FINANCIJSKO UPRAVLJANJE EU PROJEKTIMA - Ugovor o bespovratnim sredstvima Zagreb, 20. studenoga 2012. godine
Sadržaj Struktura ugovora o bespovratnim sredstvima Grant izvještaji Proces kontrole grant izvještaja Najčešće pogreške u financijskom izvješću
Struktura ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava Posebni uvjeti Annex I Opis aktivnosti Annex II Opći uvjeti Annex III Proračun Annex IV Procedure podugovaranja Annex V Zahtjev za plaćanje i FIF Annex VI Model narativnog i financijskog izvješća Annex VII Obrazac revizorskog izvješća
Posebni uvjeti Članci na koje posebno treba obratiti pozornost prilikom provedbe financijske kontrole su: Datum početka provedbe čl. 2.2 Trajanje čl. 2.3 Ukupna vrijednost granta (proračun) čl. 3.1 Maksimalan iznos financiranja (IPA) čl. 3.2 Izvještavanje čl. 4.1 Rate financiranja čl. 4.2 Ostali specifični uvjeti koji se primjenjuju na projekt čl. 7
Opći uvjeti Članci na koje posebno treba obratiti pozornost prilikom provedbe financijske kontrole su: Članak 9 Izmjene ugovora Članak 14 Prihvatljivi troškovi Članak 15 Plaćanja i kamate zbog kašnjenja Članak 16 Računi i tehničke i financijske provjere Članak 17 Konačni iznos koji financira ugovorno tijelo Članak 18 Povrat novčanih sredstava
Opći uvjeti ugovora članak 9. Izmjene ugovora Dodatak ugovoru (addendum) korisnik mora zatražiti najmanje 30 dana prije nego što bi izmjena ugovora trebala stupiti na snagu. Realokacije su manje izmjene aktivnosti koje ne mijenjaju bitno svrhu projekta ili je izmjena proračuna manja od 15% ukupne vrijednosti pojedinog budžetskog poglavlja, unos nove stavke u budžet.
Opći uvjeti ugovora članak 14. Prihvatljivi troškovi Prihvatljivi troškovi su troškovi koji su nastali tijekom implementacije projekta, osim troškova revizije i evaluacije projekta. Contingency reserve Administrativni troškovi Neprihvatljivi troškovi
Opći uvjeti ugovora članak 14. Prihvatljivi troškovi Neprihvatljivi troškovi: Dugovanja i davanja za gubitke i dugove Kamate na dugovanja Stavke financirane iz drugih izvora Gubici nastali zbog tečajnih razlika Porezi, uključujući i PDV Kupovina zemljišta ili zgrada, osim onih kupovina koje su potrebne za direktno provođenje aktivnosti
Opći uvjeti ugovora - Članak 15. Plaćanja i kamate kod kašnjenja uplata Za ugovore do 12 mjeseci: 1. Predujam 80% 2. Konačno plaćanje 20% Za ugovore iznad 12 mjeseci: 1. Predujam 80% troškova predviđenih za prvih 12 mjeseci provedbe 2. Međuplaćanje godišnja isplatna rata (do 90% ugovora) 3. Konačno plaćanje - 20% Preračunavanje troškova tečaj Rok za odobrenje izvještaja Kamate kod kašnjenja uplate
Opći uvjeti ugovora -Članak 16. Računovodstvo, te tehničke i financijske provjere Grant korisnik mora voditi računovodstvo vezano za projekt na način da su jasno vidljivi troškovi projekta. U roku od 7 godina nakon završnog plaćanja, Europska Komisija i tijela ovlaštena od njene strane imaju pravo tražiti od korisnika svu dokumentaciju vezanu uz implementaciju projekta, pristup svim sustavima kao i pravo da izvrše on the spot check kontrolu.
