СИСТЕМ ЗА УПРАВУВАЊЕ СО ДОКУМЕНТИ (DMS)

Transcription

1 РЕПУБЛИКА МАКЕДОНИЈА УНИВЕРЗИТЕТ СВ. КЛИМЕНТ ОХРИДСКИ ФАКУЛТЕТ ЗА ИНФОРМАТИЧКИ И KОМУНИКАЦИСКИ ТЕХНОЛОГИИ - БИТОЛА Последипломски студии-информатика и компјутерска техника СИСТЕМ ЗА УПРАВУВАЊЕ СО ДОКУМЕНТИ (DMS) - МАГИСТЕРСКИ ТРУД - Кандидат: Матовски Божидар Ментор: Проф.д-р.Игор Неделковски СОДРЖИНА Битола, 2015

2 1. ВОВЕД 2. ШТО Е УПРАВУВАЊЕ СО ДОКУМЕНТИТЕ (DMS) 2.1. Историски осврт за работата со работната документација 2.2. Клучни поими 2.3. Поим на управувањето со документите 2.4. Поим за EDMS (Electronic Document Management Systems) 2.5. Општи модели на EDMS 2.6. Управување со деловна документација 2.7. Електронско управување со документите 3. КОМПОНЕНТИ НА DMS 3.1. Функции 3.2. Карактеристики 3.3. Примери 4. ПРИМEНА НА СИСТЕМОТ DMS 4.1. Предности 5. СОФТВЕР ЗА DMS 6. SWOT АНАЛИЗА НА OPENSOURCE DMS 6.1. OpenKM Употреба на систем за управување со документи Специјални прилагодувања на OpenKM и дополнителни услуги Услуги за професионални плаќања Основни карактеристики Бенефиции од поддршката Карактеристики SWOT анализа 6.2. KnowledgeTree DMS Карактеристики Организациона хиерархија Дозволи Работна околина 2

3 6.2.5.KnowledgeTree пребарување SWOT анализа 6.3. Alfresco Историја Употреба Карактеристики SWOT анализа 6.4. Nuxeo Историја Архитектура Награди Корисници SWOТ анализа 6.5. Magnolia Историја Покриеност и литература Корисници Награди SWOT анализа 7. OPENKM 7.1. Основни карактеристики 7.2. Технички карактеристики 7.3. Запознавање со интерфејсот 7.4. Инсталација и конфигурација на софтверот 7.5. Работа со OpenKM во рамки на правен субјект (во нашиот случај извршител) ЗАКЛУЧОК ЛИТЕРАТУРА 3

4 ИЗЈАВА Jас Матовски Божидар, студент на втор циклус студии организиран на Факултет за информатички и комуникациски технологии - Битола, во состав на Универзитетот Св. Климент Охридски -Битола, на студиската програма Информатика и компјутерска техника, со броj на индекс 23/09, изjавувам дека поднесениот магистерски труд под наслов Систем за управување со документи (DMS) претставува моj самостоен труд и истиот претставува резултат на самостоjна научна работа спроведена во текот на истражувањето. Согласен сум да ги сносам сите обврски и одговорности кои произлегуваат од неовластено користење на туѓ текст или плагиjаторство согласно важечките законски и подзаконски акти кои ги регулираат авторските и сродните права. Битола И З Ј А В И Л Матовски Божидар 4

5 1. ВОВЕД Денешното време слободно може да се нарече време на информациската револуција. На ској чекор не опсипуваат со големи количини на информации. Во ерата пребогата со информации и најразлични документи принудени сме да правиме нивна селекција. Се наметнува прашањето, како информациите правилно да се филтрираат, односно да се прифатат си сочуваат само информациите кои ни се потребни. Секојдневно нас, исто така не опкружуваат голем број на нови производи и услуги наменети за подобрување на ефикасноста на работните процеси. Во игра се се помоќни компјутерски системи, опремени со софтвер кој ги подржува сите дејности, а мултимодалната опрема е прилагодена на секој вид комуникација. Очигледно е дека развојот на информациските технологии го следи јакнењето на економскиот потенцијал и вкупната образовна структура. Вака експлозивниот развој на технологиите во комуникацијата и работењето бара од работните субјекти да ги препознаат, дефинираат и понатаму да ги развијат современите техничко технолошки достигнувања и пратечките елементи од значење за примената и имплементацијата на информационо работните системи во сопствените работни процеси. DMS (Document management system) системот им овозможува на поединците и / или на групите меѓусебно разбирање. На центртрално место се сместени сите важни документи за работењето со документите кои настануваат во работниот процес. На системот му се пристапува со помош на Интернет пребарувач. Тој овозможува опишување, дававање и менување на документите, додавање и управување со картите, но и на корисниците и 5

6 корисничките групи кои со тие документи можат да управуваат. Исто така е овозможено од едно место објавување на документите на јавниот Web. На DMS корисниците им се овозможува во било кое време и од било кое место да можат да пристапат кон своите документи. Познато е дека документите во книжна форма се сеуште најважни извори на информирање во фирмите. Барањето и добивањето на податоци од така архивираните документи е тешка работа која одзема многу време. При обавувањето на работата повеќето фирми издаваат и примаат голем број на документи кои потоа ги менуваат, уредуваат, ги следат и архивираат во повеќе варијанти. Посебна тешкотија создава дистрибуцијата на таквите документи на кои се троши многу време и хартија, а при тоа не постои надзор над локацијата и важноста на документот. Исто така е отежната достапноста кон документите на оддалечените локации. Ефикасното управување со работната документација бара нов, интегриран начин на работа кое ги опфаќа сите видови на деловна документација, без оглед на изворот и обликот, и истовремено обезбедува индивидуална оработка на секој документ. Резултатот на работните активности на претпријатието е збир на документи со различен формат и на разни медиуми: работна документација, проектна документација, работна класична и електронска пошта,звучни и видео записи ( реклами,спотови, аудио записи од состеноци), факсови, документи на системот за квалитет, договори итн. Ова е документација која нас во најголем број на случаи е во хартиен облик, несортирана,често складирана на несоответен начин. Со тоа барањето на информации и цели проекти е бавна,неконфорна и во голем број на случаи неостварлива. Документацијата која во последно време се генерира во електронски облик не е функционално поврзана со веќе постоечката документација во харитен облик. Најчесто е само 6

7 следна фаза во процесот на работење на фирмите, модернизирана со примената на компјутерската технологија. Ваквата состојба создава голема веројатност за загуба или трајно пропаѓање на голем број значајни податоци. Покрај тоа, присутно е нерационално трошење на човечки и материјални ресурси и неефикасно работење на компанијата. Поради тоа што во нашата јавност се интензивирале активностите на промоција на идеите за воведување на EDMS (Electronic Document Management Systems), се смета дека оваа тема е актуелна и дека претставува интересен прилог на областа на електронското работење, затоа што воведувањето на документите во електронски облик и системите за нивно управување претставува основа за воведување на концептот на електронското работење во претпријатиетот. Заштедите со примената на EDMS се бројни и очигледни, од потребниот физички простор, кој на електронските медиуми е небројно пати помал,до разниот канцелариски материјал. Најголеми заштеди сепак се постигнуваат во брзото и благовремено донесување на деловните одлуки. Овој систем за управување со документацијата е еден од подсистемите на интегралниот Деловно Информационен Систем (PIS). Тој опфаќа дејности на Техичката припрема на производството, Комерцијата (набавки и продажба), Магацинот и материјалното книговодство како и водењето на задолженијата на Ситниот инвентар. 7

8 2. ШТО Е УПРАВУВАЊЕ СО ДОКУМЕНТИТЕ (DMS) Кога вашите вработени ги складираат документите и како ги најдуваат при барањето на тие документи? - Windows структура на картата добра, логична структура, но различни луѓе ја користат на различни начини, во зависност од личните склоности - Фиока за електронска пошта повторно со персонализирана структура на картата, која е често различна од структурата на Windows картата. - Шкафови за архивирање на документите. Тие можат да бидат за едно лице, или посебно направени за одделение или целата фирма: дури и тогаш, нивната структура често се разликува во зависност од работниците или одделенијата кои ги користат, - USB мемории кои можеме да ги користиме за архивирање на резервните копии на личните документи или за преместување на други места за складирање. Често се користат сите четири начини на складирање ( архивирање) а секој поседува еден дел на информации - кој може но немора да биде ажурен. Како последица на тоа, постои голема опасност документите да се загинат, да бидат изложени до неовластен пристап, украдени и уништени. Постојат два главни извори на проблеми: - Хиерархиската структура во облик на стебло. Иако тоа е јасен и логичен начин на чување на документи, секоја хиерархија е различна затоа што луѓето имаат различна работа и затоа што размислуваат на различен начин. Кога системите стануваат 8

9 преголеми и кога содржат информации кои потекнуваат од неколку лица, тоа станува голем проблем. - Луѓето ги дуплираат документите наместо да ги копираат во системите за архивирање - во својата фиока за електронска пошта, на локалниот диск, мрежниот уред или на USB меморискиот уред; тогаш е тешко да се запомне која верзија е најнова. Решението е во тоа да се откажи од хиерархиската структура во облик на стебло и наместо тоа ви поставуваме само две прашања: - За каков вид на докуметни станува збор? - Какви ознаки би сакале да ставате на своите документи за да можете да ги идентификувате? На пример, ако сакате да архивирате договор, можете да го означите директно од екранот на повеќенаменскиот уред пред да го архивирате во Therefore системот за управување со документите. На сличен начин, документите можете да ги означите практично за секоја апликација. Заради постоењето на ознаки нема потреба за било каква хиерархиска структура, а бидејќи секој има право на пристап може да го побара документот од главната архива, нема потреба за дуплирање на документите. Сега имате само едно место за складирање, пребарување, дистрибуција и обезбедување на документите. Всушност, во тоа е убавината на системот за управување со документите, но тоа е само наговестување на неговите можности. Тој овозможува и: - Процес на работа со документите - Архивирање на електронската пошта - Пакетно скенирање 9

10 - Сигурност на документите - Автоматско собирање на излезните документи од информациските системи - Складирање на сигурен медиум во случај на откажување на системот Документите се врзивно ткиво на секоја работна организација. Започнуваќи од планот за производство, до маркетиншките материјали, преку финансиските документи ( понуда, сметка...) забелешки на вработените и купувачите ( дописи, рекламации). Документите прво ги водат деловните процеси, а потоа тие се доказ за извршените работи, што е направено, кога и од чија страна работата е направена. Се повеќе, во времето на широката употреба на интернетот, хартиените документи го отстапуваат местото на електронските формати како што се HTML и XML. Пристапот до документите по пат на Web и поврзаноста со крајниот (back-end) ситем може да ги елиминира или, во најмала рака, значајно да ги поедностави операциите кои некогаш барале голем број пресметковни операции. DMS системите стануваат се позначајни од фактот дека се повеќе и повеќе време се троши на собирање, складирање, организација и пребарување на хартиените документи. Потребата за поголема ефикасност во водењето на работните документи, за да се добие на предноста на конкурентниот пазар, предизвикало брз развој на DMS системите. DMS е автоматско управување со електронските документи низ целокупниот нивни животен циклус во организацијата, од креирање до конечно архивирање. Тој овозможува: Контрола на движењето 10

