Amadeus Hotel Store Priručnik za korišćenje 24. Mart 2009. Nov nivo sadržaja hotelskog konsolidatora sa Transhotelima
Sadržaj Amadeus Hotel Store je sada otvoren! 3 Tehnički preduslovi 3 Logovanje 4 Pristup Amadeus Hotel Store 4 Konfiguracija podataka o vašoj agenciji 4 6 Kreiranje Amadeus Hotel Store rezervacije Pretraga 7 Raspoloživost 8 Pregled i sortiranje rezultata 8 Osnovne informacije o hotelu 9 Detaljne informacije o hotelu 9 Cene 9 Potvrda rezervacije 10 Podaci o putniku 11 Plaćanje 12 Potvrda i izdavanje vaučera 13 Integracija sa vašim PNR-om 14 Promena Amadeus Hotel Store rezervacije 15 Otvaranje PNR-a 15 Izvršite izmenu u Amadeus Hotel Store 15 Integracija sa vašim PNR-om 16 Ponovno izdavanje vaučera 17 Storniranje Amadeus Hotel Store rezervacije 18 Otvaranje PNR-a 18 Storniranje u okviru Amadeus Hotel Store 18 Integracija sa vašim PNR-om 19 Administracija 20 Podrška 20 Sinhronizacija sa Amadeus PNR-om 20 Cene, navigacija i funkcije 20 2
Amadeus Hotel Store je sada otvoren! Amadeus vam sada nudi nov nivo sadržaja hotelskog konsolidatora u saradnji sa Transhotelom kroz: Integraciju sadržaja hotelskog konsolidatora u okviru vaše Amadeus Selling Platforme Knjižite lako i efikasno u istom PNR-u Naplatite proviziju unapred Stvorite novi izvor prihoda za vašu agenciju Veći izbor hotela Preko 50,000 hotela širom sveta Pristup konkurentnim cenama Sigurni ste da imate najbolju cenu za svoje putnike Podrška vašim klijentima 24/7 Obezbedite pomoć sebi i svojim klijentima Takoñe možete pristupiti celom prikazu Amadeus Hotel Store-a tako što ćete pogledati demo na www.amadeus.com/travelagencies/hotelstore. Tehnički preduslovi Za optimalno korišćenje Amadeus Hotel Store, molimo vas da budete sigurni da ste na Amadeus Selling Platformi preko Microsoft Internet Explorer 6.0 i da je rezolucija ekrana u skladu sa preporukom Amadeus help desk-a i da odgovara vašoj verziji Amadeus Selling Platforme. Korišćenje drugačijeg web pretraživača ili drugačije konfiguracije može uticati na funkcije aplikacije i izgled sadržaja u okviru ekrana za rad. 3
Logovanje Ulogujte se na Amadeus Selling Platformu unoseći svoj sign-in i password (ako je potrebno). Ulaz u Amadeus Hotel Store U zavisnosti od zahteva možete ili početi da koristite Amadeus Hotel Store odmah po ulasku u Amadeus Selling Platformu ILI možete prvo da napravite avio rezervaciju. Da biste ušli u Amadeus Hotel Store kliknite na plavu hotelsku ikonicu na vrhu ekrana u Amadeus Selling Platformi. Konfiguracija podataka o vašoj agenciji Ako prvi put ulazite u Amadeus Hotel Store sa vašeg PCa, videćete uvodni tekst sa odredbama i uslovima, kao i na bilo kom site-u za vršenje rezervacija. Izaberite željeni jezik i pažljivo pročitajte celu stranicu. Zatim proverite checkbox i kliknite OK. Ovo ćete morati da uradite samo jednom, osim ako ulazite u Amadeus Hotel Store sa drugog PCa, ili ako resetujete Internet pretraživač, može se od vas ponovo tražiti da prihvatite odredbe i uslove. 4
