НЭГДСЭН МЕНЕЖМЕНТИЙН ТОГТОЛЦОО Гүйцэтгэлийн төгөлдөршилд хүргэх менежментийн тогтолцоог нэвтрүүлэх нь ГАНБАТЫН ӨЛЗИЙБУЯН
НЭГДСЭН МЕНЕЖМЕНТИЙН ТОГТОЛЦОО 2016 Гүйцэтгэлийн Төгөлдөршил ХХК с эрхлэн гаргав. Албан ёсны эрхийг эзэмшиж буй талаас бичгээр зөвшөөрөл аваагүйгээр энэхүү номын хэсгээс ямар ч хэлбэрээр, ямар ч зорилгоор хэвлэн гаргах, хувилах, электрон хэлбэрээр хадгалах, интернетэд болон байгууллагын, олон нийтийн сүлжээнд байршуулахыг хориглоно. Гүйцэтгэлийн Төгөлдөршил ХХК тай холбоо барихыг хүсвэл ulzii@performance.mn хаягаар холбогдоно уу. Зохиогч: Г. Өлзийбуян Редактор: А. Нарантунгалаг Дизайнер: Б.Хонгорзул ISBN:
Өөрсдийн сайн сайхан зан чанарыг өвлүүлж, өсгөн хүмүүжүүлсэн эцэг эх, намайг менежментэд сургаж, хөгжүүлсэн М. Халиунбат, үргэлж надад итгэж, намайг дэмждэг А. Нарантунгалаг, Т. Молиго-Очир та бүхэндээ баярлалаа.
АГУУЛГА Танилцуулга............................................ 1 Маягт, загварууд татаж авах 3 1-Р ХЭСЭГ НЭГДСЭН МЕНЕЖМЕНТИЙН ТОГТОЛЦООГ ТОМ ДҮР ЗУРГААР 1. Нэгдсэн менежментийн тогтолцоог том дүр зургаар.... 5 Менежментийг стандартжуулах нь 5 Байгууллагын суурь ба өсөлт 6 Нэгдсэн менежментийн тогтолцоо танай байгууллагад хэрэгтэй юу? 7 2-Р ХЭСЭГ БАЙГУУЛЛАГЫН СУУРИЙГ УДИРДАХ АРГАЧЛАЛУУД 2. Байгууллагын үндсэн чиглэлийг тодорхойлох.......... 11 Үндсэн чиглэлийг тодорхойлох баг байгуулах 11 Эрхэм зорилго буюу байгууллагын үндсэн зорилго 12 Эрхэм зорилгыг тодорхойлох арга зам 13 Үнэт зүйлс буюу чиглүүлэх зарчим 13 Үнэт зүйлсийг тодорхойлох арга зам 14 Алсын хараа буюу ирээдүйн дүр зураг 15 Алсын харааг тодорхойлох арга зам 16 Урт хугацааны зорилгууд 17 Урт хугацааны зорилгыг тодорхойлох арга зам 18 3. Процессуудыг тодорхойлох........................... 21 Уламжлалт сэтгэлгээ ба процессын сэтгэлгээ 21 Үндсэн процесс ба дэмжих процесс 22 Гол процесс ба дэд процесс 24 Ажлыг стандартжуулах 26 Процессыг тасралтгүй сайжруулах 27
Процессуудыг тодорхойлох арга зам 27 4. Үзүүлэлтүүдийг тодорхойлох.......................... 31 Гүйцэтгэлийн хэмжилт 31 Гарцын болон процессын үзүүлэлтүүд 32 Тэнцвэржүүлэн хэмжих 33 Үзүүлэлтүүдийн тусламжтай зөв шийдвэр гаргах 34 Ажилтнуудын хүчин чармайлтыг нэг чигт төвлөрүүлэх 35 Ажилтны гүйцэтгэлийн үнэлгээ ба гүйцэтгэлийн хэмжилтийн ялгаа 37 Үзүүлэлтүүдийг тодорхойлох арга зам 37 Үзүүлэлтийн дэлгэрэнгүй тодорхойлолт боловсруулах 41 5. Суурь зураглал боловсруулах......................... 45 Суурь зураглалын бүтэц 45 Байгууллагыг систем болгож харуулах нь 46 Ажилтан бүрийг байгууллагын зорилготой холбох 49 6. Суурь төлөвлөгөөгөөр байгууллагын суурийг удирдах.51 Суурь төлөвлөгөөний бүтэц 51 Үзүүлэлтэд зорилт тавих 53 Бодит гүйцэтгэлийг тайлагнах 54 7. Процессын сайжруулалт хийх......................... 57 Процесс сайжруулах 6 алхамт аргачлал 57 Процесс сайжруулалтын жишээ 58 Процесс сайжруулалтын төслийг хэрэгжүүлэхэд анхаарах зүйлс 68 3-Р ХЭСЭГ БАЙГУУЛЛАГЫН ӨСӨЛТИЙГ УДИРДАХ АРГАЧЛАЛУУД 8. СВОТ шинжилгээ хийх................................. 71 СВОТ шинжилгээ ба стратегийн шийдвэр гаргалт 71 Дотоод, гадаад орчныг судлах 73 СВОТ шинжилгээг ашиглан шийдвэр гаргах 74 СВОТ шинжилгээ хийх арга, зам 75
