IZDELAVA NAČRTA KLASIFIKACIJSKIH ZNAKOV ZA BIOTEHNIŠKO FAKULTETO

Transcription

1 UNIVERZ V MRIBORU FKULTET Z ORGNIZCIJSKE VEDE Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija Smer organizacija in management kadrovskih in izobraževalnih procesov IZDELV NČRT KLSIFIKCIJSKIH ZNKOV Z BIOTEHNIŠKO FKULTETO Mentor: izr. prof. dr. Eva Jereb Kandidat: Vlasta Medvešek Kranj, oktober 2008

2 ZHVL Zahvaljujem se mentorici izredni profesorici Evi Jereb. Hvala lektorici ga. Urši Fujs. Hvala g. Pečniku in vodstvu Biotehniške fakultete, da ste mi omogočili študij in z vzpodbudnimi besedami in veseljem sodelovali pri uspehih. Hvala tudi mojim biotehnologom Moji prijatelji, hvala za vzpodbudo in vse luštno. ti in mami, nžek in mama Štefi, hvala vam za vso pomoč. ta Iče vidiš pa je ratalo, tebi in Taji se zahvaljujem za vse, vesela sem, da smo skupaj. Draga Miha in Edi, vidva sta pa itak moj navdih. Rada vaju imam.

3 POVZETEK Za nemoteno delovanje podjetja ali organizacije je nujna dobra organiziranost. Na Biotehniški fakulteti smo naleteli na probleme pri evidentiranju dokumentov, ki prispejo na fakulteto po redni pošti. S pripravo dobrega klasifikacijskega načrta in načrta signirnih znakov bi lahko svoje delo poenostavili in ga naredili preglednega. Prav tako bi s pripravo natančnega klasifikacijskega načrta, ki je podprt z dobrim računalniškim informacijskim sistemom, naredili pregleden sistem dokumentarnega gradiva. V smislu razumevanja vseh postopkov so v uvodu naloge predstavljeni Biotehniška fakulteta, njena organiziranost in njeni organi. Nato je predstavljena Uredba o javni upravi, ki jasno določa poslovanje. Izdelan je bil klasifikacijski načrt, načrt signirnih znakov in postavljena osnova za elektronski delovodnik Biotehniške fakultete. KLJUČNE BESEDE klasifikacijski znak signirni znaki elektronski delovodnik dokumentarno gradivo BSTRCT good organization is essential for an undisturbed activity of a company. t the Biotechnical Faculty we reached to the point where we found a problem at recording the documents which are sent to the faculty by post. We set up the thesis that we would simplify our work with preparing a good classification plan and a plan of identification codes to make it surveyable. Moreover we had an idea, that with preparing an accurate classification plan, supported with a good computer informational system we would make a surveyable system of documentary material. In the introduction we presented the Biotechnical Faculty, its organization and its bodies in the sense of understanding of all procedures initially. We expanded our ideas with the instructions of the regulation concernig general goverment act which clearly determinates our work. We devised a classification plan, a plan of the identification codes and established the base for electronic work register of the Biotechnical Faculty. KEYWORDS classification code identification code electronic work register documentary material

4 KZLO 1 Uvod Predstavitev problema Predpostavke in omejitve Metode dela Nastanek in predstavitev Biotehniške fakultete Kratek zgodovinski pregled Predstavitev BF Dejavnosti BF Notranja organiziranost BF Oddelek Katedra Posebna enota Projektno povezovanje Tajništvo oddelka in fakultete Organi Biotehniške fakultete Dekan in prodekana fakultete Senat fakultete kademski zbor Upravni odbor Študentski svet fakultete Uredba o upravnem poslovanju Splošna določila (Uredba o upravnem poslovanju 2005) Sprejemanje in pregledovanje pošte Klasificiranje in signiranje dokumentov Razvrščanje (Klasificiranje) Dodeljevanje (Signiranje) Evidentiranje Evidentiranje pošte in neevidenčno gradivo Evidentiranje dokumentov Delo z dokumentarnim gradivom Načela pisarniškega poslovanja Načini razvrščanja gradiva pri pisarniškem poslovanju Vsebinsko razvrščanje Razvrščanje po organizacijski strukturi Potek razvrščanja dokumentov Klasifikacijski načrt Izdelava klasifikacijskega načrta Določitev rokov hranjenja gradiva Vzdrževanje klasifikacijskega načrta Izdelava klasifikacijskega načrta Biotehniške Fakultete (BF) Posvetovanje z delavci vložišča Ministrstva za notranje zadeve (MNZ) Klasifikacijski načrt MNZ Klasifikacijski načrt Teološke fakultete (TF) naliza obstoječe evidence Ugotovitve Določitev glavnih razredov Določitev gesel in rokov hranjenja Preizkus klasifikacijskega načrta v praksi... 25

5 5.6 Uporaba klasifikacijskega načrta v praksi Načrt signirnih znakov za Biotehniško fakulteto Signiranje (razporejanje) Izdelava načrta signirnih znakov Predlog za izdelavo elektronskega delovodnika za Biotehniško fakulteto Informacijski sistem za upravljanje dokumentarnega gradiva Pregled obstoječih programov Prilagoditev elektronskega delovodnika glede na potrebe BF Splošna zbirka Zadeva Šifranti Poročila Iskalniki Smotrnost izdelave elektronskega delovodnika Zaključki Ocena učinkov Pogoji za uvedbo Možnosti nadaljnjega razvoja Literatura in viri PRILOGE KZLO SLIK KZLO TBEL KRTICE IN KRONIMI... 44

6 1 UVOD 1.1 PREDSTVITEV PROBLEM Za nemoteno delovanje podjetja ali organizacije je nujna dobra organiziranost v smislu boljšega nadzora in preglednosti poslovanja. V tej diplomski nalogi raziskujemo, kako pripraviti klasifikacijski načrt in načrt signirnih znakov za Biotehniško fakulteto, ki bo uporaben, ker zaradi trenutne nesledljivosti dokumentov ne vemo, kje je dokument, do katere faze je zadeva obdelana in kje se v danem trenutku nahaja ter tudi kdo se trenutno ukvarja z zadevo, prav tako na koncu ne vemo, kje je shranjena. S pripravo dobrega klasifikacijskega načrta in načrta signirnih znakov si lahko delo poenostavimo in ga naredimo preglednega. Prav tako lahko s pripravo natančnega klasifikacijskega načrta, ki je podprt z dobrim računalniškim informacijskim sistemom, ustvarimo pregleden sistem. Prav zaradi vse hitrejšega delovanja in pomembnosti te dejavnosti za samo ustanovo smo se odločili za raziskavo na to temo. 1.2 PREDPOSTVKE IN OMEJITVE Iz našega dela na fakulteti je razvidno, da imamo težave z evidentiranjem dokumentov, ki prispejo na Biotehniško fakulteto po redni pošti. Zaradi veliko zaposlenih, dislociranosti in ločenega upravljanja naše ustanove so do zdaj večkrat nastajale težave z izgubljanjem pošiljk. To se je dogajalo zaradi neurejenega sledenja dokumentom, ki se razdelijo po oddelkih. Naša fakulteta nima službe»glavna pisarna«, delo glavne pisarne je trenutno porazdeljeno med tajništvo dekana in kurirja BF, vendar je to nedorečeno. Ugotavljamo tudi, da nimamo potrebnega računalniškega vodenja in sledenja dokumentom, ker za to nimamo informacijskega sistema. 1.4 METODE DEL Za zbiranje, analizo in interpretacijo podatkov v raziskovalnem procesu smo potrebovali različne tehnike in instrumente. Za našo raziskavo so se kot najprimernejše tehnike pokazale: delo z dokumentacijo, anketiranje in študija literature ter intervjuji. Cilj dela z dokumentacijo je bila analiza določenih procesov, na podlagi katerih smo ugotovili dejansko stanje. Z intervjuji in anketo smo skušali oceniti trenutno stanje in zbrali mnenja, ki so prispevala k optimalni prilagoditvi klasifikacijskega načrta delavcem, ki bodo delali z njim. Delo z dokumentacijo smo izvedli na dekanatu Biotehniške fakultete, intervjuje in ankete pa neposredno po oddelkih pri posameznih delavcih, ki opravljajo to delo. Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 1

