Osnove unosa i izmjene podataka

Osnove unosa i izmjene podataka Program Excel u pravilu ne koristimo kada je podatke potrebno razvrstati u stupce, jer tabelarni prikaz podataka jednostavno i kreativno možemo napraviti pomoću Worda. Excel nam je potreban u slučaju kada imamo brojčane vrijednosti s kojima treba računati, ili kada podatke treba analizirati ili ih prikazati grafikonom. Excel posjeduje velik broj ugrađenih funkcija, razvrstanih po kategorijama (funkcije za rad s tekstualnim podacima, funkcije za rad s bazama podataka, kao i razne matematičke, statističke, financijske i druge funkcije), a ono što ga čini posebno atraktivnim je njegova otvorenost za dodatke "Add-ins" drugih proizvođača, a time i jednostavno proširenje mogućnosti rada. U okviru naših vježbi zadržat ćemo se samo na osnovnom nivou. Kada se uvjerite u prednosti koje u radu nudi Excel (barem kada su u pitanju tabele podataka, jednostavni proračuni, izvještaji i grafikoni), vjerojatno ćete pronaći način kako Excel koristiti efikasnije. Osnovna cjelina s kojom se u Excelu radi (npr. unose se i analiziraju podaci) naziva se knjiga (Book). Knjiga može sadržavati veći broj listova (Sheets). Pored listova u knjizi možemo imati i grafikone (Chart), te druge objekte (Macro, Dialog). alatne trake aktivna ćelija zaglavlja stupaca traka formule zaglavlja redaka traka za rad s radnim listovima status tipki za "zaključavanje" statusni red Slika 1. Prozor programa MS Excel 2003 Na gornjoj slici prikazan je Excelov prozor s novom praznom knjigom (Book1). Kao što možemo vidjeti Excelov prozor sadrži neke elemente zajedničke programu MS Word. Ima traku s izbornicima 1, alatne trake, statusni red, okomitu i 1 U traci se nalazi 9 izbornika, od kojih je 8 identičnih naziva, osim izbornika Data; u Wordu se na tom mjestu nalazi izbornik Table, jer u Wordu po potrebi umećemo tabele, a u Excelu je svaki list (Sheet) u knjizi (Book) tabela s 256 stupaca x 65 536 redaka, odnosno preko 16 miliona ćelija. Stupci su označeni slovima engleskog alfabeta A, B, C,, Z, AA, AB,, AZ, BA, BB,, BZ,, IA, IB, IV, a redci brojevima od 1 do 65 536. Način označavanja stupaca i redaka moguće je izmijeniti. 1

vodoravnu kliznu traku. Traka formule i traka za rad s listovima predstavljaju novinu. okvir imena "name box" područje za upis i editiranje sadržaja ćelije Kretanje radnim listom Zadatak: 1. Pritisni 5 puta tipku Enter. U kojoj si ćeliji? (Uputa: pogledajte u okviru imena adresu ćelije.) 2. Pritisni tipku Tab 3 puta. U kojoj si ćeliji? (Uputa: pogledajte u okviru imena adresu ćelije.) 3. Pritisnite tipku Home. U kojoj si ćeliji? 4. Postavi se u ćeliju E10. 5. Pritisni kombinaciju tipki Ctrl + Home. U kojoj si ćeliji? Zapamti Kombinacija Ctrl+Home uvijek vraća u ćeliju A1 (prvu ćeliju lista), dok tipka Home vraća u prvu ćeliju reda u kojem se nalazimo, dakle u stupac A. 6. Postavi se u ćeliju M30. (Uputa: prijeđi u okvir imena, upiši adresu M30 i pritisni Enter tipku.) 7. Vratiti se u ćeliju A1. 8. Koja je adresa posljednje ćelije (krajnje donje desne) u tablici MS Excel-a? Uputa pritisnite kombinaciju tipki Ctrl i Kada se pojavi stupac IV, pritisnite Ctrl+. 9. Vrati se u A1. Slika 2. Traka formule (Formula bar) 10. Pritisnite tipku Scroll Lock i provjerite njezin učinak. Koja je ćelija označena - aktivna? Pritišći tipku sa strelicom udesno. Da li se okvir aktivne ćelije pomiče? Probaj pritiskati bilo koju tipku sa strelicom (,,, ) na tipkovnici? 11. Pritisni tipku Tab. Što se događa kada pritišćeš tipku Tab? Pritisni tipku Enter. 12. Isključi tipku Scroll Lock. (Za isključivanje djelovanja tipke ponovno je pritisni). 2