Opći uvjeti ugovora - Članak 17. Iznos završnog plaćanja od strane provedbenog tijela Iznos svih plaćanja ne smije prelaziti iznos iz članka 3.2. Posebnih uvjeta ugovora. Ukupni troškovi iz završnog financijskog izvještaja - Neprihvatljivi troškovi x - Postotak EU komponente iz čl. 3.2 posebnih uvjeta Kamate (u slučaju da je isplaćen predujam u iznosu većem od 250.000,00 Eur čl. 15.9 Općih uvjeta) - Iznos već isplaćenog predujma i međuplaćanja = Iznos završnog plaćanja
Opći uvjeti ugovora - Članak 18. Povrat Korisnik je dužan izvršiti povrat sredstava u roku od 45 dana od dana kada Provedbeno tijelo izda zahtjev za povratom Kamate kod kašnjenja uplate povrata Povrat može biti izvršen u ratama
Annex III - Proračun Annex 3 Proračun Budget Justification Sources of funding
Annex III - Proračun Annex 3 Proračun
Grant izvještaji Mjesečni i kvartalni izvještaji Međuizvještaj (Interim report) Završni izvještaj (Final report) Međuizvještaj i završni izvještaj sastoje se od financijskog dijela (sažeta i detaljna tablica) i narativnog dijela.
Vezan uz međuplaćanje Međuizvještaj Kod ugovora kojima je implementacija duža od 12 mjeseci Uz međuizvještaj se dostavlja i zahtjev za plaćanjem - članak 15. Općih uvjeta ugovora Krajnji rok za plaćanje je 45 dana od odobrenja međuizvještaja
Završni izvještaj Vezan uz zadnje plaćanje Pokriva ukupne troškove provedbe projekta Primjer završnog izvješća.xls Obveza dostave Ugovornom tijelu najkasnije 3 mjeseca nakon završetka provedbe projekta; 6 mjeseci u slučaju da grant korisnik nema sjedište u zemlji provedbe projekta čl. 2.3. Općih uvjeta
Revizorski izvještaj Revizorski izvještaj se dostavlja u sljedećim slučajevima: kod međuplaćanja kada je iznos ugovorenih bespovratnih sredstava 750 000 EUR ili veći kod konačnog plaćanja kada je iznos bespovratnih sredstava veći od 100 000 EUR Revizorski izvještaj dostavlja se u skladu s Annexom VII(Expenditure Verification) ugovora 1.7 Expenditure verification.doc
Dokumenti koji čine završni izvještaj Završni izvještaj narativni dio Završni izvještaj - financijski dio Revizorsko izvješće (Annex VII) Izjava o suglasnosti (Letter of endorsement) 1.6c Endorsement letter.doc Izjava o ostvarenoj dobiti (Statement of Income) Izjava o ostvarenim kamatama (Statement of interest incurred) Izjava o prijenosu vlasništva (Statement of transfer of ownership) 3.2a Transfer of Ownership.doc Kopija dokumentacije sekundarne nabave (Annex IV ugovora) Potvrde o porijeklu robe (Certificates of origin) 2.1c RH Certificate.pdf Materijali koji potvrđuju vidljivost projekta (Visibility proofs)
Proces kontrole grant izvještaja Prilikom dostavljanja izvještaja (narativni i financijski dio) korisnik ga šalje u elektronskoj verziji na e-mail adresu voditelja projekta u Provedbenom tijelu, te putem pošte Provedbenom tijelu, Delegaciji i u JPP (PIU) Rok za komentiranje/odobrenje izvještaja je 45 dana od primitka istog Ugovorno tijelo ima pravo tražiti sve dodatne informacije u bilo kojem trenutku, članak 2.2. Općih uvjeta
Proces kontrole grant izvještaja Korisnik je dužan u roku od 30 dana od primitka komentara poslati ispravljenu verziju izvještaja i eventualno traženu dodatnu dokumentaciju Prilikom slanja izvještaja, on mora biti ovjeren žigom i potpisom od strane potpisnika ugovora i poslan u pismenom obliku Nakon zaprimanja izvještaja prvu kontrolu vrši voditelj projekta koji provjerava da li je financijski dio u skladu sa narativnim dijelom, te da li upisane realokacije odgovaraju odobrenima Nakon voditelja projekta kontrolu vrši savjetnik u Odjelu za Financije