11 Складирање и дистрибуција на сите видови на работна документација; Подобра ефикасност во процесот на користење и контролирање на информациите; Индивидуална обработка на секој документ; Внес на документот во електронски облик директно во системот или внес на документот со скенирање на постоечките хартиени документи; Пребарување на документите според атрибутите (анг. мetadata) Пребарување на документите според слободниот текст ( анг. full text search); Контрола на пристапот до документите;: Соработка на корисниците на DMS во работата со документите ( дискусија и форуми); Управување со животниот циклус на документите ( анг. checkin, check-out). DMS не е единствена технологија туку комбинација од неколку технологии. Најголем предизвик денес е интеграцијата на сите различни функции во еден интегриран систем. Со оглед на тоа дека општиот DMS ( хартиени DMS ) се фокусира на складирање на документи по папки, регистратори, големи простории за средување и организација на документите итн. Електронските DMS ( компјутерси подржан DMS) е изменет и се фокусира на создавање на совршени паралелни канцеларии во кои пристапот на документацијата 11

12 е секогаш можен. Тие се правилно складирани одржувани и обезбедени (шифрирани) по пат на точно одреден збир на правила Историски осврт за работата со работната документација Новиот електронски систем за архивирање и работа со документација донел со себе многу предности. Се намалувале трошоците на работењето, се зголемувала работната ефиксност и со тоа се зголемувала сеопфатната позиција на фирмата на пазарот. Денес модерното работење на една фирма, независно од работата со која се бави, е незамисливо без примената на овие системи. Кои стратешките услови во 90 тите довеле до тоа, оваа област на информациската технологија да доживее најголем развој во последните педесет години? Тоа е пред се интензивната конкуренција која барала еден ефикасен информациски менаџмент. Раководните кадри се нашле во ситуација да мораат да донесат многу важни деловни одлуки во услови на се поголем прилив и побрз проток на информации и документација. Без оглед на засилената примена на електронската обработка на податоците сите информации не се секогаш Online расположиви. Статистичките податоци и анализите врзани за медиумите, како и меморирањето на работните информации, потврдуваат дека сеуште преку 90% од сите информации се складирани на хартија. Хартиените архиви, без разлика на систематичноста на складирање на документацијата, не овозможиле ефективен увид во актуелната состојба на бараните информации. Освен тоа, растечките трошоци во работењето и порастот на обемот на администрацијата, како многу битен економски фактор за 12

13 конкурентното работење, го засилувале барањето за пронаоѓање на решение кое би овозможило излез од хартиениот хаос. Недостатоците на хартиените архиви се огледаат пред се во централното складиште кое со себе носи големо време на пристап до податоците. Освен тоа, ваквиот начин на архивирање условува многу често и големи просторни побарувања. Многу битен фактор се исто така и работните трошоци. Анализите од работењето покажуваат дека голем дел од работното време се троши на самата работа со документацијата и тоа на архивирање,проследување и пребарување. Во зависност од работното место и видот на работата, дел од работното време потребно за работа со архивата се проценува на следниот начин: менаџерите 10 15% раководниот сектор 15 30% и самата администрација 10 80% од работното време. Тоа е во секој случај време кое можи подобро да се искористи. Освен работните, тука се и материјалните трошоци: папки, регали, трошоци за копирање... Нетреба да се заборави и можеби најголемиот недостаток на стариот начин на архивирање, а тоа е опасноста од загуба на документацијата (информацијата). Предностите на дигиталното архивирање можат да се соберат во две точки: трошоци и сигурност. Низ работењето со документите на менаџмент системот енормно му се зголемува работната ефикасност и се намалуваат материјалните трошоци. Брзиот начин на архивирање, online пристапот до предметите, повеќеструко индексирање, можноста за истовремена постапка од повеќе локации во компанијата, лесното дефинирање на привилегиите на пристап се подразбрани карактеристики на ваквите системи. 13

14 2.2. Клучни поими Концептот на работната документација и документационите системи е составен од следните елементи: Дигитализација на документите (Imaging) се користи за внес, складирање и управување со електронските слики на документите кои предходно биле скенирани (хартиени документи) оносно испратен по факс или електронска пошта. Управување со документите опфаќа технолошки решенија кои овозможуваат- Пребарување, пристап, безбедност и работење со работната документација. Системот содржи документи кои настанале на различен начин скенирани документи во природен облик, документи настанати во ралични апликации, пр. e mail пораки, а можат да се внесат и други формати како што е слика, видео и друго. Управување со записи (COLD - Computer Output to Laser Disk) содржи технолошки решенија наменети за: електронско превземање, индексирање, трајно складирање на излезни податоци во електронски облик. На овој начин на организацијата му е обезбеден изворниот документ во електронски облик, онаков каков е испечатен на печатарот и предаден во рацете на комитентот. Управување со работните токови (Workflow) е автоматизирање на текот на документот и информацијата во работниот процес, при што можеме детално да ги одредиме работните постапки со оглед на учесниците и нивните задачи, како влезни и излезни вредности. Истовремено со автоматизацијата на процесот е овозможено и движење на работните правила и стратегии со кои се регулира текот на работата, како и надзорот и информирањето при извршувањето на работните задачи. Логичката и физичката архива се користи за архивирање на документи и податоци, при што податоците за документите се 14

15 архивирани во логичката архива, додека самите документи се сместени во физичка архива. Физичката архива обезбедува документите да бидат достапни и безбедни Поим на управувањето со документите За информациите да можат да се користат во трансакциони деловни системи, потребно е да им се даде одредена структура во што значајна улога имаат сисемите за управување со документацијата. Само мала количина на информации со кои дневно управуваме се стуктурирани, односно можат да се преведат во редови и колони и на тој начин да се користат во трансакционите деловни системи како што се ERP (Enterprise resource planning автоматска ( компјутерска) обработка на податоци), CRM и сл. Поголемиот дел на информации се неструктурирани во формат на деловни дописи, пресметковни табели, слики, презентации, web содржини, e mail ови... Одвивањето на деловните процеси често се темели на тие информации па прикладно на форматот на документот, поголемиот дел на работните процеси се одвива во слободен стил. Решението за управување со работните содржини, односно Enterprise Content Management (ECM) им овозможува на компаниите да ги соединат содржините и припаѓачките работни процеси низ единствена платформа. ECM е категорија на софтвер која помага во уптравувањето со сите неструктурирани информации, односно содржини во работната организација. ECM ги подржува следните подрачја на работење: - Управување со документите (DMS - Dokument managment sistem) класификација, чување и пребарување на документи, контролна верзија, право на пристап и сигурност на документот; 15

16 - Управување со содржините (Web Content Management) - Автоматизација на објавувањето на соджината и можност на управување на променливата содржина во него; - Управување со записи (Records Management) Следење на правните и деловните аспекти на документот, грижа за роковите на чување и архивирање но и обезбедување на законското, правното и деловното усогласување; - Подршка на деловната соработка (Document-Centric Collaboration) Делење на карти и документи, подршка на проектната работа, дискусиите и пораките по документите и предметите, било да се работи за проектен или виртуелен тим; - Управување со деловните процеси (Workflow)- Подршка на проектирањето и одвивањето на работните процеси, пренасочување на документите, доделување на работни задачи, генерирање на предупредување и информирање, но и следење и контрола на обавувањето на работата; - Деловна интелигенција концептот на деловна интелигенција (Business Intelligence) посебно е интересен во сегментот на продажба, маркетинг и финансиско работење. Концептот на деловна интелигенција го прават збир на софтверски алатки и методологија кои овозможуваат користење на податоци од складиштата на податоците (Data Warehouse) и нивното претворање во информации потребни за донесување на адекватни деловни одлуки Поим за EDMS (Electronic Document Management Systems) Во поново време, се воочува и нов проблем посебно кај поголемите организации и системи, дека воглавно документацијата во електонски облик не е поврзан со веќе постоечкиот хартиен облик на 16

17 начин кој овозможува брза идентификација, преглед, дури и измена на постоечките документи, на систематичен начин кој овозможува поефикасна работа. Донесувањето на деловни одлуки на база на целосни факти и на начин кој овозможува трајно складирање на информациите и организациското знаење и искуство. Современиот начин на кој тоа се решава претставува Систем за Електронско Управување со Документи (EDMS). Преднстите на воведување на е документацијата и е- работењето се: - Зголемување на расположивоста на документите, полесна контрола на документацијата, контрола на пристап до информациите, поефикасно работење; - Брзо благовремено донесување на деловни одлуки: - Можност на изработка на резервни копии од документацијата со што фирмата се обезбедува од евентуално физичко уништување, загуба или кражба на податоците значајни за работењето; - Заштеда на материјал и човечки ресурси, намалување на трошоците на работењето; Основен предуслов за успешна имплементација на овој концепт во работењето е систематизацијата на документите во рамките на работниот систем. Под тоа се подразбира: - Детална анализа на текот и животниот циклус на документите, одредување на нивното место во процесот, нивото по важност, следење од влезот до излезот; - Воспоставување на единствена методологија по канцелариското работење за означување на секој документ и метода на индексирање; 17

18 - Придржување до воспоставениот процесен пристап и системите за управување со документи и записи во организацијата (ако е воведен стандардот ISO 9000); - Одредување на улогите и нивоата на пристап на секој вработен според документите и методот на авторизација. На тој начин се постигнува неопходното разврстување на документите според типови и со неопходно придржување на законската регулатива за архивирање. Од аспект на воведените станди на квалитет на серијата ISO 9000, се воспоставува поефикасна, попрегледна работа со можности за откривање на празните одови во работните процеси. Со превземањето на превентивните и корективните мерки и постојаните подобрувања што е и едно од барањата на стандардот. Со користењето на базите за архивирање на информациите на серверот и одредените софтверски апликации, организацијата на овој начин може на современ начин да го следи своето работење, реализацијата на проиаводот и услугите, финансиската реализација, трошоците, да вкрстува одредени дефинирани информации и со тоа доаѓа до економски и статистички анализи важни за следење на работењето и донесувањето на бизнис планови и други неопходни одлуки. За потребите на систематизацијата на документите обично се формира проектен тим составен од вработените во самата организација на работата во информатиката, квалитетот и сопствениците на процесот, а по потреба се ангажира и консултант. Координаторот е, по правило, еден од највисоките раководители во организацијата, чие ангажирање треба да ги обезбеди и потребните организациони промени. Значи, за оваа работа потребно е да се примени проектен пристап и да се обезбеди целосен увид во работните процеси на организацијата. Во организациите кои ги вовеле и ги применуваат стандардите ISO 9001:2000 работата ќе биде многу 18

19 олесната заради дефинираните процеси на управување со документацијата и стекнатото искуство и довербата кај вработените. Неопходен предуслов за воспоставување на EDMS се инвестиционите вложувања во хардвер, вмрежување во интегрален информациски систем на сите движења, вложување и/или сопствен развој на софтвер и неопходните апликации, инсистирање на постојана обука усовршување на знаењето на вработените што е уште едно од барањата на стандардот ISO Сите овие вложувања се вложувања во иднината. Имплементацијата на EDMS подразбира примена на најсовремените светски технологии во областа на канцелариското работење без хартија и со стандардизација на документацијата и остварување на неопходните законски предуслови. Законот за електронски потпис, претставува прв чекор кон воведувањето на електронското работење Најефикасно решение за ажурно и квалитетно управување со разните типови на документи е нивното преведување во електронски облик. EDMS е име за тип на софтвер наменет за управување со документи во електронското опкружување. Со воведувањето на ваквите системи се решаваат проблемите на преведување на документите во електронски облик, нивното складирање, пребарување и заштита на базата на документите. Пошироко гледано, EDMS се состои од софтверски решенија, потребен хардвер и процедура на работа која е неопходно да се пропише за EDMS да заживее. Под поимот (EDMS) се подразбира хардвер, софтвер и процедури на работа кои овозможуваат документите вклучени во работните процеси по потреба да се преведат во електронска форма, сигурно складирање со можност за правење на сигурни копии, брза и едноставна 19