Označavanje Zadatak: Označi: peti redak. Pritisni lijevu tipku miša na zaglavlju reda. za označiti 1. red za označiti 5. red za označiti stupac C za označiti stupac E Slika 3. Označavanje stupaca i redaka na listu prvi, treći šesti i sedmi redak. Pritisni lijevu tipku miša na zaglavlju prvog reda, zatim pritisni i drži tipku Ctrl, pa pritisni na zaglavlje trećeg, šestog i sedmog retka. stupac E. Pritisni na zaglavlje stupca. stupce A, C i E. Koristi tipku Ctrl. Najprije pritisni lijevu tipku miša u zaglavlju stupca A, pritisni i drži tipku Ctrl, pa pritisni redom na C i E. raspon ćelija A1:E5 (Uputa: u okvir imena upiši A1:E5 i pritisni Enter tipku. što se je dogodilo?) raspon ćelija A1:C6 i E1:F6. Uputa: u okvir imena upiši A1:C6; E1:F6 i pritisni Enter tipku. cijeli list - pritisni u sivo polje lijevo od stupca A i iznad 1. reda (presjecište zaglavlja redaka i stupaca). za cijeli list Slika 4. Označavanje cijelog lista Unos podataka u pojedinu ćeliju i označeni raspon ćelija Podaci se mogu unositi u pojedinačne ćelije ili u označeni raspon ćelija, a također je moguće unijeti isti podatak u više ćelija. Za unos podatka u ćeliju potrebno je ćeliju označiti (klikom), upisati podatak i potvrditi unos pritiskom tipke Enter ili gumba u traci formule. Pri upisu podatka u ćeliju, isti se može vidjeti i u traci formule. Želimo li poništiti unos potrebno je pritisnuti tipku Esc ili gumb formule. u traci Unos podataka označeni raspon ćelija detaljno je objašnjen na kraju ovih zadataka. Zadatak: Prije upisa podataka na list, list u potpunosti očisti na način da ga označiš i upotrijebiš naredbu Clear All u izborniku Edit. Na prvom listu u svojoj novoj knjizi označi raspon ćelija A1:C3 i upiši sljedeće podatke, pri upisu podataka pritišći tipku Enter. Na taj način unos će biti brži: 3

Ukupan broj sati predavanja Sati vježbi semestar 1 28 15 semestar 2 30 15 Budući je ćelija A1 prazna pritisni samo Enter, potom upiši semestar 1, pritisni Enter, semestar 2, pritisni Enter, Prilikom upisivanja podataka nemoj stupcima prilagođavati širinu (proširivati ih). To ćeš učiniti u nekom od zadataka koji bude slijedio. Auto Calculate Slika 5. Područje prikaza AutoCalculate Što se događa s tekstom koji ne stane u jednu ćeliju? Označi raspon ćelija B2:C3, pa u AutoCalculate polju pogledaj rezultat funkcije Sum (desnim klikom u području AutoCalculate možeš mijenjati funkciju). Unos istog podatka u niz označenih ćelija Zadatak: Označi ćelije A4 i A5, upiši riječ semestar i unos potvrdi s Ctrl + Enter. Izmjena sadržaja ćelija Podatak koji je već upisan u ćeliju može se izmijeniti. Pri izmjeni sadržaja ćelije razlikujemo dva slučaja: izmjenu cijelog sadržaja (označite ćeliju klikom i upišete novi podatak, pa pritisnete Enter) i izmjenu dijela sadržaja (za izmjenu nekih znakova u ćeliji možete označiti ćeliju i pritisnuti tipku F2 te ispravljati, možete napraviti dvoklik na ćeliju pa ispravljati ili označiti ćeliju i premjestiti se u traku formule). Zadatak: Ispraviti tekst u ćeliji B1 tako da umjesto "Ukupan broj sati predavanja" glasi: Sati predavanja. Uputa: za izmjenu podatka u ćeliji, označite ćeliju i premjestiti se u traku formule. 4

Zadatak: U ćeliji A4 dodaj uz riječ semestar broj 3, a u ćeliji A5 uz riječ semestar broj 4. 2 Uputa: za izmjenu podatka u ćeliji možeš označiti ćeliju i premjestiti se u traku formule. Oblikovanje teksta u ćelijama, primjena obruba i bojanje ćelija Zadatak: 3 4 1 2 teal dark teal Slika 6. Promjena značajki fonta i dodavanje obruba naredbom Format Cells Označi raspon ćelija A1:C5, pa uporabom naredbe Format Cells (u izborniku Format naredba je Cells, a ako se koristi desni klik u plivajućem izborniku je naredba Format Cells) prilagodi: na kartici Font vrstu slova u Comic Sans MS, veličinu slova (font size) na 14 pt, boju slova Teal (2. red odozgo, 4. s desna), na kartici Border - obrub točkasta linija dark teal (1. red odozgo, 4. s desna), i na kartici Pattern definirajte ispunu ćelija bojom svijetlo zelena boja (light green, 5. red odozgo, 4. s lijeva). Uputa: Označiti ćelije A1 do C5, pritisnuti desnu tipku miša i odabrati naredbu Format Cells. Prijeći na karticu Font, prilagoditi opcije prema zadatku, prijeći na karticu Border, prilagoditi opcije, i potom prijeći na karticu Patterns odabrati boju (u petom retku odozgo, četvrta s lijeva) i potvrditi s OK. Operacije s redcima i stupcima Za prilagodbu širine stupca po najdužem unosu, isti je potrebno označiti i u izborniku Format odabrati naredbu Column, opciju AutoFit Selection. Isto se postiže i dvoklikom na desnu mrežnu crtu u zaglavlju stupca, tj desno od imena stupca. Za prilagodbu širine po želji potrebno je vući desnu mrežnu crtu u zaglavlju stupca. Za prilagodbu visine retka koristi se naredba Row i opcija AutoFit u izborniku Format. Po želji se visina reda prilagođava na način da se povlači mrežna crta ispod broja reda. 2 Kada budete koristili nizove naučiti ćete brži način ispune ćelija sadržajem kod kojeg se mijenja broj, primjerice semestar 1 do semestar 6 i sl. 5

