Panduan Pengguna Disediakan Oleh

Transcription

1 Panduan Pengguna Disediakan Oleh

2 Tarikh dikemas kini 14 September 2012 Disediakan Oleh 2012 CMG Holdings

3 1 Selamat Datang ke MyMesyuarat Pendahuluan Kebaikan MyMesyuarat Objektif MyMesyuarat Permulaan Carta Alir MyMesyuarat Jawatankuasa Peranan yang Terdapat di dalam MyMesyuarat Pengguna dan Kumpulan Ikon yang Digunakan di dalam MyMesyuarat Tetapan MyMesyuarat: Super Administrator Tetapan Jawatankuasa Menambah Super Urus Setia Menambah Ahli Baru Menambah ahli secara satu persatu Menambah ahli secara pukal Menambah Jawatankuasa Mengemas kini Tetapan Emel bagi Jawatankuasa Mengemas kini Tetapan Penghantaran Emel Mengemas kini Tetapan SMS bagi Jawatankuasa Menguruskan Ahli Mengemas kini Ahli Melihat Maklumat Ahli Menghapuskan Ahli Set Semula Kata Laluan Ahli Tetapan Global Peranan Menguruskan Gelaran Menambah Gelaran Kemas kini Gelaran Menghapuskan Gelaran Menguruskan Gred Gred Menambah gred Mengemas kini Gred Menghapuskan Gred Skim Perkhidmatan Menambah Skim Perkhidmatan Mengemas kini Skim Perkhidmatan Menghapuskan Skim Perkhidmatan Menguruskan Semakan Tugasan Menambah Semakan Tugasan Kemas kini Semakan Tugasan Menghapuskan Semakan Tugasan Menguruskan Templat Mesej Kemas kini Templat Mesej Melihat Templat Mesej Menguruskan Log...30 i

4 3.8.1 Menghapuskan Log Melihat Statistik Menggunakan MyMesyuarat Log masuk dan log keluar...33 Log Masuk...33 Log Keluar Arahan Tukar Kata Laluan Pemulihan Kata Kaluan yang Hilang Jawatankuasa Profil...37 Mengemas kini Profil...37 Menukar Kata Laluan Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia Membuat Penetapan Jawatankuasa Menguruskan Jawatankuasa Menambah Sub-Jawatankuasa Mengemas kini Jawatankuasa Menguruskan Ahli Jawatankuasa dan Kumpulan Menguruskan Ahli Jawatankuasa Menambah Ahli Tambah Ahli Secara Pukal ke dalam Jawatankuasa Menetapkan Urus Setia ke Sesebuah Jawatankuasa Kemas kini Ahli Menyusun Ahli Mengikut Kekananan Menghapuskan Ahli Membuka Akaun yang Telah Disekat Menguruskan Kumpulan Menambah Kumpulan Mengemas kini Kumpulan Melihat Kumpulan Menghapuskan Kumpulan Menguruskan Tugasan Jawatankuasa Menambah Senarai Tugasan Jawatankuasa Mengemas kini Senarai Tugasan Jawatankuasa Menghapuskan Senarai Tugasan Jawatankuasa Menguruskan Templat Mesej Kemas kini Templat Mesej...50 Placeholders yang terdapat di dalam templat mesej Menguruskan Peranan Pengguna Mengemas kini Kebenaran Menguruskan Pengumuman Menambah Pengumuman Kemas kini Pengumuman Melihat Pengumuman Menghapuskan Pengumuman Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Sebelum Mesyuarat) Mesyuarat Tambah Mesyuarat Tambah Mesyuarat Tanpa Menempah Bilik...59 ii

5 Menambah Mesyuarat dan Menempah Bilik Melihat Mesyuarat Menghapuskan dan Membatalkan Mesyuarat Semakan Tugasan Mesyuarat Menambah Senarai Semakan Tugas Kemas kini Tugasan Mesyuarat Menghapuskan Tugasan Mesyuarat Menguruskan Projek Jawatankuasa Tambah Projek Kemas kini Projek Melihat Projek Menghapuskan Projek Membuat Pengesahan Kehadiran Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Semasa Mesyuarat) Mengambil Kehadiran Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Selepas Mesyuarat) Menguruskan Keputusan Antara Muka Minit Menjana Templat Minit Tetap Tambah Butiran...73 Tambah sub-butiran Memindahkan Item...74 Ikon Arrow...74 Potong dan Salin Kemas kini Keputusan Menghapuskan Keputusan Penambahan Keputusan di dalam Minit Hantar Minit Untuk Pengesahan Memohon Pengesahan Meminta Maklum balas Ahli Edaran Minit Memuat naik fail minit yang telah disahkan dalam minit mesyuarat seterusnya Menggunakan MyMesyuarat: Ahli & Pengerusi Persediaan Mesyuarat Penerimaan emel Jemputan Penerimaan SMS jemputan Sahkan Kehadiran Semasa Mesyuarat Melihat Minit yang Lalu Melihat Keputusan Buku Alamat Fail Arkib Selepas Mesyuarat Menghantar kemas kini Status...83 Maklum balas Individu...83 Maklum balas Kumpulan Ubahsuai kemas kini Maklum balas Meninggalkan Komen...85 iii

6 Komen untuk mesyuarat...85 Komen untuk keputusan...86 Komen untuk kemas kini status Mengeksport Kalendar MyMesyuarat Menggunakan MyMesyuarat: Pengerusi Selepas Mesyuarat Menyemak Deraf Minit...87 Luluskan edaran minit Lampiran Lesen MyMesyuarat...89 iv

7 1 Selamat Datang ke MyMesyuarat 1.1 Pendahuluan MyMesyuarat merupakan sistem pengurusan keputusan mesyuarat atas talian dan tanpa menngunakan kertas. Ia merupakan salah satu produk dari Bahagian Dasar & Perancangan ICT (BDPICT) MAMPU dan dibangunkan mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991, Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa jawatankuasa Kerajaan. Ia dimulakan sebagai langkah penyelesaian kepada ahli Government IT and Internet Committee (GITIC) dan kini ia telah diperluaskan penggunaannya kepada seluruh agensi dan setiap paras di dalam kerajaan Malaysia. MyMesyuarat adalah MyMeeting Versi 4 yang telah di tambah baik bagi tujuan Projek Perlaksanaan MyMeeting ke 25 kementerian. MyMeeting telah dibangunkan oleh MAMPU dan telah memenangi Anugerah berprestij Anugerah Inovasi perkhidmatan Awam (AIPA) bersempena dengan Anugerah Kualiti Sektor Awam (AKSA), yang merupakan acara yang dianjurkan oleh MAMPU untuk memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada Agensi Sektor Awam. Mengakses MyMesyuarat merupakan satu perkara yang mudah dimana setelah selesai pemasangan, sistem ini boleh dilayari oleh pelayan web seperti Firefox, Chrome dan lain lain. Paparan terbaik adalah dengan menggunakan Google Chrome, Firefox 8.x, Internet Explorer 8.x dengan resolusi skrin 1024 x Kebaikan MyMesyuarat MyMesyuarat telah dibahagikan kepada lima kumpulan pengguna iaitu Super Administrator, Super Urus Setia, Urus Setia, Pengerusi dan Ahli Mesyuarat. Kebaikan penggunaan MyMesyuarat adalah: a) Untuk Super Administrator Memudahkan sistem pentadbiran Memantau aktiviti mesyuarat b) Untuk Super Urus Setia Boleh menambah ahli ke dalam Jawatankuasa atau Sub Jawatankuasa yang di tugaskan ke atasnya. Boleh menetapkan peranan ahli di dalam Jawatankuasa atau Sub Jawatankuasa mereka. c) Untuk Urus Setia Membantu di dalam menguruskan persediaan mesyuarat 1

8 Menghantar jemputan dan peringatan mesyuarat secara automatik Menghantar peringatan untuk mengemas kini status maklum balas secara automatik Mengekstrak keputusan tugas daripada minit secara automatik Membantu di dalam penyediaan minit dan laporan melalui templat yang telah disahkan oleh agensi d) Untuk Pengerusi Memantau dan memberi komen terhadap status maklum balas yang telah diisikan oleh ahli mesyuarat ke dalam MyMesyuarat Memantau status pengendalian Penerimaan notis tentang status maklum balas yang telah dikemas kini Mudah untuk mendapatkan semula maklumat mesyuarat dan arkib e) Untuk Ahli Mesyuarat Boleh mengemas kini status maklum balas tugas pada bila bila masa dan dimana jua. Boleh menerima peringatan untuk mengemas kini status Melakukan perbincangan secara atas talian (online) Kemas kini Profil. 1.3 Objektif MyMesyuarat Objektif untuk MyMesyuarat adalah seperti berikut: Menjadikan pemantauan tentang keputusan yang dibuat semasa mesyuarat lebih efektif. Membuatkan komunikasi diantara ahli mesyuarat lebih efisyen. Memudahkan pertukaran maklumat Aliran kerja dapat mengurangkan beban Urus Setia di dalam pengurusan mesyuarat 2

9 2 Permulaan Rajah 2.1: Proses mesyuarat 2.1 Carta Alir MyMesyuarat Rajah di atas menunjukkan carta alir proses mesyuarat yang diambil daripada proses MyMeeting. Mesyuarat akan dijalankan di dalam satu jawatankuasa untuk membincangkan projek dan menghasilkan keputusan. Tindakan dalam membuat keputusan akan dijalankan oleh ahli ahli mesyuarat yang bertanggungjawab, yang perlu melaporkan status tindakan kepada jawatankuasa itu. MyMesyuarat boleh mempunyai satu atau lebih jawatankuasa. 3

10 2.2 Jawatankuasa Rajah 2.2: Paras jawatankuasa Rajah 2.3: Contoh jawatankuasa yang terdapat di dalam MAMPU Dalam MyMesyuarat, jawatankuasa merupakan kumpulan yang membincangkan subjek permasalahan yang sama. Satu jawatankuasa boleh mempunyai banyak sub jawatankuasa yang lain dan sub jawatankuasa juga boleh mempunyai paras sub jawatankuasa yang lain. Seorang ahli boleh terlibat di dalam jawatankuasa yang berlainan memandangkan ahli tersebut mungkin terlibat dengan banyak mesyuarat berlainan jawatankuasa. Sebuah organisasi boleh mempunyai banyak sub jawatankuasa setiap orang yang berbeza mungkin membincangkan perkara yang berbeza Senarai di bawah adalah contoh jawatankuasa di MAMPU: 1. Pematuhan ICT: Nama organisasi itu sendiri mungkin menjadi jawatankuasa. Jawatankuasa ini akan terdiri daripada tiap tiap orang individu dalam organisasi. Jawatankuasa ini mungkin tidak mengadakan mesyuarat seringkali, mungkin sebulan sekali atau mungkin hanya sekali setahun. 2. BDPICT: BDPICT MAMPU juga boleh mempunyai satu jawatankuasa mereka sendiri untuk membincangkan bagaimana ICT dirancang, dibangunkan, disenggara, diuruskan, dan boleh membantu mengembangkan perkhidmatan untuk mencapai matlamatnya. Jawatankuasa ini mungkin hanya terdiri daripada Pengarah, Timbalan Pengarah, Setiausaha dan ketua jabatan daripada BDPICT. Mereka mungkin mahu bertemu seminggu sekali untuk membincangkan status pelaksanaan semasa dan membuat rancangan untuk masa depan. 3. Seksyen Dasar: BDPICT terdiri daripada seksyen yang banyak, dan seksyen dasar adalah salah sebuah daripada seksyen tersebut. Seksyen ini merancang, memantau, menganalisis dan mengkaji kelemahan rangkaian ICT di agensi. 4

11 4. Unit Penyelidikan Perancangan ICT: Tiap tiap seksyen di MAMPU mempunyai unit sendiri yang terdiri daripada jawatankuasa mereka sendiri untuk membincangkan bagaimana unit boleh menyumbang untuk mencapai matlamat keseluruhan organisasi. Jadi Unit Penyelidikan Perancangan ICT akan mempunyai satu jawatankuasa untuk membincangkan bagaimana ia harus menjalankan operasi. Oleh sebab itu, setiap unit lain juga akan mempunyai jawatankuasa mereka sendiri seperti Unit Penilaian jawatankuasa DPN Seksyen Pembangunan ICT, Unit Penyelerasan jawatankuasa Seksyen Penyelerasan dan Penyebaran Dasar dan sebagainya. Rajah 2.4: Paparan jawatankuasa dan mesyuarat di MAMPU Seperti yang ditunjukkan dalam rajah di atas, satu jawatankuasa /sub jawatankuasa boleh mempunyai pelbagai mesyuarat dan setiap mesyuarat itu boleh dikaitkan dengan beberapa projek. 2.3 Peranan yang Terdapat di dalam MyMesyuarat Terdapat 3 peranan utama yang terlibat di dalam mesyuarat: Ahli Merupakan peserta mesyuarat. Mereka membincangkan tentang projek dan tugas di dalam mesyuarat untuk mendapatkan keputusan. Mereka juga akan mengemas kini status tugas yang telah di beri. Pengerusi Seseorang yang mempengerusi sesebuah mesyuarat dan seseorang yang menentukan sesebuah keputusan di dalam mesyuarat. Seorang pengerusi biasanya merupakan seseorang yang mempunyai jawatan tertinggi di dalam sesebuah mesyuarat, pengerusi juga bertanggungjawab untuk meluluskan edaran minit mesyuarat sebelum ia di edarkan. Pengerusi merupakan sebahagian daripada ahli. Urus Setia Merupakan seseorang yang bertanggungjawab menjemput ahli mesyuarat, menyediakan minit mesyuarat, dan mengedarkan minit mesyuarat. Di dalam sebuah jawatankuasa biasanya mempunyai seorang atau lebih Urus Setia. Selain daripada itu, tugas Super Administrator dan Super Urus Setia juga wujud untuk membantu menguruskan sistem. 5

