Utilizarea incasarilor si platilor prin mijloace electronice in administratia publica Asist. univ. drd. Attila GYÖRGY Facultatea de Management Academia de Studii Economice din Bucuresti In Romania, din punct de vedere financiar, sectorul public deruleaza anual aproximativ o treime din valoarea produsului intern brut. In acest context, operatiunile financiare ale institutiilor publice (entitati mandatate sa incaseze si sa aloce fondurile publice) nu pot fi trecute ca fiind nesemnificative. Complexitatea operatiilor depinde de tipul de finantare si de specificul institutiei publice. Incasarea veniturilor bugetare si efectuarea cheltuielilor prevazute in bugete pot fi realizate in conditii de eficienta doar renuntandu-se la operatiunile bazate pe numerar si utilizand mijloacele electronice de plata. Tehnologiile mileniului III permit eficientizarea operatiunilor financiare, adica permit reducerea costurilor semnificativ, asigura reducerea timpul necesar realizarii operatiei, minimizeaza riscul aparitiei unor erori materiale etc. Finantele institutiilor publice Fondurile publice se deruleaza prin intermediul institutiilor publice, dar exista mai multe mecanisme diferite. Mecanismele au fost adaptate nevoilor proprii ale sistemului si variaza in functie de tipul de finantare al institutiei publice. Din punct de vedere al finantarii institutiilor publice putem distinge trei mari categorii: - Institutii publice finantate integral de la buget (de stat, local, de somaj etc.) aceste institutii publice nu incaseaza venituri proprii (decat in cazuri exceptionale), toata finantarea fiind asigurata de la buget (exemple de astfel de institutii: ministerele, scolile). In aceasta categorie se incadreaza si institutiile publice care colecteaza impozite, taxe si contributii pentru diverse bugete (aceste prelevari nu se fac venit la bugetul institutiei, ci institutia primeste alocatii pentru a putea functiona). - Institutii publice subventionate de la buget aceste institutii incaseaza venituri proprii, insa cuantumul incasarilor este foarte mic fiind nevoie de alocatii bugetare sub forma de subventie pentru acoperirea integrala a cheltuielilor (exemple de astfel de institutii: muzeele, teatrele). - Institutiile publice finantate integral din venituri proprii care se constituie din impozite colectate in conformitate cu prevederile legale (situatie mai rar intalnita) sau din contravaloarea serviciilor prestate pe baza de contract. Veniturile proprii ale acestor institutii trebuie sa acopere integral cheltuielile. Avand in vedere ca furnizeaza servicii de interes public, adesea beneficiarul sau finantatorul acestor servicii este chiar statul, fapt ce nu contravine ideii de venit propriu al institutiei. Exemple de astfel de institutii publice sunt universitatile de stat sau spitalele publice. In cele trei situatii, platile electronice se utilizeaza in mod diferit. Astfel, institutiile publice finantate integral de la buget utilizeaza mijloacele electronice de plata pentru achitarea bunurilor si 81
serviciilor achizitionate de la terti (firme sau alte institutii publice), dar si pentru plata anumitor drepturi banesti ale unor categorii de beneficiari stabiliti de lege (pensii, alocatii, indemnizatii). Institutiile publice subventionate pot utiliza mijloacele electronice de decontare atat pentru plati, cat si pentru colectarea veniturilor proprii. Din pacate, acest lucru se realizeaza mai rar deoarece, de regula, cuantumul taxelor incasate este relativ mic. In viitor prin dezvoltarea unor sisteme de vanzare la distanta (in special prin intermediul internetului) se pot dezvolta platile electronice. Institutiile publice finantate integral din venituri proprii ar trebui sa fie primele care sa se preocupe in sensul diversificarii modalitatilor de incasare a veniturilor proprii deoarece acestea sunt foarte multe si in cuantum semnificativ. Avand in vedere ca nu exista posibilitatea de a primi alocatii bugetare propriu-zise in cazul in care veniturile proprii nu se realizeaza conform asteptarilor, aceste institutii trebuie sa se concentreze asupra cresterii gradului de colectare la un nivel apropiat de 100%. Atingerea acestui deziderat este cu atat mai justificata cu cat sumele neutilizate raman la dispozitia institutiei (acestea pot