxhetin e shtetit, i cili ka qenë i kufizuar dhe mu për këtë shkak IKAP-i ka pasur vështirësi të mbajë stafin e kualifikuar, të angazhojë trajnerët cilësorë dhe të realizojë trajnime konkurruese. Nga ana tjetër, çdo ditë po shtohen ofrues të shërbimeve të ngjashme nga sektori privat. Në këto kushte, IKAP-it i duhet të konkurrojë me ofruesit e tjerë të shërbimeve në këtë fushë, duke aplikuar metoda novatore për realizimin e programeve cilësore të trajnimit në bashkëpunim me palët e tjera të interesuara, si dhe duke gjeneruar të ardhura, që mund të përdoren për ofrimin e shërbimeve cilësore për administratën publike. OBJEKTIVA STRATEGJIKË 3: PËRMIRËSIMI I VAZHDUESHËM I CILËSISË SË PROGRAMEVE TË TRAJNIMIT Zhvillimet e reja në administratën publike dhe bartja e përgjegjësive nga organizatat ndërkombëtare tek ato vendore kanë rezultuar në krijimin e institucioneve dhe organizatave të reja qeveritare. Këto ndryshime kanë sjellë nevoja të reja për ngritje të kapaciteteve të nëpunësve civilë. IKAP-i është përpjekur që t iu përgjigjet këtyre nevojave dhe kërkesave. Sidoqoftë, në mungesë të një strategjie për ngritjen e kapaciteteve, nga njëra anë, dhe në mungesë të fondeve të mjaftueshme për ofrimin e shërbimeve cilësore, nga ana tjetër, IKAP-i shpesh ka zgjedhur plotësimin e nevojave urgjente dhe të domosdoshme në kurriz të cilësisë së shërbimeve. Përvoja e pamjaftueshme e stafit, lëvizjet e shpeshta të tij, dhe paqartësitë në përshkrimin e detyrave të punës, janë elemente që kanë ndikuar në ofrimin e shërbimeve jocilësore. Pagesa jomotivuese për trajnerët ka ndikuar në mosangazhimin e ekspertëve më të mirë të fushës dhe në cilësinë e trajnimeve. Shpeshherë, trajnerët e angazhuar për mbajtjen e trajnimeve nuk kanë qenë kompetentë dhe nuk kanë dizajnuar dhe mbajtur trajnime cilësore. 10

IKAP-i ka synuar të zhvillojë dhe të realizojë programe trajnimi, që plotësojnë nevojat e nëpunësve të SHC dhe ka dhënë disa vlerësime sa i përket nevojës për trajnim. Sidoqoftë, këto vlerësime nevojash nuk kanë qenë periodike dhe të plota nga pikëpamja e metodologjisë dhe përfshirjes. Mungesa e burimeve njerëzore dhe financiare nuk ka mundësuar realizimin e vlerësimeve adekuate të nevojave. Kjo ka ndikuar në cilësinë e programeve të trajnimit. Gjithashtu, marrëdhëniet e kufizuara me burimet njerëzore në institucionet e tjera nuk kanë mundësuar krijimin e një tabloje të plotë mbi nevojat e SHC. Programi i trajnimit për qeverisjen lokale ka qenë një ndër shtatë fushat kryesore të trajnimit të ofruara nga IKAP-i. Si i tillë, nuk ka tërhequr vëmendjen dhe rezultatet e duhura. Kjo ka ndikuar në besueshmërinë e IKAP-it si partner i Ministrisë së Pushtetit Lokal dhe organizatave të tjera të përfshira në këtë fushë. Për më tepër, disa procese të rëndësishme në qeverisjen lokale, siç janë decentralizimi dhe krijimi i komunave të reja, theksojnë nevojën e rishikimit të programit të trajnimit për qeverisjen lokale dhe përmirësimin e tij. Në këtë kontekst, sugjerohet që të krijohet një njësi e veçantë për qeverisjen lokale, duke i kushtuar në këtë mënyrë vëmendjen e duhur trajnimit të institucioneve të qeverisjes lokale. OBJEKTIVA STRATEGJIKË 4: SHNDËRRIMI I IKAP-IT NË NJË SHEMBULL TË PRAKTIKAVE TË MIRA NË VEND NË MENAXHIMIN ORGANIZATIV Duke qenë një institucion kryesor i aftësimit të nëpunësve civilë, IKAP-i është përpjekur të jetë një model për institucionet e tjera qeveritare në aspektin e menaxhimit organizativ. IKAP-i është përpjekur ta bazojë menaxhimin organizativ në parimet e efektivitetit, efikasitetit dhe cilësisë. Me gjithë arritjet e rëndësishme, kufizime të rëndësishme janë vërejtur në strukturën organizative dhe në sistemet e brendshme të operimit, të cilat kanë ndikuar edhe në cilësinë e shërbimeve. Kjo është vënë në dukje shpesh nga raportet e organizatave të ndryshme të vendit dhe të huaja. Struktura organizative e tanishme nuk ndihmon shumë për të zbatuar me sukses mandatin e institucionit. Ajo përbën një balancë joadekuate midis stafit profesional, që merret me zhvillimin dhe realizimin e trajnimeve, dhe stafit administrativ. Trajnimi i qeverisjes lokale i është ngarkuar njërit nga zhvilluesit e Programit. Paqartësitë në përshkrimet e punës kanë ndikuar në efektivitetin e strukturës ekzistuese. Kjo strukturë dhe kufizimet buxhetore sa i përket rekrutimit të stafit të ri janë dy nga shkaqet, që kanë ndikuar në kufizimin e kapaciteteve për ofrimin e trajnimeve. IKAP-i nuk ka pasur stafin e mjaftueshëm për të realizuar me sukses funksionet dhe përgjegjësitë e tij. Për më tepër, 11