20 добава од базата на архивата на екранот, лесна размена помеѓу учесниците во работниот процес и по потреба се печатење. На овој начин е овозможено и впишување на документот во вид на анотација, снимање на нови верзии на документи и чување на изворни верзии на документот. Софтверите кои се користат со цел за воспоставување на EDMS се разновидни според програмските решенија, корисничкиот интерфејс и според цените, но се засновани на одреден методолошки пристап и исти принципи на функционирање, а тоа се: - Вчитување на документите (внес на постоечките документи кои се веќе во компјутерот, скенирање, превземање, на е пошта, прием на факсови и сл); - Прпознавање (прведување) на скенираните документи во форма погодна за понатамошна дигитална обработка (OCR- Optical Character Recognition); - Индексирање (доделување на ознаки на секој документ во системот врз основа која може да биде еднозначно идентификувана); - Пребарување (пронајдување на документот или групата на документи кои одговараат на поставените барања изразени низ прашањето); Погрешно би била примената на современите информатички концепти во работењето да се врзува исклучиво за стопански гранки какви што се информатиката и електрониката, кои овозможиле информатички бум. Тие примената ја пронаоѓаат во сите сегменти на работењето. Очигледно е дека развојот на информациските технологии го следи јакнењето на економскиот потенцијал и вкупната образовна 20

21 стуктура. Вака експлозивниот развој на технологиите и комуникациите и работењето бара од деловните субјекти да ги препознаат, дефинираат, и понатаму да ги развијат современите техничко технолошки достигнувања и пратечките елементи од значење за примена и имплеметација на информациските деловни системи во сопствените работни процеси. Без тоа нема повторно вклучување на нашето стопанство во светските стопански токови, ниту економското опоравување на земјата. Во спротивно, патот може да води само во маргинализација и отсуство од современите светски стопански токови, во неможноста за комуницирање и работа со странските партнери, кои нема да можеме да ги следиме во техниката и алатите на современото работење. Резултатите на работните активности на претпријатието е збир на документи со различни формати и на разни медиуми: работна документација, проектна документација, работна класична и електронска пошта, звучни и видео записи (реклами, спотови, аудио записи од состаноците), факсови, документи на системот за квалитет, договори итн. Оваа документација кај нас денес во најголем број на случаи е во хартиен облик, несортирана и често складирана на несоодветни начини. Со тоа побарувањето за потребните информации во целите проекти е бавна, некомфорна и во голем број на случаи неостварлива. Документацијата која во последно време се генерира во електронски облик не е функционално поврзана со веќе постоечкката документација во хартиен облик, иако најчесто е само следна фаза во процесот на работењето на фирмата модернизирана со примената на компјутеската технологија. Ваквата состојба создава голема веројатнст за губење или трајно пропаѓање на голем број на значајни податоци. Присутно е нерационалното трошење на човечките и материјалните ресурси и неефикасно работење на компанијата. Поради тоа што на нашата јавност, посебно од основањето на поранешните југословенски асоцијации за документ менаџментот, се интензивирале активности на 21

22 промоцијата на идеи за воведување на EDMS, сметаме дека оваа тема е актуелна и дека претставува интересен предлог во областа на електронското работење, затоа што воведувањето на документите во електронски облик и систем за нивно управување претставува основа за воведување на концепт на електронско работење во претпријатијата Општи модели на EDMS Резултатите од воведувањето на EDMS се: зголемување на расположивоста на документите, почеста контрола на документите, контрола на пристап до информациите, ефикасно работење, заштеда на материјалните и човечките ресурси, намалување на трошоците при работењето. Knowledge Management(KM) е нов поим и претставува практично понатамошен развој на воведување на EDMS системот. КМ подразбира дека документите во компјутерската мрежа и одредувањето на методот со кои се синтетизираат и во погоден облик се искажуваат, информации значајни за работењето. Знаењето складирано во документите на големите деловни системи е драгоцено. Оние системи кои го совладале EDMS можат да соберат многу плодови од овој напор. Имплементацијата на EDMS подразбира примена на најсовршените светски технологии во областите на канцелариското работење без хартија и претставува покрај стандардизацијата на документацијата и остварување на неопходните законски предуслови, прв чекор во воведувањето на електронското работење Управување со деловна документација Со отворањето према светот и демократизацијата на општеството, во нашата земја се создадени основни претпоставки за радикална реформа на стопанскиот систем и негова транзиција према пазарниот систем на стопанисување. Развојната стратегија на која се засновуваат овие стопански промени мора во целост да ги почитуваат технолошките основи на современото деловно опкружување и на нив да ги засновува 22

23 своите реформски и транзициони барања, како во стопанството, така и во нестопанската сфера и дејност. Познато е дека хартиените документи се сеуште најважниот извор на информации во претпријатијата. Барањето и добивањето на податоци од така архивираните документи е тешка работа која одзема многу време. При обавувањето на работата повеќето претпријатија изработуваат и примаат голем број на докуменит кои потоа ги менуваат, уредуваат, следат и архивираат во повеќе варијанти. Посебна тешкотија создава дистрибуцијата на таквите документи на кои се троши многу време и хартија, а при тоа не постои надзор над локацијата и важноста на документите. Исто така е отежната достапноста до документите на оддалечените локации. Ефикасното управување со деловната документација бара нов, интегриран начин на работа, работа која ги опфаќа сите видови на деловна документација, без разлика на изворот или обликот истовремено обезбедува индивидуална обработка на секој документ. Тој, исто така, мора да обезбеди и висок степен на ефикасност и продуктивност низ: -поголема брзина на дистрибуцијата и пристапот на документите -прегледност на работењето -централизација на архивата, достапност, сигурност и надзор, -олеснета работа со странки и донесување на одлуки -подобра распределба на работата поголема ефикасност на работењето -поголема конкурентност -поголемо задоволство на коминтентите 23

24 Ваквиот начин на управување со деловните документи покрај остатанатото обезбедува и пониски трошоци на работење низ фирмата: -заштеда во времето -нема долготрајни постапки на средување, складирање и барање на хартијата, -пократко време на одзив -намалена количината на хартија во промет -помал простор потребен за архива -помалку копирање на документите 2.7. Електронско управување со документите Како резултат на деловните активности на претпријатието доаѓа до продукција на енормна количина на документи со различни формати и на различни медиуми како што се: работна документација, проектна документација, договори, преписи, факсови, документи од системот за квалитет, класична електронска пошта, презентации, рекламни материјали и слично. Оваа документација во најголем број случаи е во хартиен облик. Во зависност од можностите и организираноста, (не) знаењето на канцелариското работење на вработените, може да доведе до ситуација често да биде несортирана и складирана на непримерен начин. При долгогодишното архивирање, во разни случаи на заминување на вработените од организацијата, претрагата за потребните документи и информации може да биде спора, делумична, па дури и бесуспешна т.е. неефикасна и неефективна. Во поново време, се воочува нов проблем посебно кај поголемите организации и системи, воглавно документацијата во електронски облик 24

25 не е поврзана со веќе постоечката во хартиен облик на начин кој овозможува брза идентификација, преглед, па дури и измена на постоечките документи, на систематичен начин кој овозможува ефикасно работење, донесување на деловни одлуки врз база на целосни факти и на начин кој овозможува трајно сместување на информациите, организационото знаење и искуство. Заради тоа организациите треба да размислуваат и да го прилагодуваат својот систем на управување со документацијата на начин на кој овозможува брзиот развој на информациската технологија и да ги усвојува стандардите во разните области на работењето. - Систем за управување со документите (DMS) е компјутерски систем или збир на компјутерски програми за следење и сместување на електронската документација (креирани во Word, Excell ) и дигитализирани хартиени документи како што се скенираните слики, но и комплексните документи кои се комбинација на овие два типови на документи. - Разликуваме два типа на такви системи: 1.Управувани скенирани документи 2.Управувани електронски документи Денес повеќе не постои таа поделба затоа што сите системи се базираат на комплексни (повеќеслојни) документи: - ваквите системи контролираат животен циклус на сите документи внатре во некоја организација (од креирање, исправување, публицирање, кога се расположиви, кога се читани, кој им пристапувал итн.) - настанал од потреба за заедничко користење на информациите содржани во документите и подобро управување со информациските ресурси во големите фирми; 25

26 - Се создала потреба за организација со целокупната архива во фирмите кои својата дејност ја темелат на хартијата; - Секој работник од фирмата која користи ваков систем може моментално да пристапи до архивираните документи без напушптање на своето работно место; - Без ваквиот систем организацијата на самата архива е многу лоша, тешко се одржува, пропаѓаат многу често значајни документи, а и достапнста на документите е лоша; Премин од ова: Во ова: 26

27 - ваквите системи се занимавале најповеќе со скенирање на документи или готови електронски документи напишани во некој од едиторите како што е на пример Word, тоа се сите статички облици на документи; - Можат да покажуваат на пример, на конкретна содржина која се користи во повеќе документи, на административни податоци, метаподатоци, линкови на некои надворешни содржини или на други документи 3. КОМПОНЕНТИ НА DMS Секој ваков систем има единствено место за оставање, сервер каде се сместени сите податоци, како и врските помеѓу нив, промените и сл. Основните 5 компоненти на секој систем се: 1.Скенирање дигитализација на хартиените документи 2.Сместување припрема на сите документи на 1 место 3. Индексирање опис на секој документ за брз пристап 4.Дофат начин на пребарување, филтри, алгоритми 5.Пристап администрирање кој смее на што да му пристапи Сите нив можеме да ги сврстиме во три групи: - Архивирање - Пронаоѓање - Администрација 27

28 3.1. Функции Сите функции кои ваквиот систем ги има се изведуваат со помош на различни алати и софтвери. Прво што е неопходно е темелна инфраструктура, т.е. сервер и компјутери кои го користат тој систем, поврзани сите преку мрежа, кои не зависат еден од друг или од мрежниот операциски систем, засебно функционираат, дури и немора да бидат на иста локација. Кога ваквиот предуслов е исполнет системот може да ги обавува своите функции: Создавање (Authoring)- користи алатки за креирање на документи (кај некои податоците можат да се внесат само во одделен облик); тие собираат метаподатоци Тек на документите(workflow)- средишна функција на DMS го следи документот низ сите фази на процесот на управување, со помош на алатки за workflow се бара што подобро решение за патеката на документот и се врши контрола на обработката, времето, корисниците и сите други фактори кои влијаат на процесот на управување со документот Сместување (Storage)- овие функции се обавуваат со помош на базата на податоци, базата мора да дозволува пребарување и повторно сместување на новите податоци ( има свои механизми за пребарување) Библиотечни услуги (Library services)- контрола на документите( пријава, одјава, следење, траги, заштита, контрола на верзијата) Презентациско дистрибуционен сервис- функцијата која води сметка за тоа на каков начин документите можат да се прикажат, т.е. во кои се облици можат да се прикажат, во кои се облици 28