9. Өсөлтийн зураглал боловсруулах...................... 79 Гүйцэтгэлийг сайжруулж, чадавхыг нэмэгдүүлэх 79 Зөв төслийг төлөвлөж хэрэгжүүлэх нь 80 Өсөлтийн зураглалын бүтэц 81 Өсөлтийн зураглал боловсруулах арга, зам 84 10. Өсөлтийн төлөвлөгөө боловсруулах.................. 89 Улирлын давтамжтай үйл ажиллагааны төлөвлөлт 89 Төлөвлөх, тайлагнах нэгдсэн загвар 90 Өсөлтийн төлөвлөгөө боловсруулах арга, зам 94 4-Р ХЭСЭГ НЭГДСЭН МЕНЕЖМЕНТИЙН ТОГТОЛЦООГ АЖИЛЛУУЛАХ 11. Нэгдсэн менежментийн тогтолцоог ажиллуулах нь... 101 Нэгдсэн менежментийн тогтолцооны хуанли 101 Бүх түвшинд үүрэг хариуцлагыг тодорхой болгох нь 103 Ажилтны төлөвлөгөө, тайлан 104 12. Тайлангийн хурлыг стандартжуулах................. 107 Хэрэгжүүлэлт бол хяналт 107 Нарийн дэгтэй, стандарт хурлыг бий болгох 108 Улирлын төлөвлөлтийн хурлыг зохион байгуулах 109 Төвлөрлийг бий болгох 112 Сарын тайлангийн хурлыг зохион байгуулах 113 Ил тод соёлыг бий болгох 115 Гүйцэтгэлийн менежерийн үүрэг 117 13. Нэгдсэн менежментийн тогтолцоог автоматжуулах..119 Гүйцэтгэлийн менежер программ 119
ТАНИЛЦУУЛГА Монгол улс зах зээлийн нийгэмд шилжиж, хувийн аж ахуйн нэгжүүд байгуулагдаж эхэлснээс хойш ердөө хориод жил болж байна. Өөрөөр хэлбэл менежментийн ур чадвар, туршлага монгол улсад хориод жилийн түүхтэй гэж хэлэхэд хилстэхгүй. Энэ нь Капиталист нийгмийг хэдэн зуун жил хөгжүүлсэн бусад оронтой харьцуулахад хэт бага хугацаа юм. Бид менежментийн ур чадвар, туршлагаа хөгжүүлэхийн тулд олон зуун жилийг зарцуулах шаардлагатай юу? Олон улсад ашигладаг менежментийн сайн туршлагуудыг үр дүнтэй нэвтрүүлж чадсан монгол компаниуд бусдаасаа үсрэнгүй өсөлтийг үзүүлсэн хэд хэдэн жишээг бид мэдэх билээ. Бид ур чадвар, туршлагаа хөгжүүлэхийн тулд олон зуун жилийг зарцуулах шаардлагагүй. Бид бусад улс орнуудад ашигладаг сайн туршлага, аргачлал зарчмыг өөрийн хөрсөн дээрээ хөрвүүлэн буулгах хэрэгтэй. Гэхдээ хөрвүүлэн буулгах гэдэг нь монголчилж, зарчим утга санааг алдагдуулах тухай асуудал биш юм шүү. Менежментийн аргачлалуудыг нарийн судалж, бүрэн хэмжээнд ойлгосны дараа зарчим, утга агуулгыг алдагдуулалгүй, үндсэн зориулалтынх нь дагуу ашиглах хэрэгтэй. Миний бие удирдахуйн ухааныг судлаад 10 жил болж байна. Энэ хугацаанд менежментийн туршлага, аргачлал, зарчмуудыг байнга судалж, эрэл хайгуул хийсэн. Зарим аргачлалууд маш гоё санаа, техникийг санал болгодог ч хэрэгжүүлэхэд хэт төвөгтэй байдаг. Мөн хэт хуучирсан, үр дүн муутай, үеэ өнгөрөөсөн нь бий. Эрэл хайгуул хийх явцдаа Хошин Kанри (Hoshin Kanri) Японоос гаралтай төлөвлөлтийн аргачлалтай учирсан юм. Япон маягийн менежментийн аргачлалуудын хамгийн том давуу тал нь ойлгоход энгийн хялбар, мөн практикт нэвтрүүлэх боломж өндөртэй байдаг нь надад таалагддаг. Тиймээс л Хошин Kанри дээр бас бус үр дүнтэй зарим аргачлал, зарчмуудыг нэгтгэн Нэгдсэн менежментийн тогтолцоог боловсруулсан юм. Бид харилцагч компаниуддаа Нэгдсэн менежментийн тогтолцоог нэвтрүүлэх явцдаа олон үр дүнг олж харж байсан бөгөөд тэдний дотроос хамгийн чухал үр дүн нь ажилтнуудын өндөр оролцоо бүхий соёл байлаа. Компанийн төлөвлөлт, тайлагналын үйл явцыг стандартжуулах явцад ажилтнуудын зорилго, үүрэг оролцоо нарийн тодорхой болж, 1
байгууллагын зорилготой уялдаа холбоотой болсноор ажилтан бүр өндөр оролцоотой байх орчин нөхцөл бий болж байв. Төлөвлөлт, тайлагналыг хэлэлцэх тайлангийн хурлыг зарчимтай, дэгтэй хийдэг болсоноор ажилтан бүрд үйл ажиллагаанд гарч буй асуудал бэрхшээлийг шийдвэрлэх, бүтээлч санаа гаргах сэдэл бий болсон нь нүдэнд илхэн харагдаж байлаа. Байгууллагад хамгийн чухал бөгөөд шавхагдашгүй нөөц бол хүний нөөц. Олон үр дүнгийн талаар ярьж болох ч хамгийн чухал бизнесийн үр дүн бол сэтгэлтэй, идэвх зүтгэлтэй хамт олныг бий болгох юм шүү. Бид Нэгдсэн менежментийн тогтолцооны талаар сургалт хийж, зөвлөх үйлчилгээ үзүүлэх явцдаа Нэгдсэн менежментийн тогтолцоо Монголын компаниудад маш чухал болохыг алхам тутамдаа ойлгосоор байна. Монголын компаниудад менежментээ сайжруулах, тогтолцоогоо сайжруулах хэрэгцээ өндөр байгаа ч бид тэр бүр хүрч