PERINGKAT IPTA MALAYSIA

KIK IPTA PERINGKAT IPTA MALAYSIA PUSAT TAMHIDI UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA BANDAR BARU NILAI 71800 NILAI NEGERI SEMBILAN TEL : 06-798 7019 FAX : 06-798 7068 http://tamhidi.usim.edu.my ULTIMATE INTRO VIDEO 1

KANDUNGAN PERSEMBAHAN SLAID 3-25 1.0 PENGENALAN ORGANISASI SLAID 26-45 2.0 PEMILIHAN PROJEK DAN DEFINISI SLAID 46-67 3.0 TAJUK MASALAH YANG DIPILIH SLAID 68-77 4.0 ANALISA PELUANG PENAMBAHBAIKAN SLAID 78-87 5.0 CADANGAN PELAKSANAAN KREATIF DAN INOVASI SLAID 88-93 6.0 PEMANTAUAN DAN PIAWAIAN SLAID 94-102 7.0 PENCAPAIAN DAN PENILAIAN SLAID 103-8.0 PENILAIAN KUMPULAN 2

BAB 1 PENGENALAN ORGANISASI DAN KUMPULAN 3

BAB 1 1.1 PENGENALAN ORGANISASI PUSAT TAMHIDI USIM MEMULAKAN OPERASINYA MULAI SESI AKADEMIK 2004/2005 HINGGA KINI SEBAGAI FEEDER PROGRAM PROGRAM DI USIM PROGRAM TAMHIDI TAMHIDI SAINS DAN TEKNOLOGI TAMHIDI PERGIGIAN TAMHIDI PERUBATAN TAMHIDI SYARIAH DAN UNDANG-UNDANG TAMHIDI PERAKAUNAN DAN MUAMALAT TAWARAN PROGRAM TAMHIDI HANYA KEPADA PELAJAR : BUMIPUTRA ISLAM ALIRAN SAINS SEKOLAH AGAMA 4

BAB 1 FUNGSI PUSAT TAMHIDI PERANCANGAN & PENGURUSAN SUMBER MANUSIA. PENGAJARAN & PEMBELAJARAN PENYELIDIKAN& PEMBANGUNAN KEPAKARAN, PENERBITAN. PENGURUSAN SEMINAR PENGURUSAN KHIDMAT MASYARAKAT PENGURUSAN PEMBANGUNAN PELAJAR & AKADEMIK PENGURUSAN JARINGAN DAN PROMOSI PENGURUSAN PENTADBIRAN & KEWANGAN. 5

BAB 1 1.2 PETA LOKASI PUSAT TAMHIDI PUSAT TAMHIDI UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA BANDAR BARU NILAI 71800 NILAI NEGERI SEMBILAN NO TEL 06-7987005 6

TAMHIDI TAMHIDI PERSEDIAAN OBJEKTIF BAB 1 1.3 LATAR BELAKANG PUSAT TAMHIDI TARIKH PENUBUHAN 26/1/2004 KONSEP MATRIKULASI / ASASI PRA-UNIVERSITI STPM / STAM A LEVEL VISI PUSAT TAMHIDI SEBAGAI PILIHAN UTAMA PELAJAR PERINGKAT UNIVERSITI MISI BERTEKAD UNTUK MELAHIRKAN PELAJAR TAMHIDI YANG HOLISTIK DAN BERDAYA SAING DI PERINGKAT SARJANA MUDA MENJALANKAN PROSES PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN (P&P) YANG MENYOKONG HASRAT UNIVERSITI UNTUK MEMARTABATKAN PENDIDIKAN ISLAM YANG RELEVAN DENGAN KEHENDAK SEJAGAT. MELAHIRKAN PELAJAR YANG MAHIR DALAM BIDANG MASING-MASING DISAMPING KUKUH DENGAN PENGHAYATAN NILAI ISLAM. MENYEDIAKAN CALON PELAJAR YANG HOLISTIK DAN BERDAYA SAING BAGI KEMASUKAN KE PROGRAM IJAZAH SARJANA MUDA BERKAITAN DI USIM MENGAMALKAN SISTEM PENGURUSAN YANG CEKAP DAN BERKUALITI SELARAS DENGAN KEHENDAK PELANGGAN DAN STAKEHOLDER. 2500 2000 1500 1000 500 0 PENGASAS PROF. DR. JALANI SUKAMI JUMLAH PELAJAR 2000 441 600 744 2009 2010 2011 2012 7

BAB 1 SENARAI PENGARAH PUSAT TAMHIDI PUAN SUHAILI JALIL 15 NOV 2009 3 1DIS 2010 BACHELOR EDUCATION (TESOL) UK M.A EDUCATION (TESL) UM DR NURLIDA BASIR 15 NOV 2009 KINI DIPCOMPSC, BSCHONS, M SC (UTM), PHD (SOUTHAMPTON) DR. CHE WAN ZANARIAH CHE WAN NGAH 1 JULAI 2008 15 NOV. 2009 BSCHONS (UKMALAYSIA), MSC, PHD (USM) PROF.DR JALANI BIN SUKAIMI 2 JUN 2003 30 JUN 2008 BAGRICSC (MALAYA),PHD (READING),DSC (UKM),DIP MARKETING (CIM,LONDON), PDIP EXPORT MARKETING (MDI, GENEVA), FMSA,FASC 8

BAB 1 1.4 WARGA PUSAT TAMHIDI STAFF AKADEMIK : 27 ORANG STAFF PENTADBIRAN : 8 orang 9

BAB 1 CARTA ORGANISASI PUSAT TAMHIDI PENGARAH SETIAUSAHA PENGARAH PENYELARAS (TAMHIDI SYARIAH DAN UNDANG-UNDANG) PENYELARAS (TAMHIDI PERUBATAN, PERGIGIAN, SAI NS DAN TEKNOLOGI) PENYELARAS (TAMHIDI PERAKAUNAN DAN MUALAMAT) PENOLONG PENDAFTAR (AKADEMIK DAN HAL EHWAL PELAJAR) N41 GURU PUSAT TAMHIDI DG 41/ DG 44 PENOLONG PEGAWAI SAINS C27 PENOLONG PENDAFTAR (PEMBANGUNAN PELAJAR DAN PENGURUSAN PRESTASI) N41 PEMBANTU TADBIR (P/O) N17 PEMBANTU MAKMAL C17 PEMBANTU TADBIR (P/O) N17 PEMBANTU AM PEJABAT N1 10

BAB 1 ANUGERAH BOOTH PALING POPULAR PENCAPAIAN PUSAT TAMHIDI HARI TERBUKA USIM 2011 ANUGERAH PASUKAN HARAPAN USIM PASUKAN BOLA JARING DEBAT BAHASA ARAB ANTARA FAKULTI 11

BAB 1 1.5 PENGENALAN KUMPULAN 12

BAB 1 ULTIMATE -Untung -Luhur -Tulus -Ikhlas -Mesra -Amanah -Tekun NAMA KUMPULAN ULTIMATE KONSEP WARNA JINGGA MELAMBANGKAN HARAPAN DAN SEMANGAT MEMBARA MAKSUD ULTIMATE TERHEBAT GEMILANG KEMUNCAK JAYA TARIKH PENUBUHAN 14 MAC 2011 JABATAN PUSAT TAMHIDI BILANGAN AHLI 8 ORANG -Efisyen BILANGAN PROJEK PERTAMA 13

BAB 1 PROFESIONALISME KUMPULAN TOLAK ANSUR HARGAI MASA ETIKA KUMPULAN BANTU MEMBANTU YAKIN BOLEH 14

BAB 1 AHLI KUMPULAN ULTIMATE KHAIRUNNISA GURU TAMHIDI 2011 - KINI FAAIZATUL AHYA GURU TAMHIDI 2005 - KINI AFIEDAH GURU BAHASA 2009 - KINI AZLINA GURU BAHASA 2009 - KINI CHE KU SARAHANIM SETIAUSAHA PEJABAT PUSAT TAMHIDI FIRDAUS ASFHAN PENOLONG PENDAFTAR II 2011 - KINI

BAB 1 KRITERIA PEMILIHAN AHLI MAHIR DALAM TEK.MAKLUMAT MAHIR DALAM MENGANALISA MAHIR DALAM MENCETUSKAN IDEA MAHIR DALAM PERHUBUNGAN MAHIR DALAM AWAM PENYAMPAIAN DAN PERSEMBAHAN MAHIR DALAM BIDANG PENTADBIRAN