29 можат да се достапни (понекогаш нам документот од базата ни е потребен во физичка форма (облик) или на СD ROM; оваа функција е значајна затоа што фирмите мораат да се прилагодат кон пазарот па ако некој документ е потребен во некој облик оваа функција на DMS тоа го овозможува Карактеристики елементи: Концепт на документираните системи е составен од следните Дигитализација на документите (Imaging) Се користи внес, складирање и управување со електронските слики на документите кои предходно биле скенирани (харитиени документи), односно испратени по телефакс или електронска пошта. Управување со документите Опфаќа технолошки решенија кои овозможуваат: - пребарување - пристап - сигурност - управување со документите Системот содржи документи кои настанале на различни начини со скенирање на документи во хартиен облик, документи настанати во различни апликации, со mail пораки, а можат да се внесат и други формати како што се слики, видео и друго. 29

30 Управување со записи (COLD Computer Output to Laser Disk) Содржи технолошки решанија наменети за: - електронско преземање; - индексирање; - трајно складирање, на форматирани сметачки излезни податоци (печатени страници) во електронски облик; На овој начин на организациите им е обезбеден изворниот документ во електронски облик, онаков каков е печатен на принтерот и предаден во рацете на корисникот Управување со работните текови (Workflow) Тоа е автоматизација на протокот на документите и информација во работниот процес, при што можеме детално да ги одредиме работните постапки со оглед на учесниците и нивните задачи, како и влезните и излезните вредности. Истовремено со автоматизацијата на процесот овозможено е и креирање на правилата и стратегијата со кои се регулира текот на работењето, како и надзорот но и известувањето при извршувањето на работните задачи. Логичка и физичка архива Се користи за архивирање на документи и податоци, при што метаподатоците за документите се архивирани во логичка архива, додека самите документи се сместени во физичка архива. Физичката архива обезбедува достапност и сигурност на документот. Сите податоци неможеме да ги чуваме во DMS кој е наменет исклучиво за работа со документи. За да се избегне дуплирањето при внесот и пишувањето на податоците, DMS се поврзува со трансакциски 30

31 систем при што тоа поврзување зависи од потребата на нарачителот или барањето на деловниот купувач. Управување со документот претставува основен процес во управувањето со содржините. Имплементацијата на IT решенијата за управување со документацијата треба да обезбеди задоволување на општите барања: намалување на ризикот при управување со документацијата, поедноставување на администрирањето, сигурност и корисничкото управување, со истовремено обезбедување на единствен пристап кон заедничкиот репозиториум на документите. Обезбедување на единствено опкружување на управување со содржините со користење на соодветни стандарди како што е Content Management Interoperability Service CMIS), унапредување на процесот на пронаоѓање на документите со имплементација на автоматизирано добивање на мета податоците, автоматска класификација на податоците со проширување на можностите на пребарување, напредна контрола на пристапување кон репозиториумот на документите со помош на системи на афтентификација, авторизација и преглед на пристапот, имплементација на сигурното аплицираното решение со можност за проширување според корисничките барања, можност на повторно користење на податоците од документите на грануларно ниво Примери Microsoft SharePoint 2007-web платформа наменета за размена на податоци и online соработка Наменет е за обработка на Officе документите, разни пописи, управување со работните задачи и сл. Управување со документите е само едната негова намена затоа што може да управува и на пример со Web содржините 31

32 Некои негови можности во управувањето со податоците се на пример, синхронизација на податоците од Outlook, потоа, My Site персонализација на страниците се креираат подстраници (профили) на различни клиенти во кои автоматски се менуваат сите измени на податоците и за тоа се испраќа обавестување Има многу ефективни алатки за пребарување Поседува и блок на кој корисниците можат да водат дискусија за одредените проекти, процеси и задачи Xerox DocuShareCPX- web базирана апликација за многу алатки кои обично можат да се применат во работењето Одлино може да се примени во на пример хипотекарството, работењето со сметки, државните дозволи, судските покани, животните осигурувања, здравствените картони и осигурувањата, во брокерството, а посбно во менаџерството Една од најдобрите можности е автоматско примање на документацијата (пријави, молби, поднесоци) и нивната обработка во едиториумите од каде се испраќаат во карти од кои овластените лица ќе ги прегледаат. 32

33 4. ПРИМEНА НА СИСТЕМОТ DMS Појавата на електронските системи за управување со документацијата EDMS претставува тиха револуција во инфомациските технологии денес. Овие системи во општ случај можат да се набљудуваат како срж на технологијата која нуди можност на пристап до сите видови информации. Во таквите системи, изборните информации од базата на податоци, систем за управување со слики и останатите системи за автоматизација на работењето се споени во систем за управување со документацијата, кои дури во интегрираниот облик може да ги задоволи сите потреби на одредените организации. Системот за управување со документацијата, попознат под комерцијално име eoffice", е наменет за широк опсег на корисници што го прават стопанските претпријатија, финансиските организации, државата, јавната управа. Проектните решенија овозможуваат евиденција на податоците за 33

34 документите, електронски опфат, чување, одржување, обработка и следење и дистрибуција на документацијата од работниот систем, управување со дефинираните работни постапки и процедури со работните документи или предмети (збир на документи). Улогата на ова работно решение е да овозможи автоматизирано спроведување на работните процеси во организационата структура на корисниците интегрирајќи неструктурирани податоци од работното опкружување кои се наоѓаат во работната, стручна или техничка документција со стуктурирани податоци од ERP. Кога се бара софтверско решение за EDMS, она што корисниците навистина го сакаат да го имаат е систем кој може успешно да работи со нивните документи и електронски информации. Самиот премин од хартиени на електронски документи за нив не е доволен. Ова го решава само проблемот на складирање на документите. Тоа што всушност се очекува од EDMS е ефикасен начин на создавање материјални врски помеѓу документите и соодветниот клиент, вработениот или било која информација во работниот процес Предности Висок степен на ефикасност и продуктивност: - поголема брзина во дистрибуцијата и пристапот до документите; - прегледност на работењето; - концентрација и достапност до интелектуалниот капитал на фирмата; - централизација на архивата, достапност, сигурност и надзор; - олесната работа со странките и донесување на одлуки; 34

35 - подобра распределба на работата поголема ефикасност во работењето, - поголема конкурентност - поголемо задоволство на корисниците Пониски трошоци при работењето - заштеда на времето нема долготрајни постапки на средување, складирање и барање на хартиените документи; - пократко време на одзив; - намалена количината на хартија во промет; - помал простор потребен за архивирање; - помалку копирање на документите; Со имплементацијата на решенијата за управување со документацијата можно е да се оствари предност и подобрување во работата и организацијата на одредениот деловен систем: - намалување на потребата за складиштен простор за чување на документацијата во хартиен облик; - намалување на времето потребно за пребарување на документите со истовремено намалување на ризикот за неусогласеност на документите со стандардите или законската регулатива; - Создавање на предуслови за систем на делење и колаборација со документите и информациите во рамките на деловниот субјект или пошироко, во зависност од потребите и барањата на одредениот работен процес; 35

36 - Со креирањето и користењето на централниот репозиториум на документите се обезбедува зголемување на ефикасноста на деловниот систем и се остваруваат основните предуслови за поефикасна испорака на услугите; - Интеграцијата на решенијата за управување со документацијата и решението за управување со Web содржините како важен дел на деловниот процес и воведување и имплементација на било кој облик на е работењето; - Можност на користење на податоците од централниот репозиториум од различни комуникациски платформи; - Обезбедување на висок степен на достапност на податоците во текот на целиот животен век; 5. СОФТВЕР ЗА DMS Во водечките софтвери за DMS спаѓаат: KnowledgeTree Document Management System KnowledgeTree е еден од најбрзо прилагодените DMS со отворен код. Првично развиен бил за South African Medical Research Council; па така го има квалитетот на кодот, функционалноста и архитектурата која ја очекуваме од врвна апликација. Производот вклучува напредна контрола на документи, пребарување низ целиот текст, повеќе типови на пребарување и проширливи полиња за метаподатоци за документи. Alfresco Alfresco е првиот DMS со отворен код на корпоративно ниво кој вклучува модерно чување на содржини, рамка за портал за менаџирање 36

37 и користење содржина проектирана за работа со стандардни портали и Common Internet File System (CIFS) интерфејс кој овозможува компатибилност со фајл системот на Windows. Alfresco ги собира лекциите за изградба на DMS во последните 15 години и ги користи за изградба на DMS со отворен код кој е нејлесен за употреба, на повеќе нивоа и поприлагодлив. Nuxeo 5 Nuxeo 5 е иновативна, стандардизирана платформа со отворен код за изградба на ECM и DMS апликации. Неговата компонентна и услужна архитектура го прави лесен за нагодување и проширување, што ги прави проектантите поефикасни и пред се посреќни. Помеѓу другите DMS со отворен код спаѓаат: Owl intranet engine Owl е повеќекориснички склад за документи (база на знаења) напишан во PHP4 за издавање на фајлови/документи на веб за коорпорации, мали бизниси, групи на луѓе или пак за лични интереси. Xinco Хinco DMS е моќен веб базиран Information and Document Management System (DMS) за фајлови, текст, URL и контакти, ACLа, контрола на верзија, целосно пребарување на текст и FTP клиент. MyDMS под GPL. MyDMS е DMS со отворен код базиран на PHP и MySQ издаден MyDMS ни ги нуди следните карактеристики: 37

38 - Се прикачуваат фајлови преку веб интерфејс - Се креираат фолдери за групирање на документи - Се уредуваат својствата на документот и фолдерот онлајн - Детални информации за прикачените документи - Отклучување и заклучување на документи - Надградба на документи старите верзии се зачувани - Посебни икони за различни миме - типови - Поставување на рок на траење на документите - Корисниците се информирани за нов/надграден или поминат документ преку- - Спуштање на документите или нивни преглед онлајн преку пребарувач DocMGR DocMGR е целосен, веб базиран Document Management System (DMS). Дозволува чување на било кој тип на фајл и поддржува индексирање на цел текст кај најпопуларните формати на документи. Достапен е во многу различни јазици и е лесно да се преведи во новите јазици. DocMGR работи на PHP, Apache веб сервер и Postgresql. Опционално користи tsearch2 за целосно индексирање кој овозможува брзо пребарување на резултатите. DocMGR поддржува LDAP автентификација, способност за лесно додавање и бришење на објекти за зачувување, работа на документи, објекти, WebDAV пристап и растечко множество на карактеристики кои се развиваат околу чувањето на содржини. 38

39 Magnolia Magnolia е CMS софтвер со отворен код со J2EE распределба. Користи стандардни API за јава содржинските складишта (JCR) (JSR-170) да пристапат до содржината. Magnolia е Enterprise Content Management System (ECM) развиен од Magnolia International Ltd. и заедница за меѓународна помош. Моментално е достапна во 15 јазици меѓу кои Руски, Англиски, Француски, Германски и Шпански. Magnolia користи JSR-170 стандардно API за пристап до содржината. Таа има интерфејс на веб пребарувач, API и стандардна библиотека за темплејти од JSP и сервлетите. Постојат две изданија, едно со отворен код Community Edition, и комерцијална Enterprise Edition која нуди додатни карактеристики и професионална поддршка. Quotero Quotero е DMS со цеолсен отворен код. Проектиран од организации од секаква големина и активности, Quotero е доста брз со интересни каркатеристики како Office плагин. Дури и ако Quotero е доста млад во споредба со Alfresco или Nuxeo, тој доста ветува. jlibrary jlibrary е DMS, ориентиран за лична и комерцијална употреба. Овој дупли пристап од jlibrary прави единствен производ. Со jlibrary, може да ги класифицираме нашите документи, видеа или други типови на медии. Може да ги експортираме овие содржини до статични веб страни брз основа на темплејти, да пребаруваме, додаваме коментари, да ги категоризираме итн. 39