ажиллаж чадахгүй байгаа учир энэхүү номыг хичээнгүйлэн боловсруулж, хүргэж байгаа нь энэ билээ. Мужанд сайн харуул, хөрөө, өрөм хэрэгтэй байдаг шиг менежер танд үр дүнтэй менежментийн аргачлалууд хэрэгтэй. Та энэхүү номноос мэргэшсэн менежер болоход хэрэгтэй багаж, зэвсгээ олж авах болно. Хэрэв танд энэхүү номтой холбоотой асуудлаар харилцах шаардлага гарвал ulzii@performance.mn хаягаар надтай нээлттэй холбоо бариарай. Мөн Нэгдсэн менежментийн тогтолцооны талаар бусадтай мэдлэг, мэдээллээ хуваалцахыг хүсвэл "Гүйцэтгэлийн менежерүүд" фэйсбүүкийн группд нэгдэхийг санал болгож байна. 2
МАЯГТ ЗАГВАРУУД ТАТАЖ АВАХ www.performance.mn Та Нэгдсэн менежментийн тогтолцооны маягт, загвар, жишээнүүдийг ашиглан өөрийн байгууллагадаа Нэгдсэн менежментийн тогтолцоог нэвтрүүлэх бүрэн боломжтой. Маягт, загваруудыг хэрхэн ашиглах талаар номын бүлгүүдэд тайлбарласан. Та энэхүү маягт, загваруудыг зөвхөн компанийнхаа дотоод хэрэгцээнд ашиглаж болно. Харин бизнесийн зорилгоор ашиглах болон ном худалдан аваагүй нэгэнд түгээх нь хориотой юм шүү. Та доорх маягт, загваруудыг татаж авах боломжтой: Менежментийн тогтолцооны үнэлгээ Байнгын ажлын талаарх судалгаа Үзүүлэлт тодорхойлох загвар (зөвлөмж) Үзүүлэлт тодорхойлох загвар Үзүүлэлт тодорхойлсон жишээ Үзүүлэлтийн дэлгэрэнгүй тодорхойлолт Үзүүлэлтийн дэлгэрэнгүй тодорхойлолтын жишээ Суурь зураглал хийх загвар Суурь зураглалын жишээ Суурь төлөвлөгөөний загвар Суурь төлөвлөгөөний жишээ Процесс сайжруулалтын гарын авлага Процесс сайжруулалтын төслийн тайлан Процесс сайжруулалтын төслийн тайлан (жишээ) СВОТ шинжилгээний загвар СВОТ шинжилгээний жишээ Өсөлтийн зураглалын загвар Өсөлтийн зураглалын жишээ Өсөлтийн төлөвлөгөөний загвар Өсөлтийн төлөвлөгөөний жишээ Ажилтны гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө тайлангийн загвар Ажилтны гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө тайлангийн жишээ Тайлангийн хурлын хөтөлбөрийн загвар Тайлангийн хурлын хөтөлбөрийн жишээ Татаж авах хаяг: www.performance.mn/pages/book Нууц үг: 3
1-Р ХЭСЭГ НЭГДСЭН МЕНЕЖМЕНТИЙН ТОГТОЛЦООГ ТОМ ДҮР ЗУРГААР
1 НЭГДСЭН МЕНЕЖМЕНТИЙН ТОГТОЛЦООГ ТОМ ДҮР ЗУРГААР Ашиглах маягт, загвар Менежментийн тогтолцооны үнэлгээ МЕНЕЖМЕНТИЙГ СТАНДАРТЖУУЛАХ НЬ 10 хүнтэй жижиг компанийг удирдахад НЭГ Гүйцэтгэх захиралд хялбар байж болно. Тэгвэл 100, 1000, 5000 хүнтэй компанийг удирдахад ямар ялгаа гарах бол. Байгууллага хөгжлийн хэрэгцээ шаардлагаар үйл ажиллагааны хүрээгээ тэлж, ажилтнуудын тоо нэмэгдэхэд НЭГ Гүйцэтгэх захирал хангалтгүй мэт болдог. Үйл ажиллагааг хүний хараа хяналтаар удирдахад төвөгтэй болж цаас дээр буулгасан дүрэм, журмын тусламжтайгаар удирдах хэрэгцээ үүснэ. Нөгөө талаар зохион байгуулалт, ажлын урсгал, ажлын зааврыг цаасан дээр буулгаж үйл ажиллагааг стандартжуулснаар алдаа доголдол буурч сайжруулалт хийх үндсэн нөхцөл бүрддэг. Монголын ихэнхи компаниуд ажилтан сонгон шалгаржуулж авах, хэрэглэгчдийн гомдлыг барагдуулах, бүтээгдэхүүн үйлдвэрлэх зэрэг гүйцэтгэлийн түвшний үйл ажиллагаануудаа стандартжуулсан байдаг. Харин стратеги болон үйл ажиллагааг төлөвлөх, төлөвлөгөөний хэрэгжилтийг хянах, ажилтнуудынхаа хүчин чармайлтыг зөв чиглүүлэх, үйл ажиллагаанд гарч буй асуудлыг шийдвэрлэх зэрэг МЕНЕЖМЕНТ -ээ цаас дээр буулгаж дүрэм, журам болгосон нь ховор. Гэтэл МЕНЕЖМЕНТ бол байгууллага доторх хамгийн чухал үйл ажиллагаа гэдэгт бүгд санал нэгддэг. Менежементийг бусад үйл ажиллааны нэгэн адил харах хэрэгтэй. Менежмент гэдэгт дараах үйл ажиллагааг ойлгож болно. Үүнд: Байгууллагын үндсэн үйл ажиллагаа болон дэмжих үйл 5
