UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA LOGISTIKO Špela Gobec UVAJANJE TEHNOLOGIJE RFID V KNJIŢNICI LAŠKO Diplomsko delo univerzitetnega študijskega programa Celje, avgust 2011
UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA LOGISTIKO Špela Gobec UVAJANJE TEHNOLOGIJE RFID V KNJIŢNICI LAŠKO Diplomsko delo univerzitetnega študijskega programa Mentor: doc. dr. Tone Lerher Somentor: red. prof. dr. Iztok Potrč Celje, avgust 2011
IZJAVA O AVTORSTVU diplomskega dela Spodaj podpisana Špela Gobec, študentka Fakultete za logistiko, Univerze v Mariboru, univerzitetnega programa Logistika sistemov, z vpisno številko 20011462, sem avtorica diplomskega dela z naslovom: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško. S svojim podpisom zagotavljam, da: je predloţeno delo rezultat izključno mojega lastnega raziskovalnega dela; sem poskrbela, da so dela in mnenja drugih avtorjev oz. avtoric, ki jih uporabljam v diplomskem delu, navedena oz. citirana v skladu s navodili Fakultete za logistiko Univerze v Mariboru; sem poskrbela, da so vsa dela in mnenja drugih avtorjev oz. avtoric navedena v seznamu virov, ki je sestavni del diplomskega dela in je zapisan v skladu s navodili Fakultete za logistiko Univerze v Mariboru; sem pridobila vsa dovoljenja za uporabo avtorskih del, ki so v celoti prenesena v diplomsko delo in sem to tudi jasno zapisal/a v diplomskem delu; se zavedam, da je plagiatorstvo predstavljanje tujih del, bodisi v obliki citata bodisi v obliki skoraj dobesednega parafraziranja bodisi v grafični obliki, s katerim so tuje misli oz. ideje predstavljene kot moje lastne kaznivo po zakonu (Zakon o avtorskih in sorodnih pravicah, Uradni list RS št. 21/95), prekršek pa podleţe tudi ukrepom Fakultete za logistiko Univerze v Mariboru v skladu z njenimi pravili; se zavedam posledic, ki jih dokazano plagiatorstvo lahko predstavlja za predloţeno delo in za moj status na Fakulteti za logistiko Univerze v Mariboru; je diplomsko delo jezikovno korektno in da je delo lektoriral Matej Jazbinšek. V Celju, dne 23. 8. 2011 Podpis avtorice: Špela Gobec
ZAHVALA Na tem mestu bi se zahvalila mentorju, doc. dr. Tonetu Lerherju, za vso strokovno in moralno pomoč, ki mi jo je namenil med pisanjem diplomskega dela, ter somentorju, red. prof. dr. Iztoku Potrču. Zahvalila bi se tudi Knjiţnici Laško in vsem zaposlenim, ki so mi na kakršen koli način pomagali pri pripravi diplomskega dela. Zahvala je namenjena tudi Osrednji knjiţnici Celje in podjetju Managee d.o.o. za izdatno strokovno pomoč. Posebej bi se zahvalila tudi vsem domačim, ki so me spodbujali v času celotnega dodiplomskega študija.
UVAJANJE TEHNOLOGIJE RFID V KNJIŢNICI LAŠKO Tehnologija RFID se je v zadnjem času zaradi svojih prednosti razširila na tako rekoč vsa področja. Uporabljajo jo v skladiščih, logistiki in transportu, v proizvodnji, trgovinah, bolnišnicah, igralništvu itd. V vedno večjem razmahu jo vpeljujejo tudi v knjiţnice, saj le-te stremijo po prihranku časa in stroškov ter na sploh po bolj optimalnem delovanju. V diplomskem delu smo si postavili vprašanje o smiselnosti uvedbe tehnologije RFID v Knjiţnico Laško. Osredotočili smo se na časovne koristi, s procesnimi kartami predstavili obstoječe stanje in prikazali stanje ob morebitni uvedbi nove tehnologije, analizirali smo kompatibilnost programske opreme, na predlagano rešitev pogledali z vidika izposojevalcev in med drugim predstavili opremo oziroma komponente sistema RFID, ki bi po našem mnenju najbolj ustrezale potrebam Knjiţnice Laško. Podali smo tudi oceno investicije. Na eni strani smo predstavili prednosti uvedbe tehnologije RFID, na drugi pa njene slabosti. V diplomskem delu smo upoštevali vse vidike in na podlagi tega predlagali najbolj optimalno rešitev. Ključne besede: knjiţnično poslovanje, tehnologija črtne kode, RFID-tehnologija, knjigomat, RFID-nalepka INTRODUCTION OF RFID TECHNOLOGY IN THE LIBRARY LAŠKO Because of its advantages, the RFID technology has expended virtually to every field of activity. It is used in warehouses, logistics and transport, production, stores, hospitals, gambling In increasing extent it is being initiated also in libraries, because they strive for saving time, costs and for more optimal operation in general. The thesis deals with the question of reasons for initiating RFID technology in the Laško Public Library. We focused on time benefits and by using process cards presented the existing state in the library, showed the state if the new technology was initiated and analyzed compatibility of the computer software. We took a look at the proposed solutions from the borrower's point of view and among other things presented equipment or components of the RFID system, which would, in our opinion, at most meet the needs of the Laško Public Library. We have also made an estimation of the investment. There are advantages and disadvantages of RFID technology. In this thesis we took into consideration all aspects and suggested the optimal solution. Keywords: Library operation, Bar code technology, RFID technology, library self service machine, RFID tag
KAZALO UVOD... 1 Opredelitev področja in opis problema... 1 Namen, cilji in osnovne trditve... 2 Predpostavke in omejitve... 3 Predvidene metode raziskovanja... 4 1 KNJIŢNIČNO POSLOVANJE... 5 1.1 Splošno o knjiţničnem poslovanju... 5 1.1.1 Organiziranost knjiţnice... 5 1.1.2 Uporabniki in člani knjiţnice... 6 1.1.3 Članstvo in izposoja... 6 1.1.4 Izposojevalni roki gradiva na dom... 6 1.2 Knjiţnično poslovanje kot skladiščno poslovanje... 7 1.3 Proces evidentiranja gradiva... 8 1.4 Tehnologija črtne kode in tehnologija RFID za podporo evidentiranja gradiva... 8 1.4.1 Črtna koda... 8 1.4.2 Kaj je RFID?... 9 1.4.3 Sestavni deli RFID-sistema... 10 1.4.4 Delovanje tehnologije RFID... 11 1.4.5 Uporaba tehnologije RFID... 12 1.4.6 Funkcije tehnologije RFID v knjiţnicah... 12 1.4.7 Knjiţnični RFID-sistem... 13 2 OBSTOJEČE STANJE SISTEMA EVIDENTIRANJA GRADIVA V KNJIŢNICI LAŠKO... 17 2.1 Splošno o Knjiţnici Laško... 17 2.1.1 Prostori... 17 2.1.2 Knjiţnično gradivo... 19 2.2 Opredelitev procesov knjiţničnega poslovanja... 20 2.2.1 Izposoja gradiva... 21 2.2.2 Vračilo gradiva... 24 2.2.3 Vračilo in izposoja gradiva... 26 2.3 Velikost knjiţnične zbirke ter frekvenca izposoje in vračanja gradiva... 29 Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško V
2.3.1 Knjiţnična zaloga... 29 2.3.2 Prirast po vrstah gradiva... 29 2.3.3 Članstvo v knjiţnici... 30 2.3.4 Obisk knjiţnice... 30 2.3.5 Frekvenca izposoje in vračanja gradiva... 30 2.3.6 Izposoja gradiva in obisk knjiţnice po mesecih... 31 2.4 Evidentiranje gradiva v Knjiţnici Laško... 31 2.5 Kritična analiza... 34 2.5.1 Vzročno-posledični diagram... 35 2.6 Diskusija... 40 3 PREDLOG UČINKOVITEJŠEGA EVIDENTIRANJA GRADIVA V KNJIŢNICI LAŠKO... 41 3.1 Predlog uvedbe tehnologije RFID... 41 3.1.1 Prednosti in slabosti tehnologije RFID v knjiţnicah... 41 3.1.2 Povezava z lokalnim informacijskim sistemom... 43 3.1.3 Knjigomat... 44 3.1.4 Prenova procesa... 45 3.1.5 Sistemi RFID, ki ţe delujejo v Sloveniji... 59 3.2 Analiza učinkovitosti predlagane rešitve... 60 3.2.1 Časovna analiza... 60 3.2.2 Stroškovna analiza... 64 3.2.3 Analiza programske opreme... 68 3.2.4 Analiza predlagane rešitve z vidika izposojevalcev... 68 3.3 Diskusija... 68 ZAKLJUČKI... 70 Ocena učinkov... 70 Pogoji za uvedbo rešitve... 73 Moţnosti nadaljnjega razvoja... 73 Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško VI