Proces kontrole grant izvještaja Financijski savjetnik provjerava sljedeće: Da li su stavke proračuna, broj ugovora i period implementacije ispravni Da li su stvarni troškovi konvertirani u EUR po prosječnom tečaju svih mjeseci pokrivenih izvješćem u skladu sa člankom 15.8. Općih uvjeta InforEuro tečaj se može pronaći na sljedećoj stranici: http://europa.eu.int/comm/budget/inforeuro/index.cfm?lan guage=en
Proces kontrole grant izvještaja Financijski savjetnik također: Vrši usporedbu sve popratne dokumentacije i podataka prikazanih u financijskom izvještaju Provjerava postotak administrativnih troškova Provjerava postotak sufinanciranja u slučaju kada je korisnik javno tijelo i sudjeluje u financiranju kroz isplatu plaća svojih djelatnika
Izuzeće od poreza Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost JPP je nadležna za oslobađanje od PDV-a Pravilnik o PDV-u nn 149-09.doc Instructions_for_VAT_Exemption.pdf
Poglavlja budgeta 1. Ljudski resursi (Human Resources) 10. Administrativni troškovi (indirektni) (max. 7%) 2. Putovanja (Travel) 8. Contingency reserve (max. 5%) 3. Oprema i roba (Equipment and supplies) 6. Ostalo (Other) 5. Ostali troškovi, usluge (Other costs, services) 4. Lokalni ured (Local office)
Proces kontrole grant izvještaja Human resources Dokumentacija koju provjeravamo: Platne liste i evidencije prisutnosti na radu za sve zaposlene koji rade na projektu (postotke rada izračunavamo uzimajući u obzir radne dane/sate iskazane na evidenciji radnih sati i broj redovnih radnih dana/sati za taj mjesec iskazanih na platnoj listi) Ugovore o radu Per diem postoji li dokaz o noćenju, te potvrda o isplati
Proces kontrole grant izvještaja Travel / Equipment and supplies Dokumentacija koju provjeravamo: Putne naloge i potvrde o isplati Putne karte Evidenciju korištenja službenog vozila Račune i potvrde o plaćanju
Proces kontrole grant izvještaja Local office / Other costs and services / Other Dokumentacija koju provjeravamo: Račune i potvrde o plaćanju Ukoliko se radi o npr. održavanju treninga dostavlja se i ugovor s trenerom i potvrda o plaćanju Radovi troškovnik, ugovor, račun, potvrda o plaćanju
Procedura kontrole/odobrenja izvještaja u SAFU Narativni dio odobrava SPO / BRPM dopisom odobrenja i popunjenom kontrolnom listom SAFU odobrava cjelokupni izvještaj Po odobrenju izvještaja šalje se dopis odobrenja odobrenje final reporta-dopis.doc, odobrenje finala,povrat.doc
Pogreške u financijskom dijelu izvješća Ne korištenje srednjeg tečaja ili pogrešan izračun istog Neusklađenost podataka u sažetku proračuna i detaljnoj tablici troškova Neusklađenost prikazanih troškova u izvještaju s onima u popratnoj dokumentaciji Pogrešan izračun broja jedinica (no. of units) Pogrešno prikazivanje odobrenih realokacija
Praktičan primjer Praktična vježba 3 Kontrola financijskog izvješća
Pitanja
Kontakti Središnja agencija za financiranje i ugovaranje programa i projekata Europske unije Ulica grada Vukovara 284/c www.safu.hr Mandica Barnjak ~ ~ ~ Ured za financije i računovodstvo Odjel za financije @: mandica.barnjak@safu.hr Tel: 01 / 4585 868 Hvala na pažnji