BAB 1 1.6 PENILAIAN AHLI (SEBELUM) NAMA KRITERIA AZNIWATI AZLINA FAIZATUL AFIEDAH NISA ASFHAN SARAH JUMLAH PURATA JALINAN KERJASAMA 4 4 4 4 4 4 4 4.0 INTRAPERSONAL 2 3 3 3 3 3 2 2.7 AKAUNTABILITI 4 3 3 4 3 4 2 3.2 PROFESIONALISME 5 5 5 4 5 3 4 4.4 KOGNITIF 2 2 3 3 2 3 2 2.7 PSIKOMOTOR 2 3 2 2 5 3 3 2.9 Skala Sangat lemah Lemah Sederhana Baik Sangat baik PETUNJUK : SEBELUM 1 2 3 4 5 SELEPAS 17

BAB 1 MESYUARAT 1.7 PENJANAAN ILMU KIK SURAT /EMAIL PANGGILAN MESYUARAT BENGKEL PERBINCANGAN JUMLAH MESYUARAT : 20 KALI KEKERAPAN : 1-4 KALI SEBULAN JANGKA MASA : 3-6 JAM MAS A MESYUARAT : 9.00 PG 5.00 PTG / 9.00 PG 1.00 PTG / 2.00 PTG 5.00 PTG TEMPAT : BILIK MESYUARAT MPG TAMHIDI HADIR : 90% TIDAK HADIR : 10% (TUGAS KHAS/CUTI) MINIT MESYUARAT 18

BAB 1 CARTA RADAR PROJEK (SEBELUM) PSIKOMOTOR JALINAN KERJASAMA 5 4 3 2 1 0 INTRAPERSONAL PETUNJUK Sebelum KOGNITIF AKAUNTABILITI PROFESIONALISME 19

BAB 1 BIL NAMA AHLI 14 APRIL 26 MEI 24 JUN 3 JULAI 22 JULAI 1. ALIFAH 1.8 CARTA KEHADIRAN BIL NAMA AHLI 2. AZNIWATI 17 OGOS 24 OGOS 1. ALIFAH 2. AZNIWATI 3. FIRDAUS ASFHAN 4. AZLINA 26 OGOS 30 SEPT 20 OKT 10% 3. FIRDAUS ASFHAN BIL 5. KHAIRUNNISA NAMA AHLI 27 OKT 28 OKT 11NOV 25 NOV 9 DIS 90% PETUNJUK : HADIR TIDAK HADIR 4. AZLINA 1. 6. ALIFAH FAAIZATUL AHYA 5. KHAIRUNNISA 2. 7. AZNIWATI CHE KU SARAHANIM 6. FAAIZATUL3. AHYA 8. FIRDAUS AFIEDAH ASFHAN 7. CHE KU SARAHANIM 4. AZLINA 8. AFIEDAH 5. KHAIRUNNISA 50% 50% PETUNJUK : 6. FAAIZATUL AHYA 7. CHE KU SARAHANIM 8. AFIEDAH TUGAS KHAS CUTI BIL NAMA AHLI 16 DIS 23 DIS 30 DIS 5 JAN 6 JAN 1. ALIFAH 2. AZNIWATI 3. FIRDAUS ASFHAN 4. AZLINA 5. KHAIRUNNISA 6. FAAIZATUL AHYA 7. CHE KU SARAHANIM 8. AFIEDAH 20

BAB 1 1.9 TANGGUNGJAWAB AHLI KUMPULAN SETIAUSAHA Menyediakan dokumen mesyuarat Menyediakan laporan AJK DATA Mengumpul data Menganalisa data Mengemaskini slaid BENDAHARI Mengawal perbelanjaan Menguruskan bengkel KETUA KUMPULAN Menyuntik semangat Mengelola mesyuarat dan aktiviti Membentang laporan FASILITATOR Perhubungan pengurusan Sumber rujukan ahli Memantau gerak kerja 21

BAB 1 JADUAL AGIHAN TUGAS PETUNJUK : TANGGUNGJAWAB UTAMA PENGUMPULAN MAKLUMAT PENYEDIAAN FASILITI 22

BAB 1 1.10 PDCA 23

BAB 1 CARTA PERBATUAN 24

BAB 1 1.11 ANALISA S.W.O.T KUMPULAN PERTEMBUNGAN MASA SESAMA AHLI PERUNTUKAN TERHAD BEBANAN TUGASAN LAIN PEMBAHAGIAN TUGAS YANG LEBIH SPESIFIK(KUMPULAN KECIL) PERBINCANGAN ATAS TALIAN PERKARA CARA ATASI T THREAT (ANCAMAN) S STRENGTH (KEKUATAN) PERKARA CARA MENG- OPTIMAKAN SEMUA AHLI MUDAH BERTOLAK-ANSUR SEMUA AHLI BERSEMANGAT UNTUK MENJAYAKAN PROJEK KIK MEMUDAHKAN PERBINCANGAN DAN TUGAS DAPAT MEMILIH PROJEK YANG TERBAIK MENAMBAHBAIK PROSES KERJA YANG EFISYEN MENYUMBANG HASIL KERJA UNTUK MENINGKATKAN PRESTASI JABATAN PERKARA O OPPORTUNITY (PELUANG) W WEAKNESS (KELEMAHAN) PERKARA KERJA HAKIKI MEMBATASKAN AKTIVITI KEKANGAN MASA YANG SANGAT KRITIKAL DENGAN JADUAL P&P YANG PADAT MENINGKATKAN MUTU KERJA MAKLUMAT DIPEROLEHI DENGAN MUDAH DAN CEPAT CARA MENG- OPTIMAKAN CARA ATASI AKTIVITI RASMI KUMPULAN DIADAKAN PADA SETIAP JUMAAT JAM 11 PAGI MEMBUAT PEMBAHAGIAN TUGAS 25

BAB 2 PEMILIHAN PROJEK DAN DEFINISI 26

LAPORAN AUDIT DALAM PUSAT TAMHIDI BAB 2 2.1 PEMILIHAN PROJEK DENGAN IZIN PIHAK PENGURUSAN PUSAT TAMHIDI 27

BAB 2 SENARAI MASALAH YANG DIKENALPASTI HASIL DARI SEMAKAN LAPORAN AUDIT DALAM BIL 1/2011 MINIT MESYUARAT PUSAT TAMHIDI BIL.1 2011 (28 JAN 2011) LAPORAN AUDIT DALAM PUSAT TAMHIDI BERDASARKAN LAPORAN AUDIT DALAM BIL. 1 /2011, 13 PENEMUAN MASALAH TELAH DIKENALPASTI DAN TELAH DIBINCANGKAN SECARA TERPERINCI DI DALAM MESYUARAT PUSAT TAMHIDI BIL. 1 28

BAB 2 2.2 JUSTIFIKASI PEMILIHAN MASALAH Specific Masalah berlaku dalam skop bahagian Timeliness Masalah boleh dilaksanakan dalam masa perancangan Measurable Masalah boleh diukur kekerapan berlaku KAEDAH SMART Realistic Masalah sebenar yang berlaku di bahagian Achievable Masalah boleh diselesaikan dan memberi faedah 29

BAB 2 2.2 JUSTIFIKASI PEMILIHAN MASALAH Bil Masalah Specific Measurable Achievable Realistic Timeliness Keputusan 1. Laporan kedudukan kewangan tidak dibincang-kan di dalam mesyuarat Pembentanga n bajet tidak dibuat secara terperinci Prestasi belanjawan semasa Masalah boleh diatasi Tiada perancanga n dalam belanjawan Masalah boleh diatasi dalam tempoh tertentu RUMUSAN: DI BAWAH BIDANG KUASA PIHAK PENTADBIRAN KEPUTUSAN : 2. Mesyuarat Pengarah dengan penyelaras program tiada minit Mesyuarat tidak diadakan secara formal Mesyuarat tidak diminitkan Masalah boleh diatasi Tiada minit untuk rujukan pihak pengurusan Masalah boleh diatasi dalam tempoh tertentu RUMUSAN: DI BAWAH BIDANG KUASA PENYELARAS KEPUTUSAN 30

Bil Masalah Specific Measurable Achievabl e 3. Laman web Pusat Tamhidi masih tidak lengkap Masih dalam proses kemaskini dan kurang kepakaran Peratusan siap sebanyak 85% BAB 2 2.2 Masalah boleh diatasi JUSTIFIKASI PEMILIHAN MASALAH Realistic Timeliness Keputusan Laman web masih dalam peringkat pembangunan Masalah boleh diatasi dalam tempoh tertentu RUMUSAN: TANGGUNG- JAWAB WEB MASTER KEPUTUSAN : 4. Tiada laporan bagi kebanyakan aktiviti promosi Petugas tidak membuat laporan Sepanjang tahun 2010 tiada laporan Masalah boleh diatasi Tiada perkongsian maklumat & maklumbalas peserta aktiviti promosi Masalah boleh diatasi dalam tempoh tertentu RUMUSAN: TANGGUNG- JAWAB PETUGAS PROMOSI KEPUTUSAN : 31