KAZALO SLIK Slika 1: Knjigomat... 14 Slika 2: Varnostna vrata... 15 Slika 3: Inventurni čitalnik... 16 Slika 4: Tloris pritličja v Knjiţnici Laško... 18 Slika 5: Tloris prvega nadstropja v Knjiţnici Laško... 19 Slika 6: Grafični prikaz odstotnih deleţev posameznih procesov v Knjiţnici Laško... 21 Slika 7: Grafični prikaz časovnih deleţev v procesu izposoje gradiva... 24 Slika 8: Grafični prikaz časovnih deleţev v procesu vračila gradiva... 26 Slika 9: Grafični prikaz časovnih deleţev v procesu vračila in izposoje gradiva... 28 Slika 10: Izposoja gradiva in obisk knjiţnice po mesecih v letu 2010... 31 Slika 11: Črtna koda Molj 2.0... 33 Slika 12: EAN-črtna koda... 34 Slika 13: Vzročno-posledični diagram... 35 Slika 14: Grafični prikaz časovnih deleţev v procesu izposoje gradiva na knjigomatu. 47 Slika 15: Grafični prikaz časovnih deleţev v procesu vračila gradiva na knjigomatu.. 49 Slika 16: Grafični prikaz časovnih deleţev v procesu vračila in izposoje gradiva na knjigomatu... 51 Slika 17: Grafični prikaz časovnih deleţev v procesu izposoje gradiva pri knjiţničarju na delovni postaji... 54 Slika 18: Grafični prikaz časovnih deleţev v procesu vračila gradiva s knjiţničarjem na delovni postaji... 56 Slika 19: Grafični prikaz časovnih deleţev v procesu vračila in izposoje gradiva s knjiţničarjem na delovni postaji... 58 Slika 20: Časovna analiza procesov pred in po prenovi procesa (uvedba knjigomatov)... 61 Slika 21: Časovna analiza procesov pred in po prenovi procesa (uvedba knjigomatov) v enem letu... 62 Slika 22: Časovna analiza procesov pred in po prenovi procesa (uvedba delovnih postaj)... 63 Slika 23: Časovna analiza procesov pred in po prenovi procesa (uvedba delovnih postaj) v enem letu... 64 Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško VII
KAZALO TABEL Tabela 1: Procesna karta za proces izposoje gradiva... 22 Tabela 2: Procesna karta za proces vračila gradiva... 25 Tabela 3: Procesna karta za proces vračila in izposoje gradiva... 26 Tabela 4: Knjiţnična zaloga v Knjiţnici Laško... 29 Tabela 5: Prirast po vrstah gradiva v Knjiţnici Laško... 29 Tabela 6: Članstvo v Knjiţnici Laško... 30 Tabela 7: Obisk Knjiţnice Laško... 30 Tabela 8: Izposoja gradiva na dom v Knjiţnici Laško... 31 Tabela 9: Zapis procesa izposoje gradiva na knjigomatu s procesno karto... 46 Tabela 10: Zapis procesa vračila gradiva na knjigomatu s procesno karto... 48 Tabela 11: Zapis procesa vračila in izposoje gradiva na knjigomatu... 49 Tabela 12: Zapis procesa izposoje gradiva pri izposojevalnem pultu s knjiţničarjem na delovni postaji... 52 Tabela 13: Proces vračila gradiva pri pultu za izposojo s knjiţničarjem na delovni postaji... 54 Tabela 14: Zapis procesa vračila in izposoje gradiva pri izposojevalnem pultu s knjiţničarjem na delovni postaji... 56 Tabela 15: Izračun začetne investicije uvedbe tehnologije RFID... 65 Tabela 16: Doba koristnosti... 66 Tabela 17: Oprema z nabavno vrednostjo (NV), stopnjo amortizacije (AMs) in letno amortizacijo (Letna AM)... 67 Tabela 18: Število izgubljenih in prihranjenih enot gradiva v enem letu... 72 Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško VIII
KRATICE IN AKRONIMI AMs EAN EAS KČ Letna AM N n izg N knj N neknj n pri n pri(neknj) NČ NUK NV PČ Q knj RFID UCC UDK UPC stopnja amortizacije European Article Number Electronic Article Surveillance koristen čas letna amortizacija celotno število enot izgubljenega gradiva v enem letu število izgubljenih enot knjiţnega gradiva v enem letu število enot izgubljenega knjiţnega gradiva v enem letu število izgubljenih enot neknjiţnega gradiva v enem letu prirast knjiţnega gradiva v enem letu [število enot] prirast neknjiţnega gradiva v enem letu [število enot] nekoristen čas Narodna in univerzitetna knjiţnica nabavna vrednost potreben čas odstotek izgubljenega knjiţnega gradiva v enem letu radiofrekvenčna identifikacija (angl. Radio Frequency Identification) Uniform Code Councill univerzalna decimalna klasifikacija Universal Product Code Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško IX
UVOD Logistika je veda, ki med drugim skuša prihraniti čas in stroške v izbranem procesu. Zato je treba v vsakem procesu vedno znova iskati moţnosti za bolj optimalno delovanje. S pomočjo tega diplomskega dela smo ţeleli poiskati rešitev za bolj optimalno delovanje Knjiţnice Laško. Tako smo skušali ugotoviti, ali je v Knjiţnici Laško smiselno uvesti novo tehnologijo, tehnologijo RFID, ali pa je bolj smiselno ohraniti obstoječi sistem, črtno kodo. Med pisanjem diplomskega dela smo ugotovili, da uvedba nove tehnologije iz takšnih ali drugačnih razlogov ne bi bila optimalna, zato smo poizkušali poiskati srednjo pot (uvedba zgolj delovnih postaj za izposojo in vračanje, ne pa tudi knjigomatov za samostojno izvajanje teh procesov s strani uporabnikov), saj smo prepričani, da prihodnost v knjiţnicah predstavlja tehnologija RFID, in ne črtna koda. Kot navaja Cigrovski (2005), je tehnologija RFID v stalnem porastu. Idealna je v panogah, kjer je prisotno veliko število enot, ki jih je potrebno nadzirati. Ravno zaradi tega ima v knjiţnicah velik pomen. Ţe uvedba črtne kode je v knjiţnicah pomenila pravo revolucijo na področju informatizacije, tehnologija RFID pa je z moţnostjo sledenja in zaščite velik korak naprej. Uvedbo nove tehnologije je potrebno skrbno načrtovati, kar je pomembno predvsem v neprofitnih organizacijah, kot so knjiţnice, kjer takšne novosti ne prinesejo dodatnega dobička. Pomembna je tudi informiranost, tako knjiţničarjev kot tudi uporabnikov knjiţnice. Le-te je potrebno ob uvedbi nove tehnologije poučiti o novostih in jih spodbuditi k samostojni uporabi (npr. knjigomatov za samostojno vračilo in izposojo gradiva). Opredelitev področja in opis problema Knjiţnica Laško je splošna knjiţnica, ki deluje na območju občin Laško in Radeče. Obsega osrednjo knjiţnico v Laškem, krajevni knjiţnici v Radečah in Rimskih Toplicah ter izposojevališča premičnih knjiţničnih zbirk v Jurkloštru, Šentrupertu in v Zidanem Mostu. Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 1
V diplomskem delu smo se osredotočili na osrednjo knjiţnico, Knjiţnico Laško. Knjiţnica Laško spada med srednje velike knjiţnice. V letu 2010 je imela 2.861 aktivnih članov. Le-ti so knjiţnico v tem letu obiskali 53.122-krat in si izposodili 144.232 enot gradiva. Knjiţnica Laško je razporejena v več nadstropjih. Za uporabnike sta pri procesih izposoje in vračila gradiva pomembna predvsem pritličje in prvo nadstropje. V pritličju se nahaja otroški in mladinski oddelek, čitalnica ter kotička z računalniki in igračami. V prvem nadstropju je oddelek za odrasle. V Knjiţnici Laško potekajo procesi izposoje in vračila gradiva preko sistema črtne kode. Ker je povsod, tudi v neprofitnih organizacijah, kot so knjiţnice, treba slediti novostim in prilagajati opremo, procese in tudi tehnologijo, bomo v diplomskem delu skušali ugotoviti, ali je tehnologija RFID prava rešitev za Knjiţnico Laško. V zadnjih letih razvoj in uporaba tehnologije radiofrekvenčne identifikacije oziroma tehnologije RFID izrazito narašča. Uporabljajo jo v trgovinah, skladiščih, podjetjih, bankah, v igralništvu, na letališčih, v bolnišnicah itn. Treba je poudariti, da je vedno več omenjene tehnologije prisotne tudi v knjiţnicah. Namen, cilji in osnovne trditve Glavni namen diplomskega dela je predstavitev in poglobljena analiza uvajanja in uporabe tehnologije RFID v knjiţnicah, pri čemer je bila pozornost usmerjena uvajanju tehnologije RFID v Knjiţnici Laško. Diplomsko delo med drugim obsega časovno analizo določenih procesov, ki se izvajajo v knjiţnici, analizo investicije, ki bi bila potrebna pri uvedbi nove tehnologije, in analizo vseh ugodnosti, ki bi jih prinesla uvedba tehnologije RFID. Seveda smo upoštevali tudi slabosti uvedbe, na koncu pa smo skušali ugotoviti, ali RFID v Knjiţnico Laško prinaša več prednosti kot slabosti. Cilj diplomske naloge je bil ugotoviti, ali naj Knjiţnica Laško v poslovanje uvede tehnologijo RFID ali pa naj ostane pri obstoječem sistemu, torej pri uporabi tehnologije črtne kode. Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 2