12 Dibawah merupakan fungsi utama bagi setiap peranan di dalam MyMesyuarat. Ahli o Menukar kata laluan sendiri o Mengemas kini profil o Mengemas kini kehadiran o Meninggalkan komen o Mengemas kini status maklum balas Pengerusi o Menukar kata laluan sendiri o Mengemas kini profil o Mengemas kini kehadiran o Meninggalkan komen o Meluluskan edaran minit Urus Setia o Menguruskan jawatankuasa /sub jawatankuasa o Mendaftarkan ahli di dalam jawatankuasa o Menguruskan kumpulan di dalam sesebuah jawatankuasa o Menguruskan projek di dalam sesebuah jawatankuasa o Menguruskan mesyuarat di dalam sesebuah jawatankuasa o Menguruskan keputusan/minit o Menguruskan kemas kini status maklum balas Super Administrator o Mendaftar ahli ke dalam sistem o Menguruskan jawatankuasa o Menguruskan pangkat o Menguruskan skim o Menguruskan gred o Menguruskan senarai semakan mesyuarat o Mengemas kini format minit o Mengubah tetapan sistem o Memantau log penggunaan sistem o Memantau aktiviti ahli, jumlah mesyuarat/keputusan dan laporan bulanan o Reset kata laluan penguna o Mengaktifkan semula akaun pengguna yang telah dikunci Super Urus Setia o Mendaftar ahli ke dalam sistem o Reset kata laluan penguna kecuali Super Administrator o Mengaktifkan semula akaun pengguna yang telah dikunci 6

13 Tugas dan peranan semasa proses mesyuarat adalah seperti rajah di bawah: Carta alir mesyuarat Rajah 2.5: Carta alir mesyuarat 7

14 Di dalam MyMesyuarat, ahli ahli juga merupakan pelaksana jika mereka ditugaskan untuk mengambil tindakan terhadap apa apa keputusan. Setiap keputusan mempunyai tarikh akhir dimana mereka perlu memberi perhatian. Pelaksana hanya dapat mengemas kini status dalam MyMesyuarat. Ahli ahli yang lain hanya boleh melihat. Kebenaran Ia adalah penting untuk memahami bahawa pengguna MyMesyuarat mempunyai satu set tetapan kebenaran. Kebenaran bergantung kepada cara tanggungjawab yang diwakilkan mengikut jenis pengguna di dalam sistem. 2.4 Pengguna dan Kumpulan Pengguna akan diberi satu ID pengguna dan kata laluan untuk mengakses sistem MyMesyuarat. Di dalam sistem MyMesyuarat, pengguna boleh terlibat di dalam banyak jawatankuasa. Oleh itu, hanya Urus Setia, Super Urus Setia atau Administrator di dalam jawatankuasa boleh menentukan peranan anda di dalam jawatankuasa tersebut. Urus Setia tidak dibenarkan mengemas kini profil pengguna, hanya pengguna, Super Urus Setia dan Super Administrator sahaja dibenarkan untuk mengubah profil. Ahli di dalam jawatankuasa boleh di kategorikan mengikut kumpulan. Kumpulan mungkin di tentukan mengikut bahagian, gred, skim perkhidmatan. Fungsi ini adalah bagi memudahkan proses memilih ahli. Pengguna hanya perlu menyemak kotak tandaan nama kumpulan dan secara automatik, semua ahli di dalam kumpulan itu akan turut di pilih. 2.5 Ikon yang Digunakan di dalam MyMesyuarat Jadual di bawah merupakan penerangan tentang ikon yang digunakan di dalam MyMesyuarat. Ikon Penerangan Kemas kini Lihat Hapus Kemas kini jawatankuasa Aliran Semakan Pengumuman Mesej 8

15 Ahli Reset kata laluan emel Mengubah posisi ke atas Mengubah posisi ke bawah Menambah sub jawatankuasa 3 Tetapan MyMesyuarat: Super Administrator Super Administrator bertanggungjawab bagi memastikan sistem ini berjalan lancar sesudah pemasangan. Setelah pemasangan MyMesyuarat, MyMesyuarat telah mempunyai data asal tetapi ia tetap menjadi tanggungjawab Super Administrator untuk memastikan data asal itu mencukupi untuk kegunaan kesemua jawatankuasa yang di cipta. Super Administrator boleh mengakses fungsi untuk tetapan global, senarai semakan, templat mesej, peranan, gelaran, gred dan format minit. Super Administrator juga mempunyai hak untuk mengakses aktiviti log dan statistik sistem. Rajah 2.6: Panel Tugas tugas lain Hanya Super Administrator yang dapat melihat fungsi yang terdapat di dalam Tugas Tugas Lain yang dipaparkan pada skrin Jawatankuasa di atas. 3.1 Tetapan Jawatankuasa Satu akaun tetap untuk Super Administrator akan di cipta semasa proses pemasangan MyMesyuarat. Super Administrator ini boleh mencipta jawatankuasa dan melantik seorang Urus Setia untuk jawatankuasa terbabit. Super Administrator atau Urus Setia boleh mendaftarkan ahli untuk jawatankuasa yang terlibat. Jawatankuasa hanya boleh di cipta oleh Super Administrator tetapi ianya boleh dikemas kini oleh Urus Setia jawatankuasa terbabit. Perkataan jawatankuasa boleh juga melibatkan nama bahagian atau mana mana bahagian di dalam agensi yang mengendalikan mesyuarat. 9

16 3.1.1 Menambah Super Urus Setia Walaupun Super Administrator boleh menambah ahli sebagai pengguna sistem, tetapi adalah amat penting untuk menambah Super Urus Setia terlebih dahulu. Super Urus Setia dapat meringankan beban Super Administrator di Kementerian untuk mendaftarkan ahli baru. Pada paparan utama untuk senarai jawatankuasa, klik pada ikon Ahli ahli yang telah disenaraikan di dalam Tugas tugas Lain. Sistem akan memaparkan laman untuk ahli. Kesemua ahli untuk MyMesyuarat akan disenaraikan di sini. Laman ahli juga boleh dicapai dengan klik pada ikon yang dipaparkan pada sebelah kanan sistem Klik pada pautan Tambah ahli baru, sistem akan memaparkan skrin untuk tambah ahli. Rajah 3.1: Super Administrator menambah ahli ID Pengguna Kata laluan Sahkan kata laluan Admin Kedudukan jawatan Nama yang akan digunakan semasa log masuk Kata laluan yang akan digunakan semasa log masuk Ruang untuk mengesahkan kata laluan Ruang untuk menentukan akses paras pengguna Kedudukan jawatan pengguna pilih samada Default, Menteri atau KSU/KP 10

17 Gelaran Nama No. IC/No Passport Jawatan Seksyen/Bahagian Kementerian/Agensi Skim Perkhidmatan Gred Emel CC Emel Alamat Telefon Faks Mobil Telco Jawatankuasa Gelaran pengguna Nama pengguna No IC/Passport pengguna Jawatan pengguna Seksyen/Bahagian pengguna Kementerian/Agensi pengguna Skim perkhidmatan pengguna Gred pengguna Emel pengguna Emel yang akan dihantar bersama semasa penghantaran emel oleh admin MyMesyuarat Alamat pengguna No. Telefon pengguna No faks pengguna No mobil pengguna Talian telco pengguna Jawatankuasa yang ingin di tetapkan kepada pengguna Untuk jawatan Menteri - Menteri boleh melihat dan mengakses keseluruhan jawatankuasa didalam sistem MyMesyuarat. Untuk jawatan KSU/KP - KSU/KP hanya boleh melihat dan mengakses jawatankuasa dibawah kelolaanya sahaja. Isikan maklumat tentang ahli dan klik radio button Super Urus Setia untuk menetapkan ahli tersebut sebagai Super Urus Setia atau klik radio button Super Admin untuk menetapkan ahli tersebut sebagai Super Administrator atau klik radio button Ahli Biasa untuk menetapkan ahli tersebut sebagai ahli biasa. Klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat tersebut. Apabila maklumat berjaya di rekod, sistem akan memaparkan teks Maklumat ahli telah disimpan. Peringatan! Adalah dinasihatkan bahawa Super Administrator perlu berada di peringkat Kementerian sahaja. Ini adalah bagi menjamin keselamatan data pengguna dan jawatankuasa yang lain. Super Administrator perlu melantik Super Urus Setia di peringkat Agensi bagi menggantikan peranan Super Administrator untuk menambah ahli ke dalam sistem Menambah Ahli Baru Super Administrator bertanggungjawab untuk menambah ahli baru ke dalam sistem MyMesyuarat. Terdapat dua cara untuk menambah ahli ke dalam sistem iaitu: Secara satu persatu Secara pukal 11

18 Menambah ahli secara satu persatu Rujuk untuk menambah ahli secara satu per satu Menambah ahli secara pukal Untuk menambah ahli secara pukal, klik pada ikon Ahli ahli yang telah disenaraikan di bawah panel Tugas tugas Lain pada laman utama Jawatankuasa. Klik pada pautan Muatnaik rekod ahli secara pukal. Rajah 3.2: Pautan Muatnaik rekod ahli secara pukal Untuk memuatnaik ahli secara pukal, maklumat ahli perlu disimpan di dalam format.xls terlebih dahulu mengikut templat yang telah di tetapkan. Rajah 3.3: Muatnaik rekod ahli secara pukal Untuk memuat turun templat fail.xls yang telah disediakan klik pautan sini dan isikan maklumat ahli berdasarkan templat yang telah disediakan terlebih dahulu. 12

19 Rajah 3.4: Senarai petunjuk bagi templat.xls yang disediakan Pastikan field yang wajib diisi seperti yang telah dinyatakan pada petunjuk diisi dengan lengkap. Setelah selesai, klik butang Choose Files dan pilih fail.xls yang telah diisikan rekod ahli tersebut Menambah Jawatankuasa Untuk menambah jawatankuasa, klik pada ikon Jawatankuasa yang telah disenaraikan di bawah panel Tugas tugas lain. Klik pada pautan Tambah jawatankuasa baru. Isikan maklumat yang berkaitan dengan Jawatankuasa yang ingin ditambah. 13

20 Rajah 3.5: Skrin untuk menambah jawatankuasa Ruang Nama Nama Ringkas Templat bilangan mesyuarat Templat tajuk mesyuarat Penerangan Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan pada laporan dan minit. Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan apabila terdapat pilihan yang perlu dibuat pada borang dan ia juga bertindak sebagai URL MyMesyuarat. Nama ringkas yang dimasukkan hendaklah tidak mempunyai jarak. Merupakan templat tetap MyMesyuarat yang akan menjanakan bilangan jawatankuasa pada mesyuarat akan datang di dalam jawatankuasa tersebut. (contoh: Bil 1 Tahun 2008) Merupakan tajuk tetap untuk mesyuarat di dalam jawatankuasa. Terdapat dua tag yang boleh digunakan pada Ruang ini: %committeeshort : akan digantikan dengan nama ringkas jawatankuasa %committeelong : akan digantikan dengan nama penuh jawatankuasa Sulit Pengguna boleh menetapkan samada jawatankuasa yang baru merupakan jawatankuasa sulit ataupun tidak. Perkara yang dibincangkan Nama yang telah ditetapkan adalah Projek. Tetapi ianya didalam mesyuarat terdapat sesetengah jawatankuasa yang tidak 14

21 membincangkan tentang projek di dalam mesyuarat mereka. Mereka mungkin membincangkan tentang Agenda ataupun Tugas" Klik butang Simpan. Sistem akan memaparkan buku alamat bagi jawatankuasa tersebut dan Super Administrator bagi jawatankuasa tersebut merupakan admin bagi jawatankuasa tersebut. Super Administrator perlu menambah Urus Setia untuk jawatankuasa yang baru diwujudkan dengan mengklik pautan Tambah Ahli Baru. Ini adalah bagi memastikan setiap jawatankuasa mempunyai Urus Setia Mengemas kini Tetapan Emel bagi Jawatankuasa Pada laman Tambah Jawatankuasa seperti di atas, klik pada tab Tetapan Emel. Isikan maklumat berkaitan dengan tetapan emel seperti dibawah dan klik butang Simpan. Rajah 3.6: Skrin untuk membuat tetapan Emel 15

22 Ruang Penerangan Kaedah Emel Kaedah emel yang digunakan samada smtp atau localhost Emel Dari Emel yang akan dipaparkan apabila emel dihantar kepada pengguna (ex: Emel (Nama) Nama yang akan dipaparkan bersama dengan emel apabila emel dihantar kepada pengguna. Host (SMTP) Nama SMTP Host Port SMTP Nombor port SMTP ID SMTP ID bagi emel SMTP yang digunakan. Kata Laluan SMTP Kata laluan bagi emel SMTP yang digunakan Mengemas kini Tetapan Penghantaran Emel MyMesyuarat menyediakan ruang kepada pengguna untuk menetapkan penghantaran emel mengikut situasi bersesuaian kepada setiap setiap Kementerian. Contoh, jika Kementerian A tidak mahu penghantaran emel bagi jemputan mesyuarat dijalankan, Super Administrator perlu melakukan penetapan tersebut. Untuk melakukan tetapan tersebut, klik pada ikon Mesej Mesej pada laman utama Jawatankuasa. Klik pada pautan Konfigurasi Emel. Semak kebenaran penghantaran emel yang disediakan dan kemas kini jika perlu. 16

23 Rajah 3.7: Skrin untuk membuat tetapan penghantaran Emel 17

24 Mengemas kini Tetapan SMS bagi Jawatankuasa Pada laman Tambah Jawatankuasa seperti di atas, klik pada tab Tetapan SMS. Isikan maklumat berkaitan dengan tetapan SMS seperti dibawah dan klik butang Simpan. Rajah 3.8: Skrin untuk membuat tetapan SMS Ruang Penerangan ID Pengguna ID Pengguna yang telah ditetapkan oleh MySMS Kata Laluan Kata laluan yang telah ditetapkan oleh MySMS Kata Kunci Kata kunci yang telah ditetapkan oleh MySMS Nama agensi/jawatankuasa Nama agensi/jawatankuasa yang ingin dilakukan tetapan 3.1 Menguruskan Ahli Super Administrator berperanan untuk menguruskan semua ahli di dalam sistem MyMesyuarat. Super Administrator boleh menambah ahli baru dan menentukan jawatankuasa mereka, menetapkan semula kata laluan ahli, mengemas kini ahli dan juga mereka juga boleh menghapuskan ahli di dalam sistem dan pada setiap jawatankuasa yang mereka terlibat. 18

