ORIGINAL : English CLEARANCE : COSMIC TOP SECRET DATE VALIDATED : 07 March 2019 VALIDATED BY : P. Dohmen ORGANISATION : CHIEF INFORMATION OFFICE POSITION No. : I-1 TITLE : Chief Information Officer (CIO) GRADE : A-5 JOB CODE : A62 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to the General Manager (GM) for Information Technology (IT), Information Systems (IS) and Information Resource Management (IRM). More precisely, he/she is responsible for performing the following functions: RESPONSIBILITIES Command Responsibilities Directing the activities of the NSPA Information and Communication Technology (ICT) function, including the responsibility for all ICT personnel, processes and policies across the Agency. Formulating ICT vision, strategy, policy and plans to be approved by the GM and the NSPO Agency Supervisory Board (ASB). Functional and Staff Responsibilities Acting as the senior advisor to the GM and Executive Management Board (EMB) on information technology (IT), Information Systems (IS) and Information Resource Management (IRM). Developing an annual ICT Plan and overseeing its execution; ensuring compliance with governing standards. Controlling the overall ICT budget. Ensuring that IT provision by third parties is cost effective. Contributing to NSPA's corporate planning and development efforts, in particular ensuring that the Agency's ICT capability is continuously updated and is integrated into the activities of the Business Units and Support Functions. Directing, managing and providing policy, guidance and oversight of the Agency's cyber security, information assurance, network infrastructure and operations, telecommunications and information security. As the designated Communication and Information Systems (CIS) Operational Authority, acting as the main NSPA Point of Contact (POC) for all ICT matters including CIS security and Cyber Defence. Chairing the NSPA information Systems Committee (ISC); serving on committees and other groups pertaining to the ICT function. Coordinating and exchanging information with the NATO Communications and Information Agency (NCIA) and other NATO officials having similar or related responsibilities and functions; representing the GM on ICT matters outside the Agency. I-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019
Working closely with other EMB members to create strategic plans and liaising closely with the NSPA s Information Management (IM) Senior Official. Establishing the strategic and tactical goals, policies and procedures for the Information Systems Division (IS). Aligning IT objectives and programmes to Agency objectives and strategies. Defining metrics based on overall business objectives. Aligning IT risk management with Agency risk management. Approving IT standards and technologies. Monitoring Agency business trends and related technological trends in the computer industry and, where appropriate, recommending suitable modification to high level plans. Supporting, through the provision of ICT services, NSPA's strategic objectives of efficiency, effectiveness and cost-control. Liaising and coordinating closely with the NSPA s Business Change Authority in the framework of the NATO Information Technology Modernisation (ITM) Project. Endorsing the IS Services Portfolio, setting priorities for the provision of ICT services and selecting the optimum balance between organic and outsourced support resources. Providing advice and guidance concerning the integration, efficiency and effectiveness of Business Processes (BP) and Information/Knowledge Management (IKM). Other Responsibilities The incumbent is further responsible for administrative management and supervision of the CIO Office and the accuracy of advice provided to the GM on all IT matters. In accordance with NATO policy, conducting duty travel, as required in support of NAC approved operations and missions, on a case-by-case basis, by travelling to associated theatre/mission locations, especially where NSPA personnel are/will be serving. Managing employee performance in line with applicable governing instructions. Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. QUALIFICATIONS General Qualifications Master's degree (or higher) in computer science, computer engineering, information technology or information science. Fifteen years of proven IS management experience at senior staff or management level in a sizeable organisation, preferably one in the government defence sector or in an international organisation, a national public administration (civil or military), or the private sector. Previous responsibility for budgeting and financial management at senior level. Demonstrable success in managing a large IT staff in a complex operational environment. Knowledge of IS including software development and infrastructure. Senior management experience of leading and implementing change. I-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019
