Halaman: 1/11 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan cara melaksanakan Audit Dalaman bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti mematuhi perancangan, keperluan standard dan keperluan pelanggan serta dilaksanakan dan diselenggara dengan berkesan. Prosedur ini merangkumi perancangan, pelaksanaan, pelaporan dan aktiviti susulan Audit. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen MS ISO 9001:2008 MS ISO 9004:2009 MS ISO 19011:2003 UPM/PGR/P005 UPM/PGR/P007 UPM/PGR/MK Tajuk Dokumen Quality Management System - Requirements Quality Management System (Guidelines for Performance Improvements) Guidelines for Quality and/or Environmental Management Systems Auditing Prosedur Pembetulan Prosedur Peluang Penambahbaikan Manual Kualiti 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN AD : Audit Dalaman Auditi : Pegawai Yang Diaudit BDR : Bilik Dokumen dan Rekod JAD : Juruaudit Dalaman KJAD : Ketua Juruaudit Dalaman KKJAD : Ketua Kumpulan Juruaudit Dalaman KSK : Ketua Sub Kumpulan : Penyelaras Audit : Pusat T : Timbalan Penyelaras Audit TWP : Timbalan Wakil Pengurusan WP : Wakil Pengurusan
Halaman: 2/11 5.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor dan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/11 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Lantik JAD 7.2 Rancang AD 7.3 Edar Makluman AD 7.4 Buat Persediaan AD 7.5 Laksana AD 7.6 Sedia Laporan 7.7 Terima dan Edar 7.8 Ada ketakakuran 7.9 Ya Laksanakan 7.10 Tidak Laksanakan Susulan Audit 7.11 Memuaskan? 7.12 Tidak Ya Hantar Borang Kepada 7.13 Kemaskini Penemuan 7.14 Tamat 7.15
Halaman: 4/11 7.0 PROSES TERPERINCI 7.1 Mula 7.2 Lantik JAD 7.2.1 Lantik JAD Universiti dari kalangan pegawai Universiti yang telah menjalani kursus Lead Assessor atau kursus AD dan mempunyai pengalaman bekerja dalam bidang berkaitan, sekurang-kurangnya satu (1) tahun. Naib Canselor 7.2.2 7.2.3 Lantik KJAD dengan pengalaman kerja sekurangkurangnya tiga (3) tahun, telah lulus kursus Lead Assessor dan pengalaman mengaudit sebanyak 20 jam audit. Lantik Juruaudit peringkat dari kalangan pegawai yang telah menjalani kursus AD dan mempunyai pengalaman bekerja dalam bidang berkaitan, sekurangkurangnya satu (1) tahun. Naib Canselor WP 7.3 Rancang AD 7.3.1 Rancang pelaksanaan AD sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh dua belas (12) bulan, di mana liputan dan kekerapan audit untuk sesuatu aktiviti bergantung kepada status kepentingannya atau masalah yang timbul dalam operasi atau laporan audit terdahulu. Lengkapkan Borang Perancangan Audit Dalaman Tahunan (PGR/BR04/AD01). 7.3.2 Dapatkan pengesahan WP. 7.3.3 Pastikan AD dilaksanakan oleh sepasukan juruaudit yang bebas dari tanggungjawab secara langsung ke atas proses yang hendak diaudit dan pasukan juruaudit akan diketuai oleh KJAD. 7.3.4 Jadualkan perincian AD dalam Borang Jadual Audit Dalaman (PGR/BR04/AD02). Perincian audit
Halaman: 5/11 mengandungi kumpulan, tarikh, maklumat, masa, proses yang akan diaudit, KJAD, KKJAD, KSK, JAD Universiti dan JAD. 7.3.5 Tentukan KKJAD dan KSK dalam kalangan JAD Universiti yang telah dilantik. 7.3.6 Dapatkan pengesahan Borang Jadual Audit Dalaman (PGR/BR04/AD02) daripada WP. 7.4 Edar Makluman AD 7.4.1 Keluarkan surat makluman AD beserta Borang Jadual Audit Dalaman (PGR/BR04/AD02) selewat-lewatnya tujuh (7) hari bekerja sebelum tarikh AD kepada Naib Canselor, Ketua, WP, TWP, KJAD, KKJAD, KSK, JAD Universiti dan JAD. 7.5 Buat Persediaan AD 7.5.1 Buat persediaan, antaranya tempat mesyuarat, logistik, keperluan alat tulis dan borang-borang pengauditan. 7.5.2 Adakan perbincangan bersama semua KKJAD, KSK JAD, JAD Universiti dan JAD yang dilantik selewat-lewatnya tujuh (7) hari bekerja sebelum tarikh audit. 7.5.3 Baca laporan AD dan audit badan persijilan yang telah dibuat sebelum ini dan ambil perhatian terhadap ketakakuran dan peluang penambahbaikan yang dinyatakan dalam laporan tersebut (jika ada). /T KJAD Universiti/ JAD 7.5.4 Rujuk Dokumen SPK yang hendak diaudit.