Takoñe, ako nikada niste koristili Amadeus Hotel Store ili Transhotel booking engine ranije, od vas će se zahtevati da unesete podatke o vašoj agenciji za fakture, dokumenta za potvrdu rezervacije i sve ostale administrativne funkcije. Ovo treba da uradite samo jednom.. Ovaj obrazac će se pojaviti kada pokušate da napravite prvu hotelsku rezervaciju (to jest kada pokušate da rezervišete hotel sa prikaza raspoloživosti). U ovom obrascu sa opštim informacijama biće potrebno da popunite sledeće podatke koji se odnose na vašu agenciju: Naziv agencije Adresa Grad Poštanski broj Oblast Zemlja E-mail Fax (sa meñunarodnim pozivnim brojem i bez razmaka izmeñu brojeva) Jezik koji ćete koristiti za administrativna dokumenta (na primer račun agencije, e-mail za potvrdu, vaučer putnika). Možete birati jedan od 6 jezika. Molimo zapazite da su neke informacije već unapred unete, ali ih možete menjati kucajući najnovije podatke o agenciji (grad, oblast i država mogu se menjati tako što se klikne na lupu). Kliknite da promenite grad, oblast i državu. 5
Kreiranje Amadeus Hotel Store rezervacije Na glavnoj strani Amadeus Hotel Store ćete videti: Pregled svih aktivnih hotelskih rezervacija u PNR-u (ako ih ima). Ako vaš otvoreni PNR sadrži avio rezervaciju, videćete takoñe najvažnije podatke avio segmenta pomoću kojih možete da napravite hotelsku rezervaciju. Direktan link za traženje svih hotela i prethodnih rezervacija, bez obzira na otvoreni PNR. Ako imate bar jedan avio segment u PNR-u, Amadeus Hotel Store će prikazati imena putnika i neke podatke o letu. Sada možete izvršiti hotelsku rezervaciju koristeći informacije iz PNR-a, birajući samo relevantne segmente leta i ime putnika na kog se odnosi hotelska rezervacija. Zapazićete da će grad, check-in i check-out datumi biti automatski uneti na osnovu vašeg izbora avio segmenata. Kada kliknete na create, idete na stranicu za pretragu hotela i neće biti potrebe da unosite ove podatke. Ako nemate avio segmenata u otvorenom PNR-u, ili ako ne želite da iskoristite informacije iz otvorenog PNR-a, možete jednostavno kliknuti na go i direktno ćete ući na stranicu za traženje hotela. Zapazite da kad god izañete iz Amadeus Hotel Store da radite sa drugom ikonicom u Amadeus Selling Platformi, i ponovo se vratite u Amadeus Hotel Store uvek ćete biti vraćeni na ovu polaznu stranicu. Zbog toga se ne savetuje da izlazite iz Amadeus Hotel Store-a u toku vršenja rezervacije. 6
Pretraga Stranica za pretragu vam omogućava da definišete parametre koje vaš putnik ima vezano za smeštaj. 1. Iz padajućeg menija odaberite zemlju u kojoj želite da izvršite rezervaciju. Napomenat: Ako ste prvo odabrali avio segment, ovo polje će automatski biti popunjeno. 2. Otkucajte ime grada ili lokaciju gde će vaš klijent odsesti (ili odaberite iz liste, klikom na Select City ). Napomena: Ako ste prvo odabrali avio segment, ovo polje će automatski biti popunjeno. Alternativno, umesto vršenja pretrage na osnovu grada, možete tražiti hotele unutar geografske oblasti.klikom na lupu možete dobiti listu geografskih oblasti u zemlji koju ste prethodno odabrali. 3. Suzite kriterijum za pretragu unosom imena hotela i/ili naznačite udaljenost u okviru koje želite da tražite hotele. Ovo je opcioni korak. 4. Unesite datume dolaska (check-in) i odlaska (check-out). Napomena: ako ste prvo izvršili avio rezervaciju, ovo polje će automatski biti popunjeno. 5. Odaberite broj soba koje želite da rezervišete i definišite: Broj odraslih i dece koji će boraviti u svakoj sobi koju želite da rezervišete Željeni tip ishrane: Accommodation: Samo smeštaj Breakfast: Noćenje i doručak Half board: Noćenje, doručak i ručak ili večera Full board: Noćenje, doručak, ručak, večera Any: Nebitno, ono što je primenjivo 6. Kliknite na Search availability and rates i dobićete prikaz raspoloživosti hotela. Klikom na Clear izbrisaćete SVE podatke sa stranice. Takoñe možete ući i na stranicu za naprednu pretragu, klikom na Advanced Search u gornjem levom uglu osnovne stranice za pretragu. Ova stranica će vam pružiti priliku da tražite raspoloživost hotela na osnovu dodatnih elemenata (na primer hotelski sadržaj i usluge) kao i odabirom kriterijuma za sortiranje u okviru rezultata pretrage. Pretrage i rezervacije gde dužina boravka prelazi 15 dana nisu autorizovane. 7