Cilji diplomskega dela: analizirati opis obstoječih procesov, ki se izvajajo v Knjiţnici Laško; preučiti obstoječo tehnologijo; predstaviti nov način dela in obdelave podatkov s tehnologijo RFID; podati primerjavo med obstoječim in novim sistemom; predstaviti prednosti uvedbe nove tehnologije; analizirati morebitne prihranke časa in denarja pri uvedbi tehnologije RFID; predstaviti optimalno rešitev za Knjiţnico Laško. Osnovne trditve: obstoječa tehnologija ne zagotavlja najbolj optimalnega delovanja; primerna rešitev za bolj optimalno delovanje bi bila uvedba tehnologije RFID; obstoječ sistem ne omogoča brezkontaktne identifikacije, zadostne zaščite in sledenja; uvedba RFID-tehnologije bi omogočila prihranek časa v procesih in dolgoročno tudi prihranek denarja. Predpostavke in omejitve Pri izdelavi diplomskega dela smo izhajali iz naslednjih predpostavk: obstoječi sistem oziroma tehnologija v Knjiţnici Laško ne zagotavlja optimalnega delovanja knjiţnice; v omenjeni knjiţnici se uporablja tehnologija črtne kode, ki sicer deluje dobro, vendar bi bilo z uvedbo nove RFID-tehnologije delovanje laţje in hitrejše; v praksi nekatere knjiţnice po Sloveniji ţe uporabljajo tehnologijo RFID; nova tehnologija bi omogočila večjo učinkovitost, večjo produktivnost zaposlenih, prihranek časa in manjše izgube gradiva. Omejitve pri izdelavi diplomskega dela so bile naslednje: v diplomskem delu smo se omejili na konkreten primer uvedbe tehnologije RFID v Knjiţnici Laško; omejen dostop do določenih podatkov in informacij. Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 3
Predvidene metode raziskovanja Pri izdelavi diplomskega dela so bile uporabljene naslednje znanstveno-raziskovalne metode: analitična metoda oziroma metoda razčlenjevanja celote v posamezne dele; komparativna metoda primerjava pridobljenih podatkov s teoretičnimi koncepti; metoda deskripcije metoda opisovanja posameznih pojmov; metoda kompilacije oziroma metoda, pri kateri smo povzemali stališča, navedbe, citate drugih avtorjev. Vsebina diplomskega dela zajema teoretični in praktični del. V slednjem je uporabljena metoda analize. Zbiranje podatkov obsega obravnavo literature, ki smo jo pridobili v tiskani obliki in na internetu. V praktičnem delu smo opravili ogled Knjiţnice Laško in drugih knjiţnic, ki ţe uporabljajo tehnologijo RFID pri svojem delovanju (Osrednja knjiţnica Celje, Knjiţnica Ţalec). Opravili smo tudi razgovore z zaposlenimi. Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 4
1 KNJIŢNIČNO POSLOVANJE Knjiţnično poslovanje Knjiţnice Laško ureja Pravilnik o splošnih pogojih poslovanja Knjiţnice Laško, ki ga je 23. 5. 2007 na podlagi Zakona o knjiţničarstvu, Uredbe o osnovnih storitvah knjiţnic in Zakona o varstvu osebnih podatkov sprejel Svet Knjiţnice Laško. 1.1 Splošno o knjiţničnem poslovanju»pravilnik o splošnih pogojih poslovanja knjiţnice (v nadaljevanju: pravilnik) ureja odnose med Knjiţnico Laško (v nadaljevanju: knjiţnica), uporabniki in člani knjiţnice. Določa etiko poslovanja, dolţnosti knjiţnice do uporabnika in člana, pravice in dolţnosti uporabnikov in članov knjiţnice do knjiţnice, dostopnost in pogoje uporabe knjiţnice, časovne in druge omejitve pri izposoji gradiva, storitvah in uporabi knjiţnice, nadalje jezik poslovanja ter vrste in cenik storitev«(knjiţnica Laško, 2007, str. 1). 1.1.1 Organiziranost knjiţnice»knjiţnica Laško je splošna knjiţnica. Ima gradivo za mladino in odrasle. Dolţnost knjiţnice je zadovoljevati informacijske, kulturne, izobraţevalne in razvedrilne potrebe uporabnikov in članov«(knjiţnica Laško, 2007, str. 1). Mreţo Knjiţnice Laško sestavljajo naslednje enote: Knjiţnica Laško osrednja knjiţnica; Knjiţnica Radeče krajevna knjiţnica; Knjiţnica Rimske Toplice krajevna knjiţnica; Šentrupert izposojevališče; Zidani Most izposojevališče; Jurklošter izposojevališče. Osrednja knjiţnica je med šolskim letom odprta 45 ur tedensko, v juliju in avgustu pa se delovni čas skrajša za 8 ur na teden (»Knjiţnica Laško«[Enote in delovni časi, Knjiţnica Laško], b. d.). Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 5
1.1.2 Uporabniki in člani knjiţnice»uporabnik knjiţnice je fizična oseba, ki uporablja gradivo, storitve, prostore in opremo knjiţnice. Član knjiţnice je uporabnik, ki se včlani v knjiţnico. Član knjiţnice je lahko tudi pravna oseba. Uporabnik, ki si izposoja knjiţnično gradivo in redno koristi računalniške storitve, mora biti član knjiţnice«(knjiţnica Laško, 2007, str. 3). 1.1.3 Članstvo in izposoja Član knjiţnice lahko postane vsak drţavljan Republike Slovenije, ki izpolnjuje pogoje, opredeljene v pravilniku. Ob vpisu novi član predloţi osebni dokument, podpiše izjavo o pristopu k članstvu knjiţnice in plača članarino, s strani knjiţnice pa dobi člansko izkaznico. Članarina se poravna za celo leto, ne glede na datum pristopa. Višina članarine je navedena v ceniku, določi pa jo Svet knjiţnice za vsako koledarsko leto posebej (Knjiţnica Laško, 2007, str. 5). 1.1.4 Izposojevalni roki gradiva na dom V Pravilniku o splošnih pogojih poslovanja Knjiţnice Laško so zapisani naslednji izposojevalni roki gradiva na dom (Knjiţnica Laško, 2007, str. 5): leposlovno gradivo 3 tedne; strokovno gradivo 4 tedne; serijske publikacije 7 dni (ni si moţno izposoditi zadnjih številk revij); slikovni posnetki 2 dni; zvočni posnetki 5 dni; CD-romi 14 dni; igrače 14 dni. Če uporabnik vrne gradivo po pretečenem določenem roku za brezplačno izposojo, mora poravnati zamudnino. Izposojevalno dobo je mogoče podaljšati največ dvakrat, in sicer le za gradivo, ki ni izposojeno. Podaljšanje gradiva je mogoče izvesti preko telefona, ustno ali preko interneta, to pa je potrebno storiti pred iztekom Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 6
izposojevalnega roka. Gradivo je moţno tudi rezervirati. Ko gradivo prispe nazaj v knjiţnico, knjiţničar po telefonu obvesti člana o omogočeni izposoji (ibid.). 1.2 Knjiţnično poslovanje kot skladiščno poslovanje V Knjiţnici Laško se spopadajo s prostorskimi teţavami. Te se kaţejo tudi pri skladiščenju gradiva, saj v knjiţnici trenutno ni urejenega skladiščnega prostora. Gradivo skladiščijo na dveh različnih mestih (Jazbinšek, osebna komunikacija, 13. april 2011): v podstrešnih prostorih poleg domoznanske zbirke in v prireditvenem prostoru. Poleg domoznanske zbirke se tam nahaja največ uskladiščenega gradiva, namenjenega odraslim. Gradivo je ločeno in urejeno po UDK skupinah 1. V prireditvenem prostoru je uskladiščenih pribliţno 700 knjig za otroke; v kleti se skladiščijo stari letniki tistega revijalnega tiska, ki ga knjiţnica shranjuje, in nekaj gradiva za odrasle. Gradivo, ki je s polic prestavljeno v skladišče, je starejše, ampak še vedno toliko pomembno, da ga knjiţnica ne odpiše. Ker na policah ni prostora za vse gradivo, v skladiščne prostore prestavijo tisto gradivo, ki ima najmanjšo frekvenco izposoje. Gradivo, ki je v skladiščnih prostorih, je še vedno evidentirano v sistemu Cobiss, uporabniki pa si ga prav tako, kot gradivo, ki je na policah, lahko izposodijo. Gledano z logističnega vidika, je takšen način neracionalen, saj gre pri iskanju za veliko porabo časa, ki bi ga v primeru večjih prostorov knjiţničar lahko porabil v druge namene (ibid.). Knjiţnica Laško namerava v čim krajšem času urediti skladiščne prostore, saj se zaveda, da bo z njimi veliko pridobila, poslovanje pa bo vsekakor laţje (ibid.). 1 UDK skupine: 0 enciklopedije, računalništvo; 1 filozofija, psihologija, etika; 2 verstva; 3 druţboslovje, ekonomija, pravo; 5 naravoslovje; 6 uporabne vede, medicina, tehnika, kmetijstvo, ; 7 umetnost, šport, videoposnetki, glasbeni posnetki; 82.01/09 literarna teorija in zgodovina; 82 leposlovje; 80 jezikoslovje; 9 zgodovina, zemljepis, domoznanstvo; skupina pod številko 4 ni zasedena (Knjiţnica Laško, 2011, str. 9). Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 7
