Pusat Jaminan Kualiti ( PJK ) ditubuhkan secara rasmi pada 10 Februari 2011 setelah diluluskan oleh Lembaga Pengarah UKM Bil. 1/2011. Sebelum penubuhannya semua aktiviti kualiti UKM dikendalikan oleh Bahagian Jaminan Kualiti iaitu di bawah pentadbiran Pusat Perancangan Korporat dan Kualiti (PPKK). Penubuhan PJK adalah selaras dengan cadangan Panel Penilai Audit Institusi MQA ke atas UKM pada 22-26 Mac 2010 di mana UKM telah berjaya diberikan status Swaakreditasi (self-accreditation) berkuatkuasa 29 April 2010. Hasil Audit, Panel MQA telah mencadangkan supaya UKM menilai semula Sistem Jaminan Kualiti (QA Systems) sedia ada dan mengambil langkah supaya proses kualiti lebih telus dan berintegriti di semua peringkat. MQA juga mengesyorkan supaya UKM menubuhkan Pusat Jaminan Kualiti (Quality Assurance Division) untuk memastikan Sistem Jaminan Kualiti UKM lebih terancang dan berkesan. 2
2 major components: Ends are goals This is reflected in vision statement, mission statements, long-term objectives/goals and targets (sasaran) Means are basically the ways of achieving the ends This is reflected in terms of strategies 3
4
Bagi melaksanakan proses jaminan kualiti yang sistematik dan berkesan, setiap proses teras disokong oleh: 1. pangkalan data operasi proses berkenaan dan sistem maklum balas yang mengumpul maklum balas pelanggan dan pihak berkepentingan 2. proses penilaian dan penandaarasan bagi mengukur hasil yang diperoleh dan memastikan objektif dan sasaran dipenuhi, 3. penambahbaikan berterusan dalam memantapkan proses, menghapus dan mencegah segala kelemahan dan ketidakpatuhan yang ditemui. 5
6
Unit Pengurusan Kualiti FSSK telah ditubuhkan pada Julai 2007. Unit Pengurusan Kualiti telah ditukar namanya kepada Unit Jaminan Kualiti dan Ketua Pengurus Kualiti telah ditukar kepada Ketua Jaminan Kualiti pada 2011. 7
Objektif Unit Jaminan Kualiti FSSK adalah : Mengurus dan memastikan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti PPPS mematuhi piawaian ISO di semua peringkat di Universiti dan Fakulti. Memantau dan menilai kursus prasiswazah untuk kitar setiap semester/ sesi pengajian. Memantau prestasi dan akreditasi untuk kitar penuh (3-5 tahun tertakluk kepada kelulusan senat ). Memantau dan menilai program siswazah penyelidikan untuk setiap semester / sesi pengajian Memastikan aktiviti Unit Jaminan Kualiti yang dirancang dalam Takwim Aktiviti Tahunan dilaksanakan. Menilai maklumbalas pihak berkepentingan dan mencadangkan penambahbaikan. Menanamkan penghayatan budaya kualiti setiap warga Fakulti 8
KUALITI SEBAGAI BUDAYA KERJA 9
TRANSFORMASI KE ARAH BUDAYA KERJA BERKUALITI 10
MEMBUDAYAKAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI PINTAR 11
12
Unit Jaminan Kualiti telah menyediakan satu kerangka dan peta jalan sebagai panduan dan penanda aras untuk Fakulti. Kerangka dan Peta Jalan UJK mempunyai 3 fasa dan akan berjalan selama 3 tahun dari tahun 2012 hingga 2015. a) Fasa permulaan (Jun 2012 Jun 2013 ) b) Fasa Pengisian (Julai 2013 Julai 2014 ) c) Fasa Optimum (Ogos 2014 2015 ) 13
Setiap fasa memakan masa selama setahun berasaskan 6 tunggak perlaksanaan Unit Jaminan Kualiti Setiap tunggak ini mempunyai fokus aktiviti yang akan dilaksanakan fasa demi fasa. 14
1. STRUKTUR PENGURUSA N DATA FAKULTI 6. PENYELIDIKAN & PERSIDANGAN 2.STRUKTUR JAMINAN KUALITI PANGKALAN DATA PINTAR, PEMBUAT KEPUTUSAN & PENGURUSAN 5. KURSUS 3. AUDIT 4.BENGKEL 15
