EXCEL - Napredne funkcije

Svetozara Markovica 24 www.systempro.rs e-mail office@systempro.rs tel: 011/324-34-64 Škola računara EXCEL - Napredne funkcije Učenik: Termin: Skripta za poslovni kurs maj 2016.

2016 Excel - Napredne funkcije SADRŽAJ: PREDGOVOR... 3 1. KORISNI ALATI I OPCIJE... 4 1.1. IMENOVANI OPSEZI... 4 1.2 VALIDACIJA... 4 1.3 FILTRIRANJE... 5 1.4 USLOVNO FORMATIRANJE... 6 2. FUNKCIJE ZA OBRADU TEKSTA... 6 2.1. CONCATENATE... 6 2.2. Operator &... 7 2.3. SUBSTITUTE... 7 2.4. PROPER, UPPER, LOWER... 7 2.5. LEN... 7 2.6. FIND i SEARCH... 7 2.7. LEFT, RIGHT, MID... 8 3. FUNKCIJE OPŠTEG TIPA KOJE SE ČESTO KORISTE... 9 3.1. VLOOKUP... 9 3.2. MAX, MIN, AVERAGE... 11 3.3. MATCH... 11 3.4. INDIRECT... 11 3.5. VALUE... 11 3.6. DATE... 12 3.7. NOW, YEAR, MONTH, DAY, HOUR, MINUTE, SECOND... 12 3.8. DATEDIF... 13 DODATAK 1 - PRIMER... 13 2

Excel - Napredne funkcije 2016 PREDGOVOR Ova skripta pisana je za potrebe naprednog poslovnog kursa u Školi računara Računarskog centra Sistem Pro koji, između ostalog, obuhvata vedi broj termina koji su posvedeni programu MS Excel i kao takva, namenjena je polaznicima naprednog poslovnog kursa. Zabranjeno je korišdenje i umnožavanje delova ove publikacije bez prethodnog odobrenja autora ili Računarskog centra Sistem Pro. Autor zadržava pravo da sadržaj ove skripte u bududnosti iskoristi u komrecijalne svrhe. Skice, fotografije i grafikoni prikazani u ovoj publikaciji su delo autora. 3

2016 Excel - Napredne funkcije 1. KORISNI ALATI I OPCIJE 1.1. IMENOVANI OPSEZI Davanje imena određenoj deliji ili određenom opsegu delija može biti od velike pomodi. Recimo, ukoliko delija A2 na listu "Sheet2" sadrži podatak o PDV-u, a delija B2 sadrži kurs Evra, date delije na listu "Sheet1" svakako možemo koristiti. Ali, u tom slučaju, moramo pisati punu adresu svaki put: Sheet2!$A$2 ili Sheet2!$B$2. Umesto toga, dovoljno je da označimo deliju A2 i u polju Name Box upišemo "pdv", a potom označimo deliju B2 i u polju Name Box upišemo "kurs". Sada, kada nam trebaju ova dva podatka, možemo u formulama (bilo gde u dokumentu), umesto ranije pomenutih adresa, pisati pdv i kurs. Takođe, možemo označiti i ceo opseg delija (primer: A1:B5) i, na isti način kao u slučaju kada je izabrana jedna delija, dati mu ime (recimo, "cenovnik" ili "radnici"). Name box Važno je napomenuti da ime koje dajemo na ovaj način ne sme sadržati razmake. Recimo, ako želimo da kreiramo imenovani opseg koji se odnosi na Novi Beograd, nazvademo ga: "NoviBeograd", ili, što je bolji način - "Novi_Beograd". 1.2 VALIDACIJA Validacija (uz prethodno izabran opseg delija, pozivamo: Data >> Data Validation >> Data Validation...) je proces kojim se, pri unosu (posle pritiska na taster ENTER), proverava sadržaj koji želimo da unesemo u deliju, u skladu sa unapred zadatim kriterijumima. Na ovaj način, sprečidemo da se u kolonu u kojoj se upisuje (primera radi) starost kandidata na nekom testu, greškom unese proizvoljni tekst, ili recimo negativan broj. Kada otvorimo formular za validaciju, primetidemo da je glavni meni (Allow) podešen tako da dozvoljava unos bilo kog teksta (tipa podataka). Ukoliko recimo, umesto toga, izaberemo: Whole Number i podesimo donju i gornju granicu na 0 i 100, u delije za koje smo postavili validaciju bide mogude uneti samo cele brojeve u rasponu od 0 do 100. 4