ажиллагааны гүйцэтгэлд хяналт тавих Үйл ажиллагаанд сайжруулалт хийх, үйл ажиллагаанд гарч буй асуудал, алдаа доголдлыг шийдвэрлэх Ажилтнуудын үүрэг хариуцлагыг тодорхой болгох, хүчин чармайлтыг зөв чиглүүлэх, идэвхижүүлэх Стратегийн чиглэлийг тодорхойлох, стратегийн (өсөлт, хөгжил) төлөвлөгөө боловсруулах Стратегийн төлөвлөгөөг үйл ажиллагааны төлөвлөгөө болгон хөрвүүлэх, хэрэгжүүлэх, хэрэгжилтийг хянах Менежмент бол байгууллагын үйл ажиллагааг удирддаг үйл ажиллагаа юм. Тиймээс менежментийг стандартжуулах зайлшгүй шаардлагатай. Хэрэв менежментэд алдаа доголдол бага гарвал бусад үйл ажиллагаанд алдаа доголдол бага гарах логиктой юм. Нэгдсэн менежментийн тогтолцоо (цаашид НМТ) танд байгууллагыг амжилттай удирдахад туслах зарчим, аргачлал, маягт загваруудыг санал болгох ба эдгээрийн тусламжтай та байгууллагынхаа менежментийг стандартжуулахад хялбар байх болно. Дахин танд сануулъя. Хэрэв менежментэд алдаа доголдол бага гарвал бусад үйл ажиллагаанд алдаа доголдол бага гарах логиктой. БАЙГУУЛЛАГЫН СУУРЬ БА ӨСӨЛТ Байгууллагад хийгдэж буй үйл ажиллагаа, ажилтнуудын хийж буй ажлуудыг ажиглавал нэг зүй тогтол харагдана. Хийгдэж буй зарим ажлууд байнгын буюу давтагдах шинжтэй байдаг. Жишээ нь, өдөр бүр хийгдэх, долоо хоног бүр хийгдэх, сар бүр хийгдэх, улирал бүр хийгдэх гэх мэт. Харин зарим ажлууд тухайн цаг үеийн шийдвэр гаргалтаар төлөвлөгдөж хийгдэх, нэг удаагийн шинжтэй байдаг. Мэргэжлийн нэр томъёонд байнгын шинжтэй ажлуудыг процесс, нэг удаагийн шинжтэй ажлуудыг төсөл гэж нэрлэдэг билээ. Байгууллагад процессууд тодорхой нэг үр дүн бий болгох шинжтэй байдаг бол төслүүд тэрхүү үр дүнгийн хэмжээг нэмэгдүүлэх, үр ашгийг дээшлүүлэх эсвэл нэмэлт чадавхи, хүчин чадлыг бий болгох шинжтэй байдаг. Байгууллагын түвшинд нэг жишээ авч үзье. Үйлдвэрлэлийн компанийн хувьд бүтээгдэхүүн үйлдвэрлэхтэй холбоотой ажлууд нь процесс юм. Харин үйлдвэрлэлийн гарцын хэмжээг нэмэгдүүлэхийн тулд хийгдэж буй аливаа сайжруулалтын шинжтэй ажлууд нь (жишээ нь, тоног 6
төхөөрөмжийг шинэчлэх, бүтээмжийг дээшлүүлэх хөтөлбөр хэрэгжүүлэх гэх мэт) төсөл юм. Бүтээгдэхүүн үйлдвэрлэх ажлууд байнга хийгдэнэ. Харин үр ашгийг нэмэгдүүлэх ажлууд тухайн үеийн шийдвэр гаргалтаар нэг удаа хийгдэнэ. Харин одоо ажилтны түвшинд жишээ авч үзье. Хүний нөөцийн ажилтны байнга хийдэг ажил буюу процесс бол "Шинэ ажилтан сонгон шалгаруулж авах" юм. Харин сонгон шалгаруулалтын аргачлалаа сайжруулахаар зорьж буй ажлууд нь (жишээ нь, удирдлагуудыг сонгон шалгаруулалтын ярилцлага хийхэд сургах, сонгон шалгаруулалтын журмыг сайжруулах) нэг удаагийн шинжтэй ажлууд юм. НМТ -нд эдгээр хоёр төрлийн ажлыг салгаж байнгын шинжтэй ажлуудыг ерөнхийд нь байгууллагын суурь, нэг удаагийн шинжтэй ажлуудыг байгууллагын өсөлт гэж нэрлэдэг. Байгууллагын суурь (процессууд) нь үр дүнг бүтээж байдаг бол байгууллагын өсөлт (төсөл) нь үр дүнг дээшлүүлж, үр ашгийг нэмэгдүүлж байдаг гэх логикийг ашигласнаар байгууллагыг удирдах үйл явц системтэй, үр дүнтэй болдог. Энэхүү гарын авлагын 2, 3, 4, 5, 6, 7-р бүлэгт байгууллагын суурийг удирдах аргачлал, зарчмуудыг тайлбарласан бол 8, 9, 10-р бүлэгт байгууллагын өсөлтийг удирдах аргачлал, зарчмуудыг тайлбарласан. Харин 11, 12, 13 р бүлэгт энэ хоёр төрлийн ажлууд нь хоорондоо хэрхэн уялдаж, НМТ бүхэлдээ байгууллагад хэрхэн ажиллахыг тодорхойлсон. НЭГДСЭН МЕНЕЖМЕНТИЙН ТОГТОЛЦОО ТАНАЙ БАЙГУУЛЛАГАД ХЭРЭГТЭЙ ЮУ? Энэхүү гарын авлагыг уншихаас өмнө та Менежментийн тогтолцооны үнэлгээ (Хүснэгт 1) загварыг ашиглан өөрийн байгууллагын одоогийн менежментийн тогтолцоог үнэлээрэй. Үнэлгээ дээр суурилсан дүгнэлт нь та энэхүү гарын авлагыг унших, НМТ г байгууллагадаа нэвтрүүлэх хэрэгцээ шаардлага хэр өндөр байгааг харуулах болно. Менежментийн тогтолцооны үнэлгээний зүүн багананд муу менежементийн тогтолцооны онцлогийг харуулсан бол баруун багананд сайн менежментийн тогтолцооны онцлогуудыг харуулсан. НМТ -г байгууллагад нэвтрүүлснээр зүүн баганаас баруун баганаруу шилжиж, өөрчлөгддөг. Үнэлгээ хийх заавар 1. Та доорх хүснэгтийн мөр бүр дээрх сайн болон муу менежментийн 7