25 3.1.1 Mengemas kini Ahli Klik pada ikon Kemas kini profil yang berada di sebelah nama ahli untuk mengemas kini maklumat ahli. Rajah 3.9: Skrin untuk kemas kini profil ahli Ubah maklumat ahli. Klik butang Simpan untuk menyimpan data, senarai pengguna akan dipaparkan jika data berjaya direkod Melihat Maklumat Ahli Maklumat tentang ahli boleh dilihat dengan mengklik pautan ID Pengguna ahli. Butir butir pengguna akan dipaparkan bersama sama dengan jawatankuasa yang mereka terlibat. Rajah 3.10: Melihat maklumat ahli 19

26 3.1.3 Menghapuskan Ahli Klik ikon Hapuskan ahli disebelah nama ID pengguna untuk menghapuskan butiran tentang ahli. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapus data, jika butang Ok di klik, sistem akan menghapuskan data ahli yang dipilih. Tetapi jika butang Cancel dipilih, sistem akan memaparkan senarai nama pengguna. Rajah 3.11: Menghapuskan ahli Set Semula Kata Laluan Ahli Untuk menetapkan semula kata laluan ahli, klik pada ikon Set semula kata laluan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menetapkan semula kata laluan ahli, jika butang Ok di klik, kata laluan ahli akan di tetapkan semula, manakala jika butang Cancel dipilih, sistem akan memaparkan senarai pengguna kembali. Rajah 3.12: Tetap semula katalaluan Ahli 20

27 3.2 Tetapan Global Kawalan konfigurasi global MyMeeting adalah kawalan operasi untuk sistem MyMesyuarat. Sebarang perubahan yang dibuat pada skrin ini akan mengemas kini fail mymeeting.php. Fail ini perlu di dalam mode kemas kini supaya anda boleh mengedit konfigurasi anda. Tetapan global boleh di akses dengan mengklik ikon Tetapan Global yang disenaraikan di dalam panel Tugas tugas Lain pada laman utama jawatankuasa atau dengan klik ikon yang dipaparkan pada sebelah kanan sistem. Ruang URL Pelayan Nama Agensi Alamat agensi Slogan Agensi Format Tarikh Format masa Bilangan Hari untuk Peringatan Penerangan Ini merupakan URL sebenar untuk sistem MyMesyuarat anda. Merupakan tetapan untuk membenarkan anda menetapkan nama agensi yang akan dipaparkan pada bar tajuk Alamat agensi anda. Slogan agensi anda. Format tarikh yang akan dipaparkan oleh sistem adalah (hari/bulan/tahun) Format masa yang akan dipaparkan oleh sistem adalah jam:minit am/pm (H:i a) Bilangan hari untuk status. Jika 7, maka 7 hari sebelum tarikh terakhir keputusan, pelaksana akan menerima untuk mengemas kini maklum balas mereka. Sekiranya kotak ditanda, maka jawatan akan dipaparkan di bahagian bawah 'Tindakan' di dalam minit mesyuarat. Jika tidak, nama ahli mesyuarat yang akan terpapar di bahagian tersebut. Bilangan hari untuk ahli mengesahkan kehadiran mereka Papar jawatan pada Minit dan Laporan Maklumbalas Bilangan hari untuk sahkan kehadiran Klik butang Simpan untuk menyimpan rekod. Setelah rekod berjaya di simpan, sistem akan memaparkan teks Tetapan global telah disimpan 21

28 Rajah 3.13: Super Administrator mengemas kini tetapan global 3.3 Peranan Peranan merupakan jenis kebenaran yang digunakan di dalam MyMesyuarat. Peranan boleh ditakrifkan dalam aliran kerja dan diberi kebenaran sewajarnya. Rajah 3.14: Senarai peranan tetap 3.4 Menguruskan Gelaran Contoh gelaran yang terdapat di dalam MyMesyuarat adalah Pn, En, Dr dan lain lain. Kesemua gelaran yang di tambah akan dipaparkan sebagai senarai pilih. Ini adalah penting bagi memastikan setiap data yang di masukkan ke dalam sistem adalah tepat Menambah Gelaran Pada laman utama untuk jawatankuasa, klik pada ikon Gelaran di dalam panel Tugas 22

29 tugas Lain. Sistem akan memaparkan skrin senarai peranan. (Laman untuk peranan juga boleh di akses dengan mengklik ikon Gelaran di sebelah kanan laman sistem.) Klik pada pautan Tambah gelaran baru, sistem akan memaparkan skrin untuk menambah peranan. Rajah 3.15: Tambah gelaran baru Ruang Gelaran Penerangan Nama gelaran yang di gunakan semasa mendaftarkan ahli Isikan maklumat tentang gelaran dan klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat. Jika maklumat berjaya di rekod, sistem akan memaparkan senarai gelaran yang telah direkod di dalam sistem. Rajah 3.16: Senarai gelaran tetap Kemas kini Gelaran Klik ikon Kemas kini yang terletak di sebelah gelaran untuk mengemas kini maklumat gelaran. Kemas kini maklumat gelaran. Klik butang Simpan untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gelaran yang telah berjaya di rekod oleh sistem. 23

30 Rajah 3.17: Kemas kini Gelaran Menghapuskan Gelaran Klik ikon Hapus yang terletak di sebelah gelaran untuk mengemas kini maklumat gelaran. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang OK di klik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang Cancel di klik, sistem akan kembali kepada paparan senarai gelaran. Rajah 3.18: Menghapuskan gelaran 3.5 Menguruskan Gred Pada laman utama senarai jawatankuasa, klik pada ikon Gred pada panel Tugas tugas Lain. Sistem akan memaparkan laman gred. (Laman gred juga boleh di akses dengan klik pada ikon Gred yang terletak di sebelah kanan sistem). Skim perkhidmatan dan juga gred boleh di uruskan di dalam laman ini. 24

31 Rajah 3.19: Laman gred Contoh skim perkhidmatan yang terdapat di dalam Msistem MyMesyuarat adalah F, M, dan lain lain. Contoh gred di dalam Msistem MyMesyuarat Turus I, Jusa A, 54 dan lain lain. Kesemua skim perkhidmatan dan gred akan dipaparkan sebagai menu pilihan semasa proses penambahan ahli. Ini bagi memastikan data yang dimasukkan oleh pengguna adalah tepat Gred Menambah gred Klik pada pautan Tambah gred, sistem akan memaparkan laman untuk penambahan gred. Rajah 3.20: Tambah gred Ruang Gred Rank Penerangan Gred ahli Pangkat gred tersebut Isikan maklumat gred dan klik butang Simpan untuk merekod maklumat. Jika rekod berjaya direkodkan, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya di rekod oleh sistem. 25

32 Mengemas kini Gred Klik ikon Kemas kini yang terletak di sebelah gred untuk mengemas kini maklumat gred. Kemas kini maklumat gred. Klik butang Simpan untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya di rekod oleh sistem Menghapuskan Gred Klik ikon Hapus yang terletak di sebelah gred untuk mengemas kini maklumat gred. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang OK di klik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang Cancel di klik, sistem akan kembali kepada paparan senarai gred. Rajah 3.23: Menghapuskan gred Skim Perkhidmatan Klik pada pautan Uruskan gred jawatan, sistem akan memaparkan laman skim perkhidmatan. 26

33 Rajah 3.22: Skrin untuk menguruskan skim perkhidmatan Menambah Skim Perkhidmatan Klik pada pautan Tambah skim perkhidmatan sistem akan memaparkan laman untuk menambah skim perkhidmatan. Rajah 3.23: Skrin untuk menambahkan skim perkhidmatan Ruang Nama Penerangan Skim perkhidmatan Isikan maklumat tentang skim perkhidmatan. Klik butang Simpan untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya di rekod oleh sistem Mengemas kini Skim Perkhidmatan Klik ikon Kemas kini yang terletak di sebelah skim perkhidmatan untuk mengemas kini maklumat skim perkhidmatan. 27

34 Kemas kini maklumat skim perkhidmatan. Klik butang Simpan untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai skim perkhidmatan yang telah berjaya di rekod oleh sistem. Rajah 3.24: Skrin untuk mengemas kini skim perkhidmatan Menghapuskan Skim Perkhidmatan Klik ikon Hapus yang terletak di sebelah skim perkhidmatan untuk mengemas kini maklumat skim perkhidmatan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang OK di klik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang Cancel di klik, sistem akan kembali kepada paparan senarai skim perkhidmatan. Rajah 3.25: Menghapuskan skim perkhidmatan 3.6 Menguruskan Semakan Tugasan Semakan tugasan sistem menyeluruh digunakan sebagai senarai semak tugasan untuk tiap tiap jawatankuasa baru dalam sistem. Tugasan ini akan di salin kedalam jawatankuasa yang baru di reka. Contoh semakan tugasan adalah: Penempahan bilik mesyuarat Penyediaan projektor Semakan sistem menyeluruh boleh di akses dengan klik pada ikon Senarai semakan 28

35 pada panel Tugas tugas Lain. Ia juga boleh di akses dengan klik pada ikon Senarai Semakan di sebelah kanan sistem Menambah Semakan Tugasan Klik pada pautan Tambah semakan baru sistem untuk menambah semakan sistem. Rajah 3.26: Skrin untuk menambah semakan sistem Ruang Nama Keutamaan Penerangan Nama/penerangan tentang semakan sistem Tahap kepentingan semakan sistem Klik butang Simpan untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai semakan sistem yang telah berjaya di rekod oleh sistem Kemas kini Semakan Tugasan Klik ikon Kemas kini yang terletak di sebelah nama senarai semakan. Kemas kini maklumat dan klik pada butang Simpan untuk menyimpan rekod. Senarai semakan sistem yang telah berjaya direkod akan dipaparkan jika kemas kini berjaya di rekod. Rajah 3.27: Skrin untuk mengemas kini semakan sistem Menghapuskan Semakan Tugasan Klik ikon Hapus untuk menghapuskan semakan sistem. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan semakan sistem. Jika butang OK di klik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang Cancel di klik, sistem akan kembali kepada paparan senarai skim perkhidmatan. 29

36 Rajah 3.28: Menghapuskan semakan sistem 3.7 Menguruskan Templat Mesej Templat mesej adalah templat tetap yang akan disalin ke dalam mesej templat jawatankuasa di mana ia akan digunakan untuk menjana templat semasa emel dihantar kepada sesebuah jawatankuasa yang lain. Templat mesej boleh di akses dengan mengklik pada ikon Mesej mesej pada panel Tugas tugas Lain. Ia juga boleh di akses dengan mengklik ikon Mesej Mesej pada sebelah kanan sistem. Super Administrator boleh melihat dan mengemas kini isi kandungan mesej templat ini Kemas kini Templat Mesej Klik ikon Kemas kini yang berada bersebelahan dengan templat mesej dari laman penyenaraian 'Mesej'. Langkah untuk mengemas kini adalah adalah sama dengan langkah untuk Urus Setia mengemas kini mesej templat jawatankuasa mereka. Klik butang Simpan untuk menyimpan rekod, senarai mesej templat yang telah direkod akan dipaparkan apabila rekod berjaya di simpan Melihat Templat Mesej Untuk melihat mesej templat sistem, klik pada ikon Lihat. 3.8 Menguruskan Log MyMesyuarat mempunyai modul log dimana ia akan memantau log di dalam sistem. Super Administrator boleh mengesan aktiviti semua ahli. Dari masa ke masa, saiz log akan meningkat dan akan ada keperluan untuk memadam log lama Menghapuskan Log Log terdahulu di dalam sistem MyMesyuarat boleh di hapuskan oleh Super Administrator. Super Administrator mempunyai pilihan samada untuk menghapuskan log enam bulan sebelum atau setahun yang lepas. 30

37 Klik pada pautan Hapus log 6 bulan lalu untuk menghapuskan log pada enam bulan yang lepas. Klik pada pautan Hapus log 1 tahun lalu untuk menghapuskan log satu tahun yang lalu. Rajah 3.29: Menghapuskan sistem log 3.9 Melihat Statistik Melihat statistik adalah seperti laporan tentang penggunaan MyMesyuarat di dalam jawatankuasa tertentu. Super Administrator boleh memantau keaktifan sesebuah jawatankuasa. Statistik boleh diakses dengan mengklik ikon Statistik yang terletak di dalam panel Tugas tugas Lain pada skrin utama jawatankuasa. Fungsi ini juga boleh di akses dengan mengklik ikon Statistik yang terletak pada sebelah kanan sistem. Klik pada kriteria pilihan dan klik butang Cari untuk menyenaraikan senarai keputusan yang dicari. Rajah 3.30: Paparan statistik sistem Kriteria carian adalah seperti berikut: Bilangan mesyuarat Akan menyenaraikan maklumat tentang mesyuarat yang diadakan di dalam jawatankuasa Aktiviti ahii Akan menyenaraikan aktiviti yang telah dilakukan oleh pengguna termasuk bilangan pos yang telah mereka laksanakan. Hantar Laporan Bulanan Boleh menjana laporan mengikut kementerian/agensi dan bulan. 31

38 3.1.1 Menukar Logo MyMesyuarat Logo MyMesyuarat boleh di tukar mengikut kesesuaian kementerian. Untuk menukar logo MyMesyuarat, klik pada ikon Tetapan global. Klik pada pautan Kemas kini logo Rajah 3.31: Pautan Kemas kini logo Klik butang Choose Files dan pilih fail logo yang ingin di tukarkan. Logo yang ingin digantikan hendaklah berformat.jpg/.jpeg dan bersaiz 155x80 px Rajah 3.32: Skrin untuk mengemas kini logo 32