1.3 Proces evidentiranja gradiva Evidentiranje gradiva v Knjiţnici Laško poteka računalniško od leta 1995, ko je knjiţnica prešla na poslovanje prek programa oz. sistema Cobiss. Takšno evidentiranje omogoča tehnologija črtne kode. S črtnimi kodami so opremljene članske izkaznice uporabnikov knjiţnice in knjiţnično gradivo. Evidentiranje v praksi tako poteka prek čitalca črtne kode in same črtne kode. Z odčitanjem črtne kode članske izkaznice se v Cobissu odprejo vsi v lokalno bazo shranjeni podatki o članu in seveda evidenca sposojenega gradiva. Z odčitkom črtne kode knjiţničnega gradiva in ustreznim ukazom (za vračilo ali izposojo) gradivo pri članu knjiţničar evidentira ali razdolţi (oz. vrne). Prav tako kot črtna koda članske izkaznice pa tudi črtna koda knjiţničnega gradiva z odčitanjem v programski maski izpiše vse vnesene podatke o gradivu (poleg podatkov, ki so ţe odtisnjeni ob črtni kodi): zaloţnik, letnica izdaje, predmetne oznake itd. 1.4 Tehnologija črtne kode in tehnologija RFID za podporo evidentiranja gradiva V procesu evidentiranja gradiva bi se črtna koda in tehnologija RFID dopolnjevali. Praksa kaţe, da knjiţnice, ki so ţe uvedle tehnologijo RFID, gradivo še vedno označujejo z nalepkami črtne kode, saj so na njih poleg črtne kode zapisani tudi podatki, ki knjiţničarjem olajšajo delo pri razporejanju gradiva na police. Hkrati pa je gradivo opremljeno z RFID-nalepkami (okrogle RFID-nalepke na CD-jih in DVD-jih ter pravokotne nalepke na drugem gradivu), kar omogoča hitrejše procese vračila in izposoje ter zagotavlja zaščito gradiva. Več o značilnostih črtne kode in tehnologije RFID je zapisano v nadaljevanju poglavja. 1.4.1 Črtna koda Ideja črtne kode sega v leto 1948 in prihaja iz ZDA. Leta 1973 so uvedli sistem UPC 2, s katerim so z 12-mestnimi numeričnimi kodami označevali artikle v trgovinah. Sistem je deloval pod okriljem organizacije UCC 3, ki je artiklom dodeljevala enotne kode in 2 Universal Product Code 3 Code Concil Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 8
zapise črtnih kod za te številke. Leta 1977 se je v Evropi razvila organizacija EAN 4, ki je začela uvajati kompatibilen sistem in 12-mestne številske kode preoblikovala v 13- mestne. Kasneje sta se ameriški in evropski sistem povezala v organizacijo, imenovano EAN-UCC. Kljub povezavi so se številke še vedno določale po obeh sistemih, vendar se je nadzorovalo, da se ista številka ni pojavila v obeh sistemih. Leta 2005 se je organizacija preoblikovala in preimenovala v sistem GS1, ki zdruţuje več kot milijon članov v 145 drţavah. GS1 je skupek standardov, ki omogočajo učinkovito upravljanje preskrbovalne verige. To zagotovijo z edinstvenim označevanjem proizvodov, transportnih enot, lokacij in storitev (»Kaj je črtna koda?«[leoss d.o.o.], b.d.). Skozi leta so se razvile različne oblike črtnih kod, ki so sestavljene iz niza vzporednih, različno širokih temnih črt in svetlih presledkov. Z različnimi kombinacijami zapisujemo ţelene podatke. Čitalniki kod so naprave, ki iz črtnih kod razberejo podatke in jih posredujejo naprej. Danes si ţivljenja brez črtne kode skoraj ne znamo več predstavljati, saj se uporablja tako rekoč povsod: v trgovinah, v logistiki, v transportu, proizvodnji, zdravstvu, šolstvu, kulturi, turizmu, Seveda pa je olajšala delovanje tudi v knjiţnicah (ibid.). V Knjiţnici Laško so leta 1998 prešli s fizične evidence na karticah na sistem črtne kode. Vsak član ob vpisu prejme člansko kartico z imenom in priimkom ter natisnjeno črtno kodo. S črtno kodo je označeno tudi vse gradivo, ki je članom na voljo. Tako je s povezavo z informacijskim sistemom zagotovljena avtomatizirana izposoja gradiva in papirno poslovanje ni več potrebno. 1.4.2 Kaj je RFID? RFID je kratica za radiofrekvenčno identifikacijo 5. Gre za tehnologijo, ki je namenjena brezkontaktni izmenjavi podatkov med RFID-transponderjem in čitalnikom. Deluje na osnovi elektromagnetnega valovanja. Tehnologija je podobna črtni kodi, vendar za razliko od nje RFID ne potrebuje vidnega polja transponderja. RFID-tehnologija obstaja ţe več kot 50 let. Njena osnovna lastnost je moţnost branja, shranjevanja in spreminjanja podatkov na transponderju. Valovi lahko prodrejo skozi različne materiale, 4 European Article Association 5 angl. Radio Frequency Identification Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 9
kot so papir, plastika in les. RFID potrebuje za osnovno delovanje tri komponente: transponder, čitalnik in anteno, ki jih bomo podrobneje opisali v nadaljevanju (»Kaj je RFID?«[Library intelligence], b.d.). 1.4.3 Sestavni deli RFID-sistema RFID-sistem je sestavljen iz RFID-odzivnika/transponderja, RFID-čitalnika in RFIDantene. RFID-transponder imenujemo tudi RFID-tag, pametna nalepka, nosilec, značka, priponka, odzivnik ipd. To so komponente RFID-sistema, kamor s pomočjo elektromagnetnega polja zapisujemo in beremo podatke, ki so zakodirani v signalu. Transponderji so različnih oblik, lahko so zelo majhni in pritrjeni na različne predmete. Kermavner (2009) navaja tri tipe RFID transponderjev: pasivni transponderji. To so transponderji, ki nimajo lastnega vira napajanja, kar pomeni, da nimajo baterije, energijo črpajo iz vgrajene antene in magnetnega polja, ki ga ob branju ustvari RFID-čitalnik. Njihove pozitivne lastnosti so, da ne potrebujejo vzdrţevanja ter imajo dolgo ţivljenjsko dobo in nizko ceno. Imajo kratek domet, ki je odvisen od velikosti antene in delovne frekvence. To je vrsta transponderjev, ki so najbolj razširjeni; aktivni transponderji. Ti transponderji delujejo na lasten vir napajanja - baterijo. Leta omogoča večji domet branja, tudi do 100 metrov. Ţivljenjska doba aktivnih transponderjev je krajša, saj je omejena z ţivljenjsko dobo vgrajene baterije. Stroški izdelave so višji, kot pri pasivnih transponderjih, zato je višja tako končna cena transponderjev kot tudi sistemov, ki te transponderje uporabljajo; semi-pasivni transponderji oziroma delno aktivni. So baterijsko podprti z lastnim napajanjem. Pri njih izmenjava podatkov z bralnikom deluje po principu pasivnih odzivnikov. Uporabljajo se zelo redko (»Kako deluje RFID tehnologija?«[library intelligence], b. d.; Kermavner, 2009). RFID-čitalnik med drugim imenujemo tudi bralno-zapisovalna enota. Gre za radio frekvenčni oddajnik, ki deluje pod nadzorom vgrajene kontrolne enote za izvrševanje ukazov. Njegova naloga je zajemanje podatkov s transponderjev ter njihovo obdelovanje in posredovanje v lokalni informacijski sistem. Posredovanje poteka preko Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 10
vmesnika, ki je priključen na informacijski sistem (»Kaj je RFID čitalnik?«[library intelligence], b. d.). Čitalniki so različnih oblik, lahko so ročni ali fiksni. Uporabljajo se v različne namene. Njihov domet je v prvi vrsti odvisen od tega, ali gre za pasivne ali aktivne sisteme. Pri slednjih je domet zaradi vgrajene baterije bistveno večji. Domet čitalnikov pa je odvisen tudi od moči oddaljenega signala, velikosti antene, velikosti antene, ki jo ima priponka, in od okolja, v katerem se sistem nahaja (ibid.). RFID-antene imajo funkcijo sprejemanja in oddajanja radio frekvenčnega signala. Po navadi so izdelane iz aluminija ali bakra, razvoj pa poteka v smeri tiskanih anten. Lahko so vgrajene v čitalniku ali pa so samostojne. Na voljo so v različnih oblikah za različne namene (Habič, b. d., str. 25). 1.4.4 Delovanje tehnologije RFID RFID-čitalniki berejo podatke iz RFID-transponderja na osnovi radijskih valov. Ko RFID-transponder vstopi v območje dometa RFID-čitalnika, le-ta prebere podatke, ki so zapisani na transponderju. V transponder lahko vpiše tudi nove podatke. V pasivnih sistemih oziroma sistemih brez lastnega vira napajanja RFID-čitalnik ustvari energijsko polje, ki transponder napaja preko vgrajene antene. Ko transponder dobi energijo, se vključi in poveţe s čitalnikom. Pri aktivnih sistemih baterija transponderju omogoča neprestano napajanje. Baterija pa je tudi vzrok za povečan domet branja in več funkcionalnosti kot pri pasivnih transponderjih. Zaznajo lahko na primer različno temperaturo. Prenos podatkov od čitalnika do informacijskih sistemov, ki te podatke sprejmejo, obdelajo in shranijo, poteka po ţičnih ali brezţičnih prenosnih poteh (»Kako deluje RFID tehnologija?«[library intelligence], b.d.). Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 11