тогтолцооны онцлогуудыг харьцуулан уншина уу. 2. Унших явцдаа өөрийн байгууллагын одоогийн нөхцөл байдалтай харьцуулна. 3. Хэрэв танай байгууллагын одоогийн нөхцөл байдал муу менежментийн тогтолцоотой илүү төстэй бол (-1) ын доор харалдаа баганыг тэмдэглээрэй. Харин танай байгууллагын одоогийн нөхцөл байдал сайн менежментийн тогтолцоотой илүү төстэй бол (+1) ын доор харалдаа баганыг тэмдэглээрэй. Хэрэв аль аль талыг нь хангасан ба сайн эсвэл муу гэж үнэлэх аргагүй бол (0) ын доорх харалдаа баганыг тэмдэглээрэй. 4. Бүх онцлогуудыг үнэлж дууссаны дараа (-1), (+1) багануудын нийлбэр оноог гаргаж, зөрүүг нь олоорой. 5. Гарсан зөрүү оноонд тохирох дүгнэлтийг уншаарай. Менежментийн тогтолцооны үнэлгээ Муу менежментийн тогтолцоо -1 0 +1 Сайн менежментийн тогтолцоо Ажилтнууд ямар үүрэгтэй, мөн хоорондоо хэрхэн уялдаж ажиллаж байгаа нь нарийн тодорхой бус, ихэвчлэн удирдлага зааварласны дагуу л ажилладаг Бид өдөр дутмын ажлаа хийхэд л анхаардаг ба ажлаа сайжруулахад төдийлөн анхаардаггүй. Бид бизнесийн аливаа шийдвэрийг ихэнхидээ өөрсдийн бодол санаа, мэдрэмжид тулгуурлан гаргадаг Манай байгууллагын болон албаны гүйцэтгэлийг харуулах тогтсон тоон үзүүлэлтүүд байхгүй ба ихэнхидээ удирдлагын үзэмж, дүгнэлтээр гүйцэтгэл сайн эсвэл муу байгаа нь тодорхойлогддог. Манай ажилтнууд хийдэг ажлаа л мэдэх бөгөөд тэдгээр нь ямар зорилготой, тэр нь байгууллагын зорилготой хэрхэн уялддаг талаар хэлж чадахгүй Манай ажилтнууд энэ жилд манай компанийн төвлөрөх гол стратегийн төсөл хөтөлбөрүүдийг хэлж чадахгүй Байгууллагын үйл ажиллагаанд хэн ямар үүрэгтэй оролцох, ажилтнууд хоорондоо хэрхэн уялдаж ажиллах нь ажилтан бүрт тодорхой байдаг ба стандартчилагдсан Бид ажлыг процесс ажлын урсгал талаас нь харж сайжруулах арга замыг тасралтгүй эрэлхийлдэг Бид аливаа шийдвэрийг бодит баримт, мэдээлэлд тулгуурлан гаргадаг Манай байгууллагын болон албаны гүйцэтгэлүүд сайн эсвэл муу байгааг харуулах тоон үзүүлэлтүүд байдаг ба байнга хэмжиж тайлагнах замаар байгууллагынхаа гүйцэтгэлийг хянаж, удирддаг. Манай ажилтнууд өөрийн хариуцсан ажлын зорилгыг мэдэх ба ажлын зорилгоо байгууллагынхаа зорилготой уялдуулж хэлж чадна Манай ажилтнууд энэ жилд манай компанийн төвлөрөх гол стартегийн төсөл хөтөлбөрүүдийг хэлж чадна 8
Бид дийлэнхдээ удирдлагын санаанд орсон ажлыг л тухайн үед нь төлөвлөж хийдэг ба төлөвлөх үед ажилтнуудын оролцоо бага байдаг Бидэнд төлөвлөгөө боловсруулах, гүйцэтгэлийг тайлагнах тогтсон маягт загвар, үг хэллэг байхгүй Удирдлагууд болон ажилтан бүр л их ажилтай завгүй байдаг ба илүү чухал ажлуудаа тодорхой болгоогүй байдаг Бид төлөвлөгөөний хэрэгжилт, гүйцэтгэлийн талаарх мэдээллийг бүртгэж, хянадаггүй. Манай байгууллага гүйцэтгэлээ хэрхэн тайлагнаж, хэлэлцэх нь тодорхойгүй байдаг Бид бэлтгэлгүй хурал хийж гүйцэтгэлийг хэлэлцдэг Манай ажилтнууд ажил дээр гарч буй алдаа доголдол асуудлыг нуух хандлагатай байдаг Бид бодитой үр дүн гарах мөн амжилттай хэрэгжүүлж чадах төсөл, хөтөлбөрийг төлөвлөдөг ба төлөвлөх үйл явцад ажилтнуудын оролцоо өндөр байдаг Бид төлөвлөгөө боловсруулах, гүйцэтгэлийг тайлагнах тогтсон загвар, үг хэллэгтэй Удирдлагууд болон ажилтан бүрт тухайн сар, тухайн