7 2 NSTNEK IN PREDSTVITEV BIOTEHNIŠKE FKULTETE 2.1 KRTEK ZGODOVINSKI PREGLED Biotehniška fakulteta Univerze v Ljubljani je bila ustanovljena leta 1947 in se je v teh letih večkrat preimenovala oziroma spremenila svojo strukturo. Nastanek, preoblikovanje in razvoj od leta 1947, ko je bila Biotehniška fakulteta ustanovljena, do danes nam prikazuje slika gronomska fakulteta v Ljubljani 1949 gronomska in gozdarska fakulteta v Ljubljani 1953 Fakulteta za agronomijo, gozdarstvo in veterinarstvo 1961 Biotehniška fakulteta, UL Slika 1: Nastanek in razvoj Biotehniške fakultete Fakulteto danes sestavlja sedem oddelkov: Oddelek za agronomijo, Oddelek za biologijo, Oddelek za gozdarstvo in obnovljive gozdne vire, Oddelek za krajinsko arhitekturo, Oddelek za lesarstvo, Oddelek za zootehniko in Oddelek za živilstvo. Oddelki izvajajo devet univerzitetnih in štiri visokošolske strokovne programe. Univerzitetni programi so: biologija, gozdarstvo, kmetijstvo agronomija, kmetijstvo zootehnika, lesarstvo, mikrobiologija, živilska tehnologija. Visokošolski strokovni programi so: gozdarstvo, kmetijstvo agronomija, kmetijstvo zootehnika in lesarstvo. Od leta 1993 izvaja fakulteta univerzitetni študij mikrobiologije, ki je Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 2

8 organiziran kot medoddelčni študij, medtem ko je organizacijsko vključen v Oddelek za živilstvo. Od leta 2003 izvaja tudi univerzitetni študij biotehnologije. Fakulteta izvaja tudi podiplomski študij bioloških in biotehnoloških znanosti na istih področjih kot dodiplomski študij, razen tega pa še na področju varstva naravne dediščine. V sodelovanju z drugimi fakultetami ljubljanske univerze fakulteta organizira še podiplomski študij antropologije, v sklopu interdisciplinarnega študija biomedicine pa sodeluje pri izvajanju študija na področju mikrobiologije ter biokemije in molekularne biologije. 2.2 PREDSTVITEV BF V skladu s pravili fakultete (Biotehniška fakulteta, UL 2007) je ime fakultete: Univerza v Ljubljani, Biotehniška fakulteta. Skrajšano ime fakultete je: UL BF. Sedež fakultete je v Ljubljani, Jamnikarjeva 101. Fakulteta je redna članica Univerze v Ljubljani (v nadaljnjem besedilu: univerza). V angleščini je ime fakultete: University of Ljubljana, Biotechnical Faculty. Pečat fakultete je okrogle oblike, njegov obris tvori napis: Univerza v Ljubljani in pod njim je napis: Biotehniška fakulteta. Sredi pečata je grb Republike Slovenije. 2.3 DEJVNOSTI BF Kot je navedeno v pravilih fakultete (Biotehniška fakulteta, UL 2007), fakulteta opravlja izobraževalno in znanstvenoraziskovalno dejavnost na področjih, opredeljenih v odloku o preoblikovanju Univerze v Ljubljani, ter druge s tem povezane dejavnosti, opredeljene v statutu Univerze v Ljubljani. V skladu s 16. členom statuta univerze lahko fakulteta s soglasjem ustanovitelja opravlja tudi drugo izobraževalno, raziskovalno, umetniško, razvojno, strokovno in svetovalno dejavnost oziroma druge s tem povezane dejavnosti, ki so opredeljene v prilogi statuta. 2.4 NOTRNJ ORGNIZIRNOST BF Notranje organizacijske enote fakultete so oddelki, katedre, posebne enote, tajništva oddelkov in fakultete (Biotehniška fakulteta, UL 2007). Razvejanost notranjih organizacijskih enot kot tudi njihovo organiziranost ter strukturo organov v smislu njihove soodvisnosti v sklopu Biotehniške fakultete nam prikazuje slika 2. Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 3

9 Slika 2: Organigram Biotehniške fakultete Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 4

10 2.4.1 ODDELEK Oddelek (Biotehniška fakulteta, UL 2007) je notranja organizacijska enota fakultete, ki izvaja enega ali več študijskih programov za pridobitev univerzitetne ali visokošolske strokovne izobrazbe, podiplomske študijske programe, programe za izpopolnjevanje in ostale oblike stalnega strokovnega izpopolnjevanja ter raziskovalno in razvojno delo. Oddelek sestavljajo vsi visokošolski učitelji, znanstveni delavci, visokošolski sodelavci in drugi delavci, ki so zaposleni na fakulteti oz. oddelku. Oddelek na svojem raziskovalnem in študijskem področju oz. področjih skrbi za: 1. pripravo predlogov študijskih programov oz. njihovih sprememb, 2. skladen in mednarodno primerljiv razvoj področnih disciplin oz. strokovnih znanj, 3. izvajanje in usklajevanje dodiplomskega in podiplomskega izobraževanja, strokovnega izpopolnjevanja in usposabljanja, 4. izvajanje in usklajevanje raziskovalnega in razvojnega ter strokovnega dela, 5. materialni in kadrovski razvoj oddelka ter 6. opravlja druge naloge v skladu z zakonom, pravili fakultete in odločitvami senata fakultete. Organa oddelka sta (Biotehniška fakulteta, UL 2007): prodekan za področje, ki ga pokriva oddelek (v nadaljnjem besedilu: prodekan za področje), senat. Kot je navedeno v pravilih fakultete (Biotehniška fakulteta, UL 2007), je prodekan za področje strokovni vodja oddelka v zadevah, ki spadajo v nacionalni program visokega šolstva, pri opravljanju dejavnosti iz 16. člena statuta univerze ter tudi poslovodni organ v skladu s posebnimi pooblastili dekana. Prodekan za področje ima tudi enega ali več namestnikov. Prodekan za področje opravlja naslednje naloge (Biotehniška fakulteta, UL 2007): 1. predstavlja in zastopa fakulteto v skladu z danimi pooblastili, 2. vodi izobraževalno in znanstvenoraziskovalno delo na področju, za katero je imenovan, 3. skrbi za zakonitost dela oddelka, 4. skrbi za pravilno finančno in materialno poslovanje oddelka in še posebej za smotrno uporabo sredstev, 5. skrbi, da se sredstva oddelka uporabljajo v skladu z njihovim namenom, 6. enkrat letno poroča o svojem delu senatu oddelka in dekanu, 7. sklicuje in vodi seje senata oddelka, 8. posreduje dekanu fakultete predloge v zvezi z delovnimi razmerji visokošolskih učiteljev, znanstvenih delavcev, visokošolskih sodelavcev in drugih delavcev, ter druge naloge, določene s statutom, akti univerze in fakultete ter sklepi organov fakultete in oddelka. Prodekan za področje lahko ima kot posvetovalno telo kolegij, kot je zapisano v pravilih fakultete (Biotehniška fakulteta, UL 2007). Senat oddelka v skladu s pravili fakultete (Biotehniška fakulteta, UL 2007) opravlja naslednje naloge: Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 5