1.4.5 Uporaba tehnologije RFID Moţnosti uporabe RFID-tehnologije so zelo velike. Uporablja se na različnih področjih, kot na primer v trgovinah, skladiščih, bolnišnicah, v igralništvu, v mehaničnih delavnicah, za inventar opreme, RFID-tehnologija je prisotna tudi v knjiţnicah. Transponder v obliki nalepke je primerne velikosti in oblike, da ga je moţno namestiti na različno knjiţnično gradivo. V obliki pravokotnih nalepk ga pritrdimo na knjige, revije, avdio- in videokasete, v obliki kroga pa na CD-je (»RFID tehnologija«[skupina RFID], b. d.; Cigrovski, 2005, str. 149). 1.4.6 Funkcije tehnologije RFID v knjiţnicah Cigrovski (2005, str. 149) navaja, da tehnologija RFID v knjiţnicah prevzema tri glavne funkcije. Te so: identifikacija izvoda, zaščita gradiva in njegovo sledenje. Identifikacija izvoda Tehnologija RFID deluje brezkontaktno, zato je v knjiţnici posebej koristna, saj omogoča identifikacijo izvodov pri različnih procesih (pri izposoji, vračanju gradiva, pri inventurah itn.). Za odčitanje podatkov ne potrebuje vidnega polja, zato je dovolj, da postavimo gradivo v bliţino čitalnika, in sistem sam identificira posamezne proizvode. Na nalepki se nahaja čip, ki omogoča, da se nanj shranijo različni podatki poleg številke za identifikacijo lahko nanj zapišemo tudi podatke o gradivu. Standardizacija nosilca signala in njegove vsebine omogoča odčitavanje podatkov zunaj knjiţnice, zato je posledično mogoča tudi izmenjava gradiva med knjiţnicami (ibid.). Zaščita gradiva Pri tehnologiji RFID je na nalepki moţno spreminjati status gradiva, in sicer ali je gradivo izposojeno ali prosto. Če ţeli kdo iz knjiţnice odnesti gradivo, ki nima statusa»izposojeno«, bodo pri prenosu preko senzornih vrat le-ta sproţila alarm. Tehnologija RFID tako prepreči kraje in tudi nenamerne prenose gradiva z nepravilnim statusom iz Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 12
knjiţnice. Pri tem obstajajo tudi slabosti. Nalepko RFID je z gradiva moţno fizično odstraniti in gradivo nemoteno odnesti iz knjiţnice. Gradivo je moţno tudi izolirati, na primer v kovinski foliji, in ga odnesti mimo kontrole oziroma senzornih vrat, ne da bi se sproţil alarm (ibid.). Sledenje gradiva V knjiţnici, ki je pokrita z RFID-signalom, je moţno ugotoviti natančno lokacijo izgubljenega gradiva ali gradiva, ki je postavljeno na napačno mesto. Velika prednost tehnologije RFID je v tem, da se lahko s povezavo z lokalno podatkovno bazo naredi inventura knjiţničnega gradiva, kadarkoli je to potrebno v izjemno krajšem času, kot je potreben pri inventuri gradiva, označenega s črtno kodo (ibid.). 1.4.7 Knjiţnični RFID-sistem Glavna komponenta tehnologije RFID je nalepka, ki je prilepljena na vse knjiţnično gradivo. Fritz in Kovačič (2006, str. 2-5) omenjata naslednje enote, ki lahko sestavljajo celoten RFID-sistem v knjiţnici: Enota za programiranje RFID-nalepk enota, s katero knjiţnično osebje ustrezno programira RFID-nalepke. Ker večina knjiţnic uporablja sistem črtne kode, gre po navadi le za prenos črtne kode na RFID-nalepke. Po potrebi lahko spreminja ali dopolnjuje podatke v bazi (ibid). Enota za izposojo gradiva naprava, ki omogoča obiskovalcem knjiţnice samostojno izposojo knjig in drugega gradiva. Enota za izposojo knjig je sestavljena iz računalnika z zaslonom, občutljivim na dotik, vgrajenim RFID-čitalnikom in čitalnikom črtnih kod ter programsko opremo za identifikacijo strank in izposojo (ibid.). Enota za vračilo gradiva. Preko te naprave lahko stranke same vrnejo izposojene knjige. Gre za zaboj, ki ima odprtino za knjige, kamor stranke knjige odloţijo. V zaboju se nahaja vgrajen RFID-čitalnik, ki zazna vrnjeno gradivo in to takoj označi v bazi Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 13
podatkov. Omenjene enote za vračilo gradiva so lahko nameščene kjerkoli. Najbolje je, da jih knjiţnica namesti v bliţino krajev, kjer se po navadi nahaja več ljudi, na primer v bliţino nakupovalnega centra, ţelezniške postaje ali blokovskega naselja (ibid.). Enoti za izposojo in vračanje pa sta lahko tudi zdruţeni v eno napravo (Slika 1). Najprej se obiskovalec knjiţnice s svojo člansko izkaznico na napravi identificira. Nato lahko izbira med dvema moţnostma izposojo ali za vračilom gradiva. Gradivo poloţi na za to namenjen prostor, ki je prekrit s signalom RFID-čitalnika, da prebere podatke, ki so shranjeni na nalepkah. Potrebna je povezava s programsko opremo, da izvede vse spremembe v bazi. Sledi izpis podatkov na zaslonu, na strankino ţeljo pa tudi fizični izpis potrdila (ibid.). Slika 1: Knjigomat Vir:»Tudi Medobčinska knjiţnica Ţalec z RFID knjigomatom«[novice skupine RFID], b. d. Senzorska vrata (Slika 2) se nahajajo na izhodu iz knjiţnice, da preprečijo krajo gradiva. Vse enote gradiva morajo imeti določeno zaščito pred krajo. Senzorska vrata morajo pokrivati celotno območje izhoda iz knjiţnice. Opremljena so z dvema ali več antenami. Le-te so povezane z modulom, ki sproţi alarm, če zazna enoto, ki ni imela»dovoljenja«za prehod oziroma statusa»izposojeno«. Poznamo več načinov zaščite pred krajo (ibid.): izvedba vključuje EAS-bit. Ta se ob izposoji deaktivira in ob vračilu aktivira; izvedba vključuje uporabo elektromagnetnih anten in magnetnih trakov, ki se ob izposoji razmagnetijo; Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 14
preverjanje statusa v bazi. Ob prehodu skozi senzorska vrata se preverijo vse nalepke. Preveri se njihov status v bazi. Če gre za status»izposojeno«se lahko izvede nemoten prehod, če gre za status»prosto«, pa se bo ob prehodu sproţil alarm. Prednost te izvedbe je, da se lahko preveri, katere enote so bile odtujene, slabost pa je dolgotrajno iskanje po bazi. Slika 2: Varnostna vrata Vir:»LiB RFID tehnologija za sodobne knjiţnice«[library intelligence], b. d. Enota za osebje pri izposojevalnem pultu je namenjena knjiţničnemu osebju. Opremljena je z RFID-anteno in modulom, ki je povezan z osebnim računalnikom. Vključuje lahko tudi čitalec črtnih kod. Knjiţnično osebje lahko to enoto uporablja za iskanje gradiva, ki ga ţeli stranka, ter za izposojo in vračanje gradiva, če stranka ne ţeli uporabiti enote za samostojno vračanje. Izvaja se lahko tudi programiranje nalepk, sortiranje gradiva itd. (ibid.). Inventurni čitalnik (Slika 3) gre za ročni čitalnik, ki je namenjen iskanju po policah. Sestavljen je iz RFID-antene z modulom, vključuje pa tudi terminal z ustrezno programsko opremo. Komunikacija med čitalnikom in baznim streţnikom je po navadi brezţična. Ročni čitalnik se uporablja pri iskanju in sortiranju gradiva ter pregledovanju inventure, zazna pa lahko tudi nepravilno vrnjeno gradivo in napake pri njegovi razporeditvi. Uporaba RFID-čitalnika olajša delo, saj gradiva ni potrebno vzeti s police, kot je to nujno pri čitalniku črtnih kod, ampak se samo sprehodimo med policami. RFID-čitalnik prebere podatke z gradiva, programska oprema pa te podatke zazna in jih sproti obdela (ibid.). Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 15
Slika 3: Inventurni čitalnik Vir:»LiB RFID inventura«[library intelligence], b. d. Sistem za sortiranje je enota, ki samodejno razvršča gradivo. Po navadi je povezana z enoto za vračilo gradiva. Ko stranka odloţi gradivo v to enoto, sistem prebere podatke z njegove nalepke in ga avtomatično razvrsti glede na določene kriterije. Obstaja več načinov razvrščanja. Najenostavnejši je način razvrščanja glede na rezervirano gradivo ter gradivo, ki ni rezervirano in ga je potrebno poloţiti nazaj na ustrezno mesto na določeni polici. Poznamo pa tudi bolj kompleksne sisteme, ki so draţji in uporabni le v knjiţnicah z velikim pretokom gradiva. Ti sistemi delujejo v vertikalni smeri. Gradivo se natančneje razvrsti in se pripelje v nadstropje kjer se nahaja polica, na katero mora biti odloţeno. Knjiţničarjem je delo močno olajšano, saj morajo gradivo le še umestiti na pravo mesto (ibid.). Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 16
