IPG: Tarikh: 07 Ogos 2012 Audit Dalaman: Kedua 2012 RUMUSAN AUDIT DALAMAN MESYUARAT MAJLIS KUALITI INSTITUT Bil. 2/2012 IPG Kampus Perempuan Melayu, Melaka 1. PENGENALAN Audit Dalaman merupakan satu proses penilaian yang sistematik dan bebas yang dijalankan bagi memastikan semua aktiviti berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti Institut Pendidikan Guru (IPG) telah laksana dan diselenggarakan secara berkesan. Audit Dalaman yang dilaksanakan secara berkesan, didokumentasi serta dilaporkan bertujuan membantu pihak pengurusan IPG membuat perancangan dan keputusan berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti berasaskan fakta. Dokumen rujukan yang menjadi panduan melaksanakan pengauditan di IPG adalah: Manual Kualiti IPG-PPK-MK-01 Prosedur Kualiti IPGM-PPK-PUP-03 MS ISO 9001:2008 (First Revision): Quality Management Systems Requirements MS ISO 9000 : 2005 Quality Management System Fundamentals and Vocabulary Panduan Pelaksanaan MS ISO 9001:2008 Dalam Sektor Awam 1 Januari 2010 2. OBJEKTIF AUDIT DALAMAN Audit Dalaman bertujuan memastikan sistem pengurusan kualiti IPG mematuhi apa yang telah dirancangkan mengikut keperluan standard dan keperluan sistem pengurusan kualiti IPG (dasar dan prosedur IPG). Ia juga bertujuan memastikan sistem pengurusan kualiti IPG telah dilaksana dan diselenggarakan secara berkesan. 3. SKOP AUDIT DALAMAN Semua proses dalam sistem pengurusan kualiti IPGM-IPGK diaudit mengikut perancangan yang ditetapkan. Tempoh skop adalah dari 01 Januari 2012 hingga 30 Jun 2012. 3.1 PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN Audit Dalaman Kedua 2012 IPG Kampus Perempuan Melayu, telah dilaksanakan oleh Pasukan Audit Dalaman (PAD) Kampus Temenggong Ibrahim pada 24-25 Julai 2012. Pengauditan dilakukan oleh seorang (1) Ketua Audit dan dua belas orang (12) Juruaudit Dalaman. 1
3.2 PROSEDUR KUALITI (PK) YANG DIAUDIT Prosedur Kerja yang diaudit adalah: IPGM-PPK-MK-01 IPGM-PPK-PT-02 hingga IPGM-PPK-PT-09 IPGM-PPK-PUP-01 hingga IPGM-PPK-PUP-11 IPGM-PPK-PUS-01 hingga IPGM-PPK-PUS-03 Proses Perolehan, Penyediaan ABM dan Pengurusan Aset tetap diaudit (provision in MS ISO 9001:2800 untuk Januari hingga Mei 2012) 3.3 LAPORAN PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN (Corrective Action Report iatu CAR) DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI): CAR: Laporan Permintaan Tindakan Pembetulan dikemukakan untuk ketidakpatuhan yang mungkin menjejaskan keberkesanan sistem kualiti secara menyeluruh atau membawa kepada kegagalan sistem kualiti kerana sebahagian besar atau keseluruhan sistem adalah tidak berkesan; dan memerlukan tindakan pembetulan yang segera. OFI: Tindakan berterusan yang perlu diambil untuk mempertingkatkan keberkesanan sesuatu situasi di mana wujud bukti keakuran kepada sesuatu keperluan atau standard, namun ia kurang lengkap atau boleh ditambah baik bagi meningkatkan lagi kecekapan dan keberkesanan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti. 4. ANALISIS DATA