39 4 Menggunakan MyMesyuarat 4.1 Log masuk dan log keluar Sistem berkebolehan untuk diakses dengan menggunakan http ataupun dengan ciri ciri keselamatan Secure Socket Layer (SSL) melalui https. Satu sijil SSL perlu disediakan di server MyMesyuarat. Log Masuk Rajah 4.1: Log masuk sistem Taip alamat MyMesyuarat seperti kementerian>>.mymesyuarat.gov.my. Jika anda telah didaftarkan di dalam sistem MyMesyuarat oleh Urus Setia jawatankuasa, anda boleh memasukkan ID pengguna dan kata laluan pada laman Log Masuk. Setelah memasukkan maklumat ID pengguna dan kata laluan, klik butang Log masuk untuk log masuk ke dalam sistem. Setelah log masuk berjaya, sistem akan memaparkan laman Jawatankuasa. Sebagai langkah keselamatan, Captcha akan muncul setelah tiga kali percubaan untuk log masuk seperti di dalam rajah di bawah. Anda akan diminta untuk mengisi kotak kod dengan memasukkan input mengikut abjad yang tertera pada skrin untuk mengelakkan kata laluan di godam. Rajah 4.2: Captcha yang akan dipaparkan 33

40 Akaun log masuk anda akan disekat setelah melakukan enam kali percubaan untuk log masuk. Apabila akaun di sekat, hubungi urusetia jawatankuasa anda atau super admin atau super urusetia untuk mengaktifkan semula akaun anda. Rajah 4.3: Akaun akan dikunci jika melebihi tempoh 6kali percubaan Log Keluar Anda boleh mendapatkan pautan Log keluar di setiap laman MyMesyuarat pada sebelah kanan skrin. Klik pada pautan Log Keluar, sistem akan menamatkan sesi terkini dan terus memaparkan skrin Log Masuk. Rajah 4.4: Berjaya log keluar Peringatan! MyMesyuarat mempunyai session timeout di mana ia akan log keluar secara sendiri jika sistem berada di dalam keadaan terbiar selama 200 minit. 4.2 Arahan Tukar Kata Laluan MyMesyuarat akan meminta pengguna secara automatik untuk menukar kata laluan mereka apabila ID pengguna mereka adalah sama dengan kata laluan mereka. 34

41 Rajah 4.5: Tukar kata laluan Rajah 4.6: Skrin tukar kata laluan selepas kata laluan yang sama dengan ID pengguna diubah. Untuk lebih melindungi akaun anda, pastikan anda mendaftar kata laluan yang mudah diingati dan sukar kepada yang lain untuk meneka kata laluan anda. Bagi tujuan keselamatan, kata laluan baru anda mestilah ditetapkan paling minimum lima karakter. Kata laluan yang disarankan adalah ianya perlu mengandungi kombinasi huruf besar dan huruf kecil dan perlu mempunyai gabungan nombor. 4.3 Pemulihan Kata Kaluan yang Hilang MyMesyuarat membenarkan anda menetapkan semula kata laluan anda jika anda terlupa. Jika pautan Lupa kata laluan di klik, skrin akan memaparkan skrin di bawah: Rajah 4.7: Lupa kata laluan? Apabila anda memasukkan alamat emel anda, MyMesyuarat akan menghantar emel kepada anda satu pautan yang boleh anda gunakan untuk menukar kata laluan. MyMesyuarat tidak akan menghantar kata laluan lama anda kerana kata laluan yang disimpan di dalam pangkalan data adalah kata laluan yang telah di enkrip. Ini bermakna Super Administrator juga tidak boleh melihat kata laluan anda. 35

42 Rajah 4.8: Tukar kata laluan Pautan tersebut hanya boleh digunakan sekali. Jika anda ingin mencipta kata laluan baru, anda boleh mengklik pautan Lupa kata laluan pada laman log masuk kembali untuk mencipta semula. Memandangkan kata laluan anda dihantar melalui emel dan emel adalah tidak selamat untuk menyimpan kata laluan, adalah di nasihatkan bahawa anda perlu menukar kata laluan yang diterima secepat mungkin sebagai langkah keselamatan. Jika emel anda sudah ditukar, anda perlu menghubungi Super Administrator untuk menetapkan semula kata laluan anda. Nota: Kata laluan yang telah di tetapkan oleh Super Administrator adalah sama dengan ID pengguna anda. Skrin di bawah akan dipaparkan apabila anda klik pautan Lupa ID pengguna pada skrin log masuk: Rajah 4.9: Lupa ID pengguna? Apabila anda memasukkan emel anda, MyMesyuarat akan menghantar ID pengguna yang boleh anda gunakan untuk mengakses sistem. 4.4 Jawatankuasa Skrin Jawatankuasa di bawah akan dipaparkan selepas log masuk ke MyMesyuarat berjaya. Skrin jawatankuasa akan memaparkan semua jawatankuasa yang terlibat oleh pengguna tersebut: Rajah 4.10: Skrin jawatankuasa akan memaparkan hanya jawatankuasa yang anda terlibat. 36

43 Bilangan ikon yang dipaparkan adalah bergantung kepada peranan pengguna yang log masuk ke dalam sistem. Rajah di atas merupakan paparan log masuk bagi Urus Setia. Ahli dan Pengerusi hanya boleh melihat ikon buku alamat untuk setiap jawatankuasa yang mereka terlibat. Terdapat juga panel Tugas di mana ia akan memaparkan semua notifikasi penting yang perlu diambil perhatian oleh pengguna. Rajah 4.11: Panel tugas Fungsi carian perkataan adalah fungsi berguna di mana ia boleh mencari dokumen yang berkaitan dengan keputusan, status, projek, nama fail dan nama mesyuarat mengikut perkataan yang dicari. Sebagai contoh jika perkataan agen di taip sistem akan memaparkan senarai hasil seperti di bawah: Rajah 4.12: Fungsi carian Apabila pautan hasil carian tersebut diklik, sistem akan memaparkan laman yang berkaitan dengan hasil carian. 4.5 Profil Mana-mana pengguna tanpa mengira peranan yang diberikan, dapat menguruskan profil mereka sendiri. Mereka boleh mengemas kini dan menukar kata laluan akaun. Mengemas kini Profil Klik pada pautan label nama ID pengguna. Sistem akan memaparkan skrin kemas kini profil. 37

44 Rajah 4.13: Kemas kini profil Ruang ID Pengguna Gelaran Nama Nombor IC Jawatan Seksyen/Bahagian Kementerian/Agensi Skim perkhidmatan Gred Emel CC Emel Alamat Telefon Faks Mobil Telco Penerangan ID pengguna yang digunakan semasa log masuk Gelaran anda Nama anda Nombor IC anda Jawatan anda Seksyen/Bahagian anda Kementerian/Agensi anda Skim perkhidmatan anda Gred anda Emel anda CC Emel anda Alamat anda Nombor Telefon anda Nombor Faks anda Nombor Mobil anda Telco yang anda gunakan Kemas kini profil anda. Klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat anda. Jika maklumat berjaya di rekod, sistem akan memaparkan semula skrin Jawatankuasa. Menukar Kata Laluan Pada skrin Kemas kini Profil, klik pada pautan Tukar kata laluan. Sistem akan memaparkan skrin untuk mengemas kini kata laluan. 38

45 Rajah 4.14: Tukar kata laluan Ruang Kata laluan lama Kata laluan baru Sahkan kata laluan Penerangan Kata laluan lama anda Kata laluan baru pilihan anda Sahkan kata laluan baru Klik butang Simpan untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod sistem akan memaparkan skrin Kemas kini Profil kembali. 5 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia Membuat Penetapan Jawatankuasa Urus Setia bertanggungjawab dalam menguruskan jawatankuasa. Di dalam MyMesyuarat, Urus Setia dibenarkan untuk mengemas kini templat mesej, tambah ahli ke dalam jawatankuasa, menentukan senarai semakan tugas jawatankuasa dan menguruskan kebenaran untuk ahli. Aktiviti ini biasanya dilakukan semasa tetapan jawatankuasa MyMesyuarat. 5.1 Menguruskan Jawatankuasa Jawatankuasa dan Urus Setia mereka telah dicipta semasa proses pemasangan MyMesyuarat. Urus Setia tersebut mempunyai akses terhadap jawatankuasa mereka dan mereka juga boleh mula menguruskan jawatankuasa tersebut. Ini termasuk menetapkan templat asal dan juga menambah ahli ke dalam jawatankuasa Menambah Sub Jawatankuasa Urus Setia hanya dibenarkan untuk menambah sub jawatankuasa. Langkah untuk menambah sub jawatankuasa adalah klik pada ikon cipta pada nama jawatankuasa yang ingin ditambah sub jawatankuasa tersebut. Rajah 5.1: Ikon untuk menambah sub jawatankuasa 39

46 Rajah 5.2: Paparan untuk menambah sub jawatankuasa Ruang Nama Nama Ringkas Templat bilangan mesyuarat Templat tajuk mesyuarat Penerangan Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan pada laporan dan minit. Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan apabila terdapat pilihan yang perlu dibuat pada borang dan ia juga bertindak sebagai URL MyMesyuarat. Nama ringkas yang dimasukkan hendaklah tidak mempunyai jarak. Merupakan templat tetap MyMesyuarat yang akan menjanakan bilangan jawatankuasa pada mesyuarat akan datang di dalam jawatankuasa tersebut. (contoh: Bil 1 Tahun 2008) Merupakan tajuk tetap untuk mesyuarat di dalam jawatankuasa. Terdapat dua tag yang boleh digunakan pada Ruang ini: %committeeshort : akan digantikan dengan nama ringkas jawatankuasa %committeelong : akan digantikan dengan nama penuh jawatankuasa Sulit Pengguna boleh menetapkan samada jawatankuasa yang baru merupakan jawatankuasa sulit ataupun tidak. Perkara yang dibincangkan di Nama yang telah ditetapkan adalah Projek. Tetapi ianya dalam mesyuarat terdapat sesetengah jawatankuasa yang tidak membincangkan tentang projek di dalam mesyuarat mereka. Mereka mungkin membincangkan tentang Agenda ataupun Tugas" Klik butang Simpan. Sistem akan memaparkan buku alamat bagi jawatankuasa tersebut dan Super Administrator bagi jawatankuasa tersebut merupakan admin bagi jawatankuasa 40

47 tersebut. Super Administrator perlu menambah Urus Setia untuk jawatankuasa yang baru diwujudkan dengan mengklik pautan Tambah Ahli Baru. Ini adalah bagi memastikan setiap jawatankuasa mempunyai Urus Setia Mengemas kini Jawatankuasa Untuk mengemas kini tetapan jawatankuasa, Administrator perlu klik pada pautan Jawatankuasa yang terletak pada atas dan kanan laman. Kemudian, klik pada ikon Kemas kini di sebelah nama jawatankuasa. Ikon ini hanya akan dipaparkan apabila pengguna adalah Urus Setia bagi jawatankuasa tersebut. Rajah 5.3: Kemas kini Jawatankuasa Ruang Penerangan Induk Tentukan nama jawatankuasa induk jika ia merupakan sub jawatankuasa Nama Merupakan nama jawatankuasa yanga kan dipaparkan di dalam minit Nama ringkas Nama yang akan dgunakan jika terdapat menu pilihan yang perlu dipilih oleh pengguna atau sebagai URL MyMesyuarat. Templat bilangan Templat bilangan mesyuarat yang di janakan oleh mesyuarat MyMesyuarat. templat tajuk mesyuarat Templat tajuk mesyuarat yang akan dijanakan oleh MyMesyuarat. Perkara yang Nama yang dijana oleh sistem adalah Projek. Tetapi jika dibincangkan di dalam jawatankuasa tersebut tidak membincangkan tentang projek mesyuarat di dalam mesyuarat, mereka boleh menukarkan perkataan tersebut kepada perkataan lain mengikut kesesuaian mereka. Klik butang Simpan untuk merekod maklumat yang telah dikemas kini. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai jawatankuasa yang telah dicipta. 41

48 5.2 Menguruskan Ahli Jawatankuasa dan Kumpulan Senarai nama ahli dan kumpulan boleh diakses samada dengan mengklik pada pautan Buku Alamat atau pada ikon Ahli ahli yang terletak di sebelah nama jawatankuasa di skrin utama senarai jawatankuasa. Admin/Urus Setia boleh menambah ahli baru, kumpulan baru, kemas kini peranan dan ahli, dan mereka juga boleh menghapuskan ahli di dalam jawatankuasa tersebut Menguruskan Ahli Jawatankuasa Super Administrator dan Urus Setia boleh menambah ahli dan mengemas kini profil ahli di dalam jawatankuasa. Mereka juga boleh membuka akaun ahli yang telah dikunci dan juga boleh menghapuskan ahli di dalam jawatankuasa Menambah Ahli Terdapat dua cara untuk menambah ahli ke dalam Jawatankuasa iaitu, tambah ahli secara satu persatu dan menambah ahli secara pukal mengikut Kementerian/Agensi mereka Tambah Ahli Baru Klik pada ikon Ahli yang terdapat di sebelah nama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan Tambah Ahli Baru untuk menambah ahli baru ke dalam jawatankuasa. Rajah 5.4: Tambah ahli jawatankuasa Ruang Nama ID pengguna Emel Peranan Gelaran Penerangan Nama ahli ID pengguna ahli Emel ahli Peranan ahli yang ingin di tetapkan Gelaran ahli 42

49 Jawatan Seksyen/Bahagian Skim perkhidmatan Gred Alamat Telefon Faks Mobil Jawatan ahli Seksyen/Bahagian ahli Skim perkhidmatan ahli Gred ahli Alamat ahli Nombor telefon ahli Nombor faks ahli Nombor mobil ahli Jika ahli telah wujud di dalam sistem, maka ruang untuk peranan, gelaran, jawatan, seksyen/bahagian, skim perkhidmatan, gred, alamat, telefon, faks, mobil akan diisi secara automatik oleh sistem dan Urus Setia tidak boleh mengemas kini maklumat tersebut. Jika nama yang dimasukkan tidak terdapat di dalam sistem, Urus Setia perlu memasukkan maklumat tentang ahli tersebut. Klik butang simpan untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan teks Maklumat ahli telah disimpan dan sistem akan memaparkan senarai ahli yang telah berjaya di rekod Tambah Ahli Secara Pukal ke dalam Jawatankuasa Klik pada ikon Ahli yang terdapat di sebelah nama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan Tambah Ahli Secara Pukal untuk menambah ahli baru secara pukal ke dalam jawatankuasa mengikut Kementerian/Agensi mereka. Rajah 5.5: Tambah ahli secara pukal ke dalam jawatankuasa Pengguna boleh mencari ahli berdasarkan Kementerian/Agensi/Jawatankuasa mereka dengan memilih kategori pada drop down menu dan memasukkan nama Kementerian/Agensi/Jawatankuasa pada field yang disediakan di bawah drop down menu tersebut. Setelah memasukkan nama Kementerian/Agensi/Jawatankuasa, klik pada pautan Paparkan Ahli yang Berkenaan. Senarai nama ahli beserta peranan mereka akan dipaparkan mengikut Kementerian/Agensi/Jawatankuasa yang telah dipilih. Pilih ahli yang ingin dimasukkan ke dalam Jawatankuasa dan tetapkan peranan mereka. 43