11 1. posreduje senatu fakultete predloge študijskih programov za pridobitev univerzitetne izobrazbe, visoke strokovne izobrazbe, programe za izpopolnjevanje in ostale oblike stalnega strokovnega izpopolnjevanja, 2. sodeluje pri oblikovanju predlogov za podiplomski študijski program fakultete, 3. v posameznih postopkih za izvolitev v nazive visokošolskih učiteljev, znanstvenih delavcev in visokošolskih sodelavcev predlaga senatu fakultete poročevalce za oceno usposobljenosti kandidatov, 4. sprejema letni delovni načrt oddelka, 5. predlaga senatu fakultete komisijo za ocene primernosti teme doktorske disertacije in usposobljenosti kandidata za opravljanje doktorata znanosti ter temo doktorske disertacije, 6. predlaga senatu fakultete poročevalce za oceno in komisijo za zagovor doktorske disertacije, 7. imenuje komisijo za oceno primernosti teme in naslova magistrskega dela, 8. predlaga komisiji senata fakultete za podiplomski študij oceno primernosti teme in naslova magistrskega dela, 9. imenuje komisijo za oceno in zagovor magistrskega dela, 10. predlaga senatu fakultete v imenovanje mentorja oz. somentorja podiplomskemu študentu, 11. predlaga senatu fakultete komisijo v postopkih priznavanja tujega izobraževanja, 12. predlaga senatu fakultete ustanovitev ali ukinitev kateder, 13. imenuje predstojnike kateder in njihove namestnike, 14. enkrat letno obravnava poročila o delu mladih raziskovalcev in asistentov stažistov ter predlaga senatu fakultete ustrezne ukrepe, 15. opravlja druge naloge, če je tako določeno s splošnimi akti fakultete ali sklepi organov fakultete. Senat oddelka lahko, če je potrebno, imenuje delovna telesa, ki so zadolžena za določene naloge. Mandat članov delovnih teles senata je enak mandatu prodekana za področje z možnostjo ponovne izvolitve. Senat fakultete lahko imenuje kolegij študija posameznega študijskega programa in mu določi naloge KTEDR Katedra (Biotehniška fakulteta, UL 2007) je temeljna organizacijska enota pedagoškega, znanstvenoraziskovalnega in strokovnega dela, ki ga izvaja oddelek. Katedra združuje enega ali več sorodnih predmetov enega ali več študijskih programov tako, da je vsak delavec razporejen le v eno katedro. V okviru posamezne katedre ali več kateder se za raziskovalno dejavnost organizirajo raziskovalne in programske skupine, ki jih ustanovi ali ukine senat fakultete. Vodjo skupine imenuje senat fakultete na predlog dekana. Glede na pravila fakultete (Biotehniška fakulteta, UL 2007) mora imeti katedra najmanj tri člane iz vrst visokošolskih učiteljev, znanstvenih delavcev oz. Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 6

12 visokošolskih sodelavcev, zaposlene na fakulteti s polnim delovnim časom, pri čemer mora vsaj eden od njih imeti naziv visokošolskega učitelja. Glavna naloga katedre (Biotehniška fakulteta, UL 2007) je skrb za nemoten potek ter razvoj izobraževalnih in znanstvenoraziskovalnih programov in znanstvenih disciplin. Katedra predvsem: 1. razvija stroko in zagotavlja znanstveni in strokovni razvoj svojih članov, 2. koordinira delo članov katedre, 3. sodeluje pri pripravi študijskih programov, ki jih izvaja fakulteta, 4. predlaga učne načrte za predmete, ki jih združuje, 5. na dodiplomskem in podiplomskem študiju skrbi za redno izvajanje pedagoškega dela, 6. organizira in izvaja raziskovalno in razvojno delo, ki je potrebno za nemoten potek pedagoškega dela, 7. organizira in izvaja raziskovalno in razvojno delo ter strokovno in pospeševalno delo, 8. organizira in izvaja programe za izpopolnjevanje in ostale oblike stalnega strokovnega izpopolnjevanja, 9. vzpodbuja in daje predloge v zvezi z izobraževanjem in zaposlovanjem visokošolskih učiteljev, znanstvenih delavcev in visokošolskih sodelavcev, 10. v sodelovanju z drugimi katedrami goji interdisciplinarnost, 11. organizira povezovanje s sorodnimi strokovnimi institucijami doma in v tujini, 12. načrtuje in predlaga študijske odsotnosti svojih članov ter predlaga nadomeščanje odsotnih delavcev katedre, 13. spremlja strokovni, znanstveni in pedagoški razvoj visokošolskih učiteljev in sodelavcev katedre, 14. obravnava in daje pobude za sodelovanje zunanjih sodelavcev iz prakse in gostujočih učiteljev, 15. predlaga kandidate za dekana, prodekana in člane upravnega odbora, 16. opravlja druge naloge, povezane s študijskim ter raziskovalnim in razvojnim delom fakultete. Kdor hoče postati predstojnik katedre, mora biti visokošolski učitelj. Predstojnik katedre vodi delo katedre ter skrbi in je odgovoren za (Biotehniška fakulteta, UL 2007): 1. redno izvajanje študijskega procesa, 2. koordinacijo dela s člani katedre, ki jo vodi, 3. pravočasno nadomeščanje odsotnega člana katedre v študijskem procesu, 4. pravilno in popolno kadrovsko zasedbo pedagoških delavcev, 5. pravočasno predlaganje odsotnosti delavcev katedre zaradi študijskega dopusta s poimensko navedbo drugega izvajalca, 6. zakonito uporabo sredstev, prostorov, opreme, drobnega inventarja in materiala, ki ga uporablja katedra, 7. koordinacijo nabave študijske in raziskovalne opreme v okviru oddelka, 8. izvrševanje in zagotavljanje izvrševanja sklepov organov fakultete in oddelka v zadevah iz njihove pristojnosti, ki se nanašajo na katedro, 9. opravlja druge naloge, določene v splošnih aktih univerze in fakultete ter po pooblastilu dekana ali prodekana za področje. Predstojnik katedre lahko ima namestnika. Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 7