BAB 2 2.2 JUSTIFIKASI PEMILIHAN MASALAH Bil Masalah Specific Measurable Achievable Realistic Timeliness Keputusan 5 Jawatankuasa Promosi 2010 tidak wujud 6 Resit belian disimpan dalam tempoh yang lama Jawatankuasa pernah dilantik dan telah bermesyuarat tetapi tidak diminitkan Resit dikumpul untuk elak tuntutan yang kerap Tidak minit mesyuarat Dituntut selepas 2 bulan Masalah tidak boleh diatasi Masalah boleh diatasi Aktiviti promosi tidak dapat diatur dengan lebih terancang Mengundang risiko diaplikasi tuntutan Masalah boleh diatasi dalam tempoh tertentu Masalah boleh diatasi dalam tempoh tertentu RUMUSAN: DI BAWAH BIDANG KUASA PENTADBIRAN KEPUTUSAN : RUMUSAN: DI BAWAH BIDANG KUASA PENTADBIRAN KEPUTUSAN : 32

Bil Masalah Specific Measurable Achievable Realistic Timeliness Keputusan 7 Borang KEW PA-7 (Jabatan Bendahari tidak dipamerkan Staf tidak mengisi borang yang sepatutnya Deraf borang Kew PA-7 BAB 2 Masalah tidak boleh diatasi Maklumat tidak dapat disahkan Masalah boleh diatasi dalam tempoh tertentu RUMUSAN: DI BAWAH BIDANG KUASA PENTADBIRAN KEPUTUSAN : 8 Buku rekod pinjaman lemah Lemah kerana tiada ruang maklumat pegawai Tiada nombor siri pendaftar an/kod bar peralatan yang dipinjam Masalah boleh diatasi Borang Kew PA-6 tidak dikuatkua sakan Masalah boleh diatasi dalam tempoh tertentu RUMUSAN: DI BAWAH BIDANG KUASA PENTADBIRAN KEPUTUSAN : 33

BAB 2 2.2 JUSTIFIKASI PEMILIHAN MASALAH Bil Masalah Specific Measurable Achievabl e 9 Tidak semua fail disemak oleh Penyelaras dan disahkan oleh Pengarah Guruguru tidak menye diakan fail pada tempo h yang sepatut nya 9/24 disemak oleh penyelaras 1/24 disahkan oleh Pengarah Masala h boleh diatasi Realistic Timeliness Keputusan Fail kursus tidak dikemaskini pada masa yang telah ditetapkan Masalah memerlukan perhatian yang serius untuk diselesaikan segera RUMUSAN: TANGGUNG- JAWAB KAKITANGAN AKADEMIK KEPUTUSAN : 34

BAB 2 2.2 JUSTIFIKASI PEMILIHAN MASALAH Bil Masalah Specific Measurable Achievable Realistic Timeliness Keputusan 10 Wang pendahuluan program masih belum diselesaikan Tiada laporan perbelanjaan bersama resit dikemuka -kan dalam tempoh 2 bulan dari tarikh program Kelewatan mengemukakan laporan perbelanjaan Masalah boleh diatasi Tidak ikut prosedur Masalah boleh diatasi dalam tempoh tertentu RUMUSAN: DI BAWAH BIDANG KUASA PENTADBIRAN KEPUTUSAN: 35

BAB 2 2.2 JUSTIFIKASI PEMILIHAN MASALAH Bil Masalah Specific Measurable Achievable Realistic Timeliness Keputusan 11 Buku resit tidak ditandatangani Buku resit yang tidak digunakan telah ditandatangani Salahguna buku resit ketika membuat kutipan wang pelajar Buku resit Masalah boleh diatasi Pembaziran buku resit Masalah boleh diatasi dalam tempoh tertentu RUMUSAN: TANGGUNG JAWAB PEMUNGUT WANG PELAJAR KEPUTUSAN: 36

Bil Masalah Specific Measurable Achievable Realistic Timeliness Keputusan 12 Tiada laporan aktiviti bagi kebanyaka n aktiviti pelajar Keberkesana n aktiviti sukar dinilai tanpa laporan Hanya 2 laporan daripada 45 BAB 2 Masalah boleh diatasi Penganj ur tidak disediak an laporan aktiviti Masalah boleh diatasi dalam tempoh tertentu RUMUSAN: TANGGUNG JAWAB KAKITANGAN AKADEMIK KEPUTUSAN: 13 Agihan beban amanah tiada pengesaha n& kelulusan Tiada pengesahan & kelulusan secara bertulis untuk pastikan dokumen itu disemak Dokume n agihan beban amanah yang terkemas kini tiada untuk rujukan masa hadapan Masalah boleh diatasi Format jadual beban amanah tidak lengkap Masalah boleh diatasi dalam tempoh tertentu RUMUSAN: DI BAWAH BIDANG KUASA PENTADBIRAN KEPUTUSAN: 37

BAB 2 2.3 CARTA UNDIAN FORCE RANKING Bil MASALAH KEPENTINGAN KEPADA JABATAN A. Laporan kedudukan kewangan tidak dibincangkan di dalam mesyuarat B. Mesyuarat tidak diadakan secara formal C. Laman web masih tidak lengkap D. Tiada laporan aktiviti promosi E. Tidak wujud di Jawatankuasa Promosi 2010 Pusat Tamhidi 7+7+8+6+5+5+6 44 / 7 = 6.3 4+3+4+5+3+4+5 24 / 7 = 3.4 8+8+8+8+7+7+7 53 / 7 = 7.6 6+7+5+6+5+5+5 39 / 7 = 5.6 8+8+8+9+6+7+8 54 / 7 = 7.7 KEMAMPUAN AHLI KUMPULAN 1+1+3+2+2+3+1 13 / 7 = 1.85 3+2+2+2+2+2+2 15 / 7 = 2.1 8+3+6+4+3+4+5 33 / 7 = 4.7 8+6+7+7+6+7+5 46 / 7 = 6.6 3+4+3+4+3+4+4 25 / 7 = 3.3 38

BAB 2 2.3 CARTA UNDIAN FORCE RANKING Bil MASALAH KEPENTINGAN KEPADA JABATAN F. Resit belian disimpan dalam tempoh yang lama G. Borang KEW tidak dipamerkan 8+7+8+7+6+7+7 50 / 7 = 7.1 5+4+5+4+5+4+4 31 / 7 = 4.4 KEMAMPUAN AHLI KUMPULAN 1+3+3+2+2+3+1 15 / 7 = 2.1 2+1+1+2+2+1+2 11 / 7 = 1.6 H. Buku rekod pinjaman lemah kerana tiada ruang maklumat pegawai I. Tidak semua fail disemak oleh Penyelaras dan disahkan oleh Pengarah J. Resit pendahuluan masih belum diselesaikan 6+6+7+7+6+7+5 44 / 7 = 6.3 8+10+9+10+10+9+10 66 / 7 = 9.4 8+8+7+7+7+6+7 50 / 7 = 7.1 1+1+2+1+1+1+1 8 / 7 = 1.1 9+9+9+10+9+10+9 65 / 7 = 9.3 1+1+2+2+2+1+1 10 / 7 = 1.4 39

BAB 2 2.3 CARTA UNDIAN FORCE RANKING Bil MASALAH KEPENTINGAN KEPADA JABATAN K. Buku resit tidak rasmi ditandatangani Buku resit yang tidak digunakan telah ditandatangani L. Tiada laporan aktiviti bagi kebanyakan aktiviti pelajar M Tiada pengesahan & kelulusan secara bertulis untuk pastikan dokumen agihan beban amanah disemak 6+5+6+6+5+5+6 39 / 7 = 5.6 7+8+8+8+6+6+7 50 / 7 = 7.1 10+10+10+10+8+8+8 64 / 7 = 9.1 KEMAMPUAN AHLI KUMPULAN 2+2+1+2+2+1+1 11 / 7 = 1.6 7+6+8+9+6+9+8 53 / 7 = 7.6 6+5+4+6+5+6+5 31 / 7 = 4.4 SANGAT PENTING SKALA 9-10 PENTING 7-8 SEDERHANA 5-6 KURANG PENTING 3-4 TIDAK PENTING 0-2 1 M 0 (9,4) 9 I (9.9) C (8,2) E (8,4) 8 J (7,1) F (7,2) 7 L (7,8) A&K 6 H (6,1) D (6,7) 1 1 (6,2) 2 3 4 5 6 7 8 9 0 4 B 3 (3,2) 2 1 40