lëvizjet e shumta në staf, duke përfshirë këtu edhe menaxhmentin e lartë, kanë shkaktuar humbjen e investimit në burimet njerëzore, të realizuar edhe me ndihmën e projekteve të huaja që kanë mbështetur IKAP-in. Në këtë kuadër, IKAP-i propozon për miratim në MAP strukturën e re, e cila do të mundësojë realizimin e detyrave dhe përgjegjësive të tij me një efektivitet dhe efikasitet më të lartë. IKAP-i ka rregullat e brendshme të operimit si për fushën programore, ashtu edhe atë administrative. Por, IKAP-i nuk ka një manual të plotë të procedurave të brendshme të operimit, që të mbulojë të gjitha fushat e veprimtarisë në një dokument të vetëm. Operimi i brendshëm është bërë më shumë bazuar në rutinë dhe rregulla të pjesshme sesa në sisteme operimi. Sistemet e brendshme të operimit nuk kanë ndihmuar siç duhet për rritjen e cilësisë së shërbimeve. Ato duhet të rishikohen, të përmirësohen dhe të zbatohen. Në këtë kontekst, IKAPi synon: (1) Rishikimin e rregullave ekzistuese të funksionimit dhe zhvillimin e rregullores së re në zbatim të Ligjit të Shërbimit Civil; (2) Ndryshimet e nevojshme në strukturën organizative; dhe (3) Vendosjen e sistemit të menaxhimit cilësor. Ne konsiderojmë me rëndësi të madhe vendosjen e standardeve të cilësisë për programin dhe administratën dhe zhvillimin e politikës dhe të procedurave të menaxhimit cilësor në IKAP. IKAP-i ka pasur vështirësi në aplikimin e një qasjeje kundrejt proceseve dhe identifikimin e tyre, vendosjen e matësve të besueshëm për performancën e tij, matjen e kënaqësisë së klientit dhe rezultateve të tjera të performancës. IKAP-i nuk ka një politikë të menaxhimit cilësor, që do të jepte një kuadër për vendosjen, komunikimin dhe monitorimin e performancës drejt objektivave të përcaktuar. Ai nuk ka një politikë që do të ngërthente një rrjet procesesh, duke përfshirë këtu burimet njerëzore e të tjera, siç u tha edhe më lart, detyrat, aktivitetet, instrumentet, raportet për të transformuar inputet në outpute. Për këtë arsye, IKAP-i ka identifikuar si një ndër prioritetet e tij aplikimin e parimeve të menaxhimit cilësor, duke përfshirë këtu përmirësimin e vazhdueshëm të shërbimeve, rritjen e transparencës, si dhe përmirësimin e planifikimit të buxhetit. Në këtë kontekst, IKAP-i synon që: (1) Të zhvillojë politikën e menaxhimit cilësor për menaxhimin dhe shërbimet; (2) Të zbatojë një sistem të menaxhimit cilësor dhe të zhvillojë standardet e cilësisë; dhe 3) Të përmbushë në praktikë kërkesat e sistemit të menaxhimit cilësor. Duke pasur një situatë monopoli në tregun e trajnimeve për administratën publike, IKAP-i nuk ka qenë shumë aktiv në fushën marrëdhënieve publike dhe marketingut. Kjo ka rezultuar në informimin e pamjaftueshëm të institucioneve të Kosovës dhe palëve të tjera të interesuara për shërbimet që ofron IKAP-i. Një ndër prioritetet e IKAP-it për periudhën e ardhshme është përmirësimi i marrëdhënieve publike, duke ndikuar kështu në përmirësimin e imazhit të IKAP-it në sytë e institucioneve të Kosovës dhe në ato ndërkombëtare. 12

MASAT PËR ARRITJEN E OBJEKTIVAVE STRATEGJIKË AFATMESËM Gjatë procesit të planifikimit strategjik, IKAP-i ka përcaktuar një sërë masash të nevojshme për arritjen e objektivave strategjikë. Këto masa synojnë përmirësimin e vazhdueshëm të shërbimeve të tij si dhe të menaxhimit organizativ. OBJEKTIVA STRATEGJIKË 1: ZHVILLIMI I KAPACITETIT TË NËPUNËSVE CIVILË PËR T IU PËRGJIGJUR ME SUKSES KËRKESAVE TË REFORMËS SË ADMINISTRATËS PUBLIKE DHE INTEGRIMIT TË VENDIT NË BASHKIMIN EVROPIAN IKAP-i do të zbatojë masat e mëposhtme për të zhvilluar kapacitetin e nëpunësve civilë për t iu përgjigjur me sukses kërkesave të reformës së administratës publike dhe proceseve integruese të vendit: Masa 1.1. Aftësimi i nëpunësve të Shërbimit Civil për zbatimin e legjislacionit në fuqi; Masa 1.2. Zhvillimi i kapacitetit të nëpunësve të Shërbimit Civil dhe të Administratës Publike për të plotësuar me sukses kërkesat e integrimit evropian. OBJEKTIVA STRATEGJIKË 2: FUQIZIMI I ROLIT TË IKAP-IT SI INSTITUCIONI KRYESOR I AFTËSIMIT TË NËPUNËSVE CIVILË NË KOSOVË IKAP-i do të zbatojë masat e mëposhtme për të fuqizuar rolin e tij si institucioni kryesor i aftësimit të nëpunësve civilë: Masa 2.1. Zhvillimi i programeve specifike të trajnimit në bazë të nevojave themelore të SHC. Masa 2.2. Aftësimi i nëpunësve civilë për zbatimin e strategjisë së qeverisë për e- Qeverisjen dhe teknologjinë e informacionit. Masa 2.3. Rritja e rolit të IKAP-it në koordinimin e aktiviteteve të aftësimit të nëpunësve të SHC. Masa 2.4. Rritja e rolit të IKAP-it në hulumtimin për zhvillimin e kapaciteteve në SHC dhe AP. Masa 2.5. Rritja e aftësisë konkurruese të IKAP-it në tregun e trajnimeve për SHC dhe AP. 13