pritisni i vuci za proširiti stupac ili napravi dvoklik Slika 7. Prilagodba širine stupca Zadatak: U rasponu A1:C5 prilagodite stupcima širinu po najdužem unosu. (Uputa: Označiti stupce A, B i C ili samo raspon, pa odabrati izbornik Format, naredbu Column i opciju AutoFit Selection.) Umetanje redaka i stupaca Zadatak: Ispred stupca A umetnite dva stupca. (Uputa: označite stupce A i B, pritisnite desnu tipku miša i izaberite naredbu Insert.) Zadatak: Ispred prvog reda umetnite 4 nova reda. (Uputa: označite retke od 1 do 4, pa pritisnite desnu tipku miša i odaberite naredbu Insert.) Zapamti: pri umetanju retka ili stupca potrebno je označiti redak (ili stupac) ispred kojeg umećeš. Umećeš li ih više potrebno je označiti toliko redaka (ili stupaca) koliko ih umećeš. Brisanje suvišnih redaka i stupaca fizičko uklanjanje redaka i stupaca Zadatak: Obrišite umetnute stupce. (Uputa: označite stupce A i B, pritisnite desnu tipku miša i naredba Delete.) Zadatak: Obrišite umetnute retke. (Uputa: označite retke od 1-4, pritisnite desnu tipku miša i naredba Delete.) Kopiranje i premještanje Zadatak: Kopirajte ćelije B2 i B3, u raspon ćelija B4:B5. (Uputa: označite ćelije B2 i B3, desni klik i Copy. Označite ćeliju B4, desni klik i Paste.) Zadatak: Kopirajte ćeliju C2 u raspon ćelija C4:C5. (Uputa: označite ćeliju C2, desni klik i Copy. Označite raspon ćelija C4 i C5, desni klik i Paste.) Zadatak: Stupac C premjestite ispred stupca A naredbama Cut i Insert Cut Cells. (Uputa: označite stupac C. Pritisnite desnu tipku miša i odaberite Cut. Pojavit će se crtkani okvir oko izrezanog raspona. Pritisnite na zaglavlje stupca A kako biste ga označili, potom pritisnite desnu tipku miša i naredbu Insert Cut Cells.) Zadatak: Premješteni stupac vratite na mjesto, ali ne s UnDo naredbom, već zadatak riješite na dva načina i pokušajte uočiti razliku. Najprije označite stupac A, desni klik i Cut. Napravite desni klik na zaglavlje stupca D i Paste. Uočite što se je dogodilo! Stupac A ostao je prazan. Sada 2 puta pritisnite gumb naredbe UnDo 6

da poništite učinjeno, pa ponovno napravite desni klik nad stupcem D i odaberite Insert Cut Cells. Uočavate li razliku između prije obavljenog postupka stupac A više nije prazan, odnosno po obavljenom postupku nije preostao stupac viška. Kada aktivirate naredbu Cut ili Copy oko raspona pojavit će se crtkani obrub koji u slučaju naredbe Copy omogućuje višekratno ljepljenje kopiranog raspona. Želite li isključiti crtkani okvir oko raspona pritisnite tipku Esc na tipkovnici, no zapamtite, nakon toga raspon više nećete moći zalijepiti tj. nećete više moći koristiti naredbu Paste, već ćete raspon morati ponovno kopirati. Skrivanje stupaca i redaka Kada ne želite ispisivati sve podatke upisane na vašem listu možete ih sakriti naredbom Hide. Zadatak: Sakrijte stupce B i C. Uputa: Označiti stupce B i C, potom desni klik nad označenim i naredba Hide. Sakrijte 1. i 2. redak. Uputa: Označiti 1. i 2. redak, potom desni klik nad označenim i naredba Hide. Zadatak: Ponovno prikažite sakrivene stupce i retke. Uputa: Da biste vratili stupce B i C, potrebno je označiti stupce A i D, potom desni klik nad označenim i naredba Unhide. Za "otkrivanje" 1. i 2. reda potrebno je označiti cijeli list, potom u izborniku Format, naredba Row i Unhide. (Pogledajte sliku.) Rad s knjigama i listovima Slika 8. Otkrivanje skrivenih redaka Zadatak: Pohranite knjigu u svoju mapu s imenom Unos podataka.xls. (Naredbom Save u izborniku File ili gumbom za pohranu slika diskete u alatnoj traci). Slika 9. Promjena imena listu Zadatak: Listu Sheet1 promijenite ime u Uređivanje. Uputa: Dvoklik na karticu lista Sheet1, upisati: Uređivanje i pritisnuti Enter tipku. Drugi način za promjenu imena: desni klik na karticu lista i naredba Rename, upisati ime i potvrditi s Enter. Zadatak: Označiti raspon A1:C5 i kopirati ga na list Sheet2, počev od ćelije B2. Po potrebi nakon kopiranja, prilagodite širine stupaca naredbom Column - AutoFit Selection u izborniku Format. (Uputa: kako je raspon već označen dovoljno je prijeći u izbornik Format, na naredbu Column - AutoFit Selection.) Zadatak: Sačuvajte izmjene u knjizi Unos podataka.xls. 7