fi prelevate la buget doar in cazul institutiilor de subordonare locala). Colectarea creantelor bugetare Majoritatea impozitelor si taxelor se colecteaza de catre unitatile subordonate ale Ministerului Finantelor Publice si primarii. Mai exista o serie de institutii publice care administreaza anumite impozite ca de exemplu: Administratia Fondului pentru Mediu sau Comisia Nationala a Valorilor Mobiliare. Partial aceste creante se colecteaza electronic deoarece in special agentii economici platesc sumele datorate la stat prin ordin de plata (direct din contul lor la trezorerie sau din conturi deschise la banci comerciale). Din pacate exista si agenti economici care prefera sa plateasca in numerar impozitele si taxele datorate deoarece considera ca nivelul comisioanelor bancare practicate este nejustificat de mare. Partial este indreptatita aceasta atitudine, in special la firmele mici, deoarece impozitele si contributiile salariale se vireaza pe zece ordine de plata, iar in cazul firmelor care au doar cativa angajati comisioanele bancare pot fi mai mari decat sumele virate la buget. Persoanele fizice continua sa utilizeze in cea mai mare parte platile prin numerar deoarece, de obicei, nu detin conturi curente la banca, iar daca totusi au astfel de conturi nu stiu sau nu doresc sa faca viramente de aici. Din pacate completarea unui ordin de plata catre trezoreria statului nu este un lucru chiar foarte usor. Ministerul Finantelor Publice a creat un program de calculator care sa faciliteze generarea ordinului de plata, dar de aici si pana la a completa fara nicio problema ordinul de plata este cale lunga. Nu trebuie sa uitam ca programul ne pune la dispozitie liste de trezorerii (aproximativ 300 de trezorerii) si mai mult de zece pagini de coduri IBAN aferent fiecarei trezorerii. Acest lucru este necesar trezoreriei pentru a putea prelucra corect sumele incasate, dar din punctul de vedere al contribuabilului este de multe ori ceva de neinteles. Imbunatatirea gradului de colectare electronica se poate realiza doar printr-o politica de incurajare a utilizarii mijloacelor electronice. O prima masura ar fi reducerea costurilor. TransFonD a operat deja o prima reducere a comisionului perceput pentru operarea in sistem a ordinelor de plata, dar acest lucru ar trebui sa continue si pe viitor pe fondul cresterii numarului de operatiuni. Diversificarea produselor bancare si operarea pe scara din ce in ce mai mare cu codurile de bare (inclusiv cele bidimensionale) pot facilita platile electronice, asigurand in acest fel o mai mica reticenta din partea contribuabililor si o evidenta mai acurata la nivelul institutiilor publice abilitate pentru incasarea de impozite, taxe si contributii. Particularitati ale colectarii creantelor bugetare locale 82
Colectarea impozitelor la bugetele locale se face, in continuare, doar partial la nivelul autoritatilor publice locale. In ultimii ani, s-a dezvoltat un mecanism de alocare de sume si cote defalcate din anumite impozite care se colecteaza la nivel central (prin unitatile din subordinea Ministerului Finantelor Publice). Astfel, dupa ce banii se vireaza in conturile bugetului de stat, acestea se repartizeaza bugetelor locale dupa o serie de criterii stabilite de lege. In 2006, prin Legea bugetului de stat s-au estimat urmatoarele sume si cote defalcate din impozitul pe venit si TVA care se vor vira de Ministerul Finantelor Publice bugetelor locale: Indicator Cote defalcate din impozitul pe venit Sume defalcate din TVA TOTAL Sursa: Legea bugetului de stat pe anul 2006 Suma 6.912.000.000 RON 9.703.485.000 RON 16.615.485.000 RON Tabelul 1 Sumele prezentate sintetic in tabelul de mai sus reprezinta, din punct de vedere al colectarii la nivelul autoritatilor publice locale, varsaminte care intra in conturile bugetelor locale prin virament, fara a mai fi nevoie de efectuarea unor cheltuieli suplimentare cu colectarea de catre aparatul local. Acest lucru nu inseamna ca nu exista un efort bugetar pentru acoperirea costurilor colectarii, dar acest efort bugetar este sustinut de la bugetul de stat si bugetul trezoreriei statului. Mecanismul utilizat, respectiv impozitele se colecteaza in conturi unice si se redistribuie bugetelor locale in limita prevazuta de lege, a facut posibil