40 OpenKM OpenKM е апликација за DMS за повеќе платформи базирана на отворената технологија (JBoss + GWT + Jackrabbit). Таа дозволува чување, класификација и употреба на сите типови на фајлови и документи со кориснички прифатлива рамка. Maarch Maarch е работна околина со отворен код за постигнување и добивање на голем проток на статични документи. На одреден начин, тој е дизајниран како IDARS производ (Integrated Document Archiving and Retrieval System). Apache Jackrabbit Apache Jackrabbit целосно се спротиставува на имплементацијата на Content Repository за Java Technology API (JCR). Складиштето на содржини е складиште на хиерархиски содржини со поддршка на структурирани и неструктурирани содржини, целосно пребарување на текст, верзионирање, трансакции, обсервација и друго. Обичната апликација која користи складишта на содржини вклучува управување со содржини, управување со документи, и записи за менаџерските системи. LogicalDoc LogicalDOC е компаниски електронски DMS, кој заради карактеристиките, може да се користи кај големите компании како и кај малите, како корисна алатка за процесирање на знаења, овозможувајќи пофлексибилна и поефтина алтернатива на другите апликации. 40

41 6. SWOT АНАЛИЗА НА OPENSOURCE DMS 6.1. OpenKM OpenKM се фокусира на креирање систем за менаџирање со електронски документи со отворен изворен код, кој поради своите карактеристики може да се користи од страна на големи компании како и од мали бизниси, како корисна алатка во менаџментот на процесирање на знаења, овозможувајќи пофлексибилна и поевтина алтернатива од останатите апликации. Употребата на систем за управување со знаење во компанијата помага во поефикасно управување со интелегенцијата на достапните ресурси во компанијата, ова резултира со зголемување на продуктивноста. Преку овие системи, на информацијата, како и на знаењето генерирано во организацијата може да му се пристапи глобално Употреба на систем за управување со документи Компаниите имаат голем број на документи, слики и други информации во електронска форма. Една од работите која одзема најмногу време е локацијата на информацијата за крајниот корисник. На интранетот на компанијата, корисниците зачувуваат документи во фолдери на нивниот хард диск. Никој не ги знае информациите во целата компанија и која информација е потребна. Споделување и соработка Оваа апликација им помага на корисниците да заштедат време преку наоѓање на точната информација кога истата е потребна. Ги засилува тимовите со споделување, пристап, збогатување и чување на високо квалитетна содржина на едно место. OpenKM може да управува 41

42 со сите документи во организацијата и вредни интелектуални знаења во безбеден склад за документи изграден за да опфати цела компанија. Креирањето, споделувањето и збогатувањето на документите во работната околина на тимската соработка, гарантира соодветни дозволи и прегледувања со интуитивен работен ток. Процесирање и прегледување Документите бараат структурни дозволи, прегледувања или регистрации од способноста на JBPM работниот ток. Животниот век на документите може да се прилагоди на единствената бизнис околина. Пребарување Со пребарувањето во OpenKM, документите лесно се наоѓаат и добиваат преку барање на содржина или мета податоци. Често користените содржини може да се зачуваат и преупотребуваат Специјални прилагодувања на OpenKM и дополнителни услуги - OpenKM хост (вклучува хостирање и заштита) - OpenKM кластер (за големи инфраструктури се прави голем систем за управување со документи) - OpenKM прозорец (системот е загарантирано вклучен, и заштитува од хардверски падови) Услуги за професионални плаќања - OpenKM е 100% со отворен код за комерцијална поддршка. OpenKM Team нуди професионална поддршка и е достапна за секој сертифициран OpenKM. 42

43 - OpenKM мрежата База на знаења и Online документација (годишна претплата) Основни карактеристики - Евтин - Стабилна архитектура. Проширливата архитектура, овозможува OpenKM да работи во кластерска конфигурација - Лесно за инсталирање: Може да започнеме со работа во помалку од 5 минути. - Лесно за користење: Една од главните цели е корисничкиот интерфејс е корисниците брзо го сваќаат и користат OpenKM. - Интегриран со инфраструктурата (Windows, GNU / Linux, Unix, итн.) - Способен за интеграција со софтвер од трети лица - Поддржува инсталации - Иновативен. Мислењата на корисниците се важни за OpenKM. Може да се учествува во иновација на проектот. Повремено се запрашува јавноста и крајните корисници за нивните чувства за тоа како гледаат на некои функции, дали истите треба да се променат или изменат. - Изворниот код е достапен. Ова значи верзии со голема стабилност, бидејќи времето за тестирање е долго. - OpenKM модулите се споделени помеѓу јавноста. - Колаборативно решение. Зголемена комуникација помеѓу каналите помеѓу OpenKM и крајните корисници Бенефиции од поддршката Приоритетната поддршка достапна е само на сертифицирани OpenKM инсталации. - Заштитува од загуба на информации 43

44 - Гарантирано време на одзив - Поддршка за инсталација - Поддршка за миграција - Поддршка за нагодување - Закрпи помеѓу верзиите. Секој пријавен проблем брзо се решава - Поодршка со интергациски проекти: создаден е тим од програмери достапни за корисниците кои учествуваат во интеграцијата и моделирањето на одредени проекти во компаниите со OpenKM. - Поддршка за надградба. - Тестирање на инсталациите. Гаранција дека се работи добро. - Далечинско набљудување на системот Карактеристики Сервер Java 1.6 или понова JBoss Application server 4.2.x GNU/Linux, Unix, MacOs, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista MySQL, PostgreSQL, Oracle, etc. Интеграција со друг софтвер користејќи WebServices Клиент Webклиент: може да се пристапи до информациите од било каде Брзо и проширено корисничко искуство користејќи AJAX Работи со најпопуларните пребарувачи: Firefox 1.5 или понова, IExplorer 5.5 или понова, Opera и Safari Преведен на Босански, Кинески поедноставен, Кинески традиционален, Холандски, Англиски, Фарси, Француски, Галски, Германски, Грчки, Унгарски, Италијански, Јапонски, Литвански, 44

45 Македонски, Полски, Португалски, Романски, Руски, Српски, Шпански, Шведски и Турски. Поддршка за интернационални јазици: Руски, Јапонски, Кинески Не треба инсталација на софтвер на корисничката страна Преглед на мултимедијални фајлови Може да се одбери претходно дефиниран јазик Web-клиент WebDAV Директно скенирање (потребен е TWAIN скенер поврзан за компјутерот) Менаџмент на документи Прикачување на многу податоци со употреба на ZIP фајлови Преземање на фолдер во ZIP Заклучување / Отклучување на документи Избор на домашен фолдер за корисникот Поддршка за темплејти на документи Лични документи за секој корисник Корисничка канта за отпадоци каде се чуваат избришаните документи Нотификација за измена на документ преку Испраќање на линк до документ преку Белешки на документите Уникатен идентификатор на документи Тагови на корисничките документи Тагови за користена литература (*) Преглед на документи (текст, Microsoft office, open office ) OCR Неограничени OCR месечни фајлови Читање на бинарни, сиви или слики во боја 45

46 Екстакција на текст, поддршка за англиски, француски, италијански, германски, шпански и холандски речници Скенирање и безбедно чување на сите хартиени документи Пребарување на TIFF податоци вградени во скенери и дигитални камери Интегриран антивирус Скенирање на документите кои се прикачуваат од вируси (заштитува од додавање на документи со вирус во складот) Од една до друга верзија Базиран на check-in / check-out модел Додавање на коментари во верзиите на документот Пристап до претходната верзија на документот Враќање на било која претходна верзија на документ Може да се намали историјата на документот и да се заштеди просторот за чување Безбедност Plug-in автентификација врз основа на JAAS Поддршка за LDAP, Active Directory, Database, итн. (Преку конфигурациски фајл). OpenKM доаѓа со вградена база на податоци. Контролен лист за грануларен пристап Флексибилна опција за ACL наследство Безбедност по корисник или улога Дозволи (пермисии) во документите и фолдерите Регистрирање на деталната активност на корисникот Поддршка за SSL комуникации 46

47 Табла со копчиња Кориснички поглед (проверка на документи, заклучено, преземено, претплатено, последно изменето, последно прикачано). Генерален поглед ( documents more ( modified / viewed ) last ( week / month ), last uploaded, last modified ). Кориснички вести ( агенти за пребарување ) Поглед на работниот тек Поглед на поштата ( нова пошта и прикачување ) Моќно пребарување Пребарување според содржината, клучни зборови, дата на изменување, автор и тип на документ. Автоматско индексирање на прикачените документи: Text, HTML, RTF, XML, PDF, OpenOffice.org, MS Office, MS Office 2007, JPEG EXIF, MP3 ID3 Пребарување по синоними Резултати од пребарување уредени според релевантноста Пребарување со употреба на Property Groups Чување на претрагите Напредно пребарување со употреба на XPath и SQL Кориснички новости Пребарување под хиерархиска структура на фолдер Може да се избере што се бара, фолдери, документи или пошта Тагови на корисничка содржина за лоцирање на документите Едноставен и напреден поглед на пребарувањето Сортирање на резултатите од пребарувањето со повеќе критериуми 47

48 Администрација Приказ на логираните корисници Отклучување / Запирање на проверката Напредно пребарување со употреба на XPath и SQL Преглед на деталната активност на корисниците Импортирање на документи / фолдер од податочниот систем Администрација на работниот ток Преглед на конфигурациските параметри Проширувања на поштата Прифаќање на од imap сервер Конфигурација на корисничката сметка Импортирање на текст, html и прикачени фајлови Прифаќање на метаподатоци Додатоци во работниот ток Може да се креираат сложени работни токови за крајниот корисник Преглед, одобрувања и валидација Поодршка на паралелно, сериско и емитувачко работење Доделување на задачи на корисниците и групите Опција за набљудување на работните задачи, статусот и процесот. нотификација со прилагодливи пораки Автоматско префрлање на работа на посебни фолдери или типови на документи 48

49 SWOT анализа Силни страни Корстењето на OpenKM за менаџирање на документи во компанијата е лесно. Една од главните цели е студија на случај на корисност. OpenKM е апликација за управување со документи со веб кориснички интерфејс кој дозволува изведување на следниве операции: споделување, поставување на правила на безбедност, публицирање и наоѓање документи и регистри на компанијата. Документите не се креираат во вакум информацијата се креира со цел. Протокот на документи низ бизнис циклусот може да се менаџира и следи. Од почетното наоѓање и креирање, споделување и споработка, преку дозвола, преглед и ревизии. OpenKM е понуден со широк опсег на различни поддршки адаптирани на потребите на големите организации. Изворниот код е достапен за јавноста, која може слободно да го користи, модификува и редистрибуира со дозвола на GNU General Public License version 2. Од верзијата 4.0 OpenKM се дистрибуира само како единствена верзија со сите дополнувања. Слаби страни Не е загарантирана сигурноста на податоците од интернет. Податоците се чуваат на далечни сервери кои компанијата која го користи OpenKM не знае ни каде се наоѓаат. 49

