Cod de etica evenimente responsabile Indrumar pentru organizatiile responsabile social
Pentru inceput Etica conform dictionarului este "stiinta care se ocupa cu studiul principiilor morale, cu legile lor de dezvoltare si cu rolul in viata sociala". Etica reprezinta un set de reguli care definesc ceea ce este drept si gresit in conduita noastra. (Dimitrios Buhalis si Eric Laws) Etica poate fi definita ca o reflectie sistematica asupra consecintelor morale ale deciziilor(potentiale daune pentru personalul din interiorul organizatiei cat si pentru persoanele din exteriorul acesteia) unei organizatii. (Johns) Orice organizatie, chiar si cea mai sincera si dezinteresat implicata in comunitate, poate beneficia de un cod de etica care identifica practicile etice si standardele acceptate. Adoptarea unui astfel de cod nu furnizeaza doar o verificare a eticii organizatiei ci si o pozitie fata de beneficiari, finantatori si autoritatile publice unde organizatiile tintesc sa indeplineasca standarde inalte. Un astfel de document ajuta organizatiile sa identifice si sa evite colaborari sau actiuni de nedorit. - The World Association of Non- Governmental Organizations (WANGO) Codurile de etica reprezinta reflectarea sistemelor de valori si au rolul de a directiona comportamentele umane individuale si de grup
Pasi de urmat Acest ghid este realizat pentru a fi folosit ca o lista de verificare si in acelasi timp drept un catalizator al echipelor din organizatii, sa discute, sa reflecteze si sa modifice principiile, valorile, standardele si comportamentele lor in activitatea de zi cu zi. In elaborarea unui cod de etica a evenimentelor/proiectelor responsabile am luat in considerarea aspecte privind interiorul si exteriorul organizatiei, aspectele financiare si nonfinanciare, de responsabilitate si legalitate. Am formulat o serie de 7 domenii ale codului, ce cuprind in esenta laturile evenimentului sau proiectului responsabilizat. Ariile prioritare ale codului sunt: I. Declaratia de responsabilitate II. Viziune, valori si principii III. Guvernanta IV. Resursa umana V. Relatia cu stakeholderii VI. Transparenta VII. Responsabilitate sociala
I. Declaratia de responsabilitate Aceasta prima parte a codului de conduita reprezinta o declaratie mai mult sau mai putin formala a managementului evenimentului sau proiectului (al organizatiei dupa caz). Va reprezenta intelegerea si importanta data conceptului de etica in eveniment si va fi indemnul de aliniere al echipei de implementare, al beneficiarilor si partenerilor la acest demers. In aceasta declaratie, managementul isi asuma prezentul cod si se pozitioneaza intrun garant al respectarii acestuia. In aceasta prima parte se va rezuma si intregul demers de responsabilizare, de respectare a principiilor si valorilor etice. Se poate preciza istoricul de la care s-a plecat in formularea codului Se vor prezenta liniile directoare ale acestui cod. Prezentarea trebuie sa fie realizata intr-un limbaj simplu, clar, sa fie inteleasa de toata lumea si sa includa asumarea in mod explicit. Se va evita folosirea unui limbaj greoi si de tip juridic ci orientat catre formarea si evidentierea de comportamente Aceasta declaratie de asumare va creste valoarea si credibilitatea codului in randul organizatiei cat si in exteriorul acesteia.
II. Viziune, valori si principii Aceasta este o arie dedicata unei scurte descrieri a evenimentului, a viziunii, a valorilor si a principiilor acestuia. Sub o forma sintetica, acestea trebuie sa exprime un caracter de integralitate a evenimentului, a caracterului sau responsabil si a elementelor ce o compun. Principiile vor da valoare viziunii stabilind felul cum lucrurile se vor desfasura si vor sustine efortul de aliniere la codul etic propus. Principii generale (WANGO): - Responsabilitatea fata de comunitate - Cooperarea fara frontiere - Respectarea drepturilor omunui - Libertatea confesionala - Transparenta - Legalitate Documentul trebuie construit in asa fel incat sa surprinda esentialul si sa fie usor de inteles si urmat. Execitiul de stabilire al principiilor si valorilor evenimentului este un exercitiu al intregii echipe. Acestea trebuie sa fie cunoscute si impartasite de toata echipa. Aceste elemente trebuie sa fie interrelationate, sa se intrepatrunda pentru a avea un caracter unitar Nu sunt elemente de décor!!! Asa ca implementati in ceea ce credeti. Se pot folosi si elemente grafice pentru a pune in valoare elementele de cultura ale evenimentului.
III. Guvernanta In aceasta sectiune vom aborda aspectele de guvernanta ale evenimentului nostru. Se va indica echipa de conducere a evenimentului, echipa de implementare si voluntarii a metodelor folosite si a obiectivelor generale si specifice ale proiectului. Codul etic va face referire la responsbailitatile generale ale echipei de implementare. In multe coduri etice se fac referiri la aspectele legale ale organizatiei precum numarul de inregistrare in registrul asociatiilor si fundatiilor, adresa sediului si datele de contact etc. Pot exista si fotografii ale celor implicati in proiect si datele acestora de contact pentru diferite arii, pentru a facilita accesul la informatii a diferitelor parti interesate precum si a unei mici descrieri a acestora. Optional se pot trece consiliile de adiministratie sau bordurile consultative unde este cazul. Nu trebuie folosit un limbaj alambicat, foarte tehnic tipic managementului de proiect. Textul trebuie sa surprinda intr-un limbaj abordabil elementele de guvernanta ale proiectului.