50 Menetapkan Urus Setia ke Sesebuah Jawatankuasa Urus Setia adalah seseorang yang dipertanggungjawabkan untuk menguruskan jawatankuasa dan mesyuarat yang bakal berlangsung di dalam jawatankuasa. Untuk menetapkan ahli sebagai Urus Setia di dalam Jawatankuasa, klik pada ikon Ahli pada nama Jawatankuasa yang ingin ditetapkan Urus Setia. Klik pada pautan Tambah Ahli Baru. Rajah 5.6: Senarai Jawatankuasa serta beserta ikon ahli Kemas kini Ahli Klik ikon Kemas kini pada laman Buku Alamat untuk mengemas kini profil pengguna. Klik butang Simpan untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, senarai ahli yang telah direkod akan di paparkan oleh sistem. Urus Setia hanya boleh menguruskan ahli di dalam jawatankuasa yang mereka terlibat sahaja, maka mereka hanya boleh mengubah peranan ahli di dalam jawatankuasa mereka sahaja. Maklumat ahli boleh dilihat dengan mengklik pada pautan nama ahli. Apabila pautan nama ahli di klik, sistem akan memaparkan maklumat seperti rajah di bawah.: Rajah 5.7: Maklumat tentang ahli beserta jawatankuasa yang terlibat 44

51 Menyusun Ahli Mengikut Kekananan Kekananan adalah amat penting di dalam penjanaan senarai kehadiran minit mesyuarat. Untuk menyusun kekananan ahli, klik pada ikon Ahli ahli pada nama Jawatankuasa. Sistem akan memaparkan laman Buku Alamat dimana terdapat senarai ahli untuk Jawatankuasa tersebut. Rajah 5.8: Senarai ahli di dalam Jawatankuasa Klik pada pautan Susun Ahli untuk menyusun kekananan ahli. Rajah 5.9: Laman untuk menyusun kekananan ahli Klik pada nama ahli dan tarik nama tersebut pada kedudukan yang baru. Atau dalam kata lain,susun ahli di bawah menggunakan kaedah 'drag & drop' Menghapuskan Ahli Klik ikon Hapus di sebelah nama ahli pada laman Buku Alamat untuk menghapuskan ahli. Sistem akan memaparkan mesej pengesahan untuk menghapuskan ahli. Jika butang OK diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang Cancel diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai ahli. 45

52 Rajah 5.10:Menghapuskan senarai ahli di dalam jawatankuasa Membuka Akaun yang Telah Disekat Apabila akaun ahli disekat, mereka perlu menghubungi Super Administrator atau Urus Setia jawatankuasa mereka untuk mengaktifkan semula akaun mereka. Jika akaun ahli telah disekat, akan terdapat satu ikon Set semula kata laluan akan di paparkan pada nama ahli tersebut. Klik pada ikon tersebut untuk mengaktifkan semula akaun ahli yang telah disekat. Rajah 5.11:Set semula kata laluan Jika butang Ok di klik, sistem akan memaparkan teks Kata laluan untuk (nama ahli) telah diset semula, manakala jika butang Cancel di klik, sistem akan kembali kepada paparan senarai ahli Menguruskan Kumpulan Ahli untuk sesebuah jawatankuasa adalah lebih mudah dikategorikan mengikut kumpulan. Kumpulan mungkin menerangkan tentang dari mana ahli tersebut berasal (ahli yang berlainan bahagian akan dikumpulkan menjadi sebuah kumpulan). Kumpulan juga mungkin dibezakan mengikut skim perkhidmatan mereka. (Contoh: A, C, DG dan lain lain) 46

53 Kumpulan di dalam MyMesyuarat mempunyai dua tujuan iaitu: Memudahkan proses jemputan ahli semasa proses mencipta mesyuarat. Apabila satu kumpulan dipilih, semua ahli turut dipilih semasa proses jemputan mesyuarat tersebut. Keputusan juga boleh di tetapkan mengikut kumpulan di dalam jawatankuasa. Setiap ahli di dalam kumpulan tersebut akan berkongsi status yang sama dan setiap ahli boleh memberi status kumpulan tersebut. Rajah 5.12:Senarai kumpulan beserta ahli di dalam kumpulan tersebut Menambah Kumpulan Klik pada pautan Tambah kumpulan baru untuk menambah kumpulan baru di dalam jawatankuasa. Pilih ahli dengan tanda diruangan sebelah nama. Rajah 5.13:Penambahan kumpulan Ruang Nama Ahli Penerangan Nama kumpulan Ahli ahli yang terlibat di dalam kumpulan Klik butang Simpan untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya di rekod, senarai kumpulan yang telah direkod akan di paparkan oleh sistem Mengemas kini Kumpulan Klik ikon Kemas kini yang terdapat di dalam jadual kumpulan pada laman Buku Alamat. Kemas kini maklumat kumpulan dan klik butang Simpan untuk menyimpan rekod. Jika rekod berjaya disimpan sistem akan memaparkan teks Kumpulan telah disimpan dan sistem akan kembali kepada paparan Buku Alamat 47

54 Melihat Kumpulan Klik pada nama kumpulan pada skrin Buku Alamat untuk melihat maklumat mengenai kumpulan Menghapuskan Kumpulan Klik ikon Hapus yang berada di sebelah nama kumpulan di dalam jadual kumpulan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan kumpulan. Jika butang Ok di klik, sistem akan memaparkan teks Kumpulan telah dihapuskan, manakala jika butang Cancel di klik, sistem akan kembali kepada paparan skrin Buku Alamat. Rajah 5.14: Menghapuskan kumpulan 5.3 Menguruskan Tugasan Jawatankuasa Senarai tugasan jawatankuasa adalah tugasan tetap yang akan digunakan pada setiap mesyuarat yang akan diadakan di dalam jawatankuasa tersebut. Fungsi ini sangat berguna untuk Urus Setia memastikan persediaan mesyuarat berjalan lancar. Contoh semakan tugas adalah seperti di bawah: Menempah bilik mesyuarat Menyediakan projektor Cetak agenda mesyuarat Semakan tugasan jawatankuasa boleh diakses dengan mengklik ikon Tugasan di sebelah nama jawatankuasa pada laman Jawatankuasa Menambah Senarai Tugasan Jawatankuasa Klik pada ikon Senarai semakan yang berada di sebelah nama jawatankuasa pada laman Jawatankuasa. Klik pada pautan Tambah semakan baru untuk (nama jawatankuasa) untuk menambah senarai tugasan baru. 48

55 Rajah 5.15: Menambah senarai tugasan Jawatankuasa Ruang Nama Keutamaan Ahli Penerangan Nama/Penerangan tentang tugasan paras keutamaan tugasan yang perlu dilaksanakan Ahli yang terlibat untuk tugasan tersebut. Klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat. Sistem akan memaparkan templat emel yang akan dihantar kepada ahli yang telah ditugaskan untuk melaksanakan tugas tersebut. Klik butang Hantar Emel untuk menghantar emel kepada pelaksana tugas atau klik Jangan Hantar Emel jika tidak mahu emel dihantar kepada ahli yang ditugaskan Mengemas kini Senarai Tugasan Jawatankuasa Klik ikon Kemas kini di sebelah senarai tugasan pada laman Tugasan. Klik butang simpan untuk menyimpan rekod, senarai semakan tugasan akan dipaparkan jika rekod berjaya dikemas kini. Rajah 5.16: Kemas kini semakan jawatankuasa Menghapuskan Senarai Tugasan Jawatankuasa Klik ikon Hapus pada laman Senarai Semakan untuk menghapuskan senarai semakan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan senarai semakan. Jika butang OK diklik, sistem akan memaparkan mesej Semakan untuk jawatankuasa telah dihapuskan. Jika butang Cancel di klik sistem akan memaparkan skrin Senarai Semakan kembali. Senarai semakan untuk mesyuarat akan datang tidak akan terjejas jika senarai semakan telah dihapuskan di sini. 49

56 Rajah 5.17: Menghapuskan senarai semakan 5.4 Menguruskan Templat Mesej Mesej templat jawatankuasa adalah templat tetap yang digunakan untuk menjana emel yang dihantar kepada jawatankuasa tertentu. Ia boleh diakses dengan mengklik ikon Mesej mesej pada laman utama Jawatankuasa. Urus Setia boleh melihat maklumat templat dan boleh mengemas kini templat tersebut hanya pada jawatankuasa yang mereka terlibat. Tiada mesej templat baru yang boleh direka kerana templat ini adalah templat tetap di dalam MyMesyuarat mengikut keadaan tertentu (Contoh: Pohon maklum balas, jemputan mesyuarat). Mesej templat ini boleh dikemas kini Kemas kini Templat Mesej Kesemua templat di bawah adalah templat tetap yang telah disediakan di dalam sistem MyMesyuarat. Walau bagaimanapun, templat ini boleh dikemas kini oleh Urus Setia sebelum ia dihantar kepada pengguna. Jadual di bawah menerangkan tentang kegunaan mesej templat tertentu: Bil. Jenis mesej templat Penerangan 1. Jemputan ke mesyuarat Emel yang dihantar untuk menjemput ahli ke mesyuarat 2. Perubahan mesyuarat Emel yang dihantar jika terdapat perubahan kepada maklumat mesyuarat 3. Pembatalan mesyuarat Emel yang dihantar sekiranya mesyuarat dibatalkan 4. Peringatan mesyuarat Emel yang dihantar sebagai peringatan mesyuarat yang akan datang 5. Peringatan kemas kini status tindakan Emel yang menghantar peringatan kepada ahli mesyuarat untuk mengemas kini status tindakan. 6. Komen untuk mesyuarat Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk mesyuarat 7. Komen untuk keputusan Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk keputusan 50

57 8. Komen untuk status Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk status tindakan 9. Pengemaskinian status Emel yang dihantar kepada urursetia apabila terdapat status tindakan yang dikemaskinikan untuk mesyuarat 10. Minit mesyuarat Emel yang dihantar apabila terdapat minit mesyuarat yang telah disahkan oleh pengerusi 11. Makluman tentang penugasan keputusan Emel yang dihantar apabila terdapat pengumuman keputusan 12. Memohon pengesahan minit mesyuarat Emel yang dihantar kepada pengerusi mesyuarat untuk mendapatkan pengesahan minit mesyuarat 13. Minit mesyuarat telah disahkan Emel yang dihantar kepada Urus Setia mesyuarat untuk memaklumkan pengesahan minit mesyuarat 14. Komen untuk minit Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk minit mesyuarat 15. Memohon pengesahan minit mesyuarat selepas pengemaskinian Emel yang dihantar kepada pengerusi mesyuarat untuk mendapatkan pengesahan minit mesyuarat selepas pengemaskinian 16. Cabutan Minit Emel yang dihantar beserta minit mesyuarat kepada individu atau kumpulan tertentu 17. Ubahkan Kata laluan Emel yang dihantar apabila ahli terlupa kata laluan 18. Kata laluan baru Emel yang dihantar apabila kata laluan disetkan semula 19. Dapatkan semula kata nama Emel yang dihantar apabila ahli terlupa kata nama 20. Akaun Baru MyMesyuarat Emel yang dihantar kepada pengguna sistem yang baru didaftarkan Placeholders yang terdapat di dalam templat mesej Placeholders merupakan satu pemboleh ubah di dalam templat mesej. Walaupun templat mesej di ubah ke Bahasa Inggeris ataupun Bahasa Melayu, pembolehubah ini tetap sama dengan pembolehubah asal. Jenis templat mesej yang berlainan mempunyai pemegang yang berbeza. Jika ruang letak di gunakan di dalam templat mesej, ia akan digantikan dengan nilai nilai seperti di bawah: Penerangan Placeholders %name %slogan Nama penerima Slogan agensi 51

58 %Meeting.meeting_title %Meeting.meeting_date %Meeting.venue %Meeting.meeting_num %OldMeeting.meeting_title %OldMeeting.meeting_date %OldMeeting.venue %Decision.description %due_date %days_left %Link.confirm:word Tajuk mesyuarat Tarikh mesyuarat Tempat mesyuarat Bilangan mesyuarat Tajuk mesyuarat lepas Tarikh mesyuarat lepas Tempat mesyuarat lepas Kandungan keputusan Tarikh akhir Bilangan hari yang tinggal untuk ahli Perkataan 'word' diberi pautan ke laman pengesahan kehadiran %Link.decision:word Perkataan 'word' diberi pautan ke laman keputusan %Link.meeting:word Perkataan 'word' diberi pautan ke laman mesyuarat %Link.meeting:word Pautan ke mesyuarat dijana untuk perkataan 'word' %Link.password:word Pautan untuk ke laman tetap semula kata laluan dijana untuk perkataan 'word' %Comment.comment Kandungan ulasan %Comment.user Ahli yang meniggalkan ulasan %Status.description Kandungan maklum balas %Status.user Ahli atau kumpulan yang telah memberikan maklum balas %updater Ahli yang membuat perubahan %chairperson Ahli yang menjadi pengerusi mesyuarat tersebut %%content to repeat content to Butiran akan diulang repeat%% %username ID pengguna yang telah didapatkan semula %newpassword Kata laluan baru %Meeting.date_only Hanya memaparkan tarikh mesyuarat %Meeting.time_only Hanya memaparkan masa mesyuarat %OldMeeting.date_only Hanya memaparkan tarikh mesyuarat yang lepas %OldMeeting.time_only Hanya memaparkan masa mesyuarat yang lepas %am_pm Jika ingin menggunakan format masa am atau pm %pg_ptg Jika ingin menggunakan format masa pg atau ptg %oldam_pm Jika ingin menggunakan format masa am atau pm bagi mesyuarat yang lepas %oldpg_ptg Jika ingin menggunakan format masa pg atau ptg bagi mesyuarat yang lepas %Committeetodo.name Senarai semak untuk jawatankuasa %Committeetodo.priority Keutamaan senarai semak jawatankuasa %Meetingtodo.name Senarai semak mesyuarat %Meetingtodo.priority Keutamaan senarai semak mesyuarat %announcements.description Pengumuman yang dibuat %committees.uppname Nama jawatankuasa berhuruf besar 52