Halaman: 6/11 7.6 Laksana AD 7.6.1 Laksanakan mesyuarat pembukaan. Daftar kehadiran peserta dengan mengisi Borang Kehadiran Mesyuarat Pembukaan / Penutupan Audit Dalaman (PGR/BR04/AD/ 03) 7.6.2 Sediakan dokumen yang perlu untuk melaksanakan AD seperti di bawah: a) MS ISO 9001:2008 b) Borang Nota Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 04) c) Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) d) Borang Ringkasan Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 05) e) Borang Peluang Penambahbaikan (PGR/BR04/OFI) f) Borang Senarai semak Audit Dalaman (jika ada) (PGR/BR04/AD 06) 7.6.3 Buat pindaan kepada jadual audit dalaman di mesyuarat pembukaan (jika berkenaan) 7.6.4 Beri taklimat AD dengan menjelaskan kriteria audit, skop dan proses yang akan diaudit serta cara audit dijalankan sama ada secara temu bual, semakan dokumen dan rekod, ujian dan pemerhatian. Nyatakan kerahsiaan audit adalah dipelihara. KJAD /T KJAD/ KJAD 7.6.5 Laksanakan audit a) Audit di tempat yang ditetapkan dengan mencatatkan penemuan audit dalam Borang Nota Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 04). b) Adakan perbincangan dalam kumpulan atau seperti yang ditetapkan dalam Borang Jadual Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 02). Rekodkan ketakakuran (jika ada) ke dalam Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) dan rekodkan Peluang Penambahbaikan (jika ada) dalam Borang Peluang Penambahbaikan (PGR/BR07/OFI). KJAD/KKJAD/ JAD Universiti/ JAD c) Laksana audit dengan pendekatan proses. Kenalpasti
Halaman: 7/11 kekuatan dan kelemahan dalam proses. d) Tentukan Sistem Pengurusan Kualiti yang diaudit dipatuhi dan diselenggara dengan berkesan. 7.6.6 Akhiri AD dengan mesyuarat penutupan seperti dalam Jadual Audit Dalaman dan daftar kehadiran peserta yang terlibat dengan mengisi Borang Kehadiran Mesyuarat Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 03). KJAD 7.7 Sedia Laporan 7.7.1 Sedia dan hantarkan Laporan AD beserta semua borang berkaitan kepada mengikut kumpulan masingmasing bagi tindakan dalam masa tujuh (7) hari bekerja dari tarikh hari terakhir audit. KJAD 7.8 Terima dan Edar 7.8.1 Terima Laporan AD, Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP), Borang Peluang Penambahbaikan (PGR/BR07/OFI) beserta semua borang berkaitan daripada KJAD. Rekodkan semua ketakakuran dan Peluang Penambahbaikan. Rekodkan semua ketakakuran dan Peluang Penambahbaikan. 7.8.2 Edar salinan Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) dan Borang Peluang Penambahbaikan (PGR/BR07/OFI) kepada Peneraju Proses.
Halaman: 8/11 7.9 Ada Ketakakuran? 7.9.1 Jika ya, ikut langkah 7.10 Auditi //T 7.9.2 Jika tidak, ikut langkah 7.15 7.10 Laksana 7.10.1 Laksanakan pembetulan (jika berkenaan) Auditi / Peneraju Proses/ TWP //T 7.10.2 Laksanakan tindakan berdasarkan penemuan audit yang direkodkan, iaitu: a) pembetulan dengan merujuk kepada Prosedur Pembetulan (UPM/PGR/P005). b) Peluang penambahbaikan dengan merujuk kepada Prosedur Peluang Penambahbaikan (UPM/PGR/P007). Auditi / Peneraju Proses/ TWP //T 7.11 Laksana Susulan Audit 7.11.1 Laksanakan susulan audit berdasarkan tarikh cadangan tindakan pembetulan dalam Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP). 7.11.2 Semak bukti yang objektif bagi memastikan pembetulan (jika berkenaan) dan tindakan pembetulan telah dilaksanakan dengan sempurna dan berkesan. 7.11.3 Semak dan sahkan tindakan yang dilaksanakan pada Borang Peluang Penambahbaikan (yang berkenaan).
Halaman: 9/11 7.12 Memuaskan? 7.12.1 Jika ya, tutup ketakakuran dan rekodkan hasil audit susulan pada ruangan berkaitan dalam Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) dan ikut langkah 7.13. 7.12.2 Jika tidak, minta Auditi /Peneraju Proses / TWP / mengenalpasti semula punca penyebab dan / atau tindakan pembetulan alternatif dan ikut langkah 7.10. JAD Universiti / JAD 7.13 Hantar borang kepada 7.13.1 Hantar Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) dan Borang Peluang Penambahbaikan (PGR/BR07/OFI) yang telah lengkap kepada KJAD untuk dimajukan kepada KS. KKJAD / KSK 7.14 Kemaskini Penemuan 7.14.1 Kemaskini semua ketakakuran dan peluang penambahbaikan dan buat laporan status audit keseluruhan serta dapatkan pengesahan WP. 7.14.2 Edar Laporan Audit Dalam keseluruhan kepada WP, TWP dan Peneraju Proses. 7.14.3 Bentangkan laporan keseluruhan audit dalaman pada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan atau mana-mana mesyuarat berkaitan di. WP / TWP/Peneraju Proses 7.15 Tamat
Halaman: 10/11 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/100/4/4 Audit Dalaman MS ISO 9001:2008 Senarai Juruaudit Dalaman UPM Surat Pelantikan, T, KJAD, KKJAD, KSK, JAD Universiti dan JAD Borang Perancangan Audit Dalaman Tahunan (PGR/BR04/AD 01) Surat Makluman Audit Dalaman Borang Jadual Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 02) Borang Kehadiran Mesyuarat Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 03) Borang Nota Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 04) Borang Ringkasan AD (PGR/BR04/AD 05) Borang ketakakuran (PGR/BR03/KKP) Borang Peluang Penambahbaikan (PGR/BR07/OFI) Laporan Ketua Juruaudit PT(P/O) BDR 3 Tahun Pendaftar
Halaman: 11/11 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 02 02 02 03 PGR: 2/2011 PGR: 1/2012 PGR: 4/2013 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-2 Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-7 Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa KBBMPK WP 03/01/2011 KBJK UPM WP 25/04/2011 KBJK UPM WP 30/01/2012 MKSP UPM Kali ke 3 KBJK UPM WP 09/05/2013