Excel - Napredne funkcije 2016 Takođe, ukoliko smo prethodno kreirali imenovani opseg koji čine susedne vrednosti u jednoj koloni, možemo preko opcije "List" iz glavnog menija i navođenja imenovanog opsega (čemu mora prethoditi znak "="), postaviti vrednosti iz imenovanog opsega kao kriterijum za validaciju. Ovo se često srede u cenovnicima gde se postavlja spisak dostupnih artikala, ili na različiti spiskovima radnika, studenata i sl. gde se kao kriterijum za validaciju koriste imena i prezimena. 1.3 FILTRIRANJE Validacija preko imenovanog opsega Filtriranje demo objasniti na jednom jednostavnom primeru. Recimo da naša tabela, po redovima, sadrži pregled prodaje u nekom preduzedu koje se bavi prodajom i ima poslovnice u različitim gradovima, a podatak o poslovnici je dat u koloni D. Ako selektujemo kolonu D i uključimo filtriranje (Data >> Sort & Filter >> Filter), bidemo u mogudnosti da, pošto kliknemo na simbol u vrhu kolone (koji izgleda kao levak), otvorimo meni, preko koga demo modi da biramo da li de određeni red biti uključen ili isključen, u zavisnosti od poslovnice iz kolone D. Filtriranje tabele 5

2016 Excel - Napredne funkcije 1.4 USLOVNO FORMATIRANJE Uslovno formatiranje je opcija koja nam dozvoljava da izabrane delije formatiramo u zavisnosti od njihovog sadržaja. Iako uslovno formatiranje obuhvata razne podopcije, bududi da njihov pregled prevazilazi potrebe i okvire ove skripte, ovde demo dati samo jedan praktičan primer. Recimo da smo preko funkcije IF popunili sadržaj kolone C tako da, u zavisnosti od vrednosti iz kolone B (koja predstavlja broj bodova na testu), dobijamo da piše da je kandidat položio test, u kom slučaju piše "POLOŽIO", ili nije položio test, u kom slučaju piše "NIJE POLOŽIO" i da potom želimo da delije za kandidate koji nisu prošli test budu označene crvenom bojom. Formular za uslovno formatiranje Uradidemo sledede: pošto izaberemo kolonu C, primenidemo uslovno formatiranje (Home >> Styles >> Conditional Formatting >> Highlight Cells Rules >> Text That Contains...) i uneti tekst "NIJE POLOŽIO" i izabrati način formatiranja. Posle ovoga, svaki put kada se u nekoj od delija iz kolone C pojavi ovaj tekst, delija de automatski biti formatirana na način koji smo odabrali (recimo, obojena crvenom bojom). 2. FUNKCIJE ZA OBRADU TEKSTA Pogledajmo na slededim stranicama nekoliko funkcija koje uveliko olakšavaju rad sa tekstom. Kao ulazne vrednosti u ovim funkcijama mogude je koristiti i običan tekst pod znacima navoda ("Sistem Pro") i identifikatore delija (A2). U ovoj skripti, na različitim mestima, koriste se oba pristupa. Razlika je u tome što ako funkciji direktno predamo tekst (tzv. string-konstantu), uvek demo dobiti isti rezultat, dok de, ako funkciji predamo identifikator delije, rezultat uvek zavisiti od sadržaja delije koju smo naveli. 2.1. CONCATENATE Funkcija za spajanje više stringova u jedan string. Argumenti koji se predaju funkciji, kao što je ved navedeno, mogu biti oznake delija (u kom slučaju se koristi tekst uskladiten u deliji koja se poziva), ili string konstante (jednostavno rečeno, tekst izmedu znaka navoda. Primer: =CONCATENATE(A2; " - "; B2) 6