cresterea eficientei colectarii si simplificarea urmaririi debitorilor la bugetul general consolidat. Aceste impozite reprezinta intr-o anumita masura venit al bugetului de stat, iar diferenta revine bugetului local (judetean si municipal/orasenesc/comunal). In varianta clasica contribuabilii trebuia sa vireze suma datorata cu trei ordine de plata diferite (pentru cei trei beneficiari: bugetul de stat, bugetul judetean si bugetul localitatii). Utilizarea a trei ordine de plata complica foarte mult situatia deoarece volumul de munca se tripleaza. In plus, din punct de vedere al statului, acesta nu poate interveni administrativ pentru sprijinirea anumitor localitati. In perioada in care s-a utilizat in Romania sistemul defalcat de plata s-a mai constatat un mare neajuns: agentii economici incurcau cotele aferente diferitelor bugete, asa ca in momentul in care descopereau acest lucru solicitau regularizari intre bugete ingreunand si mai mult executia bugetara. In consecinta, metoda utilizata actualmente are o eficienta sporita deoarece simplifica foarte mult procerdura de colectare. Decontarea platilor initiate de institutiile publice Institutiile publice trebuie sa utilizeze intr-o masura foarte mare platile electronice pentru achitarea bunurilor si serviciilor achizitionate. In conformitate cu legislatia romaneasca, institutiile publice pot realiza plati in numerar doar pentru plata drepturilor salariale, precum si pentru alte cheltuieli care nu se justifica a fi efectuate prin virament. Cele mai importante plati in numerar realizate de institutiile publice sunt cele aferente platii salariilor (daca nu s-a optat pentru plata acestora pe card). O alta categorie de cheltuieli in numerar o reprezinta drepturile banesti ale diverselor categorii de persoane care ridica aceste sume direct de la casieria institutiei publice. Celelalte plati in numerar pentru achitarea unor bunuri de mica valoare sau decontarea unor deplasari reprezinta o fractiune nesemnificativa din totalul rulajului. In situatia in care anumite institutii publice sunt abilitate prin lege sa plateasca drepturi de asigurari si asistenta sociale (pensii, indemnizatii, alocatii etc.) pot apela la serviciile Companiei Nationale Posta Romana. Din punct de vedere al institutiei publice aceasta practica reduce considerabil platile cu numerar deoarece acestea se vor realiza de catre terti. O greutate intampinata de institutiile publice este legata de faptul ca acestea au, de regula, mai multe conturi deschise la trezorerie. Acest lucru se explica prin faptul ca se doreste un control mai mare 83
al trezoreriei asupra operatiunilor institutiilor publice. Consider ca ar fi suficient ca orice institutie sa-si evidentieze analitic platile in contabilitate si sa nu fie nevoita sa lucreze cu mai multe conturi de cheltuieli sau disponibil la trezorerie. Acest lucru ar duce si la o simplificare a activitatii trezoreriei. Externalizarea operatiunilor cash Pentru a reduce cat mai mult operatiunile cu numerar, multe institutii publice au optat pentru externalizarea (integrala sau partiala) a operatiunilor de incasari si plati. Acest lucru inseamna ca au mandatat un tert sa colecteze taxele care i se cuvin contra unui comision, respectiv sa achite sumele de care beneficiaza anumite categorii sociale. Avantajul este cu atat mai mare cu cat in acest fel s-au creat conditiile pentru oferirea unor facilitati in ceea ce priveste efortul depus de platitor/beneficiar: acesta are la dispozitie mai multe posibilitati pentru a plati, de cele mai multe ori intervalul orar este mai generos, distanta strabatuta este mai mica etc. Partenerii cei mai statornici ai institutiilor publice sunt institutiile financiar-bancare si posta. Prin specificul lor, bancile (si in special Casa de Economii si Consemnatiuni) au preluat colectarea impozitelor si taxelor in multe cazuri. Atuurile acestor institutii au constat in reteaua vasta de care dispun (in mediul urban gradul de bancarizare este de peste 98%, iar in mediul rural exista cel putin o unitate bancara la fiecare a patra comuna), traditia de zeci de ani, specialistii angajati. Externalizarea are la baza si o rigiditate a administratiei publice care nu a putut sa se plieze la noile conditii socio-economice si care nu a fost pregatita