LAPORAN AUDIT DALAMAN Proses pengauditan selama dua (2) hari telah dilaksanakan mengikut ketetapan tarikh dan berikut adalah dapatan kekuatan dan kelemahan sistem pengurusan kualiti di IPG Kampus Perempuan Melayu: Kekuatan BIL BIDANG KLAUSA BUTIRAN KEKUATAN PROSEDUR 1 Merentas 7.1 1. Pemegang PUP-07 telah mengikut prosedur dalam mengawal produk yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan. 2 Kurikulum & Proses P&P 3 Pengukuran, Analisis & Penambahbaikan 4 Kurikulum & Proses P&P 4.2.4 2. Laporan dan borang disimpan dengan baik dan mudah didapati. 8.1 Kad keahlian Pusat Sumber bersepadu dengan kad pelajar memudahkan proses penggunaan dan perkhidmatan Pusat Sumber. 8.5.1 1. Menyediakan Laman Web khas bagi mewar-warkan semua aktiviti audit dalam organisasi. 8.5.1 2. Menghasilkan CD latihan untuk juru audit bagi membantu mereka melaksanakan tugas. 8.5.1 Para pensyarah bersedia untuk diaudit dan memberikan kerjasama yang baik ke atas teguran untuk penambahbaikan. Note: Bidang yang dinyatakan (pada kekuatan dan kelemahan) adalah berdasarkan bidang perancangan audit secara proses IPGK Perempuan Melayu (rujuk Jadual 6) PUP-07 PUP-08 PUP-03 PT-05 2
Kelemahan BIL BIDANG KLAUSA BUTIRAN KELEMAHAN PROSEDUR 1 Merentas 4.2.4 1. Di Jabatan Bahasa didapati tidak ada catatan tarikh 2 Jadual Waktu pensyarah. 4.2.3 2. Di Jabatan Bahasa didapati 2 orang pensyarah masih menggunakan footer Jun 2011 untuk LAM-PT-05-06 bagi bulan Jun 2012. 4.2.4 3. Di Unit Gerko borang pemilihan ko kurikulum sukan, Unit Beruniform dan Persatuan tidak ditandatangani oleh Penyelaras Kokurikulum. 4. Surat panggilan mesyuarat Bil 2/2012 Jabatan Bahasa tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan. 2 Merentas 4.2.3 1. Borang Laporan Kerosakan LAM-PUP-06-02 masih menggunakan footer April 2011. 4.2.4 2. Tarikh pemeriksaan telah dicatatkan dalam Senarai Semak Pemeriksaan Infrastruktur LAM-PUP-06-03 sebagai (3/8/2012 dan /20/12) 3 Merentas 4.2.3 Masih menggunakan versi lama bagi Borang Permohonan Perolehan LAM-PUP-10-01 dan Borang Prestasi Pembekal LAM-PUP-10-02. 4 Merentas 4.2.4 Borang LAM-PUS 03-02A Perancangan Tahunan LPS tidak dikemaskini. PT-05 PUP-06 PUP-10 PUS-03 4.1 DAPATAN TABURAN LAPORAN KETIDAKAKURAN DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN Dapatan keseluruhan ketidakpatuhan dan peluang penambahbaikan yang dikesan semasa audit adalah seperti di Jadual 1, Jadual 2 dan Graf 1 di bawah: Ketidakakuran (NCR) Peluang Penambahbaikan (OFI) 1 03 Jadual 1: Dapatan Keseluruhan Ketidakakuran KLAUSA NCR % OFI % JUM % KLAUSA 4 0 0 1 33.33 1 25 KLAUSA 5 0 0 0 0 0 0 KLAUSA 6 0 0 0 0 0 0 KLAUSA 7 1 100 2 66.67 3 75 KLAUSA 8 0 0 0 0 0 0 JUMLAH 1 100 3 100 4 100 Jadual 2: Analisis Ketidakakuran Mengikut Klausa 3