50 Можности Со OpenKM корисниците можат лесно да соработуваат и комуницираат. OpenKM гарантира дека информацисиките работници може да најдат, користат, споделат и заштитат вредни содржини на компанијата. Колаборацијата на нови или постоечки документи е важно за тоа како корисниците се поврзани со информациите на компанијата. Закани DMS. Пред се конкурентните софтвери кои го преплавуваат пазарот на 6.2. KnowledgeTree DMS KnowledgeTree, е провајдер на онлајн DMS со седиште во Raleigh, North Carolina. Компанијата исто така има канцеларии во Cape Town, South Africa. Производот на компанијата, исто така наречен KnowledgeTree, користи платформа на пресметување од Amazon EC2. KnowledgeTree се карактеризира со, вклучувајќи ја работната околина, пораки за документи и контрола на верзијата кои се дизајнирани да управуваат со бизнис процесите околку документите како надополнување на овозможеното споделување на фајлови помеѓу тимовите. Услугата е достапна врз основа на претплата. Исто така постои бесплатна и отворена верзија за заедницата хостирана на sourceforge која е пишувана во PHP и користи Apache Web Server и MySQL база на податоци Карактеристики Производот овозможува функции за управување со документи како што е проверка на документите во и вон уредувањето, контрола врз 50

51 верзијата, контрола на пристап преку улоги и дозволи и интуитивна структура за преглед на документите. Проектирана е за интеграција со Microsoft Office апликациите така што корисниците може да пристапат до документи зачувани во KnowledgeTree складот преку Microsoft интерфејс. Освен веб базираниот интерфејс (кој поддржува HTML5 drag and drop), повеќеплатформниот десктоп експлорер исто така дозволува пристап до онлајн складиштето од Microsoft Windows, Mac OS и Linux клиентите. KnowledgeTree на 25 Мај 2011 воведе две нови алатки за поддршка на мобилен пристап за управување со документи. FolderSync дозволува корисниците да синхронизираат селектирани локални фолдери со Cloud-based управување на документите. KnowledgeTree исто така воведе и апликација која дозволува корисниците да пристапат, прегледаат и управуваат со документи преку Android уреди. KnowledgeTree исто така вклучува функционалност на работна околина со нотификации и аларми што дозволува посетувањата да се испраќаат до корисниците за акциите врз документите. Поддржува соработка на документите користејќи и дискусии. REST и SOAP интерфејсите дозволуваат интеграција со други апликации Организациона хиерархија KnowledgeTree го организира системот на корисници во корисници, групи и улоги. Освен нив, самиот склад на документи може да се подели во посебно пристапувани, и одделно управувани единки. Само адмнистраторот може да додава, уредува или брише вакви ентитети. 51

52 Корисници: како корисник на KnowledgeTree, може да припаѓаме на една или повеќе групи и/или улоги, со цел да се прегледува и работи со KnowledgeTree фајлови и фолдери. Тоа е така бидејќи дозволите над фолдерот може само да се доделат на групи или улоги, а не на индивидуални корсници. Група: групата (пр: уредници, менаџмент) содржи еден или повеќе корисници и може да содржи една или повеќе подгрупи. Индивидуалните корисници се организирани во групи со цел да се додели исто множество на дозволи над фолдер на повеќе корисници. Може да бидеме додадени на група врз основа на, да речеме, нашата работа, одделот, локацијата итн. Примери за групи се: 'Managers', 'Research', 'Marketing', или 'Accounts', итн. Групите обично содржат два или повеќе корисници. Ако нашата организација има мал број на корисници, корисниците може да се поделат во Улоги, наместо во Групи. Улоги: улогите може да се користат за доделување на одредени дозволи на единечен корисник, или единечна група (на основа на директориум), обично да се изведи одредена функција во бизнис процесот, или во работната околина. Единки: единката како концепт е метод на делење на KnowledgeTree складот на содржините во одделно уредувани и дури и одделно пристапени области. Единката се прикажува како фолдер во претходно дефинирана локација на структурата на фолдерот, без да се имаат вакви дозволи во целиот систем. KnowledgeTree може да биде конфигуриран така што корисниците може само да го прегледуваат нивниот единечен фолдер при логирање Дозволи KnowledgeTree контролира пристап до документите и фолдерите преку структура на дозволи. Дозволите се доделени на фолдерите, преку: 52

53 Групи дозволите се доделуваат на групите. Кога корисниците се додадени во групата, тие бараат дозволи од групата. Улоги дозволите се доделуваат на улогите. Кога улога е доделена на корисник, корисникот бара дозволи од улогата Работна околина Работната околина е алатка за животниот ток на документот која доделува бизнис процес на избраниот KnowledgeTree документ. KnowledgeTree администраторот креира и додава работна околина на KnowledgeTree, вез основа на нашите организациски бизнис процеси работните токови се состојат од серии на преддефинирани состојби и транзиции кои документот мора да ги измине пред да се смета за комплетен. Секој KnowledgeTree корисник може да се вклучи во токот на документите. Некои документи, како што се тендерите, имаат сложени токови вклучувајќи неколку луѓе и внатре и надвор од организацијата KnowledgeTree пребарување Важна функција на електронскиот систем за управување со документи е способноста за ефикасно и брзо наоѓање на документи и фолдери додадени на сите KnowledgeTree корисници во организацијата, овозможувајќи ни ги потребните дозволи за пристап до содржината која ја бараме. KnowledgeTree овозможува моќен механизам за пребарување со разни опции за пребарување на системот и наоѓање на релевентни содржини. 53

54 SWOT анализа Предности - Големата стабилност на софтверот го прави водечки во светот на DMS - Професионалноста и одговорноста на компанијата е добра основа за понатамошен развој Слабости - Превисоката цена во однос на понеквалитетните конкуренти - Обемноста која ги збунува корисниците - Сложената структура и поделба Можности - Проширување на светскиот пазар поради добрата распространетост на компанијата - Соработка со други големи производители на софтвер и апликации поради отворениот код Закани - Зачестените конкурентски софтвери 6.3. Alfresco Alfresco е слободен компаниски систем за управување со содржина за Microsoft Windows и Unix оперативните системи. Alfresco доаѓа во две форми. Alfresco Community Edition е бесплатен софтвер. Alfresco Enterprise Edition е комерцијално лиценциран open sourse, отворен стандард. 54

55 Дизајнот е насочен кон корисниците кои бараат висок степен на модуларност и скаларност во изведбата. Alfresco вклучува складиште на содржини, веб портал за управување и користење на стандардна содржина од порталот, CIFS интерфејс кој овозможува компатибилност со системите на Microsoft Windows и Unix, систем за управување на веб содржини способен за виртуелизациски веб алатки и систични сајтови преку Apache Tomcat, Lucene индексирање, и Activiti работен ток. Alfresco е развиен со помош на Java технологија Историја John Newton (коосновачот на Documentum) и John Powell (поранешен COO на Business Objects) го основаа Alfresco Software, Inc. во Неговите инвеститори се фирмите SAP Ventures, Accel Partners и Mayfield Fund. Почетниот технички кадар се состои од практични инженери од Documentum и од Oracle. Иако Alfresco како производ првично беше фокусиран на управувањето со документи, во Мај 2006 компанијата воведе намери за проширување кон управување на веб содржини преку побарување на сениорски технички и менаџмент кадар од Interwoven; тука спаѓаат VP во Web Content Management, два практични инженери, и броен тим за кориснички интерфејс. Во 2007 Alfresco изнајми практичен инженер за продажба од Vignette. Во Октомври, 2009, извештајот 2009 Open Source CMS Market Share Report го опиша Alfresco како водечки Јава базиран DMS со отворен код. Во 2010, Alfresco спонзорира нов BPM двигател со отворен код наречен Alfresco Во Јули 2011, Alfresco и Ephesoft нагласија технолошко партнерство за да им понудат на нивните корисници споено собирање на 55

56 документи и Content Management Interoperability Services за интелигентно собирање на PDF и пребарување и развој на работниот ток Употреба Компаниско управување со содржини за документи, веб, записи, слики и кооперативен равој на соржини Карактеристики Alfresco го може следното: - Управување со документи - Web Content Management (вклучувајќи веб апликации и сесиска виртуелизација) - Верзионирање на ниво на складиште (слично на Subversion) - Транспарентно преклопување - Управување со записи, вклучувајќи сертификација - Управување со слики - Автогенерирани X форми со поддршка на Ајакс - Интегрирано издаваштво - Пристап до склад преку CIFS/SMB, FTP, WebDAV, NFS и CMIS - Тек на активности - Lucene пребарување - Федерациони сервери - Повеќејазична поддршка - Пакување на пренослива апликација - Поддршка за повеќе платформи (Windows, GNU/Linux и Solaris) - Пребарувачки базиран GUI (официјална поддршка за Internet Explorer и Firefox) - Десктоп интеграција со Microsoft Office, OpenOffice.org и LibreOffice - Поддршка на кластерирање - Автентификација NTLM, LDAP, Kerberos, CAS 56

57 - Поддршка на повеќе бази на податоци: MySQL, PostgreSQL (Community Edition), Oracle Database, IBM DB2, Microsoft SQL Server (Enterprise Edition) Alfresco е добитник на над 18 различни награди низ годините SWOT анализа Прености - Одличниот кориснички интерфејс во кој е доста вложено - Леснотијата за работа и флексибилноста за корисниците - Големата поддршка за разни платформи, бази на податоци и технологии на пристап Слабости - Преголемиот првичен влог кој го има компанијата за развој на технологијата - Понекогаш спорите бази кога станува збор за управувањето на веб содржини - Пребарувањето кое користи сепак позастарени техники Можности - Да стане лидер во управувањето со веб содржини како пионер во оваа област - Да се користи од страна на меѓународни институции, организации и компании поради своето веб присуство Закани - Појавата на нелојална конкуренција која продава софтвер со лош квалитет и ниска цена 57

58 - Заштитата на содржините од напари на хакери и вируси 6.4. Nuxeo Nuxeo нуди апликација за DMS со отворен код изградена со целосна модуларна и проширлива платформа на отворен код за управување со компаниски записи. Другите пакетирани апликации вградени во платформата овозможуваат решенија за дигитално управување со проблеми и случаи. Проектирана од инвеститори за инвеститори, Nuxeo Enterprise Platform нуди модерни технологии, незамислива модуларност, моќен вграден модел и спосбност за проширување. Употребата на целосен развоен модел со отворен код овозможува програм со одржување на софтвер, техничка поддршка и алатки за нагодување Историја Nuxeo EP проектот беше претставен во Септември 2007 како комплетен препис на Nuxeo CPS платформата и миграцијата од Zope и Python во Java EE технологијата. Првата стабилна верзија, Nuxeo EP 5.0, беше пуштена во Февруари Следната верзија Nuxeo EP 5.1, беше претставена во Август Nuxeo EP 5.2, во Мај 2009 Nuxeo EP и DM 5.3 на 15 Октомври 2009 Nuxeo EP и DM 5.4 на 9 Ноември 2010 година 58

59 Архитектура Nuxeo платформата ги има следните делови: - Nuxeo Runtime: овој слој овозможува целата платформа да биде лесно вклучена во разни контејнери на Јава апликации (Апликациски слој на Java EE 5, OSGi контејнер како што е Eclipse, итн). Се карактеризира со вграден механизам кој може да се користи од секоја компонента за да се декларираат точки на проширување кои може да се користат од други компоненти за проширување на претходните. - Nuxeo Core: вградено јадро за управување со документи кое ги нуди неопходните услуги на ниско ниво за дефинирање, чување, управување, издавање и бази на содржини. - Nuxeo Enterprise Platform (EP): овозможува услуги за управување со содржина на високо ниво, вклучувајќи: индексирање и барање, работен ток, релации, трансформации, издавање итн. Овие услуги се овозможени за оддалечените корисници користејќи неколку протоколи за дистрибуирано пресметување, како што се EJB, RESTful и SOAP веб услугите. - Nuxeo Rich Client Platform (RCP): десктоп платформа направена над Nuxeo SP. - Nuxeo WebEngine: лесна работна околина за веб содржини за брзо правење и достава на веб ориентирани апликации од следната генерација Награди 2007 o o Red Herring 100 Europe Winner. Jax Innovation Awards Nominee