Zadatak: Zamijeniti raspored listova 2 i 3 (Sheet2 i Sheet3). Uputa: Postaviti pokazivač miša na naslov radnog lista Sheet 3 te pritisnuti lijevu tipku miša i držeći je pritisnutom povući ga ispred radnog lista Sheet 2 ili postaviti pokazivač miša na naslov radnog lista Sheet 2 pa ga povući lijevom tipkom miša iza naslova radnog lista Sheet 3. Zadatak: Ispred lista Sheet 2 dodajte novi list. Uputa: Postaviti pokazivač miša na list Sheet 2. Pritisnuti desnu tipku miša te odabrati naredbu Insert... i zatim Worksheet, OK. ili odabrati naredbu Worksheet u izborniku Insert. Zadatak: List Sheet 4 preimenujte u "drugi list", a Sheet 2 preimenujte u "treći list". Zadatak: List Sheet 3 obrišite. Uputa: Postaviti pokazivač miša na list Sheet 3. Pritisnuti desnu tipku miša te odabrati naredbu Delete. Zadatak: Sačuvajte izmjene u knjizi Unos podataka.xls. Zadatak: Isprobajte naredbu Move or Copy na sljedeći način: radni list Uređivanje iz knjige Unos podataka.xls premjestite u novu radnu knjigu, pa ga potom iz te nove knjige kopirajte u knjigu unos podataka. Uputa: 1. Postaviti pokazivač miša na list uređivanje. Pritisnuti desnu tipku miša te odabrati naredbu Move or Copy u izbornik prečaca il inaredbu Move or Copy Sheet u izborniku Edit. U okviru To book odaberite novu knjigu (new book) i pritisnite OK. 2. U novoj knjizi (u naslovu prozora knjiga bi trebala biti označena brojem 2 tj. trebalo bi se vidjeti Book2) napravite desni klik na listu Uređivanje i odaberite naredbu Move or Copy. uključite potvrdni okvir uz opciju Create a copy). Slika 10. Premještanje lista uređivanje iz knjige unos podatak u novu, te potom kopiranje lista uređivanje iz nove knjige natrag u knjigu unos podataka, naredbom Move or Copy Zadatak: Novu knjigu spremite u svoju mapu s imenom knjiga1-kopirani list.xls i zatvorite. Zadatak: Sačuvajte izmjene u knjizi Unos podataka.xls. Upis brojevnih podataka u Excelu Brojevni podaci mogu biti cijeli, racionalni brojevi, brojevi zapisani u znanstvenoj ili E-notaciji, datum, vrijeme, novčani iznosi i postotci. Brojevi mogu sadržavati samo vrijednosti: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ),. / kn % E e. 8

Brojevi se poravnavaju uz desni rub ćelije. Ako je upisani brojevni podatak poravnat uz lijevi rub ćelije znači da Excel nije razumio upisani brojevni podatak, već ga tretira kao tekstualni podatak. Zadatak: 1. Kako se u Excelu poravnavaju tekstualni, a kako brojevni podaci? 2. Po upisu podataka u zadacima koji slijede, svako malo potrebno je sačuvati izmjene, tj. upotrijebiti gumbić naredbe Save. 3. Prijeđite na list imena drugi list. Označite raspon ćelija A1: A7 i upišite sljedeće podatke: A 1 50.67 2 50,67 3 5,67 4 5.67 5 5,678 6 5.678 7 5 678 Podatke prepišite u potpunosti kao što je napisano u zadatku, kako biste uvidjeli što nije dobro! Po upisu uočite koje je od upisanih podataka Excel tretirao kao brojeve, a koje je podatke prihvatio kao tekst. Što je u ćeliji A4. Usporedite podatke u ćelijama A5 i A6. Što je u ćeliji A7 broj ili tekst? Promijenite postavke u Control Panelu iz Hrvatskih u Engleske, pa uočite razlike! Vratite postavke na Hrvatske! Zapamtite! Slika 11. Zamjena postavki iz Hrvatskih u Engleske i obratno Za razdvajanje cijelog od decimalnog dijela broja nikada nemojte koristiti tipku sa znakom. i :, niti tipku sa znakom, i ; u alfanumeričkom odjeljku, već isključivo koristiti tipku Del u numeričkom odjeljku. 4. Označite raspon ćelija A8 do A11, upišite preko numeričkog odjeljka broj -12345,678 i unos potvrdite s Ctrl+Enter. 5. Za podatak u ćeliji A8 upotrijebite naredbu Format Cells (desni klik na ćeliju A8), a na kartici Number odaberite Category Number, Decimal places 3 i upotrijebite separator tisućica. 9