Excel - Napredne funkcije 2016 Ako delija A2 sadrži tekst "Tamo" (bez znakova navoda), a delija B2 tekst "vamo", rezultat de biti: Tamo - vamo 2.2. Operator & Isti rezultat možemo postidi i korišdenjem operatiora "&". U ovom slučaju pišemo =A2 & " - " & B2 Rezultat je isti kao da smo koristili CONCATENATE 2.3. SUBSTITUTE Zamena određenog niza znakova drugim nizom znakova. Primer: =SUBSTITUTE(A2, "*_*", "### ") Ako u deliji A2 stoji "Petar*_*Petrović", rezultujudi string bide: "Petar###Petrović" 2.4. PROPER, UPPER, LOWER Funkcija PROPER prepravlja ulazni string tako da se na početku svake reči nalazi veliko slovo, dok de ostala slova biti mala (što je način pisanja vlastitih imenica); funkcija UPER vrada string u kome su sva slova velika, a funkcija LOWER vrada string u kome su sva slova mala. Primer: =PROPER("doBAR dan!") - kao rezultat daje "Dobar Dan"; =UPPER("doBAR dan!") - kao rezultat daje "DOBAR DAN"; =LOWER("doBAR dan!") - kao rezultat daje "dobar dan". 2.5. LEN LEN je funkcija koja vrada dužinu stringa koji joj se predaje kao argument. =LEN("Petar") - kao rezultat vrada 5. 2.6. FIND i SEARCH Find je funkcija koja pronalazi poziciju na kojoj se u datom stringu prvi put pojavljuje traženi podstring (ili prijavljuje grešku ukoliko podstring nije pronađen). 7

2016 Excel - Napredne funkcije Primer: =FIND("a", "Petar")... vrada rezultat 4 (pozicija znaka "a" u stringu "Petar"), dok poziv: =FIND("x", "Petar")... vrada rezultat "#VALUE", tojest, poruku o grešci, iz razloga što se znak x ne pojavljuje u reči Petar. Funkcija SEARCH koristi se na isti način, uz napomenu da funkcija FIND vodi računa o velikim i malim slovima, dok SEARCH ne pravi tu razliku. 2.7. LEFT, RIGHT, MID Ove tri funkcije kao rezultat vradaju levi, desni ili srednji deo stringa u određenoj dužini, koja se navodi pri pozivanju funkcije. =LEFT("Tom Sojer i Haklberi Fin"; 5) - kao reultat vrada "Tom S" (kopira se levih 5 znakova); =RIGHT("Tom Sojer i Haklberi Fin"; 5) - kao reultat vrada "i Fin (kopira se desnih 5 znakova)"; =MID("Tom Sojer i Haklberi Fin"; 5; 11) - kao reultat vrada "Sojer i Hak" (kopira se 11 znakova, počevši od 5. pozicije). 8