улиралд илүү төвлөрч, ач холбогдол өгөх гол ажлууд тодорхой байдаг Бид гүйцэтгэлийн тоон үзүүлэлтэд зорилт тавьж, гүйцэтгэлийг сайжруулах тодорхой алхам хэрэгжүүлж, бүртгэл мэдээлэлд суурилан үр дүнг шалгах замаар гүйцэтгэлийг удирддаг Манай байгууллага тодорхой дэг, давтамж бүхий гүйцэтгэлийн тайлангийн хуралтай Бид нарийвчлан бэлтгэсний дараа тайлангийн хурлыг зохион байгуулдаг Манай ажилтнууд алдаа доголдол, асуудлыг ил гаргаж нээлттэй хэлэлцэж, шийдвэрлэх арга замыг хайдаг Нийт оноо Зөрүү оноо Хүснэгт 1. Менежментийн тогтолцооны үнэлгээ Зөрүү оноо (-) гарсан бол: Танай компанийн менежмент муу байгаа ба компанийн менежментээ сайжруулах шаардлагатай байна. Танд энэхүү гарын авлагыг уншиж, компанидаа НМТ г нэвтрүүлэх хэрэгцээ өндөр байна. Хэрэв -6 с бага гарсан бол энэ нь түгшүүрийн тохио юм. Өөрөөр хэлбэл ажилтнуудынхаа чадавхи нөөц боломжийг ашиглаж чадахгүй байгаа ба зах зээлийн өрсөлдөөнд зохигдоход ойрхон байна гэж ойлгож болно. Зөрүү оноо (+) гарсан бол: Танай компанийн менежмент зарим талаараа сайн талтай байна. Хэрэв (+1) с (+10) ын хооронд гарсан бол танд менежментийн тогтолцоогоо сайжруулах зарим хэрэгцээ байна. Хэрэв (+11) с илүү гарсан бол танд баяр хүргэе. Танай компанийн менежмент олон улсын сайн менежменттэй компаниудын түвшинд байна. 9
2-Р ХЭСЭГ БАЙГУУЛЛАГЫН СУУРИЙГ УДИРДАХ АРГАЧЛАЛУУД
2 БАЙГУУЛЛАГЫН ҮНДСЭН ЧИГЛЭЛИЙГ ТОДОРХОЙЛОХ Байгууллагын үндсэн чиглэлд эрхэм зорилго, алсын хараа, үнэт зүйлс, урт хугацааны зорилгууд багтана. Эдгээр тодорхойлолтууд нь байгууллагын ажилтан бүрийн бодол санаа, ажил үүрэг, үйл хөдлөлийг чиглүүлэх жанжин шугам болох учиртай юм. Байгууллагын үндсэн чиглэлийг зайлшгүй тодорхойлох хэрэгтэй. Учир нь үндсэн чиглэл нь байгууллагын зорилго чиглэл, нийтлэг үзэл санаа, баримтлах зарчмын талаар маш чухал ойлголтуудыг ажилтнуудад хүргэж байгууллага дахь аливаа төлөвлөгөө, үйл ажиллагаа, шийдвэр гаргалтуудын суурь болдог. ҮНДСЭН ЧИГЛЭЛИЙГ ТОДОРХОЙЛОХ БАГ БАЙГУУЛАХ Байгууллагын үндсэн чиглэлийг тодорхойлохдоо юуны өмнө баг байгуулах шаардлагатай. Тэрхүү баг нь мэдээлэл цуглуулан судалгаа шинжилгээ хийж, хэлэлцүүлэг хийх замаар үндсэн чиглэлийг тодорхойлно. Багт дараах төрлийн албан тушаалтнуудыг хамруулах хэрэгтэй. Үүнд: Хувьцаа эзэмшигчдийн төлөөлөл Гүйцэтгэх захирал Дэд захирлууд, дунд шатны менежерүүд Багийн хөтлөгч Үндсэн чиглэлийг тодорхойлох баг нь 5-7 хүнтэй байх нь зохимжтой. Үндсэн чиглэлийг тодорхойлохын тулд олон удаагийн хэлэлцүүлгийг хийх тул багт хэт олон хүн байх нь хэлэлцүүлэг хийх үйл явцыг төвөгтэй болгодог. Багийн хөтлөгч нь багийн гишүүдэд үндсэн чиглэлийн талаар ойлголт өгөх сургалт хийх, хэлэлцүүлэг хийхэд шаардагдах мэдээллийг цуглуулах, хэлэлцүүлгийг удирдан зохион байгуулах үүрэгтэй тул маш чухал хүн юм. Багийн хөтлөгч нь стратеги төлөвлөлтөөр мэргэшсэн хүн байх нь зохимжтой. Хэрэв байгууллагад шаардлага хангасан мэргэжилтэн байхгүй бол гаднын мэргэшсэн зөвлөхийн туслалцааг авч болно. 11
ЭРХЭМ ЗОРИЛГО БУЮУ БАЙГУУЛЛАГЫН ҮНДСЭН ЗОРИЛГО Байгууллагыг уулын оргилруу авирч буй уулчинтай зүйрлэвэл эрхэм зорилго нь уулруу авирч буй учир шалтгааны тухай юм. Эрхэм зорилгыг ажилтнууд болон хэрэглэгчид уншиснаар дараах асуултад хариулагдах утга санааг толгойдоо төсөөлөх учиртай. Бид хэн бэ?, бидний хийж буй бизнесийн утга учир юу вэ? Бидний хэрэглэгчид хэн бэ?, бидний оршин тогтнож байгаагийн учир шалтгаан юу вэ? Эрхэм зорилго нь ажилтнуудын хийж буй ажил утга учиртай болохыг ойлгуулж ажилтнуудын өдөр тутмын ажлын хандлага, шийдвэр гаргалтуудад эерэгээр нөлөөлөх боломжийг бий болгодог. "Ажилтнуудын тархинд нь бус