indeajuns pentru a face fata noilor cerinte. Fenomenul de descentralizare a stat la baza majoritatii modificarilor importante, inclusiv din punct de vedere al descentralizarii colectarii impozitelor. Posta Romana ofera servicii de distribuire a unor drepturi banesti la domiciliul beneficiarilor. Acest serviciu se impune cu atat mai mult cu cat exista beneficiari care nu se pot deplasa sau se deplaseaza cu mare greutate. Conform legii bugetului de stat pe anul 2006, cuantumul comisioanelor platite catre Posta Romana nu poate depasi 1,35% din totalul drepturilor distribuite de aceasta. Incasarea prin posta a drepturilor nu este obligatorie, beneficiarii putand opta pentru alte metode cum ar fi virarea banilor in cont bancar (inclusiv cont de card). Mijloace de efectuare a platilor electronice Cel mai frecvent utilizat instrument de plata electronic este ordinul de plata. Incepand cu primavara anului 2005 s-a implementat sistemul electronic de plati care cuprinde atat trezoreria cat si bancile comerciale. In acest fel decontarea intre clientii acestora se face electronic si intr-o perioada foarte scurta de timp indiferent de localitatea in care au deschise conturile. Durata decontarii variaza de la cateva secunde (in cazul ordinelor de plata de mare valoare sau urgente) la cateva ore, cel tarziu pana in urmatoarea zi lucratoare. Decontarea electronica utilizand ordine de plata este folosita pe scara larga de agentii economici pentru plata impozitelor si taxelor catre buget, dar si de institutiile publice pentru majoritatea platilor initiate de acestea. Pentru a asigura o evidenta clara si exacta a impozitelor, taxelor si contributiilor colectate la buget, Ministerul Finantelor Publice a pus la punct un program de calculator care genereaza ordinul de plata folosit in relatia cu trezoreria (OPT). Acest ordin de plata are, pe langa elementele specifice unui ordin de plata utilizat in relatiile dintre agentii economici, anumite elemente suplimentare care ajuta fiscul la identificarea platii si a contribuabilului. De asemenea, programul ofera asistenta pentru stabilirea codului IBAN asociat impozitului si trezoreriei beneficiare. POS-urile (abrevierea de la Point of Sales deoarece initial se foloseau doar pentru plata bunurilor si serviciilor vandute la magazin) pot fi folosite pentru a incasa impozite, taxe si contributii, dar au dezavantajul ca necesita deplasarea contribuabilului la ghiseul institutiei beneficiare. Desi are avantajul ca nu mai presupune manevrarea numerarului, oamenii apeleaza foarte rar la plata prin POS deoarece sumele platite sunt destul de mici, legaturile telefonice necesare comunicatiilor cu banca 84
emitenta a cardului nu sunt tocmai excelente, iar asteptarea de cateva zeci de secunde necesare platii li se pare nejustificata. Cele mai multe terminale POS au fost montate la sediile directiilor de venituri locale din cadrul primariilor si intr-o masura mai mica la casieriile institutiilor publice. Din pacate s-au consemnat si cazuri in care dupa o perioada terminalele au fost retrase de catre banca ca urmare a neutilizarii lor. Utilizarea POS-ului se recomanda, in general, cand cuantumul taxei datorate se stabileste de catre institutia beneficiara in functie de documentele depuse de platitor (de exemplu in cazul autorizatiilor de constructie emise de primarie). Nu trebuie uitate nici POS-urile mobile care permit incasarea taxelor fara a fi necesara asigurarea unui cadru strict de tipul unei casierii. In multe cazuri, institutii publice ofera servicii specifice contra cost in spatii deschise cum ar fi parcurile sau parcarile. In aceste situatii, utilizarea unui POS mobil poate fi solutia eleganta, sigura si civilizata pentru incasarea taxei. In cazul institutiilor publice care percep taxe sau tarife modice (de ordinul a cativa lei) se poate implementa si un terminal off-line. Acest terminal nu este legat in permanenta la furnizorul de servicii bancare, ci inregistreaza operatiile in memorie fara a face verificarea disponibilului in cont. Aceasta metoda permite economisirea de sume importante prin reducerea cheltuielilor de comunicatii (descarcarea informatiilor stocate se va face periodic, de regula odata pe zi), dar va expune institutia la riscul de neplata deoarece este posibil ca anumite