Osnove provedbe i praćenja projekta Dunja Bonacci Skenderović

Osnove provedbe i praćenja projekta Dunja Bonacci Skenderović 10. travnja 2013. 1

Sadržaj Uvod i Osnove provedbe projekata kod ugovora o bespovratnim sredstvima: Početak provedbe projekta Sekundarna nabava i prihvatljivi troškovi Pravila vidljivosti (Visibility Rules) Izmjene ugovora/re-alokacije sredstava Mehanizmi nadzora nad provedbom projekata: Osnove praćenja provedbe projekata Analiza narativnih i financijskih izvještaja Terenski posjeti i kontrola 2

Glavni sudionici projekta (I) Korisnik bespovratnih sredstava Središnja agencija za financiranje i ugovaranje (SAFU) Nadležno ministarstvo (Tijelo nadležno za Prioritet/Mjeru) Provedbena agencija nadležna za praćenje provedbe i plaćanje Delegacija Europske unije (DEU) Ex-post kontrola cjelokupne grant sheme Tijelo nadležno za operaciju prati provedbu pojedinačnih (grant) projekata 3

Glavni sudionici projekta (II) Korisnici: isključivo odgovorni za provedbu svojih projekata (članak 1. Općih uvjeta) provode projekte u skladu sa svojom projektnom prijavom (Aneks I) trošenje sredstava u skladu s prijavljenim budžetom (Aneks III) obavezni poštivati sve odredbe ugovora (sekundarna nabava, pravila vidljivosti, izvještavanje) Najčešći problemi: korisnici nisu upoznati sa sadržajem ugovora svjesno nepoštivanje odredbi ugovora

Početak provedbe ugovora definiran člankom 2., stavak 2.2. Posebnih uvjeta dan nakon što sve ugovorne strane potpišu ugovor 5

Ugovor o bespovratnim sredstvima Posebni uvjeti Dodaci Posebnim uvjetima: Aneks I: Opis aktivnosti Aneks II: Opći uvjeti ugovora Aneks III: Proračun Aneks IV: Procedure za dodjelu ugovora Aneks V: Obrazac Zahtjeva za plaćanjem i FIF (Financial Identification Form) Aneks VI: Obrazac narativnog i financijskog izvješća (Obrazac kvartalnog izvješća) Aneks VII: Obrazac revizorskog izvješća 6

Ugovorne obveze korisnika Izvještavanje Provedba javnog natječaja sekundarna nabava Pravila vidljivosti

Mehanizmi nadzora nad provedbom projekata

Instrumenti nadzora kod ugovora o bespovratnim sredstvima Analiza narativnih i financijskih izvještaja Terenske posjete/kontrole

Aspekti nadzora nad provedbom projekata tehnički (ostvarivanje zadanih rezultata i cilja projekta, poznavanje sektora) administrativni (ostvarivanje zadanih rezultata i cilja projekta uz poštivanje administrativnih procedura opisanih u ugovoru) financijski (ostvarivanje zadanih rezultata i cilja projekta uz poštivanje administrativnih procedura opisanih u ugovoru kako bi se ostvarili prihvatljivi troškovi)

Mehanizmi nadzora nad provedbom projekata TEHNIČKI NADZOR ADMINISTRATIVNI NADZOR NADLEŽNO MINISTARSTVO - - FINANCIJSKI NADZOR SAFU

Izvještavanje 12

mjesečno kvartalno među-izvješće narativni dio temelj za finalno financijski dio plaćanje Nadležno ministarstvo daje mišljenje na narativni dio izvješća. 13

Odobravanje izvješća i rokovi (I) Rok za komentiranje izvještaja je 45 dana od primitka istog Ugovorno tijelo ima pravo tražiti sve dodatne informacije u bilo kojem trenutku, sukladno članku 2.2. Općih uvjeta

Odobravanje izvješća i rokovi (II) Korisnik je dužan u roku od 30 dana od zaprimanja komentara poslati ispravljenu verziju izvještaja i traženu dodatnu dokumentaciju Dostavljeni izvještaj mora biti ovjeren žigom i potpisom od strane potpisnika ugovora i poslan u pismenom obliku

Među-izvještaj (I) Vezan uz među-plaćanje. Prikazuje troškove za prvih 12 mjeseci provedbe projekta. Samo u onim ugovorima u kojima je grant veći od 100.000,00 EUR i/ili je trajanje ugovora duže od 12 mjeseci.