13 2.4.3 POSEBN ENOT Posebne enote v skladu s pravili fakultete (Biotehniška fakulteta, UL 2007) opravljajo infrastrukturne naloge, ki omogočajo izvajanje izobraževalnega, raziskovalnega in razvojnega ter strokovnega dela (knjižnice, poskusni obrati in podobno) na oddelku oz. fakulteti. Posebna enota ima vodjo, ki ga v okviru oddelka imenuje in razrešuje dekan na predlog prodekana za področje. Vodjo posebne enote v okviru fakultete imenuje in razrešuje dekan PROJEKTNO POVEZOVNJE Posebna enota ali katedra, kot je navedeno v pravilih fakultete (Biotehniška fakulteta, UL 2007), uresničuje svoje naloge samostojno, pri čemer se lahko za izvajanje posameznih nalog ali dejavnosti projektno povezuje z drugimi posebnimi enotami ali katedrami fakultete (programska skupina, raziskovalna skupina, projektna skupina, skupina ali laboratorij za kontrolo kakovosti, testiranje ali akreditacijo in podobno). Skupina ima vodjo, ki ga imenuje ali razreši dekan na predlog enega ali več prodekanov za področje TJNIŠTVO ODDELK IN FKULTETE Tajništvo oddelka je na podlagi pravil fakultete (Biotehniška fakulteta, UL 2007) notranja organizacijska enota oddelka, ki opravlja upravno-administrativne in strokovno-tehnične naloge v zvezi z izvajanjem dejavnosti oddelka. Vodja tajništva oddelka je pomočnik tajnika fakultete. Tajništvo fakultete, kot je predpisano s pravili fakultete (Biotehniška fakulteta, UL 2007), opravlja organizacijske in pravne zadeve, upravno-administrativna opravila s študijskega, znanstvenoraziskovalnega, kadrovskega, gospodarsko-finančnega in računovodskega področja ter strokovno-tehnične naloge pri izvajanju nacionalnega programa visokega šolstva in nacionalnega raziskovalnega programa. Prav tako opravlja tudi upravno-administrativne in strokovno-tehnične naloge v zvezi z izvajanjem dejavnosti fakultete iz 16. člena statuta. Vodja tajništva fakultete je tajnik fakultete. Službe tajništva fakultete so organizirane v naslednji sestavi: služba za študijske zadeve, raziskovalno dejavnost in mednarodno sodelovanje, finančno-računovodska služba, služba za splošne in kadrovske zadeve. Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 8

14 2.5 ORGNI BIOTEHNIŠKE FKULTETE Organi fakultete so (Biotehniška fakulteta, UL 2007): dekan, senat, akademski zbor, upravni odbor, študentski svet DEKN IN PRODEKN FKULTETE Fakulteto vodi, zastopa in predstavlja dekan, ki je njen strokovni vodja in ki opravlja naloge v skladu z zakonom, odlokom o preoblikovanju Univerze v Ljubljani, statutom, temi pravili in pooblastili rektorja. Njegove pristojnosti so opredeljene v statutu. Naloge, navedene v teh pravilih, opravljata prodekana fakultete, prav tako opravljata tudi naloge, za katere ju pooblasti dekan. Dekan in prodekani, kot je navedeno v (Biotehniška fakulteta, UL 2007), predstavljajo vodstvo fakultete ter imajo pravico in dolžnost, da sodelujejo na vseh predstavitvah fakultete, prireditvah, svečanostih in strokovnih srečanjih, ki jih prireja fakulteta ali druga visokošolska oz. druga organizacija, razen če dekan odloči, da v posameznih primerih navzočnost vseh prodekanov ni nujno potrebna SENT FKULTETE Senat fakultete ima v skladu s pravili fakultete (Biotehniška fakulteta, UL 2007) 22 članov, od teh je 17 članov iz vrst visokošolskih učiteljev in znanstvenih delavcev ter pet predstavnikov študentov. Vsak oddelek fakultete predlaga za člane senata fakultete dva ali več kandidatov, praviloma je eden izmed kandidatov prodekan za področje. Kolegija študijev mikrobiologije in biotehnologije predlagata vsak po enega ali več kandidatov za člana senata. kademski zbor izvoli senat fakultete tako, da sta iz vsakega oddelka izvoljena dva člana, en član iz študija mikrobiologije in en član iz študija biotehnologije. Po položaju je član senata fakultete dekan. Senat fakultete obravnava vprašanja iz svoje pristojnosti in sklepa o njih na sejah. Stalna delovna telesa senata fakultete so, kot je navedeno v pravilih fakultete (Biotehniška fakulteta, UL 2007): komisija za dodiplomski študij, komisija za raziskovalno in razvojno delo, komisija za podiplomski študij, kadrovska komisija. Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 9

15 Komisija za dodiplomski študij opravlja naslednje naloge (Biotehniška fakulteta, UL 2007): 1. obravnava predlog razpisa za vpis na dodiplomske študijske programe in omejitve vpisa, 2. pripravlja analize učinkovitosti študija ter predloge in ukrepe za učinkovitejši in sodobnejši študij na fakulteti, 3. spremlja in daje pobude za izboljšanje pedagoškega dela in prenovo ter dopolnitev študijskih programov, 4. pripravlja merila in kriterije za nagrade in priznanja študentom fakultete, 5. predlaga senatu fakultete kandidate za nagrade in priznanja s pedagoškega področja, 6. predlaga senatu fakultete kandidate za Prešernove nagrade, 7. spremlja uresničevanje pravil s študijskega področja in predlaga njihove dopolnitve in spremembe, 8. opravlja druge naloge, ki jih določajo pravila fakultete ali jih določi senat fakultete. Komisija za raziskovalno in razvojno delo opravlja naslednje naloge (Biotehniška fakulteta, UL 2007): 1. skrbi za smotrno izkoriščanje in razvijanje raziskovalnih zmogljivosti fakultete, 2. obravnava predloge programov raziskovalnega in razvojnega dela ter daje senatu fakultete mnenje o njih, 3. predlaga senatu fakultete kandidate za državne nagrade v znanosti ter kandidate za nagrado za življenjsko delo in vrhunske dosežke, 4. spremlja in daje pobude za izboljšanje raziskovalnega in razvojnega dela, 5. opravlja druge naloge, ki jih določajo pravila fakultete ali jih določi senat fakultete. Komisija za podiplomski študij opravlja naslednje naloge (Biotehniška fakulteta, UL 2007): 1. obravnava osnutke študijskih programov podiplomskega študija, 2. obravnava predlog razpisa za vpis na podiplomske študijske programe in predlog o omejitvi vpisa, 3. pripravlja analize učinkovitosti študija ter predloge in ukrepe za učinkovitejši in sodobnejši podiplomski študij na fakulteti, 4. spremlja izvajanje organiziranega študijskega dela, obravnava študijske uspehe in izvedbo urnikov, 5. odloča o študijskih in statusnih vprašanjih študentov podiplomskega študija, 6. odloča o podaljšanju statusa študenta, 7. spremlja študijsko in raziskovalno delo podiplomskih študentov, 8. senatu fakultete predlaga imenovanje mentorja oz. somentorja podiplomskemu študentu, 9. obravnava predloge za imenovanje mentorjev in somentorjev pri izdelavi doktorskih disertacij, 10. obravnava predloge za imenovanje komisije za oceno doktorske disertacije, 11. obravnava predloge za imenovanje komisije za zagovor doktorske disertacije, 12. opravlja druge naloge, ki jih določajo pravila fakultete ali jih določi senat fakultete. Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 10