Slika 12. Pretvaranje broja u kategoriju Number s tri dec. znamenke i separatorom tisućica 6. Za podatak u ćeliji A9 upotrijebite naredbu Format Cells (desni klik na ćeliju i naredba Format Cells), na kartici Number odabrati Category Number, Decimal places 1 i upotrijebiti separator tisućica, te za prikaz negativnog broja odabrati crvenu boju. Slika 13. Pretvaranje brojčane vrijednosti u kategoriju Number s jednom dec. znamenkom i separatorom tisućica 7. Za podatak u ćeliji A10 upotrijebite naredbu Format Cells, a na kartici Number odaberite Category Accounting, Symbol: none. 8. Za podatak u ćeliji A11 upotrijebite gumbić. Gumbić Comma Style ima funkciju naredbe Format Cells i kategorije Accounting bez oznake simbola. Iz razloga što u ćeliji ostaje rezerviran prostor za simbol udesno od broja, stvara se privid da je broj u sredini ćelije. Naziv Comma Style dolazi od znaka zareza (engl. comma) koji se u američkim postavkama koristi za grupiranje tisućica. Slika 14. Pridruživanje kategorije Accounting odabranoj ćeliji gumbom Comma Style 10

9. U ćeliju A12 upišite broj 1E6. Naredbom Format Cells provjerite oblikovanje kategoriju. Koji je to broj? (Uputa: pogledajte u traci formule.) 10. U ćeliju A13 upišite 5000 u Scientific zapisu. 11. U ćeliju A14 upišite broj: 12345678910,123456. Što je s decimalnim znamenkama? Pogledajte u traci formule da li se vide sve upisane dec. znamenke? Po potrebi proširite stupac AutoFit opcijom ili dvoklikom. Format General prikazuje u ćeliji do 11 znamenki uključujući i predznak i decimalnu točku. Bez obzira na prikaz Excel sprema broj s preciznošću od 15 znamenki. Ako broj sadrži više od 15 znamenki Excel ih odreže. 12. U ćelije B1 do B5 upišite sljedeće podatke: B 1 1/3 2 11/4 3 5 1/5 4 0,75 5 1,5 Da bi podaci bili upisani kao razlomci npr. 1/3, a ne 1.ožu, potrebno je upisati najprije broj 0 i znak razmaka te zatim razlomak, u protivnom će ih Excel tretirati kao datumske podatke. Ako Excel ne pretvori automatski podatke 0,75 i 1,5 u razlomke (3/4 i 1 1/2) tada to učinite prema potrebi sami naredbom Format Cells, na kartici Number odaberite Category: Fraction. 13. U ćeliju C1 upišite sistemski (tekući današnji) datum uporabom kombinacije tipki: Ctrl + Shift +, i potvrdite unos pritiskom tipke Enter. 14. Datumi u Excelu započinju s 1-1-1900. godine i predstavljaju broj dana proteklih od 1-1-1900. Primjerice datum 1-1-2000 upisan u ćeliju i naredbom Format Cells pretvoren u kategoriju General dati će broj 36526, što znači da je od 1-1-1900 do 1-1-2000 proteklo toliko dana. Upišite u C2 1-1-2000, pa pretvorite u kategoriju General. Isprobajte sljedeće: u ćeliju A4 u kojoj ste po upisu podatka 5.67 dobili svi.67, odnosno provjerom u traci formule vidjet ćete da se radi o datumu 1.5.1967. Upišete li u tu ćeliju broj 5,67 dobit ćete u ćeliji sij.00, odnosno u traci formule stajati će: 5.1.1900 16:04:48. Ako bolje razmislite to vam je točno 5 dana i 67. dio dana u odnosu na 1-1-1900. Da biste se iz datumskog podatka vratili u broj napravite nad ćelijom desni klik i odaberite Format Cells, Category General. Godina u datumu, može se upisivati s dvije ili 4 znamenke i pri tome se kod upisa godine s dvije znamenke godine 00-29 tretiraju kao godine ovoga stoljeća, dok se 30-99 tretiraju kao godine prošlog stoljeća, stoga, da ne bi došlo do zabune godinu je najbolje unijeti sa sve četiri znamenke. Datumi mogu biti zadani u kraćem ili punom obliku: d-m (dan-mjesec, tretira se tekuća godina), m-yyyy (mjesec-godina s dvije ili 4 znam., tretira se kao 1. dan zadanoga mjeseca) ili d-m-yyyy (dan-mjesec-godina s dvije ili 4 znam.). Za sljedeće podatke provjeri koje od njih Excel prihvaća kao datumski podatak, a koje kao tekst. Podatke upisati u raspon ćelija C2 do C14. Po upisu podatka u 11