OBJEKTIVA STRATEGJIKË 3: PËRMIRËSIMI I VAZHDUESHËM I CILËSISË SË PROGRAMEVE TË TRAJNIMIT IKAP-i do të zbatojë masat e mëposhtme për të përmirësuar cilësinë e shërbimeve të tij: Masa 3.1. Përmirësimi i paketës së trajnimeve që ofron IKAP-i. Masa 3.2. Rritja e efektivitetit dhe cilësisë së programit të trajnimit për qeverisjen lokale. OBJEKTIVA STRATEGJIKË 4: SHNDËRRIMI I IKAP-IT NË NJË SHEMBULL TË PRAKTIKAVE TË MIRA NË VEND NË MENAXHIMIN ORGANIZATIV IKAP-i do të zbatojë masat e mëposhtme për të arritur këta objektivë: Masa 4.1. Rritja e efektivitetit të menaxhimit organizativ. Masa 4.2. Vendosja e sistemit të menaxhimit cilësor në bazë të menaxhimit organizativ të IKAP-it. Masa 4.3. Përmirësimi i marrëdhënieve me publikun dhe marketingut të IKAP-it. 14

ORGANIZIMI I IKAP Për të mundësuar realizimin e masave të përmendura më lart, IKAP-i synon të përmirësojë strukturën organizative, për të bërë atë më efektive dhe efikase. Më poshtë janë paraqitur organogrami i tanishëm i IKAP-it dhe ai që propozohet për të ardhmen. Organogrami i tanishëm i IKAP-it: KRYESHEFI EKZEKUTIV MENAXHERI PER KOMUNIKIM DHE INFORMIM ZYRTAR ADMINISTRATIV ZYRTAR PER LOGJISTIKE/ VOZITES UDHEHEQES I EKIPI DREJTORI I ADMINISTRATES ZHVILLUES PROGRAMI ZYRTAR PER BUXHET DHE FINANCA ZHVILLUES PROGRAMI ZYRTAR I PROKURIMIT ZHVILLUES PROGRAMI ZHVILLUES PROGRAMI TI /SPECIALIST I TI ZHVILLUES PROGRAMI ASISTENT ADMINISTRATIV/ BIBLOTEKAR ZHVILLUES PROGRAMI ASISTENT ADMINISTRATIV/ VOZITES ZHVILLUES PROGRAMI ASISTENT ADMINISTRATIV ZHVILLUES PROGRAMI PERKTHYES I GJUHES SERBE PERKTHYES I GJUHES ANGLEZE 15

Organogrami që propozohet: KRYESHEFI EKZEKUTIV ASISTENT I KRYESHEFIT EKZEKUTIV DREJTORIA E TRAJNIMIT PER QEVERINE QENDRORE DREJTORIA E TRAJNIMIT PER QEVERINE LOKALE DREJTORIA E ADMINISTRATES ZHVILLUES PROGRAMI1/ZYRTAR PER KOMUNIKM ZHVILLUES PROGRAMI 1 BUXHET DHE FINANCE ZHVILLUES PROGRAMI 2 ZHVILLUES PROGRAMI 2 PROKURIM ZHVILLUES PROGRAMI 3 ZHVILLUES PROGRAMI 3 TI/ ZHVILLUES PROGRAMI ZHVILLUES PROGRAMI 4/TI ASISTENT PROGRAMI ASISTENT I LOGJISTIKES/ VOZITES ASISTENT PROGRAMI 16

PLANI I VEPRIMIT OBJEKTIVA STRATEGJIKE 1: ZHVILLIMI I KAPACITETIT TË NËPUNËSVE CIVIL PËR TË JU PËRGJIGJUR ME SUKSES KËRKESAVE TË REFORMËS SË ADMINISTRATËS PUBLIKE DHE INTEGRIMIT TË VENDIT NË BASHKIMIN EVROPIAN Masa 1.1 Fuqizimi i nëpunësve të Shërbimit Civil për zbatimin e legjislacionit në fuqi Aktivitetet Afati kohor Përgjegjësia Institucionet e përfshira Kostot dhe burimi 1 2 3 4 5 Zhvillimi i njohurive dhe aftësive të Zhvilluesve të Programit për analizën e strategjive dhe proceseve në AP. Krijimi i një grupi pune të përhershëm brenda IKAP përgjegjës për analizën e proceseve në AP dhe ndryshimeve në strategji dhe legjislacion. Analiza periodike e nevojave të SHC për t ju përgjigjur siç duhet kërkesave që lidhen me proceset në AP dhe ndryshimet në strategjitë dhe në legjislacion. Rishikimi i programit ekzistues të trajnimeve të obligueshme për nëpunësit civil dhe zhvillimi i moduleve të reja të nevojshme. Avancimi i bashkëpunimit me institucionet e tjera për realizimin e kurseve të trajnimit në përgjigje të kërkesave të proceseve në AP dhe ndryshimeve në strategji dhe në legjislacion. Bashkëpunimi me Njësitë e Burimeve Njerëzore në institucionet e tjera për caktimin i personave të kontaktit, identifikimin e pjesëmarrësve në kurset e obligueshme trajnimit, dhe përcaktimin e kalendarit të tyre. Tetordhjetor 2010 Udhëqësi i Ekipit Tetor 2010 Udhëqësi i Ekipit Çdo shtator & shkurt Në vazhdimësi Ne vazhdimësi Udhëqësi i Ekipit Kryeshefi Ekzekutiv Udhëqësi i Ekipit DASHC/MAP Asistenca teknike Buxheti i IKAP Projektet e donatorëve (GTZ, BB, UNDP, etj.) - - DASHC/MAP Ministritë; Institucionet e tjera te SHC Ministritë Institucionet e tjera te SHC Buxheti i IKAP - - 17