16 Kadrovska komisija (Biotehniška fakulteta, UL 2007): 1. na predlog oddelkov predlaga senatu fakultete imenovanje poročevalcev v posameznem habilitacijskem postopku, 2. daje senatu fakultete mnenja k predlogom za izvolitve v nazive visokošolskih učiteljev, znanstvenih delavcev in visokošolskih sodelavcev, 3. obravnava sistemizacijo delovnih mest na fakulteti in spremlja njeno uresničevanje, 4. predlaga imenovanja oz. izvolitev članov fakultete v delovna telesa univerze in državnih organov, če ni drugače opredeljeno s temi pravili, 5. predlaga senatu fakultete kandidate za podelitev nagrad in priznanj univerze, nagrad fakultete, priznanj državnih organov in drugih ustanov ter odloča o podelitvi priznanj in pohval fakultete, 6. opravlja druge naloge, ki jih določajo pravila fakultete ali jih določi senat fakultete KDEMSKI ZBOR kademski zbor (v nadaljnjem besedilu: zbor) sestavljajo vsi visokošolski učitelji, znanstveni delavci in visokošolski sodelavci v skladu s pravili fakultete (Biotehniška fakulteta, UL 2007). Zbor vodi predsednik, ki ga med seboj izvolijo visokošolski učitelji, znanstveni delavci in visokošolski sodelavci, ki sestavljajo zbor (Biotehniška fakulteta, UL 2007) UPRVNI ODBOR Upravni odbor (Biotehniška fakulteta, UL 2007): 1. sprejema letni program dela in razvoja fakultete ter spremlja njegovo uresničevanje, 2. sprejema finančni načrt in zaključni račun fakultete, 3. odloča o odtujitvi ali obremenitvi nepremičnin fakultete ali opreme večje vrednosti ob predhodnem soglasju univerze, 4. določa cenik za opravljanje dejavnosti iz 16. člena statuta, 5. predlaga upravnemu odboru univerze določitev šolnin in drugih prispevkov za študij, 6. odloča o prošnjah študentov in predlogih študijske komisije za oprostitev plačila šolnine in drugih prispevkov za študij, 7. sprejema pravila o finančnem poslovanju fakultete, 8. v okviru svojih pristojnosti odloča o drugih zadevah gospodarske in materialne narave. Upravni odbor vodi prodekan fakultete (v nadaljnjem besedilu: predsednik). Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 11

17 2.5.5 ŠTUDENTSKI SVET FKULTETE Študentski svet fakultete je organ študentov fakultete (Biotehniška fakulteta, UL 2007). Glede na pravice in dolžnosti študentov razpravlja o vseh zadevah in poleg tega: oblikuje mnenja študentov fakultete za študentski svet univerze, voli člane organov fakultete iz vrst študentov, kot je določeno s temi pravili, daje mnenje o pedagoški usposobljenosti v postopkih izvolitve v naziv učiteljev in sodelavcev, opravlja druge naloge po sklepu senata fakultete ali dekana fakultete. Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 12

18 3 UREDB O UPRVNEM POSLOVNJU 3.1 SPLOŠN DOLOČIL (Uredba o upravnem poslovanju 2005) Uredba o upravnem poslovanju ureja upravno poslovanje, ki obsega delovni in poslovni čas ter uradne ure, uporabo prostorov in opreme, upravljanje dokumentarnega gradiva, komunikacijo s strankami in drugimi javnostmi, izvajanje uradnih dejanj, poslovanje v tujih jezikih narodnih skupnosti in nadzor nad izvajanjem te uredbe. Pri tej nalogi se bomo osredotočili na izdelavo klasifikacijskega načrta in njegovo pomembnost, zato bomo iz Uredbe o upravnem poslovanju uporabili predvsem tista določila, ki bolj zadevajo upravljanje dokumentarnega gradiva, ravnanje z njim, predvsem pa sprejemanje in izdajanje ter evidentiranje. Prav tako bomo glede na to, da želimo postaviti temelje za elektronski delovodnik, iz uredbe uporabili tudi naslednje natančno opredeljene pojme: centralni informacijski sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje je informacijski sistem, ki omogoča sprejem elektronskih vlog v predpisani standardni obliki; dokument je izviren ali reproduciran (pisan, risan, tiskan, fotografiran, fotokopiran, fonografski, v elektronski obliki ali kako drugače zapisan) zapis, ki je bil sprejet ali je nastal pri delu organa in je pomemben za njegovo poslovanje; dokumentarno gradivo so vse zadeve, dosjeji, dokumenti ter evidence o njih; dosje je celota več dokumentov ali zadev različne vsebine, ki zadevajo isto fizično ali pravno osebo, oz. dokumentov ali zadev enake vsebine, ki zadevajo različne fizične ali pravne osebe; elektronska kopija dokumenta v fizični obliki je skeniran dokument v fizični obliki ali skenirana fizična kopija dokumenta v fizični obliki; evidenca dokumentarnega gradiva je temeljna evidenca o opravljanju del in nalog organa ter se vodi o vseh zadevah, dosjejih in dokumentih; klasifikacijski znak je številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov, s katerim se razvrščajo zadeve po vsebini; priloga je zapis ali predmet, ki je priložen dokumentu kot dopolnitev, pojasnilo ali dokaz vsebine dokumenta; rokovnik je evidenca ali zbirka zadev, ki jih glede na vsebino ni mogoče neprekinjeno reševati; signirni (dodeljevalni) znak je številčna oznaka notranje organizacijske enote organa ali delovnega mesta javnega uslužbenca, ki zadevo rešuje; zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo. Upravni organ mora za upravljanje dokumentarnega gradiva organizirati glavno pisarno. V skladu z obsegom, mora biti struktura glavne pisarne določena z velikostjo in potrebami organizacije (Quible 2001). Če to ni mogoče, mora za to delo Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 13