Među-izvještaj (II) Uvjet za ostvarivanje prava na među-plaćanje je potrošenih 70 % od prethodne rate plaćanja. Ukupan iznos pred-financiranja po ugovoru ne smije premašiti 90% ukupnog iznosa navedenog u članku 3.2. Posebnih uvjeta. Uz među-izvještaj dostavlja se i zahtjev za plaćanjem, članak 15. Općih uvjeta ugovora.

Među-izvještaj (III) Obveza dostavljanja dokumentacije kojom se dokazuje opravdanost troškova. Krajnji rok za plaćanje je 45 dana od odobrenja među-izvještaja i dostave ispravnog zahtjeva za plaćanje. Iznos koji se uplaćuje je iznos naveden u članku 4.2. Posebnih uvjeta ugovora.

Završni izvještaj Preduvjet za izvršenje završnog plaćanja. Pokriva ukupne troškove provedbe projekta (cijelo implementacijsko razdoblje). Obveza dostave Ugovornom tijelu najkasnije 3 mjeseca nakon završetka provedbe projekta.

Završni izvještaj dijelovi (I) Završni izvještaj - narativni i financijski dio Revizorsko izvješće Izjava o suglasnosti (Letter of endorsement) Izjava o prijenosu/statusu vlasništva (Statement of transfer of ownership / non-transfer of ownership) Izjava o ostvarenim kamatama (Statement of interest occured)

Završni izvještaj dijelovi (II) Izjava o profitu (Statement of income occured) Tablice radnih sati, platne liste, putni nalozi, računi, dokazi o isplatama, ugovori Kopije dokumentacije sekundarne nabave Potvrde o porijeklu robe (Certificates of origin) Materijali koji potvrđuju vidljivost projekta (Visibility proofs)

Revizorsko izviješće Izrađuje ga ovlašteni revizor koji zadovoljava uvjete Opisa posla, a prema obrascu revizorskog izvješća Annex VII ugovora Dostavlja se uz: svaki među-izvještaj u financijskoj godini za grantove od 750.000 EUR ili više svaki završni izvještaj za grantove veće od 100.000 EUR svaki zahtjev za plaćanjem veći od 100.000 EUR u financijskoj godini u slučaju operativnog granta

Neprihvatljivi troškovi Tečajne razlike Kamate Profit Dugovi Krediti Troškovi nastali nakon razdoblja implementacije Troškovi stavaka koje nisu dio proračuna Porezi uključujući PDV (osim ako se ne može dobiti oslobođenje) Opći uvjeti ugovora, članak 14.6.

Dokumenti potrebni za izvršenje plaćanja (I) Predujam: Dostavljen potpisani ugovor FIF - podaci o bankovnom računu Financijska garancija (ako je definirano ugovorom) Međuplaćanje: Odobreni među-izvještaj Račun dostavljen i ispravan, ovjeren od SPO-a 12.4.2013.

Dokumenti potrebni za izvršenje plaćanja (II) Završno plaćanje: Odobren završni izvještaj Zahtjev za plaćanjem na preostali iznos, ovjeren od SPO-a Revizorsko izviješće, za ugovore čiji je ukupan iznos veći od 100.000 EUR 12.4.2013.