BAB 2 ANALISA DATA MATRIX A C E F H Laporan kedudukan kewangan tidak dibincangkan di dalam mesyuarat Laman web masih tidak lengkap Tidak wujud di Jawatankuasa Promosi 2010 Pusat Tamhidi Resit belian disimpan dalam tempoh yang lama Buku rekod pinjaman lemah kerana tiada ruang maklumat pegawai KEMAMPUAN AHLI 10 M (9,4) 9 I (9.9) C (8,2) E (8,4) 8 J (7,1) F (7,2) L (7,8) 7 I L D Tidak semua fail disemak oleh Penyelaras dan disahkan oleh Pengarah Tiada laporan aktiviti bagi kebanyakan aktiviti pelajar Tiada laporan aktiviti promosi J K Resit pendahuluan masih belum diselesaikan Buku resit tidak rasmi ditandatangani Buku resit yang tidak digunakan telah ditandatangani 6 H (6,1) A&K (6,2) D (6,7) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 KEPENTINGAN JABATAN M Tiada pengesahan & kelulusan secara bertulis untuk pastikan dokumen agihan beban amanah disemak G (4,2) B (3,2) 4 3 2 B Mesyuarat tidak diadakan secara formal 1 G Borang KEW tidak dipamerkan 41

BAB 2 SENARAI PENDEK MASALAH 1 M 0 9 I (9,4) C E (9.9) (8,2) 8 J (8,4) F L (7,1) (7,2) 7 (7,8) H A&K 6 D (6,1) 1 (6,2) 2 3 4 5 6 (6,7) 7 8 9 1 0 B (3,2) 4 3 2 1 Bil Masalah Specific Measurable Achievable Realistic Timeliness Keputusan 9 Tidak semua fail disemak oleh Penyelaras dan disahkan oleh Pengarah 10 Wang pendahuluan program masih belum diselesaikan 11 Buku resit tidak ditandatangani Buku resit yang tidak digunakan telah ditandatangani 12 Tiada laporan aktiviti bagi kebanyakan aktiviti pelajar Guru-guru tidak menyediakan fail pada tempoh yang sepatutnya Tiada laporan perbelan-jaan bersama resit dikemuka-kan dalam tempoh 2 bulan dari tarikh program Salahguna buku resit ketika membuat kutipan wang pelajar Keberkesanan aktiviti sukar dinilai tanpa laporan 9/24 disemak oleh penyelaras 1/24 disahkan oleh Pengarah Kelewatan mengemuka - kan laporan perbelanjaan Buku resit Hanya 2 laporan daripada 45 Masalah boleh diatasi Masalah boleh diatasi Masalah boleh diatasi Masalah boleh diatasi Fail kursus tidak dikemaskini pada masa yang telah ditetapkan Tidak ikut prosedur Pembaziran buku resit Penganjur tidak disediakan laporan aktiviti Masalah memerlukan perhatian yang serius untuk diselesaikan segera Masalah boleh diatasi dalam tempoh tertentu Masalah boleh diatasi dalam tempoh tertentu Masalah boleh diatasi dalam tempoh tertentu 1. TIADA LAPORAN AKTIVITI PROMOSI. 2. TIDAK SEMUA FAIL DISEMAK OLEH PENYELARAS DAN DISAHKAN OLEH PENGARAH. 3. TIADA LAPORAN AKTIVITI BAGI KEBANYAKKAN AKTIVITI PELAJAR 42

BAB 2 2.4 VERIFIKASI MASALAH Bil Masalah Kekerapan masalah Catatan 1. Tiada laporan aktiviti promosi 100% Analisa data: Kump.ULTIMATE Sumber: Laporan Audit Dalam Pusat Tamhidi 2010 2. Tidak semua fail disemak oleh Penyelaras dan disahkan oleh Pengarah 3. Tiada laporan aktiviti bagi kebanyakan aktiviti pelajar 96% Analisa data: Kump.ULTIMATE Sumber: Laporan Audit Dalam Pusat Tamhidi 2010 95% Analisa data: Kump.ULTIMATE Sumber: Laporan Audit Dalam Pusat Tamhidi 2010 43

BAB 2 MASALAH PENTING DAN MAMPU DISELESAIKAN Bil Masalah Pencadang Keputusan 1. Tiada laporan aktiviti promosi 2. Tidak semua fail disemak oleh Penyelaras dan disahkan oleh Pengarah 3. Tiada laporan aktiviti bagi kebanyakan aktiviti pelajar TOLAK TERIMA TOLAK 6 5 4 3 2 1 0 BIL. 1 BIL. 2 BIL. 3 Setuju Tidak setuju GRAF UNDIAN AHLI ULTIMATE 44

BAB 2 2.5 KAITAN PROJEK KEPADA ORGANISASI KRA USIM KEY AREA (KA) KPI TINDAKAN DAN PELAKSANAAN USIM KRA 2: Menawarkan progam pengajian yang diiktiraf dan tersohor, bukan sahaja dalam negara tetapi juga diperingkat antarabangsa KA3: Memantapkan dan memantau kemahiran dan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran secara berkesan Semua tenaga pengajar Tamhidimendapat distinction dalam penilaian oleh pelajar melalui enilai 100% pelajar lulus program Tamhidi 40% pelajar mendapat PNGK 3.50 dan keatas Latihan peningkatan kemahiran kakitangan Beban amanah yang sesuai kepada tenaga pengajar FAIL KURSUS DAN FAIL PENGAJARAN YANG LENGKAP Sumber: Petunjuk Aras Prestasi Utama (KPI), Pusat DOKUMENTASI FAIL AKADEMIK YANG TIDAK EFISYEN MEMBERI IMPAK NEGATIF KEPADA JABATAN DAN ORGANISASI 45

BAB 3 TAJUK MASALAH YANG DIPILIH 46

BAB 3 TERMA MAKSUD RUJUKAN SLAID P&P PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN 7,25,47,50,53,69,71,74,7 9,80,83,87,89,90,92,97,9 8,109,110 PTJ PUSAT TANGGUNGJAWAB 82,83,98 PP PENOLONG PENDAFTAR 60 MYDOCS MY DOCUMENTS 47,80,81,82,83 MYP&P MY PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN 79,87,89,95,98,99,79,80 E-NILAI PENILAIAN PRESTASI PENGAJARAN SECARA ELEKTRONIK 60,61 KPI KEY PERFORMANCE INDICATOR 45,49,97 KRA KEY RESULT AREA 45,49,97 KA KEY AREA 45 ISO INTERNATIONAL STANDARD OPERATION 50,53,65 TERMA YANG DIGUNAPAKAI MQA MALAYSIAN QUALIFICATION AGENCY 50,53,58,99 3.1 47

BAB 3 48

BAB 3 HUBUNGKAIT PROJEK DENGAN ORGANISASI OBJEKTIF PROJEK Mengatasi masalah Jabatan dalam meningkatkan kualiti pengurusan dengan memaksimumkan penggunaan sumber-sumber sedia ada melalui inovasi dan kreativiti secara berkumpulan USIM KRA 2: Menawarkan progam pengajian yang diiktiraf dan tersohor, bukan sahaja dalam negara tetapi juga diperingkat antarabangsa KA3: Memantapkan dan memantau kemahiran dan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran secara berkesan PENAMBAHBAIKAN DOKUMENTASI FAIL AKADEMIK KPI 40% pelajar mendapat PNGK 3.50 dan keatas TINDAKAN DAN PELAKSANAAN - Latihan peningkatan kemahiran kakitangan - Beban amanah yang sesuai kepada tenaga pengajar - Fail kursus dan fail pengajaran yang lengkap OBJEKTIF PUSAT TAMHIDI Mengamalkan sistem pengurusan yang cekap dan berkualiti selaras dengan kehendak pelanggan dan stakeholder. 49

BAB 3 RASIONAL PEMILIHAN MASALAH RASIONAL UTAMA KEPENTINGAN PENGURUSAN Memudahkan Pengarah /Penyelaras membuat laporan Memantau aktiviti kerja tenaga akademik KEPENTINGAN AKADEMIK Memastikan sasaran prestasi P&P tercapai Mengukur tahap pencapaian pelajar mengikut semester ISU JABATAN LAPORAN AUDIT DALAM SENARIO KPT ISO RASIONAL LAIN PERKARA BERBANGKIT MQA 50

BAB 3 SURAT PERMOHONAN DAN KELULUSAN MELAKSANAKAN PROJEK 51

BAB 3 3.3 DEFINISI MASALAH 52

BAB 3 3.3 DEFINISI MASALAH 53

BAB 3 3.3 DOKUMENTASI FAIL AKADEMIK TIDAK EFISYEN DEFINISI MASALAH Dokumentasi fail akademik yang disediakan tenaga akademik didapati tidak efisyen berdasarkan beberapa penemuan yang diperoleh hasil dari Laporan Audit Dalam Pusat Tamhidi. PENEMUAN STATUS 24 BUAH FAIL AKADEMIK DI PUSAT TAMHIDI Carta Bar Penemuan Status Fail Akademik ITEM PENEMUAN JUMLAH 1 Fail tidak disahkan oleh Pengarah 2 Fail tidak disemak oleh Penyelaras 3 Fail masih belum dikemaskini 23 fail 15 fail 9 fail 4 Fail masih kosong 9 fail Sumber: Laporan Audit Dalam Pusat Tamhidi 2010 54