pojedinu ćeliju pogledajte što je upisano u traci formule. (Ćeliju je potrebno ponovno označiti pa pogledati vrijednost u traci formule.) Točka nije dobrodošla kao separator datumskih podataka iako se u hrvatskim postavkama datumi prikazuju s točkom kao razdjelnikom. Poželjno je kod unosa datuma izbjegavati nazive mjeseca kao i znakove točke za razdvajanje. C 1 2 3 5.9.09. 4 5.9.09 5 5-9-09 6 5/9/09 7 1-1-00 15. Kako su poravnati datumski podaci? C 8 1-1-29 9 1-1-30 10 1-1-99 11 1-siječanj 12 1-siječnja 13 1.1. 14 1.1 Ako podaci nisu poravnati uz desni rub, znači da Excel nije prepoznao oblik datuma te je podatak potrebno ispraviti! Najčešća greška je pogrešan separator, te pogrešan redoslijed upisa umjesto dd/mm/yy upisan je oblik mm/dd/yy ili sl. Promijenite postavke u Control Panelu iz Hrvatskih u Engleske, pa upišite dolje zadane podatke u engleskim postavkama, u ćelije C15, C16, C17, C20: 1.1.00. 1-1-00 1/1/00 1.1 1-1 1/1 Vratite postavke na Hrvatske! Zapamtite! Za razdvajanje dana od mjeseca i mjeseca od godine nikada nemojte koristiti tipku sa znakom. i :, u alfanumeričkom odjeljku, već isključivo koristiti tipku / ili u numeričkom odjeljku. Mjesece nemojte upisivati riječima. 16. Koja je godina prikazana za datume u ćelijama C7 i C8, a koja za datume u ćelijama C9 i C10? Oblikovanje datumskih podataka naredbom Format Cells 17. Za ćeliju C4 primijeni sljedeće oblikovanje d-m-yyyy. (Uputa: upotrijebiti naredbu Format Cells, na kartici Number za Category odabrati Custom, pa pod Type upisati: d-m-yyyy. Pogledajte sliku.) Slika 15. Oblikovanje datuma naredbom Format Cells i opcijom Custom 12

Tabela 1. Tumačenje oznaka u naredbi Format Cells kod oblikovanja datuma d - dan brojem 1-31 m - mjesec brojem 1-12 dd - dan s vodećom nulom 01-09, ostali dani su isti 10,11,,31 ddd - naziv dana u tjednu s prva tri slova (ponned) dddd puni naziv dana u tjednu (ponedjeljak nedjelja) mm - mjesec s vodećom nulom 01-09, ostali su mjeseci isti 10,11 i 12 mmm - naziv mjeseca s prva tri slova (sij - pro) mmmm - puni naziv mjeseca (siječanj - prosinac) 18. Za ćeliju C5 primijeni sljedeće oblikovanje: dd-mm-yyyy. Uputa: Na kartici Number odabrati Custom, pa u polju Type upisati: dd-mm-yyyy. 19. Za ćeliju C6 primijeni sljedeće oblikovanje: ddd d-mmm-yyyy. Uputa: Na kartici Number odabrati Custom, pa u polju Type upisati: ddd d-mmm-yyyy. Po potrebi prilagodite širinu stupca. Slika 16. Oblikovanje datuma s prikazom naziva dana u tjednu s prva tri slova Zapamti: Kada se ćelija ispuni znacima #########, potrebno je proširiti stupac! Slika 17. Znakovi # u ćeliji znače da stupac treba proširiti 20. Za ćeliju C1 primijeni sljedeće oblikovanje: dddd d-mmmm-yyyy (na kartici Number odabrati Custom, pa u polju Type upisati: dddd d-mmmm-yyyy). Ako se znakovi # nisu pojavili, tada stupac C suzite da ih vidite, pa ga ponovno proširite. 21. Uporabom gumba Format Painter format s jedne ćelije možete prenijeti na neku drugu. Prenesite format s ćelije C1 na raspon C7 do C10. Uputa: kliknite 13

na ćeliju C1, pritisnite Format Painter, pa potom postavite pokazivač miša na ćeliju C7 i držeći lijevu tipku pritisnutu vucite do C10. 22. Upišite u ćeliju C1 datum svog rođenja. Koji dan u tjednu ste rođeni? 23. U ćeliju D1 upišite sistemsko (tekuće trenutno) vrijeme uporabom kombinacije tipki: Ctrl + Shift +. i potvrdite unos. Kako se poravnava vrijeme? 24. U ćelije D2 do D5 upišite sljedeće podatke i provjerite kako Excel tretira upisano vrijeme. D 1 2 15:44 3 3:44PM 4 3:44 PM 5 15:60 Napomena: kao separator pri unosu vremenskih podataka rabi se znak ":". Oznaka AM ili PM može biti upisana malim ili velikim slovima, ali mora biti razmaknuta za jedan znak, u protivnom radi se o tekstu, ne o vremenu. Kada se minute ili sekunde, upišu s vrijednošću većom od 59, u ćeliji se dobije dio dana protekao od ponoći. Primjerice 11:60 dati će 0,5. 25. Za ćelije D1 i D2 primijeniti oblikovanje u 12 satnom zapisu. (Pogledajte sliku!) Slika 18. Prilagodba vremena u 12 satni zapis naredbom 26. U raspon ćelija E1 do E3 upišite sljedeće podatke i provjerite koji se od upisanih podataka tretira kao novčani iznos, a koji kao tekst: E 1 10,50 kn 2 10,50kn 3 10,50 KN 27. U ćelije E4 do E6 upišite isti podatak: -12,56. Uputa označite raspon E4:E6, upišite -12,56 i potvrdite s Ctrl+Enter. Za E4 koristite gumb Currency, za E5 naredbu Format Cells, na kartici Number Category: Currency i oznaku valute (Symbol) kn. Za E6 naredbu Format Cells, na 14