Raspored plaćanja Za ugovore do 12 mjeseci: 1. Predujam 80% 2. Završno plaćanje 20% Za ugovore iznad 12 mjeseci: 1. Predujam 80% troškova predviđenih za prvih 12 mjeseci provedbe 2. Među-plaćanje razlika 90% iznosa ugovora i uplaćenog predujma 3. Završno plaćanje 10%

Završno plaćanje Ukupni prikazani troškovi iz završnog financijskog izvještaja - utvrđeni neprihvatljivi troškovi x postotak EU komponente iz članka 3.2 Posebnih uvjeta - iznos kamata - iznos izvršenih plaćanja = iznos završnog plaćanja Krajnji rok za isplatu završnog plaćanja je 45 dana od odobrenja završnog izvj. i dostave pravilno popunjenog zahtjeva za plaćanjem, članak 15.1. Općih uvjeta

Povrat sredstava Ukoliko se utvrdi da je korisnik obvezan izvršiti povrat sredstava, SAFU šalje korisniku obavijest o istom. Pritom se zahtjev za plaćanjem ne dostavlja. Rok za uplatu određenog iznosa povrata je 45 dana od datuma kada korisnik zaprimi odobrenje završnog izvještaja, u kojem je iznos povrata naznačen, prema članku 18.1. Općih uvjeta.

Terenske posjete

Terenske posjete (I) vrsta posjeta tko kada monitoring SAFU PM - tijekom provedbe - nakon završetka provedbe verification Nadležno ministarstvo - mjesec dana prije predaje interim/finalnog izvješća supervisory SAFU PM + još jedna osoba iz SAFU-a - Nakon dostave interim/finalnog izvješća, a prije plaćanja

Terenske posjete (II) TKO? voditelj projekta + 1 (financijski službenik/djelatnik za osiguranje kvalitete) ŠTO? napredak projekta financijsko upravljanje sustav čuvanja dokumentacije vidljivost projekta upravljanje projektom provođenje sekundarne nabave O uočenim nedostatcima potrebno je korisnika obavijestiti pismeno i tražiti dokaz o njihovu uklanjanju u realnom roku.

Terenske posjete (III) KAKO? usporedba sa ugovornim obvezama (dinamika odvijanja projekta, aktivnosti, podugovaranje, poštivanje administrativnih pravila-realokacije, dokazi održavanja seminara, financijska dokumentacija, itd) ZAŠTO? efikasan instrument dodatne kontrole (mogućnost otkrivanja nepravilnosti)

Praćenje provedbe (engl. Monitoring OtS) (I) Provoditelj - SAFU Vremenski okvir - tijekom provedbe / nakon završetka provedbe Ciljevi - pravovremena provedba ugovorenih aktivnosti / pravovremeno otkrivanje problema i mogućih rizika Obavezno NE Planiranje ulazi u Godišnji plan prema određenim kriterijima odabira (najmanje 2)

Praćenje provedbe (engl. Monitoring OtS) (II) Kriteriji odabira iznos i trajanje ugovora problemi u izvješćivanju opseg projekta (broj partnera, suradnika, lokacija) broj sekundarnih nabava prema stupnju rizika (procjena rizika) tip i veličina organizacije krajnjeg korisnika iskustvo korisnika u provođenju projekata

Tehnička provjera (engl. Verification OtS) Provoditelj Nadležno ministarstvo Vremenski okvir - mjesec dana prije roka za dostavu među-izvješća / završnog izvješća Cilj - nadzirati provedbu ugovorenih aktivnosti (rokovi, kvaliteta, količina) Obavezno - DA; 100% ugovora Planiranje ulazi u Godišnji plan Kontrolna lista (engl. check list) - 5 dana nakon provjere VP/JPP dostavlja provedbenoj agenciji

Nadzorna terenska provjera (engl. Supervisory OtS) Provoditelj - SAFU (PM & FS/AO) Vremenski okvir - nakon tehničke provjere VP-a/ JPP-a, prije međuplaćanja / završnog plaćanja Ciljevi - provjeriti jesu li sve aktivnosti provedene i troškovi navedeni u izvještaju nastali u skladu s odredbama ugovora Obavezno DA; 100% ugovora Planiranje ulazi u Godišnji plan