зүрх сэтгэлд нь нөлөөлбөл тэд 40% илүү өндөр гүйцэтгэлтэй ажилладаг" гэх судалгааны дүгнэлт бий. Хүний сэтгэлзүйн мөн чанар нь утга учиртай зүйлд илүү их тэмүүлдэг билээ. Дэлхийн тэргүүлэх сүлжээ дэлгүүр Валлмартын (Wallmart) эрхэм зорилго нь "We save people money so they can live better" буюу "Бид хүмүүсийн мөнгийг хэмнэснээр тэд илүү сайхан амьдарна" гэсэн утга агуулгатай байгаа юм. Валлмарт үйл ажиллагааны зардлаа тасралтгүй бууруулснаар дэлгүүрээр зарагдаж буй бүтээгдэхүүнийхээ үнийг бууруулдаг. Ингэснээр хүмүүс бүтээгдэхүүнийг хямд үнээр худалдан авч, тэдний амьдралын чанар дээшилнэ гэсэн санаа байгаа юм. Валлмартынхан өөрсдийгөө бүтээгдэхүүн зарах биш хүмүүсийн амьдарлын чанарыг дээшлүүлэх утга учиртай ажил хийдэг хэмээн төсөөлдөг ажээ. Эрхэм зорилго тухайн байгууллагын юу хийх болон юу хийхгүйг ялгаж өгдөг. Өөрөөр хэлбэл ерөнхий байдлаар байгууллагын эрхлэх бизнесийн үйл ажиллагааны чиглэлийн заагийг тогтоодог. Жишээ нь, Гүүгл (Google) компани эрхэм зорилгоо дараах байдлаар тодорхойлсон байна. "To organize the world's information and make it universally accessible and useful". Хөрвүүлбэл "Бид дэлхийн мэдээллийг эмхлэн зохион байгуулж, хэн ч ашиглаж болохуйц мөн хэрэгцээтэй болгоно" гэх утга агуулга байна. Гүүгл компанийн гол бүтээгдэхүүн үйлчилгээнүүдээс дурдвал www. google.com хайлтын систем, goole apps-үүлэн технологид суурилсан оффисын программ, google email цахим шуудан, youtube - видеогоор дагнасан нийгмийн сүлжээ, android OS- утсанд зориулсан үйлдлийн систем зэрэг билээ. Эндээс харахад бүх бүтээгдэхүүн үйлчилгээ нь 12
мэдээллийг эмхлэн зохион байгуулахтай холбоотой байгаа юм. Гүүгл компанийн эрхэм зорилго тэдний юу хийх, юу хийхгүйг сайн зааглаж өгсөн байна. Ямар ч байсан тэд машин үйлдвэрлэхгүй. ЭРХЭМ ЗОРИЛГЫГ ТОДОРХОЙЛОХ АРГА ЗАМ Хэлэлцүүлэг хийх. Хэлэлцүүлэг хийхийн өмнө үндсэн чиглэлийг тодорхойлох багийн гишүүн бүр эрхэм зорилго гэж юу болох талаар нэгдсэн ойлголт, мэдлэгтэй болох хэрэгтэй. Хэлэлцүүлэг хийхдээ "Яагаад?" хэмээх асуултыг багийн гишүүдээс лавшруулан асууж, хариултуудыг тэмдэглэнэ. Яагаад бид энэ бүтээгдэхүүнийг үйлдвэрлэдэг вэ?, Яагаад хэрэглэгч манай бүтээгдэхүүнийг худалдаж авдаг вэ? Бид хэрэглэгчид тулгарч буй ямар асуудлыг шийдвэрлэдэг вэ?, Нийгэмд ямар үнэ цэнэтэй зүйл бий болгож байна вэ?, гэх мэтээр лавлаж асуух замаар гол утга учрыг илэрхийлэх санааг олж авна. Тэрхүү утга учрыг илэрхийлж буй санаагаа дэлгэрүүлэх замаар эрхэм зорилгыг тодорхойлно. Анхаарах зүйлс Товч байх. 1 с 2 өгүүлбэрт багтаах хэрэгтэй. Хэт сунжирсан урт байх нь гол утга санааг төөрөгдүүлж, ажилтнуудын бодол санаанд хоногшуулахад төвөгтэй болгодог. Нарийн тодорхой, энгийн ойлгомжтой байх. Ерөнхий утгатай үг, хоёрдмол утга санаатай үгнээс аль болох татгалзаарай. Мөн уншаад ойлгоход хялбар байхаар үгийн сонголтуудыг хийх хэрэгтэй. Бодитой байх. Тодорхойлсон эрхэм зорилго амьдралд ойрхон, хэрэгжилт нь мэдрэгдэхүйц байх ёстой. Урам зориг өгөхүйц байх. Ажилтнууд, хэрэглэгчид, хамтрагч байгууллагууд эрхэм зорилгыг уншаад урам зориг авдаг, ажилтнууд хийж буй ажлынхаа үнэ цэнийг мэдэрч, идэвхэждэг байх ёстой. ҮНЭТ ЗҮЙЛС БУЮУ ЧИГЛҮҮЛЭХ ЗАРЧИМ Байгууллагын ажилтнууд нийтээрээ "Бид хэрхэн ажиллах вэ?" асуултад хариулагдах тодорхойлолт бол үнэт зүйлс юм. Үнэт зүйлс нь байгууллагад юуг зөв, юуг буруу гэж үзэх нийтлэг итгэл үнэмшил болон ажилтнуудын өдөр дутмын үйл хөдлөл, шийдвэр гаргалтыг чиглүүлэх 13