19 organizirati drugo notranjo organizacijsko enoto. Če tudi to ni mogoče, mora to prenesti na pooblaščene javne uslužbence. Javni uslužbenci v glavni pisarni opravljajo naloge, kot so: sprejemni prostor oz. vložišče, evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentov, odpravništvo ter skrb za varovanje dokumentarnega gradiva. 3.2 SPREJEMNJE IN PREGLEDOVNJE POŠTE Pošta (Uredba o upravnem poslovanju 2005) je vsakršen dokument, ki ga na kakršen koli način prejmejo organi in hkrati izpolnjuje naslednje pogoje: po končanem prejemu je v obliki, iz katere lahko naslovnik prepozna sporočilo in ga prebere, v primeru prejema je v fizični obliki na papirju, disketi, zgoščenki in v takšnem stanju, da ga je mogoče reproducirati za potrebe poslovanja, v primeru elektronskega prejema je v obliki, ki je skladna s tehnološkimi zahtevami, ki jih določi minister za javno upravo, ali v obliki, ki je organu razumljiva, po svoji vsebini je toliko pomemben, da ga je treba evidentirati v smislu te uredbe. Pošta iz prejšnjega odstavka se šteje za uradno pošto, s katero mora organ ravnati v skladu z določbami uredbe. Pošti, prejeti v fizični obliki, so lahko dodane tudi priloge, ki ne izpolnjujejo naštetih pogojev in so lahko v kakršni koli fizični obliki ali stanju, vendar jih mora pošta očitno identificirati. Pošta, ki jo prejmemo, je lahko prejeta v fizični obliki prek javne poštne službe, drugih poštnih ali raznašalskih služb ali je to, kar prinesejo posamezniki oz. kar je ustno sporočeno organu na zapisnik ali organ kako drugače zabeleži, in pošta, prejeta v elektronski obliki. Pošto v fizični obliki sprejme javni uslužbenec, ki mora imeti pooblastilo. Pošto sprejme, pregleda in evidentira glavna pisarna. Vse zaznamke, ki jih javni uslužbenci zabeležijo na dokument, je treba opremiti z datumom, imenom in podpisom. Če se zaznamek vnese neposredno v informacijski sistem, se v sistemu zabeležita ime javnega uslužbenca, ki je zaznamek vnesel, in datum vnosa. Pošto, ki prispe po poštni, kurirski ali dostavni službi, prevzema javni uslužbenec v glavni pisarni. Posebno pozoren mora biti na poškodovane pošiljke, ki jih ne sme prevzeti. Javni uslužbenec sprejme, odpre in evidentira vso pošto, ki prispe v glavno pisarno, razen tiste, na kateri je oznaka vročiti osebno naslovniku, ali če obstaja sum, da je nevarna za zdravje, ali je na pošti oznaka stopnje tajnosti, če se pošta nanaša na tečaj ali razpis, prav tako je treba paziti, da se ne poškoduje vsebina pošiljke. Elektronska sporočila organ prejema prek elektronske pošte, telefaksa, elektronske izmenjave podatkov, spletnih obrazcev ali prek centralnega informacijskega sistema za sprejem vlog, vročanje in obveščanje. Elektronska sporočila, ki so bila posredovana na ime javnega uslužbenca, posredujejo glavni pisarni ali jih sami evidentirajo, če so za to pooblaščeni. Pošta, prejeta v elektronski obliki, se lahko natisne na papir, če je bila elektronska oblika uporabljena izključno za prenos. Pošta v fizični obliki se sprejema celoten poslovni čas, medtem ko se elektronska pošta sprejema tudi zunaj tega časa. Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 14

20 Na vsak fizični dokument, ki ga glavna pisarna prejme na prej omenjene načine, odtisne prejemno štampiljko, praviloma na zgornji desni del prve strani fizičnega dokumenta, tako da ne prekrije besedila dokumenta. Prejemna štampiljka, ki je predstavljena na sliki 3, ima naslednja polja: naziv organa, ki je dokument prejel, datum prejema dokumenta, označba notranje organizacijske enote ali javnega uslužbenca, ki dokument prejme v reševanje, šifra zadeve, vsebinska označba prilog ali skupno število prejetih prilog, skupen znesek vrednosti na dokumentu nalepljenih kolkov, denarja ali vrednotnic. NZIV ORGNIZCIJE Prejeto: Šifra zadeve: Signirni znak: Priloge: Vrednotnice: Slika 3: Prejemna štampiljka V polje prejeto se vpiše datum, ko je dokument prispel, pri čemer se datuma ne sme spreminjati. V polje šifra zadeve se vnesejo ustrezen klasifikacijski znak, zaporedna številka zadeve, letnica nastanka zadeve, lahko pa tudi številka dokumenta. Zaporedno številko določi informacijski sistem samodejno. V polje signirni znak se vpiše signirni znak notranje organizacijske enote ali delovnega mesta. V polje priloge se vpiše število prilog, priloženih pismu. V polje vrednotnice se vpiše, katere vrednotnice in v kolikšni vrednosti so priložene prispelemu dokumentu. 3.3 KLSIFICIRNJE IN SIGNIRNJE DOKUMENTOV RZVRŠČNJE (KLSIFICIRNJE) Evidenca se vodi po vsebini zadev na podlagi načrta klasifikacijskih znakov (Uredba o upravnem poslovanju 2005 in Žumer 2008). Načrt, ki vsebuje seznam klasifikacijskih znakov, z besedami opisan pomen in rok hrambe, določi predstojnik. Evidenčni sistem zadev temelji na decimalni razdelitvi vsebin z delovnega področja upravnega organa. Vlada RS predpiše obvezen okvir načrta klasifikacijskih znakov, medtem ko za istovrstne organe in javnopravne osebe predpiše enoten sistem klasifikacijskih znakov minister, pristojen za to področje, v soglasju z ministrom, pristojnim za javno upravo. Načrt je treba pripraviti za daljše časovno obdobje. Opis klasifikacijskega znaka mora biti primerno dolg in razumljiv. Kratice in okrajšave so dopustne, če so razumljive. Klasifikacijski znaki so samo številčni in se lahko izjemoma podrobneje razdelijo na največ petmestne znake. Znakov ni dovoljeno črtati, vendar se lahko obstoječi podrobneje razdelijo na četrti ali peti ravni. Organi Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 15

21 ne smejo znakov dodajati na tretji ravni. Če se v načrt doda nov klasifikacijski znak ali nova podelitev znaka, je treba izvodu načrta, namenjenega trajni hrambi, pripisati datum, od kdaj velja. Organ posreduje zaradi določitve arhivskega gradiva pristojnemu arhivu svoj načrt klasifikacijskih znakov DODELJEVNJE (SIGNIRNJE) Delo v organu mora biti organizirano tako, da se vsaka zadeva nemudoma dodeli v reševanje (signirai) pristojni notranji organizacijski enoti ali pooblaščenemu javnemu uslužbencu (Uredba o upravnem poslovanju 2005 in Žumer 2008). Postopek dodeljevanja in pooblastila odredi predstojnik. Zadeve, ki jih organ rešuje po ustaljenem postopku, pošlje glavna pisarna v reševanje neposredno notranji organizacijski enoti. Če to prejme točno določen uslužbenec, se signirnemu znaku doda tudi znak delovnega mesta. Pri čemer lahko zadeve rešujejo tudi projektne skupine, komisije ali druga delovna telesa. Zadeve, ki se kasneje dodelijo drugi organizacijski enoti ali javnemu uslužbencu, se presignirajo. Zadeve, ki obravnavajo načelna vprašanja, se signirajo samo s signirnim znakom vodstva organa oz. vodstva notranje organizacijske enote. Mogoče je tudi dosigniranje, ko predstojnik oz. vodja organizacijske enote določi nižjo organizacijsko enoto za reševanje zadeve. Notranje organizacijske enote in delovna mesta znotraj teh enot se določijo s signirnimi znaki v načrtu signirnih znakov, ki ga sestavi organ sam na podlagi akta o notranji organizaciji in sistematizaciji delovnih mest. V načrtu signirnih znakov so organizacijske enote označene z eno- ali večštevilčnimi znaki, delovno mesto pa z naslednjimi eno- ali večštevilčnimi znaki. Uporabljajo se lahko tudi črkovne oznake, ki ne pomenijo začetnic imena in priimka javnega uslužbenca. Signirni znaki so vezani na delovno mesto in ne na osebo. Načrt signirnih znakov se sme spremeniti, kadar se spremeni organizacija javnega organa. 3.4 EVIDENTIRNJE Evidentiranje gradiva je postopek, s katerim zabeležimo določene podatke o dokumentarnem gradivu v evidenco (Brejc 2002). Evidenca dokumentarnega gradiva je temeljna evidenca o opravljanju del in nalog organa ter je podlaga vsem drugim evidencam, ki se nanašajo na delo organa. Evidenca dokumentarnega gradiva se vodi o vseh zadevah, dosjejih in dokumentih, ki jih organ prejme ali nastanejo pri njegovem delu (Uredba o upravnem poslovanju 2005). Evidenca dokumentarnega gradiva se vodi z informacijskim sistemom. Sodobni računalniški evidenčni sistemi omogočajo popoln pregled nad vsemi prejetimi in odposlanimi dokumenti, obdelavo različnih vrst dokumentov (papir, disketa, multimedijski nosilci itd.) ter so podlaga za urejanje tekočih in stalnih zbirk dokumentarnega gradiva (Jereb in drugi 2000). Evidenca dokumentarnega gradiva v elektronski obliki mora zagotavljati evidentiranje ravnanja z dokumenti, in sicer tako da se shranjujejo podatki o tem, kdo in kdaj je izvajal posamezna opravila v zvezi s posameznim dokumentom. Pri skeniranih dokumentih se shranjujejo tudi podatki o Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 16