2 OBSTOJEČE STANJE SISTEMA EVIDENTIRANJA GRADIVA V KNJIŢNICI LAŠKO 2.1 Splošno o Knjiţnici Laško Knjiţnica Laško je leta 1996 postala javni zavod, katerega ustanoviteljici sta Občina Laško in Občina Radeče. V letu 2010 je bilo v osrednjo knjiţnico v Laškem vpisanih 2.861 aktivnih članov, ki so knjiţnico obiskali 53.122-krat in si izposodili skupno 144.232 enot gradiva (Knjiţnica Laško, 2011, str. 3, 10, 12). Knjiţnica Laško je bila ustanovljena leta 1947. Od takrat je delovala z več presledki in v različnih organizacijskih oblikah na različnih lokacijah do leta 1976, ko se je z uvedbo prve redne profesionalne zaposlitve začelo profesionalno delovanje knjiţnice. Leta 1980 je prišlo do zdruţenja knjiţnic takratne Občine Laško v tako imenovano Občinsko matično knjiţnico Laško, z namenom skupne nabave in obdelave knjiţničnega gradiva, finančnega poslovanja in strokovnega vodenja. Od leta 1996, ko je bil ustanovljen Javni zavod Knjiţnica Laško, je opaziti hitrejši razvoj na več področjih, tako v strokovnem, kadrovskem in tudi prostorskem smislu. Leta 1995 se je knjiţnica vključila v računalniško informacijski sistem Cobiss. (»Zgodovina Knjiţnice Laško«[Knjiţnica Laško], b.d.; Knjiţnica Laško, 2010, str. 3). 2.1.1 Prostori Lokacija Knjiţnice Laško se je skozi preteklost spreminjala. Danes se nahaja v starem mestnem jedru, v Weichselbergerjevem dvorcu oziroma Laškem dvorcu, ki stoji v bliţini starega trga in cerkve sv. Martina. Trenutni prostori ne zadoščajo za potrebe knjiţnice, kot so preglednost gradiv, skladiščenje in izvajanje raznovrstnih knjiţničarskih dejavnosti, zato v knjiţnici razmišljajo o širitvi oziroma o dodatnih skladiščih. V pritličju stavbe, v kateri se knjiţnica nahaja, je otroški in mladinski oddelek, čitalnica, kotiček z računalniki in računalniškim gradivom, kotiček z igračami ter pult izposoje in vračanja. V prvem nadstropju je oddelek za odrasle in pisarne uprave, nabave in Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 17
obdelave knjiţničnega gradiva. V podstrešnih prostorih so domoznanska zbirka, e- učilnica, računovodska pisarna in večji prireditveni prostor. V pritličju in v kletnih prostorih sta manjši skladišči (»Prostori«[Knjiţnica Laško], b.d.; Knjiţnica Laško, 2010, str. 3). Slika 4 in Slika 5 prikazujeta okvirna tlorisa pritličja in prvega nadstropja Knjiţnice Laško. Slika 4: Tloris pritličja v Knjiţnici Laško Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 18
Slika 5: Tloris prvega nadstropja v Knjiţnici Laško 2.1.2 Knjiţnično gradivo Knjiţničnega gradiva, ki vključuje knjiţno gradivo 6, revijalni tisk in neknjiţno gradivo 7, je bilo v vseh enotah Knjiţnice Laško ob koncu lanskega leta 92.190 enot (v osrednji Knjiţnici Laško pa 54.410 enot). Te enote gradiva so razporejene po enotah knjiţnice glede na število prebivalcev območja, ki ga posamezna enota pokriva. V osrednji knjiţnici je na voljo tudi gradivo, ki se kupuje le v enem izvodu. Pri tem je moţna medoddelčna izposoja, kar pomeni, da se gradivo po potrebi posodi drugim enotam v mreţi. V osrednji knjiţnici se nahaja več priročnega gradiva, revij in domoznanskega 6»Knjiţno gradivo so monografske in serijske publikacije (knjige, brošure, časniki, časopisi, almanahi, koledarji, zborniki, disertacije, patenti, standardi itd.), ki so razmnoţene na papirju in obsegajo več kot 4 strani«(»definicija knjiţno gradivo«[bibsist Online, b.d.]). 7»Neknjiţno gradivo so publikacije, razmnoţene na papirju, ki ne obsegajo več kot štiri strani, ter publikacije na vseh drugih nosilcih zapisa. Glede na nosilce zapisa ter glede na vsebino zapisa delimo neknjiţno gradivo na: kartografsko gradivo, slikovno gradivo, glasbene tiske, rokopisno gradivo, elektronske vire, drobne tiske in drugo«(»definicija neknjiţno gradivo«[bibsist Online, b.d.]). Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 19
gradiva 8. Domoznansko gradivo je zbrano v posebni zbirki, ki se nahaja v podstrešnih prostorih knjiţnice. Zbirka vsebuje gradiva, ki imajo povezavo z mestom Laškim in njegovo okolico, torej dela, ki govore o teh krajih ter dela avtorjev s tega območja. Gradivo domoznanske zbirke je namenjeno študiju in se le v izjemnih primerih izposodi na dom (»Knjiţnično gradivo«[knjiţnica Laško], b.d.). 2.2 Opredelitev procesov knjiţničnega poslovanja V Pravilniku o splošnih pogojih poslovanja Knjiţnice Laško so opredeljene naslednje storitve, ki jih knjiţnica izvaja in omogoča (Knjiţnica Laško, 2007, str. 3):»vpogled v knjiţnične zbirke v prostem pristopu in njihovo uporabo, uporabo lokalnega knjiţničnega kataloga, vzajemnega kataloga in drugih podatkovnih zbirk in informacijskih virov, dostop do splošno dostopnih elektronskih virov javnih oblasti in njihovo uporabo, posredovanje informacij o gradivu in iz gradiva, izposojo knjiţničnega gradiva v knjiţnici in na dom, medknjiţnično izposojo, usposabljanje uporabnikov za uporabo knjiţnice, pomoč in svetovanje pri iskanju gradiv, informacij in pri uporabi knjiţnice, seznanjanje z novostmi v knjiţnici, preslikovanje iz knjiţničnega gradiva, ki je v lasti knjiţnice, rezerviranje knjiţničnega gradiva, uporabo tehnične opreme, namenjene uporabnikom, dostop do svetovnega spleta, dostop do dejavnosti in prireditev.«v diplomskem delu smo razčlenili najpogostejše procese, ki se izvajajo v knjiţnici, za katere menimo, da bi se čas trajanja njihove izvedbe z uvedbo tehnologije RFID 8»Domoznanska zbirka vključuje knjiţnično gradivo, ki izpolnjuje vsaj enega od naslednjih kriterijev, ki se navezujejo na območje, ki ga knjiţnica s svojo domoznansko dejavnostjo pokriva: gradivo se po svoji vsebini nanaša na to območje; avtor gradiva je ţivel in deloval oziroma ţivi in deluje na tem območju ali iz njega izhaja; gradivo je nastalo na tem območju, torej je bilo na tem območju napisano, natisnjeno ali razmnoţeno oziroma zaloţeno. Del domoznanske zbirke so lahko tudi zasebne knjiţnice pomembnih osebnosti oziroma zbiralcev, ki izhajajo iz tega območja«(»definicija domoznanska zbirka«[bibsist Online, b.d.]). Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 20
skrajšal, hkrati pa bi bilo poenostavljeno izvajanje teh procesov. To so izposoja in vračilo gradiva ter povezan proces vračila in izposoje gradiva hkrati, ob enem obisku knjiţnice. Ker je za normalno poslovanje knjiţnice izjemno pomembna tudi inventura, za katero smo prav tako menili, da je uvedba tehnologije RFID koristna z več vidikov, smo tudi ta proces zajeli v našo analizo. Najprej smo ţeleli ugotoviti, koliko uporabnikov knjiţnice ob njihovem obisku opravi proces izposoje gradiva, koliko jih gradivo vrne in koliko jih opravi proces vračila in izposoje hkrati, ob enem obisku knjiţnice. Raziskava je potekala tako, da so knjiţničarji ob vsakem obisku uporabnika zabeleţili, katerega izmed omenjenih procesov je le-ta koristil. Da bi dobili čim natančnejše podatke, je beleţenje potekalo ob treh različnih dnevih (v torek, sredo in petek), saj je obisk ob različnih dnevih v knjiţnici različen. Rezultati so prikazani v sliki 6. Slika 6: Grafični prikaz odstotnih deleţev posameznih procesov v Knjiţnici Laško 15,8% 63,1% 21,1% vračilo izposoja vračilo in izposoja Pri pridobivanju podatkov za procesne karte smo upoštevali 30 obiskovalcev knjiţnice, ki so proces izposoje, vračila ter izposoje in vračila hkrati izvedli preko enakih opravil, ki smo jih opredelili v procesnih kartah. Tudi zaporedje opravil je bilo identično. 2.2.1 Izposoja gradiva 21,1 % obiskovalcev Knjiţnice Laško si ob svojem obisku gradivo samo izposodi. Postopek izposoje je lahko različen, v naši raziskavi pa smo zajeli štirinajst opravil, ki Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 21
so se ob našem opazovanju pojavila pri največ obiskovalcih. Tudi zaporedje teh opravil je lahko različno, v procesni karti pa smo navedli zaporedje, ki se je prav tako pojavilo pri največ obiskovalcih. Tabela 1: Procesna karta za proces izposoje gradiva OPRAVILO D KČ PČ NČ 1 Uporabnik vstopi v knjiţnico in stopi do polic z gradivom 30,0 2 3 4 Uporabnik samostojno izbira gradivo Uporabnik stopi do pulta informatorja in počaka knjiţničarja Pogovor med uporabnikom in knjiţničarjem glede ţelenega gradiva 137,9 D 10,0 13,2 5 Knjiţničar preveri gradivo v sistemu Cobiss 9 51,2 6 Knjiţničar in uporabnik stopita do polic z gradivom 3,7 7 8 Knjiţničar poišče ţeleno gradivo in uporabniku svetuje Uporabnik izbere gradivo, ki si ga bo izposodil 148,4 3,6 9 10 11 12 Uporabnik odide do pulta za izposojo gradiva Uporabnik počaka na knjiţničarja Knjiţničar s čitalcem odčita člansko izkaznico uporabnika Knjiţničar s čitalcem odčita gradivo, ki si ga uporabnik izposoja 28,4 D 16,5 1,7 14,1 13 Knjiţničar izda potrdilo z informacijo o izposojenem 2,0 9 Ta operacija je po modelu procesne karte kontrolna operacija, zato štejemo čas, porabljen za njeno izvedbo, kot nekoristni čas, se pravi nekoristni čas z logističnega vidika zaporedja opravil pri procesu izposoje, ne pa tudi s strani uporabnika in knjiţničarja. Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 22