Graf 1: Analisis Ketidakakuran Mengikut Klausa Nota: Klausa 4 4.2.3 (Kawalan Dokumen) 4.2.4 (Kawalan Rekod) Klausa 7 7.1 (Perancangan bagi Merealisasi Produk) 7.5.1 (Kawalan ke atas Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan) Perincian NCR Rujuk dapatan kelemahan SPK IPGM-PPK-PT-05 (Pengurusan Kurikulum) Klausa 7.5.1 i) Klausa 7.5.1 Organisasi hendaklah merancang dan melaksanakan pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan secara terkawal. ii) Penemuan Ketidakakuran Di Unit Bahasa Inggeris, seorang pensyarah mentadbir Analisis Keberkesanan P & P (LAM-PT05-01d) sendiri bagi Kursus English Language Proficiency 1 WAJ3102. iii) Bukti Unit Bahasa Inggeris Perincian OFI PROSEDUR KUALITI BUTIRAN OFI IPGM-PPK- IPGM-PPK- PT-02 (7.1) PUS-02 (4.2.3) Dua Program Jabatan PIPK telah digugurkan dengan sebab yang tidak munasabah iaitu: 1. Bengkel Penulisan Ilmiah/Makalah/Jurnal 1 bertarikh 4/5/2012 2. Bengkel Penulisan Ilmiah/Makalah/Jurnal 1 bertarikh 29/6/2012 Di Unit Bahasa Inggeris, 2 orang pensyarah menggunakan pro forma kursus yang tidak ada bukti kawalan dibuat oleh Pegawai Dokumen Jabatan. Contoh: kursus WAJ3103 4
IPGM-PPK- PUS-03 (7.1) Di Unit LPS, didapati 2 kursus, Kursus Profesionalisme Pengurusan dan Pentadbiran yang telah dijalankan pada tarikh 21-23 Mei 2012 di Hotel Midah dan Kursus Kemahiran Kayak Tahap 1 bertarikh 17-21 Januari 2012 tidak termasuk dalam Perancangan Tahunan Latihan Pembangunan Staf, LAM-PUS-03-02A. 4.2 LAPORAN AUDIT SUSULAN Audit Susulan telah dijalankan pada 03 Ogos 2012. NCR dan OFI telah diverifikasikan oleh Ketua Audit IPGK Temenggong Ibrahim. 4.3 PERBANDINGAN DAPATAN AD TAHUN 2002 HINGGA TAHUN 2012 Secara umum, IPG Kampus Perempuan Melayu telah dapat mematuhi keperluan standard sistem pengurusan kualiti yang telah dirancangkan serta dapat melaksana dan menyenggara secara berkesan. Jadual 3, Jadual 4, Jadual 5, Jadual 6 dan Graf 2 di bawah menunjukkan trenda ketidakpatuhan dan pemerhatian kepada sistem pengurusan kualiti di IPG Kampus Perempuan Melayu bagi tahun 2002 2012. Bil. AD NCR/CAR Bilangan PK yang dikeluarkan NCR/CAR 1. 1/2002 8 5 2. 2/2002 1 1 3. 1/2003 0 0 4. 2/2003 2 2 (PT-15, PT-21) 5. 1/2004 0 0 6. 2/2004 0 0 7. 3/2004 1 1 (PUP-08) 8. 1/2005 0 0 9. 2/2005 2 1 (PT-06,PUP-06) 10. 1/2006 0 0 11. 2/2006 0 0 12. 1/2007 1 1 (PUP-06) 13. 2/2007 1 1 (PUP-04) 14. 1/2008 0 0 15. 2/2008 0 0 16. 1/2009 0 0 17. 2/2009 2 2 (PT-06, PT-09) 18. 1/2010 1 1 (PT-09) 19. 2/2010 2 2 (PT-09) 20. 1/2011 1 1 (PT-03) 21. 1/2012 3 3 (PT-03, PT-06, PUP-06) 22. 2/2012 1 1(PT-05) Jadual 3: Trenda Taburan NCR/CAR Mengikut Pengauditan 5
J a d u a l Bil. AD OBS/OFI Bilangan PK yang dikeluarkan OBS/OFI 1. 1/2002 20 10 2. 2/2002 9 6 3. 1/2003 0 0 4. 2/2003 7 6 (PT-13, PT-15 (2), PT-21, PT-23, PUP-02, PUS-01) 5. 1/2004 0 0 6. 2/2004 2 2 (PUP-07, PUP-08) 7. 3/2004 2 2 (PT-07, PUP-08) 8. 1/2005 3 2 (PT-09, PT-22(2)) 9. 2/2005 5 5 (PT-06, PT-12, PT-23, PUP-05, PUP-07) 10. 1/2006 2 2 (PT-23, PT-24) 11. 2/2006 2 1 (PT-24) 12. 1/2007 4 2 (PT-22, PUP-06) 13. 2/2007 3 3 (PT-11, PUP-01,PUS-01) 14. 1/2008 1 1 (PT-09) 15. 2/2008 1 1 (PT-22) 16. 1/2009 3 3 (PT-24, PUP-06, PUP-07) 17. 2/2009 2 2 (PT-12, PUP-08) 18. 1/2010 0 0 19. 2/2010 2 2 (PUP-08, PUP-09) 20. 1/2011 1 1 (MK-01) 21. 1/2012 10 10 (MK-01, PT-02, PT-03, PT-09, PUS-03) 22. 2/2012 3 3 (PT-02, PUS-02, PUS-03) 4 Jadual 4: Trenda Taburan OBS/OFI Mengikut Pengauditan AD NCR PP/OBS Keseluruhan 1/2002 8 20 28 2/2002 1 9 10 1/2003 0 0 0 2/2003 2 7 9 1/2004 0 0 0 2/2004 0 2 2 3/2004 1 2 3 1/2005 0 3 3 2/2005 1 5 6 1/2006 0 2 2 2/2006 0 2 2 1/2007 1 4 5 2/2007 1 3 4 6