Koga i što se provjerava? Koga se provjerava? krajnjeg korisnika sredstava koji provodi projekt Što se provjerava? napredak projekta, izvršeni radovi, nabavljena oprema dinamika trošenja sredstava / prihvatljivost troškova računi, isplatne liste, ugovori o radu, putni nalozi, dnevnice dokumentacija podugovaranja / sekundarna nabava računovodstvene procedure i dokumenti način čuvanja dokumentacije EU visibility, komunikacijske aktivnosti održivost projekta

Najčešći nalazi neuredno držanje dokumentacije nepostojanje dodatnih dokaza o rezultatima (evaluacijski listići sa seminara, popis sudionika,...) projektni tim nedovoljno upućen u ugovorne obveze (nepoznavanje pravila sekundarne nabave) nepravilna primjena pravila sekundarne nabave kod građevinskih radova: nepostojanje table sa osnovnim informacijama o gradilištu ( mora biti prisutna 6 mj. nakon završetka radova!), sigurnost gradilišta, nedostupna građevinska dokumentacija kod nabave opreme: oprema nabavljena pred sam kraj projekta, nije instalirana, smještena u sporednim prostorijama i ne koristi se, nedostaje vidljivost

Što u slučaju otkrivene pogreške? (I) Procijeniti težinu pogreške manja pogreška - nije značajnije prekršena ugovorna obveza /manja administrativna pogreška (neuredno složena dokumentacija, pravila vidljivosti nisu poštovana, nepostojanje liste sudionika seminara, nedostaje evidencija rada projektnog tima upozoriti korisnika da hitno ispravi nedostatke i izvršiti naknadnu terensku provjeru

Što u slučaju otkrivene pogreške? (II) teža pogreška - značajno prekršena ugovorna obaveza koju nije moguće retroaktivno otkloniti (nepravilno provedena sekundarna nabava, sukob interesa,isplata sredstava koja premašuju ugovorene stavke, pogrešna realokacija sredstava koja premašuje promjenu od 15% proračunskog poglavlja) moguće: smanjenje iznosa isplate (rezanje neprihvatljivih troškova), zahtjev za povratom sredstava, stopiranje preostale isplate dok se ne ispoštuju ugovorne obveze, naplata garancije, prijava nepravilnosti

Izvješće o obavljenoj terenskoj provjeri što je provjeravano ime i pozicija osobe koja je izvršila provjeru datum rezultati provjere detaljan opis nepravilnosti i poduzetih korektivnih mjera fotografije s mjesta provedbe projekta

Izmjene ugovora 42

Izmjene ugovora (I) Izmjene: financijske prirode ili vezane uz same aktivnosti Nisu dozvoljene one koje mijenjaju svrhu projekta (korisnik je na temelju prijavljenog projekta dobio sredstva za njegovu provedbu) - svaka naknadna izmjena projekta mogla bi dovesti u pitanje prethodnu odluku Evaluacijskog odbora Dozvoljene su neminovne zbog velikog vremenskog raspona između prijave projekta i početka implementacije te drugih okolnosti koje su izvan kontrole korisnika u slučaju kada mogu polučiti bolje rezultate i time osigurati ostvarenje ciljeva projekta 43

Izmjene ugovora (II) Korisnik je dužan obavijestiti SAFU i nadležno Ministarstvo o svakoj izmjeni pismenim putem uz adekvatno objašnjenje. Realokacije Dodatak ugovoru (Addendum) manje izmjene aktivnosti koje ne mijenjaju bitno projekt (primjerice, odlazak na isti tip seminara u Austriju umjesto u Italiju kako je inicijalno predviđeno) ili izmjena proračuna manja od 15% ukupne vrijednosti pojedinog budžetskog poglavlja značajnije izmjene aktivnosti ugovora, izmjena trajanja ugovora, izmjena ukupne vrijednosti proračuna ili pojedinog budžetskog poglavlja za više od 15% 44