BAB 3 3.3 DEFINISI MASALAH Masalah ini berlaku di Bahagian Pengurusan Akademik Pusat Tamhidi BAHAGIAN PENGURUSAN PENYELARAS & PENGARAH BAHAGIAN AKADEMIK BAHAGIAN PENOLONG PENDAFTAR AKADEMIK BAHAGIAN PENOLONG PENDAFTAR PENTADBIRAN 55

BAB 3 3.3 DEFINISI MASALAH Kakitangan di Bahagian Pengurusan Akademik Pusat Tamhidi PENGARAH PUSAT TAMHIDI PENOLONG PENDAFTAR AKADEMIK PENOLONG PENDAFTAR PENTADBIRAN TENAGA AKADEMIK 56

BAB 3 3.3 DEFINISI MASALAH MASALAH BERLAKU PADA AWAL SEMESTER DAN AKHIR SEMESTER DALAM SATU SESI PENGAJIAN 57

BAB 3 3.3 DEFINISI MASALAH Perancangan Pusat Tamhidi untuk menambahbaik pengurusan Fail Akademik dengan memastikan fail disemak oleh Penyelaras Program dan disahkan oleh Pengarah sejajar dengan keperluan MQA. Tiada penetapan dalam penyediaan fail berkenaan tarikh akhir penghantaran, format dokumen dan pengkhususan isi kandungan melalui senarai semak 58

BAB 3 3.3 DEFINISI MASALAH SERAHAN AWAL SEMESTER SERAHAN AKHIR SEMESTER 3 HARI JADUAL BEBAN TUGAS Proses kerja diperingkat pengurusan dan pentadbiran mengambil masa yang lama, sering tertangguh dan berlaku banyak keralatan. Oleh itu dokumen menjadi tidak lengkap NOTA, MODUL DAN BAHAN PENILAIAN 126 HARI 30 HARI 14 HARI JADUAL WAKTU SENARAI MENGIKUT KURSUS PROSES DOKUMENTASI FAIL AKADEMIK SOALAN, SKEMA JAWAPAN DAN MARKAH LAPORAN PRESTASI TENAGA AKADEMIK 30 HARI 30 HARI Tempoh proses kerja =47 hari Tuntutan dokumentasi =30 hari Tempoh proses kerja =194 hari Tuntutan dokumentasi =127 hari 59

BAB 3 FAIL MEJA CARTA ALIR PROSES SEMASA PENYEDIAAN FAIL AKADEMIK PUSAT TAMHIDI MULA SENARIO SEMASA 8 PROSES 3.3 DOKUMENTASI DEFINISI MASALAH FAIL AKADEMIK 1 2 9 10 Mula 1.Mesyuarat Penyelaras 2.Menyediakan rangka kursus 3.Agihan bebanan oleh PP2 3 11 7.Semakan Penyelaras/ Pengesahan Pengarah 6.Menyediakan senarai pelajar mengikut kursus 5.Agihan kumpulan tutorial pelajar oleh PP2 4.Menyediakan jadual waktu peribadi 4 12 8.Perkuliahan 9.Menyediakan nota, modul, ba han penilaian 10.Peperiksaan 11.Menyediaka n soalan,skema jawapan dan markah 5 6 13 14 Tamat 14.Semakan penyelaras/ Pengesahan Pengarah 13.Menyediaka n data penilaian pengajaran 12.E-Nilai 7 TAMAT Serahan awal semester Serahan akhir semester PROSES DOKUMENTASI FAIL AKADEMIK TIDAK DITUNJUKKAN DI DALAM FAIL MEJA 60

BAB 3 3.3 DEFINISI MASALAH Setiap dokumentasi fail akademik dilakukan secara individu oleh tenaga pengajar dengan format masing-masing 61

BAB 3 3.3 DEFINISI MASALAH RAJAH VENN PENEMUAN STATUS FAIL AKADEMIK CARTA BAR PENEMUAN STATUS FAIL AKADEMIK LAPORAN PENYELARAS Melibatkan bilangan fail yang banyak 62

BAB 3 KESAN JIKA MASALAH TIDAK DIATASI PENANGGUHAN DAN PERTINDIHAN KERJA TEGURAN BERTERUSAN DARI PIHAK AUDIT DALAM MENJEJASKAN IMEJ JABATAN MERUMITKAN PROSES SERAH TUGAS SUKAR UNTUK MEMANTAU PRESTASI PELAJAR MAKLUMAT AKADEMIK TIDAK DAPAT DIAKSES DENGAN SEGERA TIDAK KOMITMEN DENGAN TUGAS TIDAK MENEPATI 5S/ISO 63

BAB 3 3.4 SASARAN PROJEK 1 SEMUA FAIL AKADEMIK DAPAT DILENGKAPKAN DAN DISERAHKAN PADA TEMPOH YANG DITETAPKAN RASIONAL ARAHAN DAN TEGURAN BERTERUSAN DARI PIHAK AUDIT DALAM 1 FAIL 24 FAIL YA! 64

BAB 3 3.4 SASARAN PROJEK ADA PENYERAGAMAN 2 TIADA PENYERAGAMAN MENEPATI KEHENDAK PROSES DALAM PENSIJILAN ISO 9000 : 2008 RASIONAL DASAR KUALITI UNIVERSITI YA 65

BAB 3 3.4 SASARAN PROJEK KAEDAH TIDAK BERKESAN KAEDAH LEBIH BERKESAN YA! 66

BAB 3 PENETAPAN SASARAN PROJEK ANALISA KAJIAN PERBANDINGAN FAKULTI DALAMAN Fakulti Syariah dan Undang-Undang, Fakulti Sains dan Teknologi (FST), Fakulti Ekonomi dan Muamalat(FEM), Fakulti Pengajian Quran dan Sunnah (FPQS) dan Fakulti Kepimpinan dan Pengurusan (FKP) menggunakan kaedah manual dan tidak seragam dalam penyediaan fail akademik. 67

BAB 4 ANALISA PELUANG PENAMBAHBAIKAN 68

BAB 4 MANUSIA Kepelbagaian tugas Bebanan P&P Bengkel / Seminar kursus Tidak sistematik Tiada format yang seragam Konsultasi pelajar Menanda tugasan & kertas peperiksaan Sistem Manual KAEDAH Tiada inisiatif sendiri Promosi USIM Cara penyediaan fail yang tidak seragam Tidak mengikut peraturan Banyak data perlu dimasukkan Kurang komitment Tidak mengambil berat Dokumen lambat disediakan Jadual waktu tidak tersusun Fail kosong di cari sendiri Penyediaan fail secara manual Borang disediakan sendiri Masalah pentadbiran Lambat terima senarai nama pelajar Proses perolehan bahan Pelajar menukar program Melalui MyOasis Akademik Sentiasa Berada di dalam kelas BAHAN Ambil masa PERSEKITARAN Stok terhad Tidak berkualiti Maklumat pelajar lambat dikemaskinikan Toner cepat habis Mesin fotokopi selalu rosak Mudah koyak 4.1 Akses internet perlahan Pentadbiran Jauh dari bilik tenaga akademik Dokumen hilang Kertas sukar diperolehi RAJAH SEBAB DAN AKIBAT 1 Kondisi bahan Komputer edisi lama Dokumen hanya guna kertas PENYEDIAAN FAIL AKADEMIK TIDAK EFISYEN 69

BAB 4 4.2 VERIFIKASI PUNCA MASALAH PUNCA MASALAH DOKUMEN HANYA GUNA KERTAS PROSES PEROLEHAN BAHAN KONDISI BAHAN ANALISA MASALAH Dokumen hilang. Mudah koyak Tidak berkualiti Bekalan kertas terkawal Melalui myoasis Stok terhad Ambil masa Toner cepat habis Mesin fotokopi selalu rosak Komputer edisi lama Akses Internet perlahan DATA KEKERAPAN MASALAH MAMPU DISELESAIKAN OLEH KUMPULAN ADAKAH DI DALAM BIDANG KUASA KUMPULAN KEPUTUSAN TERIMA / TIDAK VERIFIKASI KUMPULAN 24 buah fail Ya Ya 3 Jan Dis 2010 Tidak Tidak 1 Jan Dis 2010 Tidak Tidak 1 SKALA PENILAIAN 1 TIDAK SETUJU 2 TIDAK PASTI 3 SETUJU 70