зарчмын илэрхийлэл бөгөөд байгууллагын соёлын чухал элемент юм. Байгууллагыг ууланд авирч буй уулчинтай зүйрлэвэл үнэт зүйлс нь аль уулруу авирахаас үл шалтгаалан уулчны баримтлах зарчим, итгэл үнэмшил болно. Жишээ нь: Валлмартын үнэт зүйлс (Wallmart core values) Respect for the Individual Service to our Customers Striving for Excellence Валлмартын үнэт зүйлсийн нэг нь "Respect for individual" буюу "Хувь хүн бүрийг хүндлэх". Энэ нь хамтын ажиллагаанд бараа бүтээгдэхүүн нийлүүлэгч байгууллага, хэрэглэгч, ажилтнуудын шашин шүтлэг, арьс өнгө, боловсрол, нийгмийн гарлыг үл харгалзан, бие биедээ эрх тэгш хандана гэсэн утгатай юм. Хүчирхэг үнэт зүйлстэй, түүнийгээ ажилтнуудын хандлага, үйл хөдлөлд шингээж чадсан байгууллага манлайлал, бүтээгдэхүүний шинэчлэл, хэрэглэгчдийн сэтгэл ханамжаар тэргүүлсэн байдаг. Үнэт зүйлсийг хэвшүүлснээр байгууллагад эерэг нөлөөлөл үзүүлэх ёстой. Жишээ нь, Валлмартын ажилтнуудын дийлэнх хэсгийг цалин багатай дундаж давхаргынхан бүрдүүлдэг бөгөөд олон янзын онцлогтой хүмүүс байдаг. Шашны үзэл, арьс өнгө, боловсрол зэрэг нь харилцан адилгүй байдаг. Мөн дийлэнх ажилтнууд нь дундаж боловсролтой. Хэрэв Валлмартын нэг менежер ажилтнаа боловсролгүй хэмээн тэгш бус хандсан бол энэ нь Валлмартын үнэт зүйлсэд харшлах нь тодорхой. Тиймээс ийм онцлогтой ажилтнуудын хамтын ажиллагааг үр дүнтэй байлгах, сэтгэл ханамжтай, тогтоож ажиллуулахын тулд "Хувь хүн брийг хүндлэх" үнэт зүйлсийг тодорхойлон хэвшүүлсэн байна. ҮНЭТ ЗҮЙЛСИЙГ ТОДОРХОЙЛОХ АРГА ЗАМ Хэлэлцүүлэг хийх. Хэлэлцүүлэг хийхдээ байгууллагын ажилтнууд ямар нийтлэг зарчим, үйл хөдлөлийг гаргавал байгууллага амжилтад хүрэх вэ?, ажилтнуудаас ямар үйл хөдлөлийг хүсэн хүлээдэг вэ? зэрэг асуултад хариулах замаар үнэт зүйлсийг илэрхийлэх санааг олж авна. Тэрхүү санаагаа цааш нь боловсруулах замаар үнэт зүйлсийг тодорхойлно. Үнэт зүйлс байгууллагын онцлогт тохирсон байх ёстой. Хэрэглэгч, бизнесийн 14
салбарын онцлог, ажилтнуудын онцлог, ирээдүйн чиг хандлага болон өнгөрсөн амжилттай болон алдаа дутагдалтай үйл явдал, түүх зэрэг олон зүйлийг сөхөн ярилцсаны үндсэн дээр үнэт зүйлсийг тодорхойлох хэрэгтэй. Анхаарах зүйлс 5-7 ширхэг байх. Ажилтнуудад хялбархан ойлгуулж, хоногшуулахын тулд багадаа 5, ихдээ 7 байх нь зөв. 2-3 үгээр тодорхойл. Ихэнх байгууллага үнэт зүйлсээ ганц үгээр тодорхойлсон байдаг. Ганц үгээр тодорхойлох нь утга санааг төдийлөн хангалттай илэрхийлж чаддаггүй. Мөн утга санаа хэт ерөнхий байдлаар тусдаг. Тиймээс 2-3 үгээр нарийвчлан тодорхойлох нь оновчтой. Жишээ нь, "Шинэчлэл"гэж ганц үгээр тодорхойлохын оронд "Тасралтгүй шинэчлэгдэх" эсвэл "Байнга шинэчлэлийг эрэлхийлэх" гэх зэрэг хэд хэдэн үгээр тодорхойлох нь утга санааг илүү нарийн тодорхой харуулах болно. Үнэт зүйлсээ цааш нь дэлгэрүүл. Үнэт зүйлсээ тодорхойлсны дараа түүний утга санааг цааш нь дэлгэрүүлж тодорхойлох хэрэгтэй. Энэ нь ажилтнууд үнэт зүйлсийг гүнзгий ойлгоход туслах болно. Ингэхдээ хэд хэдэн өгүүлбэрээр тодорхойлж болно. Жишээ нь, "Тасралтгүй шинэчлэгдэх Бид өсөн дэвжихийн тулд өөрчлөлт хийх нь зайлшгүй гэдгийг мэдэх бөгөөд удирдлагын түвшнээс эхлээд энгийн ажилтан бүр өдөр тутамдаа өөрчлөлт, сайжруулалтыг эрэлхийлж, шинэчлэлийг тасралтгүй хэрэгжүүлнэ" Хүлээн зөвшөөрөгдөх. Тодорхойлсон үнэт зүйлүүд хамгийн наад зах нь удирдлагын багийн хүн бүрт хүлээн зөвшөөрөгдсөн байх хэрэгтэй. Өөрөөр хэлбэл тэд бүгд тэдгээр үнэт зүйлсийг үйл ажиллагааны гол зарчим болгож баримталж ажиллах эсэх дээр нэгдсэн байр суурьтай болох ёстой. АЛСЫН ХАРАА БУЮУ БАЙГУУЛЛАГЫН ИРЭЭДҮЙН ДҮР ЗУРАГ Байгууллагыг уулын оргилруу авирч буй уулчинтай зүйрлэвэл алсын хараа нь тухайн уулын "хаана" хүрэхийг зорьж буйг илтгэнэ. Алсын хараа нь байгууллага урт хугацааны эцэст ямар үр дүнд хүрэхийг харуулж буй ирээдүйн дүр зураг юм. 15