59 5.5 Menguruskan Peranan Pengguna Rajah 5.18: Laman peranan jawatankuasa MyMesyuarat mempunyai tetapan kebenaran yang telah ditetapkan semasa proses pemasangan. Jika anda ingin mengemas kini kebenaran tersebut, sila rujuk pada tajuk ini. Tetapan kebenaran untuk jawatankuasa MyMesyuarat akan menentukan siapa yang boleh melakukan tugas tugas tertentu. Ia boleh dibezakan berdasarkan peranan masing masing. Kebenaran jawatankuasa boleh diakses dengan mengklik ikon Kebenaran yang terletak pada nama jawatankuasa pada laman Jawatankuasa Kebenaran adalah berdasarkan model di dalam MyMesyuarat. Model merupakan satu entiti yang merujuk kepada beberapa komponen yang di perlukan untuk menggerakkan fungsi MyMesyuarat. Setiap model mempunyai kebenaran tentang siapa yang boleh menggunakan atau siapa yang boleh melihatnya. Senarai kebenaran boleh di bahagikan kepada: Mencipta Melihat Mengemas kini Menghapuskan Model yang terdapat di dalam MyMesyuarat adalah: Jawatankuasa Semakan jawatankuasa Aliran kerja model Pengumuman Templat Ahli ahli Kumpulan Mesyuarat Mesyuarat Dijemput Mesyuarat Telah hadir Kehadiran Kehadiran Dijemput Semakan mesyuarat Minit Mod draf Minit Telah diluluskan Kelulusan edaran minit Laporan 53

60 Keputusan Keputusan Ditugaskan Keputusan Telah diterima Keputusan Mesyuarat akan datang Projek Projek Terlibat Status ahli Status ahli Sendiri Maklumbalas kumpulan Maklumbalas kumpulan Sendiri Sebagai contoh, jika pengguna telah diberi kebenaran untuk melihat model kehadiran tetapi mereka tidak dibenarkan untuk mengemas kini, menghapuskan, dan mencipta. Maka, pengguna hanya boleh melihat kehadiran tersebut tanpa boleh mengemas kini, menghapuskan dan mencipta Mengemas kini Kebenaran Untuk mengemas kini sesetengah kebenaran untuk peranan, pilih peranan yang ingin dikemas kini. Kemudian, senarai kebenaran untuk peranan tersebut akan dipaparkan. Admin akan mempunyai senarai kebenaran tersendiri Semak kebenaran yang ingin di berikan dan klik butang Simpan. 54

61 Rajah 5.19: Peranan yang ditetapkan untuk Urus Setia 55

62 Rajah 5.20: Peranan yang ditetapkan untuk Ahli 56

63 Rajah 5.21: Peranan yang ditetapkan untuk Pengerusi 5.6 Menguruskan Pengumuman Pengumuman yang ditambah akan dipaparkan apabila pautan Jawatankuasa diklik (akan dipaparkan pada kalendar). Pengumuman termasuk sebarang notis dan berita yang ingin dipaparkan kepada semua pengguna akan dipaparkan di dalam kalendar. Setiap pengumuman yang dimasukkan oleh Urus Setia akan diterima oleh setiah ahli di dalam jawatankuasa tersebut Menambah Pengumuman Pada skrin Jawatankuasa, klik pada ikon Pengumuman yang terletak di sebelah nama jawatankuasa. Skrin pengumuman akan dipaparkan. Klik pada pautan Tambah pengumuman baru. Skrin Pengumuman akan dipaparkan. 57

64 Rajah 5.22: Penambahan pengumuman Ruang Penerangan Penerangan Isi kandungan pengumuman yang akan dipaparkan pada skrin utama jawatankuasa Klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat, jika pengumuman Berjaya di rekod, sistem akan memaparkan templat emel yang akan dihantar kepada setiap ahli jawatankuasa. Kemas kini jika terdapat perubahan atau klik butang Hantar emel untuk menghantar emel kepada semua ahli di dalam jawatankuasa, atau klik butang Jangan hantar emel jika tidak mahu penghantaran emel dilakukan Kemas kini Pengumuman Klik ikon Kemas kini yang terletak di sebelah penerangan pengumuman. Kemas kini maklumat, dan klik butang Simpan untuk merekod maklumat. Senarai pengumuman yang telah berjaya direkod akan dipaparkan jika maklumat berjaya direkod Melihat Pengumuman Pengumuman yang baru dicipta akan dipaparkan pada laman Jawatankuasa (pada sebelah atas kalendar jawatankuasa tersebut) Rajah 5.23: Pengumuman yang di paparkan di dalam kalendar 58

65 5.6.4 Menghapuskan Pengumuman Klik ikon Hapus yang terletak di sebelah penerangan pengumuman untuk menghapuskan pengumuman.sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang Ok di klik, sistem akan menghapuskan data pengumuman yang dipilih. Tetapi jika butang Cancel dipilih, sistem akan memaparkan senarai pengumuman kembali. Rajah 5.24: Menghapuskan pengumuman 6 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Sebelum Mesyuarat) Urus Setia bertanggungjawab dalam menyelaraskan mesyuarat, menyediakan minit dan mencatat laporan kemas kini status. Tajuk ini akan memfokuskan terhadap aktiviti yang terlibat di dalam MyMesyuarat sebelum mesyuarat berlangsung. Aktiviti tersebut termasuk: Menambah mesyuarat Menyemak senarai semakan tugasan Menguruskan projek Membuat pengesahan kehadiran ahli mesyuarat 6.1 Mesyuarat Urus Setia di dalam jawatankuasa bertanggungjawab untuk menambah, mengemas kini maklumat mesyuarat di dalam jawatankuasa. Jemputan emel akan di hantar untuk menjemput semua ahli yang terlibat Tambah Mesyuarat MyMesyuarat menyediakan dua cara untuk menambah mesyuarat iaitu dengan menggunakan fungsi MyMesyuarat asal ataupun dengan menggunakan sistem yang di integrasikan dengan MyMesyuarat iaitu Meeting Room Booking System(MRBS). Dengan menggunakan MRBS, pengguna boleh terus menempah bilik mesyuarat Tambah Mesyuarat Tanpa Menempah Bilik Klik pada pautan Tambah mesyuarat baru pada laman Mesyuarat, sistem akan memaparkan skrin untuk penambahan mesyuarat. 59

66 Rajah 6.1: Menambah mesyuarat Ruang Tajuk Mesyuarat Penerangan Merujuk kepada tajuk mesyuarat (Mesyuarat MPKM). Sistem akan menjanakan tajuk mesyuarat secara automatik mengikut nama jawatankuasa yang telah dicipta. Bil Mesyuarat Merujuk kepada bilangan mesyuarat, mesyuarat tersebut. Sistem akan menjanakan bilangan mesyuarat secara automatik. Tarikh mesyuarat Tarikh mesyuarat akan di adakan Tempat Tempat mesyuarat akan di adakan Wakil dibenarkan Pilihan samada membenarkan wakil atau tidak Agenda Agenda yang akan di bincangkan di dalam minit Fail fail agenda Lampiran bagi agenda mesyuarat Fail fail minit Lampiran bagi minit mesyuarat Fail fail pembentangan Lampiran bagi pembentangan Tarikh akhir sahkan Tarikh akhir yang ingin ditetapkan untuk pengguna mengesahkan kehadiran kehadiran Format minit Format minit yang akan dijanakan semasa membuat minit kemudian Bahasa minit mesyuarat Bahasa yang akan digunakan di dalam penjanaan minit 60

67 Pilih ahli/kumpulan mesyuarat Pilihan ahli mesyuarat yang akan hadir ke mesyuarat dan juga peranan mereka semasa mesyuarat. Klik butang Simpan untuk merekod maklumat. Sistem akan memaparkan teks Mesyuarat telah disimpan jika mesyuarat berjaya di rekod dan sistem juga akan memaparkan skrin Jemputan mesyuarat. Skrin jemputan mesyuarat membolehkan anda untuk mengemas kini isi kandungan templat mesej emel yang akan di hantar kepada setiap ahli mesyuarat. Rajah 6.2: Skrin Jemputan Mesyuarat Butang/Pautan Hantar emel Jemputan sekarang Hantar emel & SMS Jemputan Jangan Hantar Jemputan Pautan Kemas kini kandungan/jadualkan jemputan Penerangan Klik butang ini jika anda ingin emel dihantar kepada setiap ahli mesyuarat sekarang Klik butang ini jika anda ingin menghantar emel beserta SMS jemputan kepada semua ahli mesyuarat. Klik butang ini jika anda tidak perlu menghantar emel jemputan kepada semua ahli Klik pautan ini jika anda ingin mengemas kini kandungan templat mesej bagi emel jemputan ini atau jika anda ingin menetapkan tarikh untuk menghantar emel jemputan ini. 61

68 Rajah 6.3: Mengemas kini templat jemputan emel Terdapat tetapan yang perlu di ikuti tanpa perlu mengubah perkataan ini keranan ia akan mempengaruhi kandungan emel yanga akn di hantar kepada pengguna. Perkataan perkataan tersebut adalah: Perkataan/token Penerangan %Meeting.meeting_title Akan digantikan dengan tajuk mesyuarat %Meeting.meeting_date Akan digantikan dengan tarikh mesyuarat %Meeting.venue Akan digantikan dengan tempat mesyuarat %Link.meeting Akan digantikan dengan pautan untuk ke maklumat mesyuarat %Link.confirm Akan digantikan dengan pautan untuk membuat pengesahan kehadiran %Slogan Akan digantikan dengan slogan agensi Invite Date Tarikh yang di tentukan untuk proses penghantaran emel kepada ahli mesyuarat Klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat. 62

69 Menambah Mesyuarat dan Menempah Bilik Fungsi ini akan dapat di akses jika tetapan global telah di setkan untuk menggunakan sistem MRBS untuk tempahan bilik mesyuarat. Rajah 6.4: Tetapan untuk menggunakan MRBS pada laman tetapan global Jika tetapan ini telah di setkan, semasa menambah mesyuarat seperti langkah di atas, skrin paparan mempunyai sedikit berbeza iaitu ia akan wujud dua Ruang berlainan (Tarikh mula & tarikh akhir). Pengguna hendaklah mengisi masa tersebut dengan tepat. Pengguna juga perlu memasukkan nama bilik untuk di tempah. Status kesediaan bilik boleh di semak dengan mengklik pada pautan Status kesediaan bilik 63

70 Rajah 6.5: Skrin untuk menambah mesyuarat dan menempah bilik mesyuarat 64

71 Rajah 6.6: Status kesediaan bilik mesyuarat Melihat Mesyuarat Klik pada Bil Mesyuarat yang terdapat pada laman Mesyuarat untuk melihat maklumat mesyuarat. Sekiranya terdapat keputusan mesyuarat, ia akan di paparkan pada laman Maklumat Mesyuarat ini. Laman ini juga membolehkan anda memasukkan keputusan, menambah minit, melihat laporan, melihat minit. Rajah 6.7: Skrin Mesyuarat (Senarai mesyuarat bagi jawatankuasa tersebut akan di paparkan) 65

72 Rajah 6.8: Skrin Maklumat Mesyuarat Menghapuskan dan Membatalkan Mesyuarat Klik ikon Hapus yang terletak di sebelah nama mesyuarat untuk menghapuskan mesyuarat. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan mesyuarat. Jika butang OK di klik, sistem akan memaparkan mesej Mesyuarat telah di hapuskan. Jika butang Cancel di klik sistem akan memaparkan skrin Mesyuarat kembali. Sistem akan menghantar emel pembatalan mesyuarat kepada setiap ahli mesyuarat yang telah menerima jemputan mesyuarat yang dihapuskan tersebut. 6.2 Semakan Tugasan Mesyuarat Senarai semakan tugasan mesyuarat adalah satu fungsi untuk menyemak tugasan yang perlu di selesaikan sebelum mesyuarat. (Contoh: Menyediakan projektor, menempah bilik dan sebagainya). Hanya Urus Setia boleh mengakses semakan tugasan mesyuarat ini. Pada asalnya, semakan tugasan ini akan tercipta mengikut senarai semakan tugasan yang telah di cipta pada laman Jawatankuasa. 66

73 Rajah 6.9: Skrin Senarai tugasan Menambah Senarai Semakan Tugas Pada laman Senarai Mesyuarat klik pada pautan Semakan yang berada di sebelah nama mesyuarat yang ingin anda kemas kini dan klik pada pautan Tambah aktiviti baru. Skrin Senarai semak mesyuarat akan dipaparkan. Rajah 6.10: Skrin Tambah aktiviti baru Ruang Nama Keutamaan Tindakan Penerangan Penerangan tentang tugas yang perlu di semak Paras kepentingan tugas Orang yang terlibat untuk melaksanakan tugas Isikan maklumat tugasan dan klik butang Simpan untuk merekod maklumat. Sistem akan memaparkan templat emel yang akan dihantar kepada individu yang dipertanggungjawabkan ke atas tugasan tersebut Kemas kini Tugasan Mesyuarat Klik ikon Kemas kini di sebelah maklumat senarai tugasan. Skrin di bawah akan dipaparkan. Rajah 6.11: Skrin Semakan Mesyuarat 67