Proven experience of using effective negotiation skills to gain buy-in and achieve desired outcomes, including business growth. Proven experience of managing time and work effectively under pressure while producing high-quality products under short-notice deadlines. Proven experience of mitigating risk by developing resourceful and effective solutions to complex problems (including HR). Proven ability to set and implement performance goals and expectations, with relevant metrics, and to redirect and improve performance where needed. Proven performance in building, leading and participating in high-performing teams. Specific Qualifications Experience with modern Enterprise Resource Planning (ERP) and management systems, preferably SAP. Experience with comprehensive office information system support, preferably Microsoft software based. Experience with all aspects of applications exposed on public and private networks (such as the internet), specifically IS security, reliability and availability. Successful Project Management experience in an international environment. LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. DESIRABLE QUALIFICATIONS Experience in the NATO environment is highly desirable. PERSONAL CHARACTERISTICS Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to develop and lead diverse teams working together toward established objectives. Possessing passion and motivation together with strong communication skills, to create a spirit of cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers and stakeholders. Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to embrace and lead change while remaining flexible / adaptable to emerging requirements. All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national policy. I-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019
ORIGINAL : Anglais HABILITATION : COSMIC TRÈS SECRET DATE DE VALIDATION : 7 mars 2019 VALIDÉ PAR : P. Dohmen ORGANISATION : BUREAU DU RESPONSABLE DES SYSTÈMES D'INFORMATION POSTE N : I-1 TITRE : Responsable des systèmes d'information (CIO) GRADE : A-5 CODE POSTE : A62 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Le (La) titulaire est responsable envers le directeur général de l'informatique, des systèmes d'information et de la gestion des ressources informationnelles. Le (La) titulaire exerce plus précisément les fonctions suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités de commandement diriger les activités de la fonction "TIC" (technologies de l'information et de la communication) de la NSPA, et notamment être responsable de l'ensemble du personnel, des processus et des politiques générales relatifs aux TIC dans toute l'agence ; formuler, en matière de TIC, la vision, la stratégie, la politique générale et les plans à faire approuver par le directeur général et par le Comité de surveillance d'agence (ASB) de la NSPO. Responsabilités fonctionnelles et d'état-major jouer le rôle de conseiller principal du directeur général et du Comité de gestion exécutive en matière d'informatique, de systèmes d'information et de gestion des ressources informationnelles ; élaborer un plan annuel des technologies de l'information et en superviser l'exécution ; veiller au respect des normes applicables ; assurer le contrôle du budget global des TIC ; veiller à ce que les prestations informatiques fournies par des tiers soient d'un bon rapport coûtefficacité ; contribuer aux activités de planification d'entreprise et de développement de la NSPA, notamment en veillant à ce que les capacités de l'agence en matière de TIC soient actualisées en permanence et intégrées aux activités des unités opérationnelles et des fonctions de soutien ; diriger et gérer la cybersécurité, l'assurance de l'information, l'infrastructure et l'exploitation des réseaux et la sécurité des télécommunications et de l'information de l'agence, fournir la politique générale et les orientations et assurer la supervision en la matière ; en qualité d'autorité opérationnelle désignée en matière de systèmes d'information et de communication (SIC), faire fonction de point de contact principal de la NSPA pour toutes les questions relatives aux TIC, y compris la sécurité des SIC et la cyberdéfense ; présider le comité des systèmes d'information (Information Systems Committee ISC) de la NSPA ; participer à d'autres comités et groupes traitant de questions relevant de la fonction "TIC" ; assurer la coordination et l'échange d'informations avec l'agence OTAN d'information et de communication (NCIA) et d'autres agents de l'otan ayant des attributions et fonctions similaires ou liées ; représenter le directeur général en dehors de l'agence pour les questions relatives aux TIC ; I-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019 1017_16#3xx.docx
