ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 25 August 2016 VALIDATED BY : F. Pedersen ORGANIZATION : CENTRAL EUROPE PIPELINE SYSTEM PROGRAMME OFFICE, Programme Manager's Office POSITION No. : C-41 TITLE : Officer (Administration) GRADE : A-2 JOB CODE : A6 DUTY LOCATION : Versailles, FRA SUMMARY The incumbent is responsible to the Programme Manager (PM) for providing support on a range of matters concerning administration, personnel and health & safety, having taken functional advice as appropriate. RESPONSIBILITIES General Responsibilities Assisting the Programme Manager in coordinating and managing actions, reports and policies in the administrative and personnel matters related to the Programme Office's (PO) activities. Overseeing all questions related to the Privileges and Immunities accorded in France to all NATO Agencies and their staff members, customs arrangements and liaising with French authorities for these matters, as required. Ensuring the correct and timely processing of salaries and allowances for CEPS PO and NATO Helicopter Design and Development, Production and Logistics Management Agency (NAHEMA) using Personnel Management Information System (PMIS). Preparing and coordinating, on the basis of inputs provided, the CEPS PO Organization and Personnel Establishment (O&PE) proposals, and creating related reports. Coordinating with the Manpower and Organization Office (HM) the update and revision of Position Descriptions (PDs) and requests for temporary and consultant staff. Ensuring the supervision and proper implementation of safety procedures in CEPS PO premises, as coordinated with the NSPA Security Office (AS). Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Acting as the Point of Contact (POC) for Human Resources (HR) matters and coordinating with HR Division staff, as required. Supporting the recruitment of CEPS PO staff members and participating in the selection process, as required and liaising with the NSPA Human Resources Executive (HRE) and Division. Ensuring the correct application of CEPS PO Flexitime policy. C-41 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016
Liaising with AS on the administrative procedures regarding security clearances for CEPS PO staff, as well as for external companies/contractors and international visits in accordance with prescriptive documents. Ensuring compliance with current Occupational Health and Safety (OHS) legislation and rules when maintenance teams and external companies are working in CEPS PO premises and proposing corrective actions, if required. Preparing, organizing and following the Programme Office training plans. ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications A university degree or equivalent education. At least five years of professional experience in relevant duties, preferably in governmental or international environment. Experience in HR Management and sound knowledge of administrative practices. Ability to draft memoranda and documents clearly, often to tight deadlines. Ability to manage time and work effectively under pressure while producing quality products under shortnotice deadlines. Ability to handle complex issues firmly and fairly. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. Specific Qualifications Knowledge of payroll and allowances basic standards and principles. LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in French, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of English is desirable. DESIRABLE QUALIFICATIONS Good knowledge of NATO Civilian Personnel Regulations (NCPR) would be an asset. Good knowledge of NATO and NATO procedures would be an asset. Good knowledge of the NATO PMIS would be an asset. Knowledge of regulations governing OHS in the workplace, especially as applied in NATO or similar organizations, would be an asset. PERSONAL CHARACTERISTICS A strong sense of human relations and possess to a high degree essential qualities of maturity, tact discretion and sound judgement. Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to lead teams working together toward established objectives. Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict while remaining flexible/adaptable to emerging requirements. All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. C-41 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016
ADDITIONAL INFORMATION N/A C-41 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016
ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 25 août 2016 VALIDÉ PAR : F. Pedersen ORGANISATION : BUREAU DU PROGRAMME DU RÉSEAU D'OLÉODUCS EN CENTRE-EUROPE, Bureau du gestionnaire de programme POSTE N : C-41 TITRE : Responsable (administration) GRADE : A-2 CODE POSTE : A6 LIEU D'AFFECTATION : Versailles, FRA RÉSUMÉ Responsable envers le gestionnaire de programme, le (la) titulaire est chargé(e) de fournir un soutien dans un certain nombre de domaines ayant trait à l'administration, au personnel ainsi qu'à l'hygiène et à la sécurité, après avoir pris conseil sur le plan fonctionnel le cas échéant. RESPONSABILITÉS Responsabilités générales aider le gestionnaire de programme à coordonner et à gérer les actions, les rapports et la politique générale concernant les questions administratives et de personnel liées aux activités du bureau de programme ; superviser toutes les questions liées aux privilèges et immunités accordés en France à toutes les agences de l'otan et aux membres de leur personnel ainsi que les accords douaniers, et assurer selon les besoins la liaison avec les autorités françaises sur ces questions ; veiller au traitement correct et en temps utile des salaires et des indemnités / allocations pour le Bureau de programme CEPS et l'agence de gestion OTAN pour la conception, le développement, la production et la logistique de l'hélicoptère OTAN (NAHEMA) en utilisant le système informatique de gestion du personnel (PMIS) ; établir et coordonner, sur la base des informations fournies, les propositions d'organisation et de tableau d'effectifs pour le Bureau de programme CEPS, et créer les rapports correspondants ; coordonner avec le Bureau "main-d'œuvre et organisation" (HM) la mise à jour et la révision des fiches de poste ainsi que les demandes de personnel temporaire et de consultants ; assurer, en coordination avec le Bureau de la sécurité de la NSPA (AS), la supervision et la mise en œuvre appropriée des procédures de sécurité dans les installations du Bureau de programme CEPS ; exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières servir de point de contact pour les questions relatives aux ressources humaines et assurer une coordination avec le personnel de la Division des ressources humaines en fonction des besoins ; fournir un soutien dans le cadre du recrutement de membres du personnel du Bureau de programme CEPS, participer au processus de sélection selon les besoins et assurer la liaison avec le responsable exécutif des ressources humaines (HRE) de la NSPA et avec la Division des ressources humaines ; veiller à l'application correcte de la politique générale du Bureau de programme CEPS en matière d'horaire mobile ; C-41 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016 1030_16#2xx.docx
assurer la liaison avec le Bureau de la sécurité (AS) concernant les procédures administratives relatives aux habilitations de sécurité du personnel du Bureau de programme CEPS ainsi qu'à celles des sociétés / des prestataires externes, et concernant les visites internationales, conformément à la documentation réglementaire ; veiller à la conformité avec la législation et aux règles en vigueur en matière d'hygiène et de sécurité du travail lorsque des équipes de maintenance et des sociétés externes effectuent des travaux dans les installations du Bureau de programme CEPS, et proposer des mesures correctives si nécessaire ; assurer l'élaboration, l'organisation et le suivi des plans de formation du bureau de programme. QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Diplôme d'études supérieures ou formation équivalente. Au moins cinq années d'expérience professionnelle dans des fonctions pertinentes, de préférence dans un environnement officiel ou international. Expérience de la gestion des ressources humaines et bonne connaissance des pratiques administratives. Aptitude à rédiger clairement des notes et des documents, souvent sous la contrainte de délais serrés. Aptitude à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de qualité dans de brefs délais. Aptitude à traiter des questions complexes de manière décidée et équitable. Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Qualifications particulières Connaissance des normes et principes de base en matière de traitement de la paie et des indemnités / allocations. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement le français, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique de l'anglais est souhaitable. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES Une bonne connaissance du règlement du personnel civil de l'otan constituerait un atout. Une bonne connaissance de l'otan et de ses procédures serait un avantage. Une bonne connaissance du système PMIS de l'otan constituerait un atout. Une connaissance de la réglementation applicable en matière d'hygiène et de sécurité sur le lieu de travail, et notamment de son application au sein de l'otan ou dans des organismes similaires, serait un avantage. QUALITÉS PERSONNELLES Avoir un sens affirmé des relations humaines et posséder à un haut niveau des qualités essentielles de maturité, tact, discrétion et justesse de jugement. Honnêteté, attitude positive et volontaire et esprit de coopération ; capacité à diriger des équipes travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés. Intelligence émotionnelle / maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des situations conflictuelles tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins. Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. C-41 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES S.O. C-41 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016