74 Kemas kini maklumat tugasan dan klik butang Simpan untuk menyimpan rekod, senarai tugasan akan di paparkan jika maklumat Berjaya di rekod Menghapuskan Tugasan Mesyuarat Klik ikon Hapus yang terletak di sebelah nama tugasan pada skrin Semakan Jawatankuasa untuk menghapuskan tugasan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan mesyuarat. Jika butang OK di klik, sistem akan memaparkan mesej Mesyuarat telah di hapuskan. Jika butang Cancel di klik sistem akan memaparkan skrin Mesyuarat kembali. Rajah 6.12: Menghapuskan tugasan 6.3 Menguruskan Projek Jawatankuasa Modul projek digunakan untuk menambah dan mengemas kini maklumat projek di dalam jawatankuasa. Projek biasanya merupakan perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat. Ini merupakan tanggungjawab Urus Setia untuk mengemas kini senarai projek tersebut. Perkataan Projek akan ditentukan oleh Urus Setia semasa mengemas kini jawatankuasa. Perkataan projek boleh digantikan dengan perkataan Tugasan dan sebagainya. Perkataan yang di tentukan ini akan digunakan sepanjang penggunaan MyMesyuarat. Rajah 6.13: Skrin Projek Projek tidak boleh dihapuskan jika terdapat keputusan yang berkaitan dengan projek tersebut. Sebagai langkah penambahbaikan sistem, MyMesyuarat telah menyediakan satu fungsi untuk menambah projek semasa minit di cipta. 68

75 Rajah 6.14: Skrin Tambah keputusan Tambah Projek Terdapat dua cara untuk menambah projek iaitu samada dengan mengklik pada pautan Projek pada tab menu jawatankuasa atau menambah projek semasa menambah butiran di dalam minit seperti di dalam skrin Tambah keputusan di atas. Klik pautan "Tambah projek baru" pada laman Projek pada jawatankuasa yang ingin di tambah projek. Rajah 6.15: Skrin Tambah projek Ruang Nama Nama ringkas Penerangan Tarikh mula Tarikh akhir Penerangan Merujuk kepada nama penuh projek Merujuk kepada nama ringkas projek Penerangan tentang projek yang di cipta Tarikh mula projek Tarikh akhir projek Klik butang Simpan untuk merekod maklumat projek. Sistem akan memaparkan senarai projek yang telah berjaya di rekod di dalam sistem. 69

76 6.3.2 Kemas kini Projek Klik pada ikon Kemas kini untuk mengemas kini maklumat projek. Kemas kini maklumat projek. Rajah 6.16: Skrin Kemas kini projek Klik butang Simpan untuk menyimpan rekod, senarai projek akan di paparkan jika rekod berjaya di simpan Melihat Projek Maklumat projek (Semua keputusan yang berkaitan dengan projek) boleh di lihat dengan mengklik nama projek. Untuk melihat laporan berdasarkan projek, klik pada Lihat laporan Menghapuskan Projek Projek yang telah dibincangkan di dalam mesyuarat (yang mempunyai keputusan) tidak dibenarkan untuk menghapuskan projek tersebut. Maka, ikon Hapus tidak akan kelihatan pada laman tersebut. Klik ikon Hapus yang terletak di sebelah nama projek untuk menghapuskan projek. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan projek. Jika butang OK di klik, sistem akan memaparkan mesej Projek telah di hapuskan. Jika butang Cancel di klik sistem akan memaparkan skrin Projek kembali Membuat Pengesahan Kehadiran Selepas ahli membuat pengesahan kehadiran, Urus Setia juga perlu membuat pengesahan kehadiran ahli semasa mesyuarat dan bagi pihak ahli. Laman kehadiran akan di paparkan apabila pautan Kehadiran di klik. Pautan Kehadiran terdapat di sebelah nama mesyuarat pada laman Mesyuarat. Hanya Urus Setia yang dibenarkan untuk mengakses laman di bawah ini. 70

77 Pengesahan kehadiran oleh ahli Rajah 6.17: Skrin Kehadiran Jika ahli telah membuat pengesahan kehadiran, Urus Setia akan dapat melihat tarikh kemas kini kehadiran yang telah di buat oleh ahli. Pilih samada Y atau T untuk setiap ahli dan klik butang Simpan. Tarikh kemas kini akan dipaparkan jika pengesahan kehadiran berjaya di lakukan. 7 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Semasa Mesyuarat) Urus Setia boleh mengambil kehadiran dan mencipta minit semasa mesyuarat berlangsung. 7.1 Mengambil Kehadiran Urus Setia mempunyai peranan untuk mengemas kini kehadiran dan mengesahkan kehadiran bagi setiap ahli yang hadir di dalam mesyuarat. Skrin di bawah menunjukkan senarai ahli yang telah di jemput untuk menghadiri mesyuarat. Kehadiran juga akan di ambil semasa mesyuarat. Klik pautan Kehadiran yang terdapat di dalam jadual senarai mesyuarat. Klik butang Y di bawah kolum kehadiran jika ahli hadir pada mesyuarat tersebut, manakala klik T jika ahli tidak hadir pada mesyuarat tersebut. Dan isikan sebab tidak hadir. Klik butang Simpan untuk merekod maklumat kehadiran. 71

78 Pengesahan kehadiran oleh Urus Setia Rajah 7.1: Skrin Kehadiran setelah dikemas kini oleh Urus Setia 8 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Selepas Mesyuarat) Apabila mesyuarat telah berakhir, Urus Setia perlu mengisi semua keputusan yang di buat di dalam mesyuarat dan seterusnya menyemak isi kandungan minit sebelum minit di hantar kepada pengerusi untuk kelulusan edaran minit. Setelah diluluskan, minit tersebut akan diedarkan kepada semua ahli. 8.1 Menguruskan Keputusan Setiap keputusan mesti mempunyai penjana keputusan dan tarikh akhir tindakan Antara Muka Minit Pada skrin maklumat mesyuarat, klik pada pautan Tambah minit. Skrin di bawah akan di paparkan untuk membenarkan Urus Setia untuk menambah keputusan di dalam minit Menjana Templat Minit Tetap Jika Urus Setia ingin menetapkan agenda mesyuarat sebagai tajuk perenggan, klik pada pautan Jana templat minit default. Langkah ini hanya akan wujud jika minit masih kosong. Ia akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menjana templat minit. Klik butang OK untuk meneruskan proses. MyMesyuarat akan mengambil maklumat dari agenda untuk di masukkan kedalam tajuk perenggan minit. Tajuk perenggan ini boleh di kemas kini kemudian semasa mengemas kini minit. 72

79 Rajah 8.1: Menjana templat minit default Tambah Butiran Klik butang Tambah butiran untuk menambah keputusan. Masukkan keputusan bersama dengan tarikh akhir dan nama ahli yang di pertanggungjawabkan. Jika tiada tarikh akhir tindakan atau orang yang di pertanggungjawabkan untuk mengambil tindakan di pilih, ia akan di anggap sebagai Makluman atau Perhatian. Rajah 8.2: Tambah Butiran 73

80 Ruang Sub kepada Projek Penerangan Fail sokongan Tarikh akhir tindakan Kemas kini status sebelum Tindakan oleh Jenis keputusan Penerangan Merujuk kepada sub butiran yang di tambah Projek yang dibincangkan di dalam projek Penerangan tentang keputusan Lampiran sokongan Tarikh akhir untuk mengambil tindakan Tarikh akhir untuk mengemas kini status Orang yang di pertanggungjawabkan untuk melaksanakan tindakan (Kumpulan/ahli) Jenis keputusan mesyuarat Jika kumpulan di pilih, ahli ahli di dalam kumpulan akan dipilih secara automatik. Setiap ahli di perlukan untuk mengemas kini status. Tambah sub butiran Setiap perenggan mempunyai sub butiran yang tidak terhad. Penomboran untuk setiap perenggan akan di jana secara automatik. Jika format minit Bebas dipilih, sistem akan menjanakan format nombor bebas mengikut pilihan pengguna. Manakala jika pengguna memilih format Tetap, penomboran minit akan berbentuk nombor dan sub nombor secara tetap. Untuk menambah butiran pada tajuk perenggan, klik pada pautan Tambah butiran di bawah tajuk perenggan tersebut. Peringatan! Fungsi ini tidak membenarkan salin dan tampal daripada mana-mana jenis dokumen luar kerana ia akan mempengaruhi stail tulisan minit yang akan dijanakan kelak. Sekiranya perlu, salin dahulu ke aplikasi notepad, kemudian salin ke dalam kotak teks tambah butiran pada MyMesyuarat Memindahkan Item Fungsi memindahkan item adalah satu fungsi yang di gunakan untuk memudahkan Urus Setia dalam menentukan susunan item. Terdapat dua cara untuk memindahkan item: Ikon Arrow Jika anak panah ke bawah di klik, item (termasuk sub item) akan di pindahkan ke bawah. Jika anak panah ke atas di klik, item (termasuk sub item) akan di naikkan ke atas. Potong dan Salin Jika pautan Potong atau Salin di klik pada item, pautan Tampal dan Tampal sebagai sub butiran akan wujud di setiap perenggan. 74

81 Jika pautan Salin di klik, item tersebut akan dipindahkan dan item menjadi no 2, dan perkara perkara lain yang di bawah no.item 1 akan dipindahkan ke bawah Jika pautan Tampal sebagai sub butiran di dalam segi empat tepat merah di klik, perkara tersebut akan di pindahkan dan menjadi item no Kemas kini Keputusan Untuk mengemas kini sebarang keputusan, klik ikon kemas kini pada laman keputusan mesyuarat atau klik ikon kemas kini pada laman Tambah minit. Sistem akan memaparkan laman untuk mengemas kini. kemas kini maklumat dan klik butang Simpan untuk menyimpan makumat. kemas kini maklumat dan klik pada butang Simpan untuk menyimpan maklumat. Memandangkan Makluman hanya boleh di lihat pada antara muka minit, jika terdapat perubahan yang perlu di lakukan pada item, klik pautan kemas kini pada item yang ingin di ubah Menghapuskan Keputusan Pada laman maklumat mesyuarat, klik ikon Hapus untuk menghapuskan keputusan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan keputusan. Jika butang OK di klik, sistem akan memaparkan mesej Keputusan telah di hapuskan. Jika butang Cancel di klik sistem akan memaparkan skrin maklumat mesyuarat kembali. Rajah 8.3: Menghapuskan keputusan Penambahan Keputusan di dalam Minit Untuk menambah keputusan di dalam minit, klik pada pautan Tambah semua keputusan dalam minit yang terletak di sebelah atas skrin maklumat mesyuarat. Kotak mesej pengesahan akan di paparkan. Klik butang Ok untuk meneruskan proses. Keputusan yang telah di tambah ke dalam minit akan mempunyai tanda 75

82 pada laman keputusan 8.2 Hantar Minit Untuk Pengesahan Selepas semua keputusan telah dimasukkan ke dalam minit, Urus Setia perlu menyemak setiap item sebelum di hantar kepada pengerusi untuk kelulusan edaran minit Memohon Pengesahan Setelah semua keputusan di tambah ke dalam minit untuk pengesahan, satu pautan Kelulusan edaran minit akan wujud di atas paparan skrin maklumat mesyuarat. Klik pada pautan tersebut untuk menghantar notifikasi kepada pengerusi dan status minit adalah Deraf. Selepas Urus Setia mengklik pautan Kelulusan edaran minit, sistem akan memaparkan laman Kelulusan edaran minit. Laman ini menunjukkan paparan templat emel yang akan di hantar kepada pengerusi. Apabila butang Hantar di klik, notifikasi emel akan dihantar kepada pengerusi dan akan di paparkan pada panel Tugas apabila pengerusi log masuk ke dalam sistem MyMesyuarat dengan menggunakan akaun mereka. Minit mesyuarat hanya akan di edarkan kepada setiap ahli apabila minit telah diluluskan oleh pengerusi. Rajah 8.4: Kelulusan edaran minit 8.3 Meminta Maklum balas Ahli Ahli hanya boleh memberi maklum balas terhadap keputusan apabila Pengerusi telah meluluskan edaran minit. Urusetia perlu klik pautan Pohon maklum balas. Setelah pautan Pohon maklum balas di klik, emel peringatan akan dihantar kepada setiap ahli yang telah diberi tindakan tersebut. Rajah 8.5: Pautan Pohon maklum balas wujud apabila Pengerusi telah mengesahkan minit 76

83 8.4 Edaran Minit Selepas minit diluluskan, Urus Setia perlu mengedarkan minit mesyuarat tersebut kepada semua ahli terlibat. Klik pada pautan Edar minit mesyuarat untuk mengedarkan minit kepada semua ahli Setiap ahli akan menerima notifikasi emel daripada Urus Setia Rajah 8.6: Pautan Edar minit mesyuarat wujud apabila Pengerusi telah mengesahkan minit 8.5 Memuat naik fail minit yang telah disahkan dalam minit mesyuarat seterusnya Setelah minit mesyuarat disahkan di dalam mesyuarat bilangan seterusnya, minit tersebut akan ditukarkan ke format PDF dan seterusnya di muat naik ke dalam minit mesyuarat bilangan tersebut. Contohnya, fail minit mesyuarat Bil 1 Tahun 2012 akan di muat naik ke dalam minit mesyuarat Bil 2 Tahun Cipta mesyuarat bilangan seterusnya. (Contoh : Bil 2 Tahun 2012). Klik pada pautan bilangan mesyuarat tersebut. Klik pada pautan Tambah minit. Klik pada pautan Jana templat minit default. Klik pada pautan Tambah Butiran pada sub tajuk PENGESAHAN MINIT MESYUARAT. Muat naik minit berformat PDF di ruangan Fail fail Minit. Tentukan jenis keputusan sama ada Makluman atau Perhatian. Setelah minit selesai, klik butang Teruskan. Klik butang Simpan. Rajah 8.7 : Minit mesyuarat Bil 1 Tahun 2012 disahkan 77