60 o o EUREKA: Nuxeo проектот е награден од страна на EUREKA European R&D programme. "PM'UP": Nuxeo беше награден од страна на Paris Region за придонесот во економскиот развој o Intelligent Enterprise 2009 Editors Choice Awards o Intelligent Enterprise 2010 Editors' Choice Awards Корисници Новински агенции и медиуми o o o o Одбрана o Енергија o o Индустрија o o Трговија o Агенција France-Press Press Association TF1 Group BBC Француско министерство за одбрана GDF Suez IRSN Jeppesen Nissan Leroy Merlin Финансии и поштенски услуги o Едукација La Poste SWOТ анализа 60

61 Предности - модерните технологии и отвореноста за понатамошно проширување на софтверот - бројните призанија од страна на познати брендови Слабости - кратко време на постоење на пазарот - првичните проблеми со развојот на платформата Можности - можност за постојано надоградување на верзиите - спојување со други развивачи на софтвер за подобрување на функционалноста Закани - долгото искуство на водечките софтвери во областа - финансиските проблеми 6.5. Magnolia Magnolia е DMS со отворен код развиен од Magnolia International Ltd., со седиште во Базел, Швајцарија. Се базира на JSR Историја Magnolia 1.0 беше пуштена на 15 Ноември 2003 од страна на Obinary Ltd. Magnolia 2.0 се појави на 15 Ноември 2004 со фокус на употребливоста. 61

62 Obinary беше преименувана во Magnolia International Ltd. во септември До тоа време Magnolia беше преземена повеќе од пати. Magnolia 3.0, пуштена на 15 Ноември 2006, ја бележеше целосно отворен код со стратегија на слоест производ со воведувањето на Magnolia Enterprise Edition. Верзијата го проширува отворениот код со додавање на најава на корисници преку LDAP, менаџер на пакети за менаџирање на измени, JSR-168 поврзувач и WYSIWYG дизајнер на сајтови. Magnolia 3.6 беше пуштена во Јули 2008 и фокусирана на лесност во одржувањето, стабилноста и изведбата. Во Декември 2008, Магнолија ја издаде "Magnolia-on-Air", CMS проектиран за емитувачите и големите организации за менаџирање на нивната емитувана содржина. Во Март 2009, Магнолија ја пушти Magnolia 4.0. Magnolia 4.1 е пуштена во Јуни Воведе кориснички генерирана содржина која овозможува нова функционалност, вклучувајќи форуми и регистрација на јавни корисници. Исто така се вклучени нови карактеристики како CMS адресна книга, повеќе теми, RSS генерација и агрегација Покриеност и литература Watch. До 2007, Magnolia беше независно покриена од извештајотcms Опфатена е во "Open Source Content Management in Java" извештај на Seth Gottlieb. 62

63 Во Август 2009, Gartner ја вклучи Магнолија во нивниот извештај "Magic Quadrant for Web Content Management" Корисници Magnolia CMS корисници се US Navy и Middle East Broadcasting Center (MBC) Награди Во Септември 2010, Magnolia ја освои Swiss Open Source Award во категоријата придонес. Во Мај 2011, Red Herring уредничкиот тим ја избра Магнолија како дел од 2011 Top 100 Europe SWOT анализа Предности - интуитивниот концепт кој е привлечен - подолгото искуство на пазарот на DMS Слабости - проблемите во почетоците на развојот - соработката со други големи компании Можности - развој на интуитивен кориснички интерфејс - прифатлива цена на софтверот Закани 63

64 - усовршувањето на другите кандидати од оваа област - нелојалната конкуренција која оди со концепт на бесплатни апликации со понатамошно рекламирање 7. OPENKM OpenKM e систем за менаџирање со електронски документи со отворен изворен код, кој поради своите карактеристики може да се користи од страна на големи компании како и од мали бизниси и претставува корисна алатка во менаџментот на процесирање на знаења, овозможувајќи пофлексибилна и поевтина алтернатива од останатите апликации. Употребата на овој систем за управување со знаење во компанијата помага во поефикасно управување со достапните ресурси во компанијата. Oва резултира со зголемување на продуктивноста во фирмата. Преку овие системи, на информацијата, како и на знаењето генерирано во организацијата може да му се пристапи глобално Основни карактеристики - Евтин систем во споредба со конкурентите на ова поле - Стабилна архитектура - Лесен за инсталирање - Лесен за користење - Интегриран со инфраструктурата (Windows, GNU / Linux, Unix, итн.) - Способен за интеграција со софтвер од трети лица - Иновативен - Изворниот код е достапен за секого

65 - OpenKM модулите се споделени помеѓу јавноста. - Колаборативно решение Приоритетната поддршка достапна е само на сертифицирани OpenKM инсталации. - Заштитува од загуба на информации и податоци - Гарантирано време на одзив за техничка и друга поддршка - Поддршка за инсталација со упатства и форуми - Поддршка за миграција од една во друга верзија - Поддршка за нагодување и конфигурација на систмот - Закрпи помеѓу верзиите со брзо решавање на проблемите - Поддршка за надградба во понова верзија - Тестирање на инсталациите пред да се пуштат во употреба - Далечинско набљудување на системот OpenKm архитектурата се базира на следните технологии: JBoss 4.2.3_GA Java J2EE ( JDK 1.6 ) Jackrabbit GWT ( Google Web Toolkit - Ajax ) Hibernate Lucene Text Search Engine POI File Format Conversion OpenOffice jbpm KEA Weka Aperture Rdf2go Openrdf 65

66 Поддржани интерфејси во OpenKm: Webdav Веб услуги Поддржани оперативни системи Unix GNU / Linux Windows 2000, Windows XP, Windows 2003 MacOS Складишта за чување податоци Oracle PostgreSQL MySQL итн. 66

67 Основна шема на системот 7.2. Технички карактеристики Менаџмент на документи Прикачување на многу податоци со употреба на ZIP формат на фајлови Преземање на фолдер во ZIP формат Заклучување / Отклучување на документи со доделување улоги Избор на домашен фолдер за корисникот Поддршка со темплејти на документи (од правна природа во нашиот случај) 67

68 Лични документи за секој корисник зависно од дозволата на пристап и улогата во организацијата Нотификација за измена на документ преку во целиот систем Испраќање на линк до документ преку Белешки на документите преку метаподатоци Уникатен идентификатор на документи кој служи за преглед Тагови на корисничките документи за да се знае што се случува со документот во неговиот животен циклус Тагови за користена литература во вид на звезда (*) Преглед на документи (текст, Microsoft office, open office ). OCR Неограничени OCR месечни фајлови со употреба на скенер и препознавање текст Читање на бинарни, сиви или слики во боја и текст во сите поддршки и формати Екстакција на текст, поддршка за англиски, француски, италијански, германски, шпански и холандски речници и последно и кирилична поддршка Скенирање и безбедно чување на сите хартиени документи со тагови за нивната физичка локација така што кога ќе се најде дигиталниот документ ја знаеме и локацијата на полиците на оригиналот Пребарување на TIFF податоци вградени во скенери и дигитални камери Интегриран антивирус Скенирање на документите кои се прикачуваат од вируси (заштитува од додавање на документи со вирус во складот). Од една до друга верзија 68

69 Базиран на check-in / check-out модел за отстранување на грешки Додавање на коментари во верзиите на документот Пристап до претходната верзија на документот Враќање на било која претходна верзија на документ Може да се намали историјата на документот и да се заштеди просторот за чување Безбедност Plug-in автентификација врз основа на JAAS Поддршка за LDAP, Active Directory, Database, итн. (Преку конфигурациски фајл). OpenKM доаѓа со вградена база на податоци. Контролен лист за грануларен пристап Флексибилна опција за ACL наследство на документите Безбедност по корисник или улога Дозволи (пермисии) во документите и фолдерите Регистрирање на деталната активност на корисникот Поддршка за SSL комуникации Табла со копчиња Кориснички поглед (проверка на документи, заклучено, преземено, претплатено, последно изменето, последно прикачано). Генерален поглед по време, датум, месец, година итн. ( documents more ( modified / viewed ) last ( week / month ), last uploaded, last modified ) Кориснички вести ( агенти за пребарување ) Поглед на работниот ток Поглед на поштата ( нова пошта и прикачување ) 69

70 Моќно пребарување Пребарување според содржината, клучни зборови, дата на изменување, автор и тип на документ. Автоматско индексирање на прикачените документи: Text, HTML, RTF, XML, PDF, OpenOffice.org, MS Office, MS Office 2007, JPEG EXIF, MP3 ID3 и секојдневно се додаваат нови формати кои се поддржани од системот Пребарување по синоними Резултати од пребарување уредени според релевантноста Пребарување со употреба на Property Groups Чување на претрагите Напредно пребарување со употреба на XPath и SQL Кориснички новости од преземените акции Пребарување под хиерархиска структура на фолдер Може да се избере што се бара, фолдери, документи или пошта Тагови на корисничка содржина за лоцирање на документите Едноставен и напреден поглед на пребарувањето Сортирање на резултатите од пребарувањето со повеќе критериуми Администрација Приказ на логираните корисници Отклучување / Запирање на проверката Напредно пребарување со употреба на XPath и SQL Преглед на деталната активност на корисниците Импортирање на документи / фолдер од податочниот систем Администрација на работниот ток Преглед на конфигурациските параметри 70

71 Проширувања на поштата Прифаќање на од imap сервер Конфигурација на корисничката сметка Импортирање на текст, html и прикачени фајлови Прифаќање на метаподатоци Додатоци во работниот ток Може да се креираат сложени работни токови за крајниот корисник Преглед, одобрувања, и валидација Поодршка на паралелно, сериско и емитувачко работење Доделување на задачи на корисниците и групите Опција за набљудување на работните задачи, статусот и процесот нотификација со прилагодливи пораки Автоматско префрлање на работа на посебни фолдери или типови на документи

72 7.3. Запознавање со интерфејсот Главен прозорец Алатки Извор: 72

73 Табла со копчиња Администрација Извор: 73

74 Конфигурација на администраторскиот дел Извор: Инсталација и конфигурација на софтверот Овие две акции се можеби и најсложените за да стигнеме до брз и стабилен систем за управување со документи. Иако производителот гарантира инсталација за 5 минути во реалност тоа може да го постигне само вешто лице со претходно добро прочитани и совладани чекори од упатството. Во продолжение е дадено она што треба да се направи за успешна инсталација и конфигурација на OpenKM. Брза инсталација-инсталација за 5 минути - Инсталација на Windows платформа - Инсталација на Java JDK

75 На се избира Java Developer Kit (JDK) 5.0 Update 15. Кога фајлот е преземен, се вклучува и се инсталира Java на системот со волшебникот за инсталација. - Инсталација на OpenKM Се презема од и се екстрактира на дискот на системот (добро е да се екстрактира на c:\ ). Ако има некои проблеми при екстракцијата на OpenKM-3.0-RC1_JBoss GA.zip, треба да се инсталира WinRAR. - Прво логирање Се вклучува c:\openkm-3.0-rc1_jboss ga\bin\run.bat за вклучување на OpenKM + JBoss апликацискиот сервер. Се отвара url во клиентскиот пребарувач Се верифицира OpenKM со користење на user:admin и password:admin Ако се наиде на некои проблеми добро е да се посети Инсталација на Linux Постојат неколку начини на инсталација, а тука ќе го разгледаме начиниот на Ubuntu. - Инсталација на Java JDK 1.5 Во терминалот се извршува командата $ sudo aptitude install sun-java5-jdk - Инсталација на OpenKM 75