Masa 1.2 Zhvillimi i kapacitetit te nëpunësve të Shërbimit Civil dhe Administratës Publike për të plotësuar me sukses kërkesat e integrimit evropian Aktivitetet Afati kohor Përgjegjësia Institucionet e ndërlidhura Kostot dhe burimi 1 2 3 4 Vlerësimi i nevojave për trajnim të SHC lidhur me çeshtjet e integrimit në Bashkimin Evropian. Hartimi i kurrikulave të trajnimeve për nivelet e ndryshme të nëpunësve civil në çështje të integrimit evropian. Përgatitja dhe realizimi i një pakete të trajnimeve për ngritjen e kapaciteteve të nëpunësve civil ne fushën e integrimit evropian bazuar në Planin për Integrim Evropian 2008-2010. Trajnimi i Trajnerëve për çështjet e integrimit në BE. Avancimi i bashkëpunimit dhe koordinimit me Ministrinë për Integrim Evropian dhe ZNKE si dhe organizatat e tjera që kontribuojnë në procesin e integrimit evropian për dizajnimin dhe realizimin e trajnimeve në këtë fushë. Nentor 2010 Dhjetor 2010 Udhëqësi i Ekipit Udhëqësi i Ekipit Mars 2011 Udhëqësi i Ekipit Dhjetor 2010 Prill dhjetor 2011 Kryeshefi Ekzekutiv Ministria për Integrim Evropian MAP/DASHC Ministria për Integrim Evropian Ministria për Integrim Evropian Ministria për Integrim Evropian ZNKE Asistenca teknike Buxheti i IKAP Projektet e donatorëve Buxheti i IKAP Projektet e donatorëve Buxheti i IKAP Projektet e donatorëve - OBJEKTIVA STRATEGJIKE 2: FUQIZIMI I ROLIT TË IKAP SI INSTITUCIONI KRYESOR I AFTËSIMIT TË NËPUNËSVE CIVIL NË KOSOVË Masa 2.1. Zhvillimi i programeve specifike të trajnimit në bazë të nevojave themelore të SHC Aktivitetet Afati kohor Përgjegjësia Institucionet e përfshira Kostot dhe burimi 1 2 Realizimi i një vlerësimi të plotë të nevojave për trajnim bazuar në aftësitë menaxheriale dhe funksionale të nëpunësve civil në bashkëpunim me MAP/DASHC dhe institucionet e tjera të interesuara. Bashkëpunimi me institucionet e interesuara për identifikimin e moduleve specifike të trajnimit për nëpunësit civil sipas aftësive menaxheriale dhe funksionale bazuar në rezultatet e vlerësimit të nevojave për trajnim. Qershor 2011 Shtator 2011 Udhëheqësi i Ekipit Zhvilluesit e Programit Udhëheqësi i Ekipit MAP/DASHC Institucionet e tjera të interesuara Ministritë Institucionet e tjera Asistenca teknike Buxheti i IKAP Projekti i Bankes Boterore - 18

3 Rishikimi, përmirësimi dhe plotësimi i programit të trajnimit sipas aftësive menaxheriale dhe funksionale. Rishikimi dhe zhvillimi i 7 moduleve specifike të trajnimit për nëpunësit civil: Shtatordhjetor 2011 Udhëheqësi i Ekipit Zhvilluesit e Programit Trajnerët GTZ BB UNDP Asistenca teknike Buxheti i IKAP GTZ BB UNDP 4 5 6 7 8 Lidership dhe menaxhim, Integrim evropian, Prokurim publik, Investimet publike, Menaxhim i ciklit të projektit, Marrëdhëniet me publikun, dhe Zhvillimi i politikave dhe legjislacionit Bashkëpunimi me organizatat dhe projektet e huaja për zhvillimin e moduleve specifike. Trajnimi i Trajnerëve për zhvillimin e moduleve specifike të trajnimit. Realizimi i moduleve të trajnimit sipas aftësive menaxheriale dhe funksionale me buxhetin e IKAP dhe/ose me mbështetjen e organizatave/projekteve të huaja të interesuara. Vendosja e bashkëpunimit me universitete dhe organizata të tjera që merren me zhvillimin dhe realizimin e aktiviteteve të trajnimit. Bashkëpunimi dhe komunikimi me Njësitë e Burimeve Njerëzore në institucione për të siguruar pjesëmarrjen e duhur sipas përshkrimeve të punës të nëpunësve civil në kurset e trajnimeve sipas aftësive menaxheriale dhe funksionale. Zhvillimi i testeve pas trajnimit për të matur rezultatet e trajnimit. Dhjetor 2011 Udhëheqësi i Ekipit Zhvilluesit e Programit 2012 Udhëheqësi i Ekipit Zhvilluesit e Programit Trajnerët Ne vazhdimësi Ne vazhdimësi Ne vazhdimësi Udhëheqësi i Ekipit Udhëheqësi i Ekipit Zhvilluesit e Programit Udhëheqësi i Ekipit Zhvilluesit e Programit Trajneret GTZ BB UNDP Universiteti i Prishtinës Organizata trajnuese Njësitë e Burimeve Njerëzore në institucione Projektet e donatorëve (GTZ, BB, UNDP, etj.) Asistenca teknike & kosto e kurseve te trajnimit Buxheti i IKAP Projektet e donatorëve (GTZ, BB, UNDP, etj.) - - - 19

Masa 2.2. Aftësimi i nëpunësve civil për zbatimin e strategjisë së qeverisë për e-qeverisjen dhe teknologjinë e informacionit Aktivitetet Afati kohor Përgjegjësia Institucionet e përfshira Kostot dhe burimi 1 2 3 4 Rishikimi i paketës aktuale të trajnimeve në TI. Hartimi i paketës së trajnimeve për aftësimin e nëpunësve civil sipas strategjisë dhe planit të veprimit te e- qeverisjes në koordinim me DTI/MAP dhe MAPL. Përgatitja e propozimit për përdorimin e ECDL-se në Shërbimin Civil. Zhvillimi i metodologjisë dhe programeve për Trajnimin e Trajnerëve për zhvillimin e programeve të TI. Hartimi i paketës së trajnimeve profesionale për zyrtarët e TI. Shtatortetor 2010 Udhëqësi i Ekipit Zhvilluesi i Programit/IT Tetor 2010 Udhëqësi i Ekipit Zhvilluesi i Programit/IT Tetor 2010 Udhëqësi i Ekipit Zhvilluesi i Programit/IT Zhvilluesi i Programit/IT DTI/MAP MAPL Asistenca teknike Buxheti i IKAP DTI/MAP DTI/MAP - DTI/MAP MAPL Asistenca teknike Buxheti i IKAP DTI/MAP DTI/MAP Asistenca teknike Buxheti i IKAP DTI/MAP 20