travailler en étroite collaboration avec les autres membres du Comité de gestion exécutive en vue d'établir des plans stratégiques et assurer une liaison étroite avec le responsable senior de la gestion de l'information ; établir les buts tactiques et stratégiques, les politiques générales et les procédures pour la Division des systèmes d'information (IT) ; aligner les objectifs et programmes informatiques sur les objectifs et stratégies de l'agence ; définir des normes de mesure basées sur les objectifs opérationnels globaux ; aligner le management du risque informatique sur le management du risque de l'agence ; approuver les normes et technologies informatiques ; surveiller les tendances suivies par les métiers de l'agence et la technologie correspondante au sein de l'industrie informatique et, lorsque cela se justifie, recommander les modifications qu'il conviendrait d'apporter aux plans de haut niveau ; soutenir, par la fourniture de prestations dans le domaine des TIC, les objectifs stratégiques de la NSPA d'efficience, d'efficacité et de maîtrise des coûts ; assurer une liaison et une coordination étroites, dans le cadre du projet de modernisation informatique de l'otan, avec la personne exerçant à la NSPA la fonction d'autorité responsable du changement ; entériner le catalogue des prestations informatiques, fixer les priorités relatives à la fourniture de prestations dans le domaine des TIC et fixer l'équilibre optimal entre les ressources de soutien internes et externalisées ; fournir des avis et des orientations concernant l'intégration, l'efficience et l'efficacité des processus de travail et la gestion de l'information et des connaissances. Autres responsabilités Le (La) titulaire est en outre responsable de la gestion et de la supervision administrative de son bureau et de l'exactitude des avis adressés au directeur général quant à l'ensemble des questions d'informatique ; conformément à la politique générale de l'otan, effectuer des déplacements de service selon les besoins et au cas par cas, en appui d'opérations et de missions approuvées par le Conseil de l'atlantique Nord, en se rendant sur les théâtres ou lieux de mission correspondants, surtout lorsque du personnel de la NSPA y est ou y sera en service ; assurer la gestion des performances des employés conformément aux instructions en vigueur applicables en la matière ; exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. QUALIFICATIONS Qualifications générales Diplôme de master (ou supérieur) en informatique, en génie informatique, en technologie de l'information ou en science de l'information. Quinze ans d'expérience confirmée dans le domaine de la gestion des systèmes d'information, acquise à l'échelon supérieur de l'état-major ou de la direction au sein d'un organisme d'une certaine importance, de préférence dans un organisme officiel du secteur de la défense ou dans une organisation internationale, une administration publique nationale (civile ou militaire) ou dans le secteur privé. Avoir exercé des fonctions en matière d'établissement de budgets et de gestion financière à un niveau supérieur. Avoir obtenu des résultats positifs et probants en matière de conduite d'un personnel informatique nombreux dans un environnement opérationnel complexe. Connaissance des systèmes d'information, notamment dans les domaines du développement de logiciel et de l'infrastructure. Expérience de la conduite et de la mise en œuvre du changement acquise dans un poste d'encadrement supérieur. I-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019
Expérience confirmée de l'utilisation de compétences efficaces en matière de négociation afin d'emporter l'adhésion de ses interlocuteurs et d'atteindre les résultats souhaités, et notamment une croissance de l'activité. Expérience confirmée de la gestion du temps et de la capacité à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais. Expérience confirmée de l'aptitude à atténuer les risques en mettant au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes complexes (y compris en ce qui concerne les ressources humaines). Aptitude confirmée à déterminer et à atteindre les résultats visés et attendus, avec des indicateurs pertinents, et à réorienter le travail et améliorer les performances lorsque cela est nécessaire. Résultats attestés en matière de constitution et de conduite d'équipes très performantes, ainsi que de participation à ces dernières. Qualifications particulières Expérience en matière de progiciels de gestion intégrée (PGI) et de systèmes de gestion modernes, de préférence du progiciel de gestion intégrée (SAP) de l'agence. Expérience du soutien complet de systèmes de bureautique, de préférence basés sur des logiciels Microsoft. Expérience relative à tous les aspects des applications exposées sur des réseaux publics et privés (comme Internet) et en particulier des questions relatives à la sécurité, à la fiabilité et à la disponibilité des systèmes d'information. Expérience, couronnée de succès, de la direction de projets en milieu international. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES Une expérience de l'environnement de l'otan est très souhaitable. QUALITÉS PERSONNELLES Honnêteté, attitude positive et volontaire et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des équipes hétérogènes travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés. Passion et motivation alliées à une solide aptitude à communiquer, afin de créer un esprit de coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes. Intelligence émotionnelle / maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des situations conflictuelles ; aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins. Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'otan et leur travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales. I-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019