Excel - Napredne funkcije 2016 3. FUNKCIJE OPŠTEG TIPA KOJE SE ČESTO KORISTE Opseg funkcija koje demo ovde navesti, daleko je manji od ukupnog broja funkcija koje program nudi, ali demo ovde izložiti opis funkcija koje su, po mišljenju autora, najbitnije i za polaznike kursa, za početak - najkorisnije. 3.1. VLOOKUP Vlookup je funkcija koja nam omogudava da zadamo sadržaj određene delije kopiranjem vrednosti iz (istog reda), nekog drugog opsega delija. Kako ovo zapravo funkcioniše i koja se tu pravila moraju poštovati, pogledademo na dva primera. - Primer 1 - pretraga sa delimičnim/nepotpunim poklapanjem: Recimo da samo na listu Sheet2 popunili delije od A1 do B5 na slededi način (koji predstavlja kriterijume za ocenjivanje učenika na testu): Primer 1: Ocene... i potom označili dati opseg delija i dali mu ime "kriterijumi". Ako sada na radnoj tabeli Sheet1, u polju A1 unesemo određeni broj bodova, u deliji B1 možemo napisati: =VLOOKUP(A1, kriterijumi, 2, TRUE) A1 - vrednost koju tražimo u određenom rasponu delija; kriterijumi - naziv imenovanog opsega u kome tražimo (isključivo u 1. koloni) određenu vrednost (vrednost iz delije A1); 2 - Kolona iz koje demo vratiti vrednost (ocena koja odgovara određenom broju bodova iz 1. kolone); TRUE - dozvoljeno je delimično (nepotpuno poklapanje). U ovom slučaju, program "propušta" vrednost iz delije A1, vertikalno (odatle i početno slovo u nazivu funkcije - vertical lookup), kroz prvu kolonu imenovanog opsega "kriterijumi" i traži prvi red u kome se 9

2016 Excel - Napredne funkcije (ponovo, isključivo u 1. koloni), nalazi rednost koja je veda od vrednosti koju tražimo (A1 iz tabele Sheet1). Kada se pronađe poklapanje, program se prebacuje red unazad i vrada vrednost iz kolone koja je zadata u funkciji vlookup (u našem slučaju - 2). Rezultat svega ovoga je da demo, u deliji B1 (na listu Sheet1), dobiti ocenu po kriterijumima iz imenovanog opsega koji smo prethodno kreirali. Automatski, bez ikakve potrebe za ručnim unosom ocene. - Primer 2 - Pretraga sa apsolutnim/potpunim poklapanjem: U listu Sheet2 popunidemo delije u rasponu od A1 do B5 na slededi način: Primer 2: Telefonski imenik... i potom označiti dati opseg i dati mu naziv "imenik". U osnovnoj tabeli, u deliji A1, upisademo neko od imena sa lista Sheet2 (iz kreiranog imenovanog opsega), a u deliji B1 upisademo sledede: =VLOOKUP(A1, imenik, 2, FALSE) Na ovaj način, za uneto ime, automatski demo u deliji B1 dobiti broj telefona iz tabele. Sve je vrlo slično kao u prethodnom primeru (te zato ovde nedemo ponovo pojedinačno objašnjavati argumente), ali, postoji jedna bitna razlika. Bududi da smo kao poslednji argument naveli "FALSE", program sada ne dozvoljava delimično poklapanje tražene vrednosti i vrednosti iz tabele, ved samo apsolutno. Naravno, u ovakvoj situaciji, to je i jedini logičan izbor,ali, ako unesemo vrednost koja se ne nalazi u prvoj koloni tabele "imenik", umesto broja telefona (praktično nepostojede osobe), dobidemo poruku o grešci (#NA)! Kako ovo možemo da sprečimo? Veoma efikasno rešenje je da prvu kolonu tabele "imenik" definišemo kao imenovani opseg (koji možemo nazvati, recimo - "imena") i iskoristimo ga kao kriterijum za validaciju kolone A u osnovnoj tabeli (Sheet1). 10