gradivu 14 Pogovor med knjiţničarjem in uporabnikom 10 7,1 15 Uporabnik pospravi gradivo in člansko izkaznico 8,0 16 Uporabnik odide iz knjiţnice 10,7 SKUPAJ 8 4 2 0 2 328,9 72,8 84,8 SKUPNI ČAS 486,5 sek ali 8,1 min Legenda za procesno karto delovna operacija D zastoj transportna operacija KČ koristen čas kontrolna operacija PČ potreben čas skladiščna operacija NČ nekoristen čas Vsak izmed časov je merjen v sekundah, pot pa v metrih. Legenda procesne karte velja za vse procesne karte, ki se nahajajo v diplomskem delu. Model procesne karte (Tabela 1) je narejen za proces izposoje gradiva. Proces se začne, ko uporabnik vstopi v knjiţnico, konča pa se, ko uporabnik knjiţnico zapusti. V merjenju povprečnega časa vseh 16 opravil, ki smo jih vključili v analizo, je sodelovalo 10 uporabnikov knjiţnice. 10 Ker se knjiţničar in uporabnik v večini primerov pogovarjata o času izposoje gradiva, ki je ţe zapisan na potrdilu, ki ga je uporabnik dobil v predhodnem opravilu, smo šteli to operacijo kot kontrolno in posledično kot nekoristni čas. Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 23
Slika 7: Grafični prikaz časovnih deleţev v procesu izposoje gradiva 67,6% 17,4% 15,0% koristen čas potreben čas nekoristen čas Povzetek procesne karte in grafičnega prikaza časovnih deleţev (Slika 7): v procesu je 16 opravil; proces traja skupno 486,5 sekunde oziroma 8,1 minute; koristnega časa je v procesu izposoje gradiva 328,9 sekunde oziroma 5,5 minute (točke 2, 4, 7, 8, 11, 12, 13 in 15), torej 67,6 % skupnega časa; potrebnega časa je 82,8 sekunde oziroma 1,4 minute (točke 1, 3, 6, 9 in 15), torej 17,0 % skupnega časa; nekoristnega časa pa je 74,8 sekunde oziroma 1,2 minute (točke 5, 10 in 14), torej 15,4 % skupnega časa; za izvedbo izposoje sta potrebna dva knjiţničarja. 2.2.2 Vračilo gradiva 15,8 % obiskovalcev knjiţnice pri svojem obisku izvede samo proces vračila gradiva. Pri procesu vračila gradiva smo opredelili sedem opravil, ki jih uporabniki najpogosteje izvedejo v takšnem zaporedju, kot je navedeno v procesni karti zapisa procesa vračila gradiva. Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 24
Tabela 2: Procesna karta za proces vračila gradiva OPRAVILO D KČ PČ NČ 1 Uporabnik vstopi v knjiţnico in odide do izposojevalnega pulta 12,1 2 3 4 5 6 7 Uporabnik na pult pripravi člansko izkaznico in gradivo, ki ga vrača Uporabnik počaka, da knjiţničar ni več zaseden Knjiţničar s čitalcem odčita člansko izkaznico uporabnika Knjiţničar s čitalcem odčita gradivo, ki ga uporabnik vrača Knjiţničar izda potrdilo z informacijo o izposojenem gradivu Pogovor med uporabnikom in knjiţničarjem 1,7 D 32,7 1,6 18,9 2,0 10,6 8 Uporabnik odide iz knjiţnice 9,1 SKUPAJ 4 2 1 0 1 24,2 21,2 43,3 SKUPNI ČAS 88,7 sek ali 1,5 min Model procesne karte (Tabela 2) je narejen za proces vračila gradiva. Proces se začne, ko uporabnik vstopi v knjiţnico, konča pa se z njegovim odhodom iz knjiţnice. Pri izračunu povprečnega časa vseh osmih opravil, ki smo jih zajeli v tej procesni karti, smo upoštevali čase posameznih opravil desetih članov knjiţnice, ki so izvedli proces vračila gradiva po postopku, kot je zapisan v procesni karti. Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 25
Slika 8: Grafični prikaz časovnih deleţev v procesu vračila gradiva 23,9% 48,8% 27,3% koristen čas potreben čas nekoristen čas Povzetek procesne karte in grafičnega prikaza časovnih deleţev (Slika 8): v procesu je 8 opravil; proces traja skupno 88,7 sekunde oziroma 1,5 minute; koristen čas obsega 24,2 sekunde (točke 2, 4, 5 in 6), torej 27,3 % skupnega časa; potreben čas obsega 21,2 sekunde (točki 1 in 8), torej 23,9 % skupnega časa; nekoristnega časa pa je v procesu izposoje 43,3 sekunde (točka 7), torej 48,8 % skupnega časa; za izvedbo procesa je potreben en knjiţničar. 2.2.3 Vračilo in izposoja gradiva 63,1 % obiskovalcev knjiţnice pri svojem obisku opravi tako proces vračila gradiva kot tudi izposoje. Pri tem procesu smo zajeli dvajset opravil, ki so se v zapisanem zaporedju pojavljala pri največ uporabnikih. Tabela 3: Procesna karta za proces vračila in izposoje gradiva OPRAVILO D KČ PČ NČ 1 Uporabnik vstopi v knjiţnico in odide do izposojevalnega pulta 12,5 2 Uporabnik na pult poloţi člansko izkaznico in gradivo, ki ga vrača 7,2 Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 26
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Uporabnik počaka, da knjiţničar ni več zaseden Knjiţničar s čitalcem odčita člansko izkaznico uporabnika Knjiţničar s čitalcem odčita gradivo, ki ga uporabnik vrača Uporabnik odide do polic z gradivom Uporabnik samostojno izbira gradivo Uporabnik stopi do pulta informatorja in počaka knjiţničarja Pogovor med uporabnikom in knjiţničarjem glede ţelenega gradiva Knjiţničar preveri gradivo v sistemu Cobiss Knjiţničar in uporabnik stopita do polic z gradivom Knjiţničar poišče ţeleno gradivo in uporabniku svetuje Uporabnik izbere gradivo, ki si ga bo izposodil Uporabnik odide do pulta za izposojo gradiva Uporabnik počaka na knjiţničarja Knjiţničar s čitalcem odčita člansko izkaznico uporabnika Knjiţničar s čitalcem odčita gradivo, ki si ga uporabnik izposoja Pogovor med knjiţničarjem in uporabnikom Uporabnik pospravi gradivo in člansko izkaznico D 34,2 1,7 16,0 18,1 162,2 D 9,7 6,2 33,6 4,0 183,0 1,9 19,4 D 12,5 1,7 15,0 9,5 7,6 Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 27
20 Uporabnik odide iz knjiţnice 14,1 SKUPAJ 10 5 2 0 3 402,5 68,1 99,5 SKUPNI ČAS 570,1 s oziroma 9,5 min Model procesne karte (Tabela 3) je narejen za proces vračila in izposoje gradiva. Proces se začne z uporabnikovim vstopom v knjiţnico, konča pa se, ko uporabnik knjiţnico zapusti. V merjenju povprečnega časa vseh 20 opravil, ki so zajeta v omenjenem procesu, je sodelovalo 10 uporabnikov knjiţnice. Slika 9: Grafični prikaz časovnih deleţev v procesu vračila in izposoje gradiva 70,6% 17,5% 11,9% koristen čas potreben čas nekoristen čas Povzetek procesne karte in grafičnega prikaza časovnih deleţev (Slika 9): v procesu je 20 opravil; proces traja skupno 750,1 sekunde oziroma 9,5 minute; koristni čas v tem procesu obsega 402,5 sekunde oziroma 6,7 minute (točke 2, 4, 5, 7, 9, 12, 13, 16, 17 in 19), torej 70,6 % skupnega časa; potrebnega časa je v tem procesu 68,1 sekunde oziroma 1,1 minute (točke 1, 6, 11, 14 in 20), torej 11,9 % skupnega časa; nekoristni čas pa obsega 99,5 sekunde oziroma 1,7 minute (točke 3, 8, 10, 15 in 18), torej 17,5 % skupnega časa; za izvedbo procesa vračila in izposoje sta potrebna dva knjiţničarja. Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 28
2.3 Velikost knjiţnične zbirke ter frekvenca izposoje in vračanja gradiva Podatke o velikosti knjiţnične zbirke ter frekvence izposoje in vračanja sem pridobila iz Poslovnega poročila Knjiţnice Laško za leto 2010. 2.3.1 Knjiţnična zaloga Zaloga gradiva v Knjiţnici Laško je na dan 31. 12. 2010 obsegala 54.410 enot gradiva. Tabela 4 prikazuje število knjig, serijskih publikacij in neknjiţnega gradiva v knjiţnici. Tabela 4: Knjiţnična zaloga v Knjiţnici Laško Knjige 48.133 Serijske publikacije 1.438 Neknjiţno gradivo 4.839 SKUPAJ 54.410 Vir: Knjiţnica Laško, 2011, str. 8 2.3.2 Prirast po vrstah gradiva Tabela 5 prikazuje prirast gradiva po vrstah v letu 2010. V tabeli je navedeno število enot posamezne vrste gradiva. Tabela 5: Prirast po vrstah gradiva v Knjiţnici Laško Knjige 2.358 Serijske publikacije 168 Neknjiţno gradivo 327 SKUPAJ 2.853 Vir: Knjiţnica Laško, 2011, str. 8 Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 29