Berikut adalah fokus aktiviti yang akan dan telah dilaksanakan mengikut fasa : 1. Struktur Pengurusan Data Fakulti memberi tumpuan kepada Sistem Pengurusan Dokumen (SPDFSSK) 2. Struktur Jaminan Kualiti memberi tumpuan kepada memperkukuhkan Unit Jaminan Kualiti dan membudayakan kualiti sebagai satu budaya kerja di dalam Fakulti. 3. Audit memberi tumpuan kepada Audit Kendiri, Audit COPPA, Audit SIRIM 4. Bengkel memberi tumpuan kepada Siri- siri Bengkel yang melibatkan kualiti dan Pensijilan 5S 5. Kursus memberi tumpuan kepada penglibatan kakitangan Fakulti dalam kursus dan latihan. 16
Sumber Kewangan Sumber Manusia terlatih dan mahir Infrastruktur dan Prasarana yang Kondusif Latihan dan Kursus Mesyuarat Bengkel Kursus Latihan Forum Pemerkasaan SPDFSSK 5S- Fasa Pertama Audit Dalaman pada Audit Kendiri pada Bengkel COPPA pada 17&18 Oktober 2012 Anugerah & Pengiktirafan Penerbitan UJK Canvas stategy Laporan Pra-Bengkel Laporan Pensrukturan semula FSSK Buletin UJK Laman Web UJK Kajian Pengesanan Graduan Fakulti 2012 Facebook & Twitter Fakulti INPUT PROSES OUTPUT 17
SASARAN PERNYATAAN STRATEGI PENCAPAIAN RANCANGAN TEMPOH PELAKSANAAN BERKALA (2013-2018 ) SEMASA SASARAN 2013-2018 SUKU 1 (JAN-MAC) SUKU 2 (APR-JUN) SUKU 3 (JUL-SEPT) SUKU 4 (OKT-DIS) J F M A M J J A S O N D 1.Perancangan Jadual Pelaksanaan Audit Dalam Secara Berkala :- i) MS ISO 9001:2008 SPK PPPS a) Persediaan menghadapi Audit Dalaman : -Melaksanakan Penilaian Kendiri sebagai persediaan menghadapi Audit Dalaman - Telah melaksanakan Penilaian Kendiri 2012 pada 26-27 Jun 2012 -Telah melaksanakan Penilaian Kendiri Siri 1 pada 29 30 April 2013 - Akan melaksanakan penilaian kendiri dua kali setahun (antara Mac Julai dan September Januari) sebagai persediaan menghadapi Audit Dalaman pada November. - Menghadapi Audit Dalaman UKM setahun sekali sebagai prapersediaan menghadapi audit SIRIM - Hasil Lawatan Audit Dalaman pada 5 Disember 2012, FSSK telah mendapat 7 OFI yang telah di ambil tindakan pembetulan. 18
SASARAN PERNYATAAN STRATEGI PENCAPAIAN RANCANGAN TEMPOH PELAKSANAAN BERKALA (2013-2018 ) SEMASA SASARAN 2013-2018 SUKU 1 (JAN-MAC) SUKU 2 (APR-JUN) SUKU 3 (JUL-SEPT) SUKU 4 (OKT-DIS) J F M A M J J A S O N D i) MS ISO 9001:2008 SPK PPPS b) Persediaan Menghadapi Audit SIRIM - Melaksanakan Penilaian Kendiri sebagai persediaan menghadapi Audit Dalaman - Lawatan Audit SIRIM ke FSSK adalah pada Mac 2012. Tiada OFI mahupun NCR direkodkan. Salah satu fakulti yang mendapat best practises - Audit SIRIM UKM akan diadakan pada 20-23 Mei 2013. FSSK tidak terlibat dalam audit SIRIM kali ini. 19
SASARAN PERNYATAAN STRATEGI PENCAPAIAN RANCANGAN TEMPOH PELAKSANAAN BERKALA (2013-2018 ) SEMASA SASARAN 2013-2018 SUKU 1 (JAN-MAC) SUKU 2 (APR-JUN) SUKU 3 (JUL-SEPT) SUKU 4 (OKT-DIS) J F M A M J J A S O N D ii) MQA - Program pengajian perlu disemak semula sekurangkurangnya sekali dalam 5 tahun. Kali terakhir disemak adalah pada tahun 2008. - Melaksanakan akreditasi dalaman program pengajian berkaitan (prasiswazah & siswazah ) - Laporan COPPA dan SAR telah dihantar ke PJK pada Januari 2013 sebagai persiapan untuk Akreditasi. - Bengkel semakan COPPA telah diadakan pada Oktober 2012 di Hotel Equatorial Bangi Menunggu tarikh dari PJK untuk mengadakan audit MQA 20
SASARAN PERNYATAAN STRATEGI PENCAPAIAN RANCANGAN TEMPOH PELAKSANAAN BERKALA (2013-2018 ) SEMASA SASARAN 2013-2018 SUKU 1 (JAN-MAC) SUKU 2 (APR-JUN) SUKU 3 (JUL-SEPT) SUKU 4 (OKT-DIS) J F M A M J J A S O N D iii) Universiti Penyelidikan (MyRA) dan iv) Pusat Kecemerlangan (CoE) - Menyediakan data - data yang diperlukan dalam Audit RU (MYRA ) mengikut spesifikasi dan format yang telah ditetapkan. - UJK telah mengumpulkan maklumat bagi Section B(4) iaitu Award dan Recognition serta Section G(2&4) bagi Pofessional Bodies ( National and International ) - Mengemukakan maklumat dan bukti dalam SPD MyRA /CoE mengikut glosari 21