Izmjene ugovora (III) Realokacije Realokacije je moguće raditi između svih budžetskih linija, osim: 8. Sredstava rezerve (Contingency) i 10. Administrativnih troškova (Administrative costs). Korisnik je obvezan odmah pismeno obavijestiti SAFU o izmjeni 45

Dodatak ugovoru nije potreban ako Promjena ne utječe na osnovnu namjenu aktivnosti Realokacija sredstava nastaje u istom poglavlju budžeta, odnosno, realokacija između dva poglavlja budžeta ne prelazi 15% vrijednosti poglavlja Brišu se ili uvode nove budžetske linije (uz valjano opravdanje) Nastupi sljedeća promjena: Promjena službene adrese Promjena bankovnog računa Prije izmjene dobro je konzultirati voditelja projekta 46

Dodatak ugovoru (Addendum) - pravila korisnik šalje zahtjev za izmjenom u SAFU najmanje 30 dana prije nego promjena treba stupiti na snagu (opravdanje + izmijenjeni dijelovi ugovora) Nadležno ministarstvo daje suglasnost na izmjenu Dodatak Ugovoru stupa na snagu danom zadnjeg potpisa ugovor se ne može mijenjati retroaktivno Ne smije uzrokovati izmjenu osnovnih uvjeta natječaja (initial competition conditions) 47

Sekundarna nabava

Koraci pripreme natječajne dokumentacije 1. Odabir natječajne procedure 2. Odabir trajanja procedure 3.Plan nabave 4. Izrada natječajne dokumentacije 5. Provedba plana nabave

Odabir natječajne procedure Aneks IV ugovora:definira pravila za nabavu roba, radova i usluga USLUGE 300,000 Međunarodni ograničeni natječajni postupak < 300,000 ali > 20,000 Okvirni ugovori ili Kompetitivni pregovarački postupak OPREMA 300,000 Međunarodni otvoreni natječajni postupak < 300,000 ali 100,000 Lokalni otvoreni natječajni postupak ili Okvirni sporazum < 100,000 ali > 60,000 Kompetitivni pregovarački postupak ili Okvirni sporazum 60,000 Jedna ponuda RADOVI 5,000,000 1.Međunarodni otvoreni natječajni postupak 2. Međunarodni ograničeni natječajni postupak < 5,000,000 ali 300,000 Lokalni otvoreni natječajni postupak < 300,000 ali > 60,000 Kompetitivni pregovarački postupak

Trajanje procedure - USLUGE Međunarodni ograničeni natječajni postupak Broj dana PRAG Min. 80 (30+50) Kompetitivni pregovarački postupak (3 ponude) Broj dana Min. 30 PRAG Jedna ponuda Broj dana PRAG --

Trajanje procedure - OPREMA Međunarodni otvoreni natječajni postupak Lokalni otvoreni natječajni postupak Kompetitivni pregovarački postupak (3 ponude) Jedna ponuda Broj dana PRAG Min. 60 Broj dana PRAG Min. 30 Broj dana PRAG Min. 30 Broj dana PRAG --

Trajanje procedure - RADOVI Međunarodni otvoreni natječajni postupak Lokalni otvoreni natječajni postupak Kompetitivni pregovarački postupak (3 ponude) Jedna ponuda Broj dana PRAG Min. 90 Broj dana PRAG Min. 60 Broj dana PRAG Min. 30 Broj dana PRAG --

Izrada plana nabave Omogućava lakšu provedbu i praćenje Grupiranje srodnih nabava Postavljanje vremenskog okvira Raspodjela zadataka članovima projektnog tima PM-u iz provedbene agencije služi za izradu Analize rizika

Priprema natječajne dokumentacije Obrasci: korisnikovi, EuropeAid, Provedbena agencija Jezik dokumentacije: hrvatski i/ili engleski Jasno navesti: 1. Zahtjeve prema ponuđaču 2. Prihvatljivo porijeklo ponuđača/robe Ne navoditi: marku opreme