Raspoloživost Ovde ćete moći da vidite listu prvih 20 hotela koji odgovaraju vašem kriterijumu za pretragu koji ste ranije uneli. Možete sortirati hotele na različite načine u zavisnosti od količine podataka koje želite da vidite i po kom prioritetu želite da vam se pojave podaci. Takoñe ćete imati pristup kalendaru u slučaju da je potrebno da promenite datume rezervacije. Ako želite da vidite druge hotele pored predloženih na prvoj stranici, možete otići na sledeće stranice sa raspoloživim hotelima klikom na More Hotels. Odabirom New search bićete preusmereni na osnovnu stranicu za pretragu, koja će biti očišćena od prethodnih kriterijuma za pretragu. Back to landing page će prikazati ponovo Amadeus Hotel Store polaznu stranicu. Ovo je dostupno kroz sve stranice za vreme vršenja rezervacije. Pregled i sortiranje rezulatata Svakog trenutka možete pogledati rezultate na jedan ili drugi način: listu sa kratkim pregledom uključujući ime hotela, kategoriju, lokaciju, vrstu ishrane, ukupnu cenu rezervacije ILI proširenu listu kojauključuje slike hotela, mapu i sve raspoložive cene Takoñe možete sortirati listu hotela po: Imenu hotela (abecedno) Kategoriji hotela (po zvezdicama) Ceni (prikazana cena je uvek UKUPNA maloprodajna cena rezervacije, uključujući takse). Sort and view Osnovne informacije o hotelu 8
Osnovne informacije o hotelu Na prikazu raspoloživosti ćete videti: Ime hotela Kategoriju hotela (u zvezdicama) Lokaciju hotela (na primer centar grada, sever, zapad). Ako je hotel u sekundarnom gradu ili u prigradskim oblastima, videćete udaljenost od primarnog grada Vrstu ishrane za rezervaciju. Može da bude samo smeštaj, kontinentalni doručak, bife doručak, polupansion ili pun pansion. Ukupnu cenu za traženu rezervaciju uključujući takse. Pokazatelj cene u slučaju da je cena isključivo u Transhotelima, najniža garantovana cena, promotivna cena ili specijalna ponuda. Detaljne informacije o hotelu U bilo kom trenutku možete kliknuti na ime hotela i pojaviće se pop-up prozor sa informacijama o hotelu, opisom, slikama, uslugama i sadržajem, kao i mestom na mapi. Cene U koloni sa cenama prikaza raspoloživosti uvek ćete videti ukupnu maloprodajnu cenu, što znači: U slučaju cena sa provizijom, ukupna maloprodajna cena je data kao suma neto cene hotela plus provizija agencije. U slučaju neto cena, ukupna maloprodajna cena je suma neto cene hotela plus agencijska nadoknada. Kada odaberete hotel, kliknite na Available (u desnoj koloni, pod nazivom Book ) da biste nastavili sa pravljenjem rezervacije. 9
Podaci o potvrdi Kada odaberete hotel i sobu, prelazi se na potvrdu rezervacije, koja se sastoji od 4 koraka. U prvom koraku posle raspoloživosti, traži se da ponovo potvrdite da li su informacije u rezervaciji tačne. Dva puta proverite hotel, datume dolaska/odlaska, broj noćenja, cenu i listu usluga. Na ovoj stranici ćete takoñe videti i pravila za storniranje rezervacije koja se primenjuju za odabrani hotel, kao i penale. Posle datuma prikazanog u pravilima za storniranje, nećete moći da stornirate i/ ili menjate rezervaciju bez penala. Morate pročitati odredbe i uslove i prihavititi ih označivši polje na dnu strane. Klikom na Continue reservation, možete preći na sledeći korak gde ćete popuniti podatke o putniku. 10
