POZIV NA PODNOŠENJE PRIJEDLOGA - COMM/ZAG/ED/

POZIV NA PODNOŠENJE PRIJEDLOGA - COMM/ZAG/ED/2014-2017 ODABIR STRUKTURA NADLEŽNIH ZA INFORMACIJSKE CENTRE MREŽE EUROPE DIRECT ZA RAZDOBLJE 2014. 2017. (objavljen 20.12.2013, Ispravak poziva objavljen 23. siječnja 2014.) Pitanja i odgovori Ovaj dokument će se redovito ažurirati Dokument ažuriran: 14. veljače 2014. Pitanje 1a. Mogu li organizacije civilnog društva biti informacijski centri? 1b. u pozivu za podnošenje prijedloga se navodi kako su "javna tijela" prihvatljivi prijavitelji. Jesu li stoga prihvatljivi prijavitelji: - fakultet ili sveučilište - jedinica lokalne samouprave (grad ili općina)? 1c. Može li se na natječaj prijaviti i x, s obzirom na kriterije prihvatljivosti, konkretno paragraf 2.2.2. ako je x priznat kao potporna institucija temeljem Zakona o potpornim institucijama? Odgovor 1. Pitanje se odnosi na kriterije prihvatljivosti podnositelja prijedloga. Molimo da proučite odjeljak 2.2.2 dokumenta "Poziva na podnošenje prijedloga". Odgovor nadopunjen 14. veljače 2014.: Kriteriji prihvatljivosti spadaju u kriterije koje će provjeravati komisija za evaluaciju, te će se provjeravati kao dio provjere u šest koraka (odjeljak 2.2 dokumenta Poziva na podnošenje prijedloga ), stoga odgovor na postavljena pitanja ne može prejudicirati procjenu komisije za evaluaciju. Molimo da proučite gore navedeni odjeljak 2.2.2 dokumenta "Poziva na podnošenje prijedloga", posebno bilješku br. 10. 1. d. Da li pristup natječaju imaju samo pravne osobe ili mogu sudjelovati i fizičke osobe koje ispunjavaju uvjete? 1

1e. Da li se na natječaj može prijaviti privatna tvrtka koja će imati potpisan ugovor sa neprofitnom organizacijom (udrugom) o provođenju projekta "Europe Direct centra" ili koja bi se posebnom izjavom obvezala ovaj projekt provoditi bez profita i bez komercijalnog interesa? 2. U točci 3.3. Prijave na str.19 se navodi da je okvirni početak sporazuma u prvom tromjesečju 2014. te da aktivnost treba biti dovršena do 31.12.2013. Pretpostavljajući da navedeni datum odnosi na 31.12.2014., zanima nas: Ukoliko pretpostavimo da bi odabir i potpisivanje Okvirnog sporazuma o partnerstvu i potpisivanje Posebnog sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za 2014. godinu je moguć tek od cca 1.svibnja 2014. te su nam time i troškovi prihvatljivi od tog datuma do 31.12.2014.,zanima nas da li ako se odlučimo za modul M.4 Elektronički bilten, s obzirom da u opisnom dijelu Poziva navedeno da se bilten izdaje najmanje 6 puta godišnje, da li je moguće pri planiranju aktivnosti za 2014. smanjiti najmanjih broj elektroničkih biltena s obzirom da gubimo bar 5 mjeseci? 2. Aktivnost zaista treba biti dovršena do 31.12.2014. Taj podatak je promijenjen u Ispravku objavljenom 23. siječnja 2014. U Ispravku od 23. siječnja 2014. objašnjeno je da se očekuje da će trajanje aktivnosti u 2014. godini biti osam mjeseci (predviđeni početak 1.5.2014.) U dokumentu "Poziv na podnošenje prijedloga" objavljenog u Ispravku uključeni su prilagođeni iznosi pojedinih modula koji se odnose na trajanje aktivnosti od 8 mjeseci. Iznos za modul M.4 nije smanjen/prilagođen kraćem trajanju Posebnog sporazuma za 2014. godinu. Stoga, ukoliko izaberete modul M.4 onda se očekujete da poštujete i obvezu izdavanja biltena najmanje 6 puta i da ta aktivnost bude provedena u razdoblju od trenutak početka aktivnosti do 31.12. 2014. Međutim, ukoliko iz određenih objektivnih razloga struktura neće biti u mogućnosti izraditi i distribuirati svih 6 publikacija, postojat će izvjesna razina fleksibilnosti obzirom na skraćeni period za provedbu aktivnosti, no sredstva predviđena za sufinanciranje tog modula bit će umanjena kod završnog plaćanja razmjerno smanjenom broju izdanih biltena. 3a. Koliki je minimalni iznos doprinosa podnositelja prijedloga za Europe Direct centar, tj. koliko je maksimalno sufinanciranje od strane Europske komisije? Europska komisija je procijenila da paušalni iznos koji Europska komisija dodjeljuje za provedbu mjera obuhvaćenih svakim modulom namiruje samo dio ukupnih prihvatljivih troškova. Budući da je iznos koji Komisija osigurava manji od troškova 2