persoane sa nu dispuna de sume suficiente. Consider ca riscul este unul moderat deoarece exista modalitati de recuperare (cel putin partiala a sumelor) in viitor cand persoana va alimenta cardul ori va dori sa beneficieze din nou de serviciul pus la dispozitie de prestator. Terminalele recunoscand cardul care la o tranzactie anterioara a prezentat probleme, va atentiona operatorul in acest sens. O alta arma de lupta impotriva rau platnicilor poate fi inregistrarea in baza de date a biroului de credit deoarece o astfel de tranzactie poate fi tratata ca un incident bancar si se pot lua masuri in consecinta. Din ce in ce mai multe banci permit posesorilor de card sa-si utilizeze instrumentele de plata pe internet in conditii de securitate maxime (cel putin pana acum, sistemele nu au putut fi sparte). In acest context, Ministerul Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiei lucreaza la un portal de internet pentru plata amenzilor utilizand cardul. Consider ca ar fi cazul utilizarii pe scara mult mai larga a internetului, mai ales ca sectorul public ofera de obicei servicii care adesea pot fi livrate fara ca beneficiarul serviciului sa se deplaseze la prestator. Un exemplu in acest sens este portalul de e-learning destinat activitatilor didactice online. O alta aplicatie specifica internetului ar putea fi rezervarea online a locurilor la teatru. O alta posibilitate de a plati prin card o reprezinta utilizarea bancomatului. Unele banci comerciale au dezvoltat parteneriate cu primarii in vederea platii impozitelor locale prin intermediul bancomatelor. Sistemul permite plata in orice moment a debitelor datorate de la orice bancomat al bancii care ofera acest serviciu. Este nevoie de o singura inregistrare pentru a da posibilitatea bancii de a atasa contului de card numerele de rol unice nominale aferente cladirilor, terenurilor sau mijloacelor auto pentru care se plateste impozitul. Plata prin bancomat se poate utiliza doar pentru impozite care presupun evidente pe baza de rol. In ultima vreme, bancile au inceput sa puna la dispozitia clientilor si bancomate care incaseaza numerar. In acest context si institutiile publice pot apela la banci pentru a colecta prin intermediul acestor aparate anumite taxe. Chiar Academia de Studii Economice din Bucuresti permite studentilor plata prin astfel de bancomate a taxelor de scolarizare, in acest fel reducand cantitatea de numerar manipulata efectiv prin casieriile proprii. Institutiile financiar-bancare, in calitate de intermediari, asigura colectarea unor impozite sau taxe scutind institutiile publice de manipularea de numerar. Plata prin mandat postal sau viramentul bancar reprezinta o modalitate frecvent utilizata. O alta modalitate utilizata reprezinta vanzarea de timbre fiscale sau judiciare, ambele reprezentand o modalitate indirecta de plata a unor taxe care oricum se virau la buget. Concluzie 85
Institutiile publice fac apel frecvent la platile electronice, dar din pacate doar in limitele impuse de catre normele legale specifice trezoreriei. Diversificarea sistemelor moderne de plata trebuie sa reprezinte o oportunitate pentru orice institutie publica. Noile tehnologii din domeniul financiar-bancar oferite in general de bancile comerciale trebuie sa fie adaptate si la specificul activitatii sectorului public pentru a putea fi exploatate la maxim si in acest sector. Managerii publici nu ar trebui sa manifeste reticenta in ceea ce priveste utilizarea de noi tehnologii, ci din contra ar trebui sa alinieze activitatea din institutia lor la aceste noi tendinte. Potentialul oferit de internet este mult prea putin exploatat in prezent. Acest univers care se dezvolta pe zi ce trece ofera o resursa foarte ieftina si eficienta, iar cel care va sti sa o utilizeze va avea numai de castigat. Bibliografie: 1. MOSTEANU TATIANA (coordonator), Buget si Trezorerie Publica, Bucuresti, Editura Universitara, 2004 2. MOSTEANU TATIANA; GYÖRGY ATTILA, Buget si Trezorerie Publica (Studii de caz comentate), Bucuresti, Editura Universitara, 2005 3. * * * Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, nr. 597/2002 4. * * * Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice locale, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, nr. 431/2003 5. www.bnro.ro 86