22 tem, kdo in kdaj je dokument skeniral. Javni uslužbenec, pooblaščen za skeniranje dokumentov, mora zagotoviti, da se dokument skenira v celoti, skupaj s pripadajočimi prilogami EVIDENTIRNJE POŠTE IN NEEVIDENČNO GRDIVO Pošta se vedno evidentira, če je bil potrjen prejem tega dokumenta. Neevidenčno gradivo je tisti del pošte, ki se ne evidentira, ker ni pomemben za poslovanje organa (oglaševalska sporočila, čestitke, voščila, poslovna vabila, časopisi, publikacije, predstavitve izobraževalnih programov ipd.) EVIDENTIRNJE DOKUMENTOV To zajema evidentiranje prejetih (vhodnih) dokumentov, evidentiranje izhodnih dokumentov in evidentiranje lastnih dokumentov. Dokument, ki ga organ prejme v fizični obliki, evidentirajo javni uslužbenci v glavni pisarni. Prejeti dokument v elektronski obliki evidentira glavna pisarna. Če ima organ ustrezno informacijsko opremo, se gradivo, prejeto v papirni obliki, tudi ustrezno skenira v elektronsko evidenco zadev, dosjejev in dokumentov. Izhodne dokumente evidentira javni uslužbenec tega organa, ki zadevo rešuje. Če javni uslužbenec ne evidentira izhodnega dokumenta sam, mora prek glavne pisarne poskrbeti, da bo evidentiran in opremljen s pravimi evidenčnimi podatki. Dokumente, ki nastanejo po lastni pobudi v organu, evidentira tisti javni uslužbenec tega organa, ki začne nalogo opravljati, ali tisti, ki jo naloži drugemu javnemu uslužbencu. Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 17

23 4 DELO Z DOKUMENTRNIM GRDIVOM 4.1 NČEL PISRNIŠKEG POSLOVNJ Pisarniško poslovanje oziroma ravnanje z zapisi obsega postopke sprejemanja, evidentiranja, reševanja, kreiranja, odprave in hranjenja dokumentarnega gradiva v procesu poslovanja in dela ustanov ter posameznikov. Na Biotehniški fakulteti še vedno uporabljamo več fizičnih delovodnikov, čeprav uredba (Uredba o upravnem poslovanju 2005) v 126. členu določa, da se evidenca dokumentarnega gradiva vodi z informacijskim sistemom. Dokumenti, ki prispejo na Biotehniško fakulteto, se ne odpirajo in evidentirajo na enem mestu. Delno se pošta odpira v tajništvu dekanata, delno po posameznih službah v okviru dekanata, pošiljke za posamezne oddelke pa posredujemo neodprte in neevidentirane naprej do oddelkov prek interne kurirske pošte. Če na osnovi vseh teh prejetih zadev v kateri koli službi ali na oddelku nastane nov izhodni dokument, se ta vpiše v posamezen delovodnik pod novo zaporedno številko, tako se sledljivost izgubi. Nemogoče je preveriti, ali je bila zadeva zaključena in seveda tudi kje je shranjena. Večkrat se zgodi, da je dokument shranjen na več različnih mestih, medtem ko ga nemalokrat ni v nobenem arhivu. Vsa ta opravila, kot so iskanje dokumentov, ugotavljanje, do katere stopnje je zadeva rešena, kdo jo rešuje, vsak dan povzročajo iskanje in izgubo časa. Prav zaradi dislociranosti in velikosti fakultete je treba izdelati enoten klasifikacijski načrt ter ga podpreti z elektronskim sistemom vodenja evidenc prejetih in izdanih pošiljk. Na osnovi zgoraj opisanega stanja je nemogoče upoštevati načela pisarniškega poslovanja (Brejc 2002): selektivnost zagotoviti moramo ustrezno preglednost in uporabnost prejetega in lastnega gradiva, ločiti, kaj je pomembno in kaj ne, kaj bo povzročilo reakcijo oz. postopek in kaj je bilo poslano samo v vednost, v reklamne namene in podobno; urejenost in preglednost poslovanje mora biti organizirano tako, da bomo vsak del dokumentarnega gradiva čim prej našli; dostopnost informacije morajo biti dostopne vsem, ki jih za svoje delo potrebujejo in imajo ustrezna pooblastila za njihovo uporabo; zanesljivost poslovanje mora biti urejeno z organizacijskim predpisom, ki ga mora vsak uslužbenec poznati in upoštevati. Za kakovostno poslovanje je nujen stalen nadzor nad delom; zamenljivost za nemoteno izvrševanje dela je nujno, da določene delovne postopke poznata vsaj dva uslužbenca v isti organizaciji; preprostost paziti moramo, da so delovni postopki enostavni, da so uslužbencem v pomoč. Za vsak delovni postopek mora biti jasno, čemu je namenjen; Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 18