AD NCR PP/OBS Keseluruhan 1/2008 0 1 1 2/2008 0 1 1 1/2009 0 3 3 2/2009 2 2 4 1/2010 1 0 1 2/2010 2 2 2 1/2011 1 1 2 1/2012 3 10 13 2/2012 1 3 4 Jadual 5: Rumusan Taburan Trenda NCR/OBS/OFI Tahun 2002-2012 Graf 2: Rumusan Taburan Trenda NCR/OBS/OFI Tahun 2002-2012 7
NCR/OFI PERINCIAN BIDANG Analisis NCR dan OFI Mengikut Bidang Berikut ditunjukkan Analisis Ketidakakuran dan Peluang Penambahbaikan Mengikut Bidang: 1 2 3 4 5 6 7 PENGUKURAN, ANALISIS & PENAMBAHBAIKAN MKSP Tindakan Pembetulan & Pencegahan Audit Dalaman Maklum Balas Pelanggan KURIKULUM & PROSES PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN Penggubalan Kurikulum Pengurusan Kurikulum Pengurusan Perpustakaan Pengurusan Makmal Pengajaran Pembelajaran PEPERIKSAAN & PENILAIAN Pelaksanaan Pentaksiran Pendidikan Guru Pengurusan Peperiksaan AKTIVITI PEROLEHAN (termasuk pemantauan proses outsourced) Latihan Pembangunan Staf Pengurusan Elaun Pelajar Penyenggaraan Infrastruktur Penyediaan ABM Tahunan Pengurusan Aset Perolehan KOMITMEN PENGURUSAN ATASAN Manual Kualiti, Perancangan Tahunan HAL EHWAL PELAJAR Pengurusan Hal Ehwal Pelajar Aduan Pelanggan MERENTAS Kawalan Ke Atas Produk atau Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Standard Yang Ditetapkan Kawalan Rekod Kawalan Dokumen PUP-01, PUP-02, PUP-03, PUP-04 PT-04, PT-05, PT-08, PT-09 PT-06, PT-07 PUS-03, PUP-05, PUP-06, PUP-08, PUP-09, PUP-10 MK, PT-02 PT-03, PUP-11 PUP-07, PUS-01, PUS-02 Tiada 1 NCR Tiada 1 OFI 1 OFI Tiada 1 OFI Jadual 6: Analisis NCR dan OFI Mengikut Bidang 5. Rumusan Berdasarkan laporan NCR dan OFI Audit Dalaman Kedua 2012, pihak pengurusan atasan dan ahli-ahli MKI perlu memberi fokus kepada: Klausa 4 o 4.2.3 (Kawalan Dokumen) o 4.2.4 (Kawalan Rekod) Klausa 7 o 7.1 (Perancangan bagi Merealisasi Produk) o 7.5.1 (Kawalan ke atas Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan) Ringkasnya, bidang yang perlu ditambahbaik adalah: 1. Kawalan Dokumen (4.2.3) Dokumen yang diwujudkan dalam sistem pengurusan kualiti hendaklah dikawal. o Memastikan status dokumen adalah yang terkini dan terkawal dari segi pengedarannya. 2. Kawalan Rekod (4.2.4) Rekod diwujudkan bagi dijadikan bukti keakuran kepada keperluan standard dan keberkesanan operasi sistem pengurusan kualiti hendaklah dikawal. o Memastikan butiran pada borang dilengkapkan. o Memastikan rekod dikemaskini (updated). 8