provedbe tih aktivnosti, podnositelji ih trebaju sufinancirati. 3b. Možete li nam pojasniti što se misli pod primjerenim sufinanciranjem (u pozivu nije naveden minimalno i maksimalno sufinanciranja od strane podnositelja) odnosno da li podnositelj može sufinanciranje izvršiti samo kroz osiguranje prostornih uvjeta s tekućim održavanjem za potrebe centra? 4. Ukoliko je prijavitelj projekta organizacija sa sjedištem u zemlji X 1, je li potreban sudski prijevod njenih godišnjih financijskih izvještaja (za prethodne dvije godine, 2011. i 2012) na hrvatskom jeziku? Trebaju li oni biti u hrvatskom ili formatu zemlje X 2 financijskih izvještaja? Ili je dovoljno predočiti pečatirane i potpisane financijske izvještaje zemlje X 3 uz iste takve potpisane i pečatirane financijske izvještaje, samo na hrvatskom jeziku i u hrvatskom obrascu financijskih izvještaja? Svaki modul može imati različitu stopu stoga nije utvrđen fiksni postotak. sufinanciranja i Troškovi prostornih uvjeta s tekućim održavanjem mogu se smatrati prihvatljivima ako ih je partner stvarno ostvario, ako su izravno povezani s provedbom mjere i ako su razumni, opravdani i u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, posebno u pogledu ekonomičnosti i učinkovitosti. 4. Molimo da proučite odjeljak 2.1.2. dokumenta "Poziv na podnošenje prijedloga". U navedenom slučaju popratni prijevod godišnjih financijskih izvješća ne mora biti na hrvatskom jeziku nego na jednom od tri navedena jezika (engleski/francuski/njemački). Očekuje se da format financijskog izvještaja bude u skladu s formatom koji se koristi u zemlji u kojoj prijavitelj ima sjedište. 5. U Pozivu na podnošenje prijedloga uočeno je sljedeće: - na nekoliko mjesta zadan rok 2013. 5. U Ispravku objavljenom 23. siječnja 2014. na relevantnim mjestima dokumenta "Poziv na podnošenje prijedloga" godina 2013. je zamijenjena s godinom 2014. 1 zemlji članici EU-a, ali ne u Hrvatskoj 2 ibid 3 ibid 3

godina koja je završila 2.1.11 DALNJE INFORMACIJE 2.1.11. DALJNJE INFORMACIJE - na sva pitanja dostavljena do 7. lipnja 2013., bit će odgovoreno U Ispravku rok za dostavu pitanja je promijenjen na 17. veljače 2014. Odgovori na pitanja bit će objavljeni najkasnije do 24. veljače 2014. Rok za podnošenja prijava je pomaknut na 28. veljače 2014. 2.2.4 Uvjeti sposobnosti 2.2.4. Uvjeti sposobnosti - spominje se petogodišnje razdoblje 2.2.5. Kriteriji dodjele - usklađenost s prioritetima EU-a za 2013 i Europsku godinu građana 2013. 3.3. SPORAZUMI O DODJELI BESPOVRATNIH SREDSTAVA Relevantno razdoblje za koje se provodi provjera odnosi se na razdoblje od očekivanog datuma početka aktivnost (1.5.2014) do 31.12.2017. 2.2.5. Kriteriji dodjele Ispravkom formulacija je promijenjena u "usklađenost s prioritetima EU-a za 2014 i "Europsku godinu građana" (molimo pogledati i odgovor na pitanje br. 6) 3.3 SPORAZUMI O DODJELI BESPOVRATNIH SREDSTAVA U skladu s promjenama od 23. siječnja 2014. navedeno je da će okvirni sporazum o partnerstvu biti na snazi do 31. prosinca 2017. Aktivnost treba biti dovršena do 31. prosinca 2014. - sporazum se potpisuje za razdoblje od 5 godina - aktivnost treba biti dovršena do 31. prosinca 2013. 6. 6. S obzirom da je navođena 2013. godina, u obrascu pod 3.3. opisujemo aktivnosti u skladu s kojom Europskom godinom jer nemamo Tematska Europska godina 2014. nije određena. S obzirom na to da se u 2014. odvijaju izbori za Europski parlament odlučeno je da će se nastaviti s određenim aktivnostima Europske godine građana u 2014. Stoga opis aktivnosti 4