BAB 4 4.2 VERIFIKASI PUNCA MASALAH PUNCA MASALAH KURANG KOMITMEN KEPELBAGAIAN TUGAS MASALAH PENTADBIRAN ANALISA MASALAH Tidak mengikut peraturan Tidak mengambil berat Tiada inisiatif sendiri Dokumen lambat disediakan Bebanan P&P Promosi USIM Bengkel / Seminar / AKADEMIK Menanda tugasan & kertas peperiksaan Konsultasi pelajar Lambat terima senarai pelajar Jadual waktu tidak tersusun Pelajar menukar program DATA KEKERAPAN MASALAH MAMPU DISELESAIKAN OLEH KUMPULAN ADAKAH DI DALAM BIDANG KUASA KUMPULAN KEPUTUSAN TERIMA / TIDAK VERIFIKASI KUMPULAN 15 orang Tidak Tidak 1 15 orang Tidak Tidak 2 Awal semester SKALA PENILAIAN Tidak Tidak 1 1 TIDAK SETUJU 2 TIDAK PASTI 3 SETUJU 71

BAB 4 4.2 VERIFIKASI PUNCA MASALAH PUNCA MASALAH ANALISA MASALAH DATA KEKERAPAN MASALAH MAMPU DISELESAIKAN OLEH KUMPULAN ADAKAH DI DALAM BIDANG KUASA KUMPULAN KEPUTUSAN TERIMA / TIDAK VERIFIKASI KUMPULAN Pentadbiran Jauh dari bilik tenaga akademik Maklumat pelajar lambat dikemaskini Jan Dis 2010 Tidak Tidak 1 Akademik Sentiasa berada didalam kelas 2 semester setiap tahun Tidak Tidak 1 SKALA PENILAIAN 1 TIDAK SETUJU 2 TIDAK PASTI 3 SETUJU 72

BAB 4 4.2 VERIFIKASI PUNCA MASALAH PUNCA MASALAH ANALISA MASALAH DATA KEKERAPAN MASALAH MAMPU DISELESAIKAN OLEH KUMPULAN ADAKAH DI DALAM BIDANG KUASA KUMPULAN KEPUTUSAN TERIMA / TIDAK VERIFIKASI PIHAK KETIGA Sistem manual Dokumentasi fail tidak seragam Tidak sistematik Tiada format yang seragam Jan Dis 2010 Ya Ya 3 Penyediaan fail secara manual Banyak data perlu dimasukkan Borang disediakan sendiri Fail tidak disediakan 2 semester setiap tahun Ya Ya 3 SKALA PENILAIAN 1 TIDAK SETUJU 2 TIDAK PASTI 3 SETUJU 73

BAB 4 MANUSIA Kepelbagaian tugas Bebanan P&P Bengkel / Seminar kursus Tidak sistematik Tiada format yang seragam Konsultasi pelajar Menanda tugasan & kertas peperiksaan Sistem Manual KAEDAH Tiada inisiatif sendiri Promosi USIM Cara penyediaan fail yang tidak seragam Tidak mengikut peraturan Banyak data perlu dimasukkan Kurang komitment Tidak mengambil berat Dokumen lambat disediakan Jadual waktu tidak tersusun Fail kosong di cari sendiri Penyediaan fail secara manual Borang disediakan sendiri Masalah pentadbiran Lambat terima senarai nama pelajar Proses perolehan bahan Pelajar menukar program Melalui MyOasis Akademik Sentiasa Berada di dalam kelas BAHAN Ambil masa PERSEKITARAN Stok terhad Tidak berkualiti Maklumat pelajar lambat dikemaskinikan Toner cepat habis Mesin fotokopi selalu rosak Mudah koyak Akses internet perlahan Pentadbiran Jauh dari bilik tenaga akademik Dokumen hilang Kertas sukar diperolehi RAJAH SEBAB DAN AKIBAT 2 Kondisi bahan Komputer edisi lama Dokumen hanya guna kertas PENYEDIAAN FAIL AKADEMIK TIDAK EFISYEN 74

BAB 4 MANUSIA Kepelbagaian tugas Bebanan P&P Bengkel / Seminar kursus Tidak sistematik Tiada format yang seragam Konsultasi pelajar Menanda tugasan & kertas peperiksaan Sistem Manual KAEDAH Tiada inisiatif sendiri Promosi USIM Cara penyediaan fail yang tidak seragam Tidak mengikut peraturan Banyak data perlu dimasukkan Kurang komitment Tidak mengambil berat Dokumen lambat disediakan Jadual waktu tidak tersusun Fail kosong di cari sendiri Penyediaan fail secara manual Borang disediakan sendiri Masalah pentadbiran Lambat terima senarai nama pelajar Proses perolehan bahan Pelajar menukar program Melalui MyOasis Akademik Sentiasa Berada di dalam kelas BAHAN Ambil masa PERSEKITARAN Stok terhad Tidak berkualiti Maklumat pelajar lambat dikemaskinikan Toner cepat habis Mesin fotokopi selalu rosak Mudah koyak Akses internet perlahan Pentadbiran Jauh dari bilik tenaga akademik Dokumen hilang Kertas sukar diperolehi RAJAH SEBAB DAN AKIBAT 3 Kondisi bahan Komputer edisi lama Dokumen hanya guna kertas PENYEDIAAN FAIL AKADEMIK TIDAK EFISYEN 75

BAB 4 4.3 DATA KEKERAPAN PUNCA MASALAH SUMBER : HASIL SOAL SELIDIK TENAGA AKADEMIK Tarikh : 3 Oktober 2011 Jumlah responden : 27 orang tenaga akademik FAKTOR PUNCA MASALAH UTAMA ULASAN JUMLAH KEKERAPAN TERTINGGI PERATUS KEKERAPAN (%) KAEDAH Sistem manual Tiada format yang sistematik 15/21 Tidak Memuaskan 71.43 Penyediaan fail secara manual Dokumen disediakan dalam bentuk hardcopy 18/21 Tidak Memuaskan 85.71 BAHAN Dokumen hanya menggunakan kertas Kerosakan dan kehilangan berlaku 12/21 Tidak Memuaskan 57.14 76

BAB 4 CARTA BAR LEMBARAN SEMAKAN KEKERAPAN PUNCA MASALAH Dokumen Hanya Guna Kertas Penyediaan Fail Secara Manual Sistem Manual Sistem Manual 0% 50% 100% Penyediaan Fail Secara Manual Dokumen Hanya Guna Kertas Tidak Setuju 5 2 4 Tidak Pasti 1 1 5 Setuju 15 18 12 77

BAB 5 CADANGAN PELAKSANAAN KREATIF DAN INOVATIF 78

BAB 5 5.1 CARTA PERBATUAN PELAKSANAAN PROJEK : PEMBANGUNAN APLIKASI MY P&P TEMPOH : OGOS DISEMBER 2011 PEMANTAUAN : NOVEMBER DISEMBER 2011 79

WALKTHROUGH 1 SENARIO SISTEM PEMFAILAN PUSAT TAMHIDI BAB 5 Almari fail AKADEMIK di Pusat Tamhidi Kandungan Fail AKADEMIK.. Almari fail 5.2 PROSES AKADEMIK PEMBANGUNAN di BENCHfakulti lain dalam MARK USIM LAKARAN IDEA Web Tamhidi Web Tamhidi WALKTHROUGH 2 MYDOCS Menu My P&P TENAGA AKADEMIK My Docs TENAGA Pentenaga 80 akademiksan Pihak

BAB 5 KEPERLUAN APLIKASI 5.3 JUSTIFIKASI APLIKASI 1. HARDWARE KOMPUTER STORAGE MEDIUM 2. SOFTWARE WINDOWS OS INTERNET BROWSER MS OFFICE MS POWERPOINT MS PUBLISHER ADOBE READER KELEBIHAN APLIKASI 1. SISTEMATIK FAIL AKADEMIK MENGIKUT SUBJEK 2. FLEXIBLE DOWNLOAD UPLOAD 3. SECURITY MENGGUNAKAN MYDOCS TETAPAN PRIVILEGES KEPADA TENAGA AKADEMIK 4. EFISYEN FORMAT YANG STANDARDIZE JIMAT MASA & TENAGA KELEMAHAN APLIKASI 1. RUJUKAN FAIL AKADEMIK KEMUDAHAN RUJUKAN KEPADA TENAGA AKADEMIK 2. STANDARD FORMAT FORMAT YANG SAMA DIGUNAKAN OLEH SEMUA tenaga akademik 3. PENYELIAAN MEMUDAHKAN PENYELIAAN DI PERINGKAT PENtenaga akademiksan ATASAN PUSAT TAMHIDI CIRI-CIRI APLIKASI FUNGSI APLIKASI 1. SISTEMATIK FAIL AKADEMIK MENGIKUT SUBJEK 2. FLEXIBLE DOWNLOAD UPLOAD 3. SECURITY MENGGUNAKAN MYDOCS TETAPAN PRIVILEGES KEPADA TENAGA AKADEMIK 4. STANDARD FORMAT 1. INTERNET MEMERLUKAN CAPAIAN KEPADA INTERNET BERGANTUNG KEPADA KELAJUAN INTERNET 81