V letu 2010 je bilo kupljenih 2.614 enot gradiva, podarjenih pa 239 enot. Skupen prirast je torej znašal 2.853 enot gradiva. 2.3.3 Članstvo v knjiţnici V Knjiţnici Laško je bilo v letu 2010 povprečno 30,7 % prebivalcev aktivnih članov knjiţnice, kar je prikazano v Tabeli 6. Pri izračunu je bil uporabljen podatek, da je število prebivalcev, ki gravitirajo na Knjiţnico Laško 9.300. Tabela 6: Članstvo v Knjiţnici Laško Število članov 2.861 % prebivalcev, včlanjenih v knjiţnico 30,7 Vir: Knjiţnica Laško, 2011, str. 10 2.3.4 Obisk knjiţnice Laščan je v lanskem letu knjiţnico v povprečju obiskal 5,7-krat, za primerjavo pa navajamo podatek, da je Slovenec v letu 2009 v povprečju knjiţnico obiskal 3,3-krat, kar prikazuje tudi Tabela 7. Obisk zajema obisk knjiţnice zaradi izposoje gradiva na dom ali v čitalnico. Tabela 7: Obisk Knjiţnice Laško Število obiskov 53.122 Število obiskov knjiţnice na prebivalca 5,7 Vir: Knjiţnica Laško, 2011, str. 10 2.3.5 Frekvenca izposoje in vračanja gradiva V Knjiţnici Laško so si uporabniki v letu 2010 na dom izposodili 144.232 enot gradiva. Povprečna izposoja knjiţničnega gradiva na dom je v Laškem znašala 15,5 enote na prebivalca. Podatki so prikazani v Tabeli 8. Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 30
Tabela 8: Izposoja gradiva na dom v Knjiţnici Laško Število izposojenih enot 144.232 Število izposojenih enot na prebivalca 15,5 Vir: Knjiţnica Laško, 2011, str. 12 Knjiţnica Laško je bila v letu 2010 odprta 2.048 ur. Povprečna frekvenca izposoje in vračanja skupaj je bila 138,4 enote gradiva na uro. 2.3.6 Izposoja gradiva in obisk knjiţnice po mesecih V letu 2010 so v Knjiţnici Laško zabeleţili 40.515 obiskov za namen izposoje gradiva na dom in vračanja gradiva. Uporabniki knjiţnice so si izposodili 123.778 enot gradiva. Slika 10 prikazuje izposojo gradiva in obisk knjiţnice po posameznih mesecih v letu 2010. Slika 10: Izposoja gradiva in obisk knjiţnice po mesecih v letu 2010 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 januar februar marec april maj junij julij avgust september oktober november december izposoja obisk 2.4 Evidentiranje gradiva v Knjiţnici Laško Vsako gradivo, ki ga v Knjiţnici Laško na novo pridobijo, obdelajo po enotnem postopku. Najprej gradivo dobi zaporedno inventarno številko. Le-ta je sestavljena iz sedmih števk (Jazbinšek, osebna komunikacija, 18. april 2011): Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 31
pri knjiţnem gradivu iz števila 0 in iz šestih števk, ki so gradivu določene po zaporedju; pri serijskih publikacijah iz števila 1, dodanih pa je šest števk po zaporedju; pri neknjiţnem gradivu pa iz začetne številke 2 ter iz prav tako šestih števk, ki so določene kot zaporedna številka. V knjiţnici uporabljajo t. i. inventarne knjige v elektronski obliki, ki so nadomestile ročno vpisovanje gradiva. Vanje je treba vpisati vse gradivo, ki pride v knjiţnico. Če se gradivo odpiše, ga je treba iz inventarne knjige izbrisati. Vendar pa števila, ki ga je imelo izbrisano gradivo, ne zasede novo gradivo. Enkrat na leto se opravi izpis elektronske inventarne knjige (ibid.). Pred uvedbo sistema Cobiss, ki je v uporabi sedaj, se je testno uvajal sistem, imenovan Molj. Programski paket za vodenje knjiţnic Molj 2.0 je bil izbran preko natečaja s strani ministrstva za kulturo in je proizvod podjetja I-Rose iz Laškega (Bratoţ, 1994, str. 6).»Programski paket Molj je primeren za vsa knjiţnična opravila strokovnih, specializiranih, šolskih ter splošnoizobraţevalnih knjiţnic: pisan je tako, da je razumljiv in enostaven za uporabo. Avtomatizira ponavljajoča se opravila, izposojo, nabavo, izdelavo statistik, označevanje knjig, vodi inventarne in kataloške knjige, vodi evidenco periodike, skrbi za redno vračanje izposojenega gradiva, obračunava članarine, zamudnine, odškodnine in opomine, vodi knjige dobaviteljev, signatur itd. Avtomatsko oblikuje inventarno in kataloško knjigo in določi knjiţničnemu gradivu inventarne knjige in druge poljubno oblikovane izpise uporabnika (omogočeno je razvrščanje: Molj je prijazen in zna na primer članom knjiţnice, mlajšim od deset let, poslati vabilo na uro pravljic), upošteva pa tudi statusne razlike med knjiţničnim gradivom in statusne razlike med posameznimi uporabniki, člani knjiţnice. Podatkovnim bazam je mogoče dodajati variabilne zapise in spominska polja. Podatki so lahko sestavljeni iz slik, zvoka in teksta. Programski paket Molj prepozna zapis COBISS in omogoča neposredno povezavo s sistemom OPAC/COBISS, torej medknjiţnično komunikacijo, izmenjavo podatkov in podatkovnih baz, uporabniku pa je omogočen tudi prenos podatkov iz drugih programov, ki jih zdaj uporabljajo slovenske knjiţnice (SAOP, VIR, KIR). Knjiţnice, opremljene z Moljem, se bodo potemtakem lahko medsebojno povezovale praktično brez omejitev«(ibid.). Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 32
V Knjiţnici Laško so sistem Molj začeli uporabljati leta 1993. Testno se je uporabljal dve leti, ko so leta 1995 prešli na računalniški informacijski sistem Cobiss. Nalepke pri sistemu Molj so opremljene s črtnimi kodami, pod katerimi so zapisane štirimestne številke (Slika 11). Te številke oziroma črtne kode je čitalec pretvoril v inventarne številke. V Laškem je danes s črtnimi kodami Molj opremljenih pribliţno 10 % enot gradiva. Večina tega gradiva je opremljenega le z omenjenimi kodami, gradivo z večjo frekvenco izposoje pa je na zadnji strani opremljeno še z EAN-kodo. Molj kode so namreč pritrjene na notranjo stran gradiva, kar je neracionalno, saj podaljša čas procesov vračanja in izposoje, poleg tega dandanes večina čitalcev črtnih kod ne podpira čitanja Molj kode, zato je te treba vnašati ročno (Jazbinšek, osebna komunikacija, 18. april 2011). Slika 11: Črtna koda Molj 2.0 Vsaki enoti gradiva je treba dodati ustrezen zapis. Ta proces lahko poteka na dva načina (ibid.): kreiranje zapisov; zapis ustvari katalogizator sam. V Knjiţnici Laško je ta proces uporabljen zelo redko. Uporablja se na primer za članke iz časopisov ali revij, ki so domoznansko pomembni; prevzemanje zapisov; NUK (ali katalogizatorji drugih knjiţnic) ustvari zapise, ki jih knjiţnice prevzamejo. Same jih lahko dopolnijo ali popravijo ter dodajo zase specifične podatke, kot so inventarne številke, in podatke, ki so na nalepki. Na nalepki (Slika 12) so prikazani naslednji podatki (ibid.): enota knjiţnice (Laško, Radeče, Rimske Toplice, Potujoča knjiţnica); lokacija gradiva (Od oddelek za odrasle, Ot oddelek za otroke, Či čitalnica, Dom domoznanski oddelek, Sp serijske publikacije, CD, CDR ) in Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 33
postavitveni UDK (v zapisu NUK navede različne vsebinske UDK-je, knjiţnica pa se glede na svojo postavitev gradiva v prostoru sama odloči za postavitveni UDK); priimek in ime avtorja ali zapis drugih podatkov po pravilih katalogizacije. Priimek ali drugi podatki so zapisani z velikimi tiskanimi črkami. Na policah se gradivo razvrsti po abecednem redu značnice oziroma velikih tiskanih črk; naslov gradiva; splošni oziroma vsebinski UDK. Le-ta je širši kot postavitveni in vsebuje več podrobnejših podatkov; črtna koda; inventarna številka. Slika 12: EAN-črtna koda 2.5 Kritična analiza V Knjiţnici Laško so z načinom evidentiranja gradiva zadovoljni, to pa bomo poskusili še izboljšati. Zato smo preverili, pri katerih dejavnikih lahko doseţemo še boljšo učinkovitost. Pri tem smo obravnavali pet dejavnikov. Štirje izmed njih so za našo raziskavo manj pomembni, saj nimajo velike teţe in uvedba tehnologije RFID na njih ne bi vplivala, peti dejavnik, neučinkovita tehnologija, pa obsega največji del neučinkovitega knjiţničnega poslovanja, zato smo ga tudi nekoliko podrobneje predstavili. Ti dejavniki so prikazani v vzročno-posledičnem diagramu, na Sliki 13. Špela Gobec: Uvajanje tehnologije RFID v Knjiţnici Laško 34