točnu informaciju da li se i dalje obilježava Europska godina građana ili je na službeno Europska godina usklađivanja poslovnog i obiteljskog života? treba biti usklađen s aktivnostima Europske godine građana. Više informacija na: http://europa.eu/citizens-2013/en/news/european-yearcitizens-2013-almost-over%e2%80%a6-or-it http://www.europarl.europa.eu/sides/getallanswers.do?re ference=p-2013-012282&language=en 7. U dokumentu "Prijavni obrazac" u odjeljku 1.5.3 piše: "Opišite dostupnu tehnološku i fizičku infrastrukturu za informacijske centre Europe Direct, što uključuje i plan u kojem je jasno naznačen uredski prostor dodijeljen budućem centru u prostorijama korisnika i njihovu lokaciju u mjestu djelovanja." Što to znači? Prostor mora biti u sadašnjim prostorijama korisnika? Prostor već mora biti u vlasništvu korisnika? Mora se navesti točna adresa? Da li to isključuje mogućnost najma prostora tek nakon potpisivanja sporazuma? Ili možemo navesti općenito plan najma prostora od toliko kvadrata u centru grada, al bez točnog navođenja adrese? 7. Pod opisom koji je naveden u odjeljku 1.5.3. očekuje se da prijavitelj opiše što je vjernije moguće koju tehnološku i fizičku infrastrukture namjerava osigurati za informacijski centar Europe Direct, objašnjavajući i uključujući sve detalje (veličinu uredskog prosta, lokaciju/adresu itd.) Ako planira koristiti prostor koji je u vlasništvu prijavitelja to će se i navesti. Ako smatra da će prikladniji prostor biti omogućen kroz najam prostora koji nije u trenutnom vlasništvu prijavitelja onda se očekuje da se i o tome uključi što je više moguće detalja, uključujući i točnu adresu. Ono što je bitno jest da će informacija u ovom odjeljku biti temelj za procjenu ispunjava li prijavitelj uvjete sposobnosti (Odjeljak 2.2.4. dokumenta "Poziv na podnošenje prijedloga"). Ako prijavitelj bude uspješan i sredstva mu budu dodijeljena ovaj opis postaje dio sporazuma između Europske komisije i prijavitelja i postaje obveza prijavitelja. Da li se može za početak urediti jedan prostor npr. u prostorijama korisnika, pa onda do kraja godine urediti adekvatniji prostor npr. u centru grada 5

