Predlogi za učinkovito pripravo predstavitev s pripomočkom Microsoft PowerPoint 2016 dr. Simona Sternad Zabukovšek mag. Zdenko Deželak Irena Šišovska, mag. ekon. in posl. ved 1. SKLOP O predstavitvah Namen Prednosti in slabosti Predstavniki PowerPoint 2016 Kako do pripomočka? Uporabniški vmesnik Prilagajanje delovnega okolja Agenda 2 1
2. SKLOP Koraki izdelave predstavitve Priprava osnove - Nova prazna, template (različni viri) + demo Matrica Postavitve diapozitiva Teme, ozadja, slogi pisav, vstavljanje skupnih elementov, glava in noga Vstavljanje povezav, dejanj Vnos vsebine Pisanje Vstavljanje iz Word-a, iz drugih predstavitev Vnos vsebine posameznih diapozitivov Vstavljanje tabel Vstavljanje Ilustracije (Oblike, SmartArt, grafikoni) Vstavljanje predstavnosti (video, zvok) Vstavljanje dodatkov Agenda Animacije Prehodi med diapozitivi Učinki (časovne nastavitve, različni učinki) Skupna raba in sodelovanje pri ustvarjanju predstavitev Priprava na predstavitev Dodajanje opomb Vadi čas predstavitve Posnemi diaprojekcijo Diaprojekcija po meri Stisni slike Shranjevanje in tiskanje Diaprojekcija Pogled predstavitelja Predstavi v spletu (Skype za podjetja, storitev za predstavitve Office) 3 Agenda 3. SKLOP Triki in nasveti 4 2
Predstavitve Predstavitve so govori v poslovnem, tehničnem, ekspertnem, znanstvenem in drugem okolju, ki so namenjene specializiranemu občinstvu. Pojavljajo se v obliki informativnih predstavitev, predavanj, delavnic, predstavitev izdelkov in projektov. Predstavitev vključuje dva vidika: predstavitvene spretnosti in samo izvedbo predstavitve Ta dva vidika se med sabo prepletata in vključujeta: Pripravo Predstavitev Verbalno in neverbalno komunikacijo Javno nastopanje 5 Prednosti in slabosti Prednosti: Predstavitev omogoča strukturiran potek govora brez improvizacije in papirnih pripomočkov Enostavna priprava Uporaba predstavitev omogoča ohraniti očesni stik z občinstvom Slabosti: Za predstavitev potrebujemo tehnično opremo Osredotočanje na obliko namesto na vsebino predstavitve Poudarki in velika količina poglobljenih informacij je zreducirana na alineje 6 3
Predstavniki Microsoft PowerPoint (v okviru Microsoft Office paketa) 95 % predstavitev je narejenih s pomočjo PowerPoint Prezi Apple Keynote OpenOffice Impress Google Slides SlideRocket Zoho show 7 Kako do MS Office 2016? Informacije o IT storitvah UM na naslovu https://it.um.si/ Portal UM: Zaposleni/študenti IT storitve 8 4
Kako do MS Office 2016? Portal UM: Zaposleni/študenti IT storitve 9 Priročnik Microsoft PowerPoint 2013 Dostopno na: http://www.epf.um.si/izpitni-centerepf/microsoft-student-partner-msp/ 10 5
Microsoft Office Powerpoint 2016 HITRI DOSTOP NASLOVNA VRSTICA ZAVIHEK DATOTEKA TRAK UKAZNE KARTICE RAVNILO DRSNI TRAK DELOVNA POVRŠINA DIAPOZITIVI VRSTICA STANJA RAZLIČNI POGLEDI NA PREDSTAVITEV HITRA POVEČAVA 11 Prilagajanje delovnega okolja Ukaz Informacije Zaščiti predstavitev Preglej predstavitev Upravljaj različice Lastnosti predstavitve 12 6
Prilagodi orodno vrstico za hitri dostop Možnosti v PowerPoint 13 Ukazna kartica OGLED Pogledi predstavitve Pogledi matrice Pokaži Povečava Barvno/Sivine Minimiraj trak - dvoklik 14 7
Priprava osnove predstavitve Ukaz Novo Prazna predstavitev Predloge (moje, lokalne, s spleta) CGP UM: http://www.um.si/cgp/splosno/strani/default.aspx Viri predlog https://templates.office.com/en-us/templates-for-powerpoint https://www.presentationmagazine.com/free_powerpoint_template.htm http://www.smiletemplates.com/free/powerpoint-templates/0.html http://www.free-power-point-templates.com/ 15 DEMO 1 Možnosti Shranjevanje, Avtorstvo Prilagodi orodno vrstico za hitri dostop Dodajanje predloge UM med moje predloge Preglej dokument 16 8