kartici Number Category: Currency i oznaku valute (Symbol) i crvenu boju za negativne vrijednosti. 28. U ćeliju F1 upišite svoj JMBG. Što se događa kada upišete JMBG i pritisnete tipku Enter? Koji je podatak upisan u traci formule? Kako sačuvati jedinstveni matični broj? Ako se brojevni podatak želi upisati kao tekst koristi se znak apostrof prije unosa brojevnog podatka ili se primjeni oblik - Category - text na ćeliju, a ako je podatak već bio upisan tada još treba kliknuti u taku formule i potvrditi unos. U F2 upišite ponovno svoj JMBG tako da unos započnete sa znakom ' (tipka iza broja 0). 29. U ćeliju F3 upišite '=3+5, a u ćeliju F4 upišite =3+5. 30. U ćeliju G1 upišite 5%, promijenite font u Comic Sans MS veličine 16 pt, prikažite crvenom, a ćeliju obojite po želji. 31. U G2 upišite 25%. Ćeliji G1 pridružite komentar. Uputa: desni klik na ćeliju, Insert Comment, upišite komentar: popust za gotovinu, kliknite van žutog okvira. Po crvenom trokutiću u gornjem desnom kutu ćelije znati ćete da ćelija ima komentar. Jednom upisan komentar može se mijenjati na način da se ćelija označi i pritisne se desna tipka miša, pa naredba Edit Comment. Komentari se mogu obrisati tako da se označi ćelija s komentarom i aktivira naredba Clear- Comments u izborniku Edit ili naredba Delete Comment u plivajućem izborniku. 32. U ćeliju G3 upišite 0,8, a u ćeliju G4 0,2. Vrijednost u ćeliji G3 pretvorite u postotni iznos gumbom a na vrijednost u G4 primijenite naredbu Format Cells, Category Percentage, bez decimala. Slika 19. Pretvaranje podatka u postotni iznos gumbom 15

Brisanje oblika, sadržaja i/ili komentara ćelije U programu Excel svakoj se ćeliji mogu pridružiti 3 dijela: sadržaj (Content), oblik (Format) i komentar (Comment). Svaki od njih može se posebno obrisati. Npr. ako ćeliji G1 obrišemo format u njoj će ostati vrijednost 0,05 bez ikakvoga oblikovanja koje ste učinili. (Želite li pak zadržati vrstu, veličinu i boju slova, te boju ćelije morat ćete samo format ćelije pretvoriti u General.) Ako obrišemo samo sadržaj i potom upišemo novi podatak primjerice broj 10 prikazat će se 10%. Slika 20. Naredba Clear za brisanje sadržaja, i/ili formata, i/ili komentara Za brisanje pojedinih ili svih dijelova ćelije koristi se naredba Clear u izborniku Edit i odgovarajuće opcije: All, Formats, Contents i Comments. Zadatak: Listu Drugi list promijenite naziv u Brojevni podaci. Upisivanje simbola Za upis simbola u ćelije koristi se naredba Symbol u izborniku Contents. Zadatak: U ćeliju H1 upišite formulu P=r 2 π. Zadatak: Sačuvajte izmjene u knjizi unos podataka.xls i zatvorite program Excel. 16

Zapamti Kako prilikom unosa brojčanih podataka ne bi nastupili problemi, potrebno je pridržavati se pravila vezanih uz oblik zapisa koji je definiran u Regional and Language Options u Contol Panelu. Napomena: prije upisa brojčanih vrijednosti bilo bi poželjno provjeriti u Control Panelu koje su postavke važeće hrvatske, američke ili neke druge (Start Control Panel) u kategoriji Date, Time, Language and Regional Options pod Regional and Language Options na kartici Regional Options. Važno je pri upisu brojevnih podataka u Excelu, koristiti načine koji vrijede univerzalno bez obzira na postavke koje mogu biti primijenjene na računalu. Za razdvajanje cijelog od decimalnog dijela broja koristiti tipku Del u numeričkom odjeljku. Za razdvajanje dana od mjeseca i mjeseca od godine u datumskom podatku koristiti znak / ili -. Znak točke koji vrijedi u hrvatskim postavkama uzrokovat će grešku u nekim drugim postavkama. Kod datumskih podataka također je bolje upisivati mjesece brojkom, jer nazivi mjeseca ovise o jeziku koji se koristi, a posebice u hrvatskom jeziku može se dogoditi greška ako se naziv mjeseca upiše u padežu koji nije nominativ. 17

Uporabom tipke Del u numeričkom odjeljku decimalni separator uvijek će biti valjan tj. u američkim će postavkama primjerice prikazivati točku, dok će u hrvatskim postavkama prikazivati zarez. Ukoliko se regionalne postavke promijene, čak i tijekom rada, a separator je upisan pomoću tipke Del, znak decimalnog separatora automatizmom će se prilagoditi. Nikada se ne smije doslovce prepisivati znak separatora koji je zapisan na papiru s kojega se vrijednosti prepisuju, primjerice ako ste dobili telefax iz amerike s nekakvim brojčanim vrijednostima koje unosite na svoj list u Excelu, prepisujući znak decimalnog separatora tj. znak "točke" učiniti ćete veliku pogrešku! Znak za grupiranje tisućica ne upisivati prilikom unošenja podataka, budući se može pogriješiti, već nakon unosa brojeva koristiti oblikovanja koja Excel podržava ili definirati korisnički oblik broja, tj. koristiti naredbu Format Cells. Oznaka valute mora biti upisana slovima kao što je definirano pod Regional and Language Options na kartici Regional Options pod Currency (ako su zadana mala slova ista se moraju koristiti kod upisa novčanih iznosa u Excelu, u protivnom ih Excel neće tretirati kao novčane iznose. Također je važan i položaj oznake valute ispred ili iza iznosa). 18