Masa 2.3. Rritja e rolit të IKAP në koordinimin e aktiviteteve të institucioneve të ndryshme të vendit dhe të huaja për aftësimin e nëpunësve të SHC. Aktivitetet Afati kohor Përgjegjësia Institucionet e përfshira Kostot dhe burimi 1 2 3 4 Inicimi për formalizmin nga qeveria të rolit koordinues të IKAP nëpërmjet një vendimi të veçantë dhe ndërmarrja e hapave konkretë për realizimin në praktikë të tij. Identifikimi i aktorëve kryesorë në zhvillimin e kapaciteteve të administratës publike përfshirë institucionet e vendit dhe të huaja, qeveritare dhe joqeveritare. Plotësimi dhe freskimi i vazhdueshëm i data bazës përkatëse. Hartimi i Memorandumeve të Mirëkuptimit si bazë për bashkëpunimin me institucionet ndërkombëtare dhe vendore të interesuara në zhvillimin e kapaciteteve të administratës publike. Organizimi i një konference mbi koordinimin e aktiviteteve të aftësimit me pjesëmarrjen e aktorëve kryesore. Shator 2010 Në vazhdimësi Në vazhdimësi Maj 2011 Kryeshefi Ekzekutiv Udhëheqësi i Ekipit Kryeshefi Ekzekutiv Kryeshefi Ekzekutiv DASHC/MAP - - - MAP Organizatat Nderkombetare Projektet e huaja në mbështetje të zhvillimit të kapaciteteve MAP MIE - Kosto e konferencës Buxheti i IKAP GTZ BB Masa 2.4. Rritja e rolit të IKAP në hulumtimin për zhvillimin e kapaciteteve në SHC dhe AP. Aktivitetet Afati kohor Përgjegjësia Institucionet e përfshira Kostot dhe burimi 1 2 Krijimi i një ekipi të përhershëm përgjegjës për hulumtimin për zhvillimin e kapaciteteve në SHC dhe AP. Trajnimi i anëtarëve të Ekipit për Hulumtime në çeshtjet e kërkimit dhe analizës. Shqyrtimi i mundësisë për krijimin dhe funksionalizimin e Njësisë për Hulumtime në kuadrin e IKAP. Zhvillimi i kalendarit të aktiviteteve për VNT. Koordinimi i aktiviteteve me institucionet e ndryshme për realizimin e VNT. Hartimi i raporteve periodike të VNT-se dhe plotësimi i data bazës përkatëse. Informimi i palëve të interesuara lidhur me rezultatet e VNT. Shtator 2010 Çdo vit Kryeshefi Ekzekutiv Udhëheqësi i Ekipit Njësia për Hulumtim - - DASHC Ministritë dhe institucionet e tjera të interesuara Asistenca teknike & kosto e VNT Buxheti i IKAP Projektet e donatorëve (GTZ, BB, UNDP, etj.) 21

3 4 Kryerja e e hulumtimeve periodike mbi kapacitetin e nëpunësve të SHC për zbatimin e ligjeve dhe dokumenteve strategjike që lidhen me reformen në administratën publike. Kryerja e hulumtimeve periodike mbi perceptimin e nëpunësve civil ndaj shërbimeve që ofron IKAP. Çdo 6 muaj Njësia për Hulumtim Çdo vit Njësia për Hulumtim Ministritë Insitucionet e tjera të përfshira Ministritë Insitucionet e tjera të përfshira - Asistenca teknike Masa 2.5. Rritja e aftësisë konkurruese të IKAP në tregun e trajnimeve për SHC dhe AP të Kosovës. Aktivitetet Afati kohor Përgjegjësia Institucionet e përfshira Kostot dhe burimi 1 2 3 4 5 Standardizimi i shërbimeve dhe programeve të IKAP. Certifikimi i programeve të trajnimit që ofrohen nga IKAP dhe i pjesëmarrësve në këto programe. Shqyrtimi i mundësisë për akreditimin e programeve të trajnimit të IKAP. Studimi i praktikave rajonale dhe evropiane për qëndrueshmërinë e instituteve simotra. Inicimi i ndryshimeve ligjore për t i mundësuar IKAP-it: sponsorizimin dhe bashkëorganizimin e projekteve të trajnimit dhe hulumtimit, gjenerimin e të ardhurave nga palët e tjera të interesuara dhe komuniteti i biznesit. 2011 Udhëheqësi i Ekipit 2011 Kryeshefi Ekzekutiv Udhëheqësi i Ekipit 2011 Kryeshefi Ekzekutiv Udhëheqësi i Ekipit Tetor 2010 Udhëheqësi i Ekipit Drejtori i Administratës Shtator 2010 Kryeshefi Ekzekutiv MAP Ministritë e tjera të interesuara Institucionet akredituese - - MAP - Asistenca teknike Buxheti i IKAP Projektet e donatorëve (GTZ, BB, UNDP, etj.) Asistenca teknike Projektet e donatorëve (GTZ, BB, UNDP, etj.) Asistenca teknike Projektet e donatorëve (GTZ, BB, UNDP, etj.) 22