Matrica Ogled (Pogledi matrice) Matrica diapozitiva Matrica izročka Matrica opomb Postavitve diapozitivov v matrici 17 Teme (Načrt) Iskanje tem Shrani temo Teme in ozadje Ozadje (Načrt) 18 9
Velikost diapozitiva Nastavitev velikosti diapozitiva Načrt (Design) Standardno 4:3 (Standard) Širokozaslonsko 16:9 (Widescreen) 19 Pisava (Osnovno) Urejanje in oblikovanje besedila 20 10
Urejanje in oblikovanje besedila Odstavek (Osnovno) 21 Slike Iz datoteke Spletne slike Posnetek zaslona Fotoalbum Povezave Povečava Hiperpovezava Dejanja 22 11
Glava in noga Vstavljanje (Glava in noga) Datum in čas Številka diapozitiva Noga 23 DEMO 2 Urejanje matrice: Tema Ozadje Pisava Odstavek (vrstične oznake, razmik za) Vstavljanje slike in hiperpovezava Glava in noga Vstavi matrico diapozitiva vs. Vstavi postavitev Izdelava fotoalbuma Shranjevanje predstavitev 24 12
Vnos osnove vsebine Jezik Pregled (Review) Vstavljanje novega diapozitiva Osnovno (Home) Postavitev (Layout) Vstavljanje besedila iz MS Office Word Diapozitivi iz orisa (Slides from Outline) Vnovična uporaba diapozitivov Kopiraj/prilepi Znova uporabi diapozitive 25 DEMO 3 Vstavljanje besedila iz Wordovega dokumenta Vstavljanje iz PowerPoint predstavitve Vstavljanje novega diapozitiva (postavitev po meri) Sprememba postavitve 1. diapozitiva Brisanje diapozitiva Dvojnik diapozitiva Skrij diapozitiv 26 13
Tabele (Tables) Vstavljanje elementov Vstavi tabelo (Insert table) Nariši tabelo (Draw table) Excelova preglednica (Excel Spreadsheet) Oblikovanje tabel Načrt (Design) Postavitev (Layout) Pametna vodila pri vstavljanju tabel (Smart Guides) 27 Ilustracije (Ilustrations) Oblike (Shapes) Grafika SmartArt Grafikoni (Charts) Vstavljanje elementov Novi slogi za oblikovanje vstavljenih oblik Prednastavitve (Preset) 28 14
Vstavljanje elementov Predstavnost (Media) Video - iz računalnika in spletni videoposnetek (Video) Zvok - iz računalnika ali posnemi zvok (Audio) Snemanje vsebine na zaslonu (Screen recording) 29 Dodatki (Add-ins) Trgovina (Store) Moji dodatki (My Add-ins) Vstavljanje elementov 30 15
Vstavljanje pripomb Pripombe (Comments) Pripombe s črnilom (zavihek Risanje) Ink Annotation Na voljo samo pri napravah na dotik 31 Napredno oblikovanje vstavljenih elementov Pomoč pri poravnavanju in razporejanju vstavljenih elementov - Pametna vodila (Smart Guides) Združevanje oblik za ustvarjanje oblike po meri (Oblika -> Spoji oblike) (Shape -> Merge shapes) Drobec 33 16
Kapalka za usklajevanje barv (Eyedropper) Vstavi obliko (Insert Shape) Oblika -> Polnilo oblike -> Kapalka (Shape -> Shape fill -> Eyedropper) 34 DEMO 4 Vstavljanje in oblikovanje tabele Vstavljanje oblike (polnilo, rob) Združevanje oblik Vstavljanje polje za besedilo Pretvori v SmartArt Snemanje vsebine na zaslonu 35 17
Animacije Prehodi Prehod na diapozitiv Možnosti učinka Časovna izbira 36 Animacije Animacije Učinki Časovna izbira Animacija po meri 37 18
DEMO 5 Nastavitev prehoda Nastavitev animacije (matrica) 38 Ukaz Skupna raba / Share Dajte v skupno rabo z osebami -shrani v oblak (Share with people) E-pošta - kot prilogo, kot PDF/XPS, kot internetni faks (Email) Predstavi v spletu - predstavitev diaprojekcije v Skypu ali preko brskalnika (Present Online) Objavi diapozitive v knjižici diapozitivov ali v SharePoint (Publish Slides) 39 19
Skupna raba preko povezave Datoteka -> Skupna raba -> Dajte v skupno rabo z osebami (File -> Share -> Share with people) 40 Sodelovanje pri ustvarjanju PowerPointovih predstavitev (Real Time Presence) Ko je predstavitev v skupni rabi lahko sodeluje več ljudi Vidimo tisto kaj drugi urejajo (indikator, ki prikazuje katere diapozitive urejajo druge osebe) 41 20