24 ekspeditivnost delo mora potekati ažurno in hitro, poskusiti moramo zagotoviti, da bo prejeta pošta obdelana in odgovorjena najhitreje v smislu prave rešitve; ekonomičnost z razpoložljivimi sredstvi je treba doseči čim večji učinek oz. privarčevati, kolikor je mogoče; varnost dokumentarno gradivo, ki ga organizacija sprejema, obdeluje in hrani, je treba zavarovati pred izgubo, uničenjem ali zlorabo. Shranjeno mora biti v primernih prostorih. Zaradi vseh teh načel ter Uredbe o upravnem poslovanju je nujno, da izdelamo klasifikacijski načrt za Biotehniško fakulteto, ki bo vsem uslužbencem olajšal delo in ga naredil preglednejšega. 4.2 NČINI RZVRŠČNJ GRDIV PRI PISRNIŠKEM POSLOVNJU Veliko količino informacij lahko evidentiramo, razvrščamo, razčlenjujemo, strukturiramo, urejamo in obdelujemo tako, da bomo vsako najmanjše gradivo ali njegov del našli v najkrajšem času. Da to dosežemo, moramo gradivo pri pisarniškem poslovanju razvrstiti na ustrezen način. Načini za razvrščanje so (Žumer 2001 in Jereb 2008): številčno (numerično), kronološko (po datumih ali časovnih obdobjih), abecedno, geografsko, vsebinsko in s kombinacijo navedenih načinov razvrščanja. Poleg zgoraj navedenih načinov razvrščanja se uporabljajo še naslednji načini razvrščanja na podlagi (Žumer 2001): organizacijske strukture ustanove, pristojnosti, nalog, vrst dejavnosti ali predmetov poslovanja, poslovnih funkcij, vrst in oblik dokumentarnega gradiva, časovnih obdobij. Zaradi smiselnosti za uporabo bomo v nadaljevanju natančneje opisali le dva načina razvrščanja, ki bi se lahko uporabila glede na zahteve in potrebe naše ustanove VSEBINSKO RZVRŠČNJE Vsebinsko razvrščanje je razvrščanje dokumentarnega gradiva po vsebinskih geslih. Najpomembnejša je vsebina zadeve, ki jo poskušamo ugotoviti iz prispelega dokumenta. Gradivo razvrščamo na podlagi vnaprej pripravljene sistematične razporeditve vsebin oz. na podlagi vnaprej sestavljenih klasifikacijskih načrtov. Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 19

25 Vsebinski sistemi razvrščanja gradiva na podlagi klasifikacijskih načrtov pravzaprav temeljijo na neposrednem številčnem razvrščanju, ker so sicer vsebine nepregledne in za razvrščanje neobvladljive. To še posebej velja za računalniško obdelavo podatkov RZVRŠČNJE PO ORGNIZCIJSKI STRUKTURI Organizacijska struktura je pogosto osnovni okvir za razvrščanje in arhiviranje gradiva. To razvrščanje je značilno za gospodarske družbe, podjetja, banke, zavarovalnice, zadruge, zbornice, združenja in tudi za večje zavode, kamor spada zaradi svoje razvejanosti tudi Biotehniška fakulteta POTEK RZVRŠČNJ DOKUMENTOV Odgovorni in pooblaščeni uslužbenec najprej ugotovi ključno vsebino dokumenta, ki ga bo razvrstil, ali organizacijsko enoto, kamor bo dokument posredoval. V klasifikacijskem načrtu poišče ustrezno geslo in njegov klasifikacijski znak, ki ga vpiše v ustrezno rubriko prejemne štampiljke. V evidenci preveri, ali je pod tem klasifikacijskim znakom še kakšna zadeva, in ugotovi, ali je to začetni, nadaljevalni ali končni dokument. Nato ugotovi zaporedno številko zadeve in vpiše evidenčno številko zadeve v evidenco in prejemno štampiljko. Če je to prvi dokument v zadevi, pripravi tudi ovoj, na katerega vpiše vse potrebne podatke. Zadevo ali posamezen dokument dostavi v reševanje strokovnemu uslužbencu. 4.3 KLSIFIKCIJSKI NČRT Klasifikacijski načrt je sistem za razvrščanje dokumentov, zadev in dosjejev na podlagi vsebine, ki jo v ustanovah opredeljujejo pristojnosti, naloge, poslovne funkcije, predmet poslovanja ali dejavnosti ustanove (Žumer 2001). Običajno je sestavljen na podlagi od tri- do petmestne decimalne klasifikacije in opisa vsebine posameznih klasifikacijskih znakov. Vseboval naj bi optimalno od sto do petsto klasifikacijskih znakov do največ tisoč klasifikacijskih znakov. Imeti mora tudi abecedno kazalo stvarnih gesel oziroma vsebine. Vsebinski načrt se ne sme spreminjati, kvečjemu lahko dodajamo nove znake in nove vsebine IZDELV KLSIFIKCIJSKEG NČRT Sestavljanje klasifikacijskega načrta je zahtevno strokovno delo. Najprej je treba preučiti dokumentarno gradivo organizacije za preteklo leto in za tekoče obdobje. Podrobno je treba pregledati interne akte (pravilnike, statut itd.) ter tudi druga pomembna gradiva organizacije. Ustvariti si je treba sliko pretoka informacij in opraviti razgovore z uslužbenci, ki delo v organizaciji dobro poznajo, ker so njihove informacije nujne. Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 20

26 Glede na to, da je naša fakulteta javni zavod, moramo pri izdelavi klasifikacijskega načrta upoštevati tudi predpise uredbe (Uredba o upravnem poslovanju 2005). Pri zbiranju dejstev smo vsebine zadev združevali v gesla in jih zapisovali ter s tem že pripravili abecedni seznam gesel, ki nam bo kasneje zelo koristen pripomoček. Gesla združimo v podskupine, skupine in razrede. Pri oblikovanju gesel moramo biti pozorni na naslednja pravila (Brejc 2002): gesla morajo biti ekskluzivna; gesla morajo biti kratka in jasna; če je mogoče uporabiti za isti pojem več različnih besed, je treba izbrati le en izraz; gesla, ki jih je mogoče razlagati na več načinov, je treba dopolniti oziroma podrobneje določiti; gesla, pri katerih predvidevamo veliko zadev, je treba natančneje opredeliti; ne uporabljamo gesel, ki so vsebinsko neopredeljiva. Izdelan predlog klasifikacijskega načrta razdelimo uslužbencem v pregled ter nato v načrt vključimo njihove strokovne pripombe in dopolnila. Po uskladitvi načrta povabimo sodelavce na sestanek, na katerem jim predstavimo klasifikacijski načrt ter vsebinsko in organizacijsko razvrščanje DOLOČITEV ROKOV HRNJENJ GRDIV Vsaka organizacija mora razviti načrt hrambe podatkov, v smislu, da bi se izognili arhiviranju informaciji dlje kot je nujno (Jaderstrom in drugi 2002). Ker je Biotehniška fakulteta javni zavod mora v skladu s 120. členom (Uredba o upravnem poslovanju 2005) v klasifikacijskem načrtu določiti roke hrambe dokumentarnega gradiva, ki so natančneje opisani v 195. členu (Uredba o upravnem poslovanju 2005). Roki hranjenja dokumentarnega gradiva so časovno opredeljena obdobja: arhivsko gradivo je dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organov in ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb; trajno gradivo T je lastno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organa in je od ministra oz. predstojnika ali z javnim predpisom označeno kot gradivo, ki ga je treba hraniti, vendar ne spada med arhivsko gradivo; 2 leti, 5 let, 10 let, 15 let, rok hrambe je določen s splošnimi predpisi ali z internim navodilom VZDRŽEVNJE KLSIFIKCIJSKEG NČRT Klasifikacijski načrt je sistem, ki živi in se nenehno spreminja. Za njegovo dopolnitev moramo določiti skrbnika načrta, ki je odgovoren za dodajanje novih razredov, podskupin ali gesel. Če se pojavi potreba po uvedbi novega gesla, mora o tem obvestiti vse uporabnike klasifikacijskega načrta. Vlasta Medvešek: Izdelava načrta klasifikacijskih znakov za Biotehniško fakulteto stran 21