IV. Resursa umana Acest domeniu este rezervat descrierii principiilor de resurse umane abordate, a relatiilor de munca si a drepturilor anagajatilor si voluntarilor. Codul va cuprinde principii de resurse umane precum diversitatea, egalitatea de sanse, non-discriminarea si tratamentul corect aplicat. Vom descrie politicile de transparenta interna si a protejarii vietii private a angajatilor si voluntarilor. Selectia, evaluarea, pregatirea, oportunitatile de promovare si cazurile de incetare a relatiilor de munca vor fi detaliate si puse in evidenta. Atentie ca toate aceste proceduri de recrutare trebuie sa respecte caracterul principiilor enumerate mai sus. Se vor prezenta aspectele legate de comunicarea interna, transversala si orizontala. Puncteaza procedurile in caz de conflict de interese, a folosirii abuzive a functii si a infractiunilor. Daca ai in echipa si voluntari sa mentionezi si avantajele si beneficiile acestora.
V. Relatia cu stakeholderii In elaborarea acestei parti se va tine de colaborarea cu stakeholderii evenimentului si ai echipei: parteneri, concurenti, beneficiari, finantatori, autoritati publice si alte parti interesate indirect. Se vor detalia masurile de atragere si de intretinere de ralatii cu stakeholderii bazate pe criterii etice de transparenta, non-discriminare si legalitate. Se vor prezenta practicile anti-monopol si practici anti-concurentiale. Valorile, principiile si asteptarile in cadrul relatiilor parteneriale. Se vor prezenta succint cazurile de conflict de interese, abuz si de disociere precum si cazulrile de incetare a relatiilor parteneriale. Se va putea prezenta si crearea de retele, dezvoltarea si sustinerea altor initiative din domeniu ca mijloc de interventie in relatiile cu stakeholderii. Independenta misiunii si a obiectivelor proiectului in relatia cu orice stakeholder (autoritate publica, partid sau companie in special) este un principiu de la care nu se poate face abatere in demersul nostru. Prezentati sistemul de plangeri/sesizari pentru actiunile intreprinse in cadrul evenimentului. Respectul si confidentialitatea datelor personale din cadrul actiunilor sau a relatiei de parteneriat sunt o coordonata a relatiei cu stakeholderii si va fi prezentata in aceasta sectiune.
VI. Transparenta financiara si legala Prezentarea masurilor asumate pentru a asigura transparenta financiara si legala a evenimentului este un exercitiu de transparenta si de pozitionare fata de toate aspectele evenimentului nu doar fata de organele de control. Este o arie delicata si va implica o sinceritate in abordare. Astfel se vor preciza valori sau ponderi ale veniturilor si resurselor, a modului de consum si a masurilor de rationalizare a acestor resurse. Se vor publica rezultate din anii anteriori (unde este cazul) ca element de transparenta. Se va prezenta asumarea rapunderii legale si fiscale a managementului. Se va prezenta modalitatea de control, evaluare si raportare catre interior si catre stakeholderii evenimentului sub aspectul financiar si legal. Angajamentele si masuri de lupta impotriva coruptiei si a altor forme de infractiune se vor prezenta succint. Se vor prezenta masurile de implicare a stakeholderilor in identificarea, prevenirea ci combaterea infractiunilor in cadul evenimentului. Evenimentul cade sub incidenta unor legi si regulamente ce vor fi prezentate (numi) pentru a fi consultate de orice parte interesata.
VII.Responsabilitate sociala Declararea obiectivului general in demersul de responsabilizare al evenimentului si a asumarii tintelor de indeplinit. Stipularea principiilor de responsabilitate sociala ce le integreaza in eveniment si a modului cum acestea vor fi sustinute de masurile intreprinse. Argumentarea pe cele patru categorii de indicatori a obiectivelor/tintelor asumate. Vom prezenta ce ne dorim sa realizam si cum ne vom indeplini obiectivele asumate in concordanta cu indicatorilor de responsabilitate sociala (ghidul REPER21). Prezentarea modalitatilor de publicitate si raportare a performantelor de responsabilitate sociala a evenimentului precum si dezbaterea si inglobarea feedbackului din partea stakeholderilor. Integrarea stakeholderilor in demersul de supraveghere a implementarii masurilor de responsabilitate sociala. Legalitatea si transparenta procesului este principiu in demersul nostru de responsabilizare a evenimentului. In acest domeniu al documentului se va prezenta caracterului de integralitate al responsabilitatii sociale cu cel al evenimentului sub aspectul etic al codului de conduita.
Recomandari 1. Gandeste in termeni de valori, credinte si asteptari nu in lucruri efective (gandeste in termen de comportamente) 2. Foloseste un limbaj comun, limpede si usor de inteles. 3. Construieste argumentarea concis 4. Foloseste un ton activ si nu o atitudine pasiva. 9. Inainte de print supune codul scris de tine unui feedback cat mai obiectiv din exterior Poate ca etica este o stiinta care a disparut din toata lumea. Nu-i nimic, trebuie sa o inventam din nou Jorge Luis Borges 5. Prezinta exemple acolo unde este cazul 6. Scrie avand in minte imaginea globala (iesi din limita biroului tau). 7. Nu incerca sa il complici prea mult dand dovada de exces de zel. 8. Creeaza o forma a codului cat mai friendly user.