Reševanje sporov (Resolve Conflict) Če so narejene spremembe v predstavitvi v sporu, se prikaže vizualna primerjava med spremembami Izberemo tiste spremembe, ki jih želimo obdržati 42 DEMO 6 Skupna raba preko povezave 43 21
Priprava na predstavitev Vadi čas Posnemi diaprojekcijo Skrij diapozitiv Diaprojekcija po meri Vstavljanje opomb govornika Stisni slike 44 Shranjevanje (Save and Save As) Datoteka - Shrani kot (File- Save As).ppt;.pptx;.pps;.ppsx;.pdf;.xps Videoposnetek (Video) Datoteka -> Izvozi -> Ustvari videoposnetek File -> Export -> Create a Video 45 22
Tiskanje Datoteka (Natisni) Lastnosti tiskalnika Tiskanje izročkov Urejanje glave in noge strani 46 Datoteka Izvozi Ustvari izročke Izvoz v Word 47 23
Diaprojekcija Pripravi diaprojekcijo Diaprojekcija (Začni diaprojekcijo) Od začetka (F5) Od trenutnega diapozitiva (Shift + F5) Upravljanje predstavitve Predstavi v splet Diaprojekcija po meri 48 Pogled predstavitelja (Presenter View) Omogoča ogled opomb na zaslonu (Notes) Trenutni diapozitiv (Current Slide) Naslednji diapozitiv (Next Slide) Trajanje predstavitve (Timer) Dodatna orodja (Tools) 49 24
Začetek spletnega srečanja iz PowerPoint-a (Online Meeting) Diaprojekcija -> Predstavi v spletu -> Skype za podjetja Slide Show -> Present online -> Skype for business 50 Začetek spletnega srečanja iz PowerPoint-a (Online Meeting) Diaprojekcija -> Predstavi v spletu -> Storitev za predstavitve Office Slide Show -> Present online -> Office Presentation Service 51 25
DEMO 7 Priprava na predstavitev Vadi čas Posnemi diaprojekcijo Diaprojekcija po meri Vstavljanje opomb govornika Stisni slike Diaprojekcija (upravljanje diaprojekcije) Ogled diaprojekcije preko spleta 52 Uporabni triki in nasveti v PowerPointu 8 namigov za preprostejši način dela 26
1 Izogibajte se uporabe formalnih diapozitivov Če je vaša predstavitev preveč formalna in enolična lahko povzroči dolgočasnost pri občinstvu (Feloni 2015). 1 Ne uporabljajte in ne oblikujte 2 Uporabljanje različne 3 takih predstavitev. kombinacije in ustvarite svoje zanimive in privlačne zasnove. Bodite kreativni! 2 Uporabljajte primerne grafike Uporabite velik kontrast med barvo ozadja in barvo besedila. 1 Preizkusite različne kombinacije barv. 2 Izberite tisto kombinacijo, ki vam je všeč. 3 Priporočena je uporaba kontrastnih barv. 27
3 Uporabljajte primerni slog pisave Izberite tak slog in velikost pisave, da bo občinstvo pisavo lahko videlo iz razdalje. 1 Z izbiro pravega sloga pisave, kot je Helvetica ali Arial, boste učinkoviteje posredovali svoje sporočilo. 2 Uporaba pisave Times New Roman je dolgočasna. 3 Z izbiro prave velikosti pisave boste učinkoviteje posredovali svoje sporočilo. Times New Roman Helvetica Calibri Arial Comic Sans 4 Izogibajte se uporabi veliko besedila Če želite ohraniti jasno sporočilo in če želite, da bo občinstvo ostalo pozorno in zainteresirano ne uporabljate preveč besedila na posameznem diapozitivu (Sieber 2009). 1 Besedilo naj bo preprosto, 2 Določeni projektorji na robovih 3 zato uporabljajte vrstične odrežejo diapozitive, zato bodo oznake in kratke stavke. dolgi stavki morda odrezani. Uporabite oznake in kratke stavke. 28
5 Slike povedo več kot tisoč besed Povejte vašo zgodbo z uporabo različnih slik, vendar bodite pozorni, da ne preobremenjujte občinstvo (Reynolds 2016). 1 Slike običajno pritegnejo 2 in povečajo pomen ter 3 pozornost poslušalca učinkovitost sporočila. Uporabite oznake in kratke stavke. 6 Uporabljate infografike Informacijska grafika nam omogoča, da podatke, ki niso atraktivni, s pomočjo grafičnih elementov naredimo zanimive za poslušalce. Prav tako lahko s pomočjo infografik dobimo vsebine, ki jih uporabniki družbenih omrežij radi med seboj delijo (ENKI 2016). 1 Izberite in vstavite privlačne grafikone in SmartArt oblike. 2 Vstavite zvoke in videoposnetke. 3 Uporabljajte rezultate poročil in analiz, ter vstavite različnih tabel. 29