84 9 Menggunakan MyMesyuarat: Ahli & Pengerusi 9.1 Persediaan Mesyuarat Sebelum menghadiri mesyuarat, ahli dan pengerusi perlu mengesahkan kehadiran mereka melalui sistem MyMesyuarat. Penerangan di bawah menerangkan dua cara untuk penyediaan mesyuarat Penerimaan emel Jemputan Emel akan di hantar oleh sistem untuk menjemput ahli mesyuarat untuk hadir ke mesyuarat. Emel tersebut akan mengandungi maklumat mesyuarat. Fungsi ini adalah untuk mengelakkan ahli yang tidak mendapat jemputan. Untuk melihat maklumat lanjut seperti, agenda, keputusan mesyuarat lalu, lampiran mesyuarat, ahli mesyuarat dikehendaki log masuk ke dalam sistem MyMesyuarat Penerimaan SMS jemputan SMS jemputan akan di hantar kepada setiap ahli jika tetapan konfigurasi untuk penghantaran SMS di tanda. Untuk menetapkan konfigurasi SMS, klik pada ikon Mesej mesej pada laman utama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan Konfigurasi SMS. Klik pada kotak tandaan Jemputan SMS untuk mengaktifkan khidmat pesanan ringkas. Hanya Super Administrator dibenarkan untuk mengaktifkan fungsi SMS ini. Rajah 9.1 : Skrin Konfigurasi SMS Sahkan Kehadiran Rajah 9.2 : Skrin Pengesahan kehadiran 78

85 Ahli boleh mengesahkan kehadiran mereka sebelum mesyuarat berlangsung melalui sistem MyMesyuarat. Apabila emel di hantar, pautan untuk ke laman pengesahan kehadiran akan disediakan bersama emel yang di hantar tersebut tetapi ahli perlu log masuk ke dalam sistem terlebih dahulu. Apabila log masuk berjaya, ahli akan mempunyai empat pilihan untuk membuat pengesahan kehadiran iaitu: Ya, saya akan hadir Ya, saya akan hadir bersama (wakil) Tidak saya tidak dapat hadir atas sebab di bawah Tidak, saya tidak dapat hadir dan akan menghantar wakil(sila berikan sebab & nama wakil di bawah) Nama ahli yang di masukkan hendaklah nama ahli yang telah di daftarkan di dalam sistem. Jika tiada, Super Administrator atau Super Urus Setia perlu mendaftarkan ahli tersebut terlebih dahulu. Untuk memasukkan nama wakil, sila taip nama wakil dan sistem akan menyenaraikan nama yang berkaitan. Jika wakil lebih daripada seorang, pisahkan nama nama wakil menggunakan tanda "," (tanpa spacing). Untuk nama wakil yang terakhir,tidak perlu letakkan "," diakhir nama wakil tersebut. Maksimum hanya TIGA orang wakil yang dibenarkan. *Jika nama tiada dalam senarai,sila hubungi urusetia untuk kemas kini ahli baru *Jika nama wakil tidak dimasukkan, ia akan dianggap sebagai tiada wakil dihantar 9.2 Semasa Mesyuarat Semasa mesyuarat berlangsung, ahli dan pengerusi boleh melihat minit mesyuarat yang lepas, keputusan yang diambil, komen dan maklum balas. Selain daripada itu, kesemua fail yang telah di muat naik ke dalam sistem boleh di muat turun semula untuk rujukan ahli mesyuarat. Selepas log masuk ke dalam sistem, sistem akan memaparkan senarai jawatankuasa yang anda terlibat. Klik pada nama jawatankuasa tersebut, sistem akan memaparkan kalendar tarikh mesyuarat yang akan datang seperti rajah di bawah: Rajah 9.3: Mesyuarat dan keputusan yang di paparkan di dalam kalendar adalah segala 79

86 mesyuarat yang berkaitan dengan pengguna. Jadual di bawah kalendar pula merupakan dashboard pengguna bagi memastikan pengguna lebih prihatin terhadap mesyuarat mesyuarat yang akan datang dan tarikh akhir status yang perlu dikemas kini oleh mereka Melihat Minit yang Lalu Klik pada tab Mesyuarat pada laman jawatankuasa untuk membuka laman maklumat mesyuarat. Klik pada pautan Minit pada bilangan mesyuarat yang lepas untuk melihat minit mesyuarat tersebut. Rajah 9.4: Senarai mesyuarat Ahli dan Pengerusi juga boleh melihat minit mesyuarat yang lepas dengan mengklik pautan bilangan mesyuarat yang lepas dan klik pada pautan Lihat Minit pada sebelah atas skrin maklumat mesyuarat. Terdapat juga Urus Setia yang menyediakan lampiran untuk rujukan semasa mesyuarat. Lampiran tersebut boleh di muat turun dengan membuka laman maklumat mesyuarat dan klik pada pautan nama dokumen yang telah di muat naik oleh Urus Setia pada tajuk Agenda, Minit, Fail fail pembentangan. Rajah 9.5: Paparan pautan untuk memuat turun lampiran mesyuarat Melihat Keputusan Untuk melihat keputusan mesyuarat yang telah di ambil pada mesyuarat yang lepas, klik pada pautan nombor mesyuarat lalu yang terdapat pada menu di atas laman maklumat mesyuarat. Senarai keputusan mesyuarat akan di paparkan pada sebelah kiri laman dengan fungsi carian terletak di sebelah atas. Kotak carian tersebut di gunakan untuk mencari keputusan berdasarkan kriteria carian. Kriteria carian boleh mewakili projek, tindakan oleh (kumpulan), tindakan oleh (individu). Setiap keputusan yang memenuhi kriteria tersebut akan di paparkan. 80

87 Rajah 9.6: Paparan keputusan mesyuarat pada laman maklumat mesyuarat Buku Alamat Buku alamat akan menyimpan maklumat ahli jawatankuasa seperti alamat emel, alamat dan nombor telefon. Untuk melihat buku alamat, klik jawatankuasa dan klik Buku alamat pada tab bar di atas skrin. Ahli dan kumpulan di dalam jawatankuasa akan dipaparkan dalam satu skrin bermuka surat. Untuk melihat maklumat ahli atau kumpulan, klik pada nama mereka. 81

88 Rajah 9.7: Senarai ahli di dalam buku alamat Apabila pautan emel di klik, sistem akan memaparkan tetingkap untuk mencipta emel yang perlu dihantar Rajah 9.8: Tetingkap untuk penghantaran emel secara terus kepada ahli tersebut Fail Arkib Selain daripada fungsi fungsi di atas, Ahli juga boleh memuat turun segala lampiran yang berkaitan dengan jawatankuasa mereka. Semasa pemilihan jawatankuasa, mereka boleh klik pada Fail arkib untuk mencari lampiran yang berkaitan dengan jawatankuasa. Setelah paparan laman Fail arkib di paparkan, cari lampiran yang di kehendaki berdasarkan pilihan carian yang disediakan. Rajah 9.9: Skrin Fail arkib beserta pilihan carian yang disediakan Kriteria Penerangan 82

89 Nama fail Jenis Mesyuarat Projek Tarikh muat naik Nama lampiran yang ingin di cari Jenis lampiran yang ingin di cari Lampiran mengikut mesyuarat tertentu Lampiran mengikut projek tertentu Lampiran mengikut tarikh muat naik lampiran tersebut Selepas maklumat carian di isi, klik pada butang Cari. Klik mana mana pautan lampiran yang dikehendaki, sistem akan memuat turun lampiran tersebut. 9.3 Selepas Mesyuarat Ahli boleh memberi maklum balas secara individu atau mereka juga boleh memberi maklum balas bagi pihak kumpulan mereka. Perbincangan di antara Pengerusi dan Ahli adalah melalui komen di dalam mesyuarat Menghantar kemas kini Status Sesiapa yang telah di berikan tanggungjawab untuk melaksanakan tindakan akan dapat memerhati keputusan apabila anda klik ke dalam jawatankuasa. Kesemua status yang perlu dikemas kini akan di paparkan pada kolum Tarikh akhir status yang terdekat di bawah kalendar pada laman mesyuarat yang akan datang. Klik pada pautan keputusan tersebut dan sistem akan memaparkan laman di mana anda boleh meninggalkan maklum balas terhadap keputusan tersebut. Rajah 9.10: Paparan keputusan yang belum dikemas kini berada di bawah kaledar mesyuarat. Maklum balas Individu Ahli yang di tugaskan untuk mengambil tindakan di kehendaki memberi maklum balas tindakan mereka. Sesiapa yang terlibat akan dapat melihat pautan Tambah maklum balas ahli <ahli yang mengambil tindakan> yang dapat dilihat apabila mereka klik pada pautan keputusan pada laman maklumat mesyuarat. Klik pada pautan untuk memasukkan maklum balas untuk keputusan. 83

90 Rajah 9.11: Skrin untuk menambah status ahli Ruang Penerangan Penerangan Penerangan tentang maklum balas Tarikh tindakan di ambil Tarikh tindakan di ambil Fail sokongan Lampiran sokongan untuk maklum balas tersebut Isikan maklumat dan klik butang Simpan Nota: Kesemua ahli yang ditugaskan untuk mengambil tindakan akan menerima emel tentang maklum balas yang di hantar Maklum balas Kumpulan Jika tindakan ditugaskan kepada kumpulan, maka seorang daripada ahli kumpulan tersebut perlu mengemas kini maklum balas bagi kumpulan tersebut. Sesiapa yang terlibat akan dapat melihat pautan Tambah maklum balas kumpulan <nama kumpulan>. Klik pada pautan untuk membuat kemas kini maklum balas. Pada skrin maklumat mesyuarat di mana senarai keputusan di paparkan, setiap keputusan di bezakan dengan tiga warna yang berbeza untuk membezakan ahli yang log masuk pada laman tersebut. Jika kotak keputusan berwarna: Tiada warna pengguna tidak perlu mengemas kini maklum balas Merah pengguna perlu mengemas kini maklum balas, tetapi belum melakukannya. Hijau pengguna perlu mengemas kini maklum balas mereka dan telah selesai proses kemas kini Isikan maklumat dan klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat. 84

91 Rajah 9.12 : Paparan senarai keputusan Ubahsuai kemas kini Maklum balas Apabila terdapat maklum balas baru yang perlu di kemas kini, ia masih boleh di ubah suai selagi tidak mencapai tarikh akhir tindakan. Langkah untuk mengemas kini adalah sama dengan langkah untuk menghantar maklum balas. Paparan yang sama akan di paparkan, klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat. Apabila maklumat berjaya di simpan, sistem akan kembali kepada laman keputusan kembali Meninggalkan Komen MyMesyuarat membenarkan Ahli untuk berbincang melalui fungsi komen MyMesyuarat. Komen ini boleh di gunakan untuk sebarang mesyuarat, meninggalkan komen pada mesyuarat dan sebarang kemas kini status. Ini akan menyumbang kepada pengurangan penggunaan kertas dan bayaran bil telefon. Komen untuk mesyuarat Sesiapa yang terlibat di dalam mesyuarat adalah dibenarkan untuk meninggalkan komen terhadap mesyuarat tersebut. Ruang untuk komen ini boleh di dapati pada laman maklumat mesyuarat dimana ia terletak di sebelah kanan skrin. Isikan komen anda dan klik butang Simpan. Komen anda akan di paparkan di atas kotak komen tersebut apabila ia berjaya di rekod. MyMesyuarat akan menghantar emel notifikasi tentang komen tersebut kepada setiap ahli mesyuarat. 85

92 Rajah 9.13: Kotak untuk meninggalkan komen untuk mesyuarat Komen untuk keputusan Pada skrin maklumat mesyuarat, klik pada pautan keputusan mesyuarat pada sebelah bawah skrin. Sistem akan memamaparkan maklumat tentang keputusan tersebut. Isikan maklumat tentang komen yang ingin diberikan terhadap keputusan tersebut pada kotak di bawah, klik butang Simpan. MyMesyuarat akan menghantar emel notifikasi kepada setiap ahli mesyuarat. Rajah 9.14: Kotak untuk meninggalkan komen bagi keputusan Komen untuk kemas kini status Pada skrin maklumat mesyuarat, klik pada pautan bilangan komen, sistem akan memaparkan maklumat mesyuarat yang mengandungi senarai status tindakan. Jika terdapat ahli yang telah memberi maklum balas terhadap tindakan, akan wujud satu pautan Tinggalkan komen pada kolum Komen komen. Klik pada pautan tersebut, kotak untuk meninggalkan komen akan di paparkan. Isikan komen anda dan klik butang 86

93 Simpan. emel notifikasi akan di hantar kepada setiap ahli mesyuarat. Rajah 9.15: Senarai status yang telah mempunyai maklum balas 9.4 Mengeksport Kalendar MyMesyuarat Kalendar MyMesyuarat boleh di eksport ke mana mana aplikasi kalendar yang menyokong format.ics. Untuk mengeksport kalendar MyMesyuarat mengikut Jawatankuasa, klik pada nama Jawatankuasa. Sistem akan memaparkan kalendar bagi Jawatankuasa tersebut. Klik pada pautan Export ical dan klik pada pautan path yang disediakan untuk memuat turun fail.ics. Setelah fail.ics di muat turun, kalendar MyMesyuarat bolehlah di muat naik ke mana mana aplikasi yang menyokong format.ics sebagai contoh Microsof Outlook, Lotus Note dan lain lain. Rajah 9.16: Kalendar MyMesyuarat 10 Menggunakan MyMesyuarat: Pengerusi Pengerusi bertanggungjawab untuk meluluskan edaran minit. Tugas ini adalah merupakan tugas yang di lakukan setelah mesyuarat berakhir dan setelah Urus Setia menyediakan deraf minit mesyuarat Selepas Mesyuarat Menyemak Deraf Minit Pengerusi akan menerima notifikasi emel dari Urus Setia untuk meluluskan edaran minit mesyuarat tersebut. Untuk menyemak minit mesyuarat tersebut, Pengerusi boleh: Klik pautan yang di dalam emel notifikasi yang di hantar atau, Klik pada pautan Luluskan edaran minit pada panel Tugas. 87

94 MyMesyuarat akan memaparkan skrin minit mesyuarat yang telah disediakan oleh Urus Setia. Rajah 10.1: Pautan Luluskan edaran minit yang terdapat pada deraf minit Klik pada pautan Luluskan edaran minit. Jika minit sempurna, pengerusi perlu meluluskan edaran minit tersebut. Luluskan edaran minit Untuk meluluskan edaran minit, klik pada pautan Luluskan edaran minit yang terletak pada atas skrin deraf minit. Notifikasi akan dihantar oleh Urus Setia untuk melakukan edaran minit. Apabila Urus Setia mengklik pautan Edarkan minit mesyuarat pada laman maklumat mesyuarat, semua ahli akan dapat melihat minit yang telah di luluskan oleh Pengerusi. 88