Podaci o putniku U drugom koraku, potrebno je da unesete: Ime putnika: titula (Mr, Mrs, itd.), ime, prezime, i broj pasoša (opciono) Napomena:: Ako ste prvo odabralii avio segment, polje za ime će automatski biti popunjeno. Referens broj agencije: u slučaju da želite da uključite referencu u skladu sa administrativnom procedurom vaše agencije. Ovo je opciono. Interni korisnik u agenciji: u slučaju da želite da sačuvate vaše ime ili sektor za internu referencu. Ovo je opciono. Da li hoćete da primite dokument na fax ili e-mail: ovde možete definisati kako želite da primite potvrdu rezervacije i vaučer za vašeg putnika. Možete odabrati e-mail ili fax iz predefinisane liste. Specijalne zahteve putnika koji se šalju hotelu kao napomena u okviru rezervacije. Ovi zahtevi se prosledjuju hotelu, ali njihovo ispunjavanje ne može biti garantovano. Način plaćanja koji agencija koristi kao potvrdu rezervacije. Na kraju strane takodje ćete pronaći telefone za podršku Transhotel-a ukoliko vam je potrebna dodatna pomoć da završite rezervaciju. Nakon popunjavanja svih polja, klikinite na Continue reservation kako biste nastavili do Stranice za plaćanje (korak 3). 11
Plaćanje Različite opcije za način plaćanja koje ste videli na prethodnoj strani mogu varirati u zavisnosti od zemlje kao i od komercijanih uslova dogovorenih izmedju vaše agencije i Transhotela (ukoliko postoje). Postoje tri moguća načina plaćanja: Kreditnom karticom putničke agencije Direktno zaduženje Transhotel kreditna linija. Osnovni i jedini način plaćanja za agencije koje nemaju komercijalni sporazum sa Transhotelima je kreditna kartica putničke agencije. Nikada nemojte koristiti kreditnu karticu putnika, jer će on tada moći da vidi iznos vaše provizije ili nadoknade. Ukoliko vaša agencija ima kreditnu liniju sa Transhotelima, plaćanje se mora izvršiti najmanje 72 časa pre check-in-a putnika. Ukoliko ne platite Transhotelima u okviru ovog vremenskog roka, vaša rezervacija će biti otkazana. Na ovoj strani ćete takodje moći da vidite datum do kog Transhoteli nikada neće naplatiti zaduženje vašoj agenciji. Transhoteli će vam naplatiti: Iznos u totalu minus agentsku proviziju, u slučaju tarifa koje sadrže proviziju; Neto hotelsku cenu bez agentske nadoknade, u slučaju neto cena. Popunite sve neophodne podatke i odaberite Continue reservation kako biste nastavili proces rezervacije do poslednje stranice za potvrdu rezervacije. Nakon klika na Continue reservation može se pojaviti pop up poruka. Kliknite na Yes. 12
Potvrda i izdavanje vaučera Kada je rezervacija potvrdjena, dolazite do poslednjeg koraka u procesu pravljenja rezervacije. Hotelski vaučer koji treba da date vašem putniku je prikazan na ekranu. Možete ga odštampati direktno sa ovog prikaza, ili sačekati da vam stigne na e-mail ili fax. Ukoliko je rezervacija uspešno završena, na dnu vaučera nalaziće se sledeća poruka Process of reservation correctly realized. Paralelno sa tim, automatski ćete dobiti sledeću dokumenatciju na e-mai ili fax, u zavisnosti od načina dostave koji ste odabrali ranije: Hotelski vaučer, koji ćete dati putniku Faktura sa informacijom o ceni i neto vrednošću rezervacije koju će vaša agencija platiti Transhotelima. Važno Pre dolaska do četvrtog koraka i prikaza putničkog vaučera, uvek će se pojaviti pop-up upozoravajuća poruka koja vas podseća da sačuvate i završite vaš PNR u Selling Platform-i. Ovo je neophodno kako bi podaci iz rezervacije napravljene u Hotel Store-u bili pravilno integrisani u vaš PNR nakon završetka rezervacije. Tako da, nakon prikaza vaučera, morate se vratiti na Command page ili PNR graphical page, dodati druge relevantne informacije i uraditi End of Transaction kako bi se sačuvali podaci o rezervaciji. 13