7 Preverite črkovanje in slovnico Povejte vašo zgodbo z uporabo različnih slik, vendar bodite pozorni, da ne preobremenjujte občinstvo (Microsoft 2016). 1 Preverite morebitne slovnične 2 Izberite Črkovanje na zavihku Pregled. 3 napake. S pomočjo orodja popravite morebitne napake. 8 Namigi za izvedbo predstavitve (Microsoft 2016) Pred začetkom predstavitve se prepričajte, da je vsa oprema priključena in pravilno deluje. Izklopite ohranjevalnik zaslona in se prepričajte, da imate ustrezne datoteke in programsko opremo. Preverite, ali je ločljivost projektorja enaka ločljivosti računalnika, v katerem ste ustvarili predstavitev. Pred podajanjem predstavitve preverite vse barve na zaslonu projekcije. Izogibajte se nenehnemu premikanju kazalca miške. Predstavitve ne berite (Feloni 2014)! 30
Literatura in viri ENKI 2016. Kaj je infografika? [online] Dostopno na: http://www.enki.si/blog/kaj-je-infografika. Feloni, R. 2014. The 10 Worst Body Language Mistakes People Make While Giving Presentations. [online] Dostopno na: http://www.businessinsider.com/worst-body-language-presentation-mistakes-2014-9?op=1. Feloni, R. 2015. 8 insights that will change the way you give PowerPoint presentations. [online] Dostopno na: http://www.businessinsider.com/8-tips-for-great-powerpoint-presentations-2015-1?op=1/#. Microsoft 2016. Namigi za ustvarjanje in podajanje učinkovitih predstavitev. [online] Dostopno na: https://support.office.com/sl-si/article/namigi-za-ustvarjanje-in-podajanje-u%c4%8dinkovitih-predstavitevf43156b0-20d2-4c51-8345-0c337cefb88b. Reynolds, G. 2016. Top Ten Slide Tips. [online] Dostopno na: http://www.garrreynolds.com/preso-tips/design/ Sieber, T. 2009. 10 Powerpoint Tips for Preparing a Professional Presentation. [online] Dostopno na: http://www.makeuseof.com/tag/10-tips-for-preparing-a-professional-presentation/. Novo v PowerPoint 2013 Več možnosti za začetek predstavitve (predloge, nedavno in prazna predstavitev) Izboljšan pogled predstavitelja (Presenter View) Nov zavihek Kombinacija omogoča ustvarjanje in skupna raba spletnih interaktivnih predstavitev - (Office Mix) (potrebna je namestitev dodatka) širokozaslonska postavitev diapozitivov 16:9 (Widescreen) Ustvarjanje spletnega srečanja iz PowerPoint-a (Online Meeting) Izboljšana orodja za načrtovanje predstavitve (Theme variations) Pomoč pri poravnavanju in razporejanju predmetov (Smart Guides) Izboljšane poti gibanja za vstavljene predmete (Motion path) Izboljšano združevanje oblik (Merge common shapes) Izboljšana podpora za video in zvok (več oblik zapisa večpredstavnosti:.mp4 in.mov z videom H.264 in zvokom AAC (Advanced Audio Coding) Nova kapalka za ujemanje barv (Eyedropper for color matching) Prilagojen za naprave na dotik (PowerPoint on touch devices) Skupna raba in shranjevanje v oblaku (Share and save in cloud) Vstavljanje komentarjev (opomb) in odgovarjanje (Insert comment) 31
Novo v PowerPoint 2016 Sodelovanje in ustvarjanje predstavitev v realnem času (Real Time Presence) Vstavljanje pripomb s črnilom (nov zavihek Risanje) na voljo pri napravah na dotik (Ink Annotation) Novi prehodi na diapozitive (Morph) Oblikovalnik PowerPointovih predstavitev (PowerPoint Designer) Šest novih vrst grafikonov Snemanje vsebine na zaslonu (Screen Recording) Boljše razreševanje sporov pri skupni rabi predstavitev (Resolve Conflict) Boljša ločljivost ustvarjenih videoposnetkov (ločljivost 1920 x 1080) Izboljšana pametna vodila pri vstavljanju tabel (Smart Guides) Novi slogi za oblikovanje vstavljenih oblik Prednastavitve (Preset) 32