Pusat Jaminan Kualiti telah menyediakan jadual kursus kursus apresiasi ISO peringkat PTJ. Unit Jaminan Kualiti akan menamakan kakitangan akademik dan kakitangan sokongan untuk menyertai kursus kursus yang dianjurkan oleh PJK dan Unit Latihan ini. 22
Unit Jaminan Kualiti telah mula menggunakan Sistem Pengurusan Dokumen ( SPDFSSK ) secara rasmi pada Disember 2012 Bengkel SPDFSSK yang pertama telah diadakan pada Jun 2012, disusuli dengan Bengkel yang kedua pada September 2012 setelah beberapa siri mesyuarat diadakan dengan semua Unit/ Bahagian. 23
UJK telah membantu menstrukturkan SPDFSSK Pejabat Dekan FSSK iaitu : Bahagian Pengurusan & Pentadbiran Unit Penyelidikan, Penerbitan & Persidangan Unit Jaminan Kualiti Unit Prasiswazah Urusetia Pengurusan Siswazah Unit HEJIM 24
Oleh kerana maklumat dan proses yang tidak lengkap, SPDFSSK bagi 3 Unit / Bahagian telah berjaya dibangunkan. SPDFSSK Unit Jaminan Kualiti boleh dicapai melaui spdukm.ukm.my/fssk. 25
Sistem ini digunakan bagi membantu fakulti menjana analisis menggunakan data yang disediakan PTJ membangunkan dashboard untuk melihat prestasi semasa PTJ mengikut keperluan Seterusnya PTJ boleh membuat penilaian dan pemantauan serta keputusan untuk perancangan, pelan strategik dan KPI fakulti 26
Sistem BSC berada dibawah tanggungjawab Unit Jaminan Kualiti dan Ketua Jaminan Kualiti sebagai Urusetia sistem. Ia boleh dicapai di www.ukm.my/kadskorukm 27
Sistem ini dibina susulan daripada laporan Audit Institusi MQA yang telah menyarankan supaya UKM menyediakan satu mekanisme untuk memastikan penglibatan pihak berkepentingan ( stakeholders ) di kalangan komuniti Industri dan majikan seta alumni dalam kitaran penambahbaikan kualiti dalaman UKM 28
Objektif Sistem e-quest mendapatkan maklum balas untuk Indeks prestasi PTJ bagi meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan. Mewujudkan saluran maklum balas khusus untuk pihak bekepentingan memberikan sebarang maklum balas atau cadangan bagi tujuan penambahbaikan temasuk pembangunan dan semakan kurikulum 29
Objektif Sistem e-quest Membolehkan perkongsian maklumat yang cepa, telus dan efisien di kalangan pusat tanggungjawab untuk pembaikan proses; Meningkatkan kualiti graduan yang tamat belajar sesuai dengan kehendak pasaran kerja Contoh : membina soalan kajian pasaran graduan, soalan kajian maklum balas majikan ( bagi Latihan Industri ), soalan kajian maklum balas kaunter / pejabat 30
Sistem e-quest juga berada dibawah tanggungjawab Unit Jaminan Kualiti dan Ketua Jaminan Kualiti sebagai Urusetia sistem 31
Buat masa ini Ketua Jaminan Kualiti menjadi Urusetia bagi sistem sistem seperti berikut : a) Sistem Pengurusan Dokumen FSSK (SPDFSSK) b) Sistem Maklum Balas dan Aduan UKM ( e-fact ) c) Kad Skor UKM d) Sistem Maklum Balas Pihak Berkepentingan (e-quest ) 32
Pemantauan Kualiti- CQI Anugerah Penerbitan Bulletin Facebook Artikel Buku Persidangan dan Penerbitan 33
Visi: Transformasi ke arah Budaya Kerja Berkualiti (pemerihalan ideal hasil yang diingini) Matlamat/Objektif jangka panjang/sasaran (Matlamat-: hasil yang boleh diukur dalam satu tempoh masa tertentu) Misi (memandu tindakan i.e. strategi): Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti Pintar Audit: ISO/COPPA/MQA Struktur Organisasi Penyelidikan Latihan Staf Akademik dan Staf 5S SPD FSSK Perolehan, Penyimpanan dan Pengurusan Data CQI : Penambahbaikan Berterusan 34