Integracija sa vašim PNR-om Bilo da ste prvo imali uknjižen avio segment ili kreirali Amadeus Hotel Store rezervaciju bez već kreiranog PNR-a, kada se vratite na Amadeus command page, a pošto ste uspešno završili hotelsku rezervaciju, videćete da su Amadeus Hotel Store auxiliary segmenti i odgovarajući accounting remark (RM*) automatski dodati u PNR. Amadeus Hotel Store segment Amadeus Hotel Store remark segment for backoffice Segments used for pre-population Sada možete dodati ostale obavezne i/ili neobavezne elemente i završiti PNR (ER ili ET). Ukoliko ignorišete PNR, a da prethodno niste uradili End Transaction, vaš Hotel Store segment integrisan u PNR neće biti sačuvan. 14
Promena Amadeus Hotel Store rezervacije Na prethodno potvrdjenim rezervacijama, možete izmeniti: Datum odlaska i/ili povratka Tip sobe Broj gostiju u sobi U zavisnosti od odredbi i uslova koje ste prihvatili nakon kreiranja prvobitne rezervacije, neke rezervacije se ne mogu menjati u skladu sa restrikcijama datog hotela. Kao i sa svakom rezervacijom, nakon izvršene izmene, cene mogu varirati u odnosu na prethodno rezervisane. Otvaranje PNR-a Veoma je važno da otvorite PNR koji ćete menjati PRE vršenja bilo koje izmene preko Amadeus Hotel Store-a. Ukoliko prvo ne otvorite PNR, bilo koja izmena urañena u Amadeus Hotel Store NEĆE biti sinhronizovana u vašem PNR-u. Izvršite izmenu u Amadeus Hotel Store Nakon otvaranja PNR-a, idite na Amadeus Hotel Store, odaberite rezervaciju i kliknite na Modify. 15
Sada ćete pristupiti direktno stranicama za izmene rezervacije u Hotel Store-u, preko serije prikaza gde ćete odabrati šta želite da promenite i potvrditi vaše izmene. Integracija sa vašim PNR-om Pošto ste otvorili PNR pre bilo kakvih izmena, sada se možete vratiti na Amadeus command page i videti vaše izmene prikazane u PNR-u. Amadeus Hotel Store segment Remark added to highlight the modification & RM* updated for your back-office 16
Takodje ćete videti da je remark automatski dodat u PNR kako bi se videlo da je došlo do izmene. Izmene se nalaze i u istoriji PNR-a (RHH). Ponovno izdavanje vaučera U slučaju da morate da ponovo izdate vaučer aktivne Hotel Store rezervacije, molimo vas uradite sledeće korake: 1. Otvorite odgovarajući PNR; 2. Pristupite Amadeus Hotel Store-u; 3. Odaberite rezervaciju za koju želite da ponovo izdate vaučer; 4. Odaberite način kako želite da dobijete vaučer. Ukoliko odaberete default, vaučer će biti ponovo izdat na e-mail adresu ili fax broj koji je naznačen u prvobitnoj rezervaciji; 5. Kliknite na OK. Pop-up poruka će vas obavestiti da je vaučer poslat. U ovom trenutku će ponovo biti poslati i putnički vaučer i priznanica za agenciju, nemojte ukucati e-mail adresu ili fax broj vašeg putnika. 17