Provedba plana nabave objava natječaja Ovisno o proceduri: a) Objava natječaja u javnim glasilima b) Slanje poziva najmanje 3 tvrtke

Evaluacija ponuda Evaluator Evaluator Evaluator Članovi bez prava glasa Predsjedatelj Tajnik Promatrač(i)

Kriteriji odabira ponuda USLUGE kvaliteta ponude, cijena nije nužno odlučujući faktor RADOVI i ROBA/OPREMA najjeftinija, tehnički ispravna ponuda

Sekundarna nabava - napomene (I) Srodne nabave postaju dio jednog natječaja: mogućnost grupiranja u lotove Praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoći EZa trećim zemljama (PRAG) Practical Guide to Contract procedures for EC external actions (PRAG) Prihvatljivo porijeklo ponuđača (Nationality rule) PRAG, 2.3.1,2 Prihvatljivo porijeklo robe (Rule of origin)- PRAG, 2.3.1,2 Osnovanost za isključivanje iz sudjelovanja u natječajnoj proceduri: PRAG 2.3.3 59

Sekundarna nabava - napomene (II) Derogacije = odstupanja od Aneksa IV Navođenje određenog branda u tehničkim specifikacijama npr. u slučaju nadogradnje postojećeg softwarea s novijom verzijom Porijeklo robe potrebno napraviti istraživanje tržišta kako bi se dokazalo da robu nije moguće nabaviti u nekoj od prihvatljivih zemalja; zamjena sličnim modelom nije adekvatna; dokaz o ekskluzivnosti proizvođača iz neprihvatljive zemlje Poziv na natječaj se šalje na samo jednu kompaniju dokazati ekskluzivitet kompanije (istraživanje tržišta, pisani dokaz); valjano objašnjenje o tome da usluge ili robe nabavljene od drugih kompanija ne bi imale jednaku vrijednost 60

Pravila vidljivosti Korisnici su obavezni istaknuti financiranje projekta od strane EU (članak 6. Općih uvjeta), u skladu sa Communication and Visibility Manual http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm Odnosi se na: medijske nastupe sajmove, prezentacije, otvorenja naslovnice studija, istraživanja i sl. brošure, web stranice, letke Označavanje opreme kupljene iz projekta Označavanje gradilišta i gotove građevine 61

Predstavljanja projekta Konferencije za tisak, radionice, seminari i sl. Na svim materijalima treba stajati da je projekt financiran iz EU sredstava Osigurati RH i EU zastavu (iste veličine) Prezentacije trebaju sadržavati EU logo Fotografirajte događanja! 12.4.2013. 62

Publikacije o projektu Letci, brošure, bilteni Moraju sadržavati logo i isključenje odgovornosti, definiciju EU i naziv projekta Moraju sadržavati osnovne informacije o projektu ali i kontakt (broj, adresa, web adresa) na kojoj se mogu dobiti dodatne informacije Tekstovi neka budu kratki i uputno je koristiti fotografije 12.4.2013. 63

Web stranice Potrebno je osigurati uobičajena pravila vidljivosti (logo, isključenje odgovornosti) Naziv projekta uz napomenu da je projekt financiran od strane EU Link sa stranica na Delegaciju EU, SAFU i sl. 12.4.2013. 64

Pravila vidljivosti - primjeri Primjeri: 65

letci Press release 66

Newsletter Izvještaj/brošura 67

Pravila vidljivosti - iskustva SAFU zanemarivanje pravila vidljivosti potrebno korisnike stalno podsjećati i upućivati na pravilo vidljivosti pomoći im na početku projekta da definiraju na koje se sve materijali i situacije ono može odnositi isticati pozitivne strane ovog pravila, povećan interes medija za EU projekte, novih klijenata i partnera

Pitanja 70

Kontakt Dunja Bonacci Skenderović Savjetnica u Odjelu II, Ured za pripremu i provedbu projekata Dunja.BonacciSkenderovic@safu.hr Zahvaljujem na pažnji! 71