8a. Vezano za pitanje 1.5.2. Pružite detaljan opis zaposlenika predloženih za projekt, položaja koji im je dodijeljen i je li riječ o punom ili nepunom radnom vremenu (pri čemu će se navesti postoci koji zbrojeni čine ekvivalent najmanje jednom mjestu s punim radnim vremenom). Operativna sposobnost također će se ocjenjivati na osnovi životopisa zaposlenika uključenih u projekt koje treba priložiti izjavi o časti, molim da mi odgovorite kako je moguće da se traže životopisi zaposlenika koje trebamo predložiti za projekt ako smo dužni po hrvatskom zakonu provesti natječajnu proceduru za zapošljavanje a i u slučaju PRAG procedure ne možemo ni u SINGLE TENDER proceduri znati unaprijed tko će zasigurno raditi na tom radnom mjestu? Ovo nam je važno iz razloga što ta osoba/osobe ulaze u procjenu operativne sposobnosti. A u slučaju da ipak moramo priložiti životopise stručnjaka da li je moguća izmjena osoba nakon što primimo sufinanciranje u slučaju da su te osobe recimo našle zaposlenje u međuvremenu? 8b. Grad xxx na ovom projektu želi zaposliti jednu (novu) osobu na puno radno vrijeme koja će obavljati sve predviđene aktivnosti. Grad je kao javno tijelo Zakonom dužan za svako novo zapošljavanje provesti javni natječaj i prema tome zaposliti najkvalitetnijeg kandidata. To znači da u ovoj fazi nismo u mogućnosti znati detaljne reference zaposlenika niti priložiti njegov/njezin životopis već 8. Životopisi stručnjaka moraju biti predani jer predstavljaju temelj za procjenu uvjeta sposobnosti (odjeljak 2.2.4 dokumenta "Poziv na podnošenje prijedloga"), tj. kriterija operativne sposobnosti podnositelja prijedloga (odjeljak 1.5 dokumenta "Prijavni obrazac") Kako se očekuje da podnositelj "ima najmanje dvije godine dokazanog iskustva u komuniciranju s javnosti, po mogućnosti o pitanjima važnim za politiku EU-a" (odjeljak 2.2.4 dokumenta "Poziv na podnošenje prijedloga") očekuje se da je riječ o zaposlenicima koji već rade u instituciji koja predstavlja podnositelja prijedloga. Nije međutim isključeno da se zaposle osobe koje do tada nisu radile za navedenu instituciju i to treba navesti u prijavi. Izmjena osoba je moguća u toku provedbe aktivnosti, međutim, za nju treba prethodna suglasnost Predstavništva Europske komisije. (vidi članak II.12 Općih uvjeta Okvirnog sporazuma o partnerstvu Prilog A.1). Osoba koja se predloži kao zamjena mora zadovoljavati uvjete koji su navedeni u Pozivu (odjeljak 2.2.4 dokumenta "Poziv na podnošenje prijedlgoa", b.ii), te njegove/njezine sposobnosti i kvalifikacije moraju biti usporedive s onima osobe koja je bila prvotno predložena u prijedlogu. U odjeljku 1. dokumenta "Poziv na podnošenje prijedloga" navedeno je da je "dodjela bespovratnih sredstava podložna postupcima određenima u glavi VI. Financijske uredbe i njezinim Pravilima primjene." U pitanju se spominje PRAG (Praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoći Europske unije trećim zemljama) čije su pojedinačne odredbe relevantne samo za dodjelu sredstava EU trećim zemljama, što nije slučaj u ovom Pozivu. 6

ćemo to moći tek nakon eventualnog prihvaćanja projekta i provedenog javnog natječaja za zapošljavanje. Na koji način da, s obzirom na ove zakonom određene ograničavajuće okolnosti, ispunimo uvjete iz točke 1.2.2. Poziva, odnosno 1.5.2. Prijavnog obrasca? Da li je moguće, i pod kojim uvjetima, u vrijeme trajanja projekta mijenjati osobe zaposlene na projektu? 9. Ako se naša podnesena dokumentacija prijedloga za odabir Informacijskih centara mreže Europe Direkt ocijeni pozitivno te dobijemo navedena sredstva da li to znači da će ta sredstva biti osigurana za ovu godinu ili za razdoblje od 2014. do 2017. ( Predstavništvo u Hrvatskoj upućuje poziv na podnošenje prijedloga za odabir organizacija prihvatljivih za primanje bespovratnih sredstava i tehničke pomoći u zamjenu za pružanje sjedišta za javne informacijske centre skupno poznate kao Mreža informacijskih centara Europe Direct za razdoblje od 2014. do 2017. ), bez ponovne poslane aplikacije dokumentacije svake godine? 10. Te što se tiče nekih od usluga priopćavanja, konkretno usluga internetske stranice, da li moramo izraditi posebnu web stanicu ili se može na našoj već postojećoj koristiti poseban dio koji će se odnositi s 9. Ako potencijalni prijavitelj bude uspješan na ovom pozivu potpisat će okvirni sporazum za razdoblje 2014. 2017. i posebni sporazum o bespovratnim sredstvima za 2014. Na taj način sredstva će biti osigurana za 2014. (za razdoblje od 01.05.2014. do 31.12. 2014.) Postupak i uvjeti za potpisivanje posebnog sporazuma o bespovratnim sredstvima za 2015., 2016. i 2017. i osiguravanje sredstava za te godine opisani su u odjeljku 3.3 dokumenta Poziv na podnošenje prijedloga u stavku koji počinje sa sljedećim tekstom: Produljenje posebnog sporazuma o bespovratnim sredstvima za aktivnost za sljedeću godinu... Molimo da proučite i članak I.1 Posebnih uvjeta oglednog Okvirnog sporazuma o partnerstvu (Prilog A.1). 10. Moguće je koristiti i poseban dio na već postojećoj stranici, ali on mora biti jasno naznačen (kad se upiše "adresa pod-stranice" ona mora direktno voditi na taj poseban dio) ili se može otvoriti potpuno nova internetska stranica. 7