Storniranje Amadeus Hotel Store rezervacije Sve Amadeus Hotel Store rezervacije mogu se stornirati u zavisnosti od prvobitno prihvaćenih uslova prikazanih u toku kreiranja rezervacije. Generalno, Transhoteli imaju politiku otkaza 24 časa pre check-in-a putnika. Medjutim, u toku visoke sezone, sajmova ili specijalnih dogadjaja koji se dešavaju u gradu, moguće je da period otkaza rezervacije bude skraćen. Standarni penal prlikom kasnog otkaza rezervacije je 100% cene za prvu noć, ali i penali mogu biti različiti u zavisnosti od rezervacije koju ste napravili. Ovi penali se preciziraju u trenutku pravljenja rezervacije, kao i na priznanici koju dobija agencija. Neposredno pre datuma do kog vaša rezervacija mora biti otkazana, a vaša agencija zadužena za odredjeni iznos, Transhotel će vam UVEK poslati obaveštenje. To vam daje poslednju mogućnost da otkažete vašu rezervaciju ili je ponovo povrdite sa vašim putnikom. Otvaranje PNR-a Veoma je važno da otvorite PNR pre storniranja rezervacije. Ukoliko ne otvorite prvo PNR, bilo koja storno rezervacija u Amadeus Hotel Store-u NEĆE biti sinhronizovana u vašem PNR-u. Storniranje u okviru Amadeus Hotel Store rezervacije U Amadeus Hotel Store-u, odaberite rezervaciju i kliknite na Cancel. 18
Sada će se pojaviti dva prikaza gde ćete odabrati razlog storniranja rezervacije i potvrditi otkaz rezervacije.. Na kraju procesa storniranja, biće prikazan broj otkaza rezervacije. Otkaz rezervacije je upešno izvršen. Integracija sa vašim PNR-om Pošto ste otvorili PNR pre storniranja rezervacije, možete se sada vratiti na Amadeus command page i videti da je otkaz rezervacije prikazan u vašem PNR-u. Amadeus Hotel Store auxiliary segment i accounting remark su izbrisani. Amadeus Hotel Store segment has been removed Remark added to highlight the cancellation Takodje ćete primetiti da je remark automatski dodat u PNR kako bi naznačio da je došlo do otkaza rezervacije. Detalji o storniranju se takodje nalaze u istoriji PNR-a (RHH). Nemojte nikada stornirati (ili menjati) hotelsku rezervaciju kreiranu preko Amadeus Hotel Store-a koristeći standarne ulaze za storniranje segmenata (XE ili XI) u command page-u, ili storno ikonicu u grafičkoj strani PNR-a. Ukoliko stornirate rezervaciju na taj način storniraćete segmente u PNR-u, ali ove promene se NEĆE prikazati u Amadeus Hotel Store-u, i rezervacija će i dalje biti AKTIVNA. 19
Administracija Nakon ulaska u Hotel Store i klikom na Go na glavnoj stranici, pristupićete osnovnoj stranici za pretragu. Sa leve strane videćete meni Administration. Pristupom ovom modulu, prikazaće vam se: Lista faktura; Provizije; Dokaz o uplatama. Klikom na List of Invoices, bićete u mogućnosti da preuzmete sve fakture izdate od strane Transhotela prema vašoj agenciji *.TXT ili *.HTML file-u. Možete zadati nekoliko kriterijuma pretrage, uključujući i vremenski period na koji se fakture odnose. Commission će prikazati iznos agentske provizije svih rezervacija koje ste napravili u odredjenom vremenskom periodu (koji se može tačno naznačiti). Sa Proof of payment ikonicom na jednostavan način informišete Transhotele da je uplata (obično preko bankarskog transfera ili direktnog zaduženja) vaše odabrane Amadeus Hotel Store rezervacije na ispravan način odradjena. Podrška Ukoliko želite da pogledate demo kako da napravite, izmenite ili stornirate rezervaciju, ili želite da preuzmete priručnik, posetite www.amadeus.com/travelagencies/hotelstore. Sinhronizacija sa Amadeus PNR-om Za pitanja koja su vezana za integraciju Amadeus Hotel Store rezervacija u Amadeus PNR ili pitanja vezana za sihronizaciju vaših rezervacija, molimo vas kontaktirajte lokalni Amadeus help desk (+381 11 2145 008). Cene, navigacija i funkcije Ukoliko imate pitanja u vezi prikazanih cena, provizije koju ste ostvarili, kako da pretražujete Amadeus Hotel Store ili bilo koja druga pitanja u okviru Amadeus Hotel Store okruženja, molimo vas kontaktirajte Transhotel help desk (+34 91 724 4783). 20