76 Се презема на и се екстрактира на дискот на системот (најдобро е во /opt/ ). Во терминалот се извршува командата $ tar -xvf OpenKM-3.0-RC1_JBoss GA.zip - Прво логирање Се извршува фајлот /opt/openkm-3.0-rc1_jboss GA/bin/run.sh за да се вклучи OpenKM + JBoss апликацискиот сервер. Се отвара url во пребарувачот на корисникот Се верифицира OpenKM користејќи user: admin и password: admin Ако се наиде на некои проблеми добро е да се посети Конфигурација OpenKM Има неколку фајлови на $JBOSS_HOME: CustomNodes.config: Овој фајл содржи основни дефиниции на OpenKM. Потребен е кога се креира склад, а после тоа се брише. mime.types: Содржи MIME типови прифатени од апликацијата. Овој фајл треба постојано да е тука. OpenKM.cfg: Овој фајл чува конфигурација на OpenKM. Линиите кои започнуваат со # се коментари. Овој фајл треба секогаш за постои. repository.xml: Содржи конфигурација за опис на складот. Фајлот треба постојано да постои. Конфигурациски фајл на OpenKM 76

77 Кофигурацискиот фајл на OpenKM е лоциран во $JBOSS_HOME: repository.config:repository.config=repository.xml repository.home:repository.home=repotest default.user.role: default.user.role=userrol default.admin.role: Default admin role.default.admin.role=adminrol principal.adapter: OpenKM може да се справи со корисничкиот пристап користејќи JBoss UsersRolesLoginModule модул за логирање. OpenKM бара достапен метод за читање на корисниците и улогите. Класата UsersRolesPrincipalAdapter го прави ова. principal.adapter=es.git.openkm.core.usersrolesprincipaladapter max.file.size: Максималната дозволена големина на фајловите за прикачување од апликацијата (во мегабајти) max.file.size=5 max.search.results: Ова опција ги ограничува резултатите од пребарувањето max.search.results=25 Интеграција со JBoss логирањето OpenKM дава изештај за активноста на кориникот. JBoss е конфигуриран во фајлот $JBOSS_HOME/server/default/conf/loglog4j.xml. За да се следи активноста на корисникот треба да се креира следната скрипта: 77

78 <appender name="okm_log" class="org.jboss.logging.appender.dailyrollingfileappender"> <errorhandler class="org.jboss.logging.util.onlyonceerrorhandler"/> <param name="file" value="${jboss.home.dir}/openkm.log"/> <param name="append" value="true"/> <param name="datepattern" value="'.'yyyy-mm-dd"/> <layout class="org.apache.log4j.patternlayout"> <param name="conversionpattern" value="%d %-5p %m%n"/> </layout> </appender> 3 Според тоа дека активноста е со приоритет INFO треба да се додаде следната конфигурација: <category name="es.git.openkm.activitylog"> <priority value="info" /> <appender-ref ref="okm_log"/> </category> Оваа конфигурација креира log фајл дневно, притоа информацијата за акцијата може подобро да се лоцира. Интеграција со JBoss безбедноста Безбедност на фајл Ова е наједонставна безбедност. Се постигнува со употреба на JBoss UsersRolesLoginModule модулот за логирање. User се чува во фајлот $JBOSS_HOME/server/default/conf/users.properties на следниот начин:

79 system=systempass user1=pass1 user2=pass2... Треба да се напомене дека лозинката на е кодирана. Улогите се во фајлот $JBOSS_HOME/server/default/conf/roles.properties на следниот начин: System=AdminRol,UserRol user1=userrol,rol1,rol2,... user1=userrol,rol1,rol2, JBoss безбедноста е конфигурирана во фајлот $JBOSS_HOME/server/default/conf/login-config.xml. Ова е JBoss конфигурација за следниот метод: <application-policy name = "OpenKM"> <authentication> <login-module code="org.jboss.security.auth.spi.usersrolesloginmodule" flag = "required"> <module-option name="usersproperties">users.properties</moduleoption> <module-option name="rolesproperties">roles.properties</moduleoption> </login-module> <login-module code="org.jboss.security.clientloginmodule" flag="required" /> </authentication> </application-policy> 79

80 на JBoss. Повеќе информации за ова може да се најдат во документацијата Друга опција е principal.adapter конфигурацијата. Како што беше кажано OpenKM користи UsersRolesLoginModule модул за логирање кој користи users.properties и roles.properties. OpenKM ја бара оваа информација за да креира листа на корисници и улоги кои се достапни во дијалогот за менување на пермисии. Ова се прави преку класата UsersRolesPrincipalAdapter. Ова е имплементација на es.git.openkm.core.principaladapter интерфејсот: public interface PrincipalAdapter { /** * Method to retrieve all users from a authentication source. * A Collection with all the users. PrincipalAdapterException If any error occurs. */ public Collection getusers() throws PrincipalAdapterException; /** * Method to retrieve all roles from a authentication source. * A Collection with all the roles. PrincipalAdapterException If any error occurs. */ public Collection getroles() throws PrincipalAdapterException; } LDAP безбедност логирање. Може да интегрираме LDAP преку LdapExtLoginModule модулот за 80

81 <application-policy name="openkm"> <authentication> <login-module code="org.jboss.security.auth.spi.ldapextloginmodule" flag="required" > <module-option name="java.naming.provider.url">ldap://mycompany.com.br:389</moduleoption> <module-option name="binddn">cn=my_adm_account,ou=admin Accounts,DC=mycompany,DC=com,dc=br</module-option> <module-option name="java.naming.security.authentication">simple</moduleoption> <module-option name="bindcredential">my_adm_account_password</moduleoption> <module-option name="basectxdn">ou=users Accounts,dc=mycompany,dc=com,dc=br</module-option> <module-option name="basefilter">(samaccountname={0})</moduleoption> <module-option name="rolesctxdn">ou=users Accounts,dc=mycompany,dc=com,dc=br</module-option> <module-option name="rolefilter">(samaccountname={0})</moduleoption> <module-option name="roleattributeid">memberof</module-option> <module-option name="roleattributeisdn">true</module-option> <module-option name="rolenameattributeid">cn</module-option> <module-option name="rolerecursion">-1</module-option> <module-option name="searchscope">subtree_scope</moduleoption> <module-option name="defaultrole">userrol</module-option> </login-module> </authentication> 81

82 </application-policy> Во продолжени се дадени коментари за конфигурацијата: binddn: Ова е DN со дозволи за читање / пребарување на basectxdn и rolesctxdn bindcredential: Лозинка за binddn basectxdn: Фиксен DN на содржината за да се започне со пребарување rolesctxdn: Фиксен DN на содржината за пребарување на улогата на корисниците Само на корисници кои имаат UserRol подесен на <module-option name= defaultrole >UserRol</module-option> им е дозволено да пристапат до OpenKM, притоа се додава оваа улога на секој верифициран корисник, бидејќи само на корисниците со таа улога им е дозволен пристап до OpenKM. Администраторски корисник мора да биде креиран за OpenKM да работи, и во тој момент администраторкото корисничко име мора да е system и мора да има доделени AdminRol и UserRol. Во идните верзии корисничкото име мора да биде независно. Со цел да се направи целосна интеграција со LDAP, треба да се имплементира PrincipalAdapter интерфејс и да се овозможи пристап до листата на корисници и правила дефинирани во LDAP инсталацијата

83 7.5. Работа со OpenKM во рамки на правен субјект (во нашиот случај извршител) Во продолжение ќе се задржиме на работата со правни акти во склоп на канцеларија на извршител од Битола. Како пример се дадени неколку правни акти од субјектот, договори за рокови, извршни решенија при што се креираат улоги за пристап и на самиот извршител и на вработените. Постапката е објаснета преку screenshot ови. Прозорецот за најава е даден во продолжение. Се регистрираме со user0 и pass0 и препоставуваме дека тоа е најава на извршителот. Канцеларијата има уште 3 вработени кои се најавуваат со свој образец за најава т.е. user1 user3 и pass1 pass3 соодветно и притоа лозинките се тајни и никој не ја знае најавата на другиот. 83

84 Во продолжение извршителот прикажува нов документ под назив NotarskiAkt.pdf и истиот треба да го видат сите вработени. Истиот документ може само да го прочитаат и испечатат но не и да го менуваат. Процесот на прикажување и доделување на улоги е даден во продолжение. Серверите се доста брзи и прикачувањето од 890 KB се изврши за 6 секунди. Се оди на File Add Document и се појавува следниот прозорец Тука извршителот обдира опција Notify other users, го наоѓа документот во неговиот компјутер и го прикачува. Потоа треба да се додадат улоги на вработените што се прави во табор Security со притискање на копчето Update. 84

85 Тука се отштиклираат сите копчиња освен копчето Read што има овозможува на вработените да го прегледаат и испечатат документот. Со тоа документот е надграден и останува валидна само опцијата Read. 85

86 На вториот документ кој се прикажува извршителот му дозволува на својата секретарка да го менува и надополнува документот зависно од неговите инструкции. Секретарката се најавува со user1 и pass1. На ова корисничко име ќе му бидат дозволени сите права над документот ZAKON ZA TRGOVSKITE DRUSTVA.PDF. Следната слика прикажува дека на корисникот со user1 му е дозволено секакво право над документот додека другите двајца вработени немаат права за изменување на истиот. 86

87 Известувањето е дадено во продолжение Друга интересна опција е онаа за праќање кратки пораки преку системот. Тоа се прави преку Tools Massaging Send new massage и во прозорецот кој ќе се појави се избираат вработените кои сакаме да ја добијат пораката. Тоа ќе бидат двајцата вработени без секретарката со user1. 87

88 Пораката која известува дека секретарката е на одмор ќе стигне до вработените. Но секретарката ќе ја заврши претходната работа за менување на документот бидејќи тој е поставен на серверите на системот и може да се види од секаде во светот преку нејзината најава. Друга интересна опција е користењето на темплејти односно урнек за документ кој често се користи во канцеларијата. Се притиска на категоријата Templates и се додава документот со назив Барање.doc. Сите имаат пристап до истото но никој па дури ни администраторот не може да го менува. До овој документ вработените пристапуваат преку табот History и копчето View. 88

89 Друга корисна опција е опцијата Scanner. До неа се пристапува преку File Scanner и се појавува следниот безбедносен прозорец на Java каде се притиска Run. 89

90 Го скенираме актот со притискање на Scan and Save откако ќе го именуваме во полето за назив и ќе го избереме соодветниот формат (PDF, DOC итн). 90

91 Документот директно ќе се појави до стеблото на документи на категоријата Taxonomy. Во табот Dushboard можеме да прегледаме се што сме сработиле досега. 91

92 Таблата дава информација за сите документи, време на пристап, прикажување, промена, пристапување итн. Покрај горенаведените опции на системот OpenKM постојат и илјадници други како што е експортирање на документите директно на Google Docs, потоа поврзување со , праќање и добивање на документите од , додавање на задачи на секој од вработените преку Task и преглед на токот на работа преку Workflow. 92