OBJEKTIVA STRATEGJIKE 3: PËRMIRËSIMI I VAZHDUESHËM I CILËSISË SË PROGRAMEVE TË TRAJNIMIT. Masa 3.1 Përmirësimi i paketës së trajnimeve që ofron IKAP Aktivitetet Afati kohor Përgjegjësia Institucionet e përfshira Kostot dhe burimi 1 2 3 4 5 6 7 8 Vendosja e kritereve dhe Termave te Referencës për zhvillimin e kurrikulave dhe moduleve të trajnimit. Trajnimi i Zhvilluesve të Programit mbi zhvillimin e kurrikulave dhe moduleve të trajnimit, përgatitjen e Termave të Referencës për këtë qëllim, metodologjinë bashkëkohore të trajnimit, si dhe çështjet e ndryshme ku do të trajnohen shërbyesit civil. Rishikimi i kurrikulave aktuale të trajnimit dhe zhvillimi i moduleve të trajnimit sipas standardeve dhe kërkesave të miratuara. Përcaktimi i kritereve, standardeve dhe kërkesave për trajnerët që angazhohen nga IKAP. Azhurnimi i data bazës për ta. Rishikimi i kontratave dhe pagesave të trajnerëve. Bashkëpunimi me institucionet e tjera përgjegjëse për të vlerësuar ndikimin e programeve të trajnimit të realizuara nga IKAP. Rishikimi i metodologjisë së vlerësimit të trajnimit. Përgatitja e raporteve vjetore për vlerësimin e programeve të trajnimit të organizuara nga IKAP. Shpërndarja e informacionit/raporteve të vlerësimit tek institucionet e interesuara. Hartimi i projekt propozimeve për mbështetjen dhe financimin e aktiviteteve trajnuese nga organizatat dhe projektet e huaja që janë aktive në Kosovë. Avancimi i bashkëpunimit me universitetet, organizatat jo-fitimprurëse dhe bizneset, si dhe institucionet e trajnimit jashtë vendit si RESPA, RCPAR, ITAP, etj. për realizimin e programeve të ndryshme të trajnimit. Tetor 2010 Udhëheqësi i Ekipit Tetor 2010 maj 2011 Dhjetor 2010 Shtator 2010 Udhëheqësi i Ekipit Udhëheqësi i Ekipit Kryeshefi Ekzekutiv Udhëheqësi i Ekipit Cdo dhjeor Kryeshefi Ekzekutiv Udhëheqësi i Ekipit Cdo dhjetor Në vazhdimësi Në vazhdimësi Udhëheqësi i Ekipit Udhëheqësi i Ekipit Njësia për Hulumtime Kryeshefi Ekzekutiv - Asistenca teknike GTZ - Asistenca teknike & kosto e trajnimit GTZ - Asistenca teknike GTZ BB - - DASHC/MAP - - Asistenca teknike GTZ - Asistenca teknike Buxheti i IKAP Universiteti i Prishtinës Universitetet e tjera në Kosovë dhe Shqipëri RESPA RCPAR ITAP - 23

9 10 Krijimi i sistemit të arkivit fizik dhe elektronik për programet e trajnimit përfshirë kurrikulat, modulet, trajnerët dhe vlerësimin e trajnimit. Trajnimi i stafit për menaxhimin e arkivit. Azhurnimi i vazhdueshëm i arkivit. Shtimi i bibliotekës me tituj të rinj (fizikë dhe elektronike) mbi trajnimin e administratës publike. Trajnimi i stafit administrativ në menaxhimin e bibliotekës dhe sistemimi i bibliotekës. Dhjetor 2010 Në vazhdimësi Udhëheqësi i Ekipit Njësia për Hulumtime Zhvilluesit e Programit Udhëheqësi i Ekipit Drejtori i Administratës - - - Kosto e librave Projektet e donatorëve (GTZ, BB, UNDP, etj.) Masa 3.2. Rritja e efektivitetit dhe cilësisë së programit të trajnimit për qeverisjen lokale. Aktivitetet Afati kohor Përgjegjësia Institucionet e përfshira Kostot dhe burimi 1 2 3 Identifikimi në bashkëpunim me MAPL i nevojave kryesore të qeverisjes lokale që mund të adresohen nga IKAP dhe hartimi i planit për zhvillimin e trajnimeve. Zhvillimi në bashkëpunim me MAPL i programit për ngritjen e kapaciteteve të qeverisjes lokale. Rishikimi dhe zhvillimi, në bashkëpunim me MAPL dhe bazuar në vlerësimin e kapaciteteve të qeverisjes lokale, i moduleve të trajnimit në gjashtë fusha: planifikim strategjik, shërbime komunale, menaxhimi i burimeve njerëzore, komunikim, inspeksioni komunal, dhe planifikimi financiar Për komunat e reja, zhvillimi i moduleve të trajnimit në: legjislacion, teknologji informative, dhe menaxhim projekti. Në përgjigje të ndryshimeve ligjore dhe institucionale të komunave, zhvillimi i programeve të trajnimit për: nivelin e lartë drejtues të komunave dhe këshilltarët e kuvendeve komunale. Azhurnimi i bazës së të dhënave të ndihmës për komunat nga donatorët. Koordinimi me MAPL dhe donatorët për realizimin e programit të trajnimit për qeverisjen lokale. Qershor 2010 Qershor 2010 Udhëheqësi i Ekipit Udhëheqësi i Ekipit Korrik 2010 Udhëheqësi i Ekipit Zhvilluesit e Programit MAPL - MAPL MAPL - Asistenca teknike Kosto e kurseve te trajnimit Buxheti i IKAP UNDP 24

4 Adoptimi i formës mobile për realizimin e programeve për qeverisjen lokale. Identifikimi i lokacioneve të mundshme për zhvillimin e trajnimeve rajonale. Bashkëpunimi me komunat për të siguruar infrastrukturën për organizimin e trajnimeve rajonale. 2011 Udhëheqësi i Ekipit Zhvilluesit e Programit MAPL Komunat - OBJEKTIVA STRATEGJIKE 4: SHNDËRRIMI I IKAP NË NJË SHEMBULL TË PRAKTIKAVE TË MIRA NË VEND NË MENAXHIMIN ORGANIZATIV Masa 4.1. Rritja e efektivitetit të menaxhimit organizativ Aktivitetet Afati kohor Përgjegjësia Institucionet e përfshira Kostot dhe burimi 1 2 Hartimi dhe miratimi i akteve nën-ligjore mbi strukturën organizative. Krijimi dhe funksionalizimi dy Drejtorive (për Trajnimin e Qeverisjes Qëndrore dhe Trajnimin e Qeverisjes Lokale). Përgatitja e kërkesave buxhetore për strukturat e reja. Dhjetor 2010 Rekrutimi i stafit për pozicionet vakante. Shkurt - Mars 2011 Kryeshefi Ekzekutiv Kryeshefi Ekzekutiv MAP - - Asistenca teknike - GTZ Kosto lidhur me strukturat/pozicio net e reja - buxheti i IKAP 3 4 5 6 7 Rishikimi dhe aprovimi i përshkrimeve të reja punës. Trajnimi i stafit të rekrutuar sipas fushave specifike të tyre. Zhvillimi i Manualit të Politikave dhe Procedurave të brendshme të IKAP dhe sistemeve të brendshme të operimit. Vendosja e prioriteteve të shpenzimeve. Reduktimi i shpenzimeve që nuk janë të lidhura me trajnimet. Përmirësimi i infrastrukturës se trajnimit te IKAP. Investimi ne pajisje te reja teknike. Mirëmbajtja e vazhdueshme e pajisjeve dhe ambienteve. Furnizimi me pajisje mobile te trajnimit. Mars 2011 Drejtori i Administrates Zyrtari Administrativ Prill-Maj 2011 Shtator 2011 Shtator 2010 Maj 2011 Në vazhdimësi Kryeshefi Ekzekutiv Drejtori i Administrates Drejtori i Administrates Drejtori i Administrates Zyrtari pë Buxhet dhe Financa Drejtori i Administrates Specialisti TI - - - Kosto e rajnimit Busheti i IKAP Projektet e donatorëve (GTZ, BB, UNDP, etj.) - Asistenca teknike GTZ - - - Kosto e pajisjeve Buxheti i IKAP 25