BAB 5 5.4 HALANGAN DAN TINDAKAN Capaian Web Tamhidi Penyeragaman Kandungan Pengkategorian Subjek Penerimaan Staff Capaian MYDOCS Data Privacy Kemahiran ICT Staff 82

BAB 5 5.5 CARTA ALIR PENGGUNAAN MANUAL PENGGUNA FORMAT FAIL AKADEMIK SENARAI SEMAK FAIL AKADEMIK UPLOAD FAIL 83 AKADEMIK

BAB 5 F O R M A T F A I L A K A D E M I K BORANG TANDATANGAN FAIL 1. AKAUN & PERNIAGAAN 2. BAHASA ARAB 3. BAHASA INGGERIS 4. BIOLOGI 5. FIZIK 6. ICT 7. KIMIA 8. MATEMATIK 9. QURAN & FIQH 10. SYARIAH & UNDANG-UNDANG FORMAT KANDUNGAN 1. PROFAIL PENSYARAH 2. RANGKA AKADEMIK 3. SENARAI NAMA 4. PENILAIAN 5. NOTA 6. SOALAN MUKA FAIL 1. AKAUN & PERNIAGAAN 2. BAHASA ARAB 3. BAHASA INGGERIS 4. BIOLOGI 5. FIZIK 6. ICT 7. KIMIA 8. MATEMATIK 9. QURAN & FIQH 10. SYARIAH & UNDANG-UNDANG SEPARATOR FAIL 1. PROFAIL PENSYARAH 2. RANGKA AKADEMIK 3. SENARAI NAMA 4. PENILAIAN 5. NOTA 6. SOALAN TAG FAIL 1. AKAUN & PERNIAGAAN 2. BAHASA ARAB 3. BAHASA INGGERIS 4. BIOLOGI 5. FIZIK 6. ICT 7. KIMIA 8. MATEMATIK 9. QURAN & FIQH 10. SYARIAH & UNDANG-UNDANG KANDUNGAN FAIL 84

BAB 5 U P L O A D F A I L A K A D E M I K KANDUNGAN FAIL 85

BAB 5 5.6 ANTARAMUKA APLIKASI 86

BAB 5 ANTARAMUKA MANUAL PENGGUNA MANUAL PENGGUNA DISEDIAKAN DI LAMAN WEB TAMHIDI DALAM MENU MY P&P. PANDUAN PENGGUNAAN MY P&P DISEDIAKAN DENGAN LENGKAP UNTUK RUJUKAN PENGGUNA. 87

BAB 6 PEMANTAUAN DAN PIAWAIAN 88

BAB 6 6.1 PELAN PEMANTAUAN PROJEK 29/07/2011 TAKLIMAT KEPADA tenaga akademik DIBILIK MESYUARAT (MENGENAL PASTI MASALAH DAN CUBA DISELESAIKAN) 14/11/2011 MAKLUMAN PRA-UJI PROJEK (MEMBERI GAMBARAN AWAL TENTANG MY P&P FILING) 28/11-7/12/2011 UJI-CUBA & CADANGAN PENAMBAHBAIKAN (MENDAPATKAN MAKLUMBALAS DARI END USER TENTANG APLIKASI) 8-9/12/2011 BENGKEL PEMURNIAN KIK BILIK SEMINAR, ARAS 4, PERPUSTAKAAN MEMURNIKAN PROJEK 23/12/2011 LATIHAN PENGGUNAAN MY P&P FILING MEMBERI LATIHAN KEPADA TENAGA AKADEMIK 14/12/2011 MEMO PENYERAGAMAN PEMBERITAHUAN PENGGUNAAN MY P&P PERLU DISERAGAMKAN 13/12/2011 PEMBENTANGAN KEPADA PENGARAH MEMBERI GAMBARAN LEBIH JELAS KEPADA PENGARAH 89

BAB 6 PELAN PENAMBAHBAIKAN PROJEK 6.2 PROJEK REVIEW BIL TARIKH TINDAKAN PENGGUNA CATATAN BUKTI SISTEM MANUAL MYP&P FILING 1. 28/11/2011-2/12/2011 X SEMUA TENAGA AKADEMIK PUSAT TAMHIDI 100% MENGGUNAKAN APLIKASI 2. 5/12/2011-7/12/2011 X SEMUA TENAGA AKADEMIK PUSAT TAMHIDI 100% MENGGUNAKAN APLIKASI 90

BAB 6 6.3 TINDAKAN PEMBETULAN SEBELUM (MINGGU 1 OKTOBER) FOLDER KOD AKADEMIK HANYA ADA 1 SELEPAS (MINGGU 2-4 OKTOBER) FOLDER KOD AKADEMIK DIBAHAGI KEPADA 2 SEMESTER KEBAIKAN PEMBAHAGIAN DATA LEBIH SISTEMATIK FOLDER BOLEH DIAKSES OLEH SESIAPA SAHAJA TIADA MANUAL PENGGUNAAN FOLDER HANYA BOLEH DIAKSES OLEH TENAGA AKADEMIK YANG MENGAJAR SAHAJA MANUAL PENGGUNAAN DISEDIAKAN MENINGKAT TAHAP KESELAMATAN DAN PRIVACY RUJUKAN PENGGUNA HANYA BOLEH DIAKSES MELALUI EMAIL BOLEH DIAKSES MELALUI WEBSITE TAMHIDI DAN EMAIL KEMUDAHAN AKSES 91

BAB 6 6.4 HASIL PEMANTAUAN 6.5 GRAF PENGGUNAAN 25 20 15 10 BIL TENAGA AKADEMIK 5 0 JUL OGOS SEPT OKT NOV DIS 92

BAB 6 6.6 TINDAKAN PENYERAGAMAN 93

BAB 7 PENCAPAIAN DAN PENCIPTAAN NILAI 94

DOKUMENTASI FAIL LENGKAP BAB 7 7.1 PENCAPAIAN PROJEK SEBELUM Laporan audit menunjukkan hanya 1 Fail AKADEMIK lengkap. Sumber: Pn. Alifah (Penyelaras) 1 FAIL SELEPAS Laporan audit menunjukkan 24 Fail AKADEMIK telah lengkap. KESERAGAMAN FAIL AKADEMIK 24 FAIL APLIKASI ONLINE SEBELUM Fail AKADEMIK disediakan secara manual dan tiada rujukan online. MANUAL SELEPAS Fail AKADEMIK boleh dimuatnaik dan dimuatturun bagi kemudahan tenaga akademik- TENAGA AKADEMIK ONLINE SEBELUM Kandungan Fail AKADEMIK tidak seragam antara tenaga akademik- TENAGA AKADEMIK. 24 TIDAK SERAGAM SELEPAS Fail AKADEMIK telah diseragamkan dengan penggunaan My P&P Filing. 24 SERAGAM 95

BAB 7 PEMATUHAN AUDIT 7.2 VERIFIKASI PROJEK DIAUDIT DAN DIPANTAU OLEH KUMPULAN 5S BERDASARKAN LAPORAN AUDIT SEMAKAN OLEH PENYELARAS PROGRAM FORMAT YANG DITETAPKAN OLEH USIM 96

BAB 7 7.3 IMPAK PROJEK KEPADA ORGANISASI KPI TAMHIDI 40% pelajar mendapat PNGK 3.50 dan keatas TINDAKAN DAN PELAKSANAAN Latihan peningkatan kemahiran kakitangan Beban amanah yang sesuai kepada tenaga pengajar Fail AKADEMIK dan fail pengajaran yang lengkap PENAMBAHBAIKAN DOKUMENTASI FAIL AKADEMIK DENGAN MEMBANGUNKAN MYP&P FILING 97

BAB 7 CARTA ALIR DOKUMENTASI FAIL AKADEMIK MULA 7.3 IMPAK PROJEK KEPADA ORGANISASI MESYUARAT PENYELARAS BERSAMA PENGARAH AGIHAN BEBAN MENGAJAR PP MENYEDIAKAN JADUAL WAKTU P&P KUMPULAN 5S SEDIAKAN FAIL PUTIH UNTUK DIISIKAN DOKUMEN FAIL AKADEMIK TENAGA AKADEMIK SEDIAKAN FAIL AKADEMIK FAIL AKADEMIK SIAP DI PERINGKAT TENAGA AKADEMIK UPLOAD DOKUMEN DI MY P&P ONLINE SEMAKAN DOKUMEN DI MY P&P ONLINE RUJUKAN FORMAT DI MY P&P ONLINE RUJUK CARTA ALIR PENGGUNAAN MYP&P MULA KEMASKINI FAIL AKADEMIK ONLINE AKAN UPLOAD DOKUMEN FAIL AKADEMIK PENYELARAS AKAN MENYEMAK FAIL AKADEMIK INDIVIDU DI DALAM MY P&P DILULUSKAN AKAN MENGHANTAR SALINAN FAIL AKADEMIK KEPADA PENYELARAS FAIL AKADEMIK DITANDATANGANI OLEH PENYELARAS TIDAK DILULUSKAN MULA PENYELARAS MENGHANTAR FAIL AKADEMIK KEPADA PENGARAH UNTUK SEMAKAN PENGARAH MENANDATANGANI DAN MENGESAHKAN FAIL AKADEMIK FAIL AKADEMIK YANG TELAH SIAP DILETAKKAN DI ALMARI KHAS FAIL AKADEMIK TAMAT CARTA ALIR INI TELAH DIWUJUDKAN DAN DIMASUKKAN KE DALAM MPK DAN FAIL MEJA