Excel - Napredne funkcije 2016 3.2. MAX, MIN, AVERAGE Ove tri funkcije vradaju kao rezultat maksimalnu (MAX), minimalnu (MIN) i prosečnu vrednost iz unetog opsega. Primer: =MAX(A3:A7) - vrada najvedu od pet vredbnosti iz datog opsega; =MIN(A3:A7) - vrada najmanju od pet vredbnosti iz datog opsega; =AVERAGE(A3:A7) - vrada prosečnu vrednost datog opsega. 3.3. MATCH MATCH je funkcija koja kao rezultat vrada brojčanu vrednost koja odgvoara redu iz unetog opsega koji sadrži traženu vrednost. Bitno je razumeti da je rezultat broj koji odgovara redu u datom opsegu, a ne redu u smislu adresiranja u Excel-u. Takođe, kao dodatni argument navodi se da li želimo da pronađemo apsolutno poklapanje ("0"), ili prvu vrednost koja je manja ("1") ili veda ("-1") od tražene Primer: =MATCH(15; B4:B18; 0) kao rezultat vrada 4, u slučaju da se vrednost 15 nalazi u polju B7. Vidimo da funkcija nije vratila vrednost 7 (što odgovara redu iz adrese delije), ved je u pitanju red iz unetog opsega. 3.4. INDIRECT INDIRECT je funkcija kojoj se kao argument predaje oznaka delije, a funkcija vrada referencu na dati pojam. Iako možda zvuči malo zbunjujude, program radi sledede: U deliji (primera radi) B2, pišemo: =INDIRECT(A2) Program de tekst koji je sadržan u deliji A2 potražiti među identifikatorima (imenima) na spisku imenovanih opsega. Ukoliko pronađe poklapanje, program de vratiti referencu na dati imenovani opseg, posle čega demo to modi da iskoristimo negde u programu. Recimo, kao kriterijum za validaciju! 3.5. VALUE Kada želimo da budemo sigurni da Excel tretira određenu vrednost kao brojčanu vrednost, možemo koristiti funkciju VALUE. Ovo je dobro koristiti u kombinaciji sa funkcijama LEFT, RIGHT i MID, koje 11

2016 Excel - Napredne funkcije zapravo vradaju običan tekst (ispod površine stvari, program pravi razliku između niza znakova koji naizgled predstavlja neki broj i samog zapisa broja, iako mi to zapravo ne vidimo). Stavimo: =VALUE(LEFT(A1; 2)) I možemo biti sigurni da je rezultat nešto što program shvata kao broj. 3.6. DATE Funkciji predajemo tri argumenta: godinu, mesec i dan, a funkcija vrada datum, formatiran po pravilima za formatiranje datuma koja važe u programu. Ako u delijama A1, B1 i C1 imamo dan, mesec i godinu rođenja, a u deliji D1 želimo da dobijemo datum, pisademo: =DATE(C1; B1; A1) Važna napomena: kada pozivamo funkciju DATE, moramo obratiti pažnju na regionalna podešavanja, tojest format datuma i pratiti poruke koje nam program daje tokom zapisivanja funkcije DATE. Ako program traži da unesemo godinu, mesec i dan, poštovademo taj redosled, ali, ako je datum formatiran tako da se prvo mora upisati godina, dan, pa mesec, onda moramo poštovati taj redosled, ili, još bolje, prepraviti podešavanja formata datuma pre nego što počnemo sa unosom! 3.7. NOW, YEAR, MONTH, DAY, HOUR, MINUTE, SECOND NOW je funkcija koja vrade podatke o vremenu (trenutku) u kome smo je pozvali. Ovu funkciju koristimo onda kada nam je potrebno da programu saopštimo trenutno vreme, radi određivanja nečije starosti, vremena proteklog od trenutka kada smo neki podatak uneli i tome slično. Funkcija se poziva jednostavnim upisom: =NOW() Uz napomenu da se prazan par zagrada mora staviti! Ako želimo da ustanovimo trenutnu godinu, mesec ili dan pisademo: =YEAR(NOW()) =MONTH(NOW()) =DAY(NOW()) Naravno, na isti način možemo ustanoviti i sat, minut, pa čak i sekund, ako umesto YEAR, MONTH ili DAY, navedemo HOUR, MINUTE ili SECOND. 12