Masa 4.2. Vendosja e sistemit të menaxhimit cilësor në bazë të menaxhimit organizativ të IKAP Aktivitetet Afati kohor Përgjegjësia Institucionet e ndërlidhura Kostot dhe burimi 1 2 Vlerësimi i gjendjes aktuale lidhur me menaxhimin cilësor. Adoptimi i qasjes së IKAP për menaxhimin cilësor (CAF apo ISO). Zhvillimi i standardeve dhe manualit të menaxhimit cilësor. Integrimi i sistemit të menaxhimit cilësor në Politikat dhe Procedurat e IKAP. Shtator 2010 Kryeshefi Ekzekutiv Udhëheqësi i Ekipit Drejtori i Administrates Korrik 2011 Udhëheqësi i Ekipit Drejtori i Administrates MAP GTZ MAP GTZ Asistenca teknike GTZ Asistenca teknike GTZ Masa 4.3. Intensifikimi i marrëdhënieve me publikun dhe marketimit të IKAP Aktivitetet Afati kohor Përgjegjësia Institucionet e ndërlidhura Kostot burimi dhe 1 2 3 4 5 6 Identifikimi i aktorëve nga institucionet qeveritare, organizatat dhe projektet e huaja, organizatat jo-fitimprurëse dhe të biznesit të cilat janë të përfshira në fushën e zhvillimit të kapaciteteve në administratën publike. Krijimi i një data baze të plotë dhe freskimi i saj periodik. Vendosja dhe mbajtja e kontakteve të vazhdueshme me palët e interesuara dhe informimi i tyre për aktivitetin e IKAP. Shpërndarja e materialeve të MP tek institucionet e tjera. Krijimi i një këndi për vendosjen e broshurave të IKAP dhe mjeteve të tjera të botuara nga IKAP. Organizimi i aktiviteteve promovuese për programet dhe shërbimet e IKAP (konferenca, tryeza të rrumbullakëta, etj.) Promovimi i programeve dhe shërbimeve të IKAP në aktivitetet e ndryshme lokale, kombëtare dhe rajonale (konferenca, tryeza të rrumbullakëta, etj.) të organizuara nga institucionet e tjera. Botimi i broshurave dhe katalogëve të IKAP. Teor 2010 Në vazhdimësi Në vazhdimësi Në vazhdimësi Në vazhdimësi Në vazhdimësi Cdo vit Zyrtari për Informim Kryeshefi Ekzekutiv Zyrtari për Informim Zyrtari për Informim Kryeshefi Ekzekutiv Zyrtari për Informim Kryeshefi Ekzekutiv Udhëheqësi i Ekipit Zyrtari për Informim Zyrtari për Informim - - - - - - - - - - - Projektet e donatorëve (GTZ, BB, UNDP, etj.) 26

7 8 Pasurimi periodik dhe i vazhdueshëm i faqes së internetit. Rritja e kapacitetit të stafit të IKAP në fushën e marrëdhënieve me publikun dhe marketingut të programeve dhe shërbimeve. Çdo muaj Zyrtari për Informim Eksperti TI 2011 Kryeshefi Ekzekutiv - - - GTZ Projektet e tjera të donatorëve Shënim: Lidhur me përgjegjësitë, ndryshimet e nevojshme do të reflektohen ne Planin e Veprimit në rastin e ndryshimit të strukturës organizative sikurse është propozuar në këtë Plan Zhvillimor Strategjik. 27

28

Kosovski institut za javnu administraciju (KIJA) Republika Kosovo STRATEŠKI RAZVOJNI PLAN za period od 2010-2014 29

30

UVODNA REČ ŠEFA INSTITUTA Poštovane kolege: Nastavljeno stručno usavršavanje službenika javne službe i javne uprave uopšteno predstavlja jedan od glavnih uslova uspeha reforme javne uprave na Kosovu. U ovom okviru, Kosovski institut za javnu administraciju (KIJA) igra veoma značajnu ulogu: odgovoran je za usavršavanje službenika vlade na centralnom i lokalnom nivou, za istraživanja i razvoj kapaciteta, i za koordinaciju aktivnosti stručnog usavršavanja koje se sprovode od strane različitih domaćih i stranih institucija. KIJA, je još od svog osnivanja 2003. godine, radio u ovim osnovnim smerovima postižući značajna dostignuća. Takođe, na našem putu naišli smo i na probleme i poteškoće. Imamo za cilj da usmerimo svoj rad ka dostignućima i da izvučemo odgovarajuće pouke iz prošlosti kako bismo KIJA preobratili u glavnu instituciju za usavršavanje javne uprave na Kosovu. Ovo je istovremeno i glavni cilj Strateškog razvojnog plana (SRP) koji Vam predstavljamo. SRP predstavlja krunu intenzivnog rada koji je obuhvatao radne sastanke, intervjue, sastanke i analize podataka, kao i različite seminare koji su sprovedeni u cilju razrade strateškog razvojnog plana. Tokom ovog procesa sprovedene su duge, svestrane i plodonosne diskusije. Plan je zasnovan na analizi okruženja koje preovlađuje unutar i van KIJA-a, koja je omogućila da se iznesu strateški ciljevi za naredne tri četiri godine. SRP za period od 2010-2014 godine utvrđuje misiju, strateške ciljeve i neophodne mere za uspešnu realizaciju mandata Instituta. Misija je revidirana kako bi se odgovorilo na aktuelne procese koji se odvijaju u javnoj službi i javnoj upravi. KIJA će raditi na razvoju sposobnosti javnih službenika i javne uprave uopšteno u upravnim i funkcionalnim sferama, sprovođenjem istraživanja o razvoju kapaciteta i putem koordinacije, razrade i realizacije programa obuke. Osnovni smerovi u kojima ćemo usredsrediti našu aktivnost u cilju uspešnog ispunjavanja ove misije jesu: (1) Razvoj sposobnosti javnih službenika da uspešno odgovore na zahteve reforme javne uprave i integracije zemlje u Evropsku uniju; (2) Osnaživanje uloge KIJA-a kao glavne institucije za stručno usavršavanje javnih službenika na Kosovu; (3) Neprekidno poboljšavanje kvaliteta programa obuke i sprovođenje istraživanja o razvoju kapaciteta; i (4) Preobraćivanje KIJA-a u primer najboljih praksi u zemlji u sferi organizacionog upravljanja. Želim da se zahvalim svim učesnicima u procesu strateškog planiranja koji su omogućili izradu ovog plana. Posebno, želim da se zahvalim Projektu FRIDOM što je podržao njegovu realizaciju. Priština, april 2010 godine Hysni Veseli 31