osnovnim podacima o uslugama koje nude informacijski centri Europe Direct;uz informacije o aktivnostima informacijskih centara. 11a. Can you publish the application pack for the elongated Call for Europe Direct hosting centres for Croatia in English also. Unfortunately on your website it is only in Croatian. On the previous call the pack was in English and Croatian. Can you publish active link where the application pack in English is available? Možete li objaviti poziv na podnošenje prijedloga za strukture nadležnih za informacijske centre mreže Europe Direct i na engleskom. Nažalost, na vašoj internetskoj stranici objavljen je samo na hrvatskom jeziku. Prethodni poziv bio je objavljen i na engleskom i na hrvatskom. Možete li objaviti aktivnu poveznicu na kojoj se nalazi paket za prijavu na engleskom jeziku? 11. The Call for Proposals COMM/ZAG/ED/2014-2017 was only published in Croatian language. There is no English version of the Call. The Call was announced on the web-site of the European Commission Representation in Croatia and in daily newspapers (Jutarnji list, 20 December 2013). 11. Poziv na podnošenje prijedloga COMM/ZAG/ED/2014-2017 objavljen je samo na hrvatskom jeziku. Ne postoji verzija Poziva na engleskom jeziku. Poziv je najavljen na internetskoj stranici Predstavništva Europske komisije u Hrvatskoj i u dnevnim novinama (Jutarnji list, 20. prosinca 2013.) 11b. The official announcement of the call - the guidelines - can you tell us with a link - where are they available? Možete li nam reći gdje se nalazi službena objava Poziva uputa za prijavitelje koristeći poveznicu? 12. In case you do not have the application pack translated in English - can we fill the Croatian application pack in English? U slučaju da paket za prijavu nije preveden na engleski jezik možemo li ispuniti hrvatski prijavni obrazac na 12. The application can be submitted in English language in line with Section 2.1.2 of the Call for Proposals. 12. Prijava može biti podnesena na engleskom jeziku u skladu s odjeljkom 2.1.2 dokumenta "Poziv na podnošenje prijedloga" 8

engleskom jeziku? 13. Our company is xxx 4 and we have filials in Croatia. But the offices they use are rented - is that a problem. Our rent contracts are for three years - do we need to attach them? Naša tvrtka dolazi iz xxx 5 i imamo podružnice u Hrvatskoj. Ali uredi koje oni koriste su iznajmljeni predstavlja li to problem? Naši ugovori o najmu su na razdoblje od tri godine trebamo li ih staviti u prilog? 14. Can one and the same applicant apply once for a centre in x 6 and once for a centre in another municipality or the legal body may apply with only one project? 13. The fact that offices intended for hosting Europe Information Direct Centre are rented does not represent an impediment. The description of the infrastructure should be as detailed as possible in accordance with guidance of Section 1.5.3 of the Application Form. The description of the infrastructure should be also attached to the Declaration on Honour. The rent contracts may be attached, but it is not an obligation. 13. Činjenica da su prostori koji se namjeravaju koristiti za informacijske centre Europe Direct iznajmljeni ne predstavlja prepreku. Opis prostorija treba uključivati što je više moguće detalja u skladu s uputom u odjeljku 1.5.3. dokumenta Prijavni obrazac. Opis infrastrukture također treba biti u prilogu izjave o časti. Ugovori o najmu mogu se naći u prilogu, ali nisu obvezni. 14. This option is possible in accordance with the provisions of section 2.1 of the Call for Proposals. 14. To je moguće u skladu s odredbama odjeljka 2.1 dokumenta Poziv na podnošenje Prijedloga. Može li se isti prijavitelj prijaviti za centar u x 7 i još jednom za centar u drugoj općini ili pravna osoba može prijaviti samo jedan projekt? 4 from EU Member State country which is not Croatia 5 zemlja članica EU-a koja nije Hrvatska 6 specific town in Croatia 7 određeni grad u Hrvatskoj 9