BAB 7 7.3 IMPAK PROJEK KEPADA ORGANISASI MENINGKATKAN KEBERKESANAN DOKUMENTASI FAIL AKADEMIK MELALUI APLIKASI MY P&P FILING MELAHIRKAN IDEA KREATIF UNTUK MEMPERBAIKI HASIL KERJA YANG INOVATIF MEMANTAPKAN PENYERAGAMAN DOKUMENTASI FAIL AKADEMIK MENGIKUT KEPERLUAN UNIVERSITI FAIL BOLEH DIAKSES PADA BILA-BILA MASA FAIL DAPAT DISEDIAKAN DAN A YANG DIPERLUKAN DIHANTAR PADA TEMPOH YANG DITETAPKAN. 99

BAB 7 7.4 IMPAK KEPADA AHLI KUMPULAN ULTIMATE PERINTIS DALAM MEMBUDAYAKAN TEPAT PADA MASANYA (RIGHT AT THE FIRST TIME) PSIKOMOTOR PENINGKATAN DALAM KEMAHIRAN BERFIKIR SECARA KREATIF DAN KRITIS KOGNITIF PENINGKATAN TAHAP KOMPENTENSI DALAM MELAKSANAKAN TUGAS KOGNITIF KEMAHIRAN DALAM MEMBUAT KEPUTUSAN DENGAN LEBIH CEPAT DAN TEPAT AFEKTIF 100

BAB 7 7.4 IMPAK KEPADA AHLI KUMPULAN ULTIMATE PENGURUSAN MASA YANG LEBIH TERATUR PSIKOMOTOR PENINGKATAN DALAM SEMANGAT BERPASUKAN, TOLERANSI DAN BERTANGGUNGJAWAB DALAM AMANAH KERJA AFEKTIF MENGERATKAN IKATAN UKHUWAH DI KALANGAN RAKAN SEKERJA AFEKTIF AHLI ULTIMATE LEBIH SENSITIF TERHADAP PERMASALAHAN DOKUMENTASI DI PUSAT TAMHIDI KOGNITIF 101

BAB 7 7.5 PENGHARGAAN KETUA JABATAN... 2. Pusat Tamhidi dengan rasa berbesar hati mengucapkan setinggi-tinggi penghargaan dan jutaan terima kasih di atas sumbangan dan inovasi Kumpulan Ultimate dalam mewujudkan satu alternatif kepada warga akademik di Pusat Tamhidi untuk menyeragamkan sistem dokumentasi fail AKADEMIK dan fail pengajaran warga Tamhidi. Pengwujudan ruangan My PnP Filing di laman web Pusat Tamhidi ini merupakan medium yang baik untuk semua warga akademik Pusat Tamhidi memperoleh panduan berkenaan fail AKADEMIK dan fail pengajaran bagi AKADEMIK masingmasing. DR. Nurlida Basir 102

BAB 8 PENILAIAN KUMPULAN 103

BAB 8 8.1 LEMBARAN SEMAKAN PENILAIAN AHLI SEBELUM DAN SELEPAS PROJEK KRITERIA NAMA AZNIWATI AZLINA FAIZATUL AFIEDAH NISA ASFHAN SARAH JUMLAH JUMLAH PURATA PURATA SEBELU SELEPAS M JALINAN KERJASAMA 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 4 4 5 4.0 5.0 INTRAPERSONAL 2 4 3 5 3 5 3 4 3 5 3 4 2 4 2.7 4.8 AKAUNTABILITI 4 5 3 5 3 5 4 4 3 4 4 3 2 3 3.3 3.7 PROFESIONALISME 5 5 5 5 5 5 4 5 5 5 3 4 4 5 4.4 4.7 KOGNITIF 2 4 2 4 3 4 3 4 2 4 3 3 2 3 2.4 4.0 PSIKOMOTOR 2 4 3 4 2 4 2 5 5 5 3 4 3 4 2.9 4.5 Skala Sangat lemah Lemah Sederhana Baik Sangat baik PETUNJUK : SEBELUM 1 2 3 4 5 SELEPAS 104

BAB 8 8.2 CARTA RADAR SEBELUM DAN SELEPAS PROJEK PSIKOMOTOR JALINAN KERJASAMA 5 4 3 2 1 0 INTRAPERSONAL PETUNJUK SEBELUM SELEPAS KOGNITIF AKAUNTABILITI PROFESIONALISME 105

BAB 8 8.3 TINDAKAN MENGATASI MASALAH PENGETAHUAN KIK YANG KURANG JELAS KEHADIRAN TIDAK MENCAPAI 100% KOMITMEN TUGAS HAKIKI BERJAYA! 106

BAB 8 8.4 KEBAIKAN KIK TERHADAP ORGANISASI MEMANTAPKAN PENGURUSAN ORGANISASI MEMPERCEPATKAN DAN MEMUDAHKAN PROSES KERJA KEBAIKAN KIK KEPADA PUSAT TAMHIDI MENANAM BUDAYA KERJA CEMERLANG MENYELESAIKAN MASALAH ORGANISASI 107

BAB 8 8.5 KENYATAAN PEMBELAJARAN KOGNITIF Pengetahuan dan idea untuk menyelesaikan masalah secara sistematik Kemampuan membahagi masa KOGNITIF AFEKTIF Kepentingan komunikasi berkesan, kerjasama dan musyawarah Menghargai pandangan ahli Mematuhi etika AFEKTIF HASIL PEMBELAJARAN KIK PSIKOMOTOR Merealisasikan idea untuk meningkatkan prestasi pengurusan Mencipta inovasi untuk manfaat organisasi PSIKOMOTOR 108

BAB 8 RUMUSAN 109

BAB 8 PROJEK INI TELAH MENYUMBANGKAN IMPAK YANG BESAR BUKAN SAHAJA KEPADA PUSAT TAMHIDI MALAH KEPADA USIM DISAMPING BERJAYA MEMBANGUNKAN PROJEK TANPA KOS RUMUSAN PELAJAR : MEMBENTUK DAN MELAHIRKAN GRADUAN YANG HOLISTIK DAN BERDAYA GAJI TINGGI PENAMBAHBAIKAN DOKUMENTASI FAIL AKADEMIK DENGAN MEMBANGUNKAN MyP&P FILING SO1 USIM PROGRAM PENGAJIAN USIM MENDAPAT PENGIKTIRAFAN TEMPATAN DAN ANTARABANGSA MENAWARKAN PROGRAM PENGAJIAN YANG DIIKTIRAF DAN TERSOHOR DI DALAM NEGARA DAN PERINGKAT ANTARABANGSA PIIHAK LUAR : MEMUDAHKAN PROSES PENGIKTIRAFAN DARI MQA/JKPT DAN AUDIT SIRIM- STAKEHOLDER INDUSTRI : MEMBEKALKAN BAKAL MODAL INSAN YANG BERDAYA SAING DI PASARAN PROJEK KRA2 USIM MASYARAKAT : SUMBANGAN BAKTI KEPADA MASYARAKAT LUAR DENGAN MEMBEKALKAN PELAJAR YANG MEMPUNYAI KEMAHIRAN INSANIAH YANG TINGGI 110

BAB 8 PENGHARGAAN Pengarah Pusat Tamhidi Penolong Pendaftar Pusat Tamhidi Penyelaras Program Pusat Tamhidi Guru-guru Pusat Tamhidi Kakitangan Pentadbiran Pusat Tamhidi Puan Alifah Abdul Hamid (Fasilitator Ultimate) Pn. Nooraini A.Manan (Pegawai Ptm) En.Saiful (Pegawai Ptm) En. Mohd.Jamil (Pustakawan Usim) Individu yang terlibat secara langsung dan tidak langsung 111

BAB 8 8.6 MAKLUM BALAS WARGA PUSAT TAMHIDI UCAPAN PENGARAH UCAPAN WAKIL GURU TAMHIDI 112

PUSAT TAMHIDI UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA BANDAR BARU NILAI 71800 NILAI NEGERI SEMBILAN TEL : 06-798 7019 FAX : 06-798 7068 SEKIAN, TERIMA KASIH http://tamhidi.usim.edu.my