PROFIL KIJA-a KIJA je osnovan 2003. godine. Isti funkcioniše na osnovu Uredbe UNMIK-a 2003/25. KIJA je odgovoran za opšte usavršavanje javnih službenika Javne službe (JS) Kosova. KIJA: savetuje Ministarstvo javne uprave i Vladu o politici i strategiji usavršavanja službenika JS-a; sprovodi strategiju usavršavanja službenika JS-a. U okviru ovog procesa, vrši periodičnu ocenu potreba na lokalnom i centralnom nivou, razrađuje i realizuje programe obuke u cilju ispunjavanja ovih potreba i sprovodi istraživanja u cilju razvoja kapaciteta javne uprave; koordinira aktivnosti usavršavanja službenika JS koje se realizuju po različitim domaćim i stranim institucijama. Od njegovog osnivanja 2003. godine, KIJA je dao izvanredan doprinos u razvoju sposobnosti javnih službenika. KIJA je osmislio i realizovao programe obuke u sedam glavnih oblasti: opšte veštine upravljanja, opšta administrativna pitanja, pravna pitanja, opštinska pitanja, kadrovska pitanja, budžet i finansije i informaciona tehnologija. Svake godine, 2935 javnih službenika različitih nivoa, uživalo je pogodnosti programa obuke. Programi obuke osmišljeni su na osnovu i u cilju ispunjavanja potreba službenika JS. Za realizaciju ovih programa obuke, KIJA je angažovao najbolje trenere, pripadnike JS ili stručnjake izvan iste. Na neprekidan način, KIJA je imao za cilj da doprinese u razvoju sposobnosti javnih službenika u skladu sa evropskim standardima. U ovom kontekstu, KIJA je podržan od strane različitih projekata koji su finansirani od strane međunarodnih institucija kao što su EU, UNDP, itd. Godine 2005, KIJA je podržan od strane Evropske agencije za rekonstrukciju za realizaciju projekta "Podrška Kosovskom institutu za Javnu administraciju". Ovaj projekat čiji je cilj da se obezbedi kvalitetni, sistematski, klijent-orijentisani i suštinski trening na poslu. Planira da se obezbedi obukaza sve državne službenike na svim nivoima vlasti na Kosovu. U okviru ovog projekta realizovane su sledeće ciljevi: KIJA osoblje je obučeno, razvijeno je jezgro (na obuku) za civilnu službu, nastavni planovi i programi za specifične kurseve i obezbeđivanje materijala, kao i stvaranje i održavanje mreže lokalnih sertifikovanih trenera. 32

MISIJA, VIZIJA I SREDNJEROČNI STRATEŠKI CILJEVI Vizija Pomažemo u stvaranju moderne i funkcionalne javne uprave na usluzi svim građanima Kosova. Misija Kosovski institut za javnu administraciju, kao izvršna agencija u sklopu Ministarstva javne uprave, predstavlja glavnu instituciju za stručno usavršavanje javnih službenika. KIJA radi na razvoju sposobnosti javnih službenika i javne uprave uopšteno, u upravnim i funkcionalnim oblastima. Isto se ostvaruje putem istraživanja o razvoju kapaciteta i putem koordinacije, razrade i realizacije programa obuke. KIJA, svoj rad zasniva na načelima kvalitetnog upravljanja, zakonitosti, odgovornosti, efikasnosti i nepristrasnosti. Srednjeročni strateški ciljevi Vlada Kosova preduzela je značajnu reformu javne uprave (JU) koja ima za cilj da uveća njenu efektivnost i efikasnost u pružanju usluga svim građanima zemlje. Kosovo teži ka članstvu u Evropskoj uniji i njegove institucije odlučno se angažuju da, korak po korak, ispune zahteve koji proizilaze iz procesa evropskih integracija. Svoje težnje za postizanje razvijenog, demokratskog društva u sastavu Evropske unije, Kosovo zasniva i na izgradnji efektivnog i efikasnog JS-a. U ovom sklopu, KIJA igra značajnu ulogu u osposobljavanju javnih službenika da što bolje realizuju svoje funkcionalne dužnosti. KIJA, je za uspešnu realizaciju svog mandata, predvideo sledeće strateške ciljeve za naredni 3-godišnji period. Razvoj kapaciteta javnih službenika u cilju uspešnog odgovora na zahteve reforme javne uprave i integracije zemlje u Evropsku uniju; Ojačavanje uloge KIJA-a kao glavne institucije za stručno usavršavanje javnih službenika na Kosovu; Neprekidno poboljšavanje kvaliteta programa obuke; Preobraćivanje KIJA-a u primer najboljih praksi u zemlji u sferi organizacionog upravljanja. 33