Kombinacije tipki za kretanje tablicom: Tipka ili kombinacija Učinak,,, iduća ćelija u određenom smjeru Ctrl +, Ctrl +, pomak na iduću ćeliju u određenom smjeru koja nije prazna Ctrl +, Ctrl + Enter ćelija niže Tab jedna ćelija udesno Shift + Enter jedna ćelija više Shift + Tab jedna ćelija ulijevo Home na stupac A u trenutnom redu (u prvu ćeliju trenutnog reda) End, pomiče nas na posljednju ćeliju reda u kojem se nalazi aktivna ćelija Page Up, Page Down jedan ekran više, odnosno jedan ekran niže Ctrl + Home na ćeliju A1 Ctrl + End na ćeliju u posljednjem retku i stupcu radnog lista u kojem je upisan neki podatak; kad su ćelije prazne ostajemo u ćeliji A1 Označavanje ćelija i raspona ćelija Označavanje ćelije raspon susjednih ćelija raspon nesusjednih ćelija cijeli red ili stupac više susjednih redaka ili stupaca više nesusjednih redaka ili stupaca cijeli radni list za cijeli list Postupak postavi se pokazivač miša unutar ćelije i pritisne se lijeva tipka miša postavi se pokazivač miša u prvu ćeliju raspona i držeći pritisnutu lijevu tipku miša vuče se do posljednje ćelije ili postavi se pokazivač miša u prvu ćeliju raspona, drži se pritisnuta tipku Shift i pritisne se lijeva tipku miša u posljednjoj ćeliji raspona; raspon se može označiti i pomoću okvira imena upiše se raspon, primjerice A1:G5 i pritisne Enter tipka. označi se prvi raspon ćelija (pritisne se lijeva tipka miša i povlači do kraja raspona), otpusti se tipka miša, pritisne se tipka Ctrl i dok se drži pritisnutom označi se mišem drugi rasponi ćelija i tako redom; raspon nesusjednih ćelija lakše je označiti pomoću okvira imena upiše se raspon, primjerice A1:C5; H1:K5 i pritisne Enter tipka. pokazivač miša postavi se na zaglavlje reda (na broj reda s lijeve strane prozora ) ili zaglavlje stupca (sivi okvir na vrhu sa slovom stupca ) i pritisne se lijeva tipka miša označi se prvi red odnosno stupac, a zatim držeći pritisnutu tipku Shift označi se posljednji redak, odnosno stupac označi se prvi red, odnosno stupac, te se držeći pritisnutom tipku Ctrl vrši odabir daljnjih redaka, odnosno stupaca pritisne se lijeva tipka miša u gornjem lijevom kutu tablice Unos podataka u označeni raspon ćelija ili Ctrl+A. Označimo li prije unošenja podataka raspon koji želimo popuniti, unos će biti mnogo brži. Potvrdu unosa i prijelaz u sljedeću ćeliju može se obaviti uporabom tipki Enter (prema dolje) ili Tab (u desno), odnosno kombinacijom Shift+Enter (na gore) ili Shift + Tab (u lijevo): 19

Enter ako podatke unosimo odozgo na dolje; iz posljednje ćelije popunjenog stupca premještamo se u prvu ćeliju idućeg stupca u rasponu; kombinacijom tipki Shift + Enter za vraćanje u slučaju ispravljanja ili ako podatke unosimo odozdo prema gore; Tab ako podatke u raspon ćelija unosimo slijeva udesno; Shift + Tab ako podatke u raspon unosimo zdesna ulijevo; Napomena: Ako se pritisne bilo koja tipka sa strelicom poništit će se oznaka raspona. Unos istog podatka u označeni raspon ćelija Kada imate potrebu u označeni raspon ćelija unijeti isti podatak, najprije ćelije označite, upišite podatak i potom unos potvrdite kombinacijom tipki Ctrl+Enter. Izmjena sadržaja ćelija Podatak koji je već upisan u ćeliju može se izmijeniti. Pri izmjeni sadržaja ćelije razlikujemo dva slučaja: izmjenu cijelog sadržaja (označi se ćelija klikom i upiše novi podatak, pa pritisne Enter za potvrdu) i izmjenu dijela sadržaja (samo nekih znakova). 1) izmjena cijelog sadržaja obavlja se na način da se ćelija označi, upiše se novi podatak i potvrdi se unos. 2) izmjena dijela sadržaja (nekih znakova) možemo obaviti na jedan od tri načina: I. dvoklikom na ćeliju čiji dio sadržaja želimo promijeniti, ispravimo sadržaj i potvrdimo izmjene II. označimo ćeliju i pritisnemo na funkcijsku tipku F2, te ispravimo i potvrdimo III. uporabom trake za unos formule označimo ćeliju čiji sadržaj želimo izmijeniti prijeđemo u traku formule u područje gdje se pojavio sadržaj ćelije, pritisnemo lijevu tipku miša te izmijenimo podatke i potvrdimo. 20