3. Perancangan bagi Merealisasi Produk (7.1) Organisasi hendaklah merancang dan mewujudkan proses-proses yang perlu bagi penghasilan dan realisasi produk. o Memastikan program/aktiviti yang dirancang dilaksanakan mengikut buku perancangan tahunan. o Perancangan teliti mengambil kira cost-effectiveness, kepakaran, masa, objektif kualiti IPGK dan penilaian program/aktiviti. 4. Kawalan ke atas Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan (7.5.1) Organisasi hendaklah merancang dan melaksanakan pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan secara terkawal. o Mengawal pelaksanaan pengukuran dan pemantauan proses. 6. PELUANG PENAMBAIKAN Dicadangkan JK Bimbingan & Pemantauan, Pemegang Prosedur Kualiti (PK) PUP-02, PUP-07, Sekretariat, LPS dan JK Audit Dalaman bekerjasama untuk: memberi bimbingan berterusan (bengkel, sesi dialog, taklimat) tentang kehendak standard dan pelaksanaan proses-proses mengikut standard dan PK ; memberi bimbingan dan menjalankan pemantauan berkala ( staggered sepanjang tahun) mengikut bidang dan klausa MS ISO 9001:2008; memasukkan sesi bimbingan dan pemantauan sepanjang tahun ke dalam takwim kampus; memastikan semua Pemegang PK menyediakan pemetaan proses untuk prosedur kualiti masing-masing dan dikongsikan dengan warga kampus (contoh: melalui portal, blog, dll); memaklumkan hasil bimbingan dan pemantauan, pengeluaran borang CAR dan PAR (dari mana-mana pihak SPK) dan dapatan audit dalaman kepada pemegang PK PUP-07 untuk tindakan mengurus ketidakakuran produk (repair, rework, segregation, dan lain-lain); dan Keep track laporan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan yang telah dibuat (Contoh: buku log). Sehubungan itu, pihak pengurusan diharap memberi peruntukan untuk Unit LPS (dengan kerjasama JKAD) merancang: Kursus Juruaudit Dalaman Baharu (Fasa 2) Kursus peningkatkan kemahiran mengaudit untuk Juruaudit Dalaman yang sedia ada (khususnya pemahaman standard dan root cause analysis) Penghantaran seorang atau dua Juruaudit Dalaman untuk mengikuti Kursus Lead Assessor Kursus Root Cause Analysis(RCA) untuk semua juruaudit dalaman dan pemegang PK Kursus Six Sigma (a measure of quality that strives for near perfection. Six Sigma is a disciplined, data-driven approach and methodology for eliminating defects 9
(driving toward six standard deviations between the mean and the nearest specification limit) in any process from manufacturing to transactional and from product to service. Define design goals that are consistent with customer demands and the enterprise strategy. Measure and identify CTQs (characteristics that are Critical To Quality), product capabilities, production process capability, and risks. Analyze to develop and design alternatives, create a highlevel design and evaluate design capability to select the best design. Design details, optimize the design, and plan for design verification. This phase may require simulations. Verify the design, set up pilot runs, implement the production process and hand it over to the process owner(s). 7. PENUTUP Laporan Audit Dalaman ini dibentang dan dibincangkan dalam Mesyuarat Majlis Kualiti Institut IPG Kampus Perempuan Melayu kedua 2012 pada 16 Ogos 2012. Disediakan oleh: Gan Lee Eng (Ketua PAD), IPG Kampus Perempuan Melayu 07.08.12 10