Excel - Napredne funkcije 2016 3.8. DATEDIF DATEDIF je funkcija koja za uneta dva datuma (uz navođenje formata ispisa izlaznih rezultata), vrada vremenski razmak između dve unete vrednosti. Prvi datum koji se unosi mora prethoditi drugom, a format se zadaje kao: "Y", "M" ili "D", zajedno sa znacima navoda. Ako upišemo: =DATEDIF(F3; NOW(); "Y") Funkcija DATEDIF de nam vratiti, kao rezultat, starost u godinama osobe čiji je datum rođenja upisan u polju F3. Ovde, ni u kom slučaju, nije loše napomenuti da je funkcija DATEDIF slabo dokumentovano, te se nemojte iznenaditi kada je u preogramu, preko pretrage, ne budete našli! DODATAK 1 - PRIMER Pogledajmo jedan konkretan primer koji prikazuje kako se neke od ovih funkcija mogu upotrebiti u kombinaciji. U ppolju A1 stoji JMBG (jedinstveni matični broj) određene osobe. Naš zadatak je da preko polja B2 odredimo njenu starost. To demo uraditi na način koji je nešto komplikovaniji (bez upotrebe pomodnih delija), ali je to takođe način koji je, u kasnijoj eksploataciji, mnogo prirodniji za upotrebu. Naravno, ako su nam zapravo potrebne kolone koje sadrže dan, mesec i godinu rođenja, lako ih možemo napraviti. Ako znamo da prve dve cifre JMBG-a sadrže dan, sledede dve cifre mesec i potom sledede tri cifre godinu rođenja (precizno: poslednje tri cifre, iz godine rođenja), nede nam biti mnogo teško da iskoristimo ove podatke. Ovde je bitno da koristimo i funkciju VALUE, jer mnogo puta deside se da kao mesec nečijeg rođenja, preko funkcije MID, dobijemo vrednost kao što je "05". Ovo je običan tekst koji preko funkcije VALUE lako možemo pretvoriti u broj 5. Krenimo redom... -Ulazni podatak: (JMBG) 1705971710061 -Iz ovoga možemo dobiti: Dan (dve cifre sa leve strane): =VALUE(LEFT(A1; 2)) Mesec (dve cifre, počevši od trede pozicije): = VALUE(MID(A1; 3; 2)) Godina (tri cifre, počevši od pete pozicije): =VALUE(MID(A1; 5; 3)) 13

2016 Excel - Napredne funkcije Pošto se "godina" koju smo ovako dobili sastoji iz svega tri cifre, moramo nadi način da "dopišemo" početnu cifru. Ako je dobijena vrednost veda od 900 (tojest, ako je osoba rođena u XX veku), dodademo 1000. Ako je vrednost manja od 900 (u praktičnom smislu, zapravo de biti manja od 100), dodademo 2000 (radi se o nekome ko je rođen posle 1999). Konačna formula za godinu: =IF(VALUE(MID(A1; 5; 3)) >= 900; VALUE(MID(A1; 5; 3)) + 1000; VALUE(MID(A1; 5; 3)) + 2000) Datum dobijamo preko funkcije DATE, DATE(Godina, Dan, Mesec), pa je formula koja nam treba slededa: =DATE(IF(VALUE(MID(A1; 5; 3)) >= 900; VALUE(MID(A1; 5; 3)) + 1000; VALUE(MID(A1; 5; 3)) + 2000); VALUE(MID(A1; 3; 2)); VALUE(LEFT(A1; 2))) Međutim, iako smo napisali jednu opsežnu formulu, našim "nevoljama" nije kraj! U deliji treba da piše nečija starost, a ne datum rođenja! Za ovo demo, naravno, upotrebiti funkciju DATEDIF. Da se podsetimo, treba nam: =DATEDIF(datum_rođenja; NOW(); "Y"). Ako "datum rođenja" zamenimo formulom koju smo ved napravili, dobijamo: =DATEDIF(DATE(IF(VALUE(MID(A1; 5; 3)) >= 900; VALUE(MID(A1; 5; 3)) + 1000; VALUE(MID(A1; 5; 3)) + 2000); VALUE(MID(A1; 3; 2)); VALUE(LEFT(A1; 2))); NOW(); "Y") Iako je ova formula prilično opsežna, pradenjem koraka